Sistema de Registro de Seguro Vida Ley

Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
SISTEMA DE
REGISTRO DE
SEGURO VIDA LEY
Guía de Usuario - Carga Masiva
Versión 1.0
Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información
y Comunicaciones
2011
Guía de usuario
Página 1
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Historia de Revisiones
Ítem
Fecha
Versión
Descripción
1
03/10/2011
1.0
Guía de usuario
Autor
Karina Yuliana Aguilar
Lugo
2
3
Guía de usuario
Página 2
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Guía de usuario
Página 3
Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Contenido
INTRODUCCION .................................................................................................................................. 5
SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY ................................................................................... 6
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA ....................................................................................... 6
1.
Paso I ................................................................................................................................. 6
1.1.
Trabajador................................................................................................................ 10
1.2.
PolizaxTrabajador................................................................................................... 10
1.3.
PolizaxBeneficiario ................................................................................................. 10
2.
Paso II .............................................................................................................................. 19
3.
Paso III ............................................................................................................................. 25
4.
Paso IV ............................................................................................................................. 28
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
INTRODUCCION
En atención a la Disposición Complementaria Transitoria del D.S. Nº 003-2011-TR que
aprueba el Reglamento de la Ley Nº 295549, donde señala que el Ministerio de Trabajo y
Promoción del Empleo deberá implementar el Registro Obligatorio de Contratos de
Seguro Vida Ley.
Con fecha 15 de Junio del 2011 se implementó el Sistema de Registro Obligatorio de
Contrato de Seguro Vida Ley el cual permite registrar los datos de la póliza, los
trabajadores y beneficiarios que forman parte de la póliza.
Asimismo, para agilizar y permitir realizar carga de datos en forma masiva, se implementa
la funcionalidad denominada Carga Masiva en el Sistema de Registro Obligatorio de
Contrato de Seguro Vida Ley.
La presente guía tiene por finalidad facilitar en el manejo del uso de la funcionalidad
Carga Masiva en el sistema.
Lima, 05 de Octubre del 2011
Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Oficina General de Estadística y Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
SISTEMA DE REGISTRO DE SEGURO VIDA LEY
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA MASIVA
Los pasos que deben seguir para la carga masiva se detalla a continuación:
1. Paso I
Los empleadores deberán ingresar la información de la póliza, trabajadores y
beneficiario en un archivo Excel el cual contiene el formato obligatorio. El archivo
en Excel deberá ser bajado de la página web del ministerio (www.mintra.gob.pe),
el nombre del archivo es “FORMATO_SEGUROVIDA.xlsm”.
Al abrir el archivo deberán habilitar el contenido de la macro; para ello deberán
seguir las siguientes instrucciones:
 Dar clic a Opciones; como se muestra en la siguiente figura
Dar clic al botón
Opciones
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
 Se mostrará la siguiente pantalla en el cual deberá dar clic a Habilitar este
contenido
Dar clic a Habilitar este
contenido
 Finalmente se abrirá de manera correcta la plantilla en excell.
Guía de usuario
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La siguiente imagen muestra la plantilla en Excel
La plantilla en Excel contiene 3 hojas: TRABAJADOR,
POLIZAxTRABAJADOR, POLIZAxBENEFICIARIO (MAYUSCULAS)
Las otras tres hojas que se muestran en minúscula son los valores que se deben
ingresar en las siguientes columnas que se encuentran de color azul
o COD. TIPO DOCUMENTO IDENTIDADHace referencia a la hoja
denominada Tipo Documento; el cual tiene los siguientes valores:
Guía de usuario
Código Tipo Documento
Descripción Tipo Documento
03
DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD
04
PARTIDA DE NACIMIENTO
06
CARNET DE EXTRANJERIA
08
PASAPORTE
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o CODIGO TIPO MONEDAHace referencia a la hoja denominada Tipo
Moneda ; el cual tiene los siguientes valores:
Código Tipo Moneda
Descripción Tipo Moneda
01
SOLES
02
DOLARES
03
EUROS
o CODIGO TIPO VINVULO FAMILIARHace referencia a la hoja
denominada Tipo Vinculo Familiar; el cual tiene los siguientes
valores:
Código Tipo Vinculo
Familiar
Guía de usuario
Descripción Tipo Vinculo Familiar
1
HIJO(A)
2
CONYUGUE
3
CONCUBINO(A)
8
PADRES
9
HERMANOS MENORES DE 18 AÑOS
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El archivo Excel está formado por tres hojas como se detalla a continuación:
1.1. Trabajador.- Contiene las siguientes columnas

Nº de documento de
identidad

Código de tipo de documento Código de tipo de documento los valores son 03, 04,
06 y 08

Apellido Paterno
Apellido paterno del trabajador

Apellido Materno
Apellido materno del trabajador

Nombres
Nombres del trabajador

Género
Género los valores son F ó M

Fecha Nacimiento
Fecha de Nacimiento de Trabajador

Concatenar
Automáticamente concatena las columnas descritas
anteriormente
Guía de usuario
Número de documento de identidad
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1.2. PolizaxTrabajador.- Contiene las siguientes columnas:

Ruc Empresa
Ruc de la empresa

Ruc empresa aseguradora
Ruc de la empresa aseguradora

Número de póliza
Número de Póliza

Fecha suscripción póliza
Fecha suscripción de póliza o fecha de suscripción de
la renovación

Fecha vigencia póliza : inicio
Fecha inicio de vigencia de la póliza

Fecha vigencia póliza: fin
Fecha fin de vigencia de la póliza

Nº documento del trabajador Número de documento del trabajador

Fecha aseguramiento del
trabajador
Fecha de aseguramiento del trabajador

Reingreso
Los valores son S ó N; S cuando la respuesta es Sí y No
cuando la respuesta es No

Fecha ingreso o reingreso
Fecha de ingreso o reingreso

Código de tipo moneda
Código de tipo de moneda los valores son 01,02 y 03

Monto remuneración
asegurable
Monto de remuneración asegurable del trabajador

Cuenta con seguro de vida en Los valores son S ó N; S cuando la respuesta es Sí y No
calidad de ex trabajador
cuando la respuesta es No

Concatenar
Guía de usuario
Automáticamente concatena las columnas descritas
anteriormente
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1.3. PolizaxBeneficiario.- Contiene las siguientes columnas:

Ruc Empresa
Ruc de la empresa

Ruc empresa aseguradora
Ruc de la empresa aseguradora

Número de póliza
Número de Póliza

Fecha suscripción póliza
Fecha suscripción de póliza o fecha de suscripción de
la renovación

Nº documento del trabajador Número de documento del trabajador

Fecha aseguramiento del
trabajador
Fecha de aseguramiento del trabajador

Beneficiario– Nº documento
de identidad
Número de documento de identidad del beneficiario

Beneficiario- código de tipo
de documento
Código de tipo de documento los valores son 03, 04,
06 y 08

Beneficiario-apellido paterno Apellido paterno del beneficiario

Beneficiario-apellido Materno Apellido materno del beneficiario

Beneficiario-Nombres
Nombres del beneficiario

Beneficiario-fecha
aseguramiento
Fecha aseguramiento del beneficiario

Beneficiario-género
Género los valores son F ó M

Código vinculo familiar
Código de vinculo familiar los valores son 1, 2, 3, 8 y 9.

Concatenar
Automáticamente concatena las columnas descritas
anteriormente
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Luego de ingresar la información en las tres hojas descritas en la parte superior se
debe concatenar la información, para ello debe seguir los siguientes pasos:

Hoja: TRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna H
(Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la última fila donde haya ingresado
la información.
Dar clic en la segunda fila
de columna H
Al arrastrar el mouse se deberá tener lo siguiente:
Al arrastrar el mouse se debe
tener todas las filas
concatenadas
Guía de usuario
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
Hoja: POLIZAxTRABAJADOR.- Dar clic en la segunda fila de la Columna N
(Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la última fila donde haya ingresado
la información.
Dar clic en la segunda fila de
columna N
Al arrastrar el mouse se deberá tener lo siguiente:
Al arrastrar el mouse se debe
tener todas las filas
concatenadas
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley

Hoja: POLIZAxBENEFICIARIO.- Dar clic en la segunda fila de la Columna P
(Concatenar) y arrastrar el mouse hasta la última fila donde haya ingresado
la información.
Dar clic en la segunda fila de
columna P
Al arrastrar el mouse se deberá tener lo siguiente:
Al arrastrar el mouse se debe
tener todas las filas
concatenadas
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Luego de concatenar la información en las tres hojas descritas en la parte superior
se debe validar la información; para ello deberán seguir las siguientes
instrucciones
 Dar clic en el ítem Vista; como se muestra en la siguiente imagen
Dar clic en el ítem Vista
 Dar clic en el ítem Macros; como se muestra en la siguiente imagen
Dar clic en el ítem Macros
 Luego deberá dar clic en el ítem Ver macros
Dar clic en Ver macros
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
 Se mostrará la siguiente pantalla; el cual muestra la lista macros.
Lista de Macros
 Las macros deberán ejecutarse en el siguiente orden:
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
1. ValidarTrabajador_1
Valida la hoja TRABAJADOR; si detecta alguna
inconsistencia el mensaje error se mostrará de
color rojo.
2. ValidarPolizaxTrabajador_2
Valida la hoja POLIZAxTRABAJADOR; si detecta
alguna inconsistencia el mensaje error se
mostrará de color rojo.
3. ValidarExistenciaTrabajador_3
Valida que los Números de Documento de
Identidad del Trabajador que se ingresaron en
la columna G de la hoja POLIZAxTRABAJADOR
se encuentren en la columna A de la hoja
TRABAJADOR; si detecta alguna inconsistencia
se mostrará el siguiente mensaje en color rojo:
Número de Documento XXXXXXXX No Existe,
verifique
4. ValidarPolizaxBeneficiario_4
Valida la hoja POLIZAxBENEFICIARIO; si detecta
alguna inconsistencia el mensaje de error se
mostrará de color rojo
5. ValidarExistenciaTrabajador_5
Valida que los Números de Documento de
Identidad del Trabajador que se ingresaron en
la columna E de la hoja POLIZAxBENEFICIARIO
se encuentren en la columna G de la hoja
POLIZAxTRABAJADOR; si detecta alguna
inconsistencia se mostrará el siguiente mensaje
en color rojo:
Número de Documento XXXXXXXX No Existe,
verifique
6. CrearArchivoTrabajador_6
Permite crear el archivo de extensión .txt de la
hoja TRABAJADOR.
7. CrearArchivoPolizaxTrabajador_7
Permite crear el archivo de extensión .txt de la
hoja POLIZAxTRABAJADOR.
8. CrearArchivoPolizaxBeneficiario_8
Permite crear el archivo de extensión .txt de la
hoja POLIZAxBENEFICIARIO.
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
 Al ejecutar las macros del ítem 6,7 u 8; los archivos de extensión .txt se
almacena en la unida C:\ArchivosPoliza de su computadora.
Carpeta ArchivosPoliza
Archivos de extensión .txt
2. Paso II
Los empleadores deberán ingresar al sistema de contratos de seguro vida Ley;
para adjuntar los archivos con extensión .txt.
Los pasos a seguir para adjuntar los archivos con extensión .txt, se detalla a
continuación:
 En el Sistema de Registro de Seguro Vida Ley, dar clic al menú “Masivo”
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
Dar clic al menú masivo
 La opción del menú masivo está formado por los siguientes ítems:



Ingreso de Archivos Masivos
Ingreso de Archivos Masivos en Referencia a una Póliza que
se encuentra Registrado
Reporte de Errores de Migración - Registro Masivo
Opciones del menú Masivo
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
 Para realizar la carga inicial deberá dar clic a la opción número 1.- Ingreso
de Archivos Masivo,
 Para poder adjuntar los archivos de extensión .txt que fueron generados por
las macros, deberá seleccionar en la opción Tipo de Archivos los siguientes
ítems en el orden como se detalla a continuación:
 Trabajador
 PolizaxTrabajador
 PolizaxBeneficiario
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
 Luego deberá adjuntar el archivo, para ello deberá dar clic al botón
Examinar y seleccionar de la carpeta ArchivosPoliza el archivo .txt según
c
o
r
r
e
s
p
o
n
d
a
.
 Luego deberá dar clic al botón enviar, el cual les mostrará un mensaje con
el nombre que el sistema internamente asignó al archivo de extensión .txt.
Nombre asignado por el
sistema
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
 Una vez ingresado los archivos de extensión .txt los empleadores deberán
esperar 24 horas para poder visualizar la información en el sistema.
 Para poder visualizar la información que se han cargado de los archivos de
extensión .txt deberán ir a la opción del menú Gestionar Contratos de
Seguro Vida Ley y luego buscar la póliza (Procedimiento que se realiza a la
fecha para buscar una póliza en el registro individual)
Paso 1
Buscar
Paso 2
Dar clic
 Luego deberá dar clic al número de la póliza que se encuentra de color azul
(Paso 2 como se muestra en la imagen anterior); el cual mostrará la
pantalla con los trabajadores y beneficiarios ingresados en la carga masiva.
 Para listar los trabajadores y beneficiarios que no fueron registrados por
alguna inconsistencia deberá ir a la opción del menú Masivo3.-Reporte de
errores de Migración-Masivo.
Dar clic al ítem
número 3
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
 Luego deberá seleccionar en la opción Tipo los siguientes ítems en orden
que se detalla a continuación:
o Trabajador
o PolizaxTrabajador
o PolizaxBeneficiario
En fecha de registro deberá ingresar la fecha que hizo el envío de los
archivos con extensión .txt; finalmente dar clic al botón imprimir.
Paso 1 Seleccionar
uno de los ítems
Paso 2 Ingresar
Fecha de envío
Paso 3 Dar clic al
botón imprimir
 Si existiera error en la carga masiva el sistema mostrará un reporte de
errores; en la columna observaciones se detalla el error por el cual no se
realizó el registro en la base de datos.
Guía de usuario
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Sistema de Registro de Seguro Vida Ley
3. Paso III
Los empleadores que desean hacer carga masiva en relación a una póliza que ya
se encuentra registrado deberá ir a la opción del menú masivo ítem número 2.Ingreso de archivos masivos en referencia a una póliza que se encuentra
registrado.
Dar clic al ítem
número 2
 Deberán buscar la póliza; para ello es obligatorio seleccionar la compañía
aseguradora e ingresar el número de póliza.
Paso 1 Seleccionar la
compañía aseguradora
Paso 2 Ingresar el número
de póliza
Guía de usuario
Paso 3 Dar clic al
botón buscar
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 Se recomienda verificar la fecha de suscripción de la póliza al cual va
adjuntar los archivos de extensión .txt. (Recuerde que una póliza puede
tener diferentes fechas de suscripción ya que estas se pueden renovar)
Verificar la fecha de
suscripción de la póliza
 Luego deberá dar clic a la columna de Trabajador, PolizaxTrabajador o
PolizaxBeneficiario según corresponda para adjuntar los archivos con
extensión .txt. La columna de número de operación es un número de
identificación que el sistema asigna.
Guía de usuario
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Para adjuntar archivos de Trabajador
Para adjuntar archivos de PolizaxTrabajador
Para adjuntar archivos de PolizaxBeneficiario
Guía de usuario
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4. Paso IV
Finalmente los empleadores deberán enviar la póliza al Ministerio; para ello
deberán seguir las siguientes instrucciones.
 Ir al menú Gestionar Contratos Seguro Vida
Dar clic en Gestionar
Contratos Seguro Vida
 Deberá buscar la póliza; para ello es obligatorio seleccionar la compañía
aseguradora e ingresar el número de póliza.
Guía de usuario
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 Deberá cargar los datos de la póliza para ello deberá dar clic al número de la
póliza
Dar clic al número de póliza
 Deberá adjuntar la póliza escaneada en formato pdf.
Guía de usuario
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o
Paso 1 : Adjuntar la póliza
escaneada; se recomienda
leer las recomendaciones
Paso 2: Enviar la Póliza
Guía de usuario
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 Finalmente deberá dar clic al botón Enviar Póliza como se muestra en el
paso 2 de la imagen anterior.
Guía de usuario
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