procedimiento servicios generales

PROCEDIMIENTO SERVICIOS GENERALES
Corporación Municipal Lo Prado Área: SGC - Versión: 03
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Procedimiento Servicios Generales
I.
OBJETVO
Considera la determinación de la infraestructura necesaria, la reparación y mantención de las dependencias
de la Corporación Municipal de Lo Prado. Además, de la ejecución de la obra y recepción de la obra
conforme y rendición de los gastos menores.
II.
ALCANCE
Aplica a toda la infraestructura de las dependencias de la administración Central de la Corporación
Municipal de Lo Prado.
III.
DEFINICION DE CRITERIOS DE APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTO
Mantención: Corresponde a la acción de prevenir la ocurrencia de falla de la infraestructura en
general, en las dependencias que solicitan ser reparadas de la Corporación Municipal.
Requerimiento: Necesidad o solicitud de mantención en la Administración Central de la
Corporación Municipal de Lo Prado
Reparación: Corresponde a la acción correctiva dejar en uso la infraestructura, llámese puerta,
llave, silla, etc.
Instalación: Dícese de la acción que se realiza tanto, su reparación o uso de la Infraestructura;
como para la puesta en marcha de la misma.
Infraestructura: Corresponde a las dependencias que pertenecen a la CMLP, tales como:
Administración Central: oficinas, mobiliario, alcantarillado, red eléctrica, red de agua potable.
Además, considera reparaciones, ampliaciones y trabajos menores (no más de $ 300000)
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IV.
DIAGRAMA PROCESO SERVICIOS GENERALES
Procedimiento Servicios Generales CMLP
Entrada
Actividad
Responsable
Solicitud de Reparación
Cuando existe la necesidad de reparar algún desperfecto en alguna dependencia de la CMLP
Administración Central, el encargado de unidad debe enviar un correo electrónico o llamar
por teléfono solicitando la reparación al Encargado de Servicios Generales con el detalle de
su urgencia (lugar, materiales, etc.)
Correo electrónico
Encargado deUnidad
El Encargado de Servicios Generales prioriza el requerimiento según la urgencia del mismo y
disponibilidad del recurso, verifica con el solicitante vía telefónica, las características de la
solicitud de la demanda (precisa la necesidad con el requirente)
Encargado Servicios Generales
La prioridad la define el Encargado de Servicios Generales, de acuerdo al tipo de evento,
urgente, indicando en el registro de demandas en el casillero de prioridad la palabra: crítico,
urgente, medio, o bajo, en cada uno de estos niveles de prioridades se le indicará un N° de
acuerdo a la mayor urgencia de atención 1, 2, 3, etc. en esa jornada laboral, terminada la
planilla, la imprime, como una pauta interna de coordinación.
Encargado Servicios Generales
Pauta interna de coordinación
Categorización: Crítico: este estado es de alto impacto ya que de no dar asistencia inmediata
impide el normal desarrollo de las actividades, Urgente: este estado es de alto impacto ya
que de no dar solución pronta puede interferir en la calidad de los servicios, Medio: este
estado no impide el desarrollo normal de los servicios, sin embargo incomoda el normal
desarrollo de estos servicios.
Encargado Servicios Generales
Planilla de registro de demandas
Luego se categoriza el tipo de solicitud en planilla de registro de demandas
Encargado Servicios Generales
Tareas a ejecutar
El encargado de servicios generales, indica a maestro de mantención y conductor de
camioneta las actividades a realizar, puede hacerlo por radio, por voz, e-mail, documento
formal o fotocopia de la tarea a ejecutar de acuerdo a la planilla de demandas, etc.
Encargado Servicios Generales
Orden de trabajo
El encargado de Servicios generales solicita autorización de adquisición de materiales al Jefe
de Finanzas y/o al DAF y coordina el acceso con el área a realizar el trabajo
Encargado Servicios Generales
Orden de trabajo
El encargado de Servicios generales recepciona la orden de trabajo, una vez recibido
conforme el mismo.
Encargado Servicios Generales
Presupuesto
La CMLP cuenta con maestros a honorarios que realizan los trabajos externalizados. Cuando
tiene mayor alcance la reparación, Maestro externo entrega presupuesto.
Encargado de Unidad
Dependiendo del trabajo a realizar, el trabajo puede ser vendido o sólo mano de obra, se
gestiona aprobación de presupuesto para dar comienzo a la reparación.
Director DAF
Orden de trabajo
Una vez realizada la reparación, se registra recepción del trabajo y procede a enviar un
e_mail lo solicitado. Una vez recibido conforme el trabajo, se procede a cursar el pago.
En caso de que no se recepcione conforme la reparación , debido a que no quedo en las
condiciones aceptables para su uso, se debe registrar en Planilla Tratamiento de Producto
No Conforme y coordinar nuevamente la reparación para su conformidad
Director DAF
Encargado Servicios Generales
Fase
Fin
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V.
CONTROL DE MODIFICACIÓN
VERSION
00
01
02
03
ITEM
Todos
Todos
Todos
I y II
III
IV
V
FECHA
02.11.2011
01.12.2014
16.01.2015
14.12.2015
MODIFICACION
Elaboración del procedimiento
Estandarización Diseño Organizacional
Estandarización y revisión flujos y actividades.
Se mejora redacción de objetivo y alcance
Se agregan criterios de aplicación de procedimiento
Reestructuración de todo el procedimiento en flujograma,
Se implementa control de modificaciones por cada documento
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