VII El manejo de la información de grandes bases de datos: la

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El manejo de la información de grandes bases de datos:
la utilidad del “datawarehouse”
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El manejo de la información de grandes bases de
datos: la utilidad del “datawarehouse”
Ficha Técnica
Autor : Dr. Mario Alva Matteucci
Título : El manejo de la información de grandes bases
de datos: la utilidad del “datawarehouse”
Fuente: Actualidad Empresarial, N° 195 - Segunda
Quincena de Noviembre 2009
1. Introducción
El ritmo de vida en el que nos estamos
viendo involucrados hoy en día exige una
serie de respuestas inmediatas, frente a los
diversos requerimientos que normalmente nos hacemos.
Por ello, la mayor parte de las empresas
necesita de una serie de informaciones
previas para poder tomar una decisión sobre determinado tema, siendo necesario
contar con una base de datos propia.
Del mismo modo, se puede observar que
en varias empresas e instituciones los niveles de tomas de decisiones parten de las
estructuras superiores, no permitiendo en
muchos casos la toma de decisiones por
los mandos intermedios. Esto se debe casi
siempre a la estructura piramidal de las
organizaciones, en donde los informes o
reportes normalmente son elevados a la
Alta Dirección y no existe una delegación
tanto de facultades como de funciones.
El presente informe pretende dar una
visión general sobre el tema del manejo
de información en las grandes bases de
datos, haciendo uso de una herramienta
denominada “datawarehouse”.
2. El uso de las bases de datos
Cada empresa o institución por muy pequeña que sea cuenta con una base de datos,
en la que guarda información valiosa para
el desempeño de sus actividades propias a
su giro, tales como fechas de transacciones,
compras efectuadas, pagos por realizar,
obligaciones pendientes, clientes nuevos
y antiguos, direcciones importantes, entre
otras cosas. De este modo se convierte en
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el mejor archivo de trabajo propio, a través
del cual acceden normalmente algunos
trabajadores por medio de una clave personal, estableciendo también jerarquías en
el uso de la información contenida en la
mencionada base de datos.
Un tema de vital importancia es el continuo mantenimiento de la base de datos,
incluyendo por supuesto su constante
actualización con datos nuevos y la correspondiente depuración de datos pasados.
Dentro de nuestras instituciones estamos
acostumbrados a recibir reportes sobre
determinadas preguntas o cuestionamientos que efectuamos continuamente.
3. La desconcentración del proceso de toma de decisiones
Uno de los cambios que se busca hoy en
día es desconcentrar la toma de decisiones
dentro de una organización, permitiendo
así la participación activa de los mandos
intermedios. Tradicionalmente podíamos
apreciar a veces algunas recomendaciones
en los libros o en las prácticas internas de
las organizaciones, en donde “(…) siempre
la última apelación y la última palabra deberán estar en las manos de un solo hombre.
Este hombre posiblemente deberá turnarse
con frecuencia con otros. No deberá hacer
ningún trabajo especial, salvo aprobar o
desaprobar algo ya estudiado por completo
y condensado al punto que falte solamente
escoger entre el sí o el no”1. En la práctica
este sistema está cambiando, permitiendo
de este modo que más personas pertenecientes a la empresa o institución participen en la toma de decisiones, formando
además líderes.
Parte de esta tarea de desconcentrar la
toma de decisiones anteriormente descrita,
se logra con la creación de un “datawarehouse” o llamado también almacén de
datos.
1 MATTEUCCI ZATINNI, Mario. “Las Unidades de Abastecimiento
Mundial”. Tomado del subcapítulo “El Jefe y la Jerarquía”. Oficina
Técnica del Libro. Buenos Aires, 1949. Pág. 126.
4. ¿Qué entendemos por el término “datawarehouse”?
Cuando una empresa o institución almacena de manera centralizada, toda la información que provienen de sus diferentes
sistemas en un solo archivo, permitiendo
que determinados usuarios efectúen consultas particulares y realicen un análisis
partiendo desde niveles generales hacia
niveles específicos, entonces nos encontramos frente a un sistema denominado
“almacén de datos” o “datawarehouse”.
Veamos el caso de las entidades bancarias,
hace más o menos veinte años atrás cada
agencia bancaria tenía un registro de las
firmas de los clientes que aperturaban sus
cuentas de ahorros, siendo necesario consultar los microfilms o fichas que contenían
la autógrafa, cada vez que se efectuaban
algunas transacciones. Hoy en día existe
un registro centralizado en la agencia principal de la entidad bancaria, permitiendo
que las demás agencias puedan consultar
la firma del cliente y otros datos adicionales, a través de un sistema de cómputo
e interconexión en línea, utilizando la
Internet o la Red Privada Virtual2.
En el ejemplo mostrado, la información
centralizada hoy en día no sólo contiene la
firma, sino otros datos adicionales, incluso
más importantes que la propia firma; tales
como nivel de cumplimiento en los pagos,
monto de endeudamiento, línea de crédito
aprobada, información si se encuentra
registrado en la central de riesgo, etc. Estos
elementos permiten a la persona que haga
la consulta, el poder tomar una decisión
frente a una situación que se presente,
como por ejemplo ampliar una línea de
crédito. Es justamente este mejor trabajo
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2 La RED PRIVADA VIRTUAL (RPV), en inglés Virtual Private Network
(VPN), es una tecnología de red que permite una extensión de la
red local sobre una red pública o no controlada, como por ejemplo
Internet. Ejemplos comunes son, la posibilidad de conectar dos o más
sucursales de una empresa utilizando como vínculo Internet, permitir a
los miembros del equipo de soporte técnico la conexión desde su casa
al centro de cómputo, o que un usuario pueda acceder a su equipo
doméstico desde un sitio remoto, como por ejemplo un hotel. Todo
ello utilizando la infraestructura de Internet. Esta información puede
consultarse en la siguiente página web: http://es.wikipedia.org/wiki/
Red_privada_virtual.
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de la información que guarda y procesa
la entidad bancaria el principio de un
“datawarehouse”, observando además
que el acceso de la información debe ser
de forma fácil, sin esfuerzo y de manera
eficiente, sin que la persona que tome la
decisión pertenezca necesariamente a la
Alta Dirección.
Cabe precisar que el término “datawarehouse” es usado de manera indistinta al
referirnos a la arquitectura de su construcción como también para los componentes
que lo conforman.
5. Estrategias para la construcción de un “datawarehouse”
¿Cuál es el mejor momento para crear
un “datawarehouse”?, la respuesta a esta
interrogante responde a cuatro cuestiones
básicas:
1. Gran conocimiento del negocio
2. Base de datos corporativa
3. Usuarios con visiones del negocio muy
claras
4. Tecnología madura
5.1. Gran conocimiento del negocio
Es justamente cuando una empresa o
institución se consolida en el mercado y
guarda una imagen de desarrollo permanente que la mantiene a la vanguardia,
lo que le permite conocer los detalles
del negocio más que nadie, incluyendo
agentes externos.
5.2. Base de datos corporativa
Como se mencionó en líneas arriba, el hecho
de que una empresa o institución cuente con
una base de datos corporativa, significa un
elemento propio de su desarrollo. El tenerla
activa y actualizada de manera permanente ayuda a cumplir las labores propias del
giro de su actividad o negocio.
5.3.Usuarios con visiones del negocio
muy claras
La mayor parte de personas que hacen
uso de los almacenes de información
deben tener un perfecto conocimiento
del negocio en el que se encuentran, así
como de la posibilidad de incrementar las
posibilidades de crecimiento del mismo
o de ofrecer un mejor servicio. Las metas
trazadas deben encontrarse orientadas
a cumplir una visión de crecimiento del
negocio, al igual que los esfuerzos de los
usuarios de las bases de datos.
En este punto es necesario enfatizar que
la organización debe contar entre sus
trabajadores y usuarios de las bases de
datos con verdaderos líderes.
5.4. Tecnología madura
Tradicionalmente cuando se inicia un
negocio o se crea una institución, la tecnología aplicable busca ser de última generación; sin embargo, el uso de los sistemas y
sus aplicativos realmente se adaptan con
el correr del tiempo a las reales necesidades que se presenten. Por ello, cuando la
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tecnología aplicada al interior de la organización es buena y ha recibido múltiples
oportunidades de pruebas, es tiempo de
construir un “datawarehouse”.
6. Estructura básica de un “datawarehouse”
Los elementos que conforman un “datawarehouse” (DW) y su estructura se
describen a continuación:
Concepto
Descripción
Los datos operacionales
Constituye el origen de datos
utilizados para el componente de
almacenamiento físico DW.
La extracción
de datos
Es la selección sistemática de los
datos operacionales usados para
poblar el componente de almacenamiento físico DW.
La transformación de datos
Son los procesos para poder sumarizar y también realizar otros
cambios en los datos operacionales para reunir los objetivos de
orientación a temas e integración
principalmente.
La carga de
datos
Es la inserción sistemática de datos
en el componente de almacenamiento físico DW.
El “datawarehouse”
Es el almacenamiento físico de
datos de la arquitectura “datawarehouse” DW.
Las herramientas de acceso al
componente de
almacenamiento físico DW
Son las herramientas que proveen
acceso a los datos.
En todo sistema “datawarehouse” existe
un proceso conocido como ETT (Extracción, Transformación y Transporte), y se
encuentra representado por los números
2, 3 y 4 de la estructura señalada anteriormente. Aquí la información que se
encuentra contenida en la base de datos
es utilizada de una mejor manera, permitiendo obtener la información solicitada
finalmente por el usuario que accede al
almacén de datos.
En lo que respecta al numeral 1 señalado
anteriormente, las empresas o instituciones normalmente utilizan procesos
de interconexión en línea para ingresar
información o solicitarla; este proceso se
denomina OLTP (Procesamiento Transaccional en Línea).
En el sistema “datawarehouse” se utiliza
por el contrario, otro proceso denominado
OLAP (Procesamiento Analítico en Línea). Este último proceso es el que permite
otorgar un valor agregado a la información
contenida en la base de datos, consintiendo
crear una metadata que permite a la empresa o institución realizar análisis avanzados y que requerían mucho tiempo, antes
de la creación de un “datawarehouse”,
toda vez que los análisis pueden ser del
tipo multidimensional o estadístico.
7. La utilidad de un “datawarehouse”
Nadie niega que la tecnología es un avance
importante dentro del mundo en que vivi-
mos actualmente, por ello la mayor parte
de las aplicaciones de los sistemas creados
dentro de las empresas o instituciones,
apuntan a mejorar su desempeño dentro
del mercado competitivo. Asimismo, la
tecnología permite a los trabajadores de las
mismas a utilizar de mejor manera datos
que anteriormente no se encontraban relacionados unos con otros, situación que se
corrige con el uso del “datawarehouse”.
Dentro de las ventajas que se pueden
mencionar, si se opta por la creación de un
“datawarehouse” dentro de una empresa
o institución, son las siguientes:
1. Considerable reducción de los costos
de gestión de la información.
2. Elevación de la productividad.
3. Control de la calidad y unicidad de la
información.
4. Mejor control y monitorización de los
distintos procesos internos.
5. Mayores flexibilidades en el acceso a la
información por los mandos medios.
6. Menores tiempos de respuesta.
7. Eliminación de innumerables reportes.
8. Desconcentración de los procesos
decisorios en los mandos medios.
9. Gran poder de procesamiento de
información.
10.Permite conocer variables del negocio
hasta ahora ocultas en los sistemas
operacionales.
11.Formación de líderes al interior de la
organización.
12.El “datawarehouse” se convierte en
un recurso primario de información.
Para el área financiera de toda organización “(…) el uso del Data Warehouse
se convierte en un herramienta de suma
importancia, ya que es mucho más sencillo
decidir cuándo invertir, en dónde invertir,
en qué productos invertir, qué sucursales
son redituables, cuáles no, qué época del
año es la más complicada para la empresa
financieramente, y con ello, poder prever
en las épocas de abundancia para las de
austeridad”3.
8. Conclusión
Conforme se puede apreciar de lo expuesto anteriormente, un “datawarehouse” es
una herramienta que permite mejorar la
gestión de una empresa o una institución,
ya que se podrán tomar mejores decisiones sobre determinados temas, evitando
la emisión de cuantiosos reportes, permitiendo además que los mandos medios
puedan tomar decisiones sin necesidad
de recurrir constantemente a la Alta Dirección, con la ventaja que se formarán
líderes dentro de la organización. Ello
también puede ser aplicado al momento
en el cual se deben tomar decisiones
de tipo financiero en beneficio de una
institución.
3 Puede consultar esta información en la siguiente página web:
http://www.gestiopolis.com/canales6/ger/desarrollo-industrial-datawarehouse.htm.
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