Elementos para la adquisición de bienes u obras y contratación de

LINEAMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y
CONTRATACIÓN DE OBRAS Y/O SERVICIOS (DISTINTOS DE
CONSULTORÍA) MEDIANTE COMPARATIVA DE PRECIOS.
La adquisición de bienes y contratación de obras y/o servicios distintos de consultoría se llevará a
cabo conforme las disposiciones establecidas en el Documento GN-2349-7, “Políticas para la
Adquisición de Bienes y Obras Financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo”, como
asimismo, de conformidad con las disposiciones que al respecto se establecen en el Contrato de
Préstamo y, supletoriamente, lo establecido en este Reglamento Operativo.
Si existiera algún conflicto entre lo dispuesto en este Reglamento Operativo, y las Políticas de
Adquisiciones del Banco y el Convenio de Préstamo, prevalecerá lo dispuesto en las Políticas y el
Contrato de Préstamo.
La comparación de precios es un método de contratación que se basa en la obtención de
cotizaciones de precios de diversos proveedores, con un mínimo de tres, a fin de obtener precios
competitivos, y es un método apropiado para adquirir bienes en existencia, fáciles de obtener, o
productos con especificaciones estándar y pequeño valor. La aplicabilidad del método de
comparación de precios a la adquisición de bienes y servicios, se determinará en función del
monto estimado del contrato, el cual debe ser menor al equivalente del monto definido en el
Contrato de Préstamo. Para la evaluación de las cotizaciones el comprador debe seguir los
mismos principios que se aplican para las licitaciones públicas. Los términos de la oferta
aceptada deben incorporarse en una orden de compra.
DESARROLLO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN
El proceso de adquisición se desarrollará siguiendo las siguientes etapas: a) consulta del plan de
adquisiciones; b) sondeo de mercado; c) preparación de las condiciones y especificaciones
técnicas; d) preparación de la solicitud de cotizaciones; e) invitación de proveedores; f)
evaluación de cotizaciones; g) notificaciones a los participantes; y h) suscripción del contrato u
orden de compra.
a) Consulta del plan de adquisiciones
Se verificará en el plan de adquisiciones aprobado por el Banco el rubro correspondiente al
proceso de adquisición. La identificación del contrato y método de adquisición deben ser
consistentes con lo establecido en dicho plan. En paralelo, la unidad ejecutora conformará un
comité para la evaluación de las cotizaciones.
b) Sondeo de mercado
Es recomendable que, previo a la preparación de las especificaciones técnicas, la unidad
ejecutora realice un sondeo de mercado a fin de confirmar el monto estimado del contrato e
identificar las siguientes condiciones: especificaciones o requerimientos técnicos actualizados,
potenciales proveedores, plazos de entrega, cantidades, servicios conexos y/o garantías aplicables.
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c) Preparación de las condiciones y especificaciones técnicas
La preparación de las condiciones y especificaciones técnicas es responsabilidad de la unidad
ejecutora.
En las condiciones y especificaciones técnicas deben detallarse las cantidades, aspectos técnicas,
plazos de entrega o ejecución, requerimientos de garantías, servicios conexos y demás
información básica para la ejecución de ese contrato. Dichas condiciones y especificaciones
deben promover la competencia más amplia posible, asegurando simultáneamente el cabal
cumplimiento de los requisitos de funcionamiento de los bienes o servicios que se contraten.
Las especificaciones técnicas deben basarse en características aplicables y/o requisitos de
funcionamiento relevantes. Debe evitarse mencionar marcas comerciales, números de catálogos o
clasificaciones similares. Si fuera necesario mencionar una marca comercial a fin de aclarar una
especificación que de otro modo sería incompleta, deben agregarse las palabras “o equivalente”.
d) Preparación de la solicitud de cotizaciones
La solicitud de cotizaciones será preparada considerando como insumos las condiciones y
especificaciones técnicas identificadas previamente. En este documento se debe proporcionar toda
la información necesaria para que los posibles oferentes preparen su cotización con respecto a los
bienes o servicios que hayan de suministrarse. La base sobre la cual se deben evaluar las
cotizaciones y escoger la cotización evaluada como la más baja se describirá claramente en la
solicitud de cotización.
La unidad ejecutora deberá otorgar un plazo razonable para la presentación de las cotizaciones,
como mínimo siete (7) días calendario contados a partir de que se recibe la invitación a participar
por parte de los potenciales proveedores.
e) Invitación de proveedores
Para efectos de promover la competencia, es recomendable que la invitación se realice en forma
pública, utilizando el sitio de Internet del Programa o de la Oficina Nacional de Compras. La
unidad ejecutora podrá invitar directamente a los potenciales proveedores del tipo de bien o
servicio de que se trate, conservando en el expediente evidencias de la recepción de la invitación.
f) Evaluación de cotizaciones
En las comparaciones de precio deben obtenerse al menos tres cotizaciones. Se realizará un acto
de apertuda público de ofertas. El comité conformado procederá a evaluar las cotizaciones
aplicando el procedimiento establecido en la solicitud de cotizaciones, pudiendo solicitarse
aclaraciones sobre la información presentada en las mismas. Todas las solicitudes y respuestas
deberán realizarse en forma escrita. El procedimiento de evaluación debe ser documentado en un
informe. Se estima entre 3 y 5 días el plazo para realizar la evaluación.
El contenido mínimo del informe de evaluación y recomendación de adjudicación es el siguiente:
(a) Antecedentes del proceso: fecha de invitación y/o publicación; número, nombre y
monto de las cotizaciones recibidas.
(b) Evaluación de cotizaciones: los detalles de la evaluación deben documentarse
siguiendo las etapas del procedimiento establecido en la solicitud de cotizaciones,
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explicando las razones específicas de cualquier incumplimiento determinado como
resultado de verificación reflejada en las tablas respectivas, las cuales deben estar
vinculadas al informe de evaluación y concluyendo los resultado de cada etapa del
procedimiento de evaluación.
(c) Recomendación de adjudicación del contrato: se realizará al oferente que presente
la cotización evaluada como la más baja, por lote o total según haya sido definido en
la solicitud de cotización. En el informe deberán explicarse las razones específicas en
que se basa la recomendación de adjudicación.
g) Notificaciones a los participantes
Completada la evaluación y recomendación de adjudicación, la unidad ejecutora procederá con la
adjudicación del contrato u orden de compra y notificará a todos los participantes la siguiente
información: nombre de los oferentes y monto de las cotizaciones recibidas, nombre del (los)
oferentes al cual (a los cuales) se adjudicó el contrato u orden de compra y monto (s). Se debe
especificar que cualquier oferente que desee, puede solicitar explicaciones, ya sea por escrito o a
través de una reunión de información. El solicitante debe asumir todos los costos de asistencia a
tal reunión.
Se adjuntará recepción de la notificación por parte de los oferentes.
h) Suscripción del contrato u orden de compra
El contrato u orden de compra deberá suscribirse utilizando el modelo que haya sido incluido en
la solicitud de cotizaciones remitida los participantes.
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