POLÍTICA COMERCIAL Gestión de Pago

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Política Gestión de Cobro
Política Gestión de Pagos
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POLÍTICA GESTIÓN DE COBRO
DECISIÓN ADMINISTRATIVA No. 15
(27 de Abril de 2010)
POR LA CUAL SE ADOPTA LA POLITICA DE GESTIÓN DE COBRO
DE GENSA S.A. ESP
El Presidente de Gestión Energética S.A. ESP GENSA en uso de sus facultades legales
y estatutarias, en especial de las consagradas en el artículo 52 de los Estatutos
Sociales, y
CONSIDERANDO
Que la Empresa debe proporcionar los mecanismos administrativos, logísticos y
financieros que permitan cumplir con eficiencia sus actividades.
Que corresponde al Proceso de Gestión Financiera de la empresa coordinar y
direccionar las actividades necesarias para lograr la optimización de los recursos
financieros de la organización involucrando a los diversos procesos y haciendo cumplir
las políticas que establezca la Presidencia de la empresa
Que para optimizar los recursos financieros se hace necesario establecer, coordinar y
vigilar el cumplimiento de las actividades que garanticen una eficiente y oportuna gestión
de cobro de los diversos conceptos que se facturan en GENSA, con el fin de recuperar
oportunamente los recursos que se le adeudan y obtener indicadores óptimos de
recaudo y de rotación de cartera, enmarcados dentro de las normas, políticas y objetivos
de la Empresa.
Que de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 142 y 143 de 1994, 689 de 2001, el
régimen legal para los actos y contratos que se le aplica a GENSA, es el del derecho
privado.
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DECIDE
ARTICULO PRIMERO: Adoptar la Política de Gestión de Cobro en los términos que se
estipulan a continuación, como un mecanismo para establecer los lineamientos y
directrices generales para el cobro de obligaciones a favor de GENSA, con el fin de
unificar criterios y lograr el recaudo efectivo y oportuno de los pagos
ARTICULO SEGUNDO: DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de la presente
política se adoptan las siguientes definiciones:
Cliente Externo: Toda aquella persona natural y/o jurídica que no sea empleado de
GENSA, a la cual se le vende un bien y/o servicio, por lo que se debe expedir una
factura.
Cliente Interno: Empleado de la Empresa al cual se le ha concedido un bien y/o
servicio, y que da como garantía los descuentos por nómina, hipotecas,
pignoraciones y/o firmas de pagarés.
ARTICULO TERCERO: PRINCIPIOS DE ACCIÓN DE CLIENTES: En el manejo de su
relación con los clientes, GENSA se regirá por los siguientes principios:
Relación de largo plazo y rentable: GENSA privilegiará la relación comercial y de
servicio sostenible en el largo plazo y la rentabilidad, tanto para la empresa como
para sus clientes, por sobre beneficios exclusivamente de corto plazo.
Transparencia y Objetividad: GENSA garantizará absoluta transparencia en la
gestión de ventas de bienes y/o servicios y objetividad en la toma de decisiones.
ARTICULO CUARTO: POLITICA DE COBRO A CLIENTES EXTERNOS: GENSA
define para sus clientes los siguientes aspectos:
Oportunidad en la Facturación Suministro de energía en bloque o ENFICC a
diferentes agentes del SIN : Como máximo dentro de los 3 días hábiles siguientes
a la publicación de la versión de liquidación TXF por parte del administrador del
mercado del mes de suministro de la energía
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Oportunidad en la Facturación de bienes o servicios diferentes a suministro de
energía: Como máximo dentro de los 15 primeros días calendario siguientes al mes
de suministro del bien o servicio.
En el evento que no su pueda facturar en el plazo anotado, deberá informarse la
razón para no cumplir la fecha, pero en todo caso debe haberse iniciado el proceso
una vez se cumpla la prestación del servicio y desde el principio de cada mes en los
casos de contratos y/o convenios de prestación continuada de servicios, deberá
iniciarse la producción y acopio de la documentación necesaria para soportar las
facturas de cobro de los servicios prestados en el período inmediatamente anterior,
con el propósito de que la empresa pueda presentar la facturación de sus servicios
de una manera pronta y en lo posible periódica, en aras de optimizar el flujo de caja
de la mejor manera posible. Así mismo, la solicitud de elaboración de la factura
deberá hacerse tan pronto como se tenga la información necesaria para su emisión,
con el propósito de que el procedimiento de expedición de la factura afecte lo menos
posible el tiempo de cobro.
Oportunidad en la Facturación Suministro de energía a prestadores del
servicio en ZNI: Como Máximo dentro de los 20 primeros días calendario
siguientes al mes de suministro de la energía
Periodicidad: Mensual o la que estipule la forma de pago del contrato o convenio
pactado.
Plazo de pago: GENSA fijará como plazos máximos para que el cliente cancele la
factura, los que se detallan a continuación:
Suministro de energía en bloque o ENFICC a diferentes agentes del SIN:
Dentro de los primeros 5 días hábiles del tercer mes, contado a partir del mes de
suministro de la energía.
Suministro de energía a prestadores del servicio en ZNI: Dentro de los
primeros 15 días hábiles del segundo mes, contado a partir del mes de
suministro de la energía.
Suministro de carbón a la Compañía Eléctrica de Sochagota (CES): Dentro
de los 60 días calendario siguientes a la fecha de emisión de la factura.
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Prestación de servicios de Administración, Operación y Mantenimiento
(AOM) de Infraestructura Eléctrica: Dentro de los 30 días calendario siguientes
a la fecha de emisión de la factura.
Prestación de servicios de Gerenciamiento, Consultoría, Construcción e
Interventoría de Proyectos: Dentro de los 30 días calendario siguientes a la
fecha de emisión de la factura.
Para el caso de contratos y/o convenios vigentes, se deben realizar las gestiones
necesarias para que el plazo de los pagos sea inferior a 30 días calendario,
contados a partir de la fecha de emisión de la factura y para que en ningún caso
supere el plazo de pago estipulado en el contrato y/o convenio
Para el caso de contratos y/o convenios nuevos a celebrar, se debe propender
por acordar en la forma y condiciones de pago, que el plazo de pago sea como
máximo de 30 días calendario contados a partir de la fecha de emisión de la
factura.
Venta de otros bienes y servicios: Dentro de los 30 días calendario siguientes
a la fecha de emisión de la factura.
Exfuncionario GENSA, a quien se le facilitaron bienes y servicios, teniendo
como garantía los descuentos por nómina, hipotecas, pignoraciones y/o
firmas de pagarés: Según lo acordado en el documento firmado al momento del
retiro para el pago de la acreencia respectiva.
Procedimiento de Cobro: El cobro de facturas y/o cuentas de cobro a los clientes
externos se hará conforme al procedimiento establecido en el M-002_007- DFIN_
Facturación de Cuentas a Favor de GENSA, o aquel que lo sustituya o modifique.
Otorgamiento de descuentos: La Dirección Financiera analizará el otorgamiento
de descuentos por pronto pago a los clientes externos, siempre y cuando estos
descuentos presenten beneficios financieros para GENSA.
De todas formas será GENSA quien resuelva unilateralmente la conveniencia de
otorgar los descuentos por pronto pago, para lo cual realizará una evaluación
financiera que permita determinar la viabilidad de hacer efectivo el descuento;
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evaluación que deberá quedar debidamente documentada. Los cálculos y
aprobación final serán de responsabilidad de la Dirección Financiera de la empresa
Tasa Moratoria: En aquellos casos en que un cliente se encuentre en mora, se
aplicará la tasa máxima mensual autorizada por la autoridad competente.
ARTICULO QUINTO: POLITICA DE COBRO A CLIENTES INTERNOS: Cuando un
empleado autorice un descuento por nómina para el pago de un bien o servicio
adquirido a GENSA ó a un tercero, éste debe adicionalmente presentar la garantía de
pago que determine la empresa, la cual dependerá del monto de la deuda.
Si el trabajador se retira de la Empresa por cualquier causal, a su liquidación se le
descontará la correspondiente deuda o se le hará firmar un acuerdo de pago con la
Empresa, que garantice la recuperación de la deuda.
ARTICULO SEXTO: POLITICA Y MECANISMOS DE COBRANZA PREJUDICIAL: La
gestión de cobranza prejudicial busca que los clientes que han incurrido en mora
normalicen mediante el pago, las obligaciones vencidas, procurando una relación
comercial de largo plazo y el acceso permanente a los bienes y servicios que ofrece
GENSA.
Momento a partir del cual se inicia la gestión de Cobranza Prejudicial.
La gestión de cobro prejudicial se inicia una vez el cliente interno o externo ha pasado la
fecha límite de pago.
Dependencias Internas y Entidades Externas Autorizadas para las Gestiones de
Cobranza.
La gestión de cobranza prejudicial será orientada y coordinada por la Secretaría General
de la Empresa, con el debido apoyo de la Dirección Financiera y su Unidad de
Tesorería, así como por el equipo de negociadores, tanto internos como externos,
debidamente autorizados por la Secretaría General, quienes contactarán e informarán a
los clientes el estado de la(s) obligación(es) mediante diferentes mecanismos de
contacto, tales como: Llamadas telefónicas, correspondencia física, envío de mensajes,
correos electrónicos, visitas al domicilio, entre otros, procurando la normalización de las
obligaciones vencidas.
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Mecanismos de Negociación
El equipo interno para la gestión de cobro y las entidades externas autorizadas,
ofrecerán a los clientes diferentes mecanismos de negociación, entre los que se
encuentra realizar acuerdos de pago tendientes a la normalización de las obligaciones
vencidas. Los pagos de las obligaciones respectivas, podrán realizarse por medio de los
diferentes canales habilitados por GENSA para recaudar recursos monetarios
ARTICULO SÉPTIMO: La presente Decisión Administrativa rige a partir del 18 de mayo
de 2010 y será dada a conocer a los clientes internos y externos.
Dada en Manizales a los 27 días del mes de abril de 2010.
JAIME ZAPATA FRANCO
Presidente
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POLÍTICA GESTIÓN DE PAGO
DECISIÓN ADMINISTRATIVA No. 14
(27 de Abril de 2010)
POR LA CUAL SE ADOPTA LA POLITICA DE PAGOS
DE GENSA S.A. ESP
El Presidente de Gestión Energética S.A. ESP GENSA en uso de sus facultades legales
y estatutarias, en especial de las consagradas en el artículo 52 de los Estatutos
Sociales, y
CONSIDERANDO
Que la Empresa debe proporcionar los mecanismos administrativos, logísticos y
financieros que permitan cumplir con eficiencia sus actividades.
Que se hace necesario definir los lineamientos bajo los cuales se lleven a cabo las
relaciones comerciales con los proveedores de bienes y servicios para GENSA,
estableciendo un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia
en el proceso de adquisiciones y pagos.
Que los lineamientos para regular las relaciones comerciales deben facilitar la
administración de los recursos financieros de GENSA y definir los parámetros y
condiciones bajo los cuales los colaboradores de GENSA pueden realizar las
negociaciones con proveedores.
Que corresponde al Proceso de Gestión Financiera de la empresa coordinar y
direccionar las actividades necesarias para lograr la optimización de los recursos
financieros de la organización involucrando a los diversos procesos y haciendo cumplir
las políticas que establezca la Presidencia de la empresa
Que de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 142 y 143 de 1994, 689 de 2001, el
régimen legal para los actos y contratos que se le aplica a GENSA, es el del derecho
privado.
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DECIDE
ARTICULO PRIMERO: DEFINICIONES. Para efectos de unificar criterios que faciliten el
entendimiento de la Política de Pagos, se adoptan las siguientes definiciones:
Proveedores: son las personas naturales o jurídicas que suministran bienes y servicios
a la empresa.
Listado de proveedores (RPO): es el conjunto clasificado de personas naturales y
jurídicas habilitadas para abastecer de insumos, productos y servicios a las distintas
sedes de trabajo de GENSA.
Proceso de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores: Procedimiento
establecido por GENSA para escoger a los proveedores para las adquisiciones de
bienes y servicios, evaluar periódicamente su desempeño y reevaluarlos luego de la
prestación de sus servicios, que está contenido en el M-002_002-DAL_Selección,
evaluación y reevaluación de proveedores, o aquel que lo sustituya o modifique..
ARTICULO SEGUNDO: REQUISITOS Y COMPROMISOS DE LOS PROVEEDORES.
GENSA exigirá a los proveedores cumplir con los requisitos y compromisos a que se
hace referencia en el M-002_002-DAL._Selección, evaluación y reevaluación de
proveedores, o aquel que lo sustituya o modifique.
En el caso de la adquisición de bienes y servicios que se hace a través de la Secretaría
General, los requisitos exigidos a los proveedores constan en las respectivas
invitaciones.
ARTICULO TERCERO: PRINCIPIOS DE ACCIÓN DE PROVEEDORES: En el manejo
de su relación con los proveedores, GENSA se regirá por los siguientes principios:
Relación de largo plazo y rentable: En las decisiones de compra, GENSA
privilegiará la relación comercial y de servicio sostenible en el largo plazo y la
rentabilidad, tanto para la empresa como para sus proveedores, por sobre beneficios
exclusivamente de corto plazo.
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Transparencia y Objetividad: El proceso de compra debe garantizar absoluta
transparencia en la gestión de las compras y objetividad en la toma de decisiones.
Evaluación y Reevaluación de Proveedores: Los proveedores de la Empresa
deben ser evaluados en su desempeño con base en los criterios de evaluación
definidos por GENSA en función de las características del producto adquirido o
servicio prestado.
Base de Proveedores: GENSA mantendrá una cantidad óptima de proveedores por
rubro de compra que asegure una sana competitividad y diversificación del riesgo
para la continuidad de la operación. En caso de que para el suministro de un bien o
servicio el listado de proveedores sea insuficiente, La Unidad de Compras, junto con
el Director Administrativo y de Logística deberá, bajo los criterios establecidos en
este reglamento, seleccionar la mejor opción financiera, económica y de oportunidad
para la empresa.
ARTICULO CUARTO: POLITICAS DE PAGO A PROVEEDORES: GENSA cancelará
los dineros adeudados a sus proveedores de bienes y servicios, siguiendo su Política
General de Pago: Todo pago se hará a un plazo de 30 días contados a partir de la fecha
de recibo de la factura y/o cuenta de cobro en las instalaciones de GENSA, siempre y
cuando se tenga la disponibilidad de caja.
Se exceptúan de la política general, los pagos de bienes o servicios exclusivos, es decir,
aquellos que por la condición especial de su naturaleza, despacho, transporte o manejo
por un único proveedor, exigen la cancelación en un plazo diferente al que fija la política
general (ejemplo: combustible para las centrales de generación de energía), así como
los siguientes, que por su condición especial y su propia reglamentación o por
condiciones mismas de los contratos deben cancelarse en el tiempo establecido en cada
caso: Suministro de energía, Suministro de Respaldo de Obligaciones de Energía en
Firme para el Cargo por Confiabilidad, Cargos asociados al transporte de energía en
SIN, Transacciones XM, pagos a CES, Suministro de carbón, intereses, nómina,
parafiscales, servicios públicos, impuestos, seguros y arrendamientos.
Procedimiento de Pago: La cancelación de facturas y/o cuentas de cobro a los
proveedores se hará conforme al procedimiento establecido, contenido en el M-002009-DFIN Realización de pagos a terceros, o aquel que lo sustituya o modifique.
Sin excepción, el pago pactado a más de 30 días calendario no podrá incrementar el
precio de la venta de los bienes y servicios adquiridos ni disminuir su calidad.
Garantías por Anticipos: Los anticipos deberán respaldarse con la póliza de buen
manejo de éste por el 100% del valor entregado, la que deberá permanecer vigente
hasta la liberación total del anticipo.
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Aprovechamiento de descuentos: La Dirección Financiera analizará y procurará, en la
medida en que su liquidez lo permita, aprovechar los descuentos por pronto pago
ofrecidos por proveedores y contratistas, siempre y cuando éstos superen las tasas de
rentabilidad ofrecidas por el mercado financiero.
De todas formas será GENSA S.A. ESP quien resuelva unilateralmente la conveniencia
de los descuentos por pronto pago, basada en una evaluación financiera que permita
determinar la viabilidad de hacer efectivo el descuento; evaluación que deberá quedar
debidamente documentada. Los cálculos y aprobación final serán de responsabilidad de
la Dirección Financiera de la empresa
Días de Pago: A partir del 18 de mayo de 2010 GENSA S.A. ESP efectuará los
pagos a través de la Fiducia relacionados con Paipa los días miércoles y los demás
pagos los días jueves, de cada semana. Se exceptúan los pagos de aquellos bienes y
servicios que por tener reglamentaciones específicas exigen el pago en fechas
preestablecidas: Suministro de energía, Suministro de respaldo de Obligaciones de
Energía en Firme para el Cargo por Confiabilidad, Cargos asociados al transporte de
energía en SIN, Transacciones XM, pagos a CES, Suministro de carbón, intereses,
nómina, parafiscales, servicios públicos, impuestos, seguros y arrendamientos.
ARTICULO QUINTO: La presente Decisión Administrativa rige a partir del 18 de mayo
de 2010 y será dada a conocer a los proveedores y deroga la decisión administrativa
No. 10 del 24 de julio de 2008.
Dada en Manizales a los 27 días del mes de abril de 2010.
JAIME ZAPATA FRANCO
Presidente