Movilidad aplicada Preventa y Autoventa.

Movilidad aplicada Preventa y
Autoventa.
BIMBO. SaraLee Bakery Group, S.L.
Bimbo es una de las mayores organizaciones del
sector alimentario en España. Desde la
introducción del pan de molde hasta la completa
gama de productos de hoy, sigue haciendo llegar
cada día a millones de hogares españoles sus
productos frescos, tiernos y deliciosos. Gracias a
esta gran aceptación por parte del público, los
productos BIMBO, MARTÍNEZ y ORTIZ, se han
consolidado como líderes de mercado en las
categorías de panadería, bollería y pastelería de
marca.
Actualmente, Bimbo pertenece a Sara Lee Bakery
Group, que es el segundo fabricante de panadería
de los Estados Unidos, con sede en St. Louis.,
ANTECEDENTES
Consultia IT comienza a trabajar con BIMBO en
Octubre de 2003. En ese momento la compañía
buscaba la optimización de sus Procesos
Comerciales de Preventa y Autoventa y una mejor
coordinación e integración con sus Distribuidores.
Como situación de partida:
Bimbo dispone de una Red Preventa y
Autoventa de 1.500 rutas, distribuida en 60
centros logísticos a lo largo del territorio
nacional, que capturan un volumen de unos
60.000 pedidos / facturas / albaranes por día.
Los comerciales de Preventa realizaban la
captura de pedidos para las grandes y
medianas superficies sobre dispositivos
móviles (PDA’s). Dichos pedidos eran
transmitidos al servidor de su correspondiente
delegación. Desde cada delegación eran
enviados mediante un proceso de fondo a un
sistema concentrador central que finalmente
los enviaba al sistema SAP R/3, sistema
donde se gestiona la preparación y
expedición de los mismos. Dicho proceso
implicaba que muchos pedidos comenzasen a
prepararse 24 horas después de haber sido
capturados y se sirvieran 48 horas después a
los puntos de venta, siempre y cuando no se
produjeran pérdidas de datos en los procesos
intermedios.
El producto “fresco” de Bimbo (principalmente
el pan), tiene una presencia máxima en el
punto de venta de 5 días, esto es, si pasados
5 días desde su fabricación no lo ha adquirido
un consumidor es retirado del punto de venta
por Bimbo y destruido. Por lo tanto, el retraso
producido desde que se captura el pedido
hasta que este se sirve al punto de venta,
hacía perder al menos un día de presencia
del producto en el punto de venta,
incrementando la devolución del mismo.
La distribución estaba basada en plantilla
propia y en distribuidores en exclusiva, en
este último caso la propiedad de la mercancía
era de Bimbo hasta el momento de la venta.
Bimbo no disponía de información referente al
stock de producto existente en sus rutas y en
los distribuidores.
Bimbo utilizaba una solución clásica de
movilidad, basada en intercambio de ficheros
mediante un sistema de buzones, para la
gestión de los procesos comerciales de
Preventa y Autoventa integrada con SAP R/3.
Por otro lado, se consideraba necesario
renovar el parque de dispositivos móviles
(hardware y software).
ENFOQUE DE SOLUCIÓN
Consultia IT planteó el enfoque de la solución
mediante la realización de una Consultoría de
Negocio complementada con una Consultoría
Tecnológica.
Durante la Consultoría de Negocio se definieron
los nuevos modelos de distribución comercial para
Bimbo (Preventa, Preventa de Uno, Autoventa y
Food-Service) basados en su tipología de
productos y clientes. Estos nuevos modelos de
distribución han permitido:
•
Eliminar del retraso de 24h en recepción de
información en el sistema central.
Ajustar la integración entre el Sistema
Comercial y el Sistema de Producción,
consiguiendo que las fábricas produzcan lo
que se sirve al día siguiente, y por tanto,
minimizando el stock de productos de corta
vida en fábricas y delegaciones.
Redefinir los modelos de propiedad del stock
de Bimbo, proporcionando información sobre
el stock real en ruta, distribuidores, …
Durante la Consultoría Tecnológica se definió la
nueva arquitectura tecnológica para dar soporte a
los nuevos modelos de distribución de Bimbo,
integrando la nueva plataforma de movilidad y la
plataforma web directamente con SAP R/3 en
tiempo real. Cuando los comerciales o
autoventistas sincronizan sus PDA’s, o un
distribuidor accede al Portal Web de Bimbo, lo
hacen directamente contra SAP R/3, y no contra
un sistema intermedio. Todos (comerciales,
distribuidores, adm. comercial,… ), por tanto,
acceden al mismo dato (a la misma base de
datos) independiente del canal de acceso (PDA,
Portal Web o SAP GUI).
LA SOLUCIÓN: El nuevo Sistema de
Distribución Comercial.
El nuevo Sistema de Distribución Comercial está
compuesto por los siguientes sistemas:
•
SAP R/3, como sistema backend sobre el que
se gestionan todos los procesos comerciales,
logísticos, financieros,… de Bimbo.
•
Plataforma de Movilidad, con la que trabajan
los comerciales, autoventistas y distribuidores
para la captura de pedidos, albaranes,
facturas y cobros.
•
Portal Web, sobre la que trabajan los
gestores comerciales y distribuidores.
SAP R/3
El sistema SAP R/3 soporta la siguiente
funcionalidad:
•
Maestro de Clientes, Productos y Condiciones
Comerciales (precios, promociones,
impuestos,…).
•
Gestión de Rutas de Preventa y Autoventa
•
Gestión de Objetivos e Incentivos de los
Comerciales.
•
Procesamiento automático en SAP R/3 de los
ciclos comerciales (pedido/albarán/factura y
devolución/albarán/abono) de Preventa y
Autoventa originados desde los dispositivos
móviles y el Potal Web en función de la
propiedad del stock, tipo de cliente,…:
o Captura de Pedido y Devolución
para Preventa.
o Reaprovisionamiento de Stock a las
delegaciones (propias o de
distribuidores).
o Carga de Stock propio y del
distribuidor por autoventistas
(propios, del distribuidor o
autónomos).
o Traspaso de stock entre
delegaciones (propias o del
distribuidor) y entre autoventistas
(propios, del distribuidor o
autónomos).
o Venta al cliente por la delegaciones
(propias o del distribuidor) o por los
autoventistas (propios, del
distribuidor o autónomos).
•
Gestión del intercambio de datos entre SAP
R/3 y los dispositivos móviles. Identificando
cargas iniciales o sincronizaciones delta de
datos.
•
Monitorización y log de los procesos de
sincronización e intercambio de datos.
•
Gestión de versiones y de distribución del
software.
•
Gestión de Usuarios Móviles y
Autorizaciones.
Plataforma de Movilidad
La Plataforma de Movilidad está compuesta por:
•
Las aplicaciones de movilidad:
o Preventa para los comerciales.
o Autoventa para los autoventistas y
distribuidores.
•
Los dispositivos móviles (PDA’s) en los que
se ejecutan las aplicaciones de movilidad.
•
El Middleware de movilidad, que permite la
sincronización de los dispositivos móviles con
SAP R/3.
Las aplicaciones de movilidad trabajan en el
dispositivo en modo off-line . Esto es, trabajan
con la información que reside en la base de datos
local del dispositivo. Cada dispositivo contiene la
información de negocio relevante el comercial (sus
rutas, sus clientes,…). Cuando un comercial
sincroniza su dispositivo (vía GPRS, GSM, WIFI,
WLAN,…) nivela su base de datos local con la de
SAP R/3 intercambiando las diferencias de
información entre ambas bases de datos
(sincronización delta). La sincronización se realiza
directamente contra SAP R/3, de manera que los
pedidos sincronizados a SAP R/3 pueden
comenzar a tramitarse desde dicho instante. Se
evita por tanto, la utilización de bases de datos
intermedias e interfases en fondo (comunes en los
sistemas de movilidad que utilizan sistemas
buzones para el intercambio de ficheros), que
retrasan la llegada del pedido a SAP R/3 y pueden
ocasionar pérdida de información ante la caída de
cualquier sistema intermedio.
Aplicación de Preventa, resumen de
funcionalidad:
•
Gestión de datos Maestros (clientes,
productos y condiciones comerciales).
•
Gestión de la Ruta del Comercial
•
Captura y Seguimiento de Pedidos de
Preventa.
•
Gestión de Promociones
•
Gestión de Referenciación por punto de
venta.
•
Consulta de Objetivos e Incentivos.
•
Interconexión directa con SAP R/3…
•
•
•
•
Procesador Intel® XScaleTM PXA255 a
400MHz.
64 MB de RAM y 64MB ROM.
Sistemas de conexión WIFI, GPRS, GSM y
LAN.
Integrado con impresoras portátiles situadas
en los camiones, que imprimen facturas,
albaranes y listados.
Imagen 1. Menú Aplicación
Aplicación de Autoventa, resumen de
funcionalidad:
•
Gestión de datos Maestros (clientes,
productos y condiciones comerciales).
•
Gestión de la Ruta del Comercial
•
Creación de Albaranes y Facturas
•
Gestión de Promociones
•
Gestión de Referenciación por punto de
venta.
•
Sistema de Ayuda a la Venta.
•
Gestión del cobro a contado y a crédito
•
Impresión de Albarantes y Listados.
•
Arqueo de Caja.
•
Interconexión directa con SAP R/3,…
Ambas aplicaciones están basadas en Microsoft
.Net Compact Framework, lo cual garantiza la
compatibilidad con versiones futuras de Windows
Mobile. Adicionalmente, disponen de capacidades
de regeneración automática de la aplicación en
casos de descarga de la batería, rotura del
dispositivo, etc…
Imagen 2. Ayuda al Pedido
Como dispositivo de movilidad, Bimbo
seleccionó un dispositivo rugerizado de uso
industrial (Intermec Mobile Devices 760 y 761) con
las siguientes características principales:
•
Sistemas Operativo Windows Mobile 2003.
Imagen 3. Dispositivo
Portal Web
El Portal Web es utilizado por los Gestores
Comerciales y los Distribuidores que, a través de
él, trabajan directamente contra SAP R/3. Cada
usuario tiene asociado un perfil, y por lo que
solamente accede a las transacciones y datos
habilitados para dicho perfil.
El portal ha sido desarrollado en un servidor de
aplicaciones java con tecnología J2EE.
A continuación se presenta un resumen de la
funcionalidad disponible en el Portal Web:
•
Gestión de datos Maestros (clientes,
productos y condiciones comerciales).
•
Gestión de Rutas.
•
Creación de Pedidos, Facturas y Albaranes
•
Revisión de los datos transmitidos por los
Dispositivos.
•
Gestión de Objetivos / Incentivos de
vendedores
•
Ajustes de inventario.
•
Gestión del stock y de carga de rutas.
•
Creación de pedidos de producción a fábrica
en base a la venta de rutas
•
Gestión de Usuarios y Autorizaciones.
•
…
De un vistazo
Sistema Backend:
Movilidad:
Web:
Imagen 4. Portal Web
Disp. Móviles:
SAP R/3 4.6C
Microsoft .Net Compact Framework
Microsoft Windows Mobile 2003
Servidores de aplicaciones Java
Intermec Mobile Devices 760 y 761
BENEFICIOS
Comunicaciones:
La implantación del nuevo Modelo de Gestión
Comercial ha supuesto para Bimbo:
•
Dotar a las rutas de flexibilidad de trabajo
la pudiendo atender con la misma ruta a
clientes de Preventa y Autoventa.
•
Aumentar un 25% las visitas a los puntos
de venta.
•
Facilitar la integración con sus Distribuidores
a través del Portal Web.
•
Disponer de información del stock de sus
productos en los distribuidores y rutas de
reparto.
•
Disponer de un único sistema que
centraliza la información comercial, SAP
R/3, integrado en tiempo real con el Portal
Web y la Plataforma de Movilidad (se evitan
los sistemas intermedios). Todos los actores
del proceso comercial acceden a la misma
información, ‘dato único’.
•
Disminuir costes de hardware (servidores en
delegaciones) y licencias (solución de
movilidad).
•
Disponer de una plataforma tecnológica no
propietaria y renovada.
Número de Usuarios Móviles
Número de usuarios Web:
WIFI, GPRS, GSM, WLAN
Partner Tecnológico:
1.500
250
Consultia IT
Consultia IT
Real Business Solutions
“Ofrecer lo que necesita el cliente con los recursos justos y en el tiempo adecuado”.
Desde el diseño conceptual de la solución más adecuada a las necesidades específicas del negocio del
cliente, hasta su implantación, Consultia IT es una compañía de servicios profesionales a la empresa en
el ámbito de la consultoría ofreciendo una atención integral al cliente, con un enfoque de los servicios
alrededor de tres áreas de especialidad: Consultoría Estratégica y de Proceso; Consultoría Tecnológica, e
Implantación de Soluciones.
El principal foco de actividad de Consultia IT es atender las necesidades de los mercados de Gran
Consumo y Distribución, Media y Telecomunicaciones, Energía y Servicios con soluciones innovadoras,
minimizando los riesgos de implantación, apoyándose en el amplio conocimiento y experiencia de su
equipo.
Consultia IT
Pintor Rosales, 50 7º D
28008 Madrid
Tel. 911 440 810 - Fax 911 440 812
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