manual de pol procedimiento: movimientos de manual de

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE ARCHIVO
PROCEDIMIENTO: MOVIMIENTOS DE PERSONAS COLEGIADAS POR
SUSPENSIÓN, LEVANTAMIENTO DE SUSPENSIÓN, FALLOS DE SALA
CONSTITUCIONAL Y OTROS.
Número:
POL/PRO-ARCH08
Versión: 1
Mayo 2014
Dirigido a: Oficiales de Plataforma Regional, Todo el personal
Revisado por: Junta Directiva, Comisión Administrativa, Director Ejecutivo
Fecha de emisión:
01-03-2007
Creado por:
Archivista 2
Reemplaza a: POL/PRO-SEC16
SEC16 versión 1
Aprobado para entrar en vigencia: Sesión ordinaria
042-2007,
2007, celebrada el 26 de marzo de 2007,
acuerdo No. 05
OBJETIVO:
Establecer los procedimientos para la Administración de la base de datos, acorde a la información
suministrada por la persona colegiada.
POLÍTICAS:
1. Todo movimiento de colegiado en la base de datos, se realizará respaldado con la trascripción de
los acuerdos digitales, luego serán sustituidos por los físicos; esto para no entorpecer los procesos
financieros de la Institución.
2. Todo movimiento debe esta
estarr respaldado por un acuerdo aprobado por la Junta Directiva o una
resolución de la Sala Constitucional.
***FIN DE LA POLÍTICA***
DESCRIPCIÓN
No.
Actividad
1.
Recibe los acuerdos de Junta Directiva, los cuales son aplicados a
conformidad. Si estos son digitales, deben ser sustituidos luego, por
los físicos.
Clasifica los acuerdos recibidos, de acuerdo con su contenido (razón
que genera el movimiento).
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Ejecuta la modificación en el sistema acorde a la indicación del
acuerdo físico.
Esta modificación se realizará en la opción
membresía (fecha del acuerdo, número de acuerdo, tipo de
movimiento). En el expediente electrónico, agrega e indica el
número de folio que le corresponde.
Compara y verifica que los datos del acuerdo físico sean los
correctos, en la base que modificó.
Además, incluye los
movimientos nuevos que surgieran. (Pasos 2 y 3)
Ubica los expedientes en la condición anterior al cambio de condición
aprobada y los ordena alfabéticamente.
Agrega la copia del traslado del acuerdo, la cual debe contener la
fecha de recibido del mismo y el número de folio correspondiente,
de acuerdo con el orden establecido para los expedientes
expedientes.
Reubica los expedientes en la nueva condición que fue aprobada por
los acuerdos remitidos.
Aplica las medidas de conservación para este tipo de información.
Responsable
Archivista 2
Archivista 2
Archivista 2
Archivista 2
Archivista 2
Archivista 2
Archivista 2
Archivista 2
***FIN DEL PROCEDIMIENTO***
HISTÓRICO DE VERSIONES
Versión
Fecha de
cambio
Breve descripción del cambio
Solicitado por