DISEÑO DE PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES EN

DISEÑO DE PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES
EN HENKEL COLOMBIANA S.A.
EDISSON GIRALDO HERNÁNDEZ
DENISE IRENE MENDEZ RIVERA
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
CHÍA
2004
DISEÑO DE PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES
EN HENKEL COLOMBIANA S.A.
EDISSON GIRALDO HERNÁNDEZ
DENISE IRENE MENDEZ RIVERA
Proyecto De Grado
ÁLVARO ORLANDO FERRER
Director
RICARDO CASTILLO
Asesor
UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
CHÍA
2004
Este proyecto de grado esta dedicado a nuestros padres Lucy, Maria
Delia, Juan Francisco y Gener que nos apoyaron fervorosamente e
incondicionalmente en estos años de carrera, gracias.
AGRADECIMIENTOS
A Henkel Colombiana S.A por permitir hacer de nuestro proyecto de grado el
comienzo al cambio total en la gestión de almacenes de acuerdo al diseño de
procesos y próximamente a sus optimizaciones.
CONTENIDO
pág.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................14
1.
ANTECEDENTES .......................................................................................15
1.1.
HENKEL COLOMBIANA S.A. .....................................................................15
1.2.
ALMACENES DE DEPOSITO DE HENKEL COLOMBIANA S.A................17
1.2.1.
Almacén de Materiales..................................................................................17
1.2.2.
Almacén Producto Terminado ......................................................................21
1.3.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN..........................25
2.
OBJETIVO ..................................................................................................26
2.1.
OBJETIVO GENERAL ................................................................................26
2.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................26
3.
MARCO REFERENCIAL.............................................................................27
3.1.
ALMACENES GENERALES DE DEPOSITO..............................................27
3.2.
TENDENCIAS EN LA GESTIÓN LOGÍSTICA DE ALMACENES................28
3.2.1.
Identificación por Código de Barras ..............................................................28
3.2.2.
Identificación por EPC ( Electronic Product Code) .......................................37
3.2.3.
Identificación por Radio Frecuencia..............................................................38
3.2.4.
Warehouse Management System (WMS) ....................................................39
4.
DISEÑO METODOLÓGICO........................................................................42
4.1.
FACTORES GENERALES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS................42
4.2.
METODOLOGÍA A NIVEL DE TAREAS......................................................44
5.
MAPA DE PROCESOS...............................................................................46
5.1.
PROCESOS DE ENTRADA........................................................................46
5.2.
PROCESOS DE SALIDA ............................................................................46
5.3.
UBICACIÓN ................................................................................................47
6.
DIAGNÓSTICO ACTUAL GESTIÓN ALMACENES ....................................48
6.1.
BENEFICIOS INDICADORES LOGÍSTICOS..............................................48
7.
PUNTOS CRÍTICOS ...................................................................................49
7.1.
ALMACÉN DE MATERIALES .....................................................................49
7.1.1.
Proceso de Recepción ..................................................................................49
7.1.2.
Proceso de Ubicación ...................................................................................51
7.1.3.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Ordenes de Producción...................51
7.2.
ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO .................................................52
7.2.1.
Proceso de Recepción de Productos Terminados de Planta.......................52
7.2.2.
Proceso de Recepción de Productos Devueltos por Clientes ......................53
7.2.3.
Proceso de Recepción de Productos Maquilados........................................53
7.2.4.
Proceso de Recepción de Productos Importados ........................................53
7.2.5.
Proceso de Alistamiento de Pedidos Nacionales .........................................54
8.
DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LOS ALMACENES.........................................55
8.1.
PROCESOS AFECTADOS POR LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LOS
ALMACENES.........................................................................................................55
8.2.
8.2.1.
UBICACIÓN POR CLASIFICACIÓN ABC...................................................56
Proceso de Clasificación ABC ......................................................................57
9.
DISEÑOS PROPUESTOS ..........................................................................59
9.1.
PROCESOS DE ENTRADA........................................................................59
9.1.1.
Proceso de Recepción con Orden de Compra.............................................59
9.1.2.
Proceso de Recepción de Materiales Devueltos de Planta..........................63
9.1.3.
Proceso de Recepción de Producto Terminado de Planta...........................65
9.1.4.
Proceso de Recepción de Productos Maquilados........................................68
9.1.5.
Proceso de Recepción de Devoluciones ......................................................71
9.2.
PROCESOS DE SALIDA ............................................................................74
9.2.1.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Ordenes de Producción...................74
9.2.2.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Adiciones de Ordenes de Producción
77
9.2.3.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Materiales y Productos Obsoletos de
baja Rotación o sin Aprobación de Calidad .................................................................79
9.2.4.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Material POP, Pruebas y Muestras. 83
9.2.5.
Proceso de Alistamiento y Traslado a Maquiladoras....................................87
9.2.6.
Proceso de Alistamiento Facturación y Despacho de Exportaciones. .........90
9.2.7.
Proceso de Alistamiento, Facturación y Despacho de Pedidos Nacionales 93
10.
TAREAS Y RECURSOS ...........................................................................105
10.1.
TAREAS ................................................................................................105
10.1.1.
Almacén de Materiales................................................................................105
10.1.2.
Almacén de Producto Terminado ...............................................................105
10.1.3.
Compras y Suministros ...............................................................................105
10.1.4.
Producción...................................................................................................106
10.1.5.
Supply..........................................................................................................106
10.1.6.
Administración de Ventas ...........................................................................107
10.1.7.
Vendedores .................................................................................................107
10.1.8.
Servicio al Cliente........................................................................................107
10.2.
RECURSOS ..........................................................................................107
10.2.1.
Almacén de Materiales................................................................................107
10.2.2.
Almacén de Producto Terminado ...............................................................108
10.2.3.
Área de Devoluciones de Clientes..............................................................109
11.
MATRIZ DE RESULTADOS......................................................................110
11.1.
ALMACÉN DE MATERIALES................................................................110
11.2.
ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO ...........................................115
12.
FASE DE IMPLEMENTACIÓN..................................................................121
12.1.
INDICADORES DE RESULTADO .........................................................121
12.2.
INDICADORES DE ASEGURAMIENTO DE PROCESOS ....................121
12.3.
METODOLOGÍA....................................................................................121
13.
MEJORAMIENTO CONTINUO – KAIZEN ................................................124
14.
CONCLUSIONES .....................................................................................127
15.
RECOMENDACIONES .............................................................................129
BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................131
LISTA DE FIGURAS
pág.
Figura 1. Organigrama Henkel Colombiana S.A. ...................................................16
Figura 2. Rack Estático de Doble Fondo. ..............................................................18
Figura 3. Carretilla Elevadora ................................................................................19
Figura 4. Almacén de Materiales, Bodega 1 ..........................................................20
Figura 5, Almacén Producto Terminado, Bodega 4 ...............................................23
Figura 6, Almacén Producto terminado, Bodega 3 ................................................24
Figura 7, Almacén de Producto Terminado, Bodega 2 ..........................................25
Figura 8. Código de Barras, CodaBar....................................................................29
Figura 9, Código de Barras, ITF.............................................................................29
Figura 10. Código de Barras, U.P.C. ....................................................................30
Figura 11. Estructura de los dígitos, EAN 13. .......................................................31
Figura 12, Variable logística EAN 14 .....................................................................32
Figura 13, Variable logística EAN 14 .....................................................................32
Figura 14. Ubicación correcta del estiquer con código de barras ..........................33
Figura 15, Estructura EAN 128 ..............................................................................33
Figura 16. Código de Barras PDF417, bidimensional. ..........................................35
Figura 17. Fases del Proyecto ..............................................................................43
Figura 18. Fases del Proyecto a nivel de tareas. ...................................................44
Figura 19, Banda Transportadora Inteligente ......................................................100
ANEXOS
pág.
Anexo 1. Ficha 1, Proyecto de mejora continua de almacenes
125
Anexo 2. Ficha 2, Proyecto de mejora continua de almacenes
126
Anexo 3. Ficha 3, Proyecto de mejora continua de almacenes
127
Anexo 4. Ficha 4, Proyecto de mejora continua de almacenes
128
Anexo 5. Ficha 5, Proyecto de mejora continua de almacenes
129
Anexo 6. Ficha 6, Proyecto de mejora continua de almacenes
130
GLOSARIO
•
ÁREAS DE SILENCIO: Son zonas en blanco que están al principio y al final del
código de barras, y se tienen en cuenta para que en el momento que se haga
la lectura, el lector óptico identifique el comienzo y el final de las barras.
•
CLASIFICACIÓN ABC: Consiste en dividir un conjunto de referencias en tres
grupos: Clase A: Son los artículos de rotación alta. Clase B: Son los artículos
de rotación medio. Clase C: Son los artículos de rotación lenta.
•
CÓDIGO DE BARRAS: Es un arreglo en paralelo de barras y espacios que
contiene información codificada en el símbolo de estos mismos. También,
permite capturar información precisa sobre determinado producto, servicio o
localización.
•
CUARENTENA: Estatuto que prohíbe tocar una referencia hasta tener los
resultados favorables de uno o varios análisis.
•
DESTRUCCIÓN: Proceso aplicado a los productos que no están en
condiciones para utilizarse ó para materiales que no pueden ser devueltos a
los proveedores.
•
EAN: Codificación europea para los productos. La sigla significa: “Europena
Article Number”.
•
EPC: Codificación electrónica de los productos. La sigla significa “Electronic
Product Code”.
•
ESTIBAS: Unidad de embalaje estándar, cuyas dimensiones son: 1 x 1.2 m,
utilizada para apilar varias cajas.
•
FEFO:
salir”.
•
FIFO: “first in, first out”. Es decir: “Primero en entrar, primero en salir”.
•
FILM-MASTER: Es una película fotográfica de precisión, generada
automáticamente por un equipo de fotocomposición computarizada que es
programado en el sistema de código de barras que se desea utilizar.
“First expired, first out”. Es decir: “Primero en caducar, primero en
•
FLEXOGRAFÍA: Es un procedimiento directo. Por ejemplo, el tipográfico. En el
se emplean formas en relieve. Sin embargo, requiere tintas muy fluidas que
eliminen por evaporación. Estas mismas cumplen con la función de colorear, y
se llevan a cabo mediante colorantes solubles, en lugar de pigmentos
insolubles.
•
GESTIÓN DE ALMACÉN: Concierne a todo lo relativo, a los flujos físicos de
los artículos en almacén: posiciones de almacenamiento, preparación de
pedidos, etc.
•
IDH: Número de referencia de identificación del producto.
•
ITF: Interlineado, dos de cinco barras con espacios para una mejor lectura de
la información. La sigla significa: “Interleaved two of five”.
•
LIBRE UTILIZACIÓN: Clasificación dada a los productos cuando están
disponibles para su utilización.
•
LITOGRAFÍA: La imagen se crea directamente sobre la superficie de una
piedra o de una lámina de metal sin cortar ni hacer incisiones. Su proceso se
basa en la incompatibilidad de la grasa y el agua. Se emplea una piedra caliza
especial que suele proceder de Baviera. Además, es bastante pesada y cara.
•
MAQUILADORA: Planta que ejecuta para una empresa más importante una
de las operaciones de fabricación del producto.
•
MATERIAL POP: Material publicitario y promocional.
•
MONTACARGAS: equipo de manipulación que permite desplazar palets y
estibas en las tres direcciones: traslación, elevación y colocación en el
estante.
•
ORDEN DE COMPRA: Transacción realizada en el sistema, en el momento de
concretar la compra con un proveedor. La información que queda registrada en
el sistema es proveedor, fecha de entrega, IDH, descripción del producto o
material, y cantidades.
•
ORDEN DE PRODUCCIÓN: Transacción realizada en el sistema cuando el
departamento de producción va a fabricar y empacar un lote de producto. En
ésta se especifican los requerimientos de material (IDH, descripción del
material y de la cantidad).
•
OUTSOURCING: Contratación de proveedores ajenos a la empresa con
experiencia en un campo particular para que proporcionen a éstas ciertos
productos y operaciones.
•
PICKING: Informe de especificación de los pedidos que se hacen con las
características de cada producto (IDH, descripción del producto y cantidades),
los datos generales de los clientes, los datos de venta y los datos de
expedición.
•
RACK: Tipo de estantería utilizada para almacenar estibas o palets.
•
REACONDICIONAMIENTO: Proceso para dar cierta condición o calidad a un
producto que no tiene las características óptimas para su utilización.
•
REMISIÓN: Documento entregado por el transportista donde identifica el
número de la orden de compra y datos de la entrega (referencias y
cantidades). Éste es generado por el proveedor.
•
SAP: Sistema para el procesamiento de datos. La sigla significa: “Sistema,
aplicaciones y producto”.
•
SERIGRAFÍA: Es la técnica de impresión más utilizada en publicidad después
de las artes gráficas. Especialmente ha sido utilizada por los artistas para la
reproducción numerada de sus obras.
•
TAMBOR: Tonel plástico para el almacenamiento de líquidos.
•
UNIDAD DE EMBALAJE: Envase de los artículos que se encuentran en el
almacén. Además, un mismo articulo puede encontrarse en varios envases.
Por ejemplo, estibas, cajas, unidades de consumo.
•
UNIDAD DE CONSUMO: Envase elemental de un articulo. Equivale a una
unidad de venta.
•
UPC: Codificación universal de los productos. La sigla significa: “Universal
Product Code”.
RESUMEN
El proyecto está enfocado en la gestión de los almacenes de Henkel Colombiana
S.A., cuya metodología se resume en un análisis y diseño de los procesos que
involucran el flujo físico de materiales y productos desde la recepción de éstos
hasta la entrega a producción y despacho de pedidos a clientes en el Almacén de
Materiales y Producto Terminado respectivamente.
Una vez hecho un diagnóstico de los procesos que se llevan a cabo actualmente
en cada uno de los almacenes, se realizará un diseño propuesto de éstos.
Además, se tendrá en cuenta las fallas que se encontraron en el diagnóstico,
involucrando, así mismo, tecnología como codificación por código de barras, radio
frecuencia y como sistema “Warehouse Management”.
SUMMARY
The focus of the project is the process of warehousing at Henkel Colombia S.A., its
methodology can be summarized by analyzing the processes of design that involve
the actual physical movement of raw materials and products. This process is
analyzed from the point the materials are received, then the process of production
and finally, the process in which the product is delivered to the warehouse of final
product.
Once the diagnostic of the processes that the company develops and runs today in
all of its warehouses is made, the designed proposal for the warehousing system is
made, the proposal that we made takes into account some failures that we found
and it corrects them using new types of technology like the implementation of bar
code systems, radio frequency systems and the warehouse management system.
INTRODUCCIÓN
Históricamente, la naturaleza física de los procesos que participan desde la
recepción de materiales hasta la entrega del pedido al cliente, han hecho que se
inculque un alto énfasis al grado de utilización de la mano de obra y a la dirección
y control de los mismos trabajadores. Sin embargo, el rápido crecimiento de los
apoyos tecnológicos en el empleo de equipos sistematizados, manipulación de
materiales y usos de sistemas de control, han dado la oportunidad de mejorar
eficaz y eficientemente el trabajo dentro del almacén, con el fin de abrirle campo a
la mejora de los procesos que intervienen en el desarrollo de las operaciones, y al
mismo tiempo a los procedimientos de planeación.
Por otra parte, es importante que dicha mejora en los procesos sirva para que los
procedimientos en los almacenes de materiales y productos terminados se
contemplen dentro de la organización como un todo integrado, donde la parte
operacional realice su trabajo dentro del marco de las metas comunes, y así la
gestión de la cadena de producción. La cual, cubre el flujo de los productos desde
el proveedor a través del fabricante y las cadenas de distribución, hasta el cliente
final, sea óptima.
“EN EL CORAZÓN MISMO DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA APARECE LA IDEA
QUE EL FLUJO DE MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES QUE ENLAZA LA
FIRMA CON SU MERCADO Y PROVEEDORES, TIENE QUE SER
GESTIONADO COMO UN SISTEMA TOTALMENTE INTEGRADO”.
Martín Christopher
14
1. ANTECEDENTES
1.1. HENKEL COLOMBIANA S.A.
El Grupo Henkel Colombiana S.A., es una multinacional manufacturera y
vendedora de productos de marca comprometida con la pronta identificación y
efectiva satisfacción de las necesidades del consumidor. Además, Henkel ha
mantenido su posición de liderazgo alrededor del mundo por medio del manejo de
los sistemas en los mercados internacionales y por los esfuerzos de comprometer
a sus científicos de investigación y desarrollo, en diseñar y crear nuevas
tecnologías, conocimientos, soluciones innovadoras, productos visionarios y
magníficos servicios para todo el mundo que los rodea.
Por otra parte, sus productos de marca operan divididos en cuatro sectores del
negocio: Productos cosméticos ó de tocador, cuidado corporal y del cabello,
adhesivos de consumo y profesionales, y detergentes y productos de limpieza. No
obstante, los tres primeros aplican para Henkel Colombiana S.A.
Unidad de Negocio Cosmética
Esta unidad de negocio incluye productos de tocador a nivel de cuatro líneas:
•
•
•
•
Cuidado capilar
Cuidado corporal
Cuidado oral
División profesional
Unidad de Negocio Loctite
Henkel Colombiana S.A., suple al sector industrial con más de 1.000 productos
adhesivos especializados. Entre estos productos se encuentran:
•
•
•
•
•
•
•
•
Pegantes de papel de colgadura y cielos rasos
Adhesivos de baldosas, tejas y selladores
Papel Contact
Pegantes de madera
Adhesivos de tubería PVC, de pisos y domésticos
Químicos para construcción
Siliconas, lubricantes, selladores
Productos para mantenimiento de automotores
15
Unidad De Negocio Adhesivos Consumo
Entre los productos de esta unidad se encuentran:
•
•
•
Adhesivos instantáneos (Super Bonder)
Siliconas
Adhesivos Pritt.
Henkel Colombiana S.A., es el resultado de una alianza comercial estratégica
entre las firmas Schwarzkopf y Henkel, a la cual se ha vinculado otra firma:
Loctite, así como la división Surface Technologies. Cada una de estas empresas
con prestigio internacional, a través del tiempo, se han posesionado
comercialmente alrededor del mundo, y ahora, mediante dichas alianzas
conforman (Henkel Colombiana S.A.).
Schwarzkopf y Henkel se unieron en 1995 a través de la división Cosméticos de
Henkel. Posteriormente, en el año de 1997, Henkel adquiere la empresa Loctite,
para la comercialización de productos en la unidad de Adhesivos Industriales, y en
el año 2001 adquirió la división Surface Technologies representando la división de
Metalurgia.
Tamaño De La Empresa
En la gran familia Henkel, más de 60.000 personas alrededor del mundo, en más
de 75 países, se dedican a la elaboración y comercialización de más de 8.000
productos.
En la actualidad, Henkel Colombiana S.A., es una multinacional que genera
empleo alrededor de 700 personas, quienes integran sus esfuerzos para alcanzar
los objetivos de la compañía, principalmente en ciudades como Medellín,
Barranquilla, Bucaramanga, Pereira, Cali y Bogotá.
Figura 1. Organigrama Henkel Colombiana S.A.
PRESIDENCIA
OPERACIONES
GESTIÓN HUMANA
FINANCIERA
SERVICIO AL CLIENTE
MERCADEO DIVISIÓN PROFESIONAL
VENTAS DIVISIÓN PÚBLICO
MERCADEO DIVISIÓN PÚBLICO
ADHESIVOS CONSUMO
ADHESIVOS LOCTITE
ADHESIVOS INDUSTRIAL
SURFACE TECHNOLOGIES
16
1.2. ALMACENES DE DEPOSITO DE HENKEL COLOMBIANA S.A.
Los almacenes de deposito son unidades de servicio dentro de la estructura
orgánica y funcional de Henkel Colombina S.A., con objetivos de protección,
control y abastecimiento de materiales y productos.
Henkel Colombiana S.A. actualmente cuenta con dos almacenes de deposito
dentro de sus instalaciones. Éstos son:
•
•
Almacén de materiales (materia prima y material de empaque)
Almacén de producto terminado
1.2.1.
Almacén de Materiales.
El almacén de materiales tiene como función principal el abastecimiento oportuno
de materias primas y materiales de empaque.
Este almacén contiene tres secciones:
•
•
•
Recepción
Almacenamiento
Entrega
En éste se almacenan materias primas y materiales de empaque. Éstos abastecen
a la planta de producción, la cual sólo se fabrican productos de la unidad de
negocio de cosmética. También, la planta genera una orden de producción con los
materiales que se necesitan, tanto materia prima como materiales de empaque.
Esta orden es entregada al almacén para su respectivo alistamiento y entrega, y
finalmente, los materiales son descargados del inventario en sistema de SAP1 por
el departamento de producción en el momento que el almacén hace entrega de
éstos.
Por otra parte, los materiales proceden de proveedores nacionales e
internacionales. El Departamento de Compras y Suministros2, es el encargado de
hacer los contactos con dichos proveedores y mantener el almacén con
existencias suficientes, según la planeación de la producción realizada por el
Departamento de Supply3. Además, las Compras y Suministros genera una orden
de compra en el sistema con las referencias y cantidades de los productos, y con
la información del respectivo proveedor.
1
SAP: Sistema para el procesamiento de datos. La sigla significa: “Sistema, aplicaciones y producto”.
Departamento encargado de abastecer los almacenes.
3
Departamento encargado de la planeación de la producción.
2
17
El ingreso de estos materiales al sistema se realiza manualmente en el almacén,
después que son recibidos los materiales y verificado las cantidades con respecto
a la orden de compra.
Tipo y Número de Materiales
Hay una gran variedad de materiales de empaque, entre los que se encuentran:
cajas corrugadas, cajas plegadizas, frascos, tapas, tubos colapcibles, brochas,
etiquitas, foil, etc. Estos materiales vienen embalados en cajas corrugadas.
Las materias primas como pigmentos, Monoetanolamina4, etc, vienen embalados
en bultos, tambores5 o tarros.
La unidad de medida de cada unidad de embalaje por tipo de material, ésta dada
por el departamento de diseño, y los proveedores deben enviar éstos, según las
especificaciones dadas.
Equipo para el Almacenamiento
•
Estibas: En el proceso de recepción, los materiales son arrumados en estibas
de madera de tamaño estándar (1 x 1.20 m) para ser desplazados y
almacenados a su respectiva posición. Cada estiba es marcada con la fecha
de recepción y el número de referencia del material. No obstante, en el
momento de la entrega a la planta de producción, éstos se alistan en estibas
de plástico.
•
Rack estático de una tarima de fondo o doble fondo: Son el tipo de racks
utilizados en este almacén. Están diseñados para almacenar de 1 a 2 estibas
por par de viga y par de marcos. También, pueden ser configurados para
almacenar producto a alturas considerables. Además, son de bajo costo y alta
duración. Se ensamblan con mucha facilidad y de igual forma se pueden
ajustar para una estancia temporal o permanente.
Figura 2. Rack Estático de Doble Fondo.
4
5
Materia prima utilizada para fabricar tinturas capilares.
Tambor: tonel de plástico para almacenar líquidos.
18
Ventajas:
•
•
•
100% en selectividad del producto. Una ubicación para cada producto.
Se aprovecha el espacio vertical para almacenar producto.
Correctamente diseñado este sistema de almacenamiento es antisísmico
Equipo para el Transporte Interno
En el almacén de materiales se utilizan dos clases de equipos para el transporte
de las estibas. Estos son:
•
Montacargas: Equipo de manipulación que permite desplazar estibas y palets
en tres direcciones: traslación, elevación y colocación en el estante. En este
almacén son utilizados para las estibas que están almacenadas en pisos altos,
además para descargar y cargar palets en camiones.
•
Carretilla elevadora: Este equipo es de baja elevación, y permite cargas hasta
de 3 toneladas, según el modelo. Se utilizan para trasladar las estibas por el
almacén, cuando éstas están en el proceso de alistamiento de entregas a
planta.
Figura 3. Carretilla Elevadora
Muelle de Recepción
Actualmente el almacén de materiales cuenta con un muelle exterior para dos
vehículos. La altura del andén de este muelle es de 70cm, el cual no cumple con
las dimensiones estándar, y tiene el problema de que los vehículos como
tractomulas quedan altos con respecto al nivel.
19
Distribución del Almacén
La ubicación de los materiales dentro del almacén está zonificada de la siguiente
forma:
•
Materiales de empaque: Se encuentran ubicados al lado izquierdo del almacén
(racks azules, figura 4): En esta zona los materiales están ubicados por
pasillos. Por ejemplo, en el primer pasillo se ubican los tubos colapsibles, y en
el cuarto, cajas corrugadas, y así cada pasillo tiene asignado un tipo de
material para su ubicación. Por otro lado, al no haber un sistema de control, las
estibas son ubicadas en posiciones que no corresponden sobre los pasillos.
Sin embargo, no existe un registro de la ubicación de cada estiba, ni el
contenido de ésta, haciendo dispendioso el proceso de alistamiento.
Figura 4. Almacén de Materiales, Bodega 1
Bodega de
inflamables
Pasillo 5
Baños
Pasillo 4
Control de
calidad
Pasillo 3
Oficinas
Pasillo 2
Pasillo 1
Banda
Transportadora
proveniente de la
planta
Entrega
Recepción
Planta
•
Materias Primas: Están ubicados al lado derecho del almacén (racks morados,
figura 4). Los materiales de empaque de cada pasillo se le es asignado un tipo
de materia prima para la ubicación, y en el cuarto pasillo solo se almacenan
pigmentos. No obstante, en los pasillos más cercanos a la zona de entrega de
la planta se ubican todas las materias primas que están embaladas en
tambores. Las materias primas inflamables están ubicadas dentro de un cuarto
especial que está aislado en algún rincón del almacén.
20
El alistamiento de los materiales para entregar a la planta, se hace por medio de
una orden de producción, que los funcionarios de la misma entrega al almacén. No
obstante, los operarios ubican los materiales para su alistamiento, y finalmente la
estiba es seleccionada según el criterio FIFO6 .
Los pasillos en el almacén de materiales tienen un ancho de 4.5 m. Este ancho fue
determinado por el giro del montacargas para que éste pueda maniobrar.
Por otra parte, el flujo de los materiales que sigue dentro del almacén, es un flujo
en forma de U. Después, los materiales llegan al mismo lado del almacén, donde
son entregados finalmente.
1.2.2.
Almacén Producto Terminado
El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas,
guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los
pedidos a los clientes.
La administración del almacén de producto terminado trabaja bajo el criterio de
outsourcing7, con la empresa Corporación Colombiana de Logística (CCL). Esta
empresa está encargada de todo el proceso operativo del almacén, desde el
momento que entran los productos terminados al mismo, ya sea que provengan de
la planta de producción de Henkel Colombiana S.A., de maquiladoras8 o de
importaciones.
Por otra parte, este almacén está relativamente automatizado, ya que CCL provee
este servicio. Además, cuenta con terminales portátiles de radio frecuencia y
maneja toda la identificación con código de barras EAN 128. Sin embargo, la
operación de ellos no trabaja el EAN 14, con el que vienen identificados todos los
productos desde la planta, incluyendo las maquiladoras.
La información capturada por los terminales de radio frecuencia alimentan al
sistema de información de CCL, no alimentan SAP (sistema de Henkel
Colombiana S.A.). Adicionando una tarea al proceso, ya que tienen que pasar la
información de un sistema a otro.
Tipo y Número de Materiales
6
FIFO: first in, first out, es decir: primero en entrar, primero en salir.
Outsourcing: Contratación de proveedores ajenos a la empresa con experiencia en un campo particular para
que proporcionen a estas ciertos productos y operaciones.
8
Maquiladora: Planta que ejecuta para una empresa mas importante, una de las operaciones de fabricación
del producto.
7
21
En este almacén solo se almacenan productos de la unidad de negocios de
cosmética. Existen aproximadamente 500 diferentes referencias entre productos
terminados, maquilas y material POP (pruebas y muestras).
Entre la unidad de negocios de cosmética hay dos divisiones: La profesional, la
cual consiste en manejar todos los productos para salones de belleza, y la división
público, que es la encargada de encontrar todos los productos que van al
consumidor final.
Equipo para el Almacenamiento
El equipo utilizado para el almacenamiento, es el mismo para el almacén de
materiales, estibas de madera y racks estáticos de una tarima de fondo o doble
fondo.
Equipo para el Transporte Interno
Para el transporte que está dentro del almacén de los productos terminados, ya
sean unidades sueltas, unidades de embalaje (cajas) o estibas, se utiliza el
siguiente tipo de transporte:
•
Montacargas: Las funciones del montacargas son las mismas para el almacén
de materiales, con excepción de que en este almacén no se utiliza para cargar
y descargar camiones por la falta del muelle.
•
Carretilla Elevadora: Se utiliza de la misma forma que en el almacén de
materiales.
•
Bandas transportadoras: Éstas son utilizadas para transportar cajas sobre
trayectorias fijas. En este almacén hay dos tipos de transportes: El primero, es
el de rodillos, que funcionan por gravedad o por fuerza manual, éstos son
utilizados para el alistamiento por banda y para la recepción de productos
terminados de planta. El otro tipo de transportador es el que funciona con
motor, éste se utiliza para cargar los camiones en el proceso de despacho de
pedidos nacionales.
Muelle de Recepción y Despacho
El almacén de producto terminado cuenta con dos muelles: El primero, está
ubicado en la bodega 3 (figura 6), para la recepción y despacho de importaciones,
exportaciones, maquilas y material promocional, y el otro, está ubicado en la
bodega 4 (figura 5), para el despacho de pedidos nacionales. Cada uno de estos
muelles cuentan con la capacidad para un vehículo. Sin embargo, éstos no
22
cuentan con andenes, por lo que se utilizan bandas transportadoras para cargar y
descargar los vehículos, haciendo de esta operación más demorada, ya que toca
cargar caja por caja. Además, los productos que entran o salen del almacén
paletizados utilizan el muelle del almacén de materiales por la imposibilidad de
maniobrar un montacargas en el muelle de producto terminado.
Distribución del Almacén
Las ubicación de los productos dentro del almacén de producto terminado está
determinada por diferentes divisiones:
•
División Cosmética Profesional: Los productos de la división profesional son
ubicados en la bodega 4 (Racks lila, figura 5). Éstos son estibados, ya sea que
provengan de la planta de producción o de maquilas. Cada estiba es
etiquetada con un EAN 128, la cual contiene los datos del producto y la fecha
de vencimiento, la posición de ubicación de la estiba es registrada por el
sistema de CCL.
Figura 5, Almacén Producto Terminado, Bodega 4
Oficinas
Bandas de Alistamiento
público y profesional
Muelle de Despacho
Pedidos Nacionales
•
División Cosmética Público: Por el gran volumen de productos, éstos se
ubican en la bodega 2 y 3 (racks verdes, figura 7 y 6). La ubicación de las
estibas, dentro del almacén, se realizan de la misma forma para la división
profesional.
23
Los productos devueltos por los clientes son ubicados en una sección especial del
almacén (racks naranja. Figura 6), esta área está separada del resto del almacén
por medio de una malla de seguridad. En el área de devoluciones, los productos
son clasificados para una libre utilización9, destrucción10 o reacondicionamiento11.
No obstante, la administración de esta área está a cargo de Henkel Colombiana
S.A.. En el momento en que los productos se clasifican para una libre utilización,
estos mismos se entregan formalmente a CCL.
Por otra parte, los productos que no provengan de la planta de producción,
terminan directamente en el área de cuarentena12 (racks rojos, figura 6), hasta que
el departamento de calidad termine su respectiva aprobación.
Figura 6, Almacén Producto terminado, Bodega 3
Muelle de
Recepción y
despacho
Cuarentena
Devoluciones
División Cosmética Público
9
Libre Utilización: Clasificación dada a los productos cuando están disponibles para su utilización.
Destrucción: Proceso aplicado a los productos que no están en condiciones para utilizarse.
11
Reacondicionamiento: Proceso para dar cierta condición ó calidad a un producto que no tiene las
características óptimas para su utilización.
12
Cuarentena: Estatuto que prohíbe tocar una referencia hasta tener los resultados favorables de uno o varios
análisis.
10
24
Figura 7, Almacén de Producto Terminado, Bodega 2
División Cosmética Público
Recepción de
Productos de planta
Banda
Transportadora
proveniente de
planta
Los productos son transportados desde la planta por medio de una banda
transportadora, éstos son ubicados en estibas por número de lote y referencia,
cuando la estiba es completada, se etiquetan con el código de barras EAN 12813, y
se ubican en su respectiva ubicación, según si es de la división público o
profesional.
Por otra parte, los pasillos en el almacén de producto terminado tienen un ancho
de 4.5 m, este ancho fue determinado por el giro del montacargas para que éste
pueda maniobrar.
1.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN
Los procesos operativos que actualmente se llevan a cabo en los almacenes de
materiales y producto terminado no se hacen de manera organizada, ya que no
existe ningún proceso formalmente definido, ni controles sobre éstos.
Por lo anterior, la verificación de cantidades, el ingreso de información al sistema,
el alistamiento, entre otros, son deficientes. Causando así mismo un ambiente de
desorden, desconfianza en la información del sistema actual y tiempos de
operación altos.
De acuerdo con lo anterior, se quiere buscar con este proyecto volver eficiente y
efectiva la operación de los almacenes, desde la recepción de materias primas y
materiales de empaque hasta el despacho de productos terminados a clientes.
13
Código de barras EAN 128: definición y características en el numeral 3.2.1.
25
2. OBJETIVO
2.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar los procesos que involucran el flujo físico de materiales y productos,
desde el momento en que el proveedor hace entrega formal de las materias
primas y materiales hasta el despacho de productos terminados a clientes en los
Almacenes de Henkel Colombiana S.A.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•
Hacer un diagnóstico de los procesos actuales que involucran las operaciones
que participan desde el momento en que el proveedor hace entrega formal de
las materias primas y materiales hasta el despacho de productos terminados a
clientes en los respectivos almacenes.
•
Identificar cuáles son los puntos críticos (fallas) en los procesos actuales que
se llevan acabo en Henkel Colombiana S.A.
•
Identificar y analizar cuáles de los procesos son afectados por la distribución
física de los almacenes.
•
Definir los procesos que se involucra desde la entrada de materia prima y
materiales, hasta el despacho de producto terminado a los clientes.
•
Investigar y documentar acerca de nuevas tendencias de gestión logística para
almacenes.
•
Diseño de cada uno de los procesos, teniendo en cuenta los puntos críticos
identificados y la distribución física, así como las nuevas tendencias y los
requerimientos de cada uno de los módulos de SAP involucrados.
•
Definir Indicadores para medir el impacto del cambio entre los procesos
actuales y propuestos durante la fase de implementación.
26
3. MARCO REFERENCIAL
3.1. ALMACENES GENERALES DE DEPOSITO
Los almacenes son una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de
una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Es decir, los bienes
de activo fijo o variable de la empresa son requeridos antes para la administración,
la producción, y venta de artículos o mercancías.
Los almacenes son un medio para lograr economías potenciales y para aumentar
las utilidades de la empresa. Este concepto se aleja de la idea en que un almacén
es un mal necesario. Su función principal es la de agregar gastos y disminuir
utilidades. Sin embargo, hoy en día, se piensa de una manera científica, al integrar
sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y
distribución.
Funciones del Almacén
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de
varios factores como: El tamaño y plan de organización de la compañía, el grado
de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad
relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la
producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes
funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
•
•
•
•
Recepción de materiales y / o productos en el almacén.
Registro de entradas y salidas del almacén.
Almacenamiento de materiales y / o productos.
Mantenimiento de materiales y / o productos del almacén.
Asociado al manejo físico y almacenamiento de los materiales se encuentra el
sistema de control administrativo. Éste se encarga de lo siguiente:
•
•
•
•
•
•
Documentación de la recepción de materiales para fines contables.
Verificación de la calidad y cantidad de los bienes recibidos.
Actualización de los registros del inventario para que muestren los bienes
recibidos.
Ubicación de todos los bienes en almacenamiento.
Actualización de los registros de inventario para que muestren los embarques.
Notificación de los embarques al departamento de contabilidad para que éste
realice la facturación.
27
3.2. TENDENCIAS EN LA GESTIÓN LOGÍSTICA DE ALMACENES
La automatización del control administrativo de los almacenes depende de los
siguientes factores:
•
•
•
El número de artículos de línea almacenados.
El número de clientes ó de quienes se atiende.
El volumen de bienes embarcados.
En definitiva, la automatización y el control computarizado resulta más
conveniente, en lo que a costos se refiere, para las industrias y centros de
distribución que tienen gran cantidad de artículos de línea en almacenamiento,
clientes y en gran volumen de embarques.
3.2.1.
Identificación por Código de Barras
Los sistemas de Captura Automática de información han evolucionado. No
obstante, actualmente, el código de barras es usado por miles de compañías para
identificar y controlar productos que se mueven diariamente alrededor del mundo.
Por otra parte, el código de barras es un arreglo en paralelo de barras y espacios
que contiene información codificada en el símbolo de las mismas. También,
permite capturar información precisa sobre determinado producto, servicio o
localización.
Esta información puede ser leída por dispositivos ópticos. Los cuales, envían la
información leída hacia una computadora como si ésta se hubiera introducido en el
sistema por la acción del teclado.
El primer sistema de código de barras fue patentado en Octubre 20 de 1949 por
Norman Woodland y Bernard Silver. Se trataba de un "código en blanco", hecho
por medio de una serie de círculos concéntricos, donde estos mismos eran leídos
por una foto detectora del momento en que cada uno de los productos eran
transportados por una banda.
1961. Se conoce por primera vez el escáner fijo de códigos de barras instalado
por Sylvania General Telephone. Este aparato leía las barras de colores rojo, azul,
blanco y negro para identificar vagones de ferrocarriles.
1967. La Asociación de Ferrocarriles de Norteamérica ( EE.UU.), aplica códigos
de barras para el control del tránsito de embarques. Sin embargo, dicho proyecto
no duró mucho tiempo, porque no se pudo adecuar el mantenimiento de las
etiquetas ya impresas con sus respectivos códigos.
28
1969. Se conoce el primer láser, el cual se usó la luz de gas de Helio-Neón.
Además, se instala el primer escáner fijo.
A finales de los años 60´ y comienzos de los 70´ aparecieron las primeras
aplicaciones industriales, pero sólo para manejo de información. En 1969, RustOleum fue el primero en interactuar un lector de códigos con un computador
(ordenador). No obstante, el programa ejecutaba funciones de mantenimiento de
inventarios e impresión de reportes de embarque.
1970. Aparece el primer terminal portátil de datos fabricado por Norand. Éste
utilizaba un "wand" ó lápiz de contacto.
El código Plessey, hace su aparición en Inglaterra (The Plessey Company, Dorset,
Inglaterra), para control de archivos en organismos militares en el año 1971. Sin
embargo, tiempo después, su aplicación se difundió para controlar los documentos
que permanecen (ían) en las bibliotecas.
CodaBar aparece en 1971 y encuentra su mayor aplicación en los bancos de
sangre, donde un medio de identificación y verificación automática eran
indispensables.
Figura 8. Código de Barras, CodaBar.
ITF, marca su aparición en el año 1972. Creado por el Dr. David Allais, en ese
entonces de Intermec.
Figura 9, Código de Barras, ITF.
1973. Se anuncia el código U.P.C. (Universal Product Code) que se convertiría en
el estándar de identificación de productos. De esta forma, la actualización
automática de inventarios permitía una mejor y más oportuna compra y
29
reabastecimiento de bienes. No obstante, Europa se hace presente con su propia
versión de U.P.C. En 1976, se conoció el código EAN (European Article Number).
Figura 10. Código de Barras, U.P.C.
1974. El Dr. Allais, conjuntamente con Ray Stevens de Intermec, inventan el
código 39. El primero de tipo alfanumérico.
El primer sistema patentado de verificación de códigos de barras por medio de
láser aparece en el mercado en el año 1978.
El PostNet, aparece en 1980 siendo usado por el Servicio Postal de los EEUU.
Por otra parte, la tecnología de CCD (Charge Coupled Device), es aplicada en un
escáner en el año 1981. Sin embargo, en la actualidad, este tipo de tecnología
tiene bastante difusión en el mercado asiático, mientras que el láser domina en el
mundo occidental. En ese año, también aparece el código 128, de tipo
alfanumérico.
El Dr. Allais es incansable. En 1987 desarrolla el primer código bidimensional, el
código 49. Le sigue Ted Williams ( Laser Light Systems) con el código 16K (1988).
1990. Se publica la especificación ANS X3.182. El cual regula la calidad de
impresión de códigos de barras lineales. Además, en ese mismo año, Symbol
Technologies presenta el código bidimensional PDF417.
3.2.1.1. Simbologías14
Un símbolo de código de barras es la impresión física de este mismo. Además, es
la forma en que se codifica la información en las barras y espacios del símbolo de
código de barras.
Existen diferentes simbologías para diferentes aplicaciones, cada una de ellas con
diferentes características. Las principales características que definen
la
simbología son las siguientes:
14
Articulo IAC Captura Automática-Código de Barras.
30
•
•
•
•
Numéricas o alfanuméricas
Longitud fija o de longitud variable
Discretas o continuas
Número de anchos de elementos, auto verificación
Hoy en día, las simbologías que más se usan son:
a) EAN/UPC. Es utilizada en gran variedad de aplicaciones en empresas de
diversos sectores de la industria, comercio, salud , seguridad social, sistema
financiero, construcción, gobierno, transporte, educación entre otros. No
obstante, fueron desarrollados para satisfacer las necesidades de la venta
minorista de artículos de almacén, ya que permiten incluir los 12 dígitos en un
espacio razonablemente compacto.
Dentro de este tipo de simbología se encuentran los siguiente códigos:
•
EAN-13: Este código se utiliza para identificar Unidades de Consumo. Por
ejemplo, paquetes de tinturas, frascos de shampoo o frascos de silicona.
También, sirve para identificar promociones que estén compuestas por
unidades del mismo producto.
Su estructura está compuesta por 13 dígitos que hacen referencia al país de
procedencia. La empresa fabricante, el producto dentro de la empresa y un dígito
verificador (DV), resultado de una operación aritmética entre los restantes 12
dígitos (La estructura de los dígitos se representa en la figura 11). En la lectura, el
scanner o lector óptico vuelve a calcular este dígito verificador como medida de
control para afirmar si la información es la correcta. En los casos en que el área de
impresión sea más pequeña, existe el código EAN-8, el cual es de menor
proporción. Éste es compuesto por 8 dígitos. Tres de los cuales hacen referencia
al país de procedencia. Los cuatro siguientes al producto, y por último un dígito
verificador (DV).
Figura 11. Estructura de los dígitos, EAN 13.
31
Respecto a las características del código se encuentra la magnificación. La
cual consiste en ampliar hasta un 200% el código, ó reducirlo en un 20% para
zonas de impresión más pequeñas, y para esto toca tener en cuenta las áreas
de silencio15, las cuales deben estar en ambos lados del símbolo. Dicha
característica, debe ir de la mano con la calidad de la impresión. Cuanto
menor sea la calidad de impresión, mayor tiene que ser la magnificación. Sin
embargo, no es posible seleccionar un tamaño de símbolo arbitrario para un
espacio predeterminado en el paquete.
•
EAN-14: Es un código destinado a la identificación de Unidades Logísticas o
de Despacho. Por ejemplo, cajas que agrupan varias Unidades de Consumo.
Se utiliza específicamente en el comercio, en los procesos de expedición,
recepción y transporte de mercaderías entre empresas, fabricantes,
distribuidores, supermercados, etc. No obstante, se construye manteniendo
como base el código EAN 13, el cual identifica a la Unidad de Consumo que
está agrupada y contenida en la caja, agregándole al principio un dígito que
representa a la Variable Logística (VL). El cual, permite identificar la cantidad
de Unidades de Consumo contenidas en la Unidad de Despacho. Además,
como Variable Logística, son asignados discrecionalmente los números
1,3,4,5,6,7 y 8. Por ejemplo: 1 equivale a 12 unidades, 3 equivale a 24
unidades. (En la figura 12 y 13 se representan las variables logísticas).
Figura 12, Variable logística EAN 14
Figura 13, Variable logística EAN 14
15
Áreas de silencio: Son zonas en blanco que están al principio y al final del código de barras. Se tienen en
cuenta para que en el momento en que se haga la lectura, el lector óptico identifique el comienzo y final de las
barras.
32
Existe una característica importante para esta clase de símbolo: La propiedad ITF
(Interleaved Two of Five)16. Es la que ayuda a que la impresión del estiquer, que
contiene el código de barras, sea tolerante a la superficie de las cajas corrugadas
ó que está en condiciones rústicas.
La ubicación correcta del estiquer con el código de barras se representa en la
figura 14, con sus respectivas dimensiones.
Figura 14. Ubicación correcta del estiquer con código de barras
•
EAN-128: Se utiliza para la identificación de Unidades Logísticas, como palets,
cajas y contenedores, y además de las estibas que contienen productos con
igual número de referencia. También, es ideal para comunicar información
complementaria para tener una sola identificación de cada producto, ya que
permite transmitir en poco espacio, fechas de producción, números de series y
partida, medidas, peso y cantidades, datos sobre la fabricación, fechas de
vencimiento, etc. Además, siempre comienza con un Indicador de aplicación
(IA), el cual identifica el significado y formato de la información, y que varía de
acuerdo al tipo de información al que hace referencia. No obstante, un mismo
código EAN 128, puede contener varios Indicadores de aplicación (IA) con su
información correspondiente.
Figura 15, Estructura EAN 128
16
ITF: Interlineado dos de cinco barras. Espacios para una mejor lectura de la información
33
La impresión de los códigos de barras que componen la simbología EAN/UCC, se
pueden hacer de dos formas:
• Directamente en el envase: Es la impresión a partir de una película con el
código de barras. Esta película funciona como un patrón y se utiliza cuando el
código va a ser impreso en el envase ó en la etiqueta del producto. De acuerdo
al material en que esté realizado el envase del producto se utilizará un método
determinado de impresión, que puede ser flexografía17, serigrafía18, litografía19
y Film-master20.
El film master debe ser hecho teniendo en cuenta el método de impresión en el
que va a ser utilizado para compensar las distorsiones en la impresión.
•
Etiquetas autoadhesivas generadas una a una: La codificación con etiquetas
autoadhesivas es ideal para productos que no tienen un contenido único y
definido, ó artículos que se venden por su peso. También, es recomendable
cuando la cantidad de códigos, al ser impresos, no son muy extensos. No
obstante, los tipos de impresoras recomendadas son: Térmica, Láser, InkJet y
transferencia térmica.
b) CODABAR: Es utilizada en bancos de sangre y bibliotecas. El Codabar, es útil
para codificar símbolos de pesos y de matemáticas. Estos códigos de barras
son ligeramente más largos.
c) PDF417: Conocido como código de barras tipo 2D (bidimensional). Se aplica
en los documentos. Además, es una simbología de alta densidad no lineal, que
se asemeja a un crucigrama.
Nota: La diferencia con otros tipos de códigos de barras mencionados
anteriormente, reside en que este tipo de código es un archivo de datos
portátil, mientras que los otros son un número de referencia.
17
Flexografía: Es un procedimiento directo, como el tipográfico. En el se emplean formas en relieve. Sin
embargo, requiere tintas muy fluidas que sequen por evaporación. Además, su función de colorear se lleva a
cabo mediante colorantes solubles en lugar de pigmentos insolubles.
18
Serigrafía: Es la técnica de impresión más utilizada en publicidad, después de las artes gráficas.
Especialmente ha sido utilizada por los artistas para la reproducción numerada de sus obras.
19
Litografía: Es la imagen que se crea directamente sobre la superficie de una piedra o de una lámina de
metal, sin cortar ni hacer incisiones. Su proceso se basa en la incompatibilidad de la grasa y el agua.
Además, se emplea en una piedra caliza especial, que suele proceder de Baviera. Ésta es bastante pesada y
cara.
20
Film-master: es una película fotográfica de precisión, generada automáticamente por un equipo de
fotocomposición computarizada. Es programado en el sistema de código de barras que se desea utilizar.
34
Figura 16. Código de Barras PDF417, bidimensional.
3.2.1.1. Características físicas de un código de barras21
Un código de barras puede tener a su vez varias características, entre las cuales
están:
•
•
•
Densidad: Es la anchura del elemento más angosto dentro del símbolo de
código de barras. Está dado en (milésimas de pulgadas).
Un código de barras no se mide por su longitud física sino por su densidad.
WNR(Wide to Norrow Ratio): Es la razón de grosor del elemento más angosto
contra el más ancho.
Quiet Zone: Es el área blanca, ubicada al principio y al final de un símbolo de
código de barras. Esta área es necesaria para una lectura conveniente del
símbolo.
Para cada una de las simbologías, se le asigna un número único(Número
comercial global del artículo GTIN), el cual se utiliza para identificar cualquier
artículo(Producto o Servicio) sobre los cuales hay la necesidad de recuperar la
información predefinida, logrando entregar, pedir o facturar desde cualquier punto
en la cadena de abastecimiento. Esta definición cubre desde las materias primas y
materiales hasta los productos terminados entregados al consumidor final.
Para asignar un GTIN, se aplican los siguientes principios:
•
•
•
Una serie de artículos idénticos, utiliza el mismo GTIN.
Cualquier serie de artículos que sea diferente a otra para cualquier transacción
en el proceso de negociación, tiene un GTIN único.
Un GTIN usado en el nivel más bajo de embalaje, incluida la unidad vendida en
la tienda al por menor, debe basarse en la estructura de datos EAN/UCC-8,
UCC-12 o UCC/EAN-13.
Para reasignar un GTIN, se aplican los siguientes principios: 22
21
22
Artículo IAC, Código de Barras, “Secretos para usarlo efectivamente”.
Articulo IAC Captura Automática-Código de Barra.
35
•
•
•
Los cambios de GTIN deben basarse en la posibilidad de optimizar y volver
eficiente la cadena de abastecimiento.
La asignación del GTIN debe servir para que la unidad comercial se pueda
ordenar, almacenar y facturar.
La asignación de un GTIN nuevo, debe basarse en las necesidades de los
socios. Los fabricantes deben manejar variantes internas del producto. con vía
a sus sistemas internos.
Teniendo claro el significado del número GTIN, queremos profundizar en la
circuitería a la de la lectura, la cual se divide en los dispositivos de entrada de
información y en las unidades de decodificación.
3.2.1.2. Ventajas, Beneficios y Aplicaciones de la Identificación por Código
de Barras
Las ventajas para codificar con código de barras son:
•
•
•
•
Se imprime a bajos costos.
Permite porcentajes muy bajos de error.
Ofrecen una alta seguridad de información.
Los equipos de lectura e impresión son flexibles y fáciles de conectar e instalar.
Los beneficios son:
•
•
•
•
•
•
•
•
Virtualmente no hay retrasos desde que se lee la información hasta que puede
ser usada.
Se mejora la exactitud de los datos.
Se tienen costos fijos de labor, los cuales son más bajos.
Se pude tener un mejor control de calidad y mejor servicio al cliente.
Optimizar las técnicas y los movimientos de almacenaje y transporte interno.
Reducción de tareas manuales.
Control estricto de los faltantes y sobrantes(control de stock en tiempo real).
Se mejora la competitividad.
Entre las aplicaciones se pueden encontrar:
•
•
•
•
•
Control de material en proceso.
Control de Inventario.
Control de tiempo y asistencia.
Punto de Venta.
Control de Calidad.
36
•
•
•
Embarque y Recibos.
Control de documentos.
Facturación.
3.2.2.
Identificación por EPC ( Electronic Product Code)
El desarrollo de nuevas tecnologías para la lectura inteligente de etiquetas
adheridas a los productos de consumo entre otros, se viene presentando en los
últimos años
para generar benéficos respecto a la trazabilidad y manejo de
información de los productos hasta estar pendiente de los requerimientos de
consumidor final en la cadena de abastecimiento.
Dentro de las tecnologías, la más acertada para implantar por su desarrollo,
avance y utilidad en el campo empresarial, se encuentra en el EPC23 (Electronic
Product Code). El cual, consiste en un código de dígitos siempre diferentes para
cada producto manejado por un chip de silicona, que se incrusta en las etiquetas
que van adheridas a los productos desde el momento de su fabricación, para que
éstos desprendan después, señales que serán captadas por lectores virtuales que
se conectan a un sistema de radiofrecuencia inalámbrica para leer la información
que la etiqueta transmite del producto. No obstante, dicha información, se lee por
un lector virtual, el cual no necesita de la intervención humana, debido a que la
señal será captada automáticamente por el lector.
La captura de los dígitos distintivos del artículo se da para incorporarlos a la
información de una Base de Datos, dando paso al proceso de facturación y
actualización del inventario.
Por otra parte, la etiqueta se puede utilizar para rastrear a distancia(Kilómetros)
los artículos desde el momento de su fabricación hasta su consumo por el
cliente, facilitando el control y la mecanización de la logística para la buena
comercialización y distribución del producto.
Beneficios
•
•
•
•
•
Reducción de los tiempos de entrega .
Realización de los inventarios en tiempo real.
Se pude tener un mejor control de calidad y mejor servicio al cliente.
Optimizar las técnicas y los movimientos de almacenaje y transporte interno.
Anulación de operaciones manuales
Aplicaciones
23
Información obtenida de la revista fortuna edición 18/03/04 y revista poder edición 19/03/04
37
•
•
Por medio de la etiqueta se puede conocer toda clase de información del
producto, desde la fecha en que se produjo hasta saber si ya fue consumido
por el cliente(trazabilidad).
Con ayuda de una nueva tecnología de radiofrecuencia, se puede detectar
automáticamente faltas de existencia, localizar mercancía que está fuera del
lineal al que pertenece de modo, que simplifica el trabajo de reposición de
mercancía en la tienda.
•
Los fabricantes se beneficiarán principalmente en el área de rastreo de
inventarios, eficiencia en producción (basada en la demanda), y en la
validación del producto. Por su parte, los detallistas se favorecerán en mayor
medida en cuanto a la optimización de administración del inventario, reducción
en gastos de trabajo de recepción, y en reducción de agotamientos en
posiciones de anaquel (lo que provocará mayores eficiencias en ventas).
•
Los errores de conteo del inventario, así como los de identificación, podrían ser
virtualmente eliminados al colocarles etiquetas EPC en todos los productos.
Gracias, a que cada producto tendrá un identificador único. Además, el
software desarrollado para leer etiquetas, puede ser programado para alertar a
la administración con respecto a cualquier producto faltante o que no encuentre
correspondencia sin intervención humana.
La tecnología EPC fue lanzada en Estados Unidos en Septiembre del 2003. Sin
embargo, probablemente no se verá en el corto plazo el etiquetado a nivel del
producto en una amplia gama de artículos de consumo hasta que el costo de
etiquetas sea menor a 5 centavos de dólar y hasta que los consumidores tengan
información respecto a esta tecnología.
Por otra parte, hoy en día, empresas como Unilever, Gillette y Procter & Gamble,
están aprovechando sus virtudes para las aplicaciones y beneficios de la
tecnología EPC.
3.2.3.
Identificación por Radio Frecuencia
La tecnología de código de barras evoluciona conforme a las empresas que
requieren de un mayor dinamismo en sus procedimientos de captura e
identificación de la información asociada a sus productos.
Actualmente, es común el uso de dispositivos portátiles para la captura de datos,
los cuales se almacenan en la memoria, y se descarga en una computadora. Sin
embargo, si se requiere mayor velocidad de acceso a los datos, es preciso hacer
uso de tecnologías con capacidad de respuestas inmediatas, como es el caso de
38
la Radiofrecuencia (RF), la cual, permite una amplia gama de posibilidades en
materia de transmisión de información y automatización de logística.
Al contar con equipos que recolectan información utilizando un lector láser ó a
través de un teclado integrado a la terminal, se pueden mantener asociados estos
equipos a un host o sistema de computo en línea sin necesidad de que exista
cable entre ellos.
Existen 2 formas para usar sistemas de Radio Frecuencia:
Una forma, es la Identificación por Radio Frecuencia (RFID). En esta tecnología se
utilizan Tags de Radio Frecuencia que poseen un microchip incorporado en ellos.
No obstante, estos chips emiten señales que los identifican en una forma única.
Además, estos chips se pueden adherir a cualquier tipo de artículo que se pueda
identificar y seguir a través de cualquier proceso.
Por otra parte, el desarrollo de una etiqueta inteligente (tag) de Radio Frecuencia,
ha despertado gran interés en el mercado. Debido a sus beneficios en la
administración eficiente de activos, acción preventiva de robos, y en el campo de
la logística, especialmente.
La otra aplicación RFDC (Radio Frequency Data Collection), utiliza etiquetas con
Código de Barras, lectores fijos ó móviles, y computadoras. Las etiquetas con
Código de Barras son adheridas a los objetos que se quieren contar o seguir.
Algunas de las aplicaciones que se pueden implementar, y ventajas que conlleva a
este tipo de tecnología son:24
•
•
•
•
•
Efectuar la trazabilidad de lotes de productos desde su ingreso, en los
almacenes, hasta que es llevado al consumidor final.
Controlar el flujo de estibas.
Realizar inventarios en tiempo real.
Administración de bienes para artículos de transporte retornables y recipientes
reutilizables.
Control electrónico de artículos por medio de programas de rastreo anti-robo.
3.2.4.
Warehouse Management System (WMS)
Warehouse Management System (WMS), es un sistema cuyo propósito primario
es el controlar el movimiento y almacenamiento de los materiales y productos que
están dentro de los almacenes.
Los objetivos de su implementación son:
24
IAC Colombia, Identificación por Radio Frecuencia
39
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reducir los costos y operaciones logísticas.
Optimizar las técnicas y los movimientos de almacenaje y transporte interno.
Controlar el stock en tiempo real (on-line con RF).
Optimizar los recursos técnicos y humanos.
Aumentar la productividad (convocación activa).
Reducir drásticamente los errores humanos.
Mejorar el control de los procesos y recursos disponibles.
Garantizar la calidad para el cliente.
Agilizar y optimizar el flujo de materiales, y la información de los mismos.
3.2.4.1. SAP
Significa: (Sistema, Aplicaciones y Producto para el procesamiento de datos).
Además, es el nombre oficial de la empresa creadora del sistema R/3.
Por otra parte, desde el punto de vista funcional y de arquitectura técnica SAP R/3,
se puede definir:
•
•
•
•
•
Sistema abierto: Compatible con múltiples sistemas operativos de bases de
datos y protocolos de comunicación.
Tecnología Cliente Servidor: Tareas que se ejecutan en el servidor, y otras en
la estación de trabajo. (Distribuye carga de una aplicación en varios
programas).
Paquete estándar: Más que un sistema, es una solución estratégica. Se basan
en las mejores prácticas del negocio.
Integración de datos: Solo se introducen los datos una vez al sistema, produce
funciones y actualiza ó lanza otros datos relacionados lógicamente.
Presentación de pantallas más amigables (ambiente windows).
3.2.4.2. Warehouse Management Para SAP25
Warehouse Management ofrece herramientas y procesos para el manejo de las
mercancías, como:
•
•
25
Administración de los productos: Administra toda la información del producto,
incluyendo: Nombre, código de barras, marca registrada, unidad de medida,
precio y fotografía del producto.
Consulta del Producto: Ofrece una consulta rápida acerca de la información
del producto.
Información tomada de www.sap.com
40
•
•
•
Lista de Precios: Permite definir, tantas listas de precios como el usuario
necesite, asociando a cada vendedor o cliente.
Transferencia entre Almacenes: Permite guardar todas las transferencias entre
almacenes.
Operaciones de Inventarios: Mantiene actualizados los balances del inventario
de productos en tiempo real.
41
4. DISEÑO METODOLÓGICO
Para plantear una metodología efectiva, se hizo una investigación respecto a
conceptos y herramientas metodológicas utilizadas en los proyectos de diseño de
procesos para ponerlos en práctica en el desarrollo del proyecto. Para esto, se
nombran algunas características importantes que se derivan de la organización
por procesos. Entre éstas están:
•
•
•
•
•
•
•
Se elimina la duplicación de tareas.
La planificación y el seguimiento de resultados forman parte integral del diseño
de cada proceso.
La evaluación del desempeño, se basa en los resultados a lo largo de cada
proceso.
Los problemas de niveles bajos de la organización se solucionan en los
mismos. Permitiendo a la dirección, concentrarse en otros asuntos como los
son la estrategia y planeación.
Los procesos establecen relaciones entre departamentos como interacciones
entre cliente-usuario.
La organización, por procesos, está dirigida a contemplar a la empresa como
un todo integrado.
Los objetivos y metas establecidas por la organización, se hacen de forma
integral.
4.1. FACTORES GENERALES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS
•
•
•
Tener un direccionamiento de los procesos (planeación, definición de políticas
y estrategias, diseño de productos y servicios).
Las estructuras de la organización se definirán con base a los procesos, y no
en las personas.
Las estructuras que se diseñen tendrán roles y responsabilidades claramente
definidas. Con el fin, de no crear estructuras duplicadas, antiguas, reproceso y
tiempos muertos. Los cuales, al ser mal manejados pueden incrementar el
costo final de la operación.
42
•
•
•
•
•
•
•
•
Las fuentes de información, dentro y fuera de la empresa, deben ser
confiables para no caer en errores de diseño.
El dueño de los procesos responderá integralmente por la información que se
maneje, garantizando la calidad en la fuente.
La centralización de los procesos operativos no deben crear ningún impacto
negativo en los tiempos de servicio al cliente, y deben permitir economías de
escala.
La centralización y descentralización del procesamiento de la información será
asunto tecnológico, independientemente de las actividades operativas y
técnicas de los procesos.
Las actividades de evaluación, validación y revisión, se tratarán de hacer
independientemente una de la otra. Con el fin, de optimizar la ejecución de las
mismas.
El diseño de los procesos creará grupos de actividades que ayudarán a
agregar valor para el desarrollo de los productos.
La infraestructura física se deberá definir de acuerdo con los procesos
diseñados.
La retroalimentación , evaluación y las acciones correctivas, serán parte de
cada proceso. Si embargo, no serán la responsabilidad de otros. (No aplica
para nuestro proyecto).
Teniendo ya claras las características y las funciones de un buen diseño de
procesos. A continuación, se describirá la metodología que se llevará a cabo para
el diseño de los procesos.
Figura 17. Fases del Proyecto
FASE 1
DISEÑO
CONCEPTUAL
FASE 2
FASE 3
DISEÑO
DETALLADO
IMPLANTACIÓN
Diseño Conceptual:
•
Esta fase tiene como objetivo entender el impacto de los objetivos y estrategias
de Henkel Colombiana S.A., en la operación actual de cada uno de los
procesos desde que el proveedor entrega formalmente los materiales y
materias primas hasta el despacho de los productos terminados.
43
•
El modelo diseñado a nivel conceptual debe ser validado por las directivas
encargadas del proyecto.
Diseño Detallado:
•
•
Con base, en los resultados de la fase del diseño conceptual, se creará un
cronograma detallado de cada una de las actividades que se llevarán a cabo
desde el momento que se hace la respectiva investigación de aspectos que
tienen que ver directamente con el proceso hasta el diseño de los mismos.
Se diseñaran los procesos en diagramas de flujo y detalladamente con
palabras, teniendo en cuenta las premisas de cada proceso, de acuerdo a las
políticas de la compañía.
Implantación:
•
•
Se validarán a nivel de detalle cada uno de los procesos diseñados.
Se determinarán los recursos para cada uno de los procesos diseñados. Con el
fin, de que la trayectoria de estos mismos se haga de forma integrada y
efectiva.
4.2. METODOLOGÍA A NIVEL DE TAREAS
Figura 18. Fases del Proyecto a nivel de tareas.
FASE 1
DISEÑO
CONCEPTUAL
Organización
Conocimiento de los
procedimientos actuales
FASE 2
FASE 3
DISEÑO
DETALLADO
IMPLANTACIÓN
Análisis de la
situación actual
Validación de
procesos
propuestos
Cronograma
Recursos
Diseño de
Procesos
Organización
•
•
Presentación del equipo de trabajo.
Planeación y difusión del proyecto en los departamentos involucrados.
44
Conocimiento de los procedimientos actuales
•
•
Conocimiento detallado de la situación actual de las bodegas de Materias
Primas y Productos Terminados. Por medio de entrevistas personalizadas a
cada uno de los operadores directos de cada subproceso.
Se hace la respectiva validación de los procedimientos con el asistente
logístico de la empresa.
Análisis de la situación actual
•
•
Presentación de indicadores en la operación actual de los almacenes.
Se identificarán los puntos críticos que hay en los procesos actuales de la
operación.
Cronograma
•
Se creará un cronograma detallado de las actividades de seguimiento del
proyecto, investigación y diseños de los procesos.
Diseño de procesos
•
•
•
•
•
Identificación de procesos de Entrada (Almacenes de Materiales y Producto
Terminado).
Identificación de procesos de salida(Almacenes de Materiales y Producto
Terminado).
Mapa de procesos.
Investigación de herramientas por Código de Barras, Radio Frecuencia, y
Administración de Almacenes (WMS).
Elaboración de las premisas y diagramas de flujo de procesos.
Validación de procesos propuestos
•
•
Validación de los procesos por parte del ejecutor del proyecto.
Tareas para cada uno de los departamentos que participan en la operación
logística.
Recursos
•
Se determinarán los recursos físicos y tecnológicos necesarios para cada
proceso diseñado entre los involucrados en el proyecto.
45
5. MAPA DE PROCESOS
Durante la identificación del la operación actual en los almacenes de materiales y
producto terminado se identificaron los siguientes procesos operativos:
5.1. PROCESOS DE ENTRADA
Corresponde a todas las actividades típicas, en relación con los procesos de
recepción de materiales de empaque, materias primas, producto terminado,
maquilas, material POP26, pruebas y muestras, a los almacenes de materiales y
producto terminado, bien sean provenientes de la planta de producción,
proveedores o transferencias de inventarios desde otro almacén. Asimismo, se
incluyen las devoluciones de venta o procesos de retorno de materiales en
general.
a) Almacén de Materiales
•
•
Recepción de materiales con orden de compra (nacionales e importados).
Recepción de materiales devueltos por la planta de producción.
b) Almacén de Producto Terminado
•
•
•
•
•
Recepción de productos importados con orden de compra.
Recepción de productos provenientes de la planta de producción.
Recepción de productos maquilados.
Recepción de material POP, pruebas y muestras.
Recepción de devoluciones a clientes.
5.2. PROCESOS DE SALIDA
Comprende todas las actividades que implican movimientos de inventario para el
alistamiento, facturación y despacho de materiales (materiales de empaque y
materias primas), producto terminado, material POP, pruebas y muestras.
a) Almacén de Materiales
•
•
•
26
Alistamiento y entrega de ordenes de producción y adiciones.
Alistamiento y traslado a maquiladora para ensamble de ofertas, llenado,
revisión y reacondicionamiento.
Alistamiento y entrega de material POP, pruebas y muestras.
Material POP: Material publicitario y promocional.
46
•
•
•
Alistamiento y despacho de materiales para la venta.
Devoluciones a proveedores.
Destrucción de materiales.
b) Almacén de Producto Terminado
•
•
•
•
•
•
Alistamiento, facturación y despacho de pedidos nacionales.
Alistamiento y traslado a maquiladoras para ensamble de ofertas, revisión y
reacondicionamiento de productos.
Alistamiento y despacho de material POP (pruebas y muestras).
Alistamiento, facturación y despacho de exportaciones.
Devolución a proveedores.
Destrucción de producto terminado y material POP (pruebas y muestras).
5.3. UBICACIÓN
Comprende las actividades relacionadas con la zonificación del almacén de
materiales y producto terminado para la ubicación de todas las referencias, de
acuerdo con sus características, especificaciones, línea de negocios y familia de
productos.
47
6. DIAGNÓSTICO ACTUAL GESTIÓN ALMACENES
(INDICADORES)
Los Indicadores de Gestión (QPIC´S), son la herramienta básica de control para
evaluar y alimentar los procesos de toma de decisiones que se lleva a cabo dentro
de la compañía, reflejando valor al negocio. No obstante, se ha querido medir
puntos importantes para el negocio en la operación actual de los almacenes de
materiales y producto terminado. El fin, encontrar puntos críticos, que al ser
solucionados con el diseño de procesos y la gestión logística, mejorarán
notablemente.
Por otra parte, para Implementar los indicadores de gestión se debe encontrar un
compromiso de toda la organización para que el manejo de la información sea
real.
6.1. BENEFICIOS INDICADORES LOGÍSTICOS
•
Sirven para evaluar la eficiencia de la gestión logística.
•
Utilización de la tecnología y el manejo de la información.
•
Hacen seguimiento a las operaciones y al cumplimiento de metas y objetivos
planteados por la compañía.
•
Retroalimentación que facilite el mejoramiento de la cadena de abastecimiento
48
7. PUNTOS CRÍTICOS
De acuerdo a los indicadores de gestión nombrados en el capitulo 6. Se
identificaron algunos procedimientos que de acuerdo a las políticas de la
compañía, no cumplen el porcentaje asignado para un proceso óptimo. Afectando
así, el proceso operativo en los almacenes, y por consiguiente al cliente final. Sin
embargo, dichos procedimientos se han denominado puntos críticos, que servirán
como base para el diseño de los procesos.
7.1. ALMACÉN DE MATERIALES
7.1.1.
Proceso de Recepción
a) La lista enviada por suministros con los horarios de entrega de proveedores no
es exacta. (No se cumplen con las fechas).
Hay un horario asignado para los proveedores que entregan con más
frecuencia, pero éste no se cumple. Ejemplo:
• Placa, Dienes, LitoPrint, Alfan, Panalpina. Tienen uno ó dos días asignados
para sus entregas. Sin embargo, hacen entregas parciales cualquier día ó
todos los días de la semana.
b) Los proveedores no envían documentación completa. En la remisión les falta
especificar:
• Número de orden de compra.
• IDH27 del material.
• Cantidad de unidades de consumo y unidades de embalaje (cajas).
c) Se realiza una verificación telefónica con el departamento de compras y
suministros, para dar la autorización de ingreso de materiales al almacén que
no se especifican en la orden de compra o no se registraron en el sistema, al
igual que para la verificación de datos faltantes en el sistema o que el
proveedor no suministra en la documentación. Causando perdida de tiempo en
la búsqueda de esta información, y posteriormente la verificación de la orden
de compra.
d) Varios vehículos con una sola remisión. Hay que esperar a descargar los
vehículos y establecer si las cantidades corresponden a la remisión y a la
orden de compra.
27
IDH: Número de Referencia del Producto
49
e) Las unidades de medida para cada unidad de embalaje varía de una orden de
compra a otra, incumpliendo las especificaciones dadas por el departamento
de diseño de Henkel Colombiana S.A..
f) En el momento de la recepción, el operario tiene que realizar cálculos
manuales para saber las cantidades que debe recibir por número de cajas. Así
mismo, el ingreso de los materiales es totalmente manual, lo cual puede
ocasionar errores en verificación de cantidades. Por ejemplo:
•
Merck, provee monoetanolamina. En la orden de compra, la unidad de
medida está en litros, pero ésta es enviada en Kg. Además, se deben hacer
cálculos manuales, y por eso nunca es exacta las cantidades.
g) Las unidades de embalaje no están debidamente identificadas con su
respectivo IDH y EAN 14.
•
Estiquers, etiquetas, materias primas y corrugadas no vienen identificadas
con IDH en la unidad de embalaje, y tan poco en la remisión.
h) No hay verificación física del contenido de las unidades de embalaje.
i) No se utilizan datos estándar para realizar comparación de lo recibido en
cuanto a cantidades por unidad de embalaje. Por lo tanto:
•
•
•
Cantidades no coinciden con remisión28.
Cantidades no coinciden con orden de compra.
Sobrantes y faltantes no detectados en la recepción del material.
j) No es correcta la manipulación de los materiales por parte del transportador.
k) No hay herramientas mecánicas, como bandas transportadoras, que agilicen el
proceso de recepción.
l) El muelle es insuficiente para el volumen de proveedores que se atienden
diariamente. Aproximadamente son 15 los proveedores diarios. Dos vehículos
por cada proveedor.
m) La altura del muelle no es apropiada para algunos vehículos. Por lo tanto,
éstos tienen que descargar manualmente, ocasionando averías y retrasos.
28
Remisión: Documento entregado por el transportista, donde identifica el número de la orden de compra y
datos de la entrega. Éste es generado por el proveedor.
50
n) La documentación entregada por parte de los transportistas, para productos
importados, es diferente según cada proveedor. El operario tiene que buscar
dónde se especifican los productos y las unidades a recibir.
7.1.2.
Proceso de Ubicación
a) La persona encargada de la ubicación de las estibas en el almacén no tiene
un sistema en el cual se le asigne la posición de ubicación. Por lo tanto, las
estibas se ubican en la posición que esté físicamente libre.
b) No existe una herramienta sistémica que ubique de acuerdo a la zonificación
de la bodega. Sin embargo, hoy en día, existe.
c) Existen materiales de alta rotación que se ubican en la zona más lejana de la
bodega (Frascos).
d) La zonificación que, hoy en día, existe en la bodega, no está hecha. Según
criterios de reducción de tiempos respecto al movimiento de materias primas y
materiales.
e) La capacidad de la bodega no es suficiente de acuerdo a la cantidad de
materiales que se reciben. Sin embargo, la bodega se encuentra utilizada en
un 10% más que su capacidad.
f) No existe el personal suficiente para el proceso de ubicación (Una sóla
persona tiene la función de ubicar).
g) No hay un registro de las posiciones en las que se encuentran cada uno de los
materiales.
7.1.3.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Ordenes de Producción
a) En el momento de alistar los productos, de acuerdo a la orden de Producción,
es necesario hacer varios recorridos dentro de la bodega. Con el fin, de ubicar
los materiales. Esto se da, porque en la orden de producción no aparece dónde
es la ubicación de cada uno de estos materiales. Además, no existe ninguna
orden de alistamiento en el que minimicen los movimientos de los operarios.
Ejemplo:
• El operario comienza alistando un material del último pasillo, luego uno del
primer pasillo se devuelve a un pasillo intermedio.
b) El operario conoce de memoria las ubicaciones de los materiales para poder
hacer el proceso de alistamiento. Sin embargo, no existe ningún registro de la
localización de cada uno de los materiales.
51
c) En el caso de no encontrar las existencias suficientes, se recurre a anotar los
faltantes en el listado de la orden de producción. Sin embargo, esto lleva a que
se genere un proceso adicional donde producción tiene que reversar la orden
para corregir las cantidades, y el almacén debe verificar posteriormente que
ésta fuese reversada.
d) El cargue y descargue de ordenes se maneja en producción, y no en el
almacén. El cual, es el departamento que custodia el inventario. Además,
implica que el almacén tenga que verificar lo que realmente descargó
producción, y si coincide con lo que van a entregar.
e) No existen horarios definidos para la recepción de las ordenes de producción.
Por lo consiguiente, esto crea desorden en la operación, y los operarios
encargados del alistamiento trabajan bajo presión. Por ejemplo:
• Las ordenes que son solicitadas con urgencia por parte de planta,
obligan al operario a alistarlas en un tiempo mínimo. Lo que implica,
incurrir en posibles errores de alistamiento en cantidades y referencias.
f) Existe solamente tres personas para alistar materiales de empaque y materias
primas. No obstante, el alistamiento de varias ordenes de producción es
demorada y en algunos casos desordenada.
g) Para cumplir con el FIFO, el operario ubica las estibas de la referencia y
selecciona la que primero ingresó al almacén, según su criterio.
7.2. ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO
7.2.1.
Proceso de Recepción de Productos Terminados de Planta
a) No existe un conteo automatizado de las unidades de embalaje a la entrada del
almacén de Producto terminado.
b) La conciliación de cantidades entre el producto enviado
recibido en el almacén de producto terminado, es verbal.
de planta
y el
c) Hay confusión al clasificar las referencias solo por el IDH para poder ser
estibadas, presentándose que un código se estibe. Sin embargo, éste
corresponde a otra referencia.
d) La banda transportadora que está entre la planta y el almacén, no es la
adecuada. Porque, hay casos en que las cajas quedan deterioradas ó
atascadas.
e) La última caja de cada
completa y no como saldo.
lote tiene EAN-14, como unidad de embalaje
52
7.2.2.
Proceso de Recepción de Productos Devueltos por Clientes
a) El formato de devoluciones, algunas veces no es diligenciado de manera
correcta, ya que en ocasiones el código del cliente no es el correspondiente o
la relación de productos no es la correcta.
b) Los horarios de recepción no se cumplen de acuerdo a lo pactado con el
cliente.
c) El requerimiento de sellar las cajas con la cinta exclusiva de devoluciones no
se está haciendo por parte de los vendedores.
d) No existe área específica para hacer la lectura de las devoluciones en el
sistema.
e) No existe estandarización en las unidades de embalaje correspondiente a la
mercancía devuelta.
f) Un EAN 13, corresponde a varias referencias de productos.
7.2.3.
Proceso de Recepción de Productos Maquilados
a) Muelle insuficiente. Cuando llegan importados, se deja en un segundo plano la
recepción de maquilas.
b) No se cumple con los horarios de entrega.
c) El contenido de cada una de las unidades de embalaje no es revisado.
d) No se tienen horarios definidos para la recepción.
e) Se está incurriendo en un costo de más en el momento de recoger los
productos maquilados.
f) No existe un documento que relacione a las empresas maquiladoras.
7.2.4.
Proceso de Recepción de Productos Importados
a) La mercancía es entregada en palets. Por lo tanto, no hay verificación de que
la cantidad de unidades recibidas corresponda con las de la orden de compra.
b) La documentación entregada por parte de los transportistas es diferente según
cada proveedor. El operario, tiene que buscar donde se especifican los
productos y unidades a recibir.
53
c) Los productos están identificados con código diferentes al IDH, código del
producto del proveedor (código padre). El ingreso de las unidades de embalaje
es manual .
d) Las unidades de embalaje no vienen identificadas con EAN 14.
e) El muelle es insuficiente, y algunos ingresos los hacen por el muelle de
materias primas.
7.2.5.
Proceso de Alistamiento de Pedidos Nacionales
a) No se utiliza los estándares de peso y tipo de embalaje para tener en cuenta
en el momento del alistamiento, para la ubicación de los productos en la
estiba, (Lo más pesado debe ir en la primera plancha de la estiba).
b) El listado de picking no sale en el orden en que se encuentran distribuidos los
productos en las surtidoras de las bandas; por esto, el operario tiene que
identificar los productos a alistar para hacer el recorrido de acuerdo al orden de
la surtidora, y así ahorrar tiempos de alistamiento y desplazamiento. Lo mismo
sucede con el alistamiento de cajas completas.
c) El sistema no permite que se realice el proceso de alistamiento de cajas
completas y alistamiento por banda de un mismo picking al tiempo, se bloquea
el sistema y toca reiniciar la lectura óptica de los productos.
d) No están documentados las clases de productos que se pueden empacar en
una misma unidad de embalaje sin que sufran averías.
e) Respecto a los picking:
• No se les asigna ninguna clase de prioridad en el sistema para el
alistamiento de los productos.
• El sistema no separa los productos a alistar por banda de los que vienen en
cajas completas en el mismo picking.
• Los picking que son para plataformas, no aparecen clasificados por punto
de venta.
• En el momento de verificar los productos alistados por banda y cajas
completas, no se pude estar utilizando el sistema en el mismo momento
para un mismo picking, porque éste se bloquea.
f) No se anota en el picking la cantidad de cajas reempacadas y su contenido.
Por lo consiguiente, en el momento de hacer el proceso de facturación, se
presentan confusiones al no saber que va en cada caja reempacada.
54
8. DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LOS ALMACENES
8.1. PROCESOS AFECTADOS POR LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LOS
ALMACENES
PROCESOS
Recepción de
materiales con
ordenes de
compra.
Importados,
maquilas y
despacho de
productos
terminados.
PROBLEMAS
SOLUCIONES PROPUESTAS
Se recomiendan las siguientes
dimensiones para la plataforma del
muelle:
Muelle insuficiente
• El muelle debe tener de altura,
respecto al piso(1mt con 27 cm.).
Con el objetivo, que la plataforma
del camión quede al nivel del
Las dimensiones del muelle no son las
muelle y la aplicación de la banda
adecuadas para que la plataforma de
transportadora sea efectiva.
los camiones grandes se ajuste .
• Ancho de la vía de acceso con
circulación en dos sentidos(7mtrs);
Para un sentido(3,5mts).
• Se debe reducir el espacio del
El área para el manejo del gato
parqueadero del área
hidráulico y montacargas es
administrativa para que el patio de
insuficiente
maniobras parta de los camiones,
y que éstas sean óptimas.
•
La vía peatonal del muelle debe
estar separada físicamente del
No existe una zona separada de la
área de movimiento de los
entrada de los operarios y de la misma
montacargas
recepción.
• La vía de peatones debe estar
separada físicamente a lo largo de
la vía de acceso (1,2 mt.).
Crear un área especial para la
manipulación y pesaje de la mercancía
No existe ninguna clase de separación que se ha acabado de recibir, por
para los productos que salen y entran medio de una malla en alambre o jaula
del almacén
que separa el almacén de ésta. Con el
propósito de asegurar el control y la
vigilancia del inventario.
Se deben mostrar luces de carga
sobre brazos para iluminar los
interiores de los camiones. Se deben
La iluminación de la bodega no es la
enfocar a las esquinas inferior y
óptima, y en algunos casos hay
superior para reducir el
problemas para bajar la mercancía.
deslumbramiento.
Se deben instalar luces sobre los
mástiles de los montacargas para
camiones largos y operaciones
nocturnas.
55
PROCESOS
PROBLEMAS
SOLUCIONES PROPUESTAS
Algunos materiales se descargan a
mano provocando averías y desorden
en la puerta de recibo.
Los materiales que mayor rotación
tienen, se encuentran ubicados en las
estanterías más lejanas de la zona de
alistamiento y de recibo.
Ubicación y
Alistamiento
de materiales
Los materiales de mayor peso están
en las zonas más alejadas del
almacén.
La zona de despacho no está
Entrega de
identificada con habladores y señales
materiales a planta
industriales.
Recibo de
productos
terminados de
planta
Los productos terminados enviados
por la banda transportadora (de planta
al almacén de producto terminado) se
traban en el trayecto y en algunos
casos, la organización por referencia
de producto y número de lote, es
dispendiosa para el operador, porque
no tiene una zona específica para
ubicarlos; además, la zona donde
ubican hoy en día es estrecha.
Recepción de
Productos
terminados
En el área de recibo de este almacén,
no existe muelle. Por lo tanto, recurren
a bajar o subir la mercancía a mano.
Para poder cargar o descargar se
recomienda adquirir una mesa de
elevación para que el cargue y
descargue sea efectivo y evitar
problemas de ergonomía en los
operadores.
Hacer una zonificación de acuerdo a la
rotación del producto, implementando
el sistema de zonificación ABC, y por
características de producto.
En la zonificación por clases de
productos(ABC) se debe tener en
cuenta. Éstos son los más pesados
para que en el momento de hacer el
alistamiento y el recorrido se haga de
acuerdo del material más pesado al
menos pesado.
Se identificarán las zonas para
materiales y materias primas en un
lugar cerca a la puerta de entrada a la
planta.
Se debe adquirir bandas con tapete
para evitar que las cajas pequeñas se
atasquen o maltraten.
Se debe habilitar una zona para el
recibo de las cajas para ubicar un
determinado número de estibas.
Además, se deben alargar las bandas
transportadoras de recibo para que el
operador tenga tiempo de ubicar los
productos en su respectiva estiba.
Para poder cargar o descargar se
recomienda adquirir una mesa de
elevación para que el cargue y
descargue sea efectivo y evitar
problemas de ergonomía en los
operadores.
8.2. UBICACIÓN POR CLASIFICACIÓN ABC
La clasificación ABC consiste en dividir un conjunto de referencias en tres grupos.
El primer grupo (Grupo A), que representa el 20% de las referencias. Constituye
alrededor del 80% de la actividad del almacén. Los artículos de clase “A”, se
guardaran de tal manera que los trayectos que haya que cubrir para alcanzarlos
sean mínimos.
56
El tercer grupo (Grupo C), comprende el 50% de las referencias y constituye el
10% de los movimientos. Éstas, al tener poco movimiento, se ubicaran en las
posiciones de ubicación más alejadas.
El grupo B, engloba las referencia intermedias.
8.2.1.
Proceso de Clasificación ABC
La Clasificación ABC, debe establecerse por medio de un tratamiento estadístico
de los pedidos sobre un período de tiempo significativo. La elección de este
período, no debe ser muy largo para tener en cuenta las variaciones del mercado,
ni demasiado corto para que sea significativo.
Se proceso propuesto para realizar la clasificación ABC es el siguiente:
a) La Clasificación ABC se realizara por Familias de Productos (Igora Royal, Igora
Vital Tubo, Igora Vital Kit, Shampoo sachet, Shampoo frasco, etc.).
b) De cada una de las familias se calcula el numero de movimientos durante el
periodo de tiempo seleccionado. Este calculo se realizara teniendo en cuenta
el numero de unidades de embalaje trasportadas dentro de cada uno de los
almacenes entre los procesos de recepción, ubicación, alistamiento y
despacho.
c) Cantidad de unidades de cada familia de productos almacenados durante el
periodo de tiempo seleccionado.
d) Se completa la siguiente tabla, ordenando las familias de productos en orden
descendente por numero de movimientos.
Familia de
Productos
# Movimientos
%
Movimientos
Cantidad
% Cantidad
Total
Σ
100%
Σ
100%
e) Totaliza el numero de movimientos y las cantidad de unidades.
f) Se halla el Porcentaje de movimientos para cada familia de productos al igual
que el porcentaje de cantidad de unidades.
57
g) Se clasifican según el siguiente criterio:
Clasificación
A
B
C
% Movimientos
70-80
15-20
5-10
% Cantidad
15-20
30-40
50-70
La clasificación ABC es la guía para la prioridad necesaria de control de los
artículos del inventario, al igual se utiliza para determinar los niveles de prioridad
en el servicio a clientes.
58
9. DISEÑOS PROPUESTOS
Con base al mapa de procesos, identificado en el proceso actual, y a los puntos
críticos de éste, se diseñaron los siguientes procesos:
9.1. PROCESOS DE ENTRADA
9.1.1.
Proceso de Recepción con Orden de Compra
Se aplica para todos los procesos de entrada en los que se generan una Orden de
Compra, siendo indiferente el almacén donde se realice el proceso:
•
•
•
Recepción de materia prima y material de empaque nacional e importado.
Recepción de producto terminado importado.
Recepción de material POP y promocional nacional e importado.
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El almacén debe conocer anticipadamente la información correspondiente a
las entregas enviadas por los respectivos proveedores. Por lo tanto, de esta
forma no habrá verificación telefónica o manual sobre la orden de compra.
Esto se realizará a través de la terminal portátil, en donde al ingresar la fecha,
se genera una lista con las entregas pendientes de ese día.
La información que aparecerá en la pantalla de la terminal portátil será:
• Fecha de entrega.
• Proveedor.
• Número de Orden.
• IDH29.
• Referencia.
• Número de unidades y de cajas ó unidad de embalaje.
b) De acuerdo con la información anterior, el operario debe alistar las estibas que
va a utilizar para recibir la entrega.
c) El sistema asigna la posición de ubicación para cada estiba.
d) El operario del almacén imprime los estiquers con el EAN 128 para cada
estiba. El EAN 128 debe designarse con la fecha de recepción y el IDH del
producto.
29
Número de referencia del producto.
59
e) El transportista llega con la mercancía al respectivo almacén y hace entrega de
la documentación (remisión o lista de empaque para productos importados). En
dicha documentación deben estar claros los siguientes datos:
• Orden de Compra.
• IDH.
• Cantidad en Cajas y en Unidades.
• Código del proveedor.
f) Se descargan los materiales o Productos del Camión. Si éstos vienen
paletizados y estibados se descargan por medio de un montacargas. De lo
contrario, se ubicará una banda transportadora.
g) Cada almacén recibe físicamente los materiales o productos en la zona de
recepción. Se procede a verificar el contenido y el EAN 13 y/o 14.
La verificación del contenido de cada una de las unidades de embalaje se
realizara de la siguiente forma:
• Materias primas y materiales de empaque: Se pesa cada unidad de
embalaje en una báscula, la cual será conectada al sistema. Ésta, contiene
los parámetros de aceptación (peso de cada unidad de embalaje), y si
cumple con las especificaciones, se aprueba el ingreso al almacén.
• Producto terminado importado: Se despaletiza y procede a verificar que las
unidades de embalaje correspondan con el documento. Si la unidad de
embalaje tiene una cinta de sellado diferente a la del proveedor (síntoma de
saqueo), se verifica las unidades contenidas dentro de ésta.
• Material POP y promocional. Si el material entregado es zpro30, se
verificará la cantidad de cada unidad de embalaje.
h) El operario encargado de la recepción de cada almacén digita en la terminal
portátil el número de orden de compra correspondiente y verifica que las
cantidad de unidades de embalaje corresponda a ésta, haciendo lectura óptica
a cada una.
i) Se ubican los materiales o productos en estibas según el estándar de cada
unidad de embalaje (número de planchas por estiba).
j) El ingreso y actualización del inventario al sistema es aceptado, si las unidades
corresponden a la cantidad y referencia ó por validación de políticas de compra
previamente definidas (de aceptar cantidades inferiores o superiores a las
registradas en el sistema).
30
Tipo de material POP, caracterizado por su alto costo.
60
Subproceso Ubicación
k) El operario consulta en la terminal portátil la posición correspondiente a cada
estiba, haciendo lectura óptica del EAN 128 de ésta.
l) Por medio del montacargas es transportada y ubicada la estiba en la posición
asignada.
m) Se confirma en el sistema que la estiba ya está ubicada en su respectiva
posición, haciendo lectura óptica al código de barras EAN 128 del rack
correspondiente.
Diagrama de Flujo
Proveedor
Suministros
Sistema
Almacén
Inicio
Ingresa y
actualiza en el
sistema la
información de
entregas de
proveedores
Genera lista de
recepciones del día
en la terminal
portátil
Asigna
Posición de
Ubicación
Alistan estibas
Imprimen estiquer
EAN 128
Llega y entrega
la respectiva
documentación
Descargan
Materiales y/o
Productos
Subproceso de
Verificación
Verifica que lo
escaneado
corresponda a
la orden de
compra y a las
políticas
definidas
61
Digita en la terminal
portátil el número de la
orden de compra y
escanea cada unidad
de embalaje
Sistema
Almacén
No
OK
Si
Devuelve al proveedor nacional (según políticas
establecidas por suministros)
Estiban las unidades de embalaje según
estándar (planchas / estiba)
Actualiza el inventario en el
sistema
Pega estiquer EAN 128 y cuarentena
Consulta la posición asignada para la estiba en
la terminal portátil (escaneando EAN 128)
Confirma que la estiba ya
está en la posición asignada,
escaneando la etiqueta EAN
128 del rack
Transporta y ubica la estiba en la posición
asignada
Fin
Subproceso
Materiales
Producto Terminado
Importado
Material POP y
Promocional
Inicio
Inicio
Inicio
Pesaje de cada unidad
logística
Sistema verifica si el peso de
ésta corresponde a los
parámetros de aceptación
Despaletiza
Material Zpro
Verifica que la cantidad
corresponda a la del
documento
OK
No
Si
Verifica cantidad de cada
unidad de embalaje
Fin
62
Subproceso Verificación
Producto Terminado Importado
Materiales
Si
Aprueba ingreso al
Almacén
Síntomas de saqueo en una unidad de
embalaje
OK
No
Verifica que cada
unidad de
embalaje tenga el
estiquer EAN 14
Si
Rechaza
ingreso al
Almacén
OK
No
Verifica que cada unidad
de embalaje tenga el
estiquer EAN 14
Si
OK
Verifica el contenido
dentro de cada unidad
de embalaje
Fin
No
Imprime EAN 14
OK
Fin
Imprime EAN 14
9.1.2.
Proceso de Recepción de Materiales Devueltos de Planta
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) Producción, registra los materiales al devolver la respectiva orden del mismo
departamento.
La devolución de saldos se registrará con los siguientes campos:
• Referencia del material (IDH y descripción).
• Cantidad de unidades y / o cajas completas.
• Unidad de medición.
• Código de la devolución (262).
• Número de análisis.
El sistema asignará la ubicación (pasillo, módulo, nivel, izquierda / derecha), en
donde se reubicará el material devuelto. Esto, lo hará relacionando el número
de análisis y ubicándolo en la ubicación de donde se sacó.
En el caso que no haya una estiba con el mismo número de análisis, el
sistema asignará la posición de ubicación para saldos.
63
b) Producción, identificará las cajas del material devuelto con el código de barras
EAN 14 correspondiente y una etiqueta donde identifique los siguientes datos:
• IDH.
• Número de análisis.
• Fecha de ingreso al almacén.
• Cantidad de unidades en la caja.
Si la caja es la misma con la que se entregó el material a planta, solo es
necesario que se identifique con el número de unidades que contiene ésta y el
número de análisis, si no lo tiene.
c) Producción, hace entrega física del material devuelto al almacén.
d) El operario del almacén digita en la terminal portátil el número de la orden de
producción correspondiente al material devuelto.
e) El operario del almacén hace lectura óptica con la terminal portátil y el código
de barras EAN 14 de las cajas y digita el número de unidades que contiene
cada una. El sistema valida, si las unidades leídas corresponden con lo
ingresado por producción.
Subproceso de Ubicación
f) En la terminal portátil aparece la posición de ubicación asignada a cada una de
las cajas.
g) El material es transportado y ubicado en la posición asignada.
h) El operario lee el EAN 128 de la posición, confirmando la ubicación de la caja
en el rack e ingresando las unidades al inventario.
Diagrama de Flujo
Producción
Sistema
Inicio
Ingresa al sistema las unidades y referencias de los materiales
a devolver, correspondientes a cada orden de Producción,
colocando el código de devolución (262)
Identifica cada una de las cajas a devolver con el EAN 14 y una
etiqueta que contenga el IDH, cantidad de unidades, y número
de análisis
64
Asigna la posición de
ubicación de cada material a
devolver, relacionando el
número de análisis
Producción
Sistema
Almacén
Digita en la terminal portátil el número de
orden de producción a la que
corresponde la devolución
Entrega física del
material devuelto.
Valida las unidades
escaneadas que
corresponden a la orden
de producción
Escanea el EAN 14 de cada una de las
cajas y digita el número de unidades que
contiene cada una.
Traslada y ubica cada unidad de
embalaje en la posición de
ubicación que aparece en la
terminal portátil
Ingresa el material
devuelto
Escanea el EAN 128 del rack,
confirmando que el material
devuelto ya se encuentra ubicado
FIN
9.1.3.
Proceso de Recepción de Producto Terminado de Planta
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El Departamento de Producción entregará el programa de producción semanal
especificando referencias, cantidad de cajas y unidades. De esta forma, el
almacén de producto terminado sabrá cuántas ubicaciones y estibas alistará
diariamente.
b) El sistema asigna la posición de ubicación de cada estiba.
c) La Planta, envía los productos terminados embalados en cajas corrugadas con
el estiquer de código de barras EAN 14 y debidamente selladas por medio de
la banda transportadora, que está entre la planta de producción y el área de
recepción del almacén de producto terminado.
En el momento de colocar las cajas en la banda transportadora, se debe tener
en cuenta: La cara donde está adherido el estiquer de código de barras, debe
coincidir con el lado de la banda donde se ubica el lector del escáner.
65
La última caja de cada lote (fin de lote), se le debe colocar un estiquer de color
azul en la tapa superior de ésta. Si esta caja de fin de lote no contiene todas
las unidades completas, no se le colocará el estiquer del EAN 14 y se
relacionarán el número de unidades sueltas que contenga ésta en el estiquer
azul.
d) El lector óptico registra las unidades de embalaje completas que van por la
banda transportadora. Sin embargo, la caja de fin de lote no será registrada por
el escáner si ésta contiene cantidades diferentes a la unidad de embalaje
completa.
El sistema relaciona cada una de las cajas leídas y son ingresadas por el
escáner (lector óptico), a su respectiva orden de producción.
Los campos que debe relacionar son:
• Referencia (IDH, nombre del producto).
• Cantidades ingresadas.
e) El encargado de la recepción, estiba las unidades de embalaje por referencia y
número de lote.
Esta clasificación de las referencias se realizará para el manejo de WM,
inventario FIFO y para la trazabilidad de productos.
f) El encargado de la recepción identifica el final de cada lote con el estiquer azul
en la unidad de embalaje. Estas unidades se ingresarán individualmente con
su código EAN 13, si esta caja no corresponde a la unidad de embalaje
completa.
El sistema identificará el final de cada lote según la orden de producción,
dando por terminado la recepción de esa referencia de acuerdo con las
tolerancias establecidas.
g) La verificación del contenido de cada unidad de embalaje se hará tomando una
muestra de cada lote por referencia, teniendo en cuenta si éstas vienen
completas y en buen estado. No obstante, esta labor será realizada por una
persona asignada por el Departamento de Producción.
h) El operario del almacén imprime los estiquers con el EAN 128 para cada estiba
y los pega en éstas. El EAN 128 debe designarse con la fecha de recepción y
el IDH del producto.
Subproceso de Ubicación
i) El operario consulta en la terminal portátil la posición correspondiente a cada
estiba, haciendo lectura óptica del EAN 128 de ésta.
66
j) Por medio del montacargas es transportada y ubicada la estiba en la posición
asignada.
k) Se confirma en el sistema que la estiba ya está ubicada en su respectiva
posición, haciendo de ésta lectura óptica al código de barras EAN 128 del rack
correspondiente.
Diagrama de Flujo
Planta
Sistema
Almacén
Inicio
Entrega del plan de
producción
Alista estibas
Envía cajas con EAN 14,
selladas y con el estiquer
en dirección hacia el lector
óptico
Asigna Posición de
Ubicación
Coloca el estiquer azul en
la última unidad de
embalaje de cada lote, con
el número de unidades de
saldo
Lector óptico registra
cada unidad de embalaje
completa que va por la
banda transportadora
Relaciona las cajas
leídas con su
respectiva orden de
producción
Estiba las unidades de
embalaje por referencia y
número de lote
Identifica el final de cada lote
con el estiquer azul. Ingresa
unidades individualmente
haciendo lectura al EAN 13
Identifica el final de cada
lote
Verificación de las unidades
de embalaje
Actualiza el inventario en
el sistema
Imprimen y pega el estiquer
EAN 128 a cada estiba
67
Consulta la posición
asignada para la estiba en la
terminal portátil (escaneando
EAN 128)
Sistema
Almacén
Confirma que la estiba ya esta
en la posición asignada
escaneando la etiqueta EAN
128 del rack
Transporta y Ubica la estiba en
la posición asignada
Fin
9.1.4.
Proceso de Recepción de Productos Maquilados
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El almacén de Producto Terminado debe conocer con un día de anterioridad la
información correspondiente a las entregas provenientes de empresas
maquiladoras. Esto se hará generando un reporte en SAP, el cual contenga:
• Fecha y hora de entrega.
• Proveedor (con su código).
• Número de Transferencia.
• IDH.
• Número de unidades y número de cajas.
Esta información será ingresada a SAP por el área de Supply. Este proceso se
maneja como una transferencia de inventarios.
b) De acuerdo a la información anterior el operario debe alistar las estibas que va
a utilizar para recibir la entrega.
c) El sistema asigna la posición de ubicación de cada estiba.
d) Si el proveedor de la maquila realiza el proceso fuera de las instalaciones de
Henkel Colombiana S.A., éste envía los productos maquilados de acuerdo al
día establecido en el sistema.
e) El encargado de entregar la mercancía (transportista o operador de maquilas
dentro de las instalaciones de Henkel Colombiana S.A.), hace entrega de la
remisión al operario en el almacén de producto terminado en el momento de
recibir la mercancía. Esta remisión debe especificar los siguientes datos:
•
•
Número de Transferencia.
Código del Proveedor.
68
•
•
•
IDH.
Cantidad en Cajas y en unidades.
Número de lote.
f) Se descargan los productos maquilados. Si el material viene paletizado y
estibado, se descarga por medio de un montacargas (aguilón) o mesa
elevadora, de lo contrario se ubicará una banda transportadora.
g) El almacén recibe físicamente los productos maquilados en la zona de
recepción. Se procede a verificar el contenido y el código de barras EAN 14
en cada unidad de embalaje.
Dicha verificación se puede omitir certificando entregas.
Si no hay entrega, se certifica y se procede a pesar de cada unidad de
embalaje para verificar su contenido.
h) Por medio de la terminal portátil, el operario del almacén de Producto
Terminado verifica que la cantidad corresponda a las unidades de embalaje
recibidas de acuerdo a lo descrito en la transferencia, haciendo lectura óptica a
cada unidad de embalaje.
i) Se ubican los materiales en estibas de acuerdo a un estándar de estibado.
j) El ingreso y actualización del inventario al sistema es aceptado si las unidades
corresponden a la cantidad y referencia.
k) El operario del almacén imprime los estiquers con el EAN 128 para cada estiba
y los pega en éstas. El EAN 128 debe designarse con la fecha de fabricación
y el IDH del producto.
l) Se pega el estiquer correspondiente a cuarentena por estiba a ubicar.
Subproceso de Ubicación
m) El operario consulta en la terminal portátil la posición correspondiente a cada
estiba, haciendo lectura óptica del EAN 128 de esta misma.
n) Por medio del montacargas es transportada y ubicada la estiba en la posición
asignada.
o) Se confirma en el sistema que la estiba ya está ubicada en su respectiva
posición, haciendo lectura óptica al código de barras EAN 128 del rack
correspondiente.
69
Diagrama de Flujo
Supply
Proveedor
Sistema
Almacén
Inicio
Genera información sobre
recepciones de productos
maquilados
Ingresa en el
sistema la
información del
proceso de
maquilas como
transferencias de
inventarios
Asigna Posición de
Ubicación
Llega y entrega la
respectiva
documentación
Alistan estibas
Imprimen estiquer EAN 128
Descargan
Productos
Maquilados
Verificación del
contenido y del EAN 14
Verifica que lo
escaneado
corresponda a la
transferencia
No
OK
Ingresa en la terminal
portátil el número de
transferencia y escanea
cada unidad de embalaje
Devuelve a la maquiladora
los productos según las
políticas
Si
Ingresa y actualiza el
inventario en el sistema
Estiban las unidades de
embalaje según
estándar
Pega estiquer EAN 128
y cuarentena
Consulta la posición
asignada para la estiba
en el sistema
Confirma que la estiba
ya está en la posición
asignada
Fin
70
Transporta y ubica la
estiba en la posición
asignada
9.1.5.
Proceso de Recepción de Devoluciones
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El vendedor, en el momento de aceptar la devolución, debe diligenciar el
formato de devoluciones, con las referencias y cantidades a devolver. Éste
debe sellar las cajas en las que se embalan dichos productos con la cinta de
seguridad de devoluciones. Además, el vendedor informará al departamento
de Servicio al Cliente sobre las devoluciones enviadas, para que éste alimente
el sistema.
b) El almacén de devoluciones debe conocer con anterioridad la información
correspondiente a cada una de éstas. Esto se hace por medio de un reporte o
formato generado por el departamento de Servicio al Cliente.
Este reporte debe contener los siguientes campos:
• Fecha de devolución.
• Cliente (Código y Nombre).
• Referencia de los productos (IDH y Descripción).
• Cantidad de unidades.
Esta información será ingresada por el departamento de Servicio al Cliente,
según el formato de devoluciones diligenciado por el vendedor en el momento
de aceptar dicha devolución.
c) De acuerdo a la información anterior el operario debe alistar las estibas que va
a utilizar para recibir la entrega.
d) El transportador llega y hace entrega de los documentos al almacén de
devoluciones.
Los documentos a entregar son:
• Remisión.
• Copia del formato de devoluciones.
e) Se descargan las cajas del camión por medio de una banda transportadora.
f) El almacén recibe físicamente los productos devueltos en la zona de recepción.
Además, se procede a verificar que todas las cajas estén selladas con la cinta
de seguridad de devoluciones. Ésta certifica que el contenido corresponde a lo
diligenciado en el formato de devolución. Sin embargo, si se comprueba que se
intentó abrir la caja (síntomas de saqueo), se procede a verificar el contenido
de ésta.
g) Se transportan las cajas al área de clasificación, donde son abiertas y se
realiza lectura óptica al EAN 13 de cada uno de los productos contenidos en
71
ésta. No obstante, al tiempo, éstos se van clasificando en la terminal portátil,
digitando el número de clasificación de la siguiente forma:
• 1 para Libre utilización.
• 2 para Reacondicionamiento.
• 3 para Obsoletos.
• 4 para Destrucción.
El operario encargado de la clasificación también deberá ingresar en la
terminal portátil del número de la devolución para que el sistema lo relacione
con lo leído.
h) Se ingresa y se actualiza el inventario en el sistema, si los productos devueltos
corresponden en unidades y referencias a lo ingresado por Servicio al Cliente.
Sin embargo, en el caso contrario, se informa a la administración de ventas y al
departamento de servicio al Cliente para que tomen las medidas pertinentes.
i) Se agrupan los productos según la clasificación, y el sistema asigna la
ubicación a cada grupo.
Subproceso de Ubicación
j) El operario consulta en la terminal portátil la posición correspondiente a cada
grupo de clasificación.
k) Son transportados y ubicados los productos en la posición asignada.
l) Se confirma en el sistema que los productos ya están ubicados en su
respectiva posición haciendo lectura óptica al código de barras EAN 128 del
rack correspondiente.
Diagrama de Flujo
Vendedor
Servicio al Cliente
Almacén
Inicio
Diligencia formato de Devoluciones
Sella las cajas con la cinta de
devoluciones
Informa a Servicio al cliente acerca
de la devolución
Ingresa información en
la interfase de
devoluciones
72
Genera lista de
recepciones del día en la
terminal portátil
Transportista
Sistema
Almacén
Llega y entrega la
respectiva documentación
Alistan estibas
Verificación de cantidad de
unidades de embalaje
Descargan Productos
Síntomas de saqueo
No
OK
Si
Verifica el contenido de la
unidad de embalaje
Digita en la terminal portátil el
número de la devolución y
escanea cada unidad de
embalaje
Verifica que lo
escaneado
corresponda a la
devolución reportada
por servicio al cliente
No
OK
Clasifica en: libre utilización,
reacondicionamiento,
obsoletos y destrucción
Informa a Administración de
Ventas y Servicio al Cliente
Si
Actualiza el inventario
en el sistema
Asigna Ubicación según
su Clasificación
Consulta la posición asignada
para la estiba en la terminal
portátil
Confirma que los
productos ya están en la
posición asignada,
escaneando la etiqueta
EAN 128 del rack
Transporta y ubica los
productos en la posición
asignada
Fin
73
9.2. PROCESOS DE SALIDA
9.2.1.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Ordenes de Producción
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) Las ordenes de producción se generaran el día anterior por parte del
departamento de Producción, para que al día siguiente los operarios
encargados del alistamiento consulten en la terminal portátil la lista de las
ordenes de producción a entregar durante el día, las cuales estarán
descendentemente de acuerdo a la prioridad establecida.
La orden de producción deberá contener los siguientes campos:
• Número de orden de producción.
• Fecha de entrega de los materiales a planta.
• Prioridad.
• Referencia del material (IDH y descripción).
• Cantidad de unidades y cajas completas.
• Unidad de medición.
• Posición de ubicación (pasillo, módulo, nivel, izquierda y derecha).
El departamento de Producción al generar la orden de producción debe definir
la prioridad de ésta, asignándole un número que reflejará la hora en la que se
necesitan los materiales. Ejemplo: La producción necesita los materiales de
cierta orden de producción a las 9:30 a.m. A ésta, se le asignará de prioridad
0930.
b) Cada operario digita en la terminal portátil su respectivo código para ingresar
en el sistema. En la pantalla de éste, le aparece la lista con las ordenes de
producción que debe alistar durante el día. Estas ordenes aparecen en orden
descendente.
c) El operario selecciona en el respectivo orden las ordenes de producción a
alistar. Éste visualiza en la pantalla los materiales de cada orden. No obstante,
a cada operario se le asignaran los pasillos que tendrá a cargo para el
alistamiento. Éstos deben quedar registrados en el sistema con el fin de que
solo le aparezcan los materiales correspondientes a los pasillos asignados.
Además, los materiales que componen la orden de producción deben aparecer
en la pantalla de la terminal portátil por orden de posición de ubicación, con el
objetivo de disminuir los tiempos de desplazamiento.
En cada orden de producción, debe aparecer al lado del material, la posición
de ubicación de donde el operario debe tomar éste; esta posición la asignara el
sistema según FEFO para pigmentos y FIFO para los demás materiales.
74
d) El operario ubica la posición de cada uno de los materiales y procede a hacer
el respectivo alistamiento.
e) En el momento que se estiba el material por unidades o por caja completa, el
operario descarga el material del inventario haciendo lectura óptica según los
siguientes casos:
• Unidades completas: Se escanea el EAN 14 de cada una de las unidades
de embalaje a descargar.
• Unidades sueltas: Se escanea el EAN 14 para identificar qué material es
el seleccionado y digita el número de unidades tomadas. Además, debe
existir una opción que señale que no es una unidad de embalaje completa.
Por otra parte, el operario debe tener en cuenta los pesos de los materiales al
estibar, cumpliendo con la premisa de dejar los más pesados en las primeras
planchas de la estiba.
f) El Operario confirma la salida del material del inventario, haciendo lectura
óptica al EAN 128 del rack donde estaba ubicado.
g) El operario pega un estiquer de color azul por estiba, con el número de la
orden de producción del material estibado.
h) El operario procede a trasladar los materiales alistados a la zona de despacho
a planta.
i) El operario de planta recoge la estiba presentando la orden de producción al
ingresar a la planta, según el número correspondiente.
j) La orden de producción física debe ser verificada en referencias y cantidades.
Esta debe ser firmada por el operario del almacén y por el de planta.
Diagrama de flujo
Producción
Sistema
Almacén
Inicio
Genera Orden de
Producción
Asigna prioridad de
acuerdo a la hora que
requieran el material
Asigna a cada
material la posición
de donde se va a
descargar éste,
cumpliendo con
FIFO y FEFO
75
Cada operario tiene asignados un
número de pasillos para el
alistamiento de los materiales,
esto se registrará en el sistema
Producción
Sistema
Almacén
El operario abre en su terminal portátil la orden de
producción que le corresponde alistar (Según
asignación de pasillos) y visualiza los materiales
con su respectiva posición de ubicación.
El operario se dirige hasta la posición y estiba los
materiales.
Unidades de embalaje completas?
No
O
K
Si
Señala en la terminal portátil que
son unidades sueltas, se escanea
EAN 14 y digita el número de
unidades.
S el EAN 14 de cada una de las cajas
Escanea
o unidad de embalaje.
Descarga el
inventario del
sistema
Escanea el EAN 128 del rack donde estaba
ubicado el material
El operario coloca un estiquer azul por estiba y
escribe en éste el número de la orden de
producción
Presenta la orden de
Producción
Traslada la estiba a la zona de entrega a planta
Verifica que lo
estibado
corresponda a la
orden de Producción
Firma la Orden de
Producción,
aceptando lo
recibido
Firma la orden de producción, aceptando la
entrega
FIN
76
9.2.2.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Adiciones de Ordenes de
Producción
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El departamento de Producción ingresa las adiciones que se requieren hacer a
la orden dela producción respectiva.
Las adiciones se ingresarán con los siguientes campos:
• Referencia del material (IDH y descripción).
• Cantidad en unidades y cajas completas.
• Unidades de medición.
• Ubicación (pasillo, módulo, nivel, izquierda / derecha).
• Código de adición (261).
El sistema asignará la prioridad relacionando el número 261, el cual identifica
que dicha orden de producción tiene una adición para alistar con prioridad
principal.
En el momento que el sistema identifique el numeral 261, como prioridad de
adición, el operario podrá mirar en su terminal portátil la orden de producción
como una adición.
b) Cada operario abre la orden de producción asignada para que en la terminal
portátil se visualice las adiciones de los materiales a alistar.
Los materiales que componen la adición de la orden de producción deben
tener la premisa de aparecer en el sistema de acuerdo a la distribución del
Almacén, con el objetivo de disminuir los tiempos de movimiento. Estos
aparecerán por pasillos del más lejano al más cercano del punto de entrega a
planta.
En cada orden de producción debe aparecer al lado del material, la posición de
ubicación de donde el operario debe tomar éste. Esta posición la asignará el
sistema según FEFO para pigmentos y FIFO para los demás materiales.
c) El operario ubica la posición de cada uno de los materiales y procede a hacer
el respectivo alistamiento.
d) En el momento que se estiba el material por unidades o por caja completa, el
operario descarga el material del inventario haciendo lectura óptica según los
siguientes casos:
• Unidades completas: Se escanea el EAN 14 de cada una de las unidades
de embalaje a descargar.
77
•
Unidades sueltas: Se escanea el EAN 14 para identificar que material es
el seleccionado, y digita el número de unidades tomadas. Sin embargo,
debe existir una opción que señale que no es una unidad de embalaje
completa.
Por otra parte, el operario debe tener en cuenta los pesos de los materiales
al estibar, cumpliendo con la premisa de dejar los más pesados en las
primeras planchas de la estiba.
e) El operario confirma la salida del material del inventario, haciendo lectura
óptica al EAN 128 del rack donde estaba ubicado.
f) El operario pega un estiquer de color amarillo por estiba, el cual identifica a
ésta misma como una adición. Este estiquer tiene el número de la orden de
producción de la adición estibada.
g) El operario procede a trasladar los materiales alistados a la zona de despacho
a planta .
h) El operario de planta identifica el estiquer amarillo de la adición, recoge la
estiba y la traslada a planta.
Diagrama de Flujo
Producción
Sistema
Almacén
Inicio
Ingresa al sistema las
unidades y referencias
adicionales que
requieren en la orden de
Producción, colocando
el código de adiciones
(261), estas tienen
prioridad de adición
Asigna a cada
material la posición
de donde se va a
descargar éste,
cumpliendo con
FIFO y FEFO
El operario abre en su terminal
portátil la orden de producción que le
corresponde, y visualiza los
materiales con su respectiva posición
de ubicación.
El operario se dirige hasta la posición
y estiba los materiales.
Unidades de embalaje completas?
No
OK
Si
78
Señala en la terminal
portátil que son unidades
sueltas, se escanea EAN
14 y digita el número de
unidades.
Producción
Almacén
Escanea el EAN 14 de cada una de las
cajas o unidad de embalaje.
Descarga el inventario del
sistema
Escanea el EAN 128 del rack donde estaba
ubicado el material
El operario coloca un estiquer amarillo por
estiba y escribe en éste el número de la
orden de producción a la que corresponde
la adición
Verifica que lo estibado
corresponda a la adición de la
orden de Producción
Traslada la estiba a la zona de entrega a
planta
Traslada estiba a planta
FIN
9.2.3.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Materiales y Productos
Obsoletos de baja Rotación o sin Aprobación de Calidad
Se aplica a los procesos en donde el material sale del almacén, ya sea por
obsolescencia o por baja rotación, ó por que no fueron aprobados por el
Departamento de Calidad, donde estos materiales y productos son vendidos,
destruidos o devueltos a proveedores.
Este proceso se aplica para ambos almacenes.
Por otra parte, el proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El Departamento de Operaciones entregará el listado de materiales obsoletos
o de baja rotación. No obstante, la Administración de ventas hará lo mismo
con los productos terminados.
Si el material no fue aprobado por el departamento de Calidad, éste avisará al
departamento de Compras y Suministros, enviando la lista de materiales. La
causa de su rechazo, compras y suministros, ingresará en el sistema, donde
materiales o productos importados fueron rechazados. No obstante, se le
avisará a los proveedores. Sin embargo, si el producto no puede ser devuelto
al proveedor por seguridad de la marca, éste será destruido.
b) Los materiales seleccionados para la venta serán aquellos que no tengan
ninguna marca o logotipo de Henkel Colombiana S.A. El almacén de
79
materiales definirá la oferta más adecuada para la venta de éstos, con la
aprobación del Director de Operaciones. Esta oferta debe ser validada por
Contraloría. No obstante, los materiales y productos que no estén dispuestos a
la venta, no se devuelven a los proveedores, se destruirán. El departamento de
SHE31 seleccionará la empresa encargada de hacer dicha destrucción.
c) En el almacén se ingresará al sistema el movimiento de estos materiales,
registrando los siguientes campos:
• Tipo de movimiento (venta de materiales, destrucción o devolución).
• Número de movimiento.
• Referencia del material (IDH y descripción).
• Cantidad de cajas o unidades de embalaje.
• Ubicación (pasillo, módulo, nivel, izquierda / derecha).
d) En la terminal portátil del operario asignado para este tipo de alistamiento,
identificará los movimientos del inventario que correspondan a materiales
para la venta, destrucción o devolución a proveedores.
e) El operario consultará los materiales de dicho movimiento, señalando y
entrando a éste.
A cada operario se le asignaran los pasillos que tendrá a cargo para el
alistamiento. Éstos deben quedar registrados en el sistema, con el fin de
aparecer solo los materiales correspondientes a los pasillos asignados.
f) El operario ubica la posición de cada uno de los materiales y procede a
alistarlos.
Los materiales y/o productos que componen este movimiento deben aparecer
en la pantalla de la terminal portátil por orden de ubicación, con el objetivo de
disminuir los tiempos de desplazamiento.
Por otra parte, al lado del material debe aparecer la posición de ubicación de
donde el operario debe tomar éste.
g) En el momento que se estiba el material, el operario descarga el inventario del
sistema haciendo lectura óptica al código de barras EAN 14 de cada una de las
unidades de embalaje a alistar.
El operario debe tener en cuenta los pesos de los materiales al estibar,
cumpliendo con la premisa de dejar los más pesados en las primeras planchas
de la estiba.
31
SHE (Safety, Health and Enviroment): Departamento encargado de la protección del medio ambiente y
seguridad industrial.
80
h) El Operario confirma la salida del material del inventario, haciendo lectura
óptica al EAN 128 del rack donde estaba ubicado.
i) Se imprime y se pega un estiquer con el código de barras EAN 128, que
identifica la estiba con los datos del comprador (si es para la venta) o los del
proveedor (si es material o producto devuelto), el EAN 128 debe designarse
con en número del movimiento.
Esta etiqueta debe contener la siguiente información:
• Tipo de movimiento.
• Nombre y código del cliente o proveedor.
• Ciudad y dirección de envío.
• Código de barras EAN 128.
En caso que la estiba sea para destrucción, el EAN 128 se designará con el
número del movimiento y los datos de la empresa encargada de la destrucción.
j) El operario ubica la estiba en la zona para despachos a proveedores o a
compradores.
k) El transportador llega a la zona de embarque y se le entrega la respectiva
documentación.
l) El operario encargado del despacho carga en el camión cada una de las cajas
de los pedidos, por medio de una banda transportadora o montacargas.
En el momento de cargar el camión se hace la lectura óptica al EAN 128 de la
estiba, para confirmar la salida de los materiales del almacén.
Diagrama de Flujo
Otros Departamentos
Almacén
Inicio
Departamento de Operaciones genera
lista con materiales obsoletos o de baja
rotación
Material para la venta?
Administración de Ventas genera lista
con productos obsoletos o de baja
rotación
Si
OK
No
Selecciona el Comprador, según la
mejor oferta, avalado por la dirección de
operaciones
Ingresa el movimiento en el sistema
registrando el tipo de movimiento como
venta de materiales.
81
Almacén
Otros Departamentos
Departamento de Calidad no
aprueba una estiba de material o
producto importado
Informa al Departamento de
Compras y Suministros, éstos
ingresan el rechazo en el sistema e
informan a los proveedores
S.H.E. Selecciona la empresa
encargada de la destrucción.
Material o productos para destruir?
Si
No
OK
Ingresa el movimiento en el sistema
registrando el tipo de movimiento como
devolución a proveedores.
Ingresa el movimiento en el sistema registrando el tipo de
movimiento como destrucción de materiales y productos.
Ingresa en el sistema registrando cantidades y referencia.
El operario abre en la terminal portátil la lista de este tipo de
movimientos y visualiza los materiales con su respectiva
posición de ubicación.
El operario se dirige hasta la posición y estiba los
materiales.
Sistema
Descarga el inventario del sistema
Transportista
Llega y se le entrega la respectiva
documentación (facturas, orden de
servicio para la destrucción, formato
de devolución)
Escanea el EAN 14 de cada una de las cajas o unidad de
embalaje.
Escanea el EAN 128 del rack donde estaba ubicado el
material
Imprime y pega un estiquer EAN 128, con la información del
tipo de operación (destrucción, venta o devolución) y los
datos del cliente, proveedor o de la empresa encargada de la
destrucción.
Traslada la estiba a la zona de despacho
Carga el camión por medio de una
banda transportadora o un
montacargas.
FIN
82
9.2.4.
Proceso de Alistamiento y Entrega de Material POP, Pruebas y
Muestras.
Este proceso se aplica para ambos almacenes (materiales y producto terminado).
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) Cada área que solicite material POP, pruebas y muestras deberá ingresar en el
sistema, en la respectiva transacción, para solicitar este tipo de material; y
registrar la cantidad, tipo y referencia del producto.
El sistema asigna la posición de ubicación de donde éste se va a descargar,
cumpliendo con criterios FIFO (primero en entrar, primero en salir), y FEFO
(primero en expirar, primero en salir, para pigmentos).
b) En la terminal portátil del operario asignado para este tipo de alistamiento, le
aparecerán los movimientos pendientes del día que no sean ordenes o
adiciones de producción. Él identificará los movimientos de inventario que
correspondan a la entrega del material POP, pruebas y muestras.
c) El operario consultará los materiales de dicho movimiento, señalando y
entrando a éste.
d) Al abrir la lista le mostrará los materiales POP, pruebas y muestras a alistar y
la posición donde éste se encuentra.
e) El operario ubica la
alistarlos.
posición de cada uno de los materiales y procede a
f) En el momento que se alista el material o producto por unidades ó por caja
completa, el operario descarga el material del inventario haciendo lectura
óptica según los siguientes casos:
• Unidades completas: Se hace lectura óptica al EAN 14 de cada una de las
unidades de embalaje a descargar.
• Unidades sueltas: Si tiene EAN 13 se hace lectura óptica a éste. En caso
contrario, se hace lectura óptica a el EAN 14 para identificar qué material
es el seleccionado y digita el número de unidades tomadas. Sin embargo,
debe existir una opción que señale que no es una unidad de embalaje
completa.
El operario debe tener en cuenta los pesos de los materiales al estibar,
cumpliendo con la premisa de dejar los más pesados en las primeras planchas
de la estiba.
83
g) El Operario confirma la salida del material del inventario, haciendo lectura
óptica al EAN 128 del rack, donde estaba ubicado.
h) El operario pega un estiquer de color amarillo, identificando que ya está listo
para ser entregado, señalando el número del documento asignado a la
transacción.
i) Si el material es para entregar dentro de las instalaciones de Henkel
Colombiana S.A., se informa, en seguida, a la persona que lo requiere. Con el
fin de decirle que ya está listo y que puede pasar a recogerlo.
En caso contrario, se imprime y pega un estiquer EAN 128 con la información
del destino:
• Número del documento asignado.
• Nombre de la persona que recibe el envió.
• Dirección del destino.
j) El operario ubica la estiba en la zona para despachos a proveedores o a
compradores.
k) El transportador llega a la zona de embarque y se le entregan la
documentación de entrega.
l) El operario encargado del despacho, carga en el camión cada una de las cajas
de los pedidos, por medio de una banda transportadora o montacargas.
En el momento de cargar el camión se hace lectura óptica al EAN 128 de la
estiba, para confirmar la salida de los materiales del almacén.
Diagrama de Flujo
Área que Requiere el
Material
Sistema
Almacén
Asigna a cada material
la posición de donde se
va a descargar éste,
cumpliendo con FIFO y
FEFO
El operario asignado para este tipo
de alistamiento, abre en su terminal
portátil la solicitud del material y
visualiza la lista con su respectiva
posición de ubicación.
Inicio
Registra en el sistema
el material y cantidades
que requiere, así como
el área.
El operario se dirige hasta la
posición, y estiba los materiales.
Unidades de embalaje completas?
84
Sistema
Almacén
OK
No
Señala en la terminal portátil que son
unidades sueltas, se escanea EAN 14
y digita el número de unidades.
Si
Escanea el EAN 14 de cada una de las cajas o
unidad de embalaje.
Escanea el EAN 128 del rack donde estaba
ubicado el material
Descarga el inventario del sistema
El operario coloca un estiquer amarillo por estiba
y escribe en este el numero de la transacción
Imprime y pega un estiquer EAN 128 con la
información de destino del material.
Traslada la estiba a la zona de despacho
Área que Requiere el
Material
El material es para entregar dentro de las
instalaciones de Henkel Colombiana S.A.?
Recoge el material y acepta en el sistema
que lo recibió
Informa a la persona que lo
requiere que puede pasar a
recogerlo.
Si
ok
Llega el transportista
Cargan el camión con las cajas de los
pedidos por medio de una banda
transportadora
Entrega al transportista la documentación
Hacen lectura óptica al EAN 128 de la
estiba para confirmar salida del almacén
FIN
85
No
86
9.2.5.
Proceso de Alistamiento y Traslado a Maquiladoras
Este proceso aplica para el alistamiento de materiales y productos que se
entregan a los maquiladores de ambos almacenes.
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El departamento de Suplí, ingresara al sistema los materiales y productos que
se requieren para las maquilas (ensamble de ofertas, llenado, revisión y
reacondicionamiento). Esta operación se registrara como un traslado y se
realizará el día anterior, para que al día siguiente los operarios encargados del
alistamiento consulten en la terminal portátil la lista de los materiales o
productos a entregar a maquiladoras durante el día. Las cuales, estarán
descendentemente, de acuerdo a la prioridad establecida.
Supply deberá ingresar los siguientes campos en el sistema:
• Número del traslado.
• Fecha de entrega de los materiales y/o productos a maquiladoras.
• Referencia del material y/o producto (IDH y descripción).
• Cantidad de unidades y cajas completas.
• Unidad de medición..
• Posición de ubicación (pasillo, módulo, nivel, izquierda y derecha).
b) Cada operario digita en la terminal portátil su respectivo código para ingresar
en el sistema. No obstante, en la pantalla de éste, le aparece la lista con los
alistamientos para ser entregados a maquiladoras que debe tener listos
durante el día. Éstas aparecen en orden descendente, según prioridad dada
por el sistema.
Por otra parte, a cada operario se le asignarán los pasillos que tendrá a cargo
para el alistamiento. Éstos deben quedar registrados en el sistema. Con el fin
de que solo le aparezcan los materiales correspondientes a los pasillos
asignados.
c) El operario selecciona en el respectivo orden los traslados a maquiladoras a
alistar. Él visualiza en la pantalla los materiales y/o productos.
Los materiales y/o productos que componen la entrega a maquiladoras deben
aparecer en la pantalla de la terminal portátil por orden de posición de
ubicación. El objetivo, disminuir los tiempos de desplazamiento.
Al lado del material debe aparecer la posición de ubicación de donde el
operario debe tomar éste. Además, esta posición la asignará el sistema. Según
FEFO para pigmentos y productos importados, y FIFO para los demás
materiales y productos.
87
d) El operario ubica la posición de cada uno de los materiales y productos, y
procede a hacer el respectivo alistamiento.
e) En el momento que se estiba el material por unidades o por caja completa, el
operario descarga el material del inventario haciendo lectura óptica. Según los
siguientes casos:
• Unidades completas: Se realiza lectura óptica al EAN 14 de cada una de las
unidades de embalaje a descargar.
• Unidades sueltas: Se hace lectura óptica al EAN 13 . En el caso en que no
lo tenga, se hace lectura óptica al EAN 14, para identificar qué material es
el seleccionado y digita el número de unidades tomadas. Además, debe
existir una opción que señale que no es una unidad de embalaje completa.
Por otra parte, el operario debe tener en cuenta los pesos de los materiales
al estibar, cumpliendo con la premisa de dejar los más pesados en las
primeras planchas de la estiba.
f) El Operario confirma la salida del material del inventario, haciendo lectura
óptica al EAN 128 del rack donde estaba ubicado.
g) Se imprime el EAN 128 que identifica la caja con los datos de la empresa
maquiladora. El EAN 128 debe designarse con el número de la transferencia.
Esta etiqueta debe contener la siguiente información:
• Nombre y código de la empresa maquiladora.
• Ciudad y dirección de envió (en el caso que la maquiladora trabaje por
fuera de las instalaciones de Henkel Colombiana S.A.).
• Número de cajas a enviar.
• Código de barras EAN 128.
h) La estiba se traslada a la zona de despacho o entrega.
i) Si la maquiladora realiza el trabajo dentro de las instalaciones de Henkel
Colombiana S.A., se le hace entrega formal del material o productos
directamente a éste. Sin embargo, en caso contrario, el transportador llega a la
zona de embarque y se le entregan la documentación del material y la guía de
carga de lo que va a transportar.
j) El operario encargado del despacho, carga en el camión cada una de las cajas
por medio de una banda transportadora.
En el momento en que se pasa la caja a la banda transportadora, se hace
lectura óptica al EAN 128 de ésta. Con el fin, de confirmar la cantidad de cajas
que salen.
88
Diagrama de Flujo
Supply
Sistema
Almacén
Inicio
Ingresa en el sistema
los materiales y
productos que se
requieren para las
respectivas maquilas.
Asigna a cada
material y/o
producto la posición
de ubicación donde
se va a descargar
éste, cumpliendo
con FIFO y FEFO
El operario digita su clave en la
terminal portátil y le aparece la
lista de las entregas a
maquiladoras que le corresponde
alistar. Entra a ésta y visualiza los
materiales con su respectiva
posición de ubicación.
El operario se dirige hasta la
posición, y estiba los materiales y/o
productos.
Unidades de embalaje
completas?
OK
No
Si
Hace lectura óptica
del EAN 13, en
caso que no tenga,
lee el EAN 14, digita
el número de
unidades y señala
las unidades
Escanea el EAN 14 de cada una
de las cajas o unidad de embalaje.
Descarga el inventario
del sistema
Escanea el EAN 128 del rack
donde estaba ubicado el material
Imprime y pega un estiquer con
el EAN 128 que identifica la
estiba con la información de la
maquiladora
Traslada la estiba a la zona de
despacho o entrega.
89
Maquiladora
Transportista
Almacén
Maquilas se realizarán en las
instalaciones de Henkel
Colombiana S.A.?
Hace entrega formal
a la maquiladora,
aceptando en el
sistema, que fue
entregado a éste.
Si
OK
No
Llega el transportista
Almacén le entrega al
transportista la documentación
y la guía de carga
Cargan el camión con
las cajas de los pedidos
por medio de una banda
transportadora
Hacen lectura óptica al EAN 128 de la
estiba, confirmando que el material y/o
producto salió del almacén.
FIN
9.2.6.
Proceso de Alistamiento Facturación y Despacho de Exportaciones.
Este proceso aplica a los procesos de exportación de materiales y productos
terminados.
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) Administración de Ventas, ingresa al sistema los pedidos de los clientes por
fuera del país, en un formato de picking para exportación.
El picking debe contener los siguientes campos, respecto a los intereses del
almacén:
• No de Picking.
• Fecha de despacho.
• Prioridad.
• Referencia (IDH y descripción).
• Cantidad de cajas completas.
• Ubicación (pasillo, módulo, nivel, izquierda / derecha).
90
El sistema consolida los picking, y Administración de Ventas asigna un número
de prioridad de acuerdo al despacho de las exportaciones.
b) Cada operario digita su clave de acceso en la terminal portátil, para que le
aparezca en pantalla los picking que debe alistar.
Por otra parte, a cada operario se le asignará uno o varios pasillos para el
alistamiento. Esto se registrará en el sistema, con el fin de que en la terminal
portátil le aparezcan solo los productos de los pasillos a los que se asignó.
c) El operario selecciona el picking que le corresponde alistar en la terminal
portátil, según prioridades.
d) Los productos que componen el picking debe tener la premisa de aparecer en
el sistema de acuerdo a la distribución del Almacén, con el objetivo de
disminuir los tiempos de desplazamiento. Éstos aparecerán por pasillos, del
más lejano al más cercano al punto de despacho. Además, a lado del producto
a alistar, debe aparecer la posición de ubicación de donde el operario debe
tomar éste. Esta posición la asignará el sistema, según criterio FIFO.
e) El operario ubica la posición de cada uno de los productos y procede a hacer
el respectivo alistamiento.
f) En el momento que se estiban las cajas de productos, el operario descarga
éstas del inventario, haciendo lectura óptica al EAN 14 de cada caja.
El operario debe tener en cuenta los pesos de las cajas productos al estibar
cumpliendo con la premisa de dejar los más pesados en las primeras planchas
de la estiba.
g) El Operario confirma la salida de las cajas de productos del inventario,
haciendo lectura óptica al EAN 128 del rack donde estaba ubicado.
h) Se paletiza los pedidos, según normas internacionales de paletización.
i) Se imprime el EAN 128, que identifica la caja con los datos de la exportación.
El EAN 128, debe designarse con en número de Picking.
Esta etiqueta debe contener la siguiente información:
• Nombre y código del cliente.
• País, ciudad y dirección de envió.
• Número de caja y total de cajas a enviar, Ejemplo: 1/10.
• Código de barras EAN 128.
j) Traslada el palet a la zona de despacho.
k) El sistema relaciona lo alistado con la orden de Picking inicial.
91
l) El encargado de hacer la facturación, entra al sistema e ingresa al picking
digitando el número de éste.
m) Se genera e imprime la factura, 3 copias; 2 para el cliente y una para el
transportista. Se genera e imprime la guía de carga para hacer entrega formal
del pedido al transportista.
Se une con toda la documentación de la exportación.
n) El transportador llega a la zona de embarque y se le entregan el paquete con
toda la documentación de la exportación y la guía de carga.
o) El operario encargado del despacho carga en el camión cada uno de los
palets, por medio de un montacargas.
En el momento en que se carga el camión se hace lectura óptica al EAN 128
de cada palet, para confirmar la cantidad de éstos, que finalmente salen del
almacén de producto terminado.
Diagrama de Flujo
Administración de Ventas
Almacén
Sistema
Inicio
Ingresa en SAP los
pedidos de los clientes
extranjeros en un formato
de picking para exportar
Asigna a cada
referencia la posición
de ubicación donde
se va a descargar
éste, cumpliendo con
FIFO
El operario digita su código en la
terminal portátil y visualiza los
picking que le corresponde alistar
Selecciona un picking de
acuerdo a prioridades y visualiza
las referencias de los productos
a alistar con su respectiva
posición de ubicación.
El operario se dirige hasta la
posición y estiba las cajas de los
productos.
Escanea el EAN 14 de cada una de
las cajas
92
Transportador
Sistema
Almacén
Descarga el inventario
del sistema
Escanea el EAN 128 del rack donde estaba
ubicado el producto alistado
Paletiza
Imprime y pega el EAN 128 para cada
uno de los palets a enviar.
Relaciona lo alistado
con el picking inicial.
Traslada la estiba a zona de despacho
Encargado de facturación entra al
sistema y abre el picking
Genera e imprime facturas y guía
de carga.
Consolida toda la documentación de
la exportación.
Llega el
transportista
Almacén le entrega al transportista
la documentación de la exportación.
Cargan el camión con los palets por
medio de un montacargas.
Hacen lectura óptica al EAN 128 de
cada palet
FIN
9.2.7.
Proceso de Alistamiento, Facturación y Despacho de Pedidos
Nacionales
Hay dos tipos de alistamiento:
•
Alistamiento de cajas completas
93
•
Alistamiento de unidades sueltas (por banda).
9.2.7.1. Proceso de Alistamiento de Cajas Completas
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) Administración de Ventas, ingresa al sistema los pedidos de los clientes el día
anterior, en un formato de picking (SAP), para que al día siguiente los
operarios encargados del alistamiento consulten en la terminal portátil los
picking a alistar. El sistema asignará y distribuirá de acuerdo al número de
operarios con terminales el número total de pedidos, los cuales estarán
ordenados descendentemente de acuerdo a la prioridad.
El picking debe contener los siguientes campos respecto a los intereses del
almacén:
• No de Picking.
• Fecha de despacho.
• Prioridad.
• Referencia (IDH y descripción).
• Cantidad de cajas completas.
• Ubicación (pasillo, módulo, nivel, izquierda / derecha).
El sistema consolida los picking, y la Administración de Ventas asigna un
número de prioridad de acuerdo a las exigencias de entrega de los clientes.
En el sistema se señalará en cada picking, el pedido que está compuesto por
los alistamientos de banda y cajas completas.
b) Cada operario digita su clave de acceso en la terminal portátil para que le
aparezca en pantalla los picking que debe alistar.
Por otra parte, a cada operario se le asignará uno o varios pasillos para el
alistamiento. Ésto se registrará en el sistema, con el fin de que en la terminal
portátil le aparezcan solo los productos de los pasillos a los que se asignó.
c) El operario selecciona el picking que le corresponde alistar en la terminal
portáti,l según prioridades.
d) Los productos que componen el picking debe tener la premisa de aparecer en
el sistema de acuerdo a la distribución del Almacén, con el objetivo de
disminuir los tiempos de desplazamiento. Éstos, aparecerán por pasillos entre
el más lejano al más cercano al punto de despacho.
Por otra parte, al lado del producto a alistar, debe aparecer la posición de
ubicación de donde el operario debe tomar éste. Esta posición la asignará el
sistema, según criterio FIFO.
94
e) El operario ubica la posición de cada uno de los productos y procede a hacer
el respectivo alistamiento.
f) En el momento que se estiban las cajas de productos, el operario descarga
éstas del inventario, haciendo lectura óptica al EAN 14 de cada caja.
El operario debe tener en cuenta los pesos de las cajas de productos al estibar,
cumpliendo con la premisa de dejar los más pesados en las primeras planchas
de la estiba.
g) El Operario confirma la salida de las cajas de productos del inventario,
haciendo lectura óptica al EAN 128 del rack, donde estaba ubicado.
h) Si el pedido está compuesto por ambos alistamientos (unidades sueltas y cajas
completas), el operario pega un estiquer de color verde en la tapa superior de
una de las cajas de la estiba y escribe el número de picking. Sin embargo, se
recomienda pegar el estiquer en una caja visible para que en el momento de
consolidar el pedido, el encargado de la operación identifique con facilidad las
cajas.
Por otra parte, al operario le aparecerá en la terminal portátil, un parámetro
señalando que el picking tiene alistamientos por banda y cajas completas.
i) El operario procede a llevar la estiba al área de unificación de pedidos.
j) Se imprime el EAN 128. El cual, identifica la caja con los datos del cliente. El
EAN 128 debe designarse con el número del Picking.
Ésta etiqueta debe contener la siguiente información:
• Nombre y código del cliente.
• Ciudad y dirección de envió.
• Número de caja y total de cajas a enviar, Ejemplo: 1/10.
• Código de barras EAN 128.
En el momento que se imprime el EAN 128, se pega en la caja donde se van a
reempacar las cajas, se hace lectura del código y el sistema queda abierto
para ingresar la cantidad de cajas y productos que va a contener dicha caja.
Subproceso de Reempaque
k) El operario asignado para el reempaque, por medio de su terminal portátil,
hace ingreso de cada una de las cajas a reempacar, haciendo lectura óptica al
EAN 14 de cada una de éstas.
l) El Operario sella las cajas a enviar y las estiba por pedido.
m) Traslada las estibas a la zona de despacho. En caso que el pedido se
componga solo de cajas completas y que el pedido esté compuesto por
95
alistamientos por banda y cajas completas, se envía a la zona de consolidación
del pedido.
n) En el caso que el pedido esté compuesto únicamente por cajas completas, la
estiba se ubica en la zona correspondiente respecto al destino del pedido. Sin
embargo, la zona de despacho debe estar separada de las demás zonas, por
medio de una reja, para evitar confusiones con el proceso de alistamiento.
Diagrama de Flujo
Administración de
Ventas
Sistema
Almacén
Inicio
Ingresa en SAP los
pedidos de los clientes
Consolida y Asigna Prioridad
a cada uno de los picking
Asigna a cada referencia la
posición de donde se va a
descargar éste, cumpliendo con
FIFO
Asigna la cantidad de picking
que le corresponden a cada uno
de los operarios
El operario digita su código en la
terminal portátil y visualiza los picking
que le corresponde alistar
Selecciona un picking de acuerdo a
prioridades y visualiza las referencias
de los productos a alistar con su
respectiva posición de ubicación.
El operario se dirige hasta la posición
y estiba las cajas de los productos.
Escanea el EAN 14 de cada una de las
cajas
Descarga el inventario del
sistema
Escanea el EAN 128 del rack donde
estaba ubicado el producto alistado
Traslada la estiba a la zona de
reempaque
96
Almacén
Imprime y pega el EAN 128 para cada una de las cajas a enviar.
Reempacan las cajas, haciendo lectura óptica al EAN 14 de éstas
Sella y estiba las cajas a enviar
Picking tiene ambos alistamientos?
OK
Coloca sello verde para consolidación y escribe el número de
picking
Traslada la estiba a la zona de consolidación
Subproceso de Consolidación
Traslada la estiba a zona de despacho
Subproceso de Facturación
Subproceso de Despacho
FIN
9.2.7.2. Proceso de Alistamiento por banda
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) Administración de Ventas, ingresa al sistema los pedidos de los clientes el día
anterior, en un formato de picking (SAP), para que al día siguiente el operario
encargado de imprimir los códigos EAN 128 a primera hora, lo haga teniendo
en cuenta el estándar de cajas, que se le asignarán a cada uno de los
97
pedidos y a las prioridades que el mismo sistema identifique de acuerdo a las
dadas por el departamento.
El picking debe contener los siguientes campos, respecto a los intereses del
almacén:
• No de Picking.
• Fecha de despacho.
• Prioridad.
• Referencia (IDH y descripción).
• Cantidad de cajas completas.
• Ubicación (Surtidora).
Por otra parte, el sistema se encargará de parametrizar los tipos de cajas de
acuerdo al tipo de productos que se embalarán para que en el momento que se
impriman los códigos de barras EAN 128, el sistema indique la cantidad de
estiquer (códigos de barras), que se necesitan de acuerdo a las cajas a utilizar
por cada picking.
El operario encargado de alistar el picking con unidades sueltas, solo le
aparecerá en su terminal, el número del pedido a alistar con las unidades
individuales. Si el pedido contiene unidades sueltas y cajas completas, éstas
le aparecerán al operario encargado de alistar dichas cajas.
b) En el momento que el operario imprima los estiquer con los códigos de barras
EAN 128, alista las cajas correspondientes a éstas.
Este estiquer debe contener la siguiente información:
• Nombre y código del cliente.
• Ciudad y dirección del envío.
• Número de caja y total de cajas a enviar.
• Código de barras EAN 128.
c) Si el pedido está compuesto por alistamientos en banda y cajas completas, el
operario pega un estiquer de color verde en la tapa frontal y escribe el número
de picking.
Se recomienda pegar el estiquer en la parte inferior de la tapa para que en el
momento de consolidar el pedido, el encargado de la operación identifique con
facilidad las cajas.
En el momento en que el operario manda a imprimir el EAN 128, en la pantalla
del computador, le aparecerá un parámetro señalando que el picking tiene
alistamientos por banda y cajas completas.
d) El operario pega cada uno de los estiquers en la tapa lateral de la caja.
teniendo en cuenta el tipo de caja que se necesita para el alistamiento, y la
ubica en la banda transportadora inteligente con el estiquer dirigido al lector
óptico. No obstante, el sistema se encargará de indicar el tipo de caja que se
necesita para cada uno de los estiquers.
98
e) En el momento que la unidad de embalaje (caja) pase por cada una de las
etapas que componen la banda transportadora inteligente, un lector óptico
obtiene la información de los productos que se deben alistar para cada caja en
cada etapa, por medio de la lectura hecha al código de barras EAN 128.
Pegado en la tapa lateral de la caja. Además, dicha información se presentará
en una pantalla ubicada en cada etapa de la surtidora.
f) La banda transportadora inteligente identifica si la caja contiene productos de
cada etapa. Si es así, la desvía a ésta, de lo contrario sigue a la siguiente
etapa.
g) Al entrar una caja a la etapa, el operario encargado del alistamiento, mira en la
pantalla que está ubicada en cada etapa, los productos a alistar (referencia y
cantidad). Después, embala cada uno de éstos haciendo lectura óptica al EAN
13 del producto.
Los campos que deben aparecer en la pantalla son:
• Número del Picking.
• Referencia del producto (IDH y Nombre de la referencia), que corresponda
a la etapa.
• Cantidad.
Al hacer lectura óptica al EAN 13, se descargan los productos del inventario.
Se debe determinar los productos que Irán almacenados en cada etapa para
saber la cantidad que se necesitan para un alistamiento completo.
Por otra parte, se debe ubicar un lector óptico antes de cada etapa de la banda
transportadora inteligente.
En cada etapa de la surtidora debe haber un operario, el cual se encarga de
alistar lo que la pantalla le indique.
h) Al terminar el alistamiento en cada etapa, el operario deja que la caja siga a la
banda transportadora principal para que ésta siga el recorrido.
i) En el momento que cada una de las cajas termina el recorrido de alistamiento
por todas las etapas de la banda transportadora, al final de ésta se ubicará una
encintadora. La cual, se encargará de sellar cada una de las cajas.
j) Se estiban las cajas por número de Picking y por destino.
k) Traslada las estibas a la zona de despacho, la cual está dividida por ciudades
de destino. No obstante, se ubica la estiba en la zona que le corresponde.
La zona debe estar separada de las demás zonas, por medio de una reja para
evitar confusiones con el proceso de alistamiento.
99
Cajas
Banda Transportadora, Principal
Lector Óptico de la banda
principal
Pantalla con
escáner
Estantería Surtidora
Encintadora
Figura 19, Banda Transportadora Inteligente
Diagrama de Flujo
Administración de
Ventas
Sistema
Almacén
Inicio
Ingresa en SAP los
pedidos de los
clientes
Consolida y Asigna
prioridad a cada uno de los
picking
Asigna el tipo y cantidad de
cajas para cada picking
Calcula el número de
estiquers de Códigos EAN
128 que se van a utilizar
por picking
Imprime EAN 128 con la información del
cliente
Alista y pega el estiquer del EAN 128 en
cada caja según asignación del sistema
100
Almacén
Sistema
Picking tiene ambos alistamientos?
Coloca sello verde para consolidación y
escribe el número de picking
OK
Identifica que la caja contiene
productos de la etapa por la
que está pasando
Descarga el producto del
inventario
Coloca la caja en la banda transportadora
El operario surte la caja con los productos que aparecen en la
pantalla, escaneando el EAN 13 de cada producto
Caja termina de pasar por todas las etapas
Al final de la banda, pasa por la encintadora y sella la caja
Estiban las cajas por picking
Caja con sello verde ?
OK
Traslada la estiba a la zona de consolidación
Subproceso de Consolidación
Traslada la estiba a zona de despacho
Subproceso de Facturación
Subproceso de Despacho
FIN
101
9.2.7.3. Subproceso de Consolidación de Pedidos
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) En el momento que el pedido está compuesto por alistamientos en banda y
cajas completas, el encargado de dicha tarea revisa las cajas que tengan un
estiquer de color verde con el mismo número de picking.
b) Dichas cajas las agrupa y las ubica en una estiba.
c) Digita el número del picking en la terminal portátil y revisa que la cantidad de
cajas alistadas por banda y cajas completas correspondan a las que tiene
físicamente. Si no es así, se remite a verificar el trayecto que se recorrió en el
procedimiento de traslado desde el alistamiento
hasta la zona de
consolidación para encontrar la caja faltante. No obstante, el operario se dará
cuenta si existen cajas faltantes en el momento en que compare lo físico con
el sistema.
d) Imprime el picking y hace una firma en señal de estar aceptando las cajas que
resultaron del alistamiento que corresponden a la cantidad emitida por el
sistema.
e) Traslada la estiba a la zona de despacho de acuerdo al destino del pedido.
Diagrama de Flujo
INICIO
Identifica cuáles son las cajas con sello
verde que tienen el mismo número de
picking
Agrupa y ubica las cajas en una estiba
Revisa que lo que aparece en la terminal
portátil corresponda al número de cajas
físicas
Imprime el picking y lo firma en señal de
aceptación
FIN
102
9.2.7.4. Subproceso de Facturación
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
a) El sistema relaciona lo alistado con la orden de Picking inicial.
b) El encargado de hacer la facturación, entra al sistema e ingresa al picking
digitando el número de éste.
c) Se genera e imprime la factura, 3 copias. Dos para el cliente y una para el
transportista.
Se genera y se imprime la guía de carga para hacer entrega formal del pedido
al transportista.
d) Se organizan por cliente y ciudad de destino.
Diagrama de Flujo
INICIO
Sistema relaciona lo alistado con el
picking inicial.
Encargado de facturación entra al
sistema y abre el picking
Genera e imprime 3 copias de la
factura
Genera e imprime la guía de carga
Divide las facturas en ciudades de
destino y por pedidos
FIN
9.2.7.5. Subproceso de Despacho
El proceso diseñado debe cumplir con las siguientes premisas:
103
a) El transportador llega a la zona de embarque ubicada en el almacén de
producto terminado, y se le entregan las facturas y la guía de carga de los
pedidos que va a transportar.
b) El operario encargado del despacho carga en el camión cada una de las cajas
de los pedidos por medio de una banda transportadora.
En el momento en que se pasa la caja a la banda transportadora se hace
lectura óptica al EAN 128 de ésta, para confirmar la cantidad de cajas que
salen del almacén de producto terminado.
El sistema no debe dejar que se duplique la lectura óptica de una misma caja,
para evitar errores en el sistema.
Diagrama de Flujo
INICIO
Llega el transportista
Almacén le entrega al transportista las facturas
y las guías de cargas
Cargan el camión con las cajas de los
pedidos, por medio de una banda
transportadora
Hacen lectura óptica a cada caja ubicada en la
banda transportadora
FIN
104
10. TAREAS Y RECURSOS
10.1. TAREAS
Para cumplir con los objetivos planteados en el momento de implementar los
procesos propuestos, se necesita que las demás áreas realicen las siguientes
tareas:
10.1.1. Almacén de Materiales
a) Establecer estadísticas en el proceso de recepción para determinar el
porcentaje de proveedores que no cumplen con los requerimientos en
documentación, identificación de materiales, unidades de embalaje
y
empaque, entre otros.
b) El almacén de materiales, con la ayuda de diseño de empaque, establecerá
las especificaciones del embalaje y la unidad de empaque para cada
material, para actualizar base de datos y estandarizar la unidad de embalaje,
pesos, medidas, paletizado y cantidades por cajas recibidas.
c) El almacén diseñará un estiquer azul para identificar las estibas por orden
de producción para entregar a planta .
10.1.2. Almacén de Producto Terminado
a) Se diseñará un estiquer azul para el proceso de recepción de productos
terminados de planta. Este estiquer se utilizara en la última caja de cada lote
de producción. Sin embargo, éste debe contener los campos para indicar las
unidades enviadas como saldo, en el fin del lote.
10.1.3. Compras y Suministros
a) Generará un listado con el programa de recepciones detallando:
• Orden de Compra.
• Material o Producto.
• Cantidad.
• Código de Proveedor.
• Unid. de Empaque definido.
• Volumen por recibir
b) Definir días y horarios de entrega para proveedores.
105
c) Establecer políticas de rechazo de entregas sin documentación completa.
d) Informar a proveedores sobre entregas de materiales con documentación
completa que incluya orden de compra, remisión especificada por el IDH,
cantidad total, unidad de embalaje por caja, fecha de fabricación y por
código del proveedor.
e) Informar a los proveedores que a partir del año 2004 todas las unidades de
embalaje deberán llegar el respectivo código de barras EAN-13 y EAN-14.
f) Establecer políticas de rechazo en la entrega si los materiales no llegan
debidamente identificados con EAN-13 y EAN-14.
g) Definir políticas sobre los parámetros en términos de porcentaje de las
cantidades a recibir. Por ejemplo:
• Se deberán recibir cantidades exactas.
• Se podrán recibir el + ó – 10% de la Orden de compra.
• Se devolverá al proveedor los materiales que excedan este porcentaje.
• Se manejarán ó no el número de entregas parciales de acuerdo con la
cantidad pedida en la orden de compra.
• Se recibirá ó no la mercancía averiada por el transportador.
10.1.4. Producción
a) Deberá crear las
almacén.
ordenes
de producción un día
antes de solicitarlas al
b) Debe identificar la última unidad de embalaje de cada lote con un estiquer azul,
colocado en la tapa superior de ésta. De igual manera, debe diligenciarlo con
el número de unidades enviadas como saldo.
c) Debe colocar las unidades de embalaje en la banda transportadora, con el fin
de hacerlas coincidir la cara de la caja, que contiene el código de barras, con la
ubicación del lector óptico.
10.1.5. Supply
a) Ingresar en el sistema toda la información sobre el proceso de las maquilas,
con las respectivas referencias, cantidades, información de la empresa
maquiladora, etc.
b) Definir días y horarios de entrega de materiales y productos a maquiladoras.
Así como de recepción de maquilas.
106
10.1.6. Administración de Ventas
a) Debe indicar las prioridades que se deben tener para el alistamiento de los
productos de acuerdo a las exigencias de cada uno de los clientes.
b) Administración de Ventas, debe indicar las prioridades que se deben tener para
el alistamiento de los productos de acuerdo a las exigencias de cada uno de
los clientes.
10.1.7. Vendedores
a) Al aceptar las devoluciones, debe diligenciar el formato correspondiente
especificando la cantidad y referencias de los productos, así como los datos
del cliente.
b) Debe sellar las cajas devueltas con la cinta correspondiente.
10.1.8. Servicio al Cliente
a) Debe ingresar la información el formato de devoluciones en el sistema.
b) Genera una lista para el almacén de devoluciones con la siguiente información:
• Fecha de devolución.
• Cliente (nombre y código).
• IDH y Referencia.
• Cantidades en unidades.
10.2. RECURSOS
Equipo necesario en cada uno de los almacenes para que los procesos
propuestos cumplan con los objetivos planteados.
10.2.1. Almacén de Materiales
a) Una terminal portátil, para el proceso de recepción de materiales, busca
verificar la información de lo recibido con respecto a la orden de compra en el
sistema.
b) Una Báscula de precisión conectada al sistema, para la verificación de
cantidad dentro de cada unidad de embalaje.
c) Banda transportadora para facilitar el descargue y cargue de materiales,
evitar manipulación de los mismos en el muelle del almacén.
107
y
d) Montacargas Aguilón, para descargue y cargue de materiales paletizados
directamente de los vehículos.
e) 2 Montacargas para el proceso de alistamiento de materiales. Uno, para el
área de materias primas, y el otro para materiales de empaque.
f) 4 terminales portátiles para el proceso de alistamiento de materiales. Cada una
para un operario que se encargará de dos pasillos, ya sea de materias primas
o materiales de empaque.
10.2.2. Almacén de Producto Terminado
a) Banda transportadora de rodillos con motor y tapete, para el proceso de
recepción y despacho en el muelle de la bodega 3 (figura 6).
b) Terminal Portátil, para hacer el ingreso y despacho de los productos
maquilados, importados / exportados y material POP. Ubicado en la bodega 4
(figura 5).
c) Se trabajará un mecanismo para alinear las cajas, antes que estas lleguen al
escáner, en el proceso de recepción de productos terminados de planta. De
tal forma, que no haya inconvenientes en la lectura del código de barras EAN
14.
d) Banda transportadora que clasifique las cajas por cada una de la referencias
recibidas, éste se ubicará al final de la banda de donde provienen los
productos terminados de planta.
e) Lector óptico fijo, ubicado a un lado de la banda transportadora de donde
provienen productos terminados de planta. Éste además de identificar cada
caja por su EAN-14, tendrá un controlador que accionará la banda que
clasifica por referencias.
f) Una impresora para los códigos EAN128, con los que se marcan las estibas
en los procesos de recepción.
g) 5 terminales portátiles para el proceso de alistamiento de cajas completas,
productos para exportar y material POP. Una por operario, encargado de 2
pasillos.
h) Una banda transportadora inteligente, con sus respectivos lectores ópticos y
para cada etapa de éste, un lector óptico con su pantalla (fijos).
108
i) Una impresora para los códigos de barras EAN128, con los que se marcarán
las cajas corrugadas en donde se empacan las unidades sueltas o cajas
reempacadas.
j) Una terminal portátil, para el proceso de reempaque de cajas completas.
k) Un computador en el área de despacho con su respectivo lector óptico, para el
proceso de despacho de pedidos nacionales. Ubicado en la bodega 4 (figura
5).
l) Un computador para el subproceso de facturación con su respectiva impresora.
m) Banda transportadora de rodillos con motor y tapete, para el proceso de
despacho de pedidos nacionales. Ubicado en el muelle de la bodega 4 (figura
5).
10.2.3. Área de Devoluciones de Clientes
a) Terminal Portátil para hacer el ingreso y descargue de los productos devueltos
por clientes.
b) Terminal Portátil para ubicación y alistamiento de los productos devueltos por
clientes.
109
11. MATRIZ DE RESULTADOS
La gestión de almacenes, es todo lo concerniente al flujo físico de los materiales y
productos en cada uno de éstos. No obstante, lo anterior Involucra: Recepción,
posiciones de ubicación, alistamiento, etc.
Por otra parte, el diseño de los procesos de la gestión de almacenes se enfocó en
disminuir operaciones de estos mismos, ya sea por que eran operaciones que
presentaban tiempos improductivos, duplicidad de tareas, ó por automatización de
éstas.
Los procesos que se pueden evidenciar de estos cambios son los siguientes:
11.1. ALMACÉN DE MATERIALES
Proceso
Problema Actual
Se pide autorización a
compras y suministros para
aceptar una entrega
Resultado Aplicando
Solución Propuesta
Se elimina esta operación, ya
que en el sistema deben estar
parametrizadas las políticas
de entrega de proveedores.
•
Recepción de
materiales
Verificación manual de la
orden de compra y de las
cantidades recibidas
• Ingreso manual de cada
una de las remisiones en
el sistema.
La identificación de las estibas
se realiza marcando la caja
con un marcador, anotando el
IDH y la fecha de recepción.
Ubicación área
Cuarentena
Se ubica la estiba en el área
de cuarentena
Ubicación Final
Se ubican estibas en una
posición disponible, según
criterio del operario.
110
Al hacer la lectura óptica al
EAN 14, el sistema realiza
estas operaciones.
El sistema genera una
etiqueta de código de barras
EAN 128, con el IDH y la
fecha de recepción.
La estiba es ubicada en
posición definitiva y ésta es
asignada por el sistema. La
estiba no deja descargar los
materiales hasta que estén
aprobados por calidad.
Eliminando el proceso de
reubicación de estibas.
El sistema asigna la posición
de ubicación de la estiba.
Proceso
Problema Actual
Verificar que Producción
descargó los materiales del
sistema
Alistamiento
Ordenes de
Producción
Planta, entrega la orden de
producción física
Resultado Aplicando
Solución Propuesta
Los materiales serán
descargados desde el
almacén al hacer lectura
óptica del EAN 14 y EAN 128
en el proceso de alistamiento.
El operario encargado del
alistamiento consulta la orden
de producción desde la
terminal portátil.
Al seleccionar la estiba, de
donde van a tomar los
materiales, observan cuál de
todas tiene la fecha más
antigua y la seleccionan
según su criterio.
La posición de la estiba, de
donde deben tomar los
materiales, está dada por el
sistema.
El operario de planta, verifica
lo alistado contra la orden de
Entrega a Planta
producción. Si hay faltantes,
las anota.
En la orden de producción
aparecerá lo que se alistó.
Solo tendrá que revisar los
materiales que están en la
estiba.
111
Proceso Actual del Almacén de Materiales
Recepción de
Materiales
Inicio
Verificación de la
información de la remisión
contra la orden de compra
en el sistema
O.K
.
Si
Verificación de las
cantidades haciendo un
conteo manual de las
unidades de embalaje.
O.K
.
No
Si
Pide autorización a compras
yN
suministros para aceptar
la recepción
O.K
Ingreso manual
de cada una de
las remisiones en
el sistema
Identificación
de estibas
No
Si
Pide autorización a compras
y suministros para aceptar
la recepción
Si
Siguiente Proceso
O.K
No
Ubicación
Final
Ubicación
en Área de
Cuarentena
No
Ubicación de las estibas en el primer piso
(Según espacio disponible)
Aprobación de
Calidad
Si
Siguiente Proceso
O.K
No
Identificación de estibas
aprobadas por calidad
Rechaza recepción
Ubicación en la zona de libre utilización
(Según espacio disponible)
Proceso de Devolución a Proveedores
Siguiente Proceso
Entrega a Planta
Alistamiento Ordenes
de Producción
Proceso Actual del Almacén de Materiales (Continuación)
Fin
Planta, entrega la
orden de
producción física.
Verificación de que
planta descargó
materiales en el
sistema
O.K.
Observan donde está la
estiba de cada
referencia de la fecha
más antigua
Si
Alistan el
material en
estibas plásticas
No
Devuelve orden de Producción
Traslada estiba
a la zona de
entrega a planta
Operario de Planta
verifica que lo alistado
corresponde a la orden de
producción
O.K.
Si
No
Anota faltantes en la
orden de producción
Siguiente Proceso
Acepta firmando la
copia de la orden de
producción.
Traslada estiba a
la planta
Proceso Propuesto del Almacén de Materiales
Alistamiento
Ordenes de
Producción
Ubicación
Recepción de
Materiales
Inicio
Realiza lectura óptica a cada unidad de
embalaje, verificando contra la orden
de compra en el sistema
O.K
.
Si
Ingresa
automáticamente el
inventario al sistema
Identificación de estibas, con
el código de barras EAN 14
No
Rechazar Recepción
Ubicación de las estibas en la
posición asignada por el
sistema
Operario encargado del
alistamiento. Revisa
ordenes de producción en
la terminal portátil
Aprobación de
Calidad
Siguiente Proceso
O.
K
Siguiente Proceso
Si
Proceso de Devolución a Proveedores
No
Ubica la posición del
material, según
posición que aparece
en la terminal portátil
Alistan el
material en
estibas plásticas
Realiza lectura óptica al EAN 14 de la
unidad de embalaje y al EAN 128 del
rack, para descargar el inventario del
sistema
Entrega
a Planta
Siguiente Proceso
Fin
Traslada estiba a la
zona de entrega a
planta
Operario de Planta revisa que lo
estibado corresponde a la orden
de producción
Acepta, firmando la
copia de la orden de
producción.
Traslada estiba a la
planta
11.2. ALMACÉN DE PRODUCTO TERMINADO
Resultado Aplicando
Solución Propuesta
La banda transportadora
El operario clasifica las cajas
clasifica las cajas por
por referencia y lote
referencia.
Las unidades que se reciben
Recepción de
en el almacén, son las que se
Hay comunicación con planta,
Productos de
ingresan en el sistema, en el
para conciliar las unidades
planta
momento que se realiza la
que se recibieron con
lectura óptica al EAN 14, de
respecto a las que enviaron e
las cajas cuando pasan en el
ingresaron en el sistema.
último tramo de la banda
transportadora.
Se elimina esta operación, ya
Se pide autorización a
que en el sistema deben estar
compras y suministros ó a
parametrizadas las políticas
Recepción de suply, para aceptar la entrega
de entrega de proveedores.
Productos
• Verificación manual de la
Importados,
orden de compra y de las
Maquilados y
Al hacer la lectura óptica al
cantidades recibidas
Material POP
EAN 14, el sistema realiza
• Ingreso manual de cada
estas operaciones.
una de las remisiones en
el sistema.
La estiba es ubicada en
posición definitiva, asignada
Ubicación área
por el sistema. Éste no deja
Cuarentena
Se ubica la estiba en el área
descargar los productos hasta
(productos
de cuarentena
que estén aprobados por
importados y
calidad. Eliminando el proceso
maquilados)
de reubicación de estibas.
Se ubican las estibas en una
posición disponible, según
El sistema, asigna la posición
criterio del operario. Primer
Ubicación
de ubicación de la estiba.
piso, posiciones fijas para
cada referencia. Demás pisos
es almacenamiento caótico.
El operario consulta el picking
Alistamiento
El picking es impreso y
que le corresponde alistar
Cajas Completas entregado a cada operario.
desde la terminal portátil.
Proceso
Problema Actual
115
Ubica las posiciones de los
productos en el primer piso
del rack, los operarios saben
donde se encuentra cada
referencia por experiencia.
Imprimen el picking y lo
colocan a un lado de la caja
donde se empacan los
productos sueltos.
La caja va pasando por la
banda transportadora y cada
operaria identifica y alista los
Alistamiento por productos que pertenecen a
Banda
su etapa (el picking no está en
orden, según la surtidora).
Al final de la banda se verifica
que cada caja contenga los
productos del picking,
haciendo lectura óptica al
EAN 13 del los productos en
la caja.
Facturación
El sistema les dice que la
posición de ubicación debe
tomar los productos.
Imprime un estiquer con el
EAN 128 del pedido, y lo
pegan en la caja.
Al leer el EAN 128 de la caja
le avisa a la operaria qué
productos debe embalar.
No se espera a que la caja
pase por todas las etapas de
la banda. Se lee el EAN 13 en
cada una de las etapas,
descargando el inventario del
sistema en ese momento.
El sistema identifica cuáles
El encargado de la facturación
son las faltantes en el
tiene que ingresar las
momento de hacer lectura en
faltantes en el picking para
EAN 13 o EAN 14, en el
poder generar la factura.
proceso de alistamiento.
116
Proceso Actual Almacén Producto Terminado
Ubicación
Ubicación en
Área de
Cuarentena
Recepción de
Productos maquilados,
importados y material
POP
Recepción de
Productos de
Planta
Inicio
Llegan los productos
por medio de la banda
transportadora
Se clasifican en estibas por
referencia y por número
de lote
Al final de un lote, llama a Planta
para conciliar unidades enviadas
con unidades recibidas
O.K
Si
Identifican cada
una de las estibas
con EAN 128
No
Planta envía un encargado
para realizar un conteo
Verificación de la información
de la remisión contra la orden
de compra en el sistema o
documento de transferencia
Verificación de las
cantidades, haciendo un
conteo manual de las
unidades de embalaje.
O.K
.
Identificación
de estibas con
EAN 128
Si
No
Si
Pide autorización a compras
Noy suministros o a Supply
para aceptar la recepción
Ubicación de las estibas en el primer piso
(Según espacio disponible)
Aprobación de
Calidad
Si
O.K
Siguiente
Proceso
Ingreso manual de cada
una de las remisiones
en el sistema
Siguiente Proceso
No
Rechaza recepción
Siguiente Proceso
O.K
Proceso de Devolución a Proveedores
No
Ubicación en la zona de libre utilización
(Según espacio disponible)
Ingresan ubicación al sistema
haciendo lectura óptica EAN 128
Siguiente Proceso
Alistamiento
Caja Completa
Se imprime el
Picking, y se
coloca en cada
caja donde se
empacan los
productos sueltos
en la banda
Despacho
Facturación
Consolidación
Se imprime el Picking,
el cua, es entregado al
operario, encargado
del alistamiento
Alistamiento por
banda
Proceso Actual Almacén Producto Terminado (Continuación)
Fin
Identifica qué pedidos
son compuestos por
productos de ambos
alistamientos
Estiba los productos,
escanea el EAN 128
(confirma salida del
producto de la estantería)
Ubica las posiciones
de los productos
(primer piso.
Posiciones fijas)
La caja va pasando
por cada etapa en la
banda transportadora
y cada una de las
operarias revisa si en
el picking hay
productos que le
correspondan
Empacan los
productos
Consolidan en una sola
estiba los productos
alistados por banda y cajas
completas
Encargado de la facturación,
ingresa en el sistema los
faltantes de cada picking
Transportista llega, se le
entrega la documentación de
la carga
Carga el camión por
medio de una banda
transportadora
Al final de la
banda se hace
lectura óptica
al EAN 13 de
cada producto
verificando
contra el
sistema
Identifican cada
una de las cajas
con el EAN 128 y
datos del cliente
Genera e Imprime
Facturas y guía de carga
Traslada a
zona de
consolidación
Siguiente
Proceso
Traslada a zona
de
consolidación
Traslada la estiba a la
zona de despacho en
el área de cada
ciudad de destino.
Separa facturas por
ciudades de destino.
Realiza lectura óptica a cada
una de las cajas para confirmar
salida del almacén.
Siguiente
Proceso
Siguiente
Proceso
Siguiente
Proceso
Despacho a
Clientes
Proceso Propuesto Almacén Producto Terminado
Alistamiento
Caja Completa
Ubicación
Recepción de Productos
maquilados, importados y
material POP
Recepción de
Productos de
Planta
Inicio
Llegan los productos
por medio de la
banda
Escaner fijo. Lee el
EAN 14 de la unidad
de embalaje
Realiza lectura óptica a cada unidad de
embalaje verificando contra la orden
de compra en el sistema
Banda transportadora.
Clasifica por referencia.
O.K
.
Identifican cada una
de las estibas con
EAN 128
Ingresa
automáticamente el
inventario al sistema
Si
Siguiente
Proceso
Identificación de estibas, con
el código de barras EAN 14
No
Rechazar Recepción
Ubicación de las estibas en la
posición asignada por el
sistema
El operario abre el
picking en su
terminal portátil
Siguiente Proceso
Aprobación de Calidad
(Productos importados
y maquilados)
Ubica las posiciones
asignadas en el
sistema de los
productos
O.
K.
Si
No
Estiba los productos,
escaneando el EAN 14 de las
cajas y el EAN 128del rack
(descarga inventario sistema)
Siguiente Proceso
Proceso de Devolución a Proveedores
Traslada a
zona de
consolidación
Siguiente
Proceso
Consolidación
La caja va pasando por la
banda transportadora
inteligente. Ésta identifica
la etapa de donde se deben
surtir los productos.
Identifica qué pedidos
son compuestos por
productos de ambos
alistamientos
Facturación
A cada caja se le
colocara el estiquer
con el código de
barras EAN 128 del
picking
Carga el número del picking en
el sistema
Despacho
Alistamiento
Por banda
Proceso Propuesto, Almacén Producto Terminado (Continuación)
Transportista llega, se le
entrega la documentación de
la carga
Fin
Consolidan en una sola
estiba los productos
alistados por banda y
cajas completas
Operario en cada etapa,
surte la caja, haciendo
lectura del EAN 13 del
producto (descarga
inventario del sistema)
Identifican cada
una de las cajas
con el EAN 128 y
datos del cliente
Genera e Imprime
Facturas y guía de carga
Carga el camión por
medio de una banda
transportadora
Traslada a zona
de
consolidación
Traslada la estiba a
la zona de despacho
en el área de cada
ciudad de destino.
Separa facturas por
ciudades de destino.
Realiza lectura óptica a cada
una de las cajas para confirmar
salida del almacén.
Siguiente
Proceso
Siguiente
Proceso
Siguiente
Proceso
Depacho a
Clientes
12. FASE DE IMPLEMENTACIÓN
Se definieron los siguientes indicadores para medir los resultados del cambio
en la fase de implementación. Los indicadores deben servir de fuente de
información para la toma de decisiones, medir procesos críticos detectando
cuando estos salgan de los parámetros.
12.1. INDICADORES DE RESULTADO
Permite conocer la eficacia del proceso, es decir, mide el resultado obtenido
contra lo esperado y se evalúa si cumplió las expectativas o no.
Algunos indicadores de resultado son los que apuntan directamente al cliente
como el nivel de servicio, el cual se puede medir con los siguientes
indicadores:
•
•
•
•
•
•
Porcentaje de cumplimiento en pedidos
Porcentaje de error en despachos
Porcentaje de referencias entregadas fuera del plazo
Porcentaje de agotados
Satisfacción del cliente (encuesta)
Porcentaje de devoluciones (causas de devoluciones)
12.2. INDICADORES DE ASEGURAMIENTO DE PROCESOS
Consiste en la medición del comportamiento de variables claves del
desempeño de cada proceso. Estos indicadores son de ejecución , miden
los procesos y los comparan con parámetros preestablecidos. Estos
indicadores actúan como mecanismos de control. Los indicadores que
aplican para los almacenes son los siguientes:
•
•
•
•
•
Confiabilidad de los registros
Eficiencia de la mano de obra (horas extras)
Cumplimiento del presupuesto de gastos.
Clima laboral (encuesta)
Porcentaje de errores en procesos críticos.
12.3. METODOLOGÍA
La metodología a seguir en el la fase de implementación, para medir los
resultados y el impacto del cambio es la siguiente:
121
•
Definición de Indicadores: en la siguiente tabla se encuentran los
indicadores propuestos para usar en la fase de implementación con sus
respectivas variables y forma de calculo.
Almacén de Materiales
INDICADOR
Nivel de
cumplimiento de
proveedores
(documentación y
cantidad
completa,
embalaje
correcto)
Nivel de
Cumplimiento de
Horarios de
recepción.
Unidades de
embalaje
identificados
correctamente
Registro de
Posiciones.
Nivel de entregas
fuera de tiempo
Diferencia Nivel
de inventario
físico vs.
Inventario
sistema
FORMA DE CALCULO
UN.
# pedidos recibidos − # pedidos con inconformidades
× 100
# pedidos recibidos
%
# pedidos recibidos − # pedidos recididos diferente horario
× 100
# pedidos recididos
%
# embalajes recibidos sin identifica ción correcta
× 100
# embalajes recibidos
%
# estibas con registro de ubicación en el almacén
× 100
# estibas en el almacén
%
# Entregas
# unidades
diferente
# Entregas
horario
Sistema − # unidades
# unidades
Sistema
× 100
fisicas
%
× 100
%
ALMACÉN PRODUCTO TERMINADO
INDICADOR
Nivel de
inconformidades
de clientes en la
entrega
(productos,
unidades y/o
embalaje
incorrecto)
FORMA DE CALCULO
UN.
# pedidos entregados − # clientes insatisfechos
× 100
# pedidos entregados
%
122
Nivel de
Cumplimiento de
Horarios de
despachos.
Unidades de
embalaje
identificados
correctamente
Registro de
Posiciones.
Diferencia Nivel
de inventario
físico vs.
Inventario
sistema
# pedidosdespachado
s − # pedidosdespachado
s fuerade horario
× 100
# pedidosdespachado
s
%
# embalajes sin identifica ción correcta
× 100
# embalajes
%
# estibas con registro de ubicación en el almacén
× 100
# estibas en el almacén
%
# unidades
Sistema − # unidades
# unidades
Sistema
fisicas
× 100
%
•
Recolección de información de los procesos actuales, en base de los
indicadores que medirán el cambio. Ejemplo, pedidos despachados,
numero de embalajes, unidades en el sistema, etc.
Esta índices se utilizaran para comparar la situación actual con la
implementada y medir el cambio.
•
Definir los parámetros en los cuales deben mantenerse las variables.
•
Definir procedimiento para la recolección de la información. Se diseñaran
plantillas, fáciles de entender y de llenar, para que sean diligenciadas por
los operarios que son las personas que están directamente involucradas
con los procesos.
•
Matriz de evaluación de indicadores: el objetivo de esta matriz es
identificar si se están cumpliendo con los objetivos en la fase de
implementación.
Indicador
Nivel de cumplimiento de proveedores
(documentación y cantidad completa,
embalaje correcto)
Nivel de Cumplimiento de Horarios de
recepción.
Unidades de embalaje identificados
correctamente
Registro de Posiciones.
Nivel de entregas fuera de tiempo
Diferencia Nivel de inventario físico vs.
Inventario sistema
Frecuencia
Meta
deseada
Mensual
100%
Mensual
100%
Mensual
100%
Mensual
Mensual
100%
100%
Mensual
100%
123
% Periodo
Anterior
% Periodo
Actual
13. MEJORAMIENTO CONTINUO – KAIZEN
Esta parte del proyecto propone un seguimiento y acción rápida, durante la
implementación de los procesos propuestos. Con el fin, de mejorar
sensiblemente la eficiencia de éstos, según la filosofía Kaizen. Ésta se hará
cuestionando los procesos durante y después de su implementación.
En este punto se trata de evaluar el soporte de los líderes del proyecto en
cada almacén. Revisar la existencia de objetivos claros y de metas
cuantificables. Ver que existan reportes de incidentes y que las deficiencias
sean identificadas y corregidas sistemáticamente, examinar la satisfacción de
los clientes tanto internos como externos (proveedores) del almacén.
Un buen funcionamiento de este programa permite identificar y corregir
inmediatamente, todas las deficiencias que se presenten y que pueden
alterar de alguna forma la calidad de los procesos. Adicionalmente permite a
la administración realizar los cambios en los procesos que se requieran de
acuerdo con la dinámica de Henkel Colombiana S.A.
El programa consiste en realizar periódicamente autoinspecciones en cada
uno de los almacenes, evaluando cuidadosamente los factores críticos
detectados durante del desarrollo del proyecto y establecer una calificación
que refleje los cambios durante la fase de implementación.
En dichas autoinspecciones deben estar involucrados equipo del proyecto así
como las personas que trabajan en cada uno de los almacenes con el fin de
recurrir a las acciones correctivas ideales que solucionen las deficiencias
detectadas y aseguren que no se presenten de nuevo.
Es pertinente incluir en el equipo de autoinspección, personas de otras áreas
de la empresa, quienes a través de su visión imparcial pueden aportar al
proceso de mejoramiento.
En todos los casos, el equipo del proyecto debe ser el responsable de la
generación y ejecución apropiada del plan de acción que resulte de la
autoinspección. En aquellos casos en los que una solución definitiva no sea
posible implementar rápidamente, se debe poner en práctica una solución
temporal que disminuya o desaparezca la situación indeseable.
Un programa de automejoramiento debe estar documentado en forma
organizada para que, cuando se requiera, pueda ser consultado y poder
utilizar esta valiosa información cada que un problema se repita después de
haber sido solucionado con anterioridad.
124
El objetivo del programa de automejoramiento no solo se refiere a la solución
de problemas, sino también a mejorar los procesos que se propusieron
durante el desarrollo de este proyecto, a rediseñar procesos que lo requieran
y a eliminar aquellas actividades que no son necesarias.
La metodología seguirá las siguientes etapas:
13.1. OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS
a) Suspensión de Tareas Inútiles: Esta etapa permitirá enumerar todo
aquello que no aporta valor añadido. Se determinaran aquellas
operaciones que generen tiempos muertos o las operaciones que se
realicen dos veces o mas.
b) Asignación de zonas ABC: es posible reevaluarse la zonificación, para
determinar si se están correctamente depurados los productos en cada
una de las clasificaciones. Esta operación debe aportar una mejora
apreciable.
c) Planificación de los trayectos: En esta principalmente se evaluar los
trayectos en el proceso de alistamiento. En un primer momento hay que
determinar la frecuencia de la constitución de las rondas, en cada una de
las áreas determinadas a cada operario. Cuanto mas baja sea la
frecuencia, mas eficaz podría ser la optimización. En un segundo
momento se determinara como encadenar de manera optima, los
desplazamientos elementales de los procesos de alistamiento y ubicación
de materiales y productos.
13.2. TOMA DE DECISIONES
La etapa anterior ayuda a evidenciar si existen en los procesos diseñados
fallas, o si puede haber una optimización. Para identificar esto se crearon
unas fichas que se llenaran en el momento de la implementación de los
procesos, estas serán diligenciadas por los operadores que son los que
directamente identifican estos aspectos.
De la misma forma serán
diligenciadas por los ejecutores del proyecto.
La información que se recopile de las fichas, será analizada por el equipo del
proyecto, con el fin de hacer la respectiva evaluación y toma de decisiones
de los puntos encontrados.
125
Estas fichas también se utilizaran para hacer un seguimiento de las
reuniones realizadas y de las decisiones que se tomen en estas.
Las fichas que se llevaran son:
Ficha 1 :
Objetivo – Sensibilización y formación
Tarea – Formar al equipo y usuarios del proyecto
Ver Anexo 1
Ficha 2 :
Objetivo – Optimización de los movimientos
Tarea – Enumerar los Movimientos inútiles
Ver Anexo 2
Ficha 3 :
Objetivo – Optimización de los movimientos
Tarea – Evaluar la zonificación por clasificación ABC
Ver Anexo 3
Ficha 4:
Objetivo – Optimización de los movimientos
Tarea – Ordenar los desplazamientos
Ver Anexo 4
Ficha 5:
Objetivo – Evaluación
Tarea – Estudiar el diseño de la gestión de los almacén
implementado.
Ver Anexo 5
Ficha 6:
Objetivo – Conclusión
Tarea – Validación del producto final y decisiones.
126
14. CONCLUSIONES
Se realizó un diagnóstico de la situación actual de cada uno de los
almacenes desde el momento en que el proveedor hace entrega formal de
los materiales hasta el despacho de productos terminados a los clientes. Sin
embargo, este diagnóstico se realizó teniendo en cuenta las falencias y
necesidades que se presentaban en cada uno de los procesos operativos
que se llevan a cabo actualmente en los almacenes. Así, como identificando
y analizando cuáles de estos procesos se ven afectados por la distribución
física actual.
Por otra parte, se identificaron los puntos críticos de acuerdo al análisis de
los procedimientos que se llevan actualmente en los almacenes de
Materiales y Producto Terminado. Los cuales, se tuvieron en cuenta para el
diseño de los procesos.
De acuerdo a la matriz, los resultados entre los procesos actuales y los
propuestos en los almacenes, se concluyó que la implantación de nuevas
tecnologías como codificación con código de barras, radio frecuencia y el
sistema Warehouse Management, aplicadas a los diferentes procesos en la
gestión de almacenes, ayudará a eliminar procedimientos operacionales en
la recepción, ubicación y alistamiento de materiales y productos terminados.
Además, ayudarán a que los tiempos de operación disminuyan, generando
un valor agregado en las entregas de materiales y productos a los
respectivos clientes de cada almacén (producción para el almacén de
materiales, y cliente final para el almacén de producto terminado).
Por otra parte, el diseño de procesos ayudó a que los funcionarios ejecutivos
conocieran procedimientos que no se venían llevando a cabo ó se
realizaban de una forma errónea en los almacenes. Los cuales, creaban
cuellos de botella en las operaciones de recepción y alistamiento de
materiales y productos, ocasionando retrasos. En consecuencia, se fue
afectando la operación en los almacenes, y de igual forma se fueron
perjudicando los clientes.
La implementación de tecnología como factor importante en el diseño de los
procesos, ayudará a que la trazabilidad de los productos sea completa,
creando una alta seguridad en la información.
Por otra parte, con la aplicación del diseño propuesto de los procesos, se
disminuirá la manipulación de los productos y de la información por parte del
recurso humano, generando confianza en la custodia fiel y eficiente de los
materiales y productos terminados. No obstante, el diseño de los procesos
ayudará a que el ciclo de gestión de los almacenes sea continuo.
127
Por otra parte, el porcentaje de diferencia que existe entre los inventarios
físicos y virtuales, disminuirá con la aplicación detallada de los procesos
diseñados, ya que la implementación del sistema de códigos de barras
vuelve efectiva la captación de la información de estos mismos (cantidades y
referencias) que ingresan y salen de cada uno de los almacenes.
Se proponen cambios en la distribución física de los almacenes, para así
optimizar la operación de los diseños propuestos. Sin embargo, en el
momento de la implementación de éstos, su operación será óptima y se
asignaran tareas a los diferentes departamentos. Además, se terminará
proponiendo recursos necesarios.
En definitiva, no se puede evidenciar una optimización en los procesos con
respecto al tiempo, ya que éstos no han sido implementados. Por lo tanto, no
se puede calcular lo que tardaría en realizarse cada operación de un
proceso. Además, los tiempos de los procesos actuales no son confiables, ya
que no existen procesos estandarizados, y puede haber en un margen de
error muy alto la toma de tiempos de un mismo proceso.
128
15. RECOMENDACIONES
•
Hacer un proceso de triangulación
entre las áreas de Sistemas,
operaciones y procesos para hacer un back up de información y así no
generar desgaste en los tiempos de implantación; esto podrá ayudar a
las personas que harán la interrelación de los procesos diseñados y las
herramientas a
evitar cuellos de botella los cuales si existieran
dificultarían la ejecución del proyecto.
•
La implantación de ajustes al sistema o de los nuevos aplicativos debe
ser responsabilidad del área de sistemas de la empresa.
•
Crear un equipo de trabajo el cual se encargará de hacer seguimiento a la
etapa de implantación de los nuevos procesos logísticos y al proveedor
de las herramientas sistémicas(WMS - Radio Frecuencia).
•
Hacer una campaña de Administración del Cambio en la cual se
administraran las variables de competencias y habilidades de cada una
de las personas que actualmente se encargan del manejo de la
operación, con el fin de facilitar el paso del estado actual de la
organización al estado deseado; dicha campaña debería estar dirigida por
Gestión Humana.
•
Hacer una campaña de sensibilización dirigida al personal logístico de las
bodegas, administrada por el departamento de Gestión Humana; dicha
campaña podría consistir en:
9 Hacer charlas en las cuales se expliquen las ventajas que traen los
cambios en la operación logística
para que el personal
directamente involucrado entienda los beneficios empresa –
empleado – cliente.
9 Hacer una presentación formal de los nuevos procedimientos que
se realizaran en la gestión logística de almacenes; dicha
presentación debe ser lo más directa y sencilla posible para que
se puedan asimilar fácil los procesos planteados.
129
9 Realizar una campaña de capacitación
en cuanto a la
implementación e implantación de las herramientas WMS, Radio
Frecuencia y Códigos de Barras; dichas campaña debe hacerse
antes que el proyecto se ejecute para evitar confusiones en las
operaciones reales.
9 Realizar operaciones de entrenamiento inmediatamente terminada
la campaña de capacitación.
•
Hacer seguimiento a la operación durante los primeros cuatro meses
de haber ejecutado el proyecto.
•
Se debe evaluar la dirección de ambas bodegas respecto al nivel de
servicio y al costo global de las operaciones; Dicha labor de ser
ejecutada por la dirección de operaciones.
•
El departamento de Operaciones debería garantizar que los procesos
del nuevo modelo operacional no solo se adopten adecuadamente,
sino que también generen una dinámica de Mejoramiento continuo.
130
BIBLIOGRAFÍA
ACKERMAN, Kenneth B. Volviendo Más Eficiente el Almacenaje
Harvard University, Cambridge, 1980.
ANTÚN, Juan Pablo , Administración de la Cadena de Suministros
Internet: www.webpicking.com
BACA, Urban. Guía Básica para Almacenamiento
CHRISTOPHER, Martín. Logística y Aprovisionamiento.
Barcelona, Editorial Folio S.A.
ECINSA. Logística.
Internet: www.ecinsa.com/ecinsa/files/logistica.pdf
GARCÍA CANTTU, Alfonso.
Control.
México, Ed. Trrillas, 1995.
Almacenes / planeación, Organización y
GONZÁLES, Felipe. Administración Moderna de Almacenes.
México, Editorial Diana.
IAC COLOMBIA, Captura Automática – Código de Barras.
Solución promovida y administrada en Colombia por IAC.
IAC COLOMBIA, Código de Barras, Secretos para Usarlo Efectivamente.
Solución promovida y administrada en Colombia por IAC.
IAC COLOMBIA, Identificación por Radio Frecuencia.
Solución promovida y administrada en Colombia por IAC.
INTERRED DE COLOMBIA LTDA., Implementación Del Módulo Warehouse
Management (WM) Y Radio Frecuencia (RF).
Bogotá, Propuesta a Henkel Colombiana S.A., Septiembre de 2003
KRIPPENDORFF, Herbert . Almacenaje Industrial : Organización, Técnica y
Servicio de Almacén
Madrid, Paraninfo, 1977.
POLEN, Terry & Sue, Warehousing.
Capitulo 8.
131
ROUX, Michael. Manual de Logística para la gestión de almacenes.
Barcelona, Gestión 2000, 2002
WARMAN, John. Warehouse Management
London, Heinemann, 1971.
WILEY, John. Warehouse Planning And Management
New York, 1996.
SITIOS DE INTERNET
www.webpicking.com
www.iac.org.co
www.logiflux.com/html/logistica.html
www.necochea.com.mx/logistic.html
www.um.es/~srinter/formacion/temas/distribucion_t03.ppt
www.ucm.es/info/oplosim/lada.htm
www.cosmos.com.mx/aut/____44vd.htm
http://213.97.208.244/contenido_xppsnet/logistica/logistica.htm
VISITAS REALIZADAS
TecnoEAN, IAC Colombia
Centro de Distribución de la empresa CCL (Corporación Colombiana de
Logística)
Almacenes de la cadena Éxito calle 80.
Centro de Distribución de cadena Cafam
132
ANEXO 1
PROYECTO DE MEJORA CONTINUA ALMACENES
OBJETIVO: Sensibilización y formación
TAREA: Formar al equipo y usuarios del proyecto
FECHA: __________________
ALMACÉN: ____________________
CONTENIDO:
• Informar al equipo de trabajo de los almacenes y los objetivos de la
implementación de los procesos, y el objetivo del proyecto de mejora
continua.
• Definir las tareas de cada uno de los interventores.
• Decidir acerca de la necesidad de sensibilización en los usuarios, ó
acción de formación.
• Definir un Calendario.
INTERVENTORES:
Duración:_______ Fecha inicial:___________ Fecha final:____________
133
ANEXO 2
PROYECTO DE MEJORA CONTINUA ALMACENES
OBJETIVO: Optimización de los movimientos
TAREA: Enumerar los movimientos inútiles
FECHA: __________________
ALMACÉN: ____________________
CONTENIDO:
• Identificar los movimientos debidos a la no calidad.
• Hacer una lista de todos los trayectos, sin carga de los operarios.
• Hacer una lista de todos los trayectos, sin carga de los equipos (carretilla
elevadora y montacargas)
• Catalogar, en cuáles de las operaciones se presentan tiempos muertos.
• Analizar las tareas redundantes (registros dobles, controles repetidos, etc)
INTERVENTORES:
Duración:_______ Fecha inicial:___________ Fecha final:____________
134
ANEXO 3
PROYECTO DE MEJORA CONTINUA ALMACENES
OBJETIVO: Optimización de los movimientos
TAREA: Evaluar la zonificación por clasificación ABC
FECHA: __________________
ALMACÉN: ____________________
CONTENIDO:
• Informar a las partes implicadas el objetivo de esta tarea.
• Definir el volumen de cada clase.
• Evaluar, si la clasificación está cumpliendo su objetivo.
• Evaluar, si los productos están correctamente clasificados.
INTERVENTORES:
Duración:_______ Fecha inicial:___________ Fecha final:____________
135
ANEXO 4
PROYECTO DE MEJORA CONTINUA ALMACENES
OBJETIVO: Optimización de los movimientos
TAREA: Ordenar los desplazamientos
FECHA: __________________
ALMACÉN: ____________________
CONTENIDO:
• Informar a las partes implicadas el objetivo de esta tarea.
• Elegir la periodicidad óptima para la formación de las rondas.
• Optimizar los trayectos unitarios.
• Evaluar las decisiones de asignación de zonas a cada operario para el
alistamiento.
INTERVENTORES:
Duración:_______ Fecha inicial:___________ Fecha final:____________
136
ANEXO 5
PROYECTO DE MEJORA CONTINUA ALMACENES
OBJETIVO: Evaluación
TAREA: Estudiar el diseño de la gestión del almacén implementado.
FECHA: __________________
ALMACÉN: ____________________
CONTENIDO:
Analizar la operación de los procesos ya implementados, centrando la
atención en los siguientes puntos:
• Análisis ABC permanente.
• Asignación automática de direcciones de ubicación conocida.
• Optimización de los desplazamientos.
• Gestión de los terminales portátiles.
• Conexión al sistema.
INTERVENTORES:
Duración:_______ Fecha inicial:___________ Fecha final:____________
137
ANEXO 6
PROYECTO DE MEJORA CONTINUA ALMACENES
OBJETIVO: Conclusión
TAREA: Validación del producto final y decisiones.
FECHA: __________________
ALMACÉN: ____________________
CONTENIDO:
• Presentar el producto final al comité del proyecto.
• Comentar las propuestas.
• Decidir las acciones que se van a llevar a cabo.
• Establecer un presupuesto.
• Establecer un calendario preventivo.
INTERVENTORES:
Duración:_______ Fecha inicial:___________ Fecha final:____________
138