TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Anuncio
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO FINAL Responsable recolección 1 . 1 . 3 4 1 . 2 . 1 . 2 . 1 1 . 2 . 2 1 . 2 . 3 RESOLUCIONES NACIONALES RESOLUCIONES SECCIONALES Secretaria Secretaria GESTION DE CONTABILIDAD Y TESORERIA COMPROBANTES DE CIERRE CAJA P. G. Contabilidad MENOR COMPROBANTES DE CAUSACION P. G. Contabilidad CUENTAS POR PAGAR COMPROBANTES DE CAUSACION P. G. Contabilidad BANCARIA Tiempo de retención Tiempo de retención 50 AÑOS Medio Lugar LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO, NUMERICO 50 AÑOS FOLDER AZ Archivador CRONOLOGICO, NUMERICO POR SECCIONAL Y POR AÑO 2 AÑOS LIBRO EMPASTADO Archivador LIBRO EMPASTADO Archivador LIBRO EMPASTADO Archivador Archivador Profesional de Tesorería LIBRO EMPASTADO Archivador NUMERICO / CRONOLOGICO P. G. Contabilidad LIBRO EMPASTADO Archivador LIBRO EMPASTADO Archivador LIBRO EMPASTADO Archivador COMPROBANTES DE AJUSTES PARA P. G. Contabilidad CIERRE CONTABLE 1 . 2 . 5 COMPROBANTES DE EGRESO 1 . 2 . 6 COMPROBANTES DE CAUSACIÓN Y PAGO DE NOMINA 7 8 1 . 2 . 9 1 . 2 . 11 CONCILIACIONES DE INGRESOS CONCILIACIONES BANCARIAS Y EXTRACTOS ESTADOS FINANCIEROS Y REPORTES A LA CONTADURIA Y OTRAS ENTIDADES LIBROS CONTABLES NUMERICO / CRONOLOGICO NUMERICO / CRONOLOGICO NUMERICO / CRONOLOGICO LIBRO EMPASTADO 4 1 . 2 . Indicador de búsqueda NUMERICO / CRONOLOGICO SEPARADO POR TIPO DE AJUSTE 1 . 2 . 1 . 2 . Almacenamiento Profesional de Tesorería Profesional de Tesorería NUMERICO / CRONOLOGICO NUMERICO / CRONOLOGICO NUMERICO / CRONOLOGICO P. G. Contabilidad LIBRO EMPASTADO Archivador NUMERICO / CRONOLOGICO P. G. Contabilidad LIBRO EMPASTADO Archivador NUMERICO / CRONOLOGICO SEPARADO POR TIPO DE LIBRO 14 CT Debe empastarse con el listado de resoluciones E Este archivo es de copias de Resoluciones de Asignación de Matrícula . Destruir previa verificación que existan los originales en el seccional. 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye Comprobantes L-33 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye comprobantes de Causación N-1 y N-2 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye comprobantes de Causación N-3 y Comprobantes de ajustes N-8 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye Comprobantes L-5, L-6, L-7, L-8, L-18, L-30, L-31, L-34, L-40 y N-4. 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye los Comprobantes G-1, G-2 y G-3, Las Copias de estos comprobantes se archivan de forma separada y se deben conservar 10 Años y Eliminación. 3 AÑOS* 77 AÑOS E Incluye comprobantes L-1, L-16 y L-17 e incluye la liquidación de nómina 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye Comprobantes L-11, L-12, L-13, L-14, L-15, L-21, L-22, L-23, L-24, Registros, consignaciones, ajustes de Conciliación 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye formatos de conciliación, reportes y Libro Auxiliar de bancos 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye además reportes a la Dian, Distrito, Senado, Camara. 3 AÑOS* 17 AÑOS E Incluye los libros de Diario (Antigua serie 1,2,11), los de Inventario y Balance (Antigua serie 1,2,12) y Libro Mayor (Antigua serie 1,2,13) E Incluye comprobantes L-2, L-3, L-4 y L-19 E Incluye condiciones bancarias e Histórico de cuentas Profesional de NUMERICO / LIBRO EMPASTADO Archivador 3 AÑOS* 17 AÑOS CRONOLOGICO Tesorería Profesional de CARPETA 2 ULTIMAS 1 . 2 . 16 CONVENIOS BANCARIOS Archivador CRONOLOGICO LEGAJADORA VIGENCIAS Tesorería 1 . 2 . 17 DECLARACIONES TRIBUTARIAS P. G. Contabilidad FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 15 AÑOS* 5 AÑOS * El Tiempo de Retención en Archivo de Gestión puede ser menor dependiendo del saneamiento generado por las auditorias, Sin embargo el tiempo total de conservación no varía. 1 . 2 . COMPROBANTES DE TRANSFERENCIAS Y GIROS E GESTION DE PRESUPUESTO 1 . 3 . 1 . 3 . 1 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL P. G. Presupuesto LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO 3 AÑOS 17 AÑOS E 1 . 3 . 2 REGISTRO PRESUPUESTAL P. G. Presupuesto LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO 3 AÑOS 17 AÑOS E 1 . 3 . 3 INFORMES DE CONTROL PRESUPUESTAL P. G. Presupuesto LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO 3 AÑOS 17 AÑOS E 1 . 3 . 6 ORDEN DE PAGO P. G. Presupuesto LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO, NUMERICO 3 AÑOS 17 AÑOS E 8 PROYECTOS DE PRESUPUESTO APROBADO P. G. Presupuesto ANILLADO Archivador CRONOLOGICO 5 AÑOS 5 AÑOS E 1 . 3 . OBSERVACIONES COPNIA NACIONAL SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1 1 . 1 . 1 . 1 . ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION DESCRIPCION Incluye todo el detalle de la ejecución presupuestal (informes acumulados de ejecución de ingresos y gastos, modificaciones, listado de los registros de apropiaciones, compromisos, pagos y reservas presupuestales, Reporte al CHIP) GESTION DE SISTEMAS 1 . 4 . 1 . 4 . 2 COPIAS DE SEGURIDAD (PROGRAMAS Y BASES DE DATOS) P. G. Sistemas MAGNETICO Archivador CRONOLOGICO 1 AÑO 5 AÑOS E 1 . 4 . 3 PROYECTOS Y DESARROLLOS INTERNOS DE SOFTWARE P. G. Sistemas FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO VIGENCIA MAS TRES AÑOS 7 AÑOS E Entra uno y se elimina el mas antiguo. archivar dos copias una en una empresa especializada en su custodia y otra en el servidor de la página web. Todo lo concerniente a los programas SICAME, SIPRES, DEPURA, AACOS, Programa de Activos, Etc GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Nacional. Pág. 1 / 4 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 1 . 4 . COPNIA NACIONAL AUDITORÍAS DE SISTEMAS 4 1 . 4 . 5 1 . 4 . 6 REPORTES DE MEJORA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN MANUALES TECNICOS FINAL Almacenamiento Responsable recolección Medio P. G. Sistemas FOLDER A-Z P. G. Sistemas P. G. Sistemas OBSERVACIONES Lugar Indicador de búsqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 5 AÑOS E FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 5 AÑOS E FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 5 AÑOS E Archivador NUMERICO, CRONOLOGICO 3 AÑOS 17 AÑOS E 3 AÑOS 17 AÑOS E * Cuando se habla de funcionario es que un ejemplar del inventario anual a Diciembre debe ir archivado en la Historia Laboral y otra en el AZ E Incluye Back-Up del Sistema y los Informes de Mantenimiento del Proveedor Tiempo de retención Incluye los formatos que arroje el plan de contingencia y polìticas de seguridad de sistemas de información GESTION ADMINISTRATIVA 1 . 5 . 1 . 5 . ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION DESCRIPCION MOVIMIENTOS DE ALMACEN (ENTRADA, SALIDA, TRASLADOS Y BAJAS) 7 LIBRO EMPASTADO T. de almacén y POR AÑO Y TIPO DE servicios generales COMPROBANTE 1 . 5 . 8 INFORMES INVENTARIOS T. de almacén y servicios generales FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR AÑOS / SECCIONAL / FUNCIONARIO * 1 . 5 . 9 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS T. de almacén y servicios generales FOLDER A-Z Archivador GRUPO DE ACTIVO / CRONOLOGICO HASTA QUE SE ORDENE LA BAJA 1 . 5 . 10 CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Auxiliar de archivo y Correspondencia FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO / RADICADO 3 AÑOS 7 AÑOS E 1 . 5 . 11 . 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA Auxiliar de archivo LIBRO EMPASTADO y Correspondencia Archivador CRONOLOGICO RADICADA 3 AÑOS 17 AÑOS E Se debe anexar el libro de correspondencia al inicio del apilado del mes para que sirva como índice 1 . 5 . 11 . 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA Auxiliar de archivo LIBRO EMPASTADO y Correspondencia Archivador CRONOLOGICO RADICADA AÑO VIGENCIA Y AÑO ANTERIOR 18 AÑOS E Se debe anexar el libro de correspondencia al inicio del apilado del mes para que sirva como índice 1 . 5 . 12 ACTAS DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Técnico de archivo y Correspondencia FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 3 AÑOS 77 AÑOS S Seleccionar lo que haga referencia a expedientes 1 . 5 . 14 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR Técnico de archivo y Correspondencia CAJA Archivador ALFABETICO 10 AÑOS E Si después de 10 años el usuario no reclama la tarjeta se procede a destruir (El tiempo de Retención se cuenta a partir de la fecha de la Resolución Nacional para el caso de los MC y la fecha de radicación para los RP 1 . 5 . 15 GUIAS DE CORREO CERTIFICADO Auxiliar de archivo y Correspondencia CAJA Archivador POR FACTURA / CIUDAD / CONSECUTIVO CUANDO SE COMPLETE LA CAJA 3 AÑOS E 1 . 5 . 16 ACTAS DE ADMINISTRACION DE BIENES T. de almacén y servicios generales LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO POR AÑO / NUMERICO 10 AÑOS 10 AÑOS E 1 . 5 . 17 ESCRITURAS DE INMUEBLES P. G. Administrativa CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO POR VALOR SEDE PERMANENTE 1 . 5 . 18 CONTROLES DE LOTE Profesional de Registro LIBRO EMPASTADO Archivador NUMERICO / CRONOLOGICO 10 AÑOS 90 AÑOS E 1 . 5 . 19 FORMULARIOS DE SOLICITUD MATRÍCULA Profesional de Registro FOLDER A-Z Archivador NUMERICO 3 MESES 70 AÑOS E 1 . 5 . 20 LISTADOS DE GRADUADOS FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR UNIVERSIDAD 70 AÑOS PERMANENTE CT 1 . 5 . 21 PLANILLAS DE INCONSISTENCIAS FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 2 AÑOS 3 AÑOS E 1 . 5 . 22 ANTECEDENTES COMPRA DE INMUEBLES P. G. Administrativa LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO 5 AÑOS 15 AÑOS Técnico Auxiliar LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO 3 AÑOS 17 AÑOS (Antiguamente era la serie 1.2.18) Incluye Originales de las Escrituras, Impuestos y Avaluos realizados y se conserva en las Instalaciones de la Sede Nacional (Antiguamente era la serie 1.4.1) Sistemas envía copia para el expediente, de aquella información que se considere que modifica sustancialmente los datos existentes (cambio de nombre, etc.) (Antiguamente era la serie 1.7.4) Formulario de expediente con comprobante de pago y copia de la cedula. En el caso de los duplicados y reposiciones se autoriza su eliminación después de 6 meses previa verificación con Secretarios Seccionales antes de destruir (Antiguamente era la serie 1.7.5) Los listados deben estar firmados por el Sec. General de la universidad o quien haga sus veces (Antiguamente era la serie 1.7.7) Incluye los documentos correspondientes a la primera y segunda revisión Este archivo debe incluir entre otros: estudios preliminares de compra, Fotocopias simples escrituras, actas de decisión, títulos y certificado de libertad SUBDIRECCION JURIDICA 1 . 6 . 1 . 6 . Profesional de Registro Profesional de Registro CT 1 PERMISOS TEMPORALES E Entrega Mensual al Archivo, debidamente organizado en AZ y avisando con suficiente antelación la entrega para la reserva de espacio. GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Nacional. Pág. 2 / 4 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 1 . 6 . 2 COPNIA NACIONAL DEMANDAS CONTRA EL CONSEJO 1 . 6 . 3 PROCESOS DISCIPLINARIOS A FUNCIONARIOS 1 . 6 . 4 DOCUMENTOS HISTORICOS 1 . 7 . 1 1 . 7 . 2 1 . 7 . 3 1 . 7 . 6 1 Lugar Abogado Asistente FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR CASO Archivador ALFABETICO POR FUNCIONARIO Término del proceso más 5 años PROCESO ACTIVO Archivador CRONOLOGICO PERMANENTE CT Abogado Asistente Abogado Asistente Tiempo de retención Tiempo de retención 5 AÑOS 20 AÑOS E E Digitalizar y que el Área de Sistemas se quede con una copia de seguridad INDICADORES DE GESTION AUDITORIAS AL SISTEMA DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO EVOLUCION SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO ACTAS DE COMITÉ DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO P. G. Calidad FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 4 AÑOS E Se incluye el registro de productos no conformes P. G. Calidad FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 5 AÑOS E Eliminar previa verificación de que los hallazgos esten cerrados P. G. Calidad FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 5 AÑOS PERMANENTE CT P. G. Calidad FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO NUMERICO 5 AÑOS 15 AÑOS E Incluye revisión por la Dirección CONTRATACION P. G. Contratación LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO NUMÉRICO 3 AÑOS 17 AÑOS E (Antigua serie 1.3.7) Foliado, incluye documentos de la Selección abreviada y Tomos específicos para procesos del SECOP. (a partir del 01/01/2009 se ajusta el archivo de esta manera) Secretaria LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLOGICO, NUMERICO 10 AÑOS 90 AÑOS CT (Antiguamente era la serie 1.1.1) Se incluyen las actas de lección y desigación de miembros del Consejo 2 AÑOS E (Antiguamente era la serie 1.1.2) Este archivo es de copias. Destruir previa verificación que existan los originales en el Seccional DIRECCION GENERAL 1 . 9 . 1 ACTAS REUNIONES DEL CONSEJO NACIONAL 1 . 9 . 2 ACTAS DE CONSEJOS SECCIONALES 1 . 9 . 3 INFORMES A ENTIDADES PUBLICAS 1 . 9 . Medio CARPETA LEGAJADORA CARPETA LEGAJADORA Indicador de búsqueda GESTION DE CONTRATACION 1 . 8 . 1 . 9 . OBSERVACIONES FINAL Almacenamiento Responsable recolección GESTION DE CALIDAD 1 . 7 . 1 . 8 . ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION DESCRIPCION 4 PLANES Y PROGRAMAS Secretaria FOLDER AZ Archivador CRONOLOGICO, NUMERICO POR SECCIONAL Y POR AÑO Secretaria LIBRO EMPASTADO Archivador POR ENTIDAD. CRONOLOGICO 10 AÑOS CRONOLOGICO POR ÁREAS DE TRABAJO TIEMPO DE EJECUCIÓN MAS 2 AÑOS Subdirector de Planeación y Comunicaciones FOLDER A-Z Archivador 90 AÑOS CT (Antiguamente mejoramiento era la serie E (Antiguamente era la serie 1.1.6) 1.1.5)Incluye Informes de planes de GESTION DE TALENTO HUMANO 1 . 10 . VIGENTES MÁS 20 AÑOS 80 AÑOS D (Antiguamente era la serie 1.5.1) Se incluye las hojas de vida de los funcionarios activos e Inactivos (desde 1993 cuando se le dio la facultad al COPNIA para tener su planta de personal) Del año1993 a 2001 se encuentran archivadas empastadas y se recibe como fondo documental acumulado. Desde el año 2002 en adelante se encuentran en Carpeta individual. A partir de Abril de 2008 se exige la inclusión de educación, formación, habilidades y experiencia. Foliado con control de documentos archivados. Digitalizar archivo CRONOLOGICO / VIGENTES MÁS MES / COBERTURA 20 AÑOS 80 AÑOS E (Antiguamente era la serie 1.5.2) Digitalizar archivo y conservar en el servidor de la página web. / Abrir un apartado cuando sea necesario de RECLAMACIONES DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES. 18 AÑOS E (Antiguamente era la serie 1.5.3) Se encuentran documentos desde el 30/03/1995 E (Antiguamente era la serie 1.5.4) Incluye :Plan anual de capacitación (GH-fr07), Listado de Asistentes (GH-fr-11) Destruir previa confirmación que las copias de certificados de capacitación se encuentren en la historia laboral 78 AÑOS E (Antiguamente era la serie 1.5.5) 5 AÑOS E 1 . 10 . 1 HISTORIAS LABORALES P. G. Talento Humano CARPETA LEGAJADORA POR FUNCIONARIO Archivador 1 . 10 . 2 PLANILLAS DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL P. G. Talento Humano LIBRO EMPASTADO POR AÑO Archivador 1 . 10 3 FONDO NACIONAL DEL AHORRO P. G. Talento Humano FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 2 AÑOS 1 . 10 . 4 CAPACITACION P. G. Talento Humano FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 3 AÑOS 1 . 10 . 5 SALUD OCUPACIONAL FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 2 AÑOS 1 10 6 PROCESOS DE SELECCIÓN FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR PROCESO 1 AÑO 1 10 7 BIENESTAR LABORAL FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO 3 AÑOS P. G. Talento Humano P. G. Talento Humano P. G. Talento Humano ORDEN ALFABETICO E Debe contener copia de Resoluciones de adopción del plan, Resoluciones Incentivos por evalución de desempeño y un informe final de resultados del programa GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Nacional. Pág. 3 / 4 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO FINAL Responsable recolección 1 . 10 . COPNIA NACIONAL SOPORTES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 8 ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION DESCRIPCION P. G. Talento Humano Almacenamiento Medio Lugar Indicador de búsqueda FOLDER A-Z Archivador SECCIONES Tiempo de retención Tiempo de retención 3 AÑOS* 17 AÑOS E OBSERVACIONES Incluye calculos de procedimientos de nómina Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha Descripción del cambio o modificación 1 marzo-03 Elaboración 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se separa el Área 1.3 y se crea el Área 1.8, se eliminaron las seríes 1.2.15, 1.3.4, 1.5.6, 1.6.5, Se crearon las series 1.5.16, 1.7.7, 1.8.1 (en reemplazo de la 1.3.7) y se modificaron las series 1.1.2, 1.1.3, 1.1.4, 1.1.5, 1.1.8, 1.2.10, 1.2.17, 1.3.3, 1.3.5, 1.3.8, 1.4.2, 1.5.1, 1.5.2, 1.5.4, 1.5.5, 1.5.8, 1.5.9, 1.5.10, 1.5.11.1, 1.5.11.2, 1.5.15, 1.5.16, 1.6.1, 1.7.3, 1.7.6. 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Nacional. Pág. 4 / 4 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO Almacenamiento ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS 2 AÑOS Responsable de recolección Medio Lugar SECRETARIA FOLDER A-Z DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - ANTIOQUIA 5 5. DESCRIPCION 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 5. 1. 5. 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 5. 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL AUX ARCHIVO Y CORRESP. LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO 10 AÑOS 90 AÑOS CT 5. 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL AUX ARCHIVO Y CORRESP. LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS CT 5. 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 5. 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 5. 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 5. 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA AUX ARCHIVO Y CORRESP. GRAPADOS NUMÉRICO TRASLADO 5. 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 5. 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 5. 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS 5. 7 LISTADO DE GRADUADOS AUX ARCHIVO Y CORRESP. FOLDER A-Z Archivador 5. 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador 5. 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z 5. 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS POR UNIVERSIDAD / POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO S (Consejo Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. correspondiente) 70 AÑOS CT E AÑO VIGENTE Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja 2 AÑOS E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Antioquia_Valle_Santander_Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Responsable de recolección Almacenamiento Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención 5. 11 DIVULGACION AUXILIAR OPERATIVO FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS 5. 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO 5. 15 INFORMES DE AUDITORIA SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO Archivador Archivador 5. 5. 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO E CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE CT 10 AÑOS Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha Descripción del cambio o modificación 1 marzo-03 Elaboración 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Antioquia_Valle_Santander_Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - ATLANTICO 8 8. 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 8. 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 8. 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 8. 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 8. 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 8. 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 8. 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 8. 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 8. 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 8. 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 8. 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 8. 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 8. 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 8. 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 8. 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 8. 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 8. 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 8. 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 8. 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 8. 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 8. 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - BOLIVAR 13 13 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 13 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 13 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 13 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 13 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 13 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 13 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 13 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 13 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 13 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 13 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 13 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 13 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 13 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 13 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 13 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 13 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 13 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 13 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 13 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 13 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - BOYACA 15 15 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 15 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 15 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 15 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 15 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 15 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 15 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 15 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 15 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 15 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 15 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 15 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 15 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 15 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 15 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 15 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 15 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 15 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 15 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 15 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 15 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - CALDAS 17 17 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 17 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 17 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 17 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 17 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 17 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 17 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 17 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 17 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 17 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 17 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 17 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 17 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 17 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 17 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 17 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 17 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 17 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 17 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 17 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 17 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - CAUCA 19 19 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 19 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 19 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 19 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 19 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 19 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 19 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 19 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 19 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 19 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 19 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 19 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 19 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 19 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 19 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 19 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 19 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 19 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 19 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 19 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 19 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - CESAR 20 20 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 20 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 20 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 20 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 20 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 20 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 20 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 20 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 20 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 20 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 20 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 20 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 20 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 20 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 20 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 20 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 20 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 20 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 20 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 20 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 20 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - CORDOBA 22 22 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 22 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 22 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 22 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 22 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 22 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 22 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 22 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 22 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 22 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 22 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 22 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 22 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 22 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 22 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 22 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 22 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 22 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 22 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 22 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 22 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Responsable de recolección Almacenamiento Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - CUNDINAMARCA 25 25 . 1 . 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA AUXILIAR OPERATIVO FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 25 . 1 . 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA AUXILIAR OPERATIVO FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 25 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA AUXILIAR OPERATIVO FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 25 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 25 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 10 AÑOS 90 AÑOS CT 25 . 5 . EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 25 . 5 . 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS Técnico de archivo y Correspondencia CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 25 . 5 . 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES Técnico de archivo y Correspondencia CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 25 . 5 . 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA Técnico de archivo y Correspondencia GRAPADOS NUMÉRICO TRASLADO 25 . 5 . 4 EXPEDIENTES DE AFINES Técnico de archivo y Correspondencia CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 25 . 5 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA Técnico de archivo y Correspondencia CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 25 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS SECRETARIO SECCIONAL / ABOGADOS REGIONALES CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS 25 . 7 LISTADO DE GRADUADOS PROF APOYO FOLDER A-Z Archivador 25 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador 25 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 25 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 25 . 11 DIVULGACION Archivador POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) Técnico de archivo y CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Correspondencia PROF APOYO FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR UNIVERSIDAD / POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO S (Consejo Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. correspondiente) 70 AÑOS CT E AÑO VIGENTE Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible 2 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Cundinamarca_Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento ARCHIVO CENTRAL Medio Lugar Indicador de busqueda AUXILIAR OPERATIVO CAJA Archivador POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO Responsable de recolección E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO E CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE CT 25 . 15 . INFORMES DE AUDITORIA SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO CARPETA LEGAJADORA Archivador CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador DENUNCIAS 25 . 18 CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS PROF APOYO OBSERVACIONES 5 AÑOS TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR . 17 10 AÑOS DISPOSICION FINAL Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición . 13 25 Tiempo de retención E 25 SECRETARIO SECCIONAL / ABOGADOS REGIONALES Tiempo de retención Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha Descripción del cambio o modificación 1 marzo-03 Elaboración 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Cundinamarca_Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - GUAJIRA 44 44 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 44 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 44 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 44 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 44 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 44 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 44 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 44 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 44 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 44 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 44 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 44 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 44 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 44 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 44 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 44 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 44 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 44 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 44 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 44 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 44 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - NARIÑO 52 52 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 52 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 52 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 52 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 52 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 52 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 52 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 52 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 52 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 52 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 52 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 52 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 52 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 52 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 52 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 52 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 52 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 52 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 52 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 52 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 52 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - NORTE DE SANTANDER 54 54 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 54 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 54 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 54 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 54 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 54 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 54 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 54 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 54 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 54 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 54 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 54 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 54 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 54 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 54 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 54 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 54 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 54 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 54 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 54 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 54 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - QUINDIO 63 63 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 63 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 63 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 63 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 63 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 63 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 63 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 63 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 63 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 63 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 63 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 63 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 63 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 63 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 63 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 63 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 63 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 63 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 63 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 63 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 63 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - RISARALDA 66 66 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 66 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 66 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 66 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 66 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 66 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 66 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 66 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 66 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 66 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 66 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 66 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 66 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 66 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 66 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 66 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 66 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 66 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 66 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 66 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 66 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO Almacenamiento ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS 2 AÑOS Responsable de recolección Medio Lugar SECRETARIA FOLDER A-Z DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - SANTANDER 68 68 . DESCRIPCION 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 68 . 1. 68 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 68 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL AUX ARCHIVO Y CORRESP. LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO 10 AÑOS 90 AÑOS CT 68 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL AUX ARCHIVO Y CORRESP. LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS CT 68 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 68 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 68 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 68 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA AUX ARCHIVO Y CORRESP. GRAPADOS NUMÉRICO TRASLADO 68 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 68 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 68 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS 68 . 7 LISTADO DE GRADUADOS AUX ARCHIVO Y CORRESP. FOLDER A-Z Archivador 68 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador 68 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z 68 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS POR UNIVERSIDAD / POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO S (Consejo Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. correspondiente) 70 AÑOS CT E AÑO VIGENTE Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja 2 AÑOS E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Antioquia_Valle_Santander_Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Responsable de recolección Almacenamiento Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención 68 . 11 DIVULGACION AUXILIAR OPERATIVO FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS 68 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO 68 . 15 INFORMES DE AUDITORIA SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO Archivador Archivador 68 . 68 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO E CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE CT 10 AÑOS Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha Descripción del cambio o modificación 1 marzo-03 Elaboración 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Antioquia_Valle_Santander_Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Almacenamiento Responsable de recolección Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - TOLIMA 70 70 . 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 70 . 1. 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 2 AÑOS 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 10 AÑOS 90 AÑOS CT Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 10 AÑOS 90 AÑOS CT NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. NUMÉRICO TRASLADO S (Consejo correspondiente) Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS S (6% PARA CT, 94% PARA E) Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. Foliado con control de documentos archivados. SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS CT SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador POR UNIVERSIDAD / POR AÑO 70 AÑOS AÑO VIGENTE 70 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 70 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 70 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL SECRETARIA LIBRO EMPASTADO Archivador 70 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 70 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 70 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador 70 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA SECRETARIA GRAPADOS 70 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION 70 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA SECRETARIA 70 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS 70 . 7 LISTADO DE GRADUADOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 70 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 70 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 70 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 70 . 11 DIVULGACION SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador 70 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador E Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 2 AÑOS 10 AÑOS GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO 70 . 15 DESCRIPCION INFORMES DE AUDITORIA Almacenamiento Responsable de recolección Medio SECRETARIA FOLDER A-Z ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva E CT Lugar Indicador de busqueda Tiempo de retención Archivador CRONOLOGICO 70 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA Archivador CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO 70 . 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE Tiempo de retención . Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha 1 marzo-03 Elaboración Descripción del cambio o modificación 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 SECCIONALES. Pág. 2 / 2 VIGENTE A PARTIR DE JUNIO DE 2012 - 9ª VERSION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - COPNIA ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO Almacenamiento ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención Tiempo de retención Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS 7 AÑOS 2 AÑOS Responsable de recolección Medio Lugar SECRETARIA FOLDER A-Z DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES COPNIA - VALLE 76 76 . DESCRIPCION 1. 1 CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA 2 CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA SECRETARIA FOLDER A-Z Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 4 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice 4 AÑOS 7 AÑOS E Cuando se realice la Transferencia Documental deben trasladarse en Carpetas Legajadoras de maximo 250 folios. Las planillas de control de correspondencia deben archivarse junto con el consecutivo de correspondencia para servir de indice Estas Incluyen actas de reuniones de Consejo y actas de elección de Consejeros 76 . 1. 76 . 2 . CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA 76 . 3 ACTAS DEL CONSEJO SECCIONAL AUX ARCHIVO Y CORRESP. LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO POR AÑO 10 AÑOS 90 AÑOS CT 76 . 4 RESOLUCIONES CONSEJO SECCIONAL AUX ARCHIVO Y CORRESP. LIBRO EMPASTADO Archivador CRONOLÓGICO, NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS CT 76 . 5 EXPEDIENTES DE MATRICULA E INSCRIPCIÓN 76 . 5. 1 EXPEDIENTES DE MATRICULA INGENIEROS AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 76 . 5. 2 EXPEDIENTES DE AUXILIARES AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 76 . 5. 3 EXPEDIENTES DE PROFESIONALES QUE NO SON COMPETENCIA DEL COPNIA AUX ARCHIVO Y CORRESP. GRAPADOS NUMÉRICO TRASLADO 76 . 5. 4 EXPEDIENTES DE AFINES AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 76 . 5. 5 EXPEDIENTES DE MAESTROS DE OBRA AUX ARCHIVO Y CORRESP. CARPETA LEGAJADORA POR TIPO DE INSCRIPCION Archivador NUMÉRICO 10 AÑOS 90 AÑOS Los expedientes anteriores a 1964 no requieren ser S (6% PARA CT, reconstruidos y se toman como Fondo Acumulado. 94% PARA E) Foliado con control de documentos archivados. 76 . 6 PROCESOS DISCIPLINARIOS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA PROCESOS DISCIPLINARIOS Archivador CRONOLÓGICO NUMÉRICO 5 AÑOS DESPUES DEL FALLO 70 AÑOS 76 . 7 LISTADO DE GRADUADOS AUX ARCHIVO Y CORRESP. FOLDER A-Z Archivador 76 . 8 LIBROS DE CAJA MENOR SECRETARIA CARPETA Archivador 76 . 9 RADICACIONES PETICIONES Y RECLAMOS SECRETARIA FOLDER A-Z 76 . 10 RADICACION DE QUEJAS POR CAUSA DEL EJERCICIO SECRETARIA CARPETA LEGAJADORA QUEJAS POR UNIVERSIDAD / POR AÑO CRONOLÓGICO, NUMÉRICO S (Consejo Debe dejarse evidencia del traslado según instructivo. correspondiente) 70 AÑOS CT E AÑO VIGENTE Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 4 AÑOS Archivador CRONOLÓGICO, RADICADA 5 AÑOS DEPUES DEL AUTO DE CONFIRMACION DEL ARCHIVO Previa depuración con Archivo Central Debe remitirse con la legalización Anual de la Caja 2 AÑOS E Incluye Planillas de Control de PR, para servir como indice, Se conserva tanto la petición como copia de la Respuesta E Archivar incluyendo respuesta siempre y cuando no genere un proceso disciplinario. GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Antioquia_Valle_Santander_Pág. 1 / 2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO DE GESTION CÓDIGO DESCRIPCION Responsable de recolección Almacenamiento Medio Lugar ARCHIVO CENTRAL Indicador de busqueda Tiempo de retención 76 . 11 DIVULGACION AUXILIAR OPERATIVO FOLDER A-Z DIVULGACION, INSPECCION Y VIGILANCIA POR SECTORES Archivador POR SECTORES (EDUCATIVO, GUBERNAMENTAL, REAL) HASTA CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO MAS 2 AÑOS 76 . 13 TARJETAS PROFESIONALES SIN RECLAMAR SECRETARIA CAJA Archivador POR MATRICULA 1 AÑO A PARTIR DEL MEMORANDO DE ENVÍO 76 . 15 INFORMES DE AUDITORIA SECRETARIO SECCIONAL FOLDER A-Z Archivador CRONOLOGICO Archivador Archivador 76 . 76 . 17 . DENUNCIAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA 18 . CONVENIOS CON INSTITUCIONES EDUCATIVAS SECRETARIO SECCIONAL CARPETA LEGAJADORA / FOLDER A-Z Tiempo de retención DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES E Se debe incluir en este folder: Programa de divulgación, memorando aprobación, comunicaciones generadas y formato de visitas. Esta serie esta conformada por copias de CR y CE en papel reciclado en lo posible E Enviar al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional (terminando proceso en el sistema WF) Incluye los correspondientes a las tarjetas de reposición 5 AÑOS E Incluye copias de los informes de Auditoría y Reportes de acción Correctiva / Preventiva CRONOLOGICO HASTA FINALIZACION DEL PROCESO E CRONOLOGICO POR ENTIDAD PERMANENTE CT 10 AÑOS Disposicion Final CT: Conservación total E: Eliminación D: Digitalización S: Selección Abreviaturas AGN: Archivo General de la Nación CONTROL DE CAMBIOS N° Fecha Descripción del cambio o modificación 1 marzo-03 Elaboración 2 octubre-03 Primera Actualización 3 agosto-07 Aprobada mediante Acta No. 01-2007 del Comité de Archivo y Correspondencia 4 enero-08 Aprobada mediante Acta No. 02-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 5 diciembre-08 Aprobada mediante Acta No. 04-2008 del Comité de Archivo y Correspondencia 6 noviembre-09 Aprobada mediante Acta No. 05-2009 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 7 enero-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2010 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno 8 agosto-11 Aprobada mediante Acta No. 04-2011 del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se eliminaron la Subseríe (X)2.2 y la Serie (X).12, Se creó la serie (X).18 y se modificaron las series (X).8, (X).11 y (X).17 para todos los Seccionales y adicionalmente para el Seccional Cundinamarca se modificaron las series 25.3, 25.4, 25.6 y 25.18 9 mayo-12 Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ JOSE OLEGARIO NEMETH ESQUINAS FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL Profesional de Gestión Administrativa Subdirector Jurídico Subdirector Administrativo y Financiero ( E ) ACTUALIZÓ REVISIÓN JURÍDICA APROBÓ GD-fr-07 v.9 Marzo. 12 Antioquia_Valle_Santander_Pág. 2 / 2
