informe del diagnóstico del sistema de control interno foncodes

FONCODES - MIDIS
INFORME DEL
DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
FONCODES
SÍNTESIS GERENCIAL
Con Resolución de Contraloría N 2 458-2008-C61 se aprueba la "Guía para la Implementación del
Sistema de Control Interno de las entidades del Estado", estableciéndose que las entidades deben
implementar el Sistema de Control Interno (SCI), y posteriormente emitir un informe con los
resultados de la implementación, producto de su autoevaluación.
Como punto de partida de la implementación del SO y en base a la Guía referida se elaboró el
diagnóstico del SCI de FONCODES, el que comprende a todas las Unidades Técnicas, de Apoyo y de
Asesoramiento de la institución. El alcance de este diagnóstico es a nivel general, toda vez que la
implementación de una gestión basada en procesos está pendiente.
A nivel general, el SCI de FONCODES alcanza un nivel de desarrollo Insuficiente, con diferencias
entre los componentes que lo conforman; siendo Incipiente en Evaluación de Riesgos, Insuficiente
en Ambiente de Control, Actividades de Control e Información y Comunicaciones, y Adecuado en
Supervisión.
Los principales resultados obtenidos por componentes, son los siguientes:
i) En Ambiente de Control se tiene una actitud positiva hacia el control interno, habiéndose
generado condiciones iniciales para su implementación. Sin embargo, la estructura organizacional y
la administración de recursos humanos muestran críticas, toda vez que se carece de herramientas
de gestión (ROF, MOF, CAP, manual de procesos) acordes a las actuales necesidades institucionales.
Esto constituye uno de los mayores problemas institucionales y su atención es urgente.
ii) Evaluación de Riesgos es el más crítico, debido a la ausencia de una estrategia planificada para
administrar los riesgos, que contemple las etapas de identificación, valoración y respuesta. Las
acciones que se realizan al respecto responden a la iniciativa y al enfoque de las distintas unidades.
Es importante mencionar que al tenerse objetivos y metas institucionales definidas, existe la
condición previa para implementar una evaluación de riesgos.
iii) Sobre las Actividades de Control se efectúan procedimientos de autorización, aprobación,
verificación y conciliación en las diferentes actividades que realizan las unidades orgánicas
(consignados en manuales, guías, etc.), no obstante, estos requieren ser complementados e
integrados a una gestión por procesos, para desarrollarse de manera planificada y sistemática.
iv) En relación a Información y Comunicación se reconoce que la información disponible aporta en
la toma de decisiones, y que se cuentan con mecanismos y procedimientos de comunicación
interna y externa, empero pueden optimizarse los métodos, canales y medios usados para asegurar
un eficiente flujo de la información, tanto entre las distintas unidades como con los grupos de
interés.
v) Respecto a Supervisión, se tiene un oportuno reporte y comunicación de deficiencias y
problemas detectados en el monitoreo, sin embargo el grado de compromiso para lograr el
levantamiento de las mismas y asumir responsabilidad, requiere reforzarse. Por otra parte, es
necesario contar con procedimientos para ordenar e implementar las recomendaciones, y con
mecanismos oficializados para autoevaluar la gestión. Las diferentes unidades y áreas realizan esta
labor de manera individual.
Sobre la base de estos resultados, se identificaron los aspectos a implementar por cada
componente y subcomponente, estableciendo un nivel de prioridad para implementarlos, basado
en su repercusión en el desarrollo de las actividades estratégicas y operativas de toda la institución
(destacando la gestión basada en procesos, herramientas de gestión a nivel institucional, políticas
de recursos humanos, entre otras).
I Publicada
el 30.0CT.2
1 de 21
t del CoO,
INDICE
I.
Antecedentes
1. Origen
2.
Objetivo
3.
II.
Alcance
Base Legal
III. Diagnóstico del Sistema de Control Interno
1. Ambiente de control
2.
Evaluación de riesgos
3.
4.
Actividad de control
Información y comunicación
5.
Supervisión
IV. Aspectos a Implementar
1. Ambiente de control
2.
Evaluación de riesgos
3.
4.
Actividad de control
Información y comunicación
5.
Supervisión
V. Conclusiones
VI. Recomendaciones
Anexos
7")
2 de 21
I ANTECEDENTES
1. ORIGEN
El artículo 62 de la Ley 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República, establece que "El control gubernamental es interno y
externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente".
La Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, establece las normas
para regular la elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento,
perfeccionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado.
1.1 SISTEMA DE CONTROL INTERNOS
Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el
personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de
los objetivos indicados en el artículo 4 de la presente Ley 28716.
El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de
verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su
ejercicio es previo, simultáneo y posterior, según el artículo 72 de la Ley 277854.
1.2 EL CONTROL INTERNO
El Control Interno, según las Normas de Control Interno', "es un proceso integral
efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseñado para
enfrentar los riesgos y dar seguridad razonable, en la consecución de la misión de la
entidad, se alcancen los siguientes objetivos gerenciales:
•
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la
entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.
•
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo
hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.
•
Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones
•
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información
•
Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales
•
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir
cuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo
encargado y aceptado".
2
CONTROL GUBERNAMENTAL - Articulo 6.- Concepto
El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al
grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, asi como del cumplimiento
de las normas legales y de los lineamientos de politica y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con
fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes.
3 Ley 28716 dyide Control Interno de las entidades del Estado), Articulo 3°
Ora Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
°Ley Org
sAprob
ediante RélOción de Contraloría General N° 320-2006-CG
o
3 de 21
cc'
1.3 RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO
El artículo 7° de la Ley 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República - CGR y el artículo 4° de la Ley 28716 Ley de
Control Interno para las Entidades Públicas del País, señalan que el responsable de la
implementación del Sistema de Control Interno, es el Titular de la Entidad.
2.
OBJETIVO
El objetivo del presente informe es presentar el diagnóstico del Sistema de Control
Interno del FONCODES.
3.
ALCANCE
El diagnóstico se ha realizado siguiendo lo indicado en la "Guía para la Implementación
del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado", identificando el estado de
implementación y grado de desarrollo del SCI de FONCODES en cada uno de los cinco
componentes y treinta y cuatro sub componentes establecidos en la Guía referida.
Ha comprendido a todas las Unidades Técnicas, de Apoyo y Asesoramiento de FONCODES,
a nivel de Sede Central (SC) y Unidades Territoriales (UUTT).
El alcance de este diagnóstico es a nivel general, toda vez que si bien, los procesos se
encuentran identificados en términos generales,la implementación de una gestión basada
en procesos está pendiente.
4 de 21
II BASE LEGAL
•
Ley 29792, Ley de creación, Organización y Funciones del MIDIS
•
Ley Nº 27785 del 23 de julio de 2002, "Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y
de la Contraloría General de la República" y modificatorias.
•
Ley N° 28716 del 18 de abril de 2006, "Ley de Control Interno"
•
Ley N° 29743°, Ley que modifica el artículo 10 de la Ley N° 28716, Ley de Control
Interno de las Entidades del Estado, del 30 de junio de 2011.
•
Decreto de Urgencia N° 067-2009, del 23 de junio de 2009, modifica el art. 10° de la
Ley N° 28716.
•
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG del 03 de noviembre de 2006, aprueba
"Normas de Control Interno".
•
Resolución de Contraloría N° 458-2008-CG publicada el 30 de octubre de 2008, "Guía
para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado".
•
Reglamento de Organización y Funciones del MIDIS aprobado por Decreto Supremo N°
001-2011-MIDIS del 26 de diciembre de 2011
Modifica el artículo 10 de la Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, sustituyendo el cuarto párrafo añadido por el
Decreto de Urgencia N° 067-2009, el cual queda redactado de la siguiente manera: "El marco normativo y la normativa técnica de control que
emite la Contraloría General de la República en el proceso de implantación del sistema de control interno, toma en cuenta la naturaleza de las
funciones de las entidades, proyectos de inversión, actividades y programas sociales que estas administran'.
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III DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
A continuación se presentan las principales Fortalezas y Debilidades relativas a los
componentes y subcomponentes del Sistema de Control Interno - SCI, las mismas que han sido
elaboradas analizando los resultados obtenidos en los instrumentos aplicados: Encuesta de
percepción', Entrevista (Listado de verificación)8 y Normativa institucional, cuyo resultado se
muestra en el Cuadro N° 1: Tabla general de resultados por componentes y subcomponentes
del SCI FONCODES. Los resultados específicos por cada uno de estos instrumentos se pueden
revisar en el Anexo N° 1: Resultados de la Encuesta de Percepción, Anexo N° 2: Resultados del
Listado de Verificación (Entrevista) y Anexo N° 3: Análisis Normativo, adjuntos al presente.
Sobre la base de la evaluación realizada (documentación entregada por las áreas de cada
unidad, requerida según los ítems. de la Lista de Verificación) respecto si se aplica un Sistema
de Control Interno, se ha seguido lo expresado en la Guía para la Implementación del SCI de las
entidades del Estado8, así como lo señalado en las Normas de Control Internow,
determinándose que al nivel de estructuración en que se encuentra actualmente el Manual de
Operaciones — MOP aprobado por Resolución Ministerial N° 178-2012-MIDIS, los procesos se
encuentran identificados en términos generales siendo sustantivo iniciar el desarrollo e
implementación de un sistema de control interno de dichos procesos que se desplegarían en
la etapa de implementación.
A fin de determinar el grado de desarrollo alcanzado por la institución en la implementación
del SCI, así como por cada uno de los componentes del mismo se empleó una escala de
valoración11. Dicha valoración ha sido obtenida sobre la base de los porcentajes que
respondieron afirmativamente a las preguntas de la Encuesta de Percepción y del Listado de
Verificación (Entrevista), de acuerdo a lo siguiente:
Grado de Desarrollo
% que respondió
afirmativamente
INCIPIENTE
Requisito no desarrollado
Requisito desarrollado con limitaciones
Desde O hasta 20
Mayor a 20 y hasta 40
Valor
INSUFICIENTE
Requisito desarrollado parcialmente
Mayor a 40 y hasta 60
0— 1.0
1.1 — 2.0
2.1 — 3.0
ADECUADO
Requisito desarrollado sistemáticamente
Mayor a 60 y hasta 80
3.1 — 4.0
SATISFACTORIO
Requisito conforme
Mayor a 80 y hasta 100
4.1 — 5.0
CRÍTICO
Esta escala de valoración ha sido aplicada a los resultados obtenidos en la Encuesta de
percepción y Listado de verificación (Entrevista), obteniéndose valores para cada uno de ellos.
El Valor General se obtuvo a partir de los resultados obtenidos de la aplicación de la Encuesta
\ICC/lb-percepción y Listado de verificación (Entrevista), otorgándoles un peso de 1 y 2
e ivamente, considerando que en el segundo caso los entrevistados (Jefes y
oordipdores/Profesionales de las unidades orgánicas) tuvieron que proporcionar
c clocucb centación de soporte u proporcionar comentarios respecto de cada tema.
e/
covn\‘'
,Se aplicó vía web a todo el personal de FONCODES (SC y UUTT) desde el 09/07/2013 al 15/07/2013. La participación del personal en la
encuesta fue de 78.85% (SC 65% y UUTT 90%).
8Se realizó a los Jefes y Coordinadores/Profesionales de las Unidades Orgánicas de FONCODES desde el 09/07/2013 al 17/07/2013, quienes
proporcionaron documentación de sopode/comentarios a los ítems desarrollados en el Listado de Verificación.
Anexo 11: actividades que comprende el proceso de cada sub componente
10Cap. III. Acápite 3
use tomó como referencia el Diagnóstico de Autoridad Portuaria Nacional, así como el Informe N° 42-2012-2-4382-MIDIS-FONCODES/OCI.
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-
1. AMBIENTE DE CONTROL
1.1 FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN
1.1.1 La Dirección ha mostrado una actitud de apoyo hacia el control interno, creándose
un entorno favorable para su implementación en lo relativo a:
-
Difundir los aspectos fundamentales del control interno
Conformación del Comité de Implementación del Sistema de Control Internoy
suscribir el Acta de Compromiso de la Alta Dirección.
Actitud positiva para implementar las recomendaciones del OCI.
Desarrollo transparente de las actividades de la entidad (Difusión en Página
Web, lineamientos de intervención, Actas de Comités de gerentes, normativa
interna).
Sin embargo, el conocimiento sobre los aspectos que involucra el SCI es limitado y
no ha sido interiorizado, incluso a nivel de las jefaturas, debiendo reforzarse la
capacitación.
1.1.2 Es necesario una mayor promoción y reconocimiento a los aportes del personal
para mejorar el desarrollo de las actividades laborales.
1.2 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
1.2.1
Existe un conocimiento y reconocimiento a la difusión y contenido de la "Ley del
Código de Ética de la Función Pública", así como a la coherencia entre este y el
accionar de la Dirección.
1.2.2
MIDIS cuenta con un Código de Ética institucional aprobado, a través del cual se
regula FONCODES, siendo necesaria una mayor difusión entre el personal de la
institución.
1.2.3
Es limitado el conocimiento sobre los mecanismos de investigación y sanción en
casos de violaciones éticas y actos ilegales, así como sobre las políticas definidas
por la Alta Dirección al respecto. En el capítulo sobre el régimen disciplinario del
RIT, no se define en qué casos las faltas son catalogadas como violación ética o
acto ilegal.
1.3 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
1.3.1 A nivel general, la comunicación de la visión, misión, metas y objetivos
estratégicos han sido plasmados en un P01 de la entidad, el cual ha sido
adecuadamente difundido. Las distintas unidades orgánicas de Sede Central
planifican y evalúan su accionar en función a estos. Sin embargo, a nivel de las
UUTT la comunicación de estos lineamientos e instrumentos se percibe como
insuficiente.
1.3.2 El personal percibe una limitada formulación de políticas internas, tanto
generales como particulares, que rijan el funcionamiento de áreas específicas,
tales como personal, remuneraciones, capacitación, comunicaciones, entre otros.
1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.4.1
0.
La institución carece de herramientas de gestión que responda a sus actuales
necesidades y permitan su adecuado funcionamiento (ROE, MOF y CAP,
manuales de procesos).Por ejemplo, el MOP que actualmente rige las actividades
de FONCODES ha sido diseñado de acuerdo a la nueva visión, misión y objetivos
ro
7 de 21
.
%.,creoc050-7
institucionales, sin embargo no refleja su accionar a nivel de procesos y funciones
(sólo contempla Macroprocesos).
1.4.2 Una seria restricción organizacional y estructural es la carencia, a nivel
institucional, de un Manual de Organización y Funciones — MOFque permita fijar
las responsabilidades en las funciones por cada puesto de trabajo coherente con
un CAP acorde a la estructura y funcionamiento institucional.
1.4.3
A nivel institucional no se ha implementado una gestión por procesos necesaria
para realizar un adecuado control y seguimiento a la gestión institucional, así
como al accionar de las distintas unidades orgánicas y UUTT.
1.5 ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
1.5.1
La planificación y administración de los recursos humanos es considerada como
Limitada, presentando las mayores debilidades en:
-
Carencia de una política de gestión de recursos humanos.
Insuficientes mecanismos y procedimientos de inducción, capacitación y
evaluación del personal; que refleje equidad a nivel de la SC y UUTT.
-
Limitado acceso a capacitaciones con el apoyo de la institución (económico,
facilidades horarias, entre otras).
-
No contar con una escala remunerativa actualizada en relación con las
funciones, responsabilidades y el puesto
-
Insuficiente cantidad de personal para el desarrollo de las actividades
estratégicas, principalmente en la SC.
1.5.2 Las normas relacionadas con este subcomponente (Evaluación del Desempeño
del Personal, Normas y Procedimientos para la Selección de Personal,
Contratación para el Régimen Especial de Contratación Administrativa de
Servicios CAS y el Reglamento de Trabajo — RIT, entre otros) requieren
actualización en función al rediseño institucional y al enfoque de operatividad
institucional definido por el sector. El Reglamento Interno de Trabajo — RITse
encuentra en proceso de actualización.
1.6 COMPETENCIA PROFESIONAL
1.6.1
No existen herramientas de gestión relacionadas con la competencia profesional,
asignación de autoridad y responsabilidad para el personal en general, que
reflejen la concordancia entre los niveles salariales, funcionales y de
responsabilidad.
1.6.2
El CAP MIDIS, que regula la estructura de plazas de FONCODES, no guarda
coherencia con las plazas existentes en la institución. Asimismo, el MOP de
FONCODES se diseñó sin guardar coherencia con el CAP MIDIS, lo que genera
desorden y dificulta el trabajo de las unidades.
--- 1.7 ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
1.7.1
No existen documentos oficializados que reflejen la asignación de autoridad y
responsabilidad acorde a la nueva estructura organizacional. El personal continúa
desarrollando sus funciones en base a lo establecido en el MOF del año 2005.
8 de 21
1.8 ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
1.8.1
La mayoría de unidades orgánicas de SC muestra un distanciamiento con los
aspectos relacionados al accionar y competencia del personal del órgano de
control institucional.
2.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
2.1 La entidad carece de una estrategia planificada y organizada para administrar los riesgos
(identificación, valoración y respuesta), sin embargo el personal realiza acciones, de
manera informal y/o espontánea, para identificar y responder a los riesgos asociados a su
labor.
2.2 Existe una marcada diferencia entre las unidades estratégicas (UGOE, UIFOE y UUTT) y las
unidades restantes en relación a la administración de riesgos, pues las primeras
implementan acciones al respecto, las mismas que son consideradas en sus documentos
normativos, aunque no se aprecia una metodología en la identificación, implementación y
seguimiento de los riesgos.
2.3 Existe un Grupo de Trabajo Control de Riesgos de FONCODES formalmente constituido.
3.
ACTIVIDADES DE CONTROL
3.1 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN
3.1.1 Se implementan procedimientos de autorización y aprobación en las diferentes
actividades que se realizan al interior de las unidades orgánicas, las mismas que
han sido plasmados en guías, directivas, instructivos, entre otros.
3.1.2 La ausencia de una gestión por procesos y de herramientas de gestión
coherentes con las actuales necesidades institucionales, dificulta el desarrollo
sistémico de la institución.
3.2 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
3.2.1
Las unidades que han identificado actividades susceptibles de fraude han
implementado acciones para reducirlo, sin embargo no existe rotación del
personal asignado a estas funciones, ello debido a la naturaleza de las mismas.
3.2.2 Los procesos estratégicos asociados al ciclo de proyectos, tales como la
aprobación de proyectos, incorporan en sus procedimientos el control de riesgos
de fraude o error.
3.3 EVALUACIÓN COSTO — BENEFICIO
3.3.1
Existe un reconocimiento a la implementación de la evaluación costo beneficio
por parte de las unidades orgánicas, sin evidenciar que se realice de manera
estructurada y formalizada.
3.3.2
Los sistemas informáticos institucionales (SGP, SGA, etc.) constituyen el principal
soporte para las actividades de control. El grado de implementación y alcance de
estos permite que la implementación de nuevos controles no represente un
costo mayor a los beneficios esperados.
3.4 CONTROLES SOBRE LOS ACCESOS A LOS RECURSOS O ARCHIVOS
"PcliCi951‘ Se dispone de un conjunto de normas para la utilización y protección de los
'ti; recursos o archivos a nivel general. Así también, se han dispuesto e
44.
.n
9 de 21
implementado medidas de acceso, control y seguridad para activos expuestos a
riesgos y documentación confidencial, sin embargo existe debilidad tanto en el
registro del acceso a estos, como en la definición de los responsables de
cautelarlos y llevar el registro.
3.4.2 El sistema de trámite institucional permite un registro adecuado de los
documentos generados y recibidos por la institución.
3.5 VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES
3.5.1
Las unidades orgánicas verifican sus procedimientos, actividades y tareas, en
base a los documentos normativos que las guían pero, al carecer de una gestión
por procesos a nivel institucional, dichas verificaciones quedan como una acción
individual más no sistémica e integrada.
3.6 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
3.6.1
La institución cuenta con indicadores clave para el ciclo de proyectos a nivel de
unidades (SC y UT), elaborados sobre la base de los objetivos estratégico del PEI,
los mismos que son evaluados periódicamente y difundidos a todo el personal.
3.6.2
Existe debilidad en la formulación de la evaluación de desempeño, toda vez que
no ha sido concebida como un proceso, el que debiera considerar:
i)
identificar el flujo de los procesos a evaluar,
ii)
identificar las actividades críticas,
iii) establecer metas de desempeño concordadas con las unidades orgánicas,
iv) medir el desempeño a distintos niveles, e
v)
identificar responsables de las distintas etapas del proceso.
3.7 RENDICIÓN DE CUENTAS
3.7.1
La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos para la rendición
de cuentas, los mismos que son de conocimiento y cumplimiento por parte del
personal.
3.7.2 A nivel de UT el conocimiento de las responsabilidades con respecto a las
rendiciones de cuenta, es menor.
3.8 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
3.8.1
Las unidades orgánicas y su personal, tienen registro de las actividades que rigen
su accionar y del rol que le corresponde para el cumplimiento de los objetivos.
Las actividades se encuentran contenidas en documentos normativos, sin
embargo, en algunos casos, estos no se encuentran vigentes (MOF 2005).
3.8.2 Existe una correlación en la percepción positiva de los subcomponentes
relacionados con la definición, organización, verificación y revisión de los
procesos, actividades y tareas, a nivel del personal de las unidades y áreas; sin
embargo, no existe evidencia tangible que esto se realice de manera programada
y organizada.
3.8.3
El módulo de normatividad en la intranet institucional contiene las Directivas,
Guías, Instructivos, reglamentos, manuales, procedimientos, resoluciones y
documentos de gestión institucional; no obstante requiere ser actualizado.
10 de 21
3.9 REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
3.9.1
Las unidades orgánicas revisan las actividades que desarrollan para verificar que
se ejecuten de acuerdo con lo establecido en los Planes, Reglamentos, Guías,
Directivas, etc., los mismos que se revisan y evalúan periódicamente.
3.9.2
Si bien las unidades revisan el desarrollo de las actividades, no cuentan con
procedimientos que orienten dicha revisión, no realizándola de manera
sistemática.
3.10 CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
3.10.1 Se cuentan con controles y medidas de seguridad para cautelar el acceso a los
sistemas y fuentes de datos informáticos, a nivel institucional e individual. El
personal, en general, reconoce la existencia de estos pero es limitado el
conocimiento de los manuales de los sistemas.
3.10.2 Existe desconocimiento y distanciamiento de los directivos de las unidades
orgánicas sobre la implementación de los controles para las tecnologías de la
información y comunicación, pues consideran que es de competencia exclusiva
de la coordinación de sistemas.
4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
4.1 FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
4.1.1
Existe un reconocimiento de la selección y análisis de la información para la toma
de decisiones, así como la disponibilidad de esta para el uso del personal. La
información gerencial a nivel institucional ha sido procesada.
4.1.2
El acceso a la información cuenta con niveles establecidos, acordes a la función
del personal.
4.2 INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD
4.2.1
Las políticas y procedimientos que posibiliten contar con información adecuada
para el desarrollo de las actividades son limitadas.
4.2.2
Hay una insuficiente asignación de recursos o la dación de facilidades a las áreas
para disponer de sistemas de información actualizados (software, entre otros)
que faciliten el desarrollo de sus funciones.
4.3 CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN
4.3.1
Las unidades reconocen la información que maneja la institución como útil,
oportuna y confiable, principalmente aquella relativa a los sistemas informáticos
institucionales utilizados por las áreas técnicas y administrativas; sin embargo, se
requiere implementar mecanismos que aseguren la calidad de la misma.
4.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
4.4.1
Los sistemas de información existentes no están integrados, lo que dificulta la
ejecución de las actividades operativas de las diferentes unidades y UUTT, por
tener que manejar sistemas en paralelo.
4.4.2
El personal percibe que no existe una práctica de recoger los reclamos y
sugerencias de mejora, a pesar que existe una plataforma disponible para estos
casos: Atención TIC.
11 de 21
4.5 FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
4.5.1 A nivel de SC los mecanismos de coordinación para gestionar con la coordinación
de sistemas los sistemas tecnológicos son Limitados; por el contrario a nivel de
UUTT es Satisfactorio.
4.5.2
Las unidades manifiestan un marcado distanciamiento respecto a la revisión de
los sistemas de información y su adaptación a los cambios institucionales,
considerando que es responsabilidad de la coordinación de sistemas.
4.6 ARCHIVO INSTITUCIONAL
4.6.1
La institución cuenta con un área encargada de administrar la documentación e
información generada.
4.6.2 Consideran que la administración no se realiza de acuerdo a políticas y
procedimientos para la administración, organización, mantenimiento y
conservación de documentos. Asimismo, los ambientes utilizados para el archivo
institucional tienen una ubicación y acondicionamiento inadecuados.
4.7 COMUNICACIÓN INTERNA
4.7.1 No se cuenta con documentación que oriente la comunicación interna
(interrelación entre los funcionarios, responsabilidades del personal, entre
otros). La Unidad de Comunicaciones e Imagen Institucional ha elaborado un Plan
de Comunicaciones que incluye la comunicación interna, externa y de manejo de
crisis, pero este aún no ha sido aprobado.
4.7.2 La entidad no cuenta con mecanismos y procedimientos para la denuncia de
actos indebidos por parte del personal, y tampoco se tiene categorización clara y
compartida de cuáles son actos indebidos.
4.8 COMUNICACIÓN EXTERNA
4.8.1
Los mecanismos y procedimientos para informar hacia el exterior sobre la
gestión institucional son insuficientes (portal de transparencia desactualizado,
entre otros). La página Web se actualiza con regularidad sobre las actividades
institucionales referidas a los proyectos a nivel nacional.
4.8.2 Se cuenta con mecanismos y procedimientos que garantizan el acceso y
requerimiento de la información pública.
4.8.3
Los canales de comunicación con los grupos de interés son limitados, asimismo
se requiere considerar, en la información que se transmita, los aportes de las
áreas involucradas.
4.9 CANALES DE COMUNICACIÓN
4.9.1
La política institucional relativa a la comunicación interna y externa (memorando,
paneles informativos, boletines, etc.) no está estandarizada y tampoco responde
a cabalidad a las necesidades institucionales. A nivel de las UUTT la percepción
sobre este aspecto es más favorable que en SC.
4.9.2
Los mecanismos de comunicación y coordinación existentes entre las unidades
de la entidad no facilitan que la información fluya de manera clara, ordenada,
dificultando una atención oportuna a los requerimientos.
12 de 21
5. SUPERVISIÓN
5.1 ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO
5.1.1 Las acciones de prevención y monitoreo se realizan de manera permanente,
oportuna y pro activa, aunque no sistemática.
5.1.2
Las unidades reconocen que no cuentan con procedimientos para ordenar las
recomendaciones y su implementación, de forma que se puedan monitorear.
Agudiza esta situación la escasez de recursos (logísticos, presupuestales, recursos
humanos, etc.).
5.2 SEGUIMIENTO DE RESULTADOS
5.2.1
El reporte de deficiencias y comunicación de problemas detectados en el
monitoreo se registran y comunican oportuna y adecuadamente a los
responsables; sin embargo el nivel de compromiso para levantar las
observaciones y corregir las deficiencias no es homogéneo entre SC y UUTT.
5.2.2
La identificación de mejoras a lo largo del seguimiento de las actividades es una
práctica constante, la misma que se traduce en su efectivización, a través de los
cambios en la normativa que las rige.
5.2.3
Existe un interés y práctica de las diferentes áreas por realizar el seguimiento a la
implementación de las mejoras y recomendaciones propuestas por el Órgano de
Control Institucional; sin embargo el compromiso de mejoramiento es limitado
pues persisten y se repiten aspectos observados.
5.3 COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO
5.3.1
La implementación de mecanismos para autoevaluar la gestión es realizada por
las diferentes unidades y áreas de manera autónoma. No existen mecanismos
oficializados a nivel institucional. El personal de SC manifiesta la ausencia de
estos en mayor medida que las UUTT.
5.3.2
La identificación y evaluación de las debilidades en la gestión con participación
del personal es restringida, afectando la retroalimentación correspondiente. El
personal de UUTT es quien se siente más relegado al respecto.
5.3.3
Respecto de la capacitación en Control Interno, existen reparos del personal de
SC en reconocer como válida la capacitación proporcionada vía medios virtuales
(intranet) sobre el tema.
13 de 21
-o
ro
o
7 Rendición de cuentas
8 Documentación de procesos, activida des y tareas
9Revisión de procesos, actividades y tareas
III Actividades de Control
IIIActividades de Control
III Actividades de Control
III Actividades de Control
9Canales de comunicación
IVInformación y Comunicaciones
IVInformación y Comunicaciones
VSupervisión
TOTAL
2 Seguimiento de resultados
3 Compromiso de mejoramiento
1 Actividades de prevención y monitoreo
8 Comunicación externa
VSupervisión
7Comunicación interna
IVInformación y Comunicaciones
1(493,9 Requisito desarrollado s istemáticamente- (Ad
(Adecuado)
ecuado)
la 3,8 Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
1 Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
11
2,4
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
1 Requsito conforme ( Satisfa ctorio)
f Requsito conforme (Satisfactorio )
IQ. 4,0 Requisito desa rrollado sistemáticamente (Adecuado)
3,5 Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
a
1 7 4,3
17 4,1
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
3,3 Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
ICS2,6 Requisito desarrollado p arcialmente (Insuficiente )
1. 2,3 Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente )
la2,6 Requisito desarrollado p arcialmente (Insuficiente )
la3,1
Ifa2,4
co
N'
1 V Supervisión
r
6 Archivo institucional
5Flexibilidad a l cambio
o
VInformación y Comunicaciones
,v Información y Comunicaciones
jv
o
3Calida d y suficiencia de la información
4 Sistemas de información
IVInformación y Comunicaciones
V Información y Comunicaciones
1
Información y Comunicaciones
1
Funciones y características de la información
2 Información y responsabilida dIP
IV Información y Comunicaciones
\IVInformación y Comunicaciones
TOTAL
III Actividades de Control
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
Requsito desarrollado con limitaciones (Indolente )
IrÍ 3,1
Requisito desarrollado s istemáticamente (A decuado)
1
I
43 Requsito conforme ( Satisfactorio)
1j1 3,6 Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecua do)
_
,
1(31 1,7
MI2,8
IQ/1,9 Requsito desarrollado con limitaciones (Incinientel
IQ.3,6
kii) 1,4 Requsito desarrollado con limitaciones (Incipiente )
Ifíj 2,2 Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
IQ.3,9 Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
1(1
2,0
1 Requsito desarrollado con limitaciones (Incipiente)
111 2,9 Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
1 Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
la 3,4
2,
6I Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente
)
,
- -
10 Controles para las Tecnologías de Información y Comunicaciones
6 Evaluación de desempeño
= =
III Actividades de Control
o- Cr
CD ID
CC CC
4 Controles sobre el
acceso a los recursos o archivos
5 Verificaciones y conciliaciones
y
-o -o
o o
III Actividades de Control
III Actividades de Control
-1
Ical 2,51
Requisito desarrollado p arcialmente (Insuficiente )
Ill
2 Segregación de funciones
3 Evaluación Costo-Beneficio
■
11
o
-o
III Actividades de Control
a)
1
Procedimiento de Autorización y Aprobación
7?
III Activida des de Control
III Actividades de Control
(O
4 Respuesta a l riesgo
TOTAL
o
-a
II Evaluación de Riesgos
II Evaluación de Riesgos
l'_
lir 2,9
(3
1i3 2,51 Requisito desarrollado parcialmente
(Insuficiente)
ty C o4 5
a
2,81
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
13 1,41
Requsito desarrollado con limitaciones (Incipiente )
a
TOTAL
1 Planeamiento de la Adm inistración de Riesgos
2Identificación de Riesgos
3 Va loración de riesgos
8Órgano de Control Institucional
Ambiente de Control
Kj2,5
.CCI2
II Evaluación de Riesgos
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecua do)
1
114 1,81
Requsito desarrollado con lim itaciones (Incipiente)
,
ha 1,7 Requsito desarrollado con limitaciones (Indolente)
y
Y
1 Ambiente de Control
II. Evaluación de Riesgos
7 Asignación de autorida d y responsabilidaddel personal
5 Adm inistración de los recursos humanos
6Competencia Personal
1
Am biente de Control
Ambiente de Control
Ambiente de Control
4Estructura organizaciona l
1
Am biente de Control
1 Ambiente de Control
Ambiente de Control
w y
E E
m m
I
o
' L3
4
o
e
1
ttl
L!
;
:
!"
——
II Evaluación de Riesgos
I
-■
Subcomponente
Grado de Desarrollo
1 Filosofía de la Dirección
Requsito conforme (Satisfactorio )
)
2Integridad y va lores
éticos(j)2,81
Requisito desarrollado parcialmente ( Insuficiente)
3 Administración estratégica
C,1
3,7
o
u
Componente
o
Am biente de Control
T1,
1
—
ro er
a, ..,
11
. 4..
i 5,
IV ASPECTOS A IMPLEMENTAR
Los aspectos considerados constituyen la base para realizar el Plan de Trabajo para la
Implementación del Sistema de Control Interno de FONCODES. Dichos aspectos se han dividido
en:
-
Generales, relacionados al diseño e implementación del SCI en la institución
-
Específicos, relacionados al diseño e implementación del SCI en las actividades
De la misma forma, se ha priorizado la necesidad de implementación de estos aspectos
dividiéndolos en dos categorías, de acuerdo a lo siguiente:
-
Alta: Su implementación es fundamental para el logro de los objetivos institucionales y la
base sobre la cual se diseñará el Sistema de Control Interno a nivel institucional y de las
actividades. Cabe precisar, que para establecer esta categoría se han aplicado dos criterios,
uno de ellos relacionado a lo crítico de su carencia o limitado desarrollado y el otro referido
a la facilidad de su implementación.
Media: Su implementación para el desarrollo del Sistema de Control Interno es
fundamental, sin embargo están asociadas a la ejecución de actividades previas
identificadas con nivel de Prioridad Alto.
Componente 1: AMBIENTE DE CONTROL
Prioridad de
implementación
Generales
Específicos
Filosofía de la dirección
Difundir el alcance del SCI para
todo el personal y evaluar la
la
reforzar
de
necesidad
capacitación al respecto.
Realizar una mayor promoción
y reconocimiento a los aportes
del personal.
Alta (Crítico)
Integridad y valores éticos
y
políticas
las
Definir
mecanismos de investigación y
sanción en casos de violaciones
éticas y actos ilegales.
Definir en el RIT u otro
diferentes
los
documento,
tipos defaltas, asociados a
violaciones éticas y actos
Media
Sub componentes
ilegales.
Administración
estratégica
Incrementar la difusión de
metas
misión,
visión,
estratégicos
objetivos
instrumentos del POI a nivel
la
y
e
de
UUTT.
Incluir a las UUTT en la toma
de decisiones relacionadas con
el establecimiento de metas
institucionales, principalmente
(Facilidad
Alta
de
implementación)
las que ellos deben cumplir.
Realizar reuniones nacionales
con los jefes de las UUTT a fin
de conocer la gestión que
realizan, sus limitaciones y
recoger sus aportes.
Estructura Organizacional
Definir las herramientas de
gestión que responda a las
necesidades
actuales
institucionales y su adecuado
como
así
funcionamiento,
gestionar su aprobación.
Implementar la gestión por
procesos a nivel institucional.
Alta (Crítico)
l-fOnm.N.
15 de 21
Sub componentes
Generales
Específicos
- Administración de los
recursos humanos
- Competencia
profesional
- Asignación de autoridad
y responsabilidad
Diseñar e implementar política
de recursos humanos acorde a
estructura
nueva
la
recursos
política
de
La
humanos debe contemplar:
procedimientos de inducción,
capacitación y evaluación del
las
revisión
de
personal,
remunerativas,
escalas
demanda de personal por las
distintas áreas, entre otros.
organizacional.
de
herramientas
Elaborar
la
que
reflejen
gestión
concordancia entre los niveles
salariales, funcionales y de
responsabilidad del personal.
Prioridad de
implementación
Alta (Crítico)
Tomar en consideración la
opinión y expectativas del
personal en el diseño de dicha
política.
de
Órgano
institucional
control
de
espacios
Generar
relacionamiento más directo
entre las distintas unidades con
Poner en conocimiento del
personal el plan de trabajo de
OCI.
(Facilidad
Alta
de
implementación)
OCI.
Componente 2: EVALUACIÓN DE RIESGOS
Sub componentes
Generales
de
la
- Planificación
de
administración
riesgos
- Identificación de riesgos
- Valoración de riesgos
- Respuesta al riesgo
una
Planificar y organizar
(la
institucional
estrategia
misma que debe considerar la
metodología a aplicar) para
Específicos
Prioridad de
implementación
Media
(Requiere
elaboración de
de
gestión
procesos)
administrar los riesgos, tanto a
nivel de actividades estratégicas
como operativas, sobre la base
de los procesos y la gestión de
los mismos.
Componente 3: ACTIVIDADES DE CONTROL
Sub componentes
Generales
Específicos
de
Procedimiento
autorización y aprobación
Diseñar e implementar una
gestión por procesos, a nivel de
actividades y tareas
La gestión por procesos deberá
manuales,
en
plasmarse
que
instructivos
directivas,
faciliten su aplicación, que
contengan las autorizaciones y
Prioridad de
implementación
Alta (Crítico)
aprobaciones para ellos.
Difundir dichos documentos
entre el personal.
Segregación de funciones
costo-
Evaluación
beneficio
Identificar los riesgos de fraude
los procesos
o error en
estratégicos y operativos, y
para
las acciones
evaluar
responder a estos.
Incorporar la evaluación costo
manera
de
beneficio,
formal,como un criterio básico
previo a la determinación de
Evaluar la factibilidad de rotar
a
asignado
personal
al
actividades
o
funciones
susceptibles de fraude
Media
(Requiere
elaboración
gestión
procesos)
de
de
Media
controles.
q,P
16 de 21
e.1,
riátt
9i GO
Prioridad de
implementación
Sub componentes
Generales
Específicos
los
sobre
Controles
accesos a los recursos o
archivos
difundir
los
Mejorar
y
procedimientos asociados al
los recursos o
acceso a
archivos.
Definir a los responsables de
cautelar y llevar el registro de
y
Realizar las verificaciones y
conciliaciones asociadas a la
procesos
por
gestión
institucional.
Media
(Requiere
elaboración
gestión
procesos)
Formular procedimientos de
desempeño,
evaluación
de
como parte de un proceso.
Alta (Crítico)
Verificaciones
conciliaciones
Evaluación de desempeño
Rendición de cuentas
de
- Documentación
procesos, actividades y
tareas
- Revisión de procesos,
actividades y tareas
para
Controles
de
tecnologías
información
comunicación
los archivos, a nivel de áreas.
de
de
y
áreas
unidades
las
involucradas deben participar y
suscribir los indicadores de
medición asociados a su labor.
Alta (Facilidad
de
implementación)
Difundir las responsabilidades
con respecto a las rendiciones
de cuenta, a nivel de las UUTT.
Alta (Facilidad
de
implementación)
Media
(Requiere
elaboración
gestión
procesos)
Ver acción a implementar del
subcomponente Procedimiento
de autorización y aprobación.
Incidir en la difusión de los
manuales de los sistemas de
datos informáticos elaborados
de
Coordinación
por
la
Sistemas.
las
la
y
Media
de
de
(Facilidad
Alta
de
implementación)
Componente 4: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Sub componentes
Específicos
Generales
Alta (Crítico)
Diseñar e implementar políticas
y procedimientos para disponer
de información oportuna y
apropiadamente.
Información y
responsabilidad
Asignar recursos o facilidades
para disponer de sistemas de
actualizados
información
(software, entre otros)
Calidad y suficiencia de la
información
Sistemas de información
y
reforzar
Evaluar
mecanismos para asegurar
calidad y suficiencia de
información.
sistemas
los
Integrar
información institucionales
uno solo.
A„,‘G O De\
/
0
tP
(Facilidad
Alta
de
implementación)
los
la
la
Alta (Crítico)
de
en
Alta (Crítico)
Difundir el alcance y uso de la
plataforma Atención TIC entre
el personal.
Flexibilidad al cambio
Prioridad de
implementación
Mejorar los mecanismos de
coordinación para gestionar la
actualización y mantenimiento
de los sistemas tecnológicos.
(Facilidad
Alta
su
de
implementación)
(Facilidad
Alta
su
de
implementación)
17 de 21
Generales
Sub componentes
Archivo institucional
- Comunicación interna
- Comunicación externa
de
- Canales
comunicación
políticas,
Implementar
procedimientos y recursos para
la administración, organización,
mantenimiento y conservación
de documentos.
Gestionar la aprobación del
Plan de comunicaciones y su
difusión entre el personal,
Específicos
Implementar mecanismos y
la
para
procedimientos
denuncia de actos indebidos
por parte del personal.
Prioridad de
implementación
Alta (Crítico)
Alta
(Facilidad
su
de
implementación
de
canales
Implementar
permanentes
comunicación
con los grupos de interés y
considerar en la información a
transmitir los aportes de las
áreas involucradas.
Componente 5: SUPERVISIÓN
Sub componentes
Generales
Específicos
de
- Actividades
prevención y monitoreo
de
- Seguimiento
resultados
de
- Compromisos
mejoramiento
implementar
e
Diseñar
procedimientos para ordenar
implementar y gestionar las
recomendaciones, de forma que
se puedan monitorear y/o
evitar su ocurrencia a nivel
Dotar de recursos (logísticos,
recursos
presupuestales,
las
etc.)
para
humanos,
actividades de prevención y
monitoreo.
institucional.
Incorporar la participación del
personal en la actividad de
desarrollada
autoevaluación
por las unidades.
de
los
niveles
Definir
el
entre
responsabilidad
personal que interviene en las
sus
según
actividades,
Prioridad de
implementación
Media
(Requiere
elaboración
gestión
procesos)
de
de
funciones.
implementar
e
Diseñar
mecanismos de autoevaluación
de la gestión, hasta el nivel de
unidades.
LS
18 de 21
V CONCLUSIONES
1.
2.
El Sistema de Control Interno (SCI) de FONCODES alcanza un nivel de desarrollo Insuficiente,
con diferencias entre los componentes que lo conforman.
Los cinco (5) componentes que conforman el Sistema de Control Interno alcanzan el grado
de implementación y/o desarrollo que se muestra en la siguiente tabla:
Componente
Valor
Grado de desarrollo
I
Ambiente de control
2.8
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
II
Evaluación de riesgos
1.9
Requisito desarrollado con limitaciones (Incipiente)
III
Actividades de control
2.9
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
IV
Información y comunicación
2.8
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
V
Supervisión
4.0
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
SCI FONCODES
2.5
Requisito desarrollado parcialmente (Insuficiente)
3. En el componente Ambiente de Control cabe destacar lo siguiente:
•
La DE ha mostrado una actitud positiva hacia el control interno, ha tomado las
acciones que han permitido conformar el Comité Especial de Control Interno y
formalizar su funcionamiento; sin embargo es necesario que el conjunto de
funcionarios adopte una actitud similar en el ámbito que le corresponde. Asimismo, se
requiere difundir aún más el alcance del Sistema de Control Interno, a fin que el
personal lo interiorice y lo implemente en su accionar diario.
•
Uno de los mayores problemas institucionales y de urgente atención es la carencia de
herramientas de gestión que responda a sus actuales necesidades y permitan su
adecuado funcionamiento (ROF, MOF, CAP, manual de procesos). Concordante con
ello urge iniciar la implementación de una gestión por procesos a nivel institucional.
•
En lo referente a la administración estratégica, el P01 ha sido adecuadamente
difundido, siendo de conocimiento del personal la visión, misión, metas y objetivos
estratégicos.
•
El personal percibe una carencia de políticas internas que rijan el funcionamiento de
unidades y áreas específicas, siendo las más críticas aquellas referidas a gestión de
recursos humanos (personal, remuneraciones, capacitación, entre otros).
4.
El componente de Evaluación de riesgos es el menos desarrollado, y el que presenta la
percepción más disímil entre la SC y las UUTT. Al carecer la entidad de una estrategia
planificada para administrar los riesgos (identificación, valoración y respuesta), las
distintas unidades desarrollan las acciones relacionadas con este tema por iniciativa
propia y bajo su propia interpretación de lo que corresponde hacer.
A nivel institucional se cuenta con la condición previa para implementar la evaluación de
riesgos, que es tener objetivos y metas institucionales definidas. Será necesario
complementar con los roles, responsabilidades y el ambiente laboral que promueva la
administración riesgos, a fin de identificar los riesgos de manera integral. Cabe precisar
que para poder evaluar la vulnerabilidad del sistema, primero deberá identificarse los
puntos críticos de los procesos. Es necesario contar con personal capacitado para
identificar y valorar los riesgos.
5.
En el componente de Actividades de control destacan los siguientes puntos:
•
Si bien se tienen implementados los procedimientos de autorización, aprobación,
ificación y conciliaciones en las diferentes actividades que se realizan al interior de
O
19 de 21
00* ;
e del
las unidades orgánicas, encontrándose consignados en manuales, guías, etc., estos
requieren ser complementados e integrados a una gestión por procesos.
•
Los sistemas informáticos institucionales (SGP, SGA, etc.) constituyen el principal
soporte para las actividades de control, teniendo un grado de implementación
adecuado que debe ser más aprovechado. Asimismo, las unidades requieren que se
articulen o sean integrados en un solo sistema a fin que la información específica que
se maneja a nivel institucional o por área provenga de un solo sistema.
•
No se encontró evidencia tangible que la definición, organización, verificación y
revisión de los procesos, actividades y tareas se realice de manera planificada y
sistemática.
•
Existe concordancia entre los objetivos estratégicos institucionales y los indicadores
clave para el ciclo de proyectos; sin embargo tanto para la definición de estos como
para las metas esperadas se requiere incorporar la participación y conformidad de las
unidades que correspondan, como medio para que los asuman como propios y el
compromiso de cumplirlos sea más sólido.
6. En lo relacionado al componente de Información y Comunicación:
•
Se reconoce que la información disponible aporta en la toma de decisiones, sin
embargo a nivel directivo indican que los métodos, canales y medios usados no
aseguran el flujo de la información con la calidad y oportunidad deseables.
•
Por parte de las unidades, existe un desconocimiento y un marcado distanciamiento
respecto a involucrarse activamente en la revisión de los sistemas de información y su
adaptación a los cambios institucionales, pues se entiende que es responsabilidad de la
Coordinación de Sistemas.
•
Es indispensable establecer políticas y procedimientos relacionados con las
condiciones de administración, organización, mantenimiento y conservación de
documentos, que actualmente son inadecuadas. Esta situación dificulta y demora la
ubicación de los documentos -sobre todo de los más antiguos-; existiendo además un
riesgo latente de deterioro o pérdida.
•
Se cuentan con mecanismos y procedimientos de comunicación interna y externa,
empero resultan insuficientes para asegurar un adecuado flujo de información tanto
entre las distintas unidades como con los grupos de interés.
7. El componente de Supervisión obtuvo el mayor grado de desarrollo, alcanzando valores
homogéneos tanto en la SC como en las UUTT.
•
El reporte y comunicación de deficiencias y problemas detectados en el monitoreo se
realiza oportunamente, sin embargo el grado de compromiso para lograr el
levantamiento de las mismas y asumir la responsabilidad al respecto, como institución,
requiere reforzarse, sobre todo a nivel de SC.
•
Las unidades reconocen que no cuentan con procedimientos para ordenar e
implementar las recomendaciones, y tampoco con mecanismos oficializados para
autoevaluar la gestión. Las diferentes unidades y áreas realizan esta labor de manera
individual.
) 8. Al nivel de estructuración en que se encuentran actualmente el Manual de Operaciones —
A....../
MOP (aprobado con RM N° 178-2012-MIDIS), los procesos se encuentran identificados en
L
9)
términos generales siendo sustantivo iniciar el desarrollo e implementación de un sistema
de control interno a los mismos, que se efectuaría en la etapa de implementación.
VIC OS\
0
trt
20 de 21
VI RECOMENDACIONES
6.1
Implementar los aspectos desarrollados en el numeral IV Aspectos a Implementar del
presente Diagnóstico, considerando el nivel de prioridad establecido. Se recomienda
iniciar la implementación del SCI desarrollando aquellos aspectos con prioridad Alta
(Crítico), debido a que afectan el adecuado funcionamiento de las actividades
estratégicas y operativas de toda la institución (gestión basada en procesos,
herramientas de gestión a nivel institucional, políticas de recursos humanos, entre
otras).
6.2
Autorizar la adquisición de un software que contribuya a reducir el costo de
transacción de la información relacionada con el Sistema de Control Interno.
6.3
Para las siguientes etapas de la implementación del Sistema de Control Interno de
FONCODES, considerando lo nuevo y complejo del tema, así como la falta de modelos
a seguir, se recomienda la contratación de una asesoría especializada que conduzca al
grupo de trabajo que se designe para tal fin.
6.4
Continuar con la siguiente etapa de la implementación del Sistema de Control Interno,
Elaboración del Plan de Trabajo, sobre la base de los resultados del presente
Diagnóstico, considerando para ello los recursos económicos, materiales y de personal
que se requerirá.
21 de 21
Anexo N° 1: Resultados de la Encuesta de Percepción
Número
del-Cnadro
Descripción
1
Escala de Valoración del Grado de Desarrollo de los Componentes y Subcomponentes del SCI
2
Encuesta: Tabla general de Resultados de los Componentes y Subcomponentes del SCI
3
Encuesta: Resultados por Componentes del SCI
4
Encuesta: Componente 1 Ambiente de Control: Resultados por Subcomponentes
5
Encuesta: Componente II Evaluación de Riesgos: Resultados por Subcomponentes
6
Encuesta: Componente III Actividades de Control: Resultados por Subcomponentes
7
Encuesta: Componente IV Información y Comunicaciones: Resultados por Subcomponentes
8
Encuesta: Componente V Supervisión: Resultados por Subcomponentes
9
Encuesta: Distribución del Grado de Desarrollo de los Componentes del SCI
10
Encuesta: Distribución del Grado de Desarrollo de los Subcomponentes del SCI
11
Encuesta: Resultados por Componentes del SCI — Sede Central y Unidades Territoriales
12
Encuesta: Resultados por Subcomponentes del SCI — Sede Central y Unidades Territoriales
13
Encuesta: Matriz de Fortalezas y Debilidades
Anexo N° 1: Resultados de la Encuesta de Percepción
Número
del Cuadro
Descripción
1
Escala de Valoración del Grado de Desarrollo de los Componentes y Subcomponentes del SO
2
Encuesta: Tabla de Resultados de los Componentes y Subcomponentes del SCI
3
Encuesta: Resultados por Componentes del SCI
4
Encuesta: Componente I Ambiente de Control: Resultados por Subcomponentes
5
Encuesta: Componente II Evaluación de Riesgos: Resultados por Subcomponentes
6
Encuesta: Componente III Actividades de Control: Resultados por Subcomponentes
7
Encuesta: Componente IV Información y Comunicaciones: Resultados por Subcomponentes
8
Encuesta: Componente V Supervisión: Resultados por Subcomponentes
9
Encuesta: Distribución del Grado de Desarrollo de los Componentes del SCI
10
Encuesta: Distribución del Grado de Desarrollo de los Subcomponentes del SCI
11
Encuesta: Matriz de Fortalezas y Debilidades
1• •
S'o
III
Requisito conforme ( SATISFACTORIO)
El requisito es cump lido con resu ltados efect ivos a trav és de activ idades
programadas s istemáticamente.
resulta dos efect ivos.
actividades, p rocedimientos o controles por implementar para e l
logro de
El requisito es desarrollado s istemáticamente, de acuerdo a lo req uerido por la
norma (guías, directivas, instructivos,etc.), aunq ue restan a lgunas pocas
i
práct icas del persona l responsa ble.
El requisito es desarrollado parcia lmente a trav és de activ ida des de gest ión de
los p rocesos no s istemáticos ni
documenta dos o q ue se hacen como buenas
El requisito es desarrollado inc ipientemente a través de actividades de gest ión
a isladas o como p ráct ica indiv idua l, no documenta dos ni forma lizados.
1
PUNTPLIE
1
en
H
CV
(ADECUADO)
DESCRIPCIÓN
El requisito no ha s ido desarrollado por la ent ida d a tra ves de la gestión y otras
activida des
N
Requisito desarro llado s istemáticamente
(INSUFICIENTE)
Requisito desarro llado parcialmente
(INCIPIENTE)
Requisito desarrollado con limitaciones
Requisito no desarrollado (CRÍTICO)
GRADODE DESARROLLO
ESCALADE VALORACIÓNDEL GRADODEDESARROLLODE LOSCOMPONENTESYSUBCOMPONENTESDELSCI FONCODES
O
a
a
Ln
M1i
Ti
2 Segregación de funciones
3 Eva luación Costo-Beneficio
4 Controles sobre elacceso a los recu rsos o archivos
5 Verificaciones y conciliaciones
III Activida des de Control
III Actividades de Control
III Activida des de Control
1Procedimiento de Autorización y Aprobación
III Activida des de Control
III Actividades de Control
4 Resp uesta a l riesgo
TOTAL
II Eva luación de Riesgos
3 Va loración de riesgos
II Evaluación de Riesgos
II Eva luación de Riesgos
2 Identificación de Riesgos
II Evaluación de Riesgos
O
i—
1Planeamiento de la Administración de Riesgos
72
II Evaluación de Riesgos
Ambiente de Control
1 Ambiente de Control
1 Ambiente de Control
7 Asignación de autorida d y responsa bilidad del p ersonal
8órgano de Control Institucional
5 Administración de los recursos humanos
6 Competencia Persona l
Ambiente de Control
Ambiente de Control
4 Estructura organizacional
Ambiente de Control
2 Integridad y va lores éticos
3 Adm inistración estratégica
Subcomponente
Ambiente de Control
1 Ambiente de Control
1Filosofía de la Dirección
ro
Componente
"E!
Ambiente de Control
uesta: Ta bla
8 Documentación de procesos, actividades y tareas
9 Revisión de procesos, actividades y tareas
10 Controles para las Tecnologías de Información y Comunicaciones
TOTAL
III Actividades de Control
III Actividades de Control
LV Supervisión
TOTAL
3 Compromiso de mejoramiento
1 Actividades de prevención y monitoreo
IVInformación y Comunicaciones
2 Seguimiento de resultados
9 Cana les de comunicación
TOTAL
IV Información y Comunicaciones
V Supervisión
8 Comunicación externa
IV Información y Comunicaciones
V Supervisión
6 Archivo institucional
7 Comunicación interna
IV Información y Comunicaciones
5Flexibilidad a l cambio
IV Información y Comunicaciones
IV Información y Comunicaciones
3 Ca lida d y suficiencia de la información
4Sistemas de información
IV Información y Comunicaciones
2Información y responsabilidad
IV Información y Comunicaciones
1Funciones y características de la información
IV Información y Comunicaciones
a3
IV Información y Comunicaciones
N
,,,
III Activida des de Control
tn
7 Rendición de cuentas
=cua,
-o,
-c■
•
=asFi
'
al
III Actividades de Control
E
III Actividades de Control
o
¿o
1,
a
III Actividades de Control
1
Va lor
oEu
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Requisito desarro llado sistemáticamente (Adecuado)
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Requisito desarro llado sistemáticamente (Adecuado)
Requisito desarrollado s istem áticamente (Adecuado)
Requisito desarrollado s istem áticamente (Adecuado)
Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
Requisito desarro llado sistemáticamente (Adecuado)
Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
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Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
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Requisito desarro llado sistemáticamente (Adecua do)
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Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
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Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecuado)
Requisito desarro llado s istemáticamente (Adecua do)
Requisito desarrollado s istemáticamente (Adecua do)
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9Revisión de p rocesos, act ividades y tareas
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6Evaluación de desempeño
4Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
5Verificaciones y conc iliaciones
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3Evaluación Costo-Beneficio
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2Segregación de funciones
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Subcomponente
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Procedimiento de Autor izacign y Ap robación
Actividades de Control
Subcomponente
6Eva luación de desempeño
5Verificaciones y conci liaciones
3 Evaluación Costo-Beneficio
4Controles sobre el acceso a los recursos o arc hivos
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Resultados por Su bcom ponentes
ENCUESTA
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Requsito conforme (Satisfactor io)
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Requisito dóSarrollado s isCegmáticamenie (Adecuado)
Requisito desarrolla do s istemáticamente (Adecua do)
Requisito desarrollado p arcialmente ( insuficiente)
Grado de Desarrollo
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3 Ca lidad y suficienciade la information
4Sistemas de información
5Flexibilida d a l cambio
6 Archivo institucional
7 Comunicación interna
8Comunicación externa
9Canales de comunicación
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Subcom ponente
:1 Funciones y características de la información
2 Información y responsa bilidad
3 Ca lidad y suficiencia de la información
4Sistemas de información
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Grado de Desarrollo
Requsito conforme (Satisfactorio)
Requisito desarro llado sistemáticamente (Adecua do)
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado)
iRequsito conforme (Satisfactorio)
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecua do)
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecua do)
Requisito desarrollado sistemáticamente (Adecua do)
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ENCUESTA: RESULTADOS POR SUBCOMPONENTES SC Y UUTT
COMPONENTES
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Filosofía de la Dirección
Integridad y Valores Eticos
Administración Estratégica
Estructura Organizacional
Administración de Recursos Humanos
Competencia profesional
Asignación de Autoridad y Responsables
Organo de Control Institucional
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Planeamiento de la Administrac. de Riesgos
Identificación de Riesgos
Valoración de riesgos
Respuesta al riesgo
ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimiento de Autorización y Aprobación
Segregación de funciones
Evaluación Costo-Beneficio
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
Verificaciones y conciliaciones
Evaluación de desempeño
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Funciones y características de la información
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Calidad y suficiencia de la información
Sistemas de Información
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3.- En Sede Centra l, la activi da d m ás va lora da es la referente a
la difusi ón de la v isión, m isi ón, metas y o bjetivos de la enti da d
(4.5: Satisfactoria )(AE-1:9).
Por otra pa rte, las activi da des percibidas como a decua das
llegan a l62%de los encuesta dos.
En la Se de Centra lla poca difusión en los temas de perso na l,
capacitaci ón, planeam iento y sanciones sustenta ría la
insuficiente percepci ón de estas activi da des.
3.-En Se de Centra llas act ivi da des implementa das como
insuficiente son :
- ( EO-1: 14) E l pe rsona l q u e la bora en su área ocupa una p laza
p rev ista en e l PAP y un cargo inc lu i do en e lárea.
- (ARH-1:19) E l pla n a nu a lde capacitaci ón para e l persona l
- (ARH-1:18) La enti da d cuenta con mecan is mos, polít icas y
p roce dimientos a decua dos para la se lección, in ducci ón,
form ación, capacitación, y eva luaci ón persona l.
CAUSAS (DEBILIDADES)
La diferencia de percepción en tre la Se de Centra l y las UUTT
3.
2.
1.
en re laci ón a la esca la remunerativa se sustenta ría en q ue en SC
la bora u n mayor perso na lde Ex Coopop q u ienes actua lmente
debi do a fa lta de p resup uesto están en una menor esca la desde
su re incorporaci ón a la Institución en e l a ño 2006. Sin em bargo
en las UUTT se o btuvo u n va lor de Adecua do.
E l su bcomponente q u e muestra la mayor va loración a n ivel
de encuesta dos es e l corresp ondiente a a dmin istraci ón
estratégica (proceso de ap rovecham iento de cam bio a través
del mayor ap rovec ham iento de los recursos ex iste ntes) con una
va loraci ón de sa tisfacto ria 4.4
A n ivel de su bcomponentes, Integri da d y Va lores Ét icos e s e l
m ás homogéneo, obten ien do un va lor de 3.3 tanto en Sede
Centra l como en las UT.
Aproxima da me nte un 76%del tota l de encuesta dos perci be
q ue se rea lizan activida des de Am biente de Contro l tota l o
pa rcia lmente. Existe una mayor percepci ón de imp lementaci ón
de l componente a n ive lde UT respecto de la Se de Centra l, sin
em bargo a m bas lo va loran como Adecua do.
Ni
2.- La act iv i da d perci bi da como menos imp lementa da por los
encuesta dos
con una va loraci ón de Incipiente (req u isito
desarrolla do parcia lmente), es la re laciona da a
la esca la
remu nerativa en re laci ón con funciones, responsa bi li da des y
p uesto, dentro del su b componente de Adm in istración de Rec ursos
Humanos sien do mayor esta de bi li da d en la Se de Centra l.
DEBILIDADES
Componente N° 01: AMBIENTE DECONTROL
Va loración 3.8 - Req uisito desarrollado sistemáticamente (Adecuado) - SC: 3.5 (Adecuado) y UT: 3.9 (Adecuado)
ENCUESTA: IDENTIFICACIÓN DE FORTALEZASYDEBILIDADES PORCOMPONENTES
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es la re laciona da a la rotac ión de personas en p uestos susceptibles a error o
4.- La activida d percibida co mo menos implementa da por todo e l persona l
autorización y ap robación (más del 50%).
para Documentación y revisión de éstos (45% en p romedio), y a nivel
de UT p ara Verificac iones y conciliaciones y Proce dimiento de
tareas, se tiene una mayor percepción de imp lementación a n ivel de SC
3.- Entre los su bcomponentes re lacionados con p rocesos, actividades y
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2.1.-
En 3 act ivi da des existe una marca da difere ncia e n la va loraci ón
entre SC y UT, las q ue pertenecen a l su bcomponente Comp ro m iso de
mejoramie nto:
Dos de e llas son va lora das co mo Sa tisfactorias p or las UT p ero
Insuficientes por SC, y son: ( CM-5:115) Ha rec i bi do cap acitación
y entrenam iento so bre control inte rno y gestión de riesgos y
( CM-5:112) En e l área se dispone de mecanismos para ejecuta r
la au toeva luaci ón de la gest i ón.
Una es va lora da como Adecua da por SC pero Incipiente por las
UT, sien do ( CM-5:113) Los asp ectos i dentifica dos como
de b il ida des en la gest i ón de lárea son eva lua dos por e l pe rsona l
a fin de p lantear la s mejo ras resp ect ivas y gene rar la
r - ..limentación corresp on diente.
E l su bcomponente menos va lora do po r to do e l persona l es:
Co mp rom iso de mejoram iento, don de a demás se p resenta una
mayor diferencia entre la p ercepci ón de la SC y de las UT ( 6 puntos
me nos en SC).
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A n ivel de su bcomponentes tam bién p resenta los p rome dios m ás
a ltos, so bre todo en los su bcomponentes: Activida des de p revenci ón y
mon itoreo y Segu im iento de resu lta dos, con una va loración de
Satisfactorio, pues m ás de l 80% reconoce q ue se han imp lementa do,
tota l o parcia lmente.
Es e l componente con mayor percepción de imp lementación pa ra
todo e l persona l. Tanto en SC como en las UT obtiene la mayor
va loraci ón .6
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A p esar de se r e l componente con mayor va loración, ce rca de la
cuarta parte de l pe rso na l percibe q ue las act ivi da des de l componente
de supervisión, no se rea lizan o se desconoce a l respecto.
DEBILIDADES
CAUSAS
de l perso na lde las dist intas áreas.
como p ráctica usu a l y p rograma da de ntro de la
1.2.gestión, y menos aun invo lucra n do a la mayoría
2.- La autoeva luación de la gesti ón no se rea liza
dia rio de ca da tra baja dor.
de sup ervisi ón están inme rsas en e l accionar
interna liza do a ca ba li da d q ue las Activida des
compo ne nte es lim ita do, p ues no se ha
1. E l conocim iento de l a lcance de este
Componente N° 05: SUPERVISIÓN
Va loración 3.9 —Req u isito desa rrolla do sistem áticamente ( Adecua do) - SC: 3.7(Adecua do) y UT: 4.0 (Adecua do)
3.-
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Anexo N° 2: Resultados del Listado de Verificación (Entrevista)
Número
del cuadra
Descripción
1
Escala de Valoración del Grado de Desarrollo de los Componentes y Subcomponentes del SCI
2
Listado de Verificación: Tabla general de Resultados de los Componentes y Subcomponentes del SCI
3
Listado de Verificación: Resultados por Componentes del SCI
4
Listado de Verificación: Componente I Ambiente de Control: Resultados por Subcomponentes
5
Listado de Verificación: Componente II Evaluación de Riesgos: Resultados por Subcomponentes
6
Listado de Verificación: Componente III Actividades de Control: Resultados por Subcomponentes
Listado de Verificación: Componente IV Información y Comunicaciones: Resultados por
Subcomponentes
8
Listado de Verificación: Componente V Supervisión: Resultados por Subcomponentes
9
Listado de Verificación: Distribución del Grado de Desarrollo de los Componentes del SCI
10
Listado de Verificación: Distribución del Grado de Desarrollo de los Subcomponentes del SCI
11
Listado de Verificación: Matriz de Fortalezas y Debilidades
Anexo N° 2: Resultados del Listado de Verificación (Entrevista)
Número
del Cuadro
Descripción
1
Escala de Valoración del Grado de Desarrollo de los Componentes y Subcomponentes del SCI
2
Listado de Verificación: Tabla de Resultados de los Componentes y Subcomponentes del SCI
3
Listado de Verificación: Resultados por Componentes del SO
4
Listado de Verificación: Componente I Ambiente de Control: Resultados por Subcomponentes
5
Listado de Verificación: Componente II Evaluación de Riesgos: Resultados por Subcomponentes
6
Listado de Verificación: Componente III Actividades de Control: Resultados por Subcomponentes
Listado de Verificación: Componente IV Información y Comunicaciones: Resultados por
Subcomponentes
8
Listado de Verificación: Componente V Supervisión: Resultados por Subcomponentes
9
Listado de Verificación: Distribución del Grado de Desarrollo de los Componentes del SCI
10
)1.-
Listado de Verificación: Distribución del Grado de Desarrollo de los Subcomponentes del SCI
Listado de Verificación: Matriz de Fortalezas y Debilidades
o19 s e
(ADECUADO)
Requisito desarrolla do s istemáticamente
(INSUFICIENTE)
Requisito desarro llado p arcialmente
(INCIPIENTE)
Requisito desarro llado con lim itaciones
Requisito no desarro lla do ( CRÍTICO)
GRADO DE DESARROLLO
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El requisito es cump lido con resultados efect ivos a través de act ivida des
programadas s istemáticamente.
act ividades, p rocedimientos o controles por imp lementar para el logro de
resultados efectivos.
El requisito es desarrollado s istemáticamente, de acuerdo a lo requerido por la
norma (guías, direct ivas, instruct ivos,etc.), aunq ue restan a lgunas pocas
prácticas de l persona l responsa ble.
El requisito es desarro llado parcia lmente a través de a ctiv ida des de gestión de
los p rocesos no s istemáticos ni
documenta dos o q ue se hacen como buenas
El requisito es desarrollado inc ipientemente a través de act ividades de gestión
a isladas o como p ráctica indiv idua l, no documenta dos n i
forma lizados.
DESCRIPCIÓN
El requisito no ha s ido desarrollado por la entidad a traves de la gestión y otras
activida des
ESCALA DE VALORACIÓN DELGRADODEDESARROLLODE LOSCOMPONENTES
Y SUBCOM PON ENTESDEL SCIFONCODES
N
1:
,s ignación de autoridad y r esponsa bilida ddel persona l
tgano de Control Institucional
TAL
laneamiento de la Administrac ión de Riesgos
lenificación de Riesgos
a loración de riesgos
espuesta a l riesgo
Am biente de Control
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Evaluación de Riesgos
Evaluación de Riesgos
iegregación de funciones
:valuación Costo-Beneficio
:ontroles sobre el acceso a los recursos o archivos
verificaciones y conciliaciones
ta luacion de desempeño
endición de cuentas
locumentación de procesos, actividades y tareas
levisión de procesos, activida des y tareas
Controles para las Tecnologías de Información y Comunicaciones
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Actividades de Control
Actividades de Control
Actividades de Control
Actividades de Control
Actividades de Control
Actividades de Control
Activida des de Control
Actividades de Control
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unciones y características de la información
u-formación y responsa bilida d
va lidad y suficiencia de la información
istemas de información
lexibilidad a l cambio
Intormación y Comunicaciones
Información y Comunicaciones
Información y Comunicaciones
:ornunicación interna
omunicación externa
anales de comunicación
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,ctividades de prevención y monitoreo
eguimiento de resu ltados
Información y Comunicaciones
Información y Comunicaciones
Información y Comunicaciones
Información y Comunicaciones
Supervisión
Supervisión
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ompromiso de mejoramiento
k rchivoinstitucional
Información y Comunicaciones
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Componente: Ambiente de Control
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7 Asignación de autoridad y responsa bilidad del personal
8Órgano de Control Instituciona l
Total general
3 Administración estratégica
4 Estructura organizaciona l
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A dministración de los recursos humanas
6 Competencia Persona l
Subcomp onentes
1Filosofía de la Direcc ión
2 Integrida d y va lores éticos
CC
Requsito desarrollado con lim itaciones (Incipiente)
Requisito desarrollada parcia lmente ( Insuficiente)
Requsito desarrolla do can limitaciones (Incipiente)
.
.
Requisito desarrolla do parcialmente (Insuficiente)
Requsito no desarrollado (Insuficiencia Crítica)
Requsito no desarrolla do (Insuficienc ia Crítica)
Requisito desarrollado sistemát icamente (Adecuado)
Requisito desarrollado parcia lmente (Insuficiente )
Grado de Desarrollo
Requisito desarro llado sistem áticamente (Adecua do)
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8 Comunicación externa
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FONCODES, consi de ra o ha podido ev idenciar q ue en la
Instituci ón existe u n e ntorno orga n izaciona lfavora b le para
el esta b lecim ie nto de u na cu ltura de control in terno. Sin
em bargo, se debe tener en cue n ta q ue u n importante 35%
considera q ue e n la inst itución e l entorno organizaciona l es
desfavora ble para dicho esta blec im iento.
A n ive lde su bcomponentes, los correspondientes a
Estructu ra Organ izaciona l y Admin istración de Recursos
Huma nos o btuvieron la m ás baja va loraci ón 0.8, resu lta n do
en req u is itos no desarrolla dos p o r la Inst itución ( CRÍTICO).
Asim ismo, los su bco mponentes de Co mpetencia Pe rsona l
( 1.7) y Órgano de Co ntrolInstituciona l (2.0), ha n sido
desarro lla dos por la Instituci ón incipientemente. M ientras
q ue e l subcomp o ne nte Asignación de Au torida d y
Responsa bi lida dde l Persona l (2.3) ha sido desarrolla do
insuficientemente.
2.-
La Institución cuenta con un PEI y sus Un ida des p lan ifican sus
activi da des en función de la visión, m isión, metas y o bjetivos
estratégicos instituciona les,
los q ue son eva lua dos
periódicamente a n ivel interno, así como en reun io nes de
Precom ité y Com ité Técnico, perm itién do le tomar acciones
oportunamente para su cump lim iento (77%).
La Dirección Ejecutiva refleja u na actitudde apoyo
perma nente hacia el controlinterno y e llogro de sus o bjetivos,
p romovien do su implementac ión (80%). Sin em bargo, se
req u ie re p ro mover, reconocer y va lorar los aportes del persona l
est imu lan do la mejora continua en los procesos de la ent ida d.
3.1.2.Los su bcomponentes q ue o btuvieron la m ás a lta va loración
fu eron Fi losofía de la Dirección (4.0) y Adm in istración
Estratégica (3.7), lo q ue sign ifica q ue son req u isitos
desarro lla dos sistem áticamente a un n ive l ADECUADO por la
Inst ituci ón.
2.-
CAUSAS
1.-
Los Jefes y Coordina dores/Profesiona les de las
Un ida des Orgánicas de FONCODES manifestaron en
genera l, q ue e lMOP q ue actua lmente rige las activida des
de FO NCODES no refleja de forma comp leta e l accionar de
sus Un ida des, p ues en muchos casos (como las Un ida des
Técn icas U GOE, UIFOE y U PE) no se han considera do las
1.-
E l resu lta do del componente se ha visto influencia do
p rincipa lmente por
la a lta va loración
de
los
su bcomponentes Fi losofía de la Direcc ión y Adm in istración
Estratégica (gra do desarrollo ADECUADO), así como por
los bajos va lores o bten i dos en los su bcomponentes de
Estructura Organizaciona l y Adm in istración de Re cu rsos
Humanos (gra do de desarro llo CR ÍTICO).
Componente I: AMBIENTE DE CONTROL
Valoración 2.3 — Req uisito desarrolla do parcia lmente (INSUFICIENTE)
DEBILIDADES
FORTALEZAS
E l Componente Am biente de Co ntrol obtuvo una
va loración de 2.3, q ue sign ifica q ue es un componente
desa rro lla do insuficie ntemente. E l 47%de los Jefes y
Coord ina dores/ Profesio na les de las Un ida des Orgán icas de
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Los Jefes y Coordina dores/ Profesiona les de las
Un ida des Orgánicas de FONCODESdesconocen o perci be n
como ajenas a ellas las acciones re laciona das co n e l OCI
( 61%), co nside ran do q ue su eva luación le correspon de a l
p ropio Órgano de Control; con excepción de UIFOE.
de l a ño 2005.
La auto rida d y responsa bi lida ddel persona l no ha n sido
defin i das en documen tos norma tivos, el persona sigu e
actuan do (por ine rcia ) de acuerdo a las defin idas en e l MOF
La Instituci ón req u iere co ntar con u n documento en e l
cua l se p lasmen los p e rfiles de cargo a n ivel de p ersona l
p rofesiona l y técn ico de acuerdo a lo man ifesta do por e l
82% de los Jefes y Coordina dores/ Profesiona les de las
Un ida des Orgánicas de FO NCODES. As im ismo, e l 36%de las
Un i da des man ifestó q u e su persona l cu mple con e l perfi lde
ca rgo q ue fue prop uesto po r e llos para la mo dificación de l
M OP v igente.
desde e l a ño 2002
6.-
10.-
9.-
5.-
El OCI es percibido a n ivelinstituciona l como un órgano
separado de la estru ctura funciona l de FONCODES, así
co mo e l persona l a su cargo.
La
baja va loraci ón de los su bcomponentes
Competencia Perso na l y Asignación de Autorida d y
Responsa bili da d se or igina en e l desorde n ex istente
respecto de l manejo de las herram ientas de gestión de
persona l: ROF, MOF, CAP, PAP y a hora el Manua l de
Operaciones q ue no refleja n conco rdancia co n los n iveles
sa la ria les, funciona les y de responsa b i lida des del persona l
del FO NCODES, dificu ltan do la identificac ión de las
competencias p rofesiona les.
encuentra n la bo ran do en la instituci ón pe rsona lCAS en
canti da d sign ificativa con diferentes esca las sa lar ia les con
re lación a l persona lde plan i lla, q ue ya se encue ntra
desnivela do.
8.-
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2.-
CAUSAS
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p rospectiva en genera l.
Presupuesto, Con ta bili da d, Tesore ría y Logística ) ya se encue ntra
norma da con los con troles in he rentes e n la p
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. rop ia normat iva.
Los Jefes y Coor dina dores/Profesiona les de las Un ida des
Orgánicas de FONCODES ( 50%) toman acciones pa ra reducir y
p reven ir los riesgos identifica dos (controles), sin em bargo, no se
rea lizan
en
forma
sistem ática
ni
documenta da.
Coincidentemen te destaca n en este su bcompone nte aq ue llas
Un i da des q ue respondieron afirmat ivamente a la identificación
de riesgos. De ta lforma q ue si ana lizamos los resu ltados sólo a
n ivel de las Un ida des Técn icas ( UGOE, UIF OE y UPE) este
porcentaje se incrementa a 60%, cuyas accio nes han sido
incorpora das en la documentación normat iva de FONCODES q ue
regu la sus activida des (Gu ías, Instructivos, Manua les,
Proce dim ientos, etc.), m ientras q ue a n ivel de la UA se
incrementa a 80%.
2.-
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1.11 inistración de r iesgos (i denti fi caci ón, va loración y
e
p uesta a l riesgo), lo q ue p ue de afectar e l cu mplim ie nto
b e los o bjetivos instituciona les ( 90%).
4.- Las Un ida des Orgán icas no han uti liza do una
metodo logía pa ra la i dentificación de riesgos, basa da en
eventos y te n dencias pasa dos así como técn icas de
An ivel de su bcomponentes, los correspon d ie ntes a
P lanea m ien to de la Admin istraci ón de Riesgos (0.5) y
Va loraci ón de Riesgos (0.4) responden a req u isitos no
desa rro lla dos por la Inst itu ción (CR ÍTICO). Asim ismo, los
su bcomponentes de I den ti ficación de Riesgos (2.0) y
Respuesta a l Riesgo ( 1.5) corresp on den a req u isitos q u e se
han desa rro lla do inc ipienteme nte.
objet ivos a isla dos de un p la neam ie nto inst ituciona l, e l cua l no se
rea liza en forma sistem ática n idocumenta da. Si ana lizamos sólo
a n ivel de las Un ida des Técn icas ( UGOE, UIFOE y UPE) este
Jefes y Coordina dores/Profesiona les de las Un ida des
Orgánicas de FONCO DES man ifestó que no existe o
desconoce respecto de l componente Eva luación de Riesgos
y sus su bcomponentes.
porcentaje se incremen ta a 93% las q ue han cu bie rto e l vacío
normativo en térm inos de control interno con docu mentos de
tra bajo e n los cua les han consi de ra do los aspectos internos y
externos p ara la i de ntificación de riesgos ( 71%). Caso aparte es
el de la UA ( 60%), q ue a través de las direct ivas emana das de los
sistemas a dm in istrat ivos gu be rnamenta les (Sistema de
Los Jefes y Coordina dores/Pro fesiona les de las Un i da des
Orgánicas de FON CODES (64%) a l inte rior de sus Un ida des
i de nt ifican los r iesgos q ue pu dieran afectar e llogro de sus
El Componente de Eva luaci ón de Riesgos o btuvo una
va loración de 1.1, lo q ue sign ifica q ue es u n componente
desarrolla do con lim itacio nes ( INCIPIENTE). E l 78%de los
Componen te II: EVALUAC I ÓN DE RIESGOS
Va loración 1.1 — Req u isito desarrolla do con lim itaciones ( INCIPIENTE)
DEBILIDADES
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6.- Las Un i da des Orgán icas e n eldesarro llo de sus
activi da des no han ana liza do o va lora do los r iesgos de
forma deta lla da q ue les pe rm ita o btene r suficiente
información acerca de las situaciones de riesgo para estimar
su p ro ba bilida dde ocurrenc ia e impacto ( 92%).
7.- Las Un ida des Orgánicas no efectúan un segu im iento de
los co ntroles imp lementa dos para los riesgos i dent ifica dos,
toda vez q ue los controles esta blecidos no se sistematizan n i
se do
entan (91%).
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4.- El su bcompone nte de Co ntroles so bre e l acceso a los
recursos o archivos obtuvo una va lo raci ón de 2.8
rep rese ntan do un req u isito desarro lla do insuficienteme nte
E l 58% de los Jefes y Coordina do res/ Profesiona les de las
Un i da des Orgánicas de FONCODES consi dera q ue e l acceso
a los recu rsos o a rchivos está limita do a l persona l
a utoriza do responsa ble de su uti lización o custodia, sin
em bargo éstos no
han sido docu menta dos n i
sistematiza dos.
los entrevista dos man ifestó q ue efectúa rotaci ón p e ri ódica
del persona l a cargo de activi da des expuesta a r iesgos de
fraude, m ientras q ue e l 55% manifestó q ue e n sus Un ida des
no hay o no han ide ntifica do activida des aso cia das a este
riesgo.
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.
5. -LIsu bcompone nte de Eva luación Costo - Beneficio
obtuvo u na va lo ración de 2.7 representan do u n req u isito
desarrolla do
insuficien temen te. E l 45% de los Jefes y
Coordina do res/ Profesiona les de las Un ida des Orgánicas de
FONCO DES, desco nocen o no eva lúan los costos antes de la
implementación de contro les.
4.-
6.- FONCODES cuenta con In dica dores Claves de l Ciclo de
Proyecto a n ivel de las Un i da des de la Sede Centra l y Un ida des
Te rritoria les, los cua les son e la bora dos so bre la base de las
metas y o bjet ivos de l PEI ( 70%). La Coordinación de Eva luación y
Segu im iento rem ite a las Un ida des de la Se de y Territoria les con
una frecue ncia mensu a l y semana lla Batería de In dica dores y e l
Semanario de Segu im iento a los p rog ramas y proyectos a cargo
de FON CODES (en las diferentes etapas del ciclo de gestión del
p royecto), respectivamente.
Los Jefes y Coordina dores/Profes iona les de las Un ida des
Orgánicas de FON CODES ve rifican peri ód icamente las
act ivida des desarro lla das y sus resu lta dos son compara dos con
registros de distintas fuentes (89%). Las verificaciones se
rea lizan en reun iones in ternas en ca da Un i da d, Precom ité y
Comité Técn ico, Sistemas de Información (SGP, SGA, M ódu lo de
Presupuesto., etc.), conci liaciones entre áreas, visitas de
acompa ña m iento, informes, entre otros. Estas acc iones no se
rea lizan de manera sistem ática n idocumenta da.
FONCODE S cuenta con un sistema de trám ite docume ntario
me diante e l cua l se registra la gene ración y recepción de los
documentos de la Inst itución.
5.-
Los p roce dim ientos de contro l esta blecidos por las Un ida des
en el desarrollo de sus activida des están referidos
p rincipa lmente a los sistemas informáticos desarro lla dos por la
Instituci ón u otros sim i lares prop ios de l sector público (SGP,
SGA, SIAF, e n tre otros) ( 65%).
3.-
4.- Si bien a l in terio r de las Un ida des se sigu en
p roce dimientos de autorización para uso y custodia de los
documentos, éstos no han sido documenta dos n i
sistematiza dos. En e l caso de arq ueos o inventa rios, las
Un i da des consi deraron q ue dichas activida des no les
aplica ban pues correspondía a la UA (C. de Logística o
Patrimon io).
q u e por disponi bili da d presup uesta l no se implementan
a lgunos controles.
3.- E l resu lta do obten ido gua rda re lación las Un ida des
Orgánicas de FONCODES q ue i dent ificaron los riesgos a l
interior de sus Un i da des, man ifestan do en a lgunos casos
la Informaci ón y comun icaciones obtuvo una va loración de
1.3
rep resentan do
un
req u isito
desarro l la do
incipienteme nte. Sin em ba rgo, e l bajo resu lta do o bten ido es
p ro ducto deldesconocim iento de
los Jefes y
Coordina dores/ Profesiona les de las Un i da des Orgánicas de
FONCODES sobre este su bco mponente o q ue lo sienten
ajeno a e l los o q u e es un tema re laciona do só lo a la
Coordinaci ón competente, pues si conside ramos el
resu lta do obte n ido por la Coordinaci ón de Sistemas,
especia liza da en e l tema, e l resu lta do se increme nta a
100%, lo q ue pu do ser ve rifica do co n la documentación de
.
5. - El su bcomponente de Controles para las Tecno logías de
El80%de los Jefes y Coo rdina dores/ Profesiona les de las
Un ida des Orgán icas de FONCODES efectúan revisiones
periódicas de las activida des q ue desarrollan pa ra ver ificar q u e
se ejecuten de acue rdo con esta b leci do en los P lanes,
Reglamentos, Gu ías, Directivas, Procedim ientos, etc. Los
documentos están en revisi ón y eva luación permanen te, lo q ue
p erm ite mo dificarlos o aj ustarles de acue rdo a los resu lta dos del'
segu im iento q ue se rea liza durante el desarrollo de las
act ivi da des (informes, visitas de campo, recome n daciones OCI,
etc.)
resu lta dos (82%), conforme a la normativa interna y externa
esta blecida para este fin (Normas de CGR, Declaraciones
Jura das, Gu ías, Directivas, Proce dim ientos, etc.).
Los Jefes y Coordina dores/ Profesiona les de las Un ida des
Orgánicas de FON CODES manifestaron q ue e l persona lde sus
Un i da des conoce las activi da des y e l rol q ue le corresponde e n
ca da una e llas (75%); los q ue se encu entran de bi damente
documenta dos faci lita n do su ejecución y revisión (MOF 2005,
MOP en parte, Gu ías, Direct ivas, Proce dim ientos, etc.).
Los Jefes y Coor dina dores/Profesiona les de las Un ida des
Orgánicas de FONCODES, de acuerdo a sus responsa bi li da des,
rin den cuentas por e l uso de los recu rsos y bienes delEsta do, e l
cumplim ien to de los objetivos instituciona les y logro de los
8.-
7.-
5.Desconocim iento
de
los
Jefes
y
Coordina dores/Profesiona les de las Un i da des Orgán icas de
FONCODES sobre este su bcomponente o q ue lo sienten
ajeno a ellos o q ue es un tema re laciona do sólo a la
Coordinación competente ( Sistemas).
9.-
DEBILIDADES
veces se co nv ierte en un o bstácu lo pa ra e l cump lim iento de
las responsa bi lida des in dividua les y grupa les. A n ivelde
su bcomponentes, a excepci ón de Func iones y características
de la información q ue o btu vo una va loraci ón de 3.1
(requ isito desarro l la do sistem áticamente ADECUADO), los
restantes han obten i do resu lta dos entre INCIPIENTE e
IN SUFCIENTE.
Jefes y Coo rdina dores/ Profesiona les considera q ue los
m étodos, cana les, me d ios y acciones rela t ivas a este
componente no asegu ran e lflujo de la información en todas
las direcciones con ca li da d y op ortu n ida d, lo q u e en muchas
2.-
1.- E l su bcomponente Funciones y características de la
I información o btuvo una va loración de 3. 1 (ADECUADO). E l 61%
de los Jefes y Coordina dores/ Profesiona les de las Un i da des
Orgánicas de FONCODES co nsi dera q ue la informac ión gerencia ]
a n ivelinstituciona lha sido p rocesa da perm itie n do la ejecuci ón
de sus activi da des opera tivas o de gesti ón. Asim ismo, conocen
F ORTALEZA S
CAUSAS
1.-
La institución no cuenta con proce dim ientos/polít icas
q ue determ inen la relación entre información y
responsa bi lida d q ue e l perso na l asum irá en su accio nar
la bo ra l. Ca da Un i da ddesarrolla esta activi da d como u na
p ráctica persona l.
través de activida des y n ive les je rárqu icos de la Institución.
De las entrevistas rea liza das se pue do evi denciar q ue
no existe una comun icación efect iva en sent i do a mplio a
Componente IV: IN FORMACI ÓN Y COMUNICACIONES
Va loración 2.3 — Req u isito desarrolla do parcia lmente ( INSUFICIENTE)
1.- E l Componente de Información y Comun icaciones
obtuvo una va lorac ión de 2.3, lo q ue sign ifica q ue es u n
componente
desa rro lla do
parcia lmente
( INSUFICIENTEMENTE) a n ivelinst ituciona l. E l 45% de los
45 ' 1
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DEBILIDADES
bUNLUUtS in dico q ue se éstas se rea lizan de forma sistem ática
y permanente, a través de eva luaciones sema na les y mensua les
a l interior de ca da Un i da d y a n ive l de Com ité Técnico, informes,
com isiones de servicio, memoran dos, correos electrónicos,
entre otros.
4.Los Jefes y Coordina do
res/ Profesiona les de las Un i da3.-des
Orgánicas de FONCO DES man ifestaro n q ue las deficie nc ias y
p ro blemas encontra dos, como resu lta do de las acciones de
p revención y mon itoreo rea liza das, se registra n y comu n ican en
Com ité Técn ico, info rmes y memoran dos, así como en los
sistemas informáticos (SGP, Atención TIC, etc.) con las
recomen daciones pertinentes, las q ue son comun ica das
oportunamente a las Un i da des invo lu cra das (95%). Si du ran te e l
p roceso se identifica n oportun ida des de mejo ra o es necesaria la
introducción de cam bios en los p roce d im ientos, se gestionan las
modificaciones en la normat iva q ue los r ige ( 86%).
Las Un i da des implementan y rea lizan segu im iento a la
imple mentaci ón de las recomen daciones efectua das por e l OCI,
como resu lta do de la eva luaci ón de l control interno instituciona l
(82%).
considera o pu do ev i de nciar q ue a l inte rior de sus Un i da des se
rea lizan acciones de superv isión pa ra asegu rar la aprop ia da
ejecución de sus a ctivida des o conoce r si es necesaria la
introducci ón de cam bios. Este Compo nente comp ren de los
sigu ientes Su bcomponentes Prevención y Mon itoreo (4.3),
Segu im iento de Resu lta dos (4.2) y Comprom isos de
Mejoram iento (3.4).
lo q ue sign ifica q u e es un componen te desa rro lla do
sistem áticamente (ADECU ADO) por las Un ida des Orgán icas de
FO NCODES. E l 81% de los Jefes y Coo rdina dores/ Profesiona les
FORTALEZAS
1
1.- E l Componente de Supervisi ón o btuvo una va loración de 4.0,
CAUSAS
1.- La Institución no cuenta con un Sistema de Control
Interno desarrolla do, q ue le perm ita co nocer y registrar las
recomendacio nes q ue, como p ro ducto de las
autoeva luaciones y las eva luaciones independien tes se
hayan rea liza do, con la fina li da d de o bte ner un P lan de
Mejoram iento integra do q ue ayu de a lforta lecim iento de l
SCI. Se debe co ntar con un registro genera l de las
Componente IV: SUPERVISI ÓN
a ción 4.0 — Req u isito desarrolla do sistemáticamen te (ADECUADO)
persona l), p a ra e sta blecer p la nes de supervisión.
2.- E l 64% de las Un i da d rea lizan autoeva lu aciones
periódicas q ue les perm iten proponer las acciones
necesarias pa ra corregir las desviaciones e ncontra das en e l
desarrollo de sus activida des, sin e m ba rgo no son
p lasma das e n P lanes q ue perm ita n su imp lementaci ón y
segu im iento.
recomen daciones y mejoras a efectua r; motivan do a las
diversas Un ida des Orgánicas a mantener actua lizados
dichos registros, los q ue de berán se r supervisa dos.
Anexo N° 3: Análisis Normativo
Número
del Cuadro
Descripción
1
Análisis de Normatividad Concordada por Componente del SCI
2
Análisis Normativo: Componente I - Ambiente de control
3
Análisis Normativo: Componente II - Evaluación de riesgos
4
Análisis Normativo: Componente III - Actividades de control
5
Análisis Normativo: Componente IV - Información y comunicación
6
Análisis Normativo: Componente V - Supervisión
S.C.I. rf Normatividad Concordada de FONCODES por cada Componente del Sistema de Control Interno
AMBEENTE~OL
Nosneolvldad Interna
' La Resolución de DE N° 119.2009-FONCO0E5/DE aprueba la conformación del Comité de Implementación del is
Interno (SCI) de FONCODES cuyas Modlicatorias han sido las siguientes:
'RDE 191432009-FONCODES/DE del 3012009,
'RDE N° 122-2011-FONCODESIOE del 28.9.2011,
'ROE 111041-2012-FONCODES/DE del 12.3.2012
'ROE N° 004-2012-FONCODES/DE del 22.5.2012,
• Acta de Compromiso del 1 3.2013.
• PM N° 9592012-MIDIS del 2542012-0001 MIDES, y Asia de Compromiso del 25.4.12
• RDE N° 228-2012-FONCODES/DE del 281212 que aprueba el documento Rediseño Insleucpnal de FONCODES.
air osos, de la Dirección
191
1
latea191á y Valores áticos
' Código de Mica Institucional de FONCODES se regula a troves del Código de E ice Ins
' Resoluclan Ministerial N° 125-2012,del 197.2012 y
' Resolucan Ministerial N° 201-2012-MIDES 0911.04.02
Administracion Estratégica
' Plan
egico Sectonal Mutrianual(PESEM) 2013-2016 aprobado con RM N° 006-2013-M1D)0 del 11.1.2013
' Plan Estratégico lnslitucional (PEE) 2013-2016 aprobado con RM N° 006-2013-MIDES del 11.1.2013
• Plan Operativo Instrucional 2013 aprobado can ROO N° 001-2013-MIDISISG del 14.1,2013
Reformulado con RSO N° 005.2013-MIDIS/SG del 20.6.2013 y con PISO N° 006-2013-MIDISISG del 2112013.
' Manual de Operaciones (MOP) de FONCODES aprobado por RM N' 170-2012-MIDIS del 31012.
Estructura Organizacional
ROF MIDES aprobado con DS N° 0013011 del 2612.2011 medicado mediante DO N° 011-2012 del 49.2012
' CAP MIDIS aprobado por RS N° 001-2013-MIDIS del 10,12013, modificado por RM N' 127-2013M101S del 25 6 2013
' T,U.P.A. M1DIS aprobado con DS N° 011-2013-MIDES del 14.6.2013,
• Manual de Operaciones (MOP) de FONCODES aprobado par RM N° 170-2012-MEDIO del 3.10.12.
• Manual de Organización y Funciones (M09) aprobada por RM N° 124-2012-MIDIS del 20 06 13
Asignación de Autoridad y Res pons abilidades
rana
ompe Irlo) pro
Administracion de los Recursos Humanos
de Control
ional allOIS aprobado mediante Resolución Ministerial W 092-201
ID
'MOP de FONCODES aprobado por RM N° 178-2012-MIDIS del 3.10.2012
CAP aprobado por RS
° 00
01
IDIS de1191. 2013 modificado pro
27-2013-M IDIS del 2562013.
' Directiva N° 14-2006-FONCODES de Evaluación del Desempeño del Personal aprobada por RDE N" 363-2006-FONCODES/DE (111220061
- Directiva 15-2000-FONOODES/UA-ETRRHIP "Normas y Procedimientos para la Selección de Personar, aprobada par RDE N' 294-2009-FONC00E5/DE(10.12.2009)
' Procedimiento tiCompensación Con DeacenSo Hala° a los trabajadores de FONCODES que efecluen trabajas Con
sobretiempo"aprobada por ROE W 09-2011-FONCODESIDE(14.7.2011)
• PrecedimienieContralación para el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios - CAraprobada por RDE N' 91-2012-FONCOOES/DE(1.6.2012)
' Procedimiento "Entrega y Recepción de Cargo" aprobada per RDE N° 174-2012-FONCODES-DE (16.10 2012)
Plan Operativo de Capacitación aprobado por ROE N 1613-2012-FONO00ES-DE (04.10.2012)
• Directiva 'lineamientos pala EneargaturaS en cargos Directivos y de Confianza" aprobada por RDE 101-2003-FONCODESIDE (04,012012)
' RDE N' 47-2013FONCODESIDE (19,05.13) conforma el Comié. de Elaboración del Plan de Desarrollo de Personas
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Planeamiento de la administración de riesgo
Plan de Contingencia de la coordinación de Sistenas de Información' aprobada por Rde W 100-2013-FON000ES/DE (13.08 13)
' Se conformó un Grupo de Trabajo de Riesgos, articulado al Coma& Especial de IMplenierilaCión del SC 1, encargado de realizar gestiones y actividades para el desarrolla de -este
Componente. (Acta N" 11 de fecha 3010.121
Identiltcac id, de Riesgos
• Oir
li
"Politica de Segundad de lefor lacran en FONCODES" probad apeo RDE N°001-2013-FONC0DES/DE(110]121
a loración de Riesgos
Respuesta al Riesgo
ACTIVIDADES DE CONTROL
Procedimiento de autorizacion y aprobación
'Directiva N' 14-2009-FONCODES/UPR-ETR "Procedimiento para la Formulación, Aprobación y Actualización de la Nommtive Interna"
aprobado por RDE te 312-2009-FONCODES
• En el Manual de Operaciones ,MOP aprobado por RM N° 176.2012-MIDES, se han definido macropiacesos, proceoss y subprocesos de Ws ecavitlades operativas,re
de apoyo. Se cuenta con normas y procedimientos para Mesar a cabo las operaciones de FONCODES.
Seg r g
'MOP de FONC00E5 aprobado por RM N°170.2001MIDIS del 3,102012.
ión de funciones
Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
' Drectrva Nt 04-2012-FONCODES/UA "Normas para el Usa de ler Activos y Servicios rnformaficos aprobada por POE N' 793012
FONCODESIDE,
• Directiva N° 09-2013-FONCODES/UA-CL 'Uso, Control y Mantenimiento de vehicular aprobada por ROE N. 30-2013-FONCODES/DE
"Instructivo N. 01-2013-FONCODES/UA-C1 "Administración y Control de los Bienes Muebles de FON000E81 aprobada por RDE N° 25-2013-FONCODES/DE,
' Directiva N° 03-2013-FONCODES/DA "ProcediMienlOS para el olorgaMientO y Central de vidticOS per Comisión de servicios" aprobada por ROE N° 0292013-FONCODES/DE del
2332013.
2013.
• °reabra "For:rica de Seguridad de Infor ación en FONCODES" aprobada apor RDE N° 081.2013-FONCODES/DE (17.07.13)
ocurnentacIon de procesos, actividades y tareas
'Módub de nommtividad en Intrariet en el siguiente enlacetttp://aulavidUallOnCadeOgelopereallanetorldeX.php/2013-05-07-13-37-23
' Directiva N° 14-2009.FONCODES/UPR-ETR "Procedimiento para la Formulación, Aprebeelán y ACIUali2aCiOn de la Normativa Interna" aprobado por RDE N' 312-2009FONCODES
' En el Manual de Operaciones - MOP aprobado por RM N° 1992012-MIDIS, se ha elaborado un Mapa de Proceso y se san definklo macroprocesos, procesos y subprocesos de las
actividades onerafivas• esliaiágices 11 de apoya,
e9aion do Proceses, actividades Y threas
'Directiva N" 14-2009-FONCODES/UPR-ETR "Procedimiento paro la Formulación, Aprobación y Actualización de la Normativa Interna" aprobada por ROEN' 312-2009-FONCODES
' MOP de FONCODES aprobado por RM N° 1713-2012-MIDIS del 3 10.2012.
Convoles para las
Comunicaciones
iecnologiasde Información
Dire live N° 04-2012-FONCODES/UA "Normas para el Uso de los Activos y Servicios InfOrmatiCOS aprobada por RDE N° 49-2012-FONCODES/DE
Se cuenta con mecanismos y procedimientos inlernOS para la Medición del desempeño en cuento a sus resultados a través de una bateria de indicadores que se publican
semanalmente via la trdranet institucional y que permite a la atta dirección hacer el seguimiento y la evaluación sobre la base de los objetivos previstos en el plan operativo. El lin de
acoceo es el siguiente' 1919//www.foncades gob pe 51/inlianelp/intr ex plutároptionncoM doCmanfllask,
cal view&glda3768,11ernid,
614
Evaluación de desempeño
Rendición de cuentas
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
Funciones ycaraeteristicas de la Inlormacion
Info
ion y responsabilidad
Calidad y suficiencia de la informara
' Pian Operativo Informático 2012 aprobado por ROE N° 49-2012-FONCODES/DE
• ROE N° 81-2013-FONCOOESME del 1772013q aprueba la Directiva N° 07-2013-FONCODES/UA-CS9Porilida de Seguridad de lnfomtacbn del FONCO0E99
Plan Operativo Inlormétroo 2012 probado por RDE N' 9-2012-FONCODESIDE
POS N° 81 O
-FONCODES DE del 7
20
que prueba la Directiva N° 07-2013-FONCODESNA-CSl"Politica de Seguridad de Información del Ft) GODES
Sistemas do Informacion
Fiesitundad al cambio
Plan Operativo Inter
tico 2012 aprobado por ROE
Archivo Ir stitucional
MOP aprobado por RM te178.2012-MIDIS del 3.10.2012, la Coordinación de Lagistica cuenl acon un atea ¢¢canade de a dminisirar la documen ración elnlormacon generada.
"
FONCODESIOE
CODE /0
Comunicacion Interna
• RDE 0492005-F0NCODESIDE aprobó el Inslructivo 'Procedimiento para real¢arTrémde Documentarlo lntemo y Ex
Comunicación externa
' RM. N° 24-2011-MIMOES designa al responsable de la actualización de portal de transparencia
Canales de comun
an
R/
Actividades de Prevención y MonitOree
opadun o del c o
ual de Identidad COMoreliva'
tblce
• RDE N1692012-FONCODES aprob6 la Gura de Ejecución y Liquidación de Proyectos de Infraestrudura Social y EconomiCa" en el que
tl upervisidny
para conocer si los procesos se desarrollan de actierdo con:os procedimientos establecidos,
013-FONCODES/DE
del
12.6.2013
aprueba
la
Dl
14.01-2013-FONCODESNIFOE
'GLIM
de
Ejecución
y
Liquideción
d
prevemos
de infraestructura Social y
'RDE
' RDE N. 60
•
Económica-Programa Municipal de Atención a los Servios BásiCos (PUM'
' RDE Nr 056-2013-FONC0DES/DE del 29.92013 aprueba Ion "Pautas Generales paM financiar proyectos de inverslon facilitadora de oportunidades económicas de la población en
proceso de inclusión'
' RDE N° 056-2013-FONCODESIDE del 295.2013 aprueba les "Pautas Generales para financiar proyectos de centros infantiles de atención integral del servicio de cuidado diurno
deIPrograme Nacional CUNA MAS"
• RDE N° 044-2013-FONCODES/DE del 2.5.2013 aprueba erModelo de Convenio Especifico Tripada° entre FONCODES, La municipalidad y el Núcleo Ejecuto para financiar el
perfil. estudio definitivo y el componente de capacitación social del proyecto' y sus Anexes: Centrales de :mecida de servicios y TDR del proyectista, evaluados de proyectos y
eapacaador arelar'
'RDE N. 009-2013-FONCODESZE del 291.2013 aprueba la 'Gula N° 02-2013-FONCODESIUGOE 'trola para la elaboración y aprobación de expedientes técnicas de proyecios
de desarrollo productivo"
"ROE N° 049-2006-FONCODES/DE del 22.2.2006 modificada mediante RDE N1193-2906 del 109.2012, RDE N°219-2009 del 21.9.2009 y la ROE N• 165-2011 9019.12.2011
del financiamiento de proyectes".
aprueba la Directiva N° 92009FONCODESIDGAT 'Aprobación delOnanciamiento de proyectos, ampliaciones preSupueolelea yr0 de anular
SUPERVISION
Monllorz
" 08 -2012- IDIS 4011.6.2012 aprobó
no
• RDE Nr 33-2013-FONCODES/DE de11149013 aprobó la Gula N° 02-2013-FONCODESlUGOE "Gula para la elaboración de
expedientes técnicos de proyeeloS de desarrollo productivo'',
'ROE N° 68-2013-FONCODESIDE del 322013 sacaba. la Gula N. 04-2013/FONCODES-WE "Gula de Ejecución de Compras a las
rol
Implantación y seguimiento de medidas correctivas
Autornoluaci60
varv115.7 2013
Se efectúan xamenes especiales y auci1ories por pede bel Croan° de Control Insiltucional y de las sociedades de audrlorias edemas.
ANALISIS NORMATIVO: COMPONENTE I - AMBIENTE DE CONTROL
FILOSOFIA DE LA DIRECCIÓN
La Dirección Ejecutiva de FONCODES ha cumplido de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica
del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República — Ley 27785 que
tiene como objeto propender al apropiado y oportuno ejercicio del control gubernamental
para prevenir y verificar la correcta utilización y gestión de los recursos del Estado, así como en
aplicación de la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las Entidades
del Estado aprobado mediante Resolución de Contraloría N 2 458-2008-CG cuya finalidad está
enmarcada como documento orientador para la gestión pública y el control gubernamental. En
tal sentido se han emitido la Resolución de DE N 2 119-2009-FONCODES/DE que aprueba la
conformación del Comité de Implementación del Sistema de Control Interno (SCI) de
FONCODES las cuales han generado las modificatorias siguientes: RDE N 2143-2009FONCODES/DE del 30.6.2009, RDE N 2 122-2011-FONCODES/DE del 28.9.2011, RDE N 2 0412012-FONCODES/DE del 12.3.2012, RDE N 2 084-2012-FONCODES/DE del 22.5.2012.
Igualmente se ha actualizado el Acta de Compromiso de fecha 1.3.2013,
INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS
En cuanto a valores y principios FONCODES como entidad del Estado se regula por el Código
de Ética Institucional MIDIS aprobado mediante Resolución Ministerial N° 092-2012-MIDIS, así
como por la Resolución Ministerial N 2 125-2012,del 18.7.2012 y Resolución Ministerial N 2 2012012-MIDIS del 11.04.02 por ser un Programa Nacional adscrito al Ministerio de Desarrollo e
Inclusión Social, sector rector de la política de desarrollo e inclusión social.
ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA
FONCODES como Programa Nacional del Sector MIDIS se constituye presupuestalmente en
Unidad Ejecutora por lo que se regula a través del Plan Estratégico Sectorial Multianual
(PESEM) 2013-2016 aprobado con RM N 2 006-2013-MIDIS del 11.1.2013 y el Plan Operativo
Institucional 2013 — P01 aprobado con RSG N 2 001-2013-MIDIS/SG del 14.1.2013, reformulado
con RSG N 2 005-2013-MIDIS/SG del 26.6.2013 y con RSG N 2 006-2013-MIDIS/SG del 28.6.2013.
El diseño y elaboración del POI debe seguir los lineamientos de la directiva sectorial de
aprobación y ejecución del Presupuesto MEF la que regula y aprueba la estructura del Plan
Operativo y Presupuesto Institucional Anual. Para el presente período fiscal 2013 FONCODES
viene ejecutando sus operaciones sobre la base de la Directiva MEF del período Fiscal 2012 lo
que se ha constituido en una restricción de diseño y elaboración del POI y el Presupuesto
institucional.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional se regula a través de los documentos de gestión establecidos por
el Sistema de Modernización del Estado que establece que toda organización gubernamental
debe contar con los documentos que determinen la composición de plazas, cargos, puestos de
trabajo y funciones tanto estructurales como funcionales.
Para el efecto FONCODES cuenta a la fecha con el ROF MIDIS aprobado con DS N 2 001-2011
del 26.12.2011 modificado mediante DS N 2 011-2012 del 4.9.2012 el cual establece que
FONCODES es un Programa Nacional adscrito a la estructura organizacional del Sector de
Desarrollo e Inclusión Social. Así mismo cuenta con un CAP - MIDIS aprobado por RS N° 0012013-MIDIS del 10.1.2013, modificado por RM N° 127-2013-MIDIS del 25.6.2013 y se rige por
T.U.P.A. MIDIS aprobado con DS N 2 011-2013-MIDIS del 14.6.2013. Igualmente cuenta con el
Reglamento Interno de Trabajo - RIT de FONCODES aprobado con RDE N 2 015-2003FONCODES/DE del 25.1.2003 el cual se viene modificando y actualizando a través de una
Comisión de Trabajo adhoc para tal fin. Una seria restricción organizacional y estructural
constituye que a la fecha y a pesar del tiempo transcurrido de adscripción al MIDIS la
institución no cuenta con un Manual de Organización y Funciones - MOF que permita fijar las
responsabilidades en las funciones por cada puesto de trabajo coherente con un CAP acorde a
la estructura y funcionamiento institucional. El MOP de FONCODES aprobado mediante
Resolución Ministerial N 2 178-2012-MIDIS el 26.12.2012 es el último documento de gestión de
FONCODES que se genero en el esfuerzo de crear una estructura coherente y consistente con
el rediseño de la institución el que lamentablemente fue erróneamente diseñado puesto que
antes de haberse elaborado y aprobado se debió definir técnicamente las plazas y cargos
estructurales a través del CAP Sectorial.
ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La estructura establecida en el Manual de Operaciones — MOP de FONCODES, documento de
gestión este último que fue diseñado sin ninguna lógica técnica estructural en razón de que
conceptualmente es un documento de gestión operativo y no de naturaleza ni carácter
estructural. Este documento, el MOP de FONCODES, que fuera aprobado mediante Resolución
Ministerial N 2 178-2012-MIDIS el 26.12.2012 refleja solo de manera parcial e incompleta la
estructura institucional, siendo de exigencia y prioridad su modificación acorde con los
criterios técnicos establecidos en los documentos de gestión para las entidades del Estado.
COMPETENCIA PROFESIONAL
El CAP aprobado por RS N° 001-2013-MIDIS del 10.1.2013 modificado por RM N° 127-2013MIDIS del 25.6.2013 regula la estructura de plazas de FONCODES el cual no guarda coherencia
con el Cuadro para Asignación de Personal —CAP institucional puesto que el CAP aprobado no
refleja lo que el Manual de Operaciones —MOP de FONCODES tiene definido y este, el MOP de
FONCODES, fue diseñado sin guardar coherencia con el diseño del CAP — MIDIS.
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
La política de administración de recursos humanos se regula en FONCODES a través de sus
normas internas entre las cuales se cuenta con la Directiva N 2 14-2006-FONCODES de
Evaluación del Desempeño del Personal aprobada por RDE N° 363-2006-FONCODES/DE
(15.12.2006), la Directiva 15-2009-FONCODES/UA-ETRRHH "Normas y Procedimientos para la
Selección de Personal" aprobada por RDE N° 294-2009-FONCODES/DE(10.12.2009), el
Procedimiento de "Compensación con Descanso Físico a los trabajadores de FONCODES que
efectuen trabajos con sobre tiempo" aprobada por RDE N° 89-2011-FONCODES/DE del
14.7.2011), el Proce
"Contratación para el Régimen Especial de Contratación
eiComIte
Administrativa de Servicios CAS" aprobada por RDE N° 91-2012-FONCODES/DE(1.6.2012) y el
Reglamento de Trabajo — RIT aprobada con RDE Ng 015-2003-FONCODES/DE del 25.1.2003.
Estos documentos requieren actualización en función al rediseño institucional y al enfoque de
operatividad institucional enmarcado dentro de la nueva política del Sector de Desarrollo e
Inclusión Social.
VARV/26.7.2013
ANALISIS NORMATIVO: COMPONENTE II - EVALUACIÓN DE RIESGOS
PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Mediante Circular N 2 51-2012-DE se dispuso la constitución del Grupo de Trabajo Control de
Riesgos de FONCODES integrado por representantes de Dirección Ejecutiva, Unidad de
Planeamiento y Resultados, Unidad Gerencial de Fomento de Desarrollo Productivo y del OCI
en calidad de veedor, cuyo objetivo es promover la gestión de riesgos en el marco de la
implementación del Sistema de Control Interno de acuerdo a la normatividad y disposiciones
dictadas por la Contraloría General de la República.
Mediante Informe N 2 001-2012-FONCODES/GTGR el indicado Grupo de Trabajo, comunicó los
acuerdos adoptados y las actividades programadas para el período 2012, documento que fue
derivado al Comité de Implementación del Sistema de Control Interno (CSCI), para
conocimiento así como para las coordinaciones necesarias con el Grupo de Trabajo.
FONCODES a la fecha se encuentra en la fase de elaboración del diagnóstico para la
implementación del sistema de control interno por tanto se encuentra en proceso de estudio y
pre-diseño la normativa relacionada al planeamiento de la administración de riesgos.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
En cuanto a la identificación de riesgos institucionales FONCODES al dar inicio a la elaboración
del diagnóstico institucional lograra en mediano plazo y al término del mismo identificar los
principales riesgos tanto operacionales como administrativos.
VALORACIÓN DE RIESGOS
FONCODES como Programa Nacional del Sector MIDIS se constituye presupuestalmente y
administrativamente en Unidad Ejecutora por lo que concluida la fase del diagnóstico para la
implementación del sistema de control interno se encontrara en condiciones de establecer la
valoración cuantitativa y cualitativa de los riesgos institucionales.
RESPUESTA AL RIESGO
La estructura organizacional se regula a través de los documentos de gestión establecidos por
el Sistema de Modernización del Estado que establece que toda organización gubernamental
debe contar con los documentos que determinen la composición de plazas, cargos, puestos de
trabajo y funciones tanto estructurales como funcionales.
Para el efecto FONCODES cuenta a la fecha con el ROF MIDIS aprobado con DS N 2 001-2011
del 26.12.2011 modificado mediante DS N 2 011-2012 del 4.9.2012 el cual establece que
FONCODES es un Programa Nacional adscrito a la estructura organizacional del Sector de
Desarrollo e Inclusión Social. Así mismo cuenta con un CAP - MIDIS aprobado por RS N° 0012013-MIDIS del 10.1.2013, modificado por RM N° 127-2013-MIDIS del 25.6.2013 y se rige por
T.U.P.A. MIDIS aprobado con DS N 2 011-2013-MIDIS del 14.6.2013. Igualmente cuenta con el
Reglamento Interno de Trabajo - RIT de FONCODES aprobado con RDE N 2 015-2003FONCODES/DE del 25.1.2003 el cual se viene modificando y actualizando a través de una
Comisión de Trabajo a.
,
al 3
ra tal fin. Una seria restricción organizacional y estructural
actual determina que a la fecha y a pesar del tiempo transcurrido de adscripción al MIDIS la
institución no cuenta con un Manual de Organización y Funciones - MOF que permita fijar las
responsabilidades en las funciones por cada puesto de trabajo, coherente con un CAP acorde
a la estructura y funcionamiento institucional. El MOP de FONCODES aprobado mediante
Resolución Ministerial N 2 178-2012-MIDIS el 26.12.2012 es el documento de gestión de
FONCODES que se genero en el esfuerzo de crear una estructura coherente y consistente con
el rediseño de la institución el cual solo configura de manera parcial e incompleta el diseño de
puestos de trabajo, el cual, antes de haberse elaborado y aprobado se debió definir
técnicamente las plazas y cargos estructurales a través del CAP Sectorial.
En tal sentido, es imperativo para que la institución cuente con capacidad de respuesta al
riesgo que al corto plazo FONCODES cuente con el Manual de Organización y Funciones — MOF
que determine los alcances funcionales y responsabilidades por puesto de trabajo que permita
posteriormente la elaboración de un Manual de Operaciones — MOP coherente con su diseño
estructural y funcional.
VARV/12.8.2013
ANALISIS NORMATIVO: COMPONENTE III - ACTIVIDADES DE CONTROL
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN
La Directiva N° 14-2009-FONCODES/UPR-ETR "Procedimiento para la Formulación, Aprobación
y Actualización de la Normativa Interna" aprobado por RDE N° 312-2009-FONCODES establece
los lineamientos y el procedimiento mediante el cual se autoriza a través de la Dirección
Ejecutiva la ejecución operativa y administrativa tanto de las funciones y procesos
institucionales, los cuales son modificados y actualizados en relación a las metas y objetivos
que se establecen en el Plan Estratégico Institucional - PEI y en el Plan Operativo Institucional
- POI. La directiva tiene por objetivo establecer las normas y procedimientos para la
formulación, aprobación, modificación y actualización de la normativa interna que se expiden
en la institución. Así mismo, tiene por finalidad establecer las pautas y criterios de uniformidad
para la expedición de las normas y disposiciones internas que regulan las actividades
operativas y administrativas de FONCODES, disposiciones normativas que son de cumplimento
obligatorio para todo el personal de las unidades orgánicas.
A la fecha se viene actualizando dicha directiva bajo el concepto de "Procedimiento, gestión y
control de documentos normativos" a fin de hacerla compatible con los procesos y
subprocesos establecidos en el rediseño institucional.
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
La Resolución Ministerial N2 178-2012-MIDIS del 3.10.2012 aprueba el Manual de Operaciones
— MOP de FONCODES documento que refleja la estructura organizacional parcial de la
institución. Este documento requiere ser modificado y ajustado de manera inmediata, puesto
que tal y como se encuentra diseñado no refleja de manera coherente, consistente y completa
las plazas y puestos de trabajo especificados en el CAP-MIDIS en relación a los procesos, subprocesos, funciones y responsabilidades descritos parcialmente en el MOP aprobado.
CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS
La Directiva N° 04-2012-FONCODES/UA "Normas para el Uso de los Activos y Servicios
Informáticos aprobada por RDE Ni" 79-2012-FONCODES/DE tiene por objetivo establecer las
normas para el uso adecuado de los activos y servicios informáticos asignados al personal y los
colaboradores de FONCODES. Igualmente, tiene por finalidad aumentar el nivel de seguridad
de la información en la institución, mediante la reducción de riesgos y el uso adecuado de los
activos y servicios informáticos. Su alcance es a todo el personal de FONCODES.
La Directiva N2 02-2013-FONCODES/UA-CL "Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos"
aprobada por RDE N2 30-2013-FONCODES/DE es un procedimiento que tiene por objetivo
establecer las normas para el uso, control y mantenimiento de vehículos de propiedad
institucional y cuya finalidad se enmarca en brindar un servicio de transporte oportuno y
seguro, estableciendo las responsabilidades de los funcionarios y personal comisionado así
como del personal responsable del manejo y utilización de las unidades vehiculares. El control
es permanente a fin de mantener operativo el parque automotor de FONCODES a nivel
nacional. Igualmente lcance es de observancia obligatoria a todo el personal de la
institución.
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El Instructivo NP 01-2013-FONCODES/UA-CL " Administración y Control de los Bienes Muebles
de FONCODES" aprobada por RDE N 2 25-2013-FONCODES/DE, regula los procedimientos
administrativos que permiten registrar, controlar, cautelar y fiscalizar los bienes muebles de
propiedad administrados por FONCODES. Su finalidad se orienta a obtener productividad y
eficiencia en el uso de los bienes muebles siendo de responsabilidad de todo el personal su
obligatorio cumplimiento.
La Directiva N 2 03-2013-FONCODES/UA " Procedimientos para el otorgamiento y control de
viáticos por comisión de servicios" aprobada por RDE N 2 028-2013-FONCODES/DE del
23.3.2013, establece las normas y procedimientos para la programación, aprobación,
otorgamiento y rendición de cuentas de los viáticos que se otorgan por comisión de servicios
dentro del territorio nacional e internacional. Su finalidad se encuentra enmarcada en lograr la
correcta utilización de los fondos asignados por concepto de viáticos y gastos autorizados a los
comisionados. Su alcance es a todos los funcionarios públicos, servidores públicos, personal
CAS y servicios de Consultoría. Esta directiva se actualiza anualmente.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS
El módulo de normatividad en la intranet institucional contiene las Directivas, Guías,
Instructivos, reglamentos, manuales, procedimientos, resoluciones y documentos de gestión
institucional que permiten revisar y analizar los mecanismos de control necesarios en los
procesos operativos y administrativos de FONCODES.
CONTROLES PARA LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
La Directiva N° 04-2012-FONCODES/UA "Normas para el Uso de los Activos y Servicios
Informáticos aprobada por RDE W 79-2012-FONCODES/DE tiene por objetivo establecer las
normas para el uso adecuado de los activos y servicios informáticos asignados al personal y los
colaboradores de FONCODES. Igualmente, tiene por finalidad aumentar el nivel de seguridad
de la información en la institución, mediante la reducción de riesgos y el uso adecuado de los
activos y servicios informáticos. Su alcance es a todo el personal de FONCODES.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
La política de administración de recursos humanos se regula en FONCODES a través de sus
normas internas entre las cuales se cuenta con la Directiva N 2 14-2006-FONCODES de
Evaluación del Desempeño del Personal aprobada por RDE N° 363-2006-FONCODES/DE
(15.12.2006)
RENDICIÓN DE CUENTAS
No se cuenta con norma específica para la rendición de cuentas, sin embargo se cuenta con
normas de los sistemas administrativos que regulan la forma de presentar informes sobre
estados financieros auditados y normas que establecen los procedimientos para la rendición
de cuentas (Guía de Ejecución y Liquidación de Proyectos, Directiva de Viáticos, otros.)
VARV/16.8.2013
ANALISIS NORMATIVO: COMPONENTE IV - INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN
El Plan Operativo Informático 2012 aprobado por RDE N° 49-2012-FONCODES/DE tiene por
misión planificar, evaluar, desarrollar, administrar el uso de herramientas tecnológicas de
información y comunicaciones, así como de proveer y administrar los servicios informáticos
institucionales. Su visión está encuadrada a lograr una eficiente y eficaz ejecución de los
procesos operativos y administrativos, que coadyuven a alcanzar los objetivos estratégicos de
FONCODES.
INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD
La Resolución de Dirección Ejecutiva N2 81-2013-FONCODES/DE del 17.7.2013 aprueba la
Directiva N2 07-2013-FONCODES/UA-CSI "Política de Seguridad de Información del
FONCODES" la cual determina las Políticas de Seguridad de la Información que dispone la
Norma Técnica Peruana NTP-ISO/IEC 27001:2008 aprobada por Resolución Ministerial N 2 1292012-PCM.
CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN
FONCODES como Programa Nacional del Sector MIDIS se constituye en un Programa Nacional
del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social que sigue los lineamientos establecidos por el
Sector en materia de calidad y suficiencia de la información en la administración pública.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
FONCODES al ser un Programa Nacional del Sector MIDIS adecua sus sistemas de información a
lo establecido en el marco de las funciones de la Unidad de Administración contenidas en el
literal t) del Manual de Operaciones — MOP de FONCODES.
FLEXIBILIDAD AL CAMBIO
La adscripción de FONCODES al Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social ha permitido que la
Institución efectuara parcialmente el rediseño organizacional y operativo en los procesos de
información y comunicación siguiendo los nuevos lineamientos establecidos por el MIDIS.
ARCHIVO INSTITUCIONAL
El Manual de Operaciones - MOP aprobado por RM N° 178-2012-MIDIS del 3.10.2012,
establece que la Coordinación de Logística cuenta con un área encargada de administrar la
documentación e información generada tanto interna y externa.
COMUNICACIÓN INTERNA
La RDE 048-2005-FONCODES/DE aprobó el Instructivo "Procedimiento para realizar el Trámite
Documentario Interno y Externo", teniendo como objetivo establecer los procedimientos
administrativos simples, ágiles, eficaces y oportunos a fin de que se puedan canalizar ante las
instancias pertinentes el filio documentario que remiten los usuarios externos, así como el
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tramite documentario que se realiza internamente. Es de aplicación a todas las unidades
orgánicas y equipos zonales de FONCODES.
COMUNICACIÓN EXTERNA
La R.M. N 2 424-2011-MIMDES modifica la R.M N 2 006-2006-MIMDES en la que se designa al
responsable de la elaboración y actualización de portal de internet del Programa Nacional
FONCODES.
CANALES DE COMUNICACIÓN
La RM N° 083-2012-MIDIS del 1.6.2012 aprobó el "Manual de Identidad Corporativa" en el que
la Oficina General de Comunicaciones del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social
determina las especificaciones técnicas y los elementos gráficos básicos que permiten
garantizar la homogeneidad en el uso de los elementos de identidad del Sector de Desarrollo e
Inclusión Social al cual FONCODES se encuentra adscrito
VARV/18.8.2013
ANALISIS NORMATIVO: COMPONENTE V - SUPERVISIÓN
La RDE N° 69-2012-FONCODES aprobó la "Guía de Ejecución y Liquidación de Proyectos de
Infraestructura Social y Económica" cuyo objetivo es regular la labor a desarrollar con el
Órgano Representativo del Núcleo Ejecutor , el Residente, Especialista de Desarrollo de
Capacidades Productivas, el Capacitador Social, Revisor de Rendiciones de Cuentas, el
Supervisor de Proyectos, el Supervisor de Desarrollo de Capacidades Productivas y el
Encargado de la Transferencia del Proyecto, durante el proceso de ejecución, terminación y
liquidación del proyecto financiado a través del Núcleo Ejecutor del FONCODES. Establece
como finalidad uniformizar la normatividad para la ejecución y liquidación de los proyectos de
infraestructura Social y Económica financiados por la institución. Su alcance se extiende a las
Unidades Orgánicas y Equipos Zonales así como del Núcleo Ejecutor, Residentes, Especialista
de Desarrollo de Capacidades Productivas, Capacitadores Sociales, Revisor de Rendiciones de
Cuenta, Supervisores de Proyectos, Supervisor de Desarrollo de Capacidades Productivas y del
Encargado de la Transferencia del Proyecto.
La RDE N 2 60-2013-FONCODES/DE del 12.6.2013 aprueba la Directiva N 2 01-2013
FONCODES/UIFOE "Guía de Ejecución y Liquidación de Proyectos de Infraestructura Social y
Económica-Programa Municipal de Atención a los Servicios Básicos (KfW)" cuyo objetivo es
regular la labor a desarrollar por el Órgano Representativo del Núcleo Ejecutor Mixto, el
Residente, el Gestor Comunal y el Supervisor de Proyectos, durante el proceso de ejecución,
terminación y liquidación del proyecto financiado a través del Núcleo Ejecutor Mixto de la
institución. Tiene por finalidad, uniformizar la normatividad para la ejecución y liquidación de
los proyectos de infraestructura social y económica comprendidos en el programa Municipal
de atención a los servicios básicos financiados por la institución y el Kreditanstalt fur
Wiederaufbau - KfW . Su alcance se extiende a las unidades orgánicas y a la unidad territorial
de Chiclayo, así como del Núcleo Ejecutor Mixto, Residentes, Gestores Comunales y
Supervisores de Proyectos.
La RDE N 2 056-2013-FONCODES/DE del 29.5.2013 aprueba el Instructivo N 2 1-2013-FONCODES
"Pautas Generales para financiar proyectos de Inversión facilitadora de oportunidades
económicas de la población en proceso de inclusión", el cual tiene por objetivo establecer en
el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), los criterios de elegibilidad por tipo
de proyecto de Infraestructura Facilitadora de Oportunidades Económicas, así como los
requisitos mínimos para que la población en proceso de inclusión pueda acceder a su
financiamiento, cuando la política sectorial competente no pueda cerrar la brecha de servicios.
Su alcance abarca a todas las unidades territorial y sede central de FONCODES.
La RDE Nº 056-2013-FONCODES/DE del 29.5.2013 aprueba el Instructivo N 2 2-2013-FONCODES
"Pautas Generales para financiar proyectos de centros Infantiles de atención integral del
servicio de cuidado diurno del Programa Nacional CUNA MAS", cuyo objetivo es establecer en
el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), los criterios de elegibilidad de
proyectos de Centros Infantiles de Atención Integral — CIAI, así como los requisitos mínimos
para acceder a su financiamiento, con el objeto de mejorar el desarrollo infantil de niñas y
niños de 06 a 36 meses, en los ámbitos identificados por el Programa Nacional Cuna Más —
PNCM.
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La RDE N 2 044-2013-FONCODES/DE del 2.5.2013 aprueba el "Modelo de Convenio Específico
Tripartito entre FONCODES, la Municipalidad y el Núcleo Ejecutor para financiar el perfil,
estudio definitivo y el componente de capacitación social del proyecto" y sus Anexos:
Contratos de locación de servicios y TDR del proyectista, evaluador de proyectos y capacitador
social" cuyo objetivo es actualizar el Convenio especifíco Tripartito aprobado mediante
resolución de dirección Ejecutiva Nº 048-2012-FONCODES/DE considerando el nuevo marco
organizativo de FONCODES, así como prevé incluir algunas modificaciones en los modelos de
contrato de locación de servicios del proyectista para la elaboración del perfil y elaboración del
estudio definitivo del proyecto, contrato de locación de servicios del evaluador de proyectos
para la revisión del perfil y del estudio definitivo del proyecto, y contrato de locación de
servicios del capacitador social durante la elaboración del perfil, estudio definitivo y
capacitación social, y los términos de referencia de cada modelo de contrato.
La RDE N2 009-2013-FONCODES/DE del 29.1.2013, modificada con la RDE N2 33-2013FONCODES/DE del 11.4.2013 aprueba la "Guía N2 02-2013-FONCODES/UGOE "Guía para la
elaboración y aprobación de expedientes técnicos de proyectos de desarrollo productivo"
cuyo objetivo es establecer las disposiciones para la elaboración, evaluación y aprobación de
los expedientes técnicos de proyectos de desarrollo productivo focalizados en ámbitos de
sierra y selva del país, a ser financiados con recursos provenientes de diferentes fuentes,
debidamente concertados por FONCODES. Su finalidad se orienta a garantizar la calidad y
oportunidad de la elaboración, evaluación y aprobación de los expedientes técnicos para la
ejecución de proyectos de desarrollo productivo focalizados en ámbitos de sierra y selva del
país, que se ejecutan bajo la modalidad de Núcleo Ejecutor — NE y Núcleo Ejecutor Central —
NEC. Su alcance comprende al Núcleo Ejecutor — NE y Núcleo Ejecutor Central — NEC así como
para los Agentes del Proyecto, Unidades Territoriales y Unidad de Generación de
Oportunidades Económicas — UGOE de la institución.
La RDE Nº 049-2006-FONCODES/DE del 22.2.2006 modificada mediante RDE N2 193-2006 del
18.9.2012, RDE N2 219-2009 del 21.9.2009 y la RDE Ná 165-2011 del 9.12.2011 aprueba la
Directiva N2 2-2006-FONCODES/UGAT "Aprobación del Financiamiento de
proyectos,
ampliaciones presupuestales y/o de anulaciones del financiamiento de proyectos", cuyo
objetivo es establecer normas y procedimientos para la aprobación por parte de FONCODES
del financiamiento de proyectos presentados, priorizados y/o seleccionados por las
Municipalidades Provinciales o Distritales, por organismos creados por la propia población, por
comunidades campesinas y nativas, por Organismos No Gubernamentales, Organismos del
Estado y en general por cualquier institución o grupo social que represente a una comunidad
organizada o que trabaje en beneficio de la comunidad y que busque un beneficio de tipo
social para esta. Igualmente, establece disposiciones relativas a la aprobación de ampliaciones
presupuestales y/o de anulaciones del financiamiento de proyectos.Su alcance es a todas las
unidades territoriales del Programa.
ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO
La RDE Ná 33-2013-FONCODES/DE del 11.4.2013 aprobó la Guía Nº 02-2013-FONCODES/UGOE
"Guía para la elaboración de expedientes técnicos de proyectos de desarrollo productivo",
cuyo objetivo es estab
para la elaboración, evaluación y aprobación de
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los expedientes técnicos de proyectos de desarrollo productivo focalizados en ámbitos de
sierra y selva del país, a ser financiados con recursos provenientes de diferentes fuentes,
debidamente concertados por FONCODES. Su finalidad se orienta a garantizar la calidad y
oportunidad de la elaboración, evaluación y aprobación de los expedientes técnicos para la
ejecución de proyectos de desarrollo productivo focalizados en ámbitos de sierra y selva del
país, que se ejecutan bajo la modalidad de Núcleo Ejecutor — NE y Núcleo Ejecutor Central —
NEC. Su alcance comprende al Núcleo Ejecutor — NE y Núcleo Ejecutor Central — NEC así como
para los Agentes del Proyecto, Unidades Territoriales y Unidad de Generación de
Oportunidades Económicas — UGOE de la institución.
La RDE N2- 68-2013-FONCODES/DE del 3.7.2013 aprobó la Guía N 2 04-2013/FONCODES-UPE
"Guía de Ejecución de Compras a las MYPE", cuyo objetivo general es gestionar las compras
directas a las MYPE's, acompañando su proceso productivo, incrementando sus capacidades
técnicas de producción, en una intervención articulada con PRODUCE, facilitando y
fortaleciendo su inserción en el mercado, a fin de garantizar ingresos autónomos a las familias
vinculadas a las MYPE's , superando sus condiciones de vulnerabilidad.
MONITOREO OPORTUNO DEL CONTROL INTERNO
El monitoreo oportuno del SCI se ejerce a través del seguimiento continuo y las evaluaciones
periódicas en atención a las recomendaciones y observaciones del Órgano de Control Interno
así como de las auditorías externas a la institución. Para el efecto a la fecha se encuentra en la
fase de diseño una directiva que establecerá el procedimiento de atención de las
recomendaciones derivadas del órgano de control interno así como de las auditorías internas
y/o externas a FONCODES.
IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS
En FONCODES se estima necesario formular un plan de mejoramiento de los procesos a fin de
ordenar todas las mejoras y recomendaciones derivados del rediseño institucional para un
buen desempeño institucional.
AUTOEVALUACIÓN
FONCODES deberá delinear en términos del corto y mediano plazo los mecanismos necesarios
para implantar la Autoevaluación del Control así como la Autoevaluación de la Gestión
institucional.
VARV/19.8.2013