a secret to double productity

Utilizando métricas: guía práctica
para directivos
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Muchos managers pensamos que las personas que
hay en nuestros equipos de trabajo están el 80% de
su tiempo concentrados en tareas prioritarias…
Actividad
Tiempo
Tareas prioritarias
(coretasks)
6 horas
E-Mail
30 min
Comunicación
30 min
Reuniones
30 min
Otros
30 min
(Las tareas prioritarias o “CoreTasks” podrían ser
diseño, programación, contabilidad o cualquier
actividad directamente relacionada con las tareas
principales y más productivas de cada perfil).
Actividad
Tiempo
Tareas prioritarias
6 horas
E-Mail
30 min
Comunicación
30 min
Reuniones
30 min
Otros
30 min
Este gráfico representa la
división (por actividades) del
tiempo de trabajo en horas.
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Cuando empecemos a medir, estaremos
sorprendidos al encontrarnos esto:
Actividad
Tiempo
Tareas prioritarias
2:00
E-Mail
2:00
Comunicación
1:00
Reuniones
1:00
Otros
1:00
(*) Datos reales obtenidos de clientes actuales de WorkMeter.
Promedios para cuatro semanas.
Actividad
Tiempo
Tareas prioritarias
2:00
E-Mail
2:00
Comunicación
1:00
Reuniones
1:00
Otros
1:00
Desafortunadamente, este
gráfico representa, en muchos
casos, un desajuste real de
nuestro tiempo de trabajo.
El sueño
La realidad
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Hay una cosa importante de la que debemos
darnos cuenta: ahora tenemos métricas.
Ahora podemos definir un perfil óptimo y
realista, y proponer un plan de mejora para
que las personas lo alcancen.
Actividad
Tiempo
Tareas prioritarias
4:00
E-Mail
1:00
Comunicación
1:00
Reuniones
1:00
Otros
1:00
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Este escenario podría ser alcanzado en pocos
meses. Con métricas se puede mantener e
incluso mejorar con el tiempo.
Actividad
Tiempo
Tareas prioritarias
4:00
E-Mail
1:00
Comunicación
1:00
Reuniones
1:00
Otros
1:00
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1) Obtener las métricas y compartirlas
(cultura)
2) Definir junto a las personas el perfil óptimo
3) Definir planes de mejora para trasladar
lentamente los valores reales a los deseados.
1) Datos reales de correo
electrónico
2) Tiempo óptimo para el perfil
definido
Define un plan para acercar estos
puntos un 10% cada mes.
sigue midiendo.
sigue compartiendo.
sigue mejorando.
Gráfico obtenido con WorkMeter
Puede encontrar la opinión de cientos de expertos y
mejores prácticas para reducir tiempos de reunión o el
uso del correo electrónico. Búsquelo en Google. El punto
clave es compartir, publicar y automatizar métricas
(objetivas).
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Duplicar la productividad es posible.
Es imprescindible disponer de métricas.
Es imprescindible compartirlas.
Define los objetivos/perfiles con tu equipo de
trabajo
No intente escalar la montaña en un solo día:
◦ Defina planes de mejora.
◦ Intente alcanzar un 10% de mejora mensual o
trimestral.
◦ Implemente la cultura de la autogestión del tiempo.

Comparta. Comparta. Comparta.
www.workmeter.com
Sólo podemos mejorar aquello que podemos medir