SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ACTA DE AUDIENCIA

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA No. 010 DE 2011
ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 010 DE 2011
Sesión:
Hora:
Lugar:
29 de noviembre de 2011.
10:00 a.m.
Auditorio de Servicios Postales Nacionales S.A.
ORDEN DEL DÍA
La Secretaria General de la Entidad, somete a consideración el siguiente orden del día:
1. Presentación de la Convocatoria Pública No. 010-2011, cuyo objeto consiste en el “Contratar con
empresas de servicios temporales el suministro de personal en misión en los niveles gerentes de
proyecto, profesional, técnico, administrativo y operativo con cobertura Nacional; estarán distribuidos
según la necesidad en las siguientes regionales: Bogotá, Dirección General, Regional Sur, sede Ibagué
(Tolima, Huila y Caquetá), Regional Noroccidente, sede Medellín (Antioquia y Choco), Regional Eje
Cafetero, sede Manizales (Caldas, Quindío y Risaralda), Regional Occidente, sede Cali (Valle del
Cauca, Cauca y Nariño), Regional Centro sede, Bogotá (Cundinamarca, Meta, Boyacá, Casanare,
Putumayo, Vaupés, Guaviare, Guainía, Vichada, Caquetá, Amazonas y San Andres Isla), Regional
Oriente, sede Bucaramanga (Santander, Norte de Santander, Cesar y Arauca), Regional Norte, sede
Barranquilla (Atlántico, Bolívar, Córdoba, Guajira, Magdalena, Sucre).”.
2. Respuesta a las observaciones presentadas en los traslados de las evaluaciones.
3. Intervención de los proponentes.
4. Decisión y recomendación del Comité de contratación.
Leído y aprobado el anterior orden del día, se da inicio al desarrollo de la sesión así:
1.
PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA EN SU ETAPA ACTUAL.
La Secretaria General de la Entidad, pone de presente que la Convocatoria Pública No. 010-2011 se ha
desarrollado conforme a lo establecido en la ley, el Acuerdo 001 de 2008 “Manual de Contratación” y en los
Términos de Referencia.
La última etapa surtida fue la exhibición de los informes de verificación y evaluación de las propuestas
presentadas, los cuales permanecieron en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A. y en la
página web de la entidad, por el término de tres (3) días hábiles, durante el período comprendido entre el 24 y el
28 de noviembre de 2011 a disposición de los oferentes.
Durante el término de traslado de los informes de verificación y evaluación, se presentaron observaciones a los
mismos por parte de S&A Servicios y Asesorías S.A., Human Staff S.A., Colombiana de Temporales S.A. –
Coltempora S.A., Humanos Asesorías en servicios Ocasionales S.A., Servicios Temporales Profesionales S.A. –
Sertempo S.A.
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2.
RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES.
Teniendo en cuenta que LA ENTIDAD se encuentra en proceso de verificación de documentación y a la espera
que la misma se allegue, la Entidad decidió suspender la diligencia de adjudicación del proceso de Convocatoria
Pública 010 de 2011.
Siendo la 10:00 AM del 5 de Diciembre de 2011, se reanuda la Audiencia Pública de Adjudicación de la
Convocatoria Nº 010 de 2011 la cual fue informada mediante aviso publicado en la página web de LA
ENTIDAD el 1 de diciembre de 2011.
Acto seguido se concede el uso de la palabra a los representantes del los comités técnicos y financieros quienes
darán lectura a las observaciones planteadas por los diferentes proponentes.
Lectura de las observaciones las cuales se anexan. Y se procede a dar lectura a las respuestas por parte del
comité técnico:
Observación del proponente S&A Servicios y Asesorías S.A., radicada el 25 de noviembre de 2011.
1. Su observación es procedente, por lo anterior su propuesta es habilitada para los grupos 3 y 4.
Observación presentada frente a la propuesta presentada por Human Staff S.A.
2. Su observación NO procede, dado que el oferente presenta la carta de ofrecimiento, siendo la misma un
requisito de forma sin embargo la propuesta esta soportada por el ANEXO I, NUMERAL 3. ..”Que la empresa
que represento acepta expresamente las condiciones de Servicios Postales Nacionales S.A., especialmente
las contenidas en las especificaciones técnicas de los términos de referencia, así mismo la empresa Human
Staff constituyó póliza de garantías única de seguros de cumplimiento NO. 16 GU039611 la cual ampara la
seriedad y validez de la propuesta presentada…”; por lo anterior la propuesta cumple con este requisito.
Observación presentada frente a la propuesta presentada por Organización Servicios y Asesorías S.A.S.
3. Una vez revisados los folios 145 al 172 de la propuesta presentada por Organización Servicios y Asesorías
S.A.S., se evidencia que la hoja de vida presentada para evaluar el ítem No. 3 Batería de profesionales de la
evaluación técnica Supervisor de Servicio al Cliente, NO cumple con los 36 meses requeridos de experiencia,
se procede a modificar la evaluación.
La hoja de vida presentada para el cargo de Especialista en Salud Ocupacional en los folios 173 al 178
evidencia que NO cumple con los 36 meses requeridos de experiencia profesional, por tal razón se procede a
modificar la evaluación.
La verificación que solicitan de la licencia de funcionamiento expedida por el Ministerio de la Protección
Social, que efectivamente fue expedida por la Direccion Territorial de Santander, en su contenido autoriza a
la empresa Organización Servicios y Asesorías S.A.S. identificada con NIT 890.206.051-0 para ejercer la
prestación de servicios temporales en todo el territorio nacional, esta certificación cumple con lo solicitado en
el capítulo III, numeral 1.2.
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Observación del proponente Human Staff S.A., radicada 28 de noviembre de 2011.
Observación presentada frente a la propuesta presentada por Servicios Temporales Profesionales S.A. –
Sertempo S.A.
1. La observación NO procede, el oferente cumple con lo requerido en el capítulo III numeral 1.1 certificaciones
de experiencia, ya que los términos de referencia no se solicita la presentación de las dos certificaciones de
experiencia, la empresa Servicios Temporales Profesionales S.A. – Sertempo S.A., presenta tres
certificaciones que suman más del 200% del valor del presupuesto de acuerdo con los grupos 2 y 5, para los
cuales se presentó.
2. Una vez verificados los folios 078 al 087, se evidencia que la propuesta presentada por Servicios Temporales
Profesionales S.A. – Sertempo S.A., NO cumple con lo solicitado en la evaluación técnica ítem No. 3.
Observación del proponente Colombiana de Temporales S.A. – Coltempora S.A., radicada 28 de
noviembre de 2011.
1. Su observación es procedente, por lo anterior su propuesta es habilitada para los grupos 1 y 4.
2. Revisados los soportes de cámara de comercio presentados por la empresa Colombiana de Temporales
Coltempora S.A., cumple con lo solicitado en el Capítulo III numeral 1.3.
Observación del proponente Humanos Asesorías en servicios Ocasionales S.A., radicados el 28 de
noviembre de 2011.
Observación presentada frente a la propuesta presentada por Colombiana de Temporales S.A. Coltempora S.A.
1. Su observación No procede, la certificación cumple con lo solicitado en el Capítulo II numeral 2.7.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS; Evaluación técnica.
2. Se procedió a verificar la certificación adjuntada por el oferente Colombiana de Temporales S.A. Coltempora
S.A., evidenciando que la misma NO especifica que la cuenta se utiliza para dispersar electrónicamente el
pago de nómina de los trabajadores, por tal razón no obtiene los puntos en este ítem.
3. Se verificó la propuesta evidenciando que el documento que acredita condición de MIPyme no se encuentra
adjunto, el documento anterior NO es requisito mínimo, por lo anterior, la empresa Colombiana de
Temporales S.A. Coltempora S.A., queda habilitada para continuar con el proceso de la convocatoria.
4. Su observación No procede, la empresa Colombiana de Temporales S.A. Coltempora S.A., cumple con lo
solicitado en el Capítulo III numeral 1.2.
Observación presentada frente a la propuesta presentada por Ocupar S.A.
1. No proceden sus observaciones, ya que la anterior propuesta fue rechazada técnicamente.
Observación del proponente Servicios Temporales Profesionales S.A. – Sertempo S.A., radicada el 28 de
noviembre de 2011.
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La observación NO procede, teniendo en cuenta que el proponente en el folio No. 176 ratifica que el valor en
exceso ofrecido para la póliza de manejo es de cien millones de pesos m/cte. ($100.000.000) valor que se tuvo
en cuenta para la evaluación de riesgos en los grupos No. 2 y No. 5.
Acto seguido se concede el uso de la palabra al representante del comité financiero quien da lectura a las
observaciones planteadas por los diferentes proponentes.
Realizada la lectura de las observaciones las cuales se anexan a la presente acta, se procede a dar lectura a las
respuestas por parte del comité financiero:
El proponente HUMAN STAFF S.A. presentó Estados Financieros a diciembre 31 de 2010, con base en los
cuáles se calcularon los indicadores financieros solicitados en el numeral 2.6 del capítulo II de la convocatoria 10
de 2011: el capital de trabajo de $2.662.091.910 y el endeudamiento de 59,3%, los cuáles cumplían lo requerido.
A través de comunicación de noviembre 28 de 2011 la empresa SERTEMPO presentó observaciones a la
propuesta del oferente HUMAN STAFF S.A. según la cuál “Revisado el Balance General presentado por HUMAN
STAFF se observan serias diferencias con el Balance y los Estados Financieros que esta firma entregó a la
SUPERSOCIEDADES, a la CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ para la expedición del Registro Único de
Proponentes y a la DIAN para hacer el pago de la Declaración de Renta del año 2010”.
SERTEMPO aportó presuntas pruebas documentales al respecto entre ellas el “Registro único de proponentes de
la firma Human con información financiera a 31 de diciembre de 2010 inscrito en la Cámara de Comercio el 01 de
agosto de 2011” y los “Estados Financieros de Supersociedades – SIREM con corte al 31 de diciembre de 2010”.
Verificados los Estados Financieros del proponente Human Staff S.A. a diciembre 31 de 2010 reportados en
Cámara de Comercio de Cali y que adjuntó Sertempo en su comunicación de observaciones, certifica valores del
pasivo corriente y del pasivo total que son diferentes a los presentados en su oferta para la convocatoria 010 de
2011. Calculados los indicadores financieros requeridos y con las cifras en Cámara de Comercio, el capital de
trabajo sería de $2.081.280.497 y el endeudamiento de 76,68%.
Consultados en la página web de la Supersociedades (www.supersociedades.gov.co) , los Estados Financieros
de Human Staff S.A. a diciembre 31 de 2010, certifican valores del pasivo corriente y del pasivo total, diferentes a
los presentados en su oferta para la convocatoria 010 de 2011. Calculados los indicadores financieros requeridos
y con las cifras en Supersociedades, el capital de trabajo sería de $921.138.000 y el endeudamiento de 78,3%.
Los términos de referencia de la convocatoria en su numeral 2.6 del capítulo II establecen que “el proponente
debe contar con un capital de trabajo igual o mayor al 20% del presupuesto oficial de la regional a la que se
presente”. Este valor es de $2.576.000.000. Adicionalmente establecen que “el proponente debe tener un índice
de endeudamiento igual o menor al 70%”.
Los indicadores financieros de capital de trabajo y endeudamiento calculados para los estados financieros
reportados a la Cámara de Comercio y a la Superintendencia de Sociedades, no cumplen lo requerido en el
numeral 2.6. del capítulo II de los términos de referencia, lo cual constituye causal de rechazo de la propuesta,
por ser ello un requerimiento mínimo de obligatorio cumplimiento.
Adicionalmente y motivado en lo estipulado en el numeral 3.10 del capítulo III de los términos de referencia de la
convocatoria 10 de 2011 que establece como causal de rechazo: “3.10 Cuando se compruebe dentro del proceso
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de contratación, que la información y documentos que hacen parte de la propuesta, no son veraces, es decir, no
correspondan a la realidad de lo afirmado por el proponente.”, se rechaza la propuesta de la empresa HUMAN
STAFF S.A.
Adicionalmente y con esta circunstancia el comité financiero verificó en la página de la Superintendencia de
Sociedades el cumplimiento de las cifras y de los indicadores financieros para la totalidad de las firmas
proponentes con aras de cumplir con los principios de igualdad de todos y cada uno de ellos. Al respecto el
comité financiero y particularmente a la firma HUMANOS ASESORÍA EN SERVICIOS OCASIONALES S.A.
verificó en la página de Superintendencia de Sociedades la información registrada a 31 de Diciembre de 2010 y
se encontró que el pasivo corriente registrado en la Superintendencia de Sociedades difiere del pasivo corriente
registrado en la propuesta. Evaluado el indicador financiero del capital de trabajo bajo esa circunstancia y sobre
la cifra reportada en la Superintendencia de Sociedades el proponente HUMANOS ASESORÍA EN SERVICIOS
OCASIONALES S.A., por no cumplir el indicador de capital de trabajo exigido en el numeral 2.6. del Capítulo II
de los Términos de Referencia se da por RECHAZADA la propuesta.
3. INTERVENCIÓN DE LOS PROPONENTES:
Se procede a conceder el uso de la palabra a los proponentes y se pone a su consideración las evaluaciones:
HUMAN STAFF S.A., manifiesta:
1.
El comité evaluador está teniendo en cuenta i9nformacion de los estados financieros que no se solicito en
los términos de Referencia.
2.
La empresa SERTEMPO presenta unos documentos donde presuntamente ellos endilgan una
responsabilidad de tipo financiero, fiscal y de tipo penal lo que frente a este proceso ni SERTEMPO ni
servicios postales nacionales pueden presumir que hemos incurrido en una de estas conductas llamadas
ilícitas para ello hay una autoridad competente. Si ustedes piden dentro de los términos de referencia que
entreguemos copia de la declaración de renta, copia de los balances presentados ante la
superintendencia, pero como no se solicito así simple y llanamente nos ajustamos a lo que solicitaron en
los términos de referencia, que era el balance general de la compañía y el estado de perdidas y ganancia.
Ahora bien nos están descalificando teniendo como base una información que si bien puede ser la
información oficial reportada ante algunos entes estatales no corresponde necesariamente a los balances
corporativos que la empresa puede tener y que eso hace parte del normal funcionamiento de todas las
compañías y si vamos mas allá pues entonces tuvimos en cuenta los estados financieros presentados
ante la superintendencia tengamos también en cuenta las declaraciones de renta de todos los
proponentes para ver si también cumplimos todos sin excepción incluido la empresa SERTEMPO con
cada uno de los parámetros exigidos por el comité frente al cumplimiento de las normas financieras, esto
no es una situación extraña a la luz del normal desarrollo de cualquier negocio pero antes de seguir con
nuestra intervención y teniendo en cuenta la gravedad de las acusación hechas por la empresa
SERTEMPO solicitamos se nos de un plazo prudencial de 4 horas para preparar una respuesta de fondo a
cada uno de los punto por los cuales nos están descalificando financieramente eso como garantía al
derecho al debido proceso, como garantía al derecho a la defensa que a nosotros nos asiste. Nos están
descalificando y dieron una respuesta de fondo sin darse la oportunidad suficiente para dar una respuesta
a cada una de las apreciaciones que se han hecho aquí. Es más desde la semana anterior habíamos
solicitado copia simple a cada una de las observaciones que cada uno de los proponente había hecho y la
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empresa 4-72 no nos quiso suministrar las referidas copias con el argumento que en esta audiencia se iba
a dar respuesta a las observaciones. Lo que solicitábamos no era la respuesta a las observaciones eran
las copias para poder tener claridad sobre cada una de las observaciones que habían hechos los
oferentes y no se nos dio tampoco en ese orden de ideas la oportunidad de venir preparados para dar una
respuesta que no induzca en error tal como sucedió con la comunicación de SERTEMPO, solicitamos
entonces y reiteramos nuestro rechazo definitivo a cada una de las observaciones realizadas a la posición
que ha tomado el comité evaluador al tener en cuenta documentos no contemplados en los Términos de
Referencia y al presumir que la empresa HUMMAN STAFF ha incurrido en situaciones dolosas o delictivas
cuando ni 4-72 ni la empresa SERTEMPO son los competentes para determinar tales fines entre otras
cosas los estados financieros el balance general certificado por el contador por el auditor de la compañía y
por el representante legal gozan de plena presunción de legalidad de conformidad a lo establecido en el
artículo 39 de la ley 222 de 1995, gozan de plena credibilidad de plena autenticidad y quien puede
desvirtuar dicha autenticidad solamente el juez competente o los órganos competentes y no la empresa 472 ni mucho menos ninguno de los oferentes que estamos aquí en este proceso. En este sentido solicito
se nos de el tiempo necesario para dar la respuesta de fondo a cada uno de los anteriores planteamientos
temerarios y abusivos que los ha inducido a ustedes en un error manifiesto y que van a hacer de este
proceso de contratación un proceso que no se surtió con la debida transparencia están teniendo en cuenta
puntos que no están en los términos de referencia información no solicitada de manera oportuna dentro de
los mismos términos y en ese sentido están extralimitándose al tenor literal de lo requerido en los términos
de referencia y están violando el principio de literalidad de la ley los procesos contractuales son literales
cumplimos con lo que se nos pide pero si nos van a exigir y nos van a evaluar por información no
solicitada dentro de los mismos términos estarían actuando ustedes de una forma totalmente irregular y
desajustada a derecho entonces no es de buen recibo ni de parte de HUMMAN STAFF ni de parte de
ninguno de los oferentes que se nos está evaluando por factores no considerados en los requisito ni en los
términos de referencia del cual ustedes fueron los que los crearon ustedes fueron los que dijeron que era
lo que necesitaban los oferentes para poder ser parte de este proceso y ahora estamos variando las
reglas de juego solicitando información o calificándonos con información no solicitada y asumiendo la
presunción de veracidad de lo afirmado por uno de los proponente y asumiendo una posición que va
totalmente en contra del debido proceso al no habérsenos dado la oportunidad procesal en el momento
que lo pedimos de dar una respuesta de fondo clara conducente sin que ustedes hubieran tomado partido
al descalificarnos de tajo frente a lo que la empresa SERTEMPO adujo en su comunicación usted Doctor
como financiero de la empresa usted más que nadie sabe qué se puede presentar algunas variaciones en
cifras frente a la declaración de renta y frente al balance general de la compañía, porque los rubros que
tiene en cuenta la DIAN frente a los activos y frente a los pasivos y frente al balance general que debe
reportar ante la DIAN a veces no tiene en cuenta cuentas y rubros que constituyen parte de esa
declaración de renta ante el organismo de la DIAN. Entonces como la empresa SERTEMPO ha hecho
manifiesto también que se tenga en cuenta la declaración de renta que se tenga en cuenta los
documentos de la superintendencia que a nuestro modo de ver están por fuera de cualquier objeto dentro
de este proceso pues entonces si nos van a medir así pues tengan en cuenta esa misma documentación
para todos los oferente y si lo hacen también estarían incurriendo en ilegalidad pero esa es la invitación
que les hago y por el momento solicito que se nos de el tiempo suficiente para dar una respuesta de fondo
a cada uno de los planteamientos temerarios y abusivos y que están por fuera del decoro profesional que
se deben tener en las relaciones comerciales.
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HUMANOS ASESORÍA EN SERVICIO., manifiesta:
Quisiera hacerle una pregunta, cual es el termino que ustedes me dan para poder sustentar con los soportes
correspondientes el problema que se presento, pues en mi caso lo que sucede es que hay o existe una
clasificación errónea de unas cuentas.
ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y ASESORÍAS EN SERVICIO., manifiesta:
Me ratifico en que se mantenga el rechazo técnico de la firma COLTEMPORA, pues acudiendo al principio de
literalidad y como bien lo establecen los Términos de referencia en el capítulo tercero requisitos mínimos, se
estableció que la licencia de funcionamiento debe estar vigente al momento del cierre. La empresa
COLTEMPORA hace entrega de un paz y salvo, el cual no es un mecanismo idóneo para verificar ni validar que
la empresa presento los informes y que fue aprobada la póliza y al ser este un requisito mínimo y al no haberse
presentado es una causal de rechazo y por tanto se solicita mantener el rechazo de la misma.
SERTEMPO., manifiesta:
Antes que nada quiero hacer una aclaración y es que la firma SERTEMPO no hizo aseveración alguna frente a la
firma HUMAN STAFF lo que se dijo es que presuntamente se incurrió en una alteración para poder cumplir y
participar en la presente convocatoria. De igual manera manifiesto que el documento que se radico se hizo de
igual manera en la procuraduría que como se solicita es la entidad que revisara si amerita o no y cuál es el
procedimiento legal.
De igual manera aplaudo la decisión del comité ya que se acogió al debido proceso y a lo contemplado en la
constitución política, pues la ley 43 de 1990 establece que los actos propios de una profesión harán presumir la
validez de un documento, salvo prueba en contrario y para tal efecto estamos aportando las pruebas
correspondientes.
La Secretaria General de la Entidad suspende la diligencia por 15 minutos.
Siendo la 12:30 PM del 5 de Diciembre de 2011, se reanuda la Audiencia Pública de Adjudicación de la
Convocatoria Nº 010 de 2011.
LA ENTIDAD escuchando las observaciones realizadas por todos ustedes y con el fin de garantizar el debido
proceso, la transparencia y en general los principios que rigen la actividad contractual, y en especial el manual
interno de contratación de la Entidad se ha decidido suspender la presente audiencia pública de adjudicación y
conceder un plazo adicional hasta el día martes 6 de diciembre de 2011 a las 12 meridiano para que los
proponentes presenten las observaciones a las evaluaciones presentadas por los diferentes comités evaluadores.
La presente audiencia se reanudara el día 7 de diciembre de 2011 a las 10 am y para ello la entidad publicara un
aviso en la página web de la misma.
Siendo la 10:00 AM del 7 de Diciembre de 2011, se reanuda la Audiencia Pública de Adjudicación de la
Convocatoria Nº 010 de 2011 la cual fue informada mediante aviso publicado en la página web de LA
ENTIDAD el 6 de diciembre de 2011.
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Acto seguido se concede el uso de la palabra a los representantes del los comités técnicos y financieros quienes
darán lectura a las observaciones planteadas por los diferentes proponentes dentro del plazo adicional otorgado.
Se procede a dar lectura a las respuestas por parte del comité Financiero:
RESPUESTA A LA OBSERVACIÓN DE LA EMPRESA HUMAN STAFF S.A.
Con respecto al capítulo I Conciliación Contable HUMAN STAFF S.A. de su comunicación, Servicios Postales
Nacionales S.A. (SPN) en los términos de referencia de la convocatoria, no requirió documento diferente a lo
estipulado en el numeral 2.6. del capítulo II, es decir, el Balance General y el Estado Pérdidas y Ganancias a
diciembre 31 de 2010.
Luego no aplica su argumentación sobre la conciliación fiscal y contable, ya que SPN en ningún momento se
pronunció sobre éste tema.
En el capítulo II – Parámetros para la comparación de ofertas – Evaluación Financiera, donde se detallan
diferencias para los restantes proponentes entre los Estados Financieros presentados en sus ofertas y los
registrados en Supersociedades, al respecto SPN aclara que el Comité de Evaluación Financiera realizó
inicialmente su evaluación, con base en los Estados Financieros presentados por cada uno de los proponentes
en sus respectivas ofertas.
Ante la observación hecha por uno de los oferentes en el sentido de que los Estados Financieros no coincidían
con los publicados ante las entidades de vigilancia y control, SPN con el fin de garantizar la selección objetiva, en
cuanto que la escogencia que se haga sea al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca
y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual, procedió a constatar la
información suministrada por los mismos proponentes ante la Superintendencia de Sociedades.
Una vez efectuado el análisis de los Estados Financieros de todas aquellas empresas que reportaron a la
Superintendencia de Sociedades, se procedió a calificar como NO CUMPLE a aquellas cuyas razones financieras
de Capital de Trabajo, Nivel de Endeudamiento y Liquidez, no cumplían con lo solicitado en los términos de
referencia. Es el caso de las empresas HUMAN STAFF S.A. y HUMANOS ASESORÍA EN SERVICIOS
OCASIONALES S.A.
En el caso de HUMAN STAFF S.A. revisada la información en Supersociedades, en ejercicio del deber oficioso
de establecer la verdad real, se verificó que no cumple con los indicadores Capital de Trabajo y Endeudamiento.
El oferente Humanos Asesoría en Servicios Ocasionales S.A. no cumple con el Capital de Trabajo.
De ésta forma, SPN garantiza la igualdad de condiciones para todos los proponentes y la evaluación se ajusta a
los requisitos mínimos financieros solicitados en los términos de referencia en su numeral 2.6. del capítulo II
DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO.
Es importante aclarar que SPN tiene la potestad, hasta antes de la adjudicación, de validar cualquier información
que haya sido presentada por el proponente en su oferta.
Con relación al Capítulo III – Procesal de su comunicación, SPN revisó la documentación presentada por HUMAN
STAFF S.A. encontrando que el Acta número 37 de Asamblea Extraordinaria de Accionistas de fecha 26 de abril
de 2011, en la cual se hicieron modificaciones al Capital de la compañía y a la capitalización de un pasivo de
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largo plazo, según certificado de Cámara de Comercio de fecha 28 de octubre de 2011, a dicha fecha no había
sido registrada, acto sin el cual no se considera oponible ante terceros. Adicionalmente, el Código de Comercio
en su artículo No. 158, establece la obligatoriedad de elevar a escritura pública éste tipo de actos de la
administración.
A continuación, se transcribe el artículo Nº. 158: “Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá
reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad,
en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma.” Es importante resaltar que
si bien es claro que el acta por sí sola no es oponible ante terceros, también es cierto que los actos de la
administración de una empresa no son retroactivos, con lo cual, el acta anexada por HUMAN STAFF S.A. no es
un sustento sobre el cual SPN pueda tomar una decisión debidamente soportada, máxime que los estados
financieros que se solicitaron para evaluación debieron ser con corte a diciembre 31 de 2010; a continuación
extraemos un concepto de la Junta Central de Contadores sobre un caso donde el Contador de la empresa
pregunta a dicho órgano, sobre la vigencia y aplicabilidad de una decisión de la Asamblea de Accionistas, el cuál
sí fue registrado en la Cámara de Comercio.
JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
Concepto OFCTCP/0129/2004 Mayo 06 de 2004
Radicación: 0089
En desarrollo de lo previsto en el artículo 23 de la Resolución 001 de 2001 y cumplido el trámite previsto
en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:
PREGUNTA: "COMO CONTADOR PUBLICO, LES HAGO UNA CONSULTA ACERCA DE EN QUÉ PERIODO
REGISTRAR UN AUMENTO DE CAPITAL QUE TIENE LAS SIGUIENTES CONSIDERACIONES:
3. (SIC) CON FECHA NOVIEMBRE 4 DE 2003, POR DECISIÓN DE LA JUNTA DE SOCIOS, SE REALIZÓ UNA
REFORMA ESTATUTARIA CONSISTENTE EN EL AUMENTO DE CAPITAL SOCIAL.
4. (SIC) DICHO AUMENTO DE CAPITAL SE ELEVO A ESCRITURA PÚBLICA EN ENERO 5 DE 2004 Y SE
REGISTRO EN CÁMARA DE COMERCIO EN ENERO 15 DE 2004.
EN MI CONCEPTO Y ATENDIENDO LAS NORMAS BÁSICAS CONTABLES, DICHO AUMENTO DE CAPITAL
SE DEBE REGISTRAR EN LA FECHA DE CELEBRACIÓN DE LA JUNTA DE SOCIOS, ES DECIR EN
NOVIEMBRE 4 DE 2003 Y NO TENER EN CUENTA LAS FECHAS DE ESCRITURACIÓN Y REGISTRO."
RESPUESTA:
Para absolver la inquietud planteada, debemos tener en cuenta lo establecido en el artículo 158 del Código de
Comercio, en el cual se lee:
"ART. 158 — Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se
registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio
correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma. Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá
efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden
o pacten conforme a los estatutos." (Resaltado fuera del texto original)
A su vez, el artículo 122, ibídem, dispone:
"ART. 122 — El capital social será fijado de manera precisa, pero podrá aumentarse o disminuirse en virtud de la
correspondiente reforma estatutaria, aprobada y formalizada conforme a la ley. Será ineficaz todo aumento de
capital que se haga con reavalúo de activos." (Resaltado fuera del texto original)
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En este orden de ideas, observamos que de las disposiciones que anteceden se desprende:
(i) Que la determinación del capital social, por ser materia que atañe a los socios y además a terceros, para que
surta efectos, debe plasmarse en una reforma estatutaria que esté consignada en escritura pública registrada
ante la Cámara de Comercio, y (ii) Que expresamente la legislación comercial dispone que para que una reforma
estatutaria contentiva de un aumento de capital adquiera validez, ésta debe estar aprobada y formalizada
conforme a la Ley, Así las cosas, igual suerte debe seguir el registro contable de tal reforma en una sociedad y,
por ende, la fecha de su registro contable deberá corresponder a la fecha de registro de la escritura pública en la
Cámara de Comercio.
En los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el
artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la
atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede
recurso alguno.
Cordialmente,
RICARDO VÁSQUEZ BERNAL
Presidente
Igualmente, el Decreto 1154 de 1984 en su artículo 1 establece que:
ARTÍCULO 1o. Para los efectos del artículo 376 del Código de Comercio, las sociedades por acciones deberán
inscribir en el Registro Mercantil los aumentos del capital suscrito, dentro del mes siguiente al vencimiento de la
oferta para suscribir. Así mismo, deberá registrarse en monto del capital pagado, dentro del mes siguiente al
vencimiento del plazo para el pago de las acciones suscritas o al término de la oferta de suscripción según se
trate.
Para tal fin se inscribirá en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar del domicilio principal de la
sociedad una certificación suscrita por el Revisor Fiscal.
Fundamentados en lo anterior, era de obligatorio cumplimiento para la sociedad HUMAN STAFF S.A., el registro
en Cámara de Comercio del Capital Suscrito y Pagado, dentro de los términos de la Ley. Ahora bien, el
certificado de Cámara de Comercio allegado por el proponente, no refleja la decisión adoptada por la Asamblea
Extraordinaria de Accionistas de HUMAN STAFF S.A. Dadas las anteriores consideraciones, es claro que las
explicaciones dadas por HUMAN STAFF S.A., no responden al porqué de las diferencias presentadas en los
documentos allegados y los que se verificaron en los respectivos registros públicos de la la Superintendencia de
Sociedades, frente a las observaciones realizadas por el oferente SERTEMPO Bogotá S.A. Por tal razón, el
Comité de Evaluación Financiera lo califica como No Cumple.
Es importante resaltar que una vez recibidas las nuevas observaciones por parte de los proponentes, el Comité
de Evaluación Financiero procedió a verificar nuevamente las ofertas y la información de la Supersociedades y
para el caso específico de HUMAN STAFF S.A. se le calificó como No Cumple, quitándole la condición de
rechazo sustentada en la causal 3.10 de los términos de referencia, ya que la calificación sobre la veracidad de la
información reportada, no le corresponde a éste Comité.
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SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA No. 010 DE 2011
Con respecto a su pretensión principal, no se acoge y en consecuencia, se ratifica la decisión de que la
propuesta presentada por HUMAN STAFF S.A., No Cumple con los requerimientos mínimos de Capital de
Trabajo y Endeudamiento.
Con respecto a su pretensión subsidiaria, no se acepta; ya que el Comité Financiero verificó el cumplimiento de
los índices financieros exigidos en el numeral 2.6. DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO,
requerimientos mínimos, del capítulo II de los términos de referencia de la convocatoria, frente a la información
que reportaron los oferentes en la Superintendencia de Sociedades. Es decir, que no se está evaluando el hecho
de presentarse posibles diferencias entre la información financiera allegada por los oferentes y la reportada por
éstos mismos a la Superintendencia de Sociedades.
Se aclara adicionalmente que para los restantes proponentes diferentes a HUMAN STAFF S.A. y Humanos
Asesoría en Servicios Ocasionales S.A. y que cumplían financieramente, evaluados con los estados financieros
reportados, se verificó y evaluó con los registrados ante Supersociedades, cuando así lo hicieron,
estableciéndose que igualmente cumplen financieramente.
RESPUESTA A LA OBSERVACIÓN DE LA EMPRESA HUMANOS ASESORÍA EN SERVICIOS
OCASIONALES S.A.
El oferente reconoce que cometió un error en el reporte a la Superintendencia de Sociedades, razón por la cual,
los Estados Financieros presentados en la oferta son distintos a los que reportó a la Superintendencia de
Sociedades. Ante este hecho y dado que el Comité Financiero verificó el cumplimiento de los índices financieros
exigidos en el numeral 2.6. DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO , requerimientos mínimos, del capítulo
II de los términos de referencia de la convocatoria, frente a la información que reportaron los oferentes en la
Superintendencia de Sociedades, concluyendo que para el caso de la empresa Humanos Asesoría en Servicios
Ocasionales S.A. No Cumple con el indicador de Capital de Trabajo.
Por lo anterior, y manteniendo el principio de igualdad y bajo los mismos criterios de análisis aplicados a todas las
firmas que reportaron a Supersociedades, la empresa HUMANOS ASESORÍA EN SERVICIOS OCASIONALES
S.A., No Cumple financieramente, es decir no se puede tener en cuenta para efectos de ser elegible en el
proceso de adjudicación de la convocatoria 010 de 2011.
Se aclara adicionalmente que para los restantes proponentes diferentes a HUMAN STAFF S.A. y HUMANOS
ASESORÍA EN SERVICIOS OCASIONALES S.A. y que cumplían financieramente, evaluados con los estados
financieros reportados, se verificó y evaluó con los registrados ante Supersociedades, cuando así lo hicieron,
estableciéndose que igualmente cumplen financieramente.
Se concede el uso de la palabra a los representantes del comité técnico y se procede a dar lectura a la
observación y a la respuesta a la Observaciones.
Respuesta a su observación presentada en la audiencia de adjudicación convocatoria pública No. 010 de 2011.
Consulta: validez licencias de funcionamiento Empresa de Servicios Temporales Colombiana de Temporales
S.A.- Coltempora S.A.
Las licencias de funcionamiento emitidas por el Ministerio de la Protección Social son únicas y se reglamentan a
través de la expedición de un acto administrativo (resolución) previo cumplimiento de los requisitos expuestos en
la Ley 50 de 1990 y el Decreto 4369 de 2006, en las mencionadas normas no existe una reglamentación que
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SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA No. 010 DE 2011
exija la renovación de la licencia, lo que establece es la presentación de una serie de informes estadísticos de
forma trimestral; al igual que el pago de una póliza de manejo de salarios por un periodo anual.
Basados en lo anterior le informamos que la licencia de funcionamiento presentada por la empresa Colombiana
de Temporales S.A. Coltempora S.A., estaba vigente al momento del cierre ya que no se demostró que hubiera
sido suspendida o revocada.
Nos permitimos citar la normatividad que sustenta la anterior respuesta el subrayado y negrilla es puesto por el
comité técnico:
Decreto 4369 de 2006 CAPITULO II
Autorización de funcionamiento
Artículo 7°. Trámite de autorización. La solicitud de autorización de funcionamiento de la Empresa de Servicios
Temporales deberá ser presentada por su representante legal, ante el funcionario competente de la Dirección
Territorial del Ministerio de la Protección Social del domicilio principal, acompañada de los siguientes
documentos:
1. Escritura pública de constitución y certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de
Comercio, en los que conste que su único objeto social, es contratar la prestación del servicios con terceros
beneficiarios para colaborar temporalmente en el desarrollo de las actividades de la empresa usuaria.
2. Balances suscritos por el Contador Público y/o el Revisor Fiscal, según sea el caso, y copia de los extractos
bancarios correspondientes, a través de los cuales se acredite el capital social pagado, que debe ser igual o
superior a trescientas veces el salario mínimo legal mensual vigente al momento de la constitución.
3. El reglamento de trabajo de que trata el artículo 85 de la Ley 50 de 1990.
4. Formatos de los contratos de trabajo que celebrarán con los trabajadores en misión y de los contratos que se
suscribirán con los usuarios del servicio.
5. Póliza de garantía, conforme se establece en el artículo 17 del presente decreto.
El Ministerio de la Protección Social a través de la Dirección Territorial Respectiva, dispone de treinta (30) días
calendario contados a partir del recibo de la solicitud, para expedir el acto administrativo mediante el cual
autoriza o no su funcionamiento, decisión contra la que proceden los recursos de reposición y apelación.
El acto administrativo mediante el cual se autoriza el funcionamiento de la Empresa de Servicios
Temporales deberá ser motivado y en él se indicará el cumplimiento de los requisitos y condiciones
establecidos en la ley y en el presente decreto.
En firme el acto administrativo, se procederá a informar de la novedad a la Dirección General de Promoción del
Trabajo y a la Unidad Especial de Inspección, Vigilancia y Control de Trabajo del Ministerio de la Protección
Social, en los formatos establecidos para el efecto.
El Ministerio de la Protección Social se abstendrá de autorizar el funcionamiento de la Empresa de
Servicios Temporales, cuando no se cumpla con alguno de los requisitos señalados en el presente
artículo; cuando alguno(s) de los socios, el representante legal o el administrador, haya pertenecido, en
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SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA No. 010 DE 2011
cualquiera de estas calidades a Empresas de Servicios Temporales sancionadas con suspensión o
cancelación de la autorización de funcionamiento, en los últimos cinco (5) años.
Las Direcciones Territoriales del Ministerio de la Protección Social mantendrán actualizada la información para
consulta pública, acerca de las Empresas de Servicios Temporales autorizadas, sancionadas, canceladas, así
como los nombres de sus socios, representantes legales y administradores.
Se procede a dar el uso de la palabra a los proponentes que deseen intervenir o por el termino de 5 minutos para
lo cual le solicitamos acreditar la calidad en que actúan y los respectivos poderes si se requiere de ellos.
Las preguntas y respuestas se encuentran disponibles el video que para ello realizo la Entidad el cual forma parte
integral de la presente acta.
4. ADJUDICACIÓN
Una vez efectuados los análisis y las evaluaciones realizadas los siguientes son los puntajes definitivos:
GRUPO 1
EMPRESA
COLTEMPORA S.A.
HUMANOS ASESORÍAS EN
SERVICIOS OCASIONALES
S.A.
OCUPAR TEMPORALES S.A.
GRUPO 2
EMPRESA
SERTEMPO BOGOTA S.A.
HUMAN STAFF
GRUPO 3
EMPRESA
S&A SERVICIOS Y
ASESORIAS S.A.
HUMAN STAFF
GRUPO 4
EMPRESA
COLTEMPORA S.A.
S&A SERVICIOS Y
ASESORIAS S.A.
ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y
ASESORIAS S.A.S.
EVALUACIÓN
JURÍDICA
CUMPLE
CUMPLE
EVALUACIÓN
FINANCIERA
CUMPLE
NO CUMPLE
EVALUACIÓN
TÉCNICA
CUMPLE
NO CUMPLE
FINANCIERAMENTE
PUNTAJE
TOTAL
107
RECHAZADA
FINANCIERAMENTE
RECHAZADA
FINANCIERAMENTE
RECHAZADA
FINANCIERAMENTE
EVALUACIÓN
JURÍDICA
CUMPLE
CUMPLE
EVALUACIÓN
FINANCIERA
CUMPLE
NO CUMPLE
EVALUACIÓN
TÉCNICA
CUMPLE
NO CUMPLE
FINANCIERAMENTE
PUNTAJE
TOTAL
193
EVALUACIÓN
JURÍDICA
CUMPLE
EVALUACIÓN
FINANCIERA
CUMPLE
EVALUACIÓN
TÉCNICA
CUMPLE
PUNTAJE
TOTAL
CUMPLE
NO CUMPLE
NO CUMPLE
FINANCIERAMENTE
EVALUACIÓN
JURÍDICA
CUMPLE
CUMPLE
EVALUACIÓN
FINANCIERA
CUMPLE
CUMPLE
EVALUACIÓN
TÉCNICA
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
CUMPLE
195
PUNTAJE
TOTAL
190
140
115
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ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA No. 010 DE 2011
GRUPO 5
EMPRESA
SERTEMPO BOGOTA S.A.
ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y
ASESORIAS S.A.S.
REDES HUMANAS S.A
EVALUACIÓN
JURÍDICA
CUMPLE
CUMPLE
EVALUACIÓN
FINANCIERA
CUMPLE
NO CUMPLE
RECHAZADA
TÉCNICAMENTE
RECHAZADA
TÉCNICAMENTE
EVALUACIÓN
TÉCNICA
CUMPLE
NO CUMPLE
FINANCIERAMENTE
RECHAZADA
TÉCNICAMENTE
PUNTAJE
TOTAL
200
145
De conformidad con la evaluación anterior, basados en los Términos de Referencia y específicamente en la
recomendación efectuada por el Comité de Contratación y Compras de Servicios Postales Nacionales S.A.,
efectuado el día 6 de diciembre de 2011, se procede a adjudicar el proceso de Convocatoria Pública 010 de 2011
de Servicios Postales Nacionales S.A., así: a la firma COLTEMPORA S.A., el grupo No. 1 Dirección General
procesos operativos: Distribución y entrega, tratamiento, logística Internacional, admisión y transporte por un
valor de SIETE MIL CIENTO CUARENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 7.140.000.00.oo), incluido el
Impuesto al Valor Agregado (IVA) por cumplir con los requerimientos de La Entidad. A la firma SERTEMPO
BOGOTÁ S.A., el grupo No. 2 Bogotá, Dirección General procesos comercial y administrativos y Regional
Centro por un valor de NUEVE MIL TREINTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 9.030.000.00.oo), incluido el
Impuesto al Valor Agregado (IVA) por cumplir con los requerimientos de La Entidad. A la firma S&A SERVICIOS
Y ASESORIAS S.A., el grupo No. 3. - Regional Occidente y Regional Sur por un valor de TRES MIL
OCHOCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 3.850.000.00.oo), incluido el Impuesto al Valor
Agregado (IVA) por cumplir con los requerimientos de La Entidad. A la firma COLTEMPORA S.A., el grupo No.
4. - Regional Noroccidente y Regional Eje Cafetero por un valor de CUATRO MIL TRESCIENTOS CUARENTA
MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 4.340.000.00.oo), incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por cumplir con
los requerimientos de La Entidad. A la firma SERTEMPO BOGOTÁ S.A., el grupo No. 5. - Regional Oriente y
Regional Norte por un valor de CUATRO MIL TRESCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($
4.340.000.00.oo), incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por cumplir con los requerimientos de La Entidad.
Una vez agotado el orden del día, se da por terminada la sesión a las 4:30 pm y se firma por los que en ella
intervinieron
Por la Entidad,
SONIA PATRICIA CÁCERES MARTÍNEZ
Secretaria General
CARLOS ALFONSO GARZÓN SABOYA
Vicepresidente Soporte Corporativo
ALBERTO JIMÉNEZ BUENDÍA
Director Nacional Financiero
OSCAR MAURICIO NARANJO
Director Nacional de Infraestructura
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ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA No. 010 DE 2011
GERMAN TARSICIO SÁNCHEZ
Jefe Oficina Asesora Control Interno
JOHN JAIRO JIMENEZ CERQUERA
Director Nacional de Gestion Humanan
SCHRISTIAN VILLERO
Profesional de Gestion Humana
CARLOS FERNANDO RODRÍGUEZ
Profesional Secretaria General
POR LOS PROPONENTES SE ADJUNTA LISTA DE ASISTENCIA.
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