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Activación de Pagos de Matrículas
Financieras en la Modalidad Presencial
Código
IPT-09 v.00
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1. Objetivo y Alcance
Definir las actividades y criterios necesarios para la Activación de Pagos de Matrículas
Financiera en la modalidad presencial de la Universidad de Pamplona.
Comprende desde la Recepción de Consignaciones para Activación de Matrícula
Presencial hasta el Ingreso al Aplicativo de Academusoft para el Registro del Pago
2. Responsable
El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento
es el (la) Director(a) de la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de
Pamplona.
3. Definiciones
3.1 Derechos Académicos
Es el pago que realizan los estudiantes para la activación de la Matrícula Financiera
3.2 Calidad de Estudiante
La calidad de estudiante se adquiere desde el momento en que el estudiante perfecciona
el procedimiento de matrícula en un programa y para el período académico
correspondiente, surgiendo en consecuencia los derechos y deberes establecidos en la
ley y en el presente Reglamento. CAPÍTULO I Generalidades. Art. 02, Acuerdo No.186 del
02 de diciembre de 2005. Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.
3.3 Matrícula
Acto que realiza una persona voluntariamente para inscribirse en un programa
académico, que involucra registro de la información personal, matrícula financiera y
matrícula académica. Art. 1 enciso c, del Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de 2005.
Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.
3.4 Matrícula Financiera
Es el pago de los valores establecidos, liquidados por la Dirección Administrativa de la
Universidad, dentro de las fechas establecidas en el Calendario Académico. Art 17 del
Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de 2005. Reglamento Académico Estudiantil de
Pregrado.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Amparo Serveleón Rivera
Firma
Alexandra Vargas Staper
Firma
María Victoria Bautista Bochagá
30 de Marzo de 2011
Fecha
05 de Abril de 2011
Fecha
29 de abril de 2011
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Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
4.1 Recepción de Consignaciones para
Responsable: Técnico de Tesorería Activación de Matrícula Presencial
Matricula Financiera
Los estudiantes se presentan en la oficina de Pagaduría y Tesorería con la
consignación original y una copia de la misma debidamente marcada con el nombre,
código y programa al respaldo de la original.
4.2 Ingreso al Aplicativo de
Academusoft para el Registro del Pago
Responsable: Técnico de TesoreríaMatricula Financiera
Se ingresa al aplicativo academusoft como se muestra a continuación digitando el
usuario y la contraseña.
Clic en el icono académico administrador
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Clic en liquidaciones.
4.2.1 Si el proceso se realiza manualmente se procede de la siguiente manera
Clic en liquidación individual.
Clic en datos personales
Clic buscar por datos personales.
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Se digita el código, cedula o nombre del estudiante, se indica al estudiante, se
selecciona el programa al que esta adscrito y se da continuar.
En esta imagen aparecen iconos donde podemos registrar matricula ya sea con pagos
completos o financiaciones
Realizar
Matrículas
Financieras
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Seleccionamos la matricula del estudiante y le damos continuar
Acá podemos ver la matricula financiera completa donde le damos agregar
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Se selecciona el tipo de pago, la fecha y el valor a registrar y se digitan las
observaciones del caso que hayan a lugar.
Fecha de
Pago
Tipo de
Pago
Se digita el valor a
registrar
Observaciones
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Quedando el siguiente pantallazo y se da clic en registrar
Y queda registrado el pago manualmente.
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4.2.2 si el proceso se realiza mediante archivos planos manualmente se ejecuta de
la siguiente manera.
Cuando el estudiante consigna con código de referencia pero por un error de digitación
en el momento del pago, por consignar con código del semestre anterior, por digitación
del numero de cedula en lugar del código de referencia, por códigos diferentes como de
validación o habilitación o código de referencia de otro estudiante, cuando el estudiante
consigna con el código de referencia bien pero por un mayor o menor valor etc.
Se ingresa a través del icono académico administrador
Clic en liquidaciones.
Se selecciona el icono cargar archivos plano de pagos de matricula.
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Seleccionamos procesar archivo bancario.
Seleccionamos el periodo, el año, el banco, la cuenta bancaria, la fecha y damos
continuar.
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Seleccionamos el icono ver pagos
Seleccionamos al estudiante y damos continuar.
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Revisamos que coincida el código de referencia, el valor, el estudiante y le damos
registrar donde ya quedara pagado dicho valor.
Y finaliza el registro del pago mediante archivos planos manualmente.
5. Documentos de Referencia
-
NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
MECI – Modelo Estándar de Control Interno.
Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de 2005. Reglamento Académico Estudiantil de
Pregrado.
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6. Historia de Modificaciones
Naturaleza del
Cambio
Versión
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
7. Administración de Formatos
Código.
Nombre
8. Anexos
“No Aplica”.
Responsable
Almacenamiento
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición
Final