02 Jorge Sanchez, CIAC - Archivo Universitario, Universidad de

COMISION INTERINSTITUCIONAL DE JEFES Y ENCARGADOS DE LOS
ARCHIVOS CENTRALES DE LOS PODERES DEL ESTADO (CIAC)
SEMINARIO:"LOS ARCHIVOS CENTRALES EN LA ESTRUCTURA
ORGANICA DE LAS INSTITUCIONES PUBLICAS"
CONFERENCIA
“Situación actual de los Archivos Centrales
en las instituciones públicas”
Conferencista:
Lic. Jorge Sánchez Alfaro
Encargado del Archivo Central
Contraloría General de la República.
INTRODUCCIÓN
Vivimos en la era de la información: las instituciones dependen de la información,
necesitan la información, se nutren de la información que producen y reciben. Esta se ha
hecho imprescindible en el quehacer de las instituciones y del manejo seguro y correcto
de la información, depende la oportuna toma de decisiones y la buena marcha de ellas.
Esta información se plasma en el “documento” definido por algunos autores como: “...el
testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, o sea, es un
testimonio material, escrito o gráfico que posee información y que se produce o recibe
en función de las actividades de la empresa y con el se demuestra el cumplimiento de
los objetivos propuestos.
En el Manual de normas generales de control interno1, en su punto 4.8 se menciona:
“Los controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la institución, así
como todas las transacciones y hechos significativos que se produzcan, deben
documentarse como mínimo en cuanto a la descripción de los hechos sucedidos, el
efecto o impacto recibido sobre el control interno y los objetivos institucionales y las
medidas tomadas para su corrección y los responsables de cada caso, asimismo, la
documentación correspondiente debe estar disponible para su verificación.”
También, en el punto 5.2. dice: “El control interno debe contemplar los mecanismos
necesarios que permitan asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y
oportunidad de la información que se genere y comunique.”
1
Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y
las entidades y órganos sujetos a su fiscalización.
2
La organización de los documentos, en sus diferentes soportes, es una necesidad
imperiosa, sobre todo cuando existe de por medio el esclarecimiento de un pasado
donde el documento es la única fuente de consulta, y cuando se entiende que la historia
de un país se construye sobre el fundamento de sus instituciones.
Costa Rica no es la excepción; los archivos han jugado un papel muy importante en
nuestra sociedad, y luego de una ardua lucha, han comenzado a ser asimilados como lo
que realmente son: depósitos vivos de la memoria de una nación, y no como simples
almacenes de papeles viejos, empolvados y relegados a un recóndito local de las
instituciones. Ellos cumplen una misión vital como guardianes de la memoria colectiva
de una nación, en la medida en que son el receptáculo de las fuentes primarias a partir
de las cuales se puede conocer nuestro pasado. Asimismo, sirven como apoyo
administrativo y legal en la toma de decisiones de una entidad.
Existe el concepto erróneo de que “archivo” es sinónimo de suciedad, sótano y
amontonamiento de papeles. En alguna medida, son las mismas instituciones las que
con un trato de indiferencia ocasionan la multiplicidad de ideas equivocadas como las
anteriores. 2
Partiendo de estas premisas y según la Ley 7202 y su reglamento3, los responsables de
la debida conservación y organización de los documentos de las instituciones, estarán a
cargo de los archivos institucionales, tanto de gestión como archivos centrales.
La Licda. Ana Virginia García De Benedictis, actual subdirectora del Archivo Nacional,
define el Archivo Central como: “....la sección de una entidad que reúne, conserva,
clasifica, ordena, describe, selecciona, administra, y facilita los documentos producidos
por las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de
la administración. Dicho de otra manera, el archivo debidamente organizado mediante
la aplicación de las técnicas, principios, sistemas y métodos de la archivística moderna,
es el pilar para que las empresas e instituciones cumplan con sus funciones a cabalidad
y éste se convierta en pieza clave para la toma decisiones de la administración y refleje
la transparencia en las acciones que se desarrollan, en un centro de servicio al cliente,
que vela siempre por la calidad total en la atención de los usuarios.
FUNCIONES Y PROCESOS DEL ARCHIVO
La citada Ley, le asignan al Archivo Central las funciones que se describen a
continuación y que le dan la razón de ser a estas oficinas:
Reunir:
Los Archivos que conforman el Sistema Nacional de Archivos serán los
responsables de reunir y centralizar todo el acervo documental producido por la
institución como resultado de sus funciones y actividades de acuerdo con los
plazos y requisitos de transferencia. Este proceso se inicia cuando la Unidad
Administrativa productora ha determinado que los documentos, producto de su
2
3
Gestión Documental y Administración Electrónica de Documentos. Eugenia Hernández
Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 del 24 de octubre de 1990 y su Reglamento
3
trabajo, ya han perdido su valor inmediato y deberán conservarse en el Archivo
Central.
Conservar:
Este proceso tiene como objetivo evitar, detener y reparar el deterioro y los
daños sufridos por los documentos, incluyendo la aplicación de métodos y
técnicas de preservación y restauración. Para la conservación de los documentos
se toman en cuenta, factores físicos, químicos y biológicos que provocan el
deterioro del documento en cualquier soporte, tales como humedad, temperatura,
luz, contaminación atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre
otros. Para tal fin se debe contar con un local adecuado, estantería metálica fija
y móvil compacta, equipo contra incendios, protección contra inundaciones y
mantener una fumigación periódica de las oficinas y depósitos de archivo.
Clasificar:
La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan
documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan
establecido previamente y de acuerdo al organigrama de la institución.
Ordenar:
Es la asignación de códigos de búsqueda al documento que consiste en la
anotación de un número de orden a cada unidad documental, el cual responde a
una estructura ya definida, en la que se han tomado en cuenta el nombre de la
Institución o persona, el tipo documental, el año de producción y la serie a la que
pertenecen.
Describir:
Este proceso consiste en la elaboración de instrumentos descriptivos que
facilitarán el conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales. Se
diseña un programa descriptivo, de acuerdo con la clase de archivo, el fondo
documental, la enumeración de características que posee cada documento y el
servicio que se presta.
Seleccionar:
Esta es una función muy importante y delicada, ya que consisten en analizar el
valor de los documentos (valor primario: administrativo, informativo, financiero
y legal; valor secundario: Científico-cultural) en sus diferentes etapas para
determinar su eliminación o su conservación, para evitar la acumulación de
documentos que ya no tienen ninguna utilidad. Estas funciones se realizan
mediante la confección y aplicación de las Tabla de Plazos aprobadas por el
Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos de los cuales debe ser
miembro.
Administrar:
Su finalidad es la implantación y aplicación de políticas y procedimientos de
archivo, coordinando con el Archivo Nacional, tanto en los archivos de gestión
como en el Archivo Central, mediante la ejecución de la planeación, la
organización, la integración del personal, la dirección y el control que deben
regir las labores desarrolladas en el Archivo Central, con el objetivo de preservar
4
los documentos e información que son producto del quehacer diario de la
institución. Debe asesorar técnicamente al personal de la institución que labora
en los archivos y colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen
desempeño del archivo.
Facilitar:
La finalidad de los archivos es el servicio a la sociedad mediante el ofrecimiento
de la información, ya sea a las instituciones que la producen o reciben, como a
los ciudadanos y a los estudiantes que la requieran.
RESPONSABILIDADES DEL ARCHIVISTA
A la luz de esta normativa, al Encargado del Archivo Central le corresponde
realizar y ejecutar labores profesionales variadas y complejas del Archivo Central
como4:
4
•
Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al
personal de la institución en esta materia.
•
Coordinar con la Jefatura el envío de los informes ante la Dirección General del
Archivo Nacional, y las solicitudes de asesoramiento a esta institución cuando
sea necesario.
•
Colaborar en el desarrollo de investigaciones, proyectos, estudios, análisis y
otras actividades en relación con información contenida en la documentación
depositada en el Archivo Central de la institución.
•
Realizar análisis de la organización y disposición de procedimientos técnicos y
administrativos en el trabajo del Archivo Central, de acuerdo con los principios
teóricos y prácticos de la archivística.
•
Coordinar con los encargados de los procesos, así como con otros funcionarios
de la institución el óptimo manejo de los archivos de gestión.
•
Recibir y registrar los documentos que deben ingresar al Archivo Central de la
institución, según plazos. Clasificar el conjunto de documentos en grupos, según
las características comunes y el plan de trabajo establecido, dándoles un lugar en
el espacio físico, de acuerdo con las condiciones institucionales y las normas
archivísticas correspondientes.
•
Representar a la institución ante la Comisión Interinstitucional de Jefes y
Encargados de los archivos de los poderes del Estado.
-Ley 7202 y su Reglamento.
-Descripción del cargo Encargado de Archivo Central de la Dirección General del Servicio
Civil.
5
•
Mantener actualizadas las bases de datos diseñadas en el Archivo Central de la
institución.
•
Atender consultas internas y externa en relación con la información y
documentación del Archivo Central.
•
Participar en la elaboración, revisión y actualización de las tablas de plazos de
conservación y eliminación de documentos en coordinación con la Jefatura y
como miembro del Comité Institucional de Selección y Eliminación.
•
Seleccionar la documentación que ya ha perdido la vigencia administrativa y
legal y que puede ser eliminada o transferida al Archivo Nacional en caso de
documentos con valor científico-cultural.
•
Desarrollar tareas preventivas y curativas con el fin de lograr que la
documentación se conserve en adecuadas condiciones de seguridad, temperatura,
humedad y limpieza.
•
Realizar la planificación y programación de actividades del Archivo Central de
la institución durante un año, que serán plasmadas en el plan anual operativo de
la Unidad de Servicios de Información.
•
Atender a todos los funcionarios y clientes externos que demandan el servicio
del Archivo Central de la institución y resuelve sus consultas.
•
Realizar todas aquellas otras actividades administrativas propias del cargo.
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO CENTRAL
Nos queda aquí plenamente demostrado que los Archivos Centrales se convierten en
una unidad que tiene que ver con la parte sustantiva de las instituciones, que son
aquellas oficinas o departamentos que tienen bajo su custodia la documentación
producida en todos los organismos estatales, como consecuencia de las actividades
realizadas. Que éstos son universalmente imprescindibles e inalienables, de propiedad
pública y no pueden ser relegados a la mínima expresión o destruidos, por cuanto,
independientemente del parecer de los jerarcas e intereses personales, los archivos
centrales custodian y administran todo lo relacionado con el acervo documental de la
organización, del estado y de un país y que se conserva con fines históricos, judiciales,
políticos, legales, administrativos, informativos y de rendición de cuentas.
El archivo es la memoria documental de una institución., es el que debe tomar las
medidas para evitar la pérdida, uso indebido, irregularidades o actos ilegales, exigiendo
confiabilidad y oportunidad de la información custodiada, garantizando la eficiencia y
eficacia en la prestación de los servicios y que se cumpla con el ordenamiento jurídico
y técnico.
En razón de lo señalado, le corresponde a los archivistas encargados de los Archivos
Centrales velar por el adecuado y eficiente desarrollo de la gestión documental en cada
institución, realizar las medidas correctivas que evidencian irregularidades, implementar
6
las recomendaciones y disposiciones que sean expresadas por la Contraloría General de
la República u otras instancias, así como de las Auditorías Internas o las disposiciones
emanadas de instancias superiores de cada institución pública. Es el responsable de
ejecutar procesos con autoridad para ordenar y tomar decisiones al amparo de la Ley del
Sistema Nacional de Archivos y demás normativa vigente.
PROBLEMAS DE LOS ARCHIVOS CENTRALES
A pesar de que la legislación en nuestro país exige al archivista ejercer, además de las
funciones archivísticas, una serie de actividades y tareas para las cuales, en la mayoría
de los casos, este profesional no cuenta con la autoridad, ni la potestad para
desarrollarlas. Que como administrador y responsable de un archivo, este profesional se
enfrenta a una problemática confusa, debido a que aún hoy, no es reconocido como
profesional en el sector público, como sucede con otras ciencias o disciplinas. Es
notorio que aunque exista vasta legislación, que aparenta ser beneficiosa para el ámbito
archivístico, no se cuenta con una cultura que apoye esta labor y que convierta en la
práctica a los archivos en secciones o departamentos de apoyo logístico, para la
administración, como en la teoría está plasmado.
Entre otros, los problemas que más afectan a los archivos son:
1- Según el reciente informe de investigación realizado por el Sr. Luis Emilio
Jiménez González, politólogo de la Universidad de Costa Rica,5 uno de los
principales problemas que enfrentan los archivos centrales es la gran cantidad de
funciones y responsabilidades que se han planteado en el marco jurídico y que
no van acompañadas de un proceso de fortalecimiento de los archivos centrales
que permita cumplir con estas disposiciones. Sobre esta situación, los
archivistas consideramos que la ley no prevé la existencia de disparidades
presupuestarias, administrativas y de recursos humanos que hay entre las
instituciones públicas y que afectan el acatamiento y puesta en marcha de lo
dispuesto; por el contrario, más bien sugiere que todos los archivos
administrativos públicos poseen las condiciones necesarias para cumplir con las
instrucciones exigidas por el marco jurídico, circulares y directrices emanadas
por el Archivo Nacional.
2- Responsabiliza a los encargados de los archivos centrales por la gestión
documental en las instituciones, quienes no podemos actuar ya que las
decisiones sobre los procesos requeridos a lo interno de cada institución, no
dependen del encargado del archivo, sino del Jefe de Departamento o de Unidad
o bien de la administración en general. Así las cosas, se suscita una disputa entre
el esfuerzo por asegurar una gestión técnicamente correcta y una realidad
institucional con intereses y prioridades múltiples, que condiciona materialmente
la satisfacción de lo requerido en términos documentales donde el encargado del
archivo se sitúa en el medio, responsabilizado por una gestión sobre la cual su
margen de incidencia es limitado.
5
Evolución, Estructura y voces de la Gestión Archivística en Costa Rica, Universidad de Costa
Rica. Lic. Luis Emilio Jiménez González
7
3- El archivista ocupa generalmente un puesto de nivel técnico medio o bajo
aunque la Dirección General del Servicio Civil considera que este puesto se
ubica en el área del conocimiento especializado, donde se requieren amplios
conocimientos en actividades dirigidas a reunir, conservar, clasificar,
seleccionar, administrar y facilitar documentación de valor administrativo, legal
y científico y cultural en las instituciones públicas del Estado.
4- No se asigna a los archivos los recursos económicos y humanos necesarios para
desarrollar con amplitud las funciones estipuladas por estas normativas. Debido
a la limitación presupuestaria que aqueja a la administración pública para el
cumplimiento de los planes y programas de trabajo establecidos en cada
institución, estas tienden a establecer prioridades y a favorecer a las unidades
que de manera directa se encargan de la concreción de ellas; en detrimento de las
funciones y procesos de los archivos que usualmente son relegados a un último
plano de interés para la institución, situación que se manifiesta en la escasa
atención prestada a las demandas de materiales, así como a la dotación
presupuestaria asignada. La repercusión de este condicionante se expresa en
problemas de espacio y condiciones ambientales, carencia de personal, salarios
muy bajos y limitación de materiales que permitan realizar un trabajo
técnicamente adecuado para cumplir con la ley6.
5- Escaso interés de las autoridades de las instituciones de establecer procesos
eficientes y sostenidos de gestión documental. Se designan funcionarios en los
archivos carentes de conocimientos en archivística, tanto encargados como
subalternos, se emiten políticas y procedimientos sin contemplar el impacto en
los archivos y la desatención de circulares y directrices emitidas por el Archivo
Nacional y el marco jurídico. En pocas palabras, no hay conciencia de la
importancia de propiciar una correcta producción y tratamiento de la
información de las instituciones.
6- En muchos casos, los jerarcas prefieren crear archivos departamentales, donde el
archivista no tenga ninguna injerencia y poder utilizar y archivar los documentos
a su antojo, en forma empírica y así manipular la documentación según sus
prioridades y necesidades.
7- Se ubica el archivo central dentro de Direcciones o Unidades que no tienen un
rol protagónico dentro de la institución. Estos pasan a ser simplemente un
proceso de varios como la Biblioteca, el Centro de Documentación, la
Plataforma de Servicios, etc., no permitiendo al archivista liderar procesos
institucionales que posicionen al archivo central como una oficina de control,
que propicia la transparencia y eficiencia administrativa mediante el acceso ágil
y ordenado a la información. Se prefiere asignar las tareas archivísticas a
secretarias, oficinistas,
administradores, auditores,
informáticos
o
bibliotecólogos.
6
Evolución, Estructura y voces de la Gestión Archivística en Costa Rica, Universidad de Costa
Rica. Lic. Luis Emilio Jiménez González
8
PROPUESTAS
1- Incluir en el organigrama de las instituciones, la unidad denominada “Archivo
Central” para que desarrolle en forma integral las actividades archivísticas y que
mantenga un completo control durante todo el ciclo vital de los documentos,
desde la producción hasta su conservación definitiva en un archivo final o su
eliminación. Con la creación de esta unidad y la eficiente y eficaz
administración de documentos, la empresa o institución será capaz de controlar
el exceso del papel, tener acceso a la información que se solicita de manera
eficiente, disponer de los documentos que han cumplido su vigencia
administrativa y legal y a la vez brindar información para diversos fines (legales,
administrativos, científicos, culturales, históricos, investigativos, y otros).
Además de proporcionar la información correcta a la persona indicada, en el
momento apropiado y al menor tiempo posible, mediante la aplicación de
normas y procedimientos en el proceso archivístico.
2- Ubicar el Archivo Central como parte de una División o Gerencia que tenga un
rol protagónico dentro de la Institución para que permita al archivista liderar
procesos institucionales que posicionen al Archivo Central como una oficina de
control, que propicia la transparencia y eficiencia administrativa mediante el
acceso ágil y ordenado a la información.
3- Dotar a esta unidad de todos los recursos necesarios para su funcionamiento
tanto materiales, presupuestarios como humanos. Esto le permitirá al Archivo
Central atender la gran cantidad de funciones y responsabilidades que se le
asignan.
4- Nombrar al frente de esta unidad a un funcionario idóneo, con especialidad en
Archivística y Administración para que ejecute las actividades de reunir,
conservar, clasificar, seleccionar, administrar y facilitar documentación de valor
administrativo, legal o científico y cultural. La actual legislación obliga a las
Instituciones Públicas a contar con un archivo central y con los archivos de
gestión necesarios, promoviendo la evolución de los procesos de trabajo en esta
especialidad, pues se trata de la ejecución de actividades propias de la
Archivística, en combinación con responsabilidades del área administrativa
como dirección, planificación, coordinación, y supervisión de las actividades, de
recursos humanos, tecnológicos y materiales, de acuerdo con la complejidad y
crecimiento de estos archivos centrales.
5- Que los jerarcas de las instituciones, en cumplimiento con el marco jurídico, le
den el apoyo necesario al Archivo Central nombrando funcionarios
especializados en Archivística, aprobando los políticas y procedimientos
establecidos por esta unidad y creando conciencia de la importancia de la
correcta producción y tratamiento de la información.
6- Proponer las reformas necesarias a la Ley 7202-90 y su reglamento, para que no
sólo obligue a las instituciones a contar con un Archivo Central, sino que éste
sea parte de la estructura orgánica de las instituciones y que dentro de las
funciones de esta unidad, se incluyan las funciones que permitan al archivista
9
dirigir, planear, supervisar y controlar las actividades que se realizan en el
Archivo Central; dar asesorías, diseñar herramientas para búsqueda y captura de
información y colaborar en el desarrollo de las investigaciones y proyectos de la
institución, facilitando y actualizando la información contenida en el Archivo
Central.
7- Solicitarle a la Junta Administrativa del Archivo Nacional, como ente rector del
Sistema Nacional de Archivos, más iniciativa, dinamismo y acercamiento hacia
los archivos pertenecientes al sistema mediante reuniones de trabajo semestrales
o anuales que permitan el adecuado funcionamiento de cada una de ellos y el
cumplimiento de la legislación vigente por parte de las instituciones
involucradas.
CONCLUSIÓN
Definitivamente el Archivo Central, hoy por hoy, es una unidad de existencia
necesariamente obligada en las instituciones públicas, de acuerdo con la ley, y la
responsable de conservar y organizar los documentos siguiendo las disposiciones de la
Junta Administrativa del Archivo Nacional. Asimismo, realiza funciones muy
complejas, delicadas y de gran importancia para la buena marcha de las instituciones y
en la conservación del patrimonio documental del país. Tanto así que el archivista se
convierte en un profesional de gran envergadura y con una gran responsabilidad en la
ejecución eficiente y eficaz de sus tareas como cualquier otro profesional de los niveles
superiores de la empresa.
Y debido al amplio marco de acción que le corresponde a la Administración Pública en
cuanto a la administración documental de sus instituciones, debe promover y crear
dentro de la estructura organizativa de cada una de ellas, una instancia que desarrolle en
forma integral las actividades archivísticas. Es por esto que cada institución debería
incluir al Archivo Central como parte de su estructura administrativa y que cuente con
apoyo del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, la Autoridad
Presupuestaria y otras instancias para la asignación de los recursos humanos y
presupuestarios en cumplimiento de sus funciones.
ciac/conferencia situación de los archivos