gobierno autónomo descentralizado municipal de palora

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CPA
TESIS PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS
PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTON PALORA”
AUTOR:
María Elena Carcelén Castillo
DIRECTOR:
Ing. Fernando Borja
PALORA-ECUADOR
2013
AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, María Elena Carcelén Castillo declaro bajo juramento que
la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me
responsabilizo con los criterios y opiniones científicas que en él
mismo se declaran, como producto de la investigación realizada
por mí. De la misma forma cedo mis derechos de autor a la
Universidad Tecnológica Equinoccial, según lo establecido por
la
ley
de
propiedad
intelectual,
por
normatividad institucionalidad vigente.
María Elena Castillo
C.I. 1600240616
su
reglamento
y
CERTIFICACIÓN
Yo FERNANDO MARCELO BORJA, en mi calidad de Tutor del Proyecto
de Investigación, nombrado por el Director de Educación a Distancia de
la Universidad Tecnológica Equinoccial, matemático Mauricio García.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el
tema: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS PARA EL
GOBIERNO
AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL
DEL
CANTON PALORA”, presentado por María Elena Castillo Carcelén como
requisito previo para optar por título Licenciado en Contabilidad y
Auditoría.
El mismo que considero debe ser aceptado por reunir los requisitos
legales, viabilidad e importancia del tema:
ING. FERNANDO BORJA BORJA, MAG
DIRECTOR
DEDICATORIA
Dedico la presente tesis de manera muy especial a mi esposo que
ha estado a mi lado a cada momento brindadme su apoyo
incondicional y a mis hijos que supieron comprender y esperar
el tiempo necesario para culminar mis estudios
María Elena Carcelén Castillo
AUTORA
AGRADECIMIENTO
A DIOS por darme la vida y guiarme en cada momento.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, que a través de sus
docentes supo brindarme todos los conocimientos que me
servirán en mi vida personal y profesional
A mi esposo e hijos que con paciencia supieron comprenderme y
apoyarme siempre con el único objetivo de cumplir con mi meta
de ser profesional.
Al Ingeniero Fernando Borga,
haberme orientado y guiado con
Director de mi Tesis, por
experiencia y dedicado su
tiempo para el desarrollo de mi trabajo.
María Elena Carcelén Castillo
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I ............................................................................................................................... 1
ANTECEDENTES ........................................................................................................................ 1
1.1 PROBLEMATIZACIÓN...................................................................................................... 1
1.2 OBJETIVOS ...................................................................................................................... 3
1.2.1 Objetivo General ..................................................................................................... 3
1.2.2 Objetivos Específicos............................................................................................... 3
1.3 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................... 4
1.4 HIPÓTESIS ....................................................................................................................... 5
CAPÍTULO II .............................................................................................................................. 7
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL............................................................................................... 7
2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ..................................................................................... 8
2.2 CONTABILIDAD ............................................................................................................... 8
2.2 .2 BIENES DE LARGA DURACIÒN .............................................................................. 11
2.3.1 CONTROL ............................................................................................................... 17
2.3.2Control Gubernamental ......................................................................................... 18
2.3.3 Control Interno...................................................................................................... 18
2.3.4 Objetivos del Control Interno .............................................................................. 20
2.3.5 Ambientes de Control ........................................................................................... 20
2.3.6 Características del control interno........................................................................ 22
2.3.7 Normas de Control Interno del Sector Público ..................................................... 23
2.3.8 Beneficios del control interno............................................................................... 24
2.3.9 VALORACIÓN ......................................................................................................... 25
2.4 CONTABILIZACIÓN........................................................................................................ 26
2.4.1 Responsabilidad en el registro y control de los bienes:........................................ 26
2.5 PROCEDIMIENTO PARA LOS ACTIVOS FIJOS ................................................................ 30
2.6 PLAN DE CUENTAS DE ACTIVO FIJO ............................................................................. 34
CAPÍTULO III ........................................................................................................................... 36
MARCO METOLÓGICO ........................................................................................................... 36
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................................... 36
3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN ............................................................................................ 37
3.2.1 Investigación descriptiva....................................................................................... 37
3.2.1 Investigación bibliográfica .................................................................................... 37
MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN........................................................................................... 38
3.3.1 Método inductivo.................................................................................................. 38
3.3.2 Método deductivo ................................................................................................ 38
3.3.3 Método analítico. .................................................................................................. 38
3.3.4 Método científico, ................................................................................................. 39
3.4 POBLACIÓN Y MUESTRA .............................................................................................. 39
3.5 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ....................................................................... 40
3.5.1 Encuesta ................................................................................................................ 40
3.5.2 Entrevista .............................................................................................................. 42
CAPÍTULO IV ........................................................................................................................... 45
DIAGNÓSTICO ........................................................................................................................ 45
4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS ........................................................................................... 45
4.1.1 Análisis de la encuesta .......................................................................................... 45
4.1.2 Análisis de la entrevista ........................................................................................ 51
4.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓNA ACTUAL .......................................................................... 54
4.1.1 Antecedentes del GAD Municipal de Palora ......................................................... 54
4.2.2 Orgánico Estructural por Procesos del GAD Municipal de Palora- Actual ............ 56
4.4 ANÁLISIS FODA ............................................................................................................. 75
4.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LOS ACTIVOS FIJOS ............................................................. 76
CAPÍTULO V ............................................................................................................................ 79
MARCO PROPOSITIVO............................................................................................................ 79
5.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS PARA “EL GAD MUNICIPAL DE
PALORA”............................................................................................................................. 79
5.2.1 INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 79
5.2.1 Objetivos del Manual ............................................................................................ 79
5.2.1 Alcance .................................................................................................................. 79
5.2.2 Objetivos del manual ............................................................................................ 81
5.2.3 Marco Jurídico....................................................................................................... 81
5.3 PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS PARA ................................................................ 82
5.3.1 Procedimiento de compra .................................................................................... 82
5.3.2 Procedimiento de revalorización ......................................................................... 89
5.3.3 Baja de activo fijo , por deterioro ........................................................................ 90
5.3.4 Baja por Pérdida .................................................................................................... 91
5.3.5 Adquisición de Bienes ........................................................................................... 93
5.4 NORMAS Y POLÍTICAS CONTABLES ............................................................................. 93
5.4.1 Identificación y protección de los activos fijos .................................................... 95
5.4.2 Constatación Física................................................................................................ 97
5.4.3 Depreciación ......................................................................................................... 98
5.5 PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 100
5.5.1 Procedimiento para la recepción y codificación de activos fijos ....................... 100
FLUJOGRAMA: CUANDO EL BIEN SALE DE BODEGA ................................................... 103
5.5.2 Procedimiento de inventario físico ..................................................................... 104
5.5.3 Procedimiento de reposición de bienes sustraídos, hurto o robo...................... 106
5.5.4 Procedimiento de traspaso, entrega y cambio de responsables de los bienes. . 107
5.5.5 Procedimiento de baja de activos fijos. .............................................................. 108
CAPÍTULO VI ......................................................................................................................... 116
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................................................... 116
6.1 CONCLUSIONES ......................................................................................................... 116
6.2 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 118
BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................... 119
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico
Gráfico
Gráfico
Gráfico
Gráfico
Gráfico
Gráfico
1: Pregunta 1 ............................................................................................................ 46
2: Pregunta N° 2 ....................................................................................................... 47
3: Pregunta N° 3 ....................................................................................................... 48
4: Pregunta N° 4 ....................................................................................................... 49
5: Pregunta N°5 ........................................................................................................ 50
6: Organigrama Estructural Dirección Administrativa.............................................. 63
7: Organigrama Estructural ...................................................................................... 67
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Vida útil estimada..................................................................................................... 28
Tabla 2: Cuadro de la población involucrada en la investigación .......................................... 39
Tabla 3: Pregunta N° 1 ........................................................................................................... 46
Tabla 4: Pregunta N° 2 ........................................................................................................... 47
Tabla 5: Pregunta N° 3 ........................................................................................................... 48
Tabla 6: Pregunta N°4 ............................................................................................................ 49
Tabla 7: Pregunta N° 5 ........................................................................................................... 50
RESUMEN EJECUTIVO
En el desarrollo del presente trabajo de investigación como es el “Manual de
Procedimientos de Activos fijos para el Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de Palora” se vio la imperiosa necesidad de realizar una herramienta de
trabajo para poner un principio y fin dentro del proceso de compra, entrega, bajas,
donaciones de los activos fijos que tiene la entidad, en este manual se hace notar
las políticas y procedimientos a seguir enmarcadas dentro de la ley y las normas de
control interno emitidas por la Contraloría General del Estado, con el objetivo de
controlar, regular normar y administrar mejor los bienes del GAD Municipal de
Palora.
En la verificación de los datos se constató que el control y registro de los bienes se
los realizaba de forma manual, no existía un proceso o sistema que contenga todos
los procesos de forma conjunta, esto ha hecho que la entidad sufra constantes
perdidas, deteriores de sus bienes, en algunos casos no existe la codificación, esto
hace más difícil la localización de sus activos.
El inventario físico que se me proporcionó era de años anteriores, por tal motivo se
procedió a una constatación física, luego se ingresó todos los bienes a un sistema
contable que el municipio si lo tenía pero no lo utilizaba, esto permitió conocer en
su totalidad los bienes de larga duración que posee la entidad, dentro de este
sistema se puede constatar, verificar y administrar todos los bienes, además se
tiene un reporte de todo los bienes que terminaron su vida útil, para proceder con
el trámite de baja.
Dentro de este manual de procedimientos se hecho constar todos y cada uno de los
procesos para cada caso, ingreso, baja, actas, de forma clara y detallada donde el
funcionario responsable de custodio tendrá un herramienta que le servirá de guía
para el proceso administración y control de los activo de larga duración.
Al término de este trabajo de investigación creo haber cumplido con la meta y el
objetivo propuesto, con las debidas recomendaciones al GAD Municipal de Palora
para que apliquen el presente manual y tengan un eficaz control en sus activos.
CAPÍTULO I
ANTECEDENTES
1.1 PROBLEMATIZACIÓN
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Palora es el
encargado de velar por el buen vivir de los ciudadanos y frente a esta
responsabilidad tiene la obligación de cumplir con actividades de planificación y
ejecución de obras las mismas que deben ser manejadas mediante procedimientos
que cumplan con los lineamientos de la Constitución y las Leyes de la República del
Ecuador, de esta manera es el área financiera la encargada de realizar los diferentes
controles, como por ejemplo; el manejo de los activos fijos, los mismos que se
realizan sin contar con un manual de procedimientos generando cierta
descoordinación y poca efectividad en las actividades, que mediante el control
previo y demás instancias de revisión se realizan; hay que anotar en el caso del
Gobierno Municipal Autónomo Descentralizado de Palora existe una ordenanza que
regula la funcionabilidad de cada uno de los departamentos sin considerar el
procedimiento de cada uno de ellos, por tal razón no existe manual alguno que
establezca en los diferentes departamentos los procedimientos para que cada
funcionario realice su trabajo de manera ordenada y sistemática, y que regule
dichas actividades dentro de la institución Municipal.
Los activos fijos constituyen una parte muy importante del patrimonio, son
indispensables para el logro de sus objetivos; por lo tanto, debe contar con un
instrumento que funcione a cabalidad, es en el área financiera donde recae la
1
responsabilidad del control y manejo de los activos fijos, por lo mismo resulta un
problema administrativo el no contar con una herramienta como el Manual que
permita un efectivo control y manejo de los mismos.
2
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Elaborar el Manual de Procedimientos de los Activos Fijos del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Palora, para mejorar la
gestión, logrando eficiencia y eficacia de la municipalidad en este ámbito.
1.2.2 Objetivos Específicos
Aplicar encuesta y entrevista como instrumentos de investigación para
determinar la situación actual de los Activos Fijos de GAD Municipal del
Cantón Palora.
Conocer los procedimientos de registro y formularios de la administración
de los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso, baja, donación, traspaso,
toma física, protección y mantenimiento de los activos fijos.
Hacer una toma física de los inventarios y determinar su existencia, estado y
ubicación.
Realizar un diagnóstico de cómo se manejan los procedimientos de gestión,
y control de los activos fijos actuales, para determinar las debilidades en el
ámbito de control y poder plantear adecuadamente la propuesta.
Proponer un modelo de manual de procedimientos para la gestión, control
de activos fijos, que me ayude a mejorar la eficiencia y eficacia en la
administración de los mismos para el GAD Municipal de Palora.
3
1.3 JUSTIFICACIÓN
La Universidad Tecnológica Equinoccial, preocupada por la realidad social del país,
exige a sus estudiantes ser parte integrante de la sociedad mediante la
investigación científica en los diferentes campos de la ciencia para optar por el
título de Licenciado-a en Contabilidad y Auditoría.
La realización de este tema de investigación al ser de mucha importancia para
mejorar el control de los activos fijos y concomitantemente para el GAD Municipal
de Palora, es fundamental ya que mediante esta herramienta se logrará estructurar
los diferentes procedimientos ya existentes y aplicar otros que permitan disminuir
la exposición al riesgo de los activos fijos, los mismos que no se encuentran
determinados en un manual con un orden lógico supeditados bajo las disposiciones
legales y contables.
Es deber de la ciudadanía aportar a la sociedad en procesos de investigación
científica tendientes a mejorar y solucionar los problemas de los sectores sociales y
brindar alternativas para poder superarse. En lo que hace relación a la
problemática, al necesitar de una herramienta práctica y clara con la finalidad de
establecer paso a paso los procedimientos para el mejor control y manejo de los
activos fijos, justifica el crear y establecer una herramienta donde se especifica el
trabajo ordenado y clasificado de los diferentes funcionarios del área contable y
financiera para que de esta manera se pueda cumplir a cabalidad
las metas
propuestas y controles determinados por los organismos pertinentes.
4
Se deduce en tanto que la problemática tiene importancia y trascendencia social
para ser investigada, en procura de medios alternativos de carácter técnicos y
financieros.
1.4 HIPÓTESIS
El Manual de Procedimientos de Activos Fijos del GAD Municipal de Palora al ser un
instrumento que contendrá de manera clara y ordenada las diferentes actividades
que deben cumplir los funcionarios Municipales, permitirá llevar un mejor control
dentro de los parámetros legales, mejorando los procedimientos de manejo,
gestión y control de los activos fijos, mitigando las observaciones de la Contraloría
General del Estado.
1.5 VARIABLES
1.5.1 VARIABLE DEPENDIENTE
Manual de Procedimientos de activos fijos, para el GAD Municipal de Palora
1.5.2 VARIABLE INDEPENDIENTE
Desviaciones de control
El control interno
Plan de Cuentas
5
Formularios
Registros
Gestión y desempeño del GAD Municipal de Palora
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
En nuestro trabajo nos basaremos en el Manual General de Administración y
Control de los Activos Fijos del Sector Público, La Ley de Régimen Tributario Interno,
Las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, Las
Normas Internacionales de Información Financiera, El Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, La
Normativa de Contabilidad emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas,
basada en este conjunto de leyes y reglamentos, conoceremos la forma de cómo
realizar el "Manual de Procedimientos para el manejo y control de los Activos Fijos
dentro del GAD Municipal de Palora".
7
2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un Manual de Procedimientos es el instrumento donde se describe cada una de las
actividades a seguir de forma ordenada y sistemática dentro de una entidad o
empresa, en los diferentes departamentos o unidades que la componen con
responsabilidad en los funcionarios en el cuidado y custodia de los bienes,
enmarcadas siempre en las normas de control interno.
Este Manual permitirá conocer y generar información confiable, útil y necesaria
para la toma de decisiones de nuestras autoridades.
Para una mejor comprensión, analizaremos varios conceptos relacionados con el
trabajo a ejecutarse sobre un Manual de Procedimientos de activos fijos
2.2 CONTABILIDAD
Morgano (2010)“La contabilidad es la ciencia que proporciona información de
hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo
de técnicas para registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos
de dinero, “transacciones y eventos”, de forma continua, ordenada y sistemática,
de tal manera que se obtenga información oportuna y veraz , sobre la marcha o
8
desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y objetivos
trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados”
Contabilidad es el conjunto de principios, normas y procedimientos que
permiten un registro de forma ordenada y cronológica de los hechos
económicos dentro de una institución, con la finalidad de conocer el estado de
la misma y tomar las mejores decisiones.
Principios de contabilidad generalmente aceptados en el Ecuador.- Son
aquellas normas y Reglas de carácter general o específico emitidos por
organismos de la profesión contable y son aplicados para el tratamiento de las
transacciones financieras de una empresa.
Partida doble.- En cada transacción que se realiza intervienen dos partes: una
que recibe y otra que entrega. Para el registro de las transacciones se utiliza
cuentas contables Igualdad entre la parte deudora y acreedora.
Dicho de otra manera no puede existir deudor sin acreedor, ni acreedor sin
deudor.
Normativa Contable.- La profesión contable exige el cumplimiento de la
normativa vigente y la legislación pertinente. En nuestro país se encuentra en
vigencia las NEC y las NIC para los aspectos no contemplados en las NEC.1
1
Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Autor Jackson García
9
Estados Financieros.- Constituyen el producto final que persigue la
contabilidad. En ellos se sintetiza la posición financiera de un ente contable
a una fecha determinada y los resultados de sus operaciones de un periodo
de tiempo, se los utiliza como mecanismo de control y para la toma de
decisiones.2
Los estados financieros que utiliza la Municipalidad de Palora son:
-
Estado de Situación Financiera,
-
Estado de Resultados,
-
Estado de Ejecución Presupuestaria,
-
Estado del Flujo del Efectivo, y
-
Las Cédula de Ingresos y Gastos.
Patrimonio.- “Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona física
o jurídica, país o entidad. Referido a una persona física suele abarcar
exclusivamente los bienes materiales con cierto valor económico. Aquellos
bienes y derechos con los que el deudor garantiza su compromiso de pago al
acreedor”3
2
Contabilidad General, de Bravo Valdivieso Clara, del 15 de julio del año 2005
3
Contabilidad General, de Bravo Valdivieso Clara, del 15 de julio del año 2005
10
2.2 .2 BIENES DE LARGA DURACIÒN
Esta norma establece los criterios para el conocimiento, valuación, erogaciones
capitalizables, baja y control delos bienes de larga duración, excepto la pérdida de
los mismos.
Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración se
tomara en cuenta los siguientes conceptos:
Costo de adquisición- comprende el precio de compra más los gastos
inherentes a la misma,
Valor de donación- es el asignado para su correspondiente registro, incluyendo
los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación,
Valor contable- equivale al costo de adquisición o de donación , más los
aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien,
Valor en libros,
comprende
el valor contable menos la depreciación
acumulada. 4
Activos Fijos.- Se define como los bienes que una empresa utiliza de manera
continua en el curso normal de sus operaciones; representan al conjunto de
servicios que se recibirán en el futuro a lo largo de la vida útil de un bien
adquirido.
4
Contabilidad I, de Morgado Juana M, del año 2009
11
Para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir las siguientes
características:
-
Ser físicamente tangible,
-
Tener una vida útil por lo menos mayor a un año,
-
Que presten servicio en actividades de la entidad,
-
No puede ser destinado a la venta.
Entre los tipos de bienes de activos fijos usualmente utilizados por el GAD
Municipal de Palora tenemos: Mobiliarios, Maquinarias y Equipos, Vehículos,
Herramientas, Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos, Bienes Artísticos y
Culturales, Libros y Colecciones, Partes y Repuestos, Terrenos, Edificios, Locales
y Residencias, Semovientes.5
Bienes Muebles.- son aquellos que pueden trasladarse de lugar sin que pierdan
su individualidad, y se clasifican en:
-
Bienes de consumo- Son los que se extinguen o destruyen por su uso
natural.
-
Bienes de Uso- Son aquellos que no se extinguen por el empleo de ellos.
Para todas las finalidades de este Manual se entenderá por:
5
Contabilidad Gubernamental, autor Valdivia Cesar año 2012, pag.113
12
a. Alta o entrada- es la operación que registra la incorporación de un bien
mueble al inventario de un servicio.
b. Baja o Salida- es la operación que registra la eliminación de un mueble
del inventario en el cual estaba incorporado.
c. Traslado- traspaso de una especie de una unidad operativa a otra de una
misma institución.
d. Comodato- especie recibida en calidad de préstamo a través de un
Convenio, con cargo a restituirla una vez terminado el uso.
e. Libro de control interno- aquel en que se registran los bienes de
consumo de una unidad operativa.6
Bienes inmuebles.- Viene del latín immobĭlis, es un bien que está unido al
terreno de modo inseparable tanto física como jurídicamente. Por lo tanto, se
trata de algo imposible de separar del suelo o de trasladar sin que se produzcan
daños.
Los edificios, las casas y las parcelas son inmuebles. Este tipo de bienes forman
parte de lo que se conoce como bienes raíces, ya que están íntimamente
6
Contabilidad Gubernamental, autor Valdivia Cesar año 2012,
13
vinculados al suelo. Es habitual que los bienes inmuebles formen parte de un
registro que le brinda mayor protección al propietario7
Entre los más conocidos y utilizados por al GAD Municipal de Palora tenemos:
a -Edificaciones, Acción de construir un edificio
b- Construcciones, la construcción es el arte o técnica de fabricar edificios e
infraestructuras. En un sentido más amplio, se denomina construcción a
todo aquello que exige, antes de hacerse, disponer de un proyecto y una
planificación predeterminada.
c- Terreno, es una porción de espacio generalmente plano, de tierra, en el
que no se tiene nada construido, solo se trata de un área en la que no existe
un edificio o algo que cubra la superficie del mismo
Características de un bien:
o Ser físicamente tangible.
o Tener una vida útil relativamente larga (por lo menos mayor a un año o a un
ciclo normal de operaciones, el que sea mayor).
o Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, más de un año o un ciclo
normal de operaciones, el que sea mayor. En este sentido, el activo fijo se
7
www.definicion.org/bienes-inmuebles, consultado en el internet el 24 de diciembre del 2012
14
distingue de otros activos (útiles de escritorio, por ejemplo) que son
consumidos dentro del año o ciclo operativo de la empresa
o Que genere beneficios económicos futuros,
o Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares
o Ser utilizado en la producción o comercialización de bienes y servicios, para
ser alquilado a terceros, o para fines administrativos. En otras palabras, el
bien existe con la intención de ser usado en las operaciones de la empresa
de manera continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal
del negocio.
Codificación.- Proceso mediante el cual se identifica los bienes propiedad de la
institución mediante numeración. Esta se encuentra diseñada en base a un
número determinado de dígitos que ubicados en campos o niveles proveen
información desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las
diferentes clasificaciones, su clasificación de los bienes y su ubicación física8
Inventario, es una acción en la cual se cuentan los productos que pueden haber
en una empresa, supermercado o tienda. Por extensión, se denomina inventario
a la comprobación y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las
teóricas documentadas.
8
Prácticas de contabilidad general, autor Quesada Francisco Javier PAG.
15
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los
sistemas pertinentes para evaluar sus carencias de mercancías con el fin de fijar
su posible masa de producción y regateo
Bienes no considerados activos fijos (o sujetos de control), Aquellos que
cumplen con los criterios de clasificación de los activos fijos excepto que su
valor individual es menor a los 100 dólares (valor sujeto a actualización).9
Considerando como bienes para control administrativo los siguientes:
Útiles de cocina,
Utensilios de cocina
Instrumental medico
Libros y colecciones
Herramientas menores
Otros bienes de características similares a los descritos
Costo Histórico.- En la contabilidad gubernamental los hechos económicos
serán registrados al valor monetario pactado, ya se éste de adquisición,
producción, construcción o intercambio de los recursos y obligaciones. Los
bienes recibidos en calidad de donación que no tengan valor establecido, serán
9
Prácticas de contabilidad general, autor Quesada Francisco Javier
16
valorados y registrados en la fecha que ocurran, al precio estimado o de
mercado.
2.3 CONTROL INTERNO
2.3.1 CONTROL
Es una Función Administrativa que consiste en la medición
y corrección del
desempeño individual y organizacional para garantizar que se han cumplido los
objetivos de la institución10
También se lo define como un proceso a través del cual las actividades de una
organización se adapta a un plan de acción realista simple y factible, establecido en
forma sistemática y sustentado en normas, estándares, metas y planes que deben
ser evaluados para establecer su cumplimiento y resultados y, establecer acciones
correctivas.11
El informe COSO (Committe OF Sponsoring Oganizations), cuyo modelo ha sido
adoptado por varios países de la región, define el control como “las normas, los
procedimientos, las prácticas y las estructuras organizativas diseñadas para
10
KOONTZ, WEIHRICH,(1999):Administración, una perspectiva global,11va edición, Mc.Graw Hill,
pags.636-779
11
ILACCIF, Manual Latinoamericano de Auditoria Profesional en el Sector Público, Segunda edición,
págs.X2-X4
17
proporcionar seguridad razonable de que los objetivos de las empresas alcanzaran y
que los eventos no deseados se preverán y se corregirán”12
2.3.2Control Gubernamental
Es una función pública autónoma que ejercen los órganos instituidos en la
Constitución con ese preciso objetivo. Dicho control se extiende a las actividades,
operaciones, resultados y demás acciones relacionadas con el manejo de fondos o
bienes del Estado, que llevan a cabo sujetos públicos y particulares, y su objeto es el
de verificar, mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de la
legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas y evaluación de control
interno; que las mismas se ajusten a los dictados y objetivos previstos en la
Constitución y en la Ley.
2.3.3 Control Interno
Constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal
de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los
recursos y se alcancen los objetivos institucionales.
Como objetivos institucionales podemos tener en las siguientes categorías:
-
Eficacia y eficiencia en las operaciones
12
PLATTINI MARIO, DEL PESO EMILIO, Auditoria Informático un enfoque práctico,2001, 2da edición.
ALFAOMEGA GRUPO EDITOR,pog.240
18
-
Fiabilidad de la información financiera y operativa
-
Salvaguarda de los recursos de la entidad
-
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
-
Prevenir errores e irregularidades.
El ejercicio del control interno se aplicara en forma previa, continua y posterior13
Control Previo.- Los servidores de la institución, analizaran las actividades
institucionales propuestas antes de su autorización o ejecución, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con
los planes y presupuestos institucionales.
Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua
inspeccionaran y constataran la oportunidad, calidad y cantidad de obras,
bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la Ley, los
términos contractuales y las autorizaciones respectivas.
Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control
posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicara a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecución.
13
Normas de control interno, Publicado en el suplemento Registro oficial N.87 de diciembre 14 del
2009
19
2.3.4 Objetivos del Control Interno
•
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa,
•
Obtener la información exacta,
•
Creación de normas y procedimientos internos,
•
Hacer que los empleados respeten las Leyes y los reglamentos internos y
externos.
2.3.5 Ambientes de Control
Para que la administración pueda lograr los objetivos del control interno de la
entidad es necesario aplicar los siguientes elementos:14
•
Ambiente de control.- Esta dado por los valores, la filosofía, la conducta ética, y
la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de
la empresa, los clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía,
los conozcan y se identifiquen con ellos.
14
Santillan Torrejon Fredy, pbulicado en octubre de año 208
20
•
Evaluación del riesgo.- Consiste en la edificación de los factores que podrían
hacer que la entidad cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifiquen
los riesgos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
•
Procedimientos de control.- Son emitidos por la dirección y consisten en
políticas y procedimientos que aseguren el cumplimiento de los objetivos de le
entidad y que son ejecutados por toda la organización. Además de brindar las
medidas necesarias para afrontar los riesgos.
•
Supervisión.-
Mediante
un
monitoreo
continuo
efectuado
por
la
administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera
adecuada o si es necesario realizar cambios. La supervisión comprende
supervisión interna (Auditoría Interna) por parte de las personas de la empresa
y evaluación externa (Auditoria Externa) que la realizan entes externos de la
Empresa.
•
Sistemas de información y comunicación.- Se utiliza para identificar, procesar y
comunicar la información al personal, de tal manera que le permita a cada
empleado conocer y asumir sus responsabilidades.
El control interno es el conjunto de métodos y procedimientos que emprenderá la
institución con el fin de adoptar medidas necesarias para proteger sus activos,
verificar la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros.
21
2.3.6 Características del control interno
•
Es un proceso que proporciona seguridad razonable de que se protegen
los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales.
•
Es de responsabilidad administrativa de cada uno de las instituciones del
Estado y debe ser aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el
personal de las mismas para crear las condiciones apropiadas al el
ejercicio del control externo a cargo del Contraloría General del Estado.
•
Debe aplicarse a las actividades institucionales diferenciando aquellas de
carácter administrativo y financieras también llamadas de apoyo, de las
operativas y ambientales, para ser efectivo, eficiente y económico.
•
Está constituido por elementos cuya correcta aplicación fortalece el
sistema y garantiza un ambiente de confianza institucional. Estos
elementos son: El entorno de control, la organización, la idoneidad del
personal, el cumplimiento de los objetivos y las medidas adoptadas para
afrontarlos, el sistema de información, el cumplimiento de las normas
jurídicas y técnicas y, la corrección oportuna de las deficiencias.
•
Se basa en normas cuyo cumplimiento fortalece el sistema para
garantizar la compatibilidad de las funciones, el respaldo documental y
22
físico de las recaudaciones y egresos, los niveles de autorización de
gastos y pagos y la existencia de un reglamento orgánico funcional.
2.3.7 Normas de Control Interno del Sector Público
•
100 NORMAS GENERALES
•
200 AMBIENTE DE CONTROL
•
300 EVALUACION DEL RIESGO
•
400 ACTIVIDADES DE CONTROL
•
500 INFROMACION Y COMUNICACIÓN
•
600 SEGUIMIENTO
A partir de la Norma de Control 406, en adelante cada una de estas normas
regula el proceso y control de los bienes de larga duración:
-
406. Administración Financiera – ADMINISTRACION DE BIENES
-
406.01 Unidad de administración de bienes
-
406.02 Planificación
-
406.03 Contratación
-
406.04 Almacenamiento y distribución
-
406.05 Sistema de registro
-
406.06 Identificación y Protección
23
-
406.07 Custodia
-
406.08 Uso de los bienes de larga duración
-
406.09 Control de los vehículos oficiales
-
406.10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
-
406.11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
-
406.12 Venta de bienes y servicios
-
406.13 Mantenimiento de bienes de larga duración.
2.3.8 Beneficios del control interno
Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización,
que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control. Sus
beneficios incluyen:
Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos
institucionales
Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control
Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo
Contribuir a evitar el fraude
Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y
cómo se han alcanzado los objetivos
24
Con estos beneficios, ayudaríamos a evitar: desperdicios, reducir costos, simplificar
trámites, generar ahorros, evitar fraudes, etc.
2.3.9 VALORACIÓN
Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de
compra, incluido todos los gastos incurridos, hasta que el bien este en condiciones
de operación, cumpliendo con el objetivo para el cual fue adquirido
25
2.4 CONTABILIZACIÓN
Las adquisiciones de bienes de larga duración se registraran en la contabilidad,
debitando la cuenta que corresponda, de los subgrupos 141 o 142, para los bienes
institucionales o en los subgrupos 144, 145, 151 o 152, para los bienes adquiridos
para proyectos o programas específicos, y acreditando, en cualquiera de los casos, a
la Cuenta por pagar 213.84 que corresponde al devengado del gasto presupuestario
en bienes de larga duración.
2.4.1 Responsabilidad en el registro y control de los bienes:
•
Contabilidad.- El registro y control contable de los activos fijos lo ejercerá la
personal de la unidad de contabilidad. El registro a nivel de subsistema, lo
efectuará la unidad que ejerce el control de los bienes. El registro y control de
los activos fijos lo realizara el personal de Contabilidad, el registro debe ser
detallado a nivel de auxiliares.
Dentro del área contable se hará los registros de todos y cada uno de los
activos fijos, este registro servirá para conciliar saldos con bodega y hacer os
ajuste necesarios.
26
•
Bodega.- Los servidores caucionados que cumplan las funciones de
guardalmacén o bodeguero y aquellos que realizan similares funciones por
encargo escrito y que forman parte de la unidad de activos fijos.
•
Vida útil.- La vida útil de un activo es definida como la extensión del servicio
que la empresa espera obtener del activo, esta poder ser expresada en años,
unidades de producción, kilómetros, horas o cualquier otra medida.15
Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas, productivas o
que se incorporen a proyectos o programas de inversión, se deprecian de acuerdo a
la siguiente tabla de vida útil:
15
Contabilidad Gubernamental, autor Valdivia Cesar año 2009
27
Tabla 1: Vida útil estimada
Tipo de bien
Edificaciones
• Hormigón armado y ladrillo
• Ladrillo ( o bloque)
• Mixto(Ladrillo o bloque y Adobe o
madera)
• Adobe
• Madera
• Maquinaria y Equipo
Muebles y Enseres
Instalaciones
Equipos de computación
Vehículos
Vida útil estimada
(años)
Administración, Proyectos Producci
y Programas
ón
50
40
35
40
35
30
25
20
10
10
10
5
5
20
15
UTPE*
10
UTPE*
5
UTPE*
Fuente. Servicio de Rentas Internas
Elaborado por: María Elena Carcelén
UTPE= Unidades de tiempo o de producción estimada
•
Valor residual.- Para los bienes de larga duración, se denominara un valor
residual equivalente al 10% de su valor contable.16
•
Depreciación.- Es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste físico
que sufre un bien por su uso.
•
Método de cálculo.- La cuota de depreciación proporcional de los bienes de
larga duración destinados a actividades administrativas y las correspondientes a
proyectos o programas de inversión, se determinaran aplicando el método de
línea recta, en base a la siguiente fórmula:
16
Normas ecuatorianas de contabilidad gubernamental
28
ñ
Cdp=|
|x
Formula Para actividades productivas
Cdp=|
| x UTPE
Valor residual.- Es el valor final de un activo, una vez que haya perdido su valor,
tras haber sido utilizado durante unos años de vida determinados.
Valor de reposición.-
También conocido como valor real, es el coste de
reemplazar los bienes por otros de similares características y utilidad
económica, descontando, si es pertinente, aquellos factores que afectan a su
valor (depreciación), tales como el deterioro por causas físicas, la obsolescencia
funcional y económica. Se obtiene sustrayendo al valor de reposición en nuevo
la depreciación correspondiente.17
Obligatoriedad de los inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga
sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a efectuar
la toma de inventarios, a fin de actualizarlo y tener la información correcta,
conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación, esta de
17
Normas ecuatorianas de contabilidad NEC
29
conservación y cualquier afectación que sufra, cruzara esta información con la
que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los bienes y presentara un
informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en la primera quincena de
cada año.18
Una vez realizada la constatación física, se tiene claro donde esta cada bien,
quien es el responsable, en que se está utilizando, y la cantidad de bienes que
posee la institución.
2.5 PROCEDIMIENTO PARA LOS ACTIVOS FIJOS
Ingreso de Bienes.- Adquirido el bien el Guardalmacén, hará el ingreso
correspondiente y abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se
registraran todos sus datos, y en los casos pertinentes, información adicional
sobre su ubicación y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre.19
18
.Art. 12 del Reglamento general de bienes del sector publico.RO.N.378.17-10-2006
19
Art.10 Del Reglamento general de bienes del sector público, .publicado en RO.N.378.17-10-2006
30
Todos los bienes que reciba la entidad ya sea por adquisición, reposición y
donación serán ingresados y registrado como parte del patrimonio de la
institución.
Egreso de bienes.- El guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, informara
por escrito a la máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se
hubieren vuelto inservibles, obsoletos o hubiere dejado de usarse. El jefe
financiero designara uno de los servidores del control previo, distinto del
encargado de la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de
los mismos.20
Cuando dentro de la entidad se proceda la baja o transferencia, a la venta; esta
puede ser por remate al martillo o sobre cerrado, se registrara el egreso
afectando al patrimonio institucional.
Dentro de los egresos de bienes a bodega tenemos por: remates puede ser al
martillo o sobre cerrado, por venta, por permuta, por traspasos, comodatos, bajas.
Dentro de las baja de bienes tenemos; Las bajas por hurto o robo
20
Art.13 Del Reglamento general de bienes del sector público, publicado en .RO.N.378.17-10-2006
31
Hurto.- Consiste el delito de hurto en el apoderamiento ilegítimo de una cosa
mueble, ajena en todo o en parte, que, a diferencia del robo, es realizado sin
fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las personas.
Robo.- Es un delito contra el patrimonio, consistente en el apoderamiento de
bienes ajenos, con intención de lucrarse, empleando para ello fuerza en las
cosas o bien violencia o intimidación en la persona.21
Dentro del Reglamento General de Bienes del Sector Público en el Art.86 y los
siguientes nos dan el procedimiento a seguir cuando existe una baja por hurto o
robo.
Entrega Recepción de bienes Muebles.- Es de estricta responsabilidad del
Guardalmacén la entrega recepción de los bienes cada funcionario, para el uso
adecuado y bajo su responsabilidad la custodia de los mismos, de igual manera
cuando existan cambios de funcionarios se hará la entrega, quedando como
constancia una acta de entrega recepción.
Mantenimiento de los bienes.- Para que los bienes cumplan a cabalidad con sus
actividades, es necesario que el Director Administrativo y el Director Financiero
programen y presupuesten cada año un rubro para el cuidado y mantenimiento
de los activos. Estos mantenimientos deben ser:
21
Texto de contabilidad, autor Sotero Amador Fernández del año 2008
32
-
Mantenimiento correctivo.- Conjunto de procedimientos para reparar una
maquina o equipo ya deteriorados.
-
Mantenimiento preventivo.- Son las inspecciones periódicas de maquinarias y
equipos para evaluar su estado de funcionamiento, identificar fallas, prevenir, y
poner en condiciones el equipo.
-
Mantenimiento predictivo.- Es el monitoreo continua que se realiza al bien o
equipo con la finalidad de detectar cualquier anomalía en su funcionamiento,
antes de que produzca una falla.
Contratación de seguros.- Con el fin de salvaguardar y precautelar los bienes
públicos es necesario que la institución, cada año contrate seguros (SOAT) para
vehículos y motocicletas, de la misma manera que todo su parque automotor
este debidamente matriculado.
A continuación detalle el plan de cuentas para los bienes de larga duración
33
2.6 PLAN DE CUENTAS DE ACTIVO FIJO
14.
141
141.01
141.01.03
141.01.04
141.01.05
141.01.06
141.01.07
141.01.08
141.01.09
141.01.10
141.01.11
141.03
141.03.01
141.03.02
141.03.99
141.05
141.05.12
141.05.13
141.05.14
141.05.15
141.05.99
141.99
141.99.02
141.99.03
141.99.04
141.99.05
141.99.06
141.99.07
141.99.08
141.99.09
141.99.11
141.99.12
141.99.14
141.99.15
141.99.99
142
142.01
142.01.03
142.01.04
142.01.05
142.01.06
142.01.07
INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
Bienes de Administración
Bienes Muebles
Mobiliario
Maquinaria e equipo
Vehículos
Herramientas
Equipos, sistemas y paquetes informáticos
Bienes artísticos y culturales
Libros y colecciones
Pertrechos para la Defensa y Seguridad pública
Partes y Repuestos
Bienes inmuebles
Terrenos
Edificios, locales y residencias
Otros bienes Inmuebles
Bienes Biológicos
Semovientes
Bosques
Acuáticos
Plantas
Otros Bienes Biológicos
(-) Depreciación acumulada
(-) Depreciación acumulada de edificios, locales y Residencias
(-) Depreciación Acumulada de Mobiliario
(-) Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
(-) Depreciación Acumulada de Vehículos
(-) Depreciación Acumulada de Herramientas
(-) Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes
Informáticos
(-) Depreciación Acumulada de Bienes Artísticos y Culturales
(-) Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
(-) Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
(-) Depreciación Acumulada de Semovientes
(-) Depreciación Acumulada de Acuáticos
(-) Depreciación Acumulada de Plantas
(-) Depreciación Acumulada de Otros Bienes Inmuebles
Bienes de Producción
Bienes Muebles
Mobiliario
Maquinaria e equipo
Vehículos
Herramientas
Equipos, sistemas y paquetes informáticos
34
142.01.08
142.01.09
142.01.10
142.01.11
142.03
142.03.01
142.03.02
142.03.99
142.05
142.05.12
142.05.13
142.05.14
142.05.15
142.05.99
142.99
142.99.02
142.99.03
142.99.04
142.99.05
142.99.06
142.99.07
142.99.08
142.99.09
142.99.11
142.99.12
142.99.14
142.99.15
142.99.99
Bienes artísticos y culturales
Libros y colecciones
Pertrechos para la Defensa y Seguridad pública
Partes y Repuestos
Bienes inmuebles
Terrenos
Edificios, locales y residencias
Otros bienes Inmuebles
Bienes Biológicos
Semovientes
Bosques
Acuáticos
Plantas
Otros Bienes Biológicos
(-) Depreciación Acumulada
(-) Depreciación acumulada de edificios, locales y Residencias
(-) Depreciación Acumulada de Mobiliario
(-) Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo
(-) Depreciación Acumulada de Vehículos
(-) Depreciación Acumulada de Herramientas
(-) Depreciación Acumulada de Equipos, Sistemas y Paquetes
Informáticos
(-) Depreciación Acumulada de Bienes Artísticos y Culturales
(-) Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
(-) Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
(-) Depreciación Acumulada de Semovientes
(-) Depreciación Acumulada de Acuáticos
(-) Depreciación Acumulada de Plantas
(-) Depreciación Acumulada de Otros Bienes Inmuebles
35
CAPÍTULO III
MARCO METOLÓGICO
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Dentro del presente trabajo de investigación, se procura dejar depurado el
inventario, y establecer un Manual de Procedimientos de los Activos Fijos del
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora, ingresando los datos a un
programa de informático, ya que en la actualidad existen muchos inconveniente, al
llevar de forma manual, ocasionado pérdidas de los bienes de la entidad, además
los Estados Financieros que se presentan no guardan razonabilidad con los saldos
expresados de los activos fijos, por cuanto existe activos que ya no prestan servicio
a la entidad y se debe proceder con lo que determina la Ley, con la finalidad de
tener como resultado un inventario de activos depurado, real y confiable.
36
3.2 TIPOS DE INVESTIGACIÓN
El desarrollo del presente trabajo está encaminado a realizar una investigación
descriptiva y bibliográfica.
3.2.1 Investigación descriptiva
Es aquella que nos permite descubrir detalladamente y explicar un problema, sus
objetivos y fenómenos naturales y sociales mediante un estudio detenido del tema
de investigación con el propósito de determinar las características del problema.
3.2.1 Investigación bibliográfica
Consiste en la búsqueda de información en el área de contabilidad, la información
empírica, se obtendrá de la observación directa, de fuentes secundarias de
información como normas y leyes, en especial de los libros contables y obras del
Sistema Contable y Financiero Ecuatoriano, respecto de la contabilidad financiera
en el Ecuador, así mismo se obtendrá información a través de los informes,
compendios y análisis a nivel institucional gubernamental como de organismos
privados, de cómo se han desarrollado y desenvuelto en las últimas décadas, el
sistema financiero de la nación. Para la recolección de la información se utilizara la
encuesta y la entrevista ya que estas técnicas nos brindarán mejores facilidades
para la obtención de la información en nuestra investigación, pudiendo determinar
los posibles problemas y complicaciones que tiene el GAD Municipal en el control
de sus activos fijos.
37
MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
Durante esta investigación se utilizará los siguientes métodos: El Método Inductivo,
Analítico y Científico.
3.3.1 Método inductivo
Parte de aspectos particulares para llegar a las generalidades es decir de lo concreto
a lo complejo, de lo conocido a lo desconocido. Con la información entregada por la
Dirección Financiera del GAD Municipal de Palora, ha permitido visualizar el
problema, analizar y llegar al diagnóstico de la situación actual, misma que ha
servido para el desarrollo del presente trabajo de investigación.
3.3.2 Método deductivo
En cambio, parte de aspectos generales utilizando el racionamiento para llegar a
conclusiones particulares. En este método se detalle de forma clara los procesos y
funciones dentro del GAD Municipal de Palora.
3.3.3 Método analítico.
Tiene relación al problema que se va a investigar por cuanto permite estudiar el
problema en sus diferentes ámbitos. El análisis y síntesis complementarios de los
métodos sirven en conjunto para su verificación y perfeccionamiento.
38
3.3.4 Método científico,
Nos permite el conocimiento de fenómenos que se dan en la naturaleza y en la
sociedad, a través de la reflexión comprensiva y realidad objetiva, de la sociedad
por ello en la presente investigación me apoyare en este método.
3.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
La Población objeto de investigación para la obtención de datos, se ha tomado al
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora, institución que tiene por
objetivo dar servicio a la comunidad, sin embargo de acuerdo a las funciones que
realiza el personal se ha determinado y seleccionado como muestra a la Dirección
Financiera del GAD Municipal de Palora, a través del departamento contable y
bodega, quienes mediante entrevistas e encuestas han contribuido con el desarrollo
de la investigación.
Tabla 2: Cuadro de la población involucrada en la investigación
Items
Involucrados
Número de
Personas
1
Director Financiero
1
2
Director Administrativo
1
3
Personal del área contable
4
4
Asistente de Presupuestos
1
5
Beneficiarios diarios de los servicios
76
Total
83
Elaborado por: María Carcelén
Fuente: GAD Municipal de Palora
39
3.5 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
En lo que respecta a la fase de la investigación, el campo de acción a determinarse,
será específicamente el Sistema Financiero en el Ecuador y muy específicamente
en el GAD Municipal de Palora, en especial atención
a los procedimientos
contables; para llegar a determinar un análisis a las encuestas y entrevistas
realizadas, llegando a la verificación de los objetivos, contrastación de la hipótesis
de este contenido, lo que lleva a fundamentar la propuesta de la necesidad de
crear un manual de procedimientos dentro del área financiera, para los activos
fijos.
3.5.1 Encuesta
La encuesta que se aplicará a la muestra establecida, con el objeto de obtener
información que me permita establecer la necesidad que tiene el GAD Municipal de
Palora se presenta a continuación el formato:
40
ENCUESTA
Dirigida a los Directores Departamentales de la Municipalidad
La presente encuesta es aplicada con fines de carácter didáctico.
Le agradecemos se digne contestar el siguiente cuestionario consignando una X en
el casillero que corresponda.
Cuestionario
1. ¿Cuenta el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora con un
manual del procedimiento de activos fijos?
SI
NO
2. ¿Se realiza un control de los activos fijos por lo menos una vez al año?
SI
NO
3. ¿Tienen algún procedimiento administrativo que sigue en caso de faltante
de activos?
SI
NO
4. ¿Para adquirir activos fijos se elabora un cuadro de necesidad?
SI
NO
5. ¿Lleva el control de sus activos fijos dentro de un sistema informático
especializado?.
SI
NO
41
3.5.2 Entrevista
Esta técnica para recabar información de fuentes primarias, dentro de esta
investigación se aplicará al Director Financiero del GAD Municipal de Palora, por
medio del siguiente cuestionario, en el formato de "Cuestionario de Control
Interno" a continuación el formato:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Dirigida al Nivel Ejecutivo del Gobierno Municipal de Palora
La presente entrevista es aplicada con fines de carácter didáctico.
GUÍA
Cuestionario De control interno
N.o PREGUNTA
1
2
3
4
5
6
7
8
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
¿Existe en la actualidad un sistema que
permita el control y registro de los
bienes?
¿Cree usted que el inventario de activos
fijos de la entidad es confiable?
¿Realiza estados financieros en base al
valor de los inventarios de los activos
fijos?
¿Si la institución implantare un modulo
de activos fijos dentro de un sistema
informático, sería beneficioso para su
mejor control?
¿Cree usted que el personal de
contabilidad es el adecuado para el
control del inventario de activos fijos?
¿Se establece medidas de protección y
seguridad para los bienes?
¿Existen registros y documentos
suficientes que evidencien el control de
cada uno de los bienes de le entidad?
¿Se define en forma clara las
responsabilidades
y
estas
son
42
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
adecuadamente conocidas por el
personal del área o unidad de control de
los bienes?
¿Existen algún manual específico de las
políticas y procedimientos para el área o
unidad encargada del control de los
bienes?
¿Existe un adecuado flujo de la
información que se procesa en el área de
control de los bienes, para una correcta
toma de decisiones de los niveles
superiores?
¿Se ha establecido y difundido políticas
generales para todo el personal de la
entidad, en cuanto a que conozcan sus
responsabilidades en la conservación y
buen uso de los bienes entregados para
el cumplimiento de sus funciones?
¿Los bienes de adquiere la entidad
ingresan físicamente a través del
almacén o bodega antes de ser
utilizados para poder llevar un control
sobre ellos?
¿Los Movimientos de entradas, salidas,
bajas, traslados de los bienes son
registrados oportunamente?
¿La información contable de los bienes
de larga duración
se actualiza
periódicamente y de conformidad con la
normativa contable vigente?
¿Se concilian permanentemente los
saldos de los auxiliares con los saldos de
las cuentas de mayor general?
¿Se
realiza
periódicamente
la
verificación y constatación física de los
bienes?
¿Los saldos de la constatación y
verificación física se concilian con los
registros contables?
¿Los bienes que no reúnen las
características para ser registrados como
activos fijos, son sujetos de control
contable?
¿Se registran directamente en cuentas
de gastos o costos los bienes que no
reúnen las características de activos fijos
y se reflejan en cuentas de orden?
¿Todos los bienes presentan su
codificación en una parte visible, que
permita fácilmente identificarlos?
43
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
¿El responsable de la custodia de los
bienes de larga duración, mantiene
registros actualizados, individualizados,
numeradas, debidamente organizados y
archivados?
¿Se elaboran y suscriben actas de los
bienes entregadas a los servidores para
el desempeño de sus funciones a fin de
delimitar responsabilidades en cuanto a
su protección y custodia?
¿Se contratan pólizas de seguro, para
proteger los principales bienes de larga
duración contra todo riesgo?
¿Se
verifica
y
constata
permanentemente que los bienes de
larga
duración
sean
utilizados
únicamente en labores institucionales?
¿Los bienes de larga duración son
utilizados indistintamente por varias
personas?
Participa el Auditor Interno en calidad
de observador en la toma física de las
existencias y bienes de larga duración?
¿Se efectúan constataciones físicas
integrales de las existencias y bienes de
larga duración por lo menos una vez al
año?
¿Existe un formulario para el uso y
control de los vehículos de le entidad?
¿Se ha procedido a dar de baja a los
bienes que han perdido utilidad en la
entidad?
¿Se organizan las Junta de Remates?
¿La entidad constantemente realiza
mantenimientos preventivos de los
bienes de larga duración?
44
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO
4.1 ANÁLISIS DE RESULTADOS
4.1.1 Análisis de la encuesta
La encuesta se aplicó a veinte funcionarios del GAD Municipal de Palora, sobre el
control y registro de los activos fijos de la institución.
45
1. ¿Conoce si en el área contable existe un manual de procedimientos de
activos fijos?
Tabla 3: Pregunta N° 1
Respuestas
Frecuencia Absoluta
Frecuencia Relativa
SI
0
0%
NO
20
100%
TOTAL
20
100%
Elaborado por: María Carcelén
Gráfico 1: Pregunta 1
0%
0%
0%
100%
Elaborado por: María Carcelén
Interpretación:
Como muestra en el gráfico, el 100% de los funcionarios del GAD Municipal de Palora
contestaron que la entidad, no conoce de un manual de procedimiento de activos
activo fijos; por
lo tanto, es una necesidad que tiene la institución de contar con esta herramienta de
trabajo para mejorar en el manejo de mencionados activos dentro de la municipalidad.
46
2.- ¿Conoce si el área contable realiza controles periódicos a los activos fijos?
fijos
Tabla 4: Pregunta N° 2
Respuestas
Frecuencia Absoluta
Frecuencia Relativa
SI
3
15%
NO
17
85%
TOTAL
20
100%
Elaborado por: María Carcelén
Gráfico 2: Pregunta N° 2
15%
85%
Elaborado por: María Carcelén
Interpretación:
El 85% del personal que se encuentra dentro de la municipalidad directamente
relacionada con los activos fijos ya sean como operarios o custodios de los bienes
consideran que el departamento de contabilidad, no realiza controles periódicos a
los bienes, lo cual es un indicador del
de poco control y el alto riesgo de robos
desfalcos, hurtos, y manipulaciones dolosas de los mismos. Llegando a la conclusión
de que el motivo más relevante de esta falencia es la falta de un manual de
procedimientos en donde se estipule
estipule sobre la responsabilidad e importancia que se
debe generar a dichos bienes.
47
3.- ¿Tiene el GAD Municipal establecido un procedimiento para la adquisición
de activos fijos?
Tabla 5: Pregunta N° 3
Respuestas
Frecuencia Absoluta
Frecuencia Relativa
SI
5
25%
NO
15
75%
TOTAL
20
100%
Elaborado por: María Carcelén
Gráfico 3: Pregunta N° 3
25%
75%
Elaborado por: María Carcelén
Interpretación:
Según esta pregunta el 75%
de los funcionarios no conocen si existe un
procedimiento para la compra de los bienes, mientras que el 25% dice que si hay un
procedimiento para las adquisiciones, o también se puede considerar que los
funcionarios desconocen el procedimiento directamente para la adquisición de
activos fijos.
48
4. ¿Cuenta usted con un detalle de los activos fijos que se encuentran bajo
su responsabilidad?
Tabla 6: Pregunta N°4
Respuestas
Frecuencia Absoluta
Frecuencia Relativa
Rela
SI
18
90%
NO
2
10%
TOTAL
20
100%
Elaborado por: María Carcelén
Gráfico 4: Pregunta N° 4
10%
90%
Elaborado por: María Carcelén
Interpretación:
A esta pregunta los funcionarios respondieron el 90% que si tienen una acta de sus
activos, pero el 10% respondieron que no esto se debe a que dentro del GAD
Municipal de Palora, se emite una acta de cuando se compra un bien y se le entrega
al funcionario, mas no existe listado detallado de todo lo que tiene a su
responsabilidad cada funcionario, ni tampoco las transferencias, bajas y otros
movimientos de los activos dentro de la institución
49
5.- ¿Lleva el control de sus activos fijos dentro de un sistema
informático especializado?
Tabla 7: Pregunta N° 5
Respue
Respuestas
Frecuencia Absoluta
Frecuencia Relativa
SI
0
0%
NO
20
100%
TOTAL
20
100%
Elaborado por: María Carcelén
Gráfico 5: Pregunta N°5
0%
100%
Elaborado por: María Carcelén
Interpretación:
El 100% de los funcionarios encuestados dijeron que no se controla los activos
dentro de un sistema informático especializado. De acuerdo a la encuesta planteada
podemos sacar como conclusión que existe muchas falencias en el control de los
activos fijos, por no contar con un manual de procedimientos,
procedimientos, no existen controles
de sus activos, en bodega no tienen una lista por cada funcionario de sus activos
entregados, su controlo es de forma manual.
50
4.1.2 Análisis de la entrevista
Al hacer la entrevista al director financiero municipal manifestó que el GAD
Municipal de Palora no cuenta con un manual de Procedimientos de activos fijos,
tampoco un sistema que registre cada una de las actividades relacionadas con el
procedimiento y control de sus activos, de igual manera manifestó que el inventario
físico esta desactualizado, no es confiable, no se tiene un listado de bienes
inservibles par al que la máxima autoridad tome decisiones, no existen actas de
conciliación entre bodega y contabilidad.
Manifiesta que al contar con un manual de procedimientos ayudaría a mejorar el
control describiendo en forma clara y ordenada todos los procesos de registro de los
bienes.
Al preguntar sobre la protección y seguridad para los bienes, indica que no tienen
una programación de protección, mantenimiento y seguridad para evitar el
deterioro de sus bienes, es más, el lugar donde están los bienes que están en
desuso no están protegidos, el GAD Municipal no cuenta con un lugar adecuado
para custodia de sus bienes.
Al preguntar sobre si conocen o no la responsabilidad que tiene cada funcionario al
entregarle un bien manifestó que no conocen, por eso se dan casos que los
51
funcionarios se cambian los activos, prestan y en muchos casos se han perdido y no
es informado de esto a bodega para que se realice el trámite correspondiente para
su recuperación. De igual manera manifiesta que los activos no están debidamente
codificados, esto implica en la pronta localización, ante esta situación índica el
director financiero que se adquirirá una impresora especial para codificar los activos
fijos.
En terminar la entrevista manifiesta ver muy beneficioso tener esta herramienta de
trabajo, como es un manual de procedimientos de activos fijos, que servirá de guía
para mejorar el control y evitar pérdidas de los bienes, al contar con este manual
seria difundido a todos los funcionarios para que conozcan de la importancia y la
responsabilidad que deben tener con sus bienes, brindando todas las facilidades
para el cabal desempeño de este tema de investigación.
Entrevista al Director Administrativo del GAD Municipal de Palora, Jefe inmediato
del Gualda macen Municipal al preguntarle sobre los bienes de larga duración de la
institución, manifestó que existen varias falencias, en primer lugar dijo no contar
con un manual de procedimientos donde conste todos los pasos a seguir en la
adquisición, ingresos, salida, baja, codificación de los bienes, esto ha ocasionado
muchos inconvenientes desde tener un inventario desactualizado hasta tener bienes
inservibles y que no se hayan dado de baja, en la actualidad todavía se lleva el
registro en bodega a mano y esto es un retraso fatal manifestó, además hemos sido
objetos de observaciones por la Contraloría General del Estado.
52
Además indico que el lugar donde se guardan los bienes no es el adecuado y que
para el año 2013 se tiene planificado y presupuestado construir un nuevo espacio
con adecuaciones necesarias y con medidas de protección, si usted ve este
momento los bienes que ya no se usan están a la intemperie.
El director Administrativo dijo estar complacido y positivo al poder contar con un
manual de procedimientos, indica prestar todas las facilidades para que se pueda
cumplir con este propósito el de hacer esta herramienta de trabajo que servirá para
todos dentro de la institución.
Entrevista al Guardalmacén municipal, persona que trabaja muchos años en la
entidad y cuenta que no tiene un sistema informático para llevar el control de los
bienes de larga duración, que los ingresos los realiza siempre y cuando entreguen
las compras en bodega, pero que muchas de los bienes son llevados directamente al
funcionario que lo solicito sin primero hacer el ingreso y la codificación en bodega,
esto ha traído como consecuencia que muchos de los bienes no se ingresen en la
fecha que fueron adquiridos y los registros se hacen únicamente en contabilidad,
esto ha ocasionado un descuadre en los saldos entre bodega y contabilidad, al
referirse al inventario desactualizado dice que se debe a que él lleva a mano los
registros de ingresos en kardex, ocupándole mucho tiempo, teniendo errores y
equivocaciones, además se tarda mucho en los procesos, también manifiesta que el
en bodega trabaja solo una persona y eso dificulta avanzar con todo el trabajo.
53
Al concluir la entrevista nos indicó que sería bueno contar con un manual donde
este claramente los normas y procedimientos a seguir, para un mejor control de los
activos, esto me ayudaría más a mí como responsable de la custodia de los bienes.
4.2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓNA ACTUAL
4.1.1 Antecedentes del GAD Municipal de Palora
Después de varias comisiones más que se llevaron a cabo con la colaboración del
Lcdo. Moisés Guzmán Bravo, Senador de la Provincia de Morona Santiago, se
consigue culminar con la aspiración, cambiando el nombre de Metzera por el de
Palora, en reverencia al Río Palora, que baña con sus aguas este suelo fructífero
oriental. El Cantón Palora se crea mediante la Resolución No. 70-48 del Senado de la
República del Ecuador, del 29 de Abril de 1970 y según Decreto Supremo No. 521,
de fecha 22 de Junio de 1972, Publicado en el Registro Oficial No. 92, del 30 del
mismo mes y año.
Con la creación del cantón Palora, inicia el que hacer municipal, eligiendo así a su
primer presidente municipal en la persona del señor Felix Zabala Haro, y los demás
que a continuación detallo hasta la actualidad.
54
PRESIDENTES MUNICIPALES DE PALORA
CANTIDAD
NOMBRES Y APELLIDOS
PERIODO DE GESTION
Primer
Felix Zabala Haro
1972 – 1974
Segundo
Darío Torres
1974 – 1975
Tercero
Vicente Salazar
1975 – 1976
Cuarto
Lcd. Roberto Villarreal
1976 – 1978
Quinto
José Santiago Espín Moya
1978- 1981
Sexto
Segundo Idrovo Calle
1981 -1984
Séptimo
Lauro Arévalo Barsallo
1984 – 1988
Octavo
José Santiago Espín Moya
1988 -1992
Noveno
Claus Aquiles Díaz Ruilova
1992 – 1996
Decimo
Manuel Regalado Piedra
1996 – 2000
Décimo primero
Claus Aquiles Díaz Ruilova
2000 – 2005
Décimo segundo
Luis Alejandro Heras Calle
2005 – 2009
Décimo tercero
Luis Alejandro Heras Calle
2009 -2014-continua
Con la reformas a las Leyes se hace el cambio de denominación de Municipio de
Palora, ahora denominado Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Palora.
En el ejercicio que le confiere el artículo 240 de la Constitución del Ecuador y el
artículo 57 del Código Orgánico de Organización territorial, Autonomía y
Descentralización,
Expide la Ordenanza que cambia de denominación de Gobierno Municipal de Palora
a Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora, publicado en Registro
Oficial N. 463 de fecha 6 de junio del año 2011.
55
4.2.2 Orgánico Estructural por Procesos del GAD Municipal de Palora- Actual
Estructura Organizacional.- La estructura organizacional del GAD Municipal de
Palora se sustenta en su misión, visión, objetivos, políticas, valores y principios
institucionales:
MISIÓN.
Planear, implementar y sostener las acciones de desarrollo del GAD Municipal de
Palora, Dinamizar los proyectos de obras y servicios con calidad y oportunidad, que
aseguren el desarrollo social y económico de la población, con la participación
directa y efectiva de los diferentes actores sociales y dentro de un marco de
transparencia y ética institucional y el uso óptimo del talento humano
comprometido, capacitado y motivado.
VISIÓN.
Convertir el Cantón Palora, en un referente dinámico de cambio, cuyas
características de crecimiento, estén marcadas por la activa participación de sus
habitantes, dentro de un marco de planificación que implique la responsabilidad
social de sus entes y organizaciones, y cuyas actividades productivas optimicen el
talento humano, tecnológico y natural, permitiendo el desarrollo integral del
cantón, en una armónica relación hombre naturaleza, que vaya consolidando su
identidad de un pueblo trabajador, hospitalario y pluricultural.
56
OBJETIVOS.
-
Procurar el bienestar de la colectividad y contribuir al fomento y protección de
los intereses locales;
-
Planificar e impulsar el desarrollo físico del cantó, áreas urbanas y rurales;
-
Acrecentar el espíritu de integración de todos los actores sociales y
económicos, el civismo y la confraternidad de la población para lograr progreso
del Cantón;
-
Coordinar con otras entidades, el desarrollo y mejoramiento de la cultura, de la
educación y la asistencia social;
-
Investigar, analizar y recomendar las soluciones más adecuadas a los problemas
que enfrenta el Municipio, con arreglo a las condiciones cambiantes, en lo social,
político y económico;
-
Auspiciar y promover la realización de reuniones permanentes para analizar la
problemática municipal, mediante el uso de mesas de diálogos, seminarios,
talleres, conferencias, simposios, cursos y otras actividades de integración y
trabajo;
-
Capacitación del talento humano, que apunte a la profesionalización de la
gestión municipal y la integración del personal en equipos de trabajo;
-
Mejorar y ampliar la cobertura de servicios de manera paralela al mejoramiento
de la administración con el aporte de la comunidad; y,
-
Las demás disposiciones establecidas en las normas legales vigentes.
57
POLÍTICAS.
Se adoptan las siguientes políticas de trabajo:
- Procurar el bien común
- Concertación con los diferentes actores sociales, para el logro de una participación
efectiva en el desarrollo del cantón;
- Movilización de esfuerzos para dotar al Municipio de una infraestructura
administrativa, material y humana que permita receptar
y procesar
adecuadamente los efectos de la descentralización;
- Fortalecimiento y desarrollo municipal, a base de un óptimo aprovechamiento de
los recursos y esfuerzos para mejorar e incrementar los ingresos de recaudación
propia de, impuestos, tasas, contribuciones, etc. que permita el autofinanciamiento
de los gastos, mediante un proceso de gerencia municipal;
- Preservar y encausar los intereses municipales y ciudadanos como finalidad
institucional;
- Voluntad política, trabajo en equipo y liderazgo, para la búsqueda constante
de los más altos niveles de rendimiento, a efectos de satisfacer con oportunidad
las expectativas ciudadanas, a base de concertación de fuerzas y de compromisos
de los diferentes sectores internos de trabajo:
- Identificación de los problemas prioritarios de la comunidad y búsqueda oportuna
de las soluciones más adecuadas, con el menor costo y el mayor beneficio.
58
VALORES Y PRINCIPIOS.
-
Excelencia en el Servicio.
-
Trabajo en equipo.
-
Actitud positiva.
-
Criterio propio.
-
Flexibilidad.
-
Transparencia.
-
Honestidad.
-
Lealtad.
-
Respeto.
-
Efectividad, eficiencia y eficacia.
-
Protección al medio ambiente.
-
Creatividad.
-
Coordinación y comunicación efectiva.
-
Sustentabilidad y sostenibilidad,
-
Participación comunitaria, y;
-
Voluntad Política y liderazgo
Estructura organizacional de gestión por procesos.- El GAD Municipal de Palora
tiene la siguiente estructura organizacional de gestión por procesos:
1.- PROCESOS GOBERNADORES:
59
- Concejo Municipal
- Alcaldía
2.- PROCESOS DESCONCENTRADOS
-
Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado
-
Patronato de Inclusión y Amparo Social
-
Concejo Cantonal de la Niñez y Adolescencia
-
Asamblea Cantonal de Participación Ciudadana
3.- PROCESOS AGREGADORES DE VALOR:
- Dirección de Obras y Servicios Públicos
- Departamento de Desarrollo Económico, Turístico y Ambiental
- Registro de la Propiedad y Mercantil
4.- PROCESOS HABILITANTES DE ASESORÍA
- Procuraduría Síndica
- Dirección de Planificación Institucional y Desarrollo Territorial
- Comité de Gestión, Calidad, Servicio y Desarrollo Institucional
5.- PROCESOS HABILITANTES DE APOYO LOGÍSTICO
- Dirección Administrativa
- Dirección Financiera
- Secretaría General
DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DESCRIPTIVA
60
Art.- 19.- Para el GAD Municipal de Palora se establece la siguiente Estructura
Orgánica por Procesos.
1.
PROCESOS GOBERNANTES
1.1.- Direccionamiento Estratégico Municipal
- Concejo Municipal
a.- MISIÓN.Su competencia se traduce en la formulación de políticas, actos normativos,
resolutivos y de control en los cuales se sustentaran los Procesos y subprocesos,
para así lograr cumplir con la misión y objetivos institucionales.
b.- Atribuciones.- Son las determinadas en el artículo 57 del Código Orgánico de
Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD).
c.- Prohibiciones.- Está prohibido al Concejo u órgano Legislativo del GAD Municipal
de Palora lo consagrado en el artículo 328 del Código Orgánico de Organización
Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD).
Para el cumplimiento de las atribuciones y deberes del Órgano Legislativo Municipal
del GAD Municipal de Palora, se establecen las siguientes comisiones:
COMISIONES PERMANENTES
•
Comisión de mesa;
•
Comisión de igualdad y género;
•
Comisión de obras y servicios públicos;
61
•
Comisión de planificación y presupuesto;
•
Comisión de Legislación y Redacción.
1.2.-
Gestión Estratégica Municipal.-
- Alcaldía
a.- MISIÓN.Liderar la administración del GAD Municipal de Palora, cumpliendo con el marco
Legal; ejecutando y controlando los planes, programas y proyectos para el logro de
las metas y objetivos Institucionales.
b.- Deberes y atribuciones.- Además de las determinadas en la Constitución de la
República del Ecuador, el artículo 60 y otros del Código Orgánico de Organización
Territorial, Autonomía y Descentralización, le corresponde aprobar el Plan Anual de
Contratación (PAC) sus reformas, administración de las herramientas y contraseñas
del portal de compras Públicas; y, otras de conformidad con la legislación nacional.
c.- Prohibiciones.- Está prohibido al Alcalde o Ejecutivo del GAD Municipal de Palora
lo consagrado en el artículo 331 del Código Orgánico de Organización Territorial
Autonomía y Descentralización COOTAD y otras leyes conexas.
d.- Vicealcalde.- A la Vicealcaldesa o Vicealcalde del GAD Municipal de Palora, le
son aplicables las disposiciones consagradas en el artículo 62) de la ley orgánica de
organización territorial Autonomía y Descentralización y otras normas legales
concernientes a la Alcaldesa o Alcalde, cuando hiciere sus veces.
62
- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL JERÁRQUICO DE LA DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Gráfico 6: Organigrama Estructural Dirección Administrativa
ALCALDÍA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
TALENTO HUMANO
RELACIONES
PÚBLICAS
RIESGOS
LABORALES
COMISARIA
MUNICIPAL
ALMACEN
MUNICIPAL
SISTEMAS
COMPRAS
Fuente: GAD Municipal de Palora
63
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
MISIÓN.- Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los recursos del GAD
Municipal de Palora para el cumplimiento de los programas y proyectos con
transparencia, honestidad, austeridad, agilidad, y eficiencia, impulsando una
administración con relaciones constructivas y cordiales entre los usuarios internos y
externos de los servicios Municipales, con el propósito que despierte una imagen de
confianza y seguridad en la ciudadanía del cantón Palora
c.- ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
-
Responder del funcionamiento administrativo del GAD Municipal de Palora.
-
Prestar asistencia técnica a los niveles directivos
y operativos, en la
planificación, programación y proyección de las actividades municipales.
-
Elaborar, actualizar y socializar los manuales de procedimientos
institucionales en coordinación con los diferentes procesos y subprocesos de
la municipalidad.
-
Diseñar y aplicar indicadores de gestión para evaluar el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
-
Asesorar en los procesos de manejo, administración y actualización de la
normativa para la administración del Talento Humano
-
Propender al cumplimiento de la Constitución, Leyes Orgánicas y ordinarias,
Ordenanzas y Reglamentos Internos que regulan la administración pública;
64
-
Coordinar la elaboración del distributivo de Remuneraciones Mensuales
Unificadas, del GAD Municipal de Palora, con la Unidad del Talento
Humano y la dirección Financiera;
-
Dirigir, coordinar y proponer el Plan Anual de Compras y Adquisiciones
del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palora;
-
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el Portal de Compras
Públicas de la Entidad, de conformidad con las disposiciones legales
vigentes;
-
Coordinar con la Dirección Financiera, para que la programación,
formulación,
ejecución,
evaluación
y liquidación del presupuesto
institucional se desarrolle con eficiencia, eficacia y efectividad;
-
Implantar programas para mejorar las condiciones de los trabajadores
referentes a Seguridad y Salud.
-
Desarrollar consciencia preventiva y hábitos de trabajo seguros en
empleadores y trabajadores a fin de mejorar la productividad en base a la
gestión empresarial con visión preventiva.
Productos y Servicios:
o
Elaborar el Plan de Desarrollo Estratégico Administrativo;
o
Elaboración del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Compras,
o
Presentar Informes de evaluación con indicadores de Gestión,
sobre
el
cumplimiento de los procesos establecidos;
o
Estructura ocupacional institucional, e informe de ejecución del plan de
evaluación del desempeño;
65
o
Informe Técnico de estructuración y reestructuración de áreas, unidades o
procesos.
o
Asesoramiento en el ámbito de su Gestión a las diferentes dependencias que
conforman la Estructura Orgánica del GAD Municipal de Palora;
o
Registro interno de proveedores reconocidos y habilitados en el Portal
www.compraspublicas.gov.ec.
o
Informes Técnicos con Indicadores de Gestión de la aplicación de las Leyes,
Ordenanzas y Resoluciones Internos de los diferentes departamentos de la
Institución; y
o
Ejecución del presupuesto con eficiencia, eficacia y efectividad;
o
Asesoramiento a autoridades y servidores en materia municipal, y;
o
Mejorar las condiciones de los servidores referentes a Seguridad y Salud.
66
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL JERARQUICO DE LA DIRECCION
FINANCIERA
Gráfico 7: Organigrama Estructural
ALCALDÍA
DIRECCIÓN
FINANCIERA
JEFATURA DE
CONTABILIDAD
TESORERÍA
RENTAS
RECAUDACIÓN
PRESUPUESTOS
CONTABILIDAD
INVENTARIOS
Fuente: GAD Municipal Palora
67
DIRECTOR FINANCIERO/A
MISIÓN.
Administrar, Coordinar y controlar los recursos financieros para apoyar la gestión
institucional, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica de Administración
Financiera y Control, Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomía y
Descentralización y las demás Leyes y Reglamentos relacionados; con la finalidad de
proveer información veraz, oportuna, eficiente, eficaz y efectiva, para la toma de
decisiones, en las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería.
c.- ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
-
Presentar el Plan Operativo Anual Financiero;
-
Coordinar en los procesos de planificación institucional, la elaboración
de la proforma presupuestaria
y el trámite de reformas al
presupuesto aprobado, conforme a las disposiciones establecidas en el
COOTAD, Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y la Ley de
Presupuesto del Sector Público;
-
Planificar, organizar y administrar el sistema financiero y presupuestario
del GAD Municipal de Palora de conformidad con las normas legales y
técnicas vigentes;
-
Asegurar que la programación, formulación, ejecución, evaluación y
liquidación del presupuesto institucional se desarrolle con eficiencia,
eficacia y efectividad, en coordinación con las direcciones y unidades
institucionales.
-
Elaborar el distributivo de sueldos del GAD Municipal de Palora, en
68
coordinación con la Dirección Administrativa y la Unidad Administrativa del
Talento Humano;
-
Monitorear y evaluar la gestión económica y financiera del GAD Municipal
de Palora, mediante el análisis de indicadores económicos, política fiscal,
estimaciones de ingresos y gastos;
-
Implantar procedimientos específicos de control interno financiero, de
acuerdo a las Normas Internas de
Control determinadas para el
efecto por la Contraloría General del Estado;
-
Presentar los informes financieros requeridos por el nivel Ejecutivo,
Legislativo, Ministerio de Finanzas, Organismos de control y otras entidades
Gubernamentales;
-
Administrar los recursos financieros
de la Institución en base a las
políticas y estrategias institucionales y a los planes, programas y proyectos
del GAD Municipal de Palora.
-
Presentar el Cronograma de Ejecución Financiera;
-
Elaborar y presentar el informe de Indicadores de Gestión financiera
al treinta y uno de diciembre de cada año;
-
Ejercerlas demás atribuciones, delegaciones y responsabilidades, en el
ámbito de su competencia, que le asigne la máxima autoridad y las leyes;
Productos y Servicios:
•
Plan operativo anual financiero;
•
Proforma presupuestaria y reformas al presupuesto aprobado
•
Informe de ejecución presupuestaria;
69
•
Liquidaciones presupuestarias;
•
Informes contables financieros
•
Estados financieros;
•
Certificaciones presupuestarias;
•
Inventario de bienes muebles valorados;
•
Distributivo unificado de remuneraciones;
•
Control Previo de todos los procesos contables;
•
Pagos y transferencias bancarias;
•
Informe de garantías, valores y títulos de crédito;
4.1 Análisis de resultados de los instrumentos de investigación
Situación actual
La importancia y necesidad de contar con un manual de procedimientos en el área
financiera para un mejor control y manejo de los activos fijos ayudaría a ordenar,
clasificar, verificar, localizar cada bien, ya que el GAD Municipal de Palora en la
actualidad no cuenta con un procedimiento ordenado en el control de sus activos
fijos, en el que se determine de forma clara y concreta los procesos adecuados a
seguir para cada caso, según las entrevistas hemos encontrado las siguientes
novedades:
Al no contar con un manual de procedimientos el Guardalmacén municipal lleva un
control de los activos fijos de forma manual, no existe un sistema que agrupe todos
los procesos de los bienes.
En el GAD Municipal de Palora los bienes que son adquiridos no ingresan en su
totalidad a bodega, esto perjudica ya que no se hace la asignación al funcionario
70
para quien fue adquirido el bien.
En algunos casos existen actas de entrega de los bienes, pero no hay un listado o un
sistema donde consten
todos los bienes que tiene cada funcionario para el
cumplimiento de sus funciones, esto perjudica a la entidad, ya que no se conoce
exactamente que bienes tiene cada empleado.
El GAD Municipal de Palora no tiene sus activos codificados esto dificulta la
constatación y verificación de los mismos. Hace dos años no se ha hecho
constataciones físicas.
Se han hecho procesos de baja de activos, pero no se han registrado
oportunamente, dando lugar tener saldos irreales.
El personal o custodio de los bienes no tiene un inventario de todos sus activos, su
información es incompleta por que no constan todos los bienes que tiene el GAD
Municipal de Palora, esto ha ocasionado pérdidas de muchos bienes.
Como conclusión debo indicar que el inventario de activos fijos del GAD Municipal
de Palora, se encuentra desactualizado, dando lugar a una información poco
confiable con saldos irreales en los estados financieros.
Estas y otras más falencias existen dentro del GAD Municipal de Palora, ocasionando
cuantiosas pérdidas de los bienes. La creación del manual de procedimientos es
muy importante para regular todas estas anomalías el mismo que nos permitirá
especificar claramente todos los procesos a seguir, desde la adquisición de un bien
hasta la terminación de la vida útil con sus cambios y procesos que sufra cada bien a
lo largo de su vida útil, con esta herramienta de trabajo los funcionarios y
71
responsables de la custodia de los bienes sabrán qué medidas tomar ante cualquier
situación frente a los activos fijos.
Se debe tomar en cuenta que los activos son una parte muy importante del
patrimonio dentro de GAD Municipal de Palora, para el progreso y el cumplimiento
de sus objetivos propuestos dentro del servicio a la comunidad, por lo tanto es
importante y necesario tener un mejor el control.
Análisis de las normas de control interno dentro de los activos fijos.
Dentro del análisis podemos notar que los Activos fijos del GAD Municipal de
Palora, no tienen ningún procedimiento ni normas de
control interno,
inobservando la norma de control interno 22406-01 Unidad de Administración,
que manifiesta “La máxima autoridad a través de la unidad de administración de
bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión,
custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y
mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de los
diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo
del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para
su correcta administración”.
Dentro del GAG Municipal de Palora, los bienes que son adquiridos para uso y
control no son ingresados directamente a bodega, la estructura física donde
funciona bodega está en pésimas condiciones; no se toma en consideración lo
22
Normas de control interno, suplemento Registro oficial N.87 de diciembre 14 del 2009,Pag.25
72
que estipula la norma de control 23406-04 Almacenamiento y distribución “Los
ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas,
estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán
el espacio físico necesario.
El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con
documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si
se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas”.
El registro de los activos fijos del GAG Municipal de Palora tiene errores, se
ingresa a cuentas equivocadas, sin tomar en cuenta el objetivo del catálogo
general de cuentas, incurriendo en la norma de control interno
24
406-05
Sistema de registro, El catálogo general de cuentas del sector público,
contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación,
destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados
con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a
fin de que la información se encuentre actualizada y de conformidad con la
normativa contable vigente.”
Todos los bienes del GAD Municipal de Palora, no tienen su identificación visible,
en algunos casos no existe, esto hace que se dificulte la ubicación, así lo
23
Normas de control interno, suplemento Registro oficial N.87, del 14 de diciembre del 2009, Pag. 27
24
Normas de control interno, suplemento Registro oficial N.87, del 14 de diciembre del 2009 Pag. 27
73
determina la norma de control interno
25
406-06
Identificación y protección
“Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,
organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga
duración”.
Dentro del GAD Municipal de Palora, en los dos últimos año no se ha hecho
constataciones físicas, esto ha dificultado la ubicación de los bienes, sin saber
exactamente cuántos bienes y que bienes tiene la entidad, el guardalmacén
municipal no acato en cumplir la norma de control interno
26
406-10
Constatación física de existencias y bienes de larga duración “La administración
de cada entidad, emitirá los procedimientos
necesarios a fin de realizar
constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración
por lo menos una vez al año.”
25
Normas de control interno, suplemento Registro oficial N.87, del 14 de diciembre del 2009,Pag.27
26
Normas de control interno, suplemento Registro oficial N.87, del 14 de diciembre del 2009,Pag.28
74
4.4 ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Autonomía y liderazgo
Poca recuperación de cartera vencida
Igualdad e integridad de
necesidades con un trabajo
común
Concientizar más al personal en el buen
uso y trato de los bienes
Puntualidad en el envío de la
información financiera a las
diferentes instituciones
Falta de recursos humano y económico
para el buen funcionamiento de la
entidad
Equipamiento y tecnología
necesaria en cada área de trabajo
Subutilización de los recursos
materiales, humanos y económicos
Ambiente de trabajo con actitud
positiva
Falta de planificación.
Capacitaciones permanentes al
personal en sus diferentes
actividades
Presupuesto subestimado
Excesiva injerencia política
externas
•
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Dependencia de Recursos económicos
del Gobierno central
Promover
una
mayor
participación de las instituciones
educativas, comunidades y otras
organizaciones.
Necesidades insatisfechas en el área
social
Apoyo y servicio social a sectores
vulnerables
Dependencia de sistemas informáticos
Cooperación
de
las
organizaciones para la captación
de ingresos ante el Gobierno
Central
Tardanza en el envió de los recursos
económicos por parte del Gobierno
Central
Nueva Tecnología
Recursos limitados para el cumplimento
y ejecución de las obras
Incumplimiento
participativo
del
presupuesto
75
4.3 ANÁLISIS FINANCIERO DE LOS ACTIVOS FIJOS
Sera hará el registro contablemente de los bienes por compra, por construcción o
fabricación que vayan a prestar servicios a la institución, se contabilizara por su valor
de adquisición más todos los gastos adicionales incurridos en el bien hasta que éste
se ponga en funcionamiento.
El GAD Municipal de Palora cuenta con los siguientes activos fijos, tomado del
estado de situación financiera con corte al 31 de diciembre del año 2011
Código
Descripción
Valor
141.01.03
Mobiliario
76.183,01
141.01.04
Maquinaria y equipo
1.447.884,42
141.01.05
Vehículos
170.149,66
141.01.06
Herramientas
34.421,24
141.01.07
Equipos, sistemas y paquetes informáticos
109.447,72
141.01.08
Bienes artísticos y culturales
5.263,79
141.01.11
Partes y repuestos
22.268,35
141.99
(-) Depreciación acumulada
-1.449.432,60
Total
416.391.19
Depreciación Acumulada / Total de Activos fijos
1.449.432,60/1.865.618,19 = 0.78
76
Costo Activos - Depreciación Acumulada / Total de Activos
años
Código
141.01.03
Activo
Mobiliario
141.01.04
Maquinaria y equipo
141.01.05
Vehículos
141.01.06
Herramientas
141.01.07
Equipos, sistemas y paquetes informáticos
141.01.08
Bienes artísticos y culturales
141.01.11
Partes y repuestos
2010
2011
79,617.52
76,183.01
1,740,322.58
1,447,884.42
173,089.67
170,149.66
55,661.44
34,421.24
135,105.81
109,447.72
5,263.81
5,263.79
25,593.37
22,268.35
total de activos
2,214,654.20
1,865,618.19
Costo activos
2,214,654.20
Depreciación
1,449,432.60
Valor
Total de activos 2011
(/) para el total de activos
765,221.60
1,865,618.19
41.02%
% del total de cada grupo de activo fijo para el total de activo fijo
años
Código
141.01.03
Activo
Mobiliario
141.01.04
Maquinaria y equipo
141.01.05
Vehículos
141.01.06
Herramientas
141.01.07
Equipos, sistemas y paquetes informáticos
141.01.08
Bienes artísticos y culturales
141.01.11
Partes y repuestos
total de activos
2010
%
2011
79,617.52
76,183.01 4.08%
1,740,322.58
1,447,884.42 77.61%
173,089.67
170,149.66 9.12%
55,661.44
34,421.24 1.85%
135,105.81
109,447.72 5.87%
5,263.81
25,593.37
2,214,654.20
5,263.79
0.28%
22,268.35 1.19%
1,865,618.19
El porcentaje más alto que es el 77.61%, corresponde a la maquinaria que tiene la
entidad, como son volquetes, tractores, moto niveladoras, cargadoras, rodillo, el
70% son maquinaria nueva adquirida con préstamo del Banco del Estado, esta
77
maquinaria es el pilar fundamental para la construcción de las obras.
El 9.12% corresponde a vehículos, es una cantidad baja comparada con otras
instituciones del mismo nivel, dentro de este rubro está el vehículo de uso oficial
que es utilizado por la máxima autoridad y sus concejales para la gestión de
recursos y el desempeño de sus funciones. Un camión, dos camionetas de uso en los
departamentos de obras públicas y desarrollo sustentable utilizado para el traslado
del personal a los diferentes frentes de trabajo y carga de materiales de
construcción.
El 5.87% corresponde a Equipos, sistemas y paquetes informáticos, se podría decir
que la entidad cuenta con equipos a medidas de sus posibilidades, con sistema de
internet en cada oficina de igual manera un sistema de central telefónica.
78
CAPÍTULO V
MARCO PROPOSITIVO
5.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS PARA “EL
GAD MUNICIPAL DE PALORA”
5.2.1 INTRODUCCIÓN
El GAD Municipal de Palora ha implementado esta herramienta de trabajo que nos
va a servir como guía para realizar los procesos de registro, control y verificación de
los activos fijos, ya sea en su compra, traspaso, baja, codificación y entrega de
activos fijos.
Este manual de procedimientos será aplicada para todos los funcionarios que tenga
un bien a su cargo y de estricta responsabilidad en su cumplimento para el
departamento financiero y administrativo quienes son los encargados del control de
los activos fijos dentro de la entidad, a través de contabilidad y bodega.
5.2.1 Objetivos del Manual
Contar con una herramienta de trabajo donde se identifique claramente los principios,
normas y procedimientos a seguir para el registro de cada uno de sus activos fijos del GAD
Municipal de Palora, describiendo sus características, con la finalidad de tener un mejor
control.
5.2.1 Alcance
Este manual está dirigido a todo el personal del GAD Municipal de Palora, ya que
cada funcionario tiene un activo fijo a su responsabilidad, para el cumplimiento de
sus funciones.
79
Actividades esenciales del Guardalmacén Municipal del GAD Municipal de Palora
El Guardalmacén Municipal del GAD Municipal de Palora, pertenece al
Departamento Administrativo, es el custodio responsable de todos los bienes que
tiene la entidad, cumpliendo las siguientes funciones:
Control físico de los bienes de consumo interno entregados para los diferentes
requirentes.
Elaborar inventarios, egreso de bienes de control administrativo y de larga
duración,
Entrega recepción, control y custodia de bienes de inventarios para consumo
interno,
Entrega recepción, control y custodia de bienes de control administrativo y de
larga duración,
Participar en la toma física del inventario de consumo directo de bienes de
control administrativo y bienes de larga duración.
Actividades esenciales del Asistente administrativo de inventarios
El Asistente Administrativo de inventarios, está bajo la responsabilidad de la
Dirección Financiera, cumpliendo las siguientes actividades:
Controlar por ítem los bienes y los costos de acuerdo al precio del mercado,
80
Registrar facturas de compras por ítem
Registrar los comprobantes de egresos de mercaderías
Registrar y controlar los bienes de larga duración y generara actas de entrega
recepción, reportes de control de bienes,
Verificar aleatoriamente existencias en bodega, conciliación y determinación de
novedades.
5.2.2 Objetivos del manual
Establecer lineamientos y mecanismos necesarios con el fin de precautelar el buen
uso y mantenimiento de los activos fijos de la institución, con el registro contable y
oportuno de cada proceso de los bienes de larga duración, esto nos llevara a tener
un inventario actualizado y confiable.
5.2.3 Marco Jurídico
a) EL COOATAD. Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y
Descentralización
b) Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público.
c) Reglamento de utilización, mantenimiento, movilización, control, y
determinación de responsabilidades de los vehículos del sector Público y de
las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos.
d) El Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
81
e) Normativa de Contabilidad Gubernamental expedida por el Ministerio de
Economía y Finanzas, publicada en Suplemento de RO. 259, del 24 de enero
del 2008 y sus reformas
f) Clasificador Presupuestario y Catalogo General de cuentas, emitidas por el
Ministerio de economía y Finanzas, publicado el 17 de enero del 2013.
g) La Contabilidad Gubernamental del Ecuador Gabriel Freire Romo
h) LSNCP, Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública.
i) Normas de Control Interno, emitidos por la Contraloría General del Estado.
j) Texto Métodos de investigación serie didáctica AG: Gutiérrez M. Abhram.
Ecuador
k) Estatuto Orgánico Estructural del GAD Municipal de Palora.
l) Texto de Contabilidad Gubernamental de José Alvarado
5.3 PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS PARA
5.3.1 Procedimiento de compra
Compra de dos copiadoras impresoras para uso del GAD Municipal de Palora, por
un monto de 7.415.12 dólares, con factura a la casa comercial ECUACOPIA.
Procedimientos:
Ingreso a bodega,
Registro en contabilidad y pago
Acta de entrega recepción
Depreciación
82
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
INGRESO DEL BIEN DE LARGA DURACION
COPIADORA
Fecha de ingreso: 22/05/2012
Nº ingreso
2
Codigo contable:
141.01.07
Codigo del Bien
141.01.07.005.003
Estado
bueno
Uso
Activo
Tipo de adquisicion compra
Marca
RICOH
Modelo
201 SPF
Serie
COPSECRIC201SP
Colo
Blanco
Accesorios
Fecha de compra
24/02/2012
Vida util años 3
Cantidad
2
Proveedor
ecuacopia
Factura
12349
Observaciones
Valor Unitario
3.707,56
Valor Revalorizado
0
Valor de compra
7.415,12
Valor total
7.415,12
GUARDALMACEN
83
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
ACTA DE ENTREGA - RECEPCION
ACTA Nº
5
FECHA
26/05/2012
En la ciudad de Palora, Canton del mismo nombre a los 25 dias del mes de mayo del 2012,
los suscritos:
RECIBE:
Martinez Llerena Ola
ENTREGA: Carlos Oña Rojas-Guardalmacen
DETALLE: Entrega de una copiadora impresora
CODIGO
DESCRIPCION
MARCA
MODELO
SERIE
ACCESORIOS ESTADO OBSERVACIONES VALOR
141.01.07
Copi a dora
RICOH
201 SPF
COPSECRIC201SPF
BUENO NUEVO
3707,6
Pa ra cons tanci a y en a cepta ci on, s us cri ben l a pres ente acta en tres ejempl ares , l a s pers ona s que i ntervi enen
en es ta di l i genci a.
Martinez Llerena Olga
RECIBI CONFORME
Carlos Oña Rojas
ENTREGUE CONFORME
84
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
Depreciación de activos fijos
Se adquirió el bien el 25 de mayo del año 2012
Su vida útil es de 3 años
TIEMPO AÑO V. Libros
V. Residual
VL - VR
10%
Mayo
2012
Total
3,707.56
370.76
AÑOS
DEP. ANUAL
3
3,336.80
3
1,112.27
DEP. MES
TOT DEPRE
12 mese
7 meses
92.69
648.82
subt
648.82
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
Asiento de diario Tipo de diario movimiento de AJUSTE
Transaccion N. 3
Descripcion:
Registro de la depreciacion
Fecha:
31/12/2012
Documentos:
Detalle de depreciacion
Beneficiario:
Gad Municipal
Contabilidad
Codigo
Detalle
638,51
Depreciacion de bienes de administracion
141.99.07
(-)Depreciacion acumulada de equipos,sistemas
paquetes informaticos
Depreciaciob de 7 meses
Debe
Haber
648,82
648,82
Presupuesto
Elaborado
Control previo
Contabilizado
Pagado
85
ACTA DE DONACION RECIBIDA
ACTA Nº
8
FECHA
10/09/2012
En la ciudad de Palora, Canton del mismo nombre a los 10 dias del mes de septiembre del 2012,
los suscritos:
RECIBE:
Gad Municipal de Palora
ENTREGA:
Banco Central del Ecuador
DETALLE:
Muebles usados
CODIGO
DESCRIPCION
141.01.03
Muebl es
MARCA
141.01.03.01.01Archivadores attu
MODELO
COLOR
6 gavetas negro
ESTADO
OBSERVACIONES VALOR
bueno
us ados
421,00
Pa ra cons ta nci a y en acepta ci on, s uscri ben l a pres ente a cta en tres ejempl a res, l a s persona s que i ntervi enen
en es ta di l i genci a.
Gad Municipal de Palora
RECIBI CONFORME
Banco Central del Ecuador
ENTREGUE CONFORME
86
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
INGRESO DEL BIEN DE LARGA DURACION
COPIADORA
Fecha de ingreso: 10/09/2012
Nº ingreso
30
Codigo contable:
141.01.03
Codigo del Bien
141.01.03.01.01
Estado
bueno
Uso
Activo
Tipo de adquisicion Donacion
Marca
attu
Modelo
Serie
Colo
negro
Accesorios
Fecha de compra
10/09/2012
Vida util años 3
Cantidad
1
Proveedor
Banco Central
Factura
acta donacion N.08
Observaciones
usados
Valor Unitario
421,00
Valor Revalorizado
0
Valor de compra
421,00
Valor total
421,00
GUARDALMACEN
87
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
Asiento de diario Tipo de diario movimiento de AJUSTE
Transaccion N. 4
Descripcion:
Donacion de anaquel
Fecha:
10/09/2012
Documentos:
Acta de donacion
Beneficiario:
Gad Municipal
Contabilidad
Codigo
Detalle
Debe
Haber
141.01.03.
Mobiliario
421,00
611,99
Donaciones recibidas en bienes Muebles e inmuebles
421,00
Depreciaciob de 7 meses
Presupuesto
Elaborado
Control previo
Contabilizado
Pagado
88
5.3.2 Procedimiento de revalorización
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
REGISTRO DE DIARIO
Diario:
Transacción N.
Descripción:
Fecha:
Documentos:
Beneficiario:
Tipo de diario movimiento de AJUSTE
5
Reevaluó de un terreno
30/12/2012
Catastro de planificación, avalúos y catastros
GAD Municipal
Contabilidad
Código
Detalle
Debe
141.03.01.
Terreno
Patrimonio de Gobiernos Autónomos
descentralizados
1,200.00
611.09
Haber
1,200.00
Revalorización de un terreno como ejemplo para el
asiento contable
Presupuesto
Elaborado
Control previo
Contabilizado
Pagador
89
5.3.3 Baja de activo fijo , por deterioro
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
RESGISTRO DE DIARIO
Diario
Transacción N.
Descripción:
Fecha:
Documentos:
Beneficiario:
Código
Tipo de diario movimiento de AJUSTE
6
Deterioro de un activo fijo
30/12/2012
GAD Municipal
Contabilidad
Detalle
Valuación y determinación de activos y
provisiones
Debe
Haber
100.00
Desvalorización de activos
100.00
Deterioro de un activo ( como ejemplo en el GAD
no se aplica)
Presupuesto
Elaborado
Control previo
Contabilizado
Pagador
90
5.3.4 Baja por Pérdida
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
ACTA DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
baja por perdida de un bien
ACTA Nº:
25
FECHA:
31-12-2012
A los 31 días del mes de diciembre del 2012, mediante la presente se deja
constancia que el proceso de baja de bienes fue realizado en base a las normas y
procedimientos legales, concurren las personas involucradas en el proceso de baja
por perdida del bien, detallado de la siguiente manera
CODIGO
NOMBRE
MARCA
MODELO
SERIE
DESCRIPOCION VALOR
141.01.07
Copiadora
RICOH
201 SPF
COPSECRIC201SPF Perdida
Total
3,707.56
3.707.56
Se anexa a la presente acta todo el proceso legal, para las respectivas firmas de
revisión y aprobación por la Dirección Financiera y Guardalmacén Municipal
GUARDALMACEN
DIRECTOR FINANCIERO
91
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE PALORA
REGISTRO DE DIARIO
Asiento de diario
Transacción N.
Descripción:
Fecha:
Documentos:
Beneficiario:
Código
619.94
141.99.07
141.01.07
Tipo de diario movimiento de AJUSTE
9
Baja de un bien por perdida
31/12/2012
Acta de baja N. 25
GAD Municipal
Contabilidad
Detalle
Disminuciones de Bienes de larga duración
(-)Depreciación acumulada de equipos,
sistemas
Equipos, sistemas y paquete informáticos
Baja por perdida de un bien, registrando su
depreciación
Debe
Haber
3,707.56
648.82
3.058.74
Presupuesto
Elaborado
Control previo
Pagador
Contabilizado
92
5.3.5 Adquisición de Bienes
Amparada a la Norma de Control Interno (406-02) el GAD municipal de Palora ha
formulado su Plan Anual de Contratación aprobado por la máxima autoridad en este
caso el Concejo Municipal, donde constan todas las contracciones por bienes, obras,
servicios y en base ha este PAC formuló el respectivo presupuesto estimado para
cada actividad, y publicado en el portal de compras públicas a través de la página
web.www.compraspúblicas.gob.ec.
Para las adquisiciones de cualquier tipo de bien que no consten en el respectivo
Plan Anual de Adquisiciones se requerirá de la Resolución de la máxima autoridad.
5.4 NORMAS Y POLÍTICAS CONTABLES
Los bienes cuya vida útil sea superior a un año y su costo sea mayor a cien
dólares americanos, se los reconocerá como activos fijo de larga duración,
cuyo control y registro se lo realizara al código 14 del clasificador contable,
emitido por el Ministerio de Economía y Finanzas.
Los bienes cuya vida útil sea superior a un año, pero su costo no pase de los
cien dólares americanos, se le considera activo fijo para control
administrativo, se registrara a una cuenta de gasto y para su control
simultáneamente a una cuenta de orden.
Las adquisiciones de los bienes de larga duración se las hacen a través del
portal de compras públicas, por el personal autorizado, en este caso el
93
proveedor del GAD Municipal de Palora.
Toda compra que el GAD Municipal de Palora realiza, la hace siempre y
cuando exista la partida presupuestaria para el efecto.
El funcionario que tenga bajo su responsabilidad un bien, y por sus
actividades diarias tenga que movilizarse a otro lugar este deberá portar s u
guía de movilización con la firma de autorización de salida por sus superiores
( adjunto formulario).
Los vehículos del GAD Municipal de Palora tienen sus placas oficiales y el
logotipo de su institución.
Los bienes están debidamente protegidos con pólizas de seguros contra todo
riesgo, el responsable de cada bien tendrá que tener la vigilancia
permanente de su vigencia.
Todos los bienes entregados a cada funcionario serán a través del acta de
entrega recepción de bienes, especificados claramente todos y cada uno de
los bienes con sus respectivas características, entregado con firma de
responsabilidad.
Los bienes se registrara de forma oportuna en el momento en que ocurran
los hechos, de acuerdo a las Normas y principios contables; con su costo de
adquisición.
Los activos que hayan terminado su vida útil, se procederá con el trámite de
baja, como determina la Ley para este efecto.
94
Cuando un bien haya sido, dañado, sustraído, o perdido el responsable de su
custodio informara de forma escrita a su jefe inmediato del particular, para
que se proceda con su reparación si es el caso, de existir perdidas se
procederá con la denuncia correspondiente.
Cuando un bien de larga duración sea donado a otras entidades educativas,
locales, se dejara constancia dentro de un documentos denominado
comodato o donación.
Con fecha 10 de enero del presente año, el GAD Municipal de Palora, aprobó un
acuerdo de para el Manejo, Administrativo y Custodia de los Bienes y los
Servidores sujetos a rendir caución,
en este acuerdo constan políticas,
obligaciones y responsabilidades que tiene los funcionarios frente a un activo
fijo.
5.4.1 Identificación y protección de los activos fijos
Cumpliendo con la Norma de Control Interno N. 406.06, todos los bienes
deben terne su identificación con el código en un lugar visible, que permita
su rápida ubicación y destino; una vez ingresado el bien a bodega se
procederá a su codificación para luego mediante acta hacer la entrega al
funcionario responsable.
Dentro del GAD Municipal de Palora la codificación está diseñada por 11
dígitos 7 niveles:
95
NIVELES
1
2
3
4
5
CONCEPTO
6
7
1
Grupo de cuenta(Activo)
4
Tipo de cuenta(fijo)
1
Cuenta de mayor general
01
Nombre del bien-subcuenta
05
Tipo del bien
001
Clase del bien
00.001
1.
Descripción por cada bien
Primer ejemplo de codificación de Muebles
1
ACTIVO
14
INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
141
Bienes de administración
141.01
Bienes Muebles
141.01.03
Mobiliario
141.01.03.001
Escritorios
141.01.03.001.001
escritorio metálico tipo gerencial
96
2.
segundo ejemplo de codificación de Vehículos
2
ACTIVO
14
INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
141
Bienes de administración
141.01
Bienes Muebles
141.01.05
Vehículos
141.01.05.001
Camionetas
141.01.05.001.001
Camioneta Toyota
5.4.2 Constatación Física
Cumpliendo con la Norma de Control interno N. 406.10, la constatación física de
existencias y bienes de larga duración se la debe hacer por lo menos una vez al año,
con personal independiente al registro y control, una vez terminada la constatación
física se elaborar una acta donde consten los resultados que serán conciliados con la
información contable, luego se procederá a registrar los ajustes si es el caso, previo
el conocimiento y autorización de la dirección financiera.
Para realizar la constatación física el encargado de su custodia tendrá un inventario
donde consten todos los bienes con su respectiva codificación para poder localizar
cada bien.
De la constatación física se determinara los bienes en mal estado que ya no presten
97
servicio a la entidad, se procederá a dar de baja, donación o remate según sea el
caso de acuerdo a lo que determina el reglamento general de bienes.
Dentro del manual de procedimientos que está implantando el GAD Municipal de
Palora, se propone incorporar los activos fijos dentro de un sistema contable, donde
todos los procesos de activos fijos se los realiza de forma inmediata, desde su
adquisición hasta la terminación de la vida útil del bien, este sistema tiene muchas
bondades que ofrece a las instituciones públicas, utilizando este sistemas se ahorra
tiempo y dinero y sus activos estarán mejor controlados.
Esta herramienta informática permite hacer los registros de los bienes en el mismo
instante en que fueron ingresados a bodega, con el ingreso a bodega se hace
inmediatamente a asignación
5.4.3 Depreciación
La depreciación de activos fijos dentro del GAD Municipal de Palora se la realiza de
forma anual, el área responsable de este procedimiento es contabilidad como
también de su registro.
Los porcentajes de depreciación de los bienes de larga duración destinadas a
actividades administrativas que en este caso corresponde al GAD Municipal de
Palora, están basados en las normas y principios contables, con un valor residual de
del 10% de su valor contable, el método de depreciación utilizado es de línea recta.
98
Activo fijo
Vida útil en años
% de depreciación
Bienes muebles
10
10 %
Maquinaria y equipo
10
10 %
Vehículos
5
20%
Equipo de computo
5
33%
5.4.3.1 Calculo de la depreciación de activos fijos
Año
Costo
Valor
Valor-
residual
residual
total
vu
anual
mensual depreciado
10
10%
2011
1200,00
120,00 1080,00
años
10
12 mese Meses
108,00
9,00
108,00
Total
depreciación
108,00
5.4.3.2 Contabilización de depreciación de los activos fijos
Fecha
Código
Contable
12-12-2011 141.99.03
141.01.03
Detalle
Deprecación
mobiliario
debe
acumulado
Haber
de 108,00
Mobiliario
108,00
//Para registrar la depreciación de
mobiliario del año 2011
99
5.5 PROCEDIMIENTOS
Dentro del manual de procedimientos que implanta el GAD Municipal de Palora,
tenemos los siguientes procesos de acuerdo según su orden, ingreso, codificación,
entrega, inventario, bienes perdidos, traspasos o cambio de responsable, bajas:
1) Recepción y codificación de activos fijos
2) Inventario Físico
3) Bienes perdidos o sustraídos, hurto o robo
4) Traspaso o cambio de custodio responsable de los bienes
5) Baja de activos fijos.
5.5.1 Procedimiento para la recepción y codificación de activos fijos
Se crea la necesidad de la adquisición de un activo fijo, este debe ser solicitado
mediante un pedido por escrito dirigido al señor alcalde, quien es la máxima
autoridad administrativa, este sumilla el pedido al Director Administrativo.
El director Administrativo como responsable en las adquisiciones través de
proveeduría, solicita a la Dirección Financiera la partida presupuestaria para la
adquisición del bien solicitado y subirlo al portal de compras públicas.
El Guardalmacén responsable de la custodia de los bienes, recibe los
documentos de compra del bien (pedido, para poder asignar el bien al
100
funcionario que solicita), copia de la factura, hace el ingreso del respectivo bien
con todos los componentes y sus características y codifica con su
correspondiente ítem, al mismo tiempo procede con la asignación al funcionario
responsable.
Dentro del sistema con la asignación del funcionario se elabora el acta de
entrega recepción, donde constas todos los bienes a entregar al funcionario y se
procede de forma automática dentro del sistema y se emite el acta de entrega
recepción, donde consta el bien con todos sus componentes.
Se imprime el acta de entrega recepción con dos copias una para el beneficiario
y otras para el control de bodega y firman o a entera satisfacción de lo recibido
y lo entregado, codifica el bien y lo entrega.
Guardalmacén saca copias de todos los documentos de respaldo y archiva;
entrega a contabilidad la factura original más todos los documentos de respaldo.
Contabilidad revisa los documentos que estén en regla y procede con la
retención del impuesto a la renta de la factura.
Contabilidad solicita la partida presupuestaria correspondiente al departamento
financiero y para su contabilización.
Contabilidad recibe la orden de pago donde consta la partida presupuestaria,
contabiliza la compra en su respectiva cuenta de activos.
Contabilidad imprime el documento de diario, adjunta los documentos de
soporte de la compra, se procede con la firmas de responsabilidad del
comprobante diarios y se entrega para su archivo
101
La encargada de archivo recibe los documentos y los archiva de acuerdo al
número de transacción y fecha, en orden cronológico.(ver anexo)
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO
DEPARTAMETOS
Solicitud de
activo
ALCALDE
Recibe solicitud de
compra
Autoriza la
compra
DIRECTOR
ADMINSITRATIVO
Sube portal de
compras públicas
DIRECCION
FINANCIERA
GUARDAL
MACEN
Certifica partida
presupuestaria
Solicita partida
presupuestaria
Recibe factura de
compra y pasa a
bodega
Recibe factura y
más documentos
Ingresa el bien y
codifica
102
FLUJOGRAMA: CUANDO EL BIEN SALE DE BODEGA
GUARDALMACEN
CUSTODIO
CONTABILIDAD
Inicio
Notifica
al
custodio para
que reciba los
bienes
Elabora acta de
entrega recepción del
bien, imprime dos
copias y firma
Entrega los
bienes
Recibe el bien
Firma el acta de
entrega recepción
Recibe documentos
originales y saca
copias archiva
originales envía a
contabilidad
Recibe factura, verifica los
datos
Contabiliza el bien como
activo fijo y pasa a ser
parte del inventario, se
paga la factura
Se archivan todos los
documentos
Fin
103
5.5.2 Procedimiento de inventario físico
La Dirección Financiera del GAD Municipal de Palora, mediante oficio solicita al
señor Alcalde, se proceda a nombrar una comisión para proceder a realizar una
constatación física de los bienes de larga duración de la institución.
El señor Alcalde nombra la comisión, que está formada por un funcionario del
área contable, mecánica y custodio para que identifique la ubicación de los
bienes.
La Dirección Financiera con la disposición de alcaldía, informa a bodega custodio
de los bienes, que se procederá a realizar una constatación física de los bienes
de la institución,
responsables;
solicitando los registros donde consten los bienes y sus
documentos que servirán de guía para la ubicación de los
mismos.
La dirección financiera mediante memorando hace conocer a todos los
funcionarios que tiene bienes a su cargo que se procederá con la constatación
de los bienes.
Con la información de bodega los miembros de la comisión proceden a la
constatación de cada uno de los bienes, haciendo sus respectivas anotaciones
de las novedades encontradas, como puede ser: faltantes de los bienes,
deterioro, existencias en mas o en menos, robo o pérdida.
La constatación física será realizada únicamente con la presencia del funcionario
responsable del bien.
104
Si en la constatación física se encontrare bienes que no fueron ingresados, serán
registrados y mediante acta se entregara al funcionario responsable.
Si en los resultado de la constatación física de encuentra bienes que han sido
perdidos se procederá de forma inmediata con lo que determina la Ley.
Si en los resultados de la constatación física se encontró bienes obsoletos, se le
indicara al funcionario que devuelva a bodega esos bienes y mediante traspaso
de bienes quede a responsabilidad de bodega, para su respectivo tramite de
baja.
FLUJOGRAMA: Inventario físico
Dirección
Administrativa/Financiera
Inicio
Solicita a la máxima
autoridad nombre la
comisión para hacer
constatación física
Hace conocer a todo el
personal
sobre
la
constatación física de
activos fijos
Guardalmacén
Comisión
Recibe disposición para
proceder
con
la
constatación de activos
fijos
Presenta
el
listado de los
activos fijos a
constatar por
la comisión
Da instrucciones de cómo
se hará la constatación
física de los activos.
Recibe listado de los
bienes a constatas
Procede
con
la
constatación
física
y
presentan el informe
correspondiente
con
firmas de responsabilidad
Fin
105
5.5.3 Procedimiento de reposición de bienes sustraídos, hurto o robo
Cuando un activo fijo hubiere desaparecido por hurto, robo o cualquier otra
causa, el responsable del bien comunicará por escrito a su jefe inmediato, al
Guardalmacén Municipal y al señor alcalde, dentro de días hábiles siguientes al
del conocimiento del hecho.
El señor Alcalde inmediatamente formulara la denuncia con todos los
documentos que acrediten que el bien de propiedad de la entidad, y dispondrá
al Asesor Jurídico para que asuma el trámite correspondiente ante la fiscalía
competente.
El Guardalmacén municipal responsable de la custodia de los bienes certificara
la posesión legal del bien con los documentos de soporte, esto es factura,
ingreso a bodega, documentos que sirven de soporte para respaldo de la
denuncia.
El Asesor Jurídico vigilara el proceso hasta la finalización del trámite judicial, con
la resolución de la diligencia el señor alcalde propondrá la correspondiente
acusación si es el caso.
Conforme lo establece el Art. 86 del Reglamento General Sustitutivo para el
manejo y Administración de los Bienes del sector Público, para los bienes
sustraídos, estos podrán darse de baja luego de transcurrido el plazo de la
indagación previa y la correspondiente resolución fiscal con la que se ordene el
archivo.
Contabilidad con esta resolución procede a dar de baja, egresando el bien de los
106
registros contables (anexo asiento contable)
En caso de que la resolución fue en contra del funcionario además de los
procedimientos anteriores se continúa de la siguiente manera:
El Guardalmacén dará de baja el bien sustraído, de sus activos. Contabilidad
registrara el valor del bien a cuentas por cobrar al custodio o responsable del
bien; o a su vez puede entregar un bien de similares características y el valor a
precio del mercado.
Si el funcionario devuelve el bien de similares caracterizas y a precio del
mercado, contabilidad devolverá el valor descontado al funcionario.(anexo
asientos contables)
5.5.4 Procedimiento de traspaso, entrega y cambio de responsables de los bienes.
Por orden escrita del señor alcalde se procede al cambio de custodio de los
bienes, esta puede ser por varios factores: por vacaciones, por cambio
administrativo, por terminación de relación laboral, etc.
El Guardalmacén con la orden escrita del señor alcalde procede a la
verificación de los bienes sujetos de cambio y elabora el acta de entrega
recepción para el nuevo custodio con firma de responsabilidad.
Una vez firmada el acta bodega procede a la entrega de los bienes al nuevo
custodio, verificando que la codificación este correcta y hace la entrega de
una copia del acta y la otra queda para su archivo.
107
5.5.5 Procedimiento de baja de activos fijos.
Se procederá a describir la baja de un activo fijo por remate, es el que más se
utiliza en la institución.
5.5.5.1 Procedimiento de baja de activos por remate o venta directa
Con la constatación física, se hace el inventario de todos los bienes que
están obsoletos o inservibles.
El Guardalmacén, custodio de los bienes mediante oficio entrega el
listado de todos los bienes inservibles a la Dirección Financiera para su
respectivo trámite de baja.
La Dirección Financiera mediante oficio, solicita al señor Alcalde forme
una comisión para iniciar con el proceso de baja de bienes obsoletos.
El señor Alcalde con el oficio de la Dirección Financiera y criterio legal
pone a consideración de Concejo, solicitando la autorización para
proceder a rematar los bienes inservibles, ya que dentro del proceso de
baja existe maquinaria que se puede rematar,
El Concejo vista la solicitud y por estar ampara dentro de la ley y ser
conveniente para la institución, autoriza a la máxima autoridad proceda
con el remate.
El señor Alcalde procede a nombrar la Junta de remates para el proceso
de baja de bienes por remate, Amparado en el Art. 13 del Reglamento
108
General Sustitutivo para el manejo y Administración de los Bienes del
sector Público, dentro de ésta comisión no participa el custodio de los
bienes.
El señor Alcalde nombra La Junta de Remates, presidida por la máxima
autoridad, la Dirección Financiera y el abogado de la entidad
Además nombra un perito para la evaluación y valoración de los bienes a
rematar
La Junta de Remates revisa toda la documentación de soporte y los
informes presentados por el perito, con sus respectivos anexos (fotos,
cotizaciones) sobre los bienes a rematar, para analizar qué tipo de
remate o venta directa se va a realizar, según sea el caso.
Luego del análisis de la documentación se procede con el remate, de
concurso de Ofertas en sobre cerrado, este es publicado por la prensa y
otros medios, donde consta el bien a rematar, sus características, al año
de compra, el valor o avaluó y el estado en que se encuentra.
Los Oferentes presentaran sus ofertas en sobre cerrada, en la secretaria
de la Junta de Remates, previo al pago en recaudación del 10% de la
propuesta como garantía, no podrán presentarse al concurso personal
del GAD Municipal de Palora, ni sus conyugues o parientes.
La Secretaria de la Junta de remates convoca a sus miembros para
proceder con la apertura de los sobres
La Junta de remates procede con la revisión de las ofertas y elige la
109
mejor propuesta a los intereses municipales.
Se le hace conocer al oferente de la propuesta ganadora, para que
proceda con el pago de la diferencia del valor por concepto del remate
Previo al pago de la diferencia se procede con el acta de la calificación y
adjudicación de las ofertas, en este documento se hará constar las
especificaciones y características de cada bien, esta acta se hace por cada
bien rematado. Esta acta estará con firmas de responsabilidad de la
máxima autoridad, director financiero, el abogado, la secretaria como
miembros de la junta y por el último la persona adjudicada.
Recibido el pago total del remate por parte del adjudicatario, la máxima
autoridad dispondrá al guardalmacén municipal, proceda con la entrega
de los bienes rematados, adjuntando a esta disposición, el acta, el recibo
de pagos y todos los documentos correspondientes.
Guardalmacén procede con la entrega de los bienes descritos producto
del remate, dejando constancia en acta de entrega recepción, donde
quedara detallado todos los bienes entregados con sus respectivas
características, con la firma de responsabilidad del guardalmacén quien
entrega y del adjudicado quien recibe el bien.
Reunidos todos estos documentos son enviados a contabilidad.
Contabilidad revisa la documentación de todo el proceso por remates de
los bienes y procede a su registro, ingresando el valor por la venta y
egresando de los registros contables.
110
FLUJOGRAMA: BAJA DE BIENES POR REMATE
GUARDALMACEN
DIRECTOR
COMISIÓN DELEGADA
FINANCIERO/ADMINISTRATIVO
Inicio
Elabora listado de
bienes en mal
estado entrega a
sus superiores
Solicita a la máxima
autoridad conforme
comisión para
proceso de baja de
bienes
Comisión constata
los bienes si sirven
o no
Informa y recomienda el
tipo de baja a realizar
Elabora el informe
Se procede con la baja según
el reglamento de bienes
Junta de remates
autoriza la baja a la
mejor oferta
Notifica a bodega se
haga la entrega de los
Actualiza los datos y
baja del inventario,
archiva
Fin
111
5.5.5.2 Baja por destrucción.
Dentro del activo fijo inservible del GAD Municipal de Palora, en el caso de
aquellos que quedaron y no hubo interesados para la venta o su entrega de
forma gratuita, estos se procederá a la destrucción como determina las leyes
y normas ambientales.
La dirección Financiera presentará un informe de los activos fijos para su
destrucción.
Actuaran en esta diligencia la Dirección Financiera, el Auditor interno de la
Contraloría como observador, el funcionario que realizo el peritaje o
constatación de los bienes a destruir, quienes dejaran constancia de este
procedimiento en una acta con firmas de responsabilidad.
El Guardalmacén municipal con esta acta procederá a los registros
correspondientes como determina la Ley, de la misma manera contabilidad
registrara, egresando los registros contables.
5.5.5.3 Bajas para obras de beneficencia.
Cuando existen bienes inservibles, el GAD Municipal de Palora podrá dar en
donación a entidades privadas del sector público, que no tengan fines de
lucro, siempre y cuando se evidencie que los bienes no son servibles para la
institución, con la resolución del Alcalde se procede con un acta de
donación, con firmas de responsabilidad entre la persona que recibe y el
guardalmacén quien entrega los bienes.
Estos documentos serán revisados por contabilidad y se procederá al egreso
112
de los registros contables
Descripción de procedimientos de activos fijos
CODIGO
NOMBRE
141.01.03 Mobiliario
CONCEPTO
DEBITO
CREDITO
Conjunto de sillas,
Por
mesas, anaqueles,
saldo
escritorios,
inicial, por o pérdida
es
utilizados por los
la compra
deudor
funcionarios de la
de
institución
bien,
el Por
SALDO
baja, Su
destrucción saldo
un
por
los gastos
adicionales
141.01.04 Maquinaria y Esta
Equipos
los
registrados Por
el Por
tractores, saldo
baja, Su
destrucción saldo
cargadoras, moto inicial, por o pérdida
es
niveladoras,
deudor
la compra
rodillos, que son de
utilizados
para bien,
un
por
actividades diarias los gastos
141.01.05 Vehículos
de la institución
adicionales
Vehículos,
Por
camiones,
saldo
el Por
baja, Su
destrucción saldo
113
camionetas
que inicial, por o pérdida
tiene la entidad, la compra
para traslado de de
las autoridades y bien,
personal
es
deudor
un
por
de los gastos
trabajo
adicionales
141.01.06 Herramientas Motores, sierras, Por
el Por
baja, Su
martillos,
saldo
amoladoras,
inicial, por o pérdida
es
lijadoras,
la compra
deudor
comprensor
de
bien,
destrucción saldo
un
por
los gastos
adicionales
141.01.07 Equipos,
sistemas
de Por
Equipos
el Por
y cómputo, cámaras saldo
baja, Su
destrucción saldo
fotos, inicial, por o pérdida
paquetes
de
informáticos
filmadoras de uso la compra
administrativo
de
bien,
es
deudor
un
por
los gastos
adicionales
114
141.01.08 Bienes
artísticos
culturales
Cuadros
de Por
el Por
y pintura, vestuario saldo
baja, Su
destrucción saldo
de danza, pinturas inicial, por o pérdida
en oleo
la compra
de
bien,
es
deudor
un
por
los gastos
adicionales
115
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
De la investigación realizada se pudo comprobar que el GAD Municipal de Palora
no cuenta con un Manual de procedimientos, que permita un mejor control de
sus activos fijos.
Se pudo comprobar que el GAD
Municipal de Palora no cuenta con una
adecuada estructura para su almacenamiento, mantenimiento y protección de
sus activos fijos.
El inventario de activos fijos del GAD Municipal de Palora, proporcionado para la
presente investigación, nos es confiable, ya que carece de muchos activos que
no fueron ingresados, esto se pudo verificar en la constatación física que se
realizó para actualizar el nuevo inventario de activos .
De la información obtenida se ha podido evidenciar todas las falencias que
tienen en el manejo y control de los activos fijos, logrando cumplir los objetivos
propuestos, en entregar una herramienta con procedimientos claros y
lineamientos enmarcados dentro de los parámetros legales para un control
óptimo de los activos fijos.
Analizando todo la información recopilada, se determinó que es necesario la
implantación de un manual de procedimientos que permitirá al GAD Municipal
de Palora, tener un inventario de activos fijos depurado, confiable, ordenado,
con responsabilidades a cada funcionario; herramienta que determinará cada
116
proceso a seguir para mejorar el uso, custodia y mantenimiento de los activos
fijos.
117
6.2 RECOMENDACIONES
Al señor Alcalde para que el presente Manual de Procedimientos sea aplicado y
difundido a todos los funcionarios de la entidad, permitiendo una mejor
eficiencia en los diferentes procesos.
Al señor Alcalde
implemente
del GAD Municipal de Palora, para que se cree o se
un reglamento interno sobre mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes con el fin de aumentar la vida útil de los bienes de la
entidad.
A todos los funcionarios de los distintos departamentos que hagan sus
respectivos ingreso a bodega de los bienes que estén bajo su responsabilidad.
A los funcionarios para que apliquen
y conozcan cada uno de los
procedimientos y la responsabilidad que tienen, al tener a su cargo un activo
fijo. Los lineamientos del presente manual nos permitirá tener un mejor control
de nuestros bienes.
118
BIBLIOGRAFÍA
1.- LIBROS
a. Bravo Valdivieso Clara, Contabilidad General
b. Bravo Valdivieso Clara, Contabilidad General, sexta edición
c. García Jackson, Normas Ecuatorianas de Contabilidad
d. Morgano Juana en su libro Contabilidad I del año 2010
e. Quesada Francisco Javier, Practicas de Contabilidad General
f. Quesada Francisco Javier, Practicas de Contabilidad General
2.- PÁGINAS WEB
a. www.definiciones .oog/bienes-inmuebles
3.- NORMAS LEGALES
a. Normas de Control Interno, Registro oficial N. 087 del 14 de diciembre de 2009
b. Reglamento General de Bienes del Sector Publico
c. Normas Ecuatorianas de Contabilidad
119
ANEXOS
120
ANEXO 1: Ingreso de bien de larga duración
GOBIERNO
AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE
PALORA
INGRESO DEL BIEN DE LARGA DURACION
Fecha de ingreso:
Código contable:
Código del Bien
Estado
Tipo de adquisición
Marca
Modelo
Serie
Color
Accesorios
…………………………….
……………………………
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
…………………………..
……………………………
…………………………..
Nº ingreso
…………………………………..
Uso
…………………………………..
Fecha de compra
Cantidad
Proveedor
Factura
Observaciones
Valor Unitario
Valor Revalorizado
Valor de compra
Valor total
Vida útil
……………………………. años
………………………………
……………………………..
……………………………
…………………………….
…………………………..
…………………………….
…………………………….
…………………………….
…………………………………
GUARDALMACEN
MUNICIPAL
121
ANEXO 2: Acta de baja de activos fijos
GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE PALORA
ACTA DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
ACTA Nº
FECHA
En la………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………….
CODIGO
NOMBRE
MARCA
MODELO
SERIE
DESCRIPOCION
VALOR
-
-
Total
Palora, a los……………………………………………………………………
GUARDALMACEN
DIRECTOR FINANCIERO
122
ANEXO 3: Acta de donaciones recibidas
GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DE PALORA
ACTA DE DONACION RECIBIDA
ACTA Nº
FECHA
Concepto:
…………………….
…………………….
…………………….
RECIBE:
ENTREGA:
DETALLE:
…………………….
…………………….
…………………….
CODIGO
DESCRIPCION
MARCA
MODELO
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES VALOR
Para constancia y en aceptación, suscriben la presente acta en tres ejemplares, las personas que intervienen
en esta diligencia.
Gad Municipal de Palora
RECIBI CONFORME
ENTREGUE CONFORME
123
ANEXO 4: Acta de bienes en comodato
ACTA DE BIENES EN COMOTATO
SEÑOR NOTARIO:
En el Registro de Escrituras Públicas a su cargo, sírvase insertar una de CONTRATO
DE COMODATO, contenido al tenor de las siguientes cláusulas:
PRIMERA.- COMPARECIENTES: Comparecen a la suscripción del presente
instrumento, por una parte, el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Palora, debidamente representado por el Ing. Luis Heras Calle, en su calidad de
Alcalde, a quien para efectos de este contrato se le denominará “Comodante”; y,
por otra parte, el Consejo de la Judicatura de Transición, representado por el
doctor Mauricio Jaramillo, en su calidad de Director General, parte que en lo
posterior será denominada “Comodatario”.
SEGUNDA.- ANTECEDENTES: a) El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal
del cantón Palora, es propietario de un lote de terreno de 20.025,00 metros
cuadrados de superficie, ubicado en el perímetro urbano de la ciudad de Palora,
cantón del mismo nombre, provincia de Morona Santiago, adquirido en mayor
extensión mediante compra venta a la Compañía Ecuatoriana del Te C.A., según
escritura pública celebrada en la Notaría Primera del Cantón Palora el 22 de junio
de 1981, inscrita en el Registro de la Propiedad de este cantón con el número 2230
el 8 de julio del mismo año; predio que está comprendido dentro de los siguientes
linderos y dimensiones: al NORTE, con calle pública que conduce desde la fábrica
hacia la población, en una extensión de 80,00 metros lineales; al SUR, con la calle
pública que separa la lotización hecha por la compañía para sus trabajadores, en
124
una longitud de 80,00 metros; por el ESTE, con terrenos de propiedad de la
vendedora, en una longitud de 267,00 metros; y, por el OESTE, con la calle pública
denominada avenida Cumandá, en una longitud de 267,00 metros.
b) El Concejo del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Palará, en base
a la solicitud formulada por el Dr. Miguel Ángel Ávila Campoverde; Director
Provincial del Consejo de la Judicatura de Morona Santiago Encargado, mediante
oficio circular No. 139-DPCJMS-11 de fecha 26 de octubre del 2011, en sesión
extraordinaria realizada el 01 de noviembre del 2011, resolvió, entregar en
comodato por noventa y nueve años al Consejo de la Judicatura un lote de terreno
de 772,30 metros cuadrados, ubicado en la Av. Ibarra y calle Hugo Castillo de esta
ciudad de Palora, con el objeto de que construya su infraestructura física en el plazo
no mayor de un año.
TERCERA.-OBJETO: El Comodante, al amparo de las normas legales constantes en el
Título XXVIII, artículos 2077 y siguientes del Código Civil vigente, así como el artículo
62 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público, entrega en Comodato a favor del Comodatario, un lote de
terreno de 772,30 metros cuadrados de superficie, desmembrando del de mayor
extensión singularizado en el literal a) de la cláusula anterior; predio que conforme
al levantamiento plan métrico efectuado con miras a la celebración del presente
contrato, está comprendido dentro de los siguientes linderos y medidas: al NORTE,
en 33,00 metros con la avenida Velasco Ibarra; al SUR, en 23,00 metros con
terrenos del comodante y 10,66 metros con terrenos entregados en comodato a
favor de la Cooperativa de Transportes Centinela del Oriente; al ESTE, en 21,47
125
metros con la calle Ing. Hugo Castillo; y, al OESTE, en 25,11 metros con terrenos del
comodante.
CUARTA.- RESPONSABILIDAD: El Comodatario declara que conoce, acepta y se
somete a cumplir las obligaciones dispuestas en los artículos 2080 y siguientes del
Código Civil.
QUINTA.- OBLIGACIONES DEL COMODATARIO: 5.1 El Comodatario asumirá la
administración del inmueble a partir de fecha de suscripción de este contrato.
5.2 El Comodatario se obliga a que el destino y uso que dará el Inmueble
corresponda a la naturaleza para la cual es otorgado, esto es, para la construcción y
funcionamiento de las dependencias del Consejo de la Judicatura de Transición o
de los Órganos de la Función Judicial que el Comodatario designe, quedándose
prohibido arrendar a prestar a terceras personas el Inmueble, en parte o en su
totalidad.
5.3 El Comodatario se obliga al cumplimiento de las disposiciones del artículo 2083
del Código Civil, incluyendo el derecho de la Comodante a la restitución del
Inmueble.
SÉXTA.-PLAZO: El plazo de duración del presente comodato es de noventa y nueve
años, contados a partir de la suscripción del mismo.
SÉPTIMA.-DESTINO: El inmueble objeto del presente contrato, deberá ser
destinado por el Comodatario exclusivamente para la construcción de la
infraestructura y funcionamiento del Consejo de la Judicatura o de los órganos de la
126
función judicial que él designe. Si el Comodatario, en un plazo de un año contado a
partir de la suscripción de éste contrato, no construye su infraestructura, el predio
que recibe en comodato automáticamente se restituirá al Comodante y el presente
contrato quedará sin efecto.
OCTAVA.- GASTOS DE MANTENIMIENTO: El Comodatario asumirá y efectuará
todos los gastos para la conservación, mantenimiento y mejora del inmueble, y
realizará el pago de Impuestos, Contribución Especial de Mejoras, Tasas por
Servicios y de todos los servicios que requiera y contrate y use en él.
NOVENA.- CONTROVERSIAS: Si se suscitaren divergencia o controversias en la
interpretación o ejecución del presente instrumento, cuando las Partes no llegaren
a un acuerdo amigable directo, someterán las controversias relativas a este
Contrato, su ejecución, terminación e interpretación al procedimiento de mediación
con la asistencia de un mediador del Centro de Mediación de la Procuraduría
General del Estado. En el evento de la controversia no fuere resuelta mediante este
mecanismo de solución de controversia, las Partes renuncian domicilio y la
someterán al procedimiento establecido en la Ley de la Jurisdicción Contencioso
Administrativo, siendo competente para el efecto el Tribunal Distrital de lo
Contencioso Administrativo de la Ciudad de Cuenca.
DÉCIMA.- ACEPTACION: El Comodatario declara que acepta el comodato y todas las
clausulas de este contrato por ser en su beneficio.
DÉCIMA PRIMERA.- GASTOS AMINISTRATIVOS: Todos los gastos que demande la
celebración e inscripción del presente contrato, correrá de cuenta del Comodatario.
127
DÉCIMA SEGUNDA.- DOCUMENTOS HABILITANTES: Forman parte del presente
contrato los nombramientos de los comparecientes, la Resolución del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal de Palora, el Certificado del Registro de la
Propiedad y la Planimetría del Predio.
Usted Señor Notario, se dignará agregar las demás formalidades de estilo para la
completa validez del presente documento.
Ab. Kléver Matute Ortiz
ASESOR JURIDICO DEL GAD MUNICIPAL DE PALORA
128