Guía de apoyo a solicitantes y responsables de unidades de gastos

C/ Ancha, 10. 11001 Cádiz.
Tel. 956015015. Fax: 956015013
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PROCEDIMIENTO TELEMÁTICO: ADELANTOS/LIQUIDACIONES DE INDEMNIZACIONES POR RAZONES DE SERVICIO
GUÍA DE APOYO A SOLICITANTES Y RESPONSABLES DE UNIDADES DE GASTOS
La presentación de la solicitud por parte del interesado se podrá hacer de forma telemática a través de la Oficina Virtual
de la UCA. Para ello, será necesario que, tanto los interesados como los responsables de las unidades de gastos
dispongan de certificado digital.
La solicitud de adelanto/liquidación de indemnizaciones por razones de servicio para poder ser presentada por el
interesado, deberá ir firmada tanto por el interesado como por el responsable de la unidad de gasto.
A) Los pasos a seguir por los interesados para presentar la solicitud de forma telemática, son los siguientes:
1.
Acceder al formulario accediendo a la Oficina Virtual de la UCA
a través del siguiente enlace:
https://oficinavirtual.uca.es
2.
En la pantalla de bienvenida seleccionar la opción “Realizar un trámite con certificado digital”.
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3.
En la siguiente pantalla de validación de componentes, pulsar el botón “Acceder al sistema” y a continuación
seleccionar el certificado de firma.
4.
Una vez dentro de la Oficina Virtual, seleccionar el procedimiento del listado de trámites disponibles:
Nombre solicitante
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5.
A continuación, se deben seguir los pasos indicados en la pantalla de inicio del procedimiento:
Nombre solicitante
a. Paso 1: Cumplimentar y firmar el formulario de solicitud:
Para cumplimentar y firmar el formulario de solicitud se deben seguir los siguientes pasos:
I.
Pulsar el botón “Iniciar” para acceder al formulario de solicitud.
II.
Una vez abierto el formulario, especificar si se trata de una declaración de comisión de servicio o de
una solicitud de adelanto, cumplimentar los campos obligatorios (campos señalizados con un
asterisco rojo) y los opcionales que se consideren, necesarios para que la Administración
correspondiente disponga de la información suficiente sobre los conceptos sobre los que se solicita
indemnización.
No es necesario realizar ningún cálculo puesto que es la Administración quién se encarga de
liquidar.
Los datos personales es necesario cumplimentarlos tan solo en la primera solicitud que se presente,
para las siguientes existe una utilidad que permite duplicar las solicitudes (ver último apartado de
esta guía).
Finalmente, pulsar el botón “Guardar”.
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III.
Una vez guardado el formulario de solicitud, pulsar la opción “Volver al trámite” para acceder de
nuevo a la pantalla de inicio del procedimiento.
Nombre solicitante
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IV.
Pulsar la opción “Iniciar firma” asociada a la solicitud para firmarla.
Nombre solicitante
b. Paso 2: Adjuntar documentación adicional
I.
Pulsar el botón “Adjuntar documento” para adjuntar la documentación adicional. Cuando se trate
de una declaración de comisión de servicio, será en este apartado donde se adjunten los
justificantes de gastos.
II.
Una vez adjuntada la documentación, pulsar el botón “Volver al trámite” para acceder de nuevo a
la pantalla de inicio del procedimiento.
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c. Paso 3: “Habilitar” al responsable de la unidad de gastos
En este paso se “habilita” al responsable de la unidad de gastos para que pueda autorizar la solicitud. En
aquellos casos en los que el propio solicitante sea el responsable de la unidad de gastos NO hay que
realizar este apartado.
Los pasos a seguir son los siguientes:
I.
Pulsar el botón “Habilitar”:
II.
Se puede realizar la búsqueda del responsable de la unidad de gastos en el directorio de la UCA.
Para ello, cumplimentar uno de los campos de búsqueda y pulsar el botón “Buscar”.
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III.
Del listado resultante de la búsqueda seleccionar al responsable pulsando el botón “Añadir”:
Nombre solicitante
IV.
Seleccionar la opción “Aceptar” como respuesta a la pregunta:
Nota: en el momento en el que se añade un “habilitado” se le envía un correo electrónico
comunicándole que tiene un trámite pendiente de autorizar.
V.
Finalmente, pulsar la opción “Volver” para volver a la página de inicio del procedimiento. Aparecerá
una nota informativa en la parte superior de la página que indica que para poder presentar el
trámite es necesario que todos los usuarios habilitados firmen la solicitud. Por tanto, hasta que el
habilitado no firme no se habilitará el botón presentar. El interesado, en este momento, puede
abandonar la Oficina Virtual hasta que se le comunique por correo electrónico que el responsable
de la unidad de gasto ha firmado su petición.
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6.
Una vez que se recibe por correo electrónico la comunicación de que la solicitud ha sido firmada por el
responsable de la unidad de gastos, se debe presentar la solicitud. Para ello:
a.
Acceder de nuevo a la Oficina Virtual con el certificado digital, pestaña “Mis borradores” , apartado
“Trámites en borrador” y pulsar sobre el código de la solicitud:
Nombre solicitante
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b. Pulsar el botón “Presentar”, para presentar la solicitud:
Nombre solicitante
7.
A partir de este momento, se podrá hacer el seguimiento del trámite a través de la pestaña “Mis trámites” de la
Oficina Virtual. En todo caso, una vez resuelta su petición de adelanto/liquidación, se le comunicará a través de
correo electrónico.
8.
LIQUIDAR ADELANTO. En los adelantos de cajero, una vez realizada la comisión de servicio y en un plazo
máximo de diez días hay que proceder a liquidar el adelanto a través de la Oficina Virtual, para lo cual hay que
acceder al expediente desde la pestaña “Mis trámites” en el que se nos habrá habilitado un formulario de
liquidación que recupera los datos del adelanto original, sobre este formulario se pueden realizar las
modificaciones que sean necesarias e incorporar las justificaciones pertinentes, presentándose la solicitud de
igual forma que se hizo con el adelanto, de forma que la Administración proceda a realizar la liquidación, que
puede resultar positiva o negativa.
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B) Los pasos a seguir por el responsable de la unidad de gastos para autorizar una petición, son los siguientes:
1. Recibirá un correo de aviso, del remitente [email protected] con asunto “Nueva solicitud disponible a firmar como
habilitado”, por cada petición a autorizar.
2. En ese momento podrá acceder a la Oficina Virtual de la UCA con el certificado digital a través del enlace:
https://oficinavirtual.uca.es y seguir los siguientes pasos:
A la pregunta ¿cómo quieres realizar los trámites? Pinchar en la opción “Realizar un trámite con certificado
digital”.
En la pantalla Validando componentes, pulsar en “Acceder al sistema” y a continuación seleccionar el
certificado de firma.
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3. Una vez dentro de la Oficina Virtual, acceder a la pestaña “Mis borradores”. Localizar la solicitud indicada en el
correo de aviso que estará en la sección “Trámites Autorizados”.
Nombre solicitante
4. Acceder a la solicitud pulsando sobre el código de la misma, con la finalidad de autorizarla. Aparecerá la pantalla
de inicio del procedimiento:
Nombre solicitante
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a. Pulse la opción “Iniciar firma” asociado al formulario para acceder a su contenido y comprobar que la
petición es correcta y, en su caso, firmar la solicitud pulsando el botón “Firmar”.
Nombre solicitante
En caso de que la solicitud sea incorrecta, pulse el enlace << Volver que se encuentra al principio y final de la
página y salga de la Oficina Virtual.
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DUPLICAR SOLICITUD
Para no tener que cumplimentar de nuevo los datos personales cada vez que se vaya a presentar una nueva solicitud, se
puede duplicar una solicitud anterior, que recuperaríamos desde la pestaña “Mis borradores” o “Mis trámites”.
Nombre solicitante
Una vez recuperada se modifican los datos de la nueva solicitud no siendo necesario teclear de nuevo todos los datos
coincidentes.
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