Manual de Instrucciones

Sindicato de Empleados de Comercio y Servicios de Chivilcoy
Sistema en línea para la confección y presentación de
Declaraciones Juradas de Aportes y Cuotas Sindicales
Manual de Operación
Consideraciones Generales
Descripción, compatibilidad y requisitos mínimos
El software en línea “Mercurio Web” ha sido diseñado para facilitar la tarea de confección de las Declaraciones
Juradas de Aportes y Cuotas Sindicales del Sindicato de Empleados de Comercio y Servicios de Chivilcoy. Su
principal característica es que todo el proceso se realiza precisamente en línea, es decir a través de un servidor
conectado a Internet. Esto garantiza, por un lado, una gran compatibilidad ya que el sistema funciona desde
cualquier programa navegador, tales como “Internet Explorer”, “Mozilla Firefox”, “Google Chrome”, etcétera, y
desde cualquier sistema operativo: Windows XP, Vista, Seven, Eight, Linux, Android. Además funciona tanto
desde computadoras de escritorio como en notebooks, tablets o desde cualquier dispositivo con conexión a
Internet que pueda visualizar una página web. Y por otra parte, de esta manera se asegura que no se instale
ningún programa, ni se grabe archivo alguno, ni se altere absolutamente ninguna configuración existente en el
equipo del usuario. Para graficarlo con un ejemplo, un usuario que eventualmente se encuentre sin servicio de
Internet o electricidad en su domicilio, perfectamente podría cumplir con la obligación de la Declaración Jurada
mensual desde cualquier cibercafé, locutorio, etc.
Etapas del Procedimiento
Todo el proceso se encuentra simplificado al máximo y tiene la menor cantidad de ventanas y pasos posibles,
los cuales se detallan más adelante en este manual y vemos aquí de manera global:
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Registración del Empleador (sólo en el primer uso para obtener la contraseña de acceso)
Acceso al sistema (mediante la contraseña recibida)
Actualización de datos de los empleados (altas, bajas, modificaciones, actualización de haberes, etc.)
Verificación del período (Si se trata de DDJJ original o rectificativa, o si existen períodos no informados)
Envío de la DDJJ al servidor (La misma se va generando con los haberes de los empleados)
Obtención del formulario de pago de DD.JJ. (Se debe imprimir y abonar en Banco Nación suc. Chivilcoy)
Actualización en “tiempo real”
Cada actualización que se efectúe sobre los datos de los empleados (altas, bajas, modificaciones, etc.) se envía
directamente a la base de datos en el momento mismo que el usuario la confirma. Luego de recibir el mensaje
de que el empleado se grabó (o eliminó) correctamente, el sistema retorna a la ventana principal en la que se
muestra una tabla con los datos de los empleados y los importes de la DD.JJ. Dicha tabla refleja siempre el
contenido actual de la base de datos. Supongamos el caso en que se agrega un empleado a la empresa,
teniendo en cuenta que eran cinco antes de incorporar al nuevo: Cuando el usuario ingresa para incorporar al
nuevo empleado, la tabla le mostrará los cinco existentes y en función de sus remuneraciones los importes de
la Declaración Jurada. Una vez que el usuario procede a dar de alta al nuevo completando los datos y
confirmando, esta novedad se registra automáticamente en la base de datos del sitio web. A partir de ese
punto el sistema notifica que se realizó satisfactoriamente la novedad y regresa a la tabla de los empleados,
pero al regresar hace una nueva lectura de la base de datos, y en éste caso los empleados que van a parecer
son los seis y los importes de la DD.JJ. se verán modificados en función de las remuneraciones del nuevo
empleado.
Nótese que no es necesario confirmar la DD.JJ. para que los datos de los empleados se registren en el servidor.
Una empresa que tenga muchos empleados podría actualizar la mitad de ellos en un momento, luego salir sin
confirmar la DD.JJ. posteriormente volver a entrar en cualquier otro momento y completar la actualización del
resto de los empleados y así tantas veces como lo deseé. Una vez que en la tabla figuren todos los empleados
con sus remuneraciones actualizadas se procede a confirmar la DD.JJ.
Cómo empezar?
Acceso al Sistema
Desde cualquier equipo conectado a Internet acceder a www.secysch.com y hacer click en la pestaña
“Aportes y Contribuciones”
En la pantalla inicial se debe hacer click en “Ingreso | Registro”
Eso lleva a la ventana de validación de identidad del usuario para permitirle el acceso al sistema. Esta área está
dividida en dos bloques: el de la izquierda es el de acceso a usuarios registrados, es decir, que ya tienen
contraseña proporcionada por el sistema (obviamente para ingresar es necesario escribir la CUIT del
empleador, la mencionada contraseña y luego presionar el botón “Ingresar”).
El bloque de la derecha es para usuarios (empleadores) que aún no están registrados. En este caso se deben
completar los campos requeridos (prestando especial atención a la CUIT y a la casilla de mail) y luego presionar
el botón “Registrarse”. Este paso se realiza sólo la primera vez que se accede al sistema ya que su única
finalidad es gestionar la contraseña de acceso que se utilizará en los posteriores ingresos. Una vez que se ha
confirmado la solicitud de registro, el sistema genera una clave aleatoria de 6 dígitos alfanuméricos y la envía a
la casilla de mail que se haya indicado. Por ese motivo es muy importante que no haya errores en la casilla de
mail. La demora en recibir el mensaje con la clave no se puede precisar, ya que está sujeta al estado de
servidores de correo de terceros, al tráfico en la red y a otros factores que no dependen de nuestro sitio. No
obstante, podemos considerar que lo normal es que éste se reciba a los pocos segundos.
Se debe tener en cuenta que al presionar el botón “Registrarse” ocurren una serie de transferencias de datos a
través de la red, la base de datos y los servidores de correo, las cuales, obviamente, insumen tiempo. Por ese
motivo puede parecer que el sistema se “cuelga” por unos segundos. Esto es absolutamente normal y una vez
finalizado el proceso el sistema lo devuelve a la pantalla de inicio.
En caso de no recibir el mensaje o de una demora demasiado prolongada, puede comunicarse a los teléfonos
de soporte para que se le proporcione una clave de acceso.
Los estudios contables o profesionales que gestionen las Declaraciones Juradas como mandatarios de varios
empleadores pueden ingresar su propia casilla de correo al dar de alta a todos sus clientes y recibir en esa
única casilla todas las contraseñas. No obstante, el trámite se considera individual, por ese motivo el
profesional no posee una contraseña única válida para todas las empresas que administre. Por seguridad no se
permite cambiar la clave recibida, aunque el empleador puede solicitar telefónicamente y en cualquier
momento cambios de clave por olvidos, extravío o cualquier otro motivo. Es importante recordar que el
sistema de claves es “case-sensitive”, o sea, sensible a mayúsculas y minúsculas, por lo tanto la misma debe
escribirse exactamente como figura en el mail.
Actualización de empleados
Una vez realizado el Log In o acceso al sistema, se muestra la única pantalla interactiva que el mismo posee. En
el proceso de planificación y desarrollo del sitio se ha puesto el foco en la simpleza de uso por parte del usuario
a través de pocas interfaces (prácticamente una sola) con comandos amigables, claros e intuitivos.
Cada vez que se acceda al sistema la pantalla aparecerá en el estado en que se dejó la última vez que se salió
del mismo, con todos los empleados, sus haberes y el monto que corresponde a la DD.JJ. en función de estos
haberes. En caso de que no exista ninguna modificación de empleados o de remuneraciones respecto de la
DD.JJ. del mes anterior, simplemente se emite la actual tal como está. De existir altas de empleados, bajas o
modificaciones, deben efectuarse las mismas y al confirmarlas, toda la DD.JJ. se recalculará automáticamente
(de la misma manera que una planilla de cálculo tipo Excel). Nótese que los cambios se graban en el servidor en
el momento de confirmar las novedades de los empleados, es decir, independientemente que se complete o
no la DD.JJ. Recordemos que una empresa con muchos empleados perfectamente podría actualizar los datos
en distintas instancias, entrando y saliendo del sistema y una vez terminada la actualización, confirmar la DD.JJ.
Obviamente, antes de emitir la primera DD.JJ. y por única vez, se deberán dar de alta todos los empleados de la
empresa.
Como ya se ha dicho, a medida que se vayan incorporando los empleados los mismos se van mostrando en la
tabla de la pantalla principal y se calculan automáticamente los importes de la DD.JJ.: el 2% obligatorio
correspondiente al Convenio, el 4% opcional en caso de que el empleado esté afiliado al Sindicato y el importe
total a abonar. Nótese que las bases de cálculo sobre las que se efectúa el porcentaje de Convenio y Sindicato
son independientes. Si bien la mayoría de los meses ambos porcentajes se aplicarán sobre el mismo monto (y
en éste caso se deberá repetir el importe), hay posibilidades de que éstos difieran, como por ejemplo los meses
de Sueldo Anual Complementario (aguinaldo), en los que un porcentaje se aplica sobre una base de cálculo y el
otro sobre otra.
La figura muestra la ventana emergente (pop up) que se abre al dar de alta, eliminar o modificar un empleado.
Es importante completar todos los campos, aún aquellos en los que se desconozca el dato real (en estos casos
completar con la frase “averiguar”, “no disponible” o alguna similar). Luego de completados los datos presionar
el botón “Grabar” para registrar los cambios o “Borrar” para eliminar al empleado de la base de datos según
corresponda. Obviamente, el botón “Cancelar” cierra la ficha del empleado sin grabar ninguna modificación.
Se debe prestar atención al formato de los campos de fecha: dos dígitos para el día, un guión medio, dos
dígitos para el mes, otro guión medio y cuatro dígitos para el año, sin dejar espacios y completando con un
cero adelante los días y meses menores a 10 (dd-mm-aaaa). Tener en cuenta que el salto de campo de hace
con la tecla “Tabulación” (normalmente ubicada en el extremo izquierdo del teclado, sobre el bloqueo de
mayúsculas e indicada con dos flechas en sentidos opuestos).
Una vez que se confirma la actualización del empleado, se cierra la ventana emergente (ficha del empleado), y
el foco regresa a la pantalla principal, reflejando en la tabla los cambios que se hubieren efectuado.
Una de las situaciones más incómodas en el uso de sitios web, se plantea cuando el contenido supera las
dimensiones de la pantalla y es necesario hacer “scroll” con las barras de desplazamiento para acceder a los
comandos de la parte inferior. Por este motivo, se tuvo en cuenta en el diseño del sitio la resolución mínima de
los monitores actuales: 1024 x 768 pixels. Prácticamente no existen hoy en día equipos que usen resoluciones
inferiores. Esto significa que aquellos usuarios con altas resoluciones en sus monitores verán todo más
pequeño que los usuarios con resoluciones menores, pero todos sin necesidad de desplazarse. Teniendo en
cuenta que la cantidad de empleados es variable y puede superar las dimensiones de la ventana que los
contiene, se optó por incorporar una barra de desplazamiento vertical pero sólo a nivel de la tabla, con lo cual
los datos y comandos de la parte inferior se mantienen siempre a la vista.
1, 2, 3, Listo!
Pasos finales
Una vez que se actualizaron los datos de los empleados y se confirmaron los importes de la Declaración Jurada,
los pasos que siguen son muy sencillos: Ingresar mes y año de la DD.JJ. y presionar en orden los botones…
1. “ Verificar”. Esto genera una consulta a la base de datos, a través de la cual el sistema determina si se
trata de una DD.JJ. original o una rectificativa para el período ingresado y lo refleja en el campo
“Secuencia”. Una vez hecho esto se habilita el segundo botón.
2. “Enviar DD.JJ.” Este botón obviamente transfiere la Declaración Jurada a la base de datos y al grabarse
la misma, el sistema devuelve un mensaje de confirmación de recepción y habilita el último botón.
3. “Formulario”. En este último paso el sistema presenta el formulario de pago y comprobante de la
DD.JJ. con un diseño muy claro. El mismo está en formato PDF (Portable Document Format) y utiliza los
comandos propios del navegador para imprimir, ampliar, reducir, mover, grabar, etc. Este formulario
debe ser impreso y se utiliza como boleta de pago. Nótese que en caso de no disponer de una
impresora (por ejemplo si se efectuó la DD.JJ. desde un equipo portátil), el formulario se puede grabar
e imprimir con posterioridad.
Listo!!! No es necesario “subir” ni enviar por mail ningún archivo, no se efectúa absolutamente ningún cambio
en el equipo del usuario (a excepción de la eventual y voluntaria grabación del formulario), ni se altera ninguna
configuración.
El pago debe efectuarse en la sucursal Chivilcoy del Banco de la Nación Argentina. El cajero cortará el talón y lo
conservará, entregando el resto del formulario sellado al empleador como comprobante de pago.