Colaboración - Great Place to Work

Colaboración
Una ventaja competitiva de
las organizaciones exitosas.
Por: Jennifer Amozorrutia, Carole Lepelley, Angeles Mendoza
Área De Innovación - Great Place to Work® México
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Todo el contenido de este documento es
publicado únicamente a los fines de guía
informativa. Nadie deberá actuar u omitir
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Colaboración
Una ventaja competitiva de las organizaciones exitosas.
Por: Jennifer Amozorrutia, Carole Lepelley, Angeles Mendoza
Área De Innovación - Great Place to Work® México
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Colaboración
Una ventaja competitiva de las organizaciones exitosas.
Contenido
Introducción 7
¿Por qué fomentar la colaboración? 8
Colaborar en pro del éxito organizacional 8
La colaboración en el contexto mexicano
11
Interés de Great Place to Work® Institute para investigar el tema de la colaboración
11
¿Qué significa colaborar?
El concepto de colaborar
La colaboración para Great Place to Work® Institute México
12
12
14
Cómo Fomentar una cultura de colaboración22
Espacios de trabajo colaborativos31
1. Espacios con espíritu31
2. Transparencia y apertura32
3. Mobiliario Flexible32
4. Espacios abiertos y espacios privados33
5. Espacios para reuniones
34
6. Esparcimiento y creatividad35
7. Soporte Tecnológico35
8. Empresas ecológicas36
Conclusión37
Referencias38
6
Introducción
Colaboración
La palabra “colaboración” ha
entrado en el vocabulario diario
de las organizaciones. Muchas
de ellas ya cambiaron el término
“trabajador” o “empleado” por
“colaborador”. Pero, ¿cuál es la
diferencia? ¿Qué hace de un trabajador un colaborador? Y sobre
todo, ¿Por qué se vio la necesidad
de hacer ese cambio?
El entorno global actual fomenta la colaboración y provee las herramientas y la tecnología necesarias
para soportarla. La colaboración permite potencializar el talento de los individuos, resaltando y complementando las fortalezas de cada uno.
El objetivo de esta publicación es presentar el panorama de la colaboración en México y su importancia para el éxito organizacional, así como compartir elementos claves de la colaboración y prácticas
de las Mejores Empresas para Trabajar® en México que han logrado grandes niveles de colaboración
en su organización, y grandes resultados de negocio.
Las organizaciones y los líderes
están conscientes que aun haciendo sus mejores esfuerzos a
nivel individual ya no pueden llegar a solucionar los problemas
a los cuales se enfrenten día a
día, por el nivel de complejidad
e interconexión. Por lo tanto, se
requiere dejar de un lado los intereses personales y colaborar
con el fin de lograr en conjunto
los objetivos organizacionales
compartidos.
7
¿Porqué fomentar la Colaboración?
Colaborar en pro del
éxito organizacional
(1) OCDE, Eurostat. (2005). Oslo Manual. Recuperado el 21 de Agosto de 2013, de Guidelines
for collecting and Interpreting Innovation Data:
http://www.uis.unesco.org/Library/Documents/
OECDOsloManual05_spa.pdf
(2) Innovamanagement. (s.f.). Recuperado Julio
de 2013, de http://www.innovanetgrup.com/
porqueinnovar.htm
(3) Callahan S., Schenk M., White N. (2008).
Anecdote. Recuperado el 2013, de http://www.
anecdote.com.au/papers/AnecdoteCollaborativeWorkplace_v1s.pdf
(4) Chan Kim W., Mauborgne R. (2005). La estrategia del océano azul. Harvard Business
School Press.
(5) Kras, Eva.: La administración mexicana
en transición. (México: Grupo Editorial
Iberoamérica, 1991); Rodríguez, M., Ramírez,
P.: Psicología del mexicano en el trabajo.
(México: McGraw Hill, 2004).
(6) Kras, Eva.: La administración mexicana
en transición. (México: Grupo Editorial
Iberoamérica, 1991).
(7) Rodríguez, M., Ramírez, P.: Psicología del
mexicano en al trabajo. (México: McGraw Hill,
2004).
8
La crisis por la que han pasado
las organizaciones en los últimos años ha resaltado imperfecciones del mercado y de la
administración en general. Algunas prácticas de negocio comunes en los años anteriores
ya no aplican en este entorno
dinámico. La globalización está
cambiando la forma de operar
obligando a las organizaciones
a ser más adaptativas, innovadoras y para ello ser más colaborativas.
Innovación y colaboración
La palabra innovación es un término que se encuentra actualmente en boga en todo el mundo, con diversas connotaciones
positivas. La Organización para
la Cooperación y Desarrollo
Económico (OCDE) define el
término como la introducción de
un nuevo, o significativamente
mejorado, producto (bien o
servicio), de un proceso, de un
nuevo método de comercialización
o de un nuevo método organizativo, en las prácticas internas
de la empresa, la organización
del lugar de trabajo o las relaciones exteriores (OCDE, Eurostat,
2005)1.
servicios que las satisfagan. Para
ello, se requiere colaborar internamente, tomando en cuenta las
perspectivas de todos los miembros del equipo para enriquecer
la propuesta; y externamente,
directamente con los clientes.
Además de enfrentarse a un entorno cambiante que es afectado
por diversos factores políticos,
económicos, tecnológicos, legales y ambientales, la demanda y
las expectativas de los clientes
están en constante redefinición,
la innovación se vuelve una competencia clave para sobrevivir.
Las organizaciones necesitan escuchar a sus clientes trabajar en
conjunto con ellos para traducir
sus necesidades en productos y
La innovación pretende reforzar
las capacidades de las personas,
los procesos, la propuesta de
valor y los sistemas empresariales con el propósito de mejorar la competitividad, la rentabilidad
y la sostenibilidad empresarial
(Innovamanagement)2.
La globalización está
cambiando la forma
de operar obligando a
las organizaciones a
ser más adaptativas,
innovadoras y para ello
ser más colaborativas.
Para ello es necesario preparar
equipos que colaboren y enfoquen sus esfuerzos de forma coordinada y en la misma dirección.
Como mencionan en Building a
Collaborative Workplace (Callahan
S., Schenk M., White N., 2008)3,
es necesario encontrar personas que tienen otras piezas del
rompecabezas y trabajar en conjunto con ellas para encontrar soluciones a situaciones complejas
a un ritmo cada vez más rápido.
En resumen para innovar.
la innovación se vuelve
una competencia clave
para sobrevivir
Competencia de
economías emergentes
Como primer factor de cambio
en el mercado mundial, varias
economías emergen como las
BRIC (Brasil, Rusia, India y China), países del Sureste Asiático
y otros países como México; la
competencia a nivel mundial se
modifica y refuerza. Son países
que además de contar con recursos naturales, cuentan con
recurso humano, en su mayoría
jóvenes. En estos países, el nivel
educativo está aumentando,
cuentan con una fuerza laboral
joven, educada, con títulos universitarios y con mucho ímpetu.
Las organizaciones encuentran
en estos países, no solamente
talento sino también un mercado
importante para que prosperen
sus actividades. Son jugadores
que toman fuerza en la competencia global.
Por otro lado, las economías
maduras, como Estados Unidos, Europa y Japón enfrentan
grandes retos para mantenerse
como líderes a nivel mundial:
se cuestionan los modelos
económicos y las decisiones to- océanos azules (Chan Kim W.,
madas en el pasado por las con- Mauborgne R., 2005) en el mersecuencias que se han generado. cado donde la competencia no
tiene importancia. Se requiere
A nivel demográfico, su po- desarrollar un plan de negocio
blación envejece y el índice de innovador para encontrar éxito
fecundidad de algunos de ellos de forma sustentable y poder
no permite renovar la población. competir contra las economías
Por lo tanto, el mercado de la de- emergentes.
manda de productos y servicios
es limitado; ciertos sectores de Para ello, la colaboración les
la economía ya están saturados permite no solamente ser indejando pocas oportunidades novadores y competitivos en el
de crecimiento.
mercado global pero también les
Para entrar en estos mercados, da ventajas para atraer y retener
se requiere innovar y encontrar un talento global que busca entornos diversos y colaborativos.
la colaboración
permite no
solamente ser
innovadores y
competitivos en el
mercado global pero
también da ventajas
para atraer y retener
un talento global
que busca entornos
diversos y
colaborativos
Fuerza de trabajo diversa
Otro reto de las organizaciones
es el cambio demográfico: la demografía de las organizaciones
es cada día más multicultural.
Las universidades proponen a
los estudiantes programas de
intercambio en otras partes alrededor del mundo. Estos jóvenes
se abren a una edad temprana
a culturas lejanas a las suyas,
mientras se mantienen cerca con
la suya a través de la tecnología.
9
Trabajar con una
fuerza de talento
diversa es una
ventaja competitiva
de las organizaciones en el mercado
Por lo tanto, al momento de buscar sus primeros empleos, no
encierran sus opciones al mercado laboral nacional. La ubicación física del lugar de trabajo
no es determinante: es un criterio
de selección al igual que las funciones o la remuneración del
puesto. Las fronteras en el mercado laboral se están abriendo;
y las organizaciones pueden
aprovechar de talento global,
con perspectivas y piezas
diferentes del rompecabezas.
Los milenios son, por esencia, seres colaborativos.
necesitan fomentar la colaboración
no solamente entre los miembros
de una oficina sino también entre oficinas de un mismo país e
inclusive entre oficinas en distintos países. Se fomentan equipos
interdisciplinarios, multigeneraTrabajar con una fuerza de talen- cionales y multiculturales para
to diversa es una ventaja com- atender proyectos globales y
petitiva de las organizaciones en procesos de cambio sistémicos.
el mercado. La diversidad bien
gestionada dentro de un grupo Además, hoy en día los colaborade trabajo permite llegar a solu- dores buscan encontrar entornos
ciones complejas que atiendan laborales donde puedan comlas necesidades cada vez más partir ideas y propuestas con
específicas de los clientes. La di- personas de otro perfil profesional
versidad del equipo se convierte o inclusive cultural. Las personas
en la base de su eficiencia.
buscan aprender y enriquecerse
de los demás en un ambiente de
Para lograrlo, las organizaciones colaboración positiva y productiva.
10
Colaboración para la
Generación Millenial
La Generación Millenial (personas que nacieron entre 1977 y
1997, también llamada Generación
Y o Net Gen) recién incorporada
al mercado laboral busca entornos colaborativos para desempeñarse. La colaboración es una
característica destacable de
esta generación, aunque no exclusivamente de ella.
Los Milenios han crecido junto
con Internet y con herramientas
colaborativas como las redes
sociales, los blogs, u otros foros
de discusión. Viven de forma conectada casi las 24 horas del día
gracias a sus laptops, tablets o
celulares, con amigos, compañeros de trabajo o desconocidos
con los que comparten sus experiencias y conocimientos. Son,
por esencia, seres colaborativos.
Como se menciona anteriormente, buscan organizaciones
que les den la oportunidad de
aportar y trabajar en colaboración
con compañeros de otras áreas
funcionales, otras oficinas, otras
edades e inclusive otros países.
Pero también son más individualistas que generaciones anteriores
en el sentido que reivindican
la autonomía en sus opiniones
(Simón, C., Allard, G., 2007).
Quieren trabajar en equipo pero
ser tratados como iguales en
esta colaboración.
Estos elementos son clave para
las organizaciones que quieren
impulsar una cultura de colaboración.
La Generación Millenial entra
con fuerza al mercado laboral,
por lo que las organizaciones
tienen que adaptarse a sus
necesidades y expectativas con
el fin de atraer y retener a los
mejores y desarrollar entornos
que fomenten la colaboración
entre ellos y con miembros de
otras generaciones.
las organizaciones que gestionan positivamente la
colaboración obtienen mejores resultados de negocio
La Colaboración en el
Contexto Mexicano
. La desconfianza y la inseguridad cultural (a raíz de la manipulación y engaño percibidos de
manera histórica en la población
sobre todo en lo referente a la
actitud servicial) han impedido
que se desarrolle en gran medida la participación colaborativa
en el trabajo y el trabajo en equipo, reforzando el individualismo.
La solidaridad colectiva se da
más bien en momentos dramáticos (como tragedias colectivas),
no tanto al llevar a cabo tareas
racionales dirigidas a construir a
largo plazo .
Colaborar en México
De acuerdo a investigaciones
que analizan la Psicología del
Mexicano en el trabajo , algunos autores mencionan que en
México existe una dificultad en
general para colaborar, debido
en gran medidaen que la sociedad está basada en los valores
individuales. Por ende, el lugar
de trabajo se estructura sobre
la realización personal del individuo. Todo trabajo se organiza
y delega a individuos.
Cada persona siente responsabiBajo este contexto y sin
lidad y lealtad hacia su jefe, pero
generalizar, es importante
muy poco interés lateralmente, a
reconocer el bagaje cultural
menos que se trate de un amigo
histórico del mexicano que puede
influir en diversos escenarios
tanto individuales como colectivos en la colaboración.
Se fomentan equipos
interdisciplinarios,
Interés de Great
multigeneracionales
Place to Work® para
y multiculturales para
atender proyectos
investigar el tema
globales y procesos de
de la colaboración
cambio sistémicos.
La colaboración ha sido centro
de diversas investigaciones, debido a que es un tema asociado
a la innovación. Se hablan de
herramientas colaborativas, de
espacios de trabajo colaborativos, de equipos multidisciplinarios, colaboración en la nube,
etc. Estudios muestran de forma
directa que las organizaciones
que gestionan positivamente la
colaboración obtienen mejores
resultados de negocio que las
empresas que trabajan en silo.
En los últimos años, este tema
ha tomado mayor importancia,
y presenta una preocupación
real de las empresas mexicanas, incluyendo las certificadas
como Mejores Empresas para
Trabajar®.
A nivel del Instituto, parte de la
medición que se lleva a cabo
en el proceso de certificación
corresponde al análisis de las
prácticas que tienen las organizaciones entre las cuales se
encuentran aquellas enfocadas
a fomentar la colaboración en
la organización. En Great Place
to Work® México, se ha ob-
servado que a pesar del incremento en el nivel de calidad de
las prácticas organizacionales,
las prácticas relacionadas a la
colaboración no han alcanzado
este nivel y presentan por lo
tanto un área de oportunidad en
las empresas.
La colaboración es el resultado del comportamiento de los
miembros de la organización.
Es una competencia que puede
ser desarrollada ya que algunas de las Mejores Empresas
para Trabajar® presentan en
este tema prácticas y resultados
destacables. Por lo tanto es del
interés de Great Place to Work®
entender el fenómeno de la colaboración así como identificar
los elementos culturales que
permiten fomentarla en pro del
éxito organizacional.
En Great Place to Work®
México, se ha observado
que las prácticas organizacionales relacionadas
a la colaboración presentan un área de oportunidad
11
en las empresas.
¿Qué significa Colaborar?
El Concepto
de colaborar.
(8) Jones, G; George, J. (1998). The Experience
and Evolution of Trust: Implications for Cooperation and Teamwork. The Academy of Management Review. 23, 3.
(9) B. Gray, Collaborating: Finding Common
Ground for Multiparty Problems (San Francisco: Jossey-Bass, 1989).
(10) Fuks, Hugo , Alberto Raposo, Marco A.
Gerosa, Mariano Pimentel, Denise Filippo
and Carlos Lucena (2008). Inter- and intrarelationships between communication coordination and cooperation in the scope of the
3C Collaboration Model. In: 12th International
Conference on Computer Supported Cooperative Work in Design, 2008. CSCWD 2008, Xi’an,
China, April 16 to 18, 2008. Washington: IEEE
Computer Society, pp. 148-153.
(11) Jones, G; George, J., Op. Cit.
(12) Burchell, M., Robin, J., The Great Workplace. (San Francisco: Jossey-Bass, 2011).
(13) Lyman, A.: The Trustworthy Leader. (San
Francisco: Jossey-Bass, 2012).
(14) Las empresas certificadas por Great Place
to Work® México son aquellas que completaron el proceso de certificación correspondiente. Certificación válida por un año. Great
Place to Work® actualmente se encuentra
autorizado para certificar a las organizaciones como excelentes lugares de trabajo por el
Instituto Nacional de Normalización y Certificación. Proceso auditado por Grant Thornton.
2013.
12
necesita más que trabajar ciertas tareas con otros.
Significa compartir conocimiento y aprendizaje con personas
(dentro y fuera de la misma organización) para alcanzar objetivos finales significativos para
la organización. Es un proceso
a través del cual las personas
que ven diferentes aspectos de
un problema pueden explorar
constructivamente sus diferencias y buscar soluciones que
van más allá de su propia visión
La cooperación es una de las
limitada de lo que es posible9.
formas más básicas de coordinación de actividades. Ésta
Para colaborar se requieren no
se presenta cuando dos o más
solamente habilidades de ejepersonas o grupos trabajan juncución de tareas previamente
tas y se brindan ayuda mutua
definidas en conjunto, pero
para alcanzar metas en común8.
también habilidades como la
Por otro lado, el trabajo en equicomunicación efectiva, la toma
po también implica el logro de
de decisiones, el reconocer
metas, pero bajo un esquema
puntos de vista diferentes al de
con actividades determinadas y
uno mismo, la coordinación de
roles dirigidos.
actividades y un compromiso
personal para lograr una meta
Estos conceptos son sólo una
compartida (tanto de los colaboraparte dentro del sistema de “codores como de los líderes).
laboración”. Para colaborar se
Cooperación y Colaboración
En la actualidad, colaborar es
un tema crucial en las organizaciones al ser clave para la
innovación, la creación de conocimiento y la generación de redes laborales. En ocasiones puede confundirse con conceptos
como cooperación o trabajo en
equipo.
COLABORACIÓN
Significa compartir
conocimiento y aprendizaje
con personas para
alcanzar objetivos finales
significativos para la
organización.
Factores de la colaboración
Existen diversos factores que
fomentan la colaboración en las
organizaciones y que son antecedentes importantes como
son la confianza, la reciprocidad
(el comportarse con los demás
exactamente como ellos se
comportan con uno), el contacto e intercambio de ideas, la semejanza en creencias y valores
(tanto personales como organizacionales), el sentido de equidad y la estructura organizacional interdependiente10. Si uno o
varios de estos antecedentes no
existen en la organización o los
equipos de trabajo, puede que
sea muy difícil el colaborar. Por
ejemplo, en casos como fusiones y adquisiciones, la diferencia de culturas (y por ende, de
creencias y valores) y la resistencia al cambio pueden ser factores
que en un inicio dificultan el establecimiento de la confianza e
intercambio de ideas. En otros
casos, cuando las áreas funcionales o unidades de negocio
poseen objetivos muy distantes
entre sí pueden de igual manera
dificultar la búsqueda de metas más de área que para lograr
un beneficio en común, lo cual
genera desconfianza entre los
miembros.
Confianza clave para colaborar
De los antecedentes mencionados, la confianza cobra un papel particularmente importante
para que se genere un sentido
de cooperación dentro de las
organizaciones y puedan facilitarse relaciones de intercambio
dentro de la organización y a
nivel personal.
la confianza cobra un
papel particularmente
importante para que se
genere un sentido de
colaboración
camaradería dentro de la organización. Cuando las personas
cooperan con otras dentro de
un esquema de reciprocidad,
comunicándose y coordinándose efectivamente, también se
fortalece el compañerismo.
Cuando la confianza se afianza hasta volverse incondicional (creada
con base en algún lazo o creencia compartidos) la relación de
un grupo se convierte entonces en un equipo, generando
comportamientos positivos y
recíprocos uniendo esfuerzos
hacia una meta en común.
De esta manera se llega de una
cooperación hacia un verdadero
sentido de colaboración. Por
otra parte, la colaboración genera
13
La colaboración para
Great Place to Work®
Institute México
Para que la
colaboración pueda
darse en un equipo
de trabajo es
fundamental que
los líderes tengan
una visión clara de
donde quieren llegar
y logren comunicarla
y transmitirla a sus
equipos de trabajo.
Sin una meta
definida, no se
pueden alinear
los talentos.
14
Para Great Place to Work®, la
colaboración es un aspecto muy
importante en la generación de
excelentes lugares de trabajo; es
decir que la gente pueda lograr
Además de comunicar, los líderes necesitan generar dialogo
con sus colaboradores, demostrar apertura y accesibilidad
para escuchar. Al responder y buscar de
manera genuina las
sugerencias e ideas
de los colaboradores
se genera la confianza suficiente para que
todos los miembros
puedan participar y
aportar con la seguridad de que van a ser
escuchados.
los objetivos de la organización,
puedan dar lo mejor de sí mismos y trabajar de forma unida.
Dentro del Modelo© de cinco
Los líderes tienen
que dar a todo un
trato parejo, valorar
las opiniones de
cada uno de los
miembros del
equipo. Es clave
también que
fomenten la
diversidad dentro
de sus equipos y
la no discriminación
con el fin de
enriquecer la
colaboración.
dimensiones (credibilidad, imparcialidad, respeto, orgullo y
camaradería o compañerismo) la
colaboración se ve reflejada de la
forma siguiente:
Para crear un
Excelente Lugar de
Trabajo® es necesario
fomentar buenas
relaciones entre los
colaboradores. Un
sentido de comunidad,
además de generar
cohesión organizacional,
contribuye a la
construcción de
relaciones de
cooperación inter e
intra departamentales
y a disfrutar con ellos
en el día a día.
Se fomenta el
orgullo celebrando el
éxito de la
organización y
sobre todo los
éxitos del equipo
de trabajo,
reconociendo que
el trabajo hecho
en un entorno
colaborativo tiene
los resultados
esperados por
la empresa.
Modelo© Great Place to Work®
Como puede notarse, para
Great Place to Work® dentro
del concepto de colaboración
se incluyen diversos elementos
como trabajo en equipo, involucramiento de los colaboradores
en toma de decisiones que afecten
su trabajo o su ambiente laboral,
la disposición de los colaboradores por ejercer un esfuerzo
extra para el logro de objetivos,
una cohesión organizacional así
como el sentido de “familia” o
equipo.
Para Great Place to Work®
dentro del concepto de
colaboración se incluyen
trabajo en equipo,
involucramiento de los
colaboradores en toma de
decisionesl, esfuerzo extra,
cohesión organizacional
así como el sentido de
“familia” o equipo.
En los Mejores Lugares para
Trabajar® la gente no sólo
coopera cumpliendo con los requerimientos estipulados dentro de su descripción de puesto;
sino que la gente colabora para
lograr un propósito mayor, sintiendo pertenencia hacia su organización.
15
Por otra parte para Great Place
to Work® es fundamental la accesibilidad por parte de los
jefes o líderes para fomentar la
cooperación entre colaboradores,
promover el diálogo, estimular
el trabajo en equipo e inspirar a
la gente para que den más de sí
mismos, y así crear atmósferas
colaborativas.
Ellos son los principales encargados de facilitar la creación de
un contexto en donde se generen relaciones basadas en la
reciprocidad y de integrar a sus
equipos con otras áreas funcionales, divisiones o unidades de
negocio.
Para Great Place
to Work® es fundamental
la accesibilidad por parte
de los jefes o líderes para
fomentar la colaboración
16
Para ello son fundamentales los líderes
participativos que:
Las relaciones en el lugar de
trabajo no siempre se dan de
manera “espontanea”, sino que
el líder propicia la cercanía entre los miembros del grupo,
todo esto con base en un clima
donde la base es la confianza.
• Confíen en sus equipos de trabajo.
• Fomenten continuamente el diálogo y el
intercambio de información y conocimiento.
• Sean accesibles y tengan apertura a las opiniones,
sugerencias e ideas de los colaboradores.
• Promuevan el trabajo en equipo.
• Fomenten el compañerismo.
• Estimule el sentido de colaboración
dentro y fuera de sus equipos.
Hallazgos de la colaboración
en los Mejores Lugares para
Trabajar®
A través del instrumento desarrollado por el Instituto Great
Place to Work® llamado Trust
Index®, se puede medir el nivel
de colaboración que existe en
las organizaciones considerando los
elementos siguientes: cooperación,
sentido de familia/equipo, cohesión de grupo, disposición
a ejercer un esfuerzo extra, así
como el liderazgo participativo.
Como resultado existen hallazgos
que ayudan a entender de mejor
manera el comportamiento de
los diferentes elementos de la
colaboración dentro de las organizaciones.
Colaboración, característica de las
Mejores Empresas para Trabajar®
En la Fig.1 se muestran las
mediciones de las empresas
que calificaron en las diferentes
listas de Las Mejores Empresas para Trabajar® en México
y que lograron su certificación
como Excelentes Lugares de
Trabajo® en 2013. Las empresas certificadas como Excelentes Lugares de Trabajo® claramente muestran una diferencia
positiva ante las empresas no
calificadas de 20 puntos porcentuales. Dicha diferencia se
encuentra más marcada (23
puntos porcentuales) en el rubro
de sentido de familia y equipo y
en el de liderazgo participativo
(22 puntos porcentuales).
decisiones que afectan directamente su trabajo o ambiente
laboral. Como resultado, estas
empresas presentan niveles bajos de colaboración (menos del
70% de respuestas positivas
los Excelentes Lugares de Trabajo® presentan una alta cohesión grupal, sentido de cooperación y los colaboradores están
dispuestos a hacer un esfuerzo extra para lograr los objetivos.
de los colaboradores). En contraste, los Excelentes Lugares
de Trabajo® presentan una
alta cohesión grupal, sentido
de cooperación y los colaboradores están dispuestos a hacer
un esfuerzo extra para lograr
los objetivos. Esto hace que en
conjunto presenten niveles óptimos de colaboración y por consiguiente, excelentes resultados
de negocio.
Esto significa que en las empresas que no son consideradas
como Excelentes Lugares de
Trabajo®, con bajos niveles de
confianza, se encuentra mermado el sentido de comunidad
dentro de la organización y los
líderes no escuchan consistentemente a sus colaboradores
ni fomentan el involucramiento
de sus equipos en la toma de
17
La colaboración de las Mejores Empresas
para Trabajar® en los últimos años
De manera más particular, Las
Mejores Empresas para Trabajar® de 50 a 500 colaboradores (Fig.
2) han presentado un avance
significativo de manera histórica en todos los elementos que
constituyen la colaboración. A lo
largo del tiempo los niveles de
cooperación y cohesión grupal
han sido consistentemente los
más altos. Las áreas de oportunidad se reflejan más en la
cuestión de liderazgo participativo. Asimismo se observa que el
nivel de colaboración, aunque
no es significativamente alto,
presenta niveles considerados
como óptimos.
Las áreas de
oportunidad se
reflejan más en
la cuestión
de liderazgo
participativo.
18
En el caso de Las Mejores Empresas para Trabajar® de 500
a 5000 colaboradores (Fig. 3)
y multinacionales, las personas tienen una gran disposición
para hacer un esfuerzo extra en
pro del equipo/organización, lo
que hace que presenten una
gran cohesión grupal y una óptima cooperación. En estas empresas se presentan en 2013
niveles mayores de 80% salvo
en sentido de familia/equipo y
en cuestiones de liderazgo. Por
otro lado de manera histórica han
mejorado los niveles a excepción
las Mejores Empresas para Trabajar® con alto nivel
de confianza y alto nivel de colaboración, también
son organizaciones líderes en sus mercados,
de sentido de familia/equipo
donde este sector de empresas
ha recuperado la caída de puntos a partir de 2011.
Por último en Las Mejores Empresas para Trabajar® de más
de 5000 colaboradores (Fig. 4)
existe una fuerte cohesión grupal (obteniendo los mayores
índices con relación a las otras
categorías), sin embargo al mismo tiempo presentan índices
ligeramente menores a las em-
presas de 500 a 5000 y multinacionales. Por otra parte es importante recalcar que los índices
han presentado un decremento
de manera histórica, sobre todo
en el rubro de la cooperación
y el sentido de familia/equipo.
En cuestiones de liderazgo y al
promedio total de colaboración
estas organizaciones tuvieron
un incremento en sus niveles
con relación al año pasado.
19
La Colaboración un área de Oportunidad
Los estudios realizados por
GPTW México demuestran que
existe una fuerte correlación entre el nivel de colaboración y el
nivel de confianza de las organizaciones. Esto nos muestra
que la base de una colaboración
efectiva es la confianza que existe entre los colaboradores y sus
líderes pero también entre los
mismos colaboradores.
Así mismo, otros estudios
muestran que las Mejores Empresas para Trabajar® con alto
nivel de confianza y alto nivel de
colaboración, también son organizaciones líderes en sus mercados, donde se exceden los resultados de negocio.
Sin embargo, la experiencia del Instituto evaluando las Mejores Empresas para Trabajar® en México
ha mostrado que el tema de colaboración ha sido un área de
oportunidad constante. Los resultados del Trust Index®, muestran
que en promedio los resultados
de los reactivos relacionados a
temas de colaboración son más
bajos que los resultados globales.
20
A pesar de que la colaboración es un concepto
que caracteriza a las Mejores Empresas
para Trabajar®, distinguiéndolas de las
empresas no calificadas, los resultados del
Trust Index® reflejan claramente que su
nivel es más bajo que el promedio de Trust
Index® (Fig. 5).
En Las Mejores Empresas para Trabajar® existe un avance
histórico en los niveles de colaboración que refleja el trabajo y
el interés de ellas por generar lugares de trabajo colaborativos.
Analizando los resultados más
puntualmente del nivel de colaboración, se observa que el elemento más bajo es el liderazgo
participativo (Fig. 6). Liderazgo
participativo se refiere a la accesibilidad de los líderes, cómo
fomentan la participación de
sus colaboradores con ideas y
sugerencias y cómo promueven
el trabajo en equipo.
Esta área de oportunidad también se ve reflejada en las prácticas documentadas en el Cul-
ture Audit©. Se observa una
calificación en promedio 10
puntos porcentuales más bajos
en los temas Escuchando (accesibilidad de los líderes) y Colaborando (involucramiento en
la toma de decisiones), que en el
promedio de las demás competencias culturales documentadas. Este hallazgo refleja el papel
fundamental que juegan los líderes dentro de la organización
para fomentar la colaboración,
dando un impulso fuerte.
Las mediciones de Great Place
to Work® México muestran en
primer lugar, que la colaboración
es un concepto que caracteriza
a Las Mejores Empresas para
Trabajar® y que las distingue de
aquellas organizaciones cuyo
ambiente laboral no presenta
altos niveles de confianza. Por
otra parte, en las empresas
calificadas existe un avance
histórico en los niveles de colaboración que refleja el trabajo
y el interés de ellas por generar
lugares de trabajo colaborativos. Aun así, la colaboración es
un reto para todas estas empresas que tienen que atender
para poder enfrentar con bases
sólidas los cambios actuales y
futuros, y seguir siendo competitivas.
21
¿Cómo fomentar una cultura de colaboración?
Fomentar la colaboración en
una organización es un proceso
profundo e integral que requiere
de elementos que sean reforzados constantemente. Una organización que da resultados es
aquella donde las estrategias,
modelos de negocios, estructuras, procesos, tecnologías,
herramientas y procesos de
1
reconocimiento están altamente
alineados e integrados.
Por lo tanto, para fomentar una
cultura de colaboración, se requiere plasmarlo en su ADN, es
decir en su cultura organizacional. Con cultura, nos referimos
a los valores, normas, creencias, y comportamientos de
los líderes y los colaboradores.
Estos elementos son los que
van a permitir un crecimiento
exponencial basado en la colaboración o al contrario, si no
se logra, a limitar los resultados.
Por lo tanto, la clave se encuentra en articular la estrategia de la
organización con la forma como
los colaboradores se relacionan
entre ellos.
La colaboración como base de la cultura organizacional
El primer paso para la organización es tener claro por qué quiere fomentar la colaboración. Nos referimos aquí al propósito de la organización: ¿cuál es el fin de la organización y cómo los colaboradores
se identifican con este? Con una misión inspiradora, los colaboradores se suben al barco y colaboran
para cumplirla.
En una empresa del sector de tecnología de la información con sede en
México tienen una misión trascendente: organizar la información mundial
y hacerla universalmente accesible y útil. Esta misión les ayuda a atraer a
la gente que realmente quiere hacer una diferencia en el mundo y permite
a los colaboradores pensar en grande. Dentro y fuera de su trabajo habitual, están orgullosos de apoyar a sus compañeros que se enfrentan con
problemas que impactan a millones de usuarios y transforman la vida de las
personas. A nivel global tienen más de una docena de grupos de afinidad
que crean subcomunidades de colaboradores con pasiones e intereses
similares dentro de la compañía, permitiendo que los colaboradores se
conozcan rápidamente para socializar ideas nuevas y grandes.
22
Fomentar la
colaboración en
una organización
es un proceso
profundo e
integral que
requiere de
reforzamiento
constante.
A nivel más operativo, los líderes
deben saber cuáles son los
comportamientos que necesita
su organización para alcanzar
los resultados que buscan. Para
ello, se requiere definir cuáles
son las metas que se buscan,
es decir cuál es su visión, y de
qué forma la colaboración está
ligada a ésta (Coleman, 2009).
Una visión enfocada a la innovación muestra de forma clara la
necesidad de colaboración para
alcanzarla. Por ejemplo, lograr
un aumento de 10% de facturación siendo el competidor más
innovador en el mercado de
software de gestión administrativa del sector PyME. En esta
visión queda claramente especificado que la organización se
quiere enfocar en la innovación,
y como lo vimos anteriormente,
la colaboración es un medio
poderoso para lograrlo.
En este proceso, la siguiente
etapa es plasmar la importancia
de la colaboración en el ADN
de la organización: sus valores.
Estos son guías que orientan la conducta cotidiana de todos en pro de la misión y la visión. Entre los
valores más relevantes al hablar de colaboración, podemos destacar el trabajo en equipo, la comunicación asertiva, el respeto, la responsabilidad, la tolerancia, la innovación, la creatividad. Algunas
organizaciones inclusive definen la colaboración como uno de los valores centrales de la empresa.
En una empresa del sector inmobiliario con sede en México se
creó la Misión, Visión y Valores con la ayuda de sus colaboradores,
de esta forma se logró hacerlos sentir parte de ella y poder transmitir de manera directa la cultura organizacional.
Una vez definidos los valores, es necesario aterrizarlos en comportamientos concretos con el fin de
dar a entender a todos los colaboradores cómo éstos pueden guiar sus actividades cotidianas. Por
este medio se difunden comportamientos que fomentan la colaboración en la organización. Por ejemplo, el respeto significa respetar opiniones de los demás, el trabajo en equipo es buscar entre todos
las mejores soluciones, la innovación se genera gracias a las ideas de todo el equipo, etc.
En una empresa dedicada a la manufactura de equipo médico con
sede en México se lleva a cabo la campaña de comunicación “Yo
soy vital”. Esta se enfoca a dar a conocer a todos los colaboradores los objetivos estratégicos, tanto a nivel corporativo como a
nivel planta y por áreas, que la compañía ha establecido para el
año en curso, intentando principalmente ilustrar a los colaboradores
la forma en cómo sus contribuciones apoyan al logro de estos
objetivos, enfatizando en lo “VITAL” que es su esfuerzo para alcanzarlos, buscando de esta manera generar un sentido de pertenencia y satisfacción en como de manera sencilla su contribución
es de gran valor para la empresa y como esa contribución diaria
que realizan en su trabajo diario, ayuda a mejorar la salud de otros.
23
2
Crear las estructuras
para la colaboración
Para fomentar una cultura de colaboración es necesario establecer
bases duras para asegurarse que sea en pro del éxito organizacional. Esta parte es especialmente importante al momento de iniciar
una cultura que gire en torno a la colaboración ya que los colaboradores aún no tienen la costumbre de colaborar y requieren
foros formales para ello y lineamientos claros.
Se pueden establecer canales dedicados a recibir ideas y feedback por parte de los colaboradores. Al dar seguimiento a éstas,
los colaboradores ven el fruto de su involucramiento para lograr
mejores resultados y hacer de su organización un mejor lugar de
trabajo, y se promueve su participación futura para aportar a la
empresa.
En una empresa del sector de telecomunicaciones con sede en
México cuentan con “Los Círculos de Expresión“ que es un medio para que todos los colaboradores sean escuchados y tengan
un espacio para poder exponer inquietudes sobre procedimientos, manuales, políticas entre otros temas relevantes que tienen
en la empresa. Los Círculos de Expresión tienen su antecedente
en los Grupos Focales, pero han evolucionado en su dinámica
de aplicación, teniendo como base la metodología de indagación
apreciativa. Estas reuniones se realizan como mínimo una vez al
mes, por cada unidad de la empresa y se les envía una agenda
de temas relevantes institucionales o corporativos, además cada
unidad aborda temas de sus respectivas unidades.
24
En una empresa del sector de telecomunicaciones con sede en
México cuentan con una dirección de correo dedicada a recibir
propuestas. Bajo la transformación de la empresa hacia una cultura
de servicio, a través de este correo, se reciben ideas, sugerencias,
propuestas y comentarios sobre cualquier asunto operativo o corporativo que implique una modificación a las políticas, procesos o
prácticas que pudieran afectar la satisfacción de sus clientes (internos o externos). Esta cuenta está administrada por el Subdirector de Atención a Clientes y el Presidente del Comité de Promesa
de Servicio quien canaliza las propuestas y les da seguimiento.
Para el seguimiento a las ideas de mejora, también se recomienda
establecer procesos para que sean los mismos colaboradores
quienes sean responsables por llevar a cabo los proyectos. Para
ello, se tiene que definir que dentro de su horario de trabajo está
considerado el trabajar en esta implementación en conjunto con
sus compañeros de trabajo, de preferencia de otras áreas funcionales.
Una empresa de manufactura con sede en Tijuana cuenta con un
programa llamado ESA: Eliminar, Simplificar, Automatizar. Este
programa impulsa la participación del personal en el mejoramiento de los procesos productivos, administrativos o todos aquellos
que mejoren las condiciones de seguridad, las cuestiones ambientales y/o de satisfacción de los colaboradores. Los proyectos
ESA provienen de ideas de los mismos colaboradores que se
forman en equipos autodirigidos responsables de la implementación de la idea de mejora propuesta. Este programa permite:
a. Involucrar a todo el personal en la mejora continua.
b. Impulsar la Innovación ya que el programa no limita al asociado a proponer mejoras solo de su área.
c. Motivar a los asociados mediante el reconocimiento de sus
contribuciones, y así apoyar e impulsar el sentido de logro y
pertenencia.
d. Consolidar la cultura de trabajo en equipo.
e. Incrementar el portafolio de competencias de los asociados.
En 2012 se registraban 1867 equipos de una población total de
2300 colaboradores.
Asimismo
es
fundamental
definir, documentar y comunicar claramente los procesos,
políticas y tiempos asociados a
estas prácticas de colaboración
con el fin de alinear desde los líderes hasta todos los colaboradores de la organización.
Dentro de las prácticas, es
necesario incluir códigos de
conducta, que aseguran que
dentro de la organización se vivan valores de respeto, tolerancia,
apertura, sobre todo al momento
de colaborar con compañeros
de otras áreas. Y en caso contrario, contar con canales de
apelación para dar seguimiento
a casos que vayan en contra del
código de conducta.
Otra forma de dar estructura a
la colaboración dentro de una
organización es por medio de
sus mismas instalaciones. Estas
juegan un papel importante al momento fomentar la colaboración:
la oficina es un soporte a la
cultura colaborativa. Este tema
se revisará a profundidad más
adelante.
25
3
Tecnología colaborativa
A nivel tecnológico, lo más destacable son las herramientas colaborativas por medio de software o
en la misma red. El desarrollo
de “la nube” permite que los
colaboradores trabajen de forma conjunta y tengan acceso a
sus herramientas e información
Entre las tecnologías que fomentan la colaboración se incluyen el- desde cualquier lugar. Además
ementos tangibles como las laptops, los teléfonos (celulares, equi- de que actualmente ya se cuenpos para teleconferencias, teléfono vía la computadora, etc.), el ta con los niveles de seguridad
adecuados para proteger el
acceso a internet, las bandas anchas, etc.
capital intelectual de las organizaciones. Se pueden desarrollar
En una empresa del sector fiplataformas corporativas para
nanciero con sede en México
propiciar espacios colaboratia principios de año, se lanzó
el Programa Conectad@s el
vos a sus colaboradores, con
cual busca promover la coopciones de videoconferencias,
Actualmente la fuerza laboral es más diversa, en edad, en origen,
en ubicación, en situación familiar, etc. Por lo tanto tiene necesidades diferentes en cuanto a sus condiciones de trabajo: horarios,
ubicación, herramientas, etc. La tecnología permite romper barreras, logra acercar y atender las necesidades de todos estos colaboradores dándoles la oportunidad de estar continuamente en
contacto y de colaborar.
laboración. La organización
aprovecha varias herramientas tecnológicas como Live
Meeting, Instant Messaging
y SharePoint Team Sites.
Desde su lanzamiento más
de 58,000 usuarios a nivel
global han sido invitados a
más de 3,200 Team Sites
disponibles. Este programa,
promueve la colaboración y
trabajo en equipo tanto entre equipos físicos como en
grupos virtuales.
26
chats internos, apertura de foros
internos, blogs, wiki e inclusive
redes sociales internas.
Este tipo de espacios contribuyen
a que la gente esté más cerca,
se mantenga informada y pueda
opinar sobre cualquier tema. Por
lo que ya no sólo se hablan de
espacios colaborativos que
contribuyen a la innovación;
sino también a espacios virtuales
que expande el número de posibilidades. Como mencionó
Mark Zuckerberg, fundador de
Facebook, “la experiencia virtual será como la experiencia
real”.
4
Liderazgo que fomenta la colaboración
Para fomentar la colaboración, la mayor responsabilidad del líder
es crear un entorno de confianza con sus colaboradores y más
específicamente si se ubica físicamente lejos de su equipo. Como
lo presenta el Modelo© de Great Place to Work®, la confianza se
da en la relación del líder con su equipo cuando el líder muestra
credibilidad, respeto e imparcialidad.
La comunicación es uno de los elementos más relevantes en este
contexto: el líder tiene que comunicar asertivamente, de forma abierta
y transparente. En comunicación, es clave que también sea accesible, escuche a sus colaboradores y tome en cuenta sus ideas
y aportaciones. Pero no solamente su papel es aún más activo
ya que una de sus responsabilidades es fomentar la participación
de los miembros de su equipo, inclusive de los más reservados
mostrando apertura cuando suceden errores. Se trata también de
fomentar la colaboración dentro de grupo diversos (edad, género,
carrera, nacionalidad) y aprovechar lo mejor de cada uno de ellos.
En una empresa de biotecnología con sede en México consideran que mantener a los empleados inspirados y motivados se fundamenta no sólo en la Misión, Visión y Valores,
sino que incluso ahora Inspirando a otros, se ha convertido
en una Competencia de Liderazgo en la organización. La
cercanía entre los distintos niveles de la organización y la
política de puertas abiertas, garantiza al empleado la sensación de ser importante como persona y no un empleado
más y entender su rol en la organización. De hecho, la encuesta organizacional interna provee uno de los resultados
más altos en este ámbito.
Si la organización cuenta con canales para fomentar la aportación
de ideas y la implementación de mejoras, el líder es el primero que
se tiene que subir al barco y apoyar a los miembros del equipo que
está participando dándoles tiempo y asesoría si lo requieren.
En una empresa del sector financiero con sede en Estados Unidos los líderes de todos los niveles se esfuerzan para ayudar
a los colaboradores a entender su papel en el éxito de la empresa a través de diversas maneras. A los líderes se les provee
cuatrimestralmente un kit de “Hot topics for Leaders” (Tópicos
Hot para líderes) con plantillas de presentaciones, puntos a
hablar, exámenes rápidos y otros recursos que les ayude a que
los colaboradores mejoren su entendimiento de como su trabajo apoya la misión de la compañía. También se lleva a cabo
un concurso invitando a los colaboradores para que trabajen
con su líder y escriban como es que contribuye cada iniciativa
a la compañía. Finalmente, algunos colaboradores han tenido la
oportunidad de mostrar como su papel en la empresa afecta las
vidas de los clientes, accionistas y otros por medio de videos.
Otra responsabilidad clave del líder es definir de forma clara cuáles
son las expectativas. Esto implica por un lado establecer el “qué” y
alinear el equipo hacía el objetivo en común: “qué es lo que queremos
lograr”. Por otro lado, se tiene que especificar el “cómo”, es decir:
“la forma en que vamos a trabajar en conjunto para lograrlo”. Se
trata de definir una serie de reglas de compromiso para el equipo,
donde se especifica cómo los miembros del equipo van a interactuar así como lo que se espera de cada uno de ellos. Así se puede
estimular la colaboración en una organización donde aún no es
parte central de la cultura.
27
5
Integración del equipo
La colaboración se agiliza cuando existe una relación cercana entre los colaboradores, donde hay un sentido de familia y existe
apoyo. Aquí también se trata de confianza, pero también de compañerismo y de respeto.
Los primeros que deben fomentarlo en sus equipos son los líderes,
mostrándose, ellos mimos, cercanos con sus equipos y apoyándolos cuando lo requieren. Un líder que transmite confianza a su
equipo asegurará que sus colaboradores seguirán su ejemplo
siendo comunicativos, transparentes y confiables. Por otra parte,
al estimular la integración y las relaciones basadas en la confianza
también se fomenta la reciprocidad y el intercambio de acciones
en pro del equipo.
En una empresa dedicada a servicios profesionales con sede
en México lleva al personal a un lugar al aire libre, con el fin de
conocerse más y convivir en otro ambiente diferente y fuera del
trabajo. Las actividades son completamente diferentes a lo que
todos están acostumbrados hacer, por lo que ayuda también a
apoyarse, fomentar el compañerismo y abrir más lazos de amistad. La participación de todos es fundamental y el trabajo en
equipo es más notorio.
En una empresa del sector financiero con sede en la Ciudad de México, el primer viernes de cada
mes se reúne a todos los colaboradores y se da aviso de los temas relevantes del mes, y al finalizar se
apoya a la integración de los colaboradores a través de un desayuno. Es un medio prioritario ya que
a través de él, fortalecen la filosofía, al mismo tiempo que informan temas estratégicos, objetivos, beneficios de
interés general para los colaboradores de la empresa. También es un espacio para que los colaboradores puedan integrarse con sus compañeros y compartan experiencias, mejores prácticas y resuelvan dudas; generando así un ambiente de trabajo sano.
28
También es importante fomentar
relaciones de respeto donde se
escuchan y respetan las opiniones de los demás, y donde
exista apertura a la retroalimentación. Esto también lo fomentan
los líderes con el ejemplo.
Para fomentar el compañerismo
dentro de los equipos, los líderes pueden organizar convivios
o dinámicas para romper la barrera,
que los colaboradores se conozcan e interactúen fuera de funciones meramente laborales.
Se refuerza también cuando en
momentos de necesidad de alguno de ellos, se organicen para
apoyarlo creando así un sentido
de familia.
6
Reconocer y celebrar los éxitos de la colaboración
Reconocer los éxitos promueve la participación para el futuro. Un
papel clave de la organización es reconocer los comportamientos
alineados con los valores de la organización. Por ello, cuando un
equipo colaboró en un proyecto con un resultado positivo, se tiene
que reconocer y en su caso recompensar a nivel del área pero
también a nivel institucional para promoverlo. El reconocimiento,
tanto grupal como individual, además de estimular el buen trabajo,
fomenta el que los colaboradores den lo mejor de sí mismos y
cuenten con la disposición necesaria para con la organización y
sus compañeros de trabajo.
Cuando la organización reconoce y celebra la colaboración, muestra su compromiso en hacer de ésta un eje de su cultura. Además
genera orgullo entre los colaboradores y se refuerza la colaboración.
También es importante celebrar
cuando hay lanzamientos relacionados con la colaboración.
Por ejemplo la inauguración de
una nueva herramienta de colaboración como puede ser una
red social interna es una excelente ocasión para celebrar.
No tiene que ser un sólo día, se
puede lanzar por medio de una
campaña de expectativas que
se cierra con el lanzamiento oficial.
Estas campañas estimulan
el interés y asegura que los
colaboradores tengan la
curiosidad de entrar y de
usar estas herramientas.
Una empresa de manufactura con sede en Tijuana impulsa el trabajo en equipo de una manera eficiente. Los equipos de trabajo
con los mejores resultados en el año participan en el foro de equipos de trabajo. Al término de las presentaciones se realiza el festejo del equipo ganador, la mejor porra, el equipo con la mayor
aportación y el equipo con el mejor compromiso con la comunidad. Este evento tiene la finalidad de promover la participación de
los equipos de trabajo ya que es fundamental dar a conocer a la
comunidad en general el desempeño de los colaboradores.
29
7
Medir lo importante
Finalmente, es clave definir indicadores de seguimiento del
impacto que la colaboración
tiene en la organización. La
medición puede parecer complicada pero hay algunos mecanismos que permiten dar un
seguimiento puntual con datos
duros y de esta forma mejorar
los procesos que no están teniendo los resultados esperados.
Un primer nivel es la medición
del impacto de las ideas de mejora sugeridas y/o implementadas por los colaboradores. Por
ejemplo, una mejora de proceso
de producción en una planta se
puede medir con el volumen de
producción, y el nivel de ahorros.
En una organización de servicios, se puede revisar por ejemplo el tiempo de respuesta para
dar el servicio, o la calidad de
servicio con encuestas a los clientes finales.
Se puede medir también el uso
de herramientas de colaboración que
se encuentran en la red:
30
cantidad de foros abiertos,
número de mensajes enviados,
número de grupos de interés así
como número de miembros en
cada grupo, número de teleconferencias, etc.
Otro tipo de medición se puede
llevar a cabo por medio de encuestas de clima y cultura como
la que aplica Great Place to Work
Institute. El Instituto cuenta con
un índice de colaboración: los
mismos colaboradores, a través
de varios reactivos relacionados con el involucramiento en
la toma de decisiones, el dar el
esfuerzo extra o el sentido de
familia que existe en la organización, nos dan su percepción
de cómo se da la colaboración
en la organización.
Con el conjunto de estas mediciones, se pueden definir estándares y metas para seguir
mejorando.
Espacios de trabajo colaborativos
Una forma efectiva, y cada vez más solicitada para fomentar sinergias en la organización es el espacio de trabajo. El lugar de trabajo
es un soporte para reflejar y soportar la cultura de colaboración
de la compañía. Muchas compañías han entendido la necesidad y
urgencia de hacer de la colaboración un pilar de su cultura y han
aprovechado mudanzas y rediseño de oficinas para llevar a cabo
procesos de transformación cultural con este fin.
El lugar de trabajo es
un soporte para reflejar
y soportar la cultura de
colaboración de
la compañía.
A continuación presentaremos características clave de los espacios de trabajo colaborativos: oficinas diseñadas para fomentar el
intercambio de ideas, y la cercanía entre los colaboradores.
1
Espacios con espíritu
Con los lugares de trabajo se puede generar una experiencia alrededor de la marca y crear un vínculo emocional. A una mayor
alineación entre la marca interna y externamente, la experiencia
será mayor y se potencializará con los empleados, inversionistas
y clientes.
Haciendo la cultura visible en el lugar de trabajo asegura que los
colaboradores entiendan las normas culturales y comportamientos
esperados. Debe existir una congruencia desde la entrada al edificio hasta los espacios de trabajo, que promuevan la colaboración
como parte de la identidad de la empresa.
31
2 Transparencia y apertura
Transparencia y apertura son dos conceptos base de la
colaboración que se logran cuando la comunicación fluye
de manera natural a todos los niveles y en todas las áreas.
Cuando se plasma en el espacio, se eliminan las barreras
físicas que pudieran frenar la colaboración.
En estos espacios, la mayoría de los colaboradores se
encuentran en espacios de trabajo abiertos, incluyendo líderes de área. Las oficinas privadas que se mantienen por
cuestiones de confidencialidad por ejemplo que algunos
puestos requieren, así como las salas de juntas cuentan
con paredes de cristal a pesar de ser espacios cerrados.
Estas fomentan la confianza para acercarse con todos sin
importar el nivel jerárquico.
La política de puertas abiertas que muchas organizaciones ya tienen refuerza la cultura de accesibilidad y por
ende la colaboración.
3 Mobiliario Flexible
El diseño con oficinas cerradas y mobiliario fijo está fuera
de época, ya que se le da una mayor importancia a la jerarquía y no tanto a la funcionalidad. Cada empresa debe
diseñar un lugar de trabajo que permita cubrir las necesidades de su negocio, sus áreas y su gente. Por lo tanto
es importante estudiar cómo trabaja la gente, dónde pasa
la mayor parte de su tiempo y los usos de los diferentes
espacios de trabajo. El mobiliario flexible es otro elemento
32
clave en los espacios colaborativos, ya que permite que los colaboradores se puedan reunir de
una forma espontánea.
Algunas organizaciones realizan estudios para entender cómo son las dinámicas de trabajo. De acuerdo
a las conclusiones, adaptan sus instalaciones en
función de las necesidades: cada área está organizada y el mobiliario asignado se adapta a sus actividades específicas.
El mobiliario también evoluciona, se aprecian muebles con doble función. Por ejemplo, las cajoneras
cuya primera función es la de guardar las pertenencias del colaborador se encuentran acojinadas de
tal forma que pueden ser utilizadas como asientos.
Unas ruedas permiten su movilidad.
4 Espacios abiertos y espacios privados
Como bien es sabido dentro de las organizaciones concurren algunos temas
que son confidenciales o bien privados, por lo que es importante mantener
oficinas privadas dentro de los espacios abiertos. Además, se busca respetar
las normas de convivencia de espacios abiertos en donde el ruido debe ser lo
menos posible para promover la concentración.
Algunas organizaciones cuentan con cabinas que les permite llevar a cabo
llamadas o videoconferencias. Éstas no son propiedad de alguien, sino que se
comparten con todos los colaboradores y las utilizan de acuerdo a su necesidad y disponibilidad. Cabe mencionar que su tamaño es muy reducido y
para uso individual o de grupo pequeño. No reemplazan las salas de juntas
tradicionales.
Los líderes están sentados juntos con sus equipos en una estación de trabajo donde cuentan con
mesas redondas. Las reuniones ya no tienen que
ser en espacios formales, sino que se llevan a
cabo en las mismas estaciones de trabajo y los
colaboradores acercan sus sillas o cajoneras. Se
busca tener mobiliario funcional y movible, que
permita adaptarse a las necesidades de la gente.
Todos al contar con estos elementos pueden tener
reuniones formales o informales que fomenten la
colaboración en cualquier momento, sin que las
instalaciones sean una limitante.
33
5 Espacios para reuniones
Como se mencionó anteriormente, la nueva fuerza
laboral tiende a colaborar por naturaleza. La periodista Susanne Gargiulo menciona al respecto que “a los
miembros de la Generación Y les gustan las juntas
rápidas, casuales y con tintes sociales” (Gargiulo,
2012). Para fomentar la colaboración, es importante
considerar en el diseño de la oficina, espacios informales de reunión.
Muchas reuniones se improvisan en el lobby, o los
pasillos. Para responder a esta necesidad, se consideran espacios con mesas, sillas altas y algunas
pantallas para que las personas pudieran llevar sus
encuentros en los pasillos pero con el mobiliario y las
herramientas necesarias.
Otra tendencia es la de salas tipo lounge que atrae
mucho a la gente joven acostumbrada a socializar en
entornos similares. Por tal razón, se adaptan espacios con diferente temática: con pufs como asientos,
o con pelotas de yoga. Cada uno de estos espacios
puede ser utilizado por cualquier persona dentro de
la organización, siempre y cuando se encuentre disponible. Algunos de estos lugares cuentan con equipo, como pantallas que facilitan las reuniones.
34
6 Esparcimiento y Creatividad
Los diseños creativos y espacios de entretenimiento con los que
cuentan las empresas también permiten fomentar la colaboración
al contribuir a la integración de los colaboradores y romper barreras
psicológicas.
Algunas organizaciones cuentan con espacios creados para este
fin. Son salas multiusos para capacitaciones, actividades físicas,
recreativas, o de relajación. Estas actividades permiten que colaboradores de diferentes áreas interactúen en contextos no siempre
laborales.
Este entorno permite fomentar la accesibilidad y por ende la colaboración al momento de buscar sinergias en equipos multidisciplinarios.
7 Soporte Tecnológico
mensajes de voz. También se entregan smartphones que permiten
Un espacio de trabajo colaborativo es un espacio altamente tec- estar conectados en todo lugar y todo momento.
nológico. Para promover la colaboración se requieren de herramientas tecnológicas que fomenten la movilidad y flexibilidad: lap- El siguiente paso para estas organizaciones es mudar todas sus
actividades a la nube y no depender de una computadora específitops y red inalámbrica son necesarios.
ca pero poder trabajar de cualquier lugar, desde cualquier máquina.
Los espacios solo no permiten la colaboración sin la tecnología
mínima como sistemas de videoconferencias, software y pantallas. Sin lugar a dudas, promueve la colaboración más allá de la oficina
Las computadoras concentran cada vez más todas las herramien- o de México. Con la tecnología, la colaboración ya no tiene límite.
tas básicas para trabajar y colaborar: teléfono que permite ser
localizados en cualquier momento aun cuando no se encuentran
en su lugar, mensajes instantáneos, correo electrónico e incluso
35
8 Empresas Ecológicas
Los espacios colaborativos con las características antes
mencionadas disminuyen su impacto en el ambiente, ya
sea de manera consciente o inconsciente. Al tener espacios que se adapten a las necesidades y no a la jerarquía,
se tiene un mejor uso del suelo, se disminuye el uso de luz
artificial y emisiones de carbono, mientras que se comparten recursos.
Se promueven las filosofías paperless trabajando con
documentos electrónicos; algunas organizaciones inclusive eliminan botes de basura e instalan islas de reciclaje.
La disponibilidad de la información en un servidor interno
o en la nube es un aspecto relevante para lograrlo mientras se contribuye a la colaboración al dar acceso a la
propiedad intelectual libremente.
Al tener espacios que se adapten a las necesidades y no a
la jerarquía, se tiene un mejor
uso del suelo, se disminuye el
uso de luz artificial y emisiones de carbono, mientras que
se comparten recursos.
36
Conclusión
La colaboración es estratégica
para las empresas que quieren
innovar y atraer talento. Pero
como se ha revisado anteriormente, puede representar cambios culturales fuertes que se
tienen que permear en toda la
organización a través de programas y prácticas sólidas
alineadas a la estrategia y cultura organizacional. Además es
un trabajo que debe hacerse en
conjunto con los líderes de las
organizaciones, para que éstos
sean aliados en el cambio de
paradigmas dentro de los lugares
de trabajo: de una perspectiva
individualista a una perspectiva
colaborativa. De esta manera la
generación de culturas colaborativas, más que llevarse a cabo
de forma aislada, se realizará
desde un enfoque sistémico.
ello es importante asegurar que el
espacio de trabajo se alinee con la
cultura organizacional y promueva
interacciones entre los colaboradores.
La tecnología hoy en día es una
herramienta poderosa que permite un crecimiento exponencial del nivel de colaboración de
las organizaciones; es necesario
que estas aprovechen y difundan
los medios que ya tienen en sus
manos para colaborar, innovar y
competir en el mercado. Una organización que cuenta con altos
niveles de colaboración es una organización que excede los resultados de negocio.
No se trata solamente de hablar de
colaboración pero de vivirla día a
día, es parte de las características
comunes de las Mejores Empresas
para Trabajar® que cuentan con un
alto nivel de confianza, base de la
colaboración. Sigue representando
un reto importante para estas organizaciones que la tienen que cultivar en cada momento.
No se trata solamente de hablar
de colaboración pero de vivirla día
a día, es parte de las características comunes de las Mejores EmPor otro lado, las oficinas se presas para Trabajar® que cuenvuelven cada día más enfocadas tan con un alto nivel de confianza,
a fomentar la colaboración. Es base de la colaboración. Sigue
una necesidad que tienen las representando un reto importante
compañías para responder a para estas organizaciones que la
las necesidades del mercado tienen que cultivar en cada moy competir a nivel global. Para mento.
37
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