PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 1

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
COLOMBIA
PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
Identificar y determinar la disposición final de las series y/o subseries documentales con base en la
TRD del Archivo General de la Nación, para realizar la transferencia al Archivo Central o Histórico.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los procesos del AGN
Inicia con la identificación de los expedientes para conservación total de acuerdo a los tiempos de
retención establecidos en la TRD y va hasta archivar según lo dispuesto en la TRD.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Ley 594 de 2000
Acuerdo 42 de 2002
Acuerdo 004 de 1998 que aprueba las TRD del AGN
Guía para la implementación de un PGD
Decreto 4110 de 2004, adopta la NTC-GP1000/2004
Resolución 081 de 2001, adopta el PGD y las TRD actualizadas
Resolución 0204 de 2009 Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo del AGN
NTC GP 1000:2009
NTC ISO 9001:2008
NTC ISO 14001:2008
4. GLOSARIO
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del
ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las Tablas
de Valoración Documental (TVD), con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones,
que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las TRD o TVD para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar
su información en otros soportes.
Transferencia Documental: Remisión de los documentos del Archivo de gestión al central, y de este al
histórico, de conformidad con las Tablas de Retención y Valoración Documental vigentes.
TRD: Tabla de Retención Documental.
5. CONDICIONES GENERALES
N/A
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. Conservación Total
No
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTO
PUNTOS DE
CONTROL
INICIO
Proceso: Gestión Documental
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
Código: GD-302-PD-058
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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No
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Profesional
Técnico GCA
y
1
Identificar los expedientes para
conservación total de acuerdo a
los
tiempos
de
retención
establecidos en la TRD.
2
Preparar la documentación
transferir y diligenciar FUID
Profesional
Técnico GCA
y
Realizar
la
transferencia
documental (Secundaria)
Profesional
Técnico GCA
y
3
4
Archivar
los
documentos
generados en serie 302.70.02
PGD
Profesional
Técnico GCA
y
a
DOCUMENTO
PUNTOS DE
CONTROL
TRD
N/A
Formato Único
de
Inventario
Documental
FUID
Firma
Técnico
GAC
Firma Coordinador
GAC
FUID en papel e
ISIS
Registro
FUID
Memorando
remisión
N/A
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.2. Eliminación
No
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTO
PUNTOS DE
CONTROL
INICIO
1
Identificar los expedientes
para eliminar de acuerdo a los
tiempos
de
retención
establecidos en la TRD y
relación de la documentación
de apoyo.
Profesional
y
Técnico GCA (TRD)
Jefe
oficina
productora
de
documentos
(documentos
de
apoyo)
Persona
responsable
del
Archivo de Gestión
TRD
N/A
2
Diligenciar el Formato Único
de Inventario Documental
FUID para expedientes TRD y
relación de carpetas para
documentación de apoyo.
Profesional
y
Técnico GCA (TRD)
Persona
responsable
del
Archivo de Gestión
(documentos
de
apoyo)
Formato Único de
Inventario
Documental FUID
Relación de la
documentación de
apoyo
Firma FUID y
relación
de
carpetas
Jefe
de
dependencia
Coordinador
GCA
3
Diligenciar
el
Acta
de
Eliminación de documentos y
verificar anexos
Jefe
oficina
productora
de
documentos
Coordinador GCA
Formato Acta de
Eliminación
de
documentos
Firma
responsables
4
Destrucción física de los
documentos
mediante
el
proceso de trillado y posterior
venta.
Jefe
oficina
productora
de
documentos
Coordinador GCA
Coordinador GSG
Formato Acta de
eliminación
de
documentos
totalmente
diligenciado
Firma
Coordinador
GSG
5
Archivar
los
documentos
generados en serie 302.70.02
PGD
Persona
responsable
del
Archivo de Gestión
GCA
Acta y anexos
N/A
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Proceso: Gestión Documental
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
Código: GD-302-PD-058
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se considera NO CONTROLADO
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6.3. Selección
No
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
INICIO
1
Identificar las series o subseries
documentales que deben ser
sometidas al proceso de
selección de acuerdo a los
tiempos
de
retención
establecidos en la TRD
Profesional
Técnico
(TRD)
Contratistas
y
GCA
2
Ejecutar el criterio de selección
establecido en la columna de
procedimientos de la TRD
Profesional
Técnico
(TRD)
Contratistas
y
GCA
3
Realizar
la
transferencia
documental (Secundaria)
Profesional
y
Técnico
GCA
(TRD)
Contratistas
Coordinador GCA
Memorando, FUID
TRD aplicada
4
Archivar
los
documentos
generados en serie 302.70.02
PGD
Persona
responsable
del
Archivo de Gestión
GCA
Memorando, FUID
TRD aplicada
TRD
FUID
documentos
seleccionados
N/A
de
Firma
FUID
selección
Firma
memorando
Revisión
de
anexos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.4. Microfilmación o digitalización
No.
1
2
3
4
5
6
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTO
PUNTOS DE
CONTROL
INICIO
Identificar los expedientes a Profesional
microfilmar de acuerdo a los Técnico
tiempos de retención establecidos (TRD)
en la TRD
y
GCA
TRD
N/A
Preparar los documentos
microfilmar y diligenciar FUID
y
GCA
FUID
FUID firmado por
GCA
Remitir la documentación con Coordinador GCA
memorando a la División de
Reprografía y Automatización
DRA
Memorando
Memorando
firmado GCA y
recibido en DRA
Proceder a la microfilmación o Técnico de
digitalización
División
de Microfilmación
Reprografía y Automatización DRA
Procedimiento de microfilmación.
Devolver al GCA documentos en Técnico DRA
papel, junto con informe y
Certificado por la Dirección
General
Informe de control
calidad
Certificado por la
Dirección
Informe control
de calidad
firmado Jefe de
DRA
a Profesional
Técnico
(TRD)
Archivar
los
documentos Persona
generados en serie 302.70.02 responsable del
PGD
Archivo de Gestión
GCA
Proceso: Gestión Documental
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
Memorando con el
Memorando
listado con la ubicación firmado Jefe de
del documento, numero DRA
de rollo y Certificado
por la Dirección
Memorandos, FUID.
TRD aplicada
Código: GD-302-PD-058
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se considera NO CONTROLADO
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FIN DEL PROCEDIMIENTO
7. REGISTROS
Formato Acta de Eliminación de documentos GD-302-FR-078
Formato Relación documentación de apoyo GD-302-FR-181
FUID GD-302-FR-017
Instructivo para diligenciar el FUID GD-302-IN-041
TRD GD-302-FR-077
Instructivo para diligenciar TRD GD-302-IN-042
Memorando GD-302-FR-004
Acta Final de Microfilmación GA-330-FR-161
Acta GD-302-FR-005
8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
09-04-10
2010-05-25
VERSIÓN
1
2
3
4
Proceso: Gestión Documental
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Actualización del Procedimiento
Incluir el formato Certificado por la Dirección
Se cambia el formato de fecha y se incluye
frase de control de documentos del SIG
Fecha: 2010-05-25
Versión: 4
RESPONSABLE
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Coordinador GCA
Código: GD-302-PD-058
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