Aceptación del servicio - Planeación y Evaluación

Aceptación del servicio
PRO-27-1-03-04
MACROPROCESO
NIVEL 1
Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios
FECHA PUBLICACIÓN 09/11/2015
NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
1.
Tabla de Contenido
OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
4.
5.
3.1.
Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2.
Lineamientos ....................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2
4.1.
Responsable del Proceso..................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades ............................................................................................................... 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................. 2
5.1.
Diagrama de flujo – Aceptación del servicio ....................................................................... 2
5.2.
Descripción de actividades – Aceptación del servicio ......................................................... 2
6.
DEFINICIONES .............................................................................................................................. 3
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 3
8.
INDICADORES .............................................................................................................................. 3
9.
RIESGOS ....................................................................................................................................... 4
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 4
11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 4
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NIVEL 1
Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios
FECHA PUBLICACIÓN 09/11/2015
NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
1. OBJETIVO
Validar y confirmar que el servicio se haya prestado en las condiciones estipuladas en el
pedido de servicios.
2. ALCANCE
Inicia cuando se recibe la factura del servicio prestado en la Unidad
Académica/Administrativa y finaliza con la entrega del número de aprobación al proveedor
o con el proceso de Compras Generales de servicios.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
No aplica.
3.2. Lineamientos
 Solo lo puede realizar la persona designada por la Unidad
Académica/Administrativa que tiene los permisos correspondientes en SAP.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Jefe de la Unidad Académica/Administrativa.
4.2. Responsabilidades
Unidad Académica/Administrativa:



Verificar que el servicio prestado haya sido consistente con lo solicitado.
Realizar en SAP la aceptación del servicio.
Entregar al Proveedor el número de aprobación.
Proveedor:


Prestar el servicio con las especificaciones solicitadas.
Entrega la factura correspondiente al servicio prestado.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo – Aceptación del servicio
5.2. Descripción de actividades – Aceptación del servicio
ENTRADA
Factura del servicio
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Compra de bienes y/o servicios
PROVEEDOR
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NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
Proveedor
SALIDA
Servicio aceptado
CLIENTE
PRO-25-3-01-01 Cuentas por pagar generadas desde MM
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
Entregar factura
Se entrega la factura del servicio a la
persona autorizada dentro de la Unidad
Académica/Administrativa.
Proveedor
2
Verificar servicio
prestado vs lo solicitado
Con la factura recibida se verifica que el
servicio haya cumplido con lo solicitado.
Unidad
Académica/Adminis
trativa
3
Solicitar nueva
prestación del servicio
Se solicita un nuevo servicio que cubra lo
solicitado anteriormente.
Unidad
Académica/Adminis
trativa
Firmar documento de
soporte
La persona autorizada dentro de la
Unidad Académica/Administrativa firma
la factura del servicio entregada por el
proveedor y se entrega nuevamente al
proveedor.
Unidad
Académica/Adminis
trativa
5
Aceptar servicio
La persona autorizada dentro de la
Unidad Académica/Administrativa
realiza la aceptación del servicio por
medio de SAP.
Unidad
Académica/Adminis
trativa
6
Entregar número
de aprobación
Unidad
Se le entrega al proveedor el número de
Académica/Adminis
aprobación del servicio aceptado en SAP.
trativa
4
SISTEMA
DOCUMENTOS
Factura
Remisión o Acta de
entrega
SAP
6. DEFINICIONES
No aplica.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
PRO-25-3-01-01 Cuentas por pagar generadas
desde MM
8. INDICADORES
No aplica.
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Gestión administrativa
Compra de bienes y/o servicios
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NIVEL 2
Generar orden de compra y/o de
servicios
9. RIESGOS
OPERATIVO
No verificar el servicio y aceptar un servicio no prestado o no prestado correctamente
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
03/11/2011
Publicación
03/11/2011
Elaboración
06/08/2015
Publicación
09/11/2015
0
1
11. APROBACIÓN
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
Rocío Pérez
Ingeniera de procesos
06/08/2015
Alberto Poveda
Coordinador de procesos
29/10/2015
Alejandro Garzón Forero
Coordinador almacén
12/08/2015
Paola Andrea Garcia
Jefe de Compras y Activos Fijos
09/11/2015
REVISÓ
APROBÓ
Dirección de Planeación y Evaluación
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