instructivo de derechos de peticion (quejas, reclamos y solicitudes)

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1.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................................... 4
2.
DERECHO DE PETICIÓN................................................................................................................. 5
2.1.
SE HACE NECESARIO INVOCAR EL DERECHO DE PETICIÓN? ...................................... 5
2.2. FINALIDAD DEL DERECHO DE PETICIÓN ................................................................................. 5
¿CUÁL ES EL CONTENIDO DE UN DERECHO DE PETICIÓN? ...................................................... 6
................................................................................................................................................................ 6
¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE LOS DERECHOS DE PETICIÓN? ...................................... 6
.................................................................................................................................................................... 6
2.3. CLASES DE PETICIONES ............................................................................................................ 7
2.4. TERMINOS DE RESPUESTA1 ...................................................................................................... 8
3.
4.
CANALES DE RECEPCION DEL DERECHO DE PETICION ........................................................ 9
3.1.
CANAL TELEFÓNICO y PRESENCIAL: .................................................................................. 9
3.2.
CANAL VIRTUAL: ..................................................................................................................... 9
3.3.
BUZONES .................................................................................................................................. 9
ATENCION A LOS DERECHOS DE PETICION ............................................................................ 10
4.1.
ASPECTOS GENERALES DEL DERECHO DE PETICIÓN ................................................. 10
4.1.1.
Competencia ................................................................................................................... 10
4.1.2.
Atención prioritaria de peticiones 2: ................................................................................. 10
4.1.3.
Peticiones incompletas y desistimiento tácito:............................................................... 11
4.1.4.
Desistimiento expreso de la petición:............................................................................. 11
4.1.5.
Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. ...................... 11
4.1.6.
Interrupción de términos: ............................................................................................ 12
4.1.7.
Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas: ................................................... 12
4.2.
CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS PARA RESOLVER .... 13
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5. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA RADICACIÓN DE LAS PQR´S EN EL SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL ...................................................................................................................... 14
6.
CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 20
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1. INTRODUCCION
El derecho de petición, es el principal instrumento jurídico mediante el cual cualquier ciudadano
puede acudir a la Administración Publica con el fin de obtener la respuesta oportuna a sus quejas,
reclamos, solicitudes y sugerencias, enmarcadas dentro del mismo. De igual forma podrán solicitar
a la Administración que exponga las razones de las decisiones consignadas en su respuesta.
Todos los ciudadanos independientemente de su nacionalidad pueden acudir a este instrumento.
Normativamente se encuentra enmarcado en el artículo 23 de la Constitución Política Colombiana
que establece “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar
su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.”
De igual forma la Ley 1437 de 2011 "Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo" en los capítulos I, II y III del Título II. Consagra el derecho que tiene toda persona a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular,
formular consultas y a obtener pronta resolución, así mismo a acceder a documentos públicos salvo
los casos que establezca la ley. (TRANSITORIAMENTE SE ENCUENTRA VIGENTE EL DECRETO
01 DE 1984)
En el mismo sentido el artículo 22 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo establece “Las autoridades deberán reglamentar la tramitación interna de las
peticiones que les corresponda resolver, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen
funcionamiento de los servicios a su cargo.”
De otra parte el artículo 55 de la Ley 190 de 1995. "Por la cual se dictan normas tendientes a
preservar la moralidad de la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la
corrupción administrativa", señala la obligación de resolver y contestar las quejas y reclamos
siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para el ejercicio de los derechos de petición.
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2. DERECHO DE PETICIÓN
Es aquella solicitud que toda persona tiene derecho a presentar ante las autoridades públicas y/o
instituciones de manera respetuosa por motivos de interés general o particular, con el fin de obtener
una pronta resolución de lo requerido, en los términos señalados por la Ley.
2.1. SE HACE NECESARIO INVOCAR EL DERECHO DE PETICIÓN?
El artículo 13 de la ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) establece
“…Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades
implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23
de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo.
(subrayado fuera de texto) Mediante él, entre otras actuaciones, se
podrá solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le
preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular
consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos….”
2.2. FINALIDAD DEL DERECHO DE PETICIÓN
Se establece que la finalidad de este derecho constitucional, es la de iniciar una actuación
administrativa en interés general o particular para acceder a la información, sobre las actuaciones
desarrolladas por la entidad a la cual el peticionario acude.
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¿CUÁL ES EL CONTENIDO DE UN
DERECHO DE PETICIÓN?
Artículo 16 del CPACA: Toda petición
deberá contener por lo menos:
1. La designación de la Autoridad a la que se
dirige.
2. Nombres y Apellidos Completos del
solicitante y de su representante y/o
apoderado, si es el caso, con indicación de
su documento de identidad y de la
dirección donde recibirá correspondencia.
El peticionario podrá agregar el número de
fax o la dirección electrónica. Si el
peticionario es una persona privada que
deba estar inscrita en el registro mercantil,
estará obligada a indicar su dirección
electrónica.
3. Objeto de la petición.
4. Las razones en que se fundamente su
petición
5. La relación de los requisitos exigidos por la
Ley y de los documentos que desee
presentar para iniciar el trámite.
6. La firma de la petición cuando fuere el caso
“La autoridad tiene la obligación de examinar
integralmente la petición y en ningún caso la
estimará incompleta por falta de requisitos o
documentos que no se encuentren dentro del
marco jurídico vigente que no sean necesario
para resolverla.”
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¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS DE
LOS DERECHOS DE PETICIÓN?
La Corte Constitucional ha
determinado mediante sentencia T814/05 que la esencia del Derecho de
Petición contiene tres elementos:
1. Pronta resolución.
2. Respuesta de fondo
3. Notificación de la respuesta al interesado.
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El derecho de petición tiene aplicación individual o colectiva, es decir, que esté involucrado el interés
y bienestar general de la comunidad o el interés y bienestar del propio solicitante. Así las cosas, el
derecho de petición puede tener dos manifestaciones:
a. Petición de interés general, cuando la solicitud se hace sobre derechos generales de la
colectividad. Por ello también se le denomina de interés social, colectivo o comunitario.
b. Petición de interés particular, el cual corresponde a las solicitudes que afecten o sea de
interés de índole personal.
2.3. CLASES DE PETICIONES
 Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una
persona en relación a la conducta irregular realizada por uno o varios servidores públicos en
desarrollo de sus funciones.
 Reclamo: Es la manifestación ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación
indebida de un servicio o a la no atención oportuna de una solicitud.
 Sugerencia: Es una propuesta que se presenta para incidir o mejorar un proceso cuyo objeto
está relacionado con la prestación de un servicio.
 Consulta: Son las peticiones formuladas ante las autoridades con el fin de que estas expresen
su opinión, su concepto, o dictamen sobre determinada materia relacionada con sus funciones o
con situaciones de su competencia. La finalidad del derecho de petición, dentro de esta
modalidad, es obtener un concepto sobre las materias que le han sido confiadas a la Entidad.
 Denuncia: Es la comunicación mediante la cual se pone en conocimiento de la autoridad
competente la comisión de un delito o de una falta, con el fin de que esta inicie las
investigaciones preliminares que permitan constatar la veracidad acerca de la ocurrencia del
hecho ilícito así como el presunto autor del mismo.
 Solicitud de información: El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución
Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las
autoridades y en particular, a que se expida copia de sus documentos en los términos que
determine.
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 Solicitud de copias: Mecanismo mediante el cual se solicita a la Entidad copia de los
documentos que reposan en los archivos de Parque Nacionales. Es de anotar que este derecho
de petición es el único que tiene un costo, de acuerdo con la regulación interna establecida por
la Entidad.
2.4. TERMINOS DE RESPUESTA1
a) Las peticiones (quejas, reclamos y sugerencias) en interés general o particular, dentro de los
quince (15) días siguientes a la fecha de su recepción.
b) Las consultas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su recepción.
c) Las peticiones de documentos dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su recepción.
Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá para todos los efectos legales
que la respectiva solicitud ha sido aceptada y por consiguiente, no se podrá negar la entrega de
dichos documentos al peticionario y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres
(3) días siguientes.
Los términos cuentan en días hábiles a partir del día hábil siguiente a la fecha de recepción
de los derechos de petición, quejas, reclamos y solicitudes en Parques Nacionales Naturales
de Colombia cualquiera que sea el medio por el cual ingresó.
1
Transitoriamente se está aplicando el artículo 6 del Decreto 001 de 1984 (anterior código contencioso administrativo)
hasta tanto entre en vigencia la ley estatutaria.
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3. CANALES DE RECEPCION DEL DERECHO DE PETICION
3.1. CANAL TELEFÓNICO y PRESENCIAL:
Los ciudadanos tienen la posibilidad de interponer sus peticiones comunicándose
directamente con Parques Nacionales Naturales al PBX: 3532400 o al 01 8000129722 o
en las sedes de la entidad, (las cuales podrán ser consultadas en la página web
www.parquesnacionales.gov.co) donde se atenderá su solicitud registrando su
petición en el Sistema de Gestión Documental en el horario laboral.
3.2. CANAL VIRTUAL:
Para realizar una petición de forma virtual, el ciudadano puede realizar la misma a
través de: Página Web, en la dirección www.parquesnacionales.gov.co, el
peticionario podrá ingresar en la opción Servicio al Ciudadano, al link peticiones
quejas, reclamos y solicitudes, donde diligenciará el respectivo formulario para que
su requerimiento sea ingresado al sistema.
Correo electrónico, a través del correo institucional [email protected], el
ciudadano podrá remitir su comentario o requerimiento para que este sea atendido o direccionado a
la dependencia competente de responder el mismo.
Si el usuario utiliza el canal virtual se deberá registrar su dirección de correo electrónico
para que la entidad pueda continuar la actuación por este medio, a menos que el interesado
solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente.
3.3. BUZONES
Los ciudadanos pueden registrar sus PQRS diligenciado el formato vigente de
Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes, depositándolo en los buzones que se encuentran
disponibles en el nivel central y sedes de las Direcciones Territoriales y Áreas Protegidas.
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4. ATENCION A LOS DERECHOS DE PETICION
Es importante para la entidad identificar el esquema de atención y tratamiento a los derechos de
petición, teniendo en cuenta lo establecido por la ley, para esto se deben señalar los aspectos
generales que determinan y orientan al derecho de petición:
4.1. ASPECTOS GENERALES DEL DERECHO DE PETICIÓN
La presentación del Derecho de Petición por parte de los ciudadanos puede cobijar diferentes
generalidades que se deben tener en cuenta al momento de recibir, gestionar o emitir la respuesta
del mismo.
4.1.1.
Competencia
Son competentes para atender las peticiones (quejas, reclamos y solicitudes) formuladas a Parques
Nacionales Naturales, las dependencias que según sus funciones tengan relación directa con la
solicitud presentada.
Sin embargo si la dependencia a quien se dirige la petición no es la competente, se
informará de inmediato al interesado si la solicitud es verbal o dentro de los diez (10)
días siguientes a la recepción si es escrita y remitirá la petición al competente
enviando copia del oficio remisorio al peticionario.
4.1.2.
Atención prioritaria de peticiones2:
Se dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un
derecho fundamental, cuando deban ser resueltas para evitar un
perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar
sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicios
invocados.
Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la
integridad del destinatario, se deberá adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para
evitar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.
2
La prueba sumaria es una prueba que tiene la característica de presentar la existencia de un hecho, pero que no ha
sido discutida por la parte contraria,
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4.1.3.
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Peticiones incompletas y desistimiento tácito:
Cuando se evidencie que una petición ya radicada está incompleta pero
la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, se requerirá al
peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de
radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes, y
a partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o
informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición.
Si el peticionario no solicita un nuevo plazo hasta por un término igual a la primera solicitud antes de
su vencimiento, se entenderá que desiste de la misma.
Vencidos los términos Parques Nacionales Naturales mediante un acto administrativo motivado
decretara el desistimiento y el archivo de la solicitud, anotando que contra este acto administrativo
procede únicamente el recurso de reposición, sin embargo la anterior solicitud podrá presentarse
nuevamente con el lleno de los requisitos legales.
4.1.4.
Desistimiento expreso de la petición:
Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, sin
perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada
con el lleno de los requisitos legales, pero las autoridades podrán continuar
de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés
público; en tal caso expedirán resolución motivada.
4.1.5. Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva.
Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será
motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales pertinentes y
deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de
informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso
alguno.
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Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de documentos ante la autoridad
que invoca la reserva, corresponderá al respectivo Tribunal Administrativo, decidir en única instancia
si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada.
Para ello, el funcionario enviará la documentación correspondiente al respectivo Tribunal
Administrativo el cual decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Este término se interrumpirá
en los siguientes casos:
1. Cuando el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba
decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.
2. Cuando la autoridad solicite, a la sección del Consejo de Estado, asumir conocimiento del asunto
en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de
cinco (5) días la sección guarda silencio o decide no evocar conocimiento, la actuación continuará
ante el respectivo Tribunal Administrativo.
4.1.6. Interrupción de términos:
Cuando excepcionalmente no sea posible resolver la petición en los plazos
señalados, se deberá informar de inmediato esta circunstancia al interesado,
antes del vencimiento de los términos señalados anteriormente, expresando los
motivos de la demora e indicando el plazo razonable en que se resolverá o dará
respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
4.1.7. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas:
Toda petición debe ser respetuosa, sin que se entienda irrespeto el solicitar de manera enérgica, de
otra parte cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición se devolverá al interesado
para que corrija o aclare su solicitud dentro de los diez (10) días siguientes y en caso de no
corregirse o aclararse, se archivará la petición.
Adicionalmente, respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la autoridad podrá remitirse
a las respuestas anteriores.
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4.2. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LOS TÉRMINOS PARA RESOLVER
El artículo 31 de la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo." Establece que La falta de atención a
las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el
desconocimiento de los derechos de las personas de que trata esta Parte Primera del
Código; constituirán falta gravísima para el servidor público y darán lugar a las sanciones
correspondientes de acuerdo con la ley disciplinaria”
Para el caso de los contratistas, Parques Nacionales Naturales podrá interponer procesos de multa y de
declaratoria de incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía única de cumplimiento que ampara
dichos contratos, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 14
del Decreto 4828 de 2008.
Sanciones:
La demora injustificada en absolver las solicitudes será sancionada
disciplinariamente por Parques Nacionales Naturales, sin perjuicio de la acción
prevalente de la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con las normas
legales vigentes.
Cuando no se dé cumplimiento a los términos establecidos, el Jefe Inmediato tan pronto tenga
conocimiento de dicha circunstancia, deberá sin perjuicio de los procesos disciplinarios a que haya
lugar, requerir al funcionario responsable para que atienda la solicitud y de respuesta en forma
inmediata a dicho requerimiento.
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5. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA RADICACIÓN DE LAS PQR´S EN EL
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
 Radicación de entradas :
Campos obligatorios
-
Fecha de recepción real de la solicitud
Medio de recepción
Tipo de Solicitud (Derecho de petición)
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 Digitalización del documento:
 Registro de la respuesta
-
Clasificación de la PQRS – Selección de tipología
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-
Cargue de respuesta
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-
Descripción del archivo
cargado
-
Radicación de la respuesta
29/05/2015
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-
Confirmación de la respuesta cargada a la solicitud.
29/05/2015
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 Matriz de seguimiento
-
Filtro de fechas y Dirección Territorial
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 Notificaciones por correo electrónico
6. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE VIGENCIA
ANTERIOR VERSION
ANTERIOR
VERSION ANTERIOR
MOTIVO DE LA MODIFICACION
Se incluye el tema de Felicitaciones, en donde se indica
la importancia de dar respuesta a las mismas
22/05/14
Se elimina en el punto 5.2.4 el seguimiento a la calidad
de respuesta toda vez que se está parametrizando la
matriz en el ORFEO, y una vez se realicen ajustes se
realizará una prueba piloto sobre el tema para así
retomar el mismo.
Se reorganiza lo relacionado con Orfeo , especificando
los aspectos a tener en cuenta en la radicación y
respuesta de la PQRS. Se realizan ajustes relacionados
con normatividad y se colocan algunas notas
aclaratorias.
1
08/09/14
2
APROBACION
Elaboró
Revisó
Nombre
Fabián Castro Vargas / Alex Mauricio Beltrán / Gabriel Ramírez/Nubia
Mosquera/Luz Dary González Muñoz
Cargo
Contratistas
Fecha
21/05/2015
Nombre
Luis Alberto Ortiz
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Aprobó
Cargo
Coordinador Grupo de Procesos Corporativos
Fecha
22/05/2015
Nombre
Nubia Lucía Wilches Quintana
Cargo
Subdirectora Administrativa y Financiera
Fecha
29/05/2015
29/05/2015
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