Activos Fijos - Tecnológico de Monterrey

Autorizado por:
Activos Fijos
Contraloría del
Sistema
Título: Consideraciones generales de activo fijo
Área de Aplicación: Tecnológico de Monterrey
Fecha de Emisión: Abril 2003 Fecha Rev.
Junio 2007
Código: EGR-3.1
Responsable:
Activos Fijos
I.- Objetivo
Establecer los criterios y lineamientos necesarios para el tratamiento de los bienes adquiridos por
el Tecnológico de Monterrey y que requieran ser catalogados como activos fijos.
II.- Alcance
Bienes adquiridos por el Tecnológico de Monterrey que por su naturaleza o uso requieran ser
catalogados como activos fijos. Comprende desde el momento en que el proveedor entrega los
bienes al Almacén hasta que son recibidos por el Usuario y/o Departamento Solicitante.
III.- Responsables
• Encargado de Almacén (Recibir, etiquetar y entregar los activos fijos).
• Administrador de Activos Fijos (Verificar los movimientos contables de los conceptos
de activo fijo, para estar seguros de que realmente correspondan a compras de
bienes catalogados como activo fijo).
• Administrador de Activos Fijos (Realizar el registro contable de los activos fijos
recibidos por donación o traspaso en Sistema SAP, Módulo Activos Fijos o cualquier
otro sistema que se utilice).
IV.- Políticas
1. En los Campus deberá existir la función de administración, control y registro contable de
los activos fijos. Dicha función es responsabilidad del Área de Activos Fijos, la cual deberá
depender del Departamento de Contabilidad del Campus o Zona o de la Dirección
Administrativa del Campus.
2. El control de los activos fijos incluye las actividades necesarias para administrar la
información de cada activo fijo. Esta información comprende la clave del Campus a la que
pertenece el activo, un código de identificación, su descripción, el tipo de activo, la clase y
subclase a que pertenece, su valor de adquisición, su fecha de adquisición, su vida útil, su
depreciación acumulada, la unidad organizacional a que se asignó, su ubicación dentro de
la entidad, plaza y puesto de la persona responsable del activo, valor de mercado, costo
de reposición, condiciones, etc.
3. Con los nombres de Área de Activos Fijos y/o Administrador de Activos Fijos, nos
referimos a la persona o grupo de personas a quienes se les han asignado las actividades
descritas en los puntos anteriores.
4. Cada Campus deberá contar con al menos un Administrador de Activos Fijos, que tendrá
entre otras funciones:
• La inspección física de los bienes.
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Colocación de etiquetas de control de inventario a los bienes incluyendo los recibidos
por donación o traspaso.
Conocer el “Catálogo de Activos Fijos” (Anexo 9.37) y “Bienes de poco valor”
(Anexo 9.38).
Revisar que los movimientos contables de los conceptos de activo fijo, realmente
correspondan a bienes catalogados como tales.
Capturar la información complementaria de los activos fijos en el sistema SAP,
Módulo Activos Fijos o en cualquier otro sistema que utilice el Campus.
Obtener copias fotostáticas del Aviso de Recepción en el Almacén o en su caso
copia de la Orden de Compra y de la Factura.
5. Es responsabilidad del Área de Activos Fijos, mantener la información actualizada de
altas, bajas, modificaciones y transferencias de los activos.
6. Las personas que tienen bajo su cargo y responsabilidad la operación y custodia de los
activos fijos deben reportar al Administrador de Activos Fijos del Campus las situaciones
anormales con respecto a los mismos, así como el movimiento físico, reasignación, bajas,
faltantes, etc.
7. Todo activo fijo debe ser adquirido a través del Departamento de Compras del Campus.
La Dirección de Compras del Sistema deberá negociar y realizar las adquisiciones
institucionales.
8. Todos los activos fijos adquiridos por el Tecnológico de Monterrey deben estar a nombre
del mismo y las facturas y escrituras que los amparen deben cumplir con las obligaciones
fiscales y jurídicas correspondientes.
9. Toda compra de equipo de cómputo deberá estar autorizada por la Vicerrectoría de
Recursos Humanos y Tecnologías de Información, vía la Dirección de Informática de cada
Campus.
Definición de Activo Fijo
10. Los activos fijos son inversiones en bienes tangibles que tienen por objeto el uso o
usufructo de los mismos en beneficio del Tecnológico de Monterrey, la producción de
bienes para su venta o uso del propio Tecnológico de Monterrey, y la prestación de
servicios al Tecnológico de Monterrey, a sus alumnos o al público en general. La
adquisición o desarrollo de estos bienes tiene el propósito de utilizarlos y no de venderlos
en el curso normal de la operación.
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11. Un activo fijo es aquel bien que está clasificado dentro del sistema SAP o en cualquier
otro sistema que se utilice como activo fijo capitalizable, se pueden consultar en el archivo
“Catálogo de activos fijos” (Anexo 9.37). En el sistema SAP desde el proceso de compras
se identifican los activos fijos capitalizables. Otra clasificación importante son los bienes
de poco valor, mismos que se pueden consultar en el archivo “Bienes de poco valor”
(Anexo 9.38), los cuales se clasifican como gastos, pero que se requiere llevar el control
de los mismos en el Módulo de Activos Fijos.
12. Los activos fijos se consideran oficialmente como tales al ser registrados en las cuentas
contables correspondientes en función de su clasificación.
Administración y control de la información de los Activos Fijos
13. El Área de Activos Fijos, que forma parte del Departamento de Contabilidad será
responsable de administrar y mantener un archivo con las facturas originales que
amparen las adquisiciones de activo fijo, así como el documento de responsiva
debidamente firmado, para los campus que no se encuentran en el sistema SAP, el
archivo se llama “Responsiva de activos fijos” (Anexo 9.16) y para los campus SAP se
denomina “Adendum de activos fijos para campus SAP” (Anexo 9.39). Dicho archivo
deberá clasificarse apropiadamente y separarse del resto de las facturas de egresos.
Cada registro del archivo de facturas de activo fijo deberá contener la factura original y el
número de documento con la que se registró su alta. Adicionalmente, una copia de la
factura original del activo fijo, deberá anexarse a la póliza de cheque en el archivo general
de egresos, para asegurar la continuidad del mismo.
14. Cuando una factura corresponda a un activo fijo que brinde servicio a varios Campus, la
factura original deberá archivarse en el Campus que haya acordado la transacción con el
proveedor o beneficiario y por lo tanto el compromiso de pago.
15. Si se requiere extraer del archivo una factura original de activo fijo, el Departamento de
Contabilidad deberá sustituir temporalmente el documento original con una copia
fotostática del mismo y anotar en la copia el nombre de la persona a quien se le entregó,
motivo y fecha de devolución.
16. Es responsabilidad del Área de Activos Fijos de la Contraloría del Sistema repartir las
etiquetas de control del inventario, las cuales deberá distribuir a las Áreas de Activo Fijo
de cada Campus, previa solicitud.
17. Los Administradores de Activo Fijo de cada Campus deberán utilizar correctamente las
etiquetas de control de inventario y evitar el desperdicio de las mismas.
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18. Todos los activos fijos deberán asignarse a una ubicación específica, el Administrador de
Activos Fijos deberá registrarlos señalando su ubicación real y en caso de que ésta no
estuviese registrada, deberá solicitar al Departamento de Tesorería Nóminas del Sistema
la creación de la misma.
Clasificación y Registro Contable de los Activos Fijos
19. Los activos fijos deben ser clasificados en terrenos; edificios; remodelaciones;
instalaciones; muebles, maquinaria y equipo; monumentos, obras de arte; equipo de
transporte, equipo de cómputo, activos fijos de poco valor, activos fijos en proceso
(edificios, instalaciones y remodelaciones); otros activos en proceso (celdas de
manufactura, robots, etc.) y activos en arrendamiento financiero (puede ser equipo de
cómputo; de transporte; muebles, maquinaria y otro equipo).
Se muestra en la siguiente tabla:
Muebles, maquinaria y otro equipo Inmuebles
Edificios
Equipo computacional
Muebles, maquinaria y otro
equipo
Equipo de transporte
Obras de arte
Equipos en arrendamiento
financiero (que comprende
equipo de cómputo; muebles,
maquinaria y otro equipo, y
equipo de transporte)
Obras de arte
Otros Activos en proceso
(órdenes internas, por ejemplo:
celdas de manufactura o robots).
Activos fijos de poco valor**
Instalaciones
Remodelaciones
Monumentos
Activos fijos en proceso:
edificios, instalaciones y
remodelaciones
Terrenos
Terrenos
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Estos activos no forman parte del rubro de Activos Fijos en el Balance General, pero están
incluidos en el Módulo de Activos Fijos para fines de salvaguarda y control.
Para el equipo de cómputo; los muebles, maquinaria y otro equipo y para el equipo de
transporte se deberá utilizar una subclasificación, misma que se muestra a continuación:
Equipo de Cómputo
Conmutadores
Computadoras de Escritorio
Computadoras Portátiles
Equipo de Audio, Video y
Fotográfico
Equipo de Cómputo
Compartido
Equipo Electrónico de
Transmisión Satelital
Impresoras
Scanners
Servidores
Videoproyectores
Otros Equipos
Equipo de Transporte
Muebles,
maquinaria y otro
equipo
Calderas
Aeronaves
Electrónico
Autobuses
Maquinaria
Automóvil
Mobiliario
Camiones (Ligeros,
Medianos y Pesados)
Muebles, Maquinaria Camionetas
y otro equipo
compartido
Rotura de Maquinaria Embarcaciones
Otros Equipos
Equipo de Transporte
Compartido
Grúas
Microbuses y Minibuses
Motocicletas
Remolques y
Semirremolques
Tractocamiones
Vehículo Eléctrico de
Reparto
20. Las facturas y escrituras deben ser los documentos base para la identificación,
descripción, clasificación, ubicación, etiquetado y registro contable de los activos. Con
sustento en las facturas y escrituras, a cada activo fijo debe asignársele una clave de
identificación, única y permanente para el Campus.
21. Los activos fijos deben registrarse a su costo neto, el cual se obtiene restando al costo
inicial el valor de las notas de crédito, descuentos comerciales o regalos que se hayan
asociado a la adquisición del mismo.
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22. Los activos fijos están sujetos a depreciación la cual debe registrarse contablemente cada
mes de acuerdo a los siguientes porcentajes anuales:
Activo Fijo
Porcentaje
Equipo computacional
25%
Muebles, maquinaria y otro equipo
10%
Equipo de transporte
20%
Edificios, instalaciones y
remodelaciones
2%
23. La fecha de adquisición del activo debe ser la misma con la cual éste fue registrado en la
contabilidad. Se debe registrar el activo en la contabilidad en función de su facturación y
no de su pago.
24. Todo activo fijo de un Campus debe asignarse a una unidad organizacional y en la misma
unidad organizacional debe asignarse a una persona para su operación y custodia, quien
firmará un Adendum o Carta responsiva. El Adendum (campus SAP) deberá tener la firma
del Representante del ITESM y de dos testigos y la Carta responsiva (Campus no SAP)
lleva la firma del responsable del control de activo fijo, del responsable directo y
responsable custodio del activo fijo. (Anexo 9.16 y Anexo 9.39)
25. Los activos adquiridos en forma centralizada y cuyo costo se distribuya entre varios
Campus serán propiedad de los mismos. Así pues, los Campus deberán registrar la parte
proporcional que les corresponde en su contabilidad y el control de activos aunque el bien
no se encuentre físicamente en sus instalaciones. Cada Campus deberá asignar una
etiqueta individual a su parte del activo. En dicha situación, estas etiquetas se anexarán al
comprobante correspondiente.
26. Cuando se realicen compras centralizadas y prorrateadas, la Contraloría del Sistema con
el apoyo del departamento que operará dicho activo deberá definir si la compra debe
registrarse como un Activo (Inversión) o un Gasto. Esta información se dará al realizar la
aplicación centralizada vía cuenta corriente.
27. Los activos fijos adquiridos a crédito deben registrarse contablemente por el total del valor
de su factura y deberá crearse el pasivo correspondiente a dicho crédito, el cual se irá
amortizando conforme se realizan los pagos. Los intereses asociados al crédito deben
registrarse en gastos. Aún considerando que la compra es a crédito debe obtenerse copia
de la factura.
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A. Terrenos
28. Los activos fijos clasificados como terrenos, deben identificarse a través de sus escrituras
originales. La escritura original debe ser el documento base para la administración de este
tipo de activos.
29. Es responsabilidad de las distintas entidades que conforman el Tecnológico de Monterrey
obtener una copia notariada de la escritura original, conservar la copia notariada y enviar
la escritura original, adjuntando pagos de prediales correspondientes, al Departamento de
Control de Escrituras del Sistema.
30. Los terrenos deben valuarse con el costo de adquisición, honorarios, gastos notariales,
indemnizaciones o privilegios pagados sobre la propiedad a terceros, comisiones a
agentes, impuestos de traslación de dominio, honorarios de abogados, y gastos de
localización, demoliciones, limpia y desmonte, drenajes, calles, cooperaciones y costos
sobre obras de urbanización, construcción en otra parte de propiedades de terceras
personas que se encontraban ubicadas en el terreno, etc.
31. Los terrenos no son sujetos a depreciación.
B. Inmuebles
32. Los activos fijos, en lo que respecta a inmuebles o edificios, e instalaciones, deben
identificarse como tales por sus escrituras originales en caso de adquisición, o bien, por la
integración de costos mediante facturas de bienes y servicios utilizados para la
construcción de los mismos.
33. Es responsabilidad de las distintas entidades que conforman el Tecnológico de Monterrey
obtener una copia notariada de la escritura original, conservar la copia notariada y enviar
la escritura original, adjuntando pagos de prediales correspondientes, al Departamento de
Control de Escrituras del Sistema.
34. El costo de adquisición o construcción de los edificios comprende el de las instalaciones y
equipo de ubicación permanente. Se debe considerar dentro del costo conceptos tales
como permisos de construcción, honorarios de arquitectos e ingenieros, costos de
planeación e ingeniería, gastos legales y notariales, impuestos, gastos de supervisión y
de administración, salarios y prestaciones, etc.
35. Los inmuebles en construcción o desarrollo deben registrarse como activo diferido. Una
vez terminado el inmueble y entrando éste en operación, su registro contable deberá
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transferirse al concepto correspondiente de activos fijos. Sólo deben integrarse al registro
de un inmueble las facturas relativas al desarrollo del mismo. El mobiliario y equipo
asignado al edificio no es parte del inmueble ni del activo diferido por lo que deberá
registrarse por separado como activo fijo.
36. Todas las facturas asociadas al desarrollo del inmueble deben integrarse en el activo
diferido conforme a su avance y las erogaciones. Los sueldos, prestaciones y honorarios
asociados al desarrollo de un inmueble deben registrarse tanto en los conceptos
contables de sueldos, prestaciones y honorarios correspondientes, como en el concepto
del activo diferido, capitalizando estos rubros.
C. Mobiliario y Equipo
37. El valor histórico de un activo fijo clasificado como mueble o equipo comprende el precio
neto pagado, más todos los gastos necesarios para tener el activo en el lugar y
condiciones que permitan su funcionamiento, tales como derechos y gastos de
importación, fletes, seguros por su movimiento, gastos de instalación, etc.
38. Los aditamentos para el equipo y la maquinaria, cuando éstos funcionen en su exterior o
interior y se adquieran en forma conjunta en una sola factura, se considerarán como parte
del equipo y la maquinaria.
39. Los aditamentos adicionales se considerarán como activos fijos o parte de los mismos al
cumplir las reglas anteriores; en caso contrario se considerarán gastos.
40. Los equipos diseñados y elaborados dentro del Tecnológico de Monterrey (por ejemplo:
robots de laboratorio) deberán registrarse como activos fijos y por consiguiente ser
asegurados. Estos equipos deberán registrarse a un costo igual a la suma del costo de
todos los componentes que lo integran.
Activos fijos recibidos en Donación
41. Los bienes recibidos por el ITESM y que cumplan con las definiciones de activos fijos se
considerarán como tal en la contabilidad del ITESM siendo considerados por Campañas
Financieras como un donativo en especie y soportados por un recibo de donativo que
cumple con todos los requisitos fiscales que la autoridad marque en el Código Fiscal de la
Federación. El recibo deberá tener un valor de $0.00 moneda nacional; sin embargo, esto
no implica que en la contabilidad dichos bienes no deban ser registrados, por el contrario,
deberán registrarse a su valor de mercado a la fecha en que se recibió dicho bien.
Definiéndose valor de mercado, como el valor que se pagaría por el bien en el momento
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en que se recibe, en un mercado donde todas las partes conocen perfectamente el
artículo y están bien informadas al respecto.
42. En el caso de donativos de terrenos y edificios, los valores de mercado que se utilizarán
para el registro de las transacciones, por primera y única vez, deberán ser soportadas
mediante una valuación técnica de un perito autorizado y reconocido en el ramo; o en su
defecto deberán registrarse a su valor catastral.
43. El asiento que deberá realizarse al recibir los bienes será el siguiente:
CARGO: 1404010000 Activos fijos donados
ABONO: 5122030000 Donativos en especie
Esto es debido a que aún no se tiene identificada la clase de activo que se recibió como
donación. Sin embargo, una vez que se tengan identificados los activos recibidos en
donación, y necesariamente dentro del mes en curso, se realiza un traspaso de los
activos a su clase correspondiente, el registro es el siguiente:
CARGO: 140XXXXXX Activo fijo que corresponda
ABONO: 1404010000 Activos fijos donados
Es responsabilidad del Administrador de Activo Fijo verificar el saldo en contabilidad del
concepto 1404010000 Activos fijos donados, ya que al cierre del mes el saldo deberá ser
de cero.
El donativo en especie una vez que calificó como tal, deberá apegarse a las políticas de
activo fijo para su depreciación y control.
Consideraciones adicionales
44. Los activos fijos arrendados se considerarán como propiedad del ITESM para cuestiones
contables, lo anterior implica que los activos se capitalizarán y se llevará su depreciación.
El arrendamiento es una buena opción desde el punto de vista fiscal para empresas
lucrativas, dado que no se causa el impuesto al activo y los gastos, aún con sobreprecio,
son deducibles. El Tecnológico de Monterrey no obtiene estos beneficios por ser una
persona moral no contribuyente, por lo cual no está permitido realizar arrendamientos de
este tipo. Se deberá gestionar un financiamiento interno a través de la Dirección de
Finanzas y lograr un mejor precio del equipo al adquirirlo de contado.
45. Los activos fijos que comprenden maquinaria, mobiliario y equipo, equipo computacional y
equipo de transporte podrán ser enajenados o donados con la autorización por escrito del
Rector o Director del Campus, siempre y cuando el valor de mercado del activo no exceda
el valor de cuatro colegiaturas. Se deberá pedir autorización por escrito a la Rectoría o la
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Vicerrectoría Administrativa para enajenar o donar activos fijos cuyo valor de mercado
exceda las cuatro colegiaturas. La función de auditoria del Campus debe verificar que los
activos a enajenarse o donarse correspondan a su descripción en el registro, debe
verificar que se den de baja contablemente, así como supervisar su entrega final.
46. Cuando alguna entidad del Tecnológico de Monterrey efectúe la venta de un equipo de
transporte, deberá entregar al comprador copia notariada de la factura original. La venta
deberá respaldarse mediante una factura del ITESM sin cobro de IVA y especificando en
ésta, así como en el contrato de compra-venta del equipo de transporte que es usado y
que el comprador lo acepta en las condiciones en que se encuentra.
47. Cuando se trate de la venta de otros bienes usados, se deberá respaldar mediante una
factura del ITESM sin cobro de IVA y especificando en ésta que es un bien usado.
48. En cada Campus deben conciliarse las existencias físicas con los registros contables
cuando menos una vez al año. El Departamento de Contabilidad a través del
Administrador de Activos fijos del Campus tienen la responsabilidad de llevarlo a cabo. La
información del inventario debe consolidarse para todo el Tecnológico de Monterrey.
V.- Descripción de Actividades:
No Aplica.
VI.- Diagrama de flujo:
No Aplica.
VII.- Anexos:
Documentos necesarios para aplicar estas políticas:
o Catálogo de activos fijos (Anexo 9.37).
o Bienes de poco valor (Anexo 9.38).
o Orden de Compra (Anexo 9.2).
Documentos que se generan en el proceso de estas políticas:
o
o
Responsiva de Activos Fijos (Anexo 9.16).
Adendum de Activos Fijos para Campus SAP (Anexo 9.39).
VIII.- Control de cambios:
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