EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EN

Centro de Ciencias Económico Administrativas
“EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA EN
INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES PARA LA TOMA
DE DECISONES FINANCIERAS: CASO IVEA”
Que para obtener el grado de
Maestría en Finanzas y Negocios
Presenta:
C.P. CLAUDIA ELENA VILLALPANDO CALDERÓN
ASESOR DEL TRABAJO
Dr. Luis Aguilera Enriquez
Aguascalientes, Ags. Octubre 2006
1
INDICE
INTRODUCCIÓN …………………………………………………….............
7
CAPITULO I “PLANTEAMIENTO DEL CASO”
1.- ANTECEDENTES …………………………………………………........... 10
2.- DESCRIPCION DE LA SITUACION ……………………………............ 13
2.1 - PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ………………………….... 13
2.2 - OBJETIVO ……………………………………………………...... 13
3.- JUSTIFICACION …………………………………………………….......... 14
4.- DELIMITACION DEL ESTUDIO …………………………………….... 15
CAPITULO II “ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO,
CONTABILIDAD Y FINANZAS”
1.- CONTROL INTERNO
1.1 – DEFINICIÓN ……………………………………………............. 17
1.2 – ELEMENTOS …………………………………………............... 20
1.3 – PRINCIPIOS …………………………………………................ 26
1.4 – OBJETIVOS ……………………………………………............. 27
1.5 – CLASIFICACIÓN ………………………………………............. 28
1.6 – FASES DEL ESTUDIO Y EVALUACIÓN ……………............
30
2.- CONTABILIDAD
2.1 – DEFINICIÓN ………………………………………………........
33
2.2 – CARACTERÍSTICAS ………………………………………......
34
2
2.3 – OBJETIVOS ……………………………………………….........
35
2.4 – FINES FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD ….......... 36
2.5 – CLASIFICACION ……………………………………………….
37
2.6 – PRINCIPIOS .......................................................................
39
3.- FINANZAS
3.1 – DEFINICIÓN ………………………………………………........ 43
3.2 – CARACTERÍSTICAS .............................................................
44
3.3 – TRANSACCIONES FINANCIERAS ......................................
44
3.4– CONTABILIDAD FINANCIERA Y CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA .................................................................
45
3.5 – ESTADOS FINANCIEROS....................................................... 47
CAPITULO III “ EL IVEA”
1.- CONTEXTO ……………………………………………………...............
49
2.- FILOSOFIA DEL IVEA …………………………………........................
51
3.- TRAYECTORIA ..................................................................................
54
4.- VISIÓN ...............................................................................................
60
5.- MISIÓN ...............................................................................................
61
6.- POLÍTICA ...........................................................................................
62
7.- FUNDAMENTO LEGAL ......................................................................
62
8.- LAS ÁREAS Y SUS ACTIVIDADES .................................................... 63
9.- PROGRAMAS
9.1 LOTE CON SERVICIOS .........................................................
77
9.2 UNIDADES BASICAS DE VIVIENDA .....................................
78
3
9.3 MEJORAMIENTO DE VIVIENDA ...........................................
78
9.4 AUTOCONSTRUCCION ........................................................
79
9.5 PAISANO ................................................................................
79
9.6 CASADOS ..............................................................................
80
CAPITULO IV “METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL
DE CONTROL INTERNO”
1.- MODELOS DE CONTROL INTERNO EMPRESARIAL ...................... 82
2.- METODOLOGÍA .................................................................................. 82
3.- MANUAL DE CONTROL INTERNO .................................................... 84
3.1 CONCEPTO DE MANUAL ....................................................... 85
3.2 EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN ................ 86
3.3 OBJETIVOS ............................................................................. 87
3.4 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES ........................................ 87
3.5 PARTES DEL MANUAL ........................................................... 88
3.6 DESCRIPCION DE CADA PARTE .......................................... 89
CAPITULO V “MANUAL DE CONTROL INTERNO”
1.- IDENTIFICACION DE LOS DEPARTAMENTOS Y DE LA INFORMACION
QUE SE REPORTA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ............ 93
2.- CONTROL INTERNO DE OPERACIONES BASICAS
2.1 – CAJA Y BANCOS .................................................................. 96
2.1.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA ......................................... 101
4
2.2 – INGRESOS Y EGRESOS ....................................................
104
2.3 – INVERSIONES ....................................................................
107
2.4 – CUENTAS POR COBRAR ...................................................
108
2.5 – INVENTARIOS .....................................................................
111
2.6 - SUELDOS Y SALARIOS .....................................................
117
2.7 – ACTIVOS FIJOS .................................................................
120
2.8 – PATRIMONIO ...................................................................... 122
2.9 – COMPRAS ..........................................................................
123
3.- CONTROL INTERNO CONTABLE
3.1 – OBJETIVOS ......................................................................... 126
3.2 – FINALIDAD .......................................................................... 127
3.3 – ATRIBUTOS DEL SISTEMA CONTABLE ........................... 132
3.4 – ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE .......... 135
3.4.1 – CATALOGO DE CUENTAS .............................................. 135
3.4.2 – INSTRUCTIVO DE OPEARACION ................................... 150
3.4.3 – LIBROS PRINCIPALES .................................................... 150
3.4.4 – LIBROS AUXILIARES ....................................................... 150
3.4.5 – ESTADOS FINANCIEROS ............................................... 150
3.5 – MANTENIMIENTO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ..150
3.6 – RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 151
4.- REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO EN OPERACIONES ESPECIFICAS
4.1 – IMPORTANCIA DE LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO 152
4.2 – CAJA Y BANCOS .................................................................. 153
4.2.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA ............................................ 157
5
4.3 – EGRESOS (PAGOS) .......................................................... 159
4.4 – INVERSIONES .................................................................... 161
4.5 – DOCUMENTOS POR COBRAR (VENTAS COMERCIAL).... 162
4.6– COMPRAS ( ALMACEN Y PROVEEDORES) ..................... 163
4.7 – NOMINAS DE SUELDOS Y SALARIOS .............................. 167
4.8 – ACTIVO FIJO ....................................................................... 170
5.- EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO PARA TOMA DE DECISIONES
FINANCIERAS
5.1 – OBJETIVOS ........................................................................
171
5.2 – ACTIVIDADES A REALIZAR Y TÉCNICAS A UTILIZAR ... 172
5.3 – METODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO . 178
5.4 – AUDITORIA .......................................................................... 182
5.5 – INFORME DE CONTROL INTERNO ................................... 185
5.6 – DIAGRAMAS DE FLUJO ..................................................... 189
PROPUESTA
.......................................................................................... 207
CONCLUSIONES ……………………………………………………………. 214
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................. 217
6
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo es una respuesta a la necesidad e importancia de
tener un sistema de Control Interno en un organismo gubernamental, ya que
esta comprobado que en la iniciativa privada es el la base para lograr tener
finanzas sanas, por lo tanto se pretende demostrar que en el sector público
también se puede obtener los mismos resultados.
El objetivo de este trabajo es obtener estados financieros confiables y
de manera oportuna a través de la implantación de un manual de Control
Interno para establecer los lineamientos a seguir en las actividades de cada
uno de los departamentos que conforman el área de Administración y
Finanzas, ya que de las actividades de cada uno de estos departamentos se
generan los registros contables que se realizan en el departamento de
Contabilidad, por lo cual es muy importante que los reportes que se reciben
para su registro estén correctos, ya que de ellos es donde se genera la
información financiera que sirve de base en la toma de decisiones para el
desarrollo del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes (IVEA).
Para su presentación este trabajo se ha dividido en cinco capítulos.
En el primer capítulo se presenta el planteamiento del caso, que es un
panorama general de lo que se va a contener el trabajo, en esta parte se
señalan los antecedentes, la descripción de la situación que genera este
estudio de control interno, la pegunta de investigación, el objetivo, la
justificación y la delimitación del estudio.
7
En el segundo capítulo nos presenta el marco teórico en donde se
indican las corrientes de pensamiento del control interno, la contabilidad y las
finanzas mostrando las definiciones de cada uno de ellos, la explicación de lo
elementos, principios, objetivos, clasificación y aspectos propios de cada uno
de estos campos de estudio.
Un panorama general de lo que es el IVEA es lo que presenta el tercer
capítulo y muestra el sujeto y objeto de estudio, la filosofía, su trayectoria, el
fundamento legal de su constitución y actuación diaria, además de las
actividades y responsabilidades de cada una de las áreas que lo integran, así
como los programas que ofrece a la ciudadanía.
Finalmente en el cuarto y quinto capítulo se describe la metodología a
seguir del contenido del manual de control interno y se presenta el desarrollo
del mismo indicando las medidas de control de las operaciones básicas que
contiene la contabilidad, la revisión y evaluación de estas operaciones que
son importantes para verificar que el personal involucrado en este proceso
respete los lineamientos a seguir, así como detectar si algún procedimiento
se deba modificar de acuerdo a alguna nueva situación que se presente en la
Institución gubernamental.
En la secuencia que se describe se tiene el propósito fundamental de
mantener el prestigio nacional que tiene el IVEA, no solo en diseño y
conceptos de vivienda, sino con una excelente organización administrativa y
unas finanzas sólidas.
8
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL
CASO
9
1.- ANTECEDENTES
El tema del Control Interno y la Contabilidad se ha venido
desarrollando desde los tiempos de las organizaciones sociales y económicas de
los pueblos primitivos, es así que se encuentra que:
“El Control interno y la Contabilidad tienen su origen en los pueblos de
Egipto, Fenicia, Siria entre otros, ya que a partir de aquí se comienza a observar la
contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de
contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en
donde en 1494, el franciscano Fray Luca Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como
Lucas di Borgo, escribió el libro sobre la Contabilidad de partida doble.
Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las
operaciones que por su magnitud eran realizadas por maquinas manejadas por
varias personas.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que
fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los
hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados
para la protección de sus intereses, por lo tanto el crecimiento económico de los
negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su
administración”. (González, 2003)
El control interno manifiesta en sus inicios una directriz administrativa que se
establecía en forma imperativa y coercitiva. Más tarde en forma adicional la
orientación se dirigió a impulsar la realización de actividades respetando el enfoque
10
inicial. En la actualidad la tendencia promueve el apoyo decidido a los esfuerzos
encaminados para lograr las metas y los objetivos trazados.
Es natural que el concepto haya evolucionado en su campo de acción en
aras de obtener mejores resultados. El desenvolvimiento de los negocios ha sido
impresionante en los últimos veinticinco años tanto en giros como en dimensiones,
mercados, tecnología y personal, requiriendo de apoyo del control que les permita
seguridad en la celebración de operaciones y confiabilidad en la información que
generan, así como su análisis para diferentes fines.
El estado de Aguascalientes, desde sus antepasados, ha contado con un
gobierno que se ha preocupado por facilitar y promover la dinámica económica y
social que garantice un mejor futuro para los aguascalentenses, fomentando un
desarrollo integral en un ámbito de justicia, igualdad, seguridad y de respeto,
comprometido con garantizar la solidaridad social y la confianza
de todos los
ciudadanos, la honradez y eficiencia del capital humano y la transparencia en el
manejo de los recursos materiales y monetarios que administra, ha sido un gobierno
subsidiario y respetuoso
de la dignidad de las personas, a las que garantiza
plenamente sus derechos y privilegia la justicia, la equidad y el bien común.
De acuerdo con lo anterior, “el Instituto de Vivienda del Estado de
Aguascalientes (IVEA), es un organismo público descentralizado, regido por
gobierno estatal, el cual, fue creado el 8 de febrero de 1989 con el empuje de la
política habitacional del Gobernador Ing. Miguel Ángel Barberena Vega en su tercer
año de administración y fue aprobado por el Congreso de Estado, así mismo se
publicó la “Ley de creación del IVEA, donde se definieron con toda claridad sus
11
objetivos, el campo de sus funciones prioritarias y la estructura que se requeriría
para su operación.” (IVEA, 1992, p.7)
Esta estructura ha tenido varias modificaciones, quedando la más reciente, a
nivel de mando ejecutivo conformado con las siguientes direcciones: Administración
y Finanzas, Técnica, Contraloría Técnica, Jurídica, Informática, Comercial, Social,
así como la Subdirección de Auditoria Interna, las cuales están al mando de la
Dirección General y la Coordinación General.
La Dirección o área de Administración y Finanzas tiene como objetivo la
planeación, administración y control de los recursos materiales, humanos y
financieros del IVEA para posteriormente entregar informes financieros a diferentes
dependencias; dicha área está dividida en varios departamentos los cuales son:
Contabilidad, Recursos Humanos, Control y Evaluación Presupuestal, Crédito e
Inversiones, Ingresos, Proveeduría, y la sección de Costos y Análisis Financieros.
En la actualidad, el IVEA tiene una actividad muy dinámica, lo que
conlleva que se maneje internamente un gran volumen de operaciones
administrativas las cuales son indispensables que se controlen y tengan un
proceso adecuado que este fundamentado, para que al momento que se
contabilicen estas actividades arrojen resultados financieros reales.
12
2.- DESCRIPCIÓN DE LA SITUACION
En el departamento de Contabilidad del IVEA, existen errores en los registros
contables debido a que los departamentos del área de Administración y Finanzas,
no cuentan con un manual de control interno que sirva de guía y orientación al
personal para la realización de su trabajo, lo cual genera que los informes que se
entregan al departamento de contabilidad para su registro no estén correctos, por lo
tanto la información financiera que se obtiene no sea veraz, confiable y oportuna, y
la toma de decisiones financieras por ésta dirección tampoco sea correcta.
2.1.- PREGUNTA DE INVESTIGACION
¿Qué influencia tiene el manejo de la información financiera emitida por el
departamento de Contabilidad, para que la dirección de Administración y Finanzas
pueda tomar decisiones de manera adecuada?
2.2.- OBJETIVO
Obtener información financiera veraz, confiable y oportuna para que la
Dirección de Administración y Finanzas tome decisiones correctas de la situación
financiera para un mayor crecimiento y desarrollo del IVEA, así como evaluar la
gestión que han realizado los departamentos de ésta área.
13
3.- JUSTIFICACIÓN
Se pretende que al elaborar un manual de Control Interno cada departamento
tenga claridad sobre como debe de trabajar y presentar sus informes al
departamento de Contabilidad, que es el que se encarga de presentar los reportes y
los Estados Financieros a la Dirección de Administración y Finanzas para la toma de
decisiones y presentación a las instancias externas como es el despacho de
auditores para la dictaminación de los Estados Financieros; la Contraloría del
Estado como informe y para su publicación en Internet para dar cumplimiento a la
ley de transparencia; la Secretaría de Gestión e Innovación como informe; al comité
de la junta de gobierno cuando hay una junta agendada con el gobernador y a la
Secretaría de Finanzas para la cuenta pública; internamente se le proporciona la
información financiera al departamento de Control y Evaluación Presupuestal, para
que se descarguen los techos financieros de cada área o dirección del IVEA.
Es muy importante que la información financiera que resulta de las
actividades del IVEA tenga credibilidad ante instancias externas y ante el público en
general, ya que esta dependencia es una de las más sólidas en su ramo a nivel
nacional y la de mayor actividad a nivel estatal, por lo que un manual de control
interno va a permitir arrojar información financiera real que va a avalar la confianza
de las personas externas y mantener la posición que se ha ganado esta institución
gubernamental.
14
Además, la información financiera es útil para evaluar el desempeño y
detectar problemas y así, llegar a determinar el futuro de cualquier empresa privada
o institución gubernamental e impulsar el desarrollo de actividades y poder lograr los
resultados y objetivos que se pretendan alcanzar.
4.- DELIMITACION DEL PROBLEMA
Dado que la conformación de un manual responde a las necesidades de
contar con una guía que permita realizar las actividades de manera ordenada y
precisa para obtener los resultados esperados, además que se caracteriza por estar
dirigido a un área o materia específica, es así que, este trabajo está dirigido sólo al
Departamento de Contabilidad del IVEA y podría ser tomado como referencia para
otros casos debido a que de este departamento, se derivan todos los informes
financieros que permiten dar a conocer la situación financiera de la dependencia.
15
CAPITULO II
ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL
CONTROL INTERNO, LA
CONTABILIDAD Y LAS FINANZAS
16
1.- CONTROL INTERNO
1.1 - DEFINICIÓN
En el estudio del control interno se encuentran varias definiciones que a
continuación se presentan.
“Plan de la organización entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para
obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de
sus operaciones y adhesión a su política administrativa” (Perdomo, 2000, p. 3).
“Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en
forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar
la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia
operacional y provocar la adhesión a las políticas precisadas por la administración”
(Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria del IMPC, 1986, p. 10)
“Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en
forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, la
obtención de información correcta y segura, la promoción de
eficiencia de
operación y la adhesión a las políticas prescritas por la dirección” (García, 1980,
p.18)
“Es un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y
procedimientos establecidos, de tal manera que la administración de un negocio
17
pueda depender de estos elementos para obtener una información segura, proteger
adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las
operaciones y al adhesión a la política prescrita” (Gómez, 1970, p. 21).
“Un sistema de Control Interno puede definirse como la coordinación de los
sistemas de contabilidad y de los procedimientos de oficina, de tal manera que el
trabajo de un empleado, llevando a cabo labores delineadas en forma
independiente, compruebe continuamente el trabajo de otro empleado. Hasta el
punto que pueda involucrar la posibilidad de fraude” (Blanco, 1995, p. 61).
Partiendo del análisis del contenido de las definiciones presentadas, se
puede decir que el control interno es un programa que precisa el desarrollo de
actividades y el establecimiento de relaciones de conductas entre personas y
lugares de trabajo en forma eficiente y no aisladas, por lo que viene a constituir una
serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y
operación de una entidad, debiendo reconocerse como un componente integral de
cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente
en una organización, asistiendo a la dirección de manera constante, en cuanto al
manejo de la entidad y alcance de sus metas.
Según Amador (1997) La importancia que tiene el control interno es atribuido
a los siguientes factores:
•
El alcance y la magnitud de las empresas ha llegado a un punto donde su
organización estructural se ha vuelto compleja y extensa. Para controlar
18
eficazmente las operaciones, la administración necesita dela precisión de
numerosos informes y análisis.
•
Las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales
o financieras, deben contar con instrumentos de control administrativo, tales
como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas
eficiente y práctico, además de un sistema de control interno, para confiar en
los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.
•
La responsabilidad de salvaguardar el activo de las empresas, prevenir y
descubrir errores y fraudes, descansa principalmente en la administración. El
mantener un sistema adecuado de control interno es indispensable para
descargar apropiadamente esa responsabilidad.
•
La protección que proporciona un sistema de control interno que funciona
adecuadamente en contra de las debilidades humanas, es de sin igual
importancia. La verificación y la revisión, que son esenciales para el buen
funcionamiento de un sistema de control interno, reducen la posibilidad de
que los errores o intentos fraudulentos queden sin ser descubiertos por un
periodo prolongado. Esto permite a la administración depositar mayor
confianza en la veracidad de los datos.
•
No es práctico que los contadores públicos realicen auditorias detalladas en
la mayor parte de las compañías, debido a lo limites económicos por
concepto de honorarios. Además, un examen subsecuente no puede ser
considerado como substituto de ejercicio de controles adecuados en el
manejo de las transacciones.
19
1.2 – ELEMENTOS
Entre los elementos que deberán tomarse en cuenta para el estudio del
control interno pueden considerarse los siguientes:
1.- ORGANIZACIÓN.
Se considera como el establecimiento de conducta entre
trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados de una empresa para lograr
su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos establecidos.
La organización es un elemento del proceso administrativo (Planeación,
Organización, Integración, Dirección y Control),
La organización varía por el tipo de empresa, por su tamaño, por la división
de sus operaciones, por el número de subsidiarias o por cualquier otro factor de
cualquier empresa en particular. Un plan de organización debe ser simple, siempre
y cuando dicha simplicidad sea ventajosa desde un punto de vista económico;
deberá ser flexible en tal forma que la expansión o el cambio de condiciones no
rompan o desorganicen el orden existente y debe prestarse, por sí mismo, al
establecimiento de claras líneas de autoridad y responsabilidad.
Un plan de organización también proporciona independencia a los
departamentos de operación, de custodia y de contabilidad (incluyendo el de
auditoria interna).
El trabajo de todos los departamentos debe quedar estrechamente integrado
y coordinado; para ese fin la cooperación es esencial. La base para la separación
descansa en la premisa de que ningún departamento deberá controlar los registros
contables relativos a sus propias operaciones, además ninguna persona debe
controlar todas las fases de una transacción sin la intervención de otra persona o
20
personas que puedan proporcionar una comprobación cruzada. Sin dicha
separación, los registros contables pueden ser manipulados en tal forma que la
localización de errores y fraudes serán extremadamente difíciles, si no es que
imposible.
El personal de auditoria interna puede ser empleado no solo como supervisor
de la exactitud de los datos de contabilidad y la salvaguarda del activo de la
empresa, sino también puede utilizarse como un instrumento de la administración
que determine el cumplimiento de las políticas prescritas. Por lo tanto, las
actividades de auditoria deben ser amplias y abarcar todos los departamentos. Para
que la revisión y valorización sea beneficiosa a la administración, deberá ser
imparcial y libre de toda influencia departamental en lo que se refiere al alcance del
programa de auditoria y en lo relativo al método de información, por lo tanto, el
auditor interno está en una posición sin límites, para servir ala administración en la
localización de fraudes, debilidad en los procedimientos, y en la aclaración de
políticas.
2.- PROCEDIMIENTOS. “Son secuencias ordenadas y cronológicas de fases,
operaciones y prácticas que integran un proceso de trabajo”. (Amador, 1997, p. 37).
El procedimiento como elemento de control, orienta y encauza con
minuciosidad la realización de las actividades, en tal forma que su guía presume
que con el cumplimiento de los pasos indicados el resultado final será el esperado.
21
Planeación y sistematización:
La planeación y sistematización constituyen elementos valiosos del control
interno, promoviendo el orden y la disciplina en la realización de actividades. La
planeación en primera instancia participa, diciendo por anticipado la actuación y
apoyando en ello la sistematización administrativa que orienta y reglamenta las
actividades de la organización.
En su sentido más amplio la planeación representa la proyección de las
actividades para un tiempo determinado, estableciendo en forma precisa objetivos,
políticas, procedimientos, programas y estrategias en los cuales se han considerado
eventos de certeza y de incertidumbre.
Ahora bien, se ha podido detectar que parte del fracaso o ineficiencia de
algunos negocios ha sido precisamente la falta de una planeación adecuada, seria y
realista, así como también en otras situaciones la omisión de una revisión optima y,
en su caso, la toma de decisiones para corregir el rumbo.
Al planear se fijan objetivos los cuales representan en cualquier actividad el
centro de atención, ya que hacia ellos van impulsadas todas las acciones
individuales y colectivas, como ya se indicó.
La planeación requiere inevitablemente el análisis de los resultados
comparados contra lo planeado y no solo desde el punto de vista cuantitativo, sino
también cualitativo, y por ende la decisión óptima para afianzar y adecuar en su
caso el rumbo de la organización, hacia la obtención del resultado esperado.
22
Sistematización administrativa:
La sistematización administrativa son instrumentos de apoyo debidamente
documentados que en una u otra forma delinean la normatividad a la que estará
sujeta la realización de operaciones, permitiendo el flujo ágil de tales instrumentos
en su beneficio interno.
Existen procedimientos en los sistemas que señalan la realización
cronológica y sucesiva de actividades o eventos interrelacionados que se identifican
con una función específica. Al utilizarlos se involucran los recursos de la
organización e inciden naturalmente en los factores tiempo y eficiencia con los
cuales se desarrollan las actividades.
También existen los manuales de procedimientos en donde el documento
muestra en lenguaje conceptual y gráfico las operaciones y su proceso, siendo
prácticas para la guía y orientación al personal en la realización de su trabajo.
Dentro de los sistemas específicos que son útiles en la organización, se
mencionan algunos como los siguientes:
•
Sistema de contabilidad
•
Sistema presupuestal
•
Sistema de control de efectivo
•
Sistema de control de abastecimientos
•
Sistema de control de inventarios
•
Sistema de control de activo fijo
•
Sistema de nómina
•
Sistema de cuentas por cobrar
23
•
Sistema de cuentas por pagar
•
Sistema de facturación
Cada uno de los sistemas cumple su función específica y puede
interconectarse para optimizar su información. Algunos de ellos son contables de
tipo general o básico y otros son específicos o analíticos ya que complementan a los
primeros.
3.- CATÁLOGO DE CUENTAS. Es la relación del rubro de las cuentas de activo,
pasivo, capital, costos resultados y de orden, agrupados de conformidad con un
esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una
empresa determinada, para el registro de sus operaciones.
Un catálogo de cuentas debe considerar los siguientes aspectos:
•
La clasificación debe estar bien fundada
•
En la clasificación se procederá de lo general a lo particular
•
El orden del rubro de las cuentas debe ser el mismo que tienen los estados
financieros
•
Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir la base de clasificación
•
Debe preverse una futura expansión
Al proyectarse un catálogo de cuentas, deben tomarse en consideración todos
los aspectos posibles de información que llegarán a necesitarse y planear el rubro
de las cuentas de modo que todos esos aspectos se obtengan sin dificultad;
directamente de los mismos títulos o cuando menos, con un mínimo de análisis.
24
Los objetivos de un catálogo de cuentas son los siguientes:
•
El registro y clasificación de operaciones similares deben estar en cuentas
específicas.
•
Facilita la preparación de los estados financieros.
•
Facilita la actividad del contador general, de costos, auditor, etcétera.
•
Servir de Instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
•
Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión de la política
administrativa existente.
4.- SISTEMA DE CONTABILIDAD. “Es un conjunto de principios y mecanismos
técnicos aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemática y
estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las
operaciones que realiza una entidad económica.” (Perdomo, 2000, p. 13.)
Un sistema de contabilidad debe estar implementado en toda empresa para
poder generar información contable, la cual permite en cualquier momento presentar
información contable y financiera par intereses propios de la entidad.
5.- ESTADOS FINANCIEROS.
Este elemento se verá más adelante en otro
apartado.
6.- PRESUPUESTOS. “Son las estimaciones programadas de las condiciones de
operación y resultado que prevalecerán en el futuro dentro de un organismo social,
público, privado o mixto” (Kohler, 1989, p. 56)
25
Retomando la definición anterior, en cualquier organismo los presupuestos se
preparan para cumplirse, para que éstos alcancen su finalidad, se requiere de la
aplicación de una serie de principios presupuéstales, los que servirán de base para
que el presupuesto reúna las características que le permitirán su viabilidad. Al
hablar de viabilidad pensamos en la posibilidad de cumplirlos, puesto que se
formularán tomando en consideración todos los factores económicos.
7.- ENTRENAMIENTO DE PERSONAL. El entrenamiento de personal tiene por
objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y
experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pública, privada o
mixta.
8.- SUPERVISIÓN. La supervisión del cumplimiento del control Interno en una
entidad, está a cargo del auditor interno.
1.3 - PRINCIPIOS
Los principios de Control Interno son los siguientes:
•
Separación de funciones de operación, custodia y registro.
•
Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada
operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
•
Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan
su actividad.
26
•
El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión.
•
La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de
Contabilidad.
“Es esencial que exista división del trabajo e intervengan ya que los procesos
de elaboración y aprobación de los documentos primarios, se deben efectuar por
personas distintas a las que los registran y éstos no sean los que elaboran y
aprueban los comprobantes de operaciones que sirven de base para los registros
contables.
Es importante que los procedimientos definan quien debe efectuar cada
operación y que a su vez se establezca en forma obligatoria que se deje evidencia
de quien efectúa cada una de ellas en los documentos y registros”, (Google, 2004).
1.4 - OBJETIVOS
Según Perdomo (2000), Los objetivos del Control Interno son:
•
Prevenir fraudes,
•
Descubrir robos y malversaciones,
•
Obtener información administrativa, contable y financiera veraz, confiable y
oportuna,
•
Localizar errores administrativos, contables y financieros,
•
Proteger y salvaguardar los bienes, valores propiedades y demás activos de
la empresa,
•
Promover la eficiencia del personal,
•
Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, costos.
27
•
Salvaguardar contra la insuficiencia,
•
Hacer cumplir las políticas de operación sobre bases más seguras,
•
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia de las políticas
fijadas por la administración.
•
Mediante su evaluación graduar la extensión del análisis, comprobación
(pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoria.
1.5 - CLASIFICACION
El control interno está clasificado como contable o como administrativo.
Control Interno Administrativo. Se relacionan con la normativa y los procedimientos
existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de
las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los
registros contables.
Los objetivos fundamentales son:
•
Promoción de eficiencia en la operación de la empresa.
•
Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas
por la administración de la empresa.
Control Interno Contable. Comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de
los registros contables.
Los objetivos fundamentales son:
•
Protección de los activos de la empresa.
28
•
Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.
Según Cajero (1991): El Control Interno Contable comprende el plan de
organización y los procedimientos y registros que se refieren a la protección de los
activos de la empresa y consecuentemente a la confiabilidad de los registros
financieros que están diseñados para suministrar seguridad razonable de que:
a) Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o
específicas de la administración.
b) Las operaciones se registran:
1. Para permitir la preparación de Estados Financieros de Conformidad
con los principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier
otro criterio aplicable.
2. Para mantener datos relativos a la custodia de los activos.
c) El acceso a los activos sólo se permitirá de acuerdo con autorizaciones de la
administración de la empresa.
d) Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son comparados
con los activos existentes durante intervalos razonables, tomándose las
medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia.
El auditor independiente debe centrar su trabajo en los controle contables por las
repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera y, por
consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno está muy
apegado a los controles contables. Sin embargo el auditor cree que ciertos controles
administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe
efectuar su revisión y evaluación.
29
La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es
responsabilidad de la dirección de la entidad, que debe someterlo a una continua
supervisión para determinar que funciona según está prescrito.
Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la
posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala
comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo
humano.
Por definición, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado con
el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la auténtica distribución de
responsabilidades y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de
empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos
empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo delos otros.
Es fundamental que toda empresa tenga una clara y bien planteada organización
y cada uno de sus miembros tengan un conocimiento apropiado de su función.
1.6 - FASES DEL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
El estudio y evaluación del control interno según Amador (1997) incluye dos fases:
1.- La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los
procedimientos y métodos establecidos por la entidad.
2.- La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad
razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como
se diseñaron.
30
1.- REVISIÓN PRELIMINAR.
El grado de fiabilidad de un sistema de control interno, se puede tener por:
cuestionario, diagrama de flujo.
Un cuestionario utilizando preguntas cerradas permitirá formarse una idea
orientativa del trabajo de auditoria; este cuestionario debe realizarse por áreas.
La representación gráfica nos permitirá realizar un adecuado análisis de los
puntos de control que tiene el sistema en sí, así como de los puntos débiles del
mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema, se trata de la representación
gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con ellos y de
las personas que intervienen.
Este sistema resulta muy útil en operaciones repetitivas, como suele ser el
sistema de ventas en una empresa comercial. En el caso de operaciones
individualizadas, como la adquisición de bienes de inversión, la representación
gráfica, no suele ser muy eficaz.
La información que debe formar parte de un diagrama de flujo, es: los
procedimientos para iniciar la acción, como la autorización del suministro,
imputación a centros de coste, etc.; la naturaleza de las verificaciones rutinarias,
como las secuencias numéricas, los precios en las solicitudes de compra, etc.; la
división de funciones entre los departamentos; la secuencia de las operaciones; el
destino de cada uno de los documentos (y sus copias).
2.- PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO.
Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que
una o más técnicas de control interno están operando durante el periodo de
auditoria.
31
El auditor deberá obtener evidencia de autoría mediante pruebas de
cumplimiento de:
•
Existencia: el control existe
•
Efectividad: el control está funcionando con eficiencia
•
Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una
técnica de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de
auditoria.
Realizando los cuestionarios y representando gráficamente el sistema de
acuerdo con los procedimientos, se conjugan ambos a fin de realizar un análisis e
identificar los puntos fuertes y débiles del sistema.
En esa labor de identificación, influye primordialmente la habilidad para
entender el sistema y comprender los puntos fuertes y débiles de su control interno.
La conjugación de ambas dará el nivel de confianza de los controles que
operan en la empresa, y será preciso determinar si los errores tienen una
repercusión directa en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control
eliminarían el error.
“La evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir con la
norma de ejecución del trabajo que requiere que el auditor debe efectuar un estudio
y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para
determinar el grado de confianza que va a depositar en él; así mismo que le
permitan determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
32
procedimientos de auditoria.” (Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria
del IMPC, 1986, p. 9)
Por lo tanto la auditoria es una parte muy importante para comprobar la
efectividad del control interno en una empresa, y poder subsanar las deficiencias
que pueda tener y así fortalecer el control en todas las actividades.
2.- CONTABILIDAD
2.1 – DEFINICIÓN
Para comprender el significado del concepto Contabilidad es importante
revisar diversas formas en que se encuentra definido, es así que se indica
que “la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir
las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y
gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad
financiera de la empresa.” (Villasmil, 1997).
Otras formas que se define son:
“Sistema de clasificación y registro de partidas en términos monetarios en un
libro de cuentas, con el fin de conocer y controlar las actividades de una empresa y
poder interpretar los resultados obtenidos” (Ibarra, 1998, p. 48).
33
“Es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar,
analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas
constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o
mercantiles (bancos, industrias, comercios e instituciones de beneficencia, etc.)”
(Lara, 1987, p. 9).
“Es una disciplina que tiene por objeto registrar las transacciones de carácter
financiero, efectuadas por una entidad, y con base en dicho registro, suministrar
información financiera estructurada en forma tal que sea útil a los administradores
de la entidad y a otros interesados en ella” (Hatzacarsian, 1999, p.6).
La contabilidad, como se observa en las definiciones, es de gran importancia
porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la
contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
2.2 – CARACTERÍSTICAS
Las características de la contabilidad son las siguientes:
•
Conjunto de principios generalmente aceptados, de observancia universal
•
Conjunto de mecanismos técnicos de observancia particular
•
Registra todas las operaciones en forma cronológica en libros de primera
anotación.
34
•
Clasifica las operaciones por conceptos en libros de segunda anotación.
•
Resume todas las operaciones
•
Presenta sistemática y estructuralmente información financiera
•
La información cuantitativa es expresada en unidades monetarias
•
Produce información para la elaboración de estados financieros.
•
Proporciona una imagen clara de la situación financiera y económica de la
empresa.
•
Proporciona una imagen clara de los resultados de la empresa y otros
aspectos financieros.
•
Proporciona información para el usuario general, es decir, usuarios internos y
externos de la empresa.
2.3 – OBJETIVOS
Los objetivos con que cuenta la Contabilidad están dirigidos para dar a
conocer la situación financiera de la empresa, lo que permitirá prever, analizar,
planear y controlar hechos futuros que en una u otra forma la pueden afectar.
•
Conocer el resultado de sus operaciones y determinar utilidades o pérdidas
de la empresa.
•
Elaborar estados financieros capaces de transmitir información que satisfaga
al usuario general.
•
Controlar los bienes, recursos, obligaciones, deudas y demás aspectos
monetarios de la empresa, de una manera eficiente.
35
•
Tomar decisiones acertadas y alcanzar las metas preestablecidas por la
empresa.
•
La administración de la empresa será eficiente y oportuna y tendrá un
desarrollo integral.
•
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
•
Ofrece información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la
administración la planificación, toma de decisiones y control de operaciones.
Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada
departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
2.4 - FINES FUNDAMENTALES DE LA CONTABILIDAD
Un fin es un punto a donde se desea llegar, por lo que la Contabilidad
menciona a donde quiere llegar a través de los siguientes puntos:
•
Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las
obligaciones del negocio.
•
Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la
empresa durante el ejercicio fiscal.
•
Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la
situación financiera que guarda el negocio.
•
Prever con bastante anticipación el futuro de la empresa.
36
•
Servir como comprobante y fuente de información, ante terceras personas,
de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede
tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley.
2.5 - CLASIFICACIÓN
La contabilidad se clasifica en Contabilidad: financiera, de costos, fiscal y
administrativa.
1.- Contabilidad Financiera. “Es un conjunto de principios y mecanismos técnicos
aplicables
para
registrar,
clasificar
y
resumir
y
presentar
sistemática
y
estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, delas
operaciones que realiza una empresa, orientado a terceros relacionados con la
misma” (Guajardo, 1995, p. 8).
La Contabilidad Financiera de hecho, es un sistema de información orientado
a terceros relacionados con la empresa, tal es el caso de accionistas, Instituciones
de Crédito, inversionistas, clientes, proveedores. La Contabilidad Financiera
proporciona información sobre el pasado, es decir, hechos históricos de la empresa,
para diagnosticar la situación actual, que servirá de base para fijar las rutas y
estrategias a seguir.
La Contabilidad Financiera está regulada por principios de contabilidad
generalmente aceptaos de observancia universal, e informa sobre todo los sucesos
ocurridos en la empresa y de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan, a fin de facilitar a los diversos interesados, la toma de
decisiones acertadas, en relación con dicha empresa; así mismo, verifica
37
globalmente la responsabilidad sobre la administración de los bienes y recursos
puestos al cuidado y manejo de los administradores y ejecutivos de la empresa.
2.- Contabilidad de Costos. Es una rama de la contabilidad que tiene por objeto
registrar, clasificar, resumir y presentar información de operaciones que realiza una
empresa, para conocer lo que cuesta producir y distribuir un producto o un servicio,
a fin de facilitar a usuarios internos, la toma acertada de decisiones.
La Contabilidad de Costos informa de operaciones exclusivamente de lo que
cuesta producir o distribuir un producto o un servicio; la información es de usos
internos, destinada a la acertada de decisiones; es decir, determina los costos como
un fin, analizándolos en todos sus aspectos, para facilitar la toma de decisiones.
3.-
Contabilidad fiscal. Es una
rama de la contabilidad que tiene por objeto
registrar, clasificar, resumir y presentar información orientada a dar cumplimiento a
las obligaciones tributarias de la empresa.
4.-
Contabilidad Administrativa. Es un sistema de información para usuarios
internos, destinada a la toma acertada de decisiones.
La contabilidad administrativa, de hecho es un sistema de información
gerencial, que tiene por objeto elegir de diversas alternativas factibles, la mejor,
para solucionar problemas en una empresa, y alcanzar las metas y objetivos
preestablecidos por la entidad económica.
38
El sistema de información administrativa que produce la Contabilidad
Administrativa, es para usuarios internos, tales como administradores, ejecutivos y
personal de la empresa.
2.6 - PRINCIPIOS
Para fundamentar la Contabilidad es necesario partir de principios, de esta
forma se señala que:
“Los Principios de Contabilidad son conceptos básicos que establecen la
delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las
operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de
los estados financieros.” (Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., 1994, p.
23 ).
Los principios de contabilidad que identifican y delimitan el ente económico y
a sus aspectos financieros, son: la entidad, la realización y el periodo contable.
Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las
operaciones del ente económico y su presentación, son: el valor histórico original, el
negocio en marcha y la dualidad económica.
El principio que se refiere a la información es el de: revelación suficiente.
Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos
generales del sistema son: importancia relativa y consistencia.
Enseguida según el IMCP (1994), se da una definición de los que es cada
principio.
39
ENTIDAD. La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que
constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital,
coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución
de los fines de la entidad.
REALIZACIÓN. La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones
que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos
eventos económicos que la afectan.
PERIODO CONTABLE. La necesidad de conocer los resultados de operación y la
situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua obliga a dividir
su vida en periodos convencionales. Las operaciones y eventos
así como sus
efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en
que ocurren; por tanto cualquier información contable debe indicar claramente el
periodo a que se refiere. En términos generales, los costos y gastos deben
identificarse con el ingreso que originaron independientemente de la fecha en que
se paguen.
VALOR HISTÓRICO ORIGINAL. Las transacciones y eventos económicos que la
contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten
o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que
se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el
caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado,
aplicando métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y
40
objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el
nivel general de precios y se aplican a todos los conceptos susceptibles de ser
modificados que integran los estados financieros, se considerará que no ha habido
violación de este principio; sin embargo, esta situación debe quedar debidamente
aclarada en la información que se produzca.
NEGOCIO EN MARCHA. La entidad se presume en existencia permanente, salvo
especificación en contrario: por lo que las cifras de sus estados financieros
representarán valores históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente
obtenidos. Cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, esto
deberá especificarse claramente y solamente serán aceptables para información
general cuando la entidad este en liquidación.
DUALIDAD ECONOMICA. Esta dualidad se constituye de:
•
Los recursos de los que dispone la entidad para la realización de sus fines y,
•
Las fuentes de dichos recursos, que a su vez, son la especificación de los
derechos que sobre los mismos existen, considerados en su conjunto.
La doble dimensión de la representación contable de la entidad es
fundamental para una adecuada comprensión de su estructura y relación con otras
entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan eliminar la
necesidad aritmética de mantener la igualdad de cargos y abonos, no afecta al
aspecto dual del ente económico, considerado en su conjunto.
41
REVELACIÓN SUFICIENTE. La información contable presentada en los estados
financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para
juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.
IMPORTANCIA RELATIVA. La información que aparece en los estados financieros
debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser
cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos delos datos que entran al
sistema de información contable como para la información resultante de su
operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos
de utilidad y finalidad de la información.
CONSISTENCIA. Los usos de la información contable requiere que se sigan
procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. La información
contable debe ser obtenida mediante la aplicación delos mismos principios y reglas
particulares
de cuantificación para, mediante la comparación de los estados
financieros de la entidad, conocer su evolución y, mediante la comparación con
estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa.
42
3.- FINANZAS
3.1 – DEFINICIÓN
Para tratar el tema de finanzas, es importante partir de su definición, por lo
que se muestran las siguientes:
Las finanzas son un “sistemas o medios para el manejo del dinero, el
otorgamiento del crédito, la administración de las inversiones, así como los
mecanismos para allegarse de fondos, sea en una empresa privada o en el sector
público.” (Ibarra, 1998, p. 82).
También se encuentra que son “parte de la economía que estudia lo relativo
a la obtención y gestión del dinero y de otros valores como títulos, bonos, etc. En un
sentido más práctico las finanzas se refieren a la obtención y gestión, por parte de
una compañía o del Estado, de los fondos que necesita para sus operaciones y de
los criterios con que dispone de sus activos” (Enciclopedia y Biblioteca virtual de
Economía, 1991)
Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y oportunidad en que se
consigue el capital, de los usos de éste y de los pagos e intereses que se cargan a
las transacciones en dinero. Las empresas suelen tener una dirección o una
gerencia específicamente dedicada a los problemas financieros.
43
3.2 – CARACTERÍSTICAS
UTILIDAD. Siempre que reúna ciertos requisitos como significativa, relevante, veraz
y comparable, las cuales en un conjunto adecuado van a ser útiles.
CONFIABILIDAD. La información financiera tiene que ser confiable y tiene tres
aspectos fundamentales.
•
ESTABILIDAD. Hay cuentas que por su naturaleza son estables en su
manejo.
•
OBJETIVIDAD. Existen datos que tienen que ser objetivos
•
VERIFICABILIDAD. Son verificables los datos que se tienen registrados.
•
PROVISIONALIDAD. No todos los hechos o actos que están registrados en la
contabilidad son consumados.
3.3 – TRANSACCIONES FINANCIERAS
Una transacción financiera es todo movimiento de recursos materiales de que
hace uso toda entidad económica para el logro de sus objetivos.
Toda transacción modifica la estructura financiera de las entidades que la
realiza.
Dichas modificaciones, según T. Horngren (1996), pueden ser de 2 formas:
44
1.- TRANSACCIONES QUE AFECTAL EL PATRIMONIO DE LA ENTIDAD. Son
aquellas operaciones que incrementan o disminuyen el patrimonio a través dela
obtención de una utilidad o de una pérdida.
2.- TRANSACCIONES QUE NO AFECTAN EL PATRIMONIO DE LA ENTIDAD. Son
aquellas que al efectuarse sólo implica movimientos de recursos y obligaciones, sin
que el patrimonio de la entidad se vea afectado.
3.4 – CONTABILIDAD FINANCIERA Y CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
Para ubicar su significado que permita su comprensión se encuentra:
CONTABILIDAD FINANCIERA.
“Es una técnica que se utiliza sistemáticamente y estructuralmente para
producir información cuantitativa en términos monetarios de las operaciones que
realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan con objeto de facilitar a los diversos interesados en la
toma de decisiones relacionadas con dicha entidad” (Díaz, 1996,p.4).
“Sistema de información de una empresa orientado a la elaboración de
informes externos, dando énfasis a los aspectos históricos y considerando los
principios de contabilidad generalmente aceptados” (García, 1998, p.6)
Por otro lado se identifica que:
CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA.
45
“Es un sistema de información al servicio de las necesidades de la
administración con orientación pragmática destinada a facilitarlas funciones de
planeación y control en la toma de decisiones.” (Díaz, 1996, p. 4).
“Sistema de información de una empresa orientado a la elaboración de
informes de uso interno que facilitan las funciones de planeación, control y toma de
decisiones de la administración” (García, 1998, p.6).
La comparación entre estos sistemas conduce hacia la precisión del concepto
de Contabilidad:
•
La contabilidad administrativa está organizada para producir información
interna.
•
La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro a diferencia de la
contabilidad financiera que genera información del pasado.
•
La contabilidad administrativa no está regulada por ningún principio, y la
contabilidad financiera está regida por los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
•
La contabilidad financiera como sistema es obligatoria y la contabilidad
administrativa es un sistema de información opcional.
•
La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad obtenida por
las operaciones realizadas y la financiera tiene como uno de sus objetivos
determinar la utilidad.
46
•
La contabilidad administrativa da más importancia a datos cualitativos y la
financiera a cualitativos.
•
La contabilidad administrativa hace hincapié en las áreas funcionales de la
empresa como objeto de información y la contabilidad financiera ve a la
entidad como un todo.
3.5 – ESTADOS FINANCIEROS
Son los documentos que muestran la situación económica de la empresa, la
capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura; o bien
el resultado de operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado o futuro, en
situaciones normales o especiales.
Los estados financieros básicos, conocidos también como principales, son
aquellos que muestran la capacidad económica de una empresa (activo total menos
pasivo total), capacidad de pago de la misma (activo circulante menos pasivo
circulante), o bien, el resultado de operaciones obtenidas en un periodo dado por
ejemplo:
a) Balance general
b) Estado de pérdidas y ganancias
c) Estado de origen y aplicación de recursos
d) Estado de cambios en la situación financiera
Los estados financieros secundarios, conocidos también como anexos, son
aquellos que analizan un renglón determinado de un estado financiero básicos.
47
CAPITULO III
EL IVEA
48
En este capítulo se verá la trayectoria, filosofía, visión, misión, política,
actividades, programas, etc., del Instituto de Vivienda del
Estado de
Aguascalientes, además de quien lleva a cabo dichas actividades y el proceso para
llegar al objetivo final teniendo como base un sujeto y un objeto de estudio.
1.- CONTEXTO
SUJETO. Los departamentos correspondientes al área de Administración y
Finanzas del IVEA.
OBJETO.
El manual de Control Interno a elaborar para el departamento de
Contabilidad, que fundamente sus registros contables y permita al personal de los
demás departamentos entregar informes correctos para la preparación de la
información financiera.
El organigrama correspondiente a las diferentes direcciones del IVEA y a los
departamentos que integran la Dirección de Administración y Finanzas, se presenta
en la figura 1, y permite identificar claramente el espacio que le corresponde al
departamento de Contabilidad, y su ubicación general en el IVEA.
49
50
DIRECCION
SOCIAL
DEPARTAMENTO DE
PROVEEDURIA
DIRECCION
COMERCIAL
DEPARTAMENTO DE
INGRESOS
RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
JURIDICA
DIRECCION DE
INFORMATICA
DEPARTAMENTO DE CONTROL
Y EVAL. PRESUPUESTAL
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
AUDITORIA
INTERNA
DIRECCION DE
COORDINACION
DIRECCION GENERAL
CRÉDITO E INVERSIONES
DEPARTAMENTO DE
TECNICA
DIRECCION
TECNICA
CONTRALORA
ANALISIS FINANCIEROS
DEPTO. DE COSTOS Y
ORGANIGRAMA DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES
DIRECCION
Figura 1.
FINANCIAMIENTO
DEPTO. DE GESTIÓN Y
2.- FILOSOFÍA DEL IVEA
El Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes es un Organismo
Público Descentralizado del Gobierno del Estado con personalidad jurídica y
patrimonio propio; desde su creación, mediante Decreto publicado en el Periódico
Oficial del Estado el 12 de febrero de 1989, ha participado en forma decidida y
destacada conjuntamente con Organismos Públicos, Sociales y Privados en la
promoción de la construcción de viviendas, acorde a las necesidades que va
requiriendo la sociedad del Estado de Aguascalientes, principalmente de las personas
o familias de menores ingresos.
El IVEA cuenta con una plantilla de 185 personas aproximadamente, las
cuales se dividen en personal Administrativo y Operativo, quienes a su vez integran
las diversas áreas que forman el Instituto las cuales son: Dirección General,
Coordinación General, Contraloría Técnica, Dirección de Administración y Finanzas,
Dirección Social, Dirección de Comercialización, Dirección Jurídica y Dirección
Técnica.
Los medios de comunicación con que cuenta el IVEA para recibir y dar
atención a las necesidades de información de los clientes externos, internos y partes
interesadas son los siguientes: el Gobierno del Estado, al cual pertenece el IVEA,
cuenta con un sistema denominado RED GUBERNAMENTAL, que se define de la
siguiente manera:
Es el conjunto de interconexiones entre las distintas áreas del IVEA,
dependencias y organismos del Gobierno del Estado, entre sí y hacia fuera de ésta;
Dicha red permite la transferencia de voz y datos, incluyendo la comunicación
51
telefónica interna y externa (a través de aproximadamente 450 líneas), así como el
acceso
a
la
RED
mundial
de
Información
(Internet),
ya
sea
para
consulta(investigación) o para la comunicación (correo electrónico). El IVEA cuenta
con una pagina WEB y para asegurar el continuo mantenimiento de una eficaz y
eficiente comunicación entre áreas internas propias, el IVEA cuenta con el software:
Outlook, Net Meeting, y con equipos de radiocomunicación de corto y largo alcance.
El IVEA permite además que cualquier comunicación se pueda dar por
cualquiera de los medios posibles, ya sea escrito, verbal, oral u algún otro que sea
eficaz para mantener una eficiente comunicación con sus distintos tipos de clientes y
partes interesadas.
El papel estratégico que en el quehacer Gubernamental tiene la vivienda en
Aguascalientes, se encuentra plenamente justificado, al ser ésta un elemento
fundamental para el bienestar social y familiar, y por tener gran trascendencia
económica, por lo que el IVEA procura brindar un esfuerzo eficaz de concertación y
promoción cada vez mas eficiente.
El hecho de que esta Institución sea un Organismo Público Descentralizado
y con patrimonio propio, sienta las bases sobre las cuales se rige y administra, así
como la forma de definir cuales son los requisitos organizacionales, sociales y
contractuales que debe cumplir con sus clientes y partes interesadas.
De acuerdo con el artículo 1° del Reglamento del Instituto de Vivienda del
Estado de Aguascalientes, las funciones del IVEA se reglamentan de conformidad con
la Ley creadora de este Organismo y demás disposiciones jurídicas aplicables.
52
Conforme al artículo 3° del Reglamento del Instituto de Vivienda, se
establece que las normas jurídicas de “El Reglamento” son de observancia obligatoria.
Así mismo en el artículo 6° del mismo Reglamento se determina la
observancia estricta de las disposiciones del Código Urbano para el Estado de
Aguascalientes, donde se establecen los lineamientos generales de la Política Estatal
en cuanto a vivienda, los instrumentos y apoyos al desarrollo de la Política Estatal en
cuanto a vivienda y las acciones y lineamientos básicos del Programa Estatal de
Desarrollo, en cuanto a vivienda se refiera.
El IVEA es una Institución Pública que al ser creada por el Poder Ejecutivo
Estatal en representación del pueblo, tiene un propósito identificado en la Ley y en el
Reglamento del Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes. Por tanto, el
compromiso con la sociedad es que se cumpla con los objetivos para los que fue
creado.
Para ello, el IVEA debe administrarse con eficacia, eficiencia y con calidad
conforme a las reglas marcadas en las propias disposiciones jurídicas, de ahí que su
principal obligación es ajustarse a la reglamentación jurídica de la Institución, porque
además, existe un principio de seguimiento jurídico que establece que la autoridad
sólo puede hacer lo que la ley le permite.
Derivado de lo anterior, se definen como requisitos organizacionales,
sociales y contractuales a todos aquellos contenidos en la Ley y el Reglamento del
Instituto de Vivienda del Estado de Aguascalientes y los que se determinen
específicamente en las relaciones contractuales que establezca el IVEA, ya sea con
clientes, proveedores y partes Interesadas.
53
3.- TRAYECTORIA
El IVEA inicia en Palacio de Gobierno en agosto de 1981, donde se concibió
el programa “La Barranca”, un programa piloto que incluía un buen número de los
novedosos “módulos techados”, que con 3 muros en “H”, abiertos a los exteriores,
concedían un verdadero esquema para vivienda progresiva. Entre esas 500
acciones se incluían también lotes y pies de casa, que por la gran demanda que
despertaron lograron que el programa pronto fuera ampliado. Esto fue posible
debido al sorprendente éxito que Aguascalientes llego a obtener con la obtención de
créditos para vivienda económica provenientes del nuevo organismo federal, el
Fondo Nacional de Habitaciones Populares (FONHAPO). Muy pronto se le asignó
este programa a la recién creada Secretaría de Obras Públicas, la cual en 1981,
(coincidiendo con la total liquidación del INDECO para forzar la descentralización de
sus funciones) asumió la función técnica para edificar vivienda popular reflejándolo
en sus siglas (SOPyVP). Este organismo continuó con “La Barranca”, el cual tuvo
todavía dos programas subsecuentes en 1985 y 1988, Estos dos últimos para su
recuperación económica quedan directamente bajo la responsabilidad del IVEA en
1989.
Volviendo al año 1982, se construyó el fraccionamiento Valle de Huajuca, en
Calvillo. Muy pronto después, también los fraccionamientos llamados “Populares” de
Rincón de Romos, Pabellón de Arteaga, Tepezalá y Jesús María (el cual luego
cambió su denominación por el de Benigno Chávez), todos éstos en las cabeceras
municipales.
54
Para liquidarse como organismo federal el INDECO, había dejado terminado
el Fraccionamiento Terán, otro programa notable, por estar conformado con una
variedad de 5 tipos de acciones, desde lotes con servicios hasta vivienda terminada
tipo duplex. Para mediados de
1985 la SOPyVP había empezado con el
fraccionamiento Ojocaliente, donde se logro negociar la indemnización con la
donación de varias manzanas de lotes con servicios a los cerca de 500 ejidatarios
expropiados.
Aunque durante los primeros dos años de la administración de Barberena
aún no había nacido el IVEA, en esta historia de la vivienda es imposible evitar
mencionar la extensa obra de urbanización, que vino a conformarse después en la
rápidamente edificada Ciudad Morelos, (que heredaría posteriormente en su
creación el Instituto de Vivienda), la cual se concibió por la coincidencia de varias
acciones: Primeramente la obtención de un apabullante crédito del FONHAPO, que
rebasaba las 2000 acciones de vivienda y que forzó a pensar en grande al Gobierno
Estatal, aunada a esta acción, fue la venta con grandes facilidades de unos 4000
lotes urbanizados a promotores foráneos, para que se construyeran miles de
viviendas de interés social con créditos FOVI.
Ligeramente antes, en el oriente de la ciudad, la SOPyVP había iniciado los
primeros fraccionamientos de la entrante administración, ambos con nombres de
exgobernadores de la entidad; el “Luis Ortega Douglas” (385 acciones) y el “Benito
Palomino Dena” (1,300 acciones). Estos eran dos grandes programas de lotes con
servicios, que una vez terminados por el IVEA quedaron integrados a la nueva Cd.
Terán).
55
Hasta febrero de 1989 se crea el Instituto de Vivienda
del Estado de
Aguascalientes, que era el 3er año de gobierno del Ing. Miguel Ángel Barberena
Vega, mismo que había sido aprobado por el Congreso del Estado.
Este nuevo organismo se integró con aproximadamente unas 300 personas
provenientes de diferentes dependencias de Gobierno del Estado. Se creaba un
organismo que tenía por cabezas un Procurador y un Subprocurador de Vivienda.
Asimismo, el personal de la dirección de vivienda de la SOPyVP, pasó a ser
mayoritariamente el Área Social el IVEA; la Subdirección de Ingresos de Programas
de Vivienda de Tesorería General de Estado, con el cambio íntegramente paso a
ser parte de las nuevas áreas contable, administrativa y de ingresos; y la
Procuraduría de Colonias Populares (inicialmente inscrita a la Secretaría de
Planeación y Desarrollo) se añadiría al Instituto de Vivienda, aunque pasado un
tiempo se decidió una vez mas volver a desincorporarla.
Dentro de las primeras acciones del recién integrado Instituto, se retomaron
los dos fraccionamientos iniciados por la SOPyVP en el oriente de la ciudad. En el
“Ortega Douglas”, muy avanzado ya, se atendió sólo la urbanización de las últimas
dos manzanas. En cambio en el fraccionamiento más alejado el “Palomino Dena” se
llevo a cabo un programa de urbanización y de electrificación, con lo cual, la
participación por parte del IVEA fue muy notoria.
El IVEA con su reforzada capacidad constructora y de supervisión concluyó
muchas d la obras de los cerca de 1000 módulos y varias urbanizaciones ya
iniciadas, las cuales se terminaron con una apreciable calidad de obra. Asimismo se
llevó a cabo la realización de aproximadamente otras 1600 acciones del mismo
Módulo con un mejor diseño ubicados en un nuevo fraccionamiento llamado
56
“Solidaridad I”, en la nueva urbanización del fraccionamiento “Morelos II” y en un
reluciente fraccionamiento en Calvillo. La acción edificatoria incluyó otros dos
centenares de Módulos adicionales en los Municipios de Jesús María, Rincón de
Romos, además de los ya mencionados en el fraccionamiento “Palomino Dena”.
Aparte del cambio en capacidad constructora y supervisora, se tuvo que
continuar con un servicio de mantenimiento y respuesta a la población de los
fraccionamientos de ciudad Morelos.
“Lo más trascendental del cambio institucional, de parte de la administración
del ing. Barberena, fue una muy manifiesta mentalidad de demostrar la eficiencia
máxima que se puede lograr en el sector público en el estado de Aguascalientes.
Así se empezaron los minuciosos y exhaustivos trabajos preparatorios y gestiones
necesarias para crear el proyecto de una segunda ciudad “satélite” para 45,000
habitantes, llevarla a su eficiente realización y controlar los detalles constructivos.”
(IVEA, 1992, p. 8)
“La política de vivienda instrumentada en Aguascalientes entre 1992-1998 ha
sido una de las más exitosas dentro del contexto nacional, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos. El ejemplo de Aguascalientes es particularmente
destacable por la estrecha vinculación entre el crecimiento económico y los
objetivos sociales, expresados con claridad en la política de vivienda instrumentada,
pero también por el acelerado crecimiento poblacional y urbano que Aguascalientes
ha sostenido en los últimos 25 años, lo cual ha generado igualmente un acelerado
crecimiento de la demanda de viviendas.” (IVEA, 1998, p. 15).
La nueva política de vivienda en el estado de Aguascalientes es
instrumentada a partir de diciembre de 1992 cuando entra el sexenio del
57
Gobernador Constitucional del Estado de Aguascalientes el Lic. Otto Granados
Roldán y se inscribe dentro de una amplia política social caracterizada por el
estímulo y el desarrollo a las potencialidades sociales. De esta manera, la política
de vivienda en Aguascalientes incorporó decididamente la participación de los
agentes privados y sociales, con el fin de garantizar el cumplimiento de un derecho
social, sin duda uno de los más preciados, la posesión de una vivienda. Al mismo
tiempo se reconoció la participación ciudadana como factor determinante en la
asignación de viviendas.
El IVEA particularmente a partir de 1993, como coordinador y promotor de
esta nueva política, fue un ejemplo nacional de eficiencia financiera y eficacia social.
Por una parte a través de una reestructuración a fondo tanto administrativa como
financiera, el IVEA es de los pocos institutos en su materia que gracias a esta
transformación ha contribuido decididamente a satisfacer la creciente demanda de
vivienda en el estado.
Los fraccionamientos que se desarrollaron en esta administración son los
siguientes:
En 1993. Fraccionamiento Cumbres, Rodolfo Landeros Gallegos (1ª etapa),
Ojocaliente III, Solidaridad Municipio Rincón de Romos, Lomas del Valle.
En 1994. Fraccionamiento Rodolfo Landeros Gallegos (2ª etapa), Lomas del Valle
(2ª etapa), Independencia, Plutarco Elías Calles, EL Barranco.
En 1995. Fraccionamiento Pintores Mexicanos, Chicahuales, Independencia (2ª
etapa), Plutarco Elías Calles (1ª etapa), José Arteaga Campos, El Barranco (2ª
etapa).
58
En 1996. Fraccionamiento Lomas del Ajedrez, Chicahuales II (1ª etapa), Plutarco
Elías Calles (2ª etapa).
En 1997. Fraccionamiento Mujeres Ilustres, Chicahuales II (2ª etapa), Rinconada del
Parque.
En 1998. Fraccionamiento Periodistas, El Cedazo, Saturnino Herrán.
El número de acciones ejecutadas en esta administración son las siguientes:
Tipo de Acción
1993
1994
1995
1996
1997
1998
Total
Lotes con Servicios 5,258
2,097
1,954
3,123
1,815
1,970
16,217
451
450
169
0
0
0
1,070
984
1,200
537
109
117
470
3,417
6,693
3,747
2,660
3,232
1,932
2,440
10,704
Pie de Casa
Créditos de
materiales para
autoconstrucción
Total de acciones
Personas
107,497
beneficiadas
Tabla 1
Esta tabla muestra el número de acciones otorgadas a los beneficiarios
durante la administración del Sr, Gobernador Constitucional del Estado Lic. Otto
Granados Roldán, así como también el número de personas que fueron
beneficiadas con estás acciones las cuales se construyeron en los diferentes
fraccionamientos llevados a cabo en este sexeno.
59
4.- VISIÓN
La Visión del IVEA es la siguiente:
“
Ser líder de los Institutos de Vivienda en el ámbito nacional, distinguiéndonos
por lograr la entera satisfacción de nuestros beneficiarios y promotores” (IVEA,
2006).
Definiciones de conceptos dentro de la Visión
•
Líder. Dirigente, Guía o Jefe que establece de forma clara la unidad de
propósito y la orientación de objetivos claros, este debe lograr la unidad para la
persecución y consecución de las metas establecidas.
•
Institutos de Vivienda. Organismos descentralizados de la Administración
Pública Estatal con patrimonio que puede ser o no propio y cuyo objeto
primordial es la promoción de la vivienda y que pertenecen a alguna entidad
Federativa de la Republica Mexicana.
•
Ámbito Nacional. Espacio determinado comprendido dentro de los límites que
establecen las fronteras que delimitan el territorio Nacional que ocupa la
República Mexicana.
•
Entera Satisfacción. El completo cumplimiento de un deseo o necesidad.
•
Beneficiarios. Son aquellas personas que recibe una Acción de Vivienda, a
través del Área Social del IVEA que pertenece a familias de menores ingresos
del Estado de Aguascalientes que perciba un determinado monto tope de
salarios mínimos.
60
•
Promotores. Son aquellas personas físicas o morales que adquieren uno o
varios Lotes con Servicios, a través del Área de Comercialización del IVEA,
para destinarla primordialmente a la construcción de vivienda de interés social.
5.- MISIÓN
La Misión del IIVEA se propone:
“Dar respuesta con equidad a la demanda de vivienda de la población,
tomando como referencia el artículo 4° constitucional, promoviendo con el esfuerzo
conjunto de todos lo que aquí trabajamos, la urbanización de fraccionamientos así
como la edificación de viviendas dignas, con calidad y adecuadas para mejorar el
bienestar de las familias, principalmente las de menos ingresos.” (IVEA, 2006).
Definiciones de conceptos dentro de la Misión
•
Esfuerzo Conjunto. Mediante el compromiso permanente y la capacitación y
adiestramiento continuo del personal, para lograr la excelencia en el servicio.
•
Vivienda Digna. Aquella que cuente por lo menos con los servicios básicos:
agua potable, drenaje, energía eléctrica y vialidades.
•
Calidad. Apego a las Normas Oficiales, las Normas Mexicanas y a las
Especificaciones Técnicas de Edificación y Urbanización del propio Instituto.
•
Adecuado. Dar la posibilidad de obtener una acción de vivienda que formará
parte de su patrimonio y acorde a la economía familiar.
•
Principalmente. Se atiende la demanda de vivienda de la sociedad de
Aguascalientes, dando prioridad a la población de menores ingresos.
61
•
Equidad. La atención para con los solicitantes en igualdad de circunstancias,
sin distingo de algún tipo.
6.- POLÍTICA
La Política del IVEA se centra en:
Trabajar con unidad, eficiencia y eficacia para lograr la total satisfacción de
nuestros clientes a través de la mejora continua de los procesos, productos y
servicios que ofrece el IVEA.
7.- FUNDAMENTO LEGAL
El IVEA tiene como fundamento legal la “Ley y Reglamento del Instituto de
Vivienda del Estado de Aguascalientes”, el cual se publicó el 8 de febrero de 1989
con la aprobación del Congreso del Estado, estando como gobernador el Ing.
Miguel Ángel Barberena Vega.
La Ley esta compuesta por cinco capítulos y artículos transitorios. Los
capítulos tienen como contenido, la personalidad, domicilio y objeto del IVEA, el
Patrimonio del que estará compuesto, los órganos de gobierno que regirán su
funcionamiento, los órganos de vigilancia que estarán asignados por la Contraloría
del Estado y supervisará las actividades los cuales son asignados por la Contraloría
del Estado y por último el estatuto del que se regirán los trabajadores, y que el
instituto estará incorporado al ISSSSPEA en lo relativo a las prestaciones de
seguridad y servicios sociales.
62
EL Reglamento esta compuesto por cinco capítulos y artículos transitorios.
Su contenido son Disposiciones generales, las disposiciones del Código Urbano del
Estado de Aguascalientes, los derechos de acciones sociales de vivienda, las
obligaciones de los beneficiarios de acciones sociales de vivienda, los órganos del
IVEA que son: la Junta de Gobierno, el Director General, y el Comité de
Adjudicaciones, las atribuciones que tienen la junta de gobierno y de los requisitos
para ocupar las direcciones el comité de adjudicaciones y el comisario que
nombrará la Contraloría General el Estado, y por último las sanciones que tendrá
todo servidor público sin importar rango.
8.- LAS ÁREAS Y SUS ACTIVIDADES
El Director General, para el adecuado ejercicio de sus facultades y
atribuciones, así como para el cumplimiento de sus obligaciones cuenta con
órganos directamente subordinados de él, y jerárquicamente, serán los siguientes:
1- El Coordinador General
2- En igual rango entre ellos, los Directores de las siguientes áreas:
a) Jurídica;
b) Administración y Finanzas;
c) Social;
d) Comercialización;
e) Técnica; y
f) Contraloría Técnica.
63
DIRECCION GENERAL.
El Director General realiza las siguientes actividades:
1.- Cumplir y hacer cumplir, en el ámbito de su competencia, las disposiciones
aplicables en materia de vivienda y los acuerdos que dicte la Junta de Gobierno,
informándole de su seguimiento, hasta su resolución última.
2.- Proponer
•
La
implementación
del
Sistema
Estatal
de
Vivienda,
subsistemas
administrativos de operación, registro, información, seguimiento, control y
evaluación de las actividades del Instituto, que deberá realizar a partir de
criterios de eficiencia y eficacia.
•
La investigación y mejoramiento de todo aquello que beneficie a la
satisfacción de las necesidades de vivienda en el Estado.
•
Los créditos que se requieran.
•
La estructura, organización, funciones y su distribución dentro del Instituto;
•
Los programas operativos anuales.
•
Los Estados Financieros que muestren la situación del Instituto.
•
El presupuesto anual de egresos, la estimación de Ingresos para el ejercicio
siguiente, el informe de las actividades realizadas y el presupuesto ejercido,
turnando copia al Comisario y a los auditores externos, si los hubiera.
3.- Mantener
•
La simplificación administrativa en la atención a la demanda de los usuarios y
en la actividad que desarrolla el Instituto.
64
•
La capacitación y actualización del personal, proponiendo estímulos,
reconocimientos y, en su caso, sanciones.
4- Crear si lo considera necesario, comités de apoyo y coordinación intrainstitucional
y designar comisiones específicas.
5.- Vigilar que la racionalidad y austeridad en el gasto presupuestal y en el uso de
los bienes del Instituto sean norma de conducta del personal en el desempeño de
sus funciones.
6.- Otorgar conforme a lo dispuesto por este Reglamento, las sanciones de vivienda
a los acreditados.
7.- Todas las demás facultades y atribuciones que le encomienden las Leyes y el
Ejecutivo del Estado.
El Director General es el representante legal del Instituto y sus facultades son:
1.- Celebrar, suscribir y otorgar toda clase de actos y documentos inherentes a sus
funciones.
2.- Ejercer facultades de dominio, de administración y para pleitos y cobranzas, aún
de aquellos casos que requieran de autorización especial, siempre y cuando se
apeguen a la legislación de la materia.
3.- Emitir, avalar y negociar títulos de crédito.
4.- Formular querellas y otorgar perdón.
5.- Ejercitar todo tipo de acciones judiciales, arbitrales y celebrar transacciones.
6.- Otorgar poderes generales y especiales incluyendo los que requieren
autorización o cláusula especial. Para el otorgamiento y validez de ellos bastara la
comunicación oficial suscrita por el Director General.
65
COORDINACIÓN GENERAL
El Coordinador General realiza las siguientes actividades:
1.- Mantiene el Sistema Estatal de Vivienda como conjunto integrado y armónico de
relaciones jurídicas, económicas, sociales, políticas, tecnológicas y metodológicas
que dan coherencia a las acciones, instrumentos y procesos de los sectores público,
social y privado, orientados a la satisfacción de las necesidades de vivienda en el
Estado.
2.- Para lo anterior, la Coordinación General atiende la congruencia del Sistema
Estatal de Vivienda, sus planes y programas con los homólogos en el nivel federal y
municipal.
3.- Sistematiza la comunicación con el nivel federal, estatal y municipal de manera
que permita disponer con inmediatez de la información necesaria sobre el estado
que guardan los asuntos que coordinadamente con ellos mantiene el Instituto. El
sistema clasificará su acceso atendiendo a la naturaleza de la actividad y al área
administrativa de su competencia.
4.- Provee y solicita información y asesoría a las instituciones con las que el Instituto
mantiene coordinación. Para éste efecto dispondrá del auxilio de las demás áreas
internas pudiendo delegar la función si ello no afecta a su control.
66
5.- Competen a la Coordinación General las demás actividades que sean afines a
las aquí descritas y las que, en su caso, le designe el Director General y las demás
disposiciones legales aplicables.
DIRECCIÓN JURÍDICA.
EL Director Jurídico Realiza las siguientes actividades:
1.- El Director Jurídico tiene la representación legal con el carácter de apoderado
general para pleitos y cobranzas del Instituto, en cualquier juicio o procedimiento en
que el Instituto sea parte, tenga un interés jurídico, o se pida su intervención legal.
2.- Plantea al Director General las diversas alternativas de solución jurídica en cada
caso, tomando la decisión del actuar jurídico, procurando lo que menos dañe a las
partes.
3.- Informa al Director General de los avances de los juicios, recursos, incidentes, y
en general, cualesquier procedimiento legal en los que el Instituto sea parte.
4.- Informa al Director General, la actuación jurídica del Instituto, con datos
estadísticos correlativos y reporte de resultados.
5.- Elabora por escrito las consultas que le formule el Director General sobre el
funcionamiento jurídico que las áreas del Instituto requieran, ello, sin perjuicio de
que de manera directa les preste la asesoría jurídica correspondiente.
6.- Determina, clasifica y provee para su difusión criterios de interpretación y
observancia de la legislación en toda materia que el Instituto aplique con motivo de
sus funciones, y que por su importancia considere de utilidad para el personal del
Instituto, sus acreditados o público en general.
7.- Estudia el marco jurídico general, en materia de vivienda, pudiendo proponer:
67
•
La eliminación de la normatividad que carezca de positividad, que sea
contradictoria o dificulte el ejercicio del derecho a la vivienda.
•
Reformas y/o adiciones a las normas jurídicas que considere pertinentes en
materia de vivienda.
8.- Redacta todo documento que precise fundamento, motivación y apoyo jurídico.
9.- Archiva y mantiene actualizado el acervo de leyes, tesis jurisprudenciales y
material análogo de utilidad para el Instituto, informando al respecto, a las áreas
correspondientes, lo que pudiera ser de su interés o utilidad.
10.- Realiza cualquier gestión de cobro, judicial o extrajudicial, que el Instituto haga
a sus deudores morosos.
11.- Las demás facultades y actividades que sean afines a las aquí descritas y que
le encomiende el Director General y las demás disposiciones legales aplicables.
Cualquier relación jurídica que involucre al Instituto y, particularmente, a su
patrimonio e intereses, deberá ser consultada y sancionada por la opinión de la
Dirección Jurídica.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
La Dirección de Administración y Finanzas es el área responsable de
elaborar, supervisar y validar en primera instancia los programas e informes anuales
de egresos e ingresos del Instituto, así como administrar sus recursos humanos,
materiales y financieros.
EL Director de Administración y Finanzas realiza las siguientes actividades
1.- En materia de personal
68
•
Establece y aplica programas de selección, capacitación y desarrollo.
•
Analiza y evalúa los puestos, funciones, jerarquía, sueldos y demás
prestaciones en congruencia con los fines y objetivos del área.
•
Administra la nómina salarial y los registros de puntualidad, asistencia,
permisos y comisiones.
•
Tramita altas, bajas, cambios de adscripción y afiliación al sistema de
seguridad social.
•
Opera la seguridad e higiene en el trabajo y el programa de Protección Civil,
así como todos aquellos otros programas establecidos para la población que
puedan ser aplicados en el centro de trabajo en beneficio del personal sin
que perjudiquen las labores de la Institución.
2.- En materia de recursos materiales
•
La conservación, mantenimiento y recuperación de bienes muebles e
inmueble.
•
La adquisición, contratación de servicios y abastecimiento de recursos.
•
La administración del almacén, el control de inventarios y la estadística de su
consumo, uso y deterioro por área.
3.- En materia de recursos financieros
•
Aplica directrices y criterios técnicos para planear, programar, presupuestar,
controlar y evaluar necesidades, recursos y el gastos del Instituto.
•
Asesora y auxilia a las áreas en la elaboración de sus programas y
requisiciones en este rubro.
69
•
Gestiona la asignación, ampliación, traspaso y cualquier modificación
presupuestal y financiera.
•
Opera los sistemas de contabilidad interna manteniendo actualizada la
información financiera.
•
Propone fuentes y mecanismos de financiamiento y de ahorro.
•
Investiga
y
promueve
la
inventiva
para
mejores
alternativas
de
financiamiento, particularmente en beneficio de la asignación de vivienda.
•
Proponer a la Dirección General, previa justificación y avalúo actualizado, la
baja de muebles, equipo y bienes inservibles.
4.- La Dirección de Administración y Finanzas elabora manuales de organización,
de procedimientos, instructivos y formatos que simplifiquen el trabajo del Instituto
manteniendo permanente evaluación sobre su utilidad proponiendo, en su
oportunidad, las adecuaciones necesarias que homogenicen y optimicen las
actividades rutinarias del Instituto.
5.- La Dirección de Administración y Finanzas, provee a las áreas, oportunamente,
de los recursos necesarios presupuestados registrando su uso y consumo. En caso
de dispendio o uso indebido sugerirá medidas de ahorro al responsable y jefe
inmediato. De no haberse aplicado el correctivo o existir reincidencia lo hará del
conocimiento del Director General, para que se apliquen las sanciones
correspondientes.
6.- Competen a la Dirección de Administración y Finanzas, las demás actividades
que le sean encomendadas por el Director General y las demás disposiciones
legales aplicables.
70
DIRECCIÓN SOCIAL.
EL Director Social realiza las siguientes actividades:
1.- Elabora, organiza, opera y evalua el sistema de atención al público, para este
efecto:
•
Establece formas, considerando el uso de medios electrónicos para el
registro de consultas, sugerencias, quejas, denuncias, inconformidades y, en
general, participaciones de la ciudadanía en torno de las funciones, actividad
y
desempeño
de
los
funcionarios
del
Instituto.
Canalizará
estas
participaciones al área competente para su conocimiento y solución.
•
Establece formas claras, sencillas, de ser posible con apoyos audiovisuales,
que informen sobre requisitos, tiempos, procedimientos, costos, garantías y
todo lo concerniente a la adquisición de bienes y servicios que el Instituto
ofrece en materia de vivienda.
2.- Compendia y resume a diario, la información referente al Instituto o a la vivienda
en general, difundan medios de información haciéndolos llegar al Director General y
a los subordinados que él indique.
3.- Investiga y acredita fehacientemente
•
Necesidades y tipo de vivienda para población de escasos recursos y que
carezca de afiliación a otros sistemas de asistencia habitacional en el Estado.
•
La condición socioeconómica de cada solicitante para recibir los servicios y
bienes que el Instituto provee en materia de vivienda.
71
4.- Integra documentalmente la información requerida a cada solicitante de los
bienes y servicios que el Instituto administra, dictaminando la procedencia del
otorgamiento de las acciones de vivienda;
5.- Elabora, propone y lleva a cabo, en su caso
•
Campañas publicitarias para difundir la oferta de servicios y bienes del
Instituto y comunicar a los interesados su selección para ser beneficiados con
el otorgamiento de ellos.
•
Campañas para la creación de círculos de ahorradores para la adquisición de
viviendas.
•
Campañas para crear la cultura de la vivienda de conformidad con los
principios que el Código sostiene.
6.- Con el auxilio y los lineamientos de las áreas competentes del Instituto provee
•
La elaboración y distribución de un medio informativo sobre cuestiones de
vivienda en donde incluya ventas, traspasos, alquileres de vivienda barata y
materiales de construcción y que sirva al Instituto para comunicar a la
población lo que considere necesario, útil o de interés;
•
La entrega física de los bienes y servicios que el Instituto haya otorgado a los
solicitantes.
•
La firma de los contratos que conceden una acción de vivienda, previa
identificación de los signatarios.
7.- Las demás actividades que sean afines a las aquí descritas y que le sean
encomendadas por el Director General y las demás disposiciones legales
aplicables.
72
DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN
Compete a la Dirección de Comercialización, lo concerniente al mercado de
los bienes y servicios que el Instituto ofrece en el Estado a la población. Para ello
contará con los índices, estimaciones y sustentos científicos de costos del dinero,
de bienes raíces, de niveles salariales y demás factores que inciden en sus
variaciones. Con estos soportes propondrá la comercialización que en materia de
vivienda deberá realizar el Instituto con proyecciones a corto, mediano y largo plazo.
EL Director Comercial realiza las siguientes actividades:
1.- A partir de sustentos verificables, la Dirección de Comercialización del Instituto
propone:
•
Políticas, planes, programas de venta y adquisición atendiendo a la
capacidad y necesidades de la población, así como a las de inversión pública
y privada.
•
Soluciones y medidas en los casos de ilícita o desproporcionada
especulación en el mercado inmobiliario así como la plusvalía generado por
el desarrollo urbano en las áreas de acceso a la población de escasos
recursos solicitando, si este es el caso, la intervención y auxilio de la
Dirección Jurídica y Técnica del Instituto.
•
La organización de exposiciones, ferias, congresos, cursos dedicados a
cuestiones de vivienda ya sea para su realización por el Instituto o para que
éste participe en eventos similares realizados por otras instituciones y en
otros lugares.
73
2.- Solicita a la Dirección Jurídica, asesoría para la redacción del documento jurídico
respectivo,
las
condiciones,
términos
tiempos
y
circunstancias
y
demás
especificaciones respecto de los solicitantes aceptados, así como del objeto y cosa
del negocio que suscriben con el Instituto. Cuando el contrato sea elevado a
escritura pública, verificará la reproducción de la información proporcionada dejando
constancia de ello.
3.- Asigna y entrega formalmente el bien inmueble vendido o cedido por el Instituto.
Para ello verificará que dicho bien se encuentre en las condiciones pactadas,
levantando acta de recepción-entrega donde conste que el comprador en su caso,
ha revisado y recibe a satisfacción el bien adquirido, sin perjuicio del saneamiento y
evicción a que el Instituto o el constructor estuviere obligado.
4.- Las demás funciones que le sean encomendadas por el Director General y las
demás disposiciones legales aplicables.
DIRECCIÓN TÉCNICA.
EL Director Técnico realiza las siguientes actividades
1.- Es competencia de la Dirección Técnica lo que técnicamente concierna a la
vivienda que promueve o ejecuta el Instituto, cuyo carácter sea urbanístico,
ambiental, arquitectónico, de ingeniería y de cuestiones similares. En este sentido
supervisa, controla, dictamina, opina y sugiere de conformidad con la normatividad
aplicable a la naturaleza de sus funciones.
2.- Todo inmueble que el Instituto adquiera, venda, reciba, grave en hipoteca o por
algún otro concepto análogo involucre a la Institución, tiene la responsiva del
Director Técnico, en lo que se refiere a su materia, la aprobación de calidad y la
74
garantía de que el bien o servicio cumple con los requerimientos que para su
destino establece el Código y demás normas oficiales.
3.- Las actividades de la Dirección Técnica en materia habitacional se sustentan en
estudios
de
conurbación,
conservación,
crecimiento,
desarrollo,
destino
y
equipamiento urbano y demás disposiciones similares que el Código establece para
la armónica convivencia humana. Dichos estudios serán previstos a mediano y largo
plazo.
4.- Las solicitudes, licencias, permisos, informes y similares gestiones, que para la
realización de sus fines y objetos precise el Instituto en las materias que se indican
en el Artículo 54 de este Reglamento, serán elaboradas y tramitadas por la
Dirección Técnica, de ser necesario, con la asistencia de las Direcciones
competentes.
5.- Elaborar y asesorar a los acreditados, sobre técnicas domésticas de
construcción, reparación y mantenimiento e insumos recomendables por su calidad
y precio incluyendo materiales de segunda mano.
6.- Estimar costos de obras e inversiones de infraestructura, equipamiento y
servicios urbanos que requieran las reservas territoriales que el Instituto tenga o que
pudiera adquirir ponderando su impacto socioeconómico en el Estado.
7.- Las demás facultades que le atribuyan el Director General y las demás
disposiciones legales aplicables.
75
CONTRALORÍA TÉCNICA.
EL Contralor Técnico realiza las siguientes actividades
1.- El desempeño de las actividades del personal del Instituto comunicando fundada
y razonadamente, cualquier desvío de la normatividad establecida en materia de
obra pública.
2.- Toda queja, denuncia o inconformidad que directamente conozca o sea enterado
con respecto a las viviendas u obras que otorgue o ejecute el Instituto.
3.- La adquisición y destino de bienes, para los servicios y obra pública que realice
el Instituto, el control y existencia de inventarios, informes de actividades realizadas,
registros contables, bitácoras y el debido soporte documental de todas las obras
realizadas por la Institución.
4.- La observancia de las prioridades, objetivos y metas programadas, así como la
oportunidad, eficiencia y correcto desempeño en la construcción de las obras que
ordene o ejecute el Instituto.
5.- La puntualidad, esmero, dedicación, calidad y cantidad del esfuerzo personal en
el trabajo institucional.
6.- El uso y consumo de los recursos y bienes que el Instituto aplica al erario del
Gobierno Federal y Estatal en la realización de servicios y obras pública, así como
el estricto cumplimiento de las normas jurídicas que regulan la construcción en
materia de obra pública.
7.- La observancia de las disposiciones normativas e instrucciones personales de
administración.
8.- Que los correctivos ordenados se cumplan. Si la infracción se repitiera o
continuara lo comunicará inmediatamente a su superior.
76
La Contraloría Técnica del Instituto opinará dando fundada razón al Director
General, sobre:
1.- Los informes y programas que presenten las diversas áreas del Instituto a su
titular, en especial sobre el presupuesto ejercido solicitado para la realización de las
obras a cargo del Instituto.
2.- Los programas, proyectos, obras y cualquier actividad que lleve a cabo el
Instituto.
3.- Competen además a Contraloría Técnica, las demás actividades que sean afines
a las aquí descritas siempre y cuando existan las causas que funden y motiven la
fiscalización y control.
9.- PROGRAMAS
EL IVEA cuneta con programas destinados a ofrecer diversos servicios, a
continuación se presentan los programas:
9.1 LOTE CON SERVICIOS.
El programa de venta de Lotes con servicios consiste en una fracción de
terreno que cuenta con una superficie establecida y autorizada, y con la
infraestructura necesaria para proporcionar los servicios de: agua potable, descarga
de aguas residuales, energía eléctrica, alumbrado público, guarniciones, banquetas
y vialidades.
El beneficiario de Lote con Servicios es aquella persona que recibe una
Acción de Vivienda, a través del área Social del IVEA y se define como una persona
77
física, integrante de una de las familias de menores ingresos del Estado de
Aguascalientes que perciba un determinado monto tope de salarios mínimos, dato
que se le informa al solicitante al momento de requerir información para este
producto en la Dirección Social del IVEA.
El cliente del área Comercial es aquella persona física o moral que adquiere
uno o varios Lotes con Servicios a través del área de Comercialización del IVEA,
para destinarla ya sea a la construcción de vivienda de interés social o la
construcción de negocios comerciales e incluso para su propia vivienda.
9.2 UNIDADES BASICAS DE VIVIENDA.
Este programa tiene como finalidad dotar de una unidad básica de vivienda a
los solicitantes del sector de la población cuyos ingresos no exceden los tres
salarios mínimos de la región y que carecen de una propiedad y de afiliación a otro
régimen de vivienda como INFONAVIT y FOVISSTE.
El participante debe llenar una solicitud y cubrir una serie de requisitos; la
aceptación de las solicitudes no depende del IVEA por ser éste un programa que
opera con recursos federales.
9.3 MEJORAMIENTO DE VIVIENDA.
Este programa tiene como finalidad dotar de paquetes de materiales para
cuarto adicional, piso, techo, cocina, baño, o aplanado y los solicitantes debe ser del
sector de la población cuyos ingresos no excedan los tres salarios mínimo de la
región.
78
El participante debe llenar una solicitud y cubrir una serie de requisitos; la
aceptación de las solicitudes no depende del IVEA por ser éste un programa que
opera con recursos federales.
9.4 AUTOCONSTRUCCION.
El programa de Autoconstrucción consiste en un monto financiado
correspondiente a un paquete de materiales de construcción, otorgado a un
beneficiario a partir de una solicitud aprobada, suministrados por los proveedores
contratados por el IVEA para tal fin, en el tiempo convenido, calidad especificada y
en la cantidad establecida.
El beneficiario del Programa de Autoconstrucción es aquella persona a la que
el IVEA le otorga un crédito con recursos propios del Instituto para la obtención de
materiales para la Autoconstrucción.
9.5 PAISANO.
Esta enfocado a los Aguascalentenses que trabajan en Estados Unidos y
envían dinero a sus familiares de una manera continua, este programa facilita la
adquisición de una casa en Aguascalientes y fortalece el esfuerzo de la persona que
viaja al país del norte a trabajar, para formar un sólido patrimonio en su tierra.
79
9.6 CASADOS.
Este programa tiene como objetivo otorgar una vivienda en renta a jóvenes
parejas casados.
El IVEA otorga un plazo de 18 meses para que estas parejas adquieran un
grado de madurez conyugal y económico y posteriormente aspiren a otra vivienda
más grande, con la posibilidad de que el Instituto les regrese hasta el 75% del
monto de las rentas (por pago puntual)para el enganche de su casa, siempre y
cuando esta nueva casa sea del esquema del IVEA.
80
CAPITULO IV
METODOLOGÍA PARA LA
ELABORACIÓN DEL MANUAL
DE CONTROL INTERNO
81
1.- MODELOS DE CONTROL INTERNO EMPRESARIAL
La metodología de este trabajo está basada en el modelo
del autor
Perdomo Moreno (2000) y del autor Amador Sotomayor (1997), que han
desarrollado modelos a seguir ara el control interno de empresas privadas, ambos
presentan los aspectos generales que son la base de todo proceso de control
interno.
Estos modelos son el punto de partida para el desarrollo del manual que aquí
se presenta; los modelos Perdomo y Amador para este caso, se han analizado y a
partir de ello se ha diseñado una metodología para un organismo público.
2.- METODOLOGÍA
1ª Etapa
Búsqueda de Información Documental
Objetivo: Fundamentar los aspectos teóricos en base a la información documental,
para comprender la aplicación de los elementos utilizados en la práctica.
MÉTODO:
1.- Investigación documental.
TÉCNICAS:
a) Búsqueda Bibliográfica
•
Obras generales (enciclopedias y diccionarios generales y especializados).
•
Libros relacionados con los temas a investigar
82
•
Ley y Reglamento del IVEA
•
Lineamientos y políticas generales para el control de los recursos de las
dependencias y entidades del gobierno del estado de Aguascalientes
•
Revistas
•
Internet
b) Redacción de documentos
Instrumento
•
Subrayado de lectura (Información textual)
•
Redacción personal (con uso referencias)
2ª Etapa
Búsqueda de Información Empírica
Objetivo: Obtener información a través de entrevistas con el personal involucrado en
las funciones de cada departamento del área de Administración y Finanzas de, las
actividades realizadas en base a la práctica y experiencia; y también obtener
información a través de documentación existente dentro del IVEA que sirva de guía
para la realización de dichas actividades del personal.
MÉTODO:
1.- Investigación empírica. Búsqueda de datos reales relacionados con los
controles internos de los diferentes departamentos del área de Administración y
Finanzas, del IVEA.
83
TÉCNICAS:
a) Entrevista
Sujetos: Jefes de departamento del área de Administración y Finanzas, así
como los auxiliares de cada departamento.
Instrumento: Guía estructurada de entrevista.
b) Revisión de archivos (para revisar documentos existentes)
c) Análisis de datos
d) Descripción de los datos obtenidos
3ª Etapa
DESARROLLO
1.- Descripción de las actividades a seguir en el manual
2.- Realización de Diagramas de Flujo.
Método: Gráfico.
3.- MANUAL DE CONTROL INTERNO
Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo, lo constituye la
documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de
contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y
procedimientos en la ejecución operativa, evaluar y corregir desviaciones de los
planes originales. Es manifiesta la necesidad de elaborar una guía sobre la
actuación individual o por funciones, como consecuencia lógica de intentar un
84
control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan
a cabo.
Es por lo anterior, que se considera necesario que uno de los proyectos
inmediatos que se deben emprender en una empresa, es la preparación de un
manual de organización que permita dar a conocer los objetivos o aclararlos; las
políticas a seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el
desarrollo propio de las funciones de toda empresa.
El empleo de los manuales se creo como auxiliar para obtener el control
deseado del personal de una organización así como de sus políticas, estructura
funcional, procedimientos y otras practicas del organismo para el que están
trabajando, por lo tanto mediante el uso de éstos, se puede dar de manera sencilla,
directa, uniforme y autorizada.
3.1 CONCEPTO DE MANUAL
Una definición general del concepto de manual es:
“Libro en que se compendia lo mas esencial de una materia” (Enciclopedia
Salvat Diccionario, 1977)
Según Sotelo (2004), es un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una
manera fácil de manejar (manuable), se concentran en forma sistemática, una serie
de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta
que se presenta entre cada grupo humano en la empresa
85
El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo
de trabajo que desempeña responsabilidades especificas. Un procedimiento por
escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún
trabajo.
Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de éstos en una
empresa.
ES una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite
encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
3.2 EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACION
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una
función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las
actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las
políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente
redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de
comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito
señalar en forma sistemática la información administrativa.
86
3.3 OBJETIVOS
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales
administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos, según Sotelo (2004):
•
Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, políticas, procedimientos , normas.
•
Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
•
Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
•
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
•
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de
reformas administrativas.
3.4 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES
Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos
reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de
ninguna manera le restan importancia.
POSIBILIDADES.
•
Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
•
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.
•
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
87
•
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través
del tiempo.
•
Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
•
Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
•
Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
LIMITACIONES.
•
Cuando está elaborado con deficiencias provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
•
El costo de producción y actualización puede ser alto.
•
Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
•
Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
•
Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.
3.5- PARTES DEL MANUAL.
Las partes del manual de acuerdo con la propuesta de este trabajo práctico
son:
1.- Identificación de los departamentos y de la información que se reporta al
departamento de Contabilidad.
1.- Control Interno de Operaciones Básicas
2.- Control Interno Contable
3.- Revisión del Control Interno en operaciones específicas
88
4.- Evaluación de Control Interno
4.1.- Diagramas de Flujo y Gráficas de Organización
3.6 DESCRIPCIÓN DE CADA PARTE
1.- CONTROL INTERNO DE OPERACIONES BASICAS.
En esta parte del manual primeramente se identificarán cuales son las
operaciones básicas que se debe realizar en cualquier empresa e institución
gubernamental como es el caso de este trabajo, ya que estas operaciones son la
esencia para poder llevar una contabilidad.
Después de identificar estas operaciones se procederá a identificar que
departamento del área de Administración y Finanzas del IVEA se encarga de
realizar cada operación.
Una vez identificada que operación realiza cada departamento se procederá
a entrevistar a cada jefe de departamento y a sus subordinados para que describan
sus actividades, que documentación manejan, que tipo de controles aplican en cada
una de sus actividades para lograr sus objetivos, que tiempo se lleva cada actividad,
que informes y con que periodicidad se entregan al departamento de Contabilidad.
Una vez que se tenga la descripción de las actividades y los procesos para llevarlas
a cabo, se comenzará a realizar esta primera parte del manual dando una breve
explicación que es cada una de las operaciones que la conforman y en base a los
modelos de Perdomo y Amador se describirá para cada operación las bases de
control interno a realizar, esta parte se adaptará a las actividades del Instituto que
89
es un Organismo de Gobierno, ya que los modelos antes mencionados describen en
forma general un control interno para una empresa particular.
Esta primera parte del manual se terminará señalando los registros contables
que se deben realizar en cada operación que realiza el Instituto, es muy importante
para el departamento de Contabilidad tener un soporte físico de los registros
contables que realiza este departamento ya es una base de control interno para
lograr el objetivo primordial que es generar información financiera confiable.
2.- CONTROL INTERNO CONTABLE.
En esta segunda parte del manual se tratará específicamente del
funcionamiento del departamento de Contabilidad, las actividades que se llevan a
cabo y los métodos y procedimientos que se utilizan.
El control interno contable se enfoca a la revisión, clasificación, registro e
interpretación de las operaciones, por lo tanto es importante especificar que
información recibe de los demás departamentos del área de Administración y
Finanzas en que tipos de libros se registra y como se clasifica dicha información,
cómo es la estructura del catálogo de cuentas que se maneja, y cada cuando se
actualiza, cómo se interpretan las operaciones, cómo será el mantenimiento para
conservar el control interno y quién será el responsable.
Todo estas actividades que se realizan con un control interno tendrá como
objetivo garantizar la obtención de información financiera confiable para usuarios
internos y externos del IVEA, además que es una herramienta de apoyo para la
toma de decisiones de la dirección de Administración y Finanzas
90
3.- REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO EN OPERACIONES ESPECIFICAS.
En esta tercera parte del manual se especificarán los puntos básicos de
control interno que servirán para la revisión de cada una de las operaciones que se
realizan.
Se comenzará con la primer cuenta que es caja y bancos en donde se
especificarán los puntos que se deben estar revisando y se procederá a la
realización de cuestionarios que servirán para medir si los puntos a revisar se están
llevando a cabo o en que cuentas se requiere una atención específica.
Esta revisión se llevará a cabo por periodos corto de tiempo con la finalidad
de que se estén respetando las disposiciones del control interno implantado.
4.- EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
En esta última parte del manual se especificarán primeramente cuales son
los objetivos de realizar una evaluación de control interno, después las actividades
que se deben realizar para llevar a cabo dicha evaluación como son llevar a cabo un
estudio preliminar de las operaciones desde que se inicia hasta como se registro
contablemente, describir las técnicas para obtener información y por último se
expondrán los métodos de evaluación del control interno de las operaciones.
En los métodos de evaluación se realizarán cuestionarios y diagramas de
procedimientos y organización que permitirán obtener indicativos de la eficiencia de
los sistemas de control interno
91
CAPITULO V
MANUAL DE CONTOL
INTERNO
92
1.- IDENTIFICACION DE LOS DEPARTAMENTOS Y DE LA
INFORMACION QUE SE REPORTA AL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD
Los departamentos del área de Administración y Finanzas son los que
reportan al departamento de Contabilidad la información de la operación del Instituto
para su registro contable, alguna de la información es realizada directamente por
estos departamentos y otra por las diferentes áreas del Instituto.
A continuación se mencionan los departamentos del área de administración y
finanzas y la información que reportan al departamento de Contabilidad.
CONTABILIDAD. Este departamento recibe toda la información de la operación del
Instituto por medio de reportes para su registro contable a través de pólizas en el
sistema de ContPAQ y así poder emitir reportes financieros que son entregados a la
dirección de Administración y Finanzas para emitir informes a instancias externas,
para su auditoria y para determinar como se encuentra el IVEA y poder tomar
decisiones del rumbo que debe tomar dicho Instituto.
RECURSOS HUMANOS. Este departamento se encarga de todo lo relacionado con
el personal como es el reclutamiento, selección, contratación, capacitación, control
de asistencias, faltas, retardos y la realización de la nomina quincenal.
La nomina se realiza en un sistema de nominas el cual emite una póliza
contable que se reporta al departamento de Contabilidad para su registro.
INGRESOS. En este departamento se recibe la cobranza que se genera de los
diferentes programas que ofrece el IVEA, así como algunos cobros que no son
93
propiamente de la actividad del Instituto como son: penalizaciones de obra, copias,
Inscripción para licitaciones de obra, ingresos por venta de activos fijos, etc.
Los recibos emitidos de los ingresos recibidos y las fichas de depósito se
reportan diariamente al departamento de Contabilidad para la elaboración de la
póliza de ingresos.
PROVEEDURÍA. En este departamento se lleva el control del catalogo de los
proveedores autorizados para realizar las compras que el Instituto requiere para su
operación, también llevan el control de almacenes y de los activos fijos.
EL departamento de contabilidad recibe de este departamento las facturas de
compras en forma semanal con todos los soportes que autorizan dicha compra para
la elaboración de la póliza de egresos y el pago a los proveedores, también recibe
un reporte de las entradas y salidas de los almacenes así como un reporte de las
depreciaciones de los activos fijos mensualmente para su registro contable.
INVERSIONES Y VALORES. Este departamento se encarga de realizar todas las
operaciones relacionadas con los bancos y con las inversiones de los valores del
Instituto, también realiza las conciliaciones de las cuentas bancarias existentes, y se
encarga de custodiar los pagarés emitidos por concepto de ventas de lotes
comerciales a crédito.
Al de departamento de Contabilidad reporta diariamente todos los
movimientos de bancos e inversiones realizados durante el día para su registro.
COSTOS Y ANÁLISIS FINANCIEROS. Este departamento se encarga de
determinar el costo financiero real de cada obra ejecutada por el área técnica, para
lo cual durante la ejecución de la obra, debe de ir realizando cedulas que al final de
la obra le permita obtener dicho costo, el cual es la base para determinar el precio
94
de venta. También en este departamento se lleva el control del inventario de lotes y
edificaciones existentes de cada fraccionamiento para su venta con su respectivo
costo, otra de sus actividades es realizar la póliza contable de las ventas,
cancelaciones y descancelaciones del área social con su costo de venta para poder
descargar del inventario las acciones vendidas; esta póliza se reporta al
departamento de Contabilidad para su registro.
GESTION Y FINANCIAMIENTO. Este departamento recibe semanalmente del área
Técnica todas las facturas por concepto de obra para su revisión financiera y fiscal,
y llevar un registro del avance técnico y financiero de las obras (este departamento
sirve de enlace entre el área Técnica y el área de Administración y Finanzas).
Las facturas recibidas por concepto de obra, cuando han sido revisadas y
descargadas a los reportes de control, se pasan al departamento de Contabilidad
para la elaboración de la póliza de egresos y para el pago a los contratistas de obra.
Este departamento se encarga también de todos los trámites que se
necesitan realizar en la Secretaría de Desarrollo Social (SEDESOL) del estado, para
el trámite y la obtención de los recursos o subsidios que otorga la federación como
apoyo a las familias de escasos recursos y que recibe el IVEA para desarrollar la
edificación en los fraccionamientos.
CONTROL Y EVALUACIÓN PRESUPUESTAL. En este departamento se elabora el
presupuesto financiero en forma anual, para que durante el año todas las áreas
tengan techo financiero para sus gastos, por lo tanto se lleva un control de lo que
cada área va ejerciendo y le queda por ejercer.
Este departamento también se encarga de elaborar los informes financieros
para la cuenta pública, para la Contraloría del Estado y para la Secretaría de
95
Gestión e Innovación (SEGI) de manera mensual y para las juntas de gobierno
trimestralmente, todos éstos derivados de la información que emite el departamento
de Contabilidad, estos informes antes de reportarse a las instancias externas, se
pasan a la Dirección de Administración y Finanzas para su revisión y autorización.
2.- CONTROL INTERNO DE OPERACIONES BASICAS
2.1 – CAJA Y BANCOS
El control interno de caja y bancos se lleva a cabo mediante un plan de
organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en cajas y bancos, así como fomentar la eficiencia de
operaciones y adhesión a la política administrativa de las instituciones
gubernamentales.
OBJETIVOS.
•
Prevenir fraudes de la caja y bancos.
•
Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos.
•
Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y
bancos.
•
Localizar errores de caja y bancos.
•
Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.
•
Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
•
Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancos.
96
CAJA. “Es el conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros
postales, telegráficos, etc. de disposición libre e inmediata” (Perdomo, 2000, Pág.
81).
El área de cajas que se encuentra dentro del departamento de Ingresos del
IVEA, se encarga de la recepción y manejo de efectivo y valores que permanecerán
en custodia dentro de esta área hasta no ser depositados en el banco, así como de
la documentación general que se relaciona con éstos.
Las personas que atienden esta actividad dentro del Instituto, se les
denomina “cajeros”. Es obvio que la diligencia, rectitud y honestidad en el
desempeño de las funciones son requisitos indispensables del puesto, así mismo la
obtención de fianzas de fidelidad para todos los empleados involucrados en el
manejo de valores.
El afianzamiento del personal de cajas, evita que la empresa sufra pérdidas
en caso de robos, fraudes, desfalcos y abusos de confianza, por parte de cajeros,
ya que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa.
El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo del efectivo,
documento y valores de caja, la compañía afianzadora denunciará a los tribunales
competentes con la pena correspondiente, por tal motivo su comportamiento deberá
ser intachable.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
El dinero deberá verificarse en el momento de su recepción que provendrá de
los clientes que llegan directamente a las cajas, de la unidad móvil que sale a
cobrar a los fraccionamientos. del personal interno, de los contratistas que
97
pagarán penalizaciones o licitaciones de obra y de personas externas que
realicen un pago de alguna operación o situación esporádica.
•
Para llevar a cabo el cobro, se expedirá comprobante y así mismo se
recibirán los comprobantes de cobro que la unidad móvil haya realizado.
•
El efectivo y cheques serán resguardados en caja fuerte, bajo la
responsabilidad del cajero cuando el dinero por alguna circunstancia se vaya
a depositar en el banco al día siguiente.
•
El registro contable se debe realizar el mismo día de la recepción, a través de
la póliza de ingresos que se elabora en el departamento de Contabilidad con
la copia de los documentos expedidos junto con la ficha de depósito
bancaria.
•
EL efectivo deberá depositarse íntegramente en la cuenta bancaria
correspondiente el mismo día de su recepción (o a más tardar al siguiente día
hábil) y no debe utilizarse para otros fines distintos.
•
En lo que respecta a la información del depósito se debe realizar un reporte
diario al departamento de Contabilidad de los depósitos efectuados,
adjuntando en la póliza de ingresos las fichas de depósito selladas y
certificadas por el banco receptor y además darle un reporte diario al
departamento de Inversiones y valores, para la obtención de saldos diarios
de disponibilidad de recursos.
•
El cajero en ningún momento tendrá acceso a la información contable que no
sea de su área ya que su actividad se centra en recepción, registro, custodia
y depósito de valores.
98
•
Es necesario efectuar diariamente al término de la cobranza cortes de caja y
arqueo de valores, para confirmar su exactitud y buen manejo, debiendo ser
efectuado por personal ajeno al departamento de ingresos.
REGISTRO CONTABLE.
El registro contable referente a los ingresos ya se ilustro en el rubro de cajas ,
ahora se va a mostrar cuando es un egreso y se realiza por póliza cheque de
egresos.
El registro contable de lo que se cobra en cajas se realiza mediante póliza de
ingresos y la mayoría son pagos de anticipos y mensualidades de los beneficiarios
que tienen una acción de vivienda del IVEA.
Cuando es un ingreso por pago de mensualidad el registro es el siguiente:
CARGO
110-200-000
BANCOS
400-000-000
ABONO
X
INGRESOS
X
Cuando es un ingreso por pago de anticipo el registro es el siguiente:
CARGO
110-200-000
210-800-000
BANCOS
ABONO
X
ANTICIPO DE
CLIENTES
X
99
Cuando es un ingreso extraordinario que no es relacionado con la actividad propia
del Instituto como por ejemplo una venta de activo fijo o el ingreso por licitaciones o
penalizaciones de obra el registro es el siguiente:
CARGO
110-200-000
BANCOS
ABONO
X
430-000-000
OTROS
INGRESOS
X
BANCOS. “Es el conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero
representado por saldos disponibles en cuentas de cheques o depósitos a la vista
que se convierten en dinero a su presentación” (Perdomo, 2000, Pág. 81).
BASES DE CONTROL INTERNO
•
Como regla general nunca se expedirán cheques al portador, es decir, los
pagos
se
harán
por
medio
de
cheques
nominativos
con
firmas
mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá cuando menos en dos
personas, de preferencia director general y director de administración y
finanzas los cuales son ajenos al departamento de Contabilidad y a cajeros.
Todos los pagos por medio de cheques, deberán contener la firma de quien
solicitó el gasto, la firma del director de Administración y Finanzas y la firma
del director General, para que no quede duda sobre la corrección e integridad
del desembolso.
100
•
Por regla general los saldos y estados de cuenta que remiten los bancos al
Instituto cada mes, deberán conciliarse en el departamento de Inversiones y
Valores, ya que quien lo realice debe ser personal ajeno al departamento de
Contabilidad y a los cajeros.
REGISTRO CONTABLE.
CARGO
510-000-000
110-200-000
GASTO
CORRIENTE
ABONO
X
BANCOS
X
2.1.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Como regla general todas las entradas a caja se depositan en bancos y las
salidas y desembolsos se hacen por medio de cheques nominativos, por lo tanto se
establece un fondo fijo de caja chica, para pagos menores.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
Se expide un cheque a nombre del titular del fondo, se registra
contablemente a su cargo y se cancelará al finiquito del mismo.
•
Este fondo sólo debe ser utilizado para gastos normales y propios del
Instituto.
•
El monto máximo para liquidación de gastos en efectivo será de $500.00
101
•
No debe ser utilizado para fines distintos de su objetivo, tales como canje de
cheques,
prestamos
personales
o
liquidación
de
comprobantes
no
autorizados.
•
El plazo para la comprobación del gasto será de dos días, en caso de
exceder dicho plazo, se convertirá en un cargo personal para el deudor.
•
Al reverso del comprobante se debe especificar el motivo del gasto en
efectivo.
•
Invariablemente la custodia estará a cargo del responsable del fondo, aún
cuando
sea
transferido
a
una
tercera
persona.
Para
cesar
esta
responsabilidad debe cancelarse el fondo y el registro contable.
•
La erogación efectuada a través del fondo debe comprobarse sin excepción,
presentando la factura, nota o recibo y cumpliendo los requisitos establecidos
y debidamente autorizados.
•
Los requisitos de los comprobantes deben ser:
a) A nombre de la empresa
b) Número e folio o serie
c) Fecha
d) Concepto del gasto
e) Importe con letra y número
f) Cumplirá con aspectos fiscales, tales como cédula fiscal, IVA desglosado,
ISR retenido, etc.
g) Sin tachaduras o enmendaduras.
102
•
Los comprobantes que constituyen el reembolso de fondo se cancelarán con
el sello de “pagado”, indicando fecha y número. Esto evitará que vuelvan a
ser reembolsados.
•
Es conveniente efectuar arqueos de valores programados y aleatorios para
confirmar su exactitud y buen manejo. Esto lo debe realizar personal ajeno al
titular del fondo, debiendo existir evidencia documental del arqueo.
•
Es imprescindible la existencia de un catálogo de firmas de quienes aprueban
el egreso.
REGISTRO CONTABLE.
Para establecer el fondo fijo de caja.
CARGO
110-100-001
FONDO FIJO
110-200-000
ABONO
X
BANCOS
X
Para la comprobación de gastos y sea rembolsado el fondo fijo de caja.
CARGO
510-000-00
GASTO
CORRIENTE
110-200-000
ABONO
X
BANCOS
X
Para regresar el fondo fijo de caja.
CARGO
110-200-000
110-100-001
BANCOS
ABONO
X
FONDO FIJO
X
103
2.2 – INGRESOS Y EGRESOS
INGRESOS
Origen específico de los ingresos
OPERATIVOS. Ventas de contado, recuperación de cartera a través de cobrador,
cobranza a través de cuentas bancarias concertadoras, liquidación de deudores,
funcionarios y empleaos, ingreso por centro de cobranza, préstamos bancarios
(línea directa, descuento de documentos, carta de crédito).
NO OPERATIVOS. Venta de activo, ingresos por instrumentos de inversión,
devolución de impuestos (ISR e IVA).
La recepción de ingresos y su control, ya se describió en el rubro de caja.
EGRESOS
En la operación del egreso el departamento de Contabilidad de acuerdo al
programa de pagos elabora el cheque correspondiente y en su defecto el encargado
del fondo fijo liquida en efectivo las notas menores a $500.00.
Las cuentas pagadoras pueden presentar las modalidades siguientes:
•
Cuentas pagadoras de proveedores, como son las cuentas por pagar.
•
Cuenta de gasto corriente, como las de acreedores, servicios, gastos de
viáticos, papelería, mantenimientos, etc.
•
Cuentas de sueldos y salarios que incluyen remuneración por prestaciones
derivadas de la relación laboral.
104
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
Debe existir un catálogo interno donde estén registrados los proveedores y
acreedores, el cual debe contener información relevante, tal como número
interno, nombre, dirección, Registro Federal de Causantes, teléfono,
representante, actividad preponderante, productos o servicios que presta,
condiciones de crédito, cédula fiscal, etcétera.
El departamento responsable de tener y manejar este catálogo para la
adquisición de productos o servicios, es el departamento de Proveeduría.
•
Debe existir separación de funciones entre quien autoriza el pago, quien
liquida el adeudo y quien aprueba el bien o servicio.
•
Las cuentas bancarias deben registrarse a nombre del Instituto, con firmas
mancomunadas.
•
Es imprescindible la existencia de un catálogo de firmas de quienes están
autorizados para aprobar el egreso.
• Para sistematizar y facilitar el control de egresos deberá establecerse un
calendario y horario de pagos.
• Los cheques, y cualquier otro tipo de egresos deberán ser nominativos, es
decir, a nombre del beneficiario.
• Invariablemente los cheques deben ser protegidos con procedimientos
destinados a salvaguardar la operación, tanto en su importe como en el
beneficiario.
• Invariablemente los cheques deben llevar adjunto los comprobantes
autorizados que amparen el importe y la solicitud del gasto por medio de una
105
orden de servicio, orden de compra, requisición o estimación de obra, según
sea el caso.
• Una vez cumplido el punto anterior, el cheque debe ser firmado por los
responsables. Éstos deben analizar si el egreso es normal y propio del
negocio, en caso contrario, debe ser suspendida la firma hasta que sea
validada la operación.
• Al efectuar la entrega debe solicitarse identificación personal. El beneficiario
debe firmar al calce de la póliza de egresos, recogiéndose el contra recibo
que se le entrego al proveedor al momento de revisarle la factura para
programarle el pago.
• Los comprobantes que amparen el cheque entregado se cancelan con el
sello de pagado, el cual indica fecha y número.
• Este punto se realiza para constatar que todo pago expedido sea hecho aun
proveedor autorizado.
REGISTRO CONTABLE.
El registro contable de Ingresos y Egresos ya se ilustro en las cuentas de
Caja y Bancos puesto que cuando hay un movimiento de bancos, siempre está
implícito un Ingreso o un Egreso.
CARGO
110-100-001
110-200-000
FONDO FIJO
ABONO
X
BANCOS
X
106
2.3 – INVERSIONES
INVERSIONES TEMPORALES
Las inversiones temporales como rubro del activo circulante se constituyen
por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversión convertible en
efectivo a corto plazo, y que obtienen un rendimiento hasta que se utiliza.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
Los rendimientos son un producto financiero de la inversión de acuerdo a la
tasa de interés establecida al momento de celebrar la operación, mismos que
deberán registrarse contablemente a su realización.
•
La valuación de la inversión se reconoce por medio de las fluctuaciones en
las tasas de interés de las inversiones, lo cual influye la cotización del
mercado.
•
Para su evaluación se procede a verificar físicamente los valores y su
custodia, así como la revisión del estado de cuenta y su correlación con el
registro interno.
•
Estas actividades corresponden al departamento de Inversiones y Valores.
REGISTRO CONTABLE.
El registro contable de inversiones se realiza diariamente en póliza de diario
de acuerdo al reporte de las inversiones de valores que reporta el departamento de
Crédito e Inversiones.
107
CARGO
110-300-000
INVERSIONES
410-300-000
110-300-000
ABONO
X
PRODUCTOS
FINANCIEROS
INVERSIONES
X
X
2.4 – CUENTAS POR COBRAR
El aspecto de control interno primordial es esta operación radica en
salvaguardar la autenticidad, propiedad y exactitud de los importes a favor del
Instituto por créditos concedidos, así como verificar o ratificar su viabilidad de cobro
y controlar que la función de cobranza sea medida en tiempo y procedimientos
establecidos. Este aspecto de control interno se integra por la cuenta corriente de
los beneficiarios de ventas social, documentos por cobrar de las ventas comercial,
deudores diversos, préstamos a funcionarios o empleados, etcétera.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
Existe un manual del Sistema de Contratación del área Social del IVEA, que
establece políticas que norman el criterio de los administradores, así como
los procedimientos autorizados en el Instituto y cumplimiento del mismo en
sus diferentes etapas.
•
Este aspecto de control pretende que la creación de cuentas por cobrar
provenga de operaciones normales, reales y propias del Instituto.
108
•
Este es un requisito fundamental para materializar la operación del crédito a
cargo de terceros y a favor del Instituto, así como el manejo del ingreso.
•
La elaboración, autorización, registro, custodia y cobranza de preferencia
deben manejarse por diferentes instancias. Esto representa una división del
trabajo saludable y su correspondiente interverificación.
•
Clasificar es el proceso inicial para distinguir las operaciones y registrarlas
por parte del departamento de Contabilidad de manera oportuna y
sistemática, atendiendo a su modalidad de cuenta corriente o documentada
y observando para ello el catálogo de cuentas contable aprobado.
•
Es la disposición en todos los casos de la documentación comprobatoria
original que ampara el derecho a favor del Instituto, que además debe
cumplir con las formalidades establecidas que es el contrato de compraventa.
•
Es un elemento básico para el control verificar que el beneficiario este al
corriente en sus pagos y que cumpla con lo establecido en el contrato por
ejemplo que la acción no debe ser traspasada a otra persona.
•
La custodia de una copia de los recibos de pago de los beneficiarios, es un
control físico que ampara la documentación comprobatoria original. Estos
recibos de pago se archivan en un expediente por cada beneficiario y se
guardan en el archivo correspondiente al departamento de Ingresos.
•
Las cuentas por cobrar se presentan en los estados financieros del Instituto.
109
•
Se deben determinar los eventos fortuitos o contingencias que puedan
afectar la recuperación real de la cuenta a favor del Instituto, así como la
estimación del importe de cuentas incobrables.
•
El área de cartera vencida que se encuentra dentro del departamento de
Ingresos se encargará a través de mecanismos como son visitas
domiciliarias y difusión de los descuentos por pronto pago entre otros, para
la recuperación íntegra de los saldos a favor del Instituto.
•
La unidad móvil se encargará de visitar los fraccionamientos y comunidades
para recuperar a tiempo los saldos a favor el Instituto.
•
Los sorteos de mensualidades y saldos se realizarán con el fin de incentivar
a los beneficiarios y acudan a realizar sus pagos oportunamente.
REGISTRO CONTABLE.
Las cuentas por cobrar se derivan de las ventas de acciones de vivienda del
área social y se registran en pólizas de diario de la siguiente manera:
CARGO
210-800-000 ANTICIPO DE
CLIENTES
310-000-000 APORTACIONES
PATRIMONIALES
410-000-000
530-000-000 COSTO DE
VENTAS
110-900-000
ABONO
X
X
X
INGRESOS PROPIOS
X
INVERSIÓN EN
FRACCIONAMIENTOS
X
110
2.5 – INVENTARIOS
En el IVEA existen y se controlan tres inventarios los cuales son:
• El inventario de acciones de vivienda disponibles, en donde el departamento
de Costos y Análisis Financieros lleva el control.
• El almacén de materiales del fraccionamiento Benito Palomino Dena, el cual
casi no tiene movimiento ya que tiene como existencias materiales de
construcción con un costo significativo los cuales quedaron en inventario
desde antes de la creación del IVEA, cuando era Vivienda Popular y se
dedicaba a dar apoyos de material de construcción a personas de escasos
recursos, estos materiales normalmente se utilizan en lo que es el
mantenimiento o reparación de servicios en viviendas que el instituto realiza
directamente a los beneficiarios; también existen materiales sin costo como
son los que se hayan utilizado en los stand de eventos donde participa el
IVEA, y se guardan para volver a usarse en algún otro evento; las entradas y
salidas existentes en este almacén son controladas por el departamento de
Proveeduría.
• El almacén de papelería el cual es controlado por el departamento de
Proveeduría.
Para este punto se referirá al control del almacén de papelería y de materiales
del fraccionamiento Benito Palomino Dena.
La designación del responsable del almacén es muy importante, pues a partir de
ésta se establece la autoridad y se deslinda la responsabilidad de la administración
111
del almacén y en forma significativa la custodia y manejo de los bienes, cualquiera
que sea su naturaleza.
Los almacenes requieren de instalaciones adecuadas, de preferencia amplias,
con ventilación y equipos de seguridad, así como señalamientos y avisos que
resguarden el cuidado de las existencias que se manejan, protección de los
empleados de ser necesario y, por la naturaleza del articulo que se opera, debe
utilizarse equipo especializado para el movimiento del mismo.
Es común y práctico que se establezca, aparte del nombre del artículo, un
número de codificación que representará su identificación para todas las
operaciones que se realicen.
Es muy importante el establecimiento de un mapa de localización, así como
determinar áreas para los diferentes artículos. Se requiere de un sistema de control
de existencias para cada artículo, el cual se controle a base de máximos, mínimos y
puntos de reorden.
El control interno de inventarios es de gran importancia, ya que una diferencia
en él, significa quebrantos en el resultado, tales como los faltantes, artículos
obsoletos, mermas o desperdicios y artículos dañados, lo cual representa un gasto
para el Instituto.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
La organización física del área que comprende la infraestructura y
condiciones, así como su espacio. Estos aspectos repercuten en la eficiencia
de la operación y facilitan la localización e identificación de los materiales.
112
•
Debe existir un área física separada del almacén, donde los materiales y
productos sean recibidos con la formalidad adecuada y en donde se compare
la orden de compra contra la documentación comprobatoria (factura,
remisión).
•
En la verificación de calidad y cantidad se inspecciona y verifica sin
excepción la cantidad de los artículos recibidos y de acuerdo con las
especificaciones y calidad solicitadas, procediendo en caso negativo la
devolución física total o una devolución o reclamación parcial.
•
Una vez verificados y aceptados los artículos se procederá de preferencia
con un documento a introducirlos al área de almacén que se asigne.
•
Es necesario para efectos de control que se precise el lugar de almacenaje
destinado para cada artículo y la utilización de estantería y espacios
delimitados que contribuyan a una localización adecuada dentro del almacén.
•
El control físico de la existencia representa una actividad básica y constituye
el objetivo primordial del responsable del almacén. Debe ponerse atención en
el movimiento interno propio del artículo.
•
Las salidas de almacén están respaldadas por una orden de compra o
requisición autorizada que materializa la salida y facilita el control interno
específico.
•
Las
entradas
y
salidas
de
los
artículos
deben
estar
registradas
oportunamente en la documentación comprobatoria adjunta a la póliza
contable correspondiente. Esto facilita la comparación entre las existencias
físicas y las contables que permita salvaguardar el patrimonio del Instituto.
113
•
Es recomendable realizar inventario físico del almacén, y que permite
verificar periódicamente la existencia del producto. Puede ser parcial o
general, a través del conteo físico y su confrontación con las existencias
teóricas, de acuerdo a los registros internos. Se debe tener precaución de
identificarla última entrada y salida para conciliarlos resultados.
•
Es necesario que se establezcan políticas que no dejen lugar a dudas
cuando los artículos y materiales se encuentran en cada caso. Es decir,
establecer alternativas para retiro del almacén, posible venta o recuperación
de artículos obsoletos o dañados. En el caso de artículos de lento
movimiento se debe establecer que efectivamente lo sean y su ubicación
para ser específicos.
•
Cuando exista material ajeno, éste debe estar plenamente identificado y
salvaguardado, cualquiera que sea su modalidad, ya que el Instituto tiene la
responsabilidad de su custodia.
•
La conciliación del almacén de papelería y del almacén de materiales del
fraccionamiento Benito Palomino Dena, estarán a cargo del departamento de
proveeduría.
Los inventarios físicos son necesarios para la verificación de existencias en
cualquier etapa de este proceso.
114
REGISTRO CONTABLE.
Se mostrará el registro contable de los tres inventarios que el IVEA maneja
los cuales son: inventarios de acciones de vivienda, inventario de almacén de
papelería e inventario de almacén del fraccionamiento Palomino Dena.
INVENTARIO DE ACCIONES DE VIVIENDA.
El Inventario de acciones de vivienda comienza cuando un fraccionamiento
se termina y se traspasa el costo de la obra a la cuenta de inversión en
fraccionamientos, después cuando se venden las acciones de vivienda se va
disminuyendo el inventario, enseguida se mostrará el registro contable del traspaso
de la inversión de un fraccionamiento terminado a la cuenta de inversión en
fraccionamientos que sirve para controlar las existencias de acciones de vivienda, la
disminución del inventario por ventas ya se mostró en el rubro de Cuentas por
Cobrar ambos casos se registran por póliza de diario..
CARGO
110-900-000 INVERSIÓN EN
FRACCIONAMIENTOS
110-800-000
OBRA EN
PROCESO
ABONO
X
X
En el Inventario de almacén de papelería se registran las entradas por póliza
de egresos y las salidas por póliza de diario, a continuación se muestra el registro
contable para cada una de las actividades.
115
ENTRADAS AL ALMACEN DE PAPELERÍA
CARGO
110-700-000
ALMACENES
E
INVENTARIOS
110-200-000
ABONO
X
X
BANCOS
SALIDAS DEL ALMACEN DE PAPELERÍA
CARGO
510-000-000
GASTO
CORRIENTE
X
ALMACENES
E
INVENTARIOS
110-700-000
ABONO
X
En el almacén del fraccionamiento Palomino Dena ya no hay entradas debido
a que las existencias de materiales para construcción que tienen costo son muy
pocas, ya que fue lo que quedo desde que era Vivienda Popular, por lo tanto las
salidas se registran en póliza de diario y es la siguiente:
CARGO
510-000-000
110-700-000
GASTO
CORRIENTE
ABONO
X
ALMACENES
E
INVENTARIOS
X
116
2.6 - SUELDOS Y SALARIOS
Los sueldos y salarios son una contraprestación por servicios laborales
recibidos en un periodo determinado, entre el negocio que contrata y el individuo
que es contratado. Este contrato tiene aspectos legales, administrativos y contables
inherentes que por fuerza se deben contemplar.
El importe total de sueldos y salarios que se eroguen por lo general es
significativo, representa un porcentaje importante del egreso total; eso justifica la
atención que recibe en todo el proceso.
El departamento de Recursos Humanos es el que se encarga de realizar la
nomina en forma quincenal de los trabajadores del IVEA.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
En necesario que el personal que se contrate esté debidamente registrado
ante las instancias oficiales (IMSS, RFC, SAT, ISSSSPEA etc.) antes de
iniciar sus labores. También es importante que su expediente esté
debidamente integrado y documentado, ya que de ello derivan repercusiones
administrativas laborales, fiscales, de vivienda y seguridad social.
•
El personal debe estar integrado al Instituto, plenamente identificado en
áreas específicas donde presta sus servicios, lo cual facilita la aplicación de
la nómina al área correspondiente.
•
El control efectivo del tiempo laborado representa un elemento básico para
determinar sueldos y salarios, utilizándose para ello formas administrativas y
117
electrónicas
como
el
checador,
también
existen
disposiciones
administrativas para sancionar o premiar el cumplimiento.
•
La aplicación de remuneraciones se basará siempre en documentos
específicos, tales como el tabulador salarial del contrato individual en la
nómina administrativa.
•
Es determinante para el control interno precisar los conceptos de
remuneraciones generales, tales como el sueldo o salario, tiempo extra,
prima dominical, prima en días de descanso, prima vacacional, aguinaldo e
incentivos y su denominación obedece a su origen.
•
Las deducciones nominales representan los descuentos al ingreso del
trabajador por aplicaciones legales derivadas de la obligación de retención en
el primer caso y convenidas con el personal en el segundo. Dentro de estas
deducciones están el impuesto sobre la renta, seguridad social, vivienda, así
como ahorro, seguros, préstamos, previsión social, entre otras.
•
El Instituto utiliza el paquete NomiPAQ donde se obtiene una nómina previa,
la cual una vez revisada por la dirección de Administración y Finanzas,
originará la definitiva.
Para facilitar el cumplimiento del control interno en este proceso se
calendarizan las actividades y se presentan las fechas de pago.
•
La elaboración de recibos de nomina es un proceso mediante el cual se
emiten los recibos individuales de cada empleado, en el que aparecen los
diversos conceptos de remuneración, así como los de deducciones y en los
que el empleado estampará su firma o huella digital, demostrando su
118
conformidad con el pago recibido, y eso sirve como comprobante del egreso
individualizado para el Instituto.
•
El departamento de Crédito e Inversiones se encarga de realizar el traspaso
bancario a la cuenta de la nomina y llevar a cabo la dispersión o depósito
bancario individual para cada trabajador.
•
El pago de nominas constituye la etapa final de este proceso para dar
cumplimiento a esta operación.
•
Los pagos realizados por cheque no reclamados deben resguardarse por un
tiempo prudente que determinará la dirección de Administración y Finanzas o
el área jurídica si se trata de una demanda por despido. Al transcurrir ese
tiempo fijado es necesario depositar el cheque en la cuenta bancaria
correspondiente. Para liquidarse después del depósito debe haber una
solicitud autorizada, y emitir el cheque por el monto especificado. Los motivos
que impiden el cobro son: ausentismo, incapacidad médica, viajes,
trabajadores que causen baja y entablen demanda., entre otras.
•
El registro contable representa un mecanismo de control, en virtud del cual
quedan aplicados los importes de esa operación en las cuentas contables
correspondientes, así como el egreso, por las deducciones pendientes de
pago, lo cual facilita el análisis de nomina y la toma de decisiones.
119
REGISTRO CONTABLE.
El registro contable de sueldos y salarios se registra en póliza de diario y es
el siguiente:
CARGO
510-100-000
SERVICIOS
PERSONALES
110-200-000
ABONO
X
BANCOS
X
2.7 – ACTIVOS FIJOS
Los inmuebles, planta y equipo, representan bienes tangibles y pertenecen al
activo fijo de las empresas o instituciones gubernamentales, los cuales son
utilizados como base a la actividad preponderante que desarrolla cada empresa, la
finalidad especifica al adquirirlos es el uso interno y su venta por renovación.
Por lo general se incluyen en los activos fijos los terrenos, edificios, planta
instalaciones provisionales, maquinaria y equipo, equipo de oficina, de cómputo, de
radio o telecomunicaciones, de transporte, topográfico y otros específicos.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
Para la valuación de los activos fijos, se requiere la verificación del registro
de valores de adquisición, así como de actualización, considerando el
impacto económico del medio externo sobre el costo histórico de los activos
fijos y su depreciación.
120
•
Para la evaluación se requiere de una revisión periódica de los activos para
constatar sus condiciones físicas, uso, registro contable y depreciaciones.
•
EL señalamiento de gravámenes existentes sobre estos rubros de activos
fijos, así como de restricciones o limitaciones relativas a su disponibilidad.
•
Registro de los activos que se adquieren en el sistema de activos fijos para
su control.
•
Según el Art.40 de la ley del Impuesto Sobre la Renta, los porcentajes de
depreciaciones autorizados para los activos fijos son los siguientes:
- 10% Inmuebles
- 10% mobiliario y equipo de oficina
- 25% automóviles y camiones de carga
- 30% computadoras personales de escritorio y portátiles, servidores,
impresoras, lectores ópticos, graficadores, lectores de código de
barras, digitalizadores, unidades de almacenamiento externo y
concentradores de redes de computo.
REGISTRO CONTABLE.
En el registro contable de Activos fijos se mostrará cuando se adquiere el
activo fijo, cuando se vende y la depreciación, todos estos registros se realizan en
póliza de diario.
ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS.
CARGO
120-000-000
110-200-000
ACTIVO FIJO
ABONO
X
BANCOS
X
121
VENTA DE ACTIVOS FIJOS.
CARGO
110-200-000
BANCOS
430-000-000
ABONO
X
OTROS
INGRESOS
X
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
CARGO
520-000-000 DEPRECIACIONES
120-000-000
ABONO
X
ACTIVO FIJO
X
2.8 – PATRIMONIO
El Patrimonio del Instituto estará constituido por:
•
El acervo de bienes y derechos que reciba por aportaciones federales,
subsidios, donaciones, herencias, legados, cesiones, adjudicaciones,
expropiaciones o que el Instituto genere por ventas, intereses, rentas,
plusvalías, cuotas, utilidades, sanciones pecuniarias y/o cualquier otro
ingreso a su favor; y
•
El acervo de obligaciones que de conformidad con las leyes aplicables,
adquiera hasta el límite de su capacidad de pago, financiera y
contablemente acreditado. Todo acto, contrato o convenio que implique
obligación o derecho con cargo al patrimonio del Instituto, deberá ser
registrado en su contabilidad.
122
REGISTRO CONTABLE.
Actualmente lo que se registra como patrimonio son las aportaciones que la
federación realiza al IVEA como subsidio para la construcción de acciones de
vivienda que estarán dirigidas a familias de escasos recursos y su registro contable
se realiza por póliza de diario como se presenta a continuación:
CUANDO SE RECIBE EL SUBSIDIO FEDERAL.
CARGO
110-200-000
BANCOS
310-000-000
ABONO
X
APORTACIONES
PATRIMONIALES
X
CUANDO SE APLICA EL SUBSIDIO.
CARGO
210-800-000 ANTICIPO DE
CLIENTES
310-000-000 APORTACIONES
PATRIMONIALES
410-000-000
ABONO
X
X
INGRESOS PROPIOS
X
2.9 – COMPRAS
“Las compras son un plan de organización entre el sistema de contabilidad,
funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto
obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia
de operaciones de adquisición y compra” (Perdomo, 2000, p. 3).
Tiene como objetivos:
123
•
Prevenir fraudes en compras por favoritismos, confabulación.
•
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
•
Obtener información segura, oportuna y confiable de compras
•
Promover la eficiencia del personal de compras.
BASES DEL CONTROL INTERNO
•
Cuando se necesitan las mercancías, materiales, servicios, se formula una
solicitud de requisición de compra, una orden e compra (cuando el monto es
menor a 1,000.00) u orden de servicio.
•
El departamento de proveeduría una vez que recibe la solicitud de la
requisición, orden de compra u orden de servicio autorizada, consulta su
archivo de proveedores, y se realizan tres cotizaciones y la más baja es la
que queda seleccionada.
Una vez seleccionado el proveedor:
•
Se realiza la documentación correspondiente por triplicado, numeradas
progresivamente, donde constará quien solicita el gasto y el área al que
pertenece, descripción del concepto, cantidad, precio, IVA, suma total, así
como las firmas de autorización, ahora bien, el original es para el
departamento de contabilidad como soporte de la factura en la póliza
•
Las compras son autorizadas por el director General, la dirección de
administración y Finanzas y el director de área donde se está solicitando el
gasto.
124
•
Una copia de la documentación es para la póliza de egresos, otra para el
departamento de Proveeduría y otra para el área que la emitió.
REGISTRO CONTABLE.
El registro contable de las compras se realizan en póliza cheque de egresos
de la siguiente manera:
CARGO
510-000-000
110-200-000
GASTO
CORRIENTE
ABONO
X
BANCOS
X
3.- CONTROL INTERNO CONTABLE
El control interno contable constituye un sistema general que se diseña e
implementa en el organismo para normar el registro efectivo y eficiente de las
operaciones que se realizan. Se integra por políticas, procedimientos, métodos y
formas, así como el flujo de operaciones que le permiten obtener información
cuantitativa de índole financiera con atributos de oportunidad, confiabilidad y
veracidad.
El control se orienta hacia la revisión, clasificación, registro e interpretación
de las operaciones celebradas con la finalidad de presentar estados financieros,
apoyando con ello a la Dirección de Administración y Finanzas del IVEA, quien los
utilizará como herramienta de trabajo.
125
De lo anterior se desprende la importancia de la información contable para la
administración y su repercusión en la toma
de decisiones, lo cual alienta la
eficiencia y efectividad de la información y enfatiza la importancia de recopilación,
clasificación y salvaguarda de la documentación comprobatoria
3.1 – OBJETIVOS
•
La información oportuna es una premisa fundamental en el control interno
contable para la obtención de información, así como la autenticidad de la
misma
mediante
el
establecimiento
de
una
estructura
contable,
calendarización, verificación documental, revisión de aplicación y preparación
de estados financieros.
•
La evidencia documental se da mediante la obtención de documentación
comprobatoria adecuada que respalde a cada una de las operaciones
efectuadas y que aclaren cualquier situación, mediante el cumplimiento de
los requisitos preestablecidos por el sistema de control interno.
•
La protección de activos y patrimonio consiste en salvaguardar sin excepción
el derecho de propiedad sobre los bienes de la entidad pública, mediante la
promoción de la seguridad física de las instalaciones y equipos, adquisición
de pólizas de seguros y la tenencia de documentación comprobatoria original
y su resguardo físico adecuado.
•
Actualización continua de la estructura y contenido del catálogo de cuentas,
adaptándolo a la situación actual o esperada de la operación del IVEA.
126
•
Establecer criterios de registro para operaciones homogéneas o particulares
y facilitar la rapidez en el proceso de identificación, revisión y captura.
•
El orden en el registro se obtiene al establecer y difundir entre los
involucrados el flujo de operaciones y verificar el seguimiento del proceso
determinado para el registro de operaciones.
•
La división del trabajo se da al determinar claramente la autoridad,
responsabilidad y funciones del personal, apegándose a un sistema de
verificación del proceso de operaciones.
•
Se detectan deficiencias aplicando controles preventivos en el manejo
operativo y aplicando las acciones correctivas correspondientes.
•
Las desviaciones de control se detectan mediante la verificación automática y
continua de las operaciones para detectar irregularidades y evitar los daños
administrativos y patrimoniales a través de acciones correctivas.
•
Proporcionar información especializada derivado de la información financiera
básica, reportes que contienen información interna administrativa, fiscal, de
flujo financiero, costos.
3.2 – FINALIDAD
El control interno contable tiene como finalidad garantizar la obtención de
información financiera integral para los usuarios internos y externos, es además una
herramienta de apoyo para la Dirección de Administración y Finanzas.
127
La información financiera que se presenta a la Dirección de Administración y
Finanzas del IVEA debe ser oportuna, actualizada y comparada, lo cual coadyuva la
actividad administrativa y es susceptible de ampliarse en la manera que se requiera.
La calidad de la información es el reflejo de la adecuada observancia del
control interno establecido en todo el proceso de clasificación, soporte evidencial,
análisis, registro de operaciones y emisión de estados financieros. En ningún
momento debe subestimarse el aspecto contable, ya que su influencia en la
organización es decisiva.
Es indudable que el establecimiento de un sistema de información financiera
conlleva la participación del personal que recibe los servicios y aporta sugerencias
de mejora.
Información financiera básica
Se integra por los estados siguientes:
•
Estado de situación financiera
•
Estado de resultados
•
Estado de variación en el capital contable
•
Estado de cambio en la situación financiera
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA. Se refiere a una fecha determinada e
incluye el activo, pasivo y capital contable. Puede presentarse en forma comparativa
e indicar porcentajes de integración, lo cual ayuda al análisis de la información.
128
ESTADO DE RESULTADOS. Se refiere a un periodo de operaciones e incluye los
ingresos, costos y gastos operativos. Puede presentarse con las adecuaciones ya
señaladas en el caso anterior e incluir el control presupuestal.
ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE. Muestra las variaciones
en las cuentas que lo integran en un periodo determinado, partiendo del saldo de un
ejercicio, sumando los aumentos, restando las disminuciones para llegar al saldo del
capital contable de fin del ejercicio.
ESTADO
DE
CAMBIOS
EN
LA
SITUACIÓN
FINANCIERA.
Indica
el
comportamiento de los recursos financieros de un organismo, revelando actividades
de financiamiento e inversión. Puede presentarse en forma comparativa contra
estados financieros anteriores.
Aunado a estados financieros básicos, en el IVEA se utilizan otros sistemas
que emiten reportes analíticos y complementarios a ellos o que se utilizan para
conciliar la información contable con la emitida por el sistema como son:
•
Balanza de comprobación y auxiliares contables que se obtienen del paquete
de ConPaq en el cual se registran todas las operaciones contables y es el
apoyo esencial del departamento de Contabilidad, en este departamento
también se cuenta con el paquete de CheqPaq en donde se emite la póliza
de egresos con su cheque anexo.
•
El Control bancario se lleva por medio de un sistema de bancos que las
Instituciones
bancarias
dan
acceso
para
poder
hacer
consultas,
transferencias, dispersión de nomina, consulta de estados de cuenta.
129
•
El sistema de cuentas por cobrar, es utilizado en el departamento de
Ingresos y en él se registran todos los créditos de los beneficiarios del área
social que se les ha otorgado cualquiera de los créditos de los programas
que esta área ofrece,
se visualizan los saldos de cada beneficiario de
acuerdo a los pagos que va realizando, se emiten estados de cuenta de los
beneficiarios; este sistema también permite determinar y llevar un control de
la cartera vencida.
•
El sistema de documentos por cobrar es utilizado en el área Comercial para
llevar un control de los clientes del área Comercial, y en este sistema se da
de alta el crédito obtenido de los clientes por la compra de un lote tipo
comercial se van registrando sus pagos y emite estados de cuenta en donde
se visualiza si tiene adeudo el cliente, además de que muestra la cartera
vencida de los clientes en general.
•
Los activos fijos se controlan en el departamento de Proveeduría a través de
un sistema que permite almacenar todos los activos fijos existentes en el
IVEA y se clasifican como activos depreciables o activos controlables de
acuerdo a su precio, emite una serie de reportes de acuerdo a la información
que se requiera saber como la lista de activos registrados por persona, la
existencia por tipo de activo, un reporte de depreciaciones por cada activo o
por clasificación de activos.
•
La nomina se realiza en el departamento de Recursos Humanos a través de
un sistema de nomina que permite determinar las percepciones y
130
deducciones de cada empleado de acuerdo su categoría, emite una serie de
reportes de acuerdo a la consulta que se requiera realizar
•
El almacén de papelería se controla en el departamento de Proveeduría a
través de un sistema de inventarios, en el que permite registrar el catálogo de
proveedores autorizados, así como llevar un control de entradas y salidas de
artículos y emite una serie de reportes que sirven para poder llevar un control
de las existencias, si existe algún faltante, llevar un control de precios.
•
El sistema de obra se desarrolló para llevar el control del avance de obra
tanto físico como financiero, y permite sacar el costo total de la obra en base
a los pagos de los contratos ejecutados por las constructoras que
participaron en las licitaciones y es alimentado y consultado por las áreas y
departamentos involucrados en el desarrollo y proceso de la obra tanto físico
como financiero y son algunos departamentos del área Técnica y el
departamentos de Gestión y Financiamiento así como el departamento de
Costos y Análisis Financieros que pertenecen al área de Administración Y
Finanzas
Los sistemas que sirven de apoyo adicionales ya mencionados, constituyen
verdaderos conductos de control, ya que permiten seguir las operaciones
reglamentarias.
131
3.3 – ATRIBUTOS DEL SISTEMA CONTABLE
El sistema contable determina un flujo de actividades para facilitar el proceso
de análisis, clasificación y registro de las operaciones y generar información del
Instituto.
Este sistema tiene los atributos siguientes:
•
Identifica operaciones / Precisa la naturaleza de la operación
•
Evidencia su documentación / Requiere documentación comprobatoria
•
Clasifica y registra operaciones de manera oportuna / Establece jerarquía y
secuencia de registros
•
Expresa monetariamente las operaciones / Cuantifica los hechos económicos
•
Refleja en estados financieros / Integra la información económica en
documentos formales
El sistema que se utiliza en la actualidad en el IVEA es el de pólizas ya que
por sus características propias facilitan el proceso contable y se registra a través
de pólizas de ingresos, egresos y diario.
POLIZAS DE INGRESOS. Esta póliza se realiza en el departamento de
Contabilidad en base a la documentación recibida del departamento de ingresos
debidamente revisada y se genera de la cobranza diaria realizada en la cajas del
IVEA tanto en las oficinas centrales como en las cajas foráneas ubicadas en los
municipios del estado en donde se cuenta con fraccionamientos desarrollados por el
Instituto,. Esta documentación consta de los recibos emitidos por cada pago
realizado por los beneficiarios o pagos diversos realizados por situaciones
diferentes al pago de una acción de vivienda como pueden ser copias, inscripción a
132
licitaciones convocadas por el Instituto, ingresos por venta de activos fijos,
penalizaciones de obra, productos de juicios jurídicos entre otros, las fichas de
depósito de cada caja receptora selladas por el banco, el arqueo realizado de cada
caja, el reporte del ingreso recabado al corte diario emitido por cada caja. Cuando la
póliza es armada y se registra en el paquete ConPaq de acuerdo a las cuentas del
catálogo.
POLIZA DE EGRESOS. Se origina de las facturas recibidas por el departamento de
Proveeduría y del departamento de gestión y Financiamiento.
Las facturas que se reciben del departamento de Proveeduría son de
compras realizadas con proveedores de bienes y servicios, como son: compra de
papelería, compra y mantenimiento de equipo de oficina, transporte, computo,
compra de material de construcción para el mantenimiento de los distintos
fraccionamientos, servicios de vigilancia, limpieza, mantenimiento de un elevador
del edificio, de las copiadoras, seguros de los vehículos, edificio, beneficiarios entre
otros, estas facturas se reciben primeramente en el departamento de Contabilidad
para verificar que cuenten con los requisitos fiscales y estén bien aritméticamente
posteriormente se procede a la realización de su contra recibo y programación del
pago, una vez recibidas todas las facturas en los días de recepción, se relacionan y
se pasan al departamento de Proveeduría el cual se encarga de soportar estas
facturas con la documentación necesaria como es orden de compra, orden de
servicio con su respectiva solicitud, requisición de compra con la solicitud de la
misma, cuadro frío de comparación, toda esta documentación debe estar
autorizada, y se procede a recabar firmas de las personas que solicitaron el gasto y
las firmas de autorización del mismo en la factura, una vez que las facturas están
133
con su documentación completa se regresan al departamento de Contabilidad para
la realización de la póliza de egresos y su cheque en el paquete de CheqPaq y se
registran en el paquete Conpaq.
Las facturas que se reciben del departamento de Gestión y Financiamiento,
es recibida a su vez de la Dirección Técnica y son de los constructores que realizan
los trabajos de obra en los fraccionamientos del IVEA y deben estar soportadas por
la estimación y generadores de obra debidamente firmados por la constructora,
supervisor y Director Técnico, las facturas se verifican que cuenten con los
requisitos fiscales y estén aritméticamente correctas, posteriormente se comprueba
que cuente con presupuesto, de lo contrario se regresa la documentación a la
dirección técnica.
Una vez revisada y aceptada toda la documentación se pasa al departamento
de Contabilidad para la realización de la póliza de egresos y su cheque
debidamente registrado de acuerdo al catálogo de cuentas.
Cabe señalar que el egreso por su propia característica y utilización de
cuenta de cheques, facilita la operación individual, existiendo tantas pólizas como
cheques se hayan elaborado.
POLIZA DE DIARIO. Se realiza a diario para que cuente con un registro de diario
cronológico y es registrado en el paquete ConPaq por el departamento de
Contabilidad, y es originada por varios conceptos, entre otros, correcciones por error
en captura o error en la clasificación de las cuentas en las pólizas de ingresos y
egresos, por ventas tanto del área Comercial como Social, depreciaciones de los
activos, comprobaciones de gastos, salidas del almacén de papelería, entadas y
salidas del almacén de materiales del
fraccionamiento Palomino Dena,
134
contribuciones pagadas, movimientos de inversión y transferencias bancarias,
pagos anticipados devengados, descuentos por pronto pago en las mensualidades
de los beneficiarios del área social así como condonación de intereses moratorias.
Una vez registradas todas las pólizas en el mes, se emite la balanza de
mayor, balanza de subcuentas, y estados financieros.
3.4 - ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE
Los elementos que integran la organización contable son los siguientes.
3.4.1 - CATALOGO DE CUENTAS. Es el documento que estructura y explica la
clasificación de cuentas (su naturaleza) que se utilizan en el registro de operaciones
de balance y resultados.
Este catálogo es de uso exclusivo del departamento de Contabilidad ya que
es el que se encarga del registro de las operaciones y esta estructurado por cuentas
de balance y de resultados con algunos nombres de cuentas acordes al giro del
Instituto.
A continuación se presenta un extracto de los que es el catálogo de cuentas
que en la actualidad se utiliza en el IVEA, se muestra el número y nombre de las
cuentas así como una pequeña explicación de estas cuentas.
CATALOGO DE CUENTAS
El Catálogo de Cuentas que el Instituto de Vivienda del Estado de
Aguascalientes utiliza en la actualidad representa la lista de cuentas y descripciones
de la contabilidad gubernamental, con el propósito de clarificar el significado e
135
interpretación de los registros y saldos, y así facilitar los procesos de toma de
decisiones.
ESTRUCTURA.
El catálogo se integra por tres niveles de desagregación de la información
financiera, de acuerdo a lo siguiente:
XXX-
XXX-
XXX
1er Nivel
2º Nivel
3er Nivel
Cuenta
Subcuenta
Subsubcuenta
NOMBRE Y NUMERO DE CUENTA DEL CATALOGO.
CUENTA
NOMBRE
CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE
ACTIVO
100-000-000
ACTIVO
110-000-000
CIRCULANTE
120-000-000
FIJO
130-000-000
DIFERIDO
110-100-000
EFECTIVO
110-200-000
BANCOS
110-300-000
INVERSIONES
110-400-000
CUENTAS POR COBRAR
110-500-000
DOCUMENTOS POR COBRAR
110-600-000
DEUDORES DIVERSOS
110-700-000
ALMACENES E INVENTARIOS
110-800-000
OBRA EN PROCESO
110-900-000
INVERSIÓN EN FRACCIONAMIENTOS
120-100-000
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
136
120-200-000
120-300-000
MAQUINARIA Y EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN, ELÉCTRICO
Y DE COMUNICACION
VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE
120-400-000
MODULOS EN COMODATO
120-500-000
HERRAMIENTAS Y REFACCIONES
120-600-000
BIENES INMUEBLES
130-100-000
GASTOS DE ORGANIZACIÓN E INSTALACIÓN
130-200-000
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
130-300-000
DEPÓSITOS EN GARANTÍA
CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE
PASIVO
200-000-000
PASIVO
210-000-000
CIRCULANTE
220-000-000
A LARGO PLAZO
210-100-000
ACREEDORES DIVERSOS
210-200-000
DOCUMENTOS POR PAGAR
210-300-000
RETENCIONES A FAVOR DE TERCEROS
210-400-000
IMPUESTOS POR PAGAR
210-500-000
ANTICIPO DE CLIENTES
210-600-000
RESERVA PARA CONTINGENCIAS
CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE
PATRIMONIO
300-000-000
PATRIMONIO
310-000-000
APORTACIONES PATRIMONIALES
320-000-000
RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
330-000-000
RESULTADO DEL EJERCICIO
CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE
INGRESOS
400-000-000
INGRESOS
137
410-000-000
INGRESOS PROPIOS
420-000-000
INGRESOS DE ORIGEN FEDERAL
430-000-000
OTROS INGRESOS
410-100-000
ACCIONES DE VIVIENDA
420-100-000
TRANSFERENCIAS FEDERALES
430-100-000
INCREMENTO SALARIA EN CUENTAS POR COBRAR
CUENTAS DE MAYOR, CUENTAS Y SUBCUENTAS DE
EGRESOS
500-000-000
EGRESOS
510-000-000
GASTO CORRIENTE
520-000-000
DEPRECIACIONES
530-000-000
COSTO DE VENTA
540-000-000
MANTENIMIENTO DE FRACCIONAMIENTOS
550-000-000
OTROS EGRESOS
510-100-000
SERVICIOS PERSONALES
510-200-000
MATERIALES Y SUMINISTROS
510-300-000
SERVICIOS GENERALES
510-400-000
520-100-000
TRANSFERENCIAS, SUBSIDIOS, PENSIONES Y
JUBILACIONES
DEPRECIACION DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
530-100-000
ACCIONES DE VIVIENDA
540-100-000
FRACCIONAMIENTOS YA VENDIDOS
550-100-000
DONACIONES
550-200-000
PREMIOS DE SORTEO
DESCRIPCIÓN DE CADA CUENTA.
CUENTA
100-000-000
NOMBRE
ACTIVO
NATURALEZA
Deudora
NIVEL
1 Cuenta
138
Conjunto de bienes, créditos a favor y derechos que tiene el
IVEA, en una fecha determinada.
110-000-000
CIRCULANTE
Deudora
1 Cuenta
Son aquellos fondos, valores y bienes de realización a corto
plazo, tales como efectivo, cuentas bancarias, inventarios,
cuentas por cobrar y demás activos cuyo flujo normal de
realización no exceda de un período de doce meses.
120-000-000
FIJO
Deudora
1 Cuenta
Son las propiedades, bienes muebles e inmuebles, así como los
derechos que representan la inversión de patrimonio o capital
del IVEA.
Estos bienes denotan una fijeza de propósito o intención de
continuar en el uso o posesión de los bienes, eventualmente,
pueden ser enajenados o dados de baja conforme a las leyes
aplicables en la materia, ya sea porque se considera que no son
útiles, o sean reemplazados por nuevas instalaciones o por
otras causas similares a las expuestas.
130-000-000
DIFERIDO
Deudora
1 Cuenta
Se conforma por todos aquellos gastos pagados por anticipado
o en garantía, por los que se tiene derecho a recibir un servicio,
ya sea en el ejercicio en curso o ejercicios posteriores, o cuyo
período de amortización sea mayor de doce meses.
110-100-000
EFECTIVO
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de las disponibilidades líquidas para
satisfacer las necesidades inmediatas en la operación del IVEA.
139
110-200-000
BANCOS
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los recursos disponibles del IVEA,
custodiados a través de cuentas de depósito, corrientes y de
disponibilidad inmediata, pudiendo ser estas productivas o no,
en las diversas instituciones bancarias del sistema financiero
mexicano.
110-300-000
INVERSIONES
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los recursos invertidos por el IVEA en
cuentas y/o fondos de inversión, certificados de depósito, bonos
y valores bursátiles, así como cualquier otro producto de
captación de instituciones del sistema financiero mexicano, cuyo
propósito es obtener rendimientos financieros.
110-400-000
CUENTAS POR COBRAR
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los derechos para exigir a un deudor el
pago de una prestación u obligación en dinero, así como los
recursos a favor del IVEA, por erogaciones no devengadas
pendientes de aplicar.
110-500-000
DOCUMENTOS POR COBRAR Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los derechos en títulos de crédito o
documentos que establezcan plazos y otras condiciones
específicas, para exigir a un deudor el pago de una prestación u
obligación en dinero.
110-600-000
DEUDORES DIVERSOS
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los derechos de cobro que se derivan del
otorgamiento de créditos, préstamos o financiamientos a
terceros, cuyo plazo no exceda a doce meses.
140
110-700-000
ALMACENES E INVENTARIOS Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los bienes o mercancías que el IVEA
tiene destinados para su consumo o venta, valuados por un
método de inventarios.
110-800-000
OBRA EN PROCESO
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los contratos de obra en cada
fraccionamiento durante su desarrollo..
110-900-000
INVERSIÓN EN
FRACCIONAMIENTOS
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de las inversiones en bienes inmuebles
cuyo
propósito
principal
es
su
desarrollo
urbanístico,
habitacional y/o su enajenación en el corto y mediano plazo.
120-100-000
MOBILIARIO Y EQUIPO DE
OFICINA
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor del mobiliario y equipo de oficina e
informático, necesarios para el desempeño de las actividades
en el Instituto. Incluye el valor de las adjudicaciones,
expropiaciones e indemnizaciones de bienes muebles a favor
del IVEA.
120-200-000
MAQUINARIA Y EQUIPO DE
CONSTRUCCIÓN,
ELÉCTRICO Y DE
COMUNICACIÓN
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de la maquinaria y equipo de construcción,
de comunicaciones y telecomunicaciones y demás maquinaria y
equipo eléctrico y electrónico que se requieren en el IVEA.
120-300-000
VEHÍCULOS Y EQUIPO DE
TRANSPORTE
Deudora
2 Subcuenta
141
Representa el valor de todo el equipo de transporte terrestre
necesarios para las operaciones del IVEA.
120-400-000
MODULOS EN COMODATO
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los bienes inmuebles que están
destinados en comodatos para las personas de la tercera edad
y son propiedad del IVEA.
120-500-000
HERRAMIENTAS Y
REFACCIONES
Representa
el
valor
Deudora
de
las
2 Subcuenta
herramientas,
máquinas-
herramientas, refacciones y accesorios mayores, que se
requieran en los trabajos del IVEA, y cuya adquisición implique
el incremento en el valor de los activos fijos de las mismas.
120-600-000
BIENES INMUEBLES
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de todo tipo de bienes inmuebles utilizados
en el IVEA, así como los gastos por adjudicación, expropiación
e indemnización por daños de los mismos.
130-100-000
GASTOS DE INSTALACIÓN
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los gastos que estén sujetos a
amortización en un período determinado.
130-200-000
GASTOS PAGADOS POR
ANTICIPADO
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los derechos de cobro que se derivan de
un convenio o contrato por lo que se espera recibir un bien o
servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios
posteriores.
142
130-300-000
DEPÓSITOS EN GARANTÍA
Deudora
2 Subcuenta
Representa el valor de los bienes monetarios o de otra
naturaleza que otorga el IVEA a la custodia o guarda de un
prestador de servicio, con el fin de salvaguardar la inversión que
dicho prestador de servicios realiza al poner a disposición del
Gobierno bienes o servicios.
Estos valores o bienes otorgados en custodia son objeto de
devolución al Gobierno una vez que se cumplen las condiciones
del contrato correspondiente.
200-000-000
PASIVO
Acreedora
1 Cuenta
Conjunto de obligaciones de pago contraídas con terceros por el
IVEA; así como los Ingresos que se reciben en forma anticipada
a su realización.
210-000-000
CIRCULANTE
Acreedora
1 Cuenta
Deudas y obligaciones a cargo del IVEA, que son exigibles en
un plazo no mayor de doce meses, con la característica general
de que se encuentran en constante movimiento o rotación; así
como los Ingresos que se reciben en forma anticipada a su
realización.
220-000-000
A LARGO PLAZO
Acreedora
1 Cuenta
Deudas y obligaciones a cargo del IVEA, que son exigibles por
un tercero, en un plazo mayor de doce meses a partir de la
fecha de su contratación.
210-100-000
ACREEDORES DIVERSOS
Acreedora
2 Subcuenta
Representa el valor de las deudas u obligaciones por pagar a un
143
proveedor o acreedor por prestaciones de servicios, adquisición
de bienes u obligaciones en dinero.
210-200-000
DOCUMENTOS POR PAGAR
Acreedora
2 Subcuenta
Representa el valor de las obligaciones en títulos de crédito o
documentos que establezcan plazos y otras condiciones
específicas, para liquidar a un acreedor el pago de una
prestación u obligación en dinero.
210-300-000
RETENCIONES A FAVOR DE
TERCEROS
Acreedora
2 Subcuenta
Representa el valor de las retenciones efectuadas en el
momento del pago de un adeudo o una obligación a cargo del
IVEA, y que a su vez, esta retención es objeto de pago o entero
a un tercero, en cumplimiento a disposiciones legales o
contractuales.
210-400-000
IMPUESTOS POR PAGAR
Acreedora
2 Subcuenta
Representa el valor de los impuestos, derechos u otras
contribuciones por pagar a la autoridad fiscal competente a
cargo del IVEA a una fecha determinada, en cumplimiento a las
disposiciones legales correspondientes.
210-500-000
ANTICIPO DE CLIENTES
Acreedora
2 Subcuenta
Representa el monto de las aportaciones de los beneficiarios
por concepto de anticipo para la asignación de su acción de
vivienda.
210-600-000
RESERVA PARA
CONTINGENCIAS
Acreedora
2 Subcuenta
Representa el valor de las provisiones efectuadas por las
144
dependencias y entidades de la Administración Pública para
hacer frente en el futuro a contingencias por obligaciones
laborales, desastres naturales, económicos y otras que tengan
carácter de impredecibles o sean ocasionadas por la naturaleza.
300-000-000
PATRIMONIO
Acreedora
2 Subcuenta
Conjunto de bienes, derechos e inversiones que de forma
directa o indirecta son utilizados para la realización de acciones
de vivienda por parte del IVEA para familias de escasos
recursos.
310-000-000
APORTACIONES
PATRIMONIALES
Acreedora
1 Cuenta
Representa el valor de las aportaciones realizadas por las
entidades federales y estatales, para la puesta en marcha los
programas de vivienda, destinados a familias de escasos
recursos.
320-000-000
RESULTADOS DE
EJERCICIOS ANTERIORES
Acreedora
1 Cuenta
Representa el valor del resultado de las operaciones financieras
efectuadas por el IVEA en los ejercicios anteriores, este
resultado puede ser un remanente o un déficit acumulado.
330-000-000
RESULTADO DEL EJERCICIO
Acreedora
1 Cuenta
Representa el valor del resultado de las operaciones financieras
efectuadas
por
las
dependencias
y
entidades
de
la
Administración Pública, que corresponde a la diferencia entre
los ingresos obtenidos autorizados en la Ley de Ingresos, y el
ejercicio del gasto aprobado en el Presupuesto de Egresos del
ejercicio fiscal del período de que se trate.
145
400-000-000
INGRESOS
Acreedora
1 Cuenta
Representa los recursos que obtiene el IVEA, en el ejercicio de
sus facultades conferidas en las leyes y disposiciones
aplicables.
410-000-00
INGRESOS PROPIOS
Acreedora
1 Cuenta
Representa los recursos que obtiene el IVEA, por la venta de
acciones de vivienda que no están subsidiadas por entidades
públicas.
420-000-000
INGRESOS DE ORIGEN
FEDERAL
Acreedora
1 Cuenta
Agrupa los recursos que recibe el IVEA provenientes de la
Federación por concepto de aportaciones destinadas a
programas de vivienda para familias de escasos recursos.
430-000-000
OTROS INGRESOS
Acreedora
1 Cuenta
Son los ingresos que percibe el IVEA por conceptos
extraordinarios diferentes a lo que son los programas de
vivienda.
410-100-000
ACCIONES DE VIVIENDA
Acreedora
2 Subcuenta
Son los ingresos que percibe EL IVEA por venta de acciones de
vivienda.
420-100-000
TRANSFERENCIAS
FEDERALES
Acreedora
2 Subcuenta
Agrupa los recursos que recibe el IVEA provenientes de la
Federación por concepto de aportaciones destinadas a
programas de vivienda para familias de escasos recursos.
146
430-100-000
INCREMENTO SALARIAL EN
CUENTAS POR COBRAR
Acreedora
2 Subcuenta
Son los ingresos por concepto de incremento salarial, al
momento en que el salario mínimo se incrementa de forma
oficial de acuerdo a lo estipulado en el contrato de compraventa.
500-000-000
EGRESOS
Deudora
1 Cuenta
Representa las erogaciones efectuadas a través del pago o
compromiso de pago, derivados de la adquisición de algún bien
o contratación de un servicio recibido o por algún otro concepto;
en apego al marco jurídico y normativo que aplica en la materia.
510-000-000
GASTO CORRIENTE
Deudora
1 Cuenta
Representa las erogaciones destinadas a la operación del IVEA
para el desarrollo de sus funciones, a través del pago de
remuneraciones, compra de insumos y bienes, contratación de
servicios y otros conceptos.
520-000-000
DEPRECIACIONES
Deudora
1 Cuenta
Representa la disminución en el valor material o funcional del
activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al
desgaste de la propiedad por el transcurso del tiempo y/o
porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los
reemplazos adecuados.
530-000-000
COSTO DE VENTA
Deudora
1 Cuenta
Representa el costo de inversión de las obras de vivienda
ejecutadas por el IVEA y se va devengando de acuerdo se van
vendiendo las acciones de vivienda.
147
540-000-000
MANTENIMIENTO DE
FRACCIONAMIENTOS
Deudora
1 Cuenta
Representa el costo de mantenimiento de las acciones de
vivienda que se tienen en inventario para ser asignadas.
510-100-000
SERVICIOS PERSONALES
Deudora
2 Subcuenta
Representa las erogaciones destinadas al pago de las
remuneraciones del personal al servicio del IVEA, de acuerdo
con lo establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto.
510-200-000
Deudora
MATERIALES Y
SUMINISTROS
2 Subcuenta
Representa las erogaciones destinadas a la adquisición de toda
clase de insumos y suministros requeridos para el desempeño
de las actividades administrativas, productivas y de prestación
de servicios públicos, de acuerdo con lo establecido en el
Clasificador por Objeto del Gasto.
510-300-000
SERVICIOS GENERALES
Deudora
2 Subcuenta
Representa las erogaciones destinadas a cubrir el costo de todo
tipo de servicios que se contraten con particulares o
instituciones del propio sector público; así como otros servicios
oficiales
especiales
para
el
desempeño
de
actividades
vinculadas con la función pública, de acuerdo con lo establecido
en el Clasificador por Objeto del Gasto.
510-400-000
TRANSFERENCIAS,
SUBSIDIOS, PENSIONES Y
JUBILACIONES
Deudora
2 Subcuenta
Representa las erogaciones que el IVEA, destina en apoyos,
como parte de su política económica,
de acuerdo con las
estrategias y prioridades de desarrollo, para el sostenimiento y
148
desempeño de sus actividades, así como las erogaciones
extraordinarias
o
imprevistas
para
el
cumplimiento
de
obligaciones del Gobierno, de acuerdo con lo establecido en el
Clasificador por Objeto del Gasto.
520-100-000
DEPRECIACION DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
Deudora
2 Subcuenta
Representa la disminución en el valor material o funcional del
activo fijo tangible, la cual se debe fundamentalmente al
desgaste de la propiedad por el transcurso del tiempo y/o
porque no se ha cubierto con las reparaciones o con los
reemplazos adecuados.
530-100-000
ACCIONES DE VIVIENDA
Deudora
2 Subcuenta
Representa el costo de inversión de las obras de vivienda
ejecutadas por el IVEA y se va devengando de acuerdo se van
vendiendo las acciones de vivienda.
540-100-000
ACCIONES DE VIVIENDA EN
INENTARIO
Deudora
2 Subcuenta
Representa el costo de mantenimiento de las acciones de
vivienda que se tienen en inventario para ser asignadas.
550-100-000
DONACIONES
Deudora
2 Subcuenta
Representa el costo de las acciones de vivienda que se otorgan
en donación por acuerdo de junta de gobierno.
550-200-000
PREMIOS DE SORTEO
Deudora
2 Subcuenta
Representa el costo de las mensualidades y saldos otorgados
en los sorteos que promueve el IVEA como incentivo a los
beneficiarios que están al corriente en sus pagos.
149
3.4.2 - INSTRUCTIVO DE OPERACIÓN. Expresa la naturaleza y movimiento
individual de cada rubro así como su significado. (este instructivo se desarrolló en el
capítulo anterior).
3.4.3 - LIBROS PRINCIPALES. Los libros principales son el de Diario, Mayor,
Inventarios y Balances y se realizan a través de registros oficiales en los cuales se
asientan las operaciones y permite obtener los estados financieros.
Estas operaciones en el IVEA se registran en el paquete ConPaq, el cual
emite los reportes que se requieran, como se requieran y a la fecha que se soliciten.
3.4.4 - LIBROS AUXILIARES. Son libros que analizan operaciones específicas y
sirven de apoyo para llevar un control, tales como de Ventas, Compras, Ingresos,
Egresos, Clientes, Proveedores, entre otros.
Estas operaciones en el IVEA se registran en el paquete Conpaq, y emite los
reportes auxiliares del rubro que se necesite consultar a la fecha que se requiera.
3.4.5 - ESTADOS FINANCIEROS. Es el producto final de la actividad contable
mediante los cuales se conoce la situación financiera, es analizada e interpretada
por la Dirección de Administración y Finanzas del IVEA y es la base para la toma de
decisiones.
3.5 – MANTENIMIENTO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
El control interno contable debe cumplir con sus expectativas y garantizar la
seguridad de que las operaciones realizadas están registradas de acuerdo a las
políticas y criterios establecidos.
150
La orientación indudablemente es de tipo preventivo, sin embargo, será
correctivo cuando así se requiera.
Es inevitable el seguimiento y mantenimiento de sistema de control interno ya
que se debe adaptar a nuevas exigencias. Los aspectos más importantes a tomar
en cuenta son los siguientes:
•
FACTORES
ACCIÓN
Cambios organizacionales
Adecuación del sistema contable y
procesos operativos
•
Presencia de nuevas operaciones Adecuación contable y capacitación en
el registro
•
Incremento en el volumen
Simplificación de procedimientos de
operaciones
•
Cambio de criterios contables
Mantenimiento de la consistencia enel
registro y presentación
•
Creación de nuevos sistemas
Instalación obligada de control interno,
participación y difusión
•
Adecuación
de
métodos
y Revisión y definición
procedimientos
3.6 – RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
El cumplimiento de las normas establecidas en el control interno contable
repercute directamente en el registro eficiente de las operaciones realizadas en el
Instituto, por ello la relevancia del cumplimiento de lo establecido por parte del
personal involucrado.
La responsabilidad de analiza, diseñar, implantar, implementar y mantenerle
sistema de control interno queda circunscrita al Director y Subdirector de
151
Administración y Finanzas y al jefe del departamento de Contabilidad, quienes en la
medida que sea necesario serán apoyados interna y externamente, generalmente
por el área de Auditoria Interna, así como por los auditores externos en su calidad
de expertos en el tema.
Las actividades de los responsables indicados relacionadas al control interno
contable serán permanentes, y estarán encaminadas hacia la innovación y se
atenderá a los cambios administrativos que enriquezca el sistema actual.
4.- REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO EN OPERACIONES ESPECIFICAS
4.1 – IMPORTANCIA DE LA REVISIÓN DEL CONTROL INTERNO
Las funciones y operaciones que se celebran en el IVEA requieren dl al
observancia de aspectos básicos de control interno que como mínimo deben
cubrirse para lograr eficiencia y efectividad, contribuyendo así al cumplimiento de
objetivos. La indiferencia al establecimiento y revisión de controles ocasiona
problemas que pudieran haberse prevenido y su acción correctiva obviamente
resulta más difícil.
El establecimiento y respeto a las disposiciones del control interno le dan
certeza a los resultados de la operación, en tal forma que coadyuvan positivamente
en la obtención de resultados esperados.
En la revisión del control interno en operaciones específicas se indicarán en
forma concreta puntos de revisión y preguntas con la finalidad de enfatizar en
aquellos conceptos que en una u otra forma requieren de atención específica, y que
en el ámbito de las organizaciones adquieren relevancia.
152
4.2 – CAJA Y BANCOS
Son los medios de pago de curso legal, o de aceptación general,
inmediatamente disponibles, que redimen obligaciones contratadas en numerario.
Los aspectos de revisión de caja y bancos son los siguientes:
•
Políticas de manejo de caja y bancos
•
Existencia del manual de procedimientos
•
Definición de funciones en el manejo de caja
•
Análisis de ingresos no propios
•
Reporte diario de dinero ingresado en cajas
•
Depósitos diarios y total de ingresos
•
Realización de arqueos diarios en cajas
•
Verificación del depósito:
1. Elaboración
2. Referencia
3. Realización física
4. Registro contable
5. Personal participante
•
Informes de la cobranza y depósitos en las cajas de los municipios
•
Expedición de recibos oficiales o diversos según sea el tipo de ingreso
•
Resguardo del efectivo en instalaciones destinadas al área de cajas
•
Utilización de caja fuerte para custodia:
1. Ubicación
153
2. Personal con acceso a combinación
•
Fianza de fidelidad de los cajeros
•
Revisiones de auditoria sorpresiva y evidencia documental
Las siguientes preguntas servirán de refuerzo para hacer una revisión más a fondo
en lo relativo a caja y bancos.
REVISION GENERAL.
•
¿Cuántas cuentas bancarias se tienen abiertas y cuál es el objeto de cada
una de ellas?
•
¿Ha autorizado el Director de Administración y Finanzas todas las cuentas
bancarias?
•
¿Si hay alguna cuenta de banco que no tiene movimiento, para que se tiene
abierta?
•
¿Está centralizada la responsabilidad por los cobros y los depósitos de
efectivo a los cajeros?
•
¿Las funciones del área de cajas están separadas de las funciones del
departamento de Ingresos al que pertenece, de modo que proporcionen el
control interno máximo posible dentro de dicha área?
•
¿Los cajeros están adecuadamente afianzados?
REVISION DE INGRESOS A CAJA.
•
¿Cuáles son las principales fuentes de ingresos?
•
¿Dónde y cómo se reciben los ingresos?
154
•
¿Las entradas de caja que son cantidades relativamente grandes de dinero,
se realizan en efectivo en lugar de cheques?
•
¿Qué clase de registro se lleva para las entradas de caja y quién lo lleva?
•
¿Tienen acceso al efectivo recibido otros empleados además de los del área
de cajas?
•
¿Recibe el cajero directamente de los beneficiarios los ingresos por cobros
efectuados en el mostrador?
•
¿Se le da al beneficiario un recibo como comprobante de pago?
•
¿Los arqueos de cajas son realizados por personas independientes del
departamento de Ingresos?
•
¿Se depositan diariamente los ingresos de caja intactos y sin ningún retraso?
•
¿Se hacen auditorias sorpresa (de los reportes de cobranza, arqueos,
recibos, fichas de deposito, dinero recibido) con el fin de verificar si todo el
efectivo recibido se cuenta, deposita, registra y contabiliza correctamente?
•
¿Recibe un empleado independiente del cajero directamente del banco un
duplicado de la ficha de depósito, sellada por el banco?, ¿Se comparan esas
fichas de depósito selladas con los registros de ingresos de caja?
•
¿La cobranza recibida en los municipios se depositan en las cuentas que
están a nombre del IVEA?
•
¿Hay establecido un control contable independiente fuera del área de cajas
sobre los ingresos diversos?
•
¿para los ingresos diversos recibidos se da como comprobante un recibo de
ingresos diversos?
155
•
¿Se depositan los anticipos y depósitos recibidos de los clientes comercial de
cantidades relativamente grandes lo más pronto posible y se contabilizan de
forma adecuada?
•
¿Se tiene caja fuerte para el efectivo que se deposite al día siguiente en el
banco?
•
¿El cajero es la única persona que conoce la combinación de la caja fuerte?
REVISIÓN DE CONCILIACIONES DE CUENTAS BANCARIAS.
•
¿Se realizan las conciliaciones bancarias en el departamento de crédito e
inversiones por personal que no participa en el recibo o desembolso de
efectivo y que no sean personas autorizadas para firmar cheques?
•
¿Los estados de cuenta bancarios se reciben en el departamento de crédito
e inversiones?
•
Incluye el procedimiento de conciliación:
1. ¿La comparación de movimientos del auxiliar de bancos con el estado
de cuenta bancario?
2. ¿Revisión de cheques cancelados?
3. ¿La verificación de la secuencia numérica de los cheques?
4. ¿La comparación de las fechas y los importes de los depósitos diarios,
según los registros del auxiliar de bancos, con los estados de cuenta
de los bancos?
156
5. ¿Se investigan los traspasos entre bancos para ver si se han realizado
sin una demora excesiva y que la transacción se ha registrado
correctamente en las cuentas de los dos bancos?
•
Por lo que respecta a los cheques no presentados al cobro durante un
periodo excesivamente largo:
1. ¿Se han investigado esos cheques (contactando al beneficiario)?
2. ¿Se ha cancelado el cheque e ingresado esa partida a bancos?
•
¿La conciliación es revisada minuciosamente por el encargado del
departamento de crédito e inversiones e investiga el origen de las partidas
que quedan en conciliación?
•
¿Se reporta el resultado de la conciliación cada mes al Directos de
Administración y Finanzas?
4.2.1 – FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Los aspectos de revisión relacionados al fondo fijo de caja son los siguientes:
•
Normas para la determinación, autorización y fijación del monto para fondo
fijo de caja chic
•
Instructivo para el establecimiento físico del fondo fijo de caja
•
Instructivo de operación y reglas de aplicación
•
Capacitación a la persona encargada del fondo fijo de caja chica
•
Catálogo de firmas autorizadas
•
Asignación de titular en el manejo del fondo y prevención de los suplentes
157
•
Custodia física del fondo fijo
•
Requisitos de documentos para pago
1. A nombre IVEA
2. Requisitos fiscales
3. Sin enmendaduras
4. Autorización del comprobante
5. Dentro del limite autorizado de no mayor a $500.00
6. Gasto normal y propio
•
Solicitud de reembolso del fondo fijo de caja:
1. Cancelación de comprobantes con la leyenda “pagado”
2. Control de relación de reembolsos solicitados y liquidados
•
Reembolso del fondo fijo:
1. Autorización de relación de reembolso
2. Aplicación contable de comprobantes de reembolso
3. Control de relaciones recibidas y pagadas (numero de cheque, fecha e
institución bancaria)
•
Utilización de formas administrativas autorizadas
•
Cuenta bancaria del fondo fijo
•
Practica de cortes y arqueos
•
Procedimiento para el manejo de sobrantes o faltantes del fondo fijo
•
Respeto a los limites establecidos para monto de pago
•
Independencia del fondo fijo con el área de cajas
•
Presentación del fondo fijo de caja en la información financiera
158
Las siguientes preguntas servirán de refuerzo para hacer una revisión más a fondo
en lo relativo al fondo fijo de caja chica
REVISIÓN GENERAL.
•
¿Se hacen los pagos menores por medio de fondo fijo reembolsable contra
entrega de comprobantes?
•
¿Recae en una sola persona la responsabilidad del fondo fijo de caja chica?
•
¿Están los pagos de caja chica soportados por documentos debidamente
aprobados?
•
¿Se comprueban en el momento del reembolso los documentos que sirven
de apoyo a los pagos de la caja chica?
•
Cuando se reponen los fondos de la caja chica, ¿Se cancelan con el sello de
“PAGADO” (y la fecha) los comprobantes para evitar el pago duplicado?
•
¿Se expiden los cheques para reponer el fondo de caja chica a la orden de la
persona que tiene a su cargo la custodia de la misma?
•
¿Se pagan cheque de particulares con dinero del fondo?
•
¿Se revisan los fondos de caja chica mediante recuentos frecuentes y por
sorpresa por algún auditor interno u otra persona independiente?
4.3 – EGRESOS (PAGOS)
Los aspectos de revisión relacionados a los egresos son los siguientes:
•
Política de manejo de egresos y bancos
•
Existencias de manual de procedimientos
159
•
Catálogo de firmas par autorización del egreso
•
Procedimiento de registro de firmas en bancos
•
Catálogo de firmas autorizadas para emisión de cheques
•
Características del cheque
1. Nominativos
2. Prenumerados
3. Con información del Instituto
4. Protegidos
•
Ubicación física de los funcionarios autorizados para la firma de cheques
•
Custodia de chequeras en talonario o formas continuas
•
Definición y autorización de programas de pagos
•
Registro de expedición de cheques
1. Reporte diario
2. Registro contable
3. Cancelación
•
Resguardo físico de cheques por entregar
•
Procedimiento de entrega física de cheques
•
Determinación del área física para entrega de cheques
•
Procedimiento de préstamo de pólizas de cheque para realizar pagos fuera
del Instituto
•
Cancelación y resguardo físico de comprobantes al efectuar el pago
•
Normas para retención de cheques
•
Política referente a firma de cheques en blanco
160
•
Aplicación contable
•
Numeración y distribución de ejemplares del cheque
4.4 – INVERSIONES
Es la denominación genérica que reciben las acciones, bonos, obligaciones y
cédulas hipotecarias, en los casos en que representan inversiones temporales y
transitorias de fondos ociosos.
REVISIÓN GENERAL.
•
¿El departamento de crédito e inversiones es el responsable de todos los
movimientos de inversiones que se realizan?
•
El encargado del departamento de crédito e inversiones es quien efectúa
todos los movimientos de inversiones autorizados previamente?
•
¿Lleva el departamento de Contabilidad un registro de cada movimiento de
inversión?
•
¿Están las cuentas de inversiones a nombre del IVEA?
•
¿Los movimientos de inversión son autorizados por el Director General y por
el Director de Administración y Finanzas?
•
¿Los intereses y dividendos se registran en las cuentas de gastos y
productos financieros?
161
4.5 – DOCUMENTOS POR COBRAR (POR VENTAS COMERCIAL)
Títulos de crédito que representan derechos personales de cobro en virtud de
letras de cambio y pagarés aceptados o suscritos por clientes o deudores de la
organización.
REVISIÓN GENERAL.
•
¿Cuál es el origen de los documentos?
•
¿Dónde están los documentos?
•
¿La persona que tiene bajo se custodia los documentos es independiente del
cajero y del contador?
•
¿Se lleva un registro de documentos?
•
¿Cuál es e procedimiento respecto a la contabilización de los intereses
acumulados o cobrados sobre los documentos?
•
¿Se confirman periódicamente por el Instituto con sus clientes?
•
¿Se lleva un registro de documentos descontados que muestre el pasivo que
implica?
•
¿Están autorizados por un funcionario responsable los documentos, las
modificaciones a los mismos y las renovaciones?
•
¿Son autorizadas por un funcionario responsable las cancelaciones d saldos
por documentos incobrables y los créditos por descuentos concedidos?
•
¿Qué control se ejerce sobre los documentos incobrables después de que
han sido dados de baja y quién lleva este control?
162
4.6– COMPRAS ( ALMACEN Y PROVEEDORES)
La compra de materiales es el importe de las adquisiciones de materia prima,
accesorios y suministros que emplea la empresa para la fabricación de sus
productos terminados.
Los
proveedores
son
las
obligaciones,
deudas
compromisos
y
responsabilidades a favor de terceros en cuenta abierta, por materiales o
mercancías compradas a crédito.
Los aspectos de revisión relacionados con las compras e involucran el
almacén y los proveedores son los siguientes:
•
Organización del área:
1. Manual de organización y procedimientos
2. Políticas establecidas para la operación
3. Utilización de formatos específicos
4. Diagrama de flujo de operación
•
Registro de proveedores:
1. Proceso e integración del catálogo de proveedores
2. Proceso de actualización y verificación de información
•
Verificación de niveles de inventario
•
Control presupuestal
•
Diseño y utilización de la requisición
•
Proceso de elaboración y presentación de requisición de compra
•
Proceso de obtención de cotizaciones (al menos tres)
163
•
Procedimiento para la definición de opciones de proveedor
•
Elaboración de orden de compra
1. Requisitos generales de adquisiciones
2. Disposiciones especificas en adquisición de activo fijo
3. Verificación de contratos por adquisición de insumos y servicios
4. Solicitud de garantías a los proveedores
•
Seguimiento de abastecimiento de las ordenes de compra
•
Verificación de ordenes de compra solicitadas y no surtidas
•
Elaboración de ordenes de servicio
1. Procedimiento de solicitud de orden de servicio
2. Seguimiento para cumplimiento del servicio solicitado
3. Verificación del servicio realizado
•
Salvaguarda y control de archivo
REVISION DE COMPRA DE MATERIALES Y ABASTECIMIENTOS.
•
¿Dónde y quién hace las compras?
•
¿Se hacen las compras solamente basándolas en solicitudes firmadas por
personas autorizadas (como directivos)?
•
¿Se preparan pedidos adecuados para todas las compras?
•
¿Indican los pedidos las condiciones de pago y los precios?
•
¿Las requisiciones, ordenes de compra y de servicio son numerados
previamente y se lleva un control de ellos?
164
•
¿Cuántas copias se preparan de cada uno de los formatos de solicitud de
compra y que distribución se les dá?
•
¿Se hacen compras exclusivamente con los proveedores del catalogo
autorizado?
•
¿Se revisa periódicamente los precios pagados por la mercancía para ver
que esos precios no son superiores a los del mercado?
•
Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su
clase, precio, cantidad y otras limitaciones, ¿verifica esas aprobaciones el
departamento e contabilidad o auditoria interna?
•
¿Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de compras?
•
¿Se verifican los requisitos fiscales y las operaciones aritméticas de cada
factura?
REVISION DE RECEPCIÓN
•
¿Existe en el Instituto un lugar o punto central para la recepción de la
mercancía?
•
¿Se exige que todas las mercancías, los materiales y los suministros pasen
por el punto central de recepción?
•
¿Se suministran al departamento de proveeduría copia de todos los pedidos?
•
¿Se preparan informes de recepción firmados por todas firmados por todas
las mercancías recibidas
•
¿Qué
medidas
se
adoptan
para
inspeccionar
o
comprobar
las
especificaciones y la cantidad delas mercancías recibidas?
165
REVISION DE FACTURAS
•
¿Tiene el Instituto un sistema de registros de pólizas de egresos y
elaboración de cheques?
•
¿Recibe el departamento de contabilidad las facturas para la elaboración del
contra recibo y la revisión de los requisitos fiscales?
•
¿Se lleva un control de las facturas inmediatamente después de recibirlas?
•
¿Se retienen las facturas en el departamento de Contabilidad o se envían a
otros departamentos para su aprobación?
•
¿Se revisan las facturas en el departamento de Contabilidad en lugar de
hacerlo en el departamento de proveeduría?
•
Incluye esa revisión:
1. La comprobación de las multiplicaciones y las sumas
2. La verificación de la distribución de los cargos
3. La comprobación de las cantidades, mercancía o servicio en la factura
con los pedidos en la orden de compra, de servicio, o requisición
4. La verificación de las facturas que estén aprobadas por los directivos.
•
¿Se adjuntan a las facturas los soportes que sirven de base y se archivan en
ellas?
•
¿Aprueban en debida forma los directivos autorizados, los comprobantes
autorizaos las facturas para su pago?
•
En el departamento de proveeduría ¿En que orden se archivan las
requisiciones, ordenes de compra y de servicio con una copia de la factura?
•
¿Se aprovechan los descuentos concedidos por los proveedores?
166
4.7 – NOMINAS DE SUELDOS Y SALARIOS
Los aspectos de revisión relacionados con sueldos y salarios son los
siguientes:
•
Manual de procedimientos
•
Diagrama de flujo de actividades de la nomina:
1. Identificación de etapas
2. Personal involucrado
3. Calendarización
•
Asignación de funciones:
1. Control de altas, bajas y cambios de nomina
2. Control dl tiempo trabajado, ordinario y extraordinario
3. Captura de nomina y verificación
4. Revisión y autorización de la nomina
•
Identificación y ubicación del personal del Instituto
•
Procedimiento establecido para cambios saláriales
•
Verificación de sueldos y salarios autorizados
•
Recibos de pago:
1. Elaboración y contenido
2. Requisitos fiscales, laborales y administrativos
3. Firma de conformidad
•
Modalidad del pago:
1. Efectivo
2. Cheque o depósito bancario
167
3. Medio electrónico
•
Conducto de pago de suelos y salarios:
1. Personal ejecutivo
2. Personal administrativo
3. Fuerza laboral
4. Personal foráneo
•
Registro contable de la nomina
•
Procedimiento y autorización de pagos fuera de nominas
•
Autorizaciones específicas para el pago posterior de sueldos y salarios
•
Estadística de variaciones nominales de diferentes periodos
•
Evaluación de auditoria interna y externa
•
Salvaguarda y control de archivo de nomina
•
Verificación de servicios y aclaraciones relativas a sueldos y salarios
REVISIÓN GENERAL.
•
¿Existe un departamento de personal que mantenga un registro completo del
personal con todos los datos necesarios?
•
Existe una separación definida de labores entre:
1. ¿Personal que prepara la lista de raya?
2. ¿Personal que hace los pagos?
•
¿Las cuentas bancarias para pago de sueldos son conciliadas por el
departamento de crédito e inversiones?
168
•
¿Los nombres de trabajadores aumentados en las listas de raya, necesitan
autorización escrita de algún funcionario autorizado?
•
¿Los cambios en las cuotas de sueldos son hechas solamente con
autorización de algún funcionario autorizado?
•
¿Se usa reloj checador como base para la preparación o chequeo de las
listas de raya?
•
¿La parte mecánica de las listas de raya, es rechecada como parte de la
rutina de su preparación?
•
Las listas de raya están sujetas a una aprobación final por la dirección de
administración y finanzas?
•
¿Los sueldos son pagados por transferencias electrónicas ala cuenta
personal de cada persona?
•
¿En el departamento de Recursos Humanos se preparan las nóminas?
•
¿Se comprueban dos veces todos los cálculos en la preparación de las
nóminas de sueldos antes de efectuar los pagos?
•
¿Se concilian los totales de las nominas de sueldos con las nominas
anteriores indicando los cambios específicos?
•
¿En el departamento de Contabilidad se revisa la nomina registrada en el
departamento de Recursos Humanos?
•
¿Se pide a los empleados que firmen con tinta los recibo de nomina que se
les otorga como comprobante del pago de su sueldo?
169
4.8 – ACTIVO FIJO
Los activos fijos son las propiedades, bienes materiales y derechos,
aprovechados en forma continua, permanente o semipermanente, en la producción
de artículos para la venta, en la prestación de servicios a la empresa, a la clientela y
al público en general.
REVISIÓN GENERAL
•
¿Dónde están ubicados los bienes de activo fijo?
•
¿Se llevan cuentas de control apropiadas por ubicaciones y por ubicaciones y
por clases de bienes?
•
¿Se lleva un control de los activos fijos a través de un sistema?
•
¿Las compras de activo fijos son autorizadas par la dirección de
administración y finanzas de acuerdo al presupuesto?
•
¿Se lleva un control de acuerdo a la clasificación de los activos fijos?
•
¿Se concilia los registros de los activos fijos en el sistema con la
contabilidad?
•
¿Se hacen comprobaciones
periódicas de las existencias físicas
comparando las partidas que están registradas en el sistema?
•
¿Qué control se lleva en las bajas de los activos fijos?
•
¿Qué control se lleva de los articulo con precios pequeños?
•
¿Qué norma se sigue e los bienes totalmente depreciados?
•
¿Cuál es la política del Instituto en lo que respecta a seguros sobre los
bienes?
•
¿Quién revisa y controla los seguros?
170
5.- EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Es indudable que por la importancia del control interno y su
contribución al Instituto sea necesaria su evaluación.
Es necesario evaluar el control interno considerando la efectividad
de realización de procesos, practicas, rutinas y métodos en el Instituto,
que llevan como objetivo asegurar la confiabilidad de la información y
salvaguarda de los activos.
La evaluación del control interno es el estudio, investigación y
análisis que son realizados por una persona con conocimientos
administrativos o de auditoria hacia los sistemas de control establecidos
en el negocio, con la finalidad de cerciorarse del cumplimiento y
observancia de los programas, procedimientos, políticas y registros que
forman parte de ellos; y que verdaderamente sean efectivos y
eficientes, se desarrollen y funcionen conforme a lo proyectado y, por
último, que los objetivos del control se estén alcanzando.
5.1 – OBJETIVOS
Los objetivos de la evaluación del control interno son los siguientes:
•
Validar la eficiencia del sistema de control interno con la eficiencia del
Instituto
•
Delimitar la actuación de los centros de control
171
•
Realizar una planeación de oportunidades y alcances de las
evaluaciones
Del primer objetivo se desprende la necesidad de constatar que el sistema
de control interno responde en efecto a las necesidades del Instituto en sus
diferentes actividades, permitiendo inclusive su adecuación. En el segundo
objetivo es imprescindible la atención en la actuación de los órganos de
control en sus diferentes niveles y los resultados de estos órganos. Por último
la opción tácita de permitir planear trabajo subsecuente con base en
resultados obtenidos en los dos primeros objetivos.
En la evaluación del control interno no se pasará por alto la reviosión de
los siguientes aspectos:
1. Operación de sistemas y procedimientos que garanticen la
salvaguarda de los recursos en sus diferentes modalidades.
2. Efectividad de los sistemas de registro e información que permitan
confiabilidad en su contenido, así como la consistencia en la
confiabilidad de criterios y políticas en el registro y presentación
5.2 – ACTIVIDADES A REALIZAR Y TÉCNICAS A UTILIZAR
Las actividades a realizar en la evaluación del control interno son las
siguientes:
ACTIVIDAD
RESULTADO
•
Estudio preliminar
Visión de los que existe y opera
•
Evaluación
Trabajo evaluatorio previo
172
•
Resultados
Opinión de la actividad
Los factores anteriores constituyen una metodología a seguir, la cual en
forma ordenada y secuencial el camino a seguir. En todo el proceso se dedicará
especial atención a los aspectos positivos en donde el control interno se cumple,
así como en los negativos que presentan desviaciones al cumplimiento de lo
establecido.
ESTUDIO PRELIMINAR.
En la evaluación del control interno el estudio preliminar es básico en el
proceso y va encaminado a recabar información suficiente y competente para
realizar esta actividad que al menos incluirá los siguientes aspectos:
•
Análisis preliminar en general
•
Recopilación, estudio y análisis de información básica
•
Revisión de la información
•
Depuración de la información
•
Identificación de los riesgos potenciales
•
Utilización de la información
La información anterior puede obtenerse al utilizar las técnicas que a
continuación se describen:
ENTREVISTA.
La entrevista facilita la obtención de información en forma directa con el
interlocutor y puede ser abierta, dirigida o combinada, siendo indispensable que se
efectúe en un ambiente adecuado. Por lo general la entrevista se realiza en
173
gabinete, pero el entrevistador se puede apoyar en medios complementarios par
captar todos los hechos y tener una visión más amplia.
En ocasiones la entrevista es agresiva, hostil y se deriva de la actitud del
entrevistador y entrevistado. Esto debe evitarse con una actitud positiva hacia
resultados.
Las ventajas de utilizar la entrevista son las siguientes:
•
Se conoce actitud y lealtad del entrvistado
•
Facilita aclaración entre participantes
•
Identifica práctica de trabajo y opinión del entrevistado
•
Plantean problemas
OBSERVACIÓN.
Es una técnica natural y consiste en percatarse en forma directa, personal,
abierta o discreta, de lo acontece en un medio determinado. En el Instituto constatar
el funcionamiento del sistema de control interno, así como presenciar en los posible
una o más operaciones previamente seleccionadas desde la fase de su inicio,
ejecución y culminación, permitiendo con ello tener una concepción más clara de
dicha operación. De su utilización de desprende la obtención de los aspectos
siguientes:
•
Flujo de operaciones y registro
•
Conocimiento de actividades en áreas funcionales
•
Existencia de controles específicos
174
CUESTIONARIO.
El cuestionario consiste en un formulario de preguntas previamente diseñado
o en ocasiones elaborado al momento de utilizarlo. Debe ser claro para facilitar su
contestación preferentemente en el momento de su aplicación, pudiendo incluír las
palabras Si, NO, N.A. (No Aplica), en cada una de las preguntas, simplificando la
actividad de levantamiento de información.
Las ventajas en la aplicación del cuestionario son las sigientes:
•
Agilidad en la obtención de información
•
Optimización de actividades
•
Confirmación amplia de hechos heterogéneos
Básicamente el cuestionario es estructurado con preguntas orientadas a la
confirmación de la existencia de controles y participación del personal
INSPECCION.
La inspección implica examinar, reconocer, registrar, intervenir y es aplicable
no sólo a la documentación comprobatoria contable o administrativa, sino en un
sentido más amplio que comprenda también equipo, instalación u oficinas en
general.
El recorrido que en forma rutinaria o específica realizan algunos directivos a
las instalaciones del IVEA resulta provechoso ya que se desprenden comentarios
constructivos que enriquecen el conocimiento del área.
175
La inspección debe ser orientada a un resultado utilizando una metodología
en su proceso para que permita cumplir su objetivo de proporcionar información
significativa relacionada al Instituto.
GRAFICAS
Como técnica de obtención de información, la gráfica presenta el estudio de
un documento administrativo que expone una información relativa a un hecho a
análisis de una actividad.
Este lenguaje gráfico tiene como ventaja su accesibilidad, lo que permite
agilidad en el proceso de obtención de información.
Dentro de las gráficas más generales están las siguientes
•
Estructura orgánica
•
Estadística de ventas
•
Situación financiera
•
Integración de fuerza laboral
•
Punto de equilibrio
•
Situación del mercado
•
Requisitos de operación
•
Estadística de precios de compra
El estudio de la información contenida en las gráficas es relevante en las
organizaciones, sobre todo por su análisis posterior y la tomo de decisiones
en beneficio el control interno.
176
DIAGRAMAS.
Constituye también lenguaje gráfico y tiene como objetivo indicar las etapas
sucesivas que se siguen en el desarrollo de una actividad o proceso dentro del
Instituto.
La ventaja principal de esta técnica para obtener información es la de apoyar
el análisis del flujo de actividades mediante la utilización de sismología de
aceptación general que tiene su significado específico.
El diagrama puede presentarse en forma vertical, horizontal o de bloque.
EVALUACIÓN.
Es el inicio formal de la evaluación con base en un diagrama de trabajo
estructurado que permita la revisión del sistema de control interno. En su desarrollo
se utilizarán las técnicas ya referidas de obtención de información, debiendo
interpretarse y analizarse.
RESULTADOS.
De la revisión del control interno se desprenderán resultados sobre éste que
pudieran manifestar:
•
Cumplimiento
•
Deficiencias
•
Improcedencia
En el primer caso se constata que el sistema de control interno establecido
opera y responde a las exigencias que el Instituto tiene previstas; en el segundo
caso se reconoce que existen deficiencias pero son susceptibles de enmienda, y el
177
último caso debe tratarse con mucha
madurez ya que imposibilita la actividad
debido a que no existe el control interno.
5.3 – METODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Los métodos de evaluación del control interno son los siguientes:
METODO DE CUESTIONARIOS.
El método de cuestionarios representa uno de los utilizados para la
evaluación del control interno y si en el proceso de obtención de información fueron
utilizados, los datos ahí obtenidos son significativos en el proceso de evaluación.
El cuestionario debe ser estructurado y en las mismas respuestas se
proporcionen indicativos de la eficiencia de los sistemas de control interno, Si las
respuestas fueran negativas en cierta manera manifestarán deficiencias en el
sistema. El cuestionario incluirá los aspecto inherentes de control, mismos que
serán planteados por las personas responsables del trabajo y contestados
El cuestionario como método de evaluación del control interno tiene las
siguientes ventajas.
VENTAJAS.
•
Hace factible el orden en la obtención de información
•
Permite comprender una función y el ciclo respectivo en una sola actividad
•
Propicia la evaluación de los sistemas de control apoyándose en el diseño
del cuestionario
•
Permite validar la información obtenida
178
DESVENTAJA.
•
Consistiría en el hecho de que los cuestionarios se elaboran considerando
los controles que normalmente debieran existir, y las preguntas que no
proceden se indicarían como no aplicables.
METODOS DESCRIPTIVOS.
El método descriptivo consiste en detallar por escrito el proceso de las
actividades incluyendo prácticas de trabajo, métodos, políticas establecidas,
programas de calidad y funciones, entre otros aspectos.
El método es utilizable en gran medida en procedimientos pequeños y
sencillos, requiriendo como punto preliminar el conocimiento de éste, ya que esto
facilita la exposición.
La ventaja primordial del método radica en el hecho de que se aplía en la
medida que sea necesario, no existiendo límites para ello.
Las principales desventajas de este método son:
•
Dificultad en la redacción
•
Problemas de interpretación de la información
METODO GRÁFICO.
El diagrama de flujo representa un mecanismo gráfico que ilustra en forma
secuencial y ordenada las operaciones que integran un proceso o procedimiento,
así también como el recorrido o flujo de información y naturalmente la
documentación la documentación que se origina en él y las diferentes áreas del
179
Instituto que intervienen y contribuyen a su desarrollo, por lo que en realidad es una
herramienta relevante en el examen y evaluación del control interno.
El método gráfico tiene como atributo principal ilustrar o esquematizar el
procedimiento que en un momento dado se está examinando, para ello utiliza
símbolos de aceptación general.
La representación gráfica causa una impresión directa al apreciarla y
analizarla y, en su caso, adecuarla alas nuevas exigencias del Instituto. Por lo
general las gráficas utilizadas son de Grantt, PRT, y en forma amplia los diagramas
de flujote en diferentes manifestaciones se utilizan en los organismos.
La utilización de este método brinda innumerables beneficios a la actividad
evaluatoria del control interno estando dentro de ellos las siguientes ventajas:
•
Identifica la división de funciones en las diferentes áreas.
•
Señala la posibilidad de errores o duplicidades.
•
Delimita cargas de trabajo.
•
Presenta el desarrollo de un proceso desde su inicio a la terminación.
•
Señala específicamente operaciones desde su inicio a la terminación.
•
Muestra cumplimiento de políticas, reglamentaciones y disposiciones legales.
Los beneficios son en realidad significativos, en tal forma que es un método
que al igual que el del cuestionario tiene impacto en el proceso evaluatorio, por
supuesto el último es más ágil por sus mismas particularidades y el gráfico requiere
de mayor tiempo ya que puede resultar complicado.
Los diagramas de flujo se clasifican en la siguiente forma:
•
Formato
180
•
Presentación
•
Propósito
En los de formato se distinguen dos modalidades: la vertical y la horizontal.
En la primera la secuencia se dirige de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
En los de presentación, los diagramas de flujo determinan la integración de
actividades por división y sector, presentándose generalmente en bloques para
resaltar aspectos específicos.
Los relativos al propósito tienen también varias modalidades:
•
DE FORMA. Documentos o reportes con poca descripción de operaciones.
•
DE LABORES. Conocidos también con el nombre de diagramas de proceso
que presenta las actividades realizadas y quien las realiza.
•
DE MÉTODO: Ilustra como se realiza la operación y es utilizada en
ocasiones en actividades de adiestramiento al personal.
•
ANALÍTICO: Muestra la secuencia de operaciones, personas que intervienen,
forma de realizar las actividades y para qué sirve cada operación en el
procedimiento.
•
DE ESPACIO: Desplazamiento de una persona o documento durante las
distintas operaciones del procedimiento.
181
5.4 – AUDITORIA
La auditoria representa por principio un examen de las operaciones
financieras realizadas en el Instituto, así como de su estructura administrativa,
políticas,
sistemas,
procedimientos
y
métodos
que
en
ella
prevalecen,
contemplando estos dos enfoques una visión integral.
Existe el objetivo preciso por parte del Instituto de conocer si el sistema de
control instalado permite obtener resultados esperados ya que de no ser así se
ocasionarían contratiempos y desviaciones, por ello la importancia de la calidad en
el sistema indicado.
Para consolidar las ideas anteriores se utiliza la auditoria necesaria en la
especialidad contribuyendo con ello a la identificación del problema y presentación
de recomendaciones o en su defecto para evaluar lo efectuado.
La auditoria aporta indudablemente beneficios al cualquier organismo, ya que
con su orientación y recomendaciones se enmiendan desviaciones de actuación
contable y administrativa. En general su actividad es más diversificada y preparada
para responder a las necesidades de evaluación.
La auditoria enfatiza en los aspectos siguientes:
•
Verificación de operaciones
•
Examen de control interno
•
Adecuación y recomendación de sistemas.
La verificación de las operaciones que se efectúan en los organismos es
imprescindible para salvaguardar su eficiencia y es notoria la insistencia en los
182
aspectos de autorización, comprobación documental y revisión subsecuente de las
operaciones. Estas condiciones son elementales en la actividad de control.
El examen y evaluación del control interno representa sin duda una acción
preventiva y en ocasiones correctiva que se realiza investigando, analizando y
verificando los sistemas administrativos establecidos en el Instituto a efecto de
constatar el adecuado funcionamiento de los procedimientos, métodos, políticas y
registros que lo integran.
La corrección, adecuación y recomendación a las operaciones, así como
sistemas administrativos, integran la etapa constructiva de la auditoria en donde se
coordinan actividades para la obtención del informe, para la obtención de objetivos
el Instituto, identificando, disminuyendo o erradicando las desviaciones.
Uno de los enfoques originales y naturales de la auditoria es precisamente la
revisión de los estados financieros del Instituto, sus políticas de registro y criterios
contables. Por ello el vinculo normal de la auditoria y la contabilidad. Esta ultima
representa un proceso que tiene como objetivo primordial registrar y clasificar
oportunamente las operaciones celebradas e informar de la posición financiera de
las entidades económicas para que los usuarios puedan tomar decisiones al
respecto.
Es invaluable la utilización de la contabilidad como mecanismo de control, ya
que si bien es cierto que es relevante el aspecto numérico, lo es también en otro
aspecto la comprobación documental, el cumplimiento administrativo que está a su
alrededor y que en conjunto constituyen uno de los sistemas con mayor efectividad
en el Instituto.
183
Es obvio que la aportación al control interno en general que parte de la
contabilidad es significativa, ya que constituye una plataforma para instrumentar los
mecanismos en otras actividades simultáneas o en fases subsecuentes.
La contabilidad tiene una estructura que es necesario respetar, ya que ello
permitirá la confiabilidad en la información facilitada para la actividad revisora.
En la estructura general se denota la disciplina en el registro y presentación
de información que admite en su proceso la revisión interna y externa, así como la
auto revisión por las áreas responsables. La contabilidad constituye no sólo un
control financiero sino que además se utiliza como control administrativo. No cabe
duda que existe estrecha relación entre la auditoria y la contabilidad, en donde esta
última disciplina es la de carácter ejecutor y la primera de examinador,
contribuyendo ambas a la labor del control y en ese caso al control interno contable.
La auditoria por lo general se relaciona con el examen de estados e informes
financieros, no obstante esa concepción, en realidad comprende un campo más
amplio y se refiere también al examen de estados financieros y a la eficiencia,
eficacia y economía.
El concepto de auditoria ha evolucionado por los beneficios que proporciona,
hoy en día su cobertura es mayor, y está dirigida a la administración de los recursos
financieros, humanos, materiales y técnicos.
184
5.5 – INFORME DE CONTROL INTERNO
El informe de control interno se realiza en un cuaderno en el cual mediante
comentarios, explicaciones y graficas, se hacen sugerencias derivado del examen
de control interno.
En el aspecto formal, puede decirse que el contenido del informe está
integrado por un cuaderno, que a su vez está compuesto por las cubiertas y el
pliego donde constan los comentarios, explicaciones, gráficas y sugerencias
derivado del examen del control interno.
En el aspecto material, el informe también puede adoptar las siguientes
partes:
•
Cubiertas
•
Carta de presentación
•
Comentarios, explicaciones y gráficas
•
Sugerencias
CUBIERTAS.
La parte externa principal de las cubiertas está destinada para:
•
Nombre de la empresa
•
Denominación de tratarse de un informe de control interno
•
Fecha o periodo
•
Nombre y dirección de quien emite el informe.
CARTA DE PRESENTACIÓN.
En esta parte adjunta una carta que podría ser como sigue:
HOJA MEMBRETADA DE QUIEN EMITE EL INFORME
185
Al Director de Administración y Finanzas
INSTITUTO DE VIVIENDA DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES
PRESENTE
Estimado Director:
A continuación se presenta un informe en el que se indican algunos aspectos
que deben ser mejorados en relación a los procedimientos de contabilidad y de
control interno, así como las sugerencias que el caso amerita, mismas que ya han
sido comentadas con el responsable de cada departamento de la dirección de
administración y fianzas.
Atentamente
Aguascalientes, Ags, 8 de octubre del 200_
COMENTARIOS EXPLICACIONES Y GRAFICAS.
En esta parte se harán los comentarios y explicaciones que se crean
necesarios y pertinentes en las circunstancias, debiendo utilizar una redacción clara,
limpia, con terminología accesible, sencilla y precisa, concreto y bien presentado,
así como las gráficas que sean necesarias.
SUGERENCIAS.
Las sugerencias se presentarán en forma escrita y contemplando:
•
El problema;
186
•
La causa;
•
Los efectos;
•
La sugerencia y
•
La alternativa.
La forma de presentación puede variar, según el criterio y sentido común de
quien emite el informe, sin embargo, se acostumbra seguir la secuencia tradicional
de los estados financieros, o bien, el orden de la organización de cada organismo o
conforme al tipo de problema.
Ejemplo:
•
General
•
Caja y Bancos
•
Clientes y Facturación
•
Inventarios
•
Documentos por cobrar
•
Inversiones
•
Activos Fijos
•
Compras, recepción, proveedores
•
Acreedores
•
Patrimonio
•
Ventas e ingresos
•
Gastos y costos
•
Nomina.
Ejemplo de sugerencias:
187
•
General
El IVEA actualmente no tiene gráfica de organización por departamento del
área de Administración y Finanzas, por lo que se recomienda se elabore un manual
de organización por cada departamento que contenga políticas, normas
procedimientos e instructivos, que encaminen a lograr información suficiente y
periódica; elasticidad para expansión futura; simplificación de procedimientos de
contabilidad y fortalecimiento de control interno.
•
De Caja y Bancos:
Como medida de control las cuentas de cheques deben conciliarse
mensualmente, debiendo estar autorizadas con nombres y firmas de quien las
concilia, revisa y autoriza.
•
De Clientes:
Para efectos de control de documentos por cobrar a clientes, deben
efectuarse arqueos en forma periódica y de sorpresa contra los registros de
contabilidad, por personal especializado.
•
De Activo Fijo:
Todas las facturas de activo fijo, deben archivarse en expediente especial y
guardarse en la caja fuerte de seguridad del Instituto, para evitar sean extraviados o
sustraídos.
•
Sueldos y Salarios
Las nominas de sueldos deben ser autorizadas con nombre y firma del director de
administración y Finanzas.
188
5.6 – DIAGRAMAS DE FLUJO
Los diagramas de flujo es una técnica que se utiliza para mostrar de manera
grafica a través de símbolos, las etapas sucesivas que se siguen en el desarrollo de
una actividad o proceso dentro de una organización.
En las actividades para lograr un control interno de los diferentes rubros que
realizan los departamentos del área de Administración y Finanzas, se describirán a
través de diagramas de flujo, en donde se especifica que departamento es el que
realiza la actividad el proceso que se sigue para la realización de la misma y en que
momento se le reporta la información al departamento de contabilidad.
Cuando el departamento de Contabilidad recibe la información, se registra en
una póliza de Diario, Ingresos o Egresos de acuerdo al procedimiento que se deba
llevar, posteriormente se concilian las cuentas con la información de cada
departamento para tener la seguridad de que no se haya registrado un dato de
manera incorrecta.
La información contable ya registrada y revisada al cierre de cada mes se
procede a la realización de los Estados Financieros para ser entregados y
autorizados por la dirección de Administración y Finanzas que servirán para la toma
de decisiones a las actividades a realizar para el desarrollo del IVEA.
189
SIMBOLOGIA
INICIO O TERMINO
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
DECISION O ALTERNATIVA
ARCHIVO
DESPLAZAMIENTO O TRANSPORTE
CONECTOR DE PAGINA
190
CAJA
Área de Cajas
(Depto. Ingresos)
Recepción de pagos
por los cajeros
Arqueo de cajas al
término del dia
Conteo del fondo
fijo de cajeros
Elaboración de
fichas de
deposito
Depósito del
Ingreso en Bancos
Depto. de Ingresos
Se archiva
una copia
del recibo
Se ordena y
revisa la
documentación
del día
Se pasa la
documentación para
el registro en póliza
de Ingresos
Depto. de
Contabilidad
Se
archiva
la póliza
Se preparan
Estados
Financieros
191
BANCOS E INVERSIONES
Depto. de Crédito
e Inversiones
Movimientos diarios
de bancos
Realización de
reportes de
movimientos
Se pasa la
documentación para
la realización del la
póliza de diario
Inversiones diarias
con tasa
preferencial
Se realiza tarjeta
informativa de
movimientos para la
dirección de Admón.
y Finanzas
Se
archiva
la póliza
192
BANCOS E INVERSIONES
Se imprime un auxiliar
de bancos y de
inversiones y se pasa
al depto. de crédito e
inversiones
Se realiza la
conciliación bancaria y
de inversiones con
estados de cuenta y
auxiliares contables
Hay
diferencias
SI
Se realizan las
correcciones
contablemente
NO
Se pasa la
conciliación a la
dirección de admón. y
Finanzas para su
autorización
Se preparan
Estados
Financieros
193
FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Titular del fondo fijo
de caja chica
Se expide cheque a
nombre del titular
para fondo fijo de caja
Se prestan cantidades
menores a $500.00
para gastos propios
del IVEA
Se firma vale para
comprobar en 2 días
máximo
Se entregan
comprobantes
con todos los
requisitos
194
FONDO FIJO DE CAJA CHICA
A los comprobantes
se les pone sello de
“pagado”
Se realiza un reporte de
las comprobaciones y
se entregan para el
reembolso
Al Depto. de
Contabilidad
Depto. de
Contabilidad
Se revisan los
comprobantes y se
realiza la póliza cheque
de egresos para su
reembolso
Se
archiva
la póliza
Se preparan Estados
Financieros
195
VENAS SOCIAL Y CUENTAS POR COBRAR
Área social
Solicitud de acción
de vivienda
Aceptada
NO
Se regresa la
documentación
SI
DEPTO. DE INGRESOS
La federación
deposita el
subsidio
El beneficiario
paga en cajas el
enganche
Se realiza la
contratación
Se da de alta su
cuenta por cobrar en
el sistema de CxC
Se registra
contablemente en
póliza de diario la venta
AREA DE
INFORMATICA
DEPTO. DE
CONTABILIDAD
Se
archiva
la póliza
Se preparan Estados
Financieros
196
VENTAS COMERCIAL Y DOCUMENTOS POR COBRAR
Área Comercial
Se presenta al
cliente los lotes
disponibles y su
ubicación
DEPTO. DE INGRESOS
Se realiza la
contratación y se
firman pagarés
Se da de alta su
cuenta por cobrar en
el sistema de DxC
Se registra
contablemente en
póliza de diario la venta
Se paga el
enganche en área
de cajas
ÁREA DE
INFORMATICA
DEPTO. DE
CONTABILIDAD
Se
archiva
la póliza
Se preparan Estados
Financieros
197
COMPRAS
Departamento de
Proveeduría
Se recibe solicitud
de servicio o compra
Autorización
NO
Se regresa la
solicitud
SI
Se realizan 3
cotizaciones con
proveedores
autorizados
Se realiza
requisición u orden
de compra o
servicio
Se pasan a
firmas de
autorización
Se realiza el servicio
o la compra con el
proveeedor
198
COMPRAS
Se recibe la factura , se
revisan los requisitos
fiscales y se realiza el
contra recibo
Se pasa la factura al
solicitante para firma
Depto. de
Contabilidad
Se pasa la factura con la
documentación para la
realización de la póliza
cheque de Ingresos
Se
archiva
la póliza
Se preparan Estados
Financieros
199
INVENTARIOS (Almacén de Papelería)
Departamento de
Proveeduría (almacén
de Papelería)
Se recibe la mercancía
y se registra la entrada
en el sistema de
inventario de papelería
Contablemente se
registra la entrada
cuando se paga la
mercancía
Se llena un vale para la
salida de mercancía y
se registran en el
sistema
Se realiza un reporte
mensual de las
salidas y se pasa a
contabilidad
Se registran las salidas
en póliza de diario
Se
archiva
la póliza
Se realiza la conciliación
del almacén por el depto
de Proveeduría
Se preparan Estados
Financieros
200
SUELDOS Y SALARIOS
Departamento de
Recursos Humanos
Contratación de
personal de acuerdo
al perfil solicitado
Registro del personal
contratado ante
instancias oficiales
(IMSS, ISSSSPEA,
Control de incidencias
del personal que labora
en el IVEA
Se calendariza
elaboración de la
nomina
201
SUELDOS Y SALARIOS
Se elabora la nomina
previa para su pago
Se presenta a la Dirección
de
Administración
y
Finanzas para su Revisión
y Autorización
Se
autoriza?
NO
Se realizan las
correcciones
SI
Se pasa al departamento
de Crédito e Inversiones
para la dispersión bancaria
202
SUELDOS Y SALARIOS
Se imprimen los
recibos de nomina
Se registra la
nomina en póliza de
diario
contablemente
Se
archiva
la póliza
Se preparan Estados
Financieros
203
ACTIVO FIJO
Departamento de
Proveeduría
Depto. de Contabilidad
Adquisición de
Activos Fijos con
todos los trámites
correspondientes
Registro Contable
en póliza de
egresos
Registro del activo
en el sistema para
su control
Registro Contable
en póliza de diario
Informe mensual de
depreciaciones
Inventarios físico
periódicos
Se
archiva
las
pólizas
1
2
204
ACTIVO FIJO
1
Hay
diferencias
con el
sistema
NO
La información
queda igual
SI
Se registran para
dejar el sistema con
lo real
2
Se pasa un informe
de las diferencias al
depto. de
Contabilidad
Se registran la
diferencias
contablemente
Se preparan Estados
Financieros
205
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Departamento de
Contabilidad
Se recibe la documentación
para su registro de los
diferentes departamentos del
área de Admón y Finanzas
Se registran las pólizas de
Diario, Ingresos y Egresos
según corresponda
Se
archivan
las
pólizas
Se revisa que la
información registrada
este correcta
Se preparan Estados
Financieros
Se entregan los
Estados Financieros a
la Dirección de Admón
y Finanzas del IVEA
206
PROPUESTA
FINANCIERA.
Mediante el presente trabajo se obtiene información financiera real y en
tiempo, para lo cual, se proponen algunas razones financieras que son herramientas
útiles para realizar análisis financieros y poder tomar decisiones adecuadas en un
futuro cercano sobre el crecimiento y desarrollo del IVEA.
Lo más importante del método de razones financieras es el juicio y la
inteligencia del analista para interpretar correctamente las razones obtenidas, ya
que las razones financieras por si solas no dicen nada, mientras que una correcta
interpretación puede señalar algunas situaciones claves que merecen una
investigación más profunda.
La razón que se presenta a continuación forma parte de las razones de
rentabilidad que permiten analizar y evaluar las ganancias del Instituto con respecto
a un numero de ventas comercial, las cuales son lotes que no tienen subsidio y se
venden a precio alzado.
MARGEN BRUTO DE UTILIDADES: Indica el porcentaje que queda sobre la venta
después que el Instituto ha pagado el costo de lo vendido.
MB = Ventas Comercial – Costo de lo Vendido / Ventas
El aplicar esta razón es muy importante ya que las ventas comerciales es el
medio con el que cuenta el Instituto para allegarse de recursos propios y
207
constantemente se debe estar vigilando el margen de utilidad que se va a obtener
de los lotes comerciales de los fraccionamientos que se van terminando de
urbanizar y ya se pueden vender.
Este margen de utilidades que se obtiene al vender los lote comerciales, sirve
para seguir invirtiendo en más obra y desarrollar más programas que van
encaminados a beneficiar a familias de escasos recursos, que es la finalidad por la
que se creo el IVEA.
La siguiente razón forma parte de las razones de liquidez la cual mide la
capacidad para saldar las obligaciones a corto plazo que se han adquirido.
ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR: Mide la liquidez de las cuentas por
cobrar por medio de su rotación.
RCC = Ventas Social / Promedio de Cuentas por Cobrar
Esta razón va a ayudar principalmente a determinar si la cartera vencida a
disminuido o aumentado, ya que este parámetro es muy importante para la toma de
decisiones con respecto a la recuperación de las cuentas por cobrar del área Social.
Es importante saber las condiciones en que se encuentra la cartera vencida
ya que esto impulsará a desarrollar nuevas estrategias para la recuperación de
dicha cartera, cuidando no perjudicar la economía del beneficiario y al mismo tiempo
pague su adeudo vencido.
208
La siguiente razón forma parte del método de porcentajes integrales, el cual
es un método de análisis que consiste en analizar la situación financiera del Instituto
basándose en su estructura financiera interna.
Este tipo de análisis sirve por ejemplo para saber como esta distribuido el
dinero del Instituto: en activo circulante, fijo o diferido; como se integran los costos y
los gastos; determinar si hay algún rubro del estado de resultados cuyo monto sea
especialmente alto.
CALCULO DE PORCENTAJES: Determina la proporción que representa cada rubro
con respecto al total de cada concepto que sea de interés.
Se obtiene dividiendo el monto de la cuenta que se quiere analizar entre el
monto total del rubro que forma parte y se multiplica por 100 para obtener el
porcentaje.
Para calcular los porcentajes integrales en el balance general, se debe
considerar como referencia la suma del pasivo más el patrimonio.
Para calcular los porcentajes integrales en el estado de resultaos, es
necesario hacerlo con respecto a las ventas netas.
La utilización del método de porcentajes integrales en el balance general y en
el estado de resultados es muy útil para la toma de decisiones acerca de la
situación financiera del Instituto, ya que ayuda a conocer a simple vista como esta
distribuido el pasivo y el capital y como se forma el total de los costos y gastos que
se han generado en el IVEA.
209
ANÁLISIS DE TENDENCIAS: Es el método de análisis que consiste en observar el
comportamiento de los diferentes rubros del balance general y del estado de
resultados, para detectar algunos cambios significativos que pueden tener su origen
en errores administrativos.
Este método permite conocer la dirección y velocidad de los cambios que se
han dado en la situación financiera del Instituto a través del tiempo, por lo que se
considera un método de análisis horizontal.
Al igual que el método de porcentajes integrales, este ayuda a la detección
de fallas; pero es solamente un método explorativo, por lo que siempre es necesario
investigar más a fondo para encontrar las causas de las fallas.
Para efectuar un análisis mediante este método, es necesario determinar los
cambios sufridos en los saldos de los rubros de los estados financieros que son de
interés analizar.
Por lo tanto este método permite conocer el desarrollo financiero del Instituto.
AÑO BASE E INDICE DE TENDENCIAS: La aplicación de este método requiere de
la elección de un año base que va a servir como referencia o punto de partida de los
cálculos para poder observar la tendencia que está siguiendo cada concepto.
Para calcular los cambios sufridos en cada rubro una vez determinada la
base, se divide el saldo del rubro que sea de interés analizar de cada año, entre el
saldo base y el resultado se multiplica por 100, con lo que se obtiene un resultado
que se conoce como índice de tendencia.
210
ÍNDICE DE TENDENCIA = saldo del año en cuestión / saldo del año base x (100)
Una vez obtenidos los índices, es muy conveniente graficarlos para ver como
se esta comportando el Instituto financieramente.
Por ejemplo con los datos correspondiente a la cuenta de almacén se quiere
analizar el comportamiento de este renglón a través de los años, por lo que, para
realizar un análisis de tendencias, se necesita calcular los índices de los mismos.
1989
$70,000 (año base)
1990
95,000
1991
89,000
1992
78,000
Índice de tendencia de 1990 = (95,000 / 70,000) X 100 = 136
Índice de tendencia de 1990 = (89,000 / 70,000) X 100 = 127
Índice de tendencia de 1990 = (78,000 / 70,000) X 100 = 111
La serie de índices de tendencias sería la siguiente:
1989
100
1990
136
1991
127
1992
111
Los índices de tendencias también se obtienen a partir de los datos de los
estados financieros.
211
HERRAMIENTA CONTABLE.
Adicionalmente a lo que el presente trabajo propone para obtener información
contable real a través de la información que los departamentos del área de Finanzas
y Administración reporta, se propone lo siguiente:
BANCOS: Por ningún motivo el efectivo que se obtuvo del ingreso del día se podrá
depositar al día siguiente ni tampoco se podrá realizar el depósito incompleto por
circunstancias de fuerza mayor que se requiera de efectivo, se propone que se si el
servicio de seguridad que recoge los depósitos para llevarlos al banco no llega a
recogerlos, personal del área de cajas lleve los depósitos directamente al banco y si
se requiere de efectivo por importes que rebasan la disposición en el fondo fijo de
caja chica, se realice un cheque y vaya personal de confianza del IVEA a cambiarlo
al banco, esto con el fin de que no haya flexibilidad a que sucedan alguna de estas
circunstancias y no se obtenga información real en póliza de ingresos y en el
ingreso del efectivo al banco.
CUENTAS POR COBRAR: Se propone que adicionalmente a los sorteos que el
IVEA realiza donde regala mensualidades y saldos a las persona que van al
corriente, se realice una campaña de condonación de intereses moratorios a las
personas que no van al corriente, esto con la intención de disminuir la cartera
vencida y haya recuperaciones en Cuentas por Cobrar ya que esto va a tener
resultados positivos muy importantes en los estados financieros.
212
COMPRAS: Se propone que se amplié el catálogo de proveedores autorizado y
vigilado por la Secretaría de Gestión e Innovación y estando de acuerdo esta
Secretaría, para incluir proveedores que ofrecen servicios y productos a un costo
menor pero con la misma calidad, ya que los que se manejan actualmente maneja
precios un poco elevados, lo que contribuye a que los gastos se eleven y esta
situación repercuta en las finanzas del Instituto.
213
CONCLUSIONES
La información financiera que emite el departamento de Contabilidad a través
de los estados financieros, es muy importante ya que en base a esta información se
realiza un análisis financiero para tomar decisiones que permiten impulsar el
desarrollo del IVEA.
El análisis financiero constituye una herramienta muy útil para la toma de
decisiones, pero también se deben de tomar en cuenta otros factores de carácter
político, económico, social, legal, etc.,que en algún momento pueden afectar el
desarrollo del Instituto.
En la actualidad impulsar el crecimiento del IVEA es muy importante ya que
es una dependencia que a mantenido un nivel de desarrollo muy importante en su
rubro a nivel nacional, y es una de las dependencias con mayor actividad
económica en el estado, ya que, día con día se están creando nuevos conceptos de
vivienda que permiten una mejor convivencia entre los vecinos y un mayor lugar de
esparcimiento familiar y en contacto con la naturaleza.
Por lo tanto unas finanzas sanas y una toma de decisiones financiera
correcta va a permitir lograr los nuevos planes de conceptos de vivienda que se
tiene planeado desarrollar a futuro.
Pero el tener unas finanzas sanas se va a lograr cuando la información
contable generada por los reportes de los diferentes departamentos que pertenecen
al área de Administración y Finanzas del IVEA este correcta, ya que es la base para
obtener los estados financieros con información real.
214
Por otro lado, para que los departamentos del área de Administración y
Finanzas puedan reportar sus informes de manera correcta al departamento de
Contabilidad para que a su vez realice los registros contables y emita los estados
financieros reales, se deben implantar lineamientos a través de un control interno
que va a permitir lograr este objetivo.
Además la información financiera es de suma importancia que este correcta
ya que además de ser reportada a diferentes instancias externas, está a la vista del
público con la nueva “Ley de Transparencia”, por lo que cada mes se publica por
Internet en forma detallada informes administrativos y financieros de lo acontecido
en cada dependencia de gobierno del Estado.
Es por eso que la elaboración del manual de control interno y su implantación
es debido a la necesidad de que el departamento de Contabilidad tenía de
asegurarse que la información financiera que se genera a partir de lo que reportan
los departamento del área de Administración y Finanzas fuera correcta.
Al investigar la fundamentación teórica se encontraron dos diseños de
sistema de control interno que son de los autores Perdomo Moreno y Amador
Sotomayor los cuales son muy similares, basados en las leyes mexicanas y
dirigidos al control interno de las empresas de la iniciativa privada, los cuales se
conjugaron y se adaptaron a las actividades del IVEA.
Se encontraron otros modelos como el “Modelo Estándar de Control Interno”
MECI y el “Modelo Casals” que tienen su origen en Colombia y están regidos bajo la
Constitución Política y las Normas de aquel país , por lo tanto no son funcionales
para adaptarlos a nuestro país.
215
Por lo tanto, el presente trabajo esta orientado a los rubros que maneja toda
empresa como son: caja, bancos, inversiones, compras, ventas, inventarios, activos
fijos, sueldos y salarios, patrimonio y se describe las actividades de control interno
que se deben efectuar en cada uno de los rubros, su revisión y evaluación de las
mismas que son necesarias para supervisar que los controles se encuentren en
uso y que están operando tal como se diseñaron.
Como continuación de la implantación de este manual de control interno se
elaborará un manual de Políticas y Procedimientos de cada uno de los
departamentos del área de Administración y Finanzas, que serán un complemento y
soporte en los lineamientos a seguir el control interno.
También se llevarán a cabo algunas capacitaciones para que el personal
involucrado entienda el objetivo de las nuevas actividades a realizar para lograr un
control interno efectivo y los resultados que se pretenden alcanzar.
Este trabajo también servirá de base a otras dependencias de gobierno que
estén interesadas en implantar un sistema de control interno que pretendan
alcanzar los mismos objetivos con la información financiera.
216
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