Crear una tarea Outlook desde Excel

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Crear una tarea Outlook desde Excel
Se puede crear una tarea en blanco para que el usuario introduzca los datos que desee o
una tarea con los datos rellenos automáticamente.
En ambos casos, se utilizará el VBA: se creará un módulo y en él un procedimiento Sub
para cada caso.
Una vez abierta la hoja Excel de trabajo, se tienen que seguir los siguientes pasos:
•
Abrir el editor de VBA.
o Se pulsa [Alt]+[F11].
•
Crear un nuevo módulo.
o En el menú Insertar, se hace selecciona el elemento Módulo.
•
Añadir la referencia a la librería de objetos del Outlook.
o En el menú Herramientas, se selecciona el elemento Referencias y, en la
ventana que se muestra a continuación, se marca la casilla correspondiente
a Microsoft Outlook n Object Library (donde n depende de la versión de
Microsoft Office instalada).
Crear una tarea en blanco
Una vez realizados los pasos indicados en la introducción, para la creación de una tarea
en blanco se programa un procedimiento Sub cuya funcionalidad se recoge en el
siguiente seudocódigo:
Crear un objeto que haga referencia al Outlook.
Crear un objeto que haga referencia a un elemento de tipo tarea.
Visualizar la ficha de la tarea.
Eliminar la referencia al elemento de tipo tarea.
Eliminar la referencia al Outlook.
El procedimiento se va a denominar crearTareaEnBlanco. En la ventana de código se
teclean las intrucciones VBA que se corresponden al seudocódigo:
Sub crearTareaEnBlanco()
Dim objectOutlook As Object
Dim objectTarea As Object
Set objectOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
Set objectTarea = objectOutlook.CreateItem(olTaskItem)
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objectTarea.Display
Set objectTarea = Nothing
Set objectOutlook = Nothing
End Sub
Una vez escrito el código del procedimiento Sub hay que volver a la hoja y asignarlo, por
ejemplo, a un botón para que se pueda ejecutar. Para ello se tienen que seguir los
siguientes pasos:
•
Cerrar el editor de VBA.
o Se pulsa [Alt]+[Q].
•
Agregar la barra de herramientas Formularios si no está visible.
o En el menú Ver, se selecciona el elemento Barra de Herramientas y en él
se marca Formularios.
•
Añadir un botón que llame al procedimiento crearTareaEnBlanco.
o En la barra de herramientas Formularios, se hace clic en el elemento
Botón.
o En la hoja de cálculo, se arrastra el control hasta que tenga el tamaño que
desee.
o En la ventana Asignar macro que aparece a continuación, se selecciona
crearTareaEnBlanco.
o Sobre el botón, se hace click derecho y se selecciona el elemento Modificar
texto en el menú y se escribe Crear tarea Outlook en blanco.
Crear una tarea con datos rellenos de forma automática
Una vez realizados los pasos indicados en la introducción, para la creación de una tarea
con datos rellenos de forma automática a partir de información existente en la hoja se
programa un procedimiento Sub cuya funcionalidad se recoge en el siguiente
seudocódigo:
Crear un objeto que haga referencia al Outlook.
Crear un objeto que haga referencia a un elemento de tipo tarea.
Asignar el contenido de la celda C8 en el asunto.
Asignar el contenido de la celda C9 en el cuerpo.
Asignar el contenido de la celda C10 en el vencimiento.
Salvar la tarea.
Eliminar la referencia al elemento de tipo tarea.
Eliminar la referencia al Outlook.
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El procedimiento se va a denominar crearTareaRellena. En la ventana de código se
teclean las intrucciones VBA que se corresponden al seudocódigo:
Sub crearTareaRellena()
Dim objectOutlook As Object
Dim objectTarea As Object
Set objectOutlook = CreateObject("Outlook.Application")
Set objectTarea = objectOutlook.CreateItem(olTaskItem)
With objectTarea
.Subject = Cells(8, 3).Value
.Body = Cells(9, 3).Value
.DueDate = Cells(10, 3).Value
.Save
End With
Set objectTarea = Nothing
Set objectOutlook = Nothing
End Sub
Una vez escrito el código del procedimiento Sub hay que volver a la hoja y asignarlo, por
ejemplo, a un botón para que se pueda ejecutar y teclear los datos con los que se rellena
automáticamente la tarea. Para ello se tienen que seguir los siguientes pasos:
•
Cerrar el editor de VBA.
o Se pulsa [Alt]+[Q].
•
Agregar la barra de herramientas Formularios si no está visible.
o En el menú Ver, se selecciona el elemento Barra de Herramientas y en él
se marca Formularios.
•
Añadir un botón que llame al procedimiento crearTareaRellena.
o En la barra de herramientas Formularios, se hace clic en el elemento
Botón.
o En la hoja de cálculo, se arrastra el control hasta que tenga el tamaño que
desee.
o En la ventana Asignar macro que aparece a continuación, se selecciona
crearTareaRellena.
o Sobre el botón, se hace click derecho y se selecciona el elemento Modificar
texto en el menú y se escribe Crear tarea rellena con datos adjuntos.
o Teclear los datos que se rellenan automáticamente en la tarea.
o En la celda B8 se teclea Asunto: y en la C8 el texto correspondiente, por
ejemplo Enviar a Dirección de Zona el expediente 8974646465.
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o En la celda B9 se teclea Cuerpo: y en la C9 el texto correspondiente, por
ejemplo Hay que enviar a Dirección de Zona el expediente 8974646465
de D. Jesús Pérez correspondiente a un préstamo joven de 100.000 €.
o En la celda B10 se teclea Vencimiento: y en la C10 la fecha
correspondiente, por ejemplo 31-07-2006.
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