Operativa de caja y Terminal punto de venta - Campus Virtual

PROFESOR: JAIME ANTONIO RAMIREZ OCAS
CARRERA DE ADMINISTRACION BANCARIA Y FINANCIERA
CURSO TALLER DE CAJA
FICHA DE TRABAJO Nº22
OPERACIONES DE APERTURA Y CIERRE
Objetivo:
El objetivo de describir las operaciones de apertura y cierre de caja es
determinar los pasos que deben seguir los responsables de caja de turno, así
como el administrador de turno. Para realizar correctamente el arqueo de las
operaciones diarias versus el efectivo de cada turno respectivo.
Alcance:
El presente procedimiento abarca desde la apertura de caja hasta que se
entrega arqueada al administrador de turno.
Políticas Generales:
1. El responsable de caja, siempre debe dejar cuadrada la caja respectiva al
terminar su turno y distribuir el dinero y documentos conforme lo estipulado por
la empresa. (El efectivo y valores son generalmente entregados a Tesorería
Central o a la Administración y los documentos al Departamento Contable)
2. El arqueo y cuadre de caja es individual, por lo que personas no autorizadas,
no pueden interferir en el mismo.
3. Cada responsable de caja, entrega individualmente el arqueo de sus
operaciones diarias al administrador de turno.
4. Los cuadres y arqueos de cada responsable de caja, deben quedar
completos antes de retirarse del trabajo. De haber algún faltante de dinero, se
hará un recibo o vale provisional por la cantidad faltante a ser descontado
posteriormente de sus haberes.
Descripción del procedimiento de cierre
1. Faltando 30 minutos para el establecimiento cierre, los ejecutivos o personal
designado deben informar a los clientes que el establecimiento está pronto a
cerrar, invitándolos a pasar por caja para realizar sus compras finales.
2. Faltando 10 minutos para que el turno termine, cada cajero debe informar a
sus clientes en línea que el turno va a terminar, de manera que los clientes
puedan hacer cola en otras cajas disponibles.
3. Una vez cerradas las cajas o una caja si es final de turno, se debe realizar el
arqueo utilizando el comando respectivo en caso de emplear una registradora
electrónica. En caso de estar empleando una registradora mecánica o estar
trabajando manualmente, se deben sumar todos los documentos de ingreso
más el fondo fijo asignado y a este importe restar todos los documentos
autorizados que indiquen salida de dinero para determinar el saldo a arquear.
El saldo debe estar sustentado en dinero efectivo o cheques a nombre de la
empresa.
4. El fondo fijo de caja general establecido es de S/. xxx.xx por lo que el
excedente corresponde al saldo de cada turno.
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5. El arqueo junto con el dinero que en el mismo indica, vales, boletas, facturas,
tickets, comprobantes de depósitos y demás documentos sustentatorios de
dinero, serán entregadas al administrador de turno, dejando únicamente en
caja el fondo fijo asignado.
6. Terminado el arqueo, se llena el formato físico establecido para los cambios
y finalización de turnos, donde se especifica, documentos, efectivo y faltantes o
sobrantes, se entrega el original al administrador y copia para el responsable
de caja saliente.
7. El administrador de turno que recibe el arqueo, prepara las remesas para ser
recogidas por la empresa de transporte de valores designada para este
servicio.
Descripción del procedimiento de apertura
1. En cada cambio de turno, el responsable de caja entrante, deberá recibir
conforme el importe de fondo fijo.
2. Deberá revisar que cuente con los implementos necesarios para realizar su
trabajo de manera eficiente, entre algunos de estos elementos se encuentran:
Papel de impresora y repuestos adicionales. Tinta de impresora y repuestos
adicionales. Lapicero. Detector de billetes. Formatos internos (productos sin
código o con errores de precios, sugerencias, etc)
Bolsas de papel y plástico para despacho
Tapete ergonómico (especial para el uso cómodamente del mouse)
Intercomunicador
Lista de códigos PLU (El código PLU es el código que usan los mercados para marcar los alimentos y así el
consumidor poder identificar si un alimento es orgánico o convencional)
Desinfectante
Etc.
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FICHA DE TRABAJO Nº23
ARQUEO DE CAJA
Es una técnica contable anticipada,
mediante el cual comprobamos si el
dinero existente en caja es
conforme o no; para lo cual
efectuamos un recuento de dinero y
de los elementos que lo conforman
(vales, recibos, tickets, etc)
La finalidad principal es la de
constatar el movimiento del dinero y
la determinación de su saldo, de
esta forma evitamos los fraudes y
los malos manejos, cuidando su
integridad.
El arqueo de caja se realiza en
cualquier momento y puede ser
efectuado
por
el
Contador,
Administrador, Gerente o cualquier
otra persona que tenga capacidad
de hacerlo de acuerdo al conducto
regular.
En ocasiones se puede observar
sobrantes o faltantes, el tratamiento
de éstas pueden ser a favor o en
contra de la empresa y su
contabilización de la cuantía de los
mismos.
El Arqueo de Caja consiste en el
análisis de las transacciones del
efectivo,
durante
un
lapso
determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado
todo el efectivo recibido y por lo
tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en Caja en
dinero efectivo, cheques, recibos o
vales. Sirve también para saber si
los controles internos se están
llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada a diario
por el cajero.
Los ejecutivos o personal asignados
a ello, suelen efectuar arqueos de
caja en fechas no previstas por el
Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de
caja
aparezcan
faltantes
o
sobrantes, con respecto a la cuenta
control.
Estas
diferencias
se
contabilizan generalmente en una
divisionaria de caja. Se le cargan los
faltantes como pérdidas y se
abonan
los
sobrantes
como
ingresos. Si no se subsanan estas
diferencias, al cierre del mes, la
cuenta Caja y bancos se deberá
cancelar
contra
“Pérdidas
y
Ganancias”.
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Ejemplo de Arqueo de Caja
La empresa “Don Rulo”, siendo las 3:00 p.m. del lunes 28 de enero del 2013,
practica un Arque al Sr. Cajero; encontrándose lo siguiente:
Fondo Fijo
Ventas del día según boletas y facturas
Cobranzas del día
TOTAL INGRESOS
S/. 3,000.00
S/. 15,600.00
S/. 620.00
S/. 19,220.00
Composición:
TARJETAS DE CREDITO
Vouchers tarjetas de créditos visa
Vouchers tarjetas de crédito Master Card
Vouchers tarjetas de crédito American
Express
FACTURAS, BOLETAS DE VENTA Y
TICKETS
Compras Boletas- varias
Compras Facturas varias
Vales
temporales,
debidamente
autorizados
Cheques a la orden de la empresa
DEPOSITOS EN BANCOS
DEPOSITO EN BANCO DE CREDITO
EN S/.
DEPOSITO EN BANCO CONTINENTAL
EN USD
600 X 2.55
1,000 X 2.54
DINERO EN EFECTIVO
Billetes de S/. 200.00 x 0
Billetes de S/ 100.00 x 1
Billetes de S/. 20.00 x 4
Billetes de S/. 10.00 x 5
Monedas de S/. 5.00 x 12
Monedas de S/. 1.00 x 20
Monedas de S/. 0.50 x 10
Monedas de S/. 0.20 x 4
Monedas de S/ 0.10 x 2
Monedas de S/. 0.05 x 0
Monedas de S/. 0.01 x 0
TOTAL
2,400.00
1,210.00
790.00
400.00
2,434.00
284.00
130.00
20.00
2,000.00
14,070.00
10,000.00
4,070.00
316.00
0.00
100.00
80.00
50.00
60.00
20.00
5.00
0.80
0.20
0.00
0.00
19,220.00
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FICHA DE TRABAJO Nº24
Manejo de efectivo disponible
El disponible comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez
inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y que puede
utilizar para fines generales o específicos. Bajo esta denominación se pueden
agrupar los saldos en caja, los depósitos en bancos y otras entidades
financieras, las remesas en tránsito y los fondos o dineros en poder de
funcionarios de la empresa y que están destinados para atender cierta clase
de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en
la prestación de servicios o adquisición de elementos para el
normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas
se le denominaba "efectivo".
De acuerdo a lo previsto en el catálogo de cuentas de nuestro ordenamiento
contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes
cuentas:
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
101 CAJA
102 FONDOS FIJOS
103 EFECTIVO EN TRANSITO
104 CUENTAS CORRIENTES EN INSTITUCIONES
FINANCIERAS
1041 CUENTAS CORRIENTES OPERATIVAS
1042 CUENTAS CORRIENTES PARA FINES
ESPACIFICOS
105 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO
1051 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO
106 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
1061 DEPOSITOS DE AHORRO
1062 DEPOSITOS A PLAZO
107 FONSOA SUJETOS A RESTRICCION
1071 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION
El efectivo debe registrarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de
moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la
tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance.
Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan
sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante
del disponible.
Arqueo de Caja
Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado,
con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por
tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
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físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para
saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Contabilidad de caja
Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, ¿pero qué
es en sí la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja, conocida también como contabilidad por el sistema de
caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y
los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados.
De allí viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores sólo son
reconocidos cuando entran o salen de la caja.
El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace
una venta a crédito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no
ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso.
Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni
registra nada. Si el pago lo hacen un mes después, será en febrero en que se
reconozca o registre el ingreso de la venta.
Igual sucede con los gastos. Estos sólo se reconocen en el momento en que
salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogación.
En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya
pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja.
En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se
reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso
de la venta a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y
ese derecho, no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es
decir hasta que el cliente pague la factura.
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FICHA DE TRABAJO Nº25
AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS
SIGUIENTES CASOS:
1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la
cuenta caja (Efectivo según arqueo = saldo según libros).
2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja
(Efectivo según arqueo < saldo según libros) presunto faltante.
3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja
(Efectivo según arqueo > saldo según libros) presunto sobrante.
En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario
o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un
Auditor interno o Revisor Fiscal.
Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos lo días,
semanalmente, intempestivamente.
El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja
Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el caso anterior estos
pueden deberse a:
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1. Pagos que realizó el cajero y no se registraron. Ejemplo: Se envió al
mensajero con documentación de la empresa, el cajero le entregó $5.000
para dicho Gasto. El mensajero aún no ha entregado el recibo y el cajero
olvidó que había hecho ese pago. El registro quedaría de la siguiente
manera:
63
GASTOS DE SERVICIOS
$5,000
6312
CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS
101
CAJA
$5,000
101 Caja
1,710,000
5,000
1,705,000
2. Las sumas pagadas de mas o retiradas por el cajero, en este caso ya
es responsabilidad del cajero el faltante producido, ya que pago de más algún
gasto o retiró de manera arbitraría el dinero de caja, en este caso el registro
quedaría de la siguiente manera:
14
CUENTAS
X
TRABAJADORES
1419
RESPONSABILIDADES
COBRAR
A
$5,000
101
CAJA
$5,000
Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa el anterior registro.
Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden deberse a las
siguientes situaciones:
1. Ingresos recibidos por el cajero y que no han sido contabilizados, Ejemplo:
Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a un pago hecho por
un cliente y no abonado a su cuenta, entonces el registro quedaría de la
siguiente manera:
101
CAJA
$10.000
131
FACTURAS, BOLETAS Y OTROS
COMPROBANTES POR COBRAR
$10.000
8
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1311
NO EMITIDAS
2. Si el sobrante se produjo por una suma cobrada de más por el cajero y no
se logra determinar el origen de ese sobrante, éste se considera en
definitiva como un ingreso para la empresa. El registro quedaría:
101
CAJA
382
DIVERSOS
3829
SOBRANTES DE CAJA
$10.000
$10.000
Cuando el sobrante es de cierta consideración que induzca error debe llevarse
a una cuenta de acreedores varios hasta que se investigue el sobrante,
Ejemplo:
El registro quedaría:
101
CAJA
107
FONDOS SUJETOS A RESTRICCION
238020 REINTEGROS POR PAGAR
Si no se establece el sobrante
107
FONDOS SUJETOS A RESTRICCION
382
$400.000
$400.000
$400.000
DIVERSOS
$400.000
3829
SOBRANTES DE CAJA
Ejercicios de aplicación
Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:
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1. Se produjo un gasto por concepto de fotocopias pagado por el cajero por
$3.000 el cuál no fue contabilizado en caja.
2. Registre contablemente el punto anterior.
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Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:
3. Al revisar la información se encuentra que el cajero a efectuado los
siguientes gastos, los cuales no fueron contabilizados:
*Valor pagado por envíos al correo $11.000
*Transporte Urbano (Taxis) $5.000
4. Suponer en el caso anterior que el saldo en libros es de $745.000.
NOTA: PARA ESTOS CASOS LOS FALTANTES Y SOBRANTES NO SON
JUSTIFICADOS.
Leer más: http://www.monografias.com/trabajos85/arqueo-caja-administracionbancaria-y-instituciones-financieras/arqueo-caja-administracion-bancaria-yinstituciones-financieras.shtml#ixzz38fjWig4Z
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FICHA DE TRABAJO Nº26
El Arqueo de Caja
Es la verificación espontánea de
los dineros recibidos por el
cajero, es un examen especial que
se hace con el fin de:
 Verificar la idoneidad de
los registros contables.
 Constatar que los valores
monetarios físicos en poder
del encargado de la caja estén
en la cantidad exacta.
Este examen puede ser realizado ínt
egramente para Caja y Caja Chica;
sin
embargo,
se puede particularizar el arqueo par
a cada rubro.
Para poder efectuar el arqueo, se
deben observar las normas y
procedimientos
utilizados
en
prácticas de auditoría y, por tanto,
será realizado por un funcionario
contable o por otro con suficiente
conocimiento de la materia.
Cualquier diferencia encontrada en
este examen deberá ser justificada o
cubierta de inmediato, sin perjuicio
de aplicar sanciones administrativas
y civiles.
Las condiciones para que este
examen de arqueo de caja sea
idóneo son:
 Se debe hacer en cualquier
momento y sin previo aviso.
 El delegado debe tener la
suficiente capacidad profesional y
moral.

El
delegado
debe
estar
desprovisto de prejuicios y
poseer suficiente independencia.
 El delegado debe tener los
documentos
técnicos
para
practicar el arqueo (acta, formato
y soporte).
Procedimiento para efectuar el arq
ueo de Caja.
1. Recibir delegación de la
autoridad competente para
efectuar el arqueo respectivo.
2. Solicitar la presencia del
custodio de la caja y del
delegado contable o de
auditoría.
3. Clasificar
el
dinero
en
monedas, billetes y cheques.
4. Desglosar los comprobantes
de
pago,
si
hubiesen,
incluidos la fecha de pago, el
concepto, la autorización y el
valor correspondiente.
5. Realizar una suma total de
estos valores (efectivo y
comprobantes)
6. Efectuar una comparación
entre el saldo verificado y el
saldo
registrado
por
contabilidad;
establecer
diferencias
en
más
(sobrantes) o en menos
(faltantes), si las hubiese.
7. Preparar el Acta de arqueo,
en
donde
se
dejará
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constancia de las novedades
presentadas.
Ésta será de conocimiento de las
autoridades de la empresa,
quienes dispondrán las medidas
correctivas del caso, en el
supuesto de que no se hubiesen
manejado y utilizado conveniente
los recursos monetarios.
El acta deberá tener al menos los
siguientes datos:
• Fecha y hora en que se inicia y ter
mina el arqueo.
• Determinación del alcance del exa
men.
• Detalle de
los documentos y valores encontrad
os o presentados.
• Establecimiento de cualquier difere
ncia, si la hubiese.
• Declaración de conformidad y firma
s de legalización y de testigo.
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FICHA DE TRABAJO Nº27
Operativa de caja y
Terminal punto de venta
1 Instalaciones de caja
La
1.1. Introducción
encontrarse en todo tipo de tiendas
Esta unidad didáctica se centra en
y establecimientos de venta al por
los procedimientos teórico-prácticos
menor; suele estar situada sobre un
de los aspectos operativos de las
mostrador y presenta, por la parte
instalaciones de caja.
del vendedor, una serie de teclas o
En ella se recoge la definición e
cursores para registrar las distintas
historia de la caja registradora,
operaciones que han de realizarse,
funciones y ventajas del terminal
un dispositivo impresor, mandos
punto
de
selectores y la caja.
las
Existen diferentes tipos de cajas
de
sistemas,
venta,
el
los
tipos
datafono
y
caja
registradora
puede
terminales pesadas.
registradoras. Los más sencillos
El objetivo de esta unidad es
poseen dos totalizadores, uno para
conocer
dispositivos
el cálculo y registro de cada venta, y
pertenecientes a las instalaciones
otro para la suma de las ventas
de caja.
efectuadas durante la jornada, así
1.2. Cajas registradoras
como un dispositivo impresor.
La caja registradora fue inventada
Los modelos más perfeccionados
en 1879 por el americano James
permiten una clasificación más o
Ritty y se ha convertido en la
menos detallada de las ventas por
máquina de cálculo más extendida.
cada sección y, dentro de éstas, por
Podemos definir la caja registradora
vendedores.
como
Dentro de las cajas registradoras,
los
una
sumadora-impresora
provista de un cajón subdividido en
podemos
partes en las cuales se colocan las
generaciones:
monedas y billetes debidamente
1ª Generación
distinguir
cuatro
clasificados.
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Cajas mecánicas: eran aquéllas en
Este tipo de cajas puede llegar a
las que, presionando cada tecla, se
tener toda la información necesaria
podían registrar las operaciones
sobre los distintos productos que
necesarias, pero no disponían de
tiene el vendedora su disposición en
impresora, aunque las cantidades
la tienda, e, incluso, estar conectada
marcadas se observaban en un
con
visor que marcaba las teclas según
disponibilidad de los productos, o
se pulsaban.
con el almacén para realizar los
2ª Generación
pedidos necesarios.
Cajas
eléctricas:
estas
cajas,
otras tiendas para
ver la
1.3. Terminales punto de venta
aunque poseen un funcionamiento
El módulo de Terminal Punto de
básicamente idéntico al de las cajas
Venta (TPV) tiene como función
de
principal la gestión comercial del
primera
generación,
se
alimentaban por corriente eléctrica.
punto de venta, de forma que, a
3ª Generación
través de un proceso informático
Cajas electrónicas: son aquéllas
instalado en un equipo específico
cuyo visor de operaciones es digital.
(compuesto
Muchas de ellas ya tienen una
teclado, cajón e impreso de tickets),
pequeña impresora en la que se van
permite realizar cualquier tipo de
registrando las operaciones y los
operación relativa a la venta de
totales que necesitamos.
artículos
en
4ª Generación
contado,
albaranes,
TPV: estas cajas se parecen más a
personal, devoluciones, etc.
un ordenador que a una caja
Entre las ventajas de la utilización
registradora en sí, ya que tienen
del TPV podemos destacar las
una pantalla en la que podemos ver
siguientes:
las operaciones que introducimos y
- Su funcionamiento es sencillo,
una pequeña impresora
ya que a través del programa
en la que podemos imprimir dichas
informático, podemos ver todos los
operaciones o totales.
artículos disponibles en la tienda y
de:
pantalla,
mostrador,
visor,
como
ventas
al
no tenemos más que seguir los
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pasos necesarios para la realización
de crédito, ya que, en la actualidad,
de cada operación que el propio
cada vez se utiliza más este medio
programa nos va indicando. Su
de pago.
funcionamiento suele ser a través
-
de pantallas y botones de acceso
comerciales, podemos decir que el
rápido, generalmente bajo entorno
TPV
de
con
establecimiento comercial, por lo
pequeñas nociones de informática
que, introduciendo los datos en el
podremos utilizarlo fácilmente.
programa y utilizando todas las
- Las ventajas financieras que nos
aplicaciones que trae la gestión
presenta el TPV son que puede
comercial del establecimiento, se
llegar a realizar estadísticas de
simplifica de forma considerable.
Windows,
por
lo
que
En
cuanto
a
gestiona
las
ventajas
todo
el
compras, ventas, etc., facilitando
considerablemente todas aquellas
cuestiones contables y financieras
que necesitemos para la gestión
comercial
del
establecimiento.
Además, existen tipos de TPV que
incorporan el pago mediante tarjeta
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PLAN DE TRABAJO
OBJETIVO GENERAL: Investigar los procesos básicos de las operaciones en la
unidad de caja, de una entidad financiera y/o comercial.
Objetivos específicos:
 Identificar el giro principal del negocio.
 Identificar qué tipo de personalidad jurídica tiene.
 Describir y analizar los procedimientos que utilizan para controlar el efectivo.
 Describir el equipo, instrumentos o material que utiliza el cajero en el desarrollo
de sus actividades.
ACTIVIDADES PARA RECOLECTAR INFORMACION:
El
estudiante
formulará
las
siguientes
a una entidad financiera o comercial:
1. ¿Cuál es el giro principal del negocio?
2. ¿Qué tipo de personalidad jurídica tiene?
3. ¿Cuáles son las principales funciones que cumple un cajero?
4. ¿Qué tipo de procedimiento utiliza, el cajero, para controlar efectivo?
5. ¿Qué material, equipos o instrumentos utilizan los cajeros?
6. ¿Qué documentos elabora diariamente el cajero?
7. Realiza conclusiones.
8. Comenta con tu facilitador.
9. Elabora informe.
preguntas
ESQUEMA DEL INFORME:
 Caratula.
 Dedicatoria
 Índice
 Introducción
 Objetivos
 Justificación
 Marco teórico
 Análisis de la información recogida
 Conclusiones.
FECHA DE PRESENTACION:
 MIERCOLES 17 DE SETIEMBRE 2014.
17