escuela de ciencias administrativas, contables económicas y

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS,
CONTABLES ECONÓMICAS Y DE
NEGOCIOS – ECACEN
MÓDULO
COSTOS Y PRESUPUESTOS APLICADOS AL
DISEÑO Y A LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Elaborado por:
JORGE ENRIQUE BOLÍVAR RAMÍREZ
BOGOTA, D.C, 2009
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UNIDAD 1. GENERALIDADES DE LOS COSTOS DE
PRODUCCIÓN
CAPÍTULO 1. NATURALEZA DE LOS COSTOS
La contabilidad de costos organiza, clasifica y presenta informaciones necesarias
para la realización de proyecciones empresariales, sin embargo, para la toma de
decisiones gerenciales, esta información debe reclasificarse, reorganizarse y
complementarse con otros informes económicos y comerciales pertinentes,
tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos.
El costo de producción considerado como el valor del conjunto de bienes y
esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los
centros fabriles para obtener un producto terminado, en condiciones de ser
entregado al sector comercial; tiene como principal función cuantificar los valores
agregados al producto en los diferentes procesos de producción para lograr de
esta manera formular precios que conlleven a la obtención de utilidades en su
venta.
1.1. Definición de costos
El concepto de costos involucra diversos aspectos, especialmente en el
área funcional de producción en la cual se concentran la mayoría de los
valores necesarios para realizar el proceso de transformación, diversos
autores han considerado los costos como una herramienta que se ocupa de
la clasificación, acumulación, control y asignación de valores relacionados
en el proceso de elaboración de los productos.
Desde el punto de vista contable, los costos se analizan dentro de la
denominada contabilidad administrativa según la cual los costos pueden
acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos
del negocio y permite calcular, informar y analizar los diferentes elementos
para desarrollar las funciones indispensables en la operación de un
proceso, la fabricación de un producto y la realización de proyectos
especiales. Por su parte, Hongren consideraba los costos como “Los
recursos sacrificados o perdidos para alcanzar un objetivos específico1
El costo, es considerado como el valor económico que representa el
proceso de transformación de un producto, la comercialización de
mercancía o la prestación de un servicio y sirve como base para determinar
1
Hongren, C T (1992). Contabilidad de Costos, un enfoque gerencial, Ed Prentice Hall, pág 23.
2
precio de venta al público del bien o servicio teniendo en cuenta las
utilidades previstas por la empresa.
Conformado por el valor de los diferentes valores que se incurren en el
proceso de producción, el costo incluye tres elementos indispensables para
la transformación del producto:
•
•
•
Materia prima directa
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricación
El término "costo" ha sido analizado desde diferentes puntos de vista con
las siguientes acepciones básicas:
•
•
Es la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido o se invertirán
para producir un bien o servicio.
El es valor sacrificado o invertido para obtener un producto,
comercializar una mercancía o prestar un servicio.
El primer concepto involucra las necesidades técnicas del proceso de
transformación, se le llama costo de producción y el segundo muestra la
producción como una alternativa de inversión de un capital presentando las
posibles consecuencias económicas y se le conoce por costo de
oportunidad.
La herramienta necesaria para clasificar los diversos valores incluidos en
los costos se denomina contabilidad de costos y consiste en una serie de
procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las
distintas actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como
para planear y medir la ejecución del trabajo.
3
La contabilidad de costos se encarga de estudiar la técnica del cálculo del
costo de la unidad producida, tomando como base los elementos de la
producción medibles en dinero, se emplea para calcular los valores
incurridos en el proceso de manufacturación del producto, en la prestación
del servicio o en la comercialización de mercancías.
La contabilidad de costos se ocupa de la clasificación, acumulación, control
y asignación de costos. El contador de costos clasifica los costos de
acuerdo a patrones de comportamiento, actividades y procesos con los
cuales se relacionan productos a los que corresponden y otras categorías,
dependiendo del tipo de medición que se desea.
Los objetivos de la contabilidad de costos son:
•
Suministrar oportunamente información sobre los valores incurridos en
los procesos de producción con el fin de que se puedan tomar
decisiones que beneficien la actividad de la empresa.
•
Generar informes que permitan controlar los diferentes elementos del
costos.
•
Permitir la planeación de presupuestos sirviendo de base a través de
la información del comportamiento histórico.
•
Suministrar la información necesaria para formular planes de
producción, de compras de materias primas y contratación de
operarios.
•
Generar informes para medir la utilidad, proporcionando el costo de
ventas correcto.
•
Valuar los inventarios para el estudio de situaciones financieras.
•
Proporcionar reportes para ayudar a ejercer el control administrativo.
•
Ofrecer información para la toma de decisiones.
•
Generar información para ayudar a la administración a fundamentar la
estrategia competitiva.
•
Ayudar a la administración en el proceso del mejoramiento continuo,
eliminando las actividades o procesos que no generan valor.
•
Su fin último consiste en proporcionar los costos y rendimientos de los
procesos de producción facilitando un seguimiento de las secciones,
centros de producción y productos.
•
La determinación y fijación del costo de ventas y costo de producción
constituye el primer paso en el cálculo de costos, obteniendo con ello
el costo del producto elaborado por la empresa.
4
Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u
otros segmentos del negocio. Con esta información el contador de costos
calcula, informa, y analiza el costo para realizar diferentes funciones como
la operación de un proceso, la fabricación de un producto y la realización de
proyectos especiales. La contabilidad de costos en la actualidad es
denominada Contabilidad Administrativa.”2
En conclusión, el costo es considerado como el esfuerzo económico que
se debe realizar para cumplir un objetivo de producción, prestación de un
servicio o comercialización de una mercancía (el pago de salarios, la
compra de materiales, la fabricación de un producto, la obtención de fondos
para la financiación, la administración de la empresa, etc.).
El desconocimiento del costo de los productos puede generar serios
problemas a la empresa porque es la base para la determinación del precio
de venta.
1.2. Diferencia entre costo y gasto
Por tratarse de valores incurridos en la empresa para cumplir con su misión
y su objeto social, las diferentes erogaciones suelen confundirse al
momento de hacer su clasificación, razón por la cual es necesario separar
aquellos que tienen relación con el proceso de transformación de un bien o
prestación de un servicio, de aquellos que son indispensables para el
normal funcionamiento de las áreas funcionales de administración y
finanzas y del proceso de mercadeo de estos.
Existen diferencias conceptuales sustanciales entre costo y gasto, aunque
pudieran parecer sinónimos normalmente pueden identificarse por el área
funcional en la cual se originan las salidas de estos valores.
El costo es considerado como la suma de valores que se incurre para la
producción de un bien, para la adquisición de una mercancía o para la
prestación de un servicio con la intención de generar óptimos resultados de
operación y eficiencia en el futuro. Por esta razón, el costo normalmente es
clasificado en el Departamento de Producción de las empresas
manufactureras, en el Departamento de Compras de las empresas
comercializadoras y en el Departamento Operativo de las empresas de
servicios.
El costo incluye los valores determinantes en el proceso de producción del
producto tales como la mano de obra directa, la materia prima directa y los
2
Quisigüiña, F. Decisiones gerenciales en base a costos. EN http:// gestiopolis.com
5
costos indirectos de fabricación (depreciaciones, seguros, impuestos,
mantenimiento, servicios públicos, vigilancia, etc)
De otra parte, los gastos son considerados como un sacrificio económico
para la adquisición de un bien o servicio derivado de la operación normal de
la organización y que no se espera que pueda generar ingresos en el futuro.
A diferencia de los gastos, los costos por ejemplo de compra de materias
primas, generarán probablemente un ingreso en el futuro al ser
transformados y vendidos como producto terminado. En general las normas
contables requieren que los gastos se contabilicen siguiendo el criterio de
devengado, que implica que el gasto se debe registrar en el momento en
que ocurre el hecho económico que lo genera, con independencia de si fue
pagado o cobrado, o de su formalización mediante un contrato o cualquier
otro documento.
En general los gastos son considerados como los valores necesarios para
el normal funcionamiento de las áreas de Administración y Finanzas para
desarrollar el proceso de mercadeo tendiente a vender y entregar la
mercancía o servicio donde el cliente o consumidor, se clasifican en Gastos
de Administración, Gastos de Ventas y Gastos Financieros.
1.3. Utilidad de los costos en las decisiones gerenciales
Las decisiones diarias de toda organización requieren de una adecuada
información por lo que la calidad de esta debe ser suficientemente veraz y
oportuna. En cualquier empresa, pequeña o grande, existe una relación
directa entre el tipo de información disponible y la calidad de las decisiones
tomadas, por lo tanto, si se desea que una organización se desarrolle
normalmente, es indispensable contar con un excelente sistema de
información.
El análisis gerencial de los costos, denominado también contabilidad
administrativa, facilita la toma de decisiones y permite emplear diferentes
métodos para la toma decisiones que inciden directamente en los
resultados de la empresa; generalmente requiere desarrollar los procesos
de análisis, decisión y puesta en práctica mediante los cuales podrá revisar
la información y tomar decisiones adecuadas.
Algunos problemas como la valoración de los productos en proceso y
terminados se resuelven mediante la elección de un sistema de costos
adecuado. Ya no será necesario acudir a recuentos físicos para asegurar
que el valor del inventario es correcto, dado que la aplicación de un sistema
de costos facilita el consumo de materias primas y auxiliares, mano de obra
directa y costos indirectos de fabricación precisos para la obtención de un
producto.
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Los costos presentan especial relevancia en diferentes aspectos de la
organización entre los cuales están:
•
•
•
•
El suministro de información
La planeación
El control administrativo
La toma de decisiones
El suministro de información por parte de la contabilidad de costos permitirá
a la organización conocer claramente el valor incurrido en sus procesos y
permitirá realizar proyecciones que en el futuro resultarán definitivamente
útiles.
La planeación recibe básicamente ayuda de la contabilidad de costos (o
contabilidad administrativa) en el diseño de acciones, cuya misión es
alcanzar los objetivos que se desean en un periodo determinado; sobre
todo en lo referente a la operación de la empresa mediante el empleo de
diferentes herramientas tales como los presupuestos, el modelo costovolumen-utilidad, el costeo por actividades; que brindan gran ayuda en el
proceso de planeación estratégica para determinar cuál debe ser la
estrategia competitiva hacia la cual debe orientarse la empresa.
El control administrativo se caracteriza por la complejidad económica en la
administración de los recursos tanto a nivel macroeconómico como
microeconómico, los cuales son escasos; por lo tanto exige efectividad y
eficiencia de los profesionales comprometidos en la administración a fin de
lograr un uso óptimo de los insumos. Ello puede lograrse cuando se aplica
la filosofía del mejoramiento continuo, que no es otra cosa que la cultura de
calidad total que tiene como propósito esencial, eliminar todo aquello que
no alcanza los estándares de tal manera que suprima todo lo que no
permite competir satisfactoriamente. El control administrativo debe ser el
proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos son
obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos
planeados por la organización.
Especial importancia aplican los costos en la toma de decisiones por tanto
ayudan para que las decisiones tomadas sea adecuadas que de acuerdo
con la calidad de la información que se posea se puedan obtener óptimos
resultados de operación y eficiencia. En toda organización diariamente se
toman decisiones, unas son rutinarias, como contratar un nuevo empleado;
otras no la son, como introducir o eliminar una línea de producto; ambas
requieren adecuada información.
La calidad de las decisiones de las empresas, pequeñas o grandes, están
en función directa del tipo de información disponible; por lo tanto, si se
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desea que una organización se desarrolle normalmente, debe contarse con
un buen sistema de información -a mejor calidad de la información, se
asegura una mejor decisión-.
El objetivo primordial de la contabilidad de costos estriba en facilitar la
información precisa para el desarrollo de la actividad productiva. El modelo
de costos que ha de aplicarse en la empresa dependerá de sus
características operativas, de sus posibilidades y de sus limitaciones; pero
siempre debe dirigirse al logro de un perfeccionamiento de la información y
control que permita optimizar la toma de decisiones a la gerencia.
1.4. Usuarios de la información financiera
La información financiera es considerada como un elemento de primordial
importancia en la toma de decisiones empresariales y puede ser empleada
en sus distintos niveles para atender las diferentes necesidades de
planeación y control de la organización. Igualmente puede ser requerida por
entes o personas ajenas a la empresa para tomar decisiones sobre su
evolución o proyección.
Inicialmente, la información financiera puede clasificarse desde el ámbito
interno o externo con diversos propósitos -siempre será necesario contar
con información actualizada y organizada-.
Los Usuarios Internos hacen referencia a empleados, directivos,
ejecutivos y personal que desempeña sus funciones en la empresa y
requieren tener acceso a la información financiera para cumplir sus
funciones de acuerdo a sus necesidades particulares
Entre los usuarios internos se encuentran:
•
Los accionistas: quienes deben conocer la gestión financiera de la
gerencia y medir la rentabilidad de su inversión.
•
La gerencia general: que deberá tomar la información como
referencia para desarrollar los diferentes procesos de planeación,
organización, integración y control para tomar decisiones acertadas
que permitan obtener óptimos resultados de operación y eficiencia.
•
Los empleados: quienes requieren información permanente para
desarrollar sus actividades diarias, tomar decisiones sobre su
estabilidad laboral de acuerdo a las utilidades de la empresa y
participar en el proceso de desarrollode la misma.
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Los Usuarios Externos, son todas aquellas personas naturales o jurídicas
que requieren de una u otra forma la información financiera con el fin de
valorar la situación, tener puntos de referencia y hacer proyecciones.
Entre los usuarios externos se encuentran:
•
La Cámara de Comercio, que requiere de información anual de las
empresas para
o
o
Disminuir el riesgo en la toma de decisiones.
Identificar oportunidades de negocios.
9
o
o
o
o
Mejorar su gestión comercial e incrementar sus ventas.
Conocer mejor a sus clientes y potenciales consumidores.
Conocer y analizar su competencia y proveedores.
Actualizar y/o complementar sus bases de datos
•
La Dirección deImpuestos y Aduanas Nacionales DIAN: con el fin de
garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias aduaneras y
cambiarias de todas las empresas del país.
•
Los proveedores: los cuales tienen como función abastecer la
empresa en la mayoría sirviendo como financiadores de sus
operaciones a través de plazos en los pagos de materias primas.
•
Los clientes: requieren conocer la estabilidad y la capacidad financiera
de la empresa para determinar posibles negociaciones de contratos.
•
Las instituciones financieras: encargadas de financiar a través de
créditos los diferentes proyectos de inversión de la empresa y servir de
intermediario entre la empresa, sus clientes y sus proveedores en el
recaudo y pago de sus compras y ventas.
1.5. Contabilidad Financiera y Contabilidad Administrativa
Tanto los usuarios internos como los usuarios externos tienen un interés
permanente en la información financiera la cual emplean para diversos
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tipos de decisiones, esto hace que la contabilidad se pueda clasificar de
acuerdo al tipo de información que ofrece y de esta forma se puede
clasificar en dos grandes grupos:
•
La contabilidad financiera encargada de suministrar información
contable, desarrollada mediante informes que permiten ver lo que
ocurrió en el pasado de la empresa en lo referente a sus resultados
operacionales, su posición financiera y sus flujos de efectivo para
esto elabora los estados financieros básicos de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados PCGA.
•
La contabilidad administrativa se refiere a la información empleada
por la parte directiva de la organización para identificar, medir,
acumular, analizar, preparar, interpretar los diferentes informes
financieros para tomar decisiones gerenciales sobre el negocio.
Existen diferencias entre la contabilidad financiera y la contabilidad
administrativa:
•
La contabilidad financiera suministra informes que son utilizados por
usuarios primarios externos como: inversionistas, entidades
gubernamentales y gerentes de organizaciones.
•
En la contabilidad administrativa los usuarios primarios son los
Gerentes y Directivos de la organización en los diferentes niveles, los
cuales pretenden tomar decisiones acertadas sobre el futuro de la
organización.
•
La contabilidad financiera está orientada o registra los hechos
económicos de la empresa ocurridos en el pasado bajo las
restricciones de los principios de contabilidad generalmente
aceptados, la contabilidad administrativa emplea esta información
para tomar decisiones hacia el futuro sin ninguna restricción.
•
En la contabilidad financiera es de primordial importancia la precisión
y el registro obligatorio de los hechos ocurridos, mientras la
contabilidad administrativa requiere de información rápida y está
dispuesta a sacrificar precisión para obtener rapidez y oportunidad
en las decisiones sobre el futuro de la empresa.
1.
La contabilidad financiera presenta una estructura única que es
aprovechada por la contabilidad administrativa para realizar análisis y
proyecciones. La contabilidad administrativa no intenta determinar la
utilidad con la precisión de la contabilidad financiera, porque otorga
relevancia hacia los datos cualitativos y costos necesarios en el
análisis de las decisiones, que en muchos casos, son estimaciones o
11
aproximaciones que se efectúan para predecir el futuro de la
empresa.
•
La contabilidad administrativa está organizada para producir
información de uso interno de la administración, como por ejemplo:
-
Formula, mejora y evalúa políticas para la empresa
Conoce dentro de la empresa las áreas que son eficientes y
aquellas que no lo son.
Planea y controla las operaciones diarias.
Conoce los costos de los diferentes productos o procesos para
lograr el liderazgo en costos de un sector.
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BIBLIOGRAFÍA
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recursos, tercera edición, 2005 Ed Mc Graw Hill
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Thomson, cuarta edición.
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