sistema de seguimiento y control interno

SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL INTERNO
(MODELO TIPO PARA UN GRUPO DE
GESTIÓN FORESTAL)
Mayo, 2012 (Versión 1.0)
SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INTERNO
Modelo Tipo para un Grupo de Gestión Forestal
ÍNDICE
1.
CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN ...........................................................................................1
2.
CAPÍTULO II. PLAN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................................................1
3.
2.1
OBJETIVOS ...............................................................................................................1
2.2
METODOLOGÍA.........................................................................................................2
2.3
ESTRUCTURA Y REGISTROS DE DATOS..............................................................3
CAPÍTULO III. INFORME RESUMEN DE SEGUIMIENTO ANUAL ....................................6
SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INTERNO
Modelo Tipo para un Grupo de Gestión Forestal
1. CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN
Tal y como se comentaba en el Manual de Funcionamiento y Procedimientos,
ha de contemplarse y prever una evaluación continua de las Unidades de Gestión
Forestal (UGF) pertenecientes al Grupo, es decir, una labor de seguimiento y control
interno de la gestión realizada en las UGF del Grupo encaminada a asegurar la
viabilidad del mismo. En el SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL INTERNO
del Grupo de Gestión Forestal, ha de incidirse en determinada documentación base
o de referencia. Entre la misma, podrán existir: los PLANES DE SEGUIMIENTO Y
CONTROL y los INFORMES RESUMEN DE SEGUIMIENTO ANUAL.
2. CAPÍTULO II. PLAN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
2.1 OBJETIVOS
El Plan de Seguimiento y Control tiene como objetivo principal el llevar a cabo
el registro de todas y cada una de las diferentes actuaciones (planificadas y no
planificadas en el Documento Técnico de Gestión), el control y evaluación del grado
de cumplimiento de ejecución de las mismas, las posibles incidencias acaecidas en
dichas ejecuciones, así como los efectos sociales y ambientales inesperados de las
actividades de gestión. El Plan de Seguimiento y Control se estructurará en Informes
de Seguimiento y Control Anual y Registros de Datos. Por tanto existirán, tantos
Informes de Seguimiento y Control como años comprenda el período de vigencia del
Plan Especial.
Los resultados y conclusiones obtenidos en el Plan de Seguimiento y Control
se incorporarán en la elaboración de los sucesivos Planes Anuales (implementando
a los Planes Anuales las actuaciones de gestión forestal no previstas en la
planificación a medio plazo del Documento Técnico de Gestión) y constituirán la
principal fuente de información para elaborar el Informe Resumen de Seguimiento
Anual.
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Asimismo, se incorporarán en las Revisiones del Documento Técnico de
Gestión y en un Resumen de Seguimiento el cual se encontrará a disposición pública
respetando la confidencialidad de la información.
2.2 METODOLOGÍA
Para el óptimo desarrollo del seguimiento y control de la evolución del monte,
deben plantearse una serie de visitas a cada UGF. En las visitas se prestará especial
atención, entre otros aspectos, a:
−
Al grado de cumplimiento y nivel de ejecución de las actuaciones
planteadas. Se revisará el cumplimiento de todas las indicaciones de
ejecución establecidas en el Plan Anual (elaborado a partir de lo reflejado
en el Documento Técnico de Gestión correspondiente) y en los Pliegos de
Condiciones. Dichas observaciones se irán implementando a los
Registros de Datos para así poder llevar un control y seguimiento efectivo.
−
A que las actuaciones realizadas no tienen repercusión negativa, en
cuanto al desarrollo social, impacto y efecto ambiental, fertilidad y calidad
de los suelos, cantidad y calidad de las aguas.
−
A las repercusiones de la gestión forestal en las comunidades locales
(ámbito social), así como de su incorporación en la ejecución de la
gestión, en base a lo especificado (análisis y evaluación del estado social;
plan de medidas sociales de ámbito local) en el Documento Técnico de
Gestión.
−
A la composición y los cambios observados en los hábitats, la flora, la
fauna y el suelo; la aparición de plagas y enfermedades; los impactos
ambientales y sociales de los aprovechamientos forestales y otras
operaciones; los costes, la producción y la eficiencia de la gestión y a las
plantaciones superiores a 25 hectáreas en lo que se refiere a posibles
impactos ecológicos y sociales, tanto del área de la plantación como en
zonas adyacentes. Se velará porque se respete escrupulosamente el
Dominio Público Hidráulico, evitando las plantaciones, que en ningún caso
será inferior a 5 m, para el fomento de la conservación de la red fluvial
existente en la superficie a ordenar.
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−
En caso de existir, a la evolución de las especies vegetales invasoras no
deseadas para evitar que se expandan por los terrenos del monte.
−
A todas las zonas de repoblación y zonas de regeneración natural,
mediante cartografía temática. Se controlará que todas las obras de
plantación sean sometidas a un período, de al menos un mes, de
exposición pública, recogiendo evidencias de lo citado.
−
A aquellas áreas gestionadas para mantener o restaurar los hábitats
forestales originales. Se revisará su correcta señalización sobre el
terreno.
−
A aquellas áreas que se identifiquen o formen parte de Zonas o Montes
con Alto Valor de Conservación en base a los estudios identificativos
realizados para cada UGF del Grupo. El seguimiento y control de estas
áreas se llevará a cabo en función de la escala e intensidad de la gestión
forestal que se realiza en ellas y a la naturaleza de los atributos
identificados.
Convenientemente, se realizará también el seguimiento de la evaluación de la
tasa de aprovechamientos de los productos forestales, tasa de crecimiento y
regeneración y la cantidad y calidad de los recursos del monte, además de tomar
muestras relacionadas con diversos parámetros ambientales y así poder determinar
la calidad del agua y del suelo.
2.3 ESTRUCTURA Y REGISTROS DE DATOS
El Plan de Seguimiento y Control se estructurará en Informes de Seguimiento
y Control Anual y Registros de Datos.
El Plan Especial se desglosará en tantos Informes de Seguimiento y Control
como años comprenda su período de vigencia, que se desarrollarán a finales de
cada uno de los años de dicho período. El Informe de Seguimiento y Control Anual
se estructura en Plan de Seguimiento y Control Anual de Aprovechamientos, Plan de
Seguimiento y Control Anual de Mejoras, Incidencias (variaciones existentes en la
ejecución de las actuaciones del Plan Anual y sus causas), y Balance Económico.
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Se implementarán, además, todos los datos (Registros de Datos) derivados,
entre otros, de la ejecución de los aprovechamientos y de mejoras, como información
independiente a los Informes de Seguimiento y Control Anual. Se incluyen:
−
Registro de Aprovechamientos, en este registro se presentarán de forma
tabulada todos los aprovechamientos realizados en cada Unidad
Dasocrática por cada anualidad transcurrida desde el inicio del período de
vigencia del Plan Especial del Documento de Gestión.
−
Registro de Mejoras, en este registro se presentarán de forma tabulada
todas las mejoras realizadas en cada Unidad Dasocrática por cada
anualidad transcurrida desde el inicio del período de vigencia del Plan
Especial del Documento de Gestión.
−
Registro de Ingresos y Gastos, en este registro se presentarán de forma
tabulada todos los Ingresos y Gastos por cada anualidad transcurrida
desde el inicio del período de vigencia del Plan Especial del Documento
de Gestión.
−
Registro de Actividades Ilegales, en este registro se recoge la
identificación por año de actividades no permitidas dando a conocer su
estado, desde el inicio del período de vigencia del Plan Especial del
Documento de Gestión.
−
Registro de Daños de Fauna, en este registro se presentan por año y
Unidad Dasocrática los daños causados por los ungulados silvestres y
ganado, así como las medidas pertinentes que se hayan tomado, desde el
inicio del período de vigencia del Plan Especial del Documento de
Gestión.
−
Registro de Plagas y Enfermedades, donde se presentan por año y
Unidad Dasocrática la aparición de plagas y enfermedades en la unidad
de gestión, así como las medidas de control o exterminación que se
hayan tomado, desde el inicio del período de vigencia del Plan Especial
del Documento de Gestión.
−
Registro de Control Biológico, se presentan en este registro por año y
Unidad Dasocrática la tipología de control biológico, así como su fecha y
densidad de aplicación, la finalidad del control, desde el inicio del período
de vigencia del Plan Especial del Documento de Gestión.
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−
Registro de Productos Químicos, se presentan en este registro por año y
Unidad Dasocrática todos los productos químicos utilizados, con fecha de
aplicación, tipología de producto, la finalidad de la aplicación, la dosis
utilizada, el manejo control del producto, desde el inicio del período de
vigencia del Plan Especial del Documento de Gestión.
−
Registro de Residuos Peligrosos en este registro se recoge la
identificación por año de residuos potencialmente peligrosos, así como las
medidas que se hayan tomado, desde el inicio del período de vigencia del
Plan Especial del Documento de Gestión.
−
Registro de Seguridad y Salud, en este registro se presentan por año la
tipología de accidentes ocurridos, así como las medidas que se hayan
tomado, desde el inicio del período de vigencia del Plan Especial del
Documento de Gestión.
−
Registro de Comunicaciones, en este registro se presentarán de forma
tabulada por año las comunicaciones que se efectúen entre la entidad y
los miembros del grupo, desde el inicio del período de vigencia del Plan
Especial del Documento de Gestión.
−
Registro de Conflictos, en este registro se presentarán de forma tabulada
por año los conflictos potenciales relativos a la tenencia o uso de los
terrenos, la existencia de litigios sobre la propiedad, así como cualquier
tipo de problema detectado entre algún miembro del grupo y terceras
personas, presentándolos con su descripción, las partes implicadas y el
estado del mismo, desde el inicio del período de vigencia del Plan
Especial del Documento de Gestión.
−
Registro de Quejas, en este registro se presentarán de forma tabulada por
año las quejas, es decir, todas aquellas circunstancias negativas,
infracciones o irregularidades que pudiesen surgir durante el proceso de
certificación y todas aquellas que, en relación con el funcionamiento
interno del grupo, hubiesen detectado cualquiera de los miembros,
presentándolos con su descripción, las partes implicadas y el estado del
mismo, desde el inicio del período de vigencia del Plan Especial del
Documento de Gestión.
−
Registro de Formación, en este registro se presentan por año la tipología
de acciones formativas relacionadas con la gestión forestal desarrolladas
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desde el inicio del período de vigencia del Plan Especial del Documento
de Gestión.
3. CAPÍTULO III. INFORME RESUMEN DE SEGUIMIENTO ANUAL
El denominado Informe Resumen de Seguimiento Anual tiene su base en el
Plan de Seguimiento y Control del año correspondiente elaborado a partir de las
visitas realizadas que sirven para alimentar los Registros de Datos creados.
En el Informe Resumen de Seguimiento Anual se evaluará toda la
información recogida en el Plan de Seguimiento y Control, y se determinarán
aquellas incidencias detectadas que pudiesen constituir un incumplimiento o no
conformidad de los Principios y Criterios de FSC.
Se elaborará de forma que permita un análisis individualizado para cada
UGF.
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El Sistema de Seguimiento y Control Interno deberá ir fechado (es
aconsejable indicar la versión del documento) y firmado por el
Director del Grupo de Gestión Forestal.
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