politica de eficiencia administrativa y cero papel politicas

POLITICA DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL USO DEL PAPEL EN EL
INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL
OBJETIVO GENERAL
Reducir el consumo de papel en todos los procesos del Instituto Colombiano de
Desarrollo Rural mediante la implementación de estrategias que promuevan el cambio de
hábitos en los funcionarios y contratistas del INCODER, que contribuyan a mejorar la
gestión administrativa en forma eficiente, eficaz y efectiva, de tal manera que logremos
reducción de recursos (dinero, tiempo, espacio, papel, etc.). Igualmente contribuir en el
cumplimiento de la política ambiental del Instituto.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Establecer los lineamientos necesarios para lograr un manejo apropiado de las
tecnologías y herramientas del Instituto así como un uso eficiente del papel.
2. Promover entre los funcionarios y contratistas del INCODER un compromiso con
el uso de las tecnologías y herramientas para lograr la reducción del consumo de
papel de manera que se contribuya con la conservación de los recursos naturales
y con los objetivos de eficiencia administrativa.
3. Implementar, mantener y ejecutar la política de Eficiencia Administrativa y Cero
Papel en la entidad tanto a nivel central como a nivel territorial
ESTRATEGIAS
Selección de un líder para la estrategia de cero papel
Conformación de un equipo de trabajo: Subgerencia de Planificación e Información
(DT de Información y Tecnología y Grupo de Desarrollo Organizacional),
Secretaría General (Gestión Documental y Talento Humano), Gerencia (Atención
al Ciudadano) y Comunicaciones.
Documentación de indicadores, estadísticas, costos y ahorros: Elaboración de la
línea base de consumo y costos de papel, implementación desde Diciembre de
2013 y meta del 30 % para el 2014.
Campañas de sensibilización a través de la Oficina de Comunicaciones.
REDUCCION DEL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS
Promover el uso racional del papel por medio de las siguientes prácticas:
Fotocopias e Impresiones a doble cara: Con excepción de los casos en los que
entidades externas o documentos formales requieran del uso por una sola cara.
Configurar todas las impresoras de la entidad para que automáticamente impriman a
doble cara (Responsable: Grupo de soporte técnico – DT de Información y Tecnología).
Reducción del tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar: Reducir los
espacios y el tamaño de fuente en los documentos no oficiales que sea indispensable
imprimir. Con el fin de reducir la cantidad de papel. (Responsable: Todos los
funcionarios).
Evitar copias e impresiones innecesarias: Determinar el número de copias realmente
indispensables de un mismo documento (para qué se requieren) antes de imprimir o
fotocopiar. Evaluar antes de imprimir o fotocopiar si pueden usarse medios electrónicos
para compartir la información (correo electrónico, intranet) (Responsable: Todos los
funcionarios).
Revisión y ajuste de formatos en pantalla: Revisar, corregir, ajustar y configurar
correctamente los documentos antes de imprimir para asegurase de que no hay errores
en el documento y que las márgenes están correctamente configuradas con el fin de
evitar impresiones innecesarias. (Responsable: Todos los funcionarios).
Uso correcto de impresoras y fotocopiadoras: Verificar que los equipos estén
funcionando correctamente antes de imprimir. (Responsable: Todos los funcionarios).
Reutilización del papel usado por una cara: Usar el papel que ha sido usado por una
sola cara y desechado, para imprimir borradores de documentos, tomar notas, imprimir
formatos que se diligenciarán en forma manual y otros formatos y documentos
informativos que no tiene un valor significativo para el archivo. (Responsable: Todos los
funcionarios).
RECICLAJE
Separación de residuos para el reciclaje: separar el papel reutilizable de los demás
residuos generados y depositarlo en las cajas ubicadas al lado de las impresoras. Así
mismo, separar el papel ya usado por ambas caras y sin ninguna utilidad para asegurar
que pueda ser reciclado por la empresa que compra este material al instituto.
SUSTITUCIÓN
Uso de herramientas tecnológicas para compartir información: Fomentar el uso de
carpetas compartidas por dependencia, biblioteca interna, agenda de Outlook. Usar
intranet o correo electrónico para compartir información importante que no requiera de
soportes impresos y evitar impresiones injustificadas. (Responsable: Todos los
funcionarios)
Gestión de Tecnologías de Información y Gestión Documental: Automatizar Procesos
y Procedimientos: Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
(Trámites, procesos, procedimientos, políticas, servicios, Archivo). Evaluar los sistemas
existentes para ver si se pueden complementar. (Responsable: Subgerencia de
Planificación e Información y Gestión Documental).
Implementar el uso de firmas digitales: Implementar la firma digital en el correo
institucional y en documentos ofimáticos. (Responsable: Subgerencia de Planificación e
Información).
Implementar proyectos de escaneo en procesos de alto valor: Incluir en gestión
documental (Responsable: Subgerencia de Planificación e Información y Gestión
Documental).
SENSIBILIZACIÓN
 Formalización del compromiso de la entidad con la estrategia de cero papel,
revisión y publicación de la Política por la Alta Dirección.
 Papel tapiz y adición de mensajes de sensibilización en los correos electrónicos
(No imprimir documentos innecesarios).
 Difusión de las estrategias del programa desde la oficina de Comunicaciones.
 Buzón de ideas innovadoras de consumo de papel.
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL USO EFICIENTE Y AHORRO
DE ENERGÍA EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar e implementar alternativas para el uso racional de la energía eléctrica y otras
fuentes de energía en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Realizar un diagnóstico sobre el consumo de energía eléctrica y otras fuentes de
energía en el Instituto.
2. Identificar e implementar tecnologías que permitan el uso racional de energía.
3. Monitorear y controlar el uso de la energía.
4. Capacitar y crear conciencia entre los funcionarios y Contratistas del INCODER
acerca del uso racional del recurso energético.
ALCANCE
Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural
en su sede central, a funcionarios, contratistas y visitantes y que hacen uso del recurso
hídrico en el desarrollo de sus actividades.
DEFINICIONES
Desarrollo Sostenible. Posibilidad de mejorar la tecnología y la organización social de
forma que el medio ambiente pueda recuperarse al mismo ritmo que es afectado por la
actividad humana.
Energía. Se define como la fuerza de acción o fuerza de obrar, sin embargo en Física se
define como la capacidad para realizar un trabajo, y en Tecnología y Economía se refiere
a un recurso natural (incluyendo a su tecnología asociada) para extraerla, transformarla, y
luego darle un uso industrial o económico
Uso eficiente: Es la obtención de un resultado optimizando los recursos empleados en la
consecución del mismo. Así mismo, eficiencia energética hace referencia a todas las
acciones que tienden a optimizar el consumo de energía, logrando con esto minimizar
aspectos e impactos negativos hacia el medio ambiente.
RESPONSABLE
Secretaría General
Subgerencia de Planificación
TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA
Fecha de Inicio: Enero 2014
Revisión: Anual
Vigencia: 4 años
CONTENIDO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
RECURSOS
Seguimiento al
cumplimiento de los
criterios ambientales
para el sistema de
iluminación del
Instituto
Diseñar e
implementar un
programa de
sensibilización
dirigida a
funcionarios y
contratistas que
genere una cultura
del uso eficiente y
ahorro del agua.
Ejecución
cronograma de
modernización,
independización y
automatización de
circuitos.
Mantenimiento de
redes eléctricas
Medición y
seguimiento al
consumo de energía
eléctrica.
Secretaría General Subgerencia de
Planificación
NA
FECHA DE
EJECUCIÓN
Año 2014
Talento Humano –
Prensa –
Subgerencia de
Planificación
NA
Año 2014
Secretaría general
Año 2014
Secretaría general
Año 2014
Secretaría General Subgerencia de
Planificación
NA
Año 2014
INDICADOR
FÓRMULA
Consumo de
energía
Consumo de
energía=
Consumo del
período anterior
Kwattio consumo
periodo actual
Kwattio/
(consumo
periodo
anterior)*100
Cumplimiento
de actividades =
N° de
actividades
realizadas/ N°
de actividades
planeadas *100
% de
actividades
realizadas
RESPONSAB
LE
Secretaría
General –
Subgerencia
de
Planificación
FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
Anual
METAS
Secretaría
General –
Subgerencia
de
Planificación
Anual
Cumplir
con el
100% de
las
actividades
planeadas
en el
programa
Indicador.
Reducir el
consumo
en un 5%
del año
inmediatam
ente
anterior
POLITICAS PARA LA RACIONALIZACIÓN DEL USO EFICIENTE Y AHORRO DE
AGUA EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar e Implementar alternativas para el Uso Eficiente y el Ahorro del Recurso
Hídrico en el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Identificar y aplicar tecnologías que permitan el ahorro del agua sin afectar el
normal desempeño de las actividades.
2. Monitorear y controlar el consumo de agua.
3. Capacitar y crear conciencia entre los funcionarios y Contratistas del INCODER
acerca del uso racional del recurso hídrico.
ALCANCE
Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo
Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas y visitantes y que hacen uso del
recurso hídrico en el desarrollo de sus actividades.
DEFINICIONES
Uso eficiente y racional del agua: contiene tres aspectos importantes: el uso, la
eficiencia y el agua. El uso significa que es susceptible a la intervención humana, a
través de alguna actividad que puede ser productiva, recreativa o para su salud y
bienestar. La eficiencia tiene implícito el principio de escasez, (el agua dulce es una
recurso escaso, finito y limitado) que debe ser bien manejado, de manera equitativa,
considerando aspectos socio-económicos y de género.
Demanda de agua: se refiere a la necesidad que tiene el proyecto de abastecerse de
este recurso durante las actividades propias de servicio y funcionamiento de sus
instalaciones
Recurso natural: Bienes materiales y servicios que proporciona la naturaleza sin
alteración por parte del ser humano.
RESPONSABLE DEL PROGRAMA
Secretaria General
Subgerencia de Planificación
TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA
Fecha de inicio: Enero 2014
Revisión: Anual
Vigencia: 4 años
CONTENIDO DEL PROGRAMA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
RECURSOS
FECHA DE
EJECUCIÓN
Año 2014
Revisión y
mantenimiento de
las redes
hidráulicas del
Instituto
Diseñar e
implementar un
programa de
sensibilización
dirigida a
funcionarios y
contratistas que
genere una cultura
del uso eficiente y
ahorro del agua.
Desarrollar una
jornada de
capacitación con
funcionarios y
contratistas que
contribuyan al logro
Secretaría General
Talento Humano –
Prensa –
Subgerencia de
Planificación
NA
Año 2014
Talento Humano –
Subgerencia de
Planificación
NA
Año 2014
de las metas de
ahorro de agua en
el Instituto
Monitorear la
ejecución del
cronograma de
sustitución de
sistemas
ahorradores en los
baños de la sede
central del Instituto.
Medición y
seguimiento a los
consumos de agua
INDICADOR
Consumo de
agua
Consumo
percapita
% de
actividades
realizadas
Secretaría General
NA
Año 2014
Secretaría General
– Subgerencia de
Planificación
NA
Año 2013
FÓRMULA
RESPONSABL
E
Consumo del
Secretaría
período anterior General –
en m3 Subgerencia de
consumo
Planificación
periodo actual
en m3/
(consumo
período
anterior)*100
M3
Secretaría
/Funcionario
General –
*día
Subgerencia de
Planificación
FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
Anual
METAS
Anual
Cumplimiento
de actividades
= N° de
actividades
realizadas/ N°
de actividades
planeadas *100
Anual
Reducir el
consumo en un
5% del año
inmediatamente
anterior
Cumplir con el
100% de las
actividades
planeadas en el
programa
Indicador.
Secretaría
General –
Subgerencia de
Planificación
Reducir el
consumo en un
5% del año
inmediatamente
anterior
POLITICAS PARA EL MANEJO ADECUADO DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS
EN EL INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL
OBJETIVO GENERAL
Minimizar la generación de residuos en la sede central del Instituto, maximizar su
aprovechamiento y disponer adecuadamente los residuos especiales
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Promover el aprovechamiento y la separación de los residuos generados en el
INCODER.
2. Capacitar y sensibilizar a los funcionarios y contratistas del Instituto acerca de la
gestión integral de los residuos generados.
3. Diseñar e implementar un programa para el reciclaje de residuos especiales.
ALCANCE
Aplica a todas las actividades desarrolladas en el Instituto Colombiano de Desarrollo
Rural en su sede central, a funcionarios, contratistas y visitantes que en el desarrollo
de sus actividades generen residuos sólidos
DEFINICIONES
Segregación en la fuente: Consiste en el depósito selectivo inicial de los residuos en
cada una de las secciones generadoras, dando comienzo al manejo, tratamiento y
disposición cuyo éxito depende de la correcta separación y clasificación en el origen,
pues de no ser así los esfuerzos que se realicen en el resto del proceso alterarían los
resultados.
Residuos no peligrosos: Son aquellos producidos por el generador en cualquier lugar
y en desarrollo de su actividad, que no presentan riesgo para la salud humana y el
medio ambiente, se clasifican en:
 Biodegradables: Son aquellos restos químicos o naturales que se descomponen
fácilmente en el ambiente. En estos restos se encuentran los vegetales, residuos
alimenticios no infectados, papel higiénico, papeles no aptos para reciclaje, jabones
y detergentes biodegradables, madera y otros residuos que puedan ser
transformados fácilmente en materia orgánica.
 Reciclables: Son aquellos que no se descomponen fácilmente y pueden volver a ser
utilizados en procesos productivos como materia prima. Entre estos residuos se
encuentran: algunos papeles y plásticos, chatarra, vidrio, telas, radiografías, partes


y equipos obsoletos o en desuso, entre otros.
Inertes: Son aquellos que no permiten su descomposición, ni su transformación en
materia prima y su degradación natural requiere grandes períodos de tiempo. Entre
estos se encuentran: el icopor, algunos tipos de papel como el papel carbón y
algunos plásticos.
Ordinarios o comunes: Son aquellos generados en el desempeño normal de las
actividades. Estos residuos se generan en oficinas, pasillos, áreas comunes,
cafeterías, salas de espera, auditorios y en general en todos los sitios del
establecimiento del generador.
Residuos Especiales: Son los equipos electromagnéticos RAEE que se dan de baja
por desuso o terminación de su vida útil, también se incluyen los residuos de oficinas y
laboratorios como las Pilas, Fluorescentes, Toner, Cartuchos de Impresora y
Fotocopiadora.
RESPONSABLE DEL PROGRAMA
Secretaría General
Subgerencia de Planificación
TIEMPO DE VIGENCIA DEL PROGRAMA
Fecha de inicio: Enero 2014
Revisión: Anual
Vigencia: 4 años
CONTENIDO DEL PROGRAMA
ACTIVIDAD
Ampliar el programa Secretaría General
de Reciclaje del
- Subgerencia de
INCODER
Planificación
NA
FECHA DE
EJECUCIÓN
Año 2014
Talento Humano –
Prensa Subgerencia de
Planificación
Talento Humano –
Subgerencia de
Planificación
NA
Año 2014
NA
Año 2014
Ejecutar campañas
de sensibilización
en la gestión de los
residuos.
Desarrollar una
jornada de
capacitación con
funcionarios y
contratistas que
RESPONSABLE
RECURSOS
contribuyan al logro
de las metas del
programa de
reciclaje del
Instituto
Identificar gestores
para el manejo de
los residuos
especiales del
Instituto
Realizar
seguimiento al
programa de
manejo de residuos
sólidos especiales y
ordinarios del
INCODER
Gestión Logística
de Bienes y
Servicios –
Subgerencia de
Planificación
NA
Año 2014
Secretaría General
- Subgerencia de
NA
Año 2014
Planificación
INDICADOR
FÓRMULA
Cantidad
aprovechada
de residuos
reciclables
Kg. de residuos
reciclables
aprovechados /
Kg. totales de
residuos
reciclables
generados
Kg. de residuos
reciclables
aprovechados /
Kg. totales de
residuos
especiales
generados
Cumplimiento
de actividades
= N° de
actividades
realizadas/ N°
de actividades
planeadas *100
Cantidad de
residuos
sólidos
especiales
dispuestos
adecuadament
e
% de
actividades
realizadas
RESPONSABL
E
Secretaría
General -
FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
Anual
Subgerencia de
Planificación
Secretaría
General -
Anual
Subgerencia de
Planificación
Secretaría
General Subgerencia de
Planificación
Anual
METAS
Aprovechar el
80% de los
residuos
sólidos
reciclables
generados en
el INCODER.
Disponer
adecuadament
e el 80% de los
residuos
especiales
generados en
el INCODER
Cumplir con el
100% de las
actividades
planeadas en el
programa
Indicador.