scandinavia pharma ltda.

SISTEMA DE FACTURACION Y POLITICAS
COMERCIALES
Bogotá, Diciembre 1 de 2011
Apreciado Cliente:
El objetivo de la presente comunicación es el de confirmarles nuestro sistema de
facturación y a la vez recordarles nuestras políticas comerciales aplicables en el
territorio Colombiano.
I.
DESCRIPCION DE NUESTRO SISTEMA DE FACTURACIÓN
a. Facturas de color amarillo, elaboradas por computador.
b. Al recibo de la factura el cliente acepta las condiciones de venta establecidas en
nuestra lista de precios vigentes.
c. La aceptación de la factura una vez entregada la mercadería presta mérito
ejecutivo, para la exigibilidad de las modalidades contractuales en ella convenidas.
d. La firma de la factura constituye constancia de la entrega real y material de los
productos en ella relacionados.
e. Código del producto, Cantidad, Descripción, IVA, No. de Lote, Fecha de
Vencimiento y Precio Unitario de nuestros productos según nuestros precios de
lista vigentes, soporte fundamental para nuestra política de devoluciones en
cuanto al precio a reconocer, cuando las mismas se presenten. Para productos con
precios especiales los precios serán según cotización; y estos productos serán sin
derecho a devolución, condición que será reflejada en la parte de observaciones
de la factura.
f. Nuestra factura también incluye en la parte inferior una casilla “Recibidos los
productos y aceptada esta factura por: Firma y Sello, Nombre, Identificación y
Fecha de recibido”; la cual ha sido diseñada para que en la bodega de nuestros
clientes, se sirvan diligenciarla, firmarla y sellarla, al momento de recibir nuestra
mercancía, objeto de la facturación.
Somos autorretenedores, según resolución No. 9158 de fecha 09/11/2000 de la DIAN.
También, somos Grandes contribuyentes, según resolución No. 11076 de Diciembre
14 de 2001.
Teniendo en cuenta las dos calificaciones mencionadas anteriormente, favor no
realizar ninguna retención de IVA, ICA y/o Renta, ya que somos Agentes Retenedores
de IVA e ICA.
II.
POLITICAS COMERCIALES
1. Pedidos:
Solo aceptamos el original de las órdenes de compra emitidas por el cliente, o de los
pedidos firmados y sellados por el cliente y pedidos recibidos por medio del correo
electrónico del Jefe de Compras, quien deberá efectuarlos diligentemente ciñéndose a
nuestros precios de lista vigentes, los cuales serán facturados de acuerdo a dicha lista.
Cuando el pedido corresponda a precios cotizados las órdenes de compra deben ser
emitidas por separado, y el producto siempre deberá ir marcado según la cotización.
El pedido mínimo a despachar será de Dos (2) Salarios Mínimos Legales Mensuales
Vigentes.
2. Ventas y Plazos:
a. Nuestras ventas se hacen con plazo de treinta (30) días fecha factura. Para
pedidos con precios cotizados el plazo está sujeto al acordado en la cotización.
b. No enviamos mercancía en consignación, depósito ó rotación.
c. Concedemos un descuento del cinco por ciento (5%) por pronto pago, solo si
las facturas son pagadas antes de treinta (30) días fecha de emisión de la
factura bajo condiciones normales de venta, es decir sin descuentos ni ofertas
ni precios especiales. A partir del día treinta y uno (31) NO SE OTORGARÀ
NINGÙN DESCUENTO. Para facturas con precios cotizados no se otorgará
descuento por pronto pago.
d. Se considera venta de contado, aquella cuyo pago se efectúe y se confirme el
efectivo en bancos previamente, antes de la entrega de nuestro producto.
e. SCANDINAVIA PHARMA LTDA., se reserva el derecho de despachar cualquier
pedido, cuando el cliente tenga facturas vencidas pendientes de pago y/o
cuando el cliente tenga nótas débito o saldos pendientes de pagar o haya
excedido el límite del cupo de crédito concedido.
f. Nuestros productos se facturarán con los precios vigentes en el momento de la
emisión de la factura. No aceptamos cambios en las órdenes de compra a
nuestros precios vigentes y/o cotizados
3. Pagos:
a. Cuando el pago sea efectuado a través de Transferencia Electrónica, se debe
entregar a nuestro Ejecutivo de Cuenta los soportes correspondientes a ésta,
al igual que la relación donde se describan todos los documentos pertinentes al
pago realizado y el soporte de la transacción. Dicha transferencia se debe
efectuar a la cuenta corriente No. 235067311 del Banco de Occidente.
b. También puede hacerse con cheque cruzado a nombre de SCANDINAVIA
PHARMA LTDA. (Nit: 800.133.807-1), exigiendo al Ejecutivo de Cuenta el
comprobante correspondiente. No se debe efectuar ningún pago en efectivo
a ninguno de nuestros Representantes.
c. Si al vencimiento de la factura, el cliente no ha sido visitado por nuestro
Ejecutivo de Cuenta deberá consignar directamente a SCANDINAVIA
PHARMA LTDA., a la Cuenta Corriente del Banco de Occidente No.
235067311 y enviar copia de la consignación vía fax al No. 6296505 o a los
correos electrónicos [email protected] o [email protected]
indicando la(s) factura(s) pagada(s).
d. Cualquier inquietud sobre pagos podrán comunicarse al teléfono 6461700 a las
extensiones 118 o 133.
e. El descuento por pronto pago que otorgamos es del cinco por ciento (5%),
siempre y cuando el pago se realice antes de los treinta (30) días fecha de
emisión de la factura; de acuerdo a lo indicado en el numeral 2.c. Este
descuento se aplicará al momento de recibir el pago. Dicho descuento no
aplica para facturas con precios cotizados.
f. A partir del día 31 NO SE OTORGARÀ NINGUN DESCUENTO y por lo tanto
no será aceptado ningún descuento que el cliente se tome por fuera de este
plazo. En el caso de realizar el descuento del cinco por ciento (5%) por pronto
pago fuera del plazo estipulado, éste no se autorizará y por consiguiente
quedará como saldo en la factura respectiva, lo cual impedirá autorizar futuros
despachos.
g. Si se presentan devoluciones de cheques, se cobrará el 20%, correspondiente
a la sanción estipulada en el Código de Comercio, Art. 731 y la comisión
generada por el banco la cual quedará registrada como nota débito a favor de
SCANDINAVIA PHARMA LTDA. y debe ser pagada inmediatamente, ya que el
NO pago ocasionará la retención de futuros pedidos. La devolución de tres
(3) cheques por cualquier motivo ocasionará automáticamente la
cancelación del cupo de crédito.
4. Despachos:
a. SCANDINAVIA PHARMA LTDA., se reserva el derecho de despachar por la vía
que considere conveniente.
b. La mercancía se entrega completa y en perfectas condiciones a la
empresa transportadora, por lo que cualquier faltante o deterioro, debe
notificarse a nuestro departamento de Servicio al Cliente, al teléfono
6461700 ext. 166, 119 o 128, no más tarde de dos (2) días hábiles después
de recibido el despacho; de lo contrario, se entenderá que el cliente ha
recibido a satisfacción el producto y las condiciones estipuladas en la
factura de venta, por lo tanto no habrá lugar a reclamos posteriores.
5. Devoluciones de Productos:
Solo aceptamos devoluciones de productos,
siguientes requisitos:
siempre y cuando cumplan con los
a. Cuando la compra se haya efectuado directamente a SCANDINAVIA
PHARMA LTDA.
b. Cuando los productos tengan deficiencias que puedan atribuirse a la
responsabilidad de SCANDINAVIA PHARMA LTDA.
c. Cuando la mercancía tenga como mínimo treinta (30) días antes de su
vencimiento y treinta (30) días posteriores al mismo.
d. Productos con mas de dos meses de vencidos se recibirán, pero no serán
acreditados a la cuenta del cliente.
e. Cuando el producto no haya sido solicitado.
f. Para aceptar la devolución por vencimiento el producto debe estar en
perfectas condiciones, así como el empaque y el envase; los cuales deben
ser originales, y no pueden tener roturas de nuestros sellos de garantía.
g. Toda devolución deberá ser previamente autorizada y diligenciada por
nuestro Ejecutivo de Cuenta en las dos primeras semanas del mes, quien
deberá expedir la nota de devolución de productos de SCANDINAVIA
PHARMA LTDA., en la cual deberá relacionar los productos, cantidades
devueltas, lote y fecha de vencimiento de los productos, al igual que el
número de la nota débito del cliente, la cual se debe adjuntar como soporte
de devolución del Cliente, en donde se indique las cantidades que nos están
devolviendo. Igualmente nuestro representante deberá llamar a nuestra
bodega en Zona Franca para solicitar el número de ingreso de la respectiva
devolución y una vez sea suministrado, deberá colocarlo en el formato de
devolución para que sea recibida en nuestra bodega. No aceptamos
devoluciones que no cumplan con este trámite.
h. Solo se acreditará el valor de la devolución, al momento de ser recibida en
nuestra bodega de Bogotá y se dará confirmación al cliente mediante la
elaboración de la NOTA CREDITO respectiva.
i. El cliente no podrá descontar el valor de la devolución, hasta no tener
en su poder la respectiva NOTA CREDITO emitida por el Departamento
de Servicio al Cliente de SCANDINAVIA PHARMA LTDA.
j. La NOTA CRÉDITO por los productos aceptados en devolución se hará a los
precios y en las condiciones en que fueron inicialmente facturados por
SCANDINAVIA PHARMA LTDA., deduciendo los descuentos concedidos,
bonificaciones u ofertas.
k. No acreditaremos devoluciones de productos ofertados ó bonificados y
dicha condición será estipulada en la factura.
l. No se aceptarán devoluciones de mercancía dañada o deteriorada por
causas ajenas a SCANDINAVIA PHARMA LTDA., como consecuencia de un
almacenamiento y/o manipulación inadecuada del cliente, como tampoco
aceptaremos devoluciones de productos descontinuados.
m. No se aceptarán devoluciones de productos marcados con uso
institucional o marcas especiales solicitadas por entidades.
n. Los productos de la línea Novo a saber: Novolin N, Novolin R, Novolin
70/30, Novorapid Flexpen, Novomix, Levemir, Norditropin Nordilet,
Novofine Agujas, Glucagen y los productos de cadena de frio Louten,
Louten T, Eritropoyetina y Filgastrim no serán aceptados en devolución
y dicha condición será estipulada en la factura para conocimiento
previo del cliente.
o. No se debe entregar ningún producto correspondiente a devolución a
nuestros Ejecutivos de Cuenta, a no ser que dicho Representante tenga
una autorización por escrito, firmada por el Representante Legal de
SCANDINAVIA PHARMA LTDA. Por lo tanto los productos aceptados en
devolución siempre deberán ser enviados a nuestra bodega situada en
las instalaciones de DHL GLOBAL FORWARDING, en la Carrera 106 #
15-25 Interior 116 Manzana 18 – Zona Franca de Bogotá. Teléfono: 4851422 y 4-851423.
p. El transporte de los productos devueltos será por cuenta y riesgo del
cliente.
SCANDINAVIA PHARMA LTDA., no asume ninguna responsabilidad por
acuerdos celebrados con nuestros Ejecutivos de Cuenta diferentes a las
políticas aquí establecidas, a menos que estén autorizadas por escrito por el
Representante Legal de SCANDINAVIA PHARMA LTDA.
Agradecemos que esta comunicación sea trasladada a todos sus puntos de
venta y departamentos, que estén involucrados en el ciclo de pedidos,
facturación, recepción de mercancía y pago de facturas emitidas por
SCANDINAVIA PHARMA LTDA.
Cordialmente,
GUSTAVO ADOLFO GUERRA VILLEGAS
Gerente Nacional de Mercadeo y Ventas