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Ref.:
El liquidador es el responsable de la guarda de los libros y papeles de la sociedad en liquidación
obligatoria.
Si la junta asesora de una sociedad en liquidación obligatoria puede disponer que, en lugar de contratar con una
empresa comercial dedicada a la custodia de documentos, una vez concluida la liquidación los papeles y libros de la
sociedad los guarde uno de los miembros de la junta, la asociación de pensionados u otra similar, aun si el
liquidador estuviere de acuerdo.
Sea lo primero destacar que la Ley 222/95 asigna expresamente al liquidador de la sociedad, la función de
"Mantener y conservar los archivos del deudor" – num. 12 del art. 166-, norma que si bien no remite
expresamente a las disposiciones del Decreto 2649/93, es el ordenamiento que debe aplicarse por ser el que
reglamenta la contabilidad en general y contiene los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia. Éste en el artículo 112, último inciso, en materia de empresas en liquidación dispone que "Debe crearse
un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y
papeles del ente económico".
Pese a que la norma transcrita se limita a ordenar la creación del fondo para la guarda de los archivos del ente
económico, sin determinar a quien corresponde su constitución, es obvió que su apropiación es responsabilidad del
liquidador, pues los administradores como representantes legales del ente son quienes deben dar aplicación entre
otros a los principios y normas que regulan la contabilidad en Colombia – art.19 Dcto 2649 citado-.
Circunstancia ésta que también se deduce de las normas mercantiles, pues de la lectura de las funciones asignadas
por el legislador a la junta asesora – art. 178 de la Ley 222 citada, se observa que no le ha sido deferida ninguna
que le permita decidir sobre los recursos para atender los gastos para la conservación de los libros y papeles de la
sociedad deudora. No obstante, el legislador sí le estableció, de manera general, la obligación de fiscalizar y
asesorar al liquidador en los asuntos relacionados con la gestión, lo que se traduce en la posibilidad para aconsejar
o sugerir medidas que favorezca a los acreedores de la sociedad deudora, como es el interés que le asiste para que
se de reduzcan los gastos que genera la liquidación.
Sobre este punto, es oportuno señalar que no existe disposición legal alguna, mercantil o contable, que imponga el
deber de encargar la guarda y custodia de los libros y papeles de la sociedad, una vez culminado el proceso
liquidatorio, a una empresa constituida y especializada en tales fines, lo que supone que es una facultad discresional
del liquidador decidirla. Sin embargo, cualquiera que sea su determinación, es decir, que lo asuma directamente o,
que por razones de seguridad o conveniencia, elija a una persona natural o jurídica, su responsabilidad es personal
y solo culmina pasados cinco (5) años contados a partir de la fecha en que haya finalizado el proceso concursal
– art. 134 del Decto 2649, en concordancia con el 199 de la Ley 222, antes citadas-.
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