Presentación: Plan Estratégico de Tecnologías

PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Dirección de Estándares y Arquitectura de TI
Agenda
1. Planeación
2. Planeación estratégica
3. Planeación estratégica de TI
4. Estructura del PETI
5. Taller Práctico
6. Preguntas
Planeación
La planeación es el primer paso
del proceso administrativo donde
se determina los resultados que
pretende alcanzar la entidad.
Corto
Mediano
Largo Plazo
Planeación Estratégica
Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado,
teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos.
(Jimenez, 1982)
Es un proceso gerencial de desarrollar y mantener una dirección
estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la organización
con sus oportunidades cambiantes del mercado
(Kotler, 1990)
Planeación Estratégica
 Es fundamental establecer las metas “correctas” y después elegir
los medios “correctos” para alcanzar dichas metas. (Peter Drucker)
 “la planificación es letra muerta si no existe la voluntad política de
realizar lo que se planifica” (Ezequiel Ander Egg)
 Planeación estratégica NO es lo mismo que prospectiva estratégica
 La planeación estratégica no es un lujo sino un asunto de
supervivencia (Jack Welch)
Planeación Estratégica
 Ander Egg:
 Hax y Majluf:
“Planes Flexibles y adaptables”.
“Asignación de responsabilidades”.
 Cynthia Bendlin: “Eficacia en el logro de objetivos”.
Planeación Estratégica
Herramientas







Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas (FODA)
Matriz Boston Consulting Group (BCG)
Matriz McKinsey
Matriz producto / mercado Ansoff
Posición Estrategica y Evaluación de la Acción (PEYEA)
5 fuerzas de Porter
Mapas estratégicos (cuadro de mando integral)
Por qué hacer planeación Estratégica
de TI?
Decreto 415 de 2016
Artículo 2.2.35.3. Objetivos del fortalecimiento institucional.
1. Liderar la gestión estratégica con tecnologías de la información y las
comunicaciones mediante la definición, implementación, ejecución, seguimiento y
divulgación de un Plan Estratégico de Tecnología y Sistemas de Información (PETI)
que esté alineado a la estrategia y modelo integrado de gestión de la entidad y el
cual, con un enfoque de generación de valor público, habilite las capacidades y
servicios de tecnología necesarios para impulsar las transformaciones en el
desarrollo de su sector y la eficiencia y transparencia del Estado.
Por qué hacer planeación Estratégica
de TI?
Decreto 1078 de 2015
Artículo 2.2.5.1.2.2 Instrumentos- Marco de Referencia de Arquitectura
Empresarial para la gestión de TI
LI.ES.05. Documentación de la estrategia de TI en el PETI
La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus veces
debe contar con una estrategia de TI documentada en el Plan Estratégico de las
Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETI, el cual puede ser emitido
de manera independiente o puede ser parte de un plan estratégico de la institución.
El PETI debe incorporar los resultados de los ejercicios de Arquitectura Empresarial.
El PETI debe contener la proyección de la estrategia para 4 años, y deberá ser
actualizado anualmente a razón de los cambios de la estrategia del sector, la
institución y la evolución y tendencias de las Tecnologías de la Información.
Planeación Estratégica de TI
Técnicas:
 Autoevaluaciones basadas en
estándares, marcos o modelos
(Por ejemplo con respecto al
MRAE y al MPSI)
 Modelos de simulación a partir de
variables internas y externas
 Cuadro de mando integral para TI
 Gestión de portafolio de TI
 Modelo de Gestión de TI It4+
Metodologías:
 Strategic Information Systems
Planning (SISP)
 Business Systems Planning (BSP)
 Strategic Systems Planning (SSP)
 Enterprise Achitecture (EA)
 Information Engineering (IE)
 Method/1
Estructura del PETI
Estructura del PETI
Objetivo
Alcance
Marco Normativo
Análisis de la situación actual
Rupturas Estratégicas
Entendimiento Estratégico
Modelo de Gestión
Modelo de Planeación
Objetivo
Objetivos
Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la institución y
con los objetivos sectoriales y/o territoriales según aplique.
• Deben ser específicos, medibles,
alcanzables, importantes para la
institución y con tiempos
definidos.
• Así mismo los objetivos deben
iniciar con verbo en infinitivo (ar,
er, ir )
“Establecer los lineamientos para el desarrollo
de los sistemas de información de la
Administración Central Municipal para
garantizar la adecuada administración de
los recursos tecnológicos, infraestructura de
datos y comunicaciones en la
Administración Municipal”.
Alcance
Alcance
Se describe claramente el alcance del PETI teniendo en cuenta que debe
proyectarse a máximo cuatro años y debe actualizarse cada año.
• El alcance del PETI debe indicar lo que efectivamente debe lograr la entidad
durante la vigencia del PETI.
• El alcance establecido en el PETI debe abordar los dominios del Marco de
Referencia de AE y los componentes de la Estrategia de GEL.
Marco Normativo
Marco Normativo
Se debe realizar una revisión
exhaustiva del marco
normativo que se relaciona
directamente con el PETI,
iniciando por las leyes
relacionadas, de tal forma que
se identifiquen las
derogaciones en la normativa
vigente.
Leyes
Decretos
Nacionales y
Territoriales
Acuerdos,
resoluciones
y CONPES
Marco Normativo
La estrategia de TI de la Cancillería se encuentra alineada al marco normativo definido el Sector de Relaciones Exteriores. A continuación
se hace referencia a la normatividad a partir de la cual tienen sustento el desarrollo e implementación de la tecnología y los sistemas de
información del sector.

Directiva Presidencial No. 09 de 2010: Directrices para la elaboración y articulación de los planes estratégicos sectoriales e
institucionales e implementación del Sistema de Monitoreo de Gestión y Resultados.

Directiva Presidencial No. 04 de 2012: Eficiencia Administrativa y Lineamentos de la Política de Cero Papel en la Administración
Pública.

Decreto 2573 de 2014: Por medio del cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea.

Ley 1712 de 2014: Ley de trasparencia y de acceso a la información pública nacional.

Acuerdo 03 de 2015 del AGN: Documento electrónicos.

Decreto 3355 de 2009 MRE- Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Resolución 5813 de 2011 MRE: Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Análisis de la
situación actual
Análisis de la situación actual
Se describe la situación actual de las Tecnologías de la Información de la
institución en relación con los dominios del marco de referencia de Arquitectura
Empresarial y los componentes de la Estrategia GEL.
• Este análisis debe permitir conocer el estado actual o línea base a partir de
la cual se debe partir para proyectar la visión de lo que se espera en materia
de gestión de TI en la entidad.
Levantamiento de Información
Identificar
fuentes de
información
• Quién conoce la
información
• Dónde esta
almacenada
Identificar que
tipo de
información
requiero
Construir los
instrumentos de
recolección de
datos
• Información
sobre los 6
dominios del
MRAE
• Calidad y
disponibilidad de
la información
Definir una
logística
adecuada para la
recolección de la
información
• Entrevista
• Cuestionario
• Observación
• Inspección o
Simulación
• Herramientas de
autoevaluación
Ejecutar el
proceso de
recolección de
información
• Citas
• Espacio
• Disponibilidad
• Permisos
Realizar la
compilación y
presentación de
la información
• Preparación de
informes
• Generación de
gráficos,
diagramas ,
matrices etc.
Estrategia de TI
La institución debe realizar un entendimiento claro y documentado de la situación
actual de la entidad, el contexto organizacional y el entorno
Analizar
•
•
•
•
Plan Nacional
Plan Decenal
Plan Sectorial
Plan institucional
Gobierno de TI
Describir la estructura organizacional actual del área de TI en la institución, detallando la
cantidad de personas que conforman el área, sus funciones, tipo de contratación, toma de
decisiones, políticas, procesos de TI y perfiles.
TIPS
• Identificar las necesidades
de recurso humano de TI
con relación a su formación
y competencias y cantidad
de personas para soportar la
operación actual de TI.
• Hacer un RACI para la
gestión de TI.
Gestión de la Información
Se describe la situación actual de la entidad en materia de gestión de información, en donde
se debe diagnosticar el estado de la arquitectura de información, haciendo un análisis de los
puntos críticos y cuellos de botella.
Importante
• Identificar y caracterizar el
mapa de información,
entidades de negocio, datos
maestros y datos abiertos.
Sistemas de información
Describe la situación actual de los
sistemas de información de
acuerdo con las siguientes
categorías:
• Sistemas de apoyo
• Sistemas misionales
• Sistemas misionales de
gestión
• Sistemas misionales de
prestación
• Servicios de información
digital, incluidos los
portales
• Sistemas de direccionamiento
estratégico
Servicios Tecnológicos
Describe la situación actual de los servicios
tecnológicos:
• Estrategia y gobierno de los servicios
tecnológicos
• Acuerdos de niveles de servicio (ANS)
• Administración de sistemas de
información
• Infraestructura
• Conectividad
• Servicios de operación
• Mesa de servicios
Servicios Tecnológicos
Servicios Tecnológicos
Ilustración 67: Arquitectura General Servicios Tecnológicos.
Análisis Financiero
Se describen los costos actuales de operación y funcionamiento del área de TI
• La dirección de Tecnologías y Sistemas de la Información o quien haga sus
veces debe realizar de manera periódica el seguimiento y control de la
ejecución del presupuesto y el plan de compras asociado a los proyectos
estratégicos del PETI.
Análisis Financiero
A continuación se muestra la distribución de la inversión en tecnología de acuerdo a
los dominios del marco de referencia:
Dominio
2015
2016
2017
2018
260.000.000 $
450.000.000 $
350.000.000 $
350.000.000
Gobierno de TI
$
Estrategia de TI
$
Información
$
300.000.000 $
1.875.000.000 $
1.730.000.000 $
500.000.000
Sistemas de información $
1.306.905.000 $
760.000.000 $
870.000.000 $
670.000.000
Servicios tecnológicos
$
3.432.695.000 $
4.300.000.000 $
3.300.000.000 $
3.200.000.000
Uso y apropiación
$
-
-
$
$
-
$
150.000.000 $
-
-
$
$
-
300.000.000
$ 5.299.600.000 $ 7.535.000.000 $ 6.250.000.000 $ 5.020.000.000
Rupturas
Estratégicas
Las rupturas estratégicas
Se identifican las necesidades, las oportunidades de mejora y los paradigmas a
romper necesarios para llevar a cabo la transformación de la gestión y el logro
de resultados de impacto.
• Las rupturas estratégicas deben:
• comunicar un cambio en el enfoque estratégico.
• Permitir transformar e Innovar.
• Facilitar la adopción de un modelo y permitir que la tecnología se
vuelva un instrumento que genera valor.
Las rupturas estratégicas
•
Rupturas estratégicas - Dominio Estrategia.
•
Transformar el Sector de las Comunicaciones con Tecnologías de la Información
•
Ser líder del sector y el País en la implementación de la estrategia TI del Estado
• Rupturas estratégicas - Dominio Gobierno de TI
•
Líderes de TI orientados a la gestión de resultados
•
Gestión de TI soportada en procesos
• Rupturas estratégicas – Dominio Sistemas de Información
•
Sistemas de Información soportando los procesos de la entidad.
•
Disponer de los Sistemas de información en ambientes independientes y controlados
•
Resolver el falso dilema entre «desarrollar en casa» vs. «Comprar software comercial»: La
solución, ser integradores
Entendimiento
Estratégico
Modelo operativo
Análisis
Necesidades de información
Describe el flujo y las necesidades de información al interior de la institución pública,
el sector y el territorio.
• Relaciones de la institución pública y los actores involucrados con quienes se
intercambia información.
• Para cada actor involucrado se indica qué información entrega la institución
pública y qué información recibe.
• Entrevistas con los grupos de interés
• Análisis del mapa de información de la entidad con el fin de identificar zonas de
calor
Necesidades de información
¿La información para el análisis y la toma de decisiones se toma directamente de
los sistemas de información?
¿Los indicadores empleados permiten comprobar que se han alcanzado las mentas
esperadas?
¿Tienen definidos procesos de gestión de información para recolección, validación,
consolidación y publicación?
¿La información suministrada a la alta dirección apoya la toma de decisiones
relacionadas con el logro de los objetivos estratégicos?
¿El Sector comparte información entre sus entidades, a través de los sistemas de
información integrados, posibilitando acciones para establecer nuevas estrategias
sectoriales?
Alineación de TI con los procesos
Se lleva a cabo el análisis de los procesos de la institución pública y se establece
el apoyo tecnológico requerido para su mejoramiento.
• Para ello se puede construir una
matriz de procesos versus sistemas de
información y una matriz de sistemas
de información vs datos y/o categorías
de información, con el fin de
identificar como las TI soportan los
procesos de la institución.
Ilustración 101: Subprocesos de Gestión de Servicios Tecnológicos
Modelo de
Gestión
Estrategia de TI
Se debe
describir la
estrategia de TI,
que garantice la
generación de
valor estratégico
para la
institución
pública, el sector
y territorio.
Objetivos Estratégicos
Se deben definir los objetivos estratégicos para las Tecnologías de la Información en la
institución pública para una vigencia mínima de dos años.
• Para cada objetivo estratégico se deben
indicar las actividades a desarrollar para su
cumplimiento y el resultado final de cada
actividad.
• Se debe indicar cómo la estrategia de TI va a
apoyar el cumplimiento del plan sectorial,
territorial, nacional o decenal etc.
Objetivos Estratégicos
 Establecer el diagnóstico de la plataforma tecnológica con que cuenta la Entidad, en
sus componentes de hardware, software, redes y comunicaciones.
 Definir un plan a corto plazo o plan de choque, que permita dar continuidad a
servicios críticos de la Entidad y dotar de manera oportuna a las diferentes
dependencias con las herramientas básicas para el desempeño de sus funciones.
 Fortalecer el uso de las TIC´s al interior de la Contraloría de Bogotá, desarrollando
las actividades necesarias para garantizar la actualización, modernización,
mantenimiento y sostenibilidad de la plataforma tecnológica en todos sus
componentes.
Modelo de Gestión
Análisis de la situación actual
Objetivos estratégicos
Contexto Organizacional
Modelo de Gestión
Modelo de Gestión
Modelo de Gobierno
Gestión de la Información
Modelo de Gestión
Gestión de los Sistemas de
Información
Gestión de servicios tecnológicos
Uso de apropiación
Modelo de Gestión
Modelo de Gobierno
Gestión de la
Información
Gestión de los Sistemas
de Información
• Cadena de Valor - Indicadores
• Estructura de organizacional – Roles – Funciones - Decisiones
• Herramientas de Análisis
• Arquitectura de Información
• Arquitectura de Sistemas de Información
• Implementación de sistemas de información
Gestión de servicios
tecnológicos
• Procesos de Gestión de los servicios – Mesa de Ayuda
• Infraestructura, Conectividad, Servicios de operación
Uso de apropiación
• Estrategia de uso y apropiación
Modelo de
Planeación
Lineamientos y/o principios
En esta sección se definen los
lineamientos y principios que
guían la definición del PETI
 Construir un Senado más transparente,
promoviendo una ciudadanía activa y fortaleciendo
la institución.
 Generar espacios participativos para los ciudadanos.
 Modernizar la gestión que se realiza en el Senado
de la República, a través de transformaciones de
negocio, oportunidades de TI y capacidades de TI.
 Establecer un marco de gobernabilidad de TI.
 Fortalecer la gestión de TI, consolidando el rol de la
DPS, para generar valor estratégico.
 Habilitar servicios de publicación de información y
fortalecer las capacidades de análisis.
Modelo de Gestión
Proyectos e Iniciativas
Situación
Actual
Modelo
de
Gestión
Brecha
Dominios
Crear, modificar
o eliminar
Plan maestro o Mapa de Ruta
Para cada uno de los seis (6) dominios del Marco de Referencia de AE, se deben establecer
los productos y entregables más significativos y las actividades, iniciativas o proyectos en las
que se debe comprometer la institución pública para alcanzarlos.
Este plan maestro define el norte de acción estratégica en materia de TI y a él se
deberán alinear el plan de inversiones, la definición de la estructura de recursos
humanos y todas las iniciativas que se adelanten durante la vigencia del PETI.
Plan maestro o Mapa de Ruta
Priorización de proyectos
Selección de los
criterios de
evaluación de
los proyectos
Ponderación de
los criterios de
evaluación
Documentación
de las iniciativas
Calificación de la
iniciativas
Análisis final y
toma de
decisiones
Indicadores
Identificación y/o revisión de objetivos que serán medidos
Establecer medidas de desempeño claves
Asignar las responsabilidades
Establecer referentes comparativos
Construir fórmulas
Validar indicadores
Comunicar e informar
Para cada uno de los seis (6)
dominios del plan maestro se deben
definir indicadores de logro y
resultado
Composición
Incluyendo: tipo Indicador
(proceso o logro), nombre,
descripción, metas para los
siguientes años, meta (valor
esperado)
Indicadores
Otros Planes
Plan de intervención
sistemas de
información
Plan de proyectos de
servicios tecnológicos
Plan proyecto de
inversión
Plan de
comunicaciones del
PETI
• Intervenciones sobre los sistemas de información a
fin de lograr una mayor alineación con los procesos
y mejorar el apoyo sobre los mismos.
• Proyectos que en el corto y mediano plazo se
realizarán en el frente de servicios tecnológicos de
acuerdo con las necesidades de capacidad
tecnológica y operación.
• Proyecto de inversión para la gestión de TI en la
institución pública.
• Actividades de comunicación y sensibilización para
socializar y apropiar el PETI en la institución.
Complementan
PETI