Revisión por la dirección

Sistema Integrado de Gestión
Julio 2012 - Junio 2013
INTRODUCCIÓN
La revisión que realiza la Alta Dirección al Sistema Integrado de Gestión
(ISO 9001, NTCGP 1000, OHSAS 18001 e ISO 14001), así como sus
oportunidades de mejora, se consideran de suma importancia para
asegurar el funcionamiento del mismo. El incremento de la eficacia,
eficiencia y efectividad, dependen en gran medida de la apropiada y
continúa realización de actividades que promuevan el mejoramiento
continuo y que son un compromiso permanente de los integrantes de la
organización.
Para garantizar el éxito de este proceso, la Alta Dirección toma en
consideración toda la información que tiene a disposición para efectuar la
revisión adecuada al SIG; esta información proviene de diferentes fuentes,
como lo son los resultados de auditorías realizadas, la retroalimentación
con clientes y grupos de interés que se realiza a través del sistema de
participación ciudadana, el desempeño de los procesos, el cumplimiento
de objetivos y metas, la conformidad del producto y el servicio, el estado de
las acciones correctivas y preventivas, el estado de las investigaciones de
incidentes, los cambios que podrían afectar al SIG, las recomendaciones
para la mejora del SIG, los resultados de la gestión realizada sobre los
riesgos identificados para la entidad y las revisiones previas que se le han
realizado al Sistema.
Este importante ejercicio evidencia el compromiso que asume la
Presidencia con el desarrollo, el sostenimiento y la mejora continua del
Sistema.
TEMAS TRATADOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Política y objetivo del SIG
Resultados del seguimiento al SIG
Retroalimentación con el cliente y grupos de interés
Desempeño de los procesos
Cumplimiento de objetivos metas y programas
Estado de acciones preventivas y correctivas
Estado de investigaciones de incidentes
Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para
la Entidad
9. Acciones de seguimiento previas efectuadas por la Dirección
10. Cambios que podrían afectar el SIG
11. Recomendaciones para la mejora
POLÍTICA DEL SIG
La política del Sistema Integrado de Gestión está orientada al cumplimiento
de la misión empresarial, la misma incorpora los elementos requeridos por
las normas implementadas y certificadas y es desarrollada a través de los
objetivos del sistema gestionados por cada uno de los procesos
organizacionales. (Mediante la decisión administrativa 039 del 6 de sep.
2012 GENSA S.A. E.S.P. ajusta la política del SIG, con el fin de incorporar
objetivos asociados al medio ambiente y desarrollo sostenible).
GENSA S.A E.S.P. cumple con los requisitos legales e
institucionales que garantizan una eficiente, efectiva
y eficaz gestión en el desarrollo de proyectos con
énfasis en el sector energético, involucrando a todos
sus grupos de interés en la seguridad industrial, salud
ocupacional y protección del medio ambiente.
Nuestra gestión propende por la calidad y el
compromiso con la prevención de riesgos, el manejo
sostenible de nuestros procesos y el entorno social,
convirtiéndonos en una empresa líder que orienta sus
esfuerzos hacia la producción más limpia y el empleo
eficiente de los recursos naturales renovables, uso
racional de la energía y disminución de costos,
superando las expectativas a través del mejoramiento
continuo.
OBJETIVOS DEL SIG
Aportar a nuestros clientes soluciones eficientes, eficaces y efectivas
en la ejecución de proyectos con el cumplimiento de todos los
requisitos
Proporcionar y mantener condiciones y ambientes de trabajo seguros,
permitiendo espacios de tiempo para la divulgación del desarrollo de
las actividades de salud ocupacional y seguridad industrial
Gestionar, promocionar y ejecutar actividades empresariales y
soluciones sostenibles que apoyen el desarrollo ecológico, económico
y social de manera permanente y en cumplimiento de la normatividad
jurídica aplicable
Promover el uso racional de la energía y demás recursos naturales en
todos nuestros procesos, cumpliendo con metas cuantificables en el
ahorro de consumos y costos, logrando la eficiencia energética
Mejorar continuamente en beneficio de la satisfacción de nuestros
clientes
Las directrices estratégicas definidas por GENSA han permitido dar
sostenibilidad al sistema de gestión, los lineamientos, metas y planes de
acción que conllevan al cumplimiento de la misión y visión dan cuenta de la
eficacia del sistema y como éste se ha convertido en una herramienta en el
quehacer cotidiano.
El respaldo de la Presidencia a las acciones de mejora que se desarrollan
es de igual manera un garante a la hora de determinar la fortaleza y
madurez que se ha alcanzado en cada una de las normas implementadas.
En concordancia con lo anterior la Alta Dirección adelantó la revisión de la
política del sistema concluyendo que está acorde a las proyecciones que
de la organización se tienen, de igual manera frente a la misma se
evidencia el manejo eficiente de recursos y el compromiso con los grupos
de interés.
RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO AL SIG
De
acuerdo
con
el
M-002-006-SGC_Auditorías Internas
se realizan dos ciclos en el año, las
cuales
buscan
evidenciar
el
sostenimiento y fortalecimiento de la
mejora continua en la organización,
desde la óptica de los requisitos de
las normas NTCGP 1000, ISO 9001,
OHSAS 18001 e ISO 14001, y en
forma adicional los requisitos de tipo
interno y externo aplicables a la
organización.
A través del grupo auditor formado
por la organización en HSEQ se
realizó un recorrido por los diversos
procesos de la organización lo que
permitió evidenciar el estado del sistema y determinar hallazgos que
promovieran la prevención y mejora organizacional.
En el mes de agosto de 2012 se llevaron a cabo auditorías internas con el
ánimo de optar a la posterior visita de certificación en la norma ISO 14001,
los resultados de este ejercicio reposan en el informe de revisión gerencial
de noviembre del mismo año.
Para mayo de 2013 con un
grupo de 27 auditores se
realiza actividad de auditoría
en sitio en todos los procesos
y
proyectos
de
la
organización; se recibieron 31
recomendaciones para la
mejora entregados por los
auditados y un total de 573
hallazgos, distribuidos de la
siguiente manera:
PROCESOS AUDITADOS CICLO MAYO DE 2013
AUDITORIA TERMOPAIPA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
División de Generación
Unidad de Servicios Técnicos
Gestión Informática
Unidad de Mantenimiento Mecánico
Unidad de Mantenimiento Eléctrico
Unidad de Producción
Laboratorio Químico
Gestión Financiera y Compras
Almacén
Seguridad y Salud Ocupacional
AUDITORÍAS ZONA NO
INTERCONECTADAS
1.
2.
3.
4.
Aom Guapi
Aom Inírida
Aom Bahía Solano
Aom Mitú
AUDITORIA MANIZALES
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
Resp. Alta Dirección
Comercialización
Gestión Jurídica y Contratación
Análisis y Planeación de Negocios
Control de Gestión-SIG
Control de Gestión – Control Interno
Gestión Talento Humano
Gestión Compras
Gestión Informática
Gestión Ambiental
Gestión Financiera
Gestión Documental
Proyecto Cable Aéreo Villamaría
Gerenciamiento Eléctrico
Proyecto Zona Franca
Copaso
AUDITORIAS GERENCIALES
5. Gerencia de Ingenieria
6. Gerencia de Proyectos Especiales
7. Dirección Administrativa y de logística
La descripción profunda de estos hallazgos se describen ampliamente en
el Anexo No. 1. INFORME CONSOLIDADO CICLO MAYO.
De igual manera en el mes de abril cada proceso realizó presentación
organizacional sobre el plan de acción que desarrollará en el corto,
mediano y largo plazo; todo esto enmarcado en el direccionamiento
estratégico organizacional y que servirá como base para el seguimiento a
la gestión empresarial basado en el cumplimiento de objetivos y metas; de
igual manera a través de informe ejecutivo presentado a la presidencia en
forma trimestral servirá como base para toma de decisiones de la Alta
Dirección.
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
En GENSA se cuenta con el sistema de participación ciudadana dispuesto
a través de la página WEB, buzones ubicados en cada uno de las centrales
de generación y la línea 018000, mecanismo que busca establecer líneas
de comunicación de los grupos de interés con la entidad, así como acoger
de los registros generados por clientes y demás, aquellas observaciones
que permitan mejorar los procesos y por ende el desempeño
organizacional.
Durante el periodo Julio 2012 – Junio 2013, el comportamiento de las
solicitudes de terceros fue el siguiente:
Para el SEGUNDO TRIMESTRE DE 2013 muestra que se recibieron 25
solicitudes que fueron contestadas en su totalidad y oportunamente. Es
evidente que los tiempos de respuesta cumplen con la meta propuesta, la
cual, es inferior o igual a 15 días hábiles, el tiempo promedio de respuesta
es de 11,84 días, superior al trimestre anterior, el cual reportó 7,4; este
aumento puede obedecer a los cambios de personal en la estructura
organizacional de la empresa.
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
De igual forma a través de la promoción efectiva de comunicación interna y
externa, se ha logrado retroalimentar con temas de interés a quienes desde
algún punto de vista tienen relación con nuestra organización.
La Comunicación Organizacional en GENSA se ha convertido en una
herramienta clave para alinear conceptos que permiten que entre todos los
colaboradores se alcancen los objetivos propuestos por la Empresa. Es por
esto que desde la Alta Dirección se ha dado continuidad a la política de
comunicación logrando un impacto positivo en la cultura organizacional,
Además se han apalancado procesos comunicativos que favorecen la
dinámica institucional tanto interna como externa.
En el lapso de mayo 2012 a mayo 2013 se ha fortalecido la comunicación
interna de GENSA con estrategias tales como: Consolidación del Sistema
Informativo Al Corriente, Carteleras Organizacionales, GENSA es Noticia,
GENSA & Yo, Gestión…ando y Agenda semanal, entre otras. Lo que
permite que los colaboradores tengan conocimiento de primera mano de
temas organizacionales.
(Sistema Informativo Al Corriente -Al Corriente Virtual )
BOLETINES AL CORRIENTE 2012
BOLETÍN
No.
TEMAS
FECHA
231
Crisis superada. Unidos por un beneficio común. Sistema de participación
ciudadana
7 de mayo
232
Desactivado el correo interno. Nuevo ciclo de auditorías internas. Se celebró el
mejor “oficio del mundo”
16 de
mayo
233
Nuevo Presidente en GENSA. Todos con los datos actualizados. Recolección de
información RSE. Torneos en Paipa
29 de
mayo
234
Cable Aéreo como punto de información. Conductores bien capacitados.
Conocedores de la gestión pública. Balance positivo del Ministerio de Transporte. 5 de junio
Propuesta de adición en el Plan Vial de Caldas.
235
Listo el Código de Buen Gobierno. Presidente de Visita en Termopaipa. Más
conscientes en las vías. Un reconocimiento más. Un Escenario perfecto.
14 de junio
236
Portavoz oficial. Un sistema de cargas más optimo. Contactarse al instante es
posible. ¿Quién hace qué? Certificados en línea. De celebración
21 de junio
237
Participación ciudadana más activa. Inconvenientes en el fluido eléctrico. Mejoras
en la web. Al solicitar capacitación recuerde. Gestión…ando el conocimiento.
27 de junio
Simulacro en Manizales. Nacimiento.
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
238
Seguimiento a nuestro compromiso. Un “combo “digno de replicar. Listos para el
simulacro. Nueva inscripción de Proveedores. “Yo soy gestor de calidad”. ¿Qué
paso durante la visita de la Contraloría?
239
Colombia respaldará a Venezuela con energía. + Cerca de nuestros grupos de
interés. Proyecto Neira – Manizales, ya en un 95%. Finalizó mantenimiento. El
12 de julio
buzón virtual su aliado. En la “mira” de los juegos del sector. Postergada visita de
Bureau Veritas. Mejor tiempo de respuesta.
240
241
242
243
244
245
246
247
248
Informe especial Juegos del Sector
Informe especial Juegos del Sector
Informe especial Juegos del Sector
Cumplimos generando energía. Cumplimos en las auditorías internas. Todos en
simulacro. De plan ecológico. Torneo del deporte típico de la región. Jornada
SYSO.
Informe especial Juegos del Sector
Informe especial Juegos del Sector
Informe especial Juegos del Sector
Informe especial Juegos del Sector
Informe especial Juegos del Sector
13 de julio
17 de julio
23 de julio
25 de Julio
27 de julio
02 de
agosto
3 de
agosto
3 de
agosto
9 de
agosto
nuestros comités (especial)
10 de
agosto
15 de
agosto
251
Balance del Plan Vial. Visita del Gobernador. Visita de inspección. Así se vivió la
Jornada syso. Festividad Virgen del Carmen. Te interesa (correspondencia)
17 de
agosto
252
Seguimiento a nuestra RSE. Gestión integral de residuos peligrosos. COPASO.
¿Sabías qué? (Manual de Comunicaciones)
22 de
agosto
253
Sigue avanzando obra en el Plan Vial. GENSA es solidaria. Pilas con las Pilas.
Gestión Integral del riesgo empresarial.
31 de
agosto
254
Todos en contacto. Resultados jornada syso. Jornada continúa. ¿Sabes… Que
es un plan de mejoramiento?
6 de
septiembre
255
Revive Miel II. Conectados con los grupos de interés. Revisor Fiscal. ¿Quién
formula el plan de mejoramiento?
10 de
septiembre
249
250
256
257
Proyecto de RSE en marcha. GENSA crece en imagen. Recuerda medir los
riesgos
5 de julio
Únete a la red de GENSA. Así vamos en las ZNI. Fútbol. Novedades (Despedida. 17 de
Nacimiento en Paipa. ISO 14001. Plan de Mejoramiento compromiso de todos)
septiembre
Replicamos nuestras buenas prácticas. Mayor pluralidad de ofertas en GENSA.
Agenda. Ahorro de energía.
26 de
septiembre
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
258
Conversatorio sobre reglamento interno de contratación. Aplicando las 5 S.
Preparados para una emergencia. Plan Vial, proyecto destacado durante foro de
moralización en Samaná. Nueva Mesa de servicio. Consumo de papel.
3 de
octubre
¿Nuestros clientes están satisfechos? Brigada de Termopaipa e Acción. Agenda.
5 de
octubre
Comprometidos con el país. ¿Qué es el Control Fiscal? Para recordar… Cuando
ahorras tú sumas.
11 de
octubre
259
260
261
262
En GENSA Y Yo, Hablamos claro. Ahora GENSA es redes sociales. Aumentamos 12 de
en seguidores. Nuestros proveedores más cercanos. Nacimientos
octubre
Le cumplimos al simulacro nacional. Responsables ambientalmente. Presta
atención también es tú responsabilidad. Agenda. Capacitación Dirección de
Control Interno.
18 de
octubre
263
Más Bienestar. ISO 14001 nuestro reto. Educamos en lo ambiental. Novedades
en licencias. Retiro personal. Selección.
19 de
octubre
264
Encuentro con proveedores. Prográmate con el Plan Víal de Caldas. Menos
plástico más vida. Veedurías ciudadanas comprometidas con el plan vial.
Vacaciones.
23 de
octubre
265
Le queremos apostar a la RSE. Llenos de energía sostenible. Nuestros árboles de 26 de
la energía.
octubre
266
Tercer mercado de oportunidades. Encuesta de satisfacción laboral. Preparados
ante una emergencia.
30 de
octubre .
267
“Caldas con futuro Vial” Gobernador de Caldas. Los Combos siguen en marcha.
Un triunfo más. Vacaciones
1 de
noviembre
268
Nuestro árbol de la energía. Preparados para cualquier emergencia. Una
celebración en grande.
Especial Entrevista con el Presidente
Menor tiempo en el recorrido. Escuchando las voces de la minería. Licencia.
Nacimiento
7 de
noviembre
9 de
noviembre
14 de
noviembre
16 de
noviembre
Valoración de desempeño por competencias. ¿Po qué tenemos la termoeléctricas
más grande del país. Criterios ambientales y sociales acompañan el plan vial de
caldas.
Una Empresa Líder en Caldas. Nuestro Árbol de la energía. Tenemos talento.
Vacaciones.
21 de
noviembre
23 de
noviembre
Nuestro árbol de la energía. Preparados para cualquier emergencia. Todo un
ganador. Nacimiento
28 de
noviembre
269
270
271
272
273
274
GENSA + Cerca de sus grupos de interés. Vacaciones
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
Energía las 24 horas, un verdadero logro. “un SIG por encima del promedio
colombiano. En constante seguimiento. Vacaciones. Sistema de lavado de activos
6 de
diciembre
276
Al Corriente más cerca de los paipanos. Día de diversión para los más
pequeñitos.vacaciones.mensaje ..
7 de
diciembre
277
GENSA, Futuro prometedor. Nuevamente campeones. Generando espacios de
integración. Capacitación en Paipa.
12 de
diciembre
275
278
Conductores competitivos en Termopaipa. Ecomercado solidario de alimentos.
Salida ecológica. III Jornada de amor por los niños de las ZNI. Dando bienvenida a 19 de
diciembre
la navidad. GENSA de celebración. Vacaciones. No olvidar.
BOLETINES AL CORRIENTE 2013
279
280
Valoración de desempeño, un gran logro. El Cable Aéreo a Villamaría una
realidad. Más gestión. Vacaciones. Un compromiso de todos.
Listos para terminar el cable. Vacaciones.
4 de enero
11 de
enero
281
Gobernación de Caldas quiere seguir trabajando con GENSA. Vía la Rochela –
La parroquia, con otra cara. Uso institucional. Somos muestra de calidad.
Preparados para las emergencias. Vacacione.
18 de
enero
282
GENSA gran asesor técnico. En el 2013 más ordenados La salud sigue siendo
prioridad.
25 de
enero
283
Retos en generación y comercialización para el 2013. Más facilidades para
nuestros proveedores
1 de
febrero
284
Contraloría en GENSA. Zona Franca Andina en Marcha. 2013 de más
colaboradores saludables. Nuevos formatos. Una responsabilidad de todos.
Preparados para las auditorias. Nuevos ingresos.
5 de
febrero
285
Coordinadores de evacuación capacitados. Descargue de extintores. En
constante desarrollo profesional. Encuesta.
13 de
febrero
286
Vía Salamina –La Merced antes de su ejecución. Portafolio de servicios en
20 de
marcha. ¿Qué hacer en caso de sismos? Construyendo nuestras redes sociales.
febrero
Reconocimientos.
287
Reconocimiento a GENSA. Un excelente trabajo en las vías de Caldas.
Termopaipa Saludable. Tú lo puedes hacer. Agenda.
28 de
febrero
288
Vamos por la excelencia 2013.Agenda.
6 de
marzo
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
289
Mitigando nuestros riesgos. En Pro de una mejor participación Ciudadana. Listos 14 de
para Coordinar. + Salud para todos. Agenda. Celebración día de la mujer.
marzo
290
El agua es el recurso esencial para la vida.
291
Asamblea de GENSA, transcurrió con normalidad.
292
Gestión…ando. En Pro del cuidado de agua. Actualización del Directorio interno.
Director Administrativo en Paipa. Todo un trabajo en equipo. Nacimiento.
Simulacro de evacuación. Para tener en cuenta
10 de abril
293
nuestras noticias muy positivas (Especial con el presidente)
15 de abril
294
Estamos haciendo historia. Cable Aéreo nuestra cuota para el progreso. Así va
el compromiso. Somos SIG. Para tener en cuenta.
17 de abril
Especial Estamos haciendo historia
Especial Estamos Haciendo Historia
17 de abril
19 de abril
297
Curso avanzado de trabajo en alturas. Más capacitación. Una brigada bien
preparada. Para tener en cuenta.
24 de abril
298
Especial Estamos haciendo historia
295
296
300
Especial Estamos haciendo historia (grandes y pequeños artistas)
22 de
marzo
22 de
marzo
30 de abril
10 de
mayo
Especial Estamos Haciendo Historia
10 de
mayo
15 de
mayo
303
Coordinadores de evacuación. Nuestro Mundialito. Homenaje a las madres.
Fongensa condecora a GENSA
20 de
mayo
304
GENSA celebra a nivel nacional. Exitosa semana técnica. Llego a la hora de
elegir COPASO.
27 de
mayo
305
Uso adecuado del FILSERVER. El reciclaje “nuestro estilo de vida”. Buen uso de
las herramientas informáticas. Capacitación de altura. Listas para anotar.
4 de junio
306
Seguridad de la información. Siempre protegidos. Gobernador del Vaupés en la
Planta. Así quedo conformado nuestro COPASO. Lee nuevamente.
Especial celebración 50 años (Termopaipa)
11 de julio
13 de julio
Cuenta regresiva (Mantenimiento Termopaipa)
14 de julio
El Comité de Presidencia nos informa. Hacía la energía renovable. Grabación Al
Corriente. Manejo de residuos peligrosos. Entrenamiento para la brigada.
20 de junio
El SIG también emprende acciones. Fuertes ante la influenza.
25 de junio
No es un secreto, es información de GENSA. En las ZNI también hay brigadas.
Capacitados para atender emergencias. Atención Administradores de Contrato.
Vuelve a leer.
Especial información 50 años (Termopaipa)
3 de julio
8 de julio
301
302
307
308
309
310
312
313
Especial Atención Administradores de Contrato
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
EDICIÓN
26
27
28
29
30
31
AL CORRIENTE RADIO 2012
TEMAS
Proyecto de GENSA En Honduras. Convenio AOM
combos de maquinaria. Plan Vial de Caldas. Recorrido
por las sedes. Gerente Inficaldas
Proyectos de GENSA en Caldas. Plan Vial, Cable aéreo.
Zona Franca y Miel II
Fongensa hace su balance
Estado Central Termopaipa
Especial auditorías internas
Especial entrevista Presidente
32 Especial socialización Código de Buen Gobierno.
33 Resultado de la Auditoría externa.
34 Especial ambiental (Norma ISO 14001)
EDICIÓN
AL CORRIENTE RADIO 2013
TEMAS
35 Nuevo presidente de GENSA. Orlando Micolta
36
37
38
39
40
41
Nuevos Directivos de la Organización. (Secretaría
General - Directora Financiera - Líder DAL. Líder
Dirección Ambiental)
Elección del COPASO. Gestiones Dirección Ambiental)
Especial 20 años de GENSA (en directo)
Especial 20 años de GENSA (en directo)
Especial 20 años de GENSA (en directo)
Paipa V. celebración Termopaipa. Trabajos de
mantenimiento en Termopaipa
42 Especial Costeo ABC
FECHA
03 de febrero
15 de Marzo
30 de Marzo
25 de abril
15 de mayo
5 de junio
19 de julio
5 de septiembre
20-Sep
FECHA
1 de febrero
1 de marzo
29 de mayo
19 de abril
22 de abril
2 de mayo
6 de junio
21 de junio
AL CORRIENTE TV 2013
EDICIÓN
4
TEMAS
Entrevista con el Presidente De GENSA. Recorrido por
las sedes de GENSA. Especial celebración 50 años
Unidad I Termopaipa. Bienestar de los colaboradores.
Deportes. Celebración 20 años de GENSA
GENSA es NOTICIA
AÑO
2013
2012
CORREOS ENVÍADOS
14
51
FECHA
27 de junio
RETROALIMENTACIÓN CON CLIENTES Y GRUPOS DE INTERÉS
CARTELERAS 2012
TEMA
No se abrume
Política de RSE
Política de RSE
Una verdadera responsabilidad RSE
10 recomendaciones para tener una conversación
Prepárese para las auditorias
Política de calidad
Los mejores jefes están en GENSA
Los errores más comunes del trabajo y como evitarlo
Día nacional SYSO
El arte supremo de la atención al Público
Preparados para las auditorias
Adiós a los organigramas
campaña reciclemos
Pautas para el manejo del correo interno
CARTELERAS 2013
FECHA
02 de mayo
09 de mayo
16 de mayo
23 de mayo
30 de mayo
07-Jun
20-Jun
4 -11 julio
18-25 julio
25 julio 3 agosto
22-29 agosto
1- 5 septiembre
5 -19 septiembre
19-26 septiembre
octubre
TEMA
¿Qué tan conciente eres de tu postura?
FECHA
4 de febrero
Celebración 20 años haciendo historia
19 de abril
Ellos también se unen a nuestra celebración (mensajes que le
llegaron al Presidente por la celebración)
COPASO
Especial SIG Paipa
8 de mayo
20 de mayo
24 de mayo
Especial celebración 50 años de la Unidad I de Termopaipa
13 de junio
¿Qué es lo confidencial para GENSA?- COPASO- Protocolo
para contestar el teléfono
2 de julio
DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
A
través de 15 procesos
organizacionales
se
logra
desarrollar el objeto social de
nuestra empresa, son éstos
quienes en su actuar cotidiano
emprenden
las
acciones
necesarias
para
dar
cumplimiento a los objetivos de
su proceso que a su vez
alimentan el direccionamiento
estratégico de Gensa.
Cada
proceso
contempla
indicadores
de
eficiencia,
eficacia
y
efectividad
identificados en las caracterizaciones respectivas, los cuales dan cuenta de
su avance frente a las metas propuestas para cada actividad. (Anexo.
Indicadores de gestión SIG - Resultados Corte a junio 30/2013).
De igual manera a través del aplicativo BSC-SIG (Balance Score Card –
Sistema Integrado de Gestión) se registran los indicadores que hacen
parte del Direccionamiento Estratégico; el cual por políticas institucionales
posee un seguimiento trimestral. (Anexo. Seguimiento BSC-Resultados a
Junio 30/12)
Durante el mes de abril del presente año la Alta Dirección promovió la
elaboración de Planes de Gestión por proceso,
en los cuales se
contemplan programas, subprogramas, proyectos y actividades, siempre
direccionados a lograr el cumplimiento de la visión organizacional; en este
esquema cada proceso relacionó indicadores que permitieran a la
Presidencia de Gensa efectuar un seguimiento, análisis y evaluación a la
gestión individual de cada proceso. (D-043 Formulación, evaluación y
seguimiento a planes de gestión y F-117 Plan de Gestión por Proceso)
CUMPLIMIENTO OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS
A través de los PMA que se tienen en la organización para los diferentes
centros de trabajo se han establecido objetivos y programas ambientales
con objeto de administrar, reducir y mitigar los impactos producidos por las
actividades productivas desarrolladas por la organización. Estos
documentos dan cuenta de las acciones a realizar, los plazos, recursos,
responsables e indicadores que permiten tomar decisiones y encaminar
los esfuerzos a dar cumplimiento al Principio de Desarrollo Sostenible
adoptado en el componente ambiental de la política del SIG.
De igual manera los indicadores de cada uno de los PMA permiten medir el
desempeño de cada centro de trabajo, logrando tener una mirada general
al comportamiento ambiental organizacional; a través de éstos se generan
oportunidades de mejora que contribuyen a hacer más efectiva la gestión
ambiental.
Atendiendo las solicitudes realizadas por las diferentes autoridades
ambientales que realizan seguimiento a cada una de las centrales de
generación, se elaboran y presentan informes de gestión ambiental e
informes de cumplimiento ambiental (ICA) con periodicidad semestral y
anual, donde se reporta el desempeño en este componente de cada sede
de trabajo.(Ver informes de gestión e ICA).
Cuadro informativo desarrollo PMA – Zonas no Interconectadas
Porcentaje de cumplimiento según cronograma de ejecución aprobado
PROGRAMAS PMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
BAHIA
SOLANO
CUPICA
GUAPI
INIRIDA
MITU
25
Participación comunitaria
10
10
35
88,8
Inducción empleados
NA
NA
NA
0
0
Educación Ambiental
10
NA
NA
50
NA
Manejo Combustible
78
100
78
92
80
Limpieza de suelo
0
NA
NA
50
NA
Manejo de Aguas Residuales
0
0
0
0
0
Manejo de Residuos Sólidos
63
0
0
100
0
NA
NA
NA
25
45
35
0
0
Control de fenómenos erosivos
Control de ruido
10 Control de gases
11 Monitoreo y seguimiento
Acción según el evento
NA
NA
0
0
Control permanente
8
CUMPLIMIENTO OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS
A través de diversas campañas de toma de conciencia, información y
capacitación, la Dirección Ambiental ha buscado fortalecer la cultura y
compromiso con el desarrollo sostenible, algunas de las desarrolladas en
el periodo analizados son:
El día 22 de marzo de 2013 se celebró el
día Internacional del agua, donde la
dirección ambiental realizó una campaña,
socializando con sus funcionarios por
medio de la INTRAGENSA y un
portavaso, la importancia de preservar el
agua. En el boletín al corriente No 290 se
publicó una nota alusiva al tema.
Vía correo electrónico se envió la imagen
anexa, con el fin de que la gente
participara activamente en la actividad de
reciclaje.
Campaña de sensibilización Ambiental
"reciclaje" actividades periódicas, correo
enviado solo al personal de Manizales
CUMPLIMIENTO OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS
GENSA participó en la semana ambiental de CORPOCALDAS, realizando
en el Fondo cultural cafetero "Diálogo de Saberes", una exposición sobre
cambio climático desde el punto de vista energético; además hubo
presencia institucional en la actividad Parque los Yarumos "Encuentro
juvenil ambiental".
Para la Central Termopaipa se llevaron a cabo durante toda la semana
diferentes actividades enmarcadas en el cuidado del medio ambiente y en
la sensibilización del personal de la planta en temas ambientales.
ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
La cultura de autocontrol y la autoevaluación es una tarea de permanente
fortalecimiento, a través del papel que desempeñan los auditores internos
se promueve el seguimiento a acciones correctivas y preventivas que
realizan los diferentes procesos, los cuales evidencian que se vienen
atacando las causas de las potenciales desviaciones e incrementando la
efectividad en la gestión.
A la fecha los procesos han registrado las acciones correctivas, preventivas
y de mejora arrojadas por las auditorías y se encuentran en la realización
de acciones encaminadas a levantar las no conformidades y a incrementar
el mejoramiento continuo en su labor diaria.
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES
Frente al compromiso que ha asumido Gensa de proporcionar espacios
seguros y saludables, se han enfocado los recursos necesarios que
permitan fortalecer la cultura del autocuidado y bienestar. Para este fin a
través de la Unidad de S&SO múltiples acciones se han cristalizado;
presentamos a continuación algunas de las que se ejecutaron en el periodo
analizado en el presente informe:
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES
A partir de agosto del presente año se tienen los siguientes proyectos frente a este tema:
De acuerdo con los riesgos más relevantes de la organización se está construyendo el sistema de
vigilancia epidemiológico de ruido que aplica para las centrales de generación, también el sistema de
vigilancia epidemiológico osteomuscular.
Para el 1 y 2 de agosto se tiene programada la cuarta jornada SYSO, esta actividad se realizara en
conjunto con las centrales de las ZNI y Paipa. Contará con actividades como:
Riesgo cardiovascular Sexualidad Sana
Vacunación
Diferentes actividades de promoción y prevención donde se involucrará a los familiares.
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES
ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES
RESULTADO DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS
RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD
Para el año 2013, el análisis del los riesgos de la organización se basó en
las matrices de riesgos de cada uno de los procesos en la versión número
ocho (8), la cual permite identificar, valorar los riesgos y cumplir con las
exigencias de cada una de las normas técnicas las cuales son ISO 9001 2008, NTCGP 1000 – 2009, OSHAS 18001 – 2007, ISO 14001 - 2004.
Las modificaciones efectuadas a la Matriz de Riesgos permitieron integrar
mayor nivel de análisis y consulta de los riesgos estratégicos, los peligros
de seguridad industrial y salud ocupacional SISO y los impactos
ambientales de cada uno de los procesos definidos en el Mapa Estratégico.
De acuerdo con lo anterior, se empleó como metodología para la medición
del indicador, la evaluación de cada una de las matrices correspondientes
a cada proceso de la organización, con el fin de poder identificar la
evolución del los riesgos entre los años 2012 y 2013. De los procesos que
a continuación se relacionan:
1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
El resultado para este año en cuanto al riesgo estratégico fue de 11.6
incrementándose en 0.6 puntos con respecto al año anterior, ubicado
nuevamente en la categoría de monitorio continuo, evidenciando un alto
grado de exposición del riesgo, teniendo así que implementar nuevas
políticas para lograr la mitigación del mismo. Respecto al riesgo de Peligro
Ocupacional se obtuvo un resultado de 6.1 incrementándose para este año
en 1.1 ubicándose en la categoría de Supervisión Periódica. En cuanto al
Impacto ambiental para este año fue de 6.9 bajando el riesgo en 0.1
quedando en la misma categoría del año anterior. Esta circunstancia puede
obedecer a cambios estructurales en los procesos y a la inclusión de
riesgos evidenciados por parte de entidades de control externo.
RESULTADO FINAL DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO
PROCESO
RIESGOS
Estratégicos
ESTRATEGICOS Peligro ocupacional
Impacto ambiental
AÑO 2012
AÑO 2013
DIFERENCIA
11
11.6
+0.6 Puntos
5
6.1
+ 1.1 Puntos
7
6.9
+ 0.1 Puntos
RESULTADO DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS
RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD
2. PROCESOS DE APOYO
El riesgo estratégico obtuvo una disminución de 0.5 puntos en el promedio
general de 5.5, ubicándose en la categoría de 1 a 5 en donde el riesgo es
aceptable, esta circunstancia obedece a la evaluación y seguimiento
comprometido de cada uno de los procesos. En cuanto al riesgo de peligro
ocupacional se alcanzó un resultado de 6,6 incrementándose en 1.6
puntos en comparación del año pasado, ubicándose así en la categoría de
supervisión periódica. En cuanto al riesgo de impacto ambiental el
resultado para este año fue de 6.1 incrementándose en 0.1 en comparación
del año pasado, continuando así en la categoría de supervisión periódica.
RESULTADO FINAL DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO
PROCESO
APOYO
RIESGOS
AÑO 2012
AÑO 2013
DIFERENCIA
Estratégicos
6
5.5
- 0.5 puntos
Peligro ocupacional
5
6.6
+1.6 puntos
Impacto ambiental
6
6.1
+ 0.1 puntos
3. PROCESOS MISIONALES
La actividad misional de la empresa presentó un incremento del 0.3 en
aquellos riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la empresa lo cual implica una supervisión periódica al
comportamiento de los mismos, comoquiera que se habla en este espacio
del objeto social de la sociedad. En cuanto al Peligro Ocupacional el
resultado para este año fue de 8.9 disminuyendo frente al año anterior pero
quedando igualmente en la categoría de Monitoreo periódico; lo anterior
debido a la actividad misional de la empresa la cual se ejecuta en campo
donde los agentes generadores de peligros son mucho más abundantes.
Respecto al Impacto Ambiental se evidencio un incremento de 0.7
quedando igualmente en la categoría de monitoreo periódico.
RESULTADO FINAL DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO
PROCESO
MISIONALES
RIESGOS
AÑO 2012
AÑO 2013
DIFERENCIA
Estratégicos
9.6
9.9
+ 0.3 Puntos
Peligro ocupacional
9.2
8.9
- 0.3 Puntos
Impacto ambiental
9.3
10
+ 0.7 Puntos
RESULTADO DE LA GESTIÓN REALIZADA SOBRE LOS
RIESGOS IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD
Como resultado final se tiene que debemos implementar con mayor
severidad un control de administración de los riesgos implementando
acciones correctivas en cada uno de los procesos apuntado a la
disminución del Riesgo Empresarial, partiendo del monitoreo continuo de
cada uno de los riesgos, en el entendido de que estos son cambiantes.
ACCIONES DE SEGUIMIENTO PREVIAS
EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN
Como resultado final se tiene que debemos implementar con mayor
severidad un control de administración de los riesgos implementando
acciones correctivas en cada uno de los procesos apuntado a la
disminución del Riesgo Empresarial, partiendo del monitoreo continuo de
cada uno de los riesgos, en el entendido de que estos son cambiantes.
Actividades a Realizar
Promover
mecanismos
de
participación que fortalezcan la
cultura
de
mejoramiento
continuo
Fortalecer permanentemente el
grupo auditor enfocando su
perfil en auditorías gerenciales y
que promuevan cambios que
vayan en pro de la eficiencia,
eficacia
y
efectividad
organizacional.
Realizar auditorías gerenciales
teniendo
como
marco
de
referencia el direccionamiento
estratégico organizacional
Responsable
Profesional Unidad SGC
Representante SIG
Líder de Auditorías
Profesional Unidad SGC
Líder de Auditorías
Profesional SGC
Seguimiento
Permanentemente con el apoyo de la
Alta
Dirección
se
desarrollan
campañas y actividades en las cuales
los integrantes de la organización son
partícipes de la gestión empresarial,
de igual manera desarrollan a través
de sus procesos mejores formas de
ejecutar su trabajo cotidiano.
Con el fin de dar el enfoque indicado
a las auditorías internas, se realizan
reuniones de equipo con el
Representante del Sistema, los
auditores
internos
han
sido
sensibilizados de tal forma que el
ejercicio
de
auditoría
cobre
relevancia en la organización y tenga
una mirada más gerencial.
De igual manera a través del
seguimiento a planes de gestión
establecidos por cada proceso, el
grupo auditor recopila información
que sirve como toma de decisiones
empresariales y dan conocimiento a
la presidencia del avance del
direccionamiento estratégico de
Gensa.
CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SIG
Redefinición del Direccionamiento Estratégico 2014-2019
Nuevas políticas de Junta Directiva frente a los negocios a emprender
Ingreso de nuevos proyectos y negocios
Implementación de NT ISO 50001
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Realizar socialización de los avances de la redefinición del
Direccionamiento Estratégico.
Involucrar en la actividad de redefinición de la estrategia a personal
clave que replique dicha información en sus áreas.
Mantener capacitado al grupo auditor para enfocar los seguimientos y la
promoción del mejoramiento continuo hacia la excelencia empresarial.
Realizar análisis integral de los proyectos y negocios a recibir de tal
forma que se contemplen posibles riesgos generados por éstos.
Trabajar a través de la sensibilización e información permanente la
implementación de la norma ISO 50001.
Fortalecer el compromiso de cada proceso frente a la actualización de
las Matrices de Riesgo Organizacional.
Continuar con actividades direccionadas al fortalecimiento de la salud y
el bienestar de los colaboradores en sus puestos de trabajo.
Adelantar los ajustes necesarios al proceso Gestión Ambiental para que
articule los aspectos misionales referentes a la sostenibilidad ambiental
y social.
Propiciar los escenarios de RSE con los grupos de interés bajo los
principios de la Organización.