CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE SISTEMAS, SOFTWARE

CAPITULO II
MARCO TEÓRICO SOBRE SISTEMAS, SOFTWARE, CONTROL,
ADMINISTRATIVO, EFICIENCIA, EFICACIA Y LENGUAJES DE
PROGRAMACION.
1. SISTEMAS
Los sistemas son formas dadas de meditar y de aplicar a la vida empresarial;
una manera de entender las operaciones en la actividad de la empresa, su
relación con los entes que constituyen y el medio que los rodea, es el rol de la
empresa en los sistemas de control y los objetivos que persiguen; analizar,
desarrollar, controlar y mantener actualizado los mecanismos y técnicas a
través de las cuales se pueden manejar adecuadamente los recursos, que
permiten cambios en condiciones de beneficio; son parte de todo un proceso
que conllevaba al desarrollo, competitividad y tecnología adecuada, para
mejorar el fortalecimiento empresarial
en un mundo de cambio y
mejora
continua.
1.1
DEFINICIÓN
Los sistemas o software de control se pueden definir técnicamente como un
conjunto de componentes interrelacionados que recolectan o recuperan,
procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de
decisiones, las auditorias de entes reguladoras y el control de una
organización. 1
Es un conjunto de programas destinados a permitir la comunicación del usuario
con un ordenador y gestionar sus recursos de manera eficiente. Comienza a
trabajar cuando se enciende el ordenador, y gestiona el hardware de la
máquina desde los niveles más básicos.
1.2
1
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS
Análisis de Sistemas I. Centro de Computación Profesional de México C.C.P.M. 1° ED. Editorial McGraw Hill, 2003
México. pag.15
Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitución y en
cuanto a su relación con el medio ambiente. En cuanto a su constitución, los
sistemas pueden clasificarse en:
FÍSICOS O CONCRETOS (en inglés: hardware): son los sistemas compuestos
de elementos palpables y concretos, como máquinas, equipos, instalaciones,
edificios, materias primas, etc.
CONCEPTUALES O ABSTRACTOS (en ingles: software): son los sistemas
compuestos de aspectos intangibles y abstractos, como filosofías, políticas,
directivas, programas, procedimientos, reglas y reglamentos, etc.
En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas físicos y
conceptuales: ellas necesitan de máquinas, equipos e instalaciones, pero
requieren también de filosofías, directrices, reglas y reglamentos para
funcionar.
En cuanto a su relación con el medio ambiente, los sistemas pueden
clasificarse en:
CERRADOS O MECÁNICOS: son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia
el medio ambiente externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas
mecánicos
o
determinismo
que
con
determinada
entrada
producen
determinada salida, como el motor, la máquina, etc. Son previsibles y sujetos a
certezas.
ABIERTOS U ORGÁNICOS: son los sistemas que tienen una infinidad de
entradas y salidas hacia el medio ambiente externo, no siempre bien
conocidas. Mantienen intenso intercambio con el ambiente. Son los sistemas
vivos y orgánicos sujetos a la indeterminación e incertidumbre.
En realidad, no existen sistemas absolutamente cerrados o absolutamente
abiertos: los primeros serían herméticos y los últimos se confundirían con el
ambiente externo. En las empresas existen sistemas mecánicos (como las
máquinas, equipos, instalaciones, etc.) y sistemas orgánicos (como las
personas, principalmente). La propia empresa es un sistema orgánico, vivo y
abierto.
1.3
PRINCIPIOS
A partir de los siguientes Componentes, se puede evaluar el funcionamiento de
un sistema. En lenguaje “sistémico”, la eficiencia es el cociente de salida sobre
la entrada, es decir, la cantidad de salida por unidad de entrada.
Los componentes de todo sistema son los siguientes:
Entradas o Insumos (input): es todo lo que ingresa al sistema para hacerlo
funcionar. Ningún sistema es autosuficiente o autónomo. El sistema necesita
de insumos, en forma de recursos, energía o información. En el organismo
humano, los insumos son variados, el aire, el agua, las imágenes, los sonidos,
etc. que provienen del medio ambiente externo.
Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas
mediante sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo
que le es peculiar. En el organismo humano, el aire que respiramos es
procesado por el aparato respiratorio, la comida que comemos por el aparato
digestivo, las imágenes por los sistemas visual y nervioso.
Salidas o resultados (output): Todo sistema coloca en el medio ambiente
externo las salidas o resultados de sus operaciones. Las entradas debidamente
procesadas y convertidas en resultados se exportan de nuevo al ambiente, en
forma de productos o servicios prestados, en el caso de las empresas.
Retroacción o retroalimentación (feedback): es la reentrada o retorno al sistema
de sus salidas o resultados, que pasan a influir sobre su funciona miento. La
retroacción es generalmente una información o energía de retorno que vuelve
al sistema para realimentarlo o alterar su funcionamiento como consecuencia
de sus resultados o salidas. 2
1.4
2
IMPORTANCIA
Análisis de Sistemas II.Kendall, Kenneth E., Kendall, Jullie E. 6° Ed. Editorial: Pearson Educación; 2005. México
pag.22
Todo sistema está constituido por partes relacionadas entre sí. Las partes son
los subsistemas que a su vez están constituidos por otras partes relacionadas
entre sí, y así sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un
sistema mayor, el SUPRA SISTEMA. Este es el atractivo que la TEORÍA DE
SISTEMA.
Se puede estudiar cada sistema con sus subsistemas integrantes, como partes
de un sistema más grande.
Si dos sistemas presentan los mismos resultados, pero uno de ellos requiere
menos recursos de entrada, entonces éste será más eficiente. O dos sistemas
utilizan la misma cantidad de insumos, pero uno de ellos produce mejor
resultado, entonces éste será el más eficiente. La eficacia, por otro lado, es la
relación entre la salida y el objetivo del sistema, esto es, en cuanto más
contribuye el resultado al alcance del objetivo, más eficaz será el sistema.
ALGUNOS DE LOS PUNTOS IMPORTANTES DE LOS SISTEMAS SON:
Los sistemas a nivel operativo: estos apoyan a los gerentes operativos en
seguimiento de actividades transaccionales, como el de ventas, ingresos,
depósitos en efectivo, nominas, decisiones de crédito.
Los sistemas a nivel administrativo: sirven a las actividades de supervisor,
auditoria, control, y toma de decisiones administrativas, de tal manera que
proporciona informes periódicos, mas que información instantánea de
operaciones.
Los Sistemas a nivel estratégico: ayudan a los directores a enfrentar y resolver
aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en
el entorno externo, es decir que los cambios que se efectúen en el área o
entorno deben ser llevados a cabo con una gran capacidad existente para
pronosticar tendencias de ventas durante un periodo dado.
•
Mejorar la eficiencia en la capacitación y uso de los recursos.
•
Mejorar la confiabilidad de la información que se genere sobre los
mismos (recursos y operaciones).
•
Mejorar los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda
cuenta oportuna de los resultados de su gestión
•
Mejorar la capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar
el manejo inadecuado de los recursos.
1.5
CARACTERÍSTICAS
Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los
cuales dependen de las necesidades de la empresa, sus características son las
siguientes:
EFICIENCIA.
Un Sistema Operativo permite que los recursos de la computadora se usen de
la manera más eficiente posible.
HABILIDAD PARA EVOLUCIONAR.
Un Sistema Operativo deberá construirse de manera que permita el desarrollo,
prueba o introducción efectiva de nuevas funciones del sistema sin interferir
con el servicio.
ENCARGADO DE ADMINISTRAR EL HARDWARE.
El Sistema Operativo se encarga de manejar de una mejor manera los recursos
de la computadora en cuanto a hardware se refiere, esto es, asignar a cada
proceso una parte del procesador para poder compartir los recursos.
RELACIONAR DISPOSITIVOS (GESTIONAR A TRAVÉS DEL KERNEL).
El Sistema Operativo se debe encargar de comunicar a los dispositivos
periféricos, cuando el usuario así lo requiera.
MANEJAR LAS COMUNICACIONES EN RED.
El Sistema Operativo permite al usuario manejar con alta facilidad todo lo
referente a la instalación y uso de las redes de computadoras.
Procesamiento por bytes de flujo a través del bus de datos.
FACILITAR LAS ENTRADAS Y SALIDAS.
Un Sistema Operativo debe hacerle fácil al usuario el acceso y manejo de los
dispositivos de Entrada/Salida de la computadora. 3
2. SOFTWARE
2.1
DEFINICIÓN
El software es el conjunto de instrucciones que las computadoras emplean para
manipular datos. Sin el software, la computadora sería un conjunto de medios
sin utilizar. Al cargar los programas en una computadora, la máquina actuará
como si recibiré a una educación instantánea; de pronto "sabe" cómo pensar y
cómo operar.
El Software es un conjunto de programas, documentos, procedimientos, y
rutinas asociados con la operación de un sistema de cómputo. Distinguiéndose
de los componentes físicos llamados hardware. Comúnmente a los programas
de computación se les llama software; el software asegura que el programa o
sistema cumpla por completo con sus objetivos, opera con eficiencia, esta
adecuadamente documentado, y suficientemente sencillo de operar. Es
simplemente el conjunto de instrucciones individuales que se le proporciona al
microprocesador para que pueda procesar los datos y generar los resultados
esperados.
El hardware por si solo no puede hacer nada, pues es necesario que exista el
software, que es el conjunto de instrucciones que hacen funcionar al hardware.
2.2
CLASIFICACIONES DEL SOFTWARE
El software se clasifica en 4 diferentes Categorías: Sistemas Operativos,
Lenguajes de Programación, Software de uso general, Software de Aplicación.
(Algunos autores consideran la 3era y 4ta clasificación como una sola).
3
Sistemas Operativos Modernos, Andrew S. Tanenbaum, editorial Pearson Educación, 2ª ed. Pág. 52
2.3
LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN
Mediante los programas se indica a la computadora que tarea debe realizar y
cómo efectuarla, pero para ello es preciso introducir estas órdenes en un
lenguaje que el sistema pueda entender. En principio, el ordenador sólo
entiende las instrucciones en código máquina, es decir, el específico de la
computadora. Sin embargo, a partir de éstos se elaboran los llamados
lenguajes de alto y bajo nivel.
2.4
SOFTWARE DE USO GENERAL
El software para uso general ofrece la estructura para un gran número de
aplicaciones empresariales, científicas y personales. El software de hoja de
cálculo, de diseño asistido por computadoras (CAD), de procesamiento de
texto, de manejo de Bases de Datos, pertenece a esta categoría. La mayoría
de software para uso general se vende como paquete; es decir, con software y
documentación orientada al usuario (manual de referencia, plantillas de teclado
y demás).
2.5
SOFTWARE DE APLICACIONES
El software de aplicación esta diseñado y escrito para realizar tareas
específicas personales, empresariales o científicas como el procesamiento de
nóminas, la administración de los recursos humanos o el control de inventarios.
Todas estas aplicaciones procesan datos (recepción de materiales) y generan
información (registros de nómina) para el usuario.
3. SISTEMAS OPERATIVOS
El sistema operativo es el gestor y organizador de todas las actividades que
realiza la computadora. Marca las pautas según las cuales se intercambia
información entre la memoria central y la externa, y determina las operaciones
elementales que puede realizar el procesador. El sistema operativo, debe ser
cargado en la memoria central antes que ninguna otra información.
Un sistema Operativo (SO) es en sí mismo un programa de computadora. Sin
embargo, es un programa muy especial, quizá el más complejo e importante en
una computadora. El SO despierta a la computadora y hace que reconozca a la
CPU, la memoria, el teclado, el sistema de vídeo y las unidades de disco.
Además, proporciona la facilidad para que los usuarios se comuniquen con la
computadora y sirve de plataforma a partir de la cual se corran programas de
aplicación.
Cuando se enciende una computadora, lo primero que ésta hace es llevar a
cabo un autodiagnóstico llamado auto prueba de encendido (Power On Self
Test, POST). Durante la POST, la computadora identifica su memoria, sus
discos, su teclado, su sistema de vídeo y cualquier otro dispositivo conectado a
ella. Lo siguiente que la computadora hace es buscar un SO para arrancar
(boot).
Una vez que la computadora ha puesto en marcha su SO, mantiene al menos
parte de éste en su memoria en todo momento. Mientras la computadora esté
encendida, el SO tiene 4 tareas principales:
1. Proporcionar ya sea una interfaz de línea de comando o una interfaz gráfica
al usuario, para que este último se pueda comunicar con la computadora.
Interfaz de línea de comando: tú introduces palabras y símbolos desde el
teclado de la computadora, ejemplo, el MS-DOS.
Interfaz gráfica del Usuario (GUI), seleccionas las acciones mediante el uso de
un
Mouse para pulsar sobre figuras llamadas iconos o seleccionar opciones de los
menús.
2. Administrar los dispositivos de hardware en la computadora: Cuando corren
los Programas, necesitan utilizar la memoria, el monitor, las unidades de disco,
los puertos de Entrada/Salida (impresoras, módems, etc.). El SO sirve de
intermediario entre los programas y el hardware.
3. Administrar y mantener los sistemas de archivo de disco: Los SO agrupan la
información dentro de compartimientos lógicos para almacenarlos en el disco.
Estos grupos de información son llamados archivos. Los archivos pueden
contener instrucciones de programas o información creada por el usuario. El
SO mantiene una lista de los archivos en un disco, y nos proporciona las
herramientas necesarias para organizar y manipular estos archivos.
4. Apoyar a otros programas. Otra de las funciones importantes del SO es
proporcionar servicios a otros programas. Estos servicios son similares a
aquellos que el SO proporciona directamente a los usuarios. Por ejemplo, listar
los archivos, grabarlos a disco, eliminar archivos, revisar espacio disponible,
etc. Cuando los programadores escriben programas de computadora, incluyen
en sus programas instrucciones que solicitan los servicios del SO. Estas
instrucciones son conocidas como "llamadas del sistema".
El Kernel y el Shell
Las funciones centrales de un SO son controladas por el núcleo (kernel)
mientras que la interfaz del usuario es controlada por el entorno (shell). Por
ejemplo, la parte más importante del DOS es un programa con el nombre
"COMMAND. COM" este programa tiene dos partes.
El kernel, que se mantiene en memoria en todo momento, contiene el código
máquina de bajo nivel para manejar la administración de hardware para otros
programas que necesitan estos servicios, y para la segunda parte del
COMMAND.COM el shell, el cual es el interprete de comandos.
Las funciones de bajo nivel del SO y las funciones de interpretación de
comandos están separadas, de tal forma que puedes mantener el kernel DOS
corriendo, pero utilizar una interfaz de usuario diferente. Esto es exactamente
lo que sucede cuando cargas Microsoft Windows, el cual toma el lugar del
shell, reemplazando la interfaz de línea de comandos con una interfaz gráfica
del usuario. 4
4
Eerating System Concepts A. Silberschatz, J. Peterson, P. Galvin Addison - Wesley Publishing Company pág.25-35
Existen muchos shells diferentes en el mercado, ejemplo: NDOS (Norton DOS),
XTG, PCTOOLS, o inclusive el mismo SO MS-DOS a partir de la versión 5.0
incluyó un Shell llamado DOS SHELL.
4. CATEGORÍAS DE SISTEMAS OPERATIVOS
4.1
MULTITAREA
El término multitarea se refiere a la capacidad del SO para correr más de un
programa al mismo tiempo. Existen dos esquemas que los programas de
sistemas operativos utilizan para desarrollar SO multitarea, el primero requiere
de la cooperación entre el SO y los programas de aplicación.
Los programas son escritos de tal manera que periódicamente inspeccionan
con el SO para ver si cualquier otro programa necesita a la CPU, si este es el
caso, entonces dejan el control del CPU al siguiente programa, a este método
se le llama multitarea cooperativa y es el método utilizado por el SO de las
computadoras de Machintosh y DOS corriendo Windows de Microsoft. El
segundo método es el llamada multitarea con asignación de prioridades. Con
este esquema el SO mantiene una lista de procesos (programas) que están
corriendo. Cuando se inicia cada proceso en la lista el SO le asigna una
prioridad. En cualquier momento el SO puede intervenir y modificar la prioridad
de un proceso organizando en forma efectiva la lista de Prioridad, el SO
también mantiene el control de la cantidad de tiempo que utiliza con cualquier
proceso antes de ir al siguiente. Con multitarea de asignación de prioridades el
SO puede sustituir en cualquier momento el proceso que esta corriendo y
reasignar el tiempo a una tarea de mas prioridad. Unix OS-2 y Windows NT
emplean este tipo de multitarea.
4.2
MULTIUSUARIO
Un SO multiusuario permite a mas de un solo usuario accesar una
computadora. Claro que, para llevarse esto a cabo, el SO también debe ser
capaz de efectuar multitareas. Unix es el Sistema Operativo Multiusuario más
utilizado. Debido a que Unix fue originalmente diseñado para correr en una mini
computadora, era multiusuario y multitarea desde su concepción.
Actualmente se producen versiones de Unix para PC tales como The Santa
Cruz Corporation Microport, Esix, IBM,y Sunsoft. Apple también produce una
versión de Unix para Machintosh llamada: A/UX.Unix
Unix proporciona tres maneras de permitir a múltiples personas utilizar la
misma PC al mismo tiempo.
1. Mediante Módems.
2. Mediante conexión de terminales a través de puertos seriales.
3. Mediante Redes.
4.3
MULTIPROCESO
Las computadoras que tienen más de un CPU son llamadas multiproceso. Un
sistema operativo multiproceso coordina las operaciones de las computadoras
multiprocesadores. Ya que cada CPU en una computadora de multiproceso
puede estar ejecutando una instrucción, el otro procesador queda liberado para
procesar otras instrucciones simultáneamente.
Al usar una computadora con capacidades de multiproceso incrementamos su
velocidad de respuesta y procesos. Casi todas las computadoras que tienen
capacidad de multiproceso ofrecen una gran ventaja.
Los primeros Sistemas Operativos Multiproceso realizaban lo que se conoce
como:
4.3.1 Multiproceso asimétrico
Una CPU principal retiene el control global de la computadora, así como el de
los otros procesadores.
Esto fue un primer paso hacia el multiproceso pero no fue la dirección ideal a
seguir ya que la CPU principal podía convertirse en un cuello de botella.
4.3.2 Multiproceso simétrico:
En un sistema multiproceso simétrico, no existe una CPU controladora única.
La barrera a vencer al implementar el multiproceso simétrico es que los SO
tienen que ser rediseñados o diseñados desde el principio para trabajar en u n
ambiente multiproceso. Las extensiones de Unix, que soportan multiproceso
asimétrico ya están disponibles y las extensiones simétricas se están haciendo
disponibles. Windows NT de Microsoft soporta multiproceso simétrico.
4.4
SISTEMAS OPERATIVOS MÁS COMUNES
Unix es un SO multiusuario y multitarea, que corre en diferentes computadoras,
desde supercomputadoras, Mainframes, Mini computadoras, computadoras
personales y estaciones de trabajo.
Es un sistema operativo que fue creado a principios de los setentas por los
científicos en los laboratorios Bell. Fue específicamente diseñado para proveer
una manera de manejar científica y especializadamente las aplicaciones
computacionales. Este SO se adapto a los sistemas de cómputo personales así
que esta aceptación reciente lo convierte en un sistema popular.
Unix es más antiguo que todos los demás SO de PC y de muchas maneras
sirvieron como modelo para éstos. Aun cuando es un SO extremadamente
sólido y capaz, la línea de comandos Unix, no es apta para cardiacos, debido a
que ofrece demasiados comandos.
4.4.1 SISTEMA OPERATIVO DE MACINTOSH
La Macintosh es una máquina netamente gráfica. De hecho, no existe una
interfaz de línea de comando equivalente para ésta. Su estrecha integración de
SO, GUI y área de trabajo la hacen la favorita de la gente que no quiere saber
nada de interfaces de línea de comando.
Las capacidades gráficas de la Macintosh hicieron de esa máquina la primera
precursora en los campos gráficos computarizados como la autoedición por
computadora.
La familia de microcomputadoras de Apple Macintosh y su sistema operativo
define otra plataforma importante. Las PC de Macintosh, que se basan en la
familia de microprocesadores de Motorola, usan la arquitectura de Bus de 32
bits. La plataforma para Macintosh incluye muchas capacidades sofisticadas
que comprende la multitarea, una GUI, la memoria virtual y la capacidad para
emular la plataforma
MS-DOS.
Las PC de Macintosh también tiene la capacidad integrada de compartir
archivos y comunicarse con otras PC de Macintosh en una red.
WINDOWS NT DE MICROSOFT.
Con Windows NT, Microsoft ha expresado su dedicación a escribir software no
sólo para PC de escritorio sino también para poderosas estaciones de trabajo y
servidores de red y bases de datos.
Microsoft Windows NT no es necesariamente un sustituto de DOS ni una nueva
versión de éste; es, en conjunto, un nuevo SO diseñado desde sus bases para
las máquinas más modernas y capaces disponibles.
Windows NT de Microsoft ofrece características interconstruidas que ningún
otro SO para PC ofrece, con excepción de Unix. Además de las características
tradicionales de estricta seguridad de sistema, red interconstruida, servicios de
comunicación
y
correo
electrónico
interconstruidos,
herramientas
de
administración y desarrollo de sistema y una GUI, Windows NT puede correr
directamente aplicaciones de Windows de Microsoft y de Unix.
Windows NT, al igual que el OS/2 ver 2.0 y algunas versiones de Unix, es un
SO de 32 bits, que puede hacer completo uso de los procesadores de estas
características. Además de ser multitarea, está diseñado para tomar ventaja del
multiproceso simétrico.
5. LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN
Los lenguajes de programación cierran el abismo entre las computadoras, que
sólo trabajan con números binarios, y los humanos, que preferimos utilizar
palabras y otros sistemas de numeración.
Mediante los programas se indica a la computadora qué tarea debe realizar y
como efectuarla, pero para ello es preciso introducir estas ordenes en un
lenguaje que el sistema pueda entender. En principio, el ordenador sólo
entiende las instrucciones en código máquina, es decir, el específico de la
computadora. Sin embargo, a partir de éstos se elaboran los llamados
lenguajes de alto y bajo nivel.
5.1
LENGUAJES DE BAJO NIVEL
Utilizan códigos muy cercanos a los de la máquina, lo que hace posible la
elaboración de programas muy potentes y rápidos, pero son de difícil
aprendizaje.
5.2
LENGUAJES DE ALTO NIVEL
Por el contrario, son de uso mucho más fácil, ya que en ellos un solo comando
o instrucción puede equivaler a millares de código máquina .El programador
escribe su programa en alguno de estos lenguajes mediante secuencias de
instrucciones. Antes de ejecutar el programa la computadora lo traduce a
código máquina de una sola vez (lenguajes compiladores) o interpretándolo
instrucción por instrucción (lenguajes intérpretes). Ejemplos de lenguajes de
alto nivel: Pascal, Cobol, Basic, Fortran, C++. Un Programa de computadora,
es una colección de instrucciones que, al ser ejecutadas por el CPU de una
máquina, llevan a cabo una tarea ó función específica. Este conjunto de
instrucciones que forman los programas son almacenados en archivos
denominados archivos ejecutables puesto que, al teclear su nombre (o hacer
clic sobre el icono que los identifica) logras que la computadora los cargue y
corra, o ejecute las instrucciones del archivo.
El contenido de un archivo ejecutable no puede ser entendido por el usuario, ya
que no está hecho para que la gente lo lea, sino para que la computadora sea
quien lo lea.
Los archivos de programas ejecutables contienen el código máquina, que la
CPU identifica como sus instrucciones. Son lo que conocemos como
Programas Objeto. Dado que sería muy difícil que los programadores crearan
programas directamente en código de máquina, usan lenguajes más fáciles de
leer, escribir y entender para la gente.
El programador teclea instrucciones en un editor, que es un programa parecido
a un simple procesador de palabras, estas instrucciones son almacenadas en
archivos
denominados
programas
fuentes
(código
fuente).
Si
los
programadores necesitan hacer cambios al programa posteriormente vuelven a
correr el editor y cargan el programa fuente para modificarlo.
El proceso de conversión de programas fuente a programas objeto se realiza
mediante un programa denominado compilador. El compilador toma un
programa fuente y lo traduce a programa objeto y almacena este último en otro
archivo.
PROGRAMA FUENTE
Es el programa escrito en alguno de los lenguajes y que no ha sido traducido al
lenguaje de la máquina, es decir el programa que no está en código de
máquina y que por lo tanto no puede ser ejecutable.
PROGRAMA OBJETO
Es aquel programa que se encuentra en lenguaje máquina y que ya es
ejecutable por esta.
COMPILADOR
Es un programa que traduce un lenguaje de alto nivel al lenguaje máquina. Un
programa compilado indica que ha sido traducido y está listo para ser
ejecutado. La ejecución de los programas compilados es más rápida que la de
los interpretados, ya que el intérprete debe traducir mientras está en la fase de
ejecución.
INTÉRPRETE
Traductor de lenguajes de programación de alto nivel, los intérpretes ejecutan
un programa línea por línea. El programa siempre permanece en su forma
original (programa fuente) y el interprete proporciona la traducción al momento
de ejecutar cada una de las instrucciones.
5.3
LENGUAJE MÁQUINA
Lenguaje original de la computadora, un programa debe estar escrito en el
lenguaje de la máquina para poder ser ejecutado. Este es generado por
software y no por el programador. El programador escribe en un lenguaje de
programación, el cual es traducido al lenguaje de máquina mediante intérpretes
y compiladores.
5.4
SOFTWARE DE USO GENERAL
Procesadores de Texto
Son utilizados para escribir cartas, memorándums y otros documentos, El
usuario teclea una serie de letras o párrafos, y son mostradas en la pantalla. El
usuario puede fácilmente adherir, borrar y cambiar el texto hasta que el
documento quede exactamente como se desea. Algunas características
avanzadas que encontramos en la actualidad en los procesadores de texto son:
corrector de ortografía, diccionario de sinónimos, presentación preliminar del
texto antes de imprimir.
Hojas de Cálculo: Una Hoja de Cálculo es una herramienta para calcular y
evaluar números. También ofrece capacidades para crear informes y
presentaciones para comunicar lo que revelan los análisis; el usuario teclea los
datos y las fórmulas que serán usadas para obtener los resultados; después el
programa aplica las fórmulas a los datos y así obtiene los resultados; una de
sus
características
mas
importantes
es
la
habilidad
de
preguntar
(Condicionales)"what IF" "¿QUE PASARÍA SI?", cambiando los datos y
rápidamente re- calculando los nuevos resultados.
La mayoría de las Hojas de Cálculo cuentan también con la posibilidad de
graficar estos resultados en diferentes estilos de gráficas (Barras, Líneas,
Pastel, etc.).
5.5
BASES DE DATOS
La DBMS (Data Base Management System) es la herramienta que las
computadoras utilizan para realizar el procesamiento y almacenamiento
ordenado de los datos. Una base de datos es un recipiente para colecciones
relacionadas de datos. Por ejemplo, una agenda puede ser una base de datos
donde se almacenan los nombres, direcciones y números telefónicos de
amigos y contactos de negocios. La Base de Datos de una Compañía puede
contener información acerca de los consumidores, vendedores, empleados,
ventas e inventario. Ejemplos de Bases de Datos: Access, FoxPro, Approach.
5.6
PAQUETES DE PRESENTACIÓN
Software que permite al usuario diseñar presentaciones para desplegarlas a
través de la misma computadora o imprimir diapositivas y acetatos. Contienen
opciones avanzadas para integrar efectos en cada cambio de diapositiva.
Ejemplos: Presentation, Power Point, Freelance Graphics.
5.7
SHAREWARE
Shareware: Software distribuido de forma gratuita para ser probado. Si el
usuario decide quedarse con el programa y seguir usándolo, debe pagar al
desarrollador. Normalmente, el shareware es desarrollado por compañías
relativamente pequeñas o inclusive por programadores individuales.
6. ADMINISTRACIÓN
El éxito de cualquier empresa, va a depender de una buena administración. Y a
medida que esta va creciendo, exige requerimiento a su administración y
conceptos que cubran o satisfagan las necesidades propias que surgen de ese
desarrollo. El enfoque de la administración ha variado según el momento
histórico en que se han situado quienes se han dedicado a su estudio.
6.1
DEFINICIÓN
La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia
metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como
administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación,
organización, integración de personal, dirección y control.
Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en
grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.
6.2
CLASIFICACIÓN
El sistema administrativo esta integrado por subsistemas, los cuales pueden
clasificarse, de acuerdo a los siguientes criterios.
9
Por la función o actividad (comercialización, producción, finanzas);
9
Por su naturaleza (Hombres, Máquina, Información, productos).
9
Por el nivel organizacional (estratégico, de coordinación y operativo)
9
Como estructura conceptual, el sistema administrativo ayuda a pensar en
la administración, y debido a que no es un conjunto fijo de participantes
activo puede servir para dirigir ideas hacia sucesos generales o
particulares.
6.3
PRINCIPIOS
Para que exista una organización es necesario que cumpla con un grado de
coordinación, y por ende la conciencia del objetivo que se desea alcanzar. Una
empresa es una organización creada por el hombre, para crear bienes y
servicios destinados a satisfacer a la sociedad.
La función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento al cuerpo
social. Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las
máquinas, la función administrativa solo obra sobre el personal.
La salud y el buen funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto
número de condiciones, a las cuales se les da indiferentemente el nombre de
principios, de leyes o de reglas.
Emplear‚ con preferencia la palabra principios, desembarazándola de toda idea
de rigidez. No existe nada rígido ni absoluto en materia administrativa; en ella
todo es cuestión de medida. Casi nunca puede aplicarse dos veces el mismo
principio en condiciones idénticas: es necesario tener en cuenta las
circunstancias diversas y cambiantes, los hombres igualmente diversos y
cambiantes y muchos otros elementos variables.
Además, los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las
necesidades. La cuestión consiste en saber servirse de ellos: es éste un arte
difícil que exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura.
La mesura, hecha de tacto y experiencia, es una de las principales cualidades
del administrador.
El número de los principios de administración no es limitado. Toda regla, todo
medio administrativo que fortifica el cuerpo social o facilita su funcionamiento
toma lugar entre los principios, por todo el tiempo, al menos, en que la
experiencia lo confirme en esta alta dignidad. Un cambio en el estado de cosas
puede determinar el cambio de las reglas a las cuales ese estado había dado
nacimiento. 5
A continuación se presentan los principios de administración según Henri
Fayol:
1º La división del trabajo;
2º La autoridad;
3º La disciplina;
4º La unidad de mando;
5º La unidad de dirección;
6º La subordinación de los intereses particulares al interés general;
7º La remuneración;
8º La centralización;
9º La jerarquía;
10º EI orden;
11º La equidad;
12º La estabilidad del personal;
13º La iniciativa;
14º La unión del personal.
6.4
IMPORTANCIA
La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los
esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales,
dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones
5
Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce Limusa Noriega Editoriales Ponce pag14 Balderas 1995 México DF
Cuarta Impresión
cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su
consigna constante.
Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como:
La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque
lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.
El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su
buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales,
humanos, etc. con que ese organismo cuenta.
Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible
y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no
podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.
Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad
de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener
una mejor coordinación de su elementos: maquinaria, marcado, calificación de
mano de obra, etc.
La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia
actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la
adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida
económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por
ellas, tendrá que serlo.
En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los
requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque,
para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y
trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más
eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser,
por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.
Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos que la
demuestran objetivamente:
La administración se aplica a todo tipo de Empresa.
El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena
administración.
Una adecuada administración eleva la productividad.
La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.
En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.
En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es
aplicando la administración.
6.5
CARACTERÍSTICAS
Su universalidad: se da donde quiera que exista un organismo social.
Su especificidad: aun que va acompañada de otras ramas de la ciencia, la
administración es específica y distinta a estas ramas.
Su unidad temporal: a pesar de las funciones
o etapas del proceso
administrativo. La administración es única y por lo tanto se da en menor o
mayor grado dentro de esas etapas.
Su unidad jerárquica: la administración forma un solo cuerpo jerárquico o
cuerpo administrativo, no obstante de los diversos niveles jerárquicos que
pueda tener una organización social.
La administración tiene un propósito: trata con el logro de algo específico,
expresado a través de objetivos o metas.
La administración es una actividad: no es una persona o grupo de personas,
por lo que no se constituye en un fin del grupo social sino en un medio para
conseguir resultados.
7. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Muchos estudios y administradores se han percatado de que la clara y útil
organización de los conocimientos facilita el análisis de la administración. Así
pues, al estudiar la administración es de gran utilidad dividirla en cinco
funciones administrativas: planeación, organización, integración de personal,
dirección y control, en torno a las cuales pueden organizarse los conocimientos
que se hayan en las bases de esas funciones. Es por ello que los conceptos,
principios, teorías y técnicas de la administración se agrupan en esas cinco
funciones. 6
6
Beras Melvin, Situación Socioeconómica, Provincia San Juan (Diagnóstico sobre el Desarrollo de la Provincia), San
Juan de la Maguana, R.D. 1996
7.1
PLANEACIÓN.
Selección de objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos para
lograrlos; toma de decisiones; selección de un curso de acción entre varias
acciones.
Pasos de la planeación.
a) Atención a las oportunidades
b) Establecimiento de objetivos.
c) Desarrollo de premisas.
d) Determinación de cursos alternativos
e) Evaluación de cursos alternativos
f) Selección de un curso de acción
g) Formulación de planes derivados
h) Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación.
7.2
ORGANIZACIÓN.
Consiste en 1) la identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2)
la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los
objetivos, 3) la asignación de cada grupo de actividades a un administrador
dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo y 4) la
estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel
organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un
departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.
7.3
INTEGRACIÓN DE PERSONAL.
Se define como cubrir y mantener cubiertos los puestos en la estructura
organizacional.
REQUISITOS
- Mantener un inventario de las personas disponibles.
- Reclutar.
- Seleccionar.
- Emplear.
- Ascender.
- Evaluar.
- Planear las carreras.
- Remunerar.
- Capacitar.
La integración de personal tiene que estar vinculada a la organización, es decir,
establecer estructuras de roles y puestos.
Se identifica a la integración de personal como una función administrativa por
separado, debido a:
1. La contratación de roles organizacionales incluye conocimientos y enfoques
no reconocidos en general. Por los gerentes.
2. El considerar la integración de personal como una función por separado
facilita poner interés mayor en el elemento humano.
3. En esta área se ha desarrollado un conjunto importante de conocimientos y
experiencias.
4. Los gerentes pasan por alto frecuentemente, que la integración de personal
es su responsabilidad, no del departamento de personal.
El Departamento de Personal, proporciona valiosa ayuda, pero aun así, es
trabajo de los gerentes llenar los puestos de su organización y tener personal
capacitado.
FACTORES SITUACIONALES QUE AFECTAN LA INTEGRACIÓN DE
PERSONAL.
El proceso real de integración de personal resulta afectado por muchos
factores ambientales, como son:
EL AMBIENTE EXTERNO.
Pueden agruparse en educacionales, socioculturales, legales-políticas y
limitaciones y oportunidades económicas.
El ambiente económico, determina la oferta y la demanda de gerentes.
Las limitantes legales y políticas exigen que las empresas cumplan con las
leyes y las pautas emitidas por diversos niveles de gobierno.
OPORTUNIDADES IGUALES DE EMPLEO:
Las leyes prohíben prácticas de empleo que discriminen sobre la base de raza,
color, religión, nacionalidad, sexo o edad.
Se basa en leyes federales, estatales y locales, las cuales repercuten en la
integración de personal.
MUJERES EN LA ADMINISTRACIÓN:
Se Incluye leyes que rigen las prácticas de empleo justo, el cambio de las
actitudes de la sociedad hacia las mujeres en el lugar de trabajo y el deseo de
las cías. De proyectar una imagen favorable colocando a mujeres calificadas en
la gerencia.
INTEGRACIÓN DE PERSONAL EN EL AMBIENTE INTERNACIONAL:
Se tiene que mirar más allá del ambiente externo inmediato y reconocer
cambios ocurridos en todo el mundo ocasionados sobre todo por la tecnología
avanzada de comunicaciones y por la existencia de empresas internacionales
que
tengan
equipos
de
alta
dirección
integrados
por
gerentes
de
nacionalidades diversas.
EL AMBIENTE INTERNO
Se relacionan con la integración de puestos gerenciales, personal proveniente
de la propia empresa como del exterior.
Determina la integración de personal y reconoce la necesidad de respaldo de la
alta dirección para superar la resistencia al cambio.
PROMOCIÓN DESDE ADENTRO:
Implica que los trabajadores pasaban a puestos de supervisión de primera
línea y después ascendían a través de la estructura organizacional.
La promoción desde adentro permite aprovechar la presencia de posibles
buenos gerentes entre los empleados de la empresa, pero los ejecutivos no
deben depender solamente de esta fuente, ya que existe el peligro producido
por la política de llevar a la sección de personas que quizá lo único que hayan
hecho,
es
imitar
a
sus
superiores.
PROMOCIÓN DESDE ADENTRO EN LAS GRANDES COMPAÑÍAS:
Esta promoción es aceptable en compañías grandes como lo son sears,
dupont, general motors, entre otras. No obstante, por lo gral. Tienen personas
calificadas que la promoción se acerca a una condición similar a la de una
política de competencia abierta.
LA POLÍTICA DE COMPETENCIA ABIERTA:
La oportunidad de asegurar los servicios de los candidatos más apropiados,
contrarresta los inconvenientes de una política exclusiva de promoción desde
adentro, permitiendo a la empresa adoptar las mejores técnicas para el
reclutamiento.
Una política de competencia abierta, es un medio mejor y más justo de
asegurar la competencia gerencial que la promoción obliga desde adentro.
RESPONSABILIDAD DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL:
Aunque debe descansar esta responsabilidad en los gerentes de cada nivel, la
responsabilidad definitiva le corresponde al director general y al grupo de altos
ejecutivos que establecen las políticas.
Estas personas desarrollan políticas, asignan su ejecución a los subordinados y
aseguran su aplicación apropiada.
Los gerentes de línea deben hacer uso de los servicios de los miembros de
staff para que los ayuden en el reclutamiento, selección, empleo, promoción,
evaluación y capacitación de personas.
Necesidad de apoyo de la alta dirección para la resistencia a la integración
efectiva de personal:
Para que la integración de personal sea efectiva se debe aplicar el prestigio y el
poder de la alta dirección.
SELECCIÓN ADECUADA DE LA PERSONA CON EL EMPLEO:
La selección es el proceso de elegir entre candidato, dentro de la organización
o del exterior, a la persona más apropiada para el puesto actual o para puestos
futuros.
REQUISITOS Y DISEÑOS DE PUESTOS:
Se requiere de la clara comprensión de la naturaleza y el propósito del puesto
que va a ocupar. Se tiene que hacer un análisis objetivo de los requisitos del
puesto y se tiene que diseñar éste para que cumpla con las necesidades de la
organización y del individuo.
IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL PUESTO:
Al identificar los requisitos del puesto, las empresas tienen que contestar
preguntas como:
- ¿Qué se tiene que hacer en este puesto?
- ¿Qué antecedentes de conocimientos, actitudes, habilidades se necesitan?
Debido a que los puestos no son estáticos, se tienen que tomar en cuenta otras
preguntas, como:
- ¿se puede hacer el trabajo de una forma diferente?
- ¿Cuáles son los nuevos requisitos?
Para analizar el trabajo, se observa, se entrevista, se realizan cuestionarios, es
decir, una descripción del puesto.
7.4
DIRECCIÓN
Función de los administradores que implica el proceso de influir sobre las
personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo; se
relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de administrar.
8. CONTROL
8.1
DEFINICIÓN
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
A continuación se presenta algunos conceptos de varios autores estudiosos del
tema:
•
Roberta B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación
con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las
medidas correctivas necesarias.
•
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que
la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
•
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos
vayan de acuerdo con los planes establecidos.
•
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los
subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
•
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las
actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
•
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación
con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención
de los objetivos de acuerdo con el plan.
•
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la
función o del área en que se aplique; puede ser entendida:
•
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
•
Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como
determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay
casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que
mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es
el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias
químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control
detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida
regulación.
•
Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes
dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del
control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos.
Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un
aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la
sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación,
dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas
del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva,
debe entenderse el control como:
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de
administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,
proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o
alcanzando o no los resultados que se esperan.
8.2
TIPOS DE CONTROL
Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad
y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar,
concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de
las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la
organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para
asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a
la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de
las políticas que surgen de la función de la planificación, y el último tipo de
control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan
hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las
operaciones entre sí.
8.3
PRINCIPIOS DE CONTROL
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado
de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo
debidamente ejercida.
Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es
imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que
sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se
determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de
los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente,
pérdidas de tiempo y de dinero. 7
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse
antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos,
es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
7
Callejas González, Aquilino, Los Alcances del Control de Gestión ED. 2002
preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los
objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que
sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas
necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se
hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y
correctivas.
De la coste habilidad: El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las
ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo
se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer
un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores
que el costo y el tiempo que implican su implantación.
De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio
se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control.
Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza
el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
8.4
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
•
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
•
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo
el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas.
•
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados,
y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y
servicios a su medida.
•
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de
igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy
costoso y contraproducente. Facilitar la delegación y el trabajo en
equipo:
La
tendencia
contemporánea
hacia
la
administración
participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de
fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no
disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario,
cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control
permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
8.5
ELEMENTOS DEL CONTROL
El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro
elementos que se suceden:
•
Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control que
establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un
estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o
comparación de alguna cosa.
•
Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene
como fin evaluar lo que se está haciendo.
•
Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera
etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido
como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error
o falla con relación al desempeño esperado.
•
Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir
el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es
siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o
variación con relación al estándar esperado.
8.6
PASOS DEL PROCESO DE CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas
de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de
reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su
importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para
garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más
eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".8
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
•
Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un
plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el
proceso de planificación están definidos en términos claros y
mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
•
Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del
proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con
los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados
medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los
resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer
"que todo está bajo control"
•
Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si los resultados no
cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica
8
Chavenatto Adalberto, Procesos Administrativos ED 3ª Colombia Editorial LTDA.
que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden
involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de
la organización.
•
Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través
de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
8.7
EL CONTROL DE GESTIÓN
Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del
mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto de
acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la mayoría
coincide en que es un sistema dinámico e importante para el logro de metas
organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de
planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro
de ciertas condiciones culturales y organizacionales.
Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos
concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se
tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque
racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no sólo a la
dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la
estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados
enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.
El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de
herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización;
entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad
total y la gestión de la calidad total.
8.8 PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DEL
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
1.- Diagnóstico Institucional: todo proceso de control de gestión comienza con
el estudio propio del sistema a controlar. El diagnóstico tiene como objetivo,
según Abad , identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia
del sistema, del mismo modo establecer si están dadas las condiciones para la
ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que el
sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo
posible el éxito organizacional. Generalmente los análisis institucionales se
orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir identificando
fortalezas y debilidades internas con su relación al entorno amenazante o
facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza normas, sistemas
financieros,
cultura
organizacional,
estructura,
capacidad
estratégica,
desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.
2.-Identificación de procesos Claves: luego de conocer como se encuentra el
sistema a controlar, es necesario identificar los procesos claves para el éxito
empresarial, el control de gestión no actúa sobre todos los procesos internos
de la organización, sino por el contrario se centra en aquellos suficientemente
importantes en el desempeño eficaz del sistema a controlar, van desde la
situación
financiera,
pasando
por
la
situación
comercial,
producción,
productividad, personal, servicios al cliente, relaciones con otros entes,
eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia, entre otros.
3.- Diseño del sistema de indicadores: De la identificación de las áreas claves,
se originan los indicadores que van a permitir medir atributos de dichos
procesos y tomar las decisiones pertinentes para su corrección. Un indicador
se define como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que
permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el
objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e
influencias esperadas.
8.9
CONTROL ADMINISTRATIVO
El control
administrativo está conformado por: control operativo y control
estratégico. El control administrativo, el cual es denominado por algunos
autores como operativo, hasta ahora ha sido identificado como el plan de la
organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la
eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección.
Teniendo en consideración la conceptualización que el informe COSO expone
acerca del control interno y en el uso cada vez más generalizado de la
dirección estratégica, el control administrativo se puede definir como todas las
acciones coordinadas e integradas que son ejecutadas por las personas (desde
el Consejo de Dirección, hasta cualquier miembro de la organización), en cada
nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de confianza en la
consecución de los objetivos de eficiencia y eficacia de las operaciones, los
objetivos estratégicos y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Donde pudiera establecerse para su evaluación o estudio subgrupos como:
1.
CONTROL OPERATIVO: Los controles, entendidos como las acciones
estructuradas y coordinas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el
cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los
niveles esperados de economía, eficiencia y eficacia en las operaciones y en la
protección
2.
de
los
activos.
CONTROL ESTRATÉGICO: Proceso que comprende las acciones
coordinadas e integradas a las unidades o actividades de la entidad, para
alcanzar un nivel razonable de seguridad en el éxito de las estrategias
formuladas.
8.10 ÁREAS DEL CONTROL.
El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.
Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma
de control o monitoreo.
Las principales áreas de control en la empresa son:
ÁREAS DE PRODUCCIÓN: Si la empresa es industrial, el área de producción
es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de
servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los
principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:
CONTROL DE PRODUCCIÓN: El objetivo fundamental de este control es
programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un
óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y
lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con
todas las necesidades del departamento de ventas.
•
Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de
calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de
rechazos, inspecciones, entre otros).
•
Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya
sea de materia prima o de mano de obra.
•
Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria;
para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando
los estudios de tiempos y movimientos.
•
Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas,
productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.
•
Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y
abastecimientos, entre otros.
•
Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables
y deseables.
•
Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas
paradas, costos, entre otros.
•
Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o
comercializar los productos o servicios producidos.
•
Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y
anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región,
producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación
con las previsiones.
•
Control de mercadotecnia: Se refiere a la evaluación de la eficacia de las
funciones a través de las
cuales se hace llegar el producto al
consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en
general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia.
La evaluación en toda esta área proporciona fundamentos para: Toma
de decisiones de la organización en general, al ofrecer información
acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.
8.11 BASES DEL CONTROL
El control se basa en la consecución de las siguientes actividades:
•
Planear y organizar.
•
Hacer.
•
Evaluar.
•
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de
los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona
detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son
los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al
evaluar.
El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información
obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que
medidas deben ser necesarias tomar.
La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema
9. EFICIENCIA
9.1
DEFINICIÓN
"Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles".
Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de allí el
término eficiente.
9.2
IMPORTANCIA
Su importancia se refiere a la relación entre los gastos y el rendimiento, que si
usted obtiene mayor rendimiento por un gasto dado usted ha incrementado la
eficiencia, de manera similar, si usted obtiene el mismo rendimiento a partir de
un menor gasto también ha incrementado la eficiencia.
Pero no basta con ser eficientes, pues también debe preocuparse por realizar
en su totalidad sus actividades, esto es deben alcanzar la efectividad.
De esto surge que en su concepto la administración afirma:
“Eficiencia significa hacer las cosas correctamente, y efectividad significa hacer
lo correcto”.
Hacer las cosas correctamente significa minimizar el costo de los recursos
necesarios para lograr las metas. Hacer lo correcto quiere decir seleccionar las
metas apropiadas y luego alcanzarlas.9
9.3
CARACTERÍSTICAS
Los Criterios de productividad son sinónimos en las características de la
eficiencia organizacional, ya que mientras mayor sea el rendimiento que una
organización pueda generar con un determinado gasto más productiva será.
La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos
aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en
condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y
en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los
medios sin llegar a convertirse en victorias pérsicas; es importante entender,
que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir
estrictamente los lineamientos de la planificación, pero es conocido que la
planificación
debe
ser
flexible,
pues
existen
variables
influyentes,
especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar
en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la
eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del
9
La Administración en el Mundo de Hoy, Stephen P. Robbins
Prentice Hall, México 1998 Pág.45-47
cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en
forma efectiva.10
En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta
acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la
hipótesis que producía la solución idónea al problema o necesidad existente.
Sin embargo, esto corresponde a la acertividad, palabra ésta, que no se
encuentra en el diccionario.
10. EFICACIA
Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para
ello los recursos o los medios empleados". Esta es una acepción que obedece
a la usanza y debe ser reevaluada por la real academia; por otra parte, debe
referirse más bien a equipos.
11. EFECTIVIDAD
Cuantificación del logro de la meta. Compatible el uso con la norma; sin
embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia cuando se
define como Capacidad de lograr el efecto que se desea.
La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos
aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en
condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y
en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los
medios; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta
eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamientos de la planificación,
pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables
influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no
poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias
donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación
del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en
forma efectiva. 11
10
11
Couter, Mary, Sthepen, P Robbins, Administración Moderna, Prentice Hill, 1998.
Couter, Mary, Sthepen P., Robbins, Administración, Prentice
12. GESTIÓN
12.1 CONCEPTO DE GESTIÓN
El Diccionario Enciclopédico Gran Plaza y James Ilustrado señalan que la
gestión es la acción y efecto de gestionar o de administrar, y gestionar es hacer
diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
En otra concepción gestión es definida como el conjunto de actividades de
dirección y administración de una empresa.
12.2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
12.2.1
Definición
El Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua explica que
administración es la acción de administrar (del latín Administrativo – ONIS).
Esta es una definición genérica que no dice mucho, un poco restringida, de
carácter idiomático, realizada atendiendo a su significado etimológico, por lo
que para tener una concepción más amplia del término debemos buscarla en la
diversidad de definiciones hechas por un considerable número de tratadistas,
por ejemplo Henri Fayol un autor muy trascendente, definió operativamente la
administración diciendo que la misma consiste en "prever, organizar, mandar,
coordinar y controlar , además consideró que era el arte de manejar a los
hombres. 12
George Terry explica que la administración es un proceso distintivo que
consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeñada para
determinar y lograr objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos
y de otros recursos. Partiendo de los conceptos antes señalados podemos
decir que gestión administrativa es el proceso de diseñar y mantener un
entorno en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente
objetivos específicos.
12
La gestión administrativa en centros educativos privados: Análisis del caso del Centro Cristiano de Educación para el
Desarrollo pág36-40
Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación,
organización, ejecución y control desempeñados para determinar y alcanzar los
objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.