Capitulos

OBJETIVOS DESDE LA VISIÓN
DEL PROTOCOLO
De todos es sabido que a través del tiempo la sociedad en
general ha seguido unas normas de comportamiento y actuación, las cuales, dependiendo del entorno social o de la institución, pueden variar y ser más o menos complejas. Ello nos
lleva a adaptar comportamientos en las relaciones humanas
en todo el abanico social. Por eso se creó el protocolo, una ciencia llena de tantas normas como de creatividad, que a su vez
puede llevarnos a la creación de una forma de arte, al ser una
atractiva y señorial profesión.
Los objetivos, que pueden ser incontables, se dividen en
generales y específicos.
Objetivos generales
Cuando hablamos de recepción hay que tener en cuenta
que existen muchas formas de realizarla:
Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que
se van presentando los invitados o asistentes al evento.
Un atrezzo brillante que envuelve de suavidad cualquier
acto o acción, protege, salvaguarda y garantiza el éxito de
cualquier evento realizado.
Llevar a un consenso logrando suaves contrastes en la
comunicación a través de una lógica.
Resolver dificultades, problemas, situaciones.
Enriquecer el desarrollo de cualquier actividad o actuación
desde el punto de vista de su organización.
Aplicación de normas, reglas, leyes y/o decretos para facilitar la consecución de unos logros.
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ANTES DEL EVENTO
BASES LEGALES
Solicitud de la organización del evento
Al decidir organizar un evento deportivo de esta magnitud
debemos efectuar una solicitud de organización ante la
Delegación del Gobierno o institución pertinente, mediante
la cual se autorice su realización. Para ello es importante dejar
constancia de la misma en un informe donde se reflejen una
serie de datos y anexos referentes a la organización que la justifique.
Esta solicitud debe contener como mínimo:
Nombre de la institución o entidad organizadora.
Denominación de la competición.
Fechas.
Duración.
Localidad.
Servicios disponibles.
Instalaciones disponibles.
Anexos:
Presupuestos.
Características de instalación.
Reglamento a seguir.
19
ANTES DEL EVENTO
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VADEMÉCUM DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DEPORTIVO
EL PROTOCOLO ANTES DEL EVENTO
Las funciones del protocolo antes del evento están íntimamente relacionadas con las demás secciones que obran
bajo las directrices del Comité organizador.
Como decíamos antes, el protocolo no lo podemos ver ni
aplicar aisladamente al desarrollar el proyecto de creación de
un evento.
En este apartado, sin embargo, trataremos de estudiar sus
funciones un tanto aisladamente, sólo por hacer hincapié en
él, ya que es el tema central de este manual.
Entre las funciones del protocolo antes del evento, desde el
mismo momento que se le asigna la responsabilidad, destacan:
Planificación del trabajo:
1.
2.
3.
4.
Estudio del contexto.
Creación del equipo de protocolo y sus funciones.
Estudio de recursos.
Preparación del proyecto y programación.
76
{
Listado
Diseño
Contenido
{
Invitaciones
Acreditaciones
Confirmación
Cronograma
Diseño
Programa
Contenido
Elección del local
Ornamentación y medios materiales
Taquilla
{
Personalidades
Vips
Generales
EVENTO
EL PROTOCOLO EN EL EVENTO
Es en el evento propiamente dicho donde el protocolo se
hace sentir y se luce. Ya tenemos los proyectos desarrollados,
permisos, materiales, instalaciones y el personal adecuado
según el programa, ya hemos realizado la comprobación y el
ensayo final; todo está a punto. Comienza el evento.
Recepción y ubicación (transporte y alojamiento)
Cuando hablamos de recepción, podemos referirnos a
muchas formas de realizarla:
Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que
se van presentando los invitados o asistentes al evento.
Comprobar las llegadas.
Solicitar las licencias y/o acreditaciones.
Dar instrucciones preparadas para los participantes e invitados sobre alojamiento, comidas, etc.
Responder a la solicitud de información.
Corregir errores eventuales.
Anotar las modificaciones de comida y alojamiento.
Anotar las plazas de los vehículos.
El centro de este tipo de recepción suele estar en las propias
instalaciones donde se realizará el evento, para atender a
aquellos asistentes o invitados que llegan directamente o por
cuenta propia, como delegaciones o equipos que se desplazan
por sus propios medios.
89
EVENTO
1. En el terreno de juego:
2. En el palco de honor:
111
DESPUÉS DEL EVENTO
E
n este momento celebramos el éxito de la finalización del evento y
se experimentarán actitudes de emoción, euforia o relajación, etc.
Se debe tener en cuenta que el éxito no es un tema exclusivo de
la dirección; su celebración tiene que ser sencilla, hay que festejarlo
con los colaboradores más allegados o cercanos.
Debe ser una celebración que libere las tensiones que se produjeron durante la preparación y el desarrollo. Se trata de un momento
idóneo para compartir con los compañeros las felicitaciones.
Se suele celebrar con reuniones por grupos de trabajo en lugares
cercanos a las sedes donde se han realizado las funciones, y posteriormente se celebra algo más formal en un restaurante, etc., cita a la
que acuden los miembros de la dirección.
La fiesta
Los comités organizadores otorgan una importancia con mayúsculas al hecho de dar a conocer las costumbres o tradiciones locales
a través de la gastronomía, bailes, fiestas, etc.
Esta fiesta puede realizar esa doble función, la de divertir a los
participantes, organización, medios de comunicación, patrocinadores y todos los que de alguna manera formaron parte del evento, y la
de dar a conocer esas tradiciones propias de la localidad y región.
Tipos de fiesta:
Almuerzo o cena.
Un concierto.
Baile (exhibición).
Baile para todos.
Cóctel.
Etc.
113
PROTOCOLO OLÍMPICO
U
na de las quejas más habituales que tienen los servicios de protocolo de los diferentes Comités Organizadores de los Juegos
Olímpicos cuando reciben el encargo de preparar la cita mundial
reside en la escasa normativa reglada que existe en relación con el
ceremonial y el protocolo olímpico. Los COJO tienen, por tanto, una
amplia libertad para establecer sus pautas y criterios, sin más límite
que respetar los preceptos señalados en la Carta Olímpica.
La Carta Olímpica constituye el máximo documento del Comité
Olímpico Internacional, y en ella se establece la filosofía del movimiento olímpico, su organización y sus principales normativas. En
sus artículos del 64 al 74 se incluyen todos los datos referidos al protocolo olímpico. Aunque esto no resuelve todo lo que seguramente
se demanda, sí contiene suficientes normativas e indicaciones para
pensar que efectivamente el protocolo olímpico está ampliamente
regulado.
Aspectos esenciales del protocolo olímpico
A lo largo de los ya mencionados artículos de la Carta Olímpica
se desarrollan los siguientes aspectos:
Invitaciones.
Acreditaciones.
Bandera olímpica.
Antorcha olímpica.
Ceremonias de inauguración y clausura de los Juegos.
Entrega de premios olímpicos.
Precedencias olímpicas.
Invitaciones
En su normativa, el COI establece que las invitaciones para participar en los Juegos Olímpicos las expedirá el Comité Internacional,
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CONCLUSIÓN
Y
como en todo proyecto o trabajo debemos ofrecer unas conclusiones, en éste no podían faltar.
Este proyecto de creación de un evento deportivo, y como parte
principal su «protocolo», tiene una gran carga de investigación y de
creatividad.
Hemos de tener muy claros todos los pormenores de un evento,
ya que para llegar a un buen y exitoso fin hay que ver el final antes de llegar, recorriendo el camino que nos lleva a las diferentes etapas.
La interpretación de los elementos que hay que utilizar en la elaboración del trabajo nos lleva a buscar y resolver cada una de las
razones de los mismos.
Uno de los condicionantes lo constituyen, sin ningún tipo de
duda, las especialidades deportivas que engloban dicho evento.
En mi opinión, cualquier tipo de actividad o evento se debe planificar a largo plazo, con la suficiente antelación que nos permita
evitar errores o fallos de organización previsibles, no estando exentos de las vicisitudes propias de estos deportes de cierto riesgo.
Pero lo más importante, lo que más nos interesa en este estudio
y exposición de un Vademécum de protocolo y ceremonial para eventos
deportivos, es su protocolo, el cual debe basarse, como hemos visto
durante los diferentes apartados de la obra, en una meticulosa puesta en escena en la que conjuguemos todas las posibilidades de utilización de las diferentes normas, manuales y reglamentos ya existentes de protocolo, sin olvidar que otra parte fundamental es el buen
hacer, así como la creatividad del responsable y los miembros del
equipo que lo integran.
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ANEXOS
ANEXO I. Agenda imprescindible
En una oficina, departamento, gabinete o servicio de protocolo
debemos tener una relación de autoridades con nombre, apellidos
(y, en su caso, los de los cónyuges), dirección postal, fax y teléfono
oficial, y si es un organismo, entidad o institución, deberemos tener
los datos del responsable de protocolo.
Ejemplos:
Para una oficina con sede en una Comunidad Autónoma:
1. Presidente del Consejo de Gobierno.
2. Consejeros de la Comunidad.
3. Delegado del Gobierno en la Comunidad.
4. Alcalde de la capital.
5. Presidente del Tribunal Superior de Justicia.
6. Fiscal del Tribunal Superior de Justicia.
7. Presidente de la Diputación Provincial.
8. General Jefe de la Región o Zona Militar (u homólogo Almirante Jefe de la Zona Marítima o General de la Zona Aérea).
9. Jefe de la Zona de la Guardia Civil.
10. Jefe Superior de Policía.
11. Etc.
Para una oficina en la capital de provincia:
1. Alcalde de la capital.
2. Presidente de la Diputación.
3. Subdelegado del Gobierno.
4. Presidente de la Audiencia Provincial.
5. Fiscal de la Audiencia Provincial.
6. Delegado Provincial del Gobierno de la Comunidad (equivalente).
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ANEXOS
ANEXO III. Tratamientos oficiales
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VADEMÉCUM DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL DEPORTIVO
ANEXO IV. Precedencias
Relación de precedencias de los altos cargos del Gobierno, vigentes tras
el relevo en la Presidencia del Gobierno, que ahora asume José Luis
Rodríguez Zapatero. Esta relación, que obviamente no es oficial, ha sido
elaborada por un grupo de expertos de la Escuela Internacional de
Protocolo, y se ha hecho basándose en los siguientes criterios:
Respeto al orden ministerial reflejado en el Real Decreto 553/2004, de 17
de abril, por el que se reestructuran los departamentos ministeriales, que
a su vez atiende a la antigüedad de los propios departamentos.
Respeto a la prelación establecida en el Real Decreto 2099/83 sobre
Ordenación General de Precedencias.
Respeto al orden que el propio Real Decreto 553/2004 establece internamente para los altos cargos de cada ministerio (ya que el R.D. 2099 remite a los propios ministerios el establecimiento de sus precedencias entre
los altos cargos del mismo rango).
Los altos cargos de Presidencia se han colocado, dentro de cada rango,
por delante de sus correspondientes de los ministerios.
Los directores de Gabinete se han colocado los primeros de cada rango
en su propio ministerio, de acuerdo con la costumbre y el criterio lógico
de proximidad al Ministro y competencias.
Obviamente esta precedencia se hace con las reservas derivadas de posibles modificaciones posteriores al cierre de esta edición.
Desarrollamos a continuación estos aspectos protocolarios, que estimamos pueden de ser interés para todos.
Orden de los ministerios
Según el Real Decreto 553/2004 por el que se aprueban los departamentos ministeriales (algunos de nueva creación y otros con cambio de denominación), el orden de precedencias queda de la siguiente forma:
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Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación
Ministerio de Justicia
Ministerio de Defensa
ANEXOS
ANEXO V. Protocolo de la Carta Olímpica
Apartado referente al Protocolo de la Carta Olímpica, extraída de la
página web oficial del Comité Olímpico Internacional.
CAPÍTULO 5
Los Juegos Olímpicos
IV. Protocolo
64. Invitaciones*
65. Tarjeta de Identidad y acreditación Olímpica
66. Derechos inherentes a la tarjeta de identidad y acreditación
olímpica
67. Utilización de la bandera olímpica
68. Utilización de la llama olímpica
69. Ceremonia de apertura y clausura*
70. Ceremonia de los vencedores, medallas y diplomas*
71. Cuadro de honor
72. Protocolo
73. Programa de las ceremonias
V. Arbitraje
74. Arbitraje
IV. PROTOCOLO
64. Invitaciones*
Las invitaciones para participar en los Juegos Olímpicos deben ser enviadas
por el COI un año antes de la ceremonia de apertura. Se enviarán a todos
los CON reconocidos.
TEXTO DE APLICACIÓN DE LA NORMA 64
1. Las invitaciones para participar en los Juegos Olímpicos se redactarán en
los siguientes términos: «El Comité Olímpico Internacional tiene el honor
de invitarle a participar en los Juegos de la.... Olimpiada (o en los... Juegos
Olímpicos de Invierno), que se celebrarán en... del... al...».
2. Todas las invitaciones serán enviadas simultáneamente por correo certificado y por avión o mediante un servicio de mensajeros especiales. Los
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