Circular Técnica - Consejo General de Economistas
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Circular Técnica Nº 3 REA auditores 4 - Julio - 2008 Aplicación de la Normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales a las Personas Físicas o Jurídicas que actúen como Auditores ■ Objeto de la Ley y definición de Blanqueo de Capitales Como se menciona en la exposición de motivos de la Ley 19/1993, la normativa está dirigida a prevenir y dificultar el blanqueo de capitales, entendiendo el artículo 1 como blanqueo de capitales lo siguiente: 1. Esta ley regula las obligaciones, las actuaciones y los procedimientos para prevenir e impedir la utilización del sistema financiero, así como de otros sectores de actividad económica, para el blanqueo de capitales procedentes de cualquier tipo de participación delictiva en la comisión de un delito castigado con pena de prisión superior a tres años. 2. A los efectos de la presente Ley se entenderá por blanqueo de capitales la adquisición, utilización, conversión o transmisión de bienes que proceden de alguna de las actividades delictivas enumeradas en el apartado anterior o de participación en las mismas, para ocultar o encubrir su origen o ayudar a la persona que haya participado en la actividad delictiva a eludir las consecuencias jurídicas de sus actos, así como la ocultación o encubrimiento de su verdadera naturaleza, origen, localización, disposición, movimientos o de la propiedad o derechos sobre los mismos, aun cuando las actividades que las generen se desarrollen en el territorio de otro Estado. ■ Obligaciones En aplicación de los procedimientos mencionados en el apartado 1 anterior, el artículo 2 identifica a los sujetos obligados a la Ley, entre los que en el apartado 2.c) del mismo están incluidas en (en régimen especial según el reglamento) las personas físicas o jurídicas que actúen en el ejercicio de su profesión como auditores, contables externos o asesores fiscales. Las obligaciones del sujeto pasivo en régimen especial están desarrolladas en la sección 2 del Reglamento, y las aplicables a los que realizan su profesión como auditores, contables externos o asesores fiscales consisten básicamente en: a) Identificación de sus clientes. b) Comunicación al Servicio Ejecutivo (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Blanqueo de Capitales, en adelante SEPBLAC) de aquellas operaciones identificadas en el ejercicio de la profesión que, tras su examen, existan indicios o certeza de estar relacionadas con el blanqueo de capitales, con la excepción de situaciones de defensa, representación o asesoramiento de un cliente en procedimientos administrativos o judiciales o en relación con ellos. c) Conservación durante seis años los documentos acreditativos, así como copias de los documentos identificativos de las personas a que se refiere los párrafo a) y b) anteriores. d) Aplicación de la regulación contenida en los artículo 8 al 15, (comunes al régimen general) entre los que afectan directamente los siguientes: Artículo 8. Cumplimentación de la información que requiera el SEPBLAC. Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España Claudio Coello, 18 - 1º · 28001 Madrid · Tel.: 91 431 03 11 · Fax: 91 575 06 98 · www.rea.es 1 REA auditores Artículo 11. Medidas de control interno, que requieren el establecimiento de procedimientos y órganos adecuados de control interno y de comunicación (en adelante procedimientos) para los sujetos pasivos que sean personas físicas con más de 25 empleados y todas las personas jurídicas independientemente del número de empleados. Los procedimientos establecidos deberán ser comunicados al SEPBLAC. Los procedimientos deberán ser objeto de un examen anual por un experto externo, que puede reducirse a cada tres años si se evalúa internamente la efectividad de los mismos. Artículo 12. Comunicación al Servicio Ejecutivo de la propuesta de nombramiento del representante del Órgano de Control Interno, a que hace referencia el artículo anterior. Las obligaciones de los artículos 11 y 12 no son aplicables a los sujetos obligados personas físicas con menos de 26 empleados. Artículo 14. Formación de los sujetos obligados y su personal. ■ Aplicación Con objeto de orientar y facilitar a los miembros de nuestra Corporación en el cumplimiento de la normativa anteriormente mencionada se ha considerado oportuno: • Elaborar un ejemplo de procedimientos • Efectuar algunas precisiones sobre la prevención del blanqueo de capitales en la auditoría de cuentas • Hacer algunas consideraciones sobre la oportunidad de servicios de experto independiente contemplado por el Reglamento, tales como de implantación de procedimientos o exámenes de procedimientos de sujetos obligados. No se incluyen modelos de documentos de comunicación, ya que no tiene sentido usar formularios diferentes a los publicados por el SEPBLAC, que se pueden obtener en la siguiente Web www.sepblac.es/. Los publicados hasta la fecha son: F 22 Propuesta de nombramiento de representante F 19-1 Comunicación de operación sospechosa ■ Ejemplo de procedimientos de control y órganos de control interno y de comunicación El ejemplo, que se muestra en el apéndice, se ha elaborado respondiendo a todos los requerimientos de la normativa, asumiendo que son aplicables. Por dicho motivo deberá adaptarse a las peculiaridades de cada sujeto obligado (tales como estructura y número de empleados, actividad o actividades, o riesgos de que los clientes realicen operaciones relacionadas con de capitales). En consecuencia, algunos de los procedimientos pueden ser no aplicables en unos sujetos pasivos, mientras que en otros pueden ser precisos procedimientos adicionales o específicos de control para garantizar el cumplimiento de la normativa. Tres situaciones pueden servir de aclaración: • Como anteriormente de menciona, los procedimientos no son requeridos por la normativa a los sujetos pasivos persona físicas con 25 o menos empleados. Sin embargo el ejemplo podría ser adaptado de forma voluntaria, si se considera de utilidad como autocontrol. • Para un sujeto obligado persona jurídica unipersonal en la que el socio es el único empleado los procedimientos de control podrían bastar con el conocimiento de las obligaciones anteriormente mencionadas (y, en su caso, particularidades de la normativa a la que puede estar sujeto), una comunicación al Servicio Ejecutivo manifestando su conocimiento y compromiso de cumplimiento con la normativa y un chequeo anual de sus obligaciones, con lo que el examen del experto independiente se quedaría meramente en una formalidad testimonial. • Para un sujeto obligado persona jurídica con varias oficinas y 500 empleados, la adaptación deberá contemplar aspectos de adicionales, que garanticen la implantación de controles adecuados para responder de forma efectiva al cumplimiento de la normativa. En este caso es esencial el control de la información obtenida, en el ejercicio de la actividad profesional, por todo el personal en todas las oficinas sobre operaciones que pudiesen estar relacionadas con el blanqueo de capitales; el mismo no sólo se refiere a cómo garantizar el control de todas de las operaciones relacionadas con el blanqueo detectadas, sino tam- Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 2 REA auditores bién a los criterios de detección de dicho tipo de operaciones, y de comunicación a los diferentes niveles hasta el Comité Ejecutivo. Dado que este ejemplo requiere adaptación no puede ser usado, las adaptaciones que se realicen no puede ser consideradas como procedimientos aprobados por el REA. ■ Prevención de Blanqueo de Capitales en la Auditoría de Cuentas El auditor tiene que aplicar los procedimientos establecidos por 19/1988 de Auditoría de Cuentas, Reglamento y Normas Técnicas de Auditoría, incluida la NTA sobre Cumplimiento de la Normativa aplicable a la entidad auditada. En la ejecución de los procedimientos de auditoría, es posible el auditor encuentre situaciones de conflicto entre la normativa de auditoría y la de prevención de blanqueo de capitales. En dichas situaciones, para asegurar el cumplimiento de ambas normativas, sería aconsejable que el auditor efectuase procedimientos de consulta al ICAC, antes de efectuar actuación alguna que pudiese implicar un incumplimiento. ■ Oportunidad de servicio de experto independiente El artículo 11 del Reglamento requiere el establecimiento de procedimientos y órganos adecuados de control interno y de comunicación para conocer, prevenir e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales, y que los mismos sean sujeto de un el examen por un experto externo, encomendado a personas que reúnan las condiciones académicas y de experiencia profesional que las hagan idóneas para el desempeño de la función. Los sujetos obligados no podrán encomendar la práctica del examen externo a aquellas personas físicas que les hayan prestado o presten cualquier otra clase de servicios retribuidos durante los tres años anteriores o posteriores a la emisión del informe. Ello da la oportunidad, como profesionales expertos, de ofrecer servicios de diseño de procedimientos y de examen de procedimientos diseñados por la entidad o terceros. Dependiendo el tamaño, complejidad, actividades y obligaciones la entidad, dichos servicios pueden variar desde muy simples a complejos. Diseño de procedimientos Como se ve en el ejemplo, el diseño de procedimientos para los sujetos obligados que actúen en el ejercicio de su profesión como auditores, contables externos o asesores fiscales normalmente es más simple, ya que el objeto de la actividad no es realizar o intervenir en operaciones que puedan estar relacionadas con el blanqueo de capitales. En todo caso la oportunidad de realizar este tipo de servicios es muy limitada, ya que generalmente será el propio profesional quien los diseñe o adapte los procedimientos. Más complejo será el diseño de los procedimientos de los sujetos obligados al régimen general y al resto de los obligados al régimen especial, ya que la normativa establece requerimientos adicionales. Dichos requerimientos consisten esencialmente en la obligación de informar sobre todas las operaciones realizadas o en las que intervienen el sujeto pasivo descritas por la Ley y desarrolladas por el Reglamento (por considerarse susceptibles de blanqueo de capitales), así como el diseño de las medidas de actuación requeridas por la normativa en los casos que en una operación se identifique como o muestre indicios de estar relacionada con el blanqueo de capitales. En estos casos los procedimientos de control más importantes afectan a: a) los criterios de evaluación de las operaciones reguladas por la normativa y de actuación en caso de que las mismas se identifiquen como relacionadas con el blanqueo de capitales, y b) el control de las operaciones realizadas o intervenidas por el sujeto pasivo a reportar en cada uno de los periodos establecido por la normativa. La realización de dicha clase de servicios es una buena oportunidad, siempre que no resulte en un incumplimiento de las normas de auditoría sobre independencia. Examen de procedimientos La normativa, si bien no precisa en qué debe consistir el examen del experto independiente, sí precisa su contenido en los siguientes términos: Los resultados del examen serán consignados en un informe escrito de carácter reservado que describirá detalladamente las medidas de control interno existentes, valorará su eficacia operativa y propondrá, en su caso, eventuales rectificaciones o mejoras. Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 3 REA auditores Considerando que no requiere que sea realizado por un auditor ni especifica ningún tipo de seguridad, el examen se limita la descripción de los procedimientos de control implantados, en la evaluación de su eficacia operativa y, en su caso, comunicación de las deficiencias observadas en la evaluación que afecten a la misma y requieran rectificación o mejora. El coste del examen dependerá de la complejidad de los procedimientos, que a su vez dependerá de las actividades, estructura, tamaño y el sujeto pasivo, así como de las operaciones que realiza sujetas a la normativa de prevención de blanqueo de capitales. La oportunidad de realizar este tipo de trabajo es elevada, especialmente para los auditores, por ser el experto más idóneo para la evaluación de la eficacia de los procedimientos de control, y (dado auditoría es de naturaleza similar a la del examen de los mismos) por la reducción de costes que supondría si el auditor efectúa la auditoría de cuentas anuales, al ser requerido en la misma, entre otros, procedimientos del conocimiento de la entidad y su entorno, evaluación de riesgos y cumplimiento con la normativa aplicable. Asimismo el auditor podría realizar procedimientos adicionales que pudiese requerir el SEPBLAC o acordarse voluntariamente, incluidos aquellos en la que se solicitase algún tipo de seguridad sobre la efectividad operativa de los controles implantados. La Orden EHA/2444/2007 desarrolla el Reglamento en relación al contenido y modelo de informe de experto independiente, que contempla de forma combinada toda la casuística aplicable tanto al régimen general como especial. Su conocimiento es necesario para aquellos que quieran realizar dicho tipo de trabajo. Si bien la Orden no especifica los procedimientos a realizar, sí requiere que la valoración de la eficacia operativa contenga explicación detallada de los aspectos concretos objeto de comprobación y las pruebas realizadas, los resultados obtenidos, así como los hallazgos o incidencias surgidas de la verificación. Todo ello resulta que el examen requerido por la normativa es un trabajo de la naturaleza de procedimientos acordados. No se considera necesaria orientación en este tipo de trabajo, porque el contenido y modelo de informe es el establecido en la Orden, y porque el resto de los aspectos que afectan al mismo ya están contemplados en la Recomendación Técnicas nº 3 del REA sobre Servicios Relacionados con la Auditoría, de forma más específica en la sección de Procedimientos Acordados. Por último, conviene destacar que dado que el diseño es un servicio de clase diferente al examen (no tendría sentido examinar los procedimientos que uno mismo ha diseñado), la prestación de ambos servicios a un mismo sujeto pasivo sería incompatible. Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 4 REA auditores Apéndice PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE CAPITALES (PBC) PROCEDIMIENTOS Y ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO Y DE COMUNICACIÓN Nombre de la persona jurídica o física o que actúa en el ejercicio de su profesión como auditor, contable externo o asesor fiscal: Actividad/es que realiza: Número de personas que trabajan en las actividades profesionales incluidos socios y directores: ■ Introducción El artículo2.2 de Ley 19/1993 sobre medidas de prevención de blanqueo de capitales establece que quedarán también sujetas a las obligaciones establecidas en esta ley, con las especialidades que puedan establecerse reglamentariamente, las personas físicas o jurídicas que ejerzan aquellas otras actividades profesionales o empresariales particularmente susceptibles de ser utilizadas para el blanqueo de capitales. Se considerarán tales (entre otras) c) Las personas físicas o jurídicas que actúen en el ejercicio de su profesión como auditores, contables externos o asesores fiscales. Las especialidades establecidas reglamentariamente son las contempladas en la Sección 2ª del Reglamento (Régimen Especial), cuyo artículo 16 está redactado como sigue: Artículo 16. Ámbito y contenido 1. Las personas que realicen las actividades a que se refiere el artículo 2.2. estarán sujetas a las obligaciones siguientes (adaptadas a los sujetos obligados del párrafo c del artículo 2.2): e) Exigirán la identificación de sus clientes. b) Examinarán con especial atención cualquier operación, con independencia de su cuantía, que pueda estar particularmente vinculada al blanqueo de capitales procedentes de las actividades señaladas en el artículo 1, y comunicarán directamente al Servicio Ejecutivo aquellas respecto de las que, tras dicho examen, existan indicios o certeza de que están relacionadas con dicho blanqueo. Las comunicaciones a que se refiere este apartado deberán reunir los requisitos establecidos en el artículo 7.4. Mediante orden del Ministro de Economía y Hacienda podrá acordarse que determinadas categorías de personas que realicen las actividades a que se refiere el artículo 2.2 comuniquen obligatoriamente las operaciones comprendidas en el artículo 7.2. c) Conservarán durante seis años los documentos acreditativos de las operaciones, así como las copias de los documentos identificativos de las personas a que se refiere el párrafo a) anterior. d) En todo lo demás, les será de aplicación la regulación de los artículos 8 a 15, ambos inclusive. 2. No estarán sujetos a las obligaciones establecidas en el artículo 3.4 de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, los auditores, contables externos, asesores fiscales, notarios, abogados y procuradores con respecto a la información que reciban de uno de sus clientes u obtengan sobre él al determinar la posición jurídica en favor de su cliente, o desempeñar su misión de defender o representar a dicho cliente en procedimientos administrativos o judiciales o en relación con ellos, incluido el asesoramiento sobre la incoación o la forma de evitar un proceso, independientemente de si han recibido u obtenido dicha información antes, durante o después de tales procedimientos. Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 5 REA auditores El artículo 11 del Reglamento de la Ley 19/1993 sobre medidas de prevención de blanqueo de capitales requiere lo siguiente: Los sujetos obligados que sean bien personas jurídicas, bien establecimientos o empresarios individuales cuyo número de empleados sea superior a 25, establecerán procedimientos y órganos adecuados de control interno y de comunicación para conocer, prevenir e impedir la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales. En cumplimiento de dicha norma se establecen los siguiente procedimientos de control interno y comunicación de (nombre de la persona física o jurídica sujeto obligado), que le son aplicables en calidad de sujeto obligado en régimen especial por las actuaciones de (especificar la o las que correspondan: auditoría, contabilidad externa, asesoría fiscal) que realiza. Por no ser objeto de la actividad profesional, estos procedimientos no contemplan los casos en los que el sujeto obligado, realice, actúe en nombre y por cuentas del cliente o intervenga en operaciones que requieran su comunicación, ni tampoco la obligación de presentar declaración previa sobre movimientos de medios de pago contemplados por el artículo 3.3. del Reglamento. (Añadir si de considera preciso: Dado que el artículo 8.1.2.d) de la Ley de Auditoría de Cuentas considera incompatible con la auditoría de una empresa o entidad la llevanza material o preparación de los documentos contables o estados financieros de la entidad auditada, esta actividad se realiza para empresas o entidades no auditadas). ■ Órganos de Control Interno y de Comunicación La estructura del/de los Órgano/s de Control Interno y de Comunicación está dotada con los siguientes medios, que se consideran adecuados para los cumplimientos de sus funciones: • Humanos: (Identificar la estructura del/los órgano/s). El representante del Órgano ha de reunir como mínimo los siguientes requisitos: a) Ser nombrados por el Órgano de Dirección. b) Tener un comportamiento profesional que le cualifique como persona idónea para el ejercicio del cargo. c) Poseer conocimientos y experiencia para dirigir y/o ejercer las funciones de análisis, control y comunicación al Servicio Ejecutivo de toda la información relativa a las operaciones o hechos susceptibles de estar relacionados con el blanqueo de capitales. • Materiales: (Describir en su caso) • Técnicos y organizativos: Los descritos en el presente Manual de Procedimientos (añadir, en su caso, cualquier otro adicional) ■ Procedimientos de Control Interno Políticas de admisión de clientes La contratación de auditoría de cuentas, se efectuará de acuerdo con los criterios de la normativa mercantil y de auditoría. En todo caso, dado los riesgos que asume el auditor, debe obtener aquella información que le puede ser de utilidad para decidir la aceptación o no de la auditoría. Entre dichos riesgos, (también aplicables a las actividades de contabilidad externa, asesoría fiscal) están los de aquellos tipos de clientes que podrían presentar factores de riesgo superior al riesgo promedio respecto al blanqueo de capitales. Entre dichos factores destacan: • Si el cliente es un sujeto obligado a la Ley 19/1993 sobre determinadas medidas de prevención de blanqueo de capitales. • Sector en la actividad del cliente o transacciones que realiza en el que el riesgo de blanqueo de capitales sea superior al normal. • Si como resultado de las indagaciones del cliente, incluidas en su caso las efectuadas al profesional que realizó previamente el servicio confirman dicho riesgo. Independientemente de los criterios de aceptación de las auditorías de cuentas, la decisión de aceptación o no del cliente en relación al blanqueo de capitales debe ser realizada por el Órgano de Control Interno, una vez evaluados los factores de riesgo, así como las medidas a adoptar en el caso de que la decisión de aceptar sea afirmativa. Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 6 REA auditores Procedimientos de identificación de clientes Dado que la normativa de auditoría tiene establecidos procedimientos de identificación de clientes que exceden los requerimientos de la normativa de PBC, en principio no se requiere procedimientos adicionales de identificación. En su defecto y para el resto de las actividades se aplicarán los siguientes procedimientos establecidos en el artículo 3 del Reglamento, que establece 1. Los sujetos obligados exigirán la presentación de los documentos acreditativos de la identidad de sus clientes, habituales o no, en el momento de entablar relaciones de negocio. 2. Cuando el cliente sea persona física deberá presentar Documento Nacional de Identidad, permiso de residencia expedido por el Ministerio de Interior, pasaporte o documento de identificación válido en el país de procedencia que incorpore fotografía de su titular, todo ello sin perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el número de identificación fiscal (NIF) o el número de identificación de extranjeros (NIE), según los casos, de acuerdo con las disposiciones vigentes. Asimismo se deberán acreditar los poderes de las personas que actúen en su nombre. 3. Las personas jurídicas deberán presentar documento fehaciente acreditativo de su denominación, forma jurídica, domicilio y objeto social, sin perjuicio de la obligación que proceda de comunicar el número de identificación fiscal (NIF). Asimismo se deberán acreditar los poderes de las personas que actúen en su nombre. Operaciones vinculadas al blanqueo de capitales Aunque normalmente esta norma no es directamente aplicable, dado que en el ejercicio de las actividades profesionales del art. 2.2.c no se realizan operaciones que puedan estar vinculadas con el blanqueo de capitales, es posible que como consecuencia de la actividad de (auditoría, contabilidad externa o asesoría fiscal) se identifiquen operaciones sobre las que existan indicios de estar relacionadas con dicho blanqueo. En caso de identificación de las operaciones relacionadas con el blanqueo, el directivo o empleado que las hubiese identificado comunicará el hecho y toda la información disponible al Representante/Órgano de Control, para que en base a su mayor conocimiento de la normativa pueda examinarla, evaluar los hechos a fin de obtener sus conclusiones y, en su caso, efectuar, la comunicación que proceda al Comité Ejecutivo. Efectuada la comunicación, el directivo o empleado queda exento de responsabilidad. Para ello el Representante/Órganos de Control y Comunicación dejará constancia escrita de la comunicación de las operaciones efectivamente relacionadas con el blanqueo de capitales, adoptará las medidas adecuadas para mantener la confidencialidad sobre la identidad de los empleados y directivos que hayan realizado la comunicación, y les informará del curso dado a la misma. Si existiesen dudas sobre la obligación de comunicar (bien porque está pendiente de regulación mediante orden administrativa o bien porque la comunicación u otros requerimientos de la normativa de blanqueo de capitales pudiese ser incompatible con la normativa reguladora de la actividad profesional) el órgano de Control deberá efectuar previamente los oportunos procedimientos de consulta al organismo regulador de la actividad profesional o al asesor legal, con objeto de asegurar el correcto cumplimiento de toda la normativa aplicable (no sólo la de PBC, sino también la de Auditoría o cualquier otra a la que esté sujeta su actuación profesional). Procedimientos de comunicación al Servicio Ejecutivo Toda comunicación deberá efectuarse por escrito a través del/de los representante/s de (nombre de la persona física o jurídica sujeto obligado), salvo en los supuestos de razonada urgencia, en los que el Servicio Ejecutivo señale los medios y formas a través de los cuales se llevará a cabo la comunicación. El Directivo o empleado de (nombre de la persona física o jurídica sujeto obligado) podrá comunicar directamente al Servicio Ejecutivo situaciones (conocidas en el ejercicio de sus funciones) relacionadas con el blanqueo de capitales, que habiendo sido puestas de manifiesto a los órganos de control interno, no hubiese sido informado sobre el curso de las mismas. Asimismo (nombre de la persona física o jurídica sujeto obligado) en virtud del apartado del artículo 8 del Reglamento colaborará con el Servicio Ejecutivo facilitando, conforme a lo establecido en el artículo 3. 4. b) de l a Ley 19/1993, la información que éste requiera en el ejercicio de sus competencias. Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 7 REA auditores En todo caso, conforme establece el segundo párrafo de dicho artículo: No estarán sujetos a las obligaciones establecidas en este apartado 4 los auditores, contables externos, asesores fiscales, notarios, abogados y procuradores con respecto a la información que reciban de uno de sus clientes u obtengan sobre él al determinar la posición jurídica a favor de su cliente, o desempeñar su misión de defender o representar a dicho cliente en procedimientos administrativos o judiciales o en relación con ellos, incluido el asesoramiento sobre la incoación o la forma de evitar un proceso, independientemente de si han recibido u obtenido dicha información antes, durante o después de tales procedimientos. La información a comunicar contendrá de forma detallada, clara y completa todos los datos requeridos. En caso de no disponer de toda la información solicitada se hará constar expresamente. Formación La formación del personal contempla las exigencias de la normativa sobre la prevención de blanqueo de capitales. Dadas las características de (Nombre del establecimiento o empresario individual sujeto obligado), la formación se refiere a los siguientes aspectos: • Fundamentales de la Ley 19/1993 (modificada por la Ley 19/2003, de 4 de julio), de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales (art. 1, ámbito de aplicación y qué se entiende como blanqueo, art. 2., sujetos obligados, tanto en régimen general como en régimen especial y art. 3 obligaciones) • Específicos de la sección II del Reglamento, que regula el Régimen especial, que entre otras contempla la responsabilidad de información a los órganos de control y la posibilidad de comunicación directa al Servicio Ejecutivo. Adicionalmente, se mantendrá actualizado al personal de cualquier novedad o cambio de la normativa que afecte a las obligaciones del personal. Examen de los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación Alternativa 1, examen cada tres años Anualmente se evalúan internamente por escrito la efectividad operativa de los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación. Para facilitar la evaluación anual se incluye el cuestionario que se muestra en el anexo I. Dado que internamente se efectúa la evaluación anual, los mencionados procedimientos son objeto de examen cada tres años por un experto externo, que reúna las siguientes características: 1. Condiciones académicas y de experiencia profesional que le hagan idóneo para el desempeño de la función. 2. Que no haya prestado o preste a (nombre de la persona física jurídica sujeto obligado) cualquier otra clase de servicios retribuidos durante los tres años anteriores o posteriores a la emisión del informe. Los resultados del examen serán consignados en un informe escrito de carácter reservado cuyo contenido, exigible al experto, debe reunir los requisitos establecidos en el artículo 11.7 del Reglamento. Igualmente la evaluación interna anual de la efectividad operativa de los procedimientos será consignada en un informe escrito. En el anexo I se muestra un cuestionario cuyo cumplimiento puede ser de utilidad ser de utilidad para evaluar e informar sobre la efectividad operativa de los procedimientos. Ambos informes estarán a disposición del Servicio Ejecutivo durante los seis años siguientes a su realización. Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 8 REA auditores Alternativa 2, examen anual Los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación son objeto de examen anual por un experto externo, que reúna las siguientes características: 1. Condiciones académicas y de experiencia profesional que las hagan idóneas para el desempeño de la función. 2. Que no haya prestado o preste a (nombre de la persona física jurídica sujeto obligado) cualquier otra clase de servicios retribuidos durante los tres años anteriores o posteriores a la emisión del informe. Los informes del experto externo estarán a disposición del Servicio Ejecutivo durante los seis años siguientes a su realización. Políticas de conservación de documentos Se conservará durante 6 años la siguiente documentación: 1. Comunicaciones efectuadas al Servicio Ejecutivo, en su caso con su documentación soporte, bien en cumplimiento de la normativa aplicable, bien como consecuencia de los requerimientos efectuados por dicho organismo. 2. Los informes del experto y evaluación interna, los cuales están a disposición del Servicio Ejecutivo. Confidencialidad Conforme establece el artículo 10 del Reglamento, el sujeto pasivo no revelará al cliente ni a terceros las actuaciones que estén realizando en relación con sus obligaciones derivadas de la Ley 19/1993 en la forma regulada por el presente Reglamento. En todo caso, dadas las características de la auditoría, dicho precepto podría estar en conflicto con la normativa de auditoría, especialmente en lo que se refiere a la aplicación de los procedimientos de auditoría sobre el cumplimiento de la normativa aplicable. Para asegurar el cumplimiento de la normativa de auditoría, siempre que se presente situaciones de posibles conflictos entre la normativa de auditoría y la de blanqueo de capitales se efectuarán previamente los oportunos procedimientos de consulta al ICAC. Carlos Puig de Travy Francisco Suarez Vicepresidente del Registro de Economistas Auditores Director del Departamento Técnico y de Control de Calidad Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 9 REA auditores Registro de Economistas Auditores · Consejo General de Colegios de Economistas de España 10
