Tema 1 Necesidad de conservar la documentación

Tema 1
EL ARCHIVO
Necesidad de conservar la
documentación


Por el propio interés de la
organización
Por exigencias legales
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Por el propio interés de la
organización
Es necesario conservar o guardar
los documentos debidamente
organizados y clasificados.
Son la memoria o información de
la empresa
Por exigencias legales
El Código de Comercio dice:
Los empresarios conservarán los
libros...debidamente ordenados
durante seis años a partir del último
asiento...
El cese del empresario en el ejercicio de
sus actividades no le exime del deber a
que se refiere el párrafo anterior...
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Definición de archivo
Es tanto el conjunto de
documentos como el lugar
donde se almacenan los
documentos debidamente
ordenados y clasificados.
Archivo de documentos
Datos
La elaboración de
datos sigue las
siguientes fases:
Registro / Anotación
Clasificación / Ordenación
Codificación / Denominación
Tratamiento / Manipulación
Cálculo / Estadística
Archivo / Custodia
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Organización del Archivo
Podemos clasificar los archivos
según:
 El grado de utilización
 El grado de autonomía
Grado de utilización

Activos: Se guardan o custodian
mientras dure su vida o su utilización sea
frecuente.
 Semi-activos: Pasan a este los que
aunque reflejan operaciones recientes se
consultan esporádicamente.
 Inactivo: Rara vez serán consultados.
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Por el grado de autonomía
 Centralizado: Convergen todos los
documentos de la empresa por lo que se
encuentran en un mismo lugar.
 Descentralizado: Persiguen que
cada departamento sea independiente,
pero sin perder el nexo de unión y
funcionalidad con el resto.
Ventajas e Inconvenientes
Tipo de Archivo
Centralizado
Descentralizado
Ventajas
Inconvenientes
 El espacio o superficie que ocupa es
mejor aprovechado.
 Se unifican los criterios de clasificació
clasificación u
ordenació
ordenación.
 Se elimina el riesgo de la posible pé
pérdida
o extraví
extravío de papeles, al haber un
responsable del archivo.
 Aumenta el control sobre la
documentació
documentación archivada.
 No es necesario establecer unas normas
para coordinar la labor de archivo que
afecten a dos o má
más departamentos.
 Pérdida de tiempo en acudir al archivo
(suelen estar en los só
sótanos o alejados
del centro neurá
neurálgico de la empresa).
 Se tiende a burocratizar las labores
archiví
archivísticas.
 Aumento de los gastos en los
presupuestos de la empresa (medidas
de seguridad, higiene,…
higiene,…).
 Mayor rapidez a la hora de archivar un
documento.
 Prontitud en la localizació
localización de la
documentació
documentación.
 Menor coste de mantenimiento.
 Se reduce espacio a los dptos.,
dptos., pues
han de ubicar el archivo en la superficie.
 Pudieran surgir diferencias de criterios
en las normas de clasificació
clasificación entre un
departamento y otro.
 No hay ningú
ningún responsable que
controle o supervise las tareas
archiví
archivísticas.
 Posibilidad de interpretar
arbitrariamente o subjetivamente las
normas que se fijen para establecer una
coordinació
coordinación entre los diferentes dptos.
dptos.
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Sistemas de archivo
Un sistema de archivo lo que
busca es la colocación y
localización rápida de un
documento.

CONVENCIONALES

TECNOLÓGICOS
Convencionales
Carpetas
Carpetas
Archivador
Mobiliario
Clasificadoras
Simples
Colgantes
Tipo A-Z
Con anillas
Estanterías modulares
Armarios con carpetas
suspendidas
Estanterías sobre raíles
De seguridad
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Tipos de Archivos Convencionales
a) carpeta simple, b) carpeta colgante, c) carpeta de fuelle o clasificadora,
clasificadora, d) archivador
A-Z, e) capeta archivador con anillas, f) estanterí
estanterías, g) armario con carpetas suspendidas
y archivadores sobre baldas y h) armario sobre raí
raíles.
Tecnológicos

Microfilm: fotografiar documentos a
través de la microfilmación.
 Mecánicos: Armarios y estanterías
sobre raíles.
 Informáticos: programas de
contabilidad, nóminas, paquetes
integrados,…
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Normas de utilización
del archivo
Cada empresa adoptará aquellas
reglas que le sean útiles,
adaptándolas a sus necesidades.
Una de las normas que nos
ayudará a organizar el archivo es
la del sentido común.
Confidencialidad de la
información
La dirección de la empresa establecerá
los controles y filtros de acceso a la
información.
El control de acceso a la información
aumenta a medida que ésta va siendo
más confidencial y disminuirá a medida
que su contenido sea menos relevante.
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CASOS PRÁCTICOS:
•
Observa y Analiza los Casos Prácticos
de las páginas 211 y 213 del libro.
EJERCICIOS:

Realiza los siguientes ejercicios (pág. 215):
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9
9
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