Centro de Ciencias Económico Administrativas “EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EN INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES PARA LA TOMA DE DECISONES FINANCIERAS: CASO IVEA” Que para obtener el grado de Maestría en Finanzas y Negocios Presenta: C.P. CLAUDIA ELENA VILLALPANDO CALDERÓN ASESOR DEL TRABAJO Dr. Luis Aguilera Enriquez Aguascalientes, Ags. Octubre 2006 1 INDICE INTRODUCCIÓN ……………………………………………………............. 7 CAPITULO I “PLANTEAMIENTO DEL CASO” 1.- ANTECEDENTES …………………………………………………........... 10 2.- DESCRIPCION DE LA SITUACION ……………………………............ 13 2.1 - PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ………………………….... 13 2.2 - OBJETIVO ……………………………………………………...... 13 3.- JUSTIFICACION …………………………………………………….......... 14 4.- DELIMITACION DEL ESTUDIO …………………………………….... 15 CAPITULO II “ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO, CONTABILIDAD Y FINANZAS” 1.- CONTROL INTERNO 1.1 – DEFINICIÓN ……………………………………………............. 17 1.2 – ELEMENTOS …………………………………………............... 20 1.3 – PRINCIPIOS …………………………………………................ 26 1.4 – OBJETIVOS ……………………………………………............. 27 1.5 – CLASIFICACIÓN ………………………………………............. 28 1.6 – FASES DEL ESTUDIO Y EVALUACIÓN ……………............ 30 2.- CONTABILIDAD 2.1 – DEFINICIÓN ………………………………………………........ 33 2.2 – CARACTERÍSTICAS ………………………………………...... 34 2 2.3 – OBJETIVOS ………………………………………………......... 35 2.4 – FINES FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD ….......... 36 2.5 – CLASIFICACION ………………………………………………. 37 2.6 – PRINCIPIOS ....................................................................... 39 3.- FINANZAS 3.1 – DEFINICIÓN ………………………………………………........ 43 3.2 – CARACTERÍSTICAS ............................................................. 44 3.3 – TRANSACCIONES FINANCIERAS ...................................... 44 3.4– CONTABILIDAD FINANCIERA Y CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA ................................................................. 45 3.5 – ESTADOS FINANCIEROS....................................................... 47 CAPITULO III “ EL IVEA” 1.- CONTEXTO ……………………………………………………............... 49 2.- FILOSOFIA DEL IVEA …………………………………........................ 51 3.- TRAYECTORIA .................................................................................. 54 4.- VISIÓN ............................................................................................... 60 5.- MISIÓN ............................................................................................... 61 6.- POLÍTICA ........................................................................................... 62 7.- FUNDAMENTO LEGAL ...................................................................... 62 8.- LAS ÁREAS Y SUS ACTIVIDADES .................................................... 63 9.- PROGRAMAS 9.1 LOTE CON SERVICIOS ......................................................... 77 9.2 UNIDADES BASICAS DE VIVIENDA ..................................... 78 3 9.3 MEJORAMIENTO DE VIVIENDA ........................................... 78 9.4 AUTOCONSTRUCCION ........................................................ 79 9.5 PAISANO ................................................................................ 79 9.6 CASADOS .............................................................................. 80 CAPITULO IV “METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO” 1.- MODELOS DE CONTROL INTERNO EMPRESARIAL ...................... 82 2.- METODOLOGÍA .................................................................................. 82 3.- MANUAL DE CONTROL INTERNO .................................................... 84 3.1 CONCEPTO DE MANUAL ....................................................... 85 3.2 EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN ................ 86 3.3 OBJETIVOS ............................................................................. 87 3.4 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES ........................................ 87 3.5 PARTES DEL MANUAL ........................................................... 88 3.6 DESCRIPCION DE CADA PARTE .......................................... 89 CAPITULO V “MANUAL DE CONTROL INTERNO” 1.- IDENTIFICACION DE LOS DEPARTAMENTOS Y DE LA INFORMACION QUE SE REPORTA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ............ 93 2.- CONTROL INTERNO DE OPERACIONES BASICAS 2.1 – CAJA Y BANCOS .................................................................. 96 2.1.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA ......................................... 101 4 2.2 – INGRESOS Y EGRESOS .................................................... 104 2.3 – INVERSIONES .................................................................... 107 2.4 – CUENTAS POR COBRAR ................................................... 108 2.5 – INVENTARIOS ..................................................................... 111 2.6 - SUELDOS Y SALARIOS ..................................................... 117 2.7 – ACTIVOS FIJOS ................................................................. 120 2.8 – PATRIMONIO ...................................................................... 122 2.9 – COMPRAS .......................................................................... 123 3.- CONTROL INTERNO CONTABLE 3.1 – OBJETIVOS ......................................................................... 126 3.2 – FINALIDAD .......................................................................... 127 3.3 – ATRIBUTOS DEL SISTEMA CONTABLE ........................... 132 3.4 – ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE .......... 135 3.4.1 – CATALOGO DE CUENTAS .............................................. 135 3.4.2 – INSTRUCTIVO DE OPEARACION ................................... 150 3.4.3 – LIBROS PRINCIPALES .................................................... 150 3.4.4 – LIBROS AUXILIARES ....................................................... 150 3.4.5 – ESTADOS FINANCIEROS ............................................... 150 3.5 – MANTENIMIENTO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ..150 3.6 – RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 151 4.- REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO EN OPERACIONES ESPECIFICAS 4.1 – IMPORTANCIA DE LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO 152 4.2 – CAJA Y BANCOS .................................................................. 153 4.2.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA ............................................ 157 5 4.3 – EGRESOS (PAGOS) .......................................................... 159 4.4 – INVERSIONES .................................................................... 161 4.5 – DOCUMENTOS POR COBRAR (VENTAS COMERCIAL).... 162 4.6– COMPRAS ( ALMACEN Y PROVEEDORES) ..................... 163 4.7 – NOMINAS DE SUELDOS Y SALARIOS .............................. 167 4.8 – ACTIVO FIJO ....................................................................... 170 5.- EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO PARA TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS 5.1 – OBJETIVOS ........................................................................ 171 5.2 – ACTIVIDADES A REALIZAR Y TÉCNICAS A UTILIZAR ... 172 5.3 – METODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO . 178 5.4 – AUDITORIA .......................................................................... 182 5.5 – INFORME DE CONTROL INTERNO ................................... 185 5.6 – DIAGRAMAS DE FLUJO ..................................................... 189 PROPUESTA .......................................................................................... 207 CONCLUSIONES ……………………………………………………………. 214 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................. 217 6 INTRODUCCIÓN El presente trabajo es una respuesta a la necesidad e importancia de tener un sistema de Control Interno en un organismo gubernamental, ya que esta comprobado que en la iniciativa privada es el la base para lograr tener finanzas sanas, por lo tanto se pretende demostrar que en el sector público también se puede obtener los mismos resultados. El objetivo de este trabajo es obtener estados financieros confiables y de manera oportuna a través de la implantación de un manual de Control Interno para establecer los lineamientos a seguir en las actividades de cada uno de los departamentos que conforman el área de Administración y Finanzas, ya que de las actividades de cada uno de estos departamentos se generan los registros contables que se realizan en el departamento de Contabilidad, por lo cual es muy importante que los reportes que se reciben para su registro estén correctos, ya que de ellos es donde se genera la información financiera que sirve de base en la toma de decisiones para el desarrollo del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes (IVEA). Para su presentación este trabajo se ha dividido en cinco capítulos. En el primer capítulo se presenta el planteamiento del caso, que es un panorama general de lo que se va a contener el trabajo, en esta parte se señalan los antecedentes, la descripción de la situación que genera este estudio de control interno, la pegunta de investigación, el objetivo, la justificación y la delimitación del estudio. 7 En el segundo capítulo nos presenta el marco teórico en donde se indican las corrientes de pensamiento del control interno, la contabilidad y las finanzas mostrando las definiciones de cada uno de ellos, la explicación de lo elementos, principios, objetivos, clasificación y aspectos propios de cada uno de estos campos de estudio. Un panorama general de lo que es el IVEA es lo que presenta el tercer capítulo y muestra el sujeto y objeto de estudio, la filosofía, su trayectoria, el fundamento legal de su constitución y actuación diaria, además de las actividades y responsabilidades de cada una de las áreas que lo integran, así como los programas que ofrece a la ciudadanía. Finalmente en el cuarto y quinto capítulo se describe la metodología a seguir del contenido del manual de control interno y se presenta el desarrollo del mismo indicando las medidas de control de las operaciones básicas que contiene la contabilidad, la revisión y evaluación de estas operaciones que son importantes para verificar que el personal involucrado en este proceso respete los lineamientos a seguir, así como detectar si algún procedimiento se deba modificar de acuerdo a alguna nueva situación que se presente en la Institución gubernamental. En la secuencia que se describe se tiene el propósito fundamental de mantener el prestigio nacional que tiene el IVEA, no solo en diseño y conceptos de vivienda, sino con una excelente organización administrativa y unas finanzas sólidas. 8 CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL CASO 9 1.- ANTECEDENTES El tema del Control Interno y la Contabilidad se ha venido desarrollando desde los tiempos de las organizaciones sociales y económicas de los pueblos primitivos, es así que se encuentra que: “El Control interno y la Contabilidad tienen su origen en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, ya que a partir de aquí se comienza a observar la contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el franciscano Fray Luca Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió el libro sobre la Contabilidad de partida doble. Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por maquinas manejadas por varias personas. Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses, por lo tanto el crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su administración”. (González, 2003) El control interno manifiesta en sus inicios una directriz administrativa que se establecía en forma imperativa y coercitiva. Más tarde en forma adicional la orientación se dirigió a impulsar la realización de actividades respetando el enfoque 10 inicial. En la actualidad la tendencia promueve el apoyo decidido a los esfuerzos encaminados para lograr las metas y los objetivos trazados. Es natural que el concepto haya evolucionado en su campo de acción en aras de obtener mejores resultados. El desenvolvimiento de los negocios ha sido impresionante en los últimos veinticinco años tanto en giros como en dimensiones, mercados, tecnología y personal, requiriendo de apoyo del control que les permita seguridad en la celebración de operaciones y confiabilidad en la información que generan, así como su análisis para diferentes fines. El estado de Aguascalientes, desde sus antepasados, ha contado con un gobierno que se ha preocupado por facilitar y promover la dinámica económica y social que garantice un mejor futuro para los aguascalentenses, fomentando un desarrollo integral en un ámbito de justicia, igualdad, seguridad y de respeto, comprometido con garantizar la solidaridad social y la confianza de todos los ciudadanos, la honradez y eficiencia del capital humano y la transparencia en el manejo de los recursos materiales y monetarios que administra, ha sido un gobierno subsidiario y respetuoso de la dignidad de las personas, a las que garantiza plenamente sus derechos y privilegia la justicia, la equidad y el bien común. De acuerdo con lo anterior, “el Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes (IVEA), es un organismo público descentralizado, regido por gobierno estatal, el cual, fue creado el 8 de febrero de 1989 con el empuje de la política habitacional del Gobernador Ing. Miguel Ángel Barberena Vega en su tercer año de administración y fue aprobado por el Congreso de Estado, así mismo se publicó la “Ley de creación del IVEA, donde se definieron con toda claridad sus 11 objetivos, el campo de sus funciones prioritarias y la estructura que se requeriría para su operación.” (IVEA, 1992, p.7) Esta estructura ha tenido varias modificaciones, quedando la más reciente, a nivel de mando ejecutivo conformado con las siguientes direcciones: Administración y Finanzas, Técnica, Contraloría Técnica, Jurídica, Informática, Comercial, Social, así como la Subdirección de Auditoria Interna, las cuales están al mando de la Dirección General y la Coordinación General. La Dirección o área de Administración y Finanzas tiene como objetivo la planeación, administración y control de los recursos materiales, humanos y financieros del IVEA para posteriormente entregar informes financieros a diferentes dependencias; dicha área está dividida en varios departamentos los cuales son: Contabilidad, Recursos Humanos, Control y Evaluación Presupuestal, Crédito e Inversiones, Ingresos, Proveeduría, y la sección de Costos y Análisis Financieros. En la actualidad, el IVEA tiene una actividad muy dinámica, lo que conlleva que se maneje internamente un gran volumen de operaciones administrativas las cuales son indispensables que se controlen y tengan un proceso adecuado que este fundamentado, para que al momento que se contabilicen estas actividades arrojen resultados financieros reales. 12 2.- DESCRIPCIÓN DE LA SITUACION En el departamento de Contabilidad del IVEA, existen errores en los registros contables debido a que los departamentos del área de Administración y Finanzas, no cuentan con un manual de control interno que sirva de guía y orientación al personal para la realización de su trabajo, lo cual genera que los informes que se entregan al departamento de contabilidad para su registro no estén correctos, por lo tanto la información financiera que se obtiene no sea veraz, confiable y oportuna, y la toma de decisiones financieras por ésta dirección tampoco sea correcta. 2.1.- PREGUNTA DE INVESTIGACION ¿Qué influencia tiene el manejo de la información financiera emitida por el departamento de Contabilidad, para que la dirección de Administración y Finanzas pueda tomar decisiones de manera adecuada? 2.2.- OBJETIVO Obtener información financiera veraz, confiable y oportuna para que la Dirección de Administración y Finanzas tome decisiones correctas de la situación financiera para un mayor crecimiento y desarrollo del IVEA, así como evaluar la gestión que han realizado los departamentos de ésta área. 13 3.- JUSTIFICACIÓN Se pretende que al elaborar un manual de Control Interno cada departamento tenga claridad sobre como debe de trabajar y presentar sus informes al departamento de Contabilidad, que es el que se encarga de presentar los reportes y los Estados Financieros a la Dirección de Administración y Finanzas para la toma de decisiones y presentación a las instancias externas como es el despacho de auditores para la dictaminación de los Estados Financieros; la Contraloría del Estado como informe y para su publicación en Internet para dar cumplimiento a la ley de transparencia; la Secretaría de Gestión e Innovación como informe; al comité de la junta de gobierno cuando hay una junta agendada con el gobernador y a la Secretaría de Finanzas para la cuenta pública; internamente se le proporciona la información financiera al departamento de Control y Evaluación Presupuestal, para que se descarguen los techos financieros de cada área o dirección del IVEA. Es muy importante que la información financiera que resulta de las actividades del IVEA tenga credibilidad ante instancias externas y ante el público en general, ya que esta dependencia es una de las más sólidas en su ramo a nivel nacional y la de mayor actividad a nivel estatal, por lo que un manual de control interno va a permitir arrojar información financiera real que va a avalar la confianza de las personas externas y mantener la posición que se ha ganado esta institución gubernamental. 14 Además, la información financiera es útil para evaluar el desempeño y detectar problemas y así, llegar a determinar el futuro de cualquier empresa privada o institución gubernamental e impulsar el desarrollo de actividades y poder lograr los resultados y objetivos que se pretendan alcanzar. 4.- DELIMITACION DEL PROBLEMA Dado que la conformación de un manual responde a las necesidades de contar con una guía que permita realizar las actividades de manera ordenada y precisa para obtener los resultados esperados, además que se caracteriza por estar dirigido a un área o materia específica, es así que, este trabajo está dirigido sólo al Departamento de Contabilidad del IVEA y podría ser tomado como referencia para otros casos debido a que de este departamento, se derivan todos los informes financieros que permiten dar a conocer la situación financiera de la dependencia. 15 CAPITULO II ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO, LA CONTABILIDAD Y LAS FINANZAS 16 1.- CONTROL INTERNO 1.1 - DEFINICIÓN En el estudio del control interno se encuentran varias definiciones que a continuación se presentan. “Plan de la organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa” (Perdomo, 2000, p. 3). “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adhesión a las políticas precisadas por la administración” (Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del IMPC, 1986, p. 10) “Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, la obtención de información correcta y segura, la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a las políticas prescritas por la dirección” (García, 1980, p.18) “Es un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y procedimientos establecidos, de tal manera que la administración de un negocio 17 pueda depender de estos elementos para obtener una información segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las operaciones y al adhesión a la política prescrita” (Gómez, 1970, p. 21). “Un sistema de Control Interno puede definirse como la coordinación de los sistemas de contabilidad y de los procedimientos de oficina, de tal manera que el trabajo de un empleado, llevando a cabo labores delineadas en forma independiente, compruebe continuamente el trabajo de otro empleado. Hasta el punto que pueda involucrar la posibilidad de fraude” (Blanco, 1995, p. 61). Partiendo del análisis del contenido de las definiciones presentadas, se puede decir que el control interno es un programa que precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conductas entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente y no aisladas, por lo que viene a constituir una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad, debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente en una organización, asistiendo a la dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas. Según Amador (1997) La importancia que tiene el control interno es atribuido a los siguientes factores: • El alcance y la magnitud de las empresas ha llegado a un punto donde su organización estructural se ha vuelto compleja y extensa. Para controlar 18 eficazmente las operaciones, la administración necesita dela precisión de numerosos informes y análisis. • Las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico, además de un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros. • La responsabilidad de salvaguardar el activo de las empresas, prevenir y descubrir errores y fraudes, descansa principalmente en la administración. El mantener un sistema adecuado de control interno es indispensable para descargar apropiadamente esa responsabilidad. • La protección que proporciona un sistema de control interno que funciona adecuadamente en contra de las debilidades humanas, es de sin igual importancia. La verificación y la revisión, que son esenciales para el buen funcionamiento de un sistema de control interno, reducen la posibilidad de que los errores o intentos fraudulentos queden sin ser descubiertos por un periodo prolongado. Esto permite a la administración depositar mayor confianza en la veracidad de los datos. • No es práctico que los contadores públicos realicen auditorias detalladas en la mayor parte de las compañías, debido a lo limites económicos por concepto de honorarios. Además, un examen subsecuente no puede ser considerado como substituto de ejercicio de controles adecuados en el manejo de las transacciones. 19 1.2 – ELEMENTOS Entre los elementos que deberán tomarse en cuenta para el estudio del control interno pueden considerarse los siguientes: 1.- ORGANIZACIÓN. Se considera como el establecimiento de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos. La organización es un elemento del proceso administrativo (Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control), La organización varía por el tipo de empresa, por su tamaño, por la división de sus operaciones, por el número de subsidiarias o por cualquier otro factor de cualquier empresa en particular. Un plan de organización debe ser simple, siempre y cuando dicha simplicidad sea ventajosa desde un punto de vista económico; deberá ser flexible en tal forma que la expansión o el cambio de condiciones no rompan o desorganicen el orden existente y debe prestarse, por sí mismo, al establecimiento de claras líneas de autoridad y responsabilidad. Un plan de organización también proporciona independencia a los departamentos de operación, de custodia y de contabilidad (incluyendo el de auditoria interna). El trabajo de todos los departamentos debe quedar estrechamente integrado y coordinado; para ese fin la cooperación es esencial. La base para la separación descansa en la premisa de que ningún departamento deberá controlar los registros contables relativos a sus propias operaciones, además ninguna persona debe controlar todas las fases de una transacción sin la intervención de otra persona o 20 personas que puedan proporcionar una comprobación cruzada. Sin dicha separación, los registros contables pueden ser manipulados en tal forma que la localización de errores y fraudes serán extremadamente difíciles, si no es que imposible. El personal de auditoria interna puede ser empleado no solo como supervisor de la exactitud de los datos de contabilidad y la salvaguarda del activo de la empresa, sino también puede utilizarse como un instrumento de la administración que determine el cumplimiento de las políticas prescritas. Por lo tanto, las actividades de auditoria deben ser amplias y abarcar todos los departamentos. Para que la revisión y valorización sea beneficiosa a la administración, deberá ser imparcial y libre de toda influencia departamental en lo que se refiere al alcance del programa de auditoria y en lo relativo al método de información, por lo tanto, el auditor interno está en una posición sin límites, para servir ala administración en la localización de fraudes, debilidad en los procedimientos, y en la aclaración de políticas. 2.- PROCEDIMIENTOS. “Son secuencias ordenadas y cronológicas de fases, operaciones y prácticas que integran un proceso de trabajo”. (Amador, 1997, p. 37). El procedimiento como elemento de control, orienta y encauza con minuciosidad la realización de las actividades, en tal forma que su guía presume que con el cumplimiento de los pasos indicados el resultado final será el esperado. 21 Planeación y sistematización: La planeación y sistematización constituyen elementos valiosos del control interno, promoviendo el orden y la disciplina en la realización de actividades. La planeación en primera instancia participa, diciendo por anticipado la actuación y apoyando en ello la sistematización administrativa que orienta y reglamenta las actividades de la organización. En su sentido más amplio la planeación representa la proyección de las actividades para un tiempo determinado, estableciendo en forma precisa objetivos, políticas, procedimientos, programas y estrategias en los cuales se han considerado eventos de certeza y de incertidumbre. Ahora bien, se ha podido detectar que parte del fracaso o ineficiencia de algunos negocios ha sido precisamente la falta de una planeación adecuada, seria y realista, así como también en otras situaciones la omisión de una revisión optima y, en su caso, la toma de decisiones para corregir el rumbo. Al planear se fijan objetivos los cuales representan en cualquier actividad el centro de atención, ya que hacia ellos van impulsadas todas las acciones individuales y colectivas, como ya se indicó. La planeación requiere inevitablemente el análisis de los resultados comparados contra lo planeado y no solo desde el punto de vista cuantitativo, sino también cualitativo, y por ende la decisión óptima para afianzar y adecuar en su caso el rumbo de la organización, hacia la obtención del resultado esperado. 22 Sistematización administrativa: La sistematización administrativa son instrumentos de apoyo debidamente documentados que en una u otra forma delinean la normatividad a la que estará sujeta la realización de operaciones, permitiendo el flujo ágil de tales instrumentos en su beneficio interno. Existen procedimientos en los sistemas que señalan la realización cronológica y sucesiva de actividades o eventos interrelacionados que se identifican con una función específica. Al utilizarlos se involucran los recursos de la organización e inciden naturalmente en los factores tiempo y eficiencia con los cuales se desarrollan las actividades. También existen los manuales de procedimientos en donde el documento muestra en lenguaje conceptual y gráfico las operaciones y su proceso, siendo prácticas para la guía y orientación al personal en la realización de su trabajo. Dentro de los sistemas específicos que son útiles en la organización, se mencionan algunos como los siguientes: • Sistema de contabilidad • Sistema presupuestal • Sistema de control de efectivo • Sistema de control de abastecimientos • Sistema de control de inventarios • Sistema de control de activo fijo • Sistema de nómina • Sistema de cuentas por cobrar 23 • Sistema de cuentas por pagar • Sistema de facturación Cada uno de los sistemas cumple su función específica y puede interconectarse para optimizar su información. Algunos de ellos son contables de tipo general o básico y otros son específicos o analíticos ya que complementan a los primeros. 3.- CATÁLOGO DE CUENTAS. Es la relación del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones. Un catálogo de cuentas debe considerar los siguientes aspectos: • La clasificación debe estar bien fundada • En la clasificación se procederá de lo general a lo particular • El orden del rubro de las cuentas debe ser el mismo que tienen los estados financieros • Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir la base de clasificación • Debe preverse una futura expansión Al proyectarse un catálogo de cuentas, deben tomarse en consideración todos los aspectos posibles de información que llegarán a necesitarse y planear el rubro de las cuentas de modo que todos esos aspectos se obtengan sin dificultad; directamente de los mismos títulos o cuando menos, con un mínimo de análisis. 24 Los objetivos de un catálogo de cuentas son los siguientes: • El registro y clasificación de operaciones similares deben estar en cuentas específicas. • Facilita la preparación de los estados financieros. • Facilita la actividad del contador general, de costos, auditor, etcétera. • Servir de Instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa. • Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión de la política administrativa existente. 4.- SISTEMA DE CONTABILIDAD. “Es un conjunto de principios y mecanismos técnicos aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las operaciones que realiza una entidad económica.” (Perdomo, 2000, p. 13.) Un sistema de contabilidad debe estar implementado en toda empresa para poder generar información contable, la cual permite en cualquier momento presentar información contable y financiera par intereses propios de la entidad. 5.- ESTADOS FINANCIEROS. Este elemento se verá más adelante en otro apartado. 6.- PRESUPUESTOS. “Son las estimaciones programadas de las condiciones de operación y resultado que prevalecerán en el futuro dentro de un organismo social, público, privado o mixto” (Kohler, 1989, p. 56) 25 Retomando la definición anterior, en cualquier organismo los presupuestos se preparan para cumplirse, para que éstos alcancen su finalidad, se requiere de la aplicación de una serie de principios presupuéstales, los que servirán de base para que el presupuesto reúna las características que le permitirán su viabilidad. Al hablar de viabilidad pensamos en la posibilidad de cumplirlos, puesto que se formularán tomando en consideración todos los factores económicos. 7.- ENTRENAMIENTO DE PERSONAL. El entrenamiento de personal tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pública, privada o mixta. 8.- SUPERVISIÓN. La supervisión del cumplimiento del control Interno en una entidad, está a cargo del auditor interno. 1.3 - PRINCIPIOS Los principios de Control Interno son los siguientes: • Separación de funciones de operación, custodia y registro. • Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas. • Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. 26 • El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión. • La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de Contabilidad. “Es esencial que exista división del trabajo e intervengan ya que los procesos de elaboración y aprobación de los documentos primarios, se deben efectuar por personas distintas a las que los registran y éstos no sean los que elaboran y aprueban los comprobantes de operaciones que sirven de base para los registros contables. Es importante que los procedimientos definan quien debe efectuar cada operación y que a su vez se establezca en forma obligatoria que se deje evidencia de quien efectúa cada una de ellas en los documentos y registros”, (Google, 2004). 1.4 - OBJETIVOS Según Perdomo (2000), Los objetivos del Control Interno son: • Prevenir fraudes, • Descubrir robos y malversaciones, • Obtener información administrativa, contable y financiera veraz, confiable y oportuna, • Localizar errores administrativos, contables y financieros, • Proteger y salvaguardar los bienes, valores propiedades y demás activos de la empresa, • Promover la eficiencia del personal, • Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, costos. 27 • Salvaguardar contra la insuficiencia, • Hacer cumplir las políticas de operación sobre bases más seguras, • Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia de las políticas fijadas por la administración. • Mediante su evaluación graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoria. 1.5 - CLASIFICACION El control interno está clasificado como contable o como administrativo. Control Interno Administrativo. Se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables. Los objetivos fundamentales son: • Promoción de eficiencia en la operación de la empresa. • Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de la empresa. Control Interno Contable. Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. Los objetivos fundamentales son: • Protección de los activos de la empresa. 28 • Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. Según Cajero (1991): El Control Interno Contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos de la empresa y consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que están diseñados para suministrar seguridad razonable de que: a) Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la administración. b) Las operaciones se registran: 1. Para permitir la preparación de Estados Financieros de Conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier otro criterio aplicable. 2. Para mantener datos relativos a la custodia de los activos. c) El acceso a los activos sólo se permitirá de acuerdo con autorizaciones de la administración de la empresa. d) Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son comparados con los activos existentes durante intervalos razonables, tomándose las medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia. El auditor independiente debe centrar su trabajo en los controle contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno está muy apegado a los controles contables. Sin embargo el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación. 29 La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la dirección de la entidad, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciona según está prescrito. Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo humano. Por definición, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado con el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la auténtica distribución de responsabilidades y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo delos otros. Es fundamental que toda empresa tenga una clara y bien planteada organización y cada uno de sus miembros tengan un conocimiento apropiado de su función. 1.6 - FASES DEL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El estudio y evaluación del control interno según Amador (1997) incluye dos fases: 1.- La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y métodos establecidos por la entidad. 2.- La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron. 30 1.- REVISIÓN PRELIMINAR. El grado de fiabilidad de un sistema de control interno, se puede tener por: cuestionario, diagrama de flujo. Un cuestionario utilizando preguntas cerradas permitirá formarse una idea orientativa del trabajo de auditoria; este cuestionario debe realizarse por áreas. La representación gráfica nos permitirá realizar un adecuado análisis de los puntos de control que tiene el sistema en sí, así como de los puntos débiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema, se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con ellos y de las personas que intervienen. Este sistema resulta muy útil en operaciones repetitivas, como suele ser el sistema de ventas en una empresa comercial. En el caso de operaciones individualizadas, como la adquisición de bienes de inversión, la representación gráfica, no suele ser muy eficaz. La información que debe formar parte de un diagrama de flujo, es: los procedimientos para iniciar la acción, como la autorización del suministro, imputación a centros de coste, etc.; la naturaleza de las verificaciones rutinarias, como las secuencias numéricas, los precios en las solicitudes de compra, etc.; la división de funciones entre los departamentos; la secuencia de las operaciones; el destino de cada uno de los documentos (y sus copias). 2.- PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO. Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o más técnicas de control interno están operando durante el periodo de auditoria. 31 El auditor deberá obtener evidencia de autoría mediante pruebas de cumplimiento de: • Existencia: el control existe • Efectividad: el control está funcionando con eficiencia • Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo. El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una técnica de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditoria. Realizando los cuestionarios y representando gráficamente el sistema de acuerdo con los procedimientos, se conjugan ambos a fin de realizar un análisis e identificar los puntos fuertes y débiles del sistema. En esa labor de identificación, influye primordialmente la habilidad para entender el sistema y comprender los puntos fuertes y débiles de su control interno. La conjugación de ambas dará el nivel de confianza de los controles que operan en la empresa, y será preciso determinar si los errores tienen una repercusión directa en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control eliminarían el error. “La evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la norma de ejecución del trabajo que requiere que el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él; así mismo que le permitan determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los 32 procedimientos de auditoria.” (Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del IMPC, 1986, p. 9) Por lo tanto la auditoria es una parte muy importante para comprobar la efectividad del control interno en una empresa, y poder subsanar las deficiencias que pueda tener y así fortalecer el control en todas las actividades. 2.- CONTABILIDAD 2.1 – DEFINICIÓN Para comprender el significado del concepto Contabilidad es importante revisar diversas formas en que se encuentra definido, es así que se indica que “la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.” (Villasmil, 1997). Otras formas que se define son: “Sistema de clasificación y registro de partidas en términos monetarios en un libro de cuentas, con el fin de conocer y controlar las actividades de una empresa y poder interpretar los resultados obtenidos” (Ibarra, 1998, p. 48). 33 “Es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles (bancos, industrias, comercios e instituciones de beneficencia, etc.)” (Lara, 1987, p. 9). “Es una disciplina que tiene por objeto registrar las transacciones de carácter financiero, efectuadas por una entidad, y con base en dicho registro, suministrar información financiera estructurada en forma tal que sea útil a los administradores de la entidad y a otros interesados en ella” (Hatzacarsian, 1999, p.6). La contabilidad, como se observa en las definiciones, es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. 2.2 – CARACTERÍSTICAS Las características de la contabilidad son las siguientes: • Conjunto de principios generalmente aceptados, de observancia universal • Conjunto de mecanismos técnicos de observancia particular • Registra todas las operaciones en forma cronológica en libros de primera anotación. 34 • Clasifica las operaciones por conceptos en libros de segunda anotación. • Resume todas las operaciones • Presenta sistemática y estructuralmente información financiera • La información cuantitativa es expresada en unidades monetarias • Produce información para la elaboración de estados financieros. • Proporciona una imagen clara de la situación financiera y económica de la empresa. • Proporciona una imagen clara de los resultados de la empresa y otros aspectos financieros. • Proporciona información para el usuario general, es decir, usuarios internos y externos de la empresa. 2.3 – OBJETIVOS Los objetivos con que cuenta la Contabilidad están dirigidos para dar a conocer la situación financiera de la empresa, lo que permitirá prever, analizar, planear y controlar hechos futuros que en una u otra forma la pueden afectar. • Conocer el resultado de sus operaciones y determinar utilidades o pérdidas de la empresa. • Elaborar estados financieros capaces de transmitir información que satisfaga al usuario general. • Controlar los bienes, recursos, obligaciones, deudas y demás aspectos monetarios de la empresa, de una manera eficiente. 35 • Tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas preestablecidas por la empresa. • La administración de la empresa será eficiente y oportuna y tendrá un desarrollo integral. • Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. • Ofrece información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. 2.4 - FINES FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD Un fin es un punto a donde se desea llegar, por lo que la Contabilidad menciona a donde quiere llegar a través de los siguientes puntos: • Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio. • Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. • Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio. • Prever con bastante anticipación el futuro de la empresa. 36 • Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras personas, de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley. 2.5 - CLASIFICACIÓN La contabilidad se clasifica en Contabilidad: financiera, de costos, fiscal y administrativa. 1.- Contabilidad Financiera. “Es un conjunto de principios y mecanismos técnicos aplicables para registrar, clasificar y resumir y presentar sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, delas operaciones que realiza una empresa, orientado a terceros relacionados con la misma” (Guajardo, 1995, p. 8). La Contabilidad Financiera de hecho, es un sistema de información orientado a terceros relacionados con la empresa, tal es el caso de accionistas, Instituciones de Crédito, inversionistas, clientes, proveedores. La Contabilidad Financiera proporciona información sobre el pasado, es decir, hechos históricos de la empresa, para diagnosticar la situación actual, que servirá de base para fijar las rutas y estrategias a seguir. La Contabilidad Financiera está regulada por principios de contabilidad generalmente aceptaos de observancia universal, e informa sobre todo los sucesos ocurridos en la empresa y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, a fin de facilitar a los diversos interesados, la toma de decisiones acertadas, en relación con dicha empresa; así mismo, verifica 37 globalmente la responsabilidad sobre la administración de los bienes y recursos puestos al cuidado y manejo de los administradores y ejecutivos de la empresa. 2.- Contabilidad de Costos. Es una rama de la contabilidad que tiene por objeto registrar, clasificar, resumir y presentar información de operaciones que realiza una empresa, para conocer lo que cuesta producir y distribuir un producto o un servicio, a fin de facilitar a usuarios internos, la toma acertada de decisiones. La Contabilidad de Costos informa de operaciones exclusivamente de lo que cuesta producir o distribuir un producto o un servicio; la información es de usos internos, destinada a la acertada de decisiones; es decir, determina los costos como un fin, analizándolos en todos sus aspectos, para facilitar la toma de decisiones. 3.- Contabilidad fiscal. Es una rama de la contabilidad que tiene por objeto registrar, clasificar, resumir y presentar información orientada a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de la empresa. 4.- Contabilidad Administrativa. Es un sistema de información para usuarios internos, destinada a la toma acertada de decisiones. La contabilidad administrativa, de hecho es un sistema de información gerencial, que tiene por objeto elegir de diversas alternativas factibles, la mejor, para solucionar problemas en una empresa, y alcanzar las metas y objetivos preestablecidos por la entidad económica. 38 El sistema de información administrativa que produce la Contabilidad Administrativa, es para usuarios internos, tales como administradores, ejecutivos y personal de la empresa. 2.6 - PRINCIPIOS Para fundamentar la Contabilidad es necesario partir de principios, de esta forma se señala que: “Los Principios de Contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.” (Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., 1994, p. 23 ). Los principios de contabilidad que identifican y delimitan el ente económico y a sus aspectos financieros, son: la entidad, la realización y el periodo contable. Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación, son: el valor histórico original, el negocio en marcha y la dualidad económica. El principio que se refiere a la información es el de: revelación suficiente. Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales del sistema son: importancia relativa y consistencia. Enseguida según el IMCP (1994), se da una definición de los que es cada principio. 39 ENTIDAD. La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad. REALIZACIÓN. La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. PERIODO CONTABLE. La necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua obliga a dividir su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por tanto cualquier información contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere. En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron independientemente de la fecha en que se paguen. VALOR HISTÓRICO ORIGINAL. Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y 40 objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados financieros, se considerará que no ha habido violación de este principio; sin embargo, esta situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca. NEGOCIO EN MARCHA. La entidad se presume en existencia permanente, salvo especificación en contrario: por lo que las cifras de sus estados financieros representarán valores históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. Cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, esto deberá especificarse claramente y solamente serán aceptables para información general cuando la entidad este en liquidación. DUALIDAD ECONOMICA. Esta dualidad se constituye de: • Los recursos de los que dispone la entidad para la realización de sus fines y, • Las fuentes de dichos recursos, que a su vez, son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto. La doble dimensión de la representación contable de la entidad es fundamental para una adecuada comprensión de su estructura y relación con otras entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan eliminar la necesidad aritmética de mantener la igualdad de cargos y abonos, no afecta al aspecto dual del ente económico, considerado en su conjunto. 41 REVELACIÓN SUFICIENTE. La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad. IMPORTANCIA RELATIVA. La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos delos datos que entran al sistema de información contable como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información. CONSISTENCIA. Los usos de la información contable requiere que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación delos mismos principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la comparación de los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y, mediante la comparación con estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa. 42 3.- FINANZAS 3.1 – DEFINICIÓN Para tratar el tema de finanzas, es importante partir de su definición, por lo que se muestran las siguientes: Las finanzas son un “sistemas o medios para el manejo del dinero, el otorgamiento del crédito, la administración de las inversiones, así como los mecanismos para allegarse de fondos, sea en una empresa privada o en el sector público.” (Ibarra, 1998, p. 82). También se encuentra que son “parte de la economía que estudia lo relativo a la obtención y gestión del dinero y de otros valores como títulos, bonos, etc. En un sentido más práctico las finanzas se refieren a la obtención y gestión, por parte de una compañía o del Estado, de los fondos que necesita para sus operaciones y de los criterios con que dispone de sus activos” (Enciclopedia y Biblioteca virtual de Economía, 1991) Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y oportunidad en que se consigue el capital, de los usos de éste y de los pagos e intereses que se cargan a las transacciones en dinero. Las empresas suelen tener una dirección o una gerencia específicamente dedicada a los problemas financieros. 43 3.2 – CARACTERÍSTICAS UTILIDAD. Siempre que reúna ciertos requisitos como significativa, relevante, veraz y comparable, las cuales en un conjunto adecuado van a ser útiles. CONFIABILIDAD. La información financiera tiene que ser confiable y tiene tres aspectos fundamentales. • ESTABILIDAD. Hay cuentas que por su naturaleza son estables en su manejo. • OBJETIVIDAD. Existen datos que tienen que ser objetivos • VERIFICABILIDAD. Son verificables los datos que se tienen registrados. • PROVISIONALIDAD. No todos los hechos o actos que están registrados en la contabilidad son consumados. 3.3 – TRANSACCIONES FINANCIERAS Una transacción financiera es todo movimiento de recursos materiales de que hace uso toda entidad económica para el logro de sus objetivos. Toda transacción modifica la estructura financiera de las entidades que la realiza. Dichas modificaciones, según T. Horngren (1996), pueden ser de 2 formas: 44 1.- TRANSACCIONES QUE AFECTAL EL PATRIMONIO DE LA ENTIDAD. Son aquellas operaciones que incrementan o disminuyen el patrimonio a través dela obtención de una utilidad o de una pérdida. 2.- TRANSACCIONES QUE NO AFECTAN EL PATRIMONIO DE LA ENTIDAD. Son aquellas que al efectuarse sólo implica movimientos de recursos y obligaciones, sin que el patrimonio de la entidad se vea afectado. 3.4 – CONTABILIDAD FINANCIERA Y CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA Para ubicar su significado que permita su comprensión se encuentra: CONTABILIDAD FINANCIERA. “Es una técnica que se utiliza sistemáticamente y estructuralmente para producir información cuantitativa en términos monetarios de las operaciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan con objeto de facilitar a los diversos interesados en la toma de decisiones relacionadas con dicha entidad” (Díaz, 1996,p.4). “Sistema de información de una empresa orientado a la elaboración de informes externos, dando énfasis a los aspectos históricos y considerando los principios de contabilidad generalmente aceptados” (García, 1998, p.6) Por otro lado se identifica que: CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. 45 “Es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración con orientación pragmática destinada a facilitarlas funciones de planeación y control en la toma de decisiones.” (Díaz, 1996, p. 4). “Sistema de información de una empresa orientado a la elaboración de informes de uso interno que facilitan las funciones de planeación, control y toma de decisiones de la administración” (García, 1998, p.6). La comparación entre estos sistemas conduce hacia la precisión del concepto de Contabilidad: • La contabilidad administrativa está organizada para producir información interna. • La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro a diferencia de la contabilidad financiera que genera información del pasado. • La contabilidad administrativa no está regulada por ningún principio, y la contabilidad financiera está regida por los principios de contabilidad generalmente aceptados. • La contabilidad financiera como sistema es obligatoria y la contabilidad administrativa es un sistema de información opcional. • La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad obtenida por las operaciones realizadas y la financiera tiene como uno de sus objetivos determinar la utilidad. 46 • La contabilidad administrativa da más importancia a datos cualitativos y la financiera a cualitativos. • La contabilidad administrativa hace hincapié en las áreas funcionales de la empresa como objeto de información y la contabilidad financiera ve a la entidad como un todo. 3.5 – ESTADOS FINANCIEROS Son los documentos que muestran la situación económica de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura; o bien el resultado de operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado o futuro, en situaciones normales o especiales. Los estados financieros básicos, conocidos también como principales, son aquellos que muestran la capacidad económica de una empresa (activo total menos pasivo total), capacidad de pago de la misma (activo circulante menos pasivo circulante), o bien, el resultado de operaciones obtenidas en un periodo dado por ejemplo: a) Balance general b) Estado de pérdidas y ganancias c) Estado de origen y aplicación de recursos d) Estado de cambios en la situación financiera Los estados financieros secundarios, conocidos también como anexos, son aquellos que analizan un renglón determinado de un estado financiero básicos. 47 CAPITULO III EL IVEA 48 En este capítulo se verá la trayectoria, filosofía, visión, misión, política, actividades, programas, etc., del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes, además de quien lleva a cabo dichas actividades y el proceso para llegar al objetivo final teniendo como base un sujeto y un objeto de estudio. 1.- CONTEXTO SUJETO. Los departamentos correspondientes al área de Administración y Finanzas del IVEA. OBJETO. El manual de Control Interno a elaborar para el departamento de Contabilidad, que fundamente sus registros contables y permita al personal de los demás departamentos entregar informes correctos para la preparación de la información financiera. El organigrama correspondiente a las diferentes direcciones del IVEA y a los departamentos que integran la Dirección de Administración y Finanzas, se presenta en la figura 1, y permite identificar claramente el espacio que le corresponde al departamento de Contabilidad, y su ubicación general en el IVEA. 49 50 DIRECCION SOCIAL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA DIRECCION COMERCIAL DEPARTAMENTO DE INGRESOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE JURIDICA DIRECCION DE INFORMATICA DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVAL. PRESUPUESTAL FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD AUDITORIA INTERNA DIRECCION DE COORDINACION DIRECCION GENERAL CRÉDITO E INVERSIONES DEPARTAMENTO DE TECNICA DIRECCION TECNICA CONTRALORA ANALISIS FINANCIEROS DEPTO. DE COSTOS Y ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES DIRECCION Figura 1. FINANCIAMIENTO DEPTO. DE GESTIÓN Y 2.- FILOSOFÍA DEL IVEA El Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes es un Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado con personalidad jurídica y patrimonio propio; desde su creación, mediante Decreto publicado en el Periódico Oficial del Estado el 12 de febrero de 1989, ha participado en forma decidida y destacada conjuntamente con Organismos Públicos, Sociales y Privados en la promoción de la construcción de viviendas, acorde a las necesidades que va requiriendo la sociedad del Estado de Aguascalientes, principalmente de las personas o familias de menores ingresos. El IVEA cuenta con una plantilla de 185 personas aproximadamente, las cuales se dividen en personal Administrativo y Operativo, quienes a su vez integran las diversas áreas que forman el Instituto las cuales son: Dirección General, Coordinación General, Contraloría Técnica, Dirección de Administración y Finanzas, Dirección Social, Dirección de Comercialización, Dirección Jurídica y Dirección Técnica. Los medios de comunicación con que cuenta el IVEA para recibir y dar atención a las necesidades de información de los clientes externos, internos y partes interesadas son los siguientes: el Gobierno del Estado, al cual pertenece el IVEA, cuenta con un sistema denominado RED GUBERNAMENTAL, que se define de la siguiente manera: Es el conjunto de interconexiones entre las distintas áreas del IVEA, dependencias y organismos del Gobierno del Estado, entre sí y hacia fuera de ésta; Dicha red permite la transferencia de voz y datos, incluyendo la comunicación 51 telefónica interna y externa (a través de aproximadamente 450 líneas), así como el acceso a la RED mundial de Información (Internet), ya sea para consulta(investigación) o para la comunicación (correo electrónico). El IVEA cuenta con una pagina WEB y para asegurar el continuo mantenimiento de una eficaz y eficiente comunicación entre áreas internas propias, el IVEA cuenta con el software: Outlook, Net Meeting, y con equipos de radiocomunicación de corto y largo alcance. El IVEA permite además que cualquier comunicación se pueda dar por cualquiera de los medios posibles, ya sea escrito, verbal, oral u algún otro que sea eficaz para mantener una eficiente comunicación con sus distintos tipos de clientes y partes interesadas. El papel estratégico que en el quehacer Gubernamental tiene la vivienda en Aguascalientes, se encuentra plenamente justificado, al ser ésta un elemento fundamental para el bienestar social y familiar, y por tener gran trascendencia económica, por lo que el IVEA procura brindar un esfuerzo eficaz de concertación y promoción cada vez mas eficiente. El hecho de que esta Institución sea un Organismo Público Descentralizado y con patrimonio propio, sienta las bases sobre las cuales se rige y administra, así como la forma de definir cuales son los requisitos organizacionales, sociales y contractuales que debe cumplir con sus clientes y partes interesadas. De acuerdo con el artículo 1° del Reglamento del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes, las funciones del IVEA se reglamentan de conformidad con la Ley creadora de este Organismo y demás disposiciones jurídicas aplicables. 52 Conforme al artículo 3° del Reglamento del Instituto de Vivienda, se establece que las normas jurídicas de “El Reglamento” son de observancia obligatoria. Así mismo en el artículo 6° del mismo Reglamento se determina la observancia estricta de las disposiciones del Código Urbano para el Estado de Aguascalientes, donde se establecen los lineamientos generales de la Política Estatal en cuanto a vivienda, los instrumentos y apoyos al desarrollo de la Política Estatal en cuanto a vivienda y las acciones y lineamientos básicos del Programa Estatal de Desarrollo, en cuanto a vivienda se refiera. El IVEA es una Institución Pública que al ser creada por el Poder Ejecutivo Estatal en representación del pueblo, tiene un propósito identificado en la Ley y en el Reglamento del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes. Por tanto, el compromiso con la sociedad es que se cumpla con los objetivos para los que fue creado. Para ello, el IVEA debe administrarse con eficacia, eficiencia y con calidad conforme a las reglas marcadas en las propias disposiciones jurídicas, de ahí que su principal obligación es ajustarse a la reglamentación jurídica de la Institución, porque además, existe un principio de seguimiento jurídico que establece que la autoridad sólo puede hacer lo que la ley le permite. Derivado de lo anterior, se definen como requisitos organizacionales, sociales y contractuales a todos aquellos contenidos en la Ley y el Reglamento del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes y los que se determinen específicamente en las relaciones contractuales que establezca el IVEA, ya sea con clientes, proveedores y partes Interesadas. 53 3.- TRAYECTORIA El IVEA inicia en Palacio de Gobierno en agosto de 1981, donde se concibió el programa “La Barranca”, un programa piloto que incluía un buen número de los novedosos “módulos techados”, que con 3 muros en “H”, abiertos a los exteriores, concedían un verdadero esquema para vivienda progresiva. Entre esas 500 acciones se incluían también lotes y pies de casa, que por la gran demanda que despertaron lograron que el programa pronto fuera ampliado. Esto fue posible debido al sorprendente éxito que Aguascalientes llego a obtener con la obtención de créditos para vivienda económica provenientes del nuevo organismo federal, el Fondo Nacional de Habitaciones Populares (FONHAPO). Muy pronto se le asignó este programa a la recién creada Secretaría de Obras Públicas, la cual en 1981, (coincidiendo con la total liquidación del INDECO para forzar la descentralización de sus funciones) asumió la función técnica para edificar vivienda popular reflejándolo en sus siglas (SOPyVP). Este organismo continuó con “La Barranca”, el cual tuvo todavía dos programas subsecuentes en 1985 y 1988, Estos dos últimos para su recuperación económica quedan directamente bajo la responsabilidad del IVEA en 1989. Volviendo al año 1982, se construyó el fraccionamiento Valle de Huajuca, en Calvillo. Muy pronto después, también los fraccionamientos llamados “Populares” de Rincón de Romos, Pabellón de Arteaga, Tepezalá y Jesús María (el cual luego cambió su denominación por el de Benigno Chávez), todos éstos en las cabeceras municipales. 54 Para liquidarse como organismo federal el INDECO, había dejado terminado el Fraccionamiento Terán, otro programa notable, por estar conformado con una variedad de 5 tipos de acciones, desde lotes con servicios hasta vivienda terminada tipo duplex. Para mediados de 1985 la SOPyVP había empezado con el fraccionamiento Ojocaliente, donde se logro negociar la indemnización con la donación de varias manzanas de lotes con servicios a los cerca de 500 ejidatarios expropiados. Aunque durante los primeros dos años de la administración de Barberena aún no había nacido el IVEA, en esta historia de la vivienda es imposible evitar mencionar la extensa obra de urbanización, que vino a conformarse después en la rápidamente edificada Ciudad Morelos, (que heredaría posteriormente en su creación el Instituto de Vivienda), la cual se concibió por la coincidencia de varias acciones: Primeramente la obtención de un apabullante crédito del FONHAPO, que rebasaba las 2000 acciones de vivienda y que forzó a pensar en grande al Gobierno Estatal, aunada a esta acción, fue la venta con grandes facilidades de unos 4000 lotes urbanizados a promotores foráneos, para que se construyeran miles de viviendas de interés social con créditos FOVI. Ligeramente antes, en el oriente de la ciudad, la SOPyVP había iniciado los primeros fraccionamientos de la entrante administración, ambos con nombres de exgobernadores de la entidad; el “Luis Ortega Douglas” (385 acciones) y el “Benito Palomino Dena” (1,300 acciones). Estos eran dos grandes programas de lotes con servicios, que una vez terminados por el IVEA quedaron integrados a la nueva Cd. Terán). 55 Hasta febrero de 1989 se crea el Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes, que era el 3er año de gobierno del Ing. Miguel Ángel Barberena Vega, mismo que había sido aprobado por el Congreso del Estado. Este nuevo organismo se integró con aproximadamente unas 300 personas provenientes de diferentes dependencias de Gobierno del Estado. Se creaba un organismo que tenía por cabezas un Procurador y un Subprocurador de Vivienda. Asimismo, el personal de la dirección de vivienda de la SOPyVP, pasó a ser mayoritariamente el Área Social el IVEA; la Subdirección de Ingresos de Programas de Vivienda de Tesorería General de Estado, con el cambio íntegramente paso a ser parte de las nuevas áreas contable, administrativa y de ingresos; y la Procuraduría de Colonias Populares (inicialmente inscrita a la Secretaría de Planeación y Desarrollo) se añadiría al Instituto de Vivienda, aunque pasado un tiempo se decidió una vez mas volver a desincorporarla. Dentro de las primeras acciones del recién integrado Instituto, se retomaron los dos fraccionamientos iniciados por la SOPyVP en el oriente de la ciudad. En el “Ortega Douglas”, muy avanzado ya, se atendió sólo la urbanización de las últimas dos manzanas. En cambio en el fraccionamiento más alejado el “Palomino Dena” se llevo a cabo un programa de urbanización y de electrificación, con lo cual, la participación por parte del IVEA fue muy notoria. El IVEA con su reforzada capacidad constructora y de supervisión concluyó muchas d la obras de los cerca de 1000 módulos y varias urbanizaciones ya iniciadas, las cuales se terminaron con una apreciable calidad de obra. Asimismo se llevó a cabo la realización de aproximadamente otras 1600 acciones del mismo Módulo con un mejor diseño ubicados en un nuevo fraccionamiento llamado 56 “Solidaridad I”, en la nueva urbanización del fraccionamiento “Morelos II” y en un reluciente fraccionamiento en Calvillo. La acción edificatoria incluyó otros dos centenares de Módulos adicionales en los Municipios de Jesús María, Rincón de Romos, además de los ya mencionados en el fraccionamiento “Palomino Dena”. Aparte del cambio en capacidad constructora y supervisora, se tuvo que continuar con un servicio de mantenimiento y respuesta a la población de los fraccionamientos de ciudad Morelos. “Lo más trascendental del cambio institucional, de parte de la administración del ing. Barberena, fue una muy manifiesta mentalidad de demostrar la eficiencia máxima que se puede lograr en el sector público en el estado de Aguascalientes. Así se empezaron los minuciosos y exhaustivos trabajos preparatorios y gestiones necesarias para crear el proyecto de una segunda ciudad “satélite” para 45,000 habitantes, llevarla a su eficiente realización y controlar los detalles constructivos.” (IVEA, 1992, p. 8) “La política de vivienda instrumentada en Aguascalientes entre 1992-1998 ha sido una de las más exitosas dentro del contexto nacional, tanto en términos cuantitativos como cualitativos. El ejemplo de Aguascalientes es particularmente destacable por la estrecha vinculación entre el crecimiento económico y los objetivos sociales, expresados con claridad en la política de vivienda instrumentada, pero también por el acelerado crecimiento poblacional y urbano que Aguascalientes ha sostenido en los últimos 25 años, lo cual ha generado igualmente un acelerado crecimiento de la demanda de viviendas.” (IVEA, 1998, p. 15). La nueva política de vivienda en el estado de Aguascalientes es instrumentada a partir de diciembre de 1992 cuando entra el sexenio del 57 Gobernador Constitucional del Estado de Aguascalientes el Lic. Otto Granados Roldán y se inscribe dentro de una amplia política social caracterizada por el estímulo y el desarrollo a las potencialidades sociales. De esta manera, la política de vivienda en Aguascalientes incorporó decididamente la participación de los agentes privados y sociales, con el fin de garantizar el cumplimiento de un derecho social, sin duda uno de los más preciados, la posesión de una vivienda. Al mismo tiempo se reconoció la participación ciudadana como factor determinante en la asignación de viviendas. El IVEA particularmente a partir de 1993, como coordinador y promotor de esta nueva política, fue un ejemplo nacional de eficiencia financiera y eficacia social. Por una parte a través de una reestructuración a fondo tanto administrativa como financiera, el IVEA es de los pocos institutos en su materia que gracias a esta transformación ha contribuido decididamente a satisfacer la creciente demanda de vivienda en el estado. Los fraccionamientos que se desarrollaron en esta administración son los siguientes: En 1993. Fraccionamiento Cumbres, Rodolfo Landeros Gallegos (1ª etapa), Ojocaliente III, Solidaridad Municipio Rincón de Romos, Lomas del Valle. En 1994. Fraccionamiento Rodolfo Landeros Gallegos (2ª etapa), Lomas del Valle (2ª etapa), Independencia, Plutarco Elías Calles, EL Barranco. En 1995. Fraccionamiento Pintores Mexicanos, Chicahuales, Independencia (2ª etapa), Plutarco Elías Calles (1ª etapa), José Arteaga Campos, El Barranco (2ª etapa). 58 En 1996. Fraccionamiento Lomas del Ajedrez, Chicahuales II (1ª etapa), Plutarco Elías Calles (2ª etapa). En 1997. Fraccionamiento Mujeres Ilustres, Chicahuales II (2ª etapa), Rinconada del Parque. En 1998. Fraccionamiento Periodistas, El Cedazo, Saturnino Herrán. El número de acciones ejecutadas en esta administración son las siguientes: Tipo de Acción 1993 1994 1995 1996 1997 1998 Total Lotes con Servicios 5,258 2,097 1,954 3,123 1,815 1,970 16,217 451 450 169 0 0 0 1,070 984 1,200 537 109 117 470 3,417 6,693 3,747 2,660 3,232 1,932 2,440 10,704 Pie de Casa Créditos de materiales para autoconstrucción Total de acciones Personas 107,497 beneficiadas Tabla 1 Esta tabla muestra el número de acciones otorgadas a los beneficiarios durante la administración del Sr, Gobernador Constitucional del Estado Lic. Otto Granados Roldán, así como también el número de personas que fueron beneficiadas con estás acciones las cuales se construyeron en los diferentes fraccionamientos llevados a cabo en este sexeno. 59 4.- VISIÓN La Visión del IVEA es la siguiente: “ Ser líder de los Institutos de Vivienda en el ámbito nacional, distinguiéndonos por lograr la entera satisfacción de nuestros beneficiarios y promotores” (IVEA, 2006). Definiciones de conceptos dentro de la Visión • Líder. Dirigente, Guía o Jefe que establece de forma clara la unidad de propósito y la orientación de objetivos claros, este debe lograr la unidad para la persecución y consecución de las metas establecidas. • Institutos de Vivienda. Organismos descentralizados de la Administración Pública Estatal con patrimonio que puede ser o no propio y cuyo objeto primordial es la promoción de la vivienda y que pertenecen a alguna entidad Federativa de la Republica Mexicana. • Ámbito Nacional. Espacio determinado comprendido dentro de los límites que establecen las fronteras que delimitan el territorio Nacional que ocupa la República Mexicana. • Entera Satisfacción. El completo cumplimiento de un deseo o necesidad. • Beneficiarios. Son aquellas personas que recibe una Acción de Vivienda, a través del Área Social del IVEA que pertenece a familias de menores ingresos del Estado de Aguascalientes que perciba un determinado monto tope de salarios mínimos. 60 • Promotores. Son aquellas personas físicas o morales que adquieren uno o varios Lotes con Servicios, a través del Área de Comercialización del IVEA, para destinarla primordialmente a la construcción de vivienda de interés social. 5.- MISIÓN La Misión del IIVEA se propone: “Dar respuesta con equidad a la demanda de vivienda de la población, tomando como referencia el artículo 4° constitucional, promoviendo con el esfuerzo conjunto de todos lo que aquí trabajamos, la urbanización de fraccionamientos así como la edificación de viviendas dignas, con calidad y adecuadas para mejorar el bienestar de las familias, principalmente las de menos ingresos.” (IVEA, 2006). Definiciones de conceptos dentro de la Misión • Esfuerzo Conjunto. Mediante el compromiso permanente y la capacitación y adiestramiento continuo del personal, para lograr la excelencia en el servicio. • Vivienda Digna. Aquella que cuente por lo menos con los servicios básicos: agua potable, drenaje, energía eléctrica y vialidades. • Calidad. Apego a las Normas Oficiales, las Normas Mexicanas y a las Especificaciones Técnicas de Edificación y Urbanización del propio Instituto. • Adecuado. Dar la posibilidad de obtener una acción de vivienda que formará parte de su patrimonio y acorde a la economía familiar. • Principalmente. Se atiende la demanda de vivienda de la sociedad de Aguascalientes, dando prioridad a la población de menores ingresos. 61 • Equidad. La atención para con los solicitantes en igualdad de circunstancias, sin distingo de algún tipo. 6.- POLÍTICA La Política del IVEA se centra en: Trabajar con unidad, eficiencia y eficacia para lograr la total satisfacción de nuestros clientes a través de la mejora continua de los procesos, productos y servicios que ofrece el IVEA. 7.- FUNDAMENTO LEGAL El IVEA tiene como fundamento legal la “Ley y Reglamento del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes”, el cual se publicó el 8 de febrero de 1989 con la aprobación del Congreso del Estado, estando como gobernador el Ing. Miguel Ángel Barberena Vega. La Ley esta compuesta por cinco capítulos y artículos transitorios. Los capítulos tienen como contenido, la personalidad, domicilio y objeto del IVEA, el Patrimonio del que estará compuesto, los órganos de gobierno que regirán su funcionamiento, los órganos de vigilancia que estarán asignados por la Contraloría del Estado y supervisará las actividades los cuales son asignados por la Contraloría del Estado y por último el estatuto del que se regirán los trabajadores, y que el instituto estará incorporado al ISSSSPEA en lo relativo a las prestaciones de seguridad y servicios sociales. 62 EL Reglamento esta compuesto por cinco capítulos y artículos transitorios. Su contenido son Disposiciones generales, las disposiciones del Código Urbano del Estado de Aguascalientes, los derechos de acciones sociales de vivienda, las obligaciones de los beneficiarios de acciones sociales de vivienda, los órganos del IVEA que son: la Junta de Gobierno, el Director General, y el Comité de Adjudicaciones, las atribuciones que tienen la junta de gobierno y de los requisitos para ocupar las direcciones el comité de adjudicaciones y el comisario que nombrará la Contraloría General el Estado, y por último las sanciones que tendrá todo servidor público sin importar rango. 8.- LAS ÁREAS Y SUS ACTIVIDADES El Director General, para el adecuado ejercicio de sus facultades y atribuciones, así como para el cumplimiento de sus obligaciones cuenta con órganos directamente subordinados de él, y jerárquicamente, serán los siguientes: 1- El Coordinador General 2- En igual rango entre ellos, los Directores de las siguientes áreas: a) Jurídica; b) Administración y Finanzas; c) Social; d) Comercialización; e) Técnica; y f) Contraloría Técnica. 63 DIRECCION GENERAL. El Director General realiza las siguientes actividades: 1.- Cumplir y hacer cumplir, en el ámbito de su competencia, las disposiciones aplicables en materia de vivienda y los acuerdos que dicte la Junta de Gobierno, informándole de su seguimiento, hasta su resolución última. 2.- Proponer • La implementación del Sistema Estatal de Vivienda, subsistemas administrativos de operación, registro, información, seguimiento, control y evaluación de las actividades del Instituto, que deberá realizar a partir de criterios de eficiencia y eficacia. • La investigación y mejoramiento de todo aquello que beneficie a la satisfacción de las necesidades de vivienda en el Estado. • Los créditos que se requieran. • La estructura, organización, funciones y su distribución dentro del Instituto; • Los programas operativos anuales. • Los Estados Financieros que muestren la situación del Instituto. • El presupuesto anual de egresos, la estimación de Ingresos para el ejercicio siguiente, el informe de las actividades realizadas y el presupuesto ejercido, turnando copia al Comisario y a los auditores externos, si los hubiera. 3.- Mantener • La simplificación administrativa en la atención a la demanda de los usuarios y en la actividad que desarrolla el Instituto. 64 • La capacitación y actualización del personal, proponiendo estímulos, reconocimientos y, en su caso, sanciones. 4- Crear si lo considera necesario, comités de apoyo y coordinación intrainstitucional y designar comisiones específicas. 5.- Vigilar que la racionalidad y austeridad en el gasto presupuestal y en el uso de los bienes del Instituto sean norma de conducta del personal en el desempeño de sus funciones. 6.- Otorgar conforme a lo dispuesto por este Reglamento, las sanciones de vivienda a los acreditados. 7.- Todas las demás facultades y atribuciones que le encomienden las Leyes y el Ejecutivo del Estado. El Director General es el representante legal del Instituto y sus facultades son: 1.- Celebrar, suscribir y otorgar toda clase de actos y documentos inherentes a sus funciones. 2.- Ejercer facultades de dominio, de administración y para pleitos y cobranzas, aún de aquellos casos que requieran de autorización especial, siempre y cuando se apeguen a la legislación de la materia. 3.- Emitir, avalar y negociar títulos de crédito. 4.- Formular querellas y otorgar perdón. 5.- Ejercitar todo tipo de acciones judiciales, arbitrales y celebrar transacciones. 6.- Otorgar poderes generales y especiales incluyendo los que requieren autorización o cláusula especial. Para el otorgamiento y validez de ellos bastara la comunicación oficial suscrita por el Director General. 65 COORDINACIÓN GENERAL El Coordinador General realiza las siguientes actividades: 1.- Mantiene el Sistema Estatal de Vivienda como conjunto integrado y armónico de relaciones jurídicas, económicas, sociales, políticas, tecnológicas y metodológicas que dan coherencia a las acciones, instrumentos y procesos de los sectores público, social y privado, orientados a la satisfacción de las necesidades de vivienda en el Estado. 2.- Para lo anterior, la Coordinación General atiende la congruencia del Sistema Estatal de Vivienda, sus planes y programas con los homólogos en el nivel federal y municipal. 3.- Sistematiza la comunicación con el nivel federal, estatal y municipal de manera que permita disponer con inmediatez de la información necesaria sobre el estado que guardan los asuntos que coordinadamente con ellos mantiene el Instituto. El sistema clasificará su acceso atendiendo a la naturaleza de la actividad y al área administrativa de su competencia. 4.- Provee y solicita información y asesoría a las instituciones con las que el Instituto mantiene coordinación. Para éste efecto dispondrá del auxilio de las demás áreas internas pudiendo delegar la función si ello no afecta a su control. 66 5.- Competen a la Coordinación General las demás actividades que sean afines a las aquí descritas y las que, en su caso, le designe el Director General y las demás disposiciones legales aplicables. DIRECCIÓN JURÍDICA. EL Director Jurídico Realiza las siguientes actividades: 1.- El Director Jurídico tiene la representación legal con el carácter de apoderado general para pleitos y cobranzas del Instituto, en cualquier juicio o procedimiento en que el Instituto sea parte, tenga un interés jurídico, o se pida su intervención legal. 2.- Plantea al Director General las diversas alternativas de solución jurídica en cada caso, tomando la decisión del actuar jurídico, procurando lo que menos dañe a las partes. 3.- Informa al Director General de los avances de los juicios, recursos, incidentes, y en general, cualesquier procedimiento legal en los que el Instituto sea parte. 4.- Informa al Director General, la actuación jurídica del Instituto, con datos estadísticos correlativos y reporte de resultados. 5.- Elabora por escrito las consultas que le formule el Director General sobre el funcionamiento jurídico que las áreas del Instituto requieran, ello, sin perjuicio de que de manera directa les preste la asesoría jurídica correspondiente. 6.- Determina, clasifica y provee para su difusión criterios de interpretación y observancia de la legislación en toda materia que el Instituto aplique con motivo de sus funciones, y que por su importancia considere de utilidad para el personal del Instituto, sus acreditados o público en general. 7.- Estudia el marco jurídico general, en materia de vivienda, pudiendo proponer: 67 • La eliminación de la normatividad que carezca de positividad, que sea contradictoria o dificulte el ejercicio del derecho a la vivienda. • Reformas y/o adiciones a las normas jurídicas que considere pertinentes en materia de vivienda. 8.- Redacta todo documento que precise fundamento, motivación y apoyo jurídico. 9.- Archiva y mantiene actualizado el acervo de leyes, tesis jurisprudenciales y material análogo de utilidad para el Instituto, informando al respecto, a las áreas correspondientes, lo que pudiera ser de su interés o utilidad. 10.- Realiza cualquier gestión de cobro, judicial o extrajudicial, que el Instituto haga a sus deudores morosos. 11.- Las demás facultades y actividades que sean afines a las aquí descritas y que le encomiende el Director General y las demás disposiciones legales aplicables. Cualquier relación jurídica que involucre al Instituto y, particularmente, a su patrimonio e intereses, deberá ser consultada y sancionada por la opinión de la Dirección Jurídica. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. La Dirección de Administración y Finanzas es el área responsable de elaborar, supervisar y validar en primera instancia los programas e informes anuales de egresos e ingresos del Instituto, así como administrar sus recursos humanos, materiales y financieros. EL Director de Administración y Finanzas realiza las siguientes actividades 1.- En materia de personal 68 • Establece y aplica programas de selección, capacitación y desarrollo. • Analiza y evalúa los puestos, funciones, jerarquía, sueldos y demás prestaciones en congruencia con los fines y objetivos del área. • Administra la nómina salarial y los registros de puntualidad, asistencia, permisos y comisiones. • Tramita altas, bajas, cambios de adscripción y afiliación al sistema de seguridad social. • Opera la seguridad e higiene en el trabajo y el programa de Protección Civil, así como todos aquellos otros programas establecidos para la población que puedan ser aplicados en el centro de trabajo en beneficio del personal sin que perjudiquen las labores de la Institución. 2.- En materia de recursos materiales • La conservación, mantenimiento y recuperación de bienes muebles e inmueble. • La adquisición, contratación de servicios y abastecimiento de recursos. • La administración del almacén, el control de inventarios y la estadística de su consumo, uso y deterioro por área. 3.- En materia de recursos financieros • Aplica directrices y criterios técnicos para planear, programar, presupuestar, controlar y evaluar necesidades, recursos y el gastos del Instituto. • Asesora y auxilia a las áreas en la elaboración de sus programas y requisiciones en este rubro. 69 • Gestiona la asignación, ampliación, traspaso y cualquier modificación presupuestal y financiera. • Opera los sistemas de contabilidad interna manteniendo actualizada la información financiera. • Propone fuentes y mecanismos de financiamiento y de ahorro. • Investiga y promueve la inventiva para mejores alternativas de financiamiento, particularmente en beneficio de la asignación de vivienda. • Proponer a la Dirección General, previa justificación y avalúo actualizado, la baja de muebles, equipo y bienes inservibles. 4.- La Dirección de Administración y Finanzas elabora manuales de organización, de procedimientos, instructivos y formatos que simplifiquen el trabajo del Instituto manteniendo permanente evaluación sobre su utilidad proponiendo, en su oportunidad, las adecuaciones necesarias que homogenicen y optimicen las actividades rutinarias del Instituto. 5.- La Dirección de Administración y Finanzas, provee a las áreas, oportunamente, de los recursos necesarios presupuestados registrando su uso y consumo. En caso de dispendio o uso indebido sugerirá medidas de ahorro al responsable y jefe inmediato. De no haberse aplicado el correctivo o existir reincidencia lo hará del conocimiento del Director General, para que se apliquen las sanciones correspondientes. 6.- Competen a la Dirección de Administración y Finanzas, las demás actividades que le sean encomendadas por el Director General y las demás disposiciones legales aplicables. 70 DIRECCIÓN SOCIAL. EL Director Social realiza las siguientes actividades: 1.- Elabora, organiza, opera y evalua el sistema de atención al público, para este efecto: • Establece formas, considerando el uso de medios electrónicos para el registro de consultas, sugerencias, quejas, denuncias, inconformidades y, en general, participaciones de la ciudadanía en torno de las funciones, actividad y desempeño de los funcionarios del Instituto. Canalizará estas participaciones al área competente para su conocimiento y solución. • Establece formas claras, sencillas, de ser posible con apoyos audiovisuales, que informen sobre requisitos, tiempos, procedimientos, costos, garantías y todo lo concerniente a la adquisición de bienes y servicios que el Instituto ofrece en materia de vivienda. 2.- Compendia y resume a diario, la información referente al Instituto o a la vivienda en general, difundan medios de información haciéndolos llegar al Director General y a los subordinados que él indique. 3.- Investiga y acredita fehacientemente • Necesidades y tipo de vivienda para población de escasos recursos y que carezca de afiliación a otros sistemas de asistencia habitacional en el Estado. • La condición socioeconómica de cada solicitante para recibir los servicios y bienes que el Instituto provee en materia de vivienda. 71 4.- Integra documentalmente la información requerida a cada solicitante de los bienes y servicios que el Instituto administra, dictaminando la procedencia del otorgamiento de las acciones de vivienda; 5.- Elabora, propone y lleva a cabo, en su caso • Campañas publicitarias para difundir la oferta de servicios y bienes del Instituto y comunicar a los interesados su selección para ser beneficiados con el otorgamiento de ellos. • Campañas para la creación de círculos de ahorradores para la adquisición de viviendas. • Campañas para crear la cultura de la vivienda de conformidad con los principios que el Código sostiene. 6.- Con el auxilio y los lineamientos de las áreas competentes del Instituto provee • La elaboración y distribución de un medio informativo sobre cuestiones de vivienda en donde incluya ventas, traspasos, alquileres de vivienda barata y materiales de construcción y que sirva al Instituto para comunicar a la población lo que considere necesario, útil o de interés; • La entrega física de los bienes y servicios que el Instituto haya otorgado a los solicitantes. • La firma de los contratos que conceden una acción de vivienda, previa identificación de los signatarios. 7.- Las demás actividades que sean afines a las aquí descritas y que le sean encomendadas por el Director General y las demás disposiciones legales aplicables. 72 DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Compete a la Dirección de Comercialización, lo concerniente al mercado de los bienes y servicios que el Instituto ofrece en el Estado a la población. Para ello contará con los índices, estimaciones y sustentos científicos de costos del dinero, de bienes raíces, de niveles salariales y demás factores que inciden en sus variaciones. Con estos soportes propondrá la comercialización que en materia de vivienda deberá realizar el Instituto con proyecciones a corto, mediano y largo plazo. EL Director Comercial realiza las siguientes actividades: 1.- A partir de sustentos verificables, la Dirección de Comercialización del Instituto propone: • Políticas, planes, programas de venta y adquisición atendiendo a la capacidad y necesidades de la población, así como a las de inversión pública y privada. • Soluciones y medidas en los casos de ilícita o desproporcionada especulación en el mercado inmobiliario así como la plusvalía generado por el desarrollo urbano en las áreas de acceso a la población de escasos recursos solicitando, si este es el caso, la intervención y auxilio de la Dirección Jurídica y Técnica del Instituto. • La organización de exposiciones, ferias, congresos, cursos dedicados a cuestiones de vivienda ya sea para su realización por el Instituto o para que éste participe en eventos similares realizados por otras instituciones y en otros lugares. 73 2.- Solicita a la Dirección Jurídica, asesoría para la redacción del documento jurídico respectivo, las condiciones, términos tiempos y circunstancias y demás especificaciones respecto de los solicitantes aceptados, así como del objeto y cosa del negocio que suscriben con el Instituto. Cuando el contrato sea elevado a escritura pública, verificará la reproducción de la información proporcionada dejando constancia de ello. 3.- Asigna y entrega formalmente el bien inmueble vendido o cedido por el Instituto. Para ello verificará que dicho bien se encuentre en las condiciones pactadas, levantando acta de recepción-entrega donde conste que el comprador en su caso, ha revisado y recibe a satisfacción el bien adquirido, sin perjuicio del saneamiento y evicción a que el Instituto o el constructor estuviere obligado. 4.- Las demás funciones que le sean encomendadas por el Director General y las demás disposiciones legales aplicables. DIRECCIÓN TÉCNICA. EL Director Técnico realiza las siguientes actividades 1.- Es competencia de la Dirección Técnica lo que técnicamente concierna a la vivienda que promueve o ejecuta el Instituto, cuyo carácter sea urbanístico, ambiental, arquitectónico, de ingeniería y de cuestiones similares. En este sentido supervisa, controla, dictamina, opina y sugiere de conformidad con la normatividad aplicable a la naturaleza de sus funciones. 2.- Todo inmueble que el Instituto adquiera, venda, reciba, grave en hipoteca o por algún otro concepto análogo involucre a la Institución, tiene la responsiva del Director Técnico, en lo que se refiere a su materia, la aprobación de calidad y la 74 garantía de que el bien o servicio cumple con los requerimientos que para su destino establece el Código y demás normas oficiales. 3.- Las actividades de la Dirección Técnica en materia habitacional se sustentan en estudios de conurbación, conservación, crecimiento, desarrollo, destino y equipamiento urbano y demás disposiciones similares que el Código establece para la armónica convivencia humana. Dichos estudios serán previstos a mediano y largo plazo. 4.- Las solicitudes, licencias, permisos, informes y similares gestiones, que para la realización de sus fines y objetos precise el Instituto en las materias que se indican en el Artículo 54 de este Reglamento, serán elaboradas y tramitadas por la Dirección Técnica, de ser necesario, con la asistencia de las Direcciones competentes. 5.- Elaborar y asesorar a los acreditados, sobre técnicas domésticas de construcción, reparación y mantenimiento e insumos recomendables por su calidad y precio incluyendo materiales de segunda mano. 6.- Estimar costos de obras e inversiones de infraestructura, equipamiento y servicios urbanos que requieran las reservas territoriales que el Instituto tenga o que pudiera adquirir ponderando su impacto socioeconómico en el Estado. 7.- Las demás facultades que le atribuyan el Director General y las demás disposiciones legales aplicables. 75 CONTRALORÍA TÉCNICA. EL Contralor Técnico realiza las siguientes actividades 1.- El desempeño de las actividades del personal del Instituto comunicando fundada y razonadamente, cualquier desvío de la normatividad establecida en materia de obra pública. 2.- Toda queja, denuncia o inconformidad que directamente conozca o sea enterado con respecto a las viviendas u obras que otorgue o ejecute el Instituto. 3.- La adquisición y destino de bienes, para los servicios y obra pública que realice el Instituto, el control y existencia de inventarios, informes de actividades realizadas, registros contables, bitácoras y el debido soporte documental de todas las obras realizadas por la Institución. 4.- La observancia de las prioridades, objetivos y metas programadas, así como la oportunidad, eficiencia y correcto desempeño en la construcción de las obras que ordene o ejecute el Instituto. 5.- La puntualidad, esmero, dedicación, calidad y cantidad del esfuerzo personal en el trabajo institucional. 6.- El uso y consumo de los recursos y bienes que el Instituto aplica al erario del Gobierno Federal y Estatal en la realización de servicios y obras pública, así como el estricto cumplimiento de las normas jurídicas que regulan la construcción en materia de obra pública. 7.- La observancia de las disposiciones normativas e instrucciones personales de administración. 8.- Que los correctivos ordenados se cumplan. Si la infracción se repitiera o continuara lo comunicará inmediatamente a su superior. 76 La Contraloría Técnica del Instituto opinará dando fundada razón al Director General, sobre: 1.- Los informes y programas que presenten las diversas áreas del Instituto a su titular, en especial sobre el presupuesto ejercido solicitado para la realización de las obras a cargo del Instituto. 2.- Los programas, proyectos, obras y cualquier actividad que lleve a cabo el Instituto. 3.- Competen además a Contraloría Técnica, las demás actividades que sean afines a las aquí descritas siempre y cuando existan las causas que funden y motiven la fiscalización y control. 9.- PROGRAMAS EL IVEA cuneta con programas destinados a ofrecer diversos servicios, a continuación se presentan los programas: 9.1 LOTE CON SERVICIOS. El programa de venta de Lotes con servicios consiste en una fracción de terreno que cuenta con una superficie establecida y autorizada, y con la infraestructura necesaria para proporcionar los servicios de: agua potable, descarga de aguas residuales, energía eléctrica, alumbrado público, guarniciones, banquetas y vialidades. El beneficiario de Lote con Servicios es aquella persona que recibe una Acción de Vivienda, a través del área Social del IVEA y se define como una persona 77 física, integrante de una de las familias de menores ingresos del Estado de Aguascalientes que perciba un determinado monto tope de salarios mínimos, dato que se le informa al solicitante al momento de requerir información para este producto en la Dirección Social del IVEA. El cliente del área Comercial es aquella persona física o moral que adquiere uno o varios Lotes con Servicios a través del área de Comercialización del IVEA, para destinarla ya sea a la construcción de vivienda de interés social o la construcción de negocios comerciales e incluso para su propia vivienda. 9.2 UNIDADES BASICAS DE VIVIENDA. Este programa tiene como finalidad dotar de una unidad básica de vivienda a los solicitantes del sector de la población cuyos ingresos no exceden los tres salarios mínimos de la región y que carecen de una propiedad y de afiliación a otro régimen de vivienda como INFONAVIT y FOVISSTE. El participante debe llenar una solicitud y cubrir una serie de requisitos; la aceptación de las solicitudes no depende del IVEA por ser éste un programa que opera con recursos federales. 9.3 MEJORAMIENTO DE VIVIENDA. Este programa tiene como finalidad dotar de paquetes de materiales para cuarto adicional, piso, techo, cocina, baño, o aplanado y los solicitantes debe ser del sector de la población cuyos ingresos no excedan los tres salarios mínimo de la región. 78 El participante debe llenar una solicitud y cubrir una serie de requisitos; la aceptación de las solicitudes no depende del IVEA por ser éste un programa que opera con recursos federales. 9.4 AUTOCONSTRUCCION. El programa de Autoconstrucción consiste en un monto financiado correspondiente a un paquete de materiales de construcción, otorgado a un beneficiario a partir de una solicitud aprobada, suministrados por los proveedores contratados por el IVEA para tal fin, en el tiempo convenido, calidad especificada y en la cantidad establecida. El beneficiario del Programa de Autoconstrucción es aquella persona a la que el IVEA le otorga un crédito con recursos propios del Instituto para la obtención de materiales para la Autoconstrucción. 9.5 PAISANO. Esta enfocado a los Aguascalentenses que trabajan en Estados Unidos y envían dinero a sus familiares de una manera continua, este programa facilita la adquisición de una casa en Aguascalientes y fortalece el esfuerzo de la persona que viaja al país del norte a trabajar, para formar un sólido patrimonio en su tierra. 79 9.6 CASADOS. Este programa tiene como objetivo otorgar una vivienda en renta a jóvenes parejas casados. El IVEA otorga un plazo de 18 meses para que estas parejas adquieran un grado de madurez conyugal y económico y posteriormente aspiren a otra vivienda más grande, con la posibilidad de que el Instituto les regrese hasta el 75% del monto de las rentas (por pago puntual)para el enganche de su casa, siempre y cuando esta nueva casa sea del esquema del IVEA. 80 CAPITULO IV METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO 81 1.- MODELOS DE CONTROL INTERNO EMPRESARIAL La metodología de este trabajo está basada en el modelo del autor Perdomo Moreno (2000) y del autor Amador Sotomayor (1997), que han desarrollado modelos a seguir ara el control interno de empresas privadas, ambos presentan los aspectos generales que son la base de todo proceso de control interno. Estos modelos son el punto de partida para el desarrollo del manual que aquí se presenta; los modelos Perdomo y Amador para este caso, se han analizado y a partir de ello se ha diseñado una metodología para un organismo público. 2.- METODOLOGÍA 1ª Etapa Búsqueda de Información Documental Objetivo: Fundamentar los aspectos teóricos en base a la información documental, para comprender la aplicación de los elementos utilizados en la práctica. MÉTODO: 1.- Investigación documental. TÉCNICAS: a) Búsqueda Bibliográfica • Obras generales (enciclopedias y diccionarios generales y especializados). • Libros relacionados con los temas a investigar 82 • Ley y Reglamento del IVEA • Lineamientos y políticas generales para el control de los recursos de las dependencias y entidades del gobierno del estado de Aguascalientes • Revistas • Internet b) Redacción de documentos Instrumento • Subrayado de lectura (Información textual) • Redacción personal (con uso referencias) 2ª Etapa Búsqueda de Información Empírica Objetivo: Obtener información a través de entrevistas con el personal involucrado en las funciones de cada departamento del área de Administración y Finanzas de, las actividades realizadas en base a la práctica y experiencia; y también obtener información a través de documentación existente dentro del IVEA que sirva de guía para la realización de dichas actividades del personal. MÉTODO: 1.- Investigación empírica. Búsqueda de datos reales relacionados con los controles internos de los diferentes departamentos del área de Administración y Finanzas, del IVEA. 83 TÉCNICAS: a) Entrevista Sujetos: Jefes de departamento del área de Administración y Finanzas, así como los auxiliares de cada departamento. Instrumento: Guía estructurada de entrevista. b) Revisión de archivos (para revisar documentos existentes) c) Análisis de datos d) Descripción de los datos obtenidos 3ª Etapa DESARROLLO 1.- Descripción de las actividades a seguir en el manual 2.- Realización de Diagramas de Flujo. Método: Gráfico. 3.- MANUAL DE CONTROL INTERNO Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo, lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un 84 control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo. Es por lo anterior, que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos que se deben emprender en una empresa, es la preparación de un manual de organización que permita dar a conocer los objetivos o aclararlos; las políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa. El empleo de los manuales se creo como auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organización así como de sus políticas, estructura funcional, procedimientos y otras practicas del organismo para el que están trabajando, por lo tanto mediante el uso de éstos, se puede dar de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada. 3.1 CONCEPTO DE MANUAL Una definición general del concepto de manual es: “Libro en que se compendia lo mas esencial de una materia” (Enciclopedia Salvat Diccionario, 1977) Según Sotelo (2004), es un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable), se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa 85 El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de éstos en una empresa. ES una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo. 3.2 EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACION La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa. 86 3.3 OBJETIVOS De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos, según Sotelo (2004): • Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos , normas. • Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. • Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. • Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales. • Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas. 3.4 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. POSIBILIDADES. • Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. • Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. • Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 87 • Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. • Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. • Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. • Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. LIMITACIONES. • Cuando está elaborado con deficiencias provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. • El costo de producción y actualización puede ser alto. • Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. • Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. • Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados. 3.5- PARTES DEL MANUAL. Las partes del manual de acuerdo con la propuesta de este trabajo práctico son: 1.- Identificación de los departamentos y de la información que se reporta al departamento de Contabilidad. 1.- Control Interno de Operaciones Básicas 2.- Control Interno Contable 3.- Revisión del Control Interno en operaciones específicas 88 4.- Evaluación de Control Interno 4.1.- Diagramas de Flujo y Gráficas de Organización 3.6 DESCRIPCIÓN DE CADA PARTE 1.- CONTROL INTERNO DE OPERACIONES BASICAS. En esta parte del manual primeramente se identificarán cuales son las operaciones básicas que se debe realizar en cualquier empresa e institución gubernamental como es el caso de este trabajo, ya que estas operaciones son la esencia para poder llevar una contabilidad. Después de identificar estas operaciones se procederá a identificar que departamento del área de Administración y Finanzas del IVEA se encarga de realizar cada operación. Una vez identificada que operación realiza cada departamento se procederá a entrevistar a cada jefe de departamento y a sus subordinados para que describan sus actividades, que documentación manejan, que tipo de controles aplican en cada una de sus actividades para lograr sus objetivos, que tiempo se lleva cada actividad, que informes y con que periodicidad se entregan al departamento de Contabilidad. Una vez que se tenga la descripción de las actividades y los procesos para llevarlas a cabo, se comenzará a realizar esta primera parte del manual dando una breve explicación que es cada una de las operaciones que la conforman y en base a los modelos de Perdomo y Amador se describirá para cada operación las bases de control interno a realizar, esta parte se adaptará a las actividades del Instituto que 89 es un Organismo de Gobierno, ya que los modelos antes mencionados describen en forma general un control interno para una empresa particular. Esta primera parte del manual se terminará señalando los registros contables que se deben realizar en cada operación que realiza el Instituto, es muy importante para el departamento de Contabilidad tener un soporte físico de los registros contables que realiza este departamento ya es una base de control interno para lograr el objetivo primordial que es generar información financiera confiable. 2.- CONTROL INTERNO CONTABLE. En esta segunda parte del manual se tratará específicamente del funcionamiento del departamento de Contabilidad, las actividades que se llevan a cabo y los métodos y procedimientos que se utilizan. El control interno contable se enfoca a la revisión, clasificación, registro e interpretación de las operaciones, por lo tanto es importante especificar que información recibe de los demás departamentos del área de Administración y Finanzas en que tipos de libros se registra y como se clasifica dicha información, cómo es la estructura del catálogo de cuentas que se maneja, y cada cuando se actualiza, cómo se interpretan las operaciones, cómo será el mantenimiento para conservar el control interno y quién será el responsable. Todo estas actividades que se realizan con un control interno tendrá como objetivo garantizar la obtención de información financiera confiable para usuarios internos y externos del IVEA, además que es una herramienta de apoyo para la toma de decisiones de la dirección de Administración y Finanzas 90 3.- REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO EN OPERACIONES ESPECIFICAS. En esta tercera parte del manual se especificarán los puntos básicos de control interno que servirán para la revisión de cada una de las operaciones que se realizan. Se comenzará con la primer cuenta que es caja y bancos en donde se especificarán los puntos que se deben estar revisando y se procederá a la realización de cuestionarios que servirán para medir si los puntos a revisar se están llevando a cabo o en que cuentas se requiere una atención específica. Esta revisión se llevará a cabo por periodos corto de tiempo con la finalidad de que se estén respetando las disposiciones del control interno implantado. 4.- EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. En esta última parte del manual se especificarán primeramente cuales son los objetivos de realizar una evaluación de control interno, después las actividades que se deben realizar para llevar a cabo dicha evaluación como son llevar a cabo un estudio preliminar de las operaciones desde que se inicia hasta como se registro contablemente, describir las técnicas para obtener información y por último se expondrán los métodos de evaluación del control interno de las operaciones. En los métodos de evaluación se realizarán cuestionarios y diagramas de procedimientos y organización que permitirán obtener indicativos de la eficiencia de los sistemas de control interno 91 CAPITULO V MANUAL DE CONTOL INTERNO 92 1.- IDENTIFICACION DE LOS DEPARTAMENTOS Y DE LA INFORMACION QUE SE REPORTA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Los departamentos del área de Administración y Finanzas son los que reportan al departamento de Contabilidad la información de la operación del Instituto para su registro contable, alguna de la información es realizada directamente por estos departamentos y otra por las diferentes áreas del Instituto. A continuación se mencionan los departamentos del área de administración y finanzas y la información que reportan al departamento de Contabilidad. CONTABILIDAD. Este departamento recibe toda la información de la operación del Instituto por medio de reportes para su registro contable a través de pólizas en el sistema de ContPAQ y así poder emitir reportes financieros que son entregados a la dirección de Administración y Finanzas para emitir informes a instancias externas, para su auditoria y para determinar como se encuentra el IVEA y poder tomar decisiones del rumbo que debe tomar dicho Instituto. RECURSOS HUMANOS. Este departamento se encarga de todo lo relacionado con el personal como es el reclutamiento, selección, contratación, capacitación, control de asistencias, faltas, retardos y la realización de la nomina quincenal. La nomina se realiza en un sistema de nominas el cual emite una póliza contable que se reporta al departamento de Contabilidad para su registro. INGRESOS. En este departamento se recibe la cobranza que se genera de los diferentes programas que ofrece el IVEA, así como algunos cobros que no son 93 propiamente de la actividad del Instituto como son: penalizaciones de obra, copias, Inscripción para licitaciones de obra, ingresos por venta de activos fijos, etc. Los recibos emitidos de los ingresos recibidos y las fichas de depósito se reportan diariamente al departamento de Contabilidad para la elaboración de la póliza de ingresos. PROVEEDURÍA. En este departamento se lleva el control del catalogo de los proveedores autorizados para realizar las compras que el Instituto requiere para su operación, también llevan el control de almacenes y de los activos fijos. EL departamento de contabilidad recibe de este departamento las facturas de compras en forma semanal con todos los soportes que autorizan dicha compra para la elaboración de la póliza de egresos y el pago a los proveedores, también recibe un reporte de las entradas y salidas de los almacenes así como un reporte de las depreciaciones de los activos fijos mensualmente para su registro contable. INVERSIONES Y VALORES. Este departamento se encarga de realizar todas las operaciones relacionadas con los bancos y con las inversiones de los valores del Instituto, también realiza las conciliaciones de las cuentas bancarias existentes, y se encarga de custodiar los pagarés emitidos por concepto de ventas de lotes comerciales a crédito. Al de departamento de Contabilidad reporta diariamente todos los movimientos de bancos e inversiones realizados durante el día para su registro. COSTOS Y ANÁLISIS FINANCIEROS. Este departamento se encarga de determinar el costo financiero real de cada obra ejecutada por el área técnica, para lo cual durante la ejecución de la obra, debe de ir realizando cedulas que al final de la obra le permita obtener dicho costo, el cual es la base para determinar el precio 94 de venta. También en este departamento se lleva el control del inventario de lotes y edificaciones existentes de cada fraccionamiento para su venta con su respectivo costo, otra de sus actividades es realizar la póliza contable de las ventas, cancelaciones y descancelaciones del área social con su costo de venta para poder descargar del inventario las acciones vendidas; esta póliza se reporta al departamento de Contabilidad para su registro. GESTION Y FINANCIAMIENTO. Este departamento recibe semanalmente del área Técnica todas las facturas por concepto de obra para su revisión financiera y fiscal, y llevar un registro del avance técnico y financiero de las obras (este departamento sirve de enlace entre el área Técnica y el área de Administración y Finanzas). Las facturas recibidas por concepto de obra, cuando han sido revisadas y descargadas a los reportes de control, se pasan al departamento de Contabilidad para la elaboración de la póliza de egresos y para el pago a los contratistas de obra. Este departamento se encarga también de todos los trámites que se necesitan realizar en la Secretaría de Desarrollo Social (SEDESOL) del estado, para el trámite y la obtención de los recursos o subsidios que otorga la federación como apoyo a las familias de escasos recursos y que recibe el IVEA para desarrollar la edificación en los fraccionamientos. CONTROL Y EVALUACIÓN PRESUPUESTAL. En este departamento se elabora el presupuesto financiero en forma anual, para que durante el año todas las áreas tengan techo financiero para sus gastos, por lo tanto se lleva un control de lo que cada área va ejerciendo y le queda por ejercer. Este departamento también se encarga de elaborar los informes financieros para la cuenta pública, para la Contraloría del Estado y para la Secretaría de 95 Gestión e Innovación (SEGI) de manera mensual y para las juntas de gobierno trimestralmente, todos éstos derivados de la información que emite el departamento de Contabilidad, estos informes antes de reportarse a las instancias externas, se pasan a la Dirección de Administración y Finanzas para su revisión y autorización. 2.- CONTROL INTERNO DE OPERACIONES BASICAS 2.1 – CAJA Y BANCOS El control interno de caja y bancos se lleva a cabo mediante un plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en cajas y bancos, así como fomentar la eficiencia de operaciones y adhesión a la política administrativa de las instituciones gubernamentales. OBJETIVOS. • Prevenir fraudes de la caja y bancos. • Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos. • Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y bancos. • Localizar errores de caja y bancos. • Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos. • Promover la eficiencia del personal de caja y bancos. • Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancos. 96 CAJA. “Es el conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales, telegráficos, etc. de disposición libre e inmediata” (Perdomo, 2000, Pág. 81). El área de cajas que se encuentra dentro del departamento de Ingresos del IVEA, se encarga de la recepción y manejo de efectivo y valores que permanecerán en custodia dentro de esta área hasta no ser depositados en el banco, así como de la documentación general que se relaciona con éstos. Las personas que atienden esta actividad dentro del Instituto, se les denomina “cajeros”. Es obvio que la diligencia, rectitud y honestidad en el desempeño de las funciones son requisitos indispensables del puesto, así mismo la obtención de fianzas de fidelidad para todos los empleados involucrados en el manejo de valores. El afianzamiento del personal de cajas, evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robos, fraudes, desfalcos y abusos de confianza, por parte de cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo del efectivo, documento y valores de caja, la compañía afianzadora denunciará a los tribunales competentes con la pena correspondiente, por tal motivo su comportamiento deberá ser intachable. BASES DEL CONTROL INTERNO • El dinero deberá verificarse en el momento de su recepción que provendrá de los clientes que llegan directamente a las cajas, de la unidad móvil que sale a cobrar a los fraccionamientos. del personal interno, de los contratistas que 97 pagarán penalizaciones o licitaciones de obra y de personas externas que realicen un pago de alguna operación o situación esporádica. • Para llevar a cabo el cobro, se expedirá comprobante y así mismo se recibirán los comprobantes de cobro que la unidad móvil haya realizado. • El efectivo y cheques serán resguardados en caja fuerte, bajo la responsabilidad del cajero cuando el dinero por alguna circunstancia se vaya a depositar en el banco al día siguiente. • El registro contable se debe realizar el mismo día de la recepción, a través de la póliza de ingresos que se elabora en el departamento de Contabilidad con la copia de los documentos expedidos junto con la ficha de depósito bancaria. • EL efectivo deberá depositarse íntegramente en la cuenta bancaria correspondiente el mismo día de su recepción (o a más tardar al siguiente día hábil) y no debe utilizarse para otros fines distintos. • En lo que respecta a la información del depósito se debe realizar un reporte diario al departamento de Contabilidad de los depósitos efectuados, adjuntando en la póliza de ingresos las fichas de depósito selladas y certificadas por el banco receptor y además darle un reporte diario al departamento de Inversiones y valores, para la obtención de saldos diarios de disponibilidad de recursos. • El cajero en ningún momento tendrá acceso a la información contable que no sea de su área ya que su actividad se centra en recepción, registro, custodia y depósito de valores. 98 • Es necesario efectuar diariamente al término de la cobranza cortes de caja y arqueo de valores, para confirmar su exactitud y buen manejo, debiendo ser efectuado por personal ajeno al departamento de ingresos. REGISTRO CONTABLE. El registro contable referente a los ingresos ya se ilustro en el rubro de cajas , ahora se va a mostrar cuando es un egreso y se realiza por póliza cheque de egresos. El registro contable de lo que se cobra en cajas se realiza mediante póliza de ingresos y la mayoría son pagos de anticipos y mensualidades de los beneficiarios que tienen una acción de vivienda del IVEA. Cuando es un ingreso por pago de mensualidad el registro es el siguiente: CARGO 110-200-000 BANCOS 400-000-000 ABONO X INGRESOS X Cuando es un ingreso por pago de anticipo el registro es el siguiente: CARGO 110-200-000 210-800-000 BANCOS ABONO X ANTICIPO DE CLIENTES X 99 Cuando es un ingreso extraordinario que no es relacionado con la actividad propia del Instituto como por ejemplo una venta de activo fijo o el ingreso por licitaciones o penalizaciones de obra el registro es el siguiente: CARGO 110-200-000 BANCOS ABONO X 430-000-000 OTROS INGRESOS X BANCOS. “Es el conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero representado por saldos disponibles en cuentas de cheques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su presentación” (Perdomo, 2000, Pág. 81). BASES DE CONTROL INTERNO • Como regla general nunca se expedirán cheques al portador, es decir, los pagos se harán por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá cuando menos en dos personas, de preferencia director general y director de administración y finanzas los cuales son ajenos al departamento de Contabilidad y a cajeros. Todos los pagos por medio de cheques, deberán contener la firma de quien solicitó el gasto, la firma del director de Administración y Finanzas y la firma del director General, para que no quede duda sobre la corrección e integridad del desembolso. 100 • Por regla general los saldos y estados de cuenta que remiten los bancos al Instituto cada mes, deberán conciliarse en el departamento de Inversiones y Valores, ya que quien lo realice debe ser personal ajeno al departamento de Contabilidad y a los cajeros. REGISTRO CONTABLE. CARGO 510-000-000 110-200-000 GASTO CORRIENTE ABONO X BANCOS X 2.1.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA Como regla general todas las entradas a caja se depositan en bancos y las salidas y desembolsos se hacen por medio de cheques nominativos, por lo tanto se establece un fondo fijo de caja chica, para pagos menores. BASES DEL CONTROL INTERNO • Se expide un cheque a nombre del titular del fondo, se registra contablemente a su cargo y se cancelará al finiquito del mismo. • Este fondo sólo debe ser utilizado para gastos normales y propios del Instituto. • El monto máximo para liquidación de gastos en efectivo será de $500.00 101 • No debe ser utilizado para fines distintos de su objetivo, tales como canje de cheques, prestamos personales o liquidación de comprobantes no autorizados. • El plazo para la comprobación del gasto será de dos días, en caso de exceder dicho plazo, se convertirá en un cargo personal para el deudor. • Al reverso del comprobante se debe especificar el motivo del gasto en efectivo. • Invariablemente la custodia estará a cargo del responsable del fondo, aún cuando sea transferido a una tercera persona. Para cesar esta responsabilidad debe cancelarse el fondo y el registro contable. • La erogación efectuada a través del fondo debe comprobarse sin excepción, presentando la factura, nota o recibo y cumpliendo los requisitos establecidos y debidamente autorizados. • Los requisitos de los comprobantes deben ser: a) A nombre de la empresa b) Número e folio o serie c) Fecha d) Concepto del gasto e) Importe con letra y número f) Cumplirá con aspectos fiscales, tales como cédula fiscal, IVA desglosado, ISR retenido, etc. g) Sin tachaduras o enmendaduras. 102 • Los comprobantes que constituyen el reembolso de fondo se cancelarán con el sello de “pagado”, indicando fecha y número. Esto evitará que vuelvan a ser reembolsados. • Es conveniente efectuar arqueos de valores programados y aleatorios para confirmar su exactitud y buen manejo. Esto lo debe realizar personal ajeno al titular del fondo, debiendo existir evidencia documental del arqueo. • Es imprescindible la existencia de un catálogo de firmas de quienes aprueban el egreso. REGISTRO CONTABLE. Para establecer el fondo fijo de caja. CARGO 110-100-001 FONDO FIJO 110-200-000 ABONO X BANCOS X Para la comprobación de gastos y sea rembolsado el fondo fijo de caja. CARGO 510-000-00 GASTO CORRIENTE 110-200-000 ABONO X BANCOS X Para regresar el fondo fijo de caja. CARGO 110-200-000 110-100-001 BANCOS ABONO X FONDO FIJO X 103 2.2 – INGRESOS Y EGRESOS INGRESOS Origen específico de los ingresos OPERATIVOS. Ventas de contado, recuperación de cartera a través de cobrador, cobranza a través de cuentas bancarias concertadoras, liquidación de deudores, funcionarios y empleaos, ingreso por centro de cobranza, préstamos bancarios (línea directa, descuento de documentos, carta de crédito). NO OPERATIVOS. Venta de activo, ingresos por instrumentos de inversión, devolución de impuestos (ISR e IVA). La recepción de ingresos y su control, ya se describió en el rubro de caja. EGRESOS En la operación del egreso el departamento de Contabilidad de acuerdo al programa de pagos elabora el cheque correspondiente y en su defecto el encargado del fondo fijo liquida en efectivo las notas menores a $500.00. Las cuentas pagadoras pueden presentar las modalidades siguientes: • Cuentas pagadoras de proveedores, como son las cuentas por pagar. • Cuenta de gasto corriente, como las de acreedores, servicios, gastos de viáticos, papelería, mantenimientos, etc. • Cuentas de sueldos y salarios que incluyen remuneración por prestaciones derivadas de la relación laboral. 104 BASES DEL CONTROL INTERNO • Debe existir un catálogo interno donde estén registrados los proveedores y acreedores, el cual debe contener información relevante, tal como número interno, nombre, dirección, Registro Federal de Causantes, teléfono, representante, actividad preponderante, productos o servicios que presta, condiciones de crédito, cédula fiscal, etcétera. El departamento responsable de tener y manejar este catálogo para la adquisición de productos o servicios, es el departamento de Proveeduría. • Debe existir separación de funciones entre quien autoriza el pago, quien liquida el adeudo y quien aprueba el bien o servicio. • Las cuentas bancarias deben registrarse a nombre del Instituto, con firmas mancomunadas. • Es imprescindible la existencia de un catálogo de firmas de quienes están autorizados para aprobar el egreso. • Para sistematizar y facilitar el control de egresos deberá establecerse un calendario y horario de pagos. • Los cheques, y cualquier otro tipo de egresos deberán ser nominativos, es decir, a nombre del beneficiario. • Invariablemente los cheques deben ser protegidos con procedimientos destinados a salvaguardar la operación, tanto en su importe como en el beneficiario. • Invariablemente los cheques deben llevar adjunto los comprobantes autorizados que amparen el importe y la solicitud del gasto por medio de una 105 orden de servicio, orden de compra, requisición o estimación de obra, según sea el caso. • Una vez cumplido el punto anterior, el cheque debe ser firmado por los responsables. Éstos deben analizar si el egreso es normal y propio del negocio, en caso contrario, debe ser suspendida la firma hasta que sea validada la operación. • Al efectuar la entrega debe solicitarse identificación personal. El beneficiario debe firmar al calce de la póliza de egresos, recogiéndose el contra recibo que se le entrego al proveedor al momento de revisarle la factura para programarle el pago. • Los comprobantes que amparen el cheque entregado se cancelan con el sello de pagado, el cual indica fecha y número. • Este punto se realiza para constatar que todo pago expedido sea hecho aun proveedor autorizado. REGISTRO CONTABLE. El registro contable de Ingresos y Egresos ya se ilustro en las cuentas de Caja y Bancos puesto que cuando hay un movimiento de bancos, siempre está implícito un Ingreso o un Egreso. CARGO 110-100-001 110-200-000 FONDO FIJO ABONO X BANCOS X 106 2.3 – INVERSIONES INVERSIONES TEMPORALES Las inversiones temporales como rubro del activo circulante se constituyen por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversión convertible en efectivo a corto plazo, y que obtienen un rendimiento hasta que se utiliza. BASES DEL CONTROL INTERNO • Los rendimientos son un producto financiero de la inversión de acuerdo a la tasa de interés establecida al momento de celebrar la operación, mismos que deberán registrarse contablemente a su realización. • La valuación de la inversión se reconoce por medio de las fluctuaciones en las tasas de interés de las inversiones, lo cual influye la cotización del mercado. • Para su evaluación se procede a verificar físicamente los valores y su custodia, así como la revisión del estado de cuenta y su correlación con el registro interno. • Estas actividades corresponden al departamento de Inversiones y Valores. REGISTRO CONTABLE. El registro contable de inversiones se realiza diariamente en póliza de diario de acuerdo al reporte de las inversiones de valores que reporta el departamento de Crédito e Inversiones. 107 CARGO 110-300-000 INVERSIONES 410-300-000 110-300-000 ABONO X PRODUCTOS FINANCIEROS INVERSIONES X X 2.4 – CUENTAS POR COBRAR El aspecto de control interno primordial es esta operación radica en salvaguardar la autenticidad, propiedad y exactitud de los importes a favor del Instituto por créditos concedidos, así como verificar o ratificar su viabilidad de cobro y controlar que la función de cobranza sea medida en tiempo y procedimientos establecidos. Este aspecto de control interno se integra por la cuenta corriente de los beneficiarios de ventas social, documentos por cobrar de las ventas comercial, deudores diversos, préstamos a funcionarios o empleados, etcétera. BASES DEL CONTROL INTERNO • Existe un manual del Sistema de Contratación del área Social del IVEA, que establece políticas que norman el criterio de los administradores, así como los procedimientos autorizados en el Instituto y cumplimiento del mismo en sus diferentes etapas. • Este aspecto de control pretende que la creación de cuentas por cobrar provenga de operaciones normales, reales y propias del Instituto. 108 • Este es un requisito fundamental para materializar la operación del crédito a cargo de terceros y a favor del Instituto, así como el manejo del ingreso. • La elaboración, autorización, registro, custodia y cobranza de preferencia deben manejarse por diferentes instancias. Esto representa una división del trabajo saludable y su correspondiente interverificación. • Clasificar es el proceso inicial para distinguir las operaciones y registrarlas por parte del departamento de Contabilidad de manera oportuna y sistemática, atendiendo a su modalidad de cuenta corriente o documentada y observando para ello el catálogo de cuentas contable aprobado. • Es la disposición en todos los casos de la documentación comprobatoria original que ampara el derecho a favor del Instituto, que además debe cumplir con las formalidades establecidas que es el contrato de compraventa. • Es un elemento básico para el control verificar que el beneficiario este al corriente en sus pagos y que cumpla con lo establecido en el contrato por ejemplo que la acción no debe ser traspasada a otra persona. • La custodia de una copia de los recibos de pago de los beneficiarios, es un control físico que ampara la documentación comprobatoria original. Estos recibos de pago se archivan en un expediente por cada beneficiario y se guardan en el archivo correspondiente al departamento de Ingresos. • Las cuentas por cobrar se presentan en los estados financieros del Instituto. 109 • Se deben determinar los eventos fortuitos o contingencias que puedan afectar la recuperación real de la cuenta a favor del Instituto, así como la estimación del importe de cuentas incobrables. • El área de cartera vencida que se encuentra dentro del departamento de Ingresos se encargará a través de mecanismos como son visitas domiciliarias y difusión de los descuentos por pronto pago entre otros, para la recuperación íntegra de los saldos a favor del Instituto. • La unidad móvil se encargará de visitar los fraccionamientos y comunidades para recuperar a tiempo los saldos a favor el Instituto. • Los sorteos de mensualidades y saldos se realizarán con el fin de incentivar a los beneficiarios y acudan a realizar sus pagos oportunamente. REGISTRO CONTABLE. Las cuentas por cobrar se derivan de las ventas de acciones de vivienda del área social y se registran en pólizas de diario de la siguiente manera: CARGO 210-800-000 ANTICIPO DE CLIENTES 310-000-000 APORTACIONES PATRIMONIALES 410-000-000 530-000-000 COSTO DE VENTAS 110-900-000 ABONO X X X INGRESOS PROPIOS X INVERSIÓN EN FRACCIONAMIENTOS X 110 2.5 – INVENTARIOS En el IVEA existen y se controlan tres inventarios los cuales son: • El inventario de acciones de vivienda disponibles, en donde el departamento de Costos y Análisis Financieros lleva el control. • El almacén de materiales del fraccionamiento Benito Palomino Dena, el cual casi no tiene movimiento ya que tiene como existencias materiales de construcción con un costo significativo los cuales quedaron en inventario desde antes de la creación del IVEA, cuando era Vivienda Popular y se dedicaba a dar apoyos de material de construcción a personas de escasos recursos, estos materiales normalmente se utilizan en lo que es el mantenimiento o reparación de servicios en viviendas que el instituto realiza directamente a los beneficiarios; también existen materiales sin costo como son los que se hayan utilizado en los stand de eventos donde participa el IVEA, y se guardan para volver a usarse en algún otro evento; las entradas y salidas existentes en este almacén son controladas por el departamento de Proveeduría. • El almacén de papelería el cual es controlado por el departamento de Proveeduría. Para este punto se referirá al control del almacén de papelería y de materiales del fraccionamiento Benito Palomino Dena. La designación del responsable del almacén es muy importante, pues a partir de ésta se establece la autoridad y se deslinda la responsabilidad de la administración 111 del almacén y en forma significativa la custodia y manejo de los bienes, cualquiera que sea su naturaleza. Los almacenes requieren de instalaciones adecuadas, de preferencia amplias, con ventilación y equipos de seguridad, así como señalamientos y avisos que resguarden el cuidado de las existencias que se manejan, protección de los empleados de ser necesario y, por la naturaleza del articulo que se opera, debe utilizarse equipo especializado para el movimiento del mismo. Es común y práctico que se establezca, aparte del nombre del artículo, un número de codificación que representará su identificación para todas las operaciones que se realicen. Es muy importante el establecimiento de un mapa de localización, así como determinar áreas para los diferentes artículos. Se requiere de un sistema de control de existencias para cada artículo, el cual se controle a base de máximos, mínimos y puntos de reorden. El control interno de inventarios es de gran importancia, ya que una diferencia en él, significa quebrantos en el resultado, tales como los faltantes, artículos obsoletos, mermas o desperdicios y artículos dañados, lo cual representa un gasto para el Instituto. BASES DEL CONTROL INTERNO • La organización física del área que comprende la infraestructura y condiciones, así como su espacio. Estos aspectos repercuten en la eficiencia de la operación y facilitan la localización e identificación de los materiales. 112 • Debe existir un área física separada del almacén, donde los materiales y productos sean recibidos con la formalidad adecuada y en donde se compare la orden de compra contra la documentación comprobatoria (factura, remisión). • En la verificación de calidad y cantidad se inspecciona y verifica sin excepción la cantidad de los artículos recibidos y de acuerdo con las especificaciones y calidad solicitadas, procediendo en caso negativo la devolución física total o una devolución o reclamación parcial. • Una vez verificados y aceptados los artículos se procederá de preferencia con un documento a introducirlos al área de almacén que se asigne. • Es necesario para efectos de control que se precise el lugar de almacenaje destinado para cada artículo y la utilización de estantería y espacios delimitados que contribuyan a una localización adecuada dentro del almacén. • El control físico de la existencia representa una actividad básica y constituye el objetivo primordial del responsable del almacén. Debe ponerse atención en el movimiento interno propio del artículo. • Las salidas de almacén están respaldadas por una orden de compra o requisición autorizada que materializa la salida y facilita el control interno específico. • Las entradas y salidas de los artículos deben estar registradas oportunamente en la documentación comprobatoria adjunta a la póliza contable correspondiente. Esto facilita la comparación entre las existencias físicas y las contables que permita salvaguardar el patrimonio del Instituto. 113 • Es recomendable realizar inventario físico del almacén, y que permite verificar periódicamente la existencia del producto. Puede ser parcial o general, a través del conteo físico y su confrontación con las existencias teóricas, de acuerdo a los registros internos. Se debe tener precaución de identificarla última entrada y salida para conciliarlos resultados. • Es necesario que se establezcan políticas que no dejen lugar a dudas cuando los artículos y materiales se encuentran en cada caso. Es decir, establecer alternativas para retiro del almacén, posible venta o recuperación de artículos obsoletos o dañados. En el caso de artículos de lento movimiento se debe establecer que efectivamente lo sean y su ubicación para ser específicos. • Cuando exista material ajeno, éste debe estar plenamente identificado y salvaguardado, cualquiera que sea su modalidad, ya que el Instituto tiene la responsabilidad de su custodia. • La conciliación del almacén de papelería y del almacén de materiales del fraccionamiento Benito Palomino Dena, estarán a cargo del departamento de proveeduría. Los inventarios físicos son necesarios para la verificación de existencias en cualquier etapa de este proceso. 114 REGISTRO CONTABLE. Se mostrará el registro contable de los tres inventarios que el IVEA maneja los cuales son: inventarios de acciones de vivienda, inventario de almacén de papelería e inventario de almacén del fraccionamiento Palomino Dena. INVENTARIO DE ACCIONES DE VIVIENDA. El Inventario de acciones de vivienda comienza cuando un fraccionamiento se termina y se traspasa el costo de la obra a la cuenta de inversión en fraccionamientos, después cuando se venden las acciones de vivienda se va disminuyendo el inventario, enseguida se mostrará el registro contable del traspaso de la inversión de un fraccionamiento terminado a la cuenta de inversión en fraccionamientos que sirve para controlar las existencias de acciones de vivienda, la disminución del inventario por ventas ya se mostró en el rubro de Cuentas por Cobrar ambos casos se registran por póliza de diario.. CARGO 110-900-000 INVERSIÓN EN FRACCIONAMIENTOS 110-800-000 OBRA EN PROCESO ABONO X X En el Inventario de almacén de papelería se registran las entradas por póliza de egresos y las salidas por póliza de diario, a continuación se muestra el registro contable para cada una de las actividades. 115 ENTRADAS AL ALMACEN DE PAPELERÍA CARGO 110-700-000 ALMACENES E INVENTARIOS 110-200-000 ABONO X X BANCOS SALIDAS DEL ALMACEN DE PAPELERÍA CARGO 510-000-000 GASTO CORRIENTE X ALMACENES E INVENTARIOS 110-700-000 ABONO X En el almacén del fraccionamiento Palomino Dena ya no hay entradas debido a que las existencias de materiales para construcción que tienen costo son muy pocas, ya que fue lo que quedo desde que era Vivienda Popular, por lo tanto las salidas se registran en póliza de diario y es la siguiente: CARGO 510-000-000 110-700-000 GASTO CORRIENTE ABONO X ALMACENES E INVENTARIOS X 116 2.6 - SUELDOS Y SALARIOS Los sueldos y salarios son una contraprestación por servicios laborales recibidos en un periodo determinado, entre el negocio que contrata y el individuo que es contratado. Este contrato tiene aspectos legales, administrativos y contables inherentes que por fuerza se deben contemplar. El importe total de sueldos y salarios que se eroguen por lo general es significativo, representa un porcentaje importante del egreso total; eso justifica la atención que recibe en todo el proceso. El departamento de Recursos Humanos es el que se encarga de realizar la nomina en forma quincenal de los trabajadores del IVEA. BASES DEL CONTROL INTERNO • En necesario que el personal que se contrate esté debidamente registrado ante las instancias oficiales (IMSS, RFC, SAT, ISSSSPEA etc.) antes de iniciar sus labores. También es importante que su expediente esté debidamente integrado y documentado, ya que de ello derivan repercusiones administrativas laborales, fiscales, de vivienda y seguridad social. • El personal debe estar integrado al Instituto, plenamente identificado en áreas específicas donde presta sus servicios, lo cual facilita la aplicación de la nómina al área correspondiente. • El control efectivo del tiempo laborado representa un elemento básico para determinar sueldos y salarios, utilizándose para ello formas administrativas y 117 electrónicas como el checador, también existen disposiciones administrativas para sancionar o premiar el cumplimiento. • La aplicación de remuneraciones se basará siempre en documentos específicos, tales como el tabulador salarial del contrato individual en la nómina administrativa. • Es determinante para el control interno precisar los conceptos de remuneraciones generales, tales como el sueldo o salario, tiempo extra, prima dominical, prima en días de descanso, prima vacacional, aguinaldo e incentivos y su denominación obedece a su origen. • Las deducciones nominales representan los descuentos al ingreso del trabajador por aplicaciones legales derivadas de la obligación de retención en el primer caso y convenidas con el personal en el segundo. Dentro de estas deducciones están el impuesto sobre la renta, seguridad social, vivienda, así como ahorro, seguros, préstamos, previsión social, entre otras. • El Instituto utiliza el paquete NomiPAQ donde se obtiene una nómina previa, la cual una vez revisada por la dirección de Administración y Finanzas, originará la definitiva. Para facilitar el cumplimiento del control interno en este proceso se calendarizan las actividades y se presentan las fechas de pago. • La elaboración de recibos de nomina es un proceso mediante el cual se emiten los recibos individuales de cada empleado, en el que aparecen los diversos conceptos de remuneración, así como los de deducciones y en los que el empleado estampará su firma o huella digital, demostrando su 118 conformidad con el pago recibido, y eso sirve como comprobante del egreso individualizado para el Instituto. • El departamento de Crédito e Inversiones se encarga de realizar el traspaso bancario a la cuenta de la nomina y llevar a cabo la dispersión o depósito bancario individual para cada trabajador. • El pago de nominas constituye la etapa final de este proceso para dar cumplimiento a esta operación. • Los pagos realizados por cheque no reclamados deben resguardarse por un tiempo prudente que determinará la dirección de Administración y Finanzas o el área jurídica si se trata de una demanda por despido. Al transcurrir ese tiempo fijado es necesario depositar el cheque en la cuenta bancaria correspondiente. Para liquidarse después del depósito debe haber una solicitud autorizada, y emitir el cheque por el monto especificado. Los motivos que impiden el cobro son: ausentismo, incapacidad médica, viajes, trabajadores que causen baja y entablen demanda., entre otras. • El registro contable representa un mecanismo de control, en virtud del cual quedan aplicados los importes de esa operación en las cuentas contables correspondientes, así como el egreso, por las deducciones pendientes de pago, lo cual facilita el análisis de nomina y la toma de decisiones. 119 REGISTRO CONTABLE. El registro contable de sueldos y salarios se registra en póliza de diario y es el siguiente: CARGO 510-100-000 SERVICIOS PERSONALES 110-200-000 ABONO X BANCOS X 2.7 – ACTIVOS FIJOS Los inmuebles, planta y equipo, representan bienes tangibles y pertenecen al activo fijo de las empresas o instituciones gubernamentales, los cuales son utilizados como base a la actividad preponderante que desarrolla cada empresa, la finalidad especifica al adquirirlos es el uso interno y su venta por renovación. Por lo general se incluyen en los activos fijos los terrenos, edificios, planta instalaciones provisionales, maquinaria y equipo, equipo de oficina, de cómputo, de radio o telecomunicaciones, de transporte, topográfico y otros específicos. BASES DEL CONTROL INTERNO • Para la valuación de los activos fijos, se requiere la verificación del registro de valores de adquisición, así como de actualización, considerando el impacto económico del medio externo sobre el costo histórico de los activos fijos y su depreciación. 120 • Para la evaluación se requiere de una revisión periódica de los activos para constatar sus condiciones físicas, uso, registro contable y depreciaciones. • EL señalamiento de gravámenes existentes sobre estos rubros de activos fijos, así como de restricciones o limitaciones relativas a su disponibilidad. • Registro de los activos que se adquieren en el sistema de activos fijos para su control. • Según el Art.40 de la ley del Impuesto Sobre la Renta, los porcentajes de depreciaciones autorizados para los activos fijos son los siguientes: - 10% Inmuebles - 10% mobiliario y equipo de oficina - 25% automóviles y camiones de carga - 30% computadoras personales de escritorio y portátiles, servidores, impresoras, lectores ópticos, graficadores, lectores de código de barras, digitalizadores, unidades de almacenamiento externo y concentradores de redes de computo. REGISTRO CONTABLE. En el registro contable de Activos fijos se mostrará cuando se adquiere el activo fijo, cuando se vende y la depreciación, todos estos registros se realizan en póliza de diario. ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS. CARGO 120-000-000 110-200-000 ACTIVO FIJO ABONO X BANCOS X 121 VENTA DE ACTIVOS FIJOS. CARGO 110-200-000 BANCOS 430-000-000 ABONO X OTROS INGRESOS X DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS CARGO 520-000-000 DEPRECIACIONES 120-000-000 ABONO X ACTIVO FIJO X 2.8 – PATRIMONIO El Patrimonio del Instituto estará constituido por: • El acervo de bienes y derechos que reciba por aportaciones federales, subsidios, donaciones, herencias, legados, cesiones, adjudicaciones, expropiaciones o que el Instituto genere por ventas, intereses, rentas, plusvalías, cuotas, utilidades, sanciones pecuniarias y/o cualquier otro ingreso a su favor; y • El acervo de obligaciones que de conformidad con las leyes aplicables, adquiera hasta el límite de su capacidad de pago, financiera y contablemente acreditado. Todo acto, contrato o convenio que implique obligación o derecho con cargo al patrimonio del Instituto, deberá ser registrado en su contabilidad. 122 REGISTRO CONTABLE. Actualmente lo que se registra como patrimonio son las aportaciones que la federación realiza al IVEA como subsidio para la construcción de acciones de vivienda que estarán dirigidas a familias de escasos recursos y su registro contable se realiza por póliza de diario como se presenta a continuación: CUANDO SE RECIBE EL SUBSIDIO FEDERAL. CARGO 110-200-000 BANCOS 310-000-000 ABONO X APORTACIONES PATRIMONIALES X CUANDO SE APLICA EL SUBSIDIO. CARGO 210-800-000 ANTICIPO DE CLIENTES 310-000-000 APORTACIONES PATRIMONIALES 410-000-000 ABONO X X INGRESOS PROPIOS X 2.9 – COMPRAS “Las compras son un plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición y compra” (Perdomo, 2000, p. 3). Tiene como objetivos: 123 • Prevenir fraudes en compras por favoritismos, confabulación. • Localizar errores administrativos, contables y financieros. • Obtener información segura, oportuna y confiable de compras • Promover la eficiencia del personal de compras. BASES DEL CONTROL INTERNO • Cuando se necesitan las mercancías, materiales, servicios, se formula una solicitud de requisición de compra, una orden e compra (cuando el monto es menor a 1,000.00) u orden de servicio. • El departamento de proveeduría una vez que recibe la solicitud de la requisición, orden de compra u orden de servicio autorizada, consulta su archivo de proveedores, y se realizan tres cotizaciones y la más baja es la que queda seleccionada. Una vez seleccionado el proveedor: • Se realiza la documentación correspondiente por triplicado, numeradas progresivamente, donde constará quien solicita el gasto y el área al que pertenece, descripción del concepto, cantidad, precio, IVA, suma total, así como las firmas de autorización, ahora bien, el original es para el departamento de contabilidad como soporte de la factura en la póliza • Las compras son autorizadas por el director General, la dirección de administración y Finanzas y el director de área donde se está solicitando el gasto. 124 • Una copia de la documentación es para la póliza de egresos, otra para el departamento de Proveeduría y otra para el área que la emitió. REGISTRO CONTABLE. El registro contable de las compras se realizan en póliza cheque de egresos de la siguiente manera: CARGO 510-000-000 110-200-000 GASTO CORRIENTE ABONO X BANCOS X 3.- CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable constituye un sistema general que se diseña e implementa en el organismo para normar el registro efectivo y eficiente de las operaciones que se realizan. Se integra por políticas, procedimientos, métodos y formas, así como el flujo de operaciones que le permiten obtener información cuantitativa de índole financiera con atributos de oportunidad, confiabilidad y veracidad. El control se orienta hacia la revisión, clasificación, registro e interpretación de las operaciones celebradas con la finalidad de presentar estados financieros, apoyando con ello a la Dirección de Administración y Finanzas del IVEA, quien los utilizará como herramienta de trabajo. 125 De lo anterior se desprende la importancia de la información contable para la administración y su repercusión en la toma de decisiones, lo cual alienta la eficiencia y efectividad de la información y enfatiza la importancia de recopilación, clasificación y salvaguarda de la documentación comprobatoria 3.1 – OBJETIVOS • La información oportuna es una premisa fundamental en el control interno contable para la obtención de información, así como la autenticidad de la misma mediante el establecimiento de una estructura contable, calendarización, verificación documental, revisión de aplicación y preparación de estados financieros. • La evidencia documental se da mediante la obtención de documentación comprobatoria adecuada que respalde a cada una de las operaciones efectuadas y que aclaren cualquier situación, mediante el cumplimiento de los requisitos preestablecidos por el sistema de control interno. • La protección de activos y patrimonio consiste en salvaguardar sin excepción el derecho de propiedad sobre los bienes de la entidad pública, mediante la promoción de la seguridad física de las instalaciones y equipos, adquisición de pólizas de seguros y la tenencia de documentación comprobatoria original y su resguardo físico adecuado. • Actualización continua de la estructura y contenido del catálogo de cuentas, adaptándolo a la situación actual o esperada de la operación del IVEA. 126 • Establecer criterios de registro para operaciones homogéneas o particulares y facilitar la rapidez en el proceso de identificación, revisión y captura. • El orden en el registro se obtiene al establecer y difundir entre los involucrados el flujo de operaciones y verificar el seguimiento del proceso determinado para el registro de operaciones. • La división del trabajo se da al determinar claramente la autoridad, responsabilidad y funciones del personal, apegándose a un sistema de verificación del proceso de operaciones. • Se detectan deficiencias aplicando controles preventivos en el manejo operativo y aplicando las acciones correctivas correspondientes. • Las desviaciones de control se detectan mediante la verificación automática y continua de las operaciones para detectar irregularidades y evitar los daños administrativos y patrimoniales a través de acciones correctivas. • Proporcionar información especializada derivado de la información financiera básica, reportes que contienen información interna administrativa, fiscal, de flujo financiero, costos. 3.2 – FINALIDAD El control interno contable tiene como finalidad garantizar la obtención de información financiera integral para los usuarios internos y externos, es además una herramienta de apoyo para la Dirección de Administración y Finanzas. 127 La información financiera que se presenta a la Dirección de Administración y Finanzas del IVEA debe ser oportuna, actualizada y comparada, lo cual coadyuva la actividad administrativa y es susceptible de ampliarse en la manera que se requiera. La calidad de la información es el reflejo de la adecuada observancia del control interno establecido en todo el proceso de clasificación, soporte evidencial, análisis, registro de operaciones y emisión de estados financieros. En ningún momento debe subestimarse el aspecto contable, ya que su influencia en la organización es decisiva. Es indudable que el establecimiento de un sistema de información financiera conlleva la participación del personal que recibe los servicios y aporta sugerencias de mejora. Información financiera básica Se integra por los estados siguientes: • Estado de situación financiera • Estado de resultados • Estado de variación en el capital contable • Estado de cambio en la situación financiera ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA. Se refiere a una fecha determinada e incluye el activo, pasivo y capital contable. Puede presentarse en forma comparativa e indicar porcentajes de integración, lo cual ayuda al análisis de la información. 128 ESTADO DE RESULTADOS. Se refiere a un periodo de operaciones e incluye los ingresos, costos y gastos operativos. Puede presentarse con las adecuaciones ya señaladas en el caso anterior e incluir el control presupuestal. ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE. Muestra las variaciones en las cuentas que lo integran en un periodo determinado, partiendo del saldo de un ejercicio, sumando los aumentos, restando las disminuciones para llegar al saldo del capital contable de fin del ejercicio. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA. Indica el comportamiento de los recursos financieros de un organismo, revelando actividades de financiamiento e inversión. Puede presentarse en forma comparativa contra estados financieros anteriores. Aunado a estados financieros básicos, en el IVEA se utilizan otros sistemas que emiten reportes analíticos y complementarios a ellos o que se utilizan para conciliar la información contable con la emitida por el sistema como son: • Balanza de comprobación y auxiliares contables que se obtienen del paquete de ConPaq en el cual se registran todas las operaciones contables y es el apoyo esencial del departamento de Contabilidad, en este departamento también se cuenta con el paquete de CheqPaq en donde se emite la póliza de egresos con su cheque anexo. • El Control bancario se lleva por medio de un sistema de bancos que las Instituciones bancarias dan acceso para poder hacer consultas, transferencias, dispersión de nomina, consulta de estados de cuenta. 129 • El sistema de cuentas por cobrar, es utilizado en el departamento de Ingresos y en él se registran todos los créditos de los beneficiarios del área social que se les ha otorgado cualquiera de los créditos de los programas que esta área ofrece, se visualizan los saldos de cada beneficiario de acuerdo a los pagos que va realizando, se emiten estados de cuenta de los beneficiarios; este sistema también permite determinar y llevar un control de la cartera vencida. • El sistema de documentos por cobrar es utilizado en el área Comercial para llevar un control de los clientes del área Comercial, y en este sistema se da de alta el crédito obtenido de los clientes por la compra de un lote tipo comercial se van registrando sus pagos y emite estados de cuenta en donde se visualiza si tiene adeudo el cliente, además de que muestra la cartera vencida de los clientes en general. • Los activos fijos se controlan en el departamento de Proveeduría a través de un sistema que permite almacenar todos los activos fijos existentes en el IVEA y se clasifican como activos depreciables o activos controlables de acuerdo a su precio, emite una serie de reportes de acuerdo a la información que se requiera saber como la lista de activos registrados por persona, la existencia por tipo de activo, un reporte de depreciaciones por cada activo o por clasificación de activos. • La nomina se realiza en el departamento de Recursos Humanos a través de un sistema de nomina que permite determinar las percepciones y 130 deducciones de cada empleado de acuerdo su categoría, emite una serie de reportes de acuerdo a la consulta que se requiera realizar • El almacén de papelería se controla en el departamento de Proveeduría a través de un sistema de inventarios, en el que permite registrar el catálogo de proveedores autorizados, así como llevar un control de entradas y salidas de artículos y emite una serie de reportes que sirven para poder llevar un control de las existencias, si existe algún faltante, llevar un control de precios. • El sistema de obra se desarrolló para llevar el control del avance de obra tanto físico como financiero, y permite sacar el costo total de la obra en base a los pagos de los contratos ejecutados por las constructoras que participaron en las licitaciones y es alimentado y consultado por las áreas y departamentos involucrados en el desarrollo y proceso de la obra tanto físico como financiero y son algunos departamentos del área Técnica y el departamentos de Gestión y Financiamiento así como el departamento de Costos y Análisis Financieros que pertenecen al área de Administración Y Finanzas Los sistemas que sirven de apoyo adicionales ya mencionados, constituyen verdaderos conductos de control, ya que permiten seguir las operaciones reglamentarias. 131 3.3 – ATRIBUTOS DEL SISTEMA CONTABLE El sistema contable determina un flujo de actividades para facilitar el proceso de análisis, clasificación y registro de las operaciones y generar información del Instituto. Este sistema tiene los atributos siguientes: • Identifica operaciones / Precisa la naturaleza de la operación • Evidencia su documentación / Requiere documentación comprobatoria • Clasifica y registra operaciones de manera oportuna / Establece jerarquía y secuencia de registros • Expresa monetariamente las operaciones / Cuantifica los hechos económicos • Refleja en estados financieros / Integra la información económica en documentos formales El sistema que se utiliza en la actualidad en el IVEA es el de pólizas ya que por sus características propias facilitan el proceso contable y se registra a través de pólizas de ingresos, egresos y diario. POLIZAS DE INGRESOS. Esta póliza se realiza en el departamento de Contabilidad en base a la documentación recibida del departamento de ingresos debidamente revisada y se genera de la cobranza diaria realizada en la cajas del IVEA tanto en las oficinas centrales como en las cajas foráneas ubicadas en los municipios del estado en donde se cuenta con fraccionamientos desarrollados por el Instituto,. Esta documentación consta de los recibos emitidos por cada pago realizado por los beneficiarios o pagos diversos realizados por situaciones diferentes al pago de una acción de vivienda como pueden ser copias, inscripción a 132 licitaciones convocadas por el Instituto, ingresos por venta de activos fijos, penalizaciones de obra, productos de juicios jurídicos entre otros, las fichas de depósito de cada caja receptora selladas por el banco, el arqueo realizado de cada caja, el reporte del ingreso recabado al corte diario emitido por cada caja. Cuando la póliza es armada y se registra en el paquete ConPaq de acuerdo a las cuentas del catálogo. POLIZA DE EGRESOS. Se origina de las facturas recibidas por el departamento de Proveeduría y del departamento de gestión y Financiamiento. Las facturas que se reciben del departamento de Proveeduría son de compras realizadas con proveedores de bienes y servicios, como son: compra de papelería, compra y mantenimiento de equipo de oficina, transporte, computo, compra de material de construcción para el mantenimiento de los distintos fraccionamientos, servicios de vigilancia, limpieza, mantenimiento de un elevador del edificio, de las copiadoras, seguros de los vehículos, edificio, beneficiarios entre otros, estas facturas se reciben primeramente en el departamento de Contabilidad para verificar que cuenten con los requisitos fiscales y estén bien aritméticamente posteriormente se procede a la realización de su contra recibo y programación del pago, una vez recibidas todas las facturas en los días de recepción, se relacionan y se pasan al departamento de Proveeduría el cual se encarga de soportar estas facturas con la documentación necesaria como es orden de compra, orden de servicio con su respectiva solicitud, requisición de compra con la solicitud de la misma, cuadro frío de comparación, toda esta documentación debe estar autorizada, y se procede a recabar firmas de las personas que solicitaron el gasto y las firmas de autorización del mismo en la factura, una vez que las facturas están 133 con su documentación completa se regresan al departamento de Contabilidad para la realización de la póliza de egresos y su cheque en el paquete de CheqPaq y se registran en el paquete Conpaq. Las facturas que se reciben del departamento de Gestión y Financiamiento, es recibida a su vez de la Dirección Técnica y son de los constructores que realizan los trabajos de obra en los fraccionamientos del IVEA y deben estar soportadas por la estimación y generadores de obra debidamente firmados por la constructora, supervisor y Director Técnico, las facturas se verifican que cuenten con los requisitos fiscales y estén aritméticamente correctas, posteriormente se comprueba que cuente con presupuesto, de lo contrario se regresa la documentación a la dirección técnica. Una vez revisada y aceptada toda la documentación se pasa al departamento de Contabilidad para la realización de la póliza de egresos y su cheque debidamente registrado de acuerdo al catálogo de cuentas. Cabe señalar que el egreso por su propia característica y utilización de cuenta de cheques, facilita la operación individual, existiendo tantas pólizas como cheques se hayan elaborado. POLIZA DE DIARIO. Se realiza a diario para que cuente con un registro de diario cronológico y es registrado en el paquete ConPaq por el departamento de Contabilidad, y es originada por varios conceptos, entre otros, correcciones por error en captura o error en la clasificación de las cuentas en las pólizas de ingresos y egresos, por ventas tanto del área Comercial como Social, depreciaciones de los activos, comprobaciones de gastos, salidas del almacén de papelería, entadas y salidas del almacén de materiales del fraccionamiento Palomino Dena, 134 contribuciones pagadas, movimientos de inversión y transferencias bancarias, pagos anticipados devengados, descuentos por pronto pago en las mensualidades de los beneficiarios del área social así como condonación de intereses moratorias. Una vez registradas todas las pólizas en el mes, se emite la balanza de mayor, balanza de subcuentas, y estados financieros. 3.4 - ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE Los elementos que integran la organización contable son los siguientes. 3.4.1 - CATALOGO DE CUENTAS. Es el documento que estructura y explica la clasificación de cuentas (su naturaleza) que se utilizan en el registro de operaciones de balance y resultados. Este catálogo es de uso exclusivo del departamento de Contabilidad ya que es el que se encarga del registro de las operaciones y esta estructurado por cuentas de balance y de resultados con algunos nombres de cuentas acordes al giro del Instituto. A continuación se presenta un extracto de los que es el catálogo de cuentas que en la actualidad se utiliza en el IVEA, se muestra el número y nombre de las cuentas así como una pequeña explicación de estas cuentas. CATALOGO DE CUENTAS El Catálogo de Cuentas que el Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes utiliza en la actualidad representa la lista de cuentas y descripciones de la contabilidad gubernamental, con el propósito de clarificar el significado e 135 interpretación de los registros y saldos, y así facilitar los procesos de toma de decisiones. ESTRUCTURA. El catálogo se integra por tres niveles de desagregación de la información financiera, de acuerdo a lo siguiente: XXX- XXX- XXX 1er Nivel 2º Nivel 3er Nivel Cuenta Subcuenta Subsubcuenta NOMBRE Y NUMERO DE CUENTA DEL CATALOGO. CUENTA NOMBRE CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE ACTIVO 100-000-000 ACTIVO 110-000-000 CIRCULANTE 120-000-000 FIJO 130-000-000 DIFERIDO 110-100-000 EFECTIVO 110-200-000 BANCOS 110-300-000 INVERSIONES 110-400-000 CUENTAS POR COBRAR 110-500-000 DOCUMENTOS POR COBRAR 110-600-000 DEUDORES DIVERSOS 110-700-000 ALMACENES E INVENTARIOS 110-800-000 OBRA EN PROCESO 110-900-000 INVERSIÓN EN FRACCIONAMIENTOS 120-100-000 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 136 120-200-000 120-300-000 MAQUINARIA Y EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN, ELÉCTRICO Y DE COMUNICACION VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE 120-400-000 MODULOS EN COMODATO 120-500-000 HERRAMIENTAS Y REFACCIONES 120-600-000 BIENES INMUEBLES 130-100-000 GASTOS DE ORGANIZACIÓN E INSTALACIÓN 130-200-000 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 130-300-000 DEPÓSITOS EN GARANTÍA CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE PASIVO 200-000-000 PASIVO 210-000-000 CIRCULANTE 220-000-000 A LARGO PLAZO 210-100-000 ACREEDORES DIVERSOS 210-200-000 DOCUMENTOS POR PAGAR 210-300-000 RETENCIONES A FAVOR DE TERCEROS 210-400-000 IMPUESTOS POR PAGAR 210-500-000 ANTICIPO DE CLIENTES 210-600-000 RESERVA PARA CONTINGENCIAS CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE PATRIMONIO 300-000-000 PATRIMONIO 310-000-000 APORTACIONES PATRIMONIALES 320-000-000 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 330-000-000 RESULTADO DEL EJERCICIO CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE INGRESOS 400-000-000 INGRESOS 137 410-000-000 INGRESOS PROPIOS 420-000-000 INGRESOS DE ORIGEN FEDERAL 430-000-000 OTROS INGRESOS 410-100-000 ACCIONES DE VIVIENDA 420-100-000 TRANSFERENCIAS FEDERALES 430-100-000 INCREMENTO SALARIA EN CUENTAS POR COBRAR CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE EGRESOS 500-000-000 EGRESOS 510-000-000 GASTO CORRIENTE 520-000-000 DEPRECIACIONES 530-000-000 COSTO DE VENTA 540-000-000 MANTENIMIENTO DE FRACCIONAMIENTOS 550-000-000 OTROS EGRESOS 510-100-000 SERVICIOS PERSONALES 510-200-000 MATERIALES Y SUMINISTROS 510-300-000 SERVICIOS GENERALES 510-400-000 520-100-000 TRANSFERENCIAS, SUBSIDIOS, PENSIONES Y JUBILACIONES DEPRECIACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES 530-100-000 ACCIONES DE VIVIENDA 540-100-000 FRACCIONAMIENTOS YA VENDIDOS 550-100-000 DONACIONES 550-200-000 PREMIOS DE SORTEO DESCRIPCIÓN DE CADA CUENTA. CUENTA 100-000-000 NOMBRE ACTIVO NATURALEZA Deudora NIVEL 1 Cuenta 138 Conjunto de bienes, créditos a favor y derechos que tiene el IVEA, en una fecha determinada. 110-000-000 CIRCULANTE Deudora 1 Cuenta Son aquellos fondos, valores y bienes de realización a corto plazo, tales como efectivo, cuentas bancarias, inventarios, cuentas por cobrar y demás activos cuyo flujo normal de realización no exceda de un período de doce meses. 120-000-000 FIJO Deudora 1 Cuenta Son las propiedades, bienes muebles e inmuebles, así como los derechos que representan la inversión de patrimonio o capital del IVEA. Estos bienes denotan una fijeza de propósito o intención de continuar en el uso o posesión de los bienes, eventualmente, pueden ser enajenados o dados de baja conforme a las leyes aplicables en la materia, ya sea porque se considera que no son útiles, o sean reemplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas. 130-000-000 DIFERIDO Deudora 1 Cuenta Se conforma por todos aquellos gastos pagados por anticipado o en garantía, por los que se tiene derecho a recibir un servicio, ya sea en el ejercicio en curso o ejercicios posteriores, o cuyo período de amortización sea mayor de doce meses. 110-100-000 EFECTIVO Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de las disponibilidades líquidas para satisfacer las necesidades inmediatas en la operación del IVEA. 139 110-200-000 BANCOS Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los recursos disponibles del IVEA, custodiados a través de cuentas de depósito, corrientes y de disponibilidad inmediata, pudiendo ser estas productivas o no, en las diversas instituciones bancarias del sistema financiero mexicano. 110-300-000 INVERSIONES Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los recursos invertidos por el IVEA en cuentas y/o fondos de inversión, certificados de depósito, bonos y valores bursátiles, así como cualquier otro producto de captación de instituciones del sistema financiero mexicano, cuyo propósito es obtener rendimientos financieros. 110-400-000 CUENTAS POR COBRAR Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los derechos para exigir a un deudor el pago de una prestación u obligación en dinero, así como los recursos a favor del IVEA, por erogaciones no devengadas pendientes de aplicar. 110-500-000 DOCUMENTOS POR COBRAR Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los derechos en títulos de crédito o documentos que establezcan plazos y otras condiciones específicas, para exigir a un deudor el pago de una prestación u obligación en dinero. 110-600-000 DEUDORES DIVERSOS Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los derechos de cobro que se derivan del otorgamiento de créditos, préstamos o financiamientos a terceros, cuyo plazo no exceda a doce meses. 140 110-700-000 ALMACENES E INVENTARIOS Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los bienes o mercancías que el IVEA tiene destinados para su consumo o venta, valuados por un método de inventarios. 110-800-000 OBRA EN PROCESO Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los contratos de obra en cada fraccionamiento durante su desarrollo.. 110-900-000 INVERSIÓN EN FRACCIONAMIENTOS Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de las inversiones en bienes inmuebles cuyo propósito principal es su desarrollo urbanístico, habitacional y/o su enajenación en el corto y mediano plazo. 120-100-000 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Deudora 2 Subcuenta Representa el valor del mobiliario y equipo de oficina e informático, necesarios para el desempeño de las actividades en el Instituto. Incluye el valor de las adjudicaciones, expropiaciones e indemnizaciones de bienes muebles a favor del IVEA. 120-200-000 MAQUINARIA Y EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN, ELÉCTRICO Y DE COMUNICACIÓN Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de la maquinaria y equipo de construcción, de comunicaciones y telecomunicaciones y demás maquinaria y equipo eléctrico y electrónico que se requieren en el IVEA. 120-300-000 VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE Deudora 2 Subcuenta 141 Representa el valor de todo el equipo de transporte terrestre necesarios para las operaciones del IVEA. 120-400-000 MODULOS EN COMODATO Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los bienes inmuebles que están destinados en comodatos para las personas de la tercera edad y son propiedad del IVEA. 120-500-000 HERRAMIENTAS Y REFACCIONES Representa el valor Deudora de las 2 Subcuenta herramientas, máquinas- herramientas, refacciones y accesorios mayores, que se requieran en los trabajos del IVEA, y cuya adquisición implique el incremento en el valor de los activos fijos de las mismas. 120-600-000 BIENES INMUEBLES Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de todo tipo de bienes inmuebles utilizados en el IVEA, así como los gastos por adjudicación, expropiación e indemnización por daños de los mismos. 130-100-000 GASTOS DE INSTALACIÓN Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los gastos que estén sujetos a amortización en un período determinado. 130-200-000 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los derechos de cobro que se derivan de un convenio o contrato por lo que se espera recibir un bien o servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores. 142 130-300-000 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Deudora 2 Subcuenta Representa el valor de los bienes monetarios o de otra naturaleza que otorga el IVEA a la custodia o guarda de un prestador de servicio, con el fin de salvaguardar la inversión que dicho prestador de servicios realiza al poner a disposición del Gobierno bienes o servicios. Estos valores o bienes otorgados en custodia son objeto de devolución al Gobierno una vez que se cumplen las condiciones del contrato correspondiente. 200-000-000 PASIVO Acreedora 1 Cuenta Conjunto de obligaciones de pago contraídas con terceros por el IVEA; así como los Ingresos que se reciben en forma anticipada a su realización. 210-000-000 CIRCULANTE Acreedora 1 Cuenta Deudas y obligaciones a cargo del IVEA, que son exigibles en un plazo no mayor de doce meses, con la característica general de que se encuentran en constante movimiento o rotación; así como los Ingresos que se reciben en forma anticipada a su realización. 220-000-000 A LARGO PLAZO Acreedora 1 Cuenta Deudas y obligaciones a cargo del IVEA, que son exigibles por un tercero, en un plazo mayor de doce meses a partir de la fecha de su contratación. 210-100-000 ACREEDORES DIVERSOS Acreedora 2 Subcuenta Representa el valor de las deudas u obligaciones por pagar a un 143 proveedor o acreedor por prestaciones de servicios, adquisición de bienes u obligaciones en dinero. 210-200-000 DOCUMENTOS POR PAGAR Acreedora 2 Subcuenta Representa el valor de las obligaciones en títulos de crédito o documentos que establezcan plazos y otras condiciones específicas, para liquidar a un acreedor el pago de una prestación u obligación en dinero. 210-300-000 RETENCIONES A FAVOR DE TERCEROS Acreedora 2 Subcuenta Representa el valor de las retenciones efectuadas en el momento del pago de un adeudo o una obligación a cargo del IVEA, y que a su vez, esta retención es objeto de pago o entero a un tercero, en cumplimiento a disposiciones legales o contractuales. 210-400-000 IMPUESTOS POR PAGAR Acreedora 2 Subcuenta Representa el valor de los impuestos, derechos u otras contribuciones por pagar a la autoridad fiscal competente a cargo del IVEA a una fecha determinada, en cumplimiento a las disposiciones legales correspondientes. 210-500-000 ANTICIPO DE CLIENTES Acreedora 2 Subcuenta Representa el monto de las aportaciones de los beneficiarios por concepto de anticipo para la asignación de su acción de vivienda. 210-600-000 RESERVA PARA CONTINGENCIAS Acreedora 2 Subcuenta Representa el valor de las provisiones efectuadas por las 144 dependencias y entidades de la Administración Pública para hacer frente en el futuro a contingencias por obligaciones laborales, desastres naturales, económicos y otras que tengan carácter de impredecibles o sean ocasionadas por la naturaleza. 300-000-000 PATRIMONIO Acreedora 2 Subcuenta Conjunto de bienes, derechos e inversiones que de forma directa o indirecta son utilizados para la realización de acciones de vivienda por parte del IVEA para familias de escasos recursos. 310-000-000 APORTACIONES PATRIMONIALES Acreedora 1 Cuenta Representa el valor de las aportaciones realizadas por las entidades federales y estatales, para la puesta en marcha los programas de vivienda, destinados a familias de escasos recursos. 320-000-000 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES Acreedora 1 Cuenta Representa el valor del resultado de las operaciones financieras efectuadas por el IVEA en los ejercicios anteriores, este resultado puede ser un remanente o un déficit acumulado. 330-000-000 RESULTADO DEL EJERCICIO Acreedora 1 Cuenta Representa el valor del resultado de las operaciones financieras efectuadas por las dependencias y entidades de la Administración Pública, que corresponde a la diferencia entre los ingresos obtenidos autorizados en la Ley de Ingresos, y el ejercicio del gasto aprobado en el Presupuesto de Egresos del ejercicio fiscal del período de que se trate. 145 400-000-000 INGRESOS Acreedora 1 Cuenta Representa los recursos que obtiene el IVEA, en el ejercicio de sus facultades conferidas en las leyes y disposiciones aplicables. 410-000-00 INGRESOS PROPIOS Acreedora 1 Cuenta Representa los recursos que obtiene el IVEA, por la venta de acciones de vivienda que no están subsidiadas por entidades públicas. 420-000-000 INGRESOS DE ORIGEN FEDERAL Acreedora 1 Cuenta Agrupa los recursos que recibe el IVEA provenientes de la Federación por concepto de aportaciones destinadas a programas de vivienda para familias de escasos recursos. 430-000-000 OTROS INGRESOS Acreedora 1 Cuenta Son los ingresos que percibe el IVEA por conceptos extraordinarios diferentes a lo que son los programas de vivienda. 410-100-000 ACCIONES DE VIVIENDA Acreedora 2 Subcuenta Son los ingresos que percibe EL IVEA por venta de acciones de vivienda. 420-100-000 TRANSFERENCIAS FEDERALES Acreedora 2 Subcuenta Agrupa los recursos que recibe el IVEA provenientes de la Federación por concepto de aportaciones destinadas a programas de vivienda para familias de escasos recursos. 146 430-100-000 INCREMENTO SALARIAL EN CUENTAS POR COBRAR Acreedora 2 Subcuenta Son los ingresos por concepto de incremento salarial, al momento en que el salario mínimo se incrementa de forma oficial de acuerdo a lo estipulado en el contrato de compraventa. 500-000-000 EGRESOS Deudora 1 Cuenta Representa las erogaciones efectuadas a través del pago o compromiso de pago, derivados de la adquisición de algún bien o contratación de un servicio recibido o por algún otro concepto; en apego al marco jurídico y normativo que aplica en la materia. 510-000-000 GASTO CORRIENTE Deudora 1 Cuenta Representa las erogaciones destinadas a la operación del IVEA para el desarrollo de sus funciones, a través del pago de remuneraciones, compra de insumos y bienes, contratación de servicios y otros conceptos. 520-000-000 DEPRECIACIONES Deudora 1 Cuenta Representa la disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad por el transcurso del tiempo y/o porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. 530-000-000 COSTO DE VENTA Deudora 1 Cuenta Representa el costo de inversión de las obras de vivienda ejecutadas por el IVEA y se va devengando de acuerdo se van vendiendo las acciones de vivienda. 147 540-000-000 MANTENIMIENTO DE FRACCIONAMIENTOS Deudora 1 Cuenta Representa el costo de mantenimiento de las acciones de vivienda que se tienen en inventario para ser asignadas. 510-100-000 SERVICIOS PERSONALES Deudora 2 Subcuenta Representa las erogaciones destinadas al pago de las remuneraciones del personal al servicio del IVEA, de acuerdo con lo establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto. 510-200-000 Deudora MATERIALES Y SUMINISTROS 2 Subcuenta Representa las erogaciones destinadas a la adquisición de toda clase de insumos y suministros requeridos para el desempeño de las actividades administrativas, productivas y de prestación de servicios públicos, de acuerdo con lo establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto. 510-300-000 SERVICIOS GENERALES Deudora 2 Subcuenta Representa las erogaciones destinadas a cubrir el costo de todo tipo de servicios que se contraten con particulares o instituciones del propio sector público; así como otros servicios oficiales especiales para el desempeño de actividades vinculadas con la función pública, de acuerdo con lo establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto. 510-400-000 TRANSFERENCIAS, SUBSIDIOS, PENSIONES Y JUBILACIONES Deudora 2 Subcuenta Representa las erogaciones que el IVEA, destina en apoyos, como parte de su política económica, de acuerdo con las estrategias y prioridades de desarrollo, para el sostenimiento y 148 desempeño de sus actividades, así como las erogaciones extraordinarias o imprevistas para el cumplimiento de obligaciones del Gobierno, de acuerdo con lo establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto. 520-100-000 DEPRECIACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Deudora 2 Subcuenta Representa la disminución en el valor material o funcional del activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al desgaste de la propiedad por el transcurso del tiempo y/o porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. 530-100-000 ACCIONES DE VIVIENDA Deudora 2 Subcuenta Representa el costo de inversión de las obras de vivienda ejecutadas por el IVEA y se va devengando de acuerdo se van vendiendo las acciones de vivienda. 540-100-000 ACCIONES DE VIVIENDA EN INENTARIO Deudora 2 Subcuenta Representa el costo de mantenimiento de las acciones de vivienda que se tienen en inventario para ser asignadas. 550-100-000 DONACIONES Deudora 2 Subcuenta Representa el costo de las acciones de vivienda que se otorgan en donación por acuerdo de junta de gobierno. 550-200-000 PREMIOS DE SORTEO Deudora 2 Subcuenta Representa el costo de las mensualidades y saldos otorgados en los sorteos que promueve el IVEA como incentivo a los beneficiarios que están al corriente en sus pagos. 149 3.4.2 - INSTRUCTIVO DE OPERACIÓN. Expresa la naturaleza y movimiento individual de cada rubro así como su significado. (este instructivo se desarrolló en el capítulo anterior). 3.4.3 - LIBROS PRINCIPALES. Los libros principales son el de Diario, Mayor, Inventarios y Balances y se realizan a través de registros oficiales en los cuales se asientan las operaciones y permite obtener los estados financieros. Estas operaciones en el IVEA se registran en el paquete ConPaq, el cual emite los reportes que se requieran, como se requieran y a la fecha que se soliciten. 3.4.4 - LIBROS AUXILIARES. Son libros que analizan operaciones específicas y sirven de apoyo para llevar un control, tales como de Ventas, Compras, Ingresos, Egresos, Clientes, Proveedores, entre otros. Estas operaciones en el IVEA se registran en el paquete Conpaq, y emite los reportes auxiliares del rubro que se necesite consultar a la fecha que se requiera. 3.4.5 - ESTADOS FINANCIEROS. Es el producto final de la actividad contable mediante los cuales se conoce la situación financiera, es analizada e interpretada por la Dirección de Administración y Finanzas del IVEA y es la base para la toma de decisiones. 3.5 – MANTENIMIENTO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE El control interno contable debe cumplir con sus expectativas y garantizar la seguridad de que las operaciones realizadas están registradas de acuerdo a las políticas y criterios establecidos. 150 La orientación indudablemente es de tipo preventivo, sin embargo, será correctivo cuando así se requiera. Es inevitable el seguimiento y mantenimiento de sistema de control interno ya que se debe adaptar a nuevas exigencias. Los aspectos más importantes a tomar en cuenta son los siguientes: • FACTORES ACCIÓN Cambios organizacionales Adecuación del sistema contable y procesos operativos • Presencia de nuevas operaciones Adecuación contable y capacitación en el registro • Incremento en el volumen Simplificación de procedimientos de operaciones • Cambio de criterios contables Mantenimiento de la consistencia enel registro y presentación • Creación de nuevos sistemas Instalación obligada de control interno, participación y difusión • Adecuación de métodos y Revisión y definición procedimientos 3.6 – RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE El cumplimiento de las normas establecidas en el control interno contable repercute directamente en el registro eficiente de las operaciones realizadas en el Instituto, por ello la relevancia del cumplimiento de lo establecido por parte del personal involucrado. La responsabilidad de analiza, diseñar, implantar, implementar y mantenerle sistema de control interno queda circunscrita al Director y Subdirector de 151 Administración y Finanzas y al jefe del departamento de Contabilidad, quienes en la medida que sea necesario serán apoyados interna y externamente, generalmente por el área de Auditoria Interna, así como por los auditores externos en su calidad de expertos en el tema. Las actividades de los responsables indicados relacionadas al control interno contable serán permanentes, y estarán encaminadas hacia la innovación y se atenderá a los cambios administrativos que enriquezca el sistema actual. 4.- REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO EN OPERACIONES ESPECIFICAS 4.1 – IMPORTANCIA DE LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO Las funciones y operaciones que se celebran en el IVEA requieren dl al observancia de aspectos básicos de control interno que como mínimo deben cubrirse para lograr eficiencia y efectividad, contribuyendo así al cumplimiento de objetivos. La indiferencia al establecimiento y revisión de controles ocasiona problemas que pudieran haberse prevenido y su acción correctiva obviamente resulta más difícil. El establecimiento y respeto a las disposiciones del control interno le dan certeza a los resultados de la operación, en tal forma que coadyuvan positivamente en la obtención de resultados esperados. En la revisión del control interno en operaciones específicas se indicarán en forma concreta puntos de revisión y preguntas con la finalidad de enfatizar en aquellos conceptos que en una u otra forma requieren de atención específica, y que en el ámbito de las organizaciones adquieren relevancia. 152 4.2 – CAJA Y BANCOS Son los medios de pago de curso legal, o de aceptación general, inmediatamente disponibles, que redimen obligaciones contratadas en numerario. Los aspectos de revisión de caja y bancos son los siguientes: • Políticas de manejo de caja y bancos • Existencia del manual de procedimientos • Definición de funciones en el manejo de caja • Análisis de ingresos no propios • Reporte diario de dinero ingresado en cajas • Depósitos diarios y total de ingresos • Realización de arqueos diarios en cajas • Verificación del depósito: 1. Elaboración 2. Referencia 3. Realización física 4. Registro contable 5. Personal participante • Informes de la cobranza y depósitos en las cajas de los municipios • Expedición de recibos oficiales o diversos según sea el tipo de ingreso • Resguardo del efectivo en instalaciones destinadas al área de cajas • Utilización de caja fuerte para custodia: 1. Ubicación 153 2. Personal con acceso a combinación • Fianza de fidelidad de los cajeros • Revisiones de auditoria sorpresiva y evidencia documental Las siguientes preguntas servirán de refuerzo para hacer una revisión más a fondo en lo relativo a caja y bancos. REVISION GENERAL. • ¿Cuántas cuentas bancarias se tienen abiertas y cuál es el objeto de cada una de ellas? • ¿Ha autorizado el Director de Administración y Finanzas todas las cuentas bancarias? • ¿Si hay alguna cuenta de banco que no tiene movimiento, para que se tiene abierta? • ¿Está centralizada la responsabilidad por los cobros y los depósitos de efectivo a los cajeros? • ¿Las funciones del área de cajas están separadas de las funciones del departamento de Ingresos al que pertenece, de modo que proporcionen el control interno máximo posible dentro de dicha área? • ¿Los cajeros están adecuadamente afianzados? REVISION DE INGRESOS A CAJA. • ¿Cuáles son las principales fuentes de ingresos? • ¿Dónde y cómo se reciben los ingresos? 154 • ¿Las entradas de caja que son cantidades relativamente grandes de dinero, se realizan en efectivo en lugar de cheques? • ¿Qué clase de registro se lleva para las entradas de caja y quién lo lleva? • ¿Tienen acceso al efectivo recibido otros empleados además de los del área de cajas? • ¿Recibe el cajero directamente de los beneficiarios los ingresos por cobros efectuados en el mostrador? • ¿Se le da al beneficiario un recibo como comprobante de pago? • ¿Los arqueos de cajas son realizados por personas independientes del departamento de Ingresos? • ¿Se depositan diariamente los ingresos de caja intactos y sin ningún retraso? • ¿Se hacen auditorias sorpresa (de los reportes de cobranza, arqueos, recibos, fichas de deposito, dinero recibido) con el fin de verificar si todo el efectivo recibido se cuenta, deposita, registra y contabiliza correctamente? • ¿Recibe un empleado independiente del cajero directamente del banco un duplicado de la ficha de depósito, sellada por el banco?, ¿Se comparan esas fichas de depósito selladas con los registros de ingresos de caja? • ¿La cobranza recibida en los municipios se depositan en las cuentas que están a nombre del IVEA? • ¿Hay establecido un control contable independiente fuera del área de cajas sobre los ingresos diversos? • ¿para los ingresos diversos recibidos se da como comprobante un recibo de ingresos diversos? 155 • ¿Se depositan los anticipos y depósitos recibidos de los clientes comercial de cantidades relativamente grandes lo más pronto posible y se contabilizan de forma adecuada? • ¿Se tiene caja fuerte para el efectivo que se deposite al día siguiente en el banco? • ¿El cajero es la única persona que conoce la combinación de la caja fuerte? REVISIÓN DE CONCILIACIONES DE CUENTAS BANCARIAS. • ¿Se realizan las conciliaciones bancarias en el departamento de crédito e inversiones por personal que no participa en el recibo o desembolso de efectivo y que no sean personas autorizadas para firmar cheques? • ¿Los estados de cuenta bancarios se reciben en el departamento de crédito e inversiones? • Incluye el procedimiento de conciliación: 1. ¿La comparación de movimientos del auxiliar de bancos con el estado de cuenta bancario? 2. ¿Revisión de cheques cancelados? 3. ¿La verificación de la secuencia numérica de los cheques? 4. ¿La comparación de las fechas y los importes de los depósitos diarios, según los registros del auxiliar de bancos, con los estados de cuenta de los bancos? 156 5. ¿Se investigan los traspasos entre bancos para ver si se han realizado sin una demora excesiva y que la transacción se ha registrado correctamente en las cuentas de los dos bancos? • Por lo que respecta a los cheques no presentados al cobro durante un periodo excesivamente largo: 1. ¿Se han investigado esos cheques (contactando al beneficiario)? 2. ¿Se ha cancelado el cheque e ingresado esa partida a bancos? • ¿La conciliación es revisada minuciosamente por el encargado del departamento de crédito e inversiones e investiga el origen de las partidas que quedan en conciliación? • ¿Se reporta el resultado de la conciliación cada mes al Directos de Administración y Finanzas? 4.2.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA Los aspectos de revisión relacionados al fondo fijo de caja son los siguientes: • Normas para la determinación, autorización y fijación del monto para fondo fijo de caja chic • Instructivo para el establecimiento físico del fondo fijo de caja • Instructivo de operación y reglas de aplicación • Capacitación a la persona encargada del fondo fijo de caja chica • Catálogo de firmas autorizadas • Asignación de titular en el manejo del fondo y prevención de los suplentes 157 • Custodia física del fondo fijo • Requisitos de documentos para pago 1. A nombre IVEA 2. Requisitos fiscales 3. Sin enmendaduras 4. Autorización del comprobante 5. Dentro del limite autorizado de no mayor a $500.00 6. Gasto normal y propio • Solicitud de reembolso del fondo fijo de caja: 1. Cancelación de comprobantes con la leyenda “pagado” 2. Control de relación de reembolsos solicitados y liquidados • Reembolso del fondo fijo: 1. Autorización de relación de reembolso 2. Aplicación contable de comprobantes de reembolso 3. Control de relaciones recibidas y pagadas (numero de cheque, fecha e institución bancaria) • Utilización de formas administrativas autorizadas • Cuenta bancaria del fondo fijo • Practica de cortes y arqueos • Procedimiento para el manejo de sobrantes o faltantes del fondo fijo • Respeto a los limites establecidos para monto de pago • Independencia del fondo fijo con el área de cajas • Presentación del fondo fijo de caja en la información financiera 158 Las siguientes preguntas servirán de refuerzo para hacer una revisión más a fondo en lo relativo al fondo fijo de caja chica REVISIÓN GENERAL. • ¿Se hacen los pagos menores por medio de fondo fijo reembolsable contra entrega de comprobantes? • ¿Recae en una sola persona la responsabilidad del fondo fijo de caja chica? • ¿Están los pagos de caja chica soportados por documentos debidamente aprobados? • ¿Se comprueban en el momento del reembolso los documentos que sirven de apoyo a los pagos de la caja chica? • Cuando se reponen los fondos de la caja chica, ¿Se cancelan con el sello de “PAGADO” (y la fecha) los comprobantes para evitar el pago duplicado? • ¿Se expiden los cheques para reponer el fondo de caja chica a la orden de la persona que tiene a su cargo la custodia de la misma? • ¿Se pagan cheque de particulares con dinero del fondo? • ¿Se revisan los fondos de caja chica mediante recuentos frecuentes y por sorpresa por algún auditor interno u otra persona independiente? 4.3 – EGRESOS (PAGOS) Los aspectos de revisión relacionados a los egresos son los siguientes: • Política de manejo de egresos y bancos • Existencias de manual de procedimientos 159 • Catálogo de firmas par autorización del egreso • Procedimiento de registro de firmas en bancos • Catálogo de firmas autorizadas para emisión de cheques • Características del cheque 1. Nominativos 2. Prenumerados 3. Con información del Instituto 4. Protegidos • Ubicación física de los funcionarios autorizados para la firma de cheques • Custodia de chequeras en talonario o formas continuas • Definición y autorización de programas de pagos • Registro de expedición de cheques 1. Reporte diario 2. Registro contable 3. Cancelación • Resguardo físico de cheques por entregar • Procedimiento de entrega física de cheques • Determinación del área física para entrega de cheques • Procedimiento de préstamo de pólizas de cheque para realizar pagos fuera del Instituto • Cancelación y resguardo físico de comprobantes al efectuar el pago • Normas para retención de cheques • Política referente a firma de cheques en blanco 160 • Aplicación contable • Numeración y distribución de ejemplares del cheque 4.4 – INVERSIONES Es la denominación genérica que reciben las acciones, bonos, obligaciones y cédulas hipotecarias, en los casos en que representan inversiones temporales y transitorias de fondos ociosos. REVISIÓN GENERAL. • ¿El departamento de crédito e inversiones es el responsable de todos los movimientos de inversiones que se realizan? • El encargado del departamento de crédito e inversiones es quien efectúa todos los movimientos de inversiones autorizados previamente? • ¿Lleva el departamento de Contabilidad un registro de cada movimiento de inversión? • ¿Están las cuentas de inversiones a nombre del IVEA? • ¿Los movimientos de inversión son autorizados por el Director General y por el Director de Administración y Finanzas? • ¿Los intereses y dividendos se registran en las cuentas de gastos y productos financieros? 161 4.5 – DOCUMENTOS POR COBRAR (POR VENTAS COMERCIAL) Títulos de crédito que representan derechos personales de cobro en virtud de letras de cambio y pagarés aceptados o suscritos por clientes o deudores de la organización. REVISIÓN GENERAL. • ¿Cuál es el origen de los documentos? • ¿Dónde están los documentos? • ¿La persona que tiene bajo se custodia los documentos es independiente del cajero y del contador? • ¿Se lleva un registro de documentos? • ¿Cuál es e procedimiento respecto a la contabilización de los intereses acumulados o cobrados sobre los documentos? • ¿Se confirman periódicamente por el Instituto con sus clientes? • ¿Se lleva un registro de documentos descontados que muestre el pasivo que implica? • ¿Están autorizados por un funcionario responsable los documentos, las modificaciones a los mismos y las renovaciones? • ¿Son autorizadas por un funcionario responsable las cancelaciones d saldos por documentos incobrables y los créditos por descuentos concedidos? • ¿Qué control se ejerce sobre los documentos incobrables después de que han sido dados de baja y quién lleva este control? 162 4.6– COMPRAS ( ALMACEN Y PROVEEDORES) La compra de materiales es el importe de las adquisiciones de materia prima, accesorios y suministros que emplea la empresa para la fabricación de sus productos terminados. Los proveedores son las obligaciones, deudas compromisos y responsabilidades a favor de terceros en cuenta abierta, por materiales o mercancías compradas a crédito. Los aspectos de revisión relacionados con las compras e involucran el almacén y los proveedores son los siguientes: • Organización del área: 1. Manual de organización y procedimientos 2. Políticas establecidas para la operación 3. Utilización de formatos específicos 4. Diagrama de flujo de operación • Registro de proveedores: 1. Proceso e integración del catálogo de proveedores 2. Proceso de actualización y verificación de información • Verificación de niveles de inventario • Control presupuestal • Diseño y utilización de la requisición • Proceso de elaboración y presentación de requisición de compra • Proceso de obtención de cotizaciones (al menos tres) 163 • Procedimiento para la definición de opciones de proveedor • Elaboración de orden de compra 1. Requisitos generales de adquisiciones 2. Disposiciones especificas en adquisición de activo fijo 3. Verificación de contratos por adquisición de insumos y servicios 4. Solicitud de garantías a los proveedores • Seguimiento de abastecimiento de las ordenes de compra • Verificación de ordenes de compra solicitadas y no surtidas • Elaboración de ordenes de servicio 1. Procedimiento de solicitud de orden de servicio 2. Seguimiento para cumplimiento del servicio solicitado 3. Verificación del servicio realizado • Salvaguarda y control de archivo REVISION DE COMPRA DE MATERIALES Y ABASTECIMIENTOS. • ¿Dónde y quién hace las compras? • ¿Se hacen las compras solamente basándolas en solicitudes firmadas por personas autorizadas (como directivos)? • ¿Se preparan pedidos adecuados para todas las compras? • ¿Indican los pedidos las condiciones de pago y los precios? • ¿Las requisiciones, ordenes de compra y de servicio son numerados previamente y se lleva un control de ellos? 164 • ¿Cuántas copias se preparan de cada uno de los formatos de solicitud de compra y que distribución se les dá? • ¿Se hacen compras exclusivamente con los proveedores del catalogo autorizado? • ¿Se revisa periódicamente los precios pagados por la mercancía para ver que esos precios no son superiores a los del mercado? • Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, precio, cantidad y otras limitaciones, ¿verifica esas aprobaciones el departamento e contabilidad o auditoria interna? • ¿Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de compras? • ¿Se verifican los requisitos fiscales y las operaciones aritméticas de cada factura? REVISION DE RECEPCIÓN • ¿Existe en el Instituto un lugar o punto central para la recepción de la mercancía? • ¿Se exige que todas las mercancías, los materiales y los suministros pasen por el punto central de recepción? • ¿Se suministran al departamento de proveeduría copia de todos los pedidos? • ¿Se preparan informes de recepción firmados por todas firmados por todas las mercancías recibidas • ¿Qué medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las especificaciones y la cantidad delas mercancías recibidas? 165 REVISION DE FACTURAS • ¿Tiene el Instituto un sistema de registros de pólizas de egresos y elaboración de cheques? • ¿Recibe el departamento de contabilidad las facturas para la elaboración del contra recibo y la revisión de los requisitos fiscales? • ¿Se lleva un control de las facturas inmediatamente después de recibirlas? • ¿Se retienen las facturas en el departamento de Contabilidad o se envían a otros departamentos para su aprobación? • ¿Se revisan las facturas en el departamento de Contabilidad en lugar de hacerlo en el departamento de proveeduría? • Incluye esa revisión: 1. La comprobación de las multiplicaciones y las sumas 2. La verificación de la distribución de los cargos 3. La comprobación de las cantidades, mercancía o servicio en la factura con los pedidos en la orden de compra, de servicio, o requisición 4. La verificación de las facturas que estén aprobadas por los directivos. • ¿Se adjuntan a las facturas los soportes que sirven de base y se archivan en ellas? • ¿Aprueban en debida forma los directivos autorizados, los comprobantes autorizaos las facturas para su pago? • En el departamento de proveeduría ¿En que orden se archivan las requisiciones, ordenes de compra y de servicio con una copia de la factura? • ¿Se aprovechan los descuentos concedidos por los proveedores? 166 4.7 – NOMINAS DE SUELDOS Y SALARIOS Los aspectos de revisión relacionados con sueldos y salarios son los siguientes: • Manual de procedimientos • Diagrama de flujo de actividades de la nomina: 1. Identificación de etapas 2. Personal involucrado 3. Calendarización • Asignación de funciones: 1. Control de altas, bajas y cambios de nomina 2. Control dl tiempo trabajado, ordinario y extraordinario 3. Captura de nomina y verificación 4. Revisión y autorización de la nomina • Identificación y ubicación del personal del Instituto • Procedimiento establecido para cambios saláriales • Verificación de sueldos y salarios autorizados • Recibos de pago: 1. Elaboración y contenido 2. Requisitos fiscales, laborales y administrativos 3. Firma de conformidad • Modalidad del pago: 1. Efectivo 2. Cheque o depósito bancario 167 3. Medio electrónico • Conducto de pago de suelos y salarios: 1. Personal ejecutivo 2. Personal administrativo 3. Fuerza laboral 4. Personal foráneo • Registro contable de la nomina • Procedimiento y autorización de pagos fuera de nominas • Autorizaciones específicas para el pago posterior de sueldos y salarios • Estadística de variaciones nominales de diferentes periodos • Evaluación de auditoria interna y externa • Salvaguarda y control de archivo de nomina • Verificación de servicios y aclaraciones relativas a sueldos y salarios REVISIÓN GENERAL. • ¿Existe un departamento de personal que mantenga un registro completo del personal con todos los datos necesarios? • Existe una separación definida de labores entre: 1. ¿Personal que prepara la lista de raya? 2. ¿Personal que hace los pagos? • ¿Las cuentas bancarias para pago de sueldos son conciliadas por el departamento de crédito e inversiones? 168 • ¿Los nombres de trabajadores aumentados en las listas de raya, necesitan autorización escrita de algún funcionario autorizado? • ¿Los cambios en las cuotas de sueldos son hechas solamente con autorización de algún funcionario autorizado? • ¿Se usa reloj checador como base para la preparación o chequeo de las listas de raya? • ¿La parte mecánica de las listas de raya, es rechecada como parte de la rutina de su preparación? • Las listas de raya están sujetas a una aprobación final por la dirección de administración y finanzas? • ¿Los sueldos son pagados por transferencias electrónicas ala cuenta personal de cada persona? • ¿En el departamento de Recursos Humanos se preparan las nóminas? • ¿Se comprueban dos veces todos los cálculos en la preparación de las nóminas de sueldos antes de efectuar los pagos? • ¿Se concilian los totales de las nominas de sueldos con las nominas anteriores indicando los cambios específicos? • ¿En el departamento de Contabilidad se revisa la nomina registrada en el departamento de Recursos Humanos? • ¿Se pide a los empleados que firmen con tinta los recibo de nomina que se les otorga como comprobante del pago de su sueldo? 169 4.8 – ACTIVO FIJO Los activos fijos son las propiedades, bienes materiales y derechos, aprovechados en forma continua, permanente o semipermanente, en la producción de artículos para la venta, en la prestación de servicios a la empresa, a la clientela y al público en general. REVISIÓN GENERAL • ¿Dónde están ubicados los bienes de activo fijo? • ¿Se llevan cuentas de control apropiadas por ubicaciones y por ubicaciones y por clases de bienes? • ¿Se lleva un control de los activos fijos a través de un sistema? • ¿Las compras de activo fijos son autorizadas par la dirección de administración y finanzas de acuerdo al presupuesto? • ¿Se lleva un control de acuerdo a la clasificación de los activos fijos? • ¿Se concilia los registros de los activos fijos en el sistema con la contabilidad? • ¿Se hacen comprobaciones periódicas de las existencias físicas comparando las partidas que están registradas en el sistema? • ¿Qué control se lleva en las bajas de los activos fijos? • ¿Qué control se lleva de los articulo con precios pequeños? • ¿Qué norma se sigue e los bienes totalmente depreciados? • ¿Cuál es la política del Instituto en lo que respecta a seguros sobre los bienes? • ¿Quién revisa y controla los seguros? 170 5.- EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Es indudable que por la importancia del control interno y su contribución al Instituto sea necesaria su evaluación. Es necesario evaluar el control interno considerando la efectividad de realización de procesos, practicas, rutinas y métodos en el Instituto, que llevan como objetivo asegurar la confiabilidad de la información y salvaguarda de los activos. La evaluación del control interno es el estudio, investigación y análisis que son realizados por una persona con conocimientos administrativos o de auditoria hacia los sistemas de control establecidos en el negocio, con la finalidad de cerciorarse del cumplimiento y observancia de los programas, procedimientos, políticas y registros que forman parte de ellos; y que verdaderamente sean efectivos y eficientes, se desarrollen y funcionen conforme a lo proyectado y, por último, que los objetivos del control se estén alcanzando. 5.1 – OBJETIVOS Los objetivos de la evaluación del control interno son los siguientes: • Validar la eficiencia del sistema de control interno con la eficiencia del Instituto • Delimitar la actuación de los centros de control 171 • Realizar una planeación de oportunidades y alcances de las evaluaciones Del primer objetivo se desprende la necesidad de constatar que el sistema de control interno responde en efecto a las necesidades del Instituto en sus diferentes actividades, permitiendo inclusive su adecuación. En el segundo objetivo es imprescindible la atención en la actuación de los órganos de control en sus diferentes niveles y los resultados de estos órganos. Por último la opción tácita de permitir planear trabajo subsecuente con base en resultados obtenidos en los dos primeros objetivos. En la evaluación del control interno no se pasará por alto la reviosión de los siguientes aspectos: 1. Operación de sistemas y procedimientos que garanticen la salvaguarda de los recursos en sus diferentes modalidades. 2. Efectividad de los sistemas de registro e información que permitan confiabilidad en su contenido, así como la consistencia en la confiabilidad de criterios y políticas en el registro y presentación 5.2 – ACTIVIDADES A REALIZAR Y TÉCNICAS A UTILIZAR Las actividades a realizar en la evaluación del control interno son las siguientes: ACTIVIDAD RESULTADO • Estudio preliminar Visión de los que existe y opera • Evaluación Trabajo evaluatorio previo 172 • Resultados Opinión de la actividad Los factores anteriores constituyen una metodología a seguir, la cual en forma ordenada y secuencial el camino a seguir. En todo el proceso se dedicará especial atención a los aspectos positivos en donde el control interno se cumple, así como en los negativos que presentan desviaciones al cumplimiento de lo establecido. ESTUDIO PRELIMINAR. En la evaluación del control interno el estudio preliminar es básico en el proceso y va encaminado a recabar información suficiente y competente para realizar esta actividad que al menos incluirá los siguientes aspectos: • Análisis preliminar en general • Recopilación, estudio y análisis de información básica • Revisión de la información • Depuración de la información • Identificación de los riesgos potenciales • Utilización de la información La información anterior puede obtenerse al utilizar las técnicas que a continuación se describen: ENTREVISTA. La entrevista facilita la obtención de información en forma directa con el interlocutor y puede ser abierta, dirigida o combinada, siendo indispensable que se efectúe en un ambiente adecuado. Por lo general la entrevista se realiza en 173 gabinete, pero el entrevistador se puede apoyar en medios complementarios par captar todos los hechos y tener una visión más amplia. En ocasiones la entrevista es agresiva, hostil y se deriva de la actitud del entrevistador y entrevistado. Esto debe evitarse con una actitud positiva hacia resultados. Las ventajas de utilizar la entrevista son las siguientes: • Se conoce actitud y lealtad del entrvistado • Facilita aclaración entre participantes • Identifica práctica de trabajo y opinión del entrevistado • Plantean problemas OBSERVACIÓN. Es una técnica natural y consiste en percatarse en forma directa, personal, abierta o discreta, de lo acontece en un medio determinado. En el Instituto constatar el funcionamiento del sistema de control interno, así como presenciar en los posible una o más operaciones previamente seleccionadas desde la fase de su inicio, ejecución y culminación, permitiendo con ello tener una concepción más clara de dicha operación. De su utilización de desprende la obtención de los aspectos siguientes: • Flujo de operaciones y registro • Conocimiento de actividades en áreas funcionales • Existencia de controles específicos 174 CUESTIONARIO. El cuestionario consiste en un formulario de preguntas previamente diseñado o en ocasiones elaborado al momento de utilizarlo. Debe ser claro para facilitar su contestación preferentemente en el momento de su aplicación, pudiendo incluír las palabras Si, NO, N.A. (No Aplica), en cada una de las preguntas, simplificando la actividad de levantamiento de información. Las ventajas en la aplicación del cuestionario son las sigientes: • Agilidad en la obtención de información • Optimización de actividades • Confirmación amplia de hechos heterogéneos Básicamente el cuestionario es estructurado con preguntas orientadas a la confirmación de la existencia de controles y participación del personal INSPECCION. La inspección implica examinar, reconocer, registrar, intervenir y es aplicable no sólo a la documentación comprobatoria contable o administrativa, sino en un sentido más amplio que comprenda también equipo, instalación u oficinas en general. El recorrido que en forma rutinaria o específica realizan algunos directivos a las instalaciones del IVEA resulta provechoso ya que se desprenden comentarios constructivos que enriquecen el conocimiento del área. 175 La inspección debe ser orientada a un resultado utilizando una metodología en su proceso para que permita cumplir su objetivo de proporcionar información significativa relacionada al Instituto. GRAFICAS Como técnica de obtención de información, la gráfica presenta el estudio de un documento administrativo que expone una información relativa a un hecho a análisis de una actividad. Este lenguaje gráfico tiene como ventaja su accesibilidad, lo que permite agilidad en el proceso de obtención de información. Dentro de las gráficas más generales están las siguientes • Estructura orgánica • Estadística de ventas • Situación financiera • Integración de fuerza laboral • Punto de equilibrio • Situación del mercado • Requisitos de operación • Estadística de precios de compra El estudio de la información contenida en las gráficas es relevante en las organizaciones, sobre todo por su análisis posterior y la tomo de decisiones en beneficio el control interno. 176 DIAGRAMAS. Constituye también lenguaje gráfico y tiene como objetivo indicar las etapas sucesivas que se siguen en el desarrollo de una actividad o proceso dentro del Instituto. La ventaja principal de esta técnica para obtener información es la de apoyar el análisis del flujo de actividades mediante la utilización de sismología de aceptación general que tiene su significado específico. El diagrama puede presentarse en forma vertical, horizontal o de bloque. EVALUACIÓN. Es el inicio formal de la evaluación con base en un diagrama de trabajo estructurado que permita la revisión del sistema de control interno. En su desarrollo se utilizarán las técnicas ya referidas de obtención de información, debiendo interpretarse y analizarse. RESULTADOS. De la revisión del control interno se desprenderán resultados sobre éste que pudieran manifestar: • Cumplimiento • Deficiencias • Improcedencia En el primer caso se constata que el sistema de control interno establecido opera y responde a las exigencias que el Instituto tiene previstas; en el segundo caso se reconoce que existen deficiencias pero son susceptibles de enmienda, y el 177 último caso debe tratarse con mucha madurez ya que imposibilita la actividad debido a que no existe el control interno. 5.3 – METODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Los métodos de evaluación del control interno son los siguientes: METODO DE CUESTIONARIOS. El método de cuestionarios representa uno de los utilizados para la evaluación del control interno y si en el proceso de obtención de información fueron utilizados, los datos ahí obtenidos son significativos en el proceso de evaluación. El cuestionario debe ser estructurado y en las mismas respuestas se proporcionen indicativos de la eficiencia de los sistemas de control interno, Si las respuestas fueran negativas en cierta manera manifestarán deficiencias en el sistema. El cuestionario incluirá los aspecto inherentes de control, mismos que serán planteados por las personas responsables del trabajo y contestados El cuestionario como método de evaluación del control interno tiene las siguientes ventajas. VENTAJAS. • Hace factible el orden en la obtención de información • Permite comprender una función y el ciclo respectivo en una sola actividad • Propicia la evaluación de los sistemas de control apoyándose en el diseño del cuestionario • Permite validar la información obtenida 178 DESVENTAJA. • Consistiría en el hecho de que los cuestionarios se elaboran considerando los controles que normalmente debieran existir, y las preguntas que no proceden se indicarían como no aplicables. METODOS DESCRIPTIVOS. El método descriptivo consiste en detallar por escrito el proceso de las actividades incluyendo prácticas de trabajo, métodos, políticas establecidas, programas de calidad y funciones, entre otros aspectos. El método es utilizable en gran medida en procedimientos pequeños y sencillos, requiriendo como punto preliminar el conocimiento de éste, ya que esto facilita la exposición. La ventaja primordial del método radica en el hecho de que se aplía en la medida que sea necesario, no existiendo límites para ello. Las principales desventajas de este método son: • Dificultad en la redacción • Problemas de interpretación de la información METODO GRÁFICO. El diagrama de flujo representa un mecanismo gráfico que ilustra en forma secuencial y ordenada las operaciones que integran un proceso o procedimiento, así también como el recorrido o flujo de información y naturalmente la documentación la documentación que se origina en él y las diferentes áreas del 179 Instituto que intervienen y contribuyen a su desarrollo, por lo que en realidad es una herramienta relevante en el examen y evaluación del control interno. El método gráfico tiene como atributo principal ilustrar o esquematizar el procedimiento que en un momento dado se está examinando, para ello utiliza símbolos de aceptación general. La representación gráfica causa una impresión directa al apreciarla y analizarla y, en su caso, adecuarla alas nuevas exigencias del Instituto. Por lo general las gráficas utilizadas son de Grantt, PRT, y en forma amplia los diagramas de flujote en diferentes manifestaciones se utilizan en los organismos. La utilización de este método brinda innumerables beneficios a la actividad evaluatoria del control interno estando dentro de ellos las siguientes ventajas: • Identifica la división de funciones en las diferentes áreas. • Señala la posibilidad de errores o duplicidades. • Delimita cargas de trabajo. • Presenta el desarrollo de un proceso desde su inicio a la terminación. • Señala específicamente operaciones desde su inicio a la terminación. • Muestra cumplimiento de políticas, reglamentaciones y disposiciones legales. Los beneficios son en realidad significativos, en tal forma que es un método que al igual que el del cuestionario tiene impacto en el proceso evaluatorio, por supuesto el último es más ágil por sus mismas particularidades y el gráfico requiere de mayor tiempo ya que puede resultar complicado. Los diagramas de flujo se clasifican en la siguiente forma: • Formato 180 • Presentación • Propósito En los de formato se distinguen dos modalidades: la vertical y la horizontal. En la primera la secuencia se dirige de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. En los de presentación, los diagramas de flujo determinan la integración de actividades por división y sector, presentándose generalmente en bloques para resaltar aspectos específicos. Los relativos al propósito tienen también varias modalidades: • DE FORMA. Documentos o reportes con poca descripción de operaciones. • DE LABORES. Conocidos también con el nombre de diagramas de proceso que presenta las actividades realizadas y quien las realiza. • DE MÉTODO: Ilustra como se realiza la operación y es utilizada en ocasiones en actividades de adiestramiento al personal. • ANALÍTICO: Muestra la secuencia de operaciones, personas que intervienen, forma de realizar las actividades y para qué sirve cada operación en el procedimiento. • DE ESPACIO: Desplazamiento de una persona o documento durante las distintas operaciones del procedimiento. 181 5.4 – AUDITORIA La auditoria representa por principio un examen de las operaciones financieras realizadas en el Instituto, así como de su estructura administrativa, políticas, sistemas, procedimientos y métodos que en ella prevalecen, contemplando estos dos enfoques una visión integral. Existe el objetivo preciso por parte del Instituto de conocer si el sistema de control instalado permite obtener resultados esperados ya que de no ser así se ocasionarían contratiempos y desviaciones, por ello la importancia de la calidad en el sistema indicado. Para consolidar las ideas anteriores se utiliza la auditoria necesaria en la especialidad contribuyendo con ello a la identificación del problema y presentación de recomendaciones o en su defecto para evaluar lo efectuado. La auditoria aporta indudablemente beneficios al cualquier organismo, ya que con su orientación y recomendaciones se enmiendan desviaciones de actuación contable y administrativa. En general su actividad es más diversificada y preparada para responder a las necesidades de evaluación. La auditoria enfatiza en los aspectos siguientes: • Verificación de operaciones • Examen de control interno • Adecuación y recomendación de sistemas. La verificación de las operaciones que se efectúan en los organismos es imprescindible para salvaguardar su eficiencia y es notoria la insistencia en los 182 aspectos de autorización, comprobación documental y revisión subsecuente de las operaciones. Estas condiciones son elementales en la actividad de control. El examen y evaluación del control interno representa sin duda una acción preventiva y en ocasiones correctiva que se realiza investigando, analizando y verificando los sistemas administrativos establecidos en el Instituto a efecto de constatar el adecuado funcionamiento de los procedimientos, métodos, políticas y registros que lo integran. La corrección, adecuación y recomendación a las operaciones, así como sistemas administrativos, integran la etapa constructiva de la auditoria en donde se coordinan actividades para la obtención del informe, para la obtención de objetivos el Instituto, identificando, disminuyendo o erradicando las desviaciones. Uno de los enfoques originales y naturales de la auditoria es precisamente la revisión de los estados financieros del Instituto, sus políticas de registro y criterios contables. Por ello el vinculo normal de la auditoria y la contabilidad. Esta ultima representa un proceso que tiene como objetivo primordial registrar y clasificar oportunamente las operaciones celebradas e informar de la posición financiera de las entidades económicas para que los usuarios puedan tomar decisiones al respecto. Es invaluable la utilización de la contabilidad como mecanismo de control, ya que si bien es cierto que es relevante el aspecto numérico, lo es también en otro aspecto la comprobación documental, el cumplimiento administrativo que está a su alrededor y que en conjunto constituyen uno de los sistemas con mayor efectividad en el Instituto. 183 Es obvio que la aportación al control interno en general que parte de la contabilidad es significativa, ya que constituye una plataforma para instrumentar los mecanismos en otras actividades simultáneas o en fases subsecuentes. La contabilidad tiene una estructura que es necesario respetar, ya que ello permitirá la confiabilidad en la información facilitada para la actividad revisora. En la estructura general se denota la disciplina en el registro y presentación de información que admite en su proceso la revisión interna y externa, así como la auto revisión por las áreas responsables. La contabilidad constituye no sólo un control financiero sino que además se utiliza como control administrativo. No cabe duda que existe estrecha relación entre la auditoria y la contabilidad, en donde esta última disciplina es la de carácter ejecutor y la primera de examinador, contribuyendo ambas a la labor del control y en ese caso al control interno contable. La auditoria por lo general se relaciona con el examen de estados e informes financieros, no obstante esa concepción, en realidad comprende un campo más amplio y se refiere también al examen de estados financieros y a la eficiencia, eficacia y economía. El concepto de auditoria ha evolucionado por los beneficios que proporciona, hoy en día su cobertura es mayor, y está dirigida a la administración de los recursos financieros, humanos, materiales y técnicos. 184 5.5 – INFORME DE CONTROL INTERNO El informe de control interno se realiza en un cuaderno en el cual mediante comentarios, explicaciones y graficas, se hacen sugerencias derivado del examen de control interno. En el aspecto formal, puede decirse que el contenido del informe está integrado por un cuaderno, que a su vez está compuesto por las cubiertas y el pliego donde constan los comentarios, explicaciones, gráficas y sugerencias derivado del examen del control interno. En el aspecto material, el informe también puede adoptar las siguientes partes: • Cubiertas • Carta de presentación • Comentarios, explicaciones y gráficas • Sugerencias CUBIERTAS. La parte externa principal de las cubiertas está destinada para: • Nombre de la empresa • Denominación de tratarse de un informe de control interno • Fecha o periodo • Nombre y dirección de quien emite el informe. CARTA DE PRESENTACIÓN. En esta parte adjunta una carta que podría ser como sigue: HOJA MEMBRETADA DE QUIEN EMITE EL INFORME 185 Al Director de Administración y Finanzas INSTITUTO DE VIVIENDA DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES PRESENTE Estimado Director: A continuación se presenta un informe en el que se indican algunos aspectos que deben ser mejorados en relación a los procedimientos de contabilidad y de control interno, así como las sugerencias que el caso amerita, mismas que ya han sido comentadas con el responsable de cada departamento de la dirección de administración y fianzas. Atentamente Aguascalientes, Ags, 8 de octubre del 200_ COMENTARIOS EXPLICACIONES Y GRAFICAS. En esta parte se harán los comentarios y explicaciones que se crean necesarios y pertinentes en las circunstancias, debiendo utilizar una redacción clara, limpia, con terminología accesible, sencilla y precisa, concreto y bien presentado, así como las gráficas que sean necesarias. SUGERENCIAS. Las sugerencias se presentarán en forma escrita y contemplando: • El problema; 186 • La causa; • Los efectos; • La sugerencia y • La alternativa. La forma de presentación puede variar, según el criterio y sentido común de quien emite el informe, sin embargo, se acostumbra seguir la secuencia tradicional de los estados financieros, o bien, el orden de la organización de cada organismo o conforme al tipo de problema. Ejemplo: • General • Caja y Bancos • Clientes y Facturación • Inventarios • Documentos por cobrar • Inversiones • Activos Fijos • Compras, recepción, proveedores • Acreedores • Patrimonio • Ventas e ingresos • Gastos y costos • Nomina. Ejemplo de sugerencias: 187 • General El IVEA actualmente no tiene gráfica de organización por departamento del área de Administración y Finanzas, por lo que se recomienda se elabore un manual de organización por cada departamento que contenga políticas, normas procedimientos e instructivos, que encaminen a lograr información suficiente y periódica; elasticidad para expansión futura; simplificación de procedimientos de contabilidad y fortalecimiento de control interno. • De Caja y Bancos: Como medida de control las cuentas de cheques deben conciliarse mensualmente, debiendo estar autorizadas con nombres y firmas de quien las concilia, revisa y autoriza. • De Clientes: Para efectos de control de documentos por cobrar a clientes, deben efectuarse arqueos en forma periódica y de sorpresa contra los registros de contabilidad, por personal especializado. • De Activo Fijo: Todas las facturas de activo fijo, deben archivarse en expediente especial y guardarse en la caja fuerte de seguridad del Instituto, para evitar sean extraviados o sustraídos. • Sueldos y Salarios Las nominas de sueldos deben ser autorizadas con nombre y firma del director de administración y Finanzas. 188 5.6 – DIAGRAMAS DE FLUJO Los diagramas de flujo es una técnica que se utiliza para mostrar de manera grafica a través de símbolos, las etapas sucesivas que se siguen en el desarrollo de una actividad o proceso dentro de una organización. En las actividades para lograr un control interno de los diferentes rubros que realizan los departamentos del área de Administración y Finanzas, se describirán a través de diagramas de flujo, en donde se especifica que departamento es el que realiza la actividad el proceso que se sigue para la realización de la misma y en que momento se le reporta la información al departamento de contabilidad. Cuando el departamento de Contabilidad recibe la información, se registra en una póliza de Diario, Ingresos o Egresos de acuerdo al procedimiento que se deba llevar, posteriormente se concilian las cuentas con la información de cada departamento para tener la seguridad de que no se haya registrado un dato de manera incorrecta. La información contable ya registrada y revisada al cierre de cada mes se procede a la realización de los Estados Financieros para ser entregados y autorizados por la dirección de Administración y Finanzas que servirán para la toma de decisiones a las actividades a realizar para el desarrollo del IVEA. 189 SIMBOLOGIA INICIO O TERMINO ACTIVIDAD DOCUMENTO DECISION O ALTERNATIVA ARCHIVO DESPLAZAMIENTO O TRANSPORTE CONECTOR DE PAGINA 190 CAJA Área de Cajas (Depto. Ingresos) Recepción de pagos por los cajeros Arqueo de cajas al término del dia Conteo del fondo fijo de cajeros Elaboración de fichas de deposito Depósito del Ingreso en Bancos Depto. de Ingresos Se archiva una copia del recibo Se ordena y revisa la documentación del día Se pasa la documentación para el registro en póliza de Ingresos Depto. de Contabilidad Se archiva la póliza Se preparan Estados Financieros 191 BANCOS E INVERSIONES Depto. de Crédito e Inversiones Movimientos diarios de bancos Realización de reportes de movimientos Se pasa la documentación para la realización del la póliza de diario Inversiones diarias con tasa preferencial Se realiza tarjeta informativa de movimientos para la dirección de Admón. y Finanzas Se archiva la póliza 192 BANCOS E INVERSIONES Se imprime un auxiliar de bancos y de inversiones y se pasa al depto. de crédito e inversiones Se realiza la conciliación bancaria y de inversiones con estados de cuenta y auxiliares contables Hay diferencias SI Se realizan las correcciones contablemente NO Se pasa la conciliación a la dirección de admón. y Finanzas para su autorización Se preparan Estados Financieros 193 FONDO FIJO DE CAJA CHICA Titular del fondo fijo de caja chica Se expide cheque a nombre del titular para fondo fijo de caja Se prestan cantidades menores a $500.00 para gastos propios del IVEA Se firma vale para comprobar en 2 días máximo Se entregan comprobantes con todos los requisitos 194 FONDO FIJO DE CAJA CHICA A los comprobantes se les pone sello de “pagado” Se realiza un reporte de las comprobaciones y se entregan para el reembolso Al Depto. de Contabilidad Depto. de Contabilidad Se revisan los comprobantes y se realiza la póliza cheque de egresos para su reembolso Se archiva la póliza Se preparan Estados Financieros 195 VENAS SOCIAL Y CUENTAS POR COBRAR Área social Solicitud de acción de vivienda Aceptada NO Se regresa la documentación SI DEPTO. DE INGRESOS La federación deposita el subsidio El beneficiario paga en cajas el enganche Se realiza la contratación Se da de alta su cuenta por cobrar en el sistema de CxC Se registra contablemente en póliza de diario la venta AREA DE INFORMATICA DEPTO. DE CONTABILIDAD Se archiva la póliza Se preparan Estados Financieros 196 VENTAS COMERCIAL Y DOCUMENTOS POR COBRAR Área Comercial Se presenta al cliente los lotes disponibles y su ubicación DEPTO. DE INGRESOS Se realiza la contratación y se firman pagarés Se da de alta su cuenta por cobrar en el sistema de DxC Se registra contablemente en póliza de diario la venta Se paga el enganche en área de cajas ÁREA DE INFORMATICA DEPTO. DE CONTABILIDAD Se archiva la póliza Se preparan Estados Financieros 197 COMPRAS Departamento de Proveeduría Se recibe solicitud de servicio o compra Autorización NO Se regresa la solicitud SI Se realizan 3 cotizaciones con proveedores autorizados Se realiza requisición u orden de compra o servicio Se pasan a firmas de autorización Se realiza el servicio o la compra con el proveeedor 198 COMPRAS Se recibe la factura , se revisan los requisitos fiscales y se realiza el contra recibo Se pasa la factura al solicitante para firma Depto. de Contabilidad Se pasa la factura con la documentación para la realización de la póliza cheque de Ingresos Se archiva la póliza Se preparan Estados Financieros 199 INVENTARIOS (Almacén de Papelería) Departamento de Proveeduría (almacén de Papelería) Se recibe la mercancía y se registra la entrada en el sistema de inventario de papelería Contablemente se registra la entrada cuando se paga la mercancía Se llena un vale para la salida de mercancía y se registran en el sistema Se realiza un reporte mensual de las salidas y se pasa a contabilidad Se registran las salidas en póliza de diario Se archiva la póliza Se realiza la conciliación del almacén por el depto de Proveeduría Se preparan Estados Financieros 200 SUELDOS Y SALARIOS Departamento de Recursos Humanos Contratación de personal de acuerdo al perfil solicitado Registro del personal contratado ante instancias oficiales (IMSS, ISSSSPEA, Control de incidencias del personal que labora en el IVEA Se calendariza elaboración de la nomina 201 SUELDOS Y SALARIOS Se elabora la nomina previa para su pago Se presenta a la Dirección de Administración y Finanzas para su Revisión y Autorización Se autoriza? NO Se realizan las correcciones SI Se pasa al departamento de Crédito e Inversiones para la dispersión bancaria 202 SUELDOS Y SALARIOS Se imprimen los recibos de nomina Se registra la nomina en póliza de diario contablemente Se archiva la póliza Se preparan Estados Financieros 203 ACTIVO FIJO Departamento de Proveeduría Depto. de Contabilidad Adquisición de Activos Fijos con todos los trámites correspondientes Registro Contable en póliza de egresos Registro del activo en el sistema para su control Registro Contable en póliza de diario Informe mensual de depreciaciones Inventarios físico periódicos Se archiva las pólizas 1 2 204 ACTIVO FIJO 1 Hay diferencias con el sistema NO La información queda igual SI Se registran para dejar el sistema con lo real 2 Se pasa un informe de las diferencias al depto. de Contabilidad Se registran la diferencias contablemente Se preparan Estados Financieros 205 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Departamento de Contabilidad Se recibe la documentación para su registro de los diferentes departamentos del área de Admón y Finanzas Se registran las pólizas de Diario, Ingresos y Egresos según corresponda Se archivan las pólizas Se revisa que la información registrada este correcta Se preparan Estados Financieros Se entregan los Estados Financieros a la Dirección de Admón y Finanzas del IVEA 206 PROPUESTA FINANCIERA. Mediante el presente trabajo se obtiene información financiera real y en tiempo, para lo cual, se proponen algunas razones financieras que son herramientas útiles para realizar análisis financieros y poder tomar decisiones adecuadas en un futuro cercano sobre el crecimiento y desarrollo del IVEA. Lo más importante del método de razones financieras es el juicio y la inteligencia del analista para interpretar correctamente las razones obtenidas, ya que las razones financieras por si solas no dicen nada, mientras que una correcta interpretación puede señalar algunas situaciones claves que merecen una investigación más profunda. La razón que se presenta a continuación forma parte de las razones de rentabilidad que permiten analizar y evaluar las ganancias del Instituto con respecto a un numero de ventas comercial, las cuales son lotes que no tienen subsidio y se venden a precio alzado. MARGEN BRUTO DE UTILIDADES: Indica el porcentaje que queda sobre la venta después que el Instituto ha pagado el costo de lo vendido. MB = Ventas Comercial – Costo de lo Vendido / Ventas El aplicar esta razón es muy importante ya que las ventas comerciales es el medio con el que cuenta el Instituto para allegarse de recursos propios y 207 constantemente se debe estar vigilando el margen de utilidad que se va a obtener de los lotes comerciales de los fraccionamientos que se van terminando de urbanizar y ya se pueden vender. Este margen de utilidades que se obtiene al vender los lote comerciales, sirve para seguir invirtiendo en más obra y desarrollar más programas que van encaminados a beneficiar a familias de escasos recursos, que es la finalidad por la que se creo el IVEA. La siguiente razón forma parte de las razones de liquidez la cual mide la capacidad para saldar las obligaciones a corto plazo que se han adquirido. ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR: Mide la liquidez de las cuentas por cobrar por medio de su rotación. RCC = Ventas Social / Promedio de Cuentas por Cobrar Esta razón va a ayudar principalmente a determinar si la cartera vencida a disminuido o aumentado, ya que este parámetro es muy importante para la toma de decisiones con respecto a la recuperación de las cuentas por cobrar del área Social. Es importante saber las condiciones en que se encuentra la cartera vencida ya que esto impulsará a desarrollar nuevas estrategias para la recuperación de dicha cartera, cuidando no perjudicar la economía del beneficiario y al mismo tiempo pague su adeudo vencido. 208 La siguiente razón forma parte del método de porcentajes integrales, el cual es un método de análisis que consiste en analizar la situación financiera del Instituto basándose en su estructura financiera interna. Este tipo de análisis sirve por ejemplo para saber como esta distribuido el dinero del Instituto: en activo circulante, fijo o diferido; como se integran los costos y los gastos; determinar si hay algún rubro del estado de resultados cuyo monto sea especialmente alto. CALCULO DE PORCENTAJES: Determina la proporción que representa cada rubro con respecto al total de cada concepto que sea de interés. Se obtiene dividiendo el monto de la cuenta que se quiere analizar entre el monto total del rubro que forma parte y se multiplica por 100 para obtener el porcentaje. Para calcular los porcentajes integrales en el balance general, se debe considerar como referencia la suma del pasivo más el patrimonio. Para calcular los porcentajes integrales en el estado de resultaos, es necesario hacerlo con respecto a las ventas netas. La utilización del método de porcentajes integrales en el balance general y en el estado de resultados es muy útil para la toma de decisiones acerca de la situación financiera del Instituto, ya que ayuda a conocer a simple vista como esta distribuido el pasivo y el capital y como se forma el total de los costos y gastos que se han generado en el IVEA. 209 ANÁLISIS DE TENDENCIAS: Es el método de análisis que consiste en observar el comportamiento de los diferentes rubros del balance general y del estado de resultados, para detectar algunos cambios significativos que pueden tener su origen en errores administrativos. Este método permite conocer la dirección y velocidad de los cambios que se han dado en la situación financiera del Instituto a través del tiempo, por lo que se considera un método de análisis horizontal. Al igual que el método de porcentajes integrales, este ayuda a la detección de fallas; pero es solamente un método explorativo, por lo que siempre es necesario investigar más a fondo para encontrar las causas de las fallas. Para efectuar un análisis mediante este método, es necesario determinar los cambios sufridos en los saldos de los rubros de los estados financieros que son de interés analizar. Por lo tanto este método permite conocer el desarrollo financiero del Instituto. AÑO BASE E INDICE DE TENDENCIAS: La aplicación de este método requiere de la elección de un año base que va a servir como referencia o punto de partida de los cálculos para poder observar la tendencia que está siguiendo cada concepto. Para calcular los cambios sufridos en cada rubro una vez determinada la base, se divide el saldo del rubro que sea de interés analizar de cada año, entre el saldo base y el resultado se multiplica por 100, con lo que se obtiene un resultado que se conoce como índice de tendencia. 210 ÍNDICE DE TENDENCIA = saldo del año en cuestión / saldo del año base x (100) Una vez obtenidos los índices, es muy conveniente graficarlos para ver como se esta comportando el Instituto financieramente. Por ejemplo con los datos correspondiente a la cuenta de almacén se quiere analizar el comportamiento de este renglón a través de los años, por lo que, para realizar un análisis de tendencias, se necesita calcular los índices de los mismos. 1989 $70,000 (año base) 1990 95,000 1991 89,000 1992 78,000 Índice de tendencia de 1990 = (95,000 / 70,000) X 100 = 136 Índice de tendencia de 1990 = (89,000 / 70,000) X 100 = 127 Índice de tendencia de 1990 = (78,000 / 70,000) X 100 = 111 La serie de índices de tendencias sería la siguiente: 1989 100 1990 136 1991 127 1992 111 Los índices de tendencias también se obtienen a partir de los datos de los estados financieros. 211 HERRAMIENTA CONTABLE. Adicionalmente a lo que el presente trabajo propone para obtener información contable real a través de la información que los departamentos del área de Finanzas y Administración reporta, se propone lo siguiente: BANCOS: Por ningún motivo el efectivo que se obtuvo del ingreso del día se podrá depositar al día siguiente ni tampoco se podrá realizar el depósito incompleto por circunstancias de fuerza mayor que se requiera de efectivo, se propone que se si el servicio de seguridad que recoge los depósitos para llevarlos al banco no llega a recogerlos, personal del área de cajas lleve los depósitos directamente al banco y si se requiere de efectivo por importes que rebasan la disposición en el fondo fijo de caja chica, se realice un cheque y vaya personal de confianza del IVEA a cambiarlo al banco, esto con el fin de que no haya flexibilidad a que sucedan alguna de estas circunstancias y no se obtenga información real en póliza de ingresos y en el ingreso del efectivo al banco. CUENTAS POR COBRAR: Se propone que adicionalmente a los sorteos que el IVEA realiza donde regala mensualidades y saldos a las persona que van al corriente, se realice una campaña de condonación de intereses moratorios a las personas que no van al corriente, esto con la intención de disminuir la cartera vencida y haya recuperaciones en Cuentas por Cobrar ya que esto va a tener resultados positivos muy importantes en los estados financieros. 212 COMPRAS: Se propone que se amplié el catálogo de proveedores autorizado y vigilado por la Secretaría de Gestión e Innovación y estando de acuerdo esta Secretaría, para incluir proveedores que ofrecen servicios y productos a un costo menor pero con la misma calidad, ya que los que se manejan actualmente maneja precios un poco elevados, lo que contribuye a que los gastos se eleven y esta situación repercuta en las finanzas del Instituto. 213 CONCLUSIONES La información financiera que emite el departamento de Contabilidad a través de los estados financieros, es muy importante ya que en base a esta información se realiza un análisis financiero para tomar decisiones que permiten impulsar el desarrollo del IVEA. El análisis financiero constituye una herramienta muy útil para la toma de decisiones, pero también se deben de tomar en cuenta otros factores de carácter político, económico, social, legal, etc.,que en algún momento pueden afectar el desarrollo del Instituto. En la actualidad impulsar el crecimiento del IVEA es muy importante ya que es una dependencia que a mantenido un nivel de desarrollo muy importante en su rubro a nivel nacional, y es una de las dependencias con mayor actividad económica en el estado, ya que, día con día se están creando nuevos conceptos de vivienda que permiten una mejor convivencia entre los vecinos y un mayor lugar de esparcimiento familiar y en contacto con la naturaleza. Por lo tanto unas finanzas sanas y una toma de decisiones financiera correcta va a permitir lograr los nuevos planes de conceptos de vivienda que se tiene planeado desarrollar a futuro. Pero el tener unas finanzas sanas se va a lograr cuando la información contable generada por los reportes de los diferentes departamentos que pertenecen al área de Administración y Finanzas del IVEA este correcta, ya que es la base para obtener los estados financieros con información real. 214 Por otro lado, para que los departamentos del área de Administración y Finanzas puedan reportar sus informes de manera correcta al departamento de Contabilidad para que a su vez realice los registros contables y emita los estados financieros reales, se deben implantar lineamientos a través de un control interno que va a permitir lograr este objetivo. Además la información financiera es de suma importancia que este correcta ya que además de ser reportada a diferentes instancias externas, está a la vista del público con la nueva “Ley de Transparencia”, por lo que cada mes se publica por Internet en forma detallada informes administrativos y financieros de lo acontecido en cada dependencia de gobierno del Estado. Es por eso que la elaboración del manual de control interno y su implantación es debido a la necesidad de que el departamento de Contabilidad tenía de asegurarse que la información financiera que se genera a partir de lo que reportan los departamento del área de Administración y Finanzas fuera correcta. Al investigar la fundamentación teórica se encontraron dos diseños de sistema de control interno que son de los autores Perdomo Moreno y Amador Sotomayor los cuales son muy similares, basados en las leyes mexicanas y dirigidos al control interno de las empresas de la iniciativa privada, los cuales se conjugaron y se adaptaron a las actividades del IVEA. Se encontraron otros modelos como el “Modelo Estándar de Control Interno” MECI y el “Modelo Casals” que tienen su origen en Colombia y están regidos bajo la Constitución Política y las Normas de aquel país , por lo tanto no son funcionales para adaptarlos a nuestro país. 215 Por lo tanto, el presente trabajo esta orientado a los rubros que maneja toda empresa como son: caja, bancos, inversiones, compras, ventas, inventarios, activos fijos, sueldos y salarios, patrimonio y se describe las actividades de control interno que se deben efectuar en cada uno de los rubros, su revisión y evaluación de las mismas que son necesarias para supervisar que los controles se encuentren en uso y que están operando tal como se diseñaron. Como continuación de la implantación de este manual de control interno se elaborará un manual de Políticas y Procedimientos de cada uno de los departamentos del área de Administración y Finanzas, que serán un complemento y soporte en los lineamientos a seguir el control interno. También se llevarán a cabo algunas capacitaciones para que el personal involucrado entienda el objetivo de las nuevas actividades a realizar para lograr un control interno efectivo y los resultados que se pretenden alcanzar. Este trabajo también servirá de base a otras dependencias de gobierno que estén interesadas en implantar un sistema de control interno que pretendan alcanzar los mismos objetivos con la información financiera. 216 BIBLIOGRAFÍA Amador Sotomayor, Alfonso (1997). Control Interno. México, McGraw Hill. Anzures, Máximo (1992). Contabilidad General. México, Porrúa. Blanco Illescas, Francisco (1995). El Control Integrado de Gestión. Iniciación a la Dirección por Sistemas. México, Limusa. Bornacini Hervella, Honore A. (2006). Compendio Fiscal Concordado 2006. México, Editorial Fiscal y Laboral, S.A. de C.V. Cajero Ortega, Javier (1991). Contabilidad, Control y Reglas Particulares. México, BUAP. Cepeda Alonso, Gustavo (1998). Auditoria y Control Interno. Colombia, McGraw Hill. Chávezaranda (2001). Contabilidad. México, Instituto de Especialidades Fiscales y Financieras. Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria (1986). Estudio y Evaluación del Control Interno por Objetivos y Ciclos de Transacciones. México, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, AC. 217 Díaz Soria, Belén (1996). Curso de Introducción a las Finanzas. (Notas tomadas en clase). Aguascalientes, México, UAA. Enciclopedia Salvat Diccionario, Tomo 8 (1977). México, Salvat Editores, S.A. García Colín, Juan (1998). Contabilidad de Costos. México, McGraw Hill. García de la Borbolla, Manuel (1980). Guía de Control Interno y objeto de cada control. México, Trillas. Gómez Morfín, Joaquín (1970), El Control en la Administración de Empresas (control interno). México, Diana. Guajardo Cantú, Gerardo (1995). Contabilidad Financiera. México, McGraw Hill 2ª ed. Hatzacarsian Hovsepian, Vartkes (1999). Fundamentos de Contabilidad. México, ECAFSA. Ibarra Hernández, Armando (1998). Diccionario Bancario y Bursátil. México, Porrúa. IMCP (1994). Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. México, ISBN Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes, (1992). Vivienda en Aguascalientes: Una Experiencia Institucional. Aguascalientes, México, Ed. ISBN. 218 Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes, (1998). Memoria Institucional, La nueva política de vivienda en Aguascalientes 1992-1998. Aguascalientes, México, CIEMA, AC. Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes, (2006). Información en Medios Magneticos. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, AC. (1994). Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. México, ISBN. Kohler, Eric L. (1989). Diccionario para Contadores. México, UTHEA. Llamas Meade, Gerardo J. (1994). La Situación de tu Empresa: cómo diagnosticarla (Análisis Financiero). México, Nacional Financiera, S.N.C. Lara Flores, Elías (1987). Primer Curso de Contabilidad. México, Editorial Trillas. Perdomo Moreno, Abraham (2000). Fundamentos de Control Interno. México, Thomson Editores. Romero López, Álvaro Javier (1997). Contabilidad Intermedia. México, McGraw Hill. Salmonson, R. F. (1971). Teoría Básica de la Contabilidad Financiera. México, Herrera Hnos. 219 Santillana González, Juan Ramón (1990). Como Hacer y Rehacer una Contabilidad. México, Internal Thomson Edrs., S.A. de C.V. T. Horngren, Charles (1993). Contabilidad Financiera Introducción. México, Prentice Hall. T. Horngren, Charles, L. Sundem, Gary y H. Selto, Frank (1996). Biblioteca de Contabilidad Administrativa. México, Prentice Hall. Zvi, Bodie y C. Merton, Robert (2003). Finanzas. México, Prentice Hall. Comité Interinstitucional de Control Interno de las Universidades Públicas. (2005). El Control Interno. Disponible desde Internet en: <http://controlinterno.udea.edu.co/co/ciup/nuevo_sci.htm> [con acceso el 14 de agosto del 2006] Enciclopedia y biblioteca virtual e Economía. (1991). Diccionario de Economía y Finanzas. Disponible desde Internet en: <http://www.eumed.net/cursecon/dic/F.htm> [con acceso el 30 de agosto del 2006] 220 González, María (2003). El Control Interno. Disponible desde Internet en: <http:www.gestiopolis.com/reursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm> [con acceso el 14 de agosto del 2006] Google. Sin fecha. Principios que rigen el Control Interno. Disponible desde internet en: <http://www.cubaindustria.cu/contadoronline/control%20interno/Principios%20Co ntrol%20Interno.htm> [con acceso el 14 de agosto del 2006] Google. Sin fecha. La Contabilidad. Disponible desde internet en: <http://www.southlink.com.ar/vap/conta.htm> [con acceso el 16 de agosto del 2006] Google. Sin fecha. Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno. Disponible desde internet en: <http://www.eumed.net/libro/2006a/jcmn/1e.htm> [con acceso el 15 de agosto del 2006] Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes, (2006). Programas. Disponible desde Internet en: <http://www.aguascalientes.gob.mx/ivea/programas2006.asp> [con acceso el 8 de septiembre del 2006] 221 Morea Lucas / Sinexi, S.A. (1997). El Control Interno como Herramienta Fundamental Contable y Controladora de las Organizaciones. Disponible desde Internet en: <http://www.monografías.com/trabajos10/coni/coni.shtml> [con acceso el 14 de agosto del 2006] Sotelo, Alicia (2004). Manuales. Disponible desde Internet en: <http://www. Gestiopolis.com/organización/documentos/indice/manual/ctnmred.htm> [con acceso el 16 de septiembre del 2006] Villasmil, Jonathan (1997). La Contabilidad. Disponible desde Internet en: <http://www.monografías.com/trabajos5/contab/contab.shtml> [con acceso el 16 de agosto del 2006] 222