Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 1. TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ............................................................................................................................... 4 2. DERECHO DE PETICIÓN................................................................................................................. 5 2.1. SE HACE NECESARIO INVOCAR EL DERECHO DE PETICIÓN? ...................................... 5 2.2. FINALIDAD DEL DERECHO DE PETICIÓN ................................................................................. 5 ¿CUÁL ES EL CONTENIDO DE UN DERECHO DE PETICIÓN? ...................................................... 6 ................................................................................................................................................................ 6 ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN? ...................................... 6 .................................................................................................................................................................... 6 2.3. CLASES DE PETICIONES ............................................................................................................ 7 2.4. TERMINOS DE RESPUESTA1 ...................................................................................................... 8 3. 4. CANALES DE RECEPCION DEL DERECHO DE PETICION ........................................................ 9 3.1. CANAL TELEFÓNICO y PRESENCIAL: .................................................................................. 9 3.2. CANAL VIRTUAL: ..................................................................................................................... 9 3.3. BUZONES .................................................................................................................................. 9 ATENCION A LOS DERECHOS DE PETICION ............................................................................ 10 4.1. ASPECTOS GENERALES DEL DERECHO DE PETICIÓN ................................................. 10 4.1.1. Competencia ................................................................................................................... 10 4.1.2. Atención prioritaria de peticiones 2: ................................................................................. 10 4.1.3. Peticiones incompletas y desistimiento tácito:............................................................... 11 4.1.4. Desistimiento expreso de la petición:............................................................................. 11 4.1.5. Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. ...................... 11 4.1.6. Interrupción de términos: ............................................................................................ 12 4.1.7. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas: ................................................... 12 4.2. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS PARA RESOLVER .... 13 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 5. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA RADICACIÓN DE LAS PQR´S EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ...................................................................................................................... 14 6. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 20 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 1. INTRODUCCION El derecho de petición, es el principal instrumento jurídico mediante el cual cualquier ciudadano puede acudir a la Administración Publica con el fin de obtener la respuesta oportuna a sus quejas, reclamos, solicitudes y sugerencias, enmarcadas dentro del mismo. De igual forma podrán solicitar a la Administración que exponga las razones de las decisiones consignadas en su respuesta. Todos los ciudadanos independientemente de su nacionalidad pueden acudir a este instrumento. Normativamente se encuentra enmarcado en el artículo 23 de la Constitución Política Colombiana que establece “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.” De igual forma la Ley 1437 de 2011 "Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo" en los capítulos I, II y III del Título II. Consagra el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, formular consultas y a obtener pronta resolución, así mismo a acceder a documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. (TRANSITORIAMENTE SE ENCUENTRA VIGENTE EL DECRETO 01 DE 1984) En el mismo sentido el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece “Las autoridades deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo.” De otra parte el artículo 55 de la Ley 190 de 1995. "Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad de la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa", señala la obligación de resolver y contestar las quejas y reclamos siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para el ejercicio de los derechos de petición. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 2. DERECHO DE PETICIÓN Es aquella solicitud que toda persona tiene derecho a presentar ante las autoridades públicas y/o instituciones de manera respetuosa por motivos de interés general o particular, con el fin de obtener una pronta resolución de lo requerido, en los términos señalados por la Ley. 2.1. SE HACE NECESARIO INVOCAR EL DERECHO DE PETICIÓN? El artículo 13 de la ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) establece “…Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. (subrayado fuera de texto) Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos….” 2.2. FINALIDAD DEL DERECHO DE PETICIÓN Se establece que la finalidad de este derecho constitucional, es la de iniciar una actuación administrativa en interés general o particular para acceder a la información, sobre las actuaciones desarrolladas por la entidad a la cual el peticionario acude. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) ¿CUÁL ES EL CONTENIDO DE UN DERECHO DE PETICIÓN? Artículo 16 del CPACA: Toda petición deberá contener por lo menos: 1. La designación de la Autoridad a la que se dirige. 2. Nombres y Apellidos Completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica. 3. Objeto de la petición. 4. Las razones en que se fundamente su petición 5. La relación de los requisitos exigidos por la Ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite. 6. La firma de la petición cuando fuere el caso “La autoridad tiene la obligación de examinar integralmente la petición y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente que no sean necesario para resolverla.” 29/05/2015 ¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN? La Corte Constitucional ha determinado mediante sentencia T814/05 que la esencia del Derecho de Petición contiene tres elementos: 1. Pronta resolución. 2. Respuesta de fondo 3. Notificación de la respuesta al interesado. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 El derecho de petición tiene aplicación individual o colectiva, es decir, que esté involucrado el interés y bienestar general de la comunidad o el interés y bienestar del propio solicitante. Así las cosas, el derecho de petición puede tener dos manifestaciones: a. Petición de interés general, cuando la solicitud se hace sobre derechos generales de la colectividad. Por ello también se le denomina de interés social, colectivo o comunitario. b. Petición de interés particular, el cual corresponde a las solicitudes que afecten o sea de interés de índole personal. 2.3. CLASES DE PETICIONES Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación a la conducta irregular realizada por uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones. Reclamo: Es la manifestación ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la no atención oportuna de una solicitud. Sugerencia: Es una propuesta que se presenta para incidir o mejorar un proceso cuyo objeto está relacionado con la prestación de un servicio. Consulta: Son las peticiones formuladas ante las autoridades con el fin de que estas expresen su opinión, su concepto, o dictamen sobre determinada materia relacionada con sus funciones o con situaciones de su competencia. La finalidad del derecho de petición, dentro de esta modalidad, es obtener un concepto sobre las materias que le han sido confiadas a la Entidad. Denuncia: Es la comunicación mediante la cual se pone en conocimiento de la autoridad competente la comisión de un delito o de una falta, con el fin de que esta inicie las investigaciones preliminares que permitan constatar la veracidad acerca de la ocurrencia del hecho ilícito así como el presunto autor del mismo. Solicitud de información: El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y en particular, a que se expida copia de sus documentos en los términos que determine. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 Solicitud de copias: Mecanismo mediante el cual se solicita a la Entidad copia de los documentos que reposan en los archivos de Parque Nacionales. Es de anotar que este derecho de petición es el único que tiene un costo, de acuerdo con la regulación interna establecida por la Entidad. 2.4. TERMINOS DE RESPUESTA1 a) Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) en interés general o particular, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recepción. b) Las consultas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su recepción. c) Las peticiones de documentos dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada y por consiguiente, no se podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. Los términos cuentan en días hábiles a partir del día hábil siguiente a la fecha de recepción de los derechos de petición, quejas, reclamos y solicitudes en Parques Nacionales Naturales de Colombia cualquiera que sea el medio por el cual ingresó. 1 Transitoriamente se está aplicando el artículo 6 del Decreto 001 de 1984 (anterior código contencioso administrativo) hasta tanto entre en vigencia la ley estatutaria. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 3. CANALES DE RECEPCION DEL DERECHO DE PETICION 3.1. CANAL TELEFÓNICO y PRESENCIAL: Los ciudadanos tienen la posibilidad de interponer sus peticiones comunicándose directamente con Parques Nacionales Naturales al PBX: 3532400 o al 01 8000129722 o en las sedes de la entidad, (las cuales podrán ser consultadas en la página web www.parquesnacionales.gov.co) donde se atenderá su solicitud registrando su petición en el Sistema de Gestión Documental en el horario laboral. 3.2. CANAL VIRTUAL: Para realizar una petición de forma virtual, el ciudadano puede realizar la misma a través de: Página Web, en la dirección www.parquesnacionales.gov.co, el peticionario podrá ingresar en la opción Servicio al Ciudadano, al link peticiones quejas, reclamos y solicitudes, donde diligenciará el respectivo formulario para que su requerimiento sea ingresado al sistema. Correo electrónico, a través del correo institucional [email protected], el ciudadano podrá remitir su comentario o requerimiento para que este sea atendido o direccionado a la dependencia competente de responder el mismo. Si el usuario utiliza el canal virtual se deberá registrar su dirección de correo electrónico para que la entidad pueda continuar la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. 3.3. BUZONES Los ciudadanos pueden registrar sus PQRS diligenciado el formato vigente de Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes, depositándolo en los buzones que se encuentran disponibles en el nivel central y sedes de las Direcciones Territoriales y Áreas Protegidas. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 4. ATENCION A LOS DERECHOS DE PETICION Es importante para la entidad identificar el esquema de atención y tratamiento a los derechos de petición, teniendo en cuenta lo establecido por la ley, para esto se deben señalar los aspectos generales que determinan y orientan al derecho de petición: 4.1. ASPECTOS GENERALES DEL DERECHO DE PETICIÓN La presentación del Derecho de Petición por parte de los ciudadanos puede cobijar diferentes generalidades que se deben tener en cuenta al momento de recibir, gestionar o emitir la respuesta del mismo. 4.1.1. Competencia Son competentes para atender las peticiones (quejas, reclamos y solicitudes) formuladas a Parques Nacionales Naturales, las dependencias que según sus funciones tengan relación directa con la solicitud presentada. Sin embargo si la dependencia a quien se dirige la petición no es la competente, se informará de inmediato al interesado si la solicitud es verbal o dentro de los diez (10) días siguientes a la recepción si es escrita y remitirá la petición al competente enviando copia del oficio remisorio al peticionario. 4.1.2. Atención prioritaria de peticiones2: Se dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental, cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicios invocados. Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario, se deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para evitar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición. 2 La prueba sumaria es una prueba que tiene la característica de presentar la existencia de un hecho, pero que no ha sido discutida por la parte contraria, Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 4.1.3. 29/05/2015 Peticiones incompletas y desistimiento tácito: Cuando se evidencie que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, se requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes, y a partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición. Si el peticionario no solicita un nuevo plazo hasta por un término igual a la primera solicitud antes de su vencimiento, se entenderá que desiste de la misma. Vencidos los términos Parques Nacionales Naturales mediante un acto administrativo motivado decretara el desistimiento y el archivo de la solicitud, anotando que contra este acto administrativo procede únicamente el recurso de reposición, sin embargo la anterior solicitud podrá presentarse nuevamente con el lleno de los requisitos legales. 4.1.4. Desistimiento expreso de la petición: Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada. 4.1.5. Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la autoridad que invoca la reserva, corresponderá al respectivo Tribunal Administrativo, decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada. Para ello, el funcionario enviará la documentación correspondiente al respectivo Tribunal Administrativo el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá en los siguientes casos: 1. Cuando el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente. 2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio o decide no evocar conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo Tribunal Administrativo. 4.1.6. Interrupción de términos: Cuando excepcionalmente no sea posible resolver la petición en los plazos señalados, se deberá informar de inmediato esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento de los términos señalados anteriormente, expresando los motivos de la demora e indicando el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. 4.1.7. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas: Toda petición debe ser respetuosa, sin que se entienda irrespeto el solicitar de manera enérgica, de otra parte cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición se devolverá al interesado para que corrija o aclare su solicitud dentro de los diez (10) días siguientes y en caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición. Adicionalmente, respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la autoridad podrá remitirse a las respuestas anteriores. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 4.2. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS PARA RESOLVER El artículo 31 de la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo." Establece que La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas de que trata esta Parte Primera del Código; constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria” Para el caso de los contratistas, Parques Nacionales Naturales podrá interponer procesos de multa y de declaratoria de incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía única de cumplimiento que ampara dichos contratos, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 14 del Decreto 4828 de 2008. Sanciones: La demora injustificada en absolver las solicitudes será sancionada disciplinariamente por Parques Nacionales Naturales, sin perjuicio de la acción prevalente de la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con las normas legales vigentes. Cuando no se dé cumplimiento a los términos establecidos, el Jefe Inmediato tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia, deberá sin perjuicio de los procesos disciplinarios a que haya lugar, requerir al funcionario responsable para que atienda la solicitud y de respuesta en forma inmediata a dicho requerimiento. Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 5. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA RADICACIÓN DE LAS PQR´S EN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Radicación de entradas : Campos obligatorios - Fecha de recepción real de la solicitud Medio de recepción Tipo de Solicitud (Derecho de petición) Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) Digitalización del documento: Registro de la respuesta - Clasificación de la PQRS – Selección de tipología 29/05/2015 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) - Cargue de respuesta 29/05/2015 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) - Descripción del archivo cargado - Radicación de la respuesta 29/05/2015 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) - Confirmación de la respuesta cargada a la solicitud. 29/05/2015 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) Matriz de seguimiento - Filtro de fechas y Dirección Territorial 29/05/2015 Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) 29/05/2015 Notificaciones por correo electrónico 6. CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA ANTERIOR VERSION ANTERIOR VERSION ANTERIOR MOTIVO DE LA MODIFICACION Se incluye el tema de Felicitaciones, en donde se indica la importancia de dar respuesta a las mismas 22/05/14 Se elimina en el punto 5.2.4 el seguimiento a la calidad de respuesta toda vez que se está parametrizando la matriz en el ORFEO, y una vez se realicen ajustes se realizará una prueba piloto sobre el tema para así retomar el mismo. Se reorganiza lo relacionado con Orfeo , especificando los aspectos a tener en cuenta en la radicación y respuesta de la PQRS. Se realizan ajustes relacionados con normatividad y se colocan algunas notas aclaratorias. 1 08/09/14 2 APROBACION Elaboró Revisó Nombre Fabián Castro Vargas / Alex Mauricio Beltrán / Gabriel Ramírez/Nubia Mosquera/Luz Dary González Muñoz Cargo Contratistas Fecha 21/05/2015 Nombre Luis Alberto Ortiz Código: AU_IN_04 INSTRUCTIVO DE DERECHOS Versión: 3 DE PETICION Vigente desde: (QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES) Aprobó Cargo Coordinador Grupo de Procesos Corporativos Fecha 22/05/2015 Nombre Nubia Lucía Wilches Quintana Cargo Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha 29/05/2015 29/05/2015