Instructivo para reporte de licencias de maternidad, de paternidad y

INSTRUCTIVO
REPORTE DE NOVEDADES GENERADAS
POR LICENCIAS E INCAPACIDADES
FECHA: SEPTIEMBRE 24 DE 2012
VERSIÓN: 02
MACROPROCESO: ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CODIGO: AF-IN-333
PAGINA: 1 DE 3
PROCESO: GESTIÓN HUMANA
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para el reporte de novedades generadas por licencias de
maternidad y paternidad e incapacidades por enfermedad general, accidentes de trabajo o
enfermedad laboral, otorgadas por las EPS y la ARL.
2. ALCANCE
Aplica para el personal vinculado a la Universidad con contrato laboral y contrato de
aprendizaje.
3. DEFINICIONES

Incapacidad: es el estado de inhabilidad física o mental del trabajador, que le impide
desempeñar en forma temporal su cargo.

Accidente de trabajo: es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional, o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Enfermedad Profesional: es todo estado patológico que sobrevenga como
consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del
medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes
físicos, químicos o biológicos.

Licencia de maternidad: es el período remunerado de catorce (14) semanas que se
concede a la empleada por el nacimiento de su hijo.

Licencia de paternidad: es el período remunerado de ocho (8) días hábiles, que se
concede al empleado para acompañar a la cónyuge o compañera permanente, en los
primeros días del nacimiento de su hijo, previo el cumplimiento de los requisitos
legales.
4. GENERALIDADES
Las incapacidades y licencias particulares deben ser validadas ante la EPS a la cual está
afiliado el empleado; la Universidad sólo reconoce incapacidades y licencias que sean
expedidas por la correspondiente EPS a la cual está afiliado el empleado.
En los períodos de incapacidad y de licencia se excluye el aporte a riesgos laborales del
empleado.
REVISÓ:
NOMBRE: DORA ALBA GOMEZ GIRALDO
CARGO: JEFE DE GESTIÓN HUMANA
APROBÓ:
NOMBRE: CLAUDIA MARÍA MEJÍA MONTOYA
CARGO: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
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Con el fin de procurar la recuperación integral del empleado, el jefe inmediato velará
porque se cumplan los períodos completos de la incapacidad y bajo ninguna circunstancia
le permitirá laborar durante estos períodos.
5.
CONTENIDO
Es obligación del empleado informar inmediatamente a su jefe sobre la incapacidad, la
licencia de maternidad o de paternidad otorgada por la EPS y hacérsela llegar a más
tardar al día siguiente en original y copia.
El jefe inmediato es el responsable de remitir a Gestión Humana el formato de la
incapacidad en original y copia, indicando al reverso de la copia los siguientes datos:
cargo del empleado, centro de costos, firma y fecha del Jefe.
5.1 Accidente de trabajo
En caso de accidente de trabajo el empleado lo debe reportar de inmediato a su jefe,
presentarse en Salud Ocupacional para la evaluación médica y proceder ante la
Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
5.2 Incapacidades superiores a 15 días
Cuando la incapacidad supere los 15 días, el trabajador debe solicitar cita en Salud
Ocupacional para que sea evaluado antes de iniciar sus actividades. De dicha
evaluación se le entregará una constancia con las recomendaciones, la cual debe hacer
llegar al jefe, quien velará por el cumplimiento de éstas.
5.3 Licencia de maternidad
La empleada inmediatamente conozca su estado de embarazo, lo debe informar por
escrito al jefe inmediato con copia a Salud Ocupacional y a Gestión Humana, anexando la
constancia expedida por el médico sobre la fecha probable de parto.

Licencia de maternidad preparto: Ésta será de dos (2) semanas con anterioridad
a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica
la futura madre no puede optar por estas dos (2) semanas previas, podrá disfrutar
las catorce (14) semanas en el posparto inmediato.
Así mismo, la futura madre podrá trasladar una de las dos (2) semanas de licencia
previa, para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaría de trece
(13) semanas posparto y una semana preparto, que será de obligatorio goce. La
fecha de inicio del disfrute, se calcula previamente con base en la fecha probable
de parto, la cual es notificada por el Médico de Salud Ocupacional a la empleada
con copia al Jefe inmediato y a Gestión Humana.
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
Licencia de maternidad posparto: Ésta licencia tendrá una duración de doce
(12) semanas contadas desde la fecha del parto, o de trece (13) semanas por
decisión de la madre de acuerdo con lo previsto en el literal anterior, salvo
imprevistos de parto prematuro, en cuyo caso el disfrute de las 14 semanas se
hará desde la fecha del parto.
5.4 Licencia de paternidad
El empleado debe informar a su jefe el nacimiento de su hijo y tramitar inmediatamente
ante la EPS la licencia de paternidad, para lo cual deberá aportar: registro civil de
nacimiento de su hijo y certificado laboral en el cual conste el horario de trabajo. El
empleado deberá tener en la cuenta el plazo máximo otorgado por la EPS para tramitar
este beneficio.
5.5 Reporte de incapacidades y licencias en el período de vacaciones
El mismo día que se terminen las vacaciones colectivas o individuales, el empleado
deberá notificar y entregar el formato expedido por la EPS a su jefe, quien solicitará por
escrito a Gestión Humana la prórroga de las vacaciones del empleado, anexando el
certificado de la incapacidad o de licencia. El disfrute o ampliación de las vacaciones
debe realizarse al día siguiente que termina la incapacidad.
5.6 Seguimiento de reporte y pago de licencias e incapacidades

Gestión Humana realiza la verificación con cada EPS de la información sobre
incapacidades otorgadas a los empleados y sus correspondientes pagos.

La liquidación y pago al empleado de los períodos de incapacidad otorgados por la
EPS, se realiza teniendo en la cuenta lo siguiente:
- Por accidente de trabajo, enfermedad profesional, licencia de maternidad y
paternidad se reconoce el 100% del ingreso base de cotización (Ibc).
- Por enfermedad general se reconoce el 66.66% hasta el día 90; del día 91 en
adelante se reconoce el 50% del Ibc.
- Por disposición Institucional, para las incapacidades por enfermedad general con
igual diagnóstico y superiores a 15 días, se reconocerá a partir del día 16 un
auxilio correspondiente al 60% del 33.33% deducido al empleado. De igual forma
se le reconocerá a los empleados con más de 90 días de incapacidad por
enfermedad general, el 60% del 50% deducido.
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