FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE

FORMULACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y
DESARROLLO
Dr. José Luis S o l l e i r o
PROYECTO
Conjunto de actividades interdependientes orientadas hacia un
objetivo especifico, con duración predeterminada.
iComplejo.
iNo
repetitivo.
limitados.
iRecursos
Los objetivos deben ser concretos, mesurables, alcanzables y
retadores.
Los objetivos de proyectos de investigación y desarrollo deben apuntar
a hacer contribuciones tecnológicas:
iNuevos productos.
iNuevos procesos.
iDisminuciones en costos.
iAhorros en capital.
Mejoras logísticas.
Control de contaminación.
TIPOS DE PROYECTOS
i Proyectos de ingeniería.
i Proyectos de investigación básica.
i Proyectos de desarrollo socioeconómico.
i Proyectos de investigación aplicada.
i Proyectos de desarrollo tecnológico.
Riesgo: los proyectos de investigación y desarrollo ofrecen
generalmente un mayor riesgo.
i Incertidumbre.
i Personal requerido.
i Flexibilidad.
1
FASES DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Cantidad de Hombres/Hora
Fase
Conceptual
Fase de
Estructuración
Fase de
Ejecución
Fase de
Conclusión
Definición del
Identificación de
Ejecución de las
problema
los recursos humanos
actividades
Transferencia final de
los resultados
alcanzados
necesarios para la
Definición de los
ejecución del
Uso de los recursos
objetivos y metas
proyecto
financieros
programados
por alcanzar
Evaluación final de
los resultados
Delineamiento de la
Análisis del
Programación de
Elaboración de los
informes parciales y
revisión de los
programas , si es
los resultados por
necesario
estructura formal
ambiente
del proyecto
Estimación de los
alcanzar
recursos financieros
necesarios, como
Programación de los
base de negociación
recursos financieros
Elaboración de los
informes finales
Adaptación de la
estructura formal, si es
necesario
Reasignación de los
recursos humanos
Seguimiento del
proceso de
introducción
de innovaciones
resultantes del
proyecto.
PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS:
4.1Iniciación del Proyecto
•recopilar ideas y
Propuestas de proyectos
4.2 Planificación del Proyecto
•Evaluar Propuestas de
Proyectos y seleccionar
proyectos para
planificación
• Hacer Contratos de entradas
de recursos
•Seleccionar Gerente del
Proyecto (potencial) y
ordenar la planificación del
proyecto
• Elaborar el Plan del Proyecto
4.3 Ordenes para la Ejecución
de las Actividades del
Proyecto
• Iniciar los Archivos de
Documentos
• Iniciar el Grupo Ejecutor del
Proyecto/Grupos Ejecutores de
Sobre proyectos
• Ordenar la iniciación del
proyecto
• Elaborar y distribuir
Descripciones de Actividades
• Ordenar la ejecución de
actividades
4.7 Alteración del Plan del
Proyecto
• Elaborar propuestas de
alteraciones del Plan del
Proyecto
• Referirse al Grupo Directivo del
Proyecto si las alteraciones
exceden los Límites del
Proyecto
4.4Ejecución de las
Actividades del Plan del
Proyecto
•Registrar continuamente
información para el control
del Proyecto
•Preparar p e r i o d i c a m e n t e
informes para el Control del
Proyecto
• Ejecutar actividades
• Documentar resultados reales
• Controlar el contenido, forma y
cualidad de los resultados
4.6 Evaluación de
información para el
Control del Proyecto
•Elaborar propuestas de
alteraciones del Plan del
Proyecto
• Llevar a cabo las alteraciones
en el Plan del Proyecto y en los
Contratos de Entradas de
Recursos
•Referirse al Grupo
Directivo del Proyecto si las
alteraciones exceden los
Límites del Proyecto
4.9 Iniciación del Proyecto (s)
Consiguiente (s)
• Documentar propuesta (s)
para proyecto (s) consiguiente
(s)
4.5Recopilación de
Información para el
C ontr ol de l P r o y e c t o
4.8 Terminación del
Proyecto
•Llevar a cabo las
alteraciones en el Plan del
Proyecto y en los Contratos
de Entradas de Recursos
•Elaborar Propuesta para la
Terminación (prematura)
del Proyecto y/o informe
Final del Proyecto
• Adjuntar el Plan Esquemático
del Proyecto
4.10 Procesamiento de
Información de
“Retroalimentación” (feedback) para su
Correspondiente Utilización
en Futuros Proyectos
• Recopilar información basada
en la experiencia y propuestas
para cambios
• Elaborar propuestas para
mejoras
•Decidir sobre la
terminación del Proyecto
• Decidir, llevar a cabo e impartir
información acerca de los
cambios y mejoras
•Ejecutar los procesos de
terminación
•Disolver la Organización
del Proyecto
Iniciación
Planificación
Ejecución
Comprobación
“Retroalimentación
” ( Feed - B a c k )
EL LABORATORIO DE I&D COMO UN SISTEMA
2. Procesamiento
4. SISTEMA DE RECEPCIÓN
LAB DE I&D
1. INSUMOS
Actividades
•Gente
•I n v e s t i g a c i ó n
•Ideas
•D e s a r r o l l o
•E q u i p o
•P r u e b a
•I n s t a l a c i o n e s
•I n f o r m e d e
resultados
•M e r c a d o t e c n i a
3. PRODUCTOS
•I n f o r m a c i ó n
•P l a n d e n e g o c i o s
5. RESULTADOS
•M a n u f a c t u r a
•F o n d o s
6
6. MEDICIONES DURANTE EL
PROCESO Y RETROALIMENTACIÓN
•P a t e n t e s
•I n g e n i e r í a
•P r o t o t i p o s
•O p e r a c i o n e s
•R e d u c c i ó n d e
costos
•P r o c e s o s
•M a y o r e s v e n t a s
•P u b l i c a c i o n e s
•M e j o r a s a
•D a t o s / c o n o c i m i e n t o
productos
•A h o r r o s d e
capital
7. MEDICIONES DE LOS PRODUCTOS Y
RETROALIMENTACIÓN
7
8. MEDIDA DE LOS RESULTADOS Y
RETROALIMENTACIÓN
8
2
PRIMERA FASE. CONCEPCION Y PRE-EVALUACION
La concepción del proyecto/estudio
Interacción con el usuario, lo antes posible
•
•
•
•
Análisis prospectivos.
Proyecciones y evaluaciones del estado del arte.
Evaluaciones de desempeño técnico (propio y del usuario).
Evaluaciones de capacidades existentes.
Investigación preliminar
• Restricciones, prioridad, oportunidad, relevancia y
• complejidad.
• Confirmar existencia del problema.
• Asegurar la comprensión de las características (técnicas y del
entorno socioeconómico).
• Medios alternativos de solución.
• Asignación informal de recursos (quién los aporta)
GESTACIÓN DE PROYECTOS: ELEMENTOS CRÍTICOS
•
Información
•
Creatividad
•
Ambiente organizacional
LA GESTACIÓN DE UN PROYECTO
Necesidades
Necesidades
Latentes
Oportunidades
Explícitas
técnicas
Generación de
la idea
Lanzamiento
de la idea
INFORMACIÓN
CREATIVIDAD
Elección de
alternativas
Primer análisis
Recursos
de viabilidad
informales
Afinación de
objetivos
AMBIENTE Y
Elaboración de
RECURSOS
la propuesta
ORGANIZACIONALES
Obtención de
recursos
Comienzo del
proyecto
3
ELABORACIÓN DE PRE -P R O P U E S T A
•Información suficiente para la concepción del proyecto.
•Inicio del proceso formal de elaboración y evaluación del proyecto.
•Ayuda importante para el coordinador de área.
Contenido básico:
•
•
•
•
•
•
•
•
Título.
Área principal dentro del programa o convocatoria.
Objetivos y compatibilidad con los institucionales.
Justificación: primera apreciación sobre beneficio/costo.
Clientes o usuarios (si existen).
Areas de conocimiento involucradas.
Programa tentativo de actividades.
Características de los resultados esperados: tangibles e
intangibles.
• Beneficiarios y aplicaciones.
• Primera estimación de recursos requeridos.
FORMULACIÓN DEL PROYECTO
La formulación o especificación del proyecto es la base de
toda su planeación. Es necesario, por lo tanto, asegurarse que
se tengan bien definidos, al menos, los siguientes elementos:
•
•
•
•
Definición del objetivo.
Alcance.
Tiempo.
Costo.
A partir de estos cuatro elementos básicos se desprende todo
el plan del proyecto el cual inicia con una…
Planeación estructurada
¿POR QUÉ FORMULAR LOS PROYECTOS?
• Planteamiento correcto del problema
• Identificación de las personas e instituciones involucradas
• Búsqueda adecuada de las fuentes de financiamiento
• Mayores posibilidades de conseguir el apoyo y agilizar los
trámites
• Mejor seguimiento y control de resultados (cumplimiento de
plazos y costos)
4
¿POR QUÉ FORMULAR LOS PROYECTOS?
(CONTINUACIÓN)
•Mejor asignación del tiempo del personal
• Adopción de procedimientos claros
• Planeación de los requerimientos
• Identificación y planeación de actividades críticas
• Mayor motivación, asignación de responsabilidades y
ejecución participativa
• Mejor liderazgo y clima organizacional adecuado
FORMULACIÓN DEL PROYECTO (EL DOCUMENTO DE VENTA)
• Resumen ejecutivo
• Antecedentes:
Contexto socioeconómico e m el que ocurrirá el proyecto.
El estado del arte
• Justificación: económica, técnica, social y política
• Objetivos
• Resultados esperados y criterios de evaluación
• Metodología sugerida
FORMULACIÓN DEL PROYECTO (EL DOCUMENTO DE VENTA)
•Plan de actividades
• Recursos requeridos (forma y calendarización )
• Requerimientos institucionales (si es necesario).
• Consideraciones de propiedad intelectual y transferencia de
tecnología
• Adaptarse a formatos
5
LOS PROGRAMAS SON FILTRADOS A MEDIDA QUE SE AVANZA DE LA PARTE
EXPLORATORIA HACIA APLICACIONES CONCRETAS
Necesidade
s
Nuevas ideas
Eventos
externos
operativas
No funcionaron
No son suficientemente buenas
Problemas sin solución
No son adecuados
Factibilidad Técnica
Factibilidad Económica
Aplicación
LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN TAMBIÉN CAMBIAN
PROGRAMAS DE EXPLORACIÓN
TEMPRANA
Número grande
Proceso de
selección
informal
Tamaño
pequeño
Alta
incertidumbre
Criterios
N ú mtécnicos
ero pequeño
Mayor tamaño
Insumos
operación
PROGRAMAS CENTRALES
Factibilidad,
adecuación y
atractivo N ú m e r o p e q u e ñ o
Mayor tamaño P R O G R A M A S
Selección más
elaborada y
participativa
DE FACTIBILIDAD
Selección
rigurosa
Insumos de
operación
importantes
APLICACIÓN Y TRANSICIÓN
Muy pocos
Gran tamaño
Dominio de las
operaciones
Plan de
negocios
Un Plan de Negocios
•
•
•
•
•
•
•
De la idea a la estrategia de negocios
Se busca un negocio viable
Aporta una visión objetiva y crítica
Anticipa obstáculos potenciales
Herramienta operativa y motivacional
Medio de comunicación de la estrategia
Probar ideas y corregir
6
¿Qué negocio? Objetivos
•
•
•
•
•
Misión
“Enfoque” y alcance del negocio
Valores
Expectativas
Objetivos intermedios
Mercado
•
•
•
•
•
•
•
Evaluación de la demanda
Segmento de mercado y dimensión
Clientes potenciales
Crecimiento
Nuevo o sustitutivo
Sistemas de distribución
Tendencias y regulaciones
Competencia
•
•
•
•
•
•
Productos sustitutivos
Competidores actuales y potenciales
Prácticas de comercialización utilizadas
Barreras de entrada
Fuerzas competitivas
Forma de crear ventajas competitivas
7
Viabilidad
• Técnica
– Know-how
– Barreras tecnológicas
– Estrategia para superarlas
• Económica
– Ventas y márgenes (los costos!!!)
– Inversión (incluyendo capital de trabajo)
– Rentabilidad
Políticas y estrategias
•
•
•
•
•
Producto y tecnologías
Diferenciación
Desarrollo
Colaboraciones
Protección
• Fabricación
• ¿Contratar o fabricar?
• Necesidades de
materia prima
• Equipamiento
• Proceso
• Localización
Políticas y estrategias
•
•
•
•
•
Marketing
• Financiamiento
Segmento de mercado • Balance y estado de
resultados y su
Precio
proyección
Comunicación
•
Flujo de efectivo
Distribución y servicio
• Inversión
• Fuentes de
financiamiento
8
¿Quién? Las personas
• Emprendedores y
fundadores
–
–
–
–
–
Perfil
Objetivos personales
Funciones clave
Accionistas
Tipo de sociedad
• Colaboradores
–
–
–
–
–
Perfil
Formación/experiencia
Política de personal
Organización
Plan de contratación
• Expertos
– Consejeros y
consultores
– Abogado
Índice genérico
•
•
•
•
•
Resumen ejecutivo
Breve introducción
Misión y visión
Objetivos de participación en mercado y rentabilidad
Información sobre el negocio
– Naturaleza jurídica y corporativa
– Historia y experiencia
– Instalaciones y ubicación
– Introducción breve a productos y servicios
Índice genérico
•
Productos y servicios del nuevo negocio
– Descripción y características
– Posibilidades de ventas
– Costos
– Tecnología requerida y forma de adquirirla
•
•
•
Mercado: demanda, oferta, precio y comercialización
Análisis del sector industrial: escenario, participantes, segmentación
Factores clave del éxito
9
Índice genérico
•
Estrategias de negocio
– Ventas y mercadotecnia
– Precio, promoción y distribución
– Servicio
– Integración de personal
– Organización
– Alianzas
•
•
•
Análisis financiero: estados proforma, relaciones financieras y tasa
interna de retorno
Sensibilidad
Estrategia de financiamiento
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS
Asignación de recursos en función de criterios
• Coherencia con la misión
• Probabilidad de éxito
• Coherencia del plazo con los requerimientos del mercado.
• Alcance técnico
• Competitividad esperada de los resultados
EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS
•Potencial de transferencia/aplicación
• Impacto ambiental
• Beneficio/costo
• Potencial de generación de productos comercializables
• Valor de mercado
10
EJEMPLO: CRITERIOS DE SIVILLA
• Pertinencia regional e impacto socioeconómico
• Aportaciones complementarias
• Naturaleza multidisciplinaria e interinstitucional
• Formación de recursos humanos
• Contribución al desarrollo sustentable
PERSPECTIVA DEL PROCESO DE DESARROLLO DE PRODUCTOS
Nueva
tecnología
o idea
innovador
a
Dimensión
del mercado
Dimensión
del producto
Dimensión
tecnológica
Fase I Evaluación
Análisis de
sistema
tecnológico
del usuario
Concepto
del
producto
Identificació
n de las
necesidades
del mercado
Fase I1 Desarrollo
Viabilidad
de la
fabricació
n
Estrategia
de
fabricación
Desarrollo
del
prototipo
Análisis de la
segmentación
Investigación
de mercados
Evaluació
n del
producto
Prueba de
mercado
Estrategia
de
marketing
Fase III Ejecución
Tecnología
de proceso
Lanzamiento
del producto
Programa
de
marketing
FASE I EVALUACIÓN
Búsqueda de
bibliografía
técnica
Tecnología
nuevas o ideas
innovadoras
Análisis y
previsión
Viabilidad
Dimensión
tecnológica
de la
ingeniería
de la
tecnología
Análisis del
sistema del
Dimensión
Dimensión
del mercado
Concepto del
Decisión de
desarrollo
producto
Necesidades
identificadas
del mercado
Segmentación
del mercado
Prueba del
concepto del
producto
Tamizado
Análisis
preliminar
del mercado
preliminar
del mercado
Continuar
del producto
usuario
Investigación
secundaria
11
FASE II DESARROLLO
Dimensión
Viabilidad
de la
fabricación
Estrategia de
fabricación
Desarrollo
del
prototipo
Especificaciones
del prototipo
Dimensión
del mercado
del producto
Dimensión
tecnológica
Costo de fabricación
Evaluación
del
prototipo
Investigación
del mercado
Investigación
de
Prueba de la
estrategia de
del producto
mercados
marketing
Evaluación
del
producto
Prueba de
mercado
Estrategia de
marketing
Investigación sobre precio
Investigación sobre distribución
Investigación sobre promoción
FASE III EJECUCIÓN
Tecnología
Tecnologí
a del
proceso
de
fabricació
n
Nueva
Evaluació
desarrollos
posventa y la
n
tecnológico
distribución
tecnológic
s “ s p i n-
del servicio
Lanzamiento
del producto
Tecnología
o idea
innovadora
offs”
a
Dimensión
del producto
Dimensión
tecnológica
Repetición
fase 1
Evaluación
Nuevos
Modificaciones
Extensiones
del producto
de la línea del
producto
Dimensión
del mercado
Investigación de
Segmentación
mercado #1
Programas
de marketing
mercado. Proceso de
Identificació
retroalimentación
n de las
Segmentación
mercado #2
necesidades
del mercado
Hábitos del mercado
Satisfacción del consumidor
Investigación sobre producto
Investigación sobre distribución
Investigación sobre promoción
Investigación sobre fijación de precios
Dinámica del mercado
Segmentación
mercado #3
Segmentación
mercado #4
Etc.
PROCESO DE EVALUACIÓN
Ev
alu
ac
ión
Mercado
Financiamient
o
Ingeniería
Presupuestos
Tamaño
Localización
Inversiones
12
PLANEACIÓN OPERATIVA
• Organización del proyecto.
• Asignación de personal y plan de carga de trabajo.
• Asignación de tiempos y espacios.
• Presupuestos.
• Cronograma detallado.
• Plan de entrega de informes y reportes.
• Criterios de evaluación.
• Bitácora de proyecto.
ARCHIVOS DE DOCUMENTOS
• Archivo del gerente (contratos, finanzas, plan del proyecto,
comunicaciones oficiales, minutas de reuniones, informes de
avance).
• Archivo de trabajo (calendario de actividades actualizado, libro de
diario, cálculos, planos, comunicaciones, etc.).
• Archivos de material informativo (literatura técnica, reportes
económicos, manuales, etc.).
• Banco de proyectos potenciales y archivo de información para
futuros proyectos.
• Archivo de documentos para los usuarios del proyecto (memorias
de cálculo, manuales, planos, listas de proveedores,
OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
•Evolución y obtención de resultados técnicos
•Información de bitácora: días trabajados, gastos, personal,
etc.
Actividades técnicas
• Actividades realizadas.
• Resultados alcanzados.
• Barreras y dificultades.
13
OPERACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
•Factores que alteraron la marcha del
proyecto.
• Metas del próximo periodo.
Seguimiento del cronograma y reprogramación
Seguimiento financiero
• Gastos
• Retrasos y balance.
EVALUACIÓN SIVILLA
• Claridad y calidad del informe
• Cumplimiento de metas y objetivos
• Participación e integración del grupo de trabajo
• Consistencia de la base metodológica
• Validez de la justificación de las desviaciones
• Confiabilidad de acciones correctivas
• Grado de relación con sector usuario
• Ejercicio de los recursos
• Cumplimiento de aportaciones complementarias
• Cumplimiento del plan de trabajo
TÉCNICAS COMUNES DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y
ELEMENTOS QUE CONTROLAN
Elemento a
controlar
Tiempo/Avance
Planeación
Programación
Control /
Seguimiento
Calendario de
Redes Determinísticas:
“Slip Charts”
actividades.
Eventos en nodos
Ptje de avance
Asignación de
Actividades en flechas
Curvas “S”
responsables.
Redes Probabilísticas:
Identificación de
PERT
“milestones”.
GERT
DPI
Diagramas de Gantt
Diagramas de Objetivos
Costo
Sistema estructurado de
Curva “S”
Curva “S”
costos
Organización/Recursos
Estructura de la Div. del
Ptje de avance
Asignación de recursos
Nivelación de recursos.
Trabajo
Redistribución de cargas
Organigrama
de trabajo.
Matríz de
Modificación de
responsabilidades
estructura
Aseguramiento de
Dinámica de
Análisis de alternativas
calidad
Formulación de
Reuniones regulares
Objetivos
Análisis de riesgos
(López A ., 1994)
14
PROCESO DE EVALUACIÓN
Ev
alu
ac
ión
Mercado
Financiamient
o
Ingeniería
Presupuestos
Tamaño
Localización
Inversiones
EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO
Evaluación técnica
¿Como vamos?
• ¿Siguen siendo relevantes los objetivos?
• ¿Cómo se comparan nuestros resultados con lo
existente?
• ¿Qué se necesitará para aplicarlo?
• ¿Es viable?
EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO
Evaluación comercial
• ¿Hay usuarios interesados?
• ¿Como están nuestras negociaciones?
• ¿Tenemos competencia?
• ¿La expectativa de retorno financiero es buena?
15
EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN CURSO (CONTINUACIÓN)
Evaluación financiera
•¿Cuanto nos ha costado y cuanto falta?
•¿Hay recursos?
•¿Quién más puede aportar?
•¿Vale la pena?
EVALUACIÓN SIVILLA
• Claridad y calidad del informe
• Cumplimiento de metas y objetivos
• Participación e integración del grupo de trabajo
• Consistencia de la base metodológica
• Validez de la justificación de las desviaciones
EVALUACIÓN SIVILLA
•Confiabilidad de acciones correctivas
• Grado de relación con sector usuario
• Ejercicio de los recursos
• Cumplimiento de aportaciones complementarias
• Cumplimiento del plan de trabajo
16
CUANDO ABANDONAR UN PROYECTO
• Incapacidad para alcanzar los objetivos
• Retrasos excesivos e incumplimiento de plazos.
• Costo excesivo o disminución de la tasa de retorno.
• Cambios en el ambiente del proyecto
• Pérdida de relevancia, disminución de la probabilidad de éxito
comercialu obsolescencia de la innovación.
•Disminución de apoyo de autoridades.
•Escaso compromiso del equipo o incapacidad del líder.
DIFICULTADES MÁS COMUNES EN AMÉRICA LATINA
• Retrasos en la aprobación interna o externa del proyecto
•Falta o retraso en aportación de recursos.
• Conflictos con otras partes de la organización.
•Cambios en el equipo del proyecto.
•Conflictos personales internos.
•Conflictos entre el líder y otros miembros de la organización.
•Falta de habilidad y competencia para ofrecer soluciones
adecuadas a las necesidades del usuario.
DIFICULTADES MÁS COMUNES EN AMÉRICA LATINA
• Falta de adaptación a requerimientos cambiantes del usuario.
•Escasa utilización de información técnica y económica
relevante.
•Envío de información desactualizada o contradictoria al usuario.
•Miembros del equipo que no tienen claros los objetivos o no
creen en ellos.
•Barreras a la transferencia de los resultados.
•Falta de comprensión sobr el papel del líder.
17
REPORTES DE AVANCE: CONTENIDO DEL INFORME
• Cuestiones relacionadas con problemas técnicos
¿Cuáles son?
¿Cómo surgieron?
¿Cuál es su magnitud e importancia?
¿Qué se está haciendo? ¿Quién ha ensayado qué tipo de solución?
¿Por qué se emprendió esta acción?
¿Qué métodos se están usando?
¿Qué soluciones se sugieren para nuestra institución o el usuari o?
CONTENIDO DEL INFORME
(CONT.)
• Nuevos procesos y productos.
¿Cuál es el potencial técnico y económico que
ofrecen?
¿Cuáles son sus riesgos y cómo se mitigan?
¿Qué implicaciones jurídicas y comerciales tienen?
¿Cuál es la posición de la competencia?
¿Cuál es la importancia para la organización?
CONTENIDO DEL INFORME
(CONT.)
¿Cuánto trabajo y recursos se requieren para que los
nuevos productos lleguen al mercado?
¿Cuál será el efecto sobre la organización?
¿Cuánto cuesta?
•Experimentos y pruebas
¿Qué se probó e investigó?
¿Quién lo hizo?
¿Por qué?
¿Qué resultó y qué se recomienda hacer en el futuro?
18
INFORME TÉCNICO SIVILLA
• Avances en el periodo
• Metas y objetivos alcanzados
• Grupo de trabajo
• Desviaciones y/o modificaciones
• Acciones derivadas
• Acciones realizadas con sectores usuarios
INFORME TÉCNICO SIVILLA
•Observaciones relevantes al ejercicio del presupuesto
• Estado de aportaciones complementarias
• Compromisos para el periodo siguiente.
• Programa de actividades
• Resumen financiero
REUNIONES DE CONTROL
Las reuniones de control son el eje de un buen seguimiento de
proyectos porque:
• Crean inercia y sinergia
• Favorecen la comunicación.
• Propician el intercambio de ideas.
• Promueven decisiones compartidas.
19
REUNIONES DE CONTROL (CONTINUACIÓN)
Sin embargo, una mala planeación de las reuniones origina todo lo
contrario a los beneficios mencionados. Por ello, las siguientes
reglas son valiosas:
1. Citar con anticipación
2. Elaborar agendas
3. Los criterios de control como base
4. No debe durar más de dos horas (dogma).
5. Deben programarse periódicamente y sólo para el
seguimiento, no para solución de problemas técnicos.
6. Elaborar minuta de acuerdos.
7. Llevar seguimiento de acuerdos.
¡El hilo negro!
NECESIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
Evaluación
Cuantitativa
Cualitativa
Semi-cualitativa
Necesidades de
Administración
alto
Integración
-Creatividad-
medio
Flexibilidad
Incertidumbre
bajo
Investigación
Desarrollo
Desarrollo
básica
Exploratorio
Avanzado
Desarrollos
de
Ingeniería
Ingeniería
de
Producción
Ingeniería
de
Servicio
(Balderston, 1984)
FINALIZACIÓN DEL PROYECTO
• Reporte final.
• Análisis de la transferencia de resultados
• Transferencia del equipo de trabajo.
• Evaluación final.
• Reconocimiento y recompensas.
20
INFORME FINAL SIVILLA
• Resumen
• Resultados de la investigación
- Metas y objetivos alcanzados
- Contribución técnica
- Productos
- Formación de recursos humanos
- Colaboración interinstitucional y multidisciplinaria
INFORME FINAL SIVILLA
•Impacto de la investigación en los sectores usuarios
- Productos transferidos
- Mecanismos de transferencia
- Beneficio potencial
- Compromisos asumidos por el usuario
- Observaciones a la evaluación de los usuarios
INFORME FINAL SIVILLA
(CONTINUACIÓN)
• Aplicación de los recursos financieros
- Resumen financiero
- Resumen de aportaciones complementarias
• Recomendaciones
- Para implantación de acciones derivadas
- Para difusión de resultados
21
TIPOS DE ORGANIZACIONES Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
I
Prioridad para
II
III
Rutina
•
Características
•
•
•
Preocupación por
el equilibrio
estacionario
Mantiene la rutina
Reacciona a los
cambios
Descansa su
acción en los
Innovación
•
•
•
•
éxitos del pasado
Preocupación por el
equilibrio
estacionario
Se adapta a los
cambios del medio
Mantiene sus rutinas
Identifica las
oportunidades y
•
•
Preocupación por el
equilibrio dinámico
Se adapta
continuamente a las
condiciones del medio
•
Está en cambio para
permitir el desarrollo de
nuevas potencialidades
Actitud Estratégica
•
Baja
•
selecciona las de más
alto interés
Alta
•
Imprescindible
Administración por
Proyecto
•
Inexistente
•
Frecuente
•
Permanente
Ejemplos
•
Empresa familiar
tradicional
•
Empresa industrial
innovadora
•
Centros de Tecnología,
empresas de ingeniería
EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y LAS FUENTES DE CONFLICTO
Fases del proyecto
Fase conceptual
Principales actividades realizadas
Fuentes de conflicto
•
Definición del problema
a)
Prioridades del proyecto
•
Definición de los objetivos y metas
b)
Procedimientos
administrativos y negociación
por alcanzar
•
Análisis del ambiente del grupo
•
Estimación y negociación de los
com autoridades.
c)
Cronograma de actividades
Identificación de los recursos
a)
Prioridades del proyecto
humanos necesarios para la ejecución
b)
Cronograma de actividades
del proyecto
c)
Procedimientos
recursos financieros necesarios
Fase de estructuración
•
•
Delineamiento
de la estructura
administrativos.
formal
•
d)
Asignación de
responsabilidades.
Programación de los resultados por
alcanzar
•
Programación de los recursos
financieros
Fase de ejecución
•
Ejecución de las actividades
a)
Cronograma de actividades
•
Uso de los recursos humanos y
b)
Desempeño técnico
financieros programados
c)
Asignación de recursos
•
Elaboración de los informes parciales
humanos.
d)
y revisión de los programas, si es
•
Negociaciones com usuarios
y patrocinadores.
necesario
Adaptación de la estructura formal, si
es necesario
Fase de conclusión
•
Transferencia final de los resultados
a)
Cronograma de actividades
alcanzados
b)
Relación humana en el
equipo del proyecto
•
Elaboración de los informes finales
•
Evaluación final de los resultados
c)
Asignación de recompensas.
•
Reasignación de los recursos humanos
d)
Reasignación de recursos
•
Seguimiento del proceso de
humanos.
introducción de innovaciones
resultantes del proyecto, si es
necesario
EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y EL GERENTE DE PROYECTO
Fases del
Principales actividades
proyecto
Fase conceptual
Atributos del gerente
realizadas
•
Definición del problema
•
Capacidad de identificar las necesidades
•
Definición de los objetivos y
•
Capacidad de traducirlas en objetivos
metas
•
Percepción adecuada del ambiente
•
Análisis del ambiente
•
Percepción realista de lpotencial disponible
•
Estimación y negociación de los
Capacidad de elaborar una buena propuesta
•
y estimar los recursos necesarios
recursos financieros necesarios
•
Fase de
•
estructuración
Identificación de los recursos
•
humanos necesarios
•
Delineamiento
de la estructura
formal
•
Programación de los resultados
Habilidad para defender sus ideas y negociar
Capacidad de identificar y comprometer los mejores
recursos humanos disponibles
•
Saber programar el uso de estos recursos como de los
recursos materiales
•
por alcanzar y de los recursos
Saber elaborar un plan de ejecución de proyecto
(programación, estructura organizacional, control, etc.).
financieros
Fase de ejecución
•
Ejecución de las actividades
•
Uso de los recursos humanos y
•
•
•
Elaboración de informes
•
parciales y revisión de
programas
•
Fase de
•
conclusión
Capacidad de reaccionar favorablemente a los cambios y
Habilidad para comunicarse con otros miembros de la
organización y de otras entidades
formal
•
Transferencia final de los
•
resultados alcanzados
Habilidad para resolver problemas
Preocupación permanente por garantizar la transferencia de
resultados
•
Elaboración de informes finales
•
•
Evaluación final de resultados
•
•
Reasignación de recursos
•
Actitud proinnovación y optimismo
adaptar el plan de actividades.
•
Adaptación de la estructura
humanos
Habilidad en trabajar con grupos y motivar a los miembros
del proyecto a enfrentar los problemas surgidos
financieros programados
Preocupación por seguir la utilización de los resultados
Capacidad de identificar nuevas oportunidades para
aprovechar a los miembros de su equipo
•
Capacidad de elaborar un buen informe final
Seguimiento del proceso de
introducción de innovaciones
resultantes del proyecto
22
TIPOS DE PROYECTO Y CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE SU GESTIÓN
Tipo de Programa
o proyecto
Innovación
tecnológica
Desarrollo
tecnológico
Beneficiosyejecutores
•
•
•
•
•
Creación científica
•
•
Empresas
Universidades,
institutos y centros
de investigación bajo
contrato
Institutosde
investigación
Requerimientoscríticos
•
•
•
•
•
tecnológica
Formascooperativas,
universidad industria
Empresas con
políticas avanzadas en
I&D
•
Centrosde
investigación
Universidades
•
•
•
•
•
•
Servicios Científicos
y Tecnológicos
•
•
•
Políticay
Prospectiva
•
•
•
Universidades
Centrosde
investigación
Empresas
•
Centrosdeservicios
C. y T.
Firmas de ingeniería,
•
consultoría
Institutos
tecnológicos
ONCYT
Organismosde
planeamiento
Centrosde
investigación
económica
Vinculación de la industria desde el
inicio de los proyectos
Organización para la difusión y la
transferenciadetecnología
Resultadosesperados
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Indicadores de éxito
•
•
Producción comercial de
nuevos productos
Aplicacióncomercialde
nuevos procesos o
sistemas
•
Prototipos de nuevos
productospara
•
Empresas interesadas en la producción
industrial de los desarrollos
producción comercial
Procesosnuevos
probados en laboratorio y
en planta piloto
Sistemas organizacionales
probados en muestras
representativas
Informes científicos
Prototipos de laboratorio
•
Difusión de la tecnología por canales
formales e informales
Otorgamiento de patentes
•
•
•
Formación de
Recursos Humanos
Identificación de necesidades del
mercado
Capacidad de gestión tecnológica
de la empresa
Integracióndelpaquete
tecnológico
Atención inmediata del mercado
Previsión de necesidades del
mercado a mediano plazo
•
•
Búsqueda bibliográfica detallada
Alto nivel científico de los
investigadores
Tradición investigativa
•
•
Identificación de campos de
interés
Selección de becarios
Garantía de trabajo acorde con
especialización
•
Un número determinado
de personal profesional y
técnico formado y
capacitado en diferentes
áreas
•
Buena organización, calidad y
agilidad de servicios
Especialización
•
Presentación de servicios
deinformaciónyasesoría
Apoyo a la selección y
•
Dominio del manejo de fuentes de
información
Excelentes comunicaciones
Infraestructura en informática
Dimensionamientoadecuadode
los problemas
Metodologías apropiadas de
diagnóstico
Apoyo institucional de alto nivel
Factibilidad de las propuestas
•
•
•
•
•
•
•
negociación de
tecnologíasconcretas
•
•
•
Planes globales y
sectoriales
Diseño de mecanismos e
instrumentos
•
•
•
Rentabilidad económica y financiera de
la inversión
Crecimiento de las ventas
Publicaciones en revistas nacionales e
internacionales
Aportes al estado del arte
Otorgamiento de patentes
Interés de empresas e institutos
tecnológicos de escalar los procesos y
productos
Cumplimiento a satisfacción de los
programas académicos por parte del
personal profesional y técnico
Vinculación de los becarios a sus
puestos de trabajo a actividades de su
ramo una vez terminados sus estudios
Solución de problemas técnicos y
económicos
Utilización de la ingeniería nacional en
proyectos de inversiónmejoras en la
calidad de bienes y servicios
Mejorescondicionesdenegociaciónde
tecnología
Institucionalización de políticas e
instrumentos mediante leyes, decretos,
resoluciones y acuerdos directivos
Aumento del presupuesto para C. y T.
Operatividad de mecanismos e
intrumentos
23