manual de organizacion de la direccion de planta fisica

MANUAL DE ORGANIZACION DE LA DIRECCION
DE
PLANTA FISICA
Manual de Organización de la Dirección de Planta Física
Gaceta Universitaria N° 66
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
VICERECTORADO
ADMINISTRATIVO
DIRECCION DE
PLANTA FISICA
CONSEJO
SUPERIOR
CONSEJO TECNICO
ADMINISTRACION
DEPARTAMENTO DE
PROYECTOS
DEPARTAMENTO DE
OBRAS
DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO
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Consejo Superior
Objetivo: Definir políticas y lineamientos a seguir para la ejecución de obras y
mantenimiento de la planta física Universitaria, que respondan a las necesidades y
prioridades de la Institución.
Funciones:
1. Formular políticas para el desarrollo de la planta física.
2. Aprobar las prioridades para la ejecución de obras y/o mantenimiento de la
Planta Física institucional, anual o semestralmente.
3. Controlar y evaluar la gestión de la Dirección de Planta Física.
4. Gestionar recursos financieros ante Organismos Nacionales e Internacionales
para mejorar la Planta Física de la Institución.
Consejo Técnico
Objetivo: Definir las estrategias a seguir por la Dirección de Planta Física, para la
ejecución de proyectos de obra y/o mantenimiento, en función de las prioridades
establecidas por el Consejo Superior.
Funciones:
1. Definir las estrategias para la ejecución de proyectos de obra y/o
mantenimiento.
2. Coordinar la ejecución de los proyectos, de acuerdo con las estrategias que se
hayan definido para ello.
3. Evaluar la ejecución de los proyectos en marcha.
4. Presentar informes de gestión al Consejo Superior en el momento en que le
sean requeridos.
5. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y
propiciar el intercambio de información para optimizar la prestación de los
servicios.
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Dirección de Planta Física
Objetivo: Planificar, dirigir, supervisar, ejecutar y evaluar los proyectos, obras y
mantenimientos requeridos para el desarrollo de la Planta Física
Universitaria.
Funciones:
1. Asignar, dirigir y supervisar las actividades que le correspondan a cada una de
las unidades adscritas a la Dirección, de acuerdo con los planes y programas
previamente aprobados.
2. Evaluar junto con el personal responsable de cada una de las unidades
adscritas a la Dirección, el desarrollo de los planes y programas de ejecución.
3. Organizar un registro documental y cartográfico a efecto de sistematizar la
memoria universitaria en materia de Planta Física.
4. Proponer ante el Departamento de Bienes Nacionales la desincorporación de
aquellos Bienes Muebles e Inmuebles que a su juicio deben salir del
inventario.
5. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y
propiciar el intercambio de información, para optimizar la prestación de los
servicios y el mejoramiento de las actividades de la Institución.
6. Producir los informes que le sean requeridos por el Consejo Superior.
7. Evaluar y actualizar los planes de desarrollo físico de la Universidad, así
como los proyectos que de ellos se deriven.
8. Elaborar los instrumentos metodológicos para la preparación, evaluación y
control de los proyectos físicos necesarios que emanen de los planes de
desarrollo de la Universidad.
9. Evaluar el uso de la Planta Física e informar las proposiciones y proyectos
sobre nuevas estructuras físicas o modificaciones de las existentes.
10. Establecer criterios y procedimientos sobre inversiones de reposición
bienes inmuebles y mantenimiento de los mismos.
de
11. Asesorar en la elaboración de proyectos académicos(existentes y futuras
carreras) y administrativos, que tengan relación con las inversiones de Planta
Física que éstos requieran y de acuerdo con las prioridades establecidas por
el Consejo Superior.
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12. Elaborar y coordinar aquella parte del sistema de información relativa a la
dotación y necesidad de recursos físicos de la Institución.
13. Elaborar y coordinar planes y programas presupuestarios de inversión de
Planta Física y mantenimiento de las instalaciones de la Universidad.
14. Dirigir, supervisar y actualizar la ejecución del Plan de Desarrollo Físico de la
U.C.L.A.
15. Preparar la documentación de proyectos y estudios técnicos, necesarios para
la tramitación de los contratos de servicios.
16. Participar en programas especiales cuando le sea ordenado por el Consejo
Superior.
17. Cualquiera otra función
correspondientes.
que
le
sea
asignada
por
las
autoridades
Departamento de Proyectos
Objetivo: Desarrollar los proyectos de arquitectura e ingeniería pautados en los
planes de desarrollo, que permitan el adecuado soporte de todas las funciones
de la institución.
Funciones:
1.
Evaluar, actualizar y supervisar la ejecución de los planes de desarrollo de la
universidad, así como los proyectos que de ellos se deriven.
2.
Elaborar los instrumentos metodológicos para la preparación, evaluación y
control de los proyectos físicos necesarios que emanen del Plan Maestro de
desarrollo de la Universidad.
3.
Establecer criterios y procedimientos sobre inversiones para reposición de
bienes inmuebles.
4.
Asesorar en la elaboración de proyectos académicos y administrativos, que
tengan relación con las inversiones de planta física.
5.
Preparar la contratación de los estudios necesarios y otras labores técnicas
para el desarrollo de los mismos.
6.
Participar en programas especiales cuando sea requerido y cualquier otra
actividad que le sea asignado.
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7.
Evaluar el uso y administración de la Planta Física e informar las
proposiciones y proyectos sobre nuevas estructuras físicas o modificaciones
de las existentes.
8.
Diseñar un sistema de información que permita controlar la dotación de
recursos para la planta física, en función de las necesidades existentes.
Departamento de Obras
Objetivo: Contratar, ejecutar e inspeccionar las obras que le sean asignadas,
así como asesorar a las unidades que lo requieran en el área de su
competencia, con la finalidad de hacer cumplir las normas y
reglamentos.
Funciones:
1. Coordinar técnica y administrativamente las obras contratadas de acuerdo con
la programación de trabajo establecida por la Dirección, dando cumplimiento a
las normas y procedimientos establecidos.
2. Ejecutar las obras, que de acuerdo con la naturaleza de sus funciones, le
corresponden realizar.
3. Participar junto con la Dirección en el proceso de selección de contratistas (en
los casos que se requiera ejecutar una obra por un ente externo) y dar las
recomendaciones necesarias a objeto de optimizar el proceso.
4. Coordinar los procesos de contratación(Licitaciones Generales, selectivas,
etc), de acuerdo con la ley respectiva y con el plan operativo de la Dirección.
5. Inspeccionar las obras contratadas por la Dirección, velando por el
cumplimiento de las cláusulas establecidas en los convenios.
6. Mantener todos los registros que permitan conocer el funcionamiento del
Departamento y faciliten el control de las operaciones, de acuerdo con las
normas y procedimientos establecidos.
7. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y
propiciar el intercambio de información para optimizar la prestación de los
servicios y mejoramiento de las actividades de la institución.
8. Atender las solicitudes de asesoría de las unidades que lo requieran.
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9. Producir los informes que le sean requeridos por la Dirección.
Departamento de Mantenimiento
Objetivo: Programar, ejecutar, controlar y evaluar el mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos electromecánicos e instalaciones de la
institución, hasta un nivel económico razonable, de manera tal que se
encuentren en condiciones operacionales cuando sean requeridos.
Funciones:
1.
Planificar y ejecutar contrataciones de obras de mantenimiento, para la
preservación correctiva y preventiva, en sistemas mecánicos, hidraulicos y
eléctricos de la planta física de la institución.
2.
Establecer los procedimientos y métodos para lograr los objetivos en el
desarrollo de mantenimiento preventivo y correctivo establecidos por la
Dirección.
3.
Optimizar
el aprovechamiento de los recursos materiales, financieros,
humanos y de tiempo disponibles, para la función mantenimiento.
4.
Desarrollar nuevos y mejores procedimientos y normas de mantenimiento, a
fin de mantenerse actualizados sobre nuevas técnicas, herramientas,
materiales, piezas de repuestos y procedimientos de mantenimiento para
satisfacer los requerimientos de la institución.
5.
Realizar las actividades que le correspondan de acuerdo con la programación
de trabajo establecida por la Dirección.
6.
Dar cumplimiento a las normas y procedimientos establecidos por la Dirección.
7.
Controlar y mantener en perfecto estado de conservación las herramientas y
equipos de trabajo que le sean provistos por la Dirección, garantizando su
operatividad y funcionamiento.
8.
Organizar y desarrollar un sistema permanente de monitoreo del almacén, de
piezas de repuestos, partes o recambio, materiales de mantenimiento
necesarios para los equipos e instalaciones de la institución, manteniendo un
stock permanente de repuestos y accesorios, que garanticen la operatividad
de los equipos y la eficiencia en la prestación de los servicios.
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9.
Velar por el cumplimiento de las normativas en la entrega y uso de los equipos
y dispositivos de seguridad industrial.
10. Adiestrar al personal de mantenimiento sobre los principios y normas de
seguridad industrial. Alertarlos sobre los riesgos y peligros propios de las
tareas que realiza.
11. Asesorar en el área de mantenimiento a las diferentes dependencias de la
institución.
12. Mantener todos los registros que permitan conocer el funcionamiento del
Departamento y faciliten el control de las operaciones.
13. Mantener relaciones armónicas con todas las unidades de la Universidad y
propiciar el intercambio de información para optimizar la prestación de los
servicios.
14. Producir informes que le sean requeridos por la Dirección.
Departamento de Administración
Objetivo:
Controlar los recursos presupuestarios y financieros asignados a la
Dirección de Planta Física y supervisar que la ejecución de los mismos se haga de
manera eficiente y pertinente.
Funciones:
1. Preparar el plan operativo y el anteproyecto de presupuesto de la Dirección de
Planta Física.
2. Administrar y ejecutar el presupuesto asignado a la Dirección.
3. Administrar el Fondo Rotatorio y Fondos Especiales que se aperturen para el
funcionamiento de la Dirección de Planta Física.
4. Llevar un registro actualizado de las erogaciones de dinero por los diferentes
conceptos.
5. Tramitar pagos Directos de los Convenios, Contratos y Ordenes de Servicio
Externas e Internas.
6. Tramitar las retenciones de impuesto sobre la renta.
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7. Mantener un registro actualizado de proveedores.
8. Programar, con los diferentes Departamentos de la Dirección, las necesidades
de bienes y servicio, para la planificación posterior de las compras.
9. Efectuar las adquisiciones de bienes y servicios que se requieran para el optimo
funcionamiento de la Dirección de Planta Física.
10. Efectuar los compromisos
disponibilidad.
presupuestarios
y
mantener
actualizada
la
11. Cualquier otra función que le sea asignada por las autoridades
correspondientes.
DISPOSICIONES Y MEDIDAS TRANSITORIAS
a ser aplicadas con motivo de la creación de la
Dirección de Planta Física
1. Trasladar al personal adscrito a la antigua unidad de Planta Física, a la a
Dirección de Planta Física, a objeto de que cumplan las funciones que le
corresponden a dicha Dirección, con el fin de que pueda efectuarse una mejor
planificación, dirección y control de las actividades que le competen, según el
Manual de Organización.
2. Organizar internamente la Dirección de Planta Física, ubicando a cada una de
las personas en el departamento que le corresponda, según el cargo que
posean y de acuerdo al perfil requerido.
3. Hacer los correspondientes ajustes en el presupuesto de la Universidad, a fin
de que se integren los recursos, tanto de la unidad de Planta Física como de la
Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, en un mismo presupuesto, que
vendrían a formar el presupuesto de la nueva Dirección de Planta Física.
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