Trabajo Fin de Curso: Sistema de Aseguramiento de Calidad según la ISO

INDICE.
0. INTRODUCCION. 4
• FASE I: COMPROMISO MEDIOAMBIENTAL
DE LA DIRECCIÃ N. 4
• FASE II: REVISION MEDIOAMBIENTAL INICIAL. 5
• Procedimientos a seguir en la Revisión
Medioambiental Inicial. 5
2.1.1.Medio fÃ−sico. 6
2.1.2 Medio socio-económico. 7
2.1.3 Información y diagnóstico y funcionamiento
de la industria 7
2.1.4 Estudio de la estructura territorial
y organizativa de la gestión de residuos. 8
2.1.5 Marco legal y el apoyo institucional. 9
2.1.6 Identificación de los factores ambientales
que pueden ser afectados. 9
2.1.7 Identificación y valoración de problemas
e impactos ambientales. 9
2.1.8 Identificación de las acciones y de los efectos
de la industria que rebasan los lÃ−mites establecidos
en la legislación ambiental. 10
2.1.9 Elaboración de un informe de sÃ−ntesis. 10
• FASE III: DEFINICION DEL MODELO DEL
SGMA A IMPLANTAR. 10
• Selección de la norma de referencia. 11
• Definición de la organización y responsabilidades generales. 11
1
3.2.1 La Dirección. 12
3.2.2 Representantes o coordinación de medio ambiente. 13
3.2.3 Jefes o responsables de distintas áreas o departamentos. 14
3.2.4 Todos los empleados. 14
• Definición general de la estructura documental. 14
3.3.1.Niveles de documentación del SGMA. 15
3.4 Definición del ámbito en el que se va aplicar el SGMA. 17
3.5 Las Intenciones respecto a la
certificación/registro de la empresa. 17
• FASE IV: ELABORACIÃ N E PUBLICACION DE
LA POLÃ TICA MEDIOAMBIENTAL DE LA EMPRESA. 17
4.1 Especificaciones de la Norma ISO 14001,
en relación con la polÃ−tica medioambiental. 18
4.2 Desarrollo de la polÃ−tica medioambiental. 20
4.3 El contenido de la polÃ−tica. 22
4.4 Nivel de detalle. 25
4.5 Publicación de la polÃ−tica medioambiental. 25
4.5.1 Publicación interna. 26
4.5.2 Publicación externa. 27
4.6 Revisión y actualización de la polÃ−tica medioambiental. 27
5. FASE V: FORMACION Y EDUCACION. 27
6. FASE VI: ELABORACION DE LA DOCUMENTACIÃ N
DEL SGMA. 28
6.1 Manual de Gestión Medioambiental. 29
6.1.1 Elaboración. 29
6.1.2 Aprobación. 30
2
6.1.3 Revisión. 30
6.2 Procedimientos e instrucciones. 30
6.2.1 Procedimientos. 32
6.2.2 Instrucciones. 34
6.3 Especificaciones de productos y materiales. 35
6.4 Otros documentos. 35
6.4.1 Planes de fabricación. 35
6.4.2 Planes de control. 36
6.4.3 Diagramas de procesos y planos de las instalaciones. 36
6.5 Registros. 36
7. FASE VII: VERIFICACION DE LA DOCUMENTACIÃ N
DEL SGMA. 37
7.1 Requisitos indispensables que la documentación
del SGMA, debe cumplir. 38
8. FASE VIII: IMPLANTACIÃ N DEL SGMA. 38
9. FASE IX: AUDITORIA DE VERIFICACION DE LA
IMPLANTACIÃ N DEL SGMA. 42
10. FASE X: OBTENCION DEL CERTIFICADO/REGISTRO. 42
BIBLIOGRAFIA. 43
0. INTRODUCCION.
En este documento, por una parte se enumeran cuales son los pasos que hay que seguir para elaborar e
implantar un Sistema de Gestión Medioambiental (SGMA), tomando como Norma de Referencia la ISO
14001. Y a su vez por otra parte, se explica en profundidad, una serie de conceptos medioambientales y de la
Norma ISO 14001, que hay que conocer para poder comprender con claridad los pasos que se llevan a cabo en
la elaboración e implantación de un SGMA.
Las fases en que se puede englobar las actividades a realizar en el proceso de Desarrollo e Implantación de
un SGMA son:
• Fase I: Compromiso Medioambiental de la Dirección.
• Fase II: Revisión Medioambiental Inicial.
• Fase III: Definición del modelo de SGMA a implantar.
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• Fase IV: Elaboración y Publicación de la PolÃ−tica Medioambiental de la empresa.
• Fase V: Formación y Educación.
• Fase VI: Elaboración de la documentación del SGMA.
• Fase VII: Verificación de la documentación del SGMA.
• Fase IX: AuditorÃ−a de verificación de la implantación del SGMA.
• Fase X: Obtención del certificado del registro del SGMA.
• FASE I: COMPROMISO MEDIOAMBIENTAL DE LA DIRECCIÃ N.
La experiencia demuestra que las iniciativas medioambientales requieren el compromiso de la Dirección. Sin
ésta, no estará disponible el apoyo empresarial necesario, en cuanto a recursos e infraestructura y las
iniciativas medioambientales se extinguirán rápidamente.
El compromiso medioambiental se puede hacer público mediante una cláusula breve en la que se recojan
las intenciones generales de la empresa en materia de medio ambiente, y donde se ponga de manifiesto el
interés de la Dirección en acometer las mejoras que le permitan obtener ventajas de la adopción de un
Sistema Gestión Medioambiental.
• FASE II: REVISION MEDIOAMBIENTAL INICIAL.
La Revisión Medioambiental Inicial tendrá como objetivo definir la situación ambiental de partida de la
empresa, en relación con el medio ambiente, su entorno y el sistema de gestión existente y determinar la
naturaleza e importancia de los problemas y deficiencias.
En principio, en la revisión medioambiental inicial se deberÃ−an incluir, en otros, los aspectos siguientes:
• Identificación de los requisitos establecidos en la normativa medioambiental aplicable.
• Identificación y evaluación de los efectos medioambientales significativos.
• Organización de la gestión medioambiental existente.
• Estructura de otros sistemas de gestión potencialmente interrelacionados con el medio ambiente
(general, calidad, seguridad e higiene industrial), con especial atención a los aspectos de
organización, prácticas y procedimientos existentes y documentación.
• Identificación de las prácticas y procedimientos, documentados o no, de gestión medioambiental
existente.
• Identificación de los objetivos y metas medioambientales y del programa de gestión
medioambiental vigente, aunque no estén formalmente documentados.
• Procedimientos a seguir en la Revisión Medioambiental Inicial.
La Revisión Medioambiental Inicial se basará en los siguientes aspectos fundamentalmente:
• Medio fÃ−sico.
• Medio socio-económico.
• Información y Diagnóstico del funcionamiento de la industria.
• Estudio de la estructura territorial y organización de la gestión de residuos.
• Marco legal y apoyo institucional.
• Identificación de los factores ambientales que pueden ser afectados.
• Identificación y valoración de problemas e impactos ambientales.
• Identificación de las acciones y de los efectos de la industria que rebasan los lÃ−mites establecidos
en la legislación ambiental.
• Medio fÃ−sico.
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La recogida y selección de información y la elaboración del diagnóstico atenderá a los cuatro aspectos
siguientes: el medio fÃ−sico y el socio-económico, el funcionamiento de la industria, las posibilidades de
gestión de residuos en la zona y el marco legal.
Se recoge, analiza y selecciona la información del medio fÃ−sico con el objeto de determinar su calidad, su
fragilidad y su potencial de uso y aprovechamiento.
Teniendo en cuenta que el perjuicio ambiental depende de las actividades de la empresa pero también de la
naturaleza de su entorno, resulta importante determinar la capacidad del medio en cuanto receptor de residuos,
suministrador de recursos y soporte de actividades. De esta forma se detecta, por una parte, los impactos
ambientales producidos y, por otra, las oportunidades que ofrece el entorno fÃ−sico a determinar
problemática.
Los factores del medio a considerar en el estudio del medio fÃ−sico, y la profundidad de su análisis, están
ligados al tipo de industria y al carácter de su entorno. De modo general, los factores más frecuentes a
considerar son los siguientes:
• Aire: calidad, confort sonoro, capacidad dispersante.
• Clima: regÃ−menes térmico, pluviométrico, de vientos, de radiación.
• Agua: cantidad del recurso, régimen hÃ−drico, calidad fisico-quimica y biológica, distribución
del terreno, capacidad de autodepuración.
• Tierra-suelo: relieve y carácter topográfico, geologÃ−a, contaminación, recursos, estabilidad,
edafologÃ−a, capacidad de filtrado o asimilación.
• Vegetación.
• Fauna.
• Paisaje.
• Procesos: dinámica de cauces, recarga de acuÃ−feros, eutrofización, drenaje, inundaciones,
erosión.
• Medio socio-económico.
La población y sus actividades conforman también el entorno y pueden ser, por tanto, receptores directos
o indirectos de impacto y proveedores de oportunidades. AsÃ−, es conveniente conocer y entender su
estructura y funcionamiento.
Los aspectos a incluir en el análisis dependen de la actividad que se está auditando, en la medida en que
influyen en la industria o son influidos por ella. Genéricamente debe considerarse la población, las
infraestructuras de transporte, hidráulica y energética, la distribución y jerarquÃ−a de los asesoramientos
poblacionales, los equipamientos públicos, el asociacionismo empresarial, el empleo y las actividades y las
relaciones comerciales.
• Información y diagnóstico del funcionamiento de la industria.
Este análisis se subdivide a su vez en varios apartados:
• Comprensión del sistema de gestión y proceso del producto, examinando los siguientes puntos:
• Diagrama general del proceso productivo.
• Flujos unitarios de materia y energÃ−a, analizando su utilización y las transformaciones que se
producen.
• Procedencia, cantidad y composición de residuos sólidos, lÃ−quidos y gaseosos.
• Gestión de residuos y sus costes: reducción, reciclado, reutilización, transporte y eliminación de
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residuos.
• Análisis de tecnologÃ−a que se utiliza, detectando ventajas e inconvenientes desde el punto de vista
ambiental y comparación con otros tipos disponibles.
• Sistemas de gestión y control ambiental: instalaciones, procedimientos, organización,
documentación y personal; su adaptación a la gestión global y su coherencia con la polÃ−tica y
objetivos ambientales.
• Riesgos y prevención de accidentes.
• Impacto ambiental de productos.
• Participación, información y formación ambiental del personal.
• Mecanismos de información externa en los temas relacionados con el medio ambiente.
• Resultados y prácticas ambientales de contratistas, subcontratistas y suministradores.
• Identificación y caracterización de acciones realizadas por la industria que puedan provocar
incidencias negativas en el entorno y disconformidades con la polÃ−tica y los objetivos ambientales
de la empresa.
• Identificación de los costes de los mecanismos de protección ambiental actuales de la empresa,
para incluirlos en las valoraciones económicas y para estudiar su posible reducción empleando
sistemas más eficaces, por ejemplo, priorizando, en casos concretos, el reciclaje sobre el tratamiento
de los residuos generados.
• Estudio de la estructura territorial y organizativa de la gestión de residuos.
Se identifican las instalaciones y los servicios de transporte, evacuación, tratamiento, eliminación y, en
general, de cualquier actividad de gestión de residuos, tanto públicos como privados, de que se dispone en
la zona: sistemas de saneamiento, depuradoras, incineradoras, vertederos controlados, unidades de
transferencia de residuos, etc. Para cada uno de ellos, se estudia su localización, accesibilidad, tipos de
residuos que trata, funcionamiento, condiciones en las que admite los residuos, sistema de recogida o de
canalización, etc. A su vez se estudia las posibilidades y los costes de tratamiento de los residuos que
produce la industria en estas instalaciones.
• Marco legal y el apoyo institucional.
Por una parte, se trata de conocer las disposiciones legales y administrativas que afectan a la industria: rangos
de contaminación permitidos, limitaciones de operación que impone la ley, riesgos en los que se está
incurriendo, magnitud de los problemas que se pueden presentar: multas, cierres, cánones a pagar, etc. AsÃ−
mismo es conveniente tener en cuenta la tendencia de la legislación.
Por otra parte, debe estimarse el apoyo institucional que se puede esperar, ayudas, subvenciones a fondo
perdido, créditos a bajo interés, beneficios fiscales, etc; y el ánimo, la disposición y la capacidad de
las administraciones para ello.
• Identificación de los factores ambientales que pueden ser afectados.
Conocidas las acciones de la industria que pueden ser agresivas para el medio y las caracterÃ−sticas de
éste, se trata de indentificar aquÃ− sólo aquellos factores del entorno en los que supone que se va a
producir impacto ambiental.
• Identificación y valoración de problemas e impactos ambientales.
Cruzando las acciones de la industria que se han clasificado como posibles productoras de impacto con los
factores ambientales sensibles se identifican los impactos que se producen. Posteriormente se valoran. Para
esto se pueden utilizar las técnicas desarrolladas en el campo de la evaluación del impacto ambiental.
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• Identificación de las acciones y de los efectos de la industria que rebasan los lÃ−mites establecidos en
la legislación ambiental.
Comparando los lÃ−mites de los indicadores que impone la legislación con la realidad analizada, se detectan
las acciones de la empresa que desembocan en situaciones no permitidas por la legislación ambiental.
Asimismo se analizan los riesgos de quebrantar la legislación y las consecuencias que esto traerÃ−a para la
empresa.
• Elaboración de un informe de sÃ−ntesis.
Con toda la información obtenida hasta aquÃ−, se elabora un informe que describa los impactos
ambientales, los problemas, las oportunidades y los riesgos detectados.
Este informe se difundirá entre los responsables de la Dirección, para que conozcan la situación y den su
aprobación al mismo.
• FASE III: DEFINICION DEL MODELO DEL SGMA A IMPLANTAR.
La definición concreta del modelo de SGMA a implantar se realizará después de la Revisión
Medioambiental Inicial.
Las actividades que convendrÃ−an abordar y sobre las que hay que tomar decisiones en esta Fase III son:
• Selección de la norma de referencia.
• Definición de la organización y responsabilidades generales.
• Definición general de la estructura documental.
• Definición del ámbito en el que se va aplicar el SGMA.
• Las Intenciones respecto a al certificación/registro de la empresa.
• Selección de la norma de referencia.
A continuación en este y en posteriores apartados se desarrollará cuales son los pasos a seguir para elaborar
e implantar en SGMA según la Norma ISO 14001.
• Definición de la organización y responsabilidades generales.
Una organización eficaz es vital para el éxito del desarrollo e implantación de un SGMA.
Las responsabilidades necesitan estar claramente identificadas y difundidas en la empresa a fin de que todo el
mundo conozca el papel que desempeña dentro del sistema.
La integración de las responsabilidades medioambientales evita:
• Que se creen vacÃ−os de responsabilidad.
• Que los empleados tengan conciencia de que los asuntos medioambientales no forman parte de su
trabajo.
• Que se dupliquen esfuerzos innecesarios para conseguir un mismo objetivo, o bien la duplicación
lleve a caminos dispares.
• Que no sepa cómo actuar en determinados momentos, en especial durante las emergencias.
• Que los recursos empleados no sean los adecuados o no se definen a los objetivos correctos.
La Norma ISO 14001 establece que las funciones, la responsabilidad y la autoridad deben estar definidas y
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documentadas y que debe informar al respecto que facilitar la eficiencia de la gestión medioambiental.
También menciona que la alta dirección de la organización debe designar uno o varias representantes
especÃ−ficos que, sin perjuicio de otras responsabilidades, deben tener definidas sus funciones, autoridad y
responsabilidades para:
• Asegurar que los requisitos del sistema de gestión medioambiental, están establecidos, implantados y
actualizados de acuerdo con la Norma.
• Informar del funcionamiento del sistema de gestión medioambiental a la alta dirección para su revisión
y como base para la mejora del sistema.
A todos los niveles, conviene que todos los empleados asuman una responsabilidad personal dentro del marco
de su responsabilidad personal dentro del marco de su responsabilidad técnica, en lo que se refiere al
comportamiento medioambiental, apoyando al sistema de gestión medioambiental en su conjunto.
AsÃ− se identifican todos aquellos que deban asumir responsabilidades relativas a tareas que afecten al medio
ambiente y que fundamentalmente serán:
• La dirección y el representante de la dirección.
• Los responsables de la gestión medioambiental y en su caso el personal asignado a la misma.
• Otro personal de las unidades funcionales o componentes organizativos de la empresa, que por su
actividad tenga una relación directa o indirecta con la función ambiental.
3.2.1 La Dirección.
El Director, o el máximo responsable de la gestión general de una empresa, es también el máximo
responsable de la gestión de los asuntos medioambientales de la empresa.
Tiene responsabilidades generales en el desarrollo, revisión y mantenimiento de las condiciones que
favorezcan el cumplimiento de la polÃ−tica medioambiental.
También tiene la responsabilidad general de asegurar que se asignan los recursos apropiados para un
funcionamiento efectivo del SGMA.
A la vez que la Dirección de la empresa asume su responsabilidad última en el desarrollo e implantación
del SGMA, debe asignar responsabilidades para asegurar el funcionamiento de la gestión medioambiental.
Para ello debe tener en cuenta:
• La delegación de funciones en personal cualificado y con experiencia.
• La definición de los lÃ−mites de autoridad y responsabilidad de cada individuo.
• La identificación de roles situación con respecto a la función medioambiental de cada individuo y
departamento/sección.
• La documentación y comunicación de los requerimientos establecidos al personal necesario.
3.2.2 Representantes o coordinador de medio ambiente.
Aunque la gestión medioambiental será una responsabilidad de todo el personal de la empresa, se
recomienda señalar a alguien que actúe como punto de contacto o coordinador de los temas
medioambientales dentro de la empresa.
El coordinador debe tener:
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• Experiencia técnica en temas medioambientales y conocimientos de las prácticas de la propia
empresa.
• Conocimientos de requisitos legales, guÃ−as y códigos de buenas prácticas.
• Capacidad de comunicación y relación interpersonal.
• Habilidad y capacidad de mantener una posición objetiva en todo momento.
• Disposición de aprender y cambiar.
El coordinador o representante de medio ambiente deberÃ−a tener bajo su responsabilidad los siguientes
aspectos.
• Colaborar con la dirección en el proceso de desarrollo e implantación SGMA.
• Apoyar a los responsables de los distintos departamentos en la planificación y desarrollo del sistema
en sus distintas áreas.
• Supervisar las acciones y acuerdos adoptados en relación con el SGMA.
3.2.3 Jefes o responsables de distintas áreas o departamentos.
En general, los jefes de departamento, son responsables de asegurar el cumplimiento de todas las actividades
relacionadas con el sistema de gestión medioambiental en su área de gestión.
Además, se pueden considerar como misiones concretas:
• Implicarse, mediante el ejemplo personal, en el compromiso medioambiental de la empresa.
• Estimular la colaboración del personal a su cargo en el proceso de gestión medioambiental.
• Planificar y desarrollar con el personal a su cargo las actividades asignadas dentro de dicho proceso.
3.2.4 Todos los empleados.
Es importante que todos los empleados de la empresa se impliquen con el ejemplo personal con el
compromiso medioambiental de la actividad que realizan y asuman su responsabilidad y su importancia
dentro del engranaje de la gestión medioambiental.
De este modo, los empleados, en cuanto que son ejecutores directos de los procedimientos e instrucciones
deben cumplir con las exigencias reflejadas, en los documentos en los que están directamente implicados,
exigir a sus “proveedores internos” el cumplimiento de los requerimientos reflejados en dichos documentos y
colaborar en la mejora continuada del SGMA.
• Definición general de la estructura documental.
Es necesario a la hora de definir la estructura documental del SGMA, tener en cuenta:
• La existencia en la empresa de otros sistemas de gestión complementarios con el SGMA, como por
ejemplo, un Sistema de Calidad certificado según normas de la serie ISO 9000.
• Las previsiones existentes en la empresa a corto-medio plazo sobre la implantación de un Sistema de
Calidad y/o de Prevención de Riesgos Laborales.
Una situación que se va a presentar con cierta frecuencia e la existencia previa de un Sistema de Calidad,
certificado o en proceso de certificación. En estas empresas es importante tener claro como se va a integrar
las estructura documental necesaria para el SGMA, con la estructura documental existente del Sistema de
Calidad.
En la integración de la estructura documental necesaria para el SGMA con el Sistema de Calidad (SC),
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existen diferentes alternativas encuadrables en los siguientes sistemas:
• Sistema en paralelo: El sistema en paralelo supone la elaboración de la documentación del SGMA
independiente en su totalidad a la del SC. Esta alternativa conlleva la existencia de dos subestructuras
asociadas y aunque presenta la ventaja de ser más controlable, tiene el inconveniente de provocar
duplicidades.
• Sistema integrado: Supone revisar, durante el desarrollo del SGMA, parte de la documentación del
SC y desarrollar la documentación adicional requerida.
• Sistema de referencias cruzadas: El sistema de referencias cruzadas es una mezcla de las dos
anteriores y supone la elaboración independiente de la documentación general de referencia del
SGMA y su integración a nivel de procedimientos operativos e instrucciones técnicas con
registros comunes e independientes.
• Niveles de documentación del SGMA.
Los distintos tipos de documentos necesarios para cubrir las exigencias de las normas de referencia, se pueden
agrupar en cuatro niveles:
• Nivel I.
Los documentos incluidos en el Nivel I son:
• La declaración de la PolÃ−tica Medioambiental de la Empresa.
• El Manual de Gestión Medioambiental.
• Nivel II.
Los documentos incluidos en el Nivel II son:
• Procedimientos.
• Nivel III.
Los documentos incluidos en el Nivel III son:
• Instrucciones de trabajo.
• Especificaciones de productos y materiales:
• Materias primas.
• Materias auxiliares.
• Productos Intermedios
• Productos finales.
• Emisiones atmosféricas.
• Residuos.
• Efluentes lÃ−quidos.
• Especificaciones de equipos y aparatos.
• Otros documentos:
• Planes de fabricación.
• Planes de control
• Diagramas de procesos.
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• Planos de instalaciones.
• Nivel IV.
Cuando en una empresa se cumple con las indicaciones contenidas en el manual de gestión, procedimientos,
normas de operación y/o instrucciones se obtienen una serie de resultados que deberÃ−an ser registrados y
archivados.
3.4 Definición del ámbito en el que se va aplicar el SGMA.
Es aconsejable que en el ámbito de la empresa en que se va a implantar el SGMA, se considere la unidad
organizativa particular, el centro productivo en la unidad organizativa particular, el centro productivo en el
sentido al que hace referencia el Reglamento EMAS:
• Centro, emplazamiento en el que se lleva a cabo, en un lugar determinado, las actividades,
industriales bajo el control de una empresa, incluido todo el almacenamiento conexo o asociado de
materias primas, sus productos intermedios, productos finales y material de desecho, asÃ− como toda
infraestructura y equipamiento relacionado con dichas actividades, tanto si son fijos como si no lo
son.
3.5 Las Intenciones respecto a la certificación/registro de la empresa
Las interacciones respecto a la certificación /registro de la empresa serán:
• La certificación por tercera parte según la Norma ISO 14001, ya que esto es lo que ofrece mayor
credibilidad y reconocimiento social.
• FASE IV: ELABORACIÃ N E PUBLICACION DE LA POLÃ TICA MEDIOAMBIENTAL DE
LA EMPRESA.
Según la Norma ISO 14001, el papel de la polÃ−tica medioambiental es la declaración por parte de la
empresa, de sus intenciones y principios en relación con su comportamiento medioambiental general,
que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus objetivos y sus metas.
La polÃ−tica medioambiental es la fuerza motriz para la gestión del medio ambiente en la empresa y para la
mejora continua de su comportamiento medioambiental.
La polÃ−tica medioambiental debe iniciarse, desarrollarse, aprobarse y estar respaldada activamente por la
Alta Dirección.
La polÃ−tica medioambiental debe ser pública ya que proporciona:
• Un referente para los empleados al indicar cuales son sus intenciones en lo que respecta a las
cuestiones medioambientales.
• Una declaración de principios, prioridades e intenciones de cara a las partes interesadas externas en
la empresa.
La polÃ−tica medioambiental debe basarse, en parte, en el análisis de las conclusiones de la Revisión
Medioambiental Inicial con el objeto de poder establecer compromisos adaptados a las actividades, productos
o servicios de la empresa, asÃ− como a sus efectos sobre el medio ambiente.
No obstante, serÃ−a deseable que la Dirección de la empresa a estableciera un compromiso inicial al
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comienzo del proceso de implantación y desarrollo de un SGMA, necesario para dirigir e impulsar la
participación de todos los niveles de la organización, desde las etapas más tempranas del desarrollo del
sistema.
4.1 Especificaciones de la Norma ISO 14001, en relación con la polÃ−tica medioambiental.
La Norma ISO 14001, en su apartado 4.2 establece que la alta dirección debe definir la polÃ−tica
medioambiental de la empresa, y asegurar que la misma:
• Sea apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de sus actividades, productos o
servicios.
• Incluir un compromiso de la mejor continua y de prevención de la contaminación.
• Incluir un compromiso de cumplir con la legislación y la reglamentación medioambiental aplicable,
y con otros requisitos que la organización suscriba.
• Proporcionar el marco para establecer y revisar los objetivos y metas medioambientales.
• Estar documentada, implantada, actualizada y comunicarla a todos los empleados.
• Estar a disposición del público.
La Norma ISO 14001, requiere que las empresas dispongan de una polÃ−tica medioambiental “ apropiada
con relación a la naturaleza, magnitud e impactos medioambientales de sus actividades, productos y
servicios”. En otras palabras, la polÃ−tica medioambiental de una fábrica de productos quÃ−micos que
produce varias toneladas al dÃ−a de productos potencialmente tóxicos, deberÃ−a tener alcance distinto al de
una pequeña empresa de montajes que consumen de 100 a 150 Kilos de productos quÃ−micos al dÃ−a.
La adaptación de la polÃ−tica a las actividades de la empresa demuestra que la empresa ha pensado en los
aspectos medioambientales que debe mejorar que intenta encargarse de los más importantes.
Además, debe incluirse el compromiso de la empresa con: la mejora continua, la prevención de la
contaminación, el acatamiento de la legislación y la reglamentación medioambiental aplicable y con otros
requisitos que la organización suscriba.
Estos requisitos son concisos: cualquier organización que pretenda lograr la conformidad con la Norma ISO
14001, no sólo debe cerciorarse de que cumple con la legislación aplicable, también debe demostrar su
compromiso o intención de evitar la contaminación y asÃ− contribuir a la mejora continua de la calidad del
medio ambiente.
El compromiso que se especifica en el párrafo anterior debe apoyarse en una serie de objetivos y metas
concretas y bien definidos. Este requisito es muy relevante ya que evita que las organizaciones se limiten a
elaborar declaraciones poco precisas, tales como “ se procederá a la mejora del programa de gestión de
residuos mediante la concentración de los esfuerzos para reducir dichos residuos”. La norma exige que se
conozcan cuales son los objetivos y como se cuantifican, (fijan las metas) con el fin de medir la eficacia y los
avances en al consecución de los objetivos señalados en la polÃ−tica de la empresa.
Por último, la polÃ−tica medioambiental de la empresa debe estar documentada, implantada, actualizada y
comunicada a todos los empleados y estar a disposición del público.
4.2 Desarrollo de la polÃ−tica medioambiental.
La polÃ−tica medioambiental de una empresa debe ser razonable y prudente, constituir un referente claro para
la organización y proporcionar a las partes interesadas información útil, acerca de sus principios e
intenciones con relación a los aspectos medioambientales.
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Además la polÃ−tica medioambiental:
• Es una declaración pública del compromiso medioambiental de la empresa.
• Constituye una evidencia de su respaldo, por parte de la alta dirección.
• Puede llegar a tener implicaciones en el negocio.
• Normalmente es un documento con un periodo de vigencia relativamente elevado.
• El comportamiento medioambiental de la empresa será juzgado en base a ella.
Por todo ello, la redacción de la polÃ−tica medioambiental de una empresa debe ser tratada con sumo
cuidado. AsÃ−, es aconsejable emplear el tiempo necesario para asegurar que dicha polÃ−tica constituya una
declaración exacta de los objetivos de la empresa y pueda constituir la base para el desarrollo de metas y del
programa de gestión medioambiental.
La polÃ−tica medioambiental debe basarse, en los resultados de al Revisión Medioambiental Inicial. Pero
además debe tener en cuenta otros factores importantes para asegurar que la polÃ−tica recoge y considera,
además de las necesidades e intereses de la empresa, las buenas prácticas medioambientales reconocidas,
asÃ− como otros códigos de conducta especÃ−ficos de su sector.
Entre los aspectos a tener en cuenta en el desarrollo de la polÃ−tica medioambiental se incluyen:
• Los resultados de la Revisión Medioambiental Inicial.
• Los puntos de vista, valores y convicciones de la empresa en temas tales como su relación con los
empleados, su entorno, y el público en general.
• La estrategia de negocio de la empresa y su Plan de Acción: elementos relacionados con la
dirección medioambiental, oportunidades, riesgos, planificación a medio y largo plazo, incluyendo
lÃ−mites internos y externos, y oportunidades relacionadas con sus capacidades y recursos.
• Cualquier declaración existente sobre aspectos medioambientales: declaración de misión y
valores, antiguas polÃ−ticas, declaraciones anteriores de compromiso en informes internos y
externos.
• Otras polÃ−ticas existentes: seguridad e higiene industrial, calidad.
• La opinión de los accionistas, empleados y otras partes interesadas.
• Legislación aplicable y otros requisitos.
• Norma de referencia del SGMA y los requisitos contenidos sobre la polÃ−tica medioambiental.
• Declaraciones generales existentes sobre principios de protección medioambiental: como los
procedentes del gobierno, organismos públicos o asociaciones industriales, que sean aplicables.
• Códigos de conducta o de buenas prácticas suscritos voluntariamente por la empresa.
• Ejemplos de otras declaraciones de PolÃ−tica Medioambiental, preferiblemente de empresas
similares.
• Ambito de aplicación de la polÃ−tica (instalaciones, departamentos, actividades en que es
aplicable).
• Condiciones locales o regionales especÃ−ficas.
4.3 El contenido de la polÃ−tica.
La polÃ−tica medioambiental debe definir claramente los aspectos medioambientales a considerar por la
empresa y debe estar adaptada a sus actividades, productos y/o servicios.
Muchas empresas incluyen en sus polÃ−ticas medioambientales aspectos de seguridad e higiene y de calidad
del medio ambiente en el interior de sus instalaciones.
A continuación, se recogen algunas ideas sobre el contenido y pautas a tener en cuenta en la redacción de la
polÃ−tica medioambiental. Estas ideas y pautas no deben tomarse al pie de la letra y siempre deberán ser
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adaptadas al contexto real de cada empresa:
• Principios generales:
• Determinar el alcance de responsabilidad medioambiental (cliente, proveedores, empleados, etc.).
• Asegurar el cumplimiento de la legislación.
• Proporcionar una base para la aplicación de requisitos y criterios de comportamiento
medioambiental internos.
• Establecer sistemas que aseguren el control de la situación medioambiental.
• Incluir el compromiso de mejora continua de la actuación medioambiental. La empresa debe
especificar el alcance de la mejora allÃ− donde sea posible, aunque no es necesario cuantificarlo en la
polÃ−tica. La publicación de las áreas seleccionadas y del alcance de la mejora puede ser
importante para dar credibilidad al compromiso.
• Establecer el compromiso de prevención de la contaminación.
• Desarrollar procedimientos para la evaluación del comportamiento medioambiental.
• Incluir el enfoque del ciclo de vida.
• Contribuir a la consecución de un desarrollo sostenible.
• Compromiso para el desarrollo, implantación y mantenimiento de un sistema de gestión
medioambiental.
• Proporcionar los recursos adecuados para la gestión medioambiental.
• Estrategia y planificación:
• Introducir consideraciones medioambientales en la polÃ−tica de inversiones.
• Minimizar los impactos medioambientales de proyectos y nuevas actividades mediante la aplicación
de procedimientos de gestión y evaluaciones de impacto ambiental.
• Objetivos especÃ−ficos de la polÃ−tica:
• Fomentar el uso de la mejor tecnologÃ−a y prácticas de gestión disponibles.
• Promover el desarrollo de la legislación y requisitos medioambientales apropiados.
• Producción más limpia.
• Reducir el consumo de recurso (materiales, agua, combustible y energÃ−a).
• Prevención de contaminación.
• Reducción o eliminación de emisiones (especÃ−ficas) al medio ambiente.
• Compromiso de recuperar y reciclar frene a eliminar, siempre que sea posible.
• Reducción del uso de sustancias peligrosas y utilización de sustitutos adecuados, cuando sea
posible.
• Reducción de embalaje.
• Cumplimiento:
• Cooperación con la administración.
• Cumplimiento de la legislación medioambiental en todas las áreas de operación.
• Cumplimiento de los requisitos propios más estrictos que los contenidos en la legislación aplicable.
• Cumplimiento de cualquier compromiso que la empresa haya contraÃ−do voluntariamente en su
calidad de miembro de, por ejemplo, una asociación empresarial, o compromisos establecidos en los
principios publicados por alguna otra agrupación industrial (por ejemplo: Carta de las empresas a
favor de un desarrollo sostenible, publicada por la Cámara de Comercio Internacional).
• Productos:
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• Considerar restricciones internacionales y requisitos de los clientes.
• Diseñar productos de tal forma que se minimicen sus efectos medioambientales durante la
producción, uso y eliminación.
• Considerar aspectos medioambientales durante el diseño y utilización de materiales de embalaje.
• Formación y comunicación:
• Sensibilizar, informar y formar a los empleados sobre los aspectos medioambientales relacionados
con su puesto de trabajo.
• Compartir experiencias en materia de medio ambiente.
• Informar a clientes y distribuidores sobre los aspectos medioambientales del uso, transporte,
almacenamiento y eliminación de los productos.
• Fomentar la existencia de un diálogo abierto con los empleados, clientes, accionistas y el público
sobre el comportamiento medioambiental.
• Estimular a los proveedores y contratistas a adoptar el SGMA.
• Protección de los empleados:
• Realizar las operaciones de tal forma que no se ponga en peligro la salud y seguridad de los
empleados.
4.4 Nivel de detalle.
Lo ideal es que la declaración de la polÃ−tica medioambiental sea breve, de tal manera que ocupe tan sólo
una o dos páginas, o un pequeño folleto. Esto facilitar su difusión al público, y a la vez aumenta la
probabilidad de que sea leÃ−do y comprendido.
Asimismo, es importante que esté escrita en un lenguaje comprensible para todas las partes interesadas, con
lo que se deben evitar términos técnicos o especializados.
Finalmente, el borrador de la polÃ−tica deberÃ−a ser revisado antes de su publicación. Por tratarse de la
fuerza motriz para la gestión del medio ambiente en la empresa, la Dirección debe asegurarse que la
polÃ−tica refleje objetivos medioambientales realistas, comparando las propuestas de mejora del
comportamiento medioambiental con las consideraciones y requisitos técnicos, financieros, operacionales y
empresariales. También puede ser útil que el borrador sea revisado por empleados de diferentes niveles
organizativos con el fin de asegurar que los mensajes de la polÃ−tica sean claros y entendibles por todos.
4.5 Publicación de la polÃ−tica medioambiental.
Es importante asegurarse que la polÃ−tica medioambiental sea ampliamente conocida y entendida por toda la
empresa y que los responsables de las diferentes áreas asuman el papel que le corresponde en su
implantación.
La publicación y distribución de la polÃ−tica representa para la Dirección una oportunidad para dar a
conocer las razones del desarrollo de una estrategia medioambiental y para explicar a los trabajadores como
será implantada en la empresa.
La publicación podrá ser:
• Publicación interna.
• Publicación externa.
15
4.5.1 Publicación interna.
La presentación interna de la polÃ−tica deberÃ−a preceder a su publicación externa. Esto proporcionará a
los trabajadores la oportunidad de familiarizarse con ella y la publicidad de aclarar los aspectos no entendidos.
Existen numerosas formas de llevar a cabo la presentación interna de la polÃ−tica, como:
• Distribuir una copia de la polÃ−tica, junto con una carta del máximo responsable de la empresa,
entre todos los empleados.
• Publicar la polÃ−tica en la revista o periódico de la empresa, junto con un artÃ−culo sobre como va
abordar la empresa en gestión medioambiental.
• Reproducir la polÃ−tica en formato de póster y colocar en todos los tablones anuncios.
• Incluir la polÃ−tica y sus implicaciones en las agendas de reuniones de la Dirección y de empleados.
Esto es importante para recoger comentarios.
• Incluir la polÃ−tica en los cursos de formación o de captación de nuevos empleados.
La presentación interna de la polÃ−tica, inevitablemente conllevará a que los empleados se pregunten
“como va a afectarme a mÃ− y a mi trabajo”. No debe perderse la oportunidad de establecer un diálogo con
los empleados acerca de los aspectos medioambientales.
Sus sugerencias y contribuciones sobre cómo alcanzar los objetivos de la polÃ−tica pueden ser la base para
su motivación y cooperación durante la implantación del SGMA.
4.5.2 Publicación externa.
La forma de publicar y difundir externamente la polÃ−tica medioambiental dependerá fundamentalmente
del tamaño y recursos de la empresa.
Como mÃ−nimo, se deberÃ−a repartir un folleto entre las partes interesadas, incluyendo las autoridades
ambientales, miembros de la comunidad, etc.
Muchas empresas también publican su polÃ−tica en su Informe Anual. Por supuesto, también es posible
contratar a una agencia publicitaria cuando esto constituya un beneficio y la empresa lo considere
conveniente.
4.6 Revisión y actualización de la polÃ−tica medioambiental.
En la mayorÃ−a de las empresas, la polÃ−tica medioambiental es un documento con un periodo de vigencia
relativamente largo, que permanece sin cambios durante dos, tres o más años.
Por último, es importante que la revisión de la polÃ−tica forme parte de la revisión del SGMA por la
Dirección, teniendo en cuenta el compromiso de mejora continua, y procediendo a las modificaciones
oportunas.
• FASE V: FORMACION Y EDUCACION.
La empresa deberá evaluar la conveniencia y necesidad de realizar actuaciones de formación y educación
ambiental para facilitar la implantación del SGMA.
Entre las necesidades de formación especÃ−ficas de un SGMA se puede incluir.
• Educación e información general a todos los niveles de la empresa sobre los problemas
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medioambientales relacionadas con las actividades, instalaciones, productos y servicios, y
divulgación del Compromiso y PolÃ−tica Ambiental suscrito por la Dirección.
• Formación especÃ−fica a responsables de distintas áreas para la elaboración de la
documentación de detalle.
• Formación especÃ−fica a los auditores internos para informar sobre la estructura del SGMA y para
formarles en técnicas de auditorÃ−as.
• FASE VI: ELABORACIÃ N DE LA DOCUMENTACION DEL SGMA.
Las actividades que se deben desarrollar en la Fase VI son:
• Elaboración del Manual de Gestión Medioambiental.
• Elaboración de los procedimientos.
• Identificación de los registros derivados de los procedimientos del SGMA.
• Elaboración de las instrucciones de trabajo, especificaciones y otros documentos.
• Identificación de los registros derivados de las instrucciones, especificaciones y otros documentos.
Dada las caracterÃ−sticas de la documentación a desarrollar en esta fase, es recomendable que, en la medida
de lo posible, sea elaborada por personal de la propia empresa.
• Manual de Gestión Medioambiental.
El manual de gestión medioambiental constituye el documento básico del SGMA aunque no es
imprescindible que sea un compendio de todos los documentos medioambientales relevantes de la
organización.
En general, se considera un documento resumen que proporciona una visión de conjunto del SGMA y una
base para la coordinación y el control de las actividades de gestión medioambiental a través de la
organización.
En el Manual de Gestión Medioambiental se realiza una descripción de:
• Los principios e intenciones generales.
• Los elementos clave de la organización y las responsabilidades.
• El funcionamiento general del SGMA en el conjunto del sistema de gestión.
• La aplicación concreta a la empresa de los distintos requisitos de la norma, utilizada como
referencia, del SGMA.
• Elaboración.
La elaboración del manual de gestión medioambiental correrá a cargo de la persona designada por la
dirección para tal fin.
Una vez redactado el manual, el autor se encargará de recoger e incluir los comentarios o modificaciones
pertinentes.
A continuación se recoge un Ã−ndice orientativo de aquellos aspectos que puede incluir un Manual de
Gestión Medioambiental:
• Descripción de la empresa.
• PolÃ−tica Medioambiental (incluye como Anexo la PolÃ−tica Medioambiental de la CompañÃ−a).
• Aspectos Medioambientales (identificación y evaluación de los efectos derivados de los procesos,
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productos, actividades y servicios de la empresa, en condiciones normales y anómalas, derivados de
accidentes e incidentes, de actividades históricas y de nuevos proyectos o desarrollos).
• Requisitos legales y otros requisitos.
• Objetivos y metas medioambientales.
• Programa de Gestión Medioambiental.
• Estructura y responsabilidades.
• Formación, sensibilización y competencia profesional.
• Comunicación (externa, interna y elaboración del Informe Medioambiental).
• Documentación de la Gestión Medioambiental.
• Control de la documentación.
• Control operacional.
• Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
• Seguimiento y medición.
• No conformidades, acciones preventivas y correctivas.
• Registros de la Gestión Medioambiental.
• AuditorÃ−as del Sistema de Gestión Medioambiental.
• Revisión del Sistema de Gestión Medioambiental.
• Aprobación.
El autor, asimismo, se encargará de enviar el manual de gestión medioambiental a la dirección para su
aprobación (mediante firma).
• Revisión
El autor puede encargarse de las sucesivas revisiones del Manual de Gestión Medioambiental, que siempre
deberán ser aprobadas por la dirección...
• Procedimientos e Instrucciones.
La distinción entre procedimientos e instrucciones se realiza, en la práctica común, considerando que los
procedimientos proporcionan disposiciones para áreas de actividades determinadas. Las tareas individuales
que se deben realizar en tales áreas se detallan (cuando es necesario) en las instrucciones de trabajo.
No existe un único diseño de procedimiento operativos o de instrucciones de trabajo. Sin embargo, hay
varios elementos que se pueden incluir en cualquier documentación. Estos incluyen tÃ−tulo del documento,
su número, una firma que indique que el documento ha sido autorizado, el nivel de revisión, nombre de la
empresa y un esquema de numeración de páginas.
Una vez que se identifica la necesidad de elaborar un procedimiento o instrucción de trabajo escrito, su
realización deberÃ−a ser planteada cuidadosamente, identificando los pasos en la elaboración de
procedimientos (que también pueden aplicarse a las instrucciones de trabajo). Los pasos a seguir se detallan
en la siguiente tabla.
Pasos
Revisar prácticas actuales.
Acciones.
Discutir con operadores, revisar documentos
existentes.
Analizar prácticas actuales.
Desarrollar el borrador del procedimiento.
Publicar el borrador para su comentario.
Determinar si son satisfactorias o si se necesita alguna
corrección.
Dar un formato: ¿Qué?, ¿ Por qué?,
¿Quién?, ¿Como?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?.
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Revisar comentarios y corregir.
Proporcionar al personal involucrado, incluyendo
operadores.
Distribuir para su aceptación.
Incorporar cambios aplicables.
Obtener aprobación.
Al personal involucrado.
Distribuir para su uso.
De la persona responsable y de la dirección.
Ejecutar.
A aquellos que lo necesiten.
Controlar y revisar.
Incluyendo formación para familiarizarse a los
operadores.
Tras un perÃ−odo, realizar una auditorÃ−a y
examinar la efectividad.
Recomendaciones a tener en cuenta en la elaboración de procedimientos e instrucciones:
• Involucre aquellos que desempeñen actividades en la producción.
• Asegúrese de que las instrucciones son exactas y realistas, que contienen criterios claros a seguir
cuando se requiera, y que son suficientemente flexibles.
• Sea preciso y evite las ambigüedades, una buena prueba consiste en revisar si las instrucciones
pueden convertirse fácilmente en preguntas (por ejemplo: “El Director Medioambiental es
responsable de...” en “¿Quién es responsable de... ?”).
• Busque la claridad y la facilidad de uso mediante:
• La descripción de las principales etapas de la actividad o tarea en una secuencia lógica.
• El uso de palabras y expresiones simples en lugar de complejas.
• La utilización de la voz directa en lugar de pasiva (“Calibrar el metro mediante...”)en lugar de “ El
metro es calibrado mediante...”).
• La puntuación eficaz, evitando frases largas y párrafos.
• El mantenimiento de una consistencia en el formato y el estilo, en y entre los distintos documentos.
• Procedimientos.
Los procedimientos describen un proceso en particular, generalmente llevado a cabo por una serie de gente
diferente. Describe el cómo, donde, quién, por qué y con qué equipamiento se llevará a cabo el
cumplimiento de un proceso formado por una serie de tareas relacionadas con él.
Es recomendable que todos los procedimientos tengan el mismo formato base o Ã−ndice de contenidos.
Los principales temas a cubrir por un procedimiento son.
• Objeto.
En el objeto se define de forma clara y concisa la intención del documento.
• Alcance.
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En el alcance se define de forma precisa la actividad, el departamento/sección y/o los puestos de trabajo
afectados por el documento.
• Responsabilidades.
El capÃ−tulo de responsabilidades permite definir y detallar las responsabilidades de los puestos de trabajo
afectados por el procedimiento.
Es importante asignar responsabilidades a cargos, o nombres de puestos de trabajo, en lugar de personas
fÃ−sicas, pues de esta forma el procedimiento no tendrá que ser actualizado si la persona que desempeña
la tarea cambia.
• Procedimiento.
En el procedimiento se detallan las acciones del personal implicado en la actividad o proceso. En este
capÃ−tulo se identificará siempre que sea posible el qué, quién realizará, cómo y cuándo.
• Definiciones.
En este apartado se incluyen las definiciones de las palabras o acciones que no sean conocidas universalmente
o que dentro del procedimiento puedan tener una interpretación especÃ−fica.
• Referencias.
Este capÃ−tulo es útil para citar otros documentos que permiten ascender hasta el capÃ−tulo del manual de
gestión medioambiental donde está reflejada la exigencia que se pretende documentar. También puede
incluir aquellos documentos a los que se haga referencia a lo largo del procedimiento y aquellos que, a criterio
del autor, puedan resultar de interés.
• Documentación.
Donde se listarán cualesquiera de los anexos a los que se haga referencia dentro del procedimiento y que van
unidos a éste.
• Cuestiones de auditorÃ−a.
Esta sección es opcional y puede incluir una lista de comprobación para ser utilizada internamente a fin de
confirmar la utilización efectiva del procedimiento.
Una vez identificada la necesidad de elaborar un procedimiento, la dirección autoriza su redacción y
designa a un autor o escritor del procedimiento.
El autor del procedimiento es responsable de:
• La redacción del procedimiento con la participación de los expertos que precise.
• El análisis y la discusión de los comentarios aportados por las personas afectadas.
La dirección autoriza con su firma el contenido y la puesta en práctica del procedimiento.
El representante o coordinador medioambiental de la empresa será el responsable de distribuir los
procedimientos y sus revisiones.
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• Instrucciones.
Las instrucciones de trabajo describen los pasos a seguir para realizar una determinada tarea, que
normalmente es, desarrollada por un individuo. Generalmente son un complemento de los procedimientos, o
de las normas de operación.
Las instrucciones, asimismo, son los documentos en los que se identifican operaciones que cambian
frecuentemente, y en dónde se recogen variaciones no permanentes de los procesos o actividades.
Un formato base o Ã−ndice de contenidos orientativo para las instrucciones de trabajo incluirá:
• Objeto.
Definiciones de forma clara y concisa la intención del documento.
• Alcance.
Definiciones el ámbito de aplicación y las personas afectadas.
• Instrucción.
Detalla las acciones a realizar.
• Distribución.
Enumera los puestos de trabajo y/o las personas a las que se distribuye el documento.
Normalmente, suelen ser los responsables de una determinada área o sección quienes identifican la
necesidad de una instrucción.
Cada empresa deberá definir la sistemática que considere adecuada para la escritura, aprobación y
distribución de instrucciones.
No tiene mucho valor poseer instrucciones escritas si, por ejemplo, no está claro a qué se aplican, no son
revisadas o aprobadas antes de ser usadas, no están disponibles para aquellos que las necesitan o no están
actualizadas cuando el tema que tratan cambia con el tiempo.
• Especificaciones de productos y materiales.
Las especificaciones son documentos en los que se establecen las caracterÃ−sticas de los productos, servicios
y residuos, objeto de intercambio entre los distintos clientes/proveedores externos/internos o de los equipos y
aparatos utilizados.
Las especificaciones deben recoger las caracterÃ−sticas o identificación del objeto de la especificación y
detallar los valores y las caracterÃ−sticas de aceptación o rechazo.
• Otros documentos.
• Planes de fabricación.
Son documentos en los que se describen los medios de fabricación/producción, trasvase, control, las
cantidades de los productos de entrada y salida y sus tolerancias para todos los procesos de fabricación, que
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tienen influencia en el comportamiento medioambiental de la empresa.
• Planes de control.
En ellos se describen las variables de control más relevantes de los procesos que afectan al medio ambiente,
la frecuencia de medida, el método de ensayo, el registro de sus valores y el responsable de escritura.
• Diagramas de procesos y planos de las instalaciones.
Documentos gráficos donde se describen los elementos de fabricación y control más relevantes de los
procesos e instalaciones.
• Registros.
Los procedimientos para la identificación, conservación y eliminación de los registros, deberÃ−an
enfocarse hacia aquellos registros necesarios para la implantación y funcionamiento del sistema de gestión
medioambiental y para registrar los resultados obtenidos.
Normalmente los documentos del sistema contendrán referencias sobre los requisitos de registro de
resultados asociados.
Entre los registros medioambientales se pueden incluir:
• Información sobre la legislación medioambiental aplicable u otros requisitos.
• Registros de quejas.
• Registros de formación.
• Información sobre el proceso productivo.
• Información sobre los productos.
• Registros de inspección, mantenimiento y calibración.
• Información pertinente sobre los contratistas y proveedores.
• Registros de incidentes.
• Información sobre la preparación y la reacción en caso de emergencia.
• Registro sobre aspectos-efectos medioambientales significativos.
• Incidencias de no cumplimiento, acciones correctoras tomadas y sus resultados.
• Resultado de auditorÃ−as.
• Revisiones de la dirección.
Los registros de gestión medioambiental estarán identificados claramente, de forma que se pueda conocer
fácilmente a que se refiere la información que contienen.
La estructura de los registros y el tiempo durante el cual se deben ser guardados, se tendrá que considerar
con sumo cuidado.
Algunas recomendaciones a tener en cuenta son:
• Las mediciones en continuo pueden generar gran cantidad de datos, el uso que se haga de estos datos
determinará los detalles de su registro. Los datos rutinarios de control operacional no tendrán por
qué ser guardados durante mucho tiempo.
• Los registros relacionados con el cumplimiento de requisitos contenidos en la legislación
medioambiental aplicable (como por ejemplo: autocontroles de emisiones atmosféricas, registro de
residuos peligrosos, documentos de seguimiento y gestión de residuos peligrosos, autocontroles de
vertidos efluentes lÃ−quidos, etc.) deberán ser guardados como mÃ−nimo el periodo de tiempo
22
especificado en la legislación.
El acceso de las partes interesadas, tanto internas como externas a la empresa, a los registros del SGMA
deberÃ−a especificarse en la documentación del sistema.
• FASE VII: VERIFICACION DE LA DOCUMENTACION DEL SGMA.
Una vez se haya redactado y aprobado toda la documentación del SGMA conviene proceder a una
verificación para.
• Comprobar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Norma de referencia.
• Comprobar el cumplimiento de las obligaciones materiales y formales establecidos en la normativa
medioambiental aplicable.
• Evaluar la coherencia de la documentación.
• Valorar la operatividad y eficacia del Sistema.
• Requisitos indispensables que la documentación del SGMA, debe cumplir.
Conviene que toda la documentación esté fechada (sin olvidar las fechas de revisión), sea fácil de
identificar, esté organizada y se conserve durante un tiempo determinado. Se recomienda que la
organización se asegure que.
• Los documentos incluyen el nombre de la organización, del departamento, de la función, de la
actividad, y de la persona de contacto adecuada.
• Los documentos se revisen y sean aprobados por el personal autorizado antes de su publicación.
• Las versiones aprobadas y actualizadas de los documentos correspondientes estén disponibles en
cualquier punto en el que se realicen operaciones esenciales para el funcionamiento del sistema.
• Los documentos se pueden utilizar en cualquier medio y son útiles y fácilmente comprensibles.
• FASE VIII: IMPLANTACION DEL SGMA.
La fase de implantación del SGMA consiste en:
• Implantación efectiva de las pautas de comportamiento y actuación descritas en los documentos del
SGMA elaborados.
• Dejar constancia de cómo se está efectuando la implantación, es decir cumplimentar los registros.
Para implantar de forma correcta el SGMA se debe seguir las pautas enumeradas a continuación:
• PolÃ−tica medioambiental.
Habrá que asegurarse que la PolÃ−tica está elaborada e implantada, y que es revisada periódicamente.
• Aspectos medioambientales.
Los aspectos-efectos medioambientales significativos deben haber sido identificados, evaluados y registrados.
• Requisitos legales y otros requisitos.
Hay que comprobar que los requisitos contenidos en la legislación medioambiental aplicable están
identificados y registrados.
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También hay que comprobar que otros requisitos medioambientales de clientes y accionistas han quedado
identificados y registrados.
• Objetivos y metas medioambientales.
Deben establecerse y comunicarse los objetivos medioambientales y sus correspondientes metas.
• Programa de gestión medioambiental.
Debe establecerse el programa de gestión medioambiental.
• Estructura y responsabilidades.
Deben estar bien definidas cual es la organización y la responsabilidad, la autoridad y las interrelaciones del
personal clave que gestiona, realiza y controla las actividades con repercusión en comportamiento
medioambiental de la empresa.
• Formación, sensibilización y competencia de personal.
Deben quedar identificadas cuales son las necesidades de formación y suministrar dicha formación.
• Comunicación.
• Comunicación interna.
Debe quedar establecida una comunicación interna, con los empleados, sobre los diferentes aspectos
medioambientales relacionados con los procesos productivos, instalaciones, actividades, productos y
servicios, asÃ− como la canalización y atención de quejas, sugerencias y demandas de información que se
pueden plantear.
• Comunicación externa.
Deben quedar establecidos los canales adecuados para la recepción, documentación y respuesta a las
demandas de información quejas y denuncias planteadas por las partes interesadas, en relación con el
comportamiento medioambiental de la empresa.
• Documentación.
Deben estar establecidos los documentos del sistema y del proceso de escritura, aprobación, autorización y
revisión.
• Control de la documentación.
La Identificación, conservación, archivo, distribución y retirada de los documentos del sistema debe ser la
adecuada.
• Control operacional.
Debe regularse el desarrollo, en condiciones controladas de los procesos y actividades. Seguidamente se
enumeran algunas de estas actividades que deben quedar controladas:
• Gestión de compras.
24
• Contratas.
• Homologación de proveedores.
• Recepción de materias primas, materiales auxiliares y productos.
• Almacenamiento, manipulación, mantenimiento y utilización de materias primas, materias
auxiliares y productos diversos.
• Procesos productivos.
• Procesos e instalaciones auxiliares.
• Almacenamiento, manipulación, conservación y entrega del producto final.
• Mantenimiento.
• Gestión interna de ruidos.
• Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
La identificación y respuesta a accidentes potenciales y situaciones de emergencia deben estar regulados. Se
debe prevenir y reducir los impactos medioambientales asociados.
• Seguimiento y medición.
Se debe realizar:
• Inspección y ensayo de materias primas, materias auxiliares y productos diversos.
• Inspección y ensayo de los procesos productivos.
• Inspección y ensayo de procesos e instalaciones auxiliares.
• Inspección y ensayo del producto final.
• Controlar el consumo de agua, materias primas y materias auxiliares.
• Muestreo y análisis de efluentes lÃ−quidos y vertidos.
• Muestreo y análisis de emisiones atmosféricas.
• Muestreo y análisis de residuos.
• Calibración y mantenimiento de equipos de medida.
• No conformidad, acción correctora y acción preventiva.
Se deben identificar, controlar e investigar las no conformidades y la puesta en marcha de acciones para
reducir sus impactos potenciales y eliminar las causas.
• Registros.
La Identificación, conservación y eliminación de los registros del sistema debe ser la adecuada.
• AuditorÃ−as medioambientales.
Se debe establecer un Programa de auditorÃ−as medioambientales.
• Revisión por la Dirección.
Algo imprescindible es realizar cada cierto tiempo el proceso de revisión del SGMA por parte de la
Dirección.
• FASE IX: AUDITORIA DE VERIFICACIÃ N DE LA IMPLANTACIÃ N DEL SGMA.
Una vez se haya implantado de manera efectiva el Sistema, se procederá a realizar la auditorÃ−a de
verificación, de la implantación del Sistema, previa a la certificación (independientemente de que la
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empresa tenga previsto someterse a dicho trámite en breve plazo).
Esta auditorÃ−a tiene como objetivos principales:
• Verificar que el Sistema de Gestión Medioambiental, tal y como está descrito en el Manual y en el
resto de la documentación que lo soporta, está efectivamente implantado.
• Evaluar la capacidad del Sistema para alcanzar los objetivos medioambientales fijados por la
Dirección.
En el alcance de esta auditorÃ−a se incluyen todos los procesos, actividades, instalaciones y funciones
integrados en el Sistema de Gestión Medioambiental.
El Auditor debe verificar que el SGMA cumple las pautas que se han enumerado en el apartado anterior.
• FASE X: OBTENCIÃ N DEL CERTIFICADO/REGISTRO.
En caso de que la empresa desee obtener el certificado/registro del SGMA por alguno de los sistemas
existentes, deberá efectuar los trámites necesarios en la entidad de certificación correspondiente.
BIBLIOGRAFIA.
• CURSO DE AUDITORIA Y GESTION MEDIOAMBIENTAL.
• NORMA UNE-EN-ISO-14001.
• AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION MEDIOAMBIENTAL. ISO 14000. Autor: Gregory P.
Johnson.
Trabajo fin de curso: Sistema de Aseguramiento de la Calidad según la ISO 9001/2000
PÔGINA 7
TRABAJO FIN DE CURSO.
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD según LA
ISO 9001/2000.
ELABORACION E IMPLANTACION DE UN SGMA según
LA ISO 14001.
•
26