NICHE FRR Format for a project annual report

Iniciativa neerlandesa de desarrollo de capacidades
en la educación superior (NICHE)
Formato para un
Informe anual
de proyecto
a presentar a [email protected] en formato digital y dos copias impresas
antes del 1 de mayo
(o antes de la fecha mencionada en el documento de concesión del
subsidio)
INTRODUCCIÓN
Propósito y función del informe de avance
La presentación de informes es una herramienta de gestión importante que se usa para informar a
los funcionarios gubernamentales relevantes y a otras partes interesadas sobre los resultados que
están logrando los proyectos individuales y el programa en su conjunto.
Para las contrapartes del proyecto es obligatorio usar este formato a fin de informar sobre los logros
del proyecto a partir de los objetivos y desempeños planteados. Asimismo, el formato ofrece datos
importantes sobre la situación financiera del proyecto. A raíz de un análisis del desempeño del
proyecto en relación con el objetivo formulado y los productos esperados del proyecto, las
contrapartes del proyecto podrán proponer una revisión de las actividades futuras del proyecto. En el
informe de avance deberán indicarse claramente las consecuencias presupuestarias de una posible
revisión.
El monitoreo de Nuffic se basa en los productos más que en las actividades. Por ello, sus informes
deberían concentrarse en el logro del objetivo del proyecto y los productos previstos. A la hora de
evaluar su informe, Nuffic examinará:

El cumplimiento de las condiciones y recomendaciones mencionadas en el documento de
concesión del subsidio;

Aspectos identificados durante las visitas de monitoreo de Nuffic, y el seguimiento dado a los
comentarios de Nuffic sobre los informes de avance.
Rogamos que se aborden estas cuestiones de forma expresa.
Frecuencia de presentación de informes
El informe anual deberá presentarse a Nuffic antes del 1 de mayo de cada año o antes de la fecha
mencionada en el documento de concesión del subsidio.
Estructura del informe
El informe se compone de:

Un informe narrativo;

Anexos:
1. Un informe sobre el progreso logrado en la consecución de los objetivos y productos (marco
lógico girado)
2. Un estado de gastos pormenorizado que contenga una lista completa de los gastos del
proyecto correspondientes al año anterior con vínculos de referencia a las actividades.
3. Un informe de auditoría que cubra todos los gastos del proyecto correspondientes al año
anterior.
4. Un documento Excel con información detallada sobre los productos planeados y logrados
(anexo sobre los logros) (a presentar únicamente en formato digital).
5. El barómetro de la sostenibilidad.
Presentación
El informe anual debe presentarse a Nuffic. Previa solicitud, Nuffic compartirá el informe con las
siguientes entidades:
1. El Ministerio de Relaciones Exteriores de los Países Bajos
2. El Ministerio responsable que ha firmado el Perfil del Programa NICHE en el país en cuestión
3. Los Ministerios responsables que han firmado los Planes de Implementación en el país en
cuestión
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4. La Embajada del Reino de los Países Bajos en el país en cuestión
Nota: Intente limitar el informe a un máximo de 10 páginas, excluidos los anexos.
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Datos del proyecto
1.1.
País
1.2.
Nombre/acrónimo del proyecto
1.3.
Número (código) de proyecto de
Nuffic
Tanto de la organización solicitante principal como de
la organización licitante principal (si procede)
1.4.
Organizaciones ejecutoras
Organización solicitante y organización licitante
principal
1.5.
Periodo del proyecto
1.6.
Presupuesto total del proyecto
- Contribución de NICHE
- Contribución de la organización
solicitante
- Otro financiamiento
1.7.
Año del informe
1.8.
Informe anual número
1.9.
Anterior informe anual presentado el
Fecha:
Lista de abreviaturas
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1. Avance y logros del proyecto
En este apartado, ofrezca un resumen global del avance y los logros del proyecto en relación con lo
planeado y descrito en la propuesta de proyecto aprobada.
Le aconsejamos que, antes de escribir este informe narrativo, cumplimente las hojas del documento
Excel ‘Anexo sobre los logros’. Ello le ayudará a centrar este apartado en lo esencial en relación con
el avance y los logros del proyecto. En el Anexo 1 (marco lógico girado) podrá incluir información
más detallada.
-
Considere el marco lógico descrito en el documento del proyecto (revisado) como el principal
punto de referencia.
-
Describa el avance por producto planeado. Sea específico en cuanto al género al describir
los productos (desglose los productos por género).
-
Ofrezca una explicación de las desviaciones de la planificación e indique los factores que
influyeron en el desempeño del proyecto.
-
Describa detalladamente las medidas, actividades y pasos que se adoptaron para abordar
las causas de las desviaciones, retrasos, etc.
Use el Anexo 1 para resumir el avance y los logros. Esta tabla se corresponde con la estructura y las
categorías de información del marco lógico presentado en el documento del proyecto.
Asegúrese de que los números de los productos en el Anexo 1 se correspondan con los del
documento del proyecto y del presupuesto.
No olvide informar sobre los resultados no planificados o inesperados (spin-off). Para destacar estos
resultados inesperados, puede incluirlos en una tabla adicional.
2. Logro de las prioridades de política
En este apartado se le solicita que describa las contribuciones que está haciendo el proyecto al logro
del objetivo global y las prioridades políticas del programa NICHE, tal como se describen en el
documento de licitación original.
Explique brevemente las contribuciones del proyecto a las nueve prioridades políticas.
2.1. Se refuerzan las capacidades de organizaciones e institutos relevantes
¿Hasta qué punto refuerza el proyecto la capacidad de organizaciones e institutos
nacionales/sectoriales que apoyan la provisión de capacitación y educación postsecundaria (por
ejemplo a través del control de calidad, acreditación, redes de TIC, desarrollo de políticas y
coordinación)?
2.2. Se refuerzan las capacidades de facilitación de educación y capacitación
¿Hasta qué punto mejora el proyecto la capacidad de uno o varios institutos de capacitación y
educación postsecundaria para facilitar educación y capacitación de calidad y sensible al
género?
2.3. Se refuerzan las capacidades de investigación
¿Hasta qué punto mejora el proyecto la capacidad de uno o varios institutos de capacitación y
educación postsecundaria para realizar investigaciones relevantes?
2.4. Las actividades guardan relación con las necesidades del mercado laboral
¿Cómo vincula el proyecto la capacitación y educación postsecundaria con las demandas del
mercado laboral?
2.5. Se abordan las discrepancias de género
¿De qué forma contribuyen el proyecto y sus intervenciones a la posición relativa de las mujeres
y hombres en la organización de educación superior, en el sistema de educación superior y en la
sociedad en general?
2.6. Ha habido colaboración con otros proyectos (NICHE)
¿Hasta qué punto colabora el proyecto con otros proyectos (NICHE)?
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2.7. Se ha adoptado un enfoque integrado en las actividades de desarrollo de capacidades
¿Cómo integra el proyecto los componentes individuales, organizativos e institucionales del
desarrollo de capacidades?
2.8. Se ha promovido el aprendizaje organizativo
¿De qué forma asegura el proyecto la integración sistemática de actividades de aprendizaje en
el proceso de implementación del proyecto (aprendizaje organizativo)? ¿Qué lecciones han
aprendido las contrapartes ejecutoras durante la implementación del proyecto que pueden
mejorar o mejorarán el desempeño y los resultados del proyecto?
2.9. Se ha utilizado experticia local y regional en la implementación del proyecto
¿Hasta qué punto utiliza el proyecto la capacidad regional en la implementación del proyecto?
¿Cuál es su contribución y su valor añadido en la consecución de los objetivos del proyecto?
3. Ajustes en la planificación del proyecto
La planificación del proyecto es un proceso continuo, que exige realizar ajustes con frecuencia.
En este apartado, se le solicita que:
a) explique cómo ha gestionado los riesgos e hipótesis que se identificaron en la fase de inicio
del proyecto, y
b) explique cualquier riesgo e hipótesis que no habían sido previstos durante la formulación del
proyecto (articulación) pero que según usted probablemente tendrá un impacto en el logro de
los objetivos del proyecto.
c) haga una valoración de la relevancia real de los objetivos y productos del proyecto, así como
de la viabilidad de que se logren los productos originales, tal como se estipularon en la
propuesta de proyecto aprobada.
Basándose en la información presentada y debatida en los apartados anteriores, se puede defender
la necesidad de realizar ajustes en los productos planeados según se describen en el documento de
proyecto aprobado, y proponer tales ajustes.
Observación: Las propuestas de cambios en los productos planeados requieren la aprobación formal
previa de Nuffic. Por ello es esencial solicitar a tiempo la aprobación por escrito, y no esperar hasta la
presentación del informe anual.
4. Sostenibilidad
La sostenibilidad es un tema que requiere plena atención desde el inicio del proyecto. Indique las
medidas que se han tomado y los logros que se han alcanzado durante el periodo del informe, que
probablemente contribuyan a
a) la sostenibilidad de las actividades del proyecto (una vez que el proyecto haya terminado).
Ello depende de una buena interacción y un buen equilibrio entre las precondiciones
organizativas, financieras, técnicas y académicas.
b) la creación de un entorno propicio para sustentar las actividades del proyecto, incluidas las
medidas tomadas para asegurar la continuidad de las estructuras y actividades (por ejemplo,
reclutamiento de personal y retención del personal local del proyecto, incorporación de las
actividades del proyecto como partidas presupuestarias regulares dentro de la organización,
financiamiento adicional conseguido para actividades relacionadas con el proyecto, etc.).
Nuffic ha desarrollado una herramienta para evaluar de forma eficiente la sostenibilidad: el
‘Barómetro de la sostenibilidad’. Nuffic solicita a los ejecutores de proyectos que utilicen este
instrumento para ayudarles a vigilar la sostenibilidad durante todo el periodo del proyecto (anexo 5).
5. Demás información relevante
En este apartado, se pueden tratar aspectos adicionales en relación con el proyecto. Un tema
importante podrían ser los resultados de las actividades de RRPP y comunicación en relación con
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este proyecto. Si aún no se han abordado en el informe las recomendaciones del TEC, las
condiciones del subsidio, las observaciones de Nuffic sobre los informes o cuestiones derivadas de
las visitas de monitoreo, habrá que hacerlo aquí.
6. Informe final
Si este informe es un informe final, también deberá centrarse en la siguientes cuestiones:

Descripción de los logros conseguidos durante el periodo total del proyecto en relación con el
o los productos y efectos directos planificados. Valoración de la relevancia de los productos
(impacto de los logros del proyecto en el desarrollo de la contraparte y en las prioridades
políticas a nivel nacional). (Explíquelo en el capítulo 1. Logros).

Contribución a los objetivos de NICHE a nivel sectorial y nacional. Los objetivos y efectos
directos del programa NICHE a nivel de país se han establecido de común acuerdo con las
autoridades nacionales y se han descrito en el Perfil de Programa. De la misma manera, se
ha convenido para cada sector seleccionado un documento en el que se detallan los
objetivos y efectos directos de las actividades del programa a nivel sectorial. Estos objetivos
y efectos directos planeados se han incluido en el Perfil de Proyecto. Describa cómo los
objetivos y productos de este proyecto han contribuido a los objetivos y productos definidos
para el programa NICHE a nivel sectorial y nacional. (Explíquelo en el capítulo 1. Logros).

Sostenibilidad. Describa las medidas que se adoptaron y que aún se deben adoptar para
asegurar la sostenibilidad de los productos del proyecto. Describa cómo se continuarán,
institucionalizarán y financiarán el o los productos y efectos directos del proyecto . Describa
los factores que influirán en la sostenibilidad. (Explíquelo en el capítulo 4. Sostenibilidad).
En un capítulo aparte (6. Informe final):

Evaluación del enfoque (estrategia) del proyecto en cuanto a su eficacia y eficiencia (la relación
entre la asignación de recursos y las actividades y los objetivos logrados). Comente también
sobre las hipótesis de riesgo formuladas al principio.

Descripción de los cambios en el contexto del proyecto que hayan influido en la
implementación del proyecto.

Análisis de los problemas encontrados en la implementación del proyecto y de las medidas
que se tomaron para solucionarlos.

Mencione, si procede, cualquier resultado no planificado o inesperado (spin-off) o cualquier
éxito (remita a la hoja de trabajo correspondiente del anexo sobre los logros).

Describa las lecciones aprendidas y las recomendaciones para el periodo post-proyecto.
El informe final también debe incluir un inventario de los equipos adquiridos y un documento firmado
por el consorcio holandés y la organización solicitante sobre la transferencia de propiedad (adjuntar
como anexo). Se debe rellenar la hoja de trabajo ‘Fin del proyecto’ del anexo sobre los logros. Por
último, se solicita a los ejecutores que indiquen los nombres y las direcciones de correo electrónico
de los empleados que participaron en la capacitación de personal, a fin de registrarlos en la base de
datos de la Red holandesa de antiguos alumnos (Holland Alumni Network).
7. Declaración de aprobación
La organización solicitante y la organización principal holandesa declaran estar conformes con el
contenido del informe anual y sus anexos.
Por la organización solicitante:
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Por la organización principal
holandesa:
Página 4
Firma:
…………………………….
…………………………….
Nombre:
…………………………….
…………………………….
Cargo:
…………………………….
…………………………….
Fecha:
…………………………….
…………………………….
Hecho en:
…………………………….
…………………………….
8. Anexos
Deberán incluirse los siguientes anexos:
1. Un informe sobre el progreso logrado en la consecución de los objetivos y productos (marco
lógico girado)
2. Un estado de gastos pormenorizado que contenga una lista completa de los gastos del
proyecto correspondientes al año anterior con vínculos de referencia a las actividades. Las
desviaciones del presupuesto han de explicarse y justificarse adecuadamente. (a presentar
en formato digital e impreso)
3. Un informe de auditoría que cubra todos los gastos del proyecto correspondientes al año
anterior.
4. Un documento Excel con información detallada sobre los productos planeados y logrados
(anexo sobre los logros) (a presentar en formato digital).
5. El barómetro de la sostenibilidad.
6. En caso de un informe final, una declaración en cuanto a la transferencia de la propiedad de
todas las inversiones adquiridas en el proyecto a la organización solicitante.
7. En caso de un informe final, una lista con los nombres y las direcciones de correo electrónico
de los empleados que participaron en cursos de titulación en los Países Bajos, con miras a
su inscripción en la base de datos de la Red de antiguos alumnos (Holland Alumni Network).
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Anexo 1. Informe sobre el progreso logrado en la consecución de los objetivos
y productos
Nota: la tabla que aparece a continuación contiene los mismos elementos que el marco lógico, sólo
que el ‘marco’ se ha girado 900. De esta manera se ha creado más espacio para escribir la
información requerida.
Descripción:
Objetivo global: El beneficio que tendrá el
proyecto a largo plazo para el grupo meta o el
beneficio amplio que traerá para la comunidad o
la sociedad en general.
Descripción:
Objetivo específico: Lo que pretende lograr la
intervención de desarrollo al final del proyecto o
poco después.
Explique las desviaciones que se han producido
en comparación con lo originalmente planeado.
Descripción:
Producto 1: Un producto, bien de equipo o
servicio resultante de las actividades del
proyecto.
Indicador(es) mencionado(s) en el documento
del proyecto.
Indicadores alcanzados durante el periodo del
informe (tanto en el sentido cualitativo como
cuantitativo). Nota: con relación a los
indicadores que requieran más de un año para
alcanzarse, se puede describir el avance
logrado en la consecución del producto
planeado durante el año del informe.
Indicadores acumulativos alcanzados al final del
periodo del informe (tanto en el sentido
cualitativo como cuantitativo).
Costes (acumulativos).
Explique las desviaciones que se han producido
en comparación con lo originalmente planeado.
Fecha de finalización / logro y/o fechas
ajustadas.
Descripción:
Producto 2: Un producto, bien de equipo o
servicio resultante de las actividades del
proyecto.
Indicador(es) mencionado(s) en el documento
del proyecto.
Indicadores alcanzados durante el periodo del
informe (tanto en el sentido cualitativo como
cuantitativo). Nota: con relación a los
indicadores que requieran más de un año para
alcanzarse, se puede describir el avance
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logrado en la consecución del producto
planeado durante el año del informe.
Indicadores acumulativos alcanzados al final del
periodo del informe (tanto en el sentido
cualitativo como cuantitativo).
Costes (acumulativos).
Explique las desviaciones que se han producido
en comparación con lo originalmente planeado.
Fecha de finalización / logro y/o fechas
ajustadas.
Descripción:
Producto 3: Un producto, bien de equipo o
servicio resultante de las actividades del
proyecto.
Indicador(es) mencionado(s) en el documento
del proyecto.
Indicadores alcanzados durante el periodo del
informe (tanto en el sentido cualitativo como
cuantitativo). Nota: con relación a los
indicadores que requieran más de un año para
alcanzarse, se puede describir el avance
logrado en la consecución del producto
planeado durante el año del informe.
Indicadores acumulativos alcanzados al final del
periodo del informe (tanto en el sentido
cualitativo como cuantitativo).
Costes (acumulativos).
Explique las desviaciones que se han producido
en comparación con lo originalmente planeado.
Fecha de finalización / logro y/o fechas
ajustadas.
En caso de haberse definido más productos, añada tablas adicionales.
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