2. PR-GS-01 - Procedimiento adquisicion de bienes y servicios

PROCEDIMIENTO DE
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
CÓDIGO: PR-GS-01
VERSIÓN: 01
VIGENCIA: Jun 15 de 2014
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................. 1
2. ALCANCE .............................................................................................. 1
3. DEFINICIONES ...................................................................................... 1
4. RESPONSABLE ....................................................................................... 1
5. CONDICIONES GENERALES ..................................................................... 2
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ......................................................... 2
1. OBJETIVO
Proveer oportunamente equipos, materiales, insumos y servicios para la
realización de las labores tanto administrativas como aquellas concernientes a la
prestación del Servicio Educativo en IMETY.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la solicitud de compra y termina con la entrega de
equipos, materiales, insumos y servicios.
3. DEFINICIONES
 ACTIVO FIJO: Son bienes tangibles de propiedad de la Institución,
adquiridos con la intención de utilizarlos en forma permanente por un
tiempo determinado, que no están destinados para la venta.

INSUMO:Bien consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio.

PROVEEDOR:Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios.

PROVEEDORES CALIFICADOS:Son aquellos que proporcionan bienes o
servicios que inciden directamente en la prestación del Servicio Educativo.
4. RESPONSABLE
El/la Director(a) es el directoresponsable de garantizar el cumplimiento de lo
establecido en este procedimiento.
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SERVICIOS
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5. CONDICIONES GENERALES
 Solo pueden ser aceptados como proveedores calificados aquellas empresas o
personas que cumplen con los requerimientos de ley. (Sanitarios, DIAN,
Cámara de Comercio, etc.) y que en la selección hayan sido catalogados como
muy confiable.
 Compras cuyo valor sea inferior a veinte (20) SMDLV se podrán realizar por
contratación directa, conforme a lo establecido en el decreto 4791. Las
compras superiores a este valor, cumplirán lo establecido en la ley 80.
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES
a) Solicitud de Suministro:
El empleado de la Institución solicita verbalmente al
Director(a)los elementos que requiera para la
realización de sus labores.
b) Verificar Existencia:
El responsable del almacén verifica la existencia de
los suministros de aseo, implementos para docentes
y administrativos solicitados.
En caso que éstos no existan informa a la Dirección
para solicitar autorización de la compra o el
servicio.
c) Aprobación de Solicitud:
El Director(a) y el Consejo Directivo aprueban las
solicitudes de compra (ver condiciones generales).
d) Solicitud de Cotización:
Teniendo en cuenta el Listado de Proveedores
inscritos, se solicitan las cotizaciones de acuerdo a
lo establecido en el Manual de Políticas
Administrativas de los entes gubernamentalesy las
aclaraciones realizadas en el numeral 5 de este
procedimiento.
Para las compras de los productos o servicios que
tienen un proveedor único o exclusivo NO se
requieren más cotizaciones.
e) Autorización de la compra:
Las compras cuyo valor sean inferior a 20 SMDLV
son realizados por contratación directa, el
Director(a)selecciona y aprueba la mejor oferta.
RESPONSABLE
DOCUMENTO
REFERENCIA
Empleado de la
Institución
Solicitud de
suministros
Almacenista.
Director(a)
Acta de
aprobación
Director(a)
Cotizaciones.
Director(a)
Solicitud de
Compra o
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servicio.
Para la autorización de las compras se debe tener
en cuenta la respectiva disponibilidad presupuestal
y se realiza el respectivo pedido al proveedor.
f) Verificación de la Compra:
El proveedor entrega las facturas del pedido al
almacenista, que a su vez revisa que cumpla con
las características y condiciones establecidas en la
orden de compra y solicitud de compra o servicio.
En caso de no reunir las condiciones requeridas la
persona que recibe el artículo, debe devolverlo al
proveedor e informar a la Dirección.
Factura
Almacenista
Facturas por
pagar
Cuando se trate de un servicio, la verificación la
realiza el solicitante.
g) Entrega de Artículos:
La secretaria encargada del almacén informa al
solicitante la llegada de los elementos solicitados y
hace la entrega de los mismos.
ELABORÓ: Carmen Elisa Gómez Tobón
REVISÓ:
Comité de Calidad
APROBÓ: Fernando Forero Cruz Director IMETY
Orden de
Compra y de
servicio
Almacenista
Certificado de
recepción de
bienes y
servicios
Junio 15 /2014
Septiembre 9 / 2014
Diciembre 22 / 2014