sistema de información de tutorías y asesorías académicas de la

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE TUTORÍAS Y ASESORÍAS ACADÉMICAS DE
LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO Y LOS
BENEFICIOS EN LOS ÍNDICES DE APROBACIÓN Y RETENCIÓN
Medio superior y Superior.
Claudia Valdez Fuentes.
Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (UAEH)
RESUMEN
La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo comprometida con la educación
ante demandas a nivel nacional e internacional, busca de manera permanente
conciliar la calidad con la equidad, tiene la responsabilidad de contribuir al
desarrollo de nuestra sociedad, a partir de nuevas formas de generar y transmitir el
conocimiento que hagan de esta casa de estudios un referente por su calidad
académica (UAEH, 2013).
Genera acciones que fortalecen sus procesos académicos, dentro de las
estrategias está el de otorgar servicios a los estudiantes, para lograr su
permanencia y tránsito en la vida universitaria, donde el Programa Institucional de
Tutorías (PIT) es factor determinante que contribuye a fortalecer y mejorar el
desempeño académico del educando (ANUIES, 2000).
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Además dentro de los procesos administrativos se requiere contar con una
adecuada organización y control de la información que generan las escuelas,
mediante el seguimiento que realiza el tutor con los estudiantes asignados, además
de la información que registra el asesor académico, de tal manera que se
reestructura el sistema de información de tutorías y asesorías académicas, como
herramienta de apoyo académico, para el adecuado seguimiento de los estudiantes
que reciben tutoría y asesoría académica.
La participación de las áreas involucradas en el proceso ha sido fundamental en la
obtención de resultados para un seguimiento adecuado de los estudiantes, y la
colaboración de coordinadores y docentes han aportado en las adecuaciones
necesarias en el sistema, herramienta que debe facilitar la obtención de datos de
manera continua.
INTRODUCCIÓN
La transformación de la educación superior en México debe permitir el proceso de
organizar, coordinar, compartir, difundir, investigar y aplicar los conocimientos en el
entorno, dando respuesta a las necesidades que el mundo requiere para un mejor
desarrollo.
Dentro de las necesidades que demanda la educación superior esta el ampliar la
cobertura, mejorar la calidad de los servicios, así como la reorganización en sus
procesos de gestión y operación; aquí, juegan un papel muy importante las
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para el apoyo de los
procesos que favorezcan de manera inmediata la comunicación y el intercambio de
información de los involucrados en la educación.
Las instituciones de educación no son ajenas a estas necesidades de reorganizar
todos sus procesos, son las principales de crear investigación para el desarrollo de
una nación, entonces las TIC’s son herramientas de apoyo que ofrecen ampliar
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oportunidades de reorganización, dentro de sus funciones está el de transmisión
del conocimiento y de sus procesos de gestión (Brunner, 2000).
El surgimiento de la Sociedad del Conocimiento a partir de la aplicación de nuevas
tecnologías ha sido un parte aguas para las Universidades, antes estos cambios
vertiginosos, se ven obligadas a innovar de manera acelerada para lograr cambios
en sus sistemas de gestión, y en el cometido de mejorar
la docencia e
investigación; especialmente porque se les exige a las Universidades actualizar el
conocimiento lo más rápidamente posible, innovar y ser eficiente, pertinente eficaz
en su labor de educar, esto es que cada uno de sus procesos en favor de los
estudiantes tenga la calidad que se requiere. Se tiene entonces la necesidad de
apoyarse en las tecnologías (Laviña y Mengual, 2008).
La Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo mediante el Modelo Educativo
(UAEH, 2004) ante las demandas nacionales e internacionales, plantea la
actualización del sistema de información institucional, buscando que sea eficiente y
confiable, para atender las necesidades que se dan en el presente y en el futuro,
así obtener información oportuna que sean útiles en la toma de decisiones, en ese
sentido la Dirección de Tutorías elabora una propuesta de restructuración del
Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas en donde se busca
que los datos que maneje la aplicación sean óptimos y funcionales para todos
aquellos que intervienen en las actividades
tutoriales, además de conocer el
impacto de la actividad tutorial, a fin de realizar y aplicar las estrategias que
favorezcan el mejoramiento.
Para el 2011 se implementa el sistema de información de tutorías y asesorías
académicas en toda la universidad, además ya para el 2012 y 2013 se realizan una
serie de adecuaciones al mismo, considerando la participación de tutores y
asesores académicos a fin de hacer más eficiente la herramienta electrónica.
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Justificación
Se ha observado que durante estos casi tres años de la implementación del
Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, ha incrementado la
participación de los tutores e incrementado la atención de los estudiantes en el
Programa Institucional de Tutorías.
El tener
como apoyo en la obtención de la información una herramienta
electrónica, permita una organización de los datos de forma inmediata, además se
realiza un seguimiento adecuado de los estudiantes y con los resultados obtenidos
las autoridades universitarias toman las decisiones adecuadas para el mejor
funcionamiento del Programa Institucional de Tutorías.
Es así que la Dirección de Tutorías de la Universidad Autónoma del Estado de
Hidalgo cumple el compromiso institucional de contar con une herramienta
electrónica esencial para la actividad tutorial, y con la firmeza de continuar
realizando mejoras al mismo, dando cumplimiento al plan de trabajo en el marco
del sistema institucional de planeación.
Objetivo
Organizar la información derivada de las actividades tutoriales, para el adecuado
seguimiento de los estudiantes, facilitando a los tutores información esencial de la
trayectoria universitaria de los educandos, a fin de obtener resultados veraces y
oportunos, que al realizar la toma de decisiones en los procesos de evaluación y
planeación permitan contribuir en el desarrollo integral del estudiante, además se
obtenga información que favorezca los índices de aprobación y retención.
Descripción
A partir del 2010 la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo a través de la
Dirección de Tutorías realizo una serie de trabajos para concretar la propuesta del
sistema de información de tutorías y asesorías académicas, donde el tutor y asesor
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académico contaran con una herramienta más completa para el desarrollo y
seguimiento adecuado de sus actividades, así mismo la Dirección de Tutorías
tenga información oportuna para la toma de decisión en los procesos de
planeación.
Por consiguiente el Sistema de Información del Tutorías y Asesorías Académica
inicio su implementación en el mes de noviembre del 2011 en las escuelas e
institutos de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo y actualmente se
encuentra operando.
Donde los responsables de mantener actualizados los datos el sistema de
información de tutorías y asesorías académicas son: La Dirección de Tutorías y
Asesorías, Coordinador Tutor de escuela o instituto, Tutor Coordinador del
Programa Educativo, Tutor, Asesor Académico y Estudiante, de tal forma que cada
uno de estos cumple una función.
La innovación de la herramienta es el registro y seguimiento de los estudiantes
que han recibido tutoría desde su ingreso a la institución, así como asesoría
académica por parte de los docentes que fungen como asesores académicos,
además se puede observar si los estudiante de nuevo ingreso requiere atención
psicológica, se tiene acceso a su carga académica y su horarios, el estudiante
puede solicitar una tutoría.
Las adecuaciones que se incluyen para el 2013 son en el módulo del estudiante,
para solicitar una tutoría en función de los horarios que el tutor proporciono para
este servicio, además puede ver la lista de asesores académicos por cada una de
sus asignaturas y los horarios que los docentes proporcionaron para su atención,
se incluye un cuestionario de satisfacción respecto de la asesoría académica.
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En lo que respecta al módulo del tutor, se incluye la detección de estudiantes que
puedan estar en riesgo de baja a través de semáforos, además de la impresión de
la constancia por cada ciclo escolar que participan en la tutoría, mencionando que
ahora el tutor directamente sube el horario que asignara la tutoría, anteriormente la
información la ingresaba tutor de programa educativo.
Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DTyA, UAEH.
En la Situación actual de estudiante por número de materias reprobadas:
Bachillerato
semestre
2
3
4
5
6
MATERIAS REPROBADAS
Máximo 7 materias reprobadas
Licenciatura
semestre
MATERIAS REPROBADAS
Máximo 9 materias reprobadas
2
3
4
5
6
7
8-9-10
Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DTyA, UAEH.
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En la implementación del sistema del sistema de información de tutorías y
asesorías académicas, la Dirección de Tutorías realizo visitas a las escuelas en los
meses de octubre y noviembre del 2011, a fin de mostrar cómo utilizar esta
herramienta para el seguimiento y registro de los estudiantes asignados en la
tutoría.
A la fecha en los cursos de inducción a estudiantes de nuevo ingreso se les indica
como ingresar al sistema de información, para solicitar tutoría, ver los horarios del
tutor, horarios del asesor académico, consultan las citas programas en la tutoría y
asesoría académica, para concluir el proceso validan cada una de ellas.
Durante estos dos años ocho meses se ha observado la participación de los
docentes en tutoría y asesorías académicas, así mismo el número de estudiantes
atendidos en ambos servicios, como se muestra en la siguiente tabla:
PERIODO
JUL-DIC 2011
ENE-JUN 2012
JUL-DIC 2012
ENE-JUN 2013
JUL-DIC 2013
ENE-JUN 2014
TUTORES
784
913
971
1211
1166
1306
TUTORADOS
12715
15911
17307
20565
20660
22309
ASESORES
ACADÉMICOS
423
489
633
717
725
807
ESTUDIANTES
5874
5793
7882
9403
10264
10904
Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DTyA, UAEH.
Además esta herramienta ha permitido generar un cubo de datos, con el cual se
genera indicadores y reportes que serán de gran utilidad en la toma de decisiones,
el trabajo en equipo entre las dependencias que integra esta universidad ha
generado obtener estos resultados tan valiosos. Pero conocer el impacto del
trabajo de los tutores en los indicadores de aprobación, retención y eficiencia
terminal, nos da cuenta de que solo se puede dar mediante la colaboración de
todas las áreas involucradas, además, con base en los resultados obtenidos las
autoridades pueden tomar las mejores decisiones para el adecuado desarrollo del
Programa Institucional de Tutorías.
7
Fuente: Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas, DGP, UAEH.
Por otro lado con base en el proceso de seguimiento de los estudiantes tutorados,
se requiere hacer más eficiente el servicio psicopedagógico, en el sentido de evitar
trámites burocráticos que retrasen la atención del estudiante y por otro lado se
requiere cumplir con los lineamientos de calidad, transparencia, confidencialidad de
datos personales e indicadores institucionales.
Se puede hacer más eficiente y sistemático el trabajo psicológico si cuenta con un
sistema de registro que no sólo permita homologar el trabajo de los psicólogos que
se dedican a la atención de los estudiantes, sino que facilite el proceso de atención
y la vinculación con otras áreas de servicios estudiantiles principalmente con la
tutoría, considerando que el docente realiza la canalización de los estudiantes que
requieren atención psicológica y al vincular de manera electrónica este servicio, la
información se obtiene de manera inmediata.
Por lo que se integra para el 2013 la propuesta del módulo psicopedagógico
electrónico, con la finalidad de coordinar, organizar, planear y controlar las
acciones desarrolladas por los psicólogos de las escuelas e institutos de la
Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.
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CONCLUSIONES:
La capacidad central de la sociedad contemporánea reside en la velocidad con la
cual las redes de individuos extienden sus conocimiento para poder visualizar,
construir y desarrollar nuevas opciones de futuro, el trabajo no es fácil no se da de
manera mecánica, se tiene que hacer la innovación continua en todas las
actividades sociales, todo esto, demanda la creatividad y capacidad de actuar en
situaciones donde se han trazado metas competidas, por ello es importante
considerar que la innovación es acelerada, existe una gran competencia entre
instituciones (Abreu y De la Cruz, 2008).
La implementación del Sistema de Información de Tutorías y Asesorías
Académicas busca dar un seguimiento adecuado de los estudiantes, además de
proporcionarle al tutor una herramienta electrónica con información importante para
el adecuado seguimiento de los estudiantes tutorados.
Cabe mencionar que se requiere en todo momento de realizar evaluación y
seguimiento del sistema, así mismo ir integrando información sobre los resultados
de cada estudiante, que estos sean con un manejo cuantitativo y cualitativo que
permitan realizar actividades de mejora, a partir de necesidades específicas que
puedan ser detectadas de manera oportuna.
La sistematización de los procesos de información que se generan en las escuelas
e institutos de nuestra universidad han permitido ofrecer un seguimiento puntual a
los estudiantes, por ello es importante seguir acumulando esfuerzos y generar
estrategias de seguimiento académico hacia los estudiantes, lo que es prioridad
para esta universidad a partir de los cambios que actualmente se están
implementando en el Sistema de Información de Tutorías y Asesorías Académicas.
Como podemos ver que la implementación del sistema de información de tutorías
y asesorías académicas se han obtenido resultados importantes principalmente en
la participación de docentes y estudiantes, que se ven reflejados en los datos
obtenidos por el sistema y en los indicadores institucionales,
sin embargo es
significativo seguir uniendo esfuerzo a fin de mejorar procesos académicos que
cumplan con las necesidades de los docentes y estudiantes, principalmente en
9
aquellos elementos que permitan favorecer la labor tutorial, tarea continua que
requiere ser considerada en el trabajo cotidiano del docente.
Las herramientas electrónica son de gran utilidad, en este caso se pretende ver el
impacto de las tutorías en los indicadores de aprobación, retención y eficiencia
terminal, con los resultados que se obtengan, se podrán tomar las decisiones
adecuadas por parte de las autoridades a fácil de aplicar estrategias de mejora en
el Programa Institucional de Tutorías y sus diferentes áreas de apoyo.
REFERENCIAS
Abreu L. y De la Cruz G. (2008). Tutoría en la educación superior: transitando
desde las aulas hacia la sociedad del conocimiento. Revista de la Educación
Superior, N° 147. México. ANUIES.
Brunner J. (2000). Educación: Escenarios de Futuro. Nuevas Tecnologías y
Sociedad de la Información. PREAL. 16, 1-51.
ANUIES. (2000). Programas Institucionales de Tutoría: Una Propuesta de la
ANUIES para su organización y funcionamiento en las instituciones de educación
superior. México. ANUIES.
UAEH (2014). Anuario Estadístico 2013 UAEH. México.
UAEH (2004). Modelo Educativo de la UAEH. México.
UAEH (2010). Programa Institucional de Tutorías de la UAEH. México.
ANUIES (2000). La Educación Superior en el siglo XXI. Líneas estratégicas de
desarrollo.
[Versión
de
Library
of
Congress].
Recuperado
de
http://books.google.com.mx/books?id=knoUQNRt0MYC&pg=PA1&lpg=PA1&dq=la+
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Laviña, J. y L. Mengual. (2008). Libro Blanco de la Universidad Digital. Editorial
Ariel y Fundación Telefónica. Madrid.
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