procedimiento del egreso un bien de larga duración y sujeto a

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DEL EGRESO UN BIEN
DE LARGA DURACIÓN Y SUJETO A
CONTROL Y DE CONSUMO CORRIENTE.
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PROCEDIMIENTO DEL EGRESO UN BIEN DE LARGA DURACIÓN Y SUJETO A
CONTROL Y DE CONSUMO CORRIENTE.
1. OBJETIVO
Realiza en egreso de los bienes de larga duración y sujetos a control y/o de consumo
corriente según lo estipula ley vigente de la administración de bienes públicos etc.
2. ALCANCE
Inicia con el control de la documentación entregada por el interesado para emitir el egreso
de bodega del sistema y finaliza hasta que se entrega el bien al Usuario.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES.
ROLES Y RESPONSABILIDADES.
Rol.
Responsabilidad.
Responsable de la Unidad Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades
que tienen relación con la provisión, custodia y mantenimiento
de Bienes
Control de Activos
Asistente de Activos,
Asistente Administrativo
de los bienes de la institución, informar por escrito sobre los
bienes que se hubieren vuelto inservibles, obsoletos y dejados de
usar.
Coordinación del proceso inicial para el egreso de los bienes que
ya no prestan utilidad a la institución.
Participar en los trámites de remate, venta directa,
donación o bajas, realizar el detalle de los bienes
inservibles, obsoletos.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
1 TIC
2 GAD-I
3 POA
4 BDD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 BIENES.
DEFINICIÓN
Tecnología de la Información y Comunicación
Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra
Plan Operativo Anual
Base de Datos
DEFINICIÓN
Objetos físicos sobre los que se pueden establecer derechos
de propiedad y cuya titularidad puede transferirse entre
sectores de actividad, mediante transacciones realizadas en
los mercados, para satisfacer necesidades de la comunidad,
y que pueden venderse o comprarse muchas veces; siendo
ésta una característica muy particular que los diferencia de
los servicios.
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PROCEDIMIENTO DEL EGRESO UN BIEN DE LARGA DURACIÓN Y
SUJETO A CONTROL Y DE CONSUMO CORRIENTE.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo del Egreso de Bienes de Larga Duración y Sujetos a Control
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
CONTROL DE ACTIVOS
DIRECCIONES Y/O
UNIDADES
Fase
INICIO
Responsable del
retiro del bien
1.Entregar
documentación para el
retiro del bien de bodega
Responsable unidad de
bienes/Encargado
control de activos/
Asistente administrativo.
2. Verificar el pedido de
bienes enviado por la
dirección interesada.
D1
Responsable unidad de bienes/
Encargado de control de activos/
Asistente administrativo.
3. ¿Existe
disponibilida Si 5. Registrar transferencia en el
sistema, imprimir y legalizar.
d del bien?
(original a beneficiario, copia
archivo)
S1
No
S6
D2
Responsable unidad de
bienes/Encargado de
control de activos/
Asistente administrativo.
4. Sugerir la compra o
informar posible fecha de
llegada de los bienes
Asistente de bodega
6. Entregar el bien
según traspaso.
Control de activos.,
Asistente
7. Archivar la
documentación del
tramite.
Guardia
8. Solicitar orden de egreso
de bienes A conductor o
responsable del retiro del
bien.y anotar en registro
los datos de egreso. D3
Encargado de control de
activos/Bodegas
9. Emitir informe mensual
de los ingresos, egresos,
inclusión, exclusión del
seguro, etc.
D4
Responsable Unidad de
Administración de Bienes
10. Conciliar los datos del
sistema Olympo y el
informe, emitir informe a
Director Administrativo.
FIN
D5
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PROCEDIMIENTO DEL EGRESO UN BIEN
DE LARGA DURACIÓN Y SUJETO A
CONTROL Y DE CONSUMO CORRIENTE.
Documentos.
D1: memo con características del bien
a ser retirado de bodega en caso de ser
para uso de la municipalidad y la
copia de cedula de identidad del
representante de la comunidad
beneficiaria.
D2: Registro de Egreso de bienes e
insumos
D3: Registros del guardia del egreso
de bienes de las bodegas.
D4: Informe mensual
D5:Informe General
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Sistemas:
S1: Sistema Documental Quipux (Memo de
solicitud de entrega de bienes e insumos)
S6: Olympo
insumos
(modulo de egreso de bienes e
5.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1
ENTREGAR DOCUMENTACIÓN
PARA EL RETIRO DEL BIEN DE
BODEGA
2
3
4
5
VERIFICAR EL PEDIDO DE
BIENES ENVIADO POR LA
DIRECCIÓN INTERESADA.
¿EXISTE DISPONIBILIDAD DEL
BIEN?
DESCRIPCIÓN
El responsable del retiro de un bien de larga
duración y/o sujeto a control puede es un
cliente interno (servidor, trabajador, contrato,
servicios), que cuente con la autorización de
la dirección administrativa, de acuerdo a
convenio o PAC.
En bodega de activos se verifica la solicitud y
la disponibilidad de los mismos.
RESPONSABLE
Responsable del retiro
del bien
Responsable de la
unidad de bienes/
Control de activos.
Si existe disponibilidad del bienes
Continuar con la actividad 5
SUGERIR LA COMPRA O
INFORMAR POSIBLE FECHA
DE LLEGADA DE LOS BIENES
Si no existe disponibilidad del bienes
Continuar con la actividad 4
Verificar las posibles fechas de recepción de
bienes y comunicar a solicitante, sugerir la
compra si cuenta con partida presupuestaria.
Regresar a la actividad Nº1
REGISTRAR TRANSFERENCIA
EN EL SISTEMA, IMPRIMIR Y
LEGALIZAR.
(ORIGINAL A
BENEFICIARIO,COPIA
ARCHIVO)
Con los datos receptados en la documentación
del solicitante, registrar el traspaso en el
sistema Olympo, imprimir el detalle de los
bienes a ser retirados. Firmar el traspaso el
custodio, control de Activos, director
administrativo.
Responsable de la
unidad de bienes/
control de activos.
Control de activos.
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PROCEDIMIENTO DEL EGRESO UN BIEN
DE LARGA DURACIÓN Y SUJETO A
CONTROL Y DE CONSUMO CORRIENTE.
ENTREGAR EL BIEN
SEGÚNTRASPASO.
6
ARCHIVAR LA
DOCUMENTACIÓN DEL
TRÁMITE
7
8
9
10
SOLICITAR ORDEN DE
EGRESO DE BIENESA
CONDUCTOR O RESPONSABLE
DEL RETIRO DEL BIEN Y
ANOTAR EN REGISTRO LOS
DAOS DE EGRESO.
EMITIR INFORME MENSUAL
DE LOS INGRESOS, EGRESOS,
INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL
SEGURO, ETC.DE LOS BIEN(ES)
CONCILIAR LOS DATOS DEL
SISTEMA OLYMPO Y EL
INFORME, EMITIR INFORME
GENERAL A DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
FIN
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Asistente de bodega de acuerdo al traspaso
procede a entregar los bienes.
Archivo de la documentación, como sustento
del registro.
Guarida verifica que lo que se esta retirando
se encuentra detallado en la orden de egreso
de bodega y anota en su registro los datos.
Cada emite un informe de los ingresos de
bienes, egresos de bienes inclusión a seguro
exclusión de seguro etc., de bienes a
responsable de la unidad de administración de
talento humano.
Responsable de la unidad de administración
de bienes concilia la información del sistema
Quipux con el informe emitido por el
encargado del control de activos y general un
informe general que se envía al director
General para su conocimiento.
Asistente de bodega
Control de activos.,
Asistente de bodega
Guardia
Encargado de control de
activos/Bodegas
Responsable de la
Unidad de
Administración de
Bienes
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5.2 DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo del Egreso de Bienes de Consumo Corriente
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
CONTROL DE ACTIVOS
UNIDADA DE CONTRATACION
PUBLICA
DIRECCIÓN
DIRECCIONES Y/O
ADMINISTRATIVA
UNIDADES
Fase
INICIO
Directores
1. Solicitar bienes
de consumo
corriente a Director
Administrativo
S1
D1
Director Administrativo
2. Analiza el pedido de
bienes de consumo
corriente y autoriza o
niega la entrega.
S1
D1
Asistente de
Contratación Pública
5. Informar las posibles
fechas de llegada de
los bienes e insumos a
solicitante
No
Asistente de
Contratación Pública
3. Verifica en el sistema
Olympo la disponibilidad
de los bines de consumo
corriente solicitados
S6
D2
Responsable administración
unidad de bienes.
8. Verificar el pedido de bienes
de consumo corriente enviado
por la dirección interesada y
Asignar códigos a bienes
solicitados
4. ¿Existe
disponibilidad
del bien de
consumo
corriente?
Si
Asistente de
Contratación Pública
6. Emitir la orden de
salida de bodega del
bien de consumo
corriente a interesado
Responsable
del retiro del bien
7. Entregar
documentación para el
retiro del Bien de bodega
S6
Responsable unidad de bienes/
Encargado de control de activos/
Asistente administrativo.
S6
D2
Asistente de bodega
10. Entregar el
bien(es) según
egreso
9. Registrar el egreso en el sistema,
imprimir y legalizar el egreso de
bienes (original a beneficiario, copia
contabilidad y archivo)
S6
D3
Encargado de
Suministros
11. Archivar la
documentación del
tramite.
Encargado control de
activos/Bodegas
12. Emitir informe mensual
de los ingresos, egresos,
inclusión exclusión del
seguro, etc.De los bien(es) D6
Responsable Unidad de
Administración de Bienes
13. Conciliar los datos del
sistema Olympo y el informe,
emitir informe general a
Director Administrativo.
S1
D4,D5
FIN
D7
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PROCEDIMIENTO DEL EGRESO UN BIEN
DE LARGA DURACIÓN Y SUJETO A
CONTROL Y DE CONSUMO CORRIENTE.
Documentos.
D1: Memo de solicitud de Bienes de consumo
corriente.
D2:Disponibilidad de Bienes de consumo
Corriente
D3: Memo con características del bien a ser
retirado de bodega en caso de ser para uso de la
municipalidad
D4: Egreso de bienes e insumos
D5: Acta _Entrega de bienes
D6: Informe mensual
D7: Informe General
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Sistemas:
S1: Quipux (Memo de solicitud de
entrega de bienes e insumos)
S6: Olympo (modulo de egreso de
bienes e insumos)
6.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
SOLICITAR BIENES DE
CONSUMO CORRIENTE A
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
Solicitar bienes de consumo corriente a
director administrativo
Directores
2
ANALIZA EL PEDIDO DE
BIENES DE CONSUMO
CORRIENTE Y AUTORIZA O
NIEGA ENTREGA.
Analiza el pedido de bienes de consumo
corriente y sumilla a la unidad de bienes para
control previo.
3
VERIFICA EN EL SISTEMA
OLYMPO LA DISPONIBILIDAD
DE LOS BINES DE CONSUMO
CORRIENTE SOLICITADOS
Verifica en el sistema olympo la
disponibilidad de los bines de consumo
corriente solicitados, y determina la
razonabilidad de las cantidades solicitadas.
¿EXISTE DISPONIBILIDAD DEL
BIEN DE CONSUMO
CORRIENTE?
Si existe disponibilidad de los bienes
Continuar con la actividad 6
Si no existe disponibilidad de bienes
Continuar con la actividad 5
Verificar las posibles fechas de disponibilidad
de los bienes solicitados comunicar al
solicitante, o sugerir la compra si cuenta con
partida presupuestaria.
Regresar a la actividad Nº1
4
5
6
INFORMAR LAS POSIBLES
FECHAS DE LLEGADA DE LOS
BIENES E INSUMOS
SOLICITADOS
EMITIR LA ORDEN DE SALIDA
DE BODEGA DEL BIEN DE
CONSUMO CORRIENTE A
Emitir la orden de salida de bodega del bien
de consumo corriente a interesado
Director Administrativo
Asistente de
Contratación Pública
Asistente de
Contratación Pública
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INTERESADO
7
8
9
ENTREGAR DOCUMENTACIÓN
PARA EL RETIRO DEL BIEN DE
BODEGA
VERIFICAR EL PEDIDO DE
BIENES DE CONSUMO
CORRIENTE ENVIADO POR LA
DIRECCIÓN INTERESADA Y
ASIGNAR CODIGOS A BIENES
SOLICITADOS
REGISTRAR EL EGRESO EN EL
SISTEMA, IMPRIMIR Y
LEGALIZAR EL EGRESO DE
BIENES
(ORIGINAL A BENEFICIARIO,
COPIA CONTABILIDAD Y
ARCHIVO)
Entregar documentación para el retiro del
bien de bodega
Responsable del retiro
del bien
Asignar códigos en el detalle de bienes
solicitados, cantidades
y reasigna a
Suministros para la entrega.
Responsable de la
unidad de bienes
Registrar el egreso en el sistema, detallar los
bienes a entregar, imprimir, legalizar.
Suministros
Entregar el
bien(es) según datos del
comprobante de egreso.
Suministros
10
ENTREGAR EL BIEN(ES)
SEGÚNEGRESO.
11
ARCHIVAR LA
DOCUMENTACION
Suministros
12
EMITIR INFORME MENSUAL
DE LOS INGRESOS, EGRESOS,
INCLUSIÓN EXCLUSIÓN DEL
SEGURO, ETC.DE LOS BIEN(ES)
13
REVISAR LOS DATOS DEL
SISTEMA OLYMPO EMITIR
INFORME GENERAL A
DIRECTOR ADMINISTRATIVO.
Archivo de la documentación, como sustento
del registro.
Los primeros días de cada mes entregar las
copias de los egresos registrados en el
sistema OLYMPO en el mes inmediatamente
anterior.
Conciliar y revisar datos del sistema olympo
y, emitir informe general de las bodegas del
Ex cuartel Militar y Alpachacaa ladirección
administrativa, adjuntando copias de los
egresos de Bodega registrados y legalizados.
FIN
Suministros
Responsable de la
Unidad de
Administración de
Bienes
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DE LARGA DURACIÓN Y SUJETO A
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7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
Título del Documento
N°
Constitución de la República del Ecuador.
Ley Orgánica de la contraloría general del estado.
Ley orgánica del sistema de contratación pública.
Normas técnicas de control interno.
Reglamento para el control de bienes no considerados activos fijos.
Manual de administración y control de los activos fijos del sector público.
Reglamento general sustitutivo de administración de bienes del sector público.
N°
1
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
8 FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Egreso de bienes de larga duración y sujetos a control
D1: memo con características del bien a ser retirado de bodega en caso de ser para
uso de la municipalidad y la copia de cedula de identidad del representante de la
comunidad beneficiaria.
D2: Egreso de bienes e insumos
D3: Informe mensual
D4: Informe General
Egreso de bienes de consumo corriente
D1: Memo de solicitud de Bienes de consumo corriente.
D2: Disponibilidad de Bienes de consumo Corriente
D3: Memo con características del bien a ser retirado de bodega en caso de ser para
uso de la municipalidad
D4: Egreso de bienes e insumos
D5: Acta _Entrega de bienes
D6: Informe mensual
D7: Informe General
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DE LARGA DURACIÓN Y SUJETO A
CONTROL Y DE CONSUMO CORRIENTE.
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9 ANEXOS
N/A
10 HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Nataly Molina-NatalyCulqui
Fecha: 14/12/2012
Revisó: Ing. Sandra Paredes
Fecha:
Firma
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