PROCEDIMIENTO GENERALIDADES GO PARA ADSMUNDO

PROCEDIMIENTO GENERALIDADES GO PARA ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO
I.- OBJETIVO: Establecer la metodología que permita definir funciones y responsabilidades correspondientes
al proceso de GO, desde su solicitud hasta el cierre y cuando corresponda al otorgamiento de servicios a
terceros no pertenecientes a la empresa.
II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS
•
•
SOPTUR: Sistema de operaciones turísticas.
GO: Instrumento que se utiliza para especificar y solicitar la autorización de gastos en promociones.
III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
a) GENERALIDADES DEL GO
Los GO son un instrumento que se utiliza para especificar y solicitar autorización de gastos en promoción,
marketing, viajes laborales del personal, visitas de clientes, proveedores y FAM tours. Para ésto, se hace
uso de un formato especial que debe ser autorizado con anterioridad a la realización del gasto y
confirmación a los interesados.
Todo GO, es una acción que tiene costos y por ende, se debe ser muy cuidadoso de considerarlo como
una inversión que debe dar frutos medibles.
Cuando se les cobra a los clientes el valor de la actividad o parte del valor, nunca se debe traslucir los
costos reales, ni en el total ni el los costos parciales, ya que éstos son parte de la información confidencial
de la empresa.
Los GO solicitados por el, Subgerente de Operaciones, Gerente de Productos Gerente Comercial o
Gerente de Adsmundo Turismo Receptivo, deben ser gestionados en su totalidad por la Asistente de
Receptivo.
b) TIPOS DE GO
b.1 GO COMERCIAL (Clientes): Éstos están orientados a otorgar servicios especiales a nuestros clientes
y/o potenciales clientes, con el fin de potenciar la venta. El Jefe de Ventas y/o el Coordinador de Ventas
debe evaluar primeramente si estos servicios podrán ser otorgados.
Siempre se debe intentar considerar un contacto con nuestro equipo, ya sea, una presentación, una
capacitación o una reunión en la oficina. En caso que sea posible juntarse con el pasajero, se deben
definir los acuerdos alcanzados para realizar un seguimiento posterior.
Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011
Número de versión: 03
Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011
Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones
Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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b.2 GO PROMOCIÓN Y MARKETING: Este GO comprende asistencia de Gerencia Turismo Receptivo,
Comercial, Coordinador de Ventas, Jefe de Ventas y/o Responsable de Área a una feria, visita a clientes
antiguos, potenciar nuevos clientes para promocionar productos de la empresa.
b.3 GO DE TRABAJO EN TERRENO (FAM): Comprende viajes de capacitación a terreno del personal de
Receptivo para conocer los distintos destinos y tipos de servicios que se ofrecen a nuestros clientes. Toda
acción en terreno debe ser previamente planificada con un itinerario de actividades el que debe ser
adjuntado al GO.
Una vez finalizado el viaje, se deberá hacer un informe y una presentación para el resto del equipo.
b.4 GO SUPERVISIÓN DE SERVICIOS EN TERRENO: Comprende la supervisión de entrega de
servicios, revisión, alineamiento de procedimientos operativos, revisión de itinerarios, revisión contenidos
de excursiones, actualización de realidad local y búsqueda de nuevos productos.
En estos viajes se deben coordinar reuniones de coordinación con los proveedores locales y se deben
realizar algunas excursiones. Al retorno se debe formalizar los acuerdos con los proveedores y entregar
informe a Gerencia de productos y Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo.
c) FORMATO GO
Este formato debe especificar lo siguiente (Ver anexo 1):
-
Nombre de la empresa que solicita los servicios.
Nombre de la persona que gestiona el GO
Debe indicar el motivo del viaje, además del nombre y cargo de la persona que tomará los servicios.
Detalle y fecha de los servicios calculados en dólares, al tipo de cambio que se informa el Área de
Productos para cotizaciones.
Debe indicar si el cargo será efectuado al Cliente, Turismo Receptivo o será compartido.
Monto de fondo a rendir (si es requerido).
d) PROCESO EMISIÓN Y ENTREGA DE VOUCHER
Se debe seguir el mismo proceso de un file normal.
e) CIERRE DE GO
Si es con cargo completo al Cliente, se sigue el mismo conducto regular de un file normal.
Si es con cargo completo a Receptivo. Este file no se factura. Contabilidad liquida estos negocios con
cargo a receptivo.
Si el monto es compartido (Receptivo-cliente), en este caso se emite una factura por abono al cliente por el
monto respectivo. El file lo liquida Contabilidad cargando la diferencia a turismo receptivo.
Una vez finalizado el proceso de emisión de documentos del GO, este
administrativamente por jefatura del área de calidad y/o quién designe.
Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011
Número de versión: 03
Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011
Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones
Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
debe ser cerrado
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f)
RENDICIONES
Deben claramente ser especificados en el Ítem establecido en el formato de GO. (Fondo a rendir) y deben
ser solicitados 48 hrs. antes, según procedimiento de Fondos a Rendir.
Los fondos a rendir no deben ser pinchados en el GO (Soptur), contabilidad los carga directamente al
momento que la persona que lo solicitó y realiza la rendición en caja.
Los fondos a rendir sólo podrán ser solicitados a administración, una vez que el GO haya sido autorizado
por Gerencia de Adsmundo Turismo receptivo (Cód. Autorización).
En el caso de GO de clientes, los fondos a rendir por concepto de almuerzo deben ser gestionados
directamente en Caja de Asistente de Receptivo como gasto de representación, no se carga en el GO, solo
queda registrado en la rendición de caja chica.
IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
•
Formulario GO
V.- ALCANCE DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica a las ejecutivas de cuentas del área comercial de Adsmundo Turismo Receptivo, y la
responsabilidad de su ejecución corresponde a la Gerencia Comercial.
VI.- CONTROL CUADRO DE MODIFICACIONES
Fecha
02 Ene/ 2008
00
N° de Versión
12 Feb/ 2010
01
08 Jun / 2010
02
24 Feb/ 2011
03
Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011
Número de versión: 03
Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011
Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones
Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
Motivo de la modificación
Formato original.
Responsable
Gerencia División.
Se modifico nombre de registro
para estandarizarlo con el del GO
Comercial
Se adecuaron cargos de acuerdo a
la nueva estructura de la División
Se cambió concepto de División de
Turismo Receptivo, a ADSMUNDO
Turismo Receptivo.
Jefa de Calidad y
Operaciones
Jefa de Calidad y
Operaciones
Jefa de Calidad y
Operaciones
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Formato GO
(Anexo 1)
Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011
Número de versión: 03
Fecha de revisión: 24 de Febrero de 2011
Revisado por: Jefa de Calidad y Operaciones
Aprobado por: Gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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