UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION DE

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
ORDEN ADMINISTRATIVA No. 00001
11 de Enero de 2005
Por la cual se establece el procedimiento para la inscripción, actualización y cancelación de la información de los
clientes, responsables, usuarios aduaneros, informantes y demás sujetos de obligaciones administradas y/o
controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el Registro Único Tributario- RUT.
I
OBJETIVOS GENERALES.
1. Señalar el procedimiento para el trámite de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único
Tributario “RUT" ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN o puntos de atención habilitados por
esta, en desarrollo de los artículos 555-2 del Estatuto Tributario, el Decreto Reglamentario 2788 de 31 de agosto de
2004, adicionado por el Decreto 3426 de octubre de 2004 y las Resoluciones 8346 de septiembre 17 de 2004 y 8502
de septiembre 21 de 2004.
2. Proporcionar a las Administraciones de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales, de Impuestos y
Aduanas Nacionales, a los Consulados y demás entidades públicas o privadas facultadas para el efecto una
herramienta de trabajo y consulta, que fije los criterios para adelantar el proceso de inscripción, actualización y
cancelación en el Registro Único Tributario “RUT”.
3. Mantener una información confiable sobre los entes económicos nacionales que pueda ser consultada por todos
los organismos del Estado.
II
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1. Definir lineamientos que permitan optimizar la asistencia a los usuarios externos del RUT, brindando calidad,
eficiencia y seguridad jurídica en los trámites relacionados con la inscripción, actualización y cancelación en el
Registro Único Tributario “RUT”.
2. Facilitar la administración, de manera óptima e integral, de la totalidad de la información de la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales para un eficiente control fiscal en cumplimiento de la misión de la entidad, sin
diferenciar si las obligaciones son tributarias, aduaneras y cambiarias.
3. Depurar la información histórica de los clientes de la Entidad de manera que permita ejercer mayor control
fiscal.
4. Establecer el procedimiento para realizar los ajustes y/o correcciones durante el proceso de inscripción en el
Registro Único Tributario “RUT”; cuando se presenten inconsistencias en la información.
5. Facilitar a los clientes, responsables, usuarios aduaneros, personas naturales nacionales residentes en el
exterior y demás sujetos de obligaciones administradas y/o controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales la inscripción en el Registro Único Tributario- “RUT”.
6. Agilizar el proceso de identificación, ubicación y clasificación de los sujetos de obligaciones administradas y/o
controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
III
MARCO NORMATIVO.
1.
Articulo 19, de la ley 863 de 2003, que adiciona el Artículo 555-2 del Estatuto Tributario.
2. Decreto Reglamentario 2788 de 31 agosto de 2004, por el cual se reglamenta el Registro Único Tributario de
que trata el artículo 555-2 del Estatuto Tributario.
3.
Decreto 3426 de octubre 20 de 2004.
4.
Articulo 555-1 del Estatuto Tributario el cual establece el Número de Identificación Tributaria NIT.
5. Resolución Número 8346 de septiembre 17 de 2004, por la cual se prescribe el formulario oficial para la
inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT”.
6. Resolución Número 8502 de septiembre 21 de 2004, por la cual se regulan aspectos relacionados con los
trámites de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT” ante la DIAN, Consulados y
otras Entidades Públicas o privadas, que sean facultadas para el efecto.
7.
IV
Memorando 745 de septiembre 28 de 2004.
RESPONSABLES DEL PROCESO.
1.
-
Nivel Central.
Dirección General a través del Grupo Interno de Trabajo Gerencia Usuarios Expertos – Proyecto MUISCA.
-
Subdirección de Recaudación o quien haga sus veces.
Serán responsables de las siguientes actividades con el fin de asegurar el cumplimiento de la totalidad del proceso:
1. Fijar las políticas, programar la campaña de inscripción, impartir instrucciones para el correcto desarrollo de las
actividades relacionadas con el proceso de inscripción, actualización, cancelación y control de la información en el
Registro Único Tributario.
2. Diseñar la correspondiente campaña publicitaria y su difusión a través de los diferentes medios de
comunicación a nivel nacional, para motivar la inscripción en el Registro Único Tributario.
3. Impartir capacitación sobre el proceso de inscripción a todos los Servidores Públicos de las Administraciones
Especiales, Locales y Delegadas, quienes a su vez se encargarán de multiplicar dicha capacitación en su respectiva
Administración.
4. Garantizar la atención integral a los clientes externos respecto del diligenciamiento del formulario de inscripción
en el Registro Único Tributario “RUT” mediante la implementación de un Call Center para la orientación en primer y
segundo nivel.
5. Crear una Mesa de Ayuda Interna Central, que resuelva las consultas planteadas por los Usuarios Internos y
externos que no fueron resueltas en un primer y segundo nivel en el Call-Center, encargada de resolver los
inconvenientes de orden técnico que necesariamente deban ser resueltos por el nivel central en el MUISCA y los de
orden jurídico que requieran de un pronunciamiento de la Oficina Jurídica.
6. Realizar monitoreo permanente al proceso de inscripción con el fin de optimizar los resultados y asegurar alta
confiabilidad de la información incluida en el “RUT”, informando el resultado a las Administraciones involucradas en
un proceso de retroalimentación.
2.
-
Nivel Local.
Despacho del Administrador.
División de Recaudación o quien haga sus veces.
Son responsables de las siguientes funciones, con el fin de asegurar el cumplimiento del desarrollo del
procedimiento:
1. Disponer de lo necesario para la realización del proceso de inscripción, actualización y cancelación en el
Registro Único Tributario.
2. Designar a los servidores de la contribución para la capacitación y multiplicación de la información; así como
aquellos encargados de realizar la inscripción, las visitas domiciliarias, la formalización de los registros en las
ventanillas de cada Administración, igualmente se establecerán los lugares habilitados para el efecto.
3. Delegar en el Administrador o funcionarios que se determine la solicitud de asignación de roles a los servidores
de la contribución del área de recaudación o quien haga sus veces, designados para la realización de las labores
relacionadas con el proceso de Inscripción, actualización, formalización y consulta en el Registro Único Tributario.
4. El Administrador o el funcionario que éste delegue debe solicitar la asignación de roles a los servidores de la
contribución autorizados para la consulta de la base de datos de las Entidades con las cuales exista convenio de
cruce de información con la DIAN.
5. Conformar la Mesa de Ayuda Local que resuelva las consultas planteadas por los Usuarios Internos del “RUT”
en la respectiva Administración y sus Administraciones Delegadas; más aquellas consultas efectuadas por los
clientes externos que no se hayan podido comunicar con el Call Center para recibir orientación en el diligenciamiento
del “RUT”, esta mesa de ayuda estará integrada por los funcionarios que a juicio del administrador considere sean
necesarios y tendrá como función la de resolver las inquietudes planteadas tanto por usuarios como funcionarios que
no requieran pronunciamientos de orden técnico o jurídico que fijen una directriz a nivel nacional.
6. Adecuar el espacio físico requerido para brindar una apropiada atención a los clientes que se acerquen a la
Administración y a los puntos de atención habilitados para realizar la inscripción en el “RUT”.
7. Organizar capacitaciones permanentes a los clientes internos y externos del Registro Único Tributario para
garantizar la adecuada formación y adiestramiento en la herramienta.
8. Garantizar que el proceso de inscripción se realice de manera eficiente y acatando las disposiciones legales
que lo regulan.
3.
Responsables externos.
Serán responsables del procedimiento de toma de datos y asistencia en la formalización del registro los funcionarios
designados en las entidades con las que se lleven a cabo convenios y cumplan con los requerimientos que
establezca para el efecto la entidad.
V
GENERALIDADES.
1.
Cliente externo
Son todos aquellos obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario RUT.
2.
Registro Único Tributario.
Es el mecanismo que permite registrar, actualizar y cancelar la información de los clientes, responsables, usuarios
aduaneros, informantes y demás sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN, con el fin de
identificarlos, ubicarlos y clasificarlos.
Sustituyó los registros de exportadores, nacional de vendedores, el antiguo RUT y adicionó el registro de usuarios
aduaneros.
3.
Número Único de Identificación Personal NUIP.
Es un número único de identificación personal asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil a todas las
personas naturales a partir del 2003.
4.
Numero de Identificación Tributaria NIT.
El NIT, es el código de identificación que para efectos fiscales asigna la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales a todas las personas inscritas en el Registro Único Tributario, conforme con el artículo 19 de la ley 863
de 2003 y el artículo 555-1 del Estatuto Tributario.
La DIAN ejerce los controles técnicos para que este número sea exclusivo de cada persona, permitiendo su
individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria.
En todos los casos, el NIT tiene adicionalmente un dígito de verificación asignado por el sistema de información, el
cual no se considera como número integrante del NIT, cuya función es individualizar de forma exclusiva al cliente
externo y garantizar la veracidad de su expedición del mismo y la exclusividad para el contribuyente al que se
asigna
La configuración del número de identificación tributaria será la siguiente:
4.1. Personas Naturales.
1. Actualmente el Número Único de Identificación Personal (NUIP) es un mecanismo de identificación de las
personas naturales, asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil al momento de registrar el nacimiento,
solicitar el trámite de la tarjeta de identidad o la cédula de ciudadanía y se inhabilita con la muerte de la persona
natural, está compuesto por diez caracteres numéricos, iniciando por el 1.000.000.000. (Decreto 1010 de 2000).
2. El NIT expedido a las cédulas antiguas, continúa vigente compuesto del número 000.000.001 al número
99.999.999 les corresponde el mismo número de la cédula de ciudadanía y el sistema le asigna un digito de
verificación, es valido para las cédulas antiguas.
3. Del número 700.000.001 hasta 799.999.999 corresponde a los casos de identificación alfanumérica anteriores,
tarjetas de identidad y registros civiles o problemas de duplicidad, tanto para nacionales como para extranjeros con
cédulas de extranjería, pasaporte o demás documentos de identificación extranjeros.
4. A partir del número 1.000.000.000 corresponde al número de identificación del nuevo NUIP, el sistema asigna
un digito de verificación.
5.
Los números de identificación ya asignados a extranjeros en la serie 600.000.000 - 600.200.000 se mantendrán.
4.2. Personas Jurídicas.
1.
La numeración entre los rangos 800.000.000 - 899.999.999 y se mantiene para los anteriormente inscritos.
2.
La numeración consecutiva ascendente a partir de 900.000.000 se utilizará para los nuevos inscritos.
5.
Prueba de Inscripción en el Registro.
Para todos los efectos tributarios se considera cumplida la obligación de inscripción en el Registro con los siguientes
documentos:
1. El Certificado definitivo de inscripción en el Registro Único Tributario documento que expide la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales o las entidades autorizadas y que corresponde a la primera hoja del formulario
oficial previamente formalizado, en donde conste la leyenda “Certificado” (Articulo 14 del Decreto 2788 de 2004).
2. El Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, donde conste el
número de identificación tributaria NIT de la persona jurídica (Articulo 2° del Decreto 3426 de 2004).
3. El certificado de matricula expedido por la cámara de comercio, para persona natural comerciante (Artículo 2°
del Decreto 3426 de 2004).
VI
PARAMETROS GENERALES DE INSCRIPCION.
1. La inscripción es el proceso por el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones
administradas por la DIAN, se incorporan en el Registro Único Tributario, con el cumplimiento de las condiciones y
requisitos establecidos (Artículo 6° del Decreto 2788 de 2004)
2. La información suministrada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del formulario oficial de
inscripción, actualización y cancelación del Registro Único Tributario debe ser exacta y veraz y se entiende
presentada bajo la gravedad del juramento.
3. La inscripción en el Registro Único Tributario “RUT” tiene vigencia indefinida en consecuencia no exige su
renovación.
4. La inscripción en el “RUT” no tiene jurisdicción, el sistema asigna al cliente la Administración de acuerdo a la
dirección de su domicilio, registrada en el formulario de inscripción, la cual debe atender a las disposiciones
contenidas en el Art.13 del Decreto 2788 y la Resolución 8502 de 2004.
5. Todos los obligados a inscribirse en el registro, deben cumplir con la nueva inscripción dentro de los plazos
establecidos en el Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004 y Decreto 3426 de 2004.
VII OBLIGADOS A INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO.
Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario “RUT” todos los sujetos de obligaciones administradas
por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, señalados en el artículo 19 de la ley 863 de 2003 y en especial
los enunciados en el artículo 5º del Decreto 2788 de 31 de agosto de 2004.
VIII LUGARES PARA LA INSCRIPCIÓN.
La inscripción podrá realizarse en cualquiera de las administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o
demás lugares habilitados para el efecto de acuerdo con los convenios suscritos por la DIAN.
1.
Cámara de Comercio.
Acorde con el inciso 2° del artículo 555-1 del Estatuto Tributario la inscripción deberá realizarse a través de las
Cámaras de Comercio, cuando se trate de personas obligadas a inscribirse en el Registro mercantil siempre y
cuando se realice por primera vez. Para las personas inscritas con anterioridad en el Registro mercantil, la
inscripción en el RUT, se realizará en las Administraciones y demás puntos autorizados.
La inscripción se realizara igualmente en las cámaras de comercio cuando se trate de personas cuya actividad
económica sea de carácter mercantil de conformidad con lo dispuesto en los artículos 10, 20 y 28 de Código de
Comercio, entidades sin animo de lucro que por disposición del Decreto 2150 de 1995, deban inscribirse en el
registro que para ellas señale la respectiva cámara y en especial cuando corresponda a:
1. Personas naturales nacionales o extranjeras que desarrollen actividades comerciales de las descritas en los
artículos 20 y 28 del Código de Comercio.
2.
Sociedades de economía mixta del orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital.
3.
Sociedades comerciales colombianas de derecho privado.
4.
Sociedades anónimas.
5.
Sociedades en comandita simple.
6.
Sociedades en comandita por acciones.
7.
Sociedades de responsabilidad limitada.
8.
Sociedades Colectivas
9.
Empresas Unipersonales
10. Sociedades ordinarias de minas
11. Sucursales de sociedades comerciales extranjeras
12. Bancos, corporaciones financieras, aseguradoras nacionales o extranjeras
13. Fondos de pensiones y Cesantías
14. Sociedades Administradoras de Fondos
15. Empresas asociativas de trabajo
16. Entidades de naturaleza cooperativa, con excepción de las que desarrollan exclusivamente actividades de
educación, salud y deporte.
17. Fondos de empleados
18. Asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración
19. Instituciones auxiliares del cooperativismo
20. Entidades ambientalistas
21. Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas
22. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a
las copropiedades de propiedad horizontal reguladas por ley 675/01
23. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales
24. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
25. Asociaciones, corporaciones y fundaciones gremiales
26. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de beneficencia
27. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de profesionales
28. Asociaciones, corporaciones y fundaciones juveniles
29. Asociaciones, corporaciones y fundaciones sociales
30. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de planes y programas de vivienda, diferentes a las entidades que
estén conformadas por familias y que adelanten proyectos de autoconstrucción de vivienda
31. Asociaciones, corporaciones y fundaciones democráticas, participativas, cívicas y comunitarias
32. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de egresados.
33. Asociaciones de padres de familia
34. Pre-cooperativas
35. Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas
36. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e
incapacitados, salvo que se trate de una entidad privada del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 y la Ley 10
de 1.990.
37. Demás personas que por disposición expresa de la ley deban inscribirse ante las cámaras de comercio
2.
Administraciones y lugares habilitados.
En general están obligados a inscribirse en los demás puntos de atención habilitados diferentes a la Cámara de
Comercio, los demás sujetos que acorde a la ley no lo deban hacer a través de ésta y en especial:
1.
Personas naturales no comerciantes.
2.
Las personas naturales que presten servicios propios de actividades consideradas como no mercantiles.
3. Personas que ejercen profesiones liberales cuando las actividades propias de su profesión sean ejercidas en
forma exclusiva;
4.
Sucesiones ilíquidas de causantes nacionales y extranjeros.
5.
Entidades de derecho público
6.
Empresas Industriales y Comerciales del Estado del orden Nacional, Departamental, Municipal o Distrital.
7.
Cámaras de Comercio
8.
Sociedades de Hecho
9.
Patrimonios autónomos
10. Consorcios y Uniones Temporales
11. Fondos de inversión, mutuos de inversión y de valores con capital Nacional
12. Fondos de inversión de capital extranjero, persona natural o Jurídica, sin domicilio en Colombia
13. Fondos Comunes Ordinarios
14. Portafolio de Inversión
15. Las siguientes Entidades Sin ánimo de Lucro, por estar exceptuadas de registro ante las Cámaras de Comercio
deben adelantar la inscripción en el “RUT” directamente ante la DIAN.
16. Entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 y Ley 10 de 1.990
17. Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos (Ley 44 de 1993)
18. Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que
establezcan negocios permanentes en Colombia
19. Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones
creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos locales
20. Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001)
21. Las cajas de compensación familiar
22. Cabildos indígenas
23. Entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal
24. Organizaciones gremiales de pensionados de que trata la Ley 43 de 1984
25. Las casas-cárcel de que trata la Ley 65 de 1993.
26. Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas
27. Las instituciones de educación superior
28. Las instituciones de educación formal y no formal
29. Las personas jurídicas que prestan servicio de vigilancia privada
30. Las iglesias y congregaciones religiosas así como sus federaciones y confederaciones
31. Los sindicatos y sus asociaciones
32. Las asociaciones de trabajadores y empleadores
33. Los partidos y movimientos políticos
34. Entidades de naturaleza Cooperativa con actividades en salud, educación y deporte
35. Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar
36. Juntas de Acción Comunal
37. Cuerpos de Bomberos Voluntarios
38. Los Entes Estatales y privados como son las Entidades territoriales
39. Demás personas que sin tener obligación de inscribirse ante las cámaras de comercio, cumplan los
presupuestos que señalan los artículos 19 de la ley 863 de 2003 y 5º del decreto 2788 de 2004.
IX
DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA FORMALIZAR LA INSCRIPCIÓN.
1. En general el trámite se efectúa de manera personal por el interesado presentando el original de su documento
de identidad.
2. Cuando el trámite se efectúe a través de apoderado especial se requiere poder debidamente otorgado, con
presentación personal y el documento de identificación del apoderado.
3. Cuando se trate de poder general se requiere la presentación de la escritura pública y el documento de
identidad del apoderado.
4. Si se trata de persona natural comerciante, el documento de identificación y certificado de Cámara de Comercio
vigente.
5. Si el trámite se hace a través de terceros se requiere solicitud con autenticación de la firma de quien está
obligado legalmente a la inscripción, la presentación del documento de identidad del autorizado, la fotocopia del
documento de identidad del obligado y el certificado de existencia y representación legal cuando sea del caso.
6.
En especial, de acuerdo a la calidad del inscrito los requisitos serán los siguientes:
1.
Personas Naturales con Identificación Nacional.
1.
Menores de Edad.
-
Documento de identificación.
-
Documento de identidad del representante legal
En los casos en que la representación sea de persona diferente a los padres del menor se requerirá el
documento que asigne esa representación.
2.
Mayores de Edad.
Documento de identificación, cuando se trate de comerciantes estos deben adicionar el certificado de Cámara
de Comercio
2.
Personas Naturales sin Identificación Nacional
1.
Extranjeros residentes en Colombia
-
Se requiere la presentación de pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería.
2.
Extranjeros sin Residencia en Colombia
Con inversión en el país y sin representante legal o apoderado: Se requiere solicitud firmada por el
representante legal de la sociedad que recibe la inversión en la que conste el tipo de inversión a realizar en
Colombia, la actividad económica a la cual va dirigida la inversión, certificado de existencia y representación legal de
la sociedad que recibe la inversión, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad que
recibe la inversión.
Con inversión en el país y con representante legal o apoderado: Se necesita poder otorgado a un representante
legal o apoderado en Colombia, el cual debe estar presentado ante la autoridad diplomática colombiana en el
exterior, o país amigo cuando no existiese embajada colombiana en el país de origen; cédula de ciudadanía del
apoderado o representante legal; carta del inversionista donde conste el tipo de inversión en Colombia, autenticada
por la autoridad diplomática de Colombia en el respectivo país, o país amigo; indicando la actividad económica a la
cual va dirigida la inversión.
-
Estos requisitos aplican tanto cuando se trate de nuevas inversiones como de antiguas.
En el caso de inversión con apoderado en Colombia, si se otorgó un poder general y el representante se
mantiene, no será necesario un nuevo poder.
3.
Sucesiones Ilíquidas Nacionales o Extranjeras:
-
Documento de identidad de quien deba cumplir la obligación formal como representante de la sucesión.
-
Documentos que acrediten la calidad en que se actúa, respecto del vínculo e interés con el causante.
Registro de defunción del causante o constancia de la apertura del proceso de sucesión expedida por el
juzgado o notaría del conocimiento, donde figure el número de identificación.
Certificado expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, donde conste el número de identificación del
causante.
Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la
Registraduría Nacional del Estado Civil.
En el caso de un causante sin documento de identificación se le asignará un Número de Identificación Tributaria
de la serie 700.000.000.
4.
Personas Jurídicas.
En general todas las personas jurídicas, para la inscripción presentaran copia del documento mediante el cual fueron
constituidas con el reconocimiento de la personería jurídica por la entidad que legalmente corresponda y el original
del documento de identificación del representante legal.
1. Entidades o Institutos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Municipal y descentralizados
incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado
-
Fotocopia de la norma legal de creación de la entidad.
-
Fotocopia del documento que acredite la representación legal.
-
Fotocopia del documento de identificación representante legal.
Si estas entidades tienen autonomía presupuestal (Ley 179/94), por cada oficina retenedora deben solicitar un
NIT, de lo contrario únicamente trabajarán con el NIT de la principal y será ésta la que presente una declaración
consolidada de retención.
2.
Sociedades de Hecho
Documento privado en el cual conste la constitución de la sociedad, razón social, domicilio, objeto, socios y
nombre del representante.
-
Fotocopia del documento de identificación de los socios.
Certificado de matrícula en el registro mercantil vigente de cada uno de los integrantes de la sociedad de hecho,
expedido por la Cámara de Comercio , cuando estos tengan la calidad de comerciantes.
Para efectos del Registro en el “RUT” la identificación de la sociedad de hecho corresponderá al nombre de los
socios acompañado de la sigla S. De H. En el evento de indicar un nombre social establecido, este se acompañará
de las siglas S. de H.
Para el trámite de inscripción de la sociedad, se sugiere que cada una de las personas que conforman la
sociedad esté inscrita previamente en el registro único tributario.
-
Las sociedades de hecho no están sujetas al registro en Cámaras de Comercio.
3.
Cámaras de Comercio.
-
Fotocopia de la norma legal de creación de la entidad.
-
Fotocopia del documento que acredite la representación legal.
-
Cédula de ciudadanía del representante legal.
4.
Consorcios y Uniones Temporales
Presentación del documento privado donde conste la conformación del consorcio o la unión temporal, el que
debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la Unión Temporal, domicilio consorcial, representante legal
y el objeto del Consorcio.
Certificado de existencia y representación legal vigente de cada una de las sociedades o certificado de registro
mercantil para personas naturales que conformen el consorcio o la unión temporal, expedido por la Cámara de
Comercio o entidad competente.
-
Fotocopia del documento de identificación del representante legal del consorcio o Unión Temporal.
5.
Fondos de inversión, Fondos mutuos de inversión y Fondos de valores con capital nacional
-
Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia Bancaria vigente.
-
Fotocopia del documento de identificación del representante legal;
-
El representante legal debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión.
6. Fondos de inversión de capital extranjero tipo institucional (sociedades extranjeras) sin domicilio en Colombia
diferentes a los que tengan sucursales, Fondos institucionales tipo ómnibus
Fotocopia de la resolución de autorización de la inversión, por parte de la Superintendencia de Valores, en la
cual debe figurar: la razón social del fondo, nombre del administrador en Colombia, que puede ser una sociedad
fiduciaria o comisionista de bolsa.
Oficio del administrador en Colombia en el cual relacione las sub-cuentas extranjeras para el caso de los fondos
institucionales tipo ómnibus.
Certificado de existencia y representación legal, del administrador del fondo en Colombia, expedido por la
Superintendencia Bancaria para fiduciarias o por la Superintendencia de Valores para comisionistas de bolsa
vigente.
Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad administradora o comisionista
de bolsa.
El representante legal, del administrador del fondo en Colombia debe indicar la actividad económica a la cual va
dirigida la inversión.
7. Fondo de inversión de Capital Extranjero tipo Individual (Persona Natural o Jurídica Extranjera) sin domicilio en
Colombia
Fotocopia de la carta del inversionista, debidamente autenticada por el cónsul del país respectivo donde conste:
el propósito de invertir en Colombia, tipo de inversión, nombre del administrador responsable,
0 Certificado de existencia y representación legal del administrador colombiano del fondo, expedido por la
Superintendencia Bancaria para fiduciarias o por Superintendencia de Valores para comisionistas de bolsa vigente.
Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad administradora o comisionista
de bolsa;
El representante legal de la sociedad administradora o comisionista de bolsa en Colombia debe indicar la
actividad económica a la cual va dirigida la inversión.
8. Sociedades Extranjeras sin domicilio en Colombia con inversión y sin representante legal (Inversiones de
portafolio)
Copia del registro de la inversión de portafolio en donde conste: el tipo de fondo de inversión de capital
extranjero, monto de la inversión, administrador local y el objeto de la inversión.
Certificado de existencia y representación legal de la sociedad colombiana en la cual se realiza la operación,
expedido por la entidad competente y que se encuentre vigente.
Fotocopia del documento de identificación del representante legal o apoderado de la sociedad colombiana que
recibe la inversión.
El representante legal de la sociedad en Colombia que recibe la inversión, debe indicar la actividad económica a
la cual va dirigida la inversión.
9. Sociedades extranjeras sin domicilio con inversión en Colombia, diferentes a los que tengan sucursales y con
representante legal o apoderado
Poder otorgado por el representante legal de la sociedad extranjera autenticado ante el cónsul del país
respectivo, o país amigo, que especifique: Tipo de inversión, monto de la inversión, objeto de la misma.
Certificado de existencia y representación legal de la sociedad colombiana por la cual se realiza la operación,
expedido por la autoridad competente y que se encuentre vigente.
Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad colombiana o apoderado;
Cuando se trate de sociedades extranjeras sin domicilio y con inversión en Colombia, su representante legal
debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión.
En el caso de inversión con apoderado en Colombia, que requiere la nueva inscripción en el RUT, si se cuenta
con poder general y el representante se mantiene, no será necesario otorgar un nuevo poder.
Si cuando se efectuó la inversión en Colombia se otorgó un poder especial, y las facultades del mismo no permiten
surtir el procedimiento que implica la nueva inscripción en el RUT, será necesario otorgar un nuevo poder con los
requerimientos arriba señalados.
Tratándose de inversiones antiguas que requieren la nueva inscripción en el RUT, si se mantiene en las condiciones
originales, no será necesario aportar la carta de inversión, solamente fotocopia de la carta original.
Lo anterior sin perjuicio de las verificaciones que realice la DIAN.
10. Entidades sin ánimo de lucro exceptuadas de registro ante las Cámaras de Comercio
Certificado o resolución de reconocimiento de la personería jurídica o certificado de existencia y representación
legal expedido por la Autoridad competente ante la cual la entidad deba tramitar el reconocimiento de su personería
jurídica (Alcaldía, Ministerio de Educación, Salud, Secretaria de Educación, etc.)
-
Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal.
11. Comunidades o Juntas de Copropiedad y propiedad horizontal reglamentadas por la Ley 675 de 2001
Certificación de existencia y representación de la persona jurídica expedida por la alcaldía que corresponda al
domicilio de la comunidad o propiedad horizontal
-
Fotocopia del acta de la asamblea que nombra al administrador.
-
Fotocopia del documento de identificación del administrador.
12. Iglesias y congregaciones religiosas, así como sus Federaciones y Confederaciones
La acreditación de la existencia y representación, expedida por la autoridad eclesiástica (Decreto 1396 /97 –
iglesia católica).
La acreditación de la existencia y representación para el caso de las iglesias, confesiones y denominaciones
religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros diferentes de la iglesia católica expedida
por el ministerio de gobierno (ley 133/94)
-
Fotocopia del documento de identificación del representante legal.
X
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO
La inscripción en el nuevo Registro Único Tributario comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su
presentación ante la administración y formalización de la inscripción.
El diligenciamiento del formulario deberá ser realizado por el obligado directamente a través de la página Web de la
DIAN en Internet (www.dian.gov.co) o en las Administraciones, Cámaras de Comercio debidamente autorizadas y
demás puntos habilitados para el efecto.
La formalización de la inscripción se re realiza en las Administraciones de la Dirección de Impuestos y/o Aduanas
Nacionales, o en las Cámara de Comercio, en las entidades públicas, o privadas, autorizadas para el efecto, ante un
servidor facultado, quien revisa y valida la información contenida en el formulario y procede a imprimir y firmar el
certificado de inscripción.
La inscripción podrá ser realizada de manera:
-
Asistida
-
Domiciliaria
XI
De oficio
PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN.
Permite cumplir con el deber de registrarse como responsable de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias
ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
1.
Generalidades.
1. El cliente ingresa al portal de la DIAN www.dian.gov.co a la opción Nuevo Registro Único Tributario, selecciona
“inscripción”, diligencia el formulario de acuerdo con las instrucciones dadas en el tutorial, la guía, manual de
usuario y procedimientos establecidos, ubicados en el portal en la opción ayuda.
2. Una vez registrada la información de la primera hoja, podrá seleccionar la opción guardar y aparecerá el
número del formulario, el cual debe ser tenido en cuenta junto con el número del teléfono indicando en la casilla 44,
para poder ingresar nuevamente si se guardo temporalmente en caso de suspender el diligenciamiento del mismo.
3. Cuando se haya realizado la acción de “guarde temporal” y se desee continuar incluyendo la información,
ingresa nuevamente digitando el número del formulario y el número telefónico registrado en la casilla 44.
4. Incluida la información, selecciona la opción enviar, se genera el formulario con la leyenda transversal “EN
TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” en la primera hoja, en este momento se debe proceder a imprimir y
guardar si lo desea.
Si generado el formulario diligenciado el cliente cierra el archivo sin haber realizado la impresión, este no se podrá
ver nuevamente, a menos que se haya guardado en medio magnético
Si el formulario no fue impreso por el interesado, ni se guardó en medio magnético, pero recuerda su número, debe
acercarse a la administración o puntos de atención previstos para ser asistido.
5. Impreso el formulario con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, se debe proceder a
formalizar que es el procedimiento para legitimar el contenido de la información suministrada a través del formulario
del nuevo Registro Único Tributario y establecer la identidad del interesado.
6. Cuando el formulario contenga la leyenda “EN TRAMITE”, el proceso de formalización se surte a través de las
Administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o puntos habilitados.
7. Cuando el formulario contenga la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, el proceso de formalización se
realiza a través de las Administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o puntos habilitados.
8. Cuando se presente un cliente a solicitar inscripción y exhiba certificado de Cámara de Comercio sin NIT, por
ningún motivo el funcionario que atiende debe registrarlo hasta tanto dicha entidad le asigne el respectivo NIT.
2.
Medios para formalizar la inscripción.
1. Por correo certificado: el formulario impreso, firmado, debe ser enviado a la Administración de Impuestos o de
Impuestos y Aduanas de su jurisdicción, adjuntando fotocopia del documento de identificación; se sugiere por
seguridad del cliente que el formulario tenga firma autenticada o nota de presentación personal ante Juez o Notario.
2. Ante la Administración de Impuestos y/o Aduanas de su jurisdicción, o los puntos de atención habilitados,
presentando la impresión de la primera hoja del formulario, con los documentos requeridos de acuerdo a la calidad,
para formalizar la inscripción.
3.
Formas de inscripción.
3.1. Diligenciamiento del formulario vía Internet directamente por el obligado.
El cliente ingresa por el portal de la DIAN, selecciona en la parte superior izquierda la opción Nuevo Registro Único
Tributario, le aparecerán diferentes opciones dentro de las cuales selecciona Inscripción, diligencia el formulario y se
genera, el cual podrá salir con las leyendas que se describen a continuación.
3.1.1.
Formulario con leyenda “EN TRAMITE”.
Se presenta si la información registrada no tiene inconsistencias, generado el formulario, aparece en la primera
hoja, la leyenda “EN TRAMITE”.
3.1.2.
Formulario con leyenda en “TRAMITE PARA ASISTIR”.
Cuando la información incluida presente inconsistencias aparecerá en la primera hoja, la leyenda “EN TRAMITE
PARA ASISTIR”, es decir que efectuadas las validaciones presentan inconsistencias y requieren ser subsanadas o
aclaradas por el obligado.
3.2. Inscripción asistida.
Es el trámite que permite al interesado directamente, por medio de apoderado o tercero, realizar el proceso de
inscripción y formalización, a través de un servidor de la contribución, se realiza solo ante las administraciones de
impuestos o de impuestos y aduanas.
3.3. Inscripción domiciliaria.
Es el servicio que ofrece la DIAN a los Grandes Contribuyentes para realizar la inscripción en el “RUT” en las
instalaciones de los Grandes Contribuyentes que por Resolución hayan sido designados como tales.
El procedimiento es el siguiente:
Una vez solicitada a la DIAN visita domiciliaria con cita previa o la programe la Administración, la DIAN comisionará
a un servidor de la contribución para inscribir a los Grandes Contribuyentes.
El funcionario asiste la inscripción, una vez culmina la incorporación de la información del Gran Contribuyente, envía
la información.
Para continuar con la etapa de formalización de la inscripción puede optar por las siguientes alternativas:
Comunicarse con un funcionario de RUT de la Administración para que éste proceda a formalizar, indicándole el
número del formulario quién remitirá el Certificado a la empresa vía correo electrónico; una vez impreso el
certificado, firman las partes, tanto el funcionario como el contribuyente.
Trasladarse a la Administración para culminar el proceso de inscripción con la formalización haciendo llegar el
Certificado de inscripción RUT al Gran contribuyente.
El funcionario requiere:
1. El cliente visitado debe poner a disposición del servidor de la contribución el espacio necesario, un computador
con la tecnología requerida y conectado a Internet y la documentación indispensable, que sirva de soporte para la
inscripción y formalización en cada uno de los casos.
2. El servidor de la contribución designado sostendrá entrevista con el representante legal o con la persona que
éste designe, informándole sobre el proceso de inscripción y formalización.
3. El servidor de la contribución prestará el servicio de diligenciamiento del formulario, para lo cual debe ingresar al
Portal de la DIAN al Registro Único Tributario opción “Inscripción” y captura la información suministrada por el
cliente.
4. El servidor de la contribución resolverá en lo posible todas las inconsistencias que se presenten con motivo del
diligenciamiento del formulario del Registro Único Tributario, las que no pueda resolver las trasladará a la Mesa de
Ayuda Local.
Si el gran contribuyente no cuenta con la tecnología requerida, la Administración debe tener a disposición
formularios en papel, que deben estar bajo custodia y responsabilidad del Administrador de Impuestos Nacionales,
de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, estar numerados y se debe llevar registro y control
de los mismos, tanto de los que no se han utilizado como de los que fueron diligenciados, en la visita al Gran
Contribuyente, el funcionario diligencia físicamente el formulario, según soportes, solicita al contribuyente firme el
formulario para proceder a incorporar la información en la Administración, genera el certificado y se lo hace llegar
firmado por el funcionario.
3.4. Personas naturales discapacitadas.
La DIAN podrá comisionar un servidor de la contribución para inscribir y formalizar a las personas discapacitadas
con obligación de inscribirse en el Registro Único Tributario que hayan solicitado la visita para ser asistidas en su
domicilio o casa de habitación.
3.5. Inscripción automática.
La inscripción directa por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, solo opera, por ministerio de la
ley, en el caso de las personas naturales inscritas en el Régimen Simplificado del Impuesto a las Ventas y no
declarantes del impuesto de Renta la información existente en el registro del “RUT” histórico acerca de estas
personas se llevará a un archivo , para ser validado cuando el cliente se acerque a actualizar algún dato ante la
DIAN o los lugares habilitados e incorporado en el nuevo registro “RUT”.
3.6. Inscripción de situaciones especiales.
1. Se procederá en caso de emergencia por problemas de red, cortes de luz y demás situaciones imprevistas que
se presenten en las administraciones, que impidan diligenciar por medio electrónico el formulario de inscripción del
“RUT”, la Administración debe tener a disposición formularios en papel, que deben estar bajo custodia y
responsabilidad del Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas
Nacionales, estar numerados y se debe llevar registro y control de los mismos, tanto de los que no se han utilizado
como de los que fueron diligenciados.
2. Excepcionalmente y ante la ocurrencia de un hecho de fuerza mayor o caso fortuito y frente a la necesidad
urgente de la inscripción y posterior formalización en forma inmediata para la presentación de declaraciones TAC
(Tributarias, Aduaneras y cambiarias), el servidor de la contribución solicita colaboración a la Mesa de Ayuda
Central, proporcionando los datos del cliente.
La Mesa de Ayuda Central, procede a la inscripción y formalización, dando al servidor de la contribución
solicitante el número de NIT que el sistema asignó.
Será responsabilidad del funcionario que suministra los datos a la mesa de ayuda central la autenticación de la
identificación de quien solicita la inscripción.
En el formulario en papel el servidor de la contribución incluye en la casilla 5 el número del NIT junto con los
demás datos suministrados por el cliente, una vez firmado por el interesado y el servidor de la contribución, se
coloca un sello con la leyenda “CERTIFICADO PROVISIONAL”, dándosele al cliente la primera hoja únicamente.
Igualmente firman la planilla de control de casos de contingencia, quedando ésta bajo la responsabilidad del
Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, según el
caso.
El formulario con marca “CERTIFICADO PROVISIONAL”, será habilitado para la presentación de declaraciones
en Bancos y demás situaciones que exijan su comprobación.
Una vez sea restablecida la situación y se tenga acceso a la página Web de la DIAN, el servidor de la
contribución activa la opción consulta, digita el NIT el sistema muestra copia del formulario e imprime.
Luego procede a comunicarse telefónicamente con el cliente para informarle que puede acercarse a la entidad o
a los sitios habilitados para firmar el documento RUT, para lo cual debe devolver el certificado provisional expedido
en forma manual.
-
Efectuado lo anterior procede a descargar el respectivo caso de la planilla de control de casos de contingencia.
3.7. Inscripción de obligados residentes en el exterior.
1. Las personas naturales que se encuentren radicadas en el exterior, deben diligenciar el formulario por Internet,
una vez obtenido este con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” debe remitirlo
electrónicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales utilizando la opción que ofrece el sistema;
generando el formulario debe imprimirlo, firmar y llevar al consulado el día que sea citado.
2.
Adicionalmente debe enviar un correo electrónico al buzón Orientació[email protected], señalando en Asunto:
“Inscripción de obligado residente en el exteriorexterior” , informando que ha realizado la solicitud de inscripción,
indicando el número de formulario que arroja el sistema al guardar temporalmente y el número de teléfono que indicó
en la casilla 44.
3. Recepcionada la solicitud, se dará traslado de inmediato por el mismo medio al Despacho de la Administración
de Personas Naturales de Bogotá, para surtir el trámite de inscripción.
4. El funcionario facultado por la DIAN procede a analizar la información, si viene con la leyenda “EN TRAMITE “
genera el “CERTIFICADO”.
5. Por el contrario, si el formulario se remite a la DIAN con la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, se
subsanan las inconsistencias vía correo electrónico con el interesado, las cuales unas vez corregidas permiten
generar el formulario con la leyenda “CERTIFICADO”.
6. Generado el “CERTIFICADO”, éste debe ser enviado por el Despacho del Administrador de las Personas
Naturales al Consulado, por correo electrónico, en archivo adjunto para ser impreso. La Administración informará a
la dirección electrónica señalada por el interesado, que debe acercarse al Consulado informado, para culminar el
trámite de la inscripción.
7. El funcionario encargado en el Consulado tan pronto como se presenta el interesado procede a solicitar el
documento de identificación y confronta los datos de este con los contenidos en el formulario. Si coinciden entrega el
formulario con la leyenda “CERTIFICADO” en dos (2) copias para la firma del contribuyente o usuario, para la validez
del mismo, bastará con el nombre y cargo del funcionario que formalizó, entrega una copia al interesado y la otra la
remitirá por correo certificado a la Administración de Personas Naturales de Bogotá D. C., Calle 75 No.15-43/49
quien a su vez remitirá a la Administración que le corresponda de acuerdo con la jurisdicción asignada en Colombia.
8.
El mismo procedimiento se debe agotar cuando se trate de actualización o cancelación del RUT
3.8. Inscripción y formalización asistida.
Gestión que permite al cliente surtir en un solo momento tanto el proceso de inscripción como el de formalización de
forma asistida por un funcionario facultado, quien debe realizar las verificaciones de identificación conforme al
procedimiento anteriormente descrito.
Surtidas las verificaciones del caso, el funcionario ingresa al portal de la DIAN, selecciona la opción registro único
tributario, digita el usuario y contraseña asignados ubicados en la parte inferior izquierda, pulsa el botón iniciar salen
las diferentes opciones, selecciona inscribir, procede a registrar la información, envía, genera el formulario, que
podrá salir con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, muestra al interesado para su
aceptación, realiza el trámite de formalización automática o asistida que se describe a continuación.
Se podrá realizar directamente, por apoderado general o especial, o por tercero, efectuando las verificaciones del
caso.
Cuando el tercero se presente con autorización autenticada, el servidor de la contribución debe surtir la inscripción y
formalización, generado el “CERTIFICADO”, entregará copia al autorizado firmada únicamente por el funcionario y a
la copia que reposa en la DIAN se anexa la mencionada autorización.
En caso que el tercero se presente con autorización para surtir el trámite de inscripción, únicamente el servidor de la
contribución diligencia el formulario con la información suministrada por el autorizado, genera el formulario con la
leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, hace entrega al tercero, para que revisado el contenido
por el interesado lo firme y lo retorne en un plazo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas.
En todo caso antes de realizar la inscripción, debe consultar obligatoriamente el RUT histórico con el fin de
establecer si el cliente ya se encuentra inscrito sea en la misma administración u otra, también la validación del
nombre, identificación, responsabilidades tributarias y régimen de ventas al cual pertenece. Si detecta que un mismo
NIT presenta diferentes nombres reporte a la Mesa de Ayuda Central por medio del correo “OrientacionRut” y
especificando en el campo de asunto “NIT con uno o más nombres”.
XII PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZACIÓN.
Procedimiento realizado por la Administración para legitimar el contenido de la información suministrada a través del
formulario del nuevo Registro Único Tributario y establecer la identidad del interesado, una vez estudiada y validada
la información.
1.
Generalidades.
1. La formalización del Registro Único Tributario “RUT” se realizará en las dependencias de la DIAN, Cámara de
Comercio autorizadas y puntos de atención habilitados.
2. Para acceder a esta opción deberá ingresar a la página Web, seleccionar la opción Nuevo Registro Tributario
RUT, escribir el usuario y la contraseña asignada, pulsar el botón iniciar y el sistema le despliega opciones dentro de
las cuales se encuentra formalizar.
3. El proceso de formalización de la inscripción en el “RUT” se realiza mediante la firma de la primera hoja del
formulario donde aparece la leyenda “CERTIFICADO” por parte del funcionario facultado y del cliente, se requiere
previamente haber adelantado el procedimiento de inscripción establecido.
4. Cuando el cliente no pueda acudir personalmente a formalizar, puede hacerlo mediante apoderado, quien debe
exhibir el documento de identificación y copia del poder debidamente otorgado.
5. El poder debe estar dirigido a la DIAN y tener presentación personal de quien lo confiere y lo acepta, ya sea en
Notaria, Oficina Judicial o Juzgado; el servidor de la contribución verifica que el poderdante y apoderado estén
debidamente identificados.
6. Si es por interpuesta persona (tercero), el escrito que autoriza o la firma del cliente en el formulario “EN
TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” debe venir autenticada y/o registrada ante Notario Público. El servidor
de la contribución encargado de la formalización verificará que toda la información sea correcta y exigirá la
autorización e identificación del tercero que adelanta el trámite.
7. Cuando se trate de persona jurídica, el servidor de la contribución realiza la verificación de la cédula del
representante legal, confrontándola contra los datos que aparecen en el certificado de Cámara de Comercio el cual
debe contener información vigente.
8. A excepción de la presentación personal, en los demás eventos descritos y una vez realizadas las verificaciones
del caso, el funcionario debidamente facultado, adjuntará a la copia del “CERTIFICADO” de inscripción que reposará
en la entidad, los documentos soportes como constancia de trámite.
2.
Clases de formalización.
2.1. Automática en la DIAN o puntos habilitados.
Se selecciona esta opción cuando el interesado se presenta en la DIAN o puntos habilitados con el formulario
impreso que contenga la leyenda “EN TRAMITE”.
El funcionario facultado ubica el cursor en el campo número de formulario, con el lector óptico lee el código de barras
que se encuentra en la parte superior derecha del formulario, después se ubica en el campo contenido y procede a
leer la nube de puntos ubicada en el margen superior izquierdo del formulario, trayendo la información de los
campos diligenciados en éste; si por alguna razón no puede leerse la nube de puntos de la primera hoja, puede
hacerse en cualquiera de las hojas que se aporten.
El sistema compara la información capturada del formulario con la que reposa en éste, si es consistente una vez
analizada y validada la información, genera el “CERTIFICADO” pulsando el botón ubicado en la parte inferior
derecha, imprime dos (2) copias, firma el funcionario y el interesado, lo cierra y aparece una ventana denominada
formalización en la cual se pregunta si el formulario ha sido firmado y aceptado por el contribuyente mostrando en la
parte inferior central dos botones el de la izquierda con SI y el de la derecha con NO.
Para que la inscripción quede formalizada es decir que ingreso el registro al sistema, se debe pulsar siempre el
botón de SI; únicamente se debe pulsar el botón de NO cuando el contribuyente se niega a firmar el certificado y la
información no ingresa al sistema.
En el evento que se pulse el botón NO por una circunstancia diferente a la señalada, para poder formalizar la
inscripción se requiere la confirmación del jefe de División o el funcionario que tenga el rol de formalizado en el nivel
2, quien una vez detecta los formularios que no fueron formalizados por bloqueo del funcionario (por la opción mis
formularios) debe revisar físicamente los soportes correspondientes, para dar el si cuando efectivamente verifica que
el certificado fue firmado por el cliente o mantener el no para anular el número de formulario.
2.2. Asistida.
Se selecciona esta opción cuando el interesado se presenta en la DIAN o puntos habilitados con el formulario
impreso que contenga la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”.
El funcionario facultado ubica el cursor en el campo número de formulario que ha generado el sistema cuando pulso
la opción guardar, digita el número de este, oprime el botón ubicado en el extremo de la parte inferir derecha, sale un
cuadro con las inconsistencias generadas; para verificar los datos que generan las marcas trae el formulario
pulsando el botón buscar que se encuentra al lado derecho del número del formulario, en la medida en que se
revisan y confrontan los datos.
Si se comprueba que estos son iguales a los contenidos en los documentos soporte no levanta la marca, pero si es
diferente entra al formulario cambia el dato y levanta la marca, ubicándose en el recuadro que se encuentra al lado
derecho de cada una de estas, hace click y el recuadro quedará en blanco.
Si el error detectado no esta contemplado, para solución inmediata, se traslada al Coordinador de la Mesa de Ayuda
Local quien se encargará del asunto.
Si persiste el error o inconsistencia el coordinador local eleva la consulta a la Mesa de Ayuda Nacional para que se
resuelva en el menor tiempo posible, en este caso se explicará al cliente las razones por las cuales no se formaliza
la inscripción, indicándole que tan pronto se tenga la solución se le comunicará vía telefónica el día y la hora en que
puede acercarse a finalizar el proceso.
Si como consecuencia del levantamiento de la marca realiza alguna modificación de la información procede a
guardar, generando el formulario con la leyenda “EN TRAMITE”, lo muestra al interesado si esta de acuerdo lo cierra
pulsa el botón inferior derecho interior, genera el CERTIFICADO, imprime dos (2) copias, firma el funcionario y el
interesado, lo cierra y aparece una ventana denominada formalización en la cual se pregunta si el formulario ha sido
firmado y aceptado por el contribuyente mostrando en la parte inferior central dos botones el de la izquierda con SI y
el de la derecha con NO, para que la inscripción quede formalizada es decir que ingreso el registro al sistema, se
debe pulsar siempre el botón de SI; únicamente se debe pulsar el botón de NO cuando el contribuyente se niega a
firmar el certificado la información no ingresa al sistema. En el evento que se pulse el botón NO por una
circunstancia diferente a la señalada, para poder formalizar la inscripción se requiere la confirmación del jefe de
División o el funcionario que tenga el rol de formalizado en el nivel 2, quien una vez detecta los formularios que no
fueron formalizados por bloqueo del funcionario (por la opción mis formularios) debe revisar físicamente los soportes
correspondientes, para dar el si cuando efectivamente verifica que el certificado fue firmado por el cliente o mantener
el no para anular el número de formulario
Si el cliente no está de acuerdo con la información consignada en el formulario se surte nuevamente el proceso
señalado.
Cuando se esté aplicando este procedimiento a las solicitudes que fueron recepcionadas por correo certificado, el
funcionario una vez revisadas las marcas que presenta el formulario respectivo, si alguna de estas no permite ser
levantadas por que requieren que el interesado aporte pruebas, el funcionario deberá comunicarse con este
telefónicamente al número registrado en la casilla 44 del formulario, comentando la situación e indicándole día y hora
para ser atendido.
2.3. Presentación del formulario a través de correo certificado.
Este procedimiento se utiliza con el objeto de facilitar la inscripción y la formalización en el RUT a aquellos
contribuyentes, usuarios o clientes que soliciten a través de Internet.
El parágrafo del artículo 5 de la resolución 8502 de Septiembre 21 de 2004 expedida por la entidad prevé la
presentación del formulario a través de remisión por correo certificado anexando fotocopia simple del documento de
identificación del interesado o del representante legal.
Para este propósito, el cliente ingresa al portal Web de la DIAN y elige la opción inscribir en el RUT, selecciona la
opción inscripción y procede a diligenciar los diferentes campos del formulario definidos para el efecto una vez
diligenciado, guardado y enviado el formulario a la DIAN y generado este, con la leyenda “EN TRAMITE” o en
“TRÁMITE PARA ASISTIR”, antes de cerrar , imprime un ejemplar, firma, anexa fotocopia del documento de
identificación de la persona natural o del representante legal; lo ensobra y envía por correo certificado a la
Administración de la DIAN de su jurisdicción, para el trámite y formalización de la inscripción en el nuevo RUT, la
DIAN a vuelta de correo remite el “CERTIFICADO” según sea el caso ya que si se requiere que el interesado aporte
pruebas el funcionario deberá comunicarse con este telefónicamente al número registrado en la casilla 44 del
formulario o por correo certificado comentando la situación e indicándole día y hora para ser asistido.
3.
Procedimiento para formalizar.
3.1. En forma presencial.
3.1.1.
Formulario con la leyenda en trámite.
1. El cliente que va a formalizar sin inconsistencias con la leyenda “EN TRAMITE”, se acerca a la ventanilla
denominada “fila preferencial” donde el servidor de la contribución, verifica los documentos necesarios para
determinar quien es la persona que adelanta el trámite.
2. Verificada la información se surte el proceso de formalización automática; en el evento que por alguna
circunstancia no se pueda realizar de esta manera se efectúa por el proceso de formalización asistida.
3.1.2.
Formulario con la leyenda en trámite para asistir.
1. El cliente que va a formalizar con inconsistencias con la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, se acerca a la
ventanilla denominada “fila asistida” con la primera hoja del documento impreso y con los documentos originales
para ser asistido.
2. El servidor de la Contribución debe atender cordialmente al cliente de acuerdo al turno en que se encuentre y
pregunta si esta actuando a nombre propio, como apoderado o por interpuesta persona,
3. Si es por interpuesta persona, la firma del cliente en el formulario “EN TRAMITE PARA ASISTIR” debe venir
autenticada y/o registrada ante Notario Público o con autorización autenticada solicitando el trámite, el servidor de la
contribución encargado de la formalización verificará que toda la información sea correcta a continuación solicita el
número del formulario y los documentos requeridos, según el anexo 3 de la presente Orden Administrativa
4. Cuando se trate de persona natural el servidor de la contribución realiza la verificación del documento de
identificación valido, si es comerciante, verifica certificado de Cámara de Comercio vigente.
5.
Realizadas las verificaciones del caso se surte el proceso de formalización asistido.
3.2. Por correo certificado.
Pueden llegar por este medio los formularios que contengan la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA
ASISTIR”.
Recepcionadas y radicadas en las Divisiones de Documentación o quien hagan sus veces y remitidas a las
Dependencias responsables de la gestión del RUT para efectuar la formalización, las clasifica según se trate de la
leyenda y remite al área de Recaudación o quien haga sus veces.
3.2.1.
Formalización de inscripción.
3.2.1.1.
En trámite para asistir.
Este procedimiento se utiliza para formalizar las inscripciones en el RUT realizadas a través de Internet y recibidas
por correo certificado, cuando presentan inconsistencia y tienen la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”.
Realizado el reparto por el Jefe del área, el funcionario facultado, para gestionar las solicitudes de inscripción con la
leyenda mencionada, este procederá a tramitarlas llevando a cabo el procedimiento de formalización asistida
descrito en el punto 2.2 asistida.
3.2.1.2.
En trámite.
1. Este procedimiento se utiliza para formalizar masivamente las inscripciones en el RUT realizadas a través de
Internet y recibidas por correo certificado, cuando no presentan inconsistencia y tienen la leyenda “EN TRAMITE”.
2. El Jefe o Coordinador de la gestión del RUT, asigna manualmente o electrónicamente cuando se disponga del
servicio informático de acuerdo con los perfiles de los funcionarios y a las cargas de trabajo existentes, para
adelantar el trámite de formalización.
3. El funcionario responsable con “ROL FORMALIZACION CORREO CERTIFICADO”, valida la identificación
enviada con la contenida en el formulario recepcionado, si es consistente ingresa por formalizar y selecciona la
opción “asistida”, captura, el número del formulario que se encuentra ubicado en el código de barras ubicado en la
parte superior derecha del formulario con el lector óptico, después ubica el cursor en el cuadro de contenido y lee la
nube de puntos ubicada en la parte superior izquierda la cual contiene la información de todo el formulario (puede
leerse la misma información en la nube de puntos de cualquiera de las hojas) el sistema valida la información
electrónica contra el documento impreso, genera el “CERTIFICADO” ; se sugiere en aras de no congestionar el
sistema y facilitar la atención al público que esta labor se realice en horas de la noche.
4. Impresos los formularios certificados, se procede al ensobrado y clasificación de los mismos para su posterior
entrega a la empresa de correo contratada para estos efectos.
5. Para el control de entrega a la empresa de correo, se genera una planilla electrónica con la información de cada
uno de los formularios impresos y entregados la cual debe contener el número del formulario, fecha de entrega,
nombre e identificación del cliente y direcciones debidamente clasificadas por ciudades de destino.
6. Una vez la empresa de correo haga entrega de los formularios certificados a sus destinatarios, deberá devolver
a La División de Documentación o la que haga sus veces de cada Administración la planilla electrónica o manual,
haciendo constar la fecha de entrega o en su defecto devolver los formularios no entregados indicando la razón de
su no entrega, la cual debe quedar relacionada en la mencionada planilla.
7. Para ejercer un mayor control: cada administración debe llevar una planilla en papel o electrónica que contenga
fecha de radicado, número de formulario, nombre o razón social del cliente, NIT, nombre y cargo del funcionario,
fecha de reparto, fecha de emisión del certificado y fecha de entrega por parte de, la empresa de correo con la
constancia del recibido por el interesado o devuelto por cualquier motivo.
8. Para los certificados devueltos, debe crearse un archivo denominado “CERTIFICADOS DEVUELTOS POR
CORREO”, con el fin de que el Jefe del área de Recaudo o quien haga sus veces, comunique al teléfono registrado
en cada uno de estos con el fin de confirmar la dirección, si lo ubica le informa que puede acercarse a retirar el
certificado, si no es posible desplaza un funcionario con el “certificado” para verificar que exista la dirección y
confirmar que allí reside o esta domiciliado el interesado, si es así le entrega el documento aludido y levanta acta; si
no encuentra al cliente levanta acta y regresa el documento al Jefe de Recaudación o quien haga sus veces.
9. Cuando nuevamente se presente el interesado en cualquier administración o puntos de atención y solicite
inscripción e indique el número de identificación que se encuentre en la circunstancia descrita anteriormente, debe
activarse una marca, con el propósito de detectar a aquel interesado que por alguna razón solicita el RUT por correo
pero aparentemente no desea ser ubicado por la DIAN, en este caso el funcionario tratara de establecer cuál fue la
causa que origino la devolución del correo inicial.
3.2.2.
Formalización de actualizaciones.
1. Este procedimiento se utiliza para formalizar masivamente las solicitudes de actualización al RUT realizadas por
los clientes a través de Internet y enviadas por correo certificado.
2. Estas solicitudes son recibidas y radicadas en las actuales Divisiones de Documentación o en las Dependencias
Únicas previstas por la DIAN y entregadas a las Dependencias responsables de la gestión del RUT para que
adelanten su proceso de actualización y formalización.
3. El Jefe o Coordinador de la gestión del RUT una vez recepcionadas las solicitudes, asigna los casos
electrónicamente cuando se disponga del servicio informático, de acuerdo a los perfiles de los funcionarios y a las
cargas de trabajo existentes, para adelantar el trámite de revisión de la solicitud y documentos soporte para proceder
a la formalización de la actualización de los datos excepto el NIT y las solicitudes especiales.
4. El funcionario responsable de la formalización, identifica y relaciona el número del formulario y una vez abierto
el contenido del mismo procede a validar la información del formulario recibido físicamente, el cual debe tener la
leyenda “solicitud”, y una vez efectuadas las mismas sin ningún inconveniente procede a formalizar electrónicamente
el documento sin imprimirlo.
5. Para efectos de control físico a esta solicitud se le coloca sello con la leyenda “tramitado” y se firma por el
funcionario que realizó el trámite y al final del día o con la frecuencia que se requiera se envía al archivo de
Documentación para su almacenamiento, control y conservación.
6. Para el control de entrega a la empresa de correo, se debe generar una planilla en papel y electrónica con la
información de cada uno de los formularios impresos y entregados la cual debe contener el número del formulario,
fecha de entrega, nombre e identificación del cliente y direcciones debidamente clasificadas por ciudades de destino.
7. Una vez la empresa de correo haga entrega de los formularios certificados a sus destinatarios, deberá devolver
a La División de Documentación o la que haga sus veces la planilla electrónica o manual, haciendo constar la fecha
de entrega o en su defecto devolver los formularios no entregados indicando la razón de su no entrega, la cual debe
quedar relacionada en la mencionada planilla.
8. Para los formularios no entregados de acuerdo a la razones expuestas se verificarán las causales y si de ellas
se desprende que la dirección es correcta, se contactará al interesado para que reclame copia del certificado en la
jurisdicción de la administración de su domicilio; si la información suministrada es incorrecta o no existe se procederá
a dejar marca en el sistema de este hecho para efecto de controles posteriores.
3.2.3.
Formalización solicitudes especiales.
Este procedimiento se utiliza para la formalización de las solicitudes especiales y de las decisiones de las mismas,
relacionadas con el cambio del régimen común al simplificado del IVA; cese de actividades en el impuesto sobre las
ventas; cancelación de la inscripción en el registro y cese de responsabilidades diferentes de ventas.
3.2.3.1.
Formalización de la solicitud
1.
Estas solicitudes son recibidas y radicadas en la ventanilla de asistencia por el funcionario
facultado, una vez hecha la validación del formulario recepcionado contra el documento de identificación ingresa a
la opción formalización asistida, digita el número de formulario y pulsa el botón generar PDF “formulario”, el sistema
lo trae con el cambio y el funcionario muestra la pantalla al cliente para que este manifieste si esta de acuerdo o no
con la información que se encuentra en el formulario.
2. Si no esta de acuerdo con la información por que se equivocó de concepto o de cambio de estado de la
empresa o persona cuando está solicitando la cancelación del registro; el funcionario debe realizar nuevamente el
proceso de solicitud especial y capturar la información que solicita el cliente y formaliza la solicitud.
3. Si por el contrario está de acuerdo, imprime dos (2) copias del formulario con la leyenda “SOLICITUD” y firman
el cliente y el funcionario, se entrega una de estas al cliente y la otra reposa en la entidad.
4. El Jefe o Coordinador de la gestión del RUT una vez recepcionadas las solicitudes, le da traslado a las
dependencias competentes de las verificaciones (Liquidación, jurídica cobranzas y Fiscalización, Pymes o quien
haga sus veces dependiendo de quien tenga la competencia) quienes, conforme el marco regulatorio, efectúan las
verificaciones documentales o físicas y autorizan o niegan la solicitud mediante la expedición del correspondiente
acto administrativo.
5. Una vez recibidas las comunicaciones de las dependencias responsables de la verificaciones por parte del Jefe
o Coordinador de la gestión del RUT este asigna los casos manualmente o electrónicamente cuando se disponga del
servicio informático, de acuerdo a los perfiles de los funcionarios y a las cargas de trabajo existentes, para adelantar
el proceso de formalización de la decisión de las solicitudes especiales.
3.2.3.2.
Formalización de la decisión a la solicitud
El funcionario facultado, utilizando el servicio de formalización selecciona la pestaña solicitudes especiales, aparece
una ventana que requiere: número del formulario, número del acto, fecha, recuadro para aceptar o rechazar y motivo
donde se digita un breve resumen de la decisión, efectúa la modificación descrita y formaliza teniendo como
respaldo la actuación administrativa cuando sea del caso.
Se diligencia cuando se trate de solicitud especial de cambio de régimen común a simplificado y cese de actividades
en ventas.
1.
Cambio de régimen común a simplificado
Si la solicitud es de cambio de régimen común a simplificado, el sistema trae el CERTIFICADO con el ajuste, cierra y
marca “SI” y queda registrada la novedad en el sistema. Si la solicitud no es aceptada el registro continúa en el
mismo estado. Para esta solicitud es necesario que medie acto administrativo (acta de comité).
2.
Cese de actividades en ventas.
Si la solicitud es de cese de actividades en ventas, el sistema trae el CERTIFICADO con el ajuste, cierra y marca
“SI” y queda registrada la novedad en el sistema. Si la solicitud no es aceptada el registro continúa en el mismo
estado. Para esta solicitud es necesario que medie acto administrativo (acta de comité).
3.
Cancelación del Registro
Si la solicitud es de cambio de régimen común a simplificado, el sistema trae el CERTIFICADO con el ajuste, cierra y
marca “SI” y queda registrada la novedad en el sistema. Si la solicitud no es aceptada el registro continúa en el
mismo estado. Para esta solicitud no necesario que medie acto administrativo. El NIT quedará inhabilitado y no
podrá ser asignado en adelante a ninguna persona natural o jurídica según sea el caso.
4.
Cese de responsabilidades diferentes de ventas
El funcionario pulsa el botón buscar y el sistema le trae el formulario, hace el ajuste suprimiendo (limpiar campo) la
responsabilidad en el campo 53 , envía, se genera el formulario “EN TRAMITE” --- "SOLICITUD", cierra la ventana y
pulsa el botón generar PDF “formulario” y el sistema trae el “CERTIFICADO” con el ajuste, cierra y marca “SI”,
quedando registrada la novedad en el sistema, para esta solicitud no es necesario que medie acto administrativo
alguno.
Para todos los efectos la fecha que el sistema asumirá como cambio, cese o cancelación que el cliente desea
informar, será el registrado en el campo “61 Fecha”, el día en que se efectúa la formalización del “CERTIFICADO”.
Si la solicitud especial se acepta se imprime dos (2) copias del formulario con la leyenda “CERTIFICADO” que
contiene el ajuste y las firman el cliente y el funcionario, se entrega una de estas al cliente y la otra reposa en la
entidad.
Al final del día o con la frecuencia que se requiera se envía al archivo de Documentación anexando la actuación
administrativa que autorizó el trámite o negó la solicitud para su almacenamiento, control y conservación.
4.
Dificultades que se pueden presentar al formalizar.
Si no pudo hacer lectura óptica de la nube de puntos, el servidor de la contribución solicita al cliente el número del
formulario, consulta el sistema y verifica que corresponda al cliente que formaliza; si no corresponde, lo remite para
asistencia.
Si el cliente se presenta a formalizar sin el formulario o su número de NIT para identificar el número de formulario, se
le pregunta el número del mismo, si no sabe se remite para asistencia, si lo informa, el funcionario continúa con el
trámite.
Si culminado el proceso de inscripción el cliente se niega a firmar el CERTIFICADO de inscripción en el “RUT”, el
servidor de la contribución lo remitirá a la Mesa de Ayuda Local con el fin de que le aclare las dudas
XIII MARCAS.
Es el medio por el cual el funcionario facultado valida, analiza y resuelve una vez aplicando los procedimientos a
cada una de ellas, las cuales se describen a continuación; la situación particular del cliente cuando el formulario
contenga la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, bien sea que el diligenciamiento se realice por Internet o en las
administraciones o puntos habilitados por la DIAN.
Ver ANEXO No.1 MARCAS.
XIV PROCESO DE ACTUALIZACIÓN.
Permite modificar o adicionar datos informados en la inscripción, a excepción del NIT y de los que requieren
verificación previa a su aceptación (solicitudes especiales).
1.
Generalidades.
1. Se puede modificar o adicionar datos de identificación, ubicación y clasificación ya contenidos en el nuevo
Registro Único tributario, lo cual presupone que con antelación se han realizado los trámites de inscripción y
formalización del registro.
2. Será modificable toda la información inicial contenida en el registro a excepción del NIT, por solicitud del
interesado, o de oficio, conforme a las facultades señaladas por el artículo 562-1 del Estatuto Tributario, o por
programas de actualización.
3. Las personas naturales residentes en el exterior podrán actualizar la información contenida en el Registro Único
Tributario por Internet y se surte el procedimiento previsto para los clientes externos residentes en el exterior previsto
en inscripción.
4. Este proceso tiene como objetivo mantener en forma permanente el registro, con una información caracterizada
por su alto nivel de confiabilidad.
5. Una vez el cliente ha surtido el proceso de inscripción, podrá actualizar los datos de la información contenida en
el Registro Único Tributario; por INTERNET solo podrá hacerlo para las modificaciones o adiciones de los campos
de la primera hoja del formulario; las demás modificaciones o adiciones debe hacerlas en los puntos de atención
habilitados por la DIAN
2.
Procedimiento.
2.1. Solicitud por Internet.
1. El cliente ingresa por el portal de la DIAN, selecciona en la parte izquierda la opción Registro Único Tributario
mostrará varias opciones, de las cuales selecciona actualización, el sistema trae el formulario y el cliente inicia el
diligenciamiento, en el campo concepto aparece automáticamente el código 02, digita el NIT en el campo No. 5,
efectúa la modificación de cualquiera de los campos de la primera hoja, con excepción del NIT y de las
responsabilidades que deben tramitarse como solicitud especial.
2. Una vez diligenciada la información para actualizar por Internet, el obligado procederá a imprimir el formulario.
Lo envía por correo certificado anexando fotocopia del documento de identificación, o presentada personalmente
ante la Administración o puntos de atención habilitados.
3. Recepcionada la solicitud en la entidad por cualquiera de los medios descritos, el funcionario designado ingresa
a la herramienta por la opción formalizar digita el NIT o número del formulario del solicitante, pulsa el botón “buscar”
ubicado al lado derecho del campo de número de formulario, el sistema lo trae con toda la información incluido el
cambio y el funcionario verifica que la información allí contenida sea la misma que la suministrada en medio impreso,
si ésta es consistente, pulse el botón “Enviar” para generar el formulario con leyenda “CERTIFICADO”, imprime,
cierra el formulario, el sistema muestra a la pantalla de formalizar, marca la opción firmado y pulsa el botón
“formalizar, ubicado en el extremo inferior derecho; la impresión se guarda en un archivo físico de certificados de
actualización y por cita previa asignada a través del Call Center, se informa al interesado que puede acercarse a
reclamarlo o se lo remite por correo a la dirección informada en el registro.
2.2. Solicitud asistida.
1. El funcionario ingresa digitando su clave de acceso y el sistema le mostrará las opciones (Inscripción,
actualización, solicitudes especiales, formalización y consulta); elige la opción que corresponda, el sistema trae el
formulario y el funcionario diligencia en el campo concepto y el resto de la información acorde a la entrevista con el
cliente.
2. Se imprime este formulario y se da a conocer al cliente para revisión, si no esta de acuerdo solicita una nueva
modificación, la graba, si esta de acuerdo imprime el formulario con la leyenda “CERTIFICADO” en la primera hoja y
legitimaza a través de las firmas el “CERTIFICADO”. El servidor de la contribución archiva la certificación de
actualización.
2.3. Solicitud correo certificado.
1. Este procedimiento se utiliza con el objeto de facilitar la actualización en el RUT de aquellos contribuyentes,
usuarios o clientes que soliciten la actualización a través de Internet y para este efecto sólo pueden actualizar los
datos de la primera hoja a excepción del NIT y las solicitudes especiales; la información restante de requerir su
actualización sólo debe hacerse presencialmente en las dependencias de las Administraciones de la DIAN, o puntos
de atención habilitados por ésta.
2. El artículo 7º de la Resolución 8502 de Septiembre 21 de 2004 expedida por la DIAN prevé la presentación de
la solicitud de actualización a través de remisión por correo certificado anexando fotocopia simple del documento de
identificación del interesado o del representante legal y demás documentos soporte.
3. Para este propósito, el cliente ingresa al portal Web de la DIAN y elige la opción actualización RUT, una vez
diligenciadas las casillas a adicionar o modificar; procede a guardar y enviar el contenido de la solicitud a la DIAN;
antes de cerrar este servicio imprime un ejemplar del contenido de la actualización, CON LA LEYENDA “EN
TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR”.
4. Si la leyenda fue “EN TRAMITE” o “EN TRÁMITE PARA ASISTIR” una vez impreso el formulario, en una
impresora con las características mínimas definidas lo firma; anexa fotocopia simple del documento de identificación
y anexa los documentos soporte; lo ensobra y envía por correo certificado a la Administración de la DIAN de su
jurisdicción, para el trámite y formalización de su solicitud de actualización en el nuevo RUT, según sea el caso ya
que si se requiere que el interesado aporte pruebas el funcionario deberá comunicarse con este telefónicamente al
número registrado en la casilla 44 del formulario comentando la situación e indicándole día y hora para ser asistido.
3.
Otras actualizaciones.
3.1. Identificación.
Este tipo de actualización procede en los siguientes casos:
-
Cambio de Nombre, persona jurídica o natural.
-
Cambio de documento de identidad.
-
Anotación del registro de fallecimiento de la persona natural.
-
Cambio de sigla de una sociedad por constitución de un nuevo tipo societario.
3.2. Cambio de domicilio.
1. Corresponde al cambio de dirección de los inscritos, quienes están obligados a informarlo previamente a la
ocurrencia del hecho.
2. Para el caso de las personas jurídicas, los cambios en la dirección de la sede principal de una sociedad dentro
del mismo municipio, se asumirán como actualización de dirección y no tiene efecto diferente al de establecer una
nueva dirección para las notificaciones, igual procedimiento se aplica para el caso de personas naturales
comerciantes o no.
3. Sin embargo, los cambios en la dirección de la sede social que impliquen traslado de un municipio a otro,
constituyen cambio del domicilio social que se realiza mediante escritura pública de reforma y puede generar
cambios en la jurisdicción de la Cámara de Comercio y/o de la Administración de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales competente, caso en el cual se deben realizar las respectivas cancelaciones en el registro
mercantil del municipio de origen y las nuevas inscripciones en la Cámara de Comercio del municipio de la nueva
sede.
4. Respecto de la Administración de Impuestos Nacionales, Aduanas Nacionales o Impuestos y Aduanas
Nacionales, el cambio de domicilio de la sociedad de un municipio a otro, no implica variaciones en el Número de
Identificación Tributaria (NIT), pero tiene incidencia en la Jurisdicción de la Administración ante la cual el cliente debe
cumplir con sus obligaciones formales, lo cual debe ser informado a la Administración a la cual pertenecía el cliente
externo para el ajuste de la cuenta corriente.
5. Cuando se presente el cambio de domicilio, el servidor de la contribución que tenga conocimiento del hecho,
diligenciará la planilla de control a que hace referencia el Memorando No-745 de 2004.
6. Una vez el sistema detecte que el contribuyente al diligenciar el formulario está cambiando de jurisdicción
(administración), deberá aparecer como marca “cambio de Administración”, es decir que en todos los eventos en que
se presente esta situación el formulario saldrá con la marca “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, el funcionario ingresa
por la opción formalización asistida, ingresa el número del formulario y pulsa el botón “CONSULTA” donde debe
aparecer la marca mencionada, debe en primer término indagar al interesado si realmente está solicitando el cambio
de administración, o si por el contrario obedece a una equivocación, hace el ajuste y genera el “CERTIFICADO”. Si
efectivamente desea cambiar de Administración, levanta la marca chequeando la casilla de verificación e
inmediatamente, comunica al área de cobranzas la solicitud de cambio de administración, para que traslade los
expedientes de los procesos de cobro a la nueva administración y se aplique el procedimiento descrito en el
Memorando No. 745 de fecha septiembre 28 de 2004.
3.3. Cambio de actividad.
1. Todos los inscritos están obligados a informar la actividad económica a la que se dedican, la cual puede ser
única o múltiple, en el caso de la existencia de varias actividades debe relacionarlas de acuerdo a los ingresos que
le genere, registrando en primer lugar como actividad principal aquella de la que obtenga mayor ingreso; en caso de
modificación de esa situación debe informarlo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de la
actualización del Registro Único Tributario.
2. La modificación de las actividades de una persona natural de una actividad no mercantil a una mercantil, así
como la inscripción de una nueva actividad que sea mercantil, exige la inscripción en Cámara de Comercio.
3. La modificación de las actividades de una persona jurídica debe encontrarse descrita dentro de su objeto social,
de lo contrario implica una reforma a los estatutos de la sociedad.
3.3.1.
Actualización actividades económicas.
El procedimiento de actualización tiene las siguientes características:
1. Las actividades económicas se clasifican en tres (3) grupos: 1) Actividad económica principal, 2) Actividad
económica secundaria y 3) Otras actividades económicas.
2. El cierre de la vigencia de una actividad económica solamente se realiza sobre aquella del mismo grupo. Es
decir:
a. Actividad económica principal reportada en el formulario de inscripción/actualización del RUT, cierra únicamente
la vigencia de la actividad económica principal registrada en el RUT;
b. Actividad económica secundaria reportada en el formulario de inscripción/actualización del RUT, cierra
únicamente la vigencia de la actividad económica secundaria registrada en el RUT;
c. Otra actividad económica reportada en el formulario de inscripción/actualización del RUT, cierra únicamente la
vigencia de otra actividad económica registrada en el RUT.
3. La fecha de inicio de la actividad económica en el formulario de actualización del RUT, puede ser posterior a la
fecha de inscripción o diligenciamiento del formulario.
Las condiciones que se describen a continuación, aplican sobre actividades económicas del mismo grupo.
1. Actividades económicas que existen en el registro RUT (reportadas previamente por inscripción o en el histórico
proveniente del SIAT) y que no se reportan en el formulario de inscripción/actualización del RUT, se les cierra la
vigencia. Es decir, las omisiones de actividades económicas en los formularios de inscripción/actualización del RUT,
cierran las vigencias de las actividades económicas registradas en el RUT.
2. El cambio de actividad económica reportada en el formulario de inscripción/actualización del RUT, cierra la
vigencia de la actividad económica registrada en el RUT (reportadas previamente por inscripción o en el histórico
proveniente del SIAT).
3. La fecha de cierre de vigencia de una actividad económica registrada en el RUT (reportadas previamente por
inscripción o en el histórico proveniente del SIAT), corresponde, al día calendario inmediatamente anterior a la fecha
de inicio de la actividad económica que se reporta en el formulario de inscripción/actualización del RUT. Por ejemplo:
a. Tratamiento normal de los días: Si en el formulario de inscripción/actualización del RUT se reporta como fecha
de inicio de vigencia de la actividad económica: 25-May-2004, la fecha de cierre de vigencia es 24-May-2004.
b. Fechas de fin de mes: Si en el formulario de inscripción/actualización del RUT se reporta como fecha de inicio
de vigencia de la actividad económica: 01-Nov-2004, la fecha de cierre de vigencia es 31-Oct-2004. Se manejan las
fechas de años bisiestos: Inicio de vigencia 01-Mar-2004, cierre de vigencia el 29-Feb-2004.
c. Fechas para fin de año: Si en el formulario de actualización del RUT se reporta como fecha de inicio de vigencia
de la actividad económica: 01-Ene-2004, la fecha de cierre de vigencia es 31-Dic-2003.
4. Si la actividad económica reportada en el formulario de inscripción/actualización del RUT, corresponde a la
actividad económica vigente registrada en el registro RUT, y ésta última procede de migración, la fecha de inicio de
vigencia corresponde a la fecha del formulario; esto permite mantener la información migrada intacta, evitando
afectar los procesos actuales que se adelantan en el sistema SIAT. Por ejemplo:
Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.
Fecha inicio actividad formulario: 21-Abr-2003.
Actividad
Económica
Existente
Registro RUT antes
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2003
31-Dic-9999
Nueva
Registro RUT después
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2003
15-Nov-2004
16-Nov-2004
31-Dic-9999
5. Si la actividad económica reportada en el formulario de inscripción/actualización del RUT, no corresponde a la
actividad económica vigente registrada en el registro RUT, y ésta última procede de migración, la vigencia existente
se debe cerrar a la fecha de diligenciamiento del formulario y, crear la nueva vigencia con la fecha informada; esto
permite mantener la información migrada intacta, evitando afectar los procesos actuales que se adelantan en el
sistema SIAT. Por ejemplo:
Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.
Fecha inicio actividad formulario: 15-Ago-2003.
Actividad
Económica
Existente
Registro RUT antes
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2002
31-Dic-9999
Nueva
Registro RUT después
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2002
15-Nov-2004
15-Nov-2003
31-Dic-9999
6. Si la actividad económica reportada en el formulario de inscripción/actualización del RUT, corresponde a la
actividad económica vigente registrada en el registro RUT, y ésta última no procede de migración (es decir, fue
creada por inscripción o modificada por actualización), se adiciona una nueva vigencia para mantener el histórico.
Ejemplo:
Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.
Fecha inicio actividad formulario: 25-Abr-2003.
Actividad
Económica
Existente
Nueva
Registro RUT antes
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2003
31-Dic-9999
Registro RUT después
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2003
15-Nov-2003
25-Nov-2003
31-Dic-9999
7. Si la fecha de inicio de vigencia de la actividad económica que se reporta en el formulario de actualización del
RUT, es anterior a la fecha de la actividad económica registrada en el RUT, la vigencia existente se debe cerrar a la
fecha de diligenciamiento del formulario y, crear la nueva vigencia con la fecha informada. Por ejemplo:
Fecha diligenciamiento formulario: 16-Nov-2004.
Fecha inicio actividad formulario: 01-Dic-2003.
Actividad
Económica
Existente
Registro RUT antes
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2003
31-Dic-9999
Nueva
Registro RUT después
Fecha inicio
Fecha fin
21-Abr-2003
16-Nov-2004
01-Dic-2003
31-Dic-9999
3.4. Cambio de régimen simplificado al común en forma voluntaria.
1. Las personas naturales que no cumplan con alguno de los requisitos establecidos en el artículo 499 del Estatuto
Tributario para pertenecer a este régimen, están en la obligación de realizar actualización de su registro en el
periodo inmediatamente siguiente al de la ocurrencia del hecho.
2. En el caso de celebración de contratos que superen el tope establecido en el parágrafo 1° del artículo 499 del
Estatuto Tributario, la actualización del registro será anterior a la suscripción del contrato.
3. Para el presente tipo de actualización bastará la presentación del interesado con el documento de identidad
original y su manifestación en el formulario del RUT.
3.5. Cambio de régimen simplificado al común por investigación.
Una vez proferido y ejecutoriado el acto administrativo que ordena la reclasificación al régimen común, el área
competente debe comunicar a la División de Recaudación o quien haga sus veces, para que efectúe la
actualización de oficio.
3.6. Solicitudes de cancelación en trámite antes del nuevo RUT.
Son aquellas solicitudes de cancelación que ya se encuentran en el MUISCA estado migrado (74 en transición por
solicitud de cancelación RUT antiguo), tanto personas naturales como personas jurídicas y sus asimiladas.
-
Persona natural
La Administración de oficio debe reinscribir y hacer la solicitud especial de cese de actividades en ventas y
formalizar; acto seguido selecciona la solicitud especial de cese de responsabilidades diferente de ventas y
formalizar, el funcionario con rol de formalizador nivel 2, previamente revisa si ya existe pronunciamiento del área de
Fiscalización y la solicitud fue aceptada y corresponde a una persona natural; adicionalmente debe comunicarse
mediante oficio que de acuerdo con el artículo 11 del Decreto 2788 de 2004 no se puede cancelar el NIT que hace
parte del nuevo registro, pero si las responsabilidades que existan en cuyo caso la fecha de cese de estas será la
que aparezca al momento de formalizar en la casilla 61, se anexa copia del “CERTIFICADO”, donde queda
registrado el cese de todas las responsabilidades.
-
Persona Jurídica
Debe reinscribirse y hacer de oficio la solicitud especial de cancelación del registro y formaliza, de conformidad con
lo dispuesto en el acto administrativo que así lo declare, se informará telefónicamente por el jefe del área o quien se
designe al cliente para que se acerque a reclamar el formulario con la leyenda “CANCELADO”.
En ambos eventos se debe anexar a la copia del certificado que queda en la entidad, la correspondiente solicitud y
copia del acto proferido por el área que se pronuncio al respecto.
3.7. Cambio de régimen común al simplificado antes de entrar el nuevo RUT.
El procedimiento de cambio de régimen común al simplificado a quienes se les aceptó la solicitud antes de entrar en
vigencia el nuevo RUT. La Administración debe hacer de oficio tanto la reinscripción de no haberlo hecho, así como
la solicitud especial de cambio de régimen y formalizar, el funcionario con rol de formalizador nivel 2 surtirá el
proceso, en cuyo caso la fecha de cambio de régimen será la que aparezca al momento de formalizar la casilla 61.
Se informará al cliente telefónicamente por el jefe del área o quien se designe para que se acerque a reclamar el
“CERTIFICADO” donde aparece registrado el cambio de régimen, que será la fecha desde la cual deja de presentar
la declaración bimestral de ventas.
Se debe anexar a la copia del certificado que reposa en la entidad, la correspondiente solicitud y copia del acto
proferido por el área que se pronuncio al respecto.
3.8. Procedimiento para anulación NIT a través de Cámara de Comercio.
Esta situación se presenta cuando el cliente que se inscribe en cámara de comercio no espera los dos (2) días que
tiene dicha entidad para gestionar el trámite de asignación del NIT ante la DIAN y se dirige a ésta a solicitar otro NIT,
en todos los casos el funcionario antes de proceder a la inscripción debe revisar en el certificado de cámara de
comercio, si ya fue asignado NIT, caso en el cual lo debe inscribir con éste, sino, debe abstenerse de asignar uno
nuevo; una vez le sea asignado el NIT por cámara de comercio, se inscribirá en la DIAN o puntos habilitados por
ésta.
En el evento descrito cuando se hayan asignado dos NITs, uno gestionado por la Cámara de Comercio y otro por la
DIAN, se mantendrá el asignado por la Cámara de conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo
555-1 del E.T.
Para lo cual se levantará acta firmada tanto por el Administrador de Impuestos como por el Jefe de División de
Recaudación en la cual se motivará esta decisión, que debe ser comunicada al interesado y remitida una copia a la
Mesa de Ayuda Central quien gestionará lo pertinente para realizar el procedimiento de anulación del NIT expedido
por la DIAN.
La anulación procederá sin perjuicio de las consecuencias administrativas del caso.
3.9. Asignación NIT cambio de documento de identificación y no es NUIP.
Procedimiento para asignación de NIT para aquellas personas que en vigencia del nuevo RUT cambian de
documento de identificación y no es NUIP. Cuando el cliente haya tramitado el NIT con tarjeta de identidad y deba
cambiar el documento de identificación por cumplir mayoría de edad y el número no sea NUIP; se conserva el mismo
número de NIT y se cambia el tipo de documento y el número de documento de identificación.
3.10.
Asignación NIT extranjeros que cambian documento de identificación.
Procedimiento para asignación de NIT para personas naturales extranjeras que en vigencia del nuevo RUT cambian
de documento de identificación de pasaporte a cédula de extranjería. Cuando el cliente haya tramitado el NIT con
tarjeta de extranjería o pasaporte y deba cambiar el documento de identificación por cualquier circunstancia de orden
judicial o legal; se conserva el mismo número de NIT y se cambia el tipo de documento y el número de documento
de identificación.
4. Solicitudes especiales.
Trámite que efectúa la persona inscrita en el Registro Único Tributario para obtener el cambio de régimen de común
a simplificado, informar el cese de actividades en el impuesto sobre las ventas, cancelar la inscripción y solicitar el
cese de responsabilidades diferentes de ventas,
Nacionales.
previa verificación de la Dirección de Impuestos y Aduanas
4.1. Cambio de régimen Común a Simplificado impuesto sobre las ventas
Permite a una persona natural ya inscrita, cambiar de régimen de ventas de común al simplificado, cumpliendo las
condiciones para pertenecer a este régimen.
El procedimiento para la verificación de cambio de régimen común al simplificado será el previsto Orden Marco de
Fiscalización Tributaria.
4.2. Cese de actividades del impuesto sobre las ventas.
Permite suspender la responsabilidad de este impuesto, previa las verificaciones a que haya lugar.
4.3. Cancelación de la inscripción en el registro único tributario.
Persona natural, permite cancelar el registro por sucesión liquidada, cuando no tiene obligaciones con la DIAN.
Persona jurídica y asimilada permite cancelar el registro por liquidación, fusión, absorción y escisión de la sociedad,
cuando no tiene obligaciones con la DIAN.
4.4. Cese de responsabilidades diferentes al Impuesto sobre las Ventas.
Permite a una persona natural o jurídica ya inscrita, informar el cese de responsabilidades diferentes a las del
impuesto sobre las ventas.
4.5. Trámite de solicitudes Especiales.
4.5.1.
Asistida.
El cliente ingresa por el portal de la DIAN, selecciona en la parte izquierda la opción Nuevo Registro Único Tributario,
le muestra varias opciones selecciona solicitudes especiales; el sistema trae el formulario y el cliente inicia el
diligenciamiento, se ubica en el campo concepto da doble click y despliega la tabla, selecciona la opción
correspondiente al tipo de solicitud especial requerida, los demás campos de la primera hoja aparecen en blanco,
excepto cuando se trate de la solicitud de cese de responsabilidades diferente de ventas (opción 06), en cuyo caso
si se habilita el campo 53 y puede seleccionar el o los ítems requeridos; en todo caso el cliente debe digitar
obligatoriamente el NIT en el campo 5 y la información de identificación.
Pulsa el botón ubicado en la parte inferior derecha “Enviar”, el sistema le genera el formulario con la leyenda
“SOLICITUD”, puede guardar e imprimir, en una impresora con las características mínimas definidas lo firma, anexa
fotocopia simple del documento de identificación y anexa los documentos soporte si es del caso; desplazándose a la
DIAN o puntos habilitados para formalizar la solicitud.
5.
Verificación cese de actividades del impuesto sobre las ventas.
1. Una vez recibida la solicitud de cese de actividades sujetas al Impuesto sobre las Ventas ésta será remitida al
área competente para su estudio.
2. El servidor de la contribución encargado efectuará el reparto de las solicitudes entre los servidores encargados
de la realización de su estudio.
3. El servidor de la contribución encargado realizará el análisis de la solicitud verificando que el contribuyente haya
presentado declaración de ventas en los últimos seis periodos si estuviere obligado a ello, la inscripción y/o la
cancelación del establecimiento de comercio y la comunicación de los procesos pendientes en las diferentes áreas
respecto del Impuesto sobre las Ventas.
4. Si con motivo de la verificación o análisis realizado, se concluye que no procede la solicitud de Cese de
Actividades, debe dictarse Resolución negando la solicitud, debidamente motivada, la cual será suscrita por el
Administrador o el servidor a quien éste designe.
5. Si como resultado de la verificación se establece la procedencia de la solicitud, debe proferirse Resolución en
tal sentido debidamente motivada, la cual será suscrita por el Administrador o el servidor de la contribución a quien
éste designe.
6. Una vez ejecutoriada la resolución que decide la solicitud se informará al encargado del “RUT“para que haga
las modificaciones del caso.
7. En caso que la solicitud se haya decidido favorablemente, el funcionario designado ingresa a la herramienta por
la opción formalizar, digita el NIT o número del formulario del solicitante, pulsa el botón “buscar” ubicado al lado
derecho del campo de número de formulario, el sistema lo trae con toda la información incluido el cambio y el
funcionario verifica que la información allí contenida sea la misma que la suministrada en medio impreso, si ésta es
consistente, pulsa el botón “Enviar” para generar el formulario con leyenda “CERTIFICADO”, imprime, cierra el
formulario, el sistema muestra la pantalla de formalizar, marca la opción firmado y pulsa el botón “formalizar, ubicado
en el extremo inferior derecho; la impresión se guarda en un archivo físico de certificados de actualización; firma el
documento y si el interesado esta presente le hace entrega del CERTIFICADO, de lo contrario por cita previa
asignada se informa al interesado que puede acercarse a reclamarlo o se lo remite por correo a la dirección
informada en el registro.
6.
Reclasificación del régimen común al régimen simplificado.
Reclasificación del régimen común al régimen simplificado para responsables reclasificados de oficio en forma
masiva por la DIAN. Los contribuyentes reclasificados en el régimen común por programas masivos durante los años
1999 y 2000, se podrán inscribir en el Registro Único Tributario como responsables del impuesto sobre las ventas
del régimen simplificado, siempre y cuando cumplan los requisitos y topes vigentes a la fecha de la solicitud de
inscripción.
Para los responsables reclasificados que vienen cumpliendo con las obligaciones propias del régimen común solo
podrán efectuar el cambio a través del procedimiento establecido en el artículo. 505 del Estatuto Tributario y la
Orden Marco de Fiscalización Tributaria No. 01 de agosto 2 de 1999, actualizada el 23 de Junio de 2004.
7.
Actualizaciones de oficio por actos administrativos que afectan el “RUT”.
1. Las dependencias competentes que profieran Actos Administrativos que impliquen variación a la información
incluida en el Registro Único Tributario, deben informar sus Actos debidamente ejecutoriados, dejando constancia de
tal hecho, al área de Recaudación o quien haga sus veces para que se incluya toda la información que lo actualice;
previa notificación al interesado.
2. Cuando un contribuyente declare una dirección procesal, el funcionario que conozca debe reportarla a la
dependencia competente, para ser incluida en el módulo especial que para tal efecto existe en el registro, de la
misma manera en el caso de establecerse una nueva dirección acorde a lo preceptuado en el artículo 563 del
Estatuto Tributario debe comunicarse también ya sea por verificación directa o por información oficial, comercial o
bancaria.
3. De manera especial la Subdirección de Comercio Exterior deberá asignar un funcionario y solicitar los roles
respectivos de captura y modificación al administrador del sistema, los cuales deberán ser incluidos al momento de
la ejecutoría de los actos administrativos que modifiquen la situación legal de los usuarios aduaneros.
4. Tratándose de usuarios aduaneros que requieran de autorización, habilitación, reconocimiento, inscripción o
renovación para ejercer sus actividades como tal por parte de la Subdirección de Comercio Exterior, una vez
ejecutoriado el acto administrativo correspondiente, ésta dependencia deberá actualizar la información del Registro
Único Tributario a través del Sistema Informático.
5. Ejecutoriado el acto administrativo que cancele o suspenda la autorización para ejercer las actividades como
usuario aduanero, la dependencia que expida el acto administrativo deberá informar del hecho a la Subdirección de
Comercio Exterior, para que se actualice la información del Registro Único Tributario a través del Sistema
Informático.
8.
Actualizaciones de oficio por cruces de información.
Este tipo de actualización depende de los convenios que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
establezca con diferentes entidades oficiales o privadas a cargo de la información que pueda actualizar las bases del
registro.
Habrá lugar a actualización previa verificación de la confiabilidad y consistencia de la información obtenida a través
de este tipo de cruces. Para el efecto, la dependencia competente una vez establezca la información a modificar,
notificará al inscrito para que se pronuncie sobre el hecho.
Procederá la cancelación del registro en los eventos contemplados en el artículo 11 del Decreto 2788 de 2004.
9.
Requisitos para la cancelación de la inscripción.
En general el trámite para la cancelación del Registro Único Tributario debe realizarse de manera personal por
quien tenga el deber formal ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales acorde a lo establecido en los
artículos 19 de la ley 863 de 2003 y 572 del Estatuto Tributario con presentación en original del documento de
identidad
Cuando el trámite se efectúe a través de apoderado general o especial se requiere poder debidamente otorgado,
con presentación personal; y su documento de identificación.
Si el trámite se hace a través de terceros se requiere solicitud con autenticación de la firma de quien está obligado
legalmente a la cancelación, la presentación del documento de identidad del autorizado, la copia del documento de
identidad del obligado y el certificado de existencia y representación según el caso.
Todas las cancelaciones están sujetas al procedimiento de verificación de procesos en curso de determinación,
discusión y cobro en las divisiones de fiscalización, liquidación, jurídica y cobranzas; dentro del término de un (1)
mes contado a partir de la fecha en que el interesado presente la solicitud. En especial, de acuerdo con la calidad
del inscrito los requisitos serán los siguientes:
1.
Liquidación de la persona jurídica o asimilada.
a.
Escritura de disolución de la persona jurídica o asimilada.
b.
Cancelación del registro mercantil expedido con antelación de un mes en los casos en que exista la obligación.
c.
Original del documento de identidad del liquidador.
En los casos de tratarse de una entidad pública el equivalente a la escritura de disolución será el acto
administrativo mediante el cual se ordena la extinción del ente estatal
-
En el caso de las sociedades de hecho un documento privado donde conste la disolución de la sociedad.
2.
Fusión de sociedades por absorción o fusión por creación.
a. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio, donde conste la fusión o
la absorción con sus correspondientes responsabilidades.
b.
Documento de identidad del representante legal.
3.
Escisión de sociedades.
a. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio donde conste la escisión
correspondiente.
b.
Documento de identidad del representante legal.
4.
Sociedades extranjeras con inversión en el país.
a.
Certificado de terminación de la inversión por parte de la entidad competente.
b.
Documento de identificación del Representante legal.
5.
Liquidación de la Sucesión de una persona natural.
a.
Certificado de terminación de la inversión por parte de la entidad competente.
b.
Documento de identificación del Representante legal.
Se debe verificar en cuenta corriente la presentación de la última declaración de renta en donde conste que el
responsable es una sucesión ilíquida.
10. Proceso de verificación de la solicitud de cancelación del RUT.
1. Una vez recibida la solicitud de cancelación, el encargado del “RUT” ordenará oficiar a las divisiones de
Fiscalización, Liquidación, Jurídica y Cobranzas para que informen la existencia o no de procesos de determinación,
discusión y cobro de obligaciones a nombre del solicitante.
2. En caso que el solicitante este inscrito como usuario aduanero se deberá oficiar de igual manera a las mismas
áreas para establecer la existencia de obligaciones aduaneras o cambiarias pendientes.
3. El término para dar respuesta por parte de las diferentes áreas será de quince (15) días, contados a partir de la
fecha de recibo de la solicitud.
4. Una vez recibidas las respuestas a los oficios enviados a las diferentes áreas, el servidor de la contribución
procederá al análisis de la solicitud y del cumplimiento de los requisitos según el caso, sin olvidar la verificación de la
cuenta corriente y la presentación de las declaraciones hasta el último periodo.
5. Si del análisis de la solicitud se concluye que ésta es procedente el servidor encargado dejará la constancia de
las consideraciones de su decisión y llevará a cabo la formalización de la cancelación correspondiente.
6. Si del análisis de la solicitud el servidor de la contribución concluye que existen obligaciones o requisitos
pendientes así se lo comunicará al contribuyente mediante oficio, dejando constancia de tal hecho, recordándole que
hasta tanto no cancele sus obligaciones o no cumpla la totalidad de los requisitos la solicitud no será formalizada.
7. El encargado del “RUT” que conozca de la solicitud y haya verificado su procedencia, ingresa a la herramienta
por la opción formalizar digita el NIT o número del formulario del solicitante, pulsa el botón “buscar” ubicado al lado
derecho del campo de número de formulario, el sistema lo trae con toda la información incluido el cambio y que la
información allí contenida sea la misma que la suministrada en medio impreso, de ser así, pulse el botón “Enviar”
para generar el formulario con leyenda “CANCELADO”, imprime, cierra el formulario, el sistema muestra la pantalla
de formalizar, marca la opción firmado y pulsa el botón “formalizar, ubicado en el extremo inferior derecho; la
impresión se guarda en un archivo físico de certificados de cancelación; firma el documento y si el interesado esta
presente le hace entrega del CERTIFICADO, de lo contrario y por cita previa se informa al interesado que puede
acercarse a reclamarlo o se lo remite por correo a la dirección informada en el registro.
XV SANCIONES POR LA NO INSCRIPCIÓN O INSCRIPCIÓN EXTEMPORANEA.
De conformidad con lo estipulado en el artículo 657 del Estatuto Tributario, la sanción por no inscribirse en el “RUT”
es el cierre del establecimiento, en los siguientes casos:
1. La no inscripción oportuna en el Registro Único Tributario, dentro de los plazos y en las condiciones
establecidas para el efecto
2. La no exhibición de la certificación en lugar visible de la inscripción en el “RUT” por parte de los responsables
del régimen simplificado.
XVI CLASIFICACION Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS.
Los documentos que acompañan al formulario de inscripción en el Registro Único Tributario y que deben archivarse
junto a éste, son los siguientes:
1.
Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.
2. Documento con autenticación de la firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se
actúe a través de terceros.
3. Documento que acredite la existencia y representación legal, con información vigente a la fecha de
presentación, cuando se trate de personas jurídicas.
4. Certificado de Cámara de Comercio, con información vigente a la fecha de la presentación, cuando se trate de
personas naturales comerciantes.
5. Los demás documentos que hayan servido de soporte a las decisiones tomadas durante el proceso de
inscripción, actualización y cancelación del registro.
Diariamente y una vez efectuado el proceso de formalización, cada servidor de la contribución encargado de dicha
actividad, debe conformar paquetes de hasta 100 formularios de inscripción cada uno, organizados por NIT y
anexándoles los soportes respectivos.
Conformados los paquetes, elabora planilla indicando: NIT, nombre o razón social y número de folios para cada caso
y los entrega al encargado en cada Administración.
El encargado o el servidor de la contribución que éste designe, recibirá de cada servidor de la contribución”, los
paquetes de documentos con sus respectivas planillas, verificará que el número de documentos relacionados en
cada una corresponda al contenido de cada paquete y comprobará con una muestra aleatoria que los certificados
hayan quedado debidamente formalizados.
El encargado Local o el servidor de la contribución que éste designe elaborará relación de todos los paquetes de
formularios de inscripción recibidos de los funcionarios formalizadores y los entregará a la División de
Documentación o la dependencia que haga sus veces de la Administración respectiva.
El Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales junto con
el Jefe de la División de Documentación o de la dependencia que haga sus veces, dispondrán lo necesario para el
adecuado archivo de los formatos de inscripción en el Registro único Tributario RUT junto con sus soportes, de tal
forma que se garantice su integridad, completitud y seguridad de la información en ellos contenida.
El acceso al archivo de los documentos soportes del Registro Único Tributario, debe estar restringido y solo podrá
ingresar a consultarlo, el personal autorizado.
El archivo definitivo de los documentos debe hacerse por paquetes organizados por orden de NIT en forma
ascendente, cada paquete estará conformado por un número preestablecido de formatos, se identificará por un
número y contendrá los formatos de un determinado rango de tal forma que se facilite su consulta en forma ágil.
Cuando se produzcan actualizaciones o cancelaciones, los formularios respectivos se irán archivando (intercalando)
por orden de NIT junto con los inicialmente diligenciados cuando se produjo la inscripción.
Cuando se inscriban, actualicen o cancelen registros que correspondan a clientes de una administración diferente en
la que se gestiono el trámite, debe el jefe del área de recaudación o quien haga sus veces remitir semanalmente
mediante planilla los certificados y demás soportes a la administración que le corresponda dirigiéndolos al jefe de
recaudo o a quien haga sus veces.
Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en las Órdenes Administrativas 4 y 5 de 2000 en lo relativo al manejo de
archivos documentales.
XVII
CONSULTA DEL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO.
Gestión que permite expedir copia del certificado de inscripción en el registro y la consulta de los funcionarios de la
entidad a la información contenida en éste de acuerdo con los roles asignados.
Cuando se solicite copia del CERTIFICADO, el servidor de la contribución con rol de formalizador y con autorización
para actualizar la información y levantar las marcas, expedirá copia del mismo a cualquier cliente inscrito;
permitiendo la impresión de la primera hoja del formulario y ocasionalmente puede imprimir las hojas que tenga el
certificado.
Por esta misma opción y con rol de consulta, cualquier funcionario autorizado por la entidad, puede ingresar al
formulario de acuerdo con las hojas que hubieren sido diligenciadas y puede imprimirlo, para allegarlo a la
investigación cuando sea del caso.
XVIII
ERRORES POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS O CLIENTE.
Los errores en la operación de la herramienta se presentan:
-
Cuando se asigna NIT existiendo uno anterior.
Cuando por error o equivocación al transcribir el numero de identificación por parte del contribuyente o del
funcionario al momento de la inscripción.
En cualquiera de los casos anteriores pueden ocurrir los siguientes eventos:
1. En el evento en que por equivocación se haya asignado un NIT erradamente a una persona natural y hayan
transcurrido mas de dos (2) meses sin que se percate el contribuyente, se mantendrá el NIT asignado y cuando por
requerimiento legal se acerque a solicitar inscripción la persona a quien le corresponda este número de identificación
se le asignará un NIT de rango 700.000.000.
2. Si por el contrario el contribuyente se percata que le fue asignado un NIT errado por ser diferente al número de
su documento de identificación dentro de los dos meses siguientes a la inscripción se procederá a asignarle el NIT
correcto y el otro quedará en un repositorio denominado “NITs para liberación por asignación errada”, para ser
posteriormente asignado a la persona natural que efectivamente corresponde.
En todos los casos se levanta Acta donde se indica la situación ocurrida y se solicita la anulación del NIT o la
asignación de uno nuevo según sea el caso, anexando a esta los documentos soportes de la inscripción (fotocopia
del documento de identificación y del certificado donde figure el NIT objeto del cambio). el acta y sus anexos deben
ser remitidos al Coordinador de la Mesa de Ayuda Central ubicado en la Carrera 6ª Nº 15 – 32 Piso 6º Bogotá D. C.
El Acta será firmada por el Jefe de Recaudo y por el Administrador y enviada al coordinador de la Mesa de Ayuda
Central.
Una vez recibida la información y la documentación soporte por parte de la Mesa de Ayuda Central el servidor
encargado tomará nota para la elaboración de estadísticas por Administración y enviará información al Gerente
Técnico del Proyecto MUISCA para que ordene la realización de las modificaciones del caso en el Sistema.
Cuando se asigne un NIT equivocado por error de la Cámara de Comercio, está deberá levantar acta que debe estar
firmada tanto por el funcionario de dicha entidad que cometió el error y por su superior inmediato, indicado la razón
que generó el hecho y solicitando a la DIAN la anulación o cambio de NIT previo análisis de lo dispuesto en los
numerales primero y segundo de este título, anexando copia del documento donde figure el NIT que debe ser
cambiado y la fotocopia del documento de identificación del interesado; al Coordinador de la Mesa de Ayuda Central
ubicado en la Carrera 6ª Nº 15 – 32 Piso 6º Bogotá D. C.
XIX ROLES.
Permiten a los servidores de la contribución habilitados ingresar al Registro Único Tributario y acceder a diferentes
opciones de acuerdo a los rangos establecidos para cada uno de ellos:
-
Procedimiento para asignación de roles:
El Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales, debe remitir al coordinador de la Mesa de Ayuda Central el
listado que contenga los siguientes datos: tipo de documento de identificación, número de identificación, apellidos
nombres, cargo y rol asignado de acuerdo con los descritos.
Recepcionada la solicitud de asignación de roles se gestiona el trámite a través del coordinador del CENSI quien en
termino de un día debe dar respuesta a la misma, para que el coordinador de la mesa de ayuda o quien el designe
comunique al Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales los roles asignados.
Clases de roles:
1. ROL DE FORMALIZADOR: Categoriza al funcionario que inscriba y formalice, actualiza y formaliza, debe ser
poseedor de este rol el funcionario que atienda corrientemente el servicio de inscripción y actualización, puede
realizar consultas.
2. ROL DE FORMALIZADOR ASISTENCIA - VIRTUAL: Categoriza al funcionario que inscriba y formalice,
actualiza y formaliza, debe ser poseedor de este rol el funcionario que atienda en el sitio del cliente el servicio de
inscripción y actualización. (Para el caso de los grandes contribuyentes y personas discapacitadas.
3. ROL DE FORMALIZADOR NIVEL 1: Categoriza al funcionario que formalice la solicitud por cese de actividades
diferente de ventas. Debe ser poseedor de este rol el funcionario coordinador o jefe del área de Recaudación o quien
haga sus veces.
4. ROL DE FORMALIZADOR NIVEL 2: Categoriza al funcionario que formalice las solicitudes de cambio de
Régimen Común al Simplificado, cese de actividades en ventas y cancelación de registro. Debe ser poseedor de
este rol el Administrador de Impuestos, de Aduanas o Impuestos y Aduanas o a quien éste delegue.
5. ROL DE FORMALIZADOR ADUANERO: Categoriza al funcionario que formalice la actualización de la calidad
de usuario aduanero cuando la DIAN a través de la Subdirección de Comercio Exterior habilite, reconozca, inscriba,
autorice o cancele. Debe ser poseedor de este rol el funcionario que el Subdirector de Comercio Exterior designe.
Este Rol permite únicamente tener acceso a la casilla Responsabilidades para activar o desactivar la
responsabilidad 10 "usuarios aduaneros" casilla 53 y casilla 54 usuarios aduaneros, para activar o desactivar
determinada calidad de usuario.
6. ROL DE CONSULTA: Categoriza al funcionario de otra dependencia que requiere consultar el Registro Único
Tributario.
7. ROL ESTADISTICO: Categoriza al funcionario que requiera consultar las estadísticas generadas del nuevo
Registro Único Tributario. Debe ser poseedor de este rol el Jefe de Recaudación o quien haga sus veces,
Administradores, Subdirectores, Subsecretarios, Jefes de Oficina, Director de impuestos, Director de Aduanas y
Director General.
8. ROL FORMALIZACIÓN CORREO CERTIFICADO: Categoriza al funcionario que formalice las solicitudes
recepcionadas por este medio. Debe ser poseedor de este rol el Administrador de Impuestos, de Aduanas o
Impuestos y Aduanas o a quien éste delegue.
El Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales, debe remitir al funcionario que se designe el listado que
contenga los siguientes datos: tipo de documento de identificación, número de identificación, apellidos nombres,
cargo y rol asignado de acuerdo con los descritos.
El Administrador de Impuestos y/o Aduanas Nacionales remitirá en archivo al buzón OrientaciónRut indicando en
Asunto: “Cronograma visita Grandes Contribuyentes y personas naturales discapacitadas” a la Mesa de Ayuda
Central que contenga los datos de tipo de documento de identificación, número, apellidos nombres, cargo y rol
asignado al funcionario, con el fin de asignar rol especial de formalizador.
XX COMUNICACIÓN DEL CLIENTE CON LA DIAN
El interesado podrá resolver cualquier inquietud adicional comunicándose con los teléfonos 3-43-30-08, 5-46-22-00
en la ciudad de Bogotá y a través de la línea gratuita nacional 019001115462.
En caso de no contar con acceso a Internet, también puede ingresar al portal de la DIAN conectándose a su servidor
de acceso remoto (RAS), empleando el usuario rut con contraseña muisca. Los números telefónicos que permiten
acceder a este servidor son:
En Bogotá: (1) 5466120
A nivel nacional: 019001115461
XXI CONSULTA A TRAVES DE LA MESA DE AYUDA CENTRAL.
Las consultas planteadas por los Usuarios Internos y externos que no fueron resueltas en un primer y segundo nivel
en el Call-Center, y que deban resueltos por el nivel central en el MUISCA y los de orden jurídico que requieran de
un pronunciamiento de la Oficina Jurídica, deberán atender al siguiente procedimiento:
Solicitud: Dirigir correo electrónico al buzón OrientaciónRut indicando además de la consulta, los datos del
solicitante.
Respuesta: Cuando la consulta sea de carácter técnico, deberá ser resuelta en el término máximo de cinco (5) días
hábiles, por la dependencia encargada.
Cuando la consulta sea de carácter jurídico, La Oficina Jurídica deberá dar prioridad para su respuesta dentro de los
cinco días hábiles siguientes a la solicitud.
XXII
GLOSARIO
Acrobat Reader: Visor de archivos PDF.
PDF : Formato de archivo que permite la visualización del formulario diligenciado.
Contraseña (password): Conjunto de caracteres que garantiza la protección al acceso a un servicio para que no
sea utilizado por otras personas.
Internet : Red electrónica global a través de la cual el usuario puede acceder a información en forma de texto,
gráfico o video, con alto valor agregado para el servicio de la comunidad internacional.
Intranet: Red electrónica interna y corporativa basada en la tecnología web de Internet, la cual optimiza los procesos
de la entidad y la comunicación institucional reduciendo notoriamente sus costos.
Rol: Es el nivel de acceso que puede tener un usuario a un servicio específico.
XXIII
VIGENCIA Y DEROGATORIAS.
La presente Orden Administrativa rige a partir de su expedición y deroga la Orden Administrativa 0011 del 11 de
diciembre de1996, la Instrucción 022 del 19 de Noviembre de 1990 y demás disposiciones que le sean contrarias.
OSCAR FRANCO CHARRY
Director General (E)