Sistemas de Información en la contabilidad

Sistemas de Información en la contabilidad
Prof. Enrique M. Suárez MS
(enero 2007)
En los últimos años, los adelantos tecnológicos han tenido un fuerte impacto en los
sistemas tradicionales de contabilidad y en la teneduría de los mismos. Los sistemas de
información han sido un motor de cambio que permite dar respuestas a las necesidades de la
información contable y la velocidad en que la misma puede ser presentada.
Hoy, los sistemas de información para la contabilidad, han tenido mucha influencia en
los cambios dentro de las firmas y las compañías. Esto debido a los adelantos que se han
logrado, a la implementación de nuevos sistemas computarizados, y al trabajo y dedicación de
mucha gente que se ha dedicado a innovar nuevos productos y servicios informáticos para la
contabilidad.
Antes la contabilidad era a mano, con lápiz y papel, mientras que ahora todo esta
mecanizado y apenas se puede pensar sin utilizar programas computarizados. Así se ha logrado
ser más eficientes en el trabajo contable y el rol de este puesto ha ganado importancia en las
compañías, pasando a formar parte del grupo de gente que toma decisiones basándose en la
información financiera que tienen, y facilitada por los sistemas de información diseñados.
La contabilidad ha sido uno de los sectores más modernizados o actualizados
tecnológicamente, existiendo en la actualidad programas “softwares” en específico para el
control de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, control de inventario, nóminas, resumenes
de retención etc. Los sistemas han ayudado a facilitar al contador su trabajo y a ahorrar mucho
tiempo. Aquel tiempo que se tenía ántes para elaborar los estados financieros en la empresa,
puede aprovecharlo ahora para hacer un análisis de los mismos y para poder tomar mejores
decisiones en la compañía. Todo esto sin mencionar la minimización de errores en los
procedimientos ya que gran parte de los procesos del ciclo de contabilidad son manejados por
los programas computarizados.
Hay en la actualidad programas especiales para calcular los impuestos y que facilitan
mucho el área fiscal, disminuyendo los errores y mejorando los resultados exigidos por las
regulaciones del Departamento de Hacienda y agencias reguladoras.
A continuación, presentamos dos diagramas en donde comparamos dos sistemas de
contabilidad, uno en donde la contabilidad se lleva manual y otro sistema de contabilidad
totalmente computarizado. En el sistema computarizado, podemos apreciar desde la
disminución de tareas hasta la reducción significativa en tiempo para presentar la información.
Ciclo de Contabilidad Manual sin Sistemas de Información
9.
Prepare a postclosing trial balance
1.
Analyze
business
transactions
2.
Manually journalize
transactions
All this steps involve
time and manual preparation
8.
Manually journalize
and post closing
entries
wihich costs a lot of money
and increases the
3.
Manually post all
transactions to the
ledgers
chances of human errors.
7.
Prepare financial
statements:
Income Statements
Owner’s equity
Balance Sheet
4.
Manually prepare a
Trial Balance
This time could be
spent analyzing numbers
6.
Manually prepare an
adjusted
Trial Balance
helping management
making critical
financial decisions
5.
Journalize and post
adjusting entries:
prepayments/accruals
Ciclo de Contabilidad con Sistemas de Información
9.
Prepare a postclosing trial balance
1.
Analyze
business
transactions
2.
Electronically
journalize
transactions
From step three and
8.
Journalize and post
closing entries
forward, everithing
3.
Post all transactions
to the ledgers
is done by the
computerized accounting
7.
Prepare financial
statements:
Income Statements
Owner’s equity
Balance Sheet
system or program.
4.
Prepare a Trial
Balance
Time is basically
cut more than half
6.
Prepare an adjusted
Trial Balance
helping management
spent time analyzing and
5.
Journalize and post
adjusting entries:
prepayments/accruals
making financial decisions.
Son múltiples y diversas las aplicaciones tecnológicas que están incidiendo sobre los
procesos de trabajo y sobre las propias organizaciones de hoy día. Por lo que las nuevas
tecnologías informáticas afectan todos los aspectos de la vida laboral, lo que se puede
comprobar en los grandes cambios que han venido aparejados por su aplicación. De manera
general podemos encontrar:
1- Impacto sobre el puesto de trabajo y desempeño.
2- Impacto por el bienestar psicológico y calidad de vida laboral.
3- El impacto sobre las relaciones interpersonales y el trabajo en equipo.
4- Impacto sobre la estructura y procesos organizacionales.
Se ha caracterizado brevemente la influencia que ha tenido para el mundo
organizacional la aparición de la Informática y la necesidad que hay de asumirla como parte de
las mismas para su adaptación al entorno. Sin embargo, aunque estos avances tecnológicos son
base fundamental del desarrollo actual, debemos cuestionarnos en que medida podemos
generalizar y centralizar, únicamente, el progreso de la humanidad de estos tiempos al
surgimiento y evolución de esta Revolución Informática.