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Beatriz Correas Suarez Consultas en Microsoft Access • Consultas •Se utilizan para recuperar los datos de las tablas •Permiten •Seleccionar un conjunto de registros que cumplan una determinada condición •Limitar los campos a visualizar •Combinar los datos que provienen de tablas distintas Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº1 Consultas en Microsoft Access • Crear una consulta •Seleccionamos Consulta •Seleccionamos Nueva/Vista Diseño •En Mostrar Tabla, agregamos las tablas de donde vamos a obtener información •Insertamos campos •Orden: ascendente, descendente, ninguno •Mostrar: activamos/no activamos •Criterios: especificamos las características que determinan la búsqueda •Ejecutamos la consulta Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº2 Informática Básica 1 Beatriz Correas Suarez Consultas en Microsoft Access • Ejemplo 1: una consulta sencilla que selecciona sólo algunos campos: Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº3 Consultas en Microsoft Access • Ejemplo 2: seleccionar sólo algunos campos y ordenarlos por algún campo Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº4 Informática Básica 2 Beatriz Correas Suarez Consultas en Microsoft Access • Ejemplo 3: seleccionar sólo algunos campos y que se cumpla una condición: Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº5 Consultas en Microsoft Access • Ejemplo 4: seleccionar campos desde varias tablas Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº6 Informática Básica 3 Beatriz Correas Suarez Consultas en Microsoft Access • Expresiones a utilizar en criterios 1. Rangos de valores: Para buscar un rango de valores dentro de un campo • Entre ... Y …: para seleccionar las pruebas cuyo código está entre el 2 y el 4 se pondría: Entre 2 y 4 • >, <, >=, <= Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº7 Consultas en Microsoft Access • Expresiones a utilizar en criterios 2. Listas de valores: Para buscar un conjunto de valores dentro de un campo • En ( ... ; … ; … ): para seleccionar las pruebas 1,3 y 5 pondríamos En (1 ; 3; 5) Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº8 Informática Básica 4 Beatriz Correas Suarez Consultas en Microsoft Access • Expresiones a utilizar en criterios 3. Comodines: Para buscar datos genéricos • * : cualquier número de caracteres para seleccionar las personas cuyo apellido acabe en ez “*ez” • ? : un solo carácter Para seleccionar las personas cuyo apellido sea Jiménez o Giménez “?iménez” • #: un solo dígito 123#567 selecciona números que empiecen en 123, tengan otro dígito cualquiera, y acaben en 567 Consultas Nº9 Consultas en Microsoft Access • Expresiones a utilizar en criterios 4. Nulos: Para buscar campos con datos o sin datos • Nulo: No contiene ningún dato Para seleccionar los registros a los que nos falta el teléfono Es Nulo • Negado Nulo: Contiene datos Para seleccionar los registros en los que sí tenemos teléfono Es Negado Nulo Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº10 Informática Básica 5 Beatriz Correas Suarez Consultas en Microsoft Access • Expresiones a utilizar en criterios 5. Fechas: Para buscar campos con fechas deternminadas • Fecha() : compara con la fecha actual Para buscar las personas que han nacido hoy Fecha() • Ahora() : compara con la fecha y hora actual • Año( una_fecha ): compara con el año de una fecha Para buscar las personas que han nacido en el año 1986 Año ( [fechanacimiento]) = 1986 Consultas Nº11 Consultas en Microsoft Access • Referencias a un campo Para utilizar como criterio de selección el valor de un campo determinado, se escribe el nombre de la tabla (entre corchetes), seguido de una admiración y el nombre del campo (entre corchetes) [nombre_de_tabla] ! [nombre_de_campo] Comparar la puntuación con la mínima de los hombres: [Pruebas]![MinimoH] Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº12 Informática Básica 6 Beatriz Correas Suarez Consultas en Microsoft Access • Campos calculados • Pueden crearse campos nuevos que se formen a partir de los ya existentes: 1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos 2. Se escribe la operación, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ] Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº13 Consultas en Microsoft Access • Línea de totales •Se utiliza para agrupar los datos de una consulta activa y realizar cálculos acumulativos como sumas, promedios, contar,... Función Descripción Suma Total de los valores de un campo Prom Promedio de los valores de un campo Mín Menor valor de un campo Máx Mayor valor de un campo Cuenta Número de valores de un campo, sin contar los valores Null (en blanco) DesvEst Desviación estándar de los valores de un campo Var Varianza de los valores de un campo Agrupar por Definir los grupos para los que desea realizar los cálculos. Expresión Crear un campo calculado que incluya una función agregada en su expresión. Donde Especificar los criterios de un campo que no esté utilizando para definir los grupos. Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte Consultas Nº14 Informática Básica 7
