PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.22 PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD Revisó: Jefe División Financiera Jefe Sección de Inventarios Asesor Jurídico Profesional Planeación Versión : 02 Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución No. 1858 Aprobó: Rector OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades a seguir para transferir a título de donación los bienes muebles dados de baja por la Universidad. Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas. NORMATIVIDAD · · · Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de Bienes”, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Constitución Política de Colombia Art. 355 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS · · · · Acta de Entrega: Documento en donde se certifica que los bienes fueron entregados a la entidad oficial. Escritura pública: Documento en el que se hace constar ante Notario Público un determinado hecho y derecho o declaración de voluntad, lo cual se acredita mediante la firma de los intervinientes en el acto, bajo la autorización y supervisión del Notario. Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de sus bienes a otra que la acepta DONATARIO o BENEFICIARIO. Elementos dados de Baja: Corresponde a elementos descargados de los inventarios de la Universidad y que ninguna UAA los requiere o no son indispensables para la Universidad CONSIDERACIONES § Los gastos de legalización que se generen en la donación deben ser asumidos por el beneficiario. Para iniciar el procedimiento se deben cumplir las siguientes condiciones: § Los bienes a donar por la Universidad deben ser elementos dados de baja y que ninguna UAA los requiera o no son indispensables para la Universidad. § La Universidad únicamente realizará donaciones a entidades públicas. PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS Código : PFI.22 PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD Inicio/Fin Decisión Actividad Documento Procesamiento en S.I. o intranet Página 2 de 7 Conector de página RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1. Solicita donación de elementos mediante carta dirigida al Rector de la Universidad. En dicho documento la entidad debe certificar que no tiene impedimento legal, ni inhabilidades o incompatibilidades para realizar los respectivos tramites de donación. Entidad oficial Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS 2. Recibe la carta enviada por la Entidad Oficial y la remite al Jefe de la Sección de Inventarios. Rector 3. Recibe carta de solicitud de donación y revisa en el registro de elementos dados de baja la disponibilidad de los bienes solicitados por la entidad oficial, y de ser necesario procede a hacer la revisión en la bodega. Jefe Sección de Inventarios DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Conector Procedimiento predefinido Versión : 02 INICIO 1. Solicita donación de elementos Carta de solicitud 2. Recibe carta y la envía a la Seccion de Inventarios 3. Recibe carta y revisa en bodega la existencia de los bienes solicitados ¿Se ajusta a la solicitud? Si 1 Pág 3 No 4. Informa al Rector y a la Entidad Oficial 1 4. En caso de no encontrarse existencia de elementos solicitados, informa al Rector y a la entidad oficial mediante comunicación oficial. Jefe Sección de Inventarios Código : PFI.22 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO Versión : 02 Página 3 de 7 RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Jefe Sección de Inventarios Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS 1 Carta FIN 1 5. Relaciona los elementos en un listado junto con el costo de los bienes 5. Imprime listado de elementos a donar y costo de los mismos. Listado de elementos 6. Elabora autorización de baja por donación y prepara proyecto de resolución ¿Donación > 50 SMMLV? No 6. Elabora la autorización de baja por donación la cual es firmada por el Jefe de la División Financiera y prepara proyecto de resolución. Jefe Sección de Inventarios 8. Si la donación es superior a 50 SMMLV, tramita escritura pública de insinuación de donación. Entidad oficial 2 Pág 4 Si 8. Tramita escritura pública de insinuación de donación. 2 Manual para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Código : PFI.22 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 9. Remite proyecto de resolución a la Oficina Jurídica para su revisión, adjuntando autorización de baja, relación del listado de los elementos a donar junto con su valor en libros. Jefe Sección de Inventarios 10. Estudia proyecto de resolución. Asesor Jurídico 11. Envía documentos con observaciones 11. En caso de presentarse observaciones, envía documentos al Jefe de la Sección de Inventarios para que realice los ajustes pertinentes. Asesor Jurídico Revisa observaciones y remite a Asesoría Jurídica. 12. Revisa observaciones, realiza ajustes y remite a Asesoría Jurídica. Jefe Sección de Inventarios. 13. Si no hay observaciones devuelve a la Sección de Inventarios el proyecto resolución revisado, autorización de baja y relación de los elementos a donar para continuar tramite en Secretaria General. Asesor Jurídico DIAGRAMA DE FLUJO 2 9. Remite proyecto de resolución, autorización de baja y listado de elementos 2 Proyecto de Resolución Autorización de baja Listado de elementos 10. Estudia Proyecto de Resolución por donación No ¿Hay observaciones? Si 13. Envía proyecto de resolución revisado, y demás documentos 3 Versión : 02 Página 4 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código : PFI.22 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Versión : 02 Página 5 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 14. Envía el proyecto de Resolución revisado junto con los documentos soporte. 15. Recibe y revisa proyecto de resolución y documentos soporte 16. Remite resolución para firma 17. Firma resolución 18. Envía copia de resolución y/o escritura pública a Inventarios Resolución Escritura pública 4 14. Envía el Proyecto de Resolución revisado junto con los documentos soporte a Secretaría General. Jefe Sección de Inventarios 15. Recibe y revisa proyecto resolución y demás documentos soporte. Secretario(a) General 16. Asigna número, firma resolución y la remite para firma del Rector. 17. Estudia documentos y firma resolución de aprobación de la donación. En el caso de donaciones superiores a 50 SMMLV firma escritura pública, por medio de la cual se realiza la insinuación de donación. 18. Envía copia de la resolución y/o escritura pública al Jefe de la Sección de Inventarios. Secretario General Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Rector Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la UIS Código : PFI.22 PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 19. Recibe documentos, levanta acta de entrega y envía copia a la entidad oficial. Jefe Sección de Inventarios 20. Hace entrega de los elementos donados. Jefe Sección de Inventarios 4 19.Levanta acta de entrega y envía copia Acta de entrega 20. Hace entrega de los elementos donados FIN Versión : 02 Página 6 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA UNIVERSIDAD Código : PFI.22 Versión : 02 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1 FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Diciembre 04 de 2007 Creación del Documento · · 2 Marzo 21 de 2012 · · Cambio en el objetivo del procedimiento “Describir las actividades a seguir para transferir a titulo de donación los bienes muebles dados de baja por la Universidad”. Cambio en la definición “Escritura pública: Documento en el que se hace constar ante Notario público un determinado hecho y derecho o declaración de voluntad, lo cual se acredita mediante la firma de los intervinientes en el acto, bajo la autorización y supervisión del Notario”. Cambio en las actividades 2,3,5,9,12,13 y 14 Cambio en el responsable de “Jefe Grupo de Inventarios” a “Jefe Sección de Inventarios”