Sector Administrativo de la Función Pública

Departamento Administrativo de la Función Pública
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REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA
PLAN INDICATIVO
2003 - 2006
Bogotá D. C., Marzo de 2003 (Versión Base 1.0)
Revisión: Agosto – Septiembre de 2005
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN................................................................................................................................................................................................ 3
1. ELEMENTOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO EN EL DAFP........................................................................................... 4
2. SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA................................................................................................................................................................... 6
3. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.................................................................................................. 6
4. MISIÓN ........................................................................................................................................................................................................ 9
5. VISIÓN......................................................................................................................................................................................................... 9
6. VALORES ...................................................................................................................................................................................................... 9
7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ....................................................................................................................................................................10
8. PROYECTOS DAFP 2004 ..........................................................................................................................................................................11
9. PROYECTOS DAFP 2005 ..........................................................................................................................................................................15
10. METAS PRESIDENCIALES DEL SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA – LEY 812/03 ................................................................................19
11. GLOSARIO DE APOYO ...........................................................................................................................................................................20
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PRESENTACIÓN
Dentro del mandato constitucional y la Ley 152 de 1994, las entidades públicas deben identificar y articular en un plan
estratégico las líneas gubernamentales definidas en el Plan de Desarrollo con las institucionales. La Ley 812 de 2003
aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006, Hacia un Estado comunitario y en esa dirección el Departamento
concibe el direccionamiento estratégico contenido en este documento como la herramienta para contribuir, desde sus
atribuciones constitucionales y legales, al cumplimiento de los fines del Estado a través de objetivos y proyectos.
Como instrumento de planeación y gestión, el direccionamiento estratégico tiene las siguientes características: en
primer lugar se concibe como un mecanismo participativo que establece los propósitos del DAFP en términos de su
misión, sus objetivos estratégicos u orientadores de la gestión, la visión, y la definición de un plan de acción que luego
debe ser desplegado en los proyectos de corto, mediano y largo plazo, considerando que el direccionamiento
estratégico debe concebir “qué se quiere hacer” para sentar las bases sobre “como hacerlo”.
Por lo anterior, el proceso tuvo como punto de partida la revisión y análisis de las competencias del Departamento
Administrativo de la Función Pública, examen que debe realizarse cada dos años en el nivel estratégico, y en el nivel
táctico al inicio de cada vigencia, cuando se coordinan, priorizan y aprueban en el seno del Comité Directivo las
iniciativas de cada área que materializa los compromisos institucionales.
Se espera, en consecuencia, el compromiso de todos los servidores del Departamento Administrativo de la Función
Pública con la ejecución de los lineamientos aquí indicados.
FERNANDO GRILLO RUBIANO
Director del Departamento
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1. ELEMENTOS DEL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO EN EL DAFP
•
El Direccionamiento estratégico tiene como referencia primaria el marco normativo y las competencias dadas por
el Plan de Desarrollo está integrado por la Misión, la visión cuyo alcance está dado para el 2010 y finalmente por
los objetivos estratégicos que integran la misión y la visión. Las metas sectoriales inscritas en el SIGOB se
encuentran dentro de este marco de acción pero se materializan a través de los proyectos.
•
La Gestión de procesos, brinda el marco de referencia para dirigir la entidad en sus actuaciones establecidas en
sus atribuciones. Los procesos del DAFP se componen de los procesos estratégicos que son los que dan el
derrotero a la entidad y prevén los mecanismos mantenerla en el estado deseado; los procesos misionales
constituyen la segunda categoría, y gracias a ello se cumplen sus líneas de negocio hacia el cliente o usuario
externo; finalmente se encuentran los procesos de apoyo, que constituyen el verdadero soporte para que la entidad
pueda cumplir su objeto o razón de ser.
•
A través de la Gestión de los proyectos constituye el corazón de la innovación y proyección cualitativa de sus
funciones con la cual la visión se va cumpliendo. La gestión de los proyectos nace de la articulación de los
objetivos estratégicos con los objetivos que cada área del Departamento ha trazado. Una vez formulados los
proyectos (Ver Anexo Nº 1) éstos son incorporados en el sistema de Planeación y gestión Siplan, la cual es una
herramienta que permite la consulta, gestión y evaluación en línea de los proyectos.
•
Finalmente el sistema termina en el seguimiento y evaluación, a cual se da en varios frentes: el reporte del
cumplimiento de cada meta, el seguimiento trimestral que realiza la Oficina Asesora de Planeación y que es
retroalimentado por el Comité Directivo. De ello nacen acciones de mejora y correctivas para cada gestor de
proyecto y su equipo.
•
Cada año el Director del Departamento a través de un comunicado interno, imparte las instrucciones para
establecer la programación, aprobación y seguimiento de los proyectos. Igualmente en la rendición de cuentas se
hace un balance crítico de los avances y las dificultades en la concesión de las metas. La siguiente figura muestra
el marco conceptual del Plan Indicativo de la entidad
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Figura 1: Elementos del Direccionamiento estratégico del DAFP
SISTEMA DE PLANEACIÓN - DAFP
¿Cuál es mi negocio?
Evaluación anual (indirecta)
Revisión cada dos años
Direccionamiento
estratégico
Misión
Visión
¿A dónde quiero ir?
Objetivos estratégicos
Gestión de Procesos
Gestión de Proyectos
• Objetivos de área
• Acciones
• Coordinación
• Metas orientadas a resultados
• Seguimiento y evaluación
Gestión y medición
• Identificación de procesos
• Cadena de valor
• Documentación
•Gestión y creación de estándares
• Mejora
Seguimiento cuantitativo y cualitativo por resultados
Evaluación trimestral
Seguimiento por productos (logros)
Proyección de la misión y consecución de la visión
Sistema de Indicadores
Estadísticas
Indicadores
Medición de la prestación de servicios y productos
Análisis con base en cantidad y calidad
Localización de demanda
Factores claves de resultado
Variables de eficacia, eficiencia y efectividad
¿Cómo determinar si el rumbo es el correcto?
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2. SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA
El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP y la Escuela Superior de Administración Pública –
ESAP (establecimiento público adscrito al Departamento) integran el sector administrativo de la Función Pública.
3. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
3.1
El DAFP hoy
El Decreto 188 del 26 de enero de 2004 consolida la actual estructura administrativa del DAFP. Con esta reforma se
destacan los siguientes aspectos:
Además de formular y promover las políticas e instrumentos en empleo público, organización administrativa, control
Interno y racionalización de trámites, deberá evaluar el impacto que las mismas tienen en la Administración Pública.
La integralidad al Sistema de Empleo Público, dimensionándolo y articulándolo, como política de Estado, en los
siguientes componentes:
•
•
•
•
•
•
•
•
Planificación del Empleo.
Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales.
Gestión del Desarrollo.
Gestión del Empleo.
Gestión del Desempeño.
Organización del Empleo.
Sistemas de Clasificación y Nomenclatura y
Administración de Salarios y Prestaciones Sociales.
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Igualmente el DAFP, tiene la responsabilidad de:
•
Consolidarse como fuente jurídica y doctrinaria en los temas de empleo público, organización y funcionamiento de
la administración pública.
•
Posicionar el Sistema Único de Información de Personal como el instrumento principal para la toma de decisiones
en materia de empleo público y de organización y funcionamiento del sector público (estructuras y personal al
servicio del Estado).
•
Dirigir la política de racionalización de trámites.
•
Hacer un cambio en la orientación e implementación de las políticas de control interno como elemento dinamizador
de la gestión de las instituciones integrando los sistemas de Gestión de la calidad y las políticas de Desarrollo
Administrativo.
3.2
Reseña histórica
El Departamento Administrativo del Servicio Civil (hoy DAFP), tuvo su origen en el Decreto 2355 del 18 de septiembre
de 1956, al cual se le encargó organizar el servicio civil y la carrera administrativa, y administrar al personal al servicio
del Gobierno Nacional.
Determinó que la Carrera Administrativa debía basarse en la lealtad, competencia y buena conducta de los empleados
públicos, exigir requisitos severos para el ingreso, garantizar la estabilidad en el servicio público, ofrecer ascensos en
relación con los méritos y estimular la permanencia en dicho servicio.
Con la expedición del Decreto 1528 del 24 de julio de 1957 (reglamentario del Decreto 2355 de 1956), se organiza el
Departamento Administrativo del Servicio Civil, estableciendo sus funciones y su planta de personal con la respectiva
asignación salarial.
Pero es realmente con la Ley 19 de 1958, en el Capítulo “Servicio Civil y Carrera Administrativa”, donde se crea el
Departamento Administrativo del Servicio Civil, la Comisión de reclutamiento, ascensos y disciplina que después tomó
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el nombre de Consejo Superior y actualmente Comisión Nacional del Servicio Civil y además instituyó la Sala de
Servicio Civil del Consejo de Estado. Esta Ley determina que el gobierno formará y adoptará una nomenclatura de
cargos y una escala de sueldos para los empleados de la administración pública nacional.
Durante la reforma administrativa de 1968 se expidió el Decreto 3057 mediante el cual se reestructuró el
Departamento Administrativo del Servicio Civil y se creó el Fondo Nacional de Bienestar Social, adscrito al mismo pero
posteriormente, con el Decreto 2170 de 1992 fue liquidado.
El Decreto 147 de 1976 rigió al Departamento hasta el 29 de diciembre de 1992 cuando el Gobierno expidió el Decreto
2169, el cual cambió el nombre de Departamento Administrativo del Servicio Civil por el de Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Hasta 1992 el Departamento era una Institución ejecutora de programas de carrera administrativa y de bienestar
social. Después con la expedición del Decreto 2169 de 1992, al Departamento le fue asignada la competencia
relacionada con la formulación de políticas y asesoría en materia de organizaciones y administración y gestión del
talento humano al servicio del Estado.
Después, con la Ley 443 de 1998 “Por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras
disposiciones”, en el artículo 56 le son asignadas las funciones al Departamento, Ley que fue derogada el pasado 23
de septiembre, cuando el Presidente de la República sancionó la Ley 909 de 2004, “Por medio de la cual se expiden
normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones”, y
en el artículo 14 le son asignadas las funciones al Departamento Administrativo de la Función Pública.
En 1999 se expidió el Decreto 1444, el cual reestructuró al Departamento teniendo en cuenta las disposiciones
asignadas por la Ley 489 de 1998, en especial las relacionadas con la generación de políticas en materia de control
interno, racionalización de trámites, desarrollo administrativo, sistemas de información, banco de éxitos de la
administración pública, así como recomendar al Gobierno Nacional los criterios para el otorgamiento del Premio
Nacional de Alta Gerencia.
En septiembre de 2000 con la expedición del Decreto 1677, se reestructuró el DAFP.
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4.
MISIÓN
Somos el organismo rector de la administración publica que en coordinación con la Presidencia de la República,
formula las políticas en materia de empleo público, gerencia pública, estructura organizacional, control interno y
racionalización de trámites, asesora y hace seguimiento a su implementación, con fundamento en información
confiable y oportuna y con un equipo humano altamente especializado para la construcción de una administración
publica eficiente, eficaz, descentralizada, cercana al ciudadano.
5.
VISIÓN
En el 2010, como organismo rector de las políticas públicas y administrador de información, en materia de gerencia
pública, empleo público, estructura organizacional, control interno y racionalización de trámites, seremos reconocidos
por nuestra alta competencia técnica y liderazgo en el estado colombiano y en los países de América Latina.
6. VALORES
•
•
•
•
•
•
•
•
Valor institucional: Compromiso
Libertad
Igualdad
Solidaridad
Tolerancia
Diálogo
Responsabilidad
Honestidad
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7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Los objetivos que orientan la gestión misional del DAFP, son los siguientes:
Objetivo 1.
Formular, desarrollar y evaluar el modelo de empleo y gerencia pública en Colombia para la
administración integral del talento humano de la Rama Ejecutiva del Poder público.
Objetivo 2.
Fijar los lineamientos técnicos para orientar el rediseño institucional de los organismos y entidades
estatales hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, y evaluar su aplicación con el
propósito de alcanzar una Administración Pública eficiente.
Objetivo 3.
Fortalecer el Sistema de Control Interno en el Estado Colombiano a través de la formulación de
políticas y diseño de instrumentos técnicos para fomentar la eficiencia, eficacia, transparencia y
participación ciudadana en la gestión pública.
Objetivo 4.
Ser fuente jurídica doctrinaria en materia de políticas de empleo público, organización
administrativa y control interno, para unificar criterios de aplicación e interpretación normativa en la
Administración Pública Nacional.
Objetivo 5.
Generar y administrar información oportuna, confiable, actualizada e integral para la toma de
decisiones en materia de empleo público y organización administrativa.
Objetivo 6.
Formular, dirigir y evaluar la política y los lineamientos de simplificación y racionalización de
trámites en la administración pública.
Objetivo 7.
Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de gestión
de calidad para el sector público.
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Los objetivos que orientan la gestión de apoyo del DAFP, son los siguientes:
Objetivo 1.
Apoyar a la entidad en el logro de sus objetivos institucionales a través del desarrollo de proyectos
que permitan una eficiente gestión en los procesos administrativos, financieros, de gestión humana
y de comunicaciones
Objetivo 2:
Apoyar los procesos de planeación, documentación de procesos, medición y mejores prácticas
Objetivo 3:
Fortalecer el Sistema de Control Interno establecido en el DAFP, evaluando con objetividad e
independencia la gestión institucional, apoyando y brindando asistencia técnica a la Alta Dirección
y a los niveles jerárquicos para la toma de decisiones
Objetivo 4:
Mejorar las tecnologías de información y comunicación entre usuarios internos y externos del
DAFP
8. PROYECTOS DAFP 2004
8.1 Componente misional
Objetivo 1: Formular, desarrollar y evaluar el modelo de empleo y gerencia pública en Colombia para la
administración integral del talento humano de la Rama Ejecutiva del Poder público
• Proyecto 1: Simplificación y unificación del sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos (Dirección de
Desarrollo Organizacional).
• Proyecto 2: Implementación del manual general de funciones y requisitos con perspectiva de competencias (Dirección de Desarrollo
Organizacional).
• Proyecto 2: Diseño de un modelo de gestión de empleo público basado en competencias laborales y cuadros funcionales. (Dirección
de Empleo Público).
• Proyecto 3: Planificación del Recurso Humano (Dirección de Empleo Público).
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• Proyecto 4: Planificación, seguimiento, evaluación y retroalimentación del desempeño de los empleados públicos (Dirección de
Empleo Público).
• Proyecto 5: Gestión del desarrollo (Dirección de Empleo Público).
• Proyecto 7: Gestión de las relaciones humanas y sociales (Dirección de Empleo Público).
Objetivo 2: Fijar los lineamientos técnicos para orientar el rediseño institucional de los organismos y entidades
estatales hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, y evaluar su aplicación con el propósito de alcanzar una
Administración Publica eficiente
• Proyecto 1: Rediseñar e implementar los instrumentos de modernización institucional en el Estado Colombiano. (Dirección de
Desarrollo Organizacional).
Objetivo 3: Fortalecer el Sistema de Control Interno en el Estado Colombiano a través de la formulación de políticas y
diseño de instrumentos técnicos para fomentar la eficiencia, eficacia, transparencia y participación ciudadana en la
gestión pública
• Proyecto 1: Normalización del Sistema gestión de Calidad (Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites)
• Proyecto 2: Renovación del Sistema de Control Interno y su integración con otros sistemas de gestión (Dirección de Control Interno y
Racionalización de Trámites)
Objetivo 4: Ser fuente jurídica doctrinaria en materia de políticas de empleo pública, organización administrativa y
control interno, para unificar criterios de aplicación e interpretación normativa en la Administración Pública Nacional
• Proyecto 1 Compilación de la normatividad sobre administración de personal al servicio del estado (Oficina Asesora Jurídica)
• Proyecto 2: Elaboración de Proyecto de decreto que compile los decretos reglamentarios del Sector Función Publica (Oficina
Asesora Jurídica)
• Proyecto 3 Seguimiento y compilación de conceptos actualizados sobre las diferentes materias de empleo público (Oficina Asesora
Jurídica)
Objetivo 5: Generar y administrar información oportuna, confiable, actualizada e integral para la toma de decisiones
en materia de empleo público y organización administrativa
• Proyecto 1: Implementación del Sistema Único de Información de Personal (Oficina de Sistemas)
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Objetivo 6. Formular, dirigir y evaluar la política y los lineamientos de simplificación y racionalización de trámites en la
administración pública
• Proyecto 1: Racionalización y simplificación de trámites en la Administración Pública (Dirección de Control Interno y
Racionalización de Trámites)
• Objetivo 8: Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de gestión de calidad para el sector
público
• Proyecto 1: Coordinación e implementación del Premio Nacional de Alta Gerencia e Inscripción de Experiencias en el Banco de
Éxitos de la Administración Pública (Dirección General – Grupo de Proyectos Especiales)
Objetivo 7. Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de gestión de
calidad para el sector público.
• Proyecto 1: Coordinación e implementación del Premio Nacional de Alta Gerencia e Inscripción de Experiencias en el Banco de
Éxitos de la Administración Pública
8.2 Componente de Apoyo
Objetivo 1. Apoyar a la entidad en el logro de sus objetivos institucionales a través del desarrollo de proyectos que
permitan una eficiente gestión en los procesos administrativos, financieros, de gestión humana y de comunicaciones
• Proyecto 1: Mejoramiento de los flujos de los procesos financieros -presupuestales, contables y de tesorería- (Subdirección –Grupo
de Gestión Financiera)
• Proyecto 2: Prevención de la ocurrencia de faltas disciplinarias - (Subdirección –Grupo de Gestión Financiera)
• Proyecto 3: Mejoramiento de la cultura organizacional del DAFP (Subdirección –Grupo de Gestión Financiera)
• Proyecto 4: Organización del Centro de documentación (Subdirección –Centro de Documentación)
• Proyecto 6: Unificación de criterios institucionales (Subdirección –Atención al Cliente)
• Proyecto 6: Implementación de la administración documental en el DAFP (Subdirección –Archivo)
• Proyecto 7:Programación y administración de necesidades de bienes y servicio del DAFP (Subdirección –Grupo de Gestión
Administrativa)
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Objetivo 2: Apoyar los procesos de planeación, documentación de procesos, medición y mejores prácticas
• Proyecto 1: Documentación de los procesos misionales y de apoyo del DAFP (Oficina Asesora de Planeación)
• Proyecto 2: Gestión de oferta y demanda de cooperación internacional (Oficina Asesora de Planeación)
• Proyecto 3: Implementación de un sistema de planeación y seguimiento a la gestión (Oficina Asesora de Planeación)
Objetivo 3: Fortalecer el Sistema de Control Interno establecido en el DAFP, evaluando con objetividad e
independencia la gestión institucional, apoyando y brindando asistencia técnica a la Alta Dirección y a los niveles
jerárquicos para la toma de decisiones
• Proyecto 1: Fomento de la cultura del Autocontrol (Oficina de Control Interno).
• Proyecto 2: Establecimiento del Mapa de Riesgos Institucional (Oficina de Control Interno).
• Proyecto 3: Diseño e implementación de mecanismos correctivos a los componentes que obtuvieron menor calificación en el
Informe Ejecutivo Anual sobre el Sistema de Control Interno vigencia 2003 (Oficina de Control Interno).
Objetivo 4: Mejorar las tecnologías de información y comunicación entre usuarios internos y externos del DAFP
• Proyecto 1: Fortalecer las herramientas de información y comunicación interna y externa del DAFP a través del ambiente Web
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9. PROYECTOS DAFP 2005
Objetivo 1.
Formular, desarrollar y evaluar el modelo de empleo y gerencia pública en Colombia para la
administración integral del talento humano de la Rama Ejecutiva del Poder público.
N°
PESO TOTAL
PROYECTOS
Simplificación y unificación del sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos orden
nacional.
Simplificación y unificación del sistema de nomenclatura, clasificación y remuneración de empleos orden
2
Territorial.
3 Diseñar Cuadros Funcionales de Empleos
4 Implementación del instrumento de evaluación del desempeño en el DAFP
5 Competencias laborales para la gestión del talento humano en la Administración Pública Colombiana.
6 Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales.
7 Planeación de Recursos Humanos
8 Divulgación y Asesoría de los Instrumentos de Empleo Publico a las Entidades Públicas
9 Capacitación de servidores públicos y ciudadanos para una gestión estatal democrática y efectiva
10 Sistema de Gerencia Pública – perfiles gerenciales, capacitación, evaluación e incentivos
11 Implementación de la Selección de los Empleos de Naturaleza Gerencial
12 Selección de Aspirante a los Cargos del Nivel directivo diferentes a los de la Ley 909 de 2004
1
Objetivo 2.
15
20
10
10
10
20
25
15
10
11
11
192
Fijar los lineamientos técnicos para orientar el rediseño institucional de los organismos y
entidades estatales hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, y evaluar su
aplicación con el propósito de alcanzar una Administración Pública eficiente
N°
1
2
3
Plan Indicativo
35
PROYECTOS
PESO TOTAL
Competencias Laborales
Elaboración Guía de Rediseño Organizacional
Actualización y Publicación del Manual del Estado
20
6
4
30
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Objetivo 3.
Fortalecer el Sistema de Control Interno en el Estado Colombiano a través de la formulación
de políticas y diseño de instrumentos técnicos para fomentar la eficiencia, eficacia,
transparencia y participación ciudadana en la gestión pública.
N°
1
2
3
Objetivo 4.
PROYECTOS
PROYECTOS
PESO TOTAL
25
25
50
100
Generar y administrar información oportuna, confiable, actualizada e integral para la toma
de decisiones en materia de empleo público y organización administrativa.
N°
1
2
Plan Indicativo
20
30
20
70
Ser fuente jurídica doctrinaria en materia de políticas de empleo público, organización
administrativa y control interno, para unificar criterios de aplicación e interpretación
normativa en la Administración Pública Nacional.
N°
1 Conceptos Marco
2 Actualización de Jurisprudencia
3 Desarrollo Normativo
Objetivo 5.
PESO TOTAL
Evaluación del sistema sectorial de desarrollo administrativo
Fortalecimiento del Control Interno
Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Pública
PROYECTOS
Implementación Sistema Único de Información de Personal
Diseñar e implementar el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público
PESO
TOTAL
30
50
80
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Objetivo 6.
Formular, dirigir y evaluar la política y los lineamientos de simplificación y racionalización
de trámites en la administración pública.
N°
1
Objetivo 7.
PESO
TOTAL
PROYECTO
Fortalecimiento de la implementación de la política de racionalización de trámites en el Estado
30
Fortalecer la política de incentivos a la gestión pública armonizándola con los sistemas de
gestión de calidad para el sector público.
N°
1
PESO
TOTAL
100
100
PROYECTO
Política de incentivos a la Gestión Pública
Proyectos asociados a la gestión de apoyo:
Objetivo 1.
Apoyar a la entidad en el logro de sus objetivos institucionales a través del desarrollo de
proyectos que permitan una eficiente gestión en los procesos administrativos, financieros,
de gestión humana y de comunicaciones
N°
PROYECTOS
1
2
3
4
Compilación y Organización de Conceptos sobre temas recurrentes de consulta
Prevenir la ocurrencia de faltas disciplinarias
Organización del Centro de Documentación
Programación y administración de los procesos contractuales de los bienes y servicios del Departamento
Estrategia de intervención para el mejoramiento de la calidad de vida laboral de los servidores públicos del
Departamento
Acompañamiento y seguimiento “Organización Archivos de Gestión y transferencia documental”
Transferencia documental histórica al Archivo General de la Nación
5
6
7
Plan Indicativo
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PESO
TOTAL
11
10
11
12
12
11
11
78
Departamento Administrativo de la Función Pública
____________________________________________________________________________________________________________________________
Objetivo 2:
Objetivo 3:
Apoyar los procesos de planeación, documentación de
prácticas
N°
PROYECTOS
1
2
3
Implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el DAFP
Implementación de un sistema de evaluación de la gestión
Divulgación y mejora de los procesos del DAFP
1
2
3
4
50
35
15
100
PESO
TOTAL
20
30
30
20
100
PROYECTOS
Optimización de instrumentos que faciliten la relación con entes externos
Mejoramiento de la capacidad técnica del proceso de evaluación y seguimiento
Fomento de la cultura de autocontrol
Diseño de un modelo para priorizar y valorar los riesgos institucionales
Mejorar las tecnologías de información y comunicación entre usuarios internos y externos
del DAFP
N°
1
Plan Indicativo
PESO
TOTAL
Fortalecer el Sistema de Control Interno establecido en el DAFP, evaluando con objetividad
e independencia la gestión institucional, apoyando y brindando asistencia técnica a la Alta
Dirección y a los niveles jerárquicos para la toma de decisiones
N°
Objetivo 4:
procesos, medición y mejores
PESO
TOTAL
20
PROYECTOS
Documentar, actualizar y diseñar aplicativos.
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10. METAS PRESIDENCIALES DEL SECTOR FUNCIÓN PÚBLICA – LEY 812/03
Metas Presidenciales
Alineadas con el Sector Función Pública
Porcentaje
Meta
Meta
Avance
Acumulado
de Avance Cuatrienio
2005
2005
Capacitar a grupos civiles y servidores públicos en la defensa, promoción y difusión de los DD. HH. y la cultura de paz
Municipios con programas de capacitación sobre defensa,
Municipios
33
26
78,79
188
173
promoción y difusión de los DD. HH. y la cultura de paz
Capacitar a los servidores públicos en temas de gestión pública
Servidores
Servidores públicos capacitados en temas de gestión pública
44.100
30.287
68,68
168.770
129.321
públicos
Cumplir con las condiciones mínimas de calidad en todos los programas académicos que ofrece la ESAP a nivel nacional
Programas académicos de la ESAP que cumplen con los
Programas
0
0
-15
0
estándares mínimos de calidad
académicos
Desarrollar investigaciones que generen alternativas de solución a problemáticas en temas de administración pública
Investigacion
Investigaciones realizadas y difundidas sobre temas de
2
0
-9
5
es
administración pública
Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Información de Empleo Público
Entidades ingresadas al Sistema Único de Información de Personal
Entidades
214
68
31,78
300
68
- SUIP (acumulado)
Dotar al estado colombiano de los instrumentos requeridos para la nueva política estatal integral de empleo público
Entidades públicas que han implementado los instrumentos
Entidades
298
0
-330
0
diseñados en la nueva política estatal de empleo público
Formar veedores para el ejercicio del control social en la gestión de lo público
Veedores capacitados para el control social en la gestión de lo
Veedores
3.150
2.326
73,84
12.055
18.294
público
Fortalecer el Sistema de Control Interno Estatal
Entidades del orden nacional y territorial que producto de sus
1.050
0
0
1.350
763
evaluaciones anuales han mejorado o fortalecido sus sistemas de Entidades
control interno
Racionalizar trámites en sectores estratégicos de la administración pública nacional
Trámites racionalizados en sectores estratégicos de la
Trámites
200
0
0
230
150
administración pública nacional
Metas
Plan Indicativo
Unidad
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11. GLOSARIO DE APOYO
1. POLITICA: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y facilitar el proceso de toma de
decisiones.
2. MISION. La misión, es una declaración duradera de objetivos que distinguen a una organización de otras similares. Es una declaración de
creencias empresariales, en la que una organización define qué quiere ser y a quién desea servir. Es la razón de ser, el ¿para qué? De la
empresa.
3. VISION. Es un conjunto de ideas que esbozan un estado deseado por la institución hacia el futuro. La visión señala el rumbo para lograr el
desarrollo esperado en el futuro.
4. PLANEACION: Proceso de orientación continua, de definición de objetivos y acciones y asignación de recursos esperados para un período
determinado, liderado por la alta dirección y que involucra la participación de todos los funcionarios del Departamento.
5. PLAN NACIONAL DE DESARROLLO: Compendio de objetivos, estrategias y políticas que se constituyen en las directrices del Gobierno
Nacional, debidamente priorizadas y a desarrollar por cada uno de sus sectores; incorpora los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo
y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental.
6. PLAN INDICATIVO. Herramienta gerencial que organiza estratégicamente la gestión de una entidad para alcanzar sus objetivos acordes
con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo. Como instrumento de gestión recoge la información mínima necesaria para hacer
evaluable la gestión de las entidades públicas en torno a resultados.
En el Plan Indicativo se concretan los compromisos de la entidad en torno a unos objetivos sectoriales o de política. En ellos debe definirse:
• Los objetivos sectoriales o de política, representan las grandes prioridades de desarrollo en los que se enmarcan los compromisos de la
entidad;
• Los objetivos de la entidad, corresponden a los compromisos y responsabilidades adquiridas en cumplimiento a los objetivos
gubernamentales, constitucionales y legales;
• Los proyectos, que representan unidades operacionales; y
• Los indicadores y sus metas, permiten medir el cumplimiento de los objetivos de la entidad;
7. PROCESO: Ejecución secuencial de fases y actividades que generan valor agregado para la obtención de un resultado.
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8. ESTRATEGIA: Derrotero trazado para el logro de un objetivo; la estrategia no constituye una declaración explícita en sí misma: se
materializa en dos sentidos: en los objetivos estratégicos y en el proyecto.
9. PROYECTO: Se entiende por proyecto una situación innovadora que tiene un objetivo definido, debiendo ser efectuado en un período, zona
geográfica y con beneficiarios determinados, buscando la solución a problemas específicos o mejorando una situación. De allí que el
cumplimiento de una función regular y continua no es considerada un proyecto; sin embargo una función a cargo de una dependencia puede
originar un proyecto.
10. META: Compromiso específico y concreto dentro de un proyecto Las metas son la expresión
cuantitativa y cualitativa la cual consta de los siguientes atributos:
• Acción.
• Cantidad
• Unidad de medida
• Descripción. Atributos que precisa las calidades o cualidades de la meta.
• Tiempo: plazo previsto para poder llegar a la meta deseada desde su inicio hasta su cumplimiento.
• Identificación de los obstáculos para el logro de la meta. Entendido como las limitantes o amenazas: factores externos que ponen en
riesgo su cumplimiento.
11. PRODUCTO: Resultante tangible –bien- o intangible –servicio- del desarrollo de un proceso o de una meta que satisface una necesidad.
12. INDICADOR: Signo, señal o valor que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición
puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo.
13. POA. Instrumento de planificación y programación de proyectos, los cuales se encuentran asociados a objetivos, ya sea de área e
institucionales
INFORMACIÓN ESTADÍSTICA: PRODUCTOS O SERVICIOS QUE SE REPORTAN EN EL INFORME ESTADÍSTICO:
ASESORÍA
Es el acompañamiento sistemático y programado (realizado por las diferentes áreas del Departamento) a las Entidades de la Administración
Pública de los Órdenes Nacional y Territorial para el logro de un fin determinado, como resultado del cumplimiento de la misión institucional y
de acuerdo con los lineamientos y políticas establecidas por el Departamento. Constituye, junto con la fijación de políticas, el principal vínculo
del Departamento con el resto de la Administración Pública. En ella se indica qué debe hacerse y cómo.
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VALOR AGREGADO DE LA ASESORÍA
• Desarrollo de un estudio técnico
• Elaboración de Planes, Programas y Proyectos
• Emisión de Conceptos Técnicos.
• Elaboración y aprobación de actos administrativos
MEDIOS PARA SU REALIZACIÓN
La asesoría se puede prestar a través de:
• Mesas de Trabajo o reuniones grupales con otras Entidades u Organismos de la Administración Pública.
• Seminarios, Talleres, Conferencias.
• Actividades presenciales de asistencia técnica dentro o fuera del Departamento.
• Visita de Entidades.
CANALES MÁS FRECUENTES
Correos electrónicos.
Oficios.
Llamadas telefónicas.
Atención personal
TIPOS DE ASESORÍA
Puntual o situacional. Cuando el acompañamiento es en forma específica, es decir sobre un tema determinado y eventual, ya sea por oferta
o por demanda del servicio; exige una respuesta que no necesariamente involucra al asesor en las restantes etapas del proceso.
Integral o de proceso. Cuando la asesoría involucra varios de los temas incluidos en la relación de Instrumentos para la Modernización del
Estado, de acuerdo con las necesidades del usuario y a un diagnóstico previo. El acompañamiento se hace continuo, hasta cuando se
obtenga el fin deseado; es decir, que implica la ejecución de acciones en etapas sucesivas e interdependientes.
Temas de asesoría del DAFP hacia el cliente externo. Constituyen todos los temas que son base para la producción de productos y
servicios hacia instituciones estatales y particulares
SOLUCIÓN A CONSULTAS
Es el mecanismo por el cual se resuelven en forma específica las inquietudes, dudas o preguntas sobre temas determinados, presentadas
tanto por personas naturales (Servidores públicos o particulares) como por personas jurídicas.
Formas de atención. a) Escrita (A través de: Cartas, Correos electrónicos, Fax).
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Generalmente deben ser atendidas de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política, a lo estipulado en el Código Contencioso
Administrativo y en las demás normas que sobre la materia se encuentren vigentes, y b) Verbal (Personal o Telefónica).
REALIZACIÓN DE EVENTOS DE DIFUSIÓN
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Seminario: Es una actividad grupal de carácter interdisciplinario que permite la discusión y el análisis de situaciones y problemas,
sustentado en investigaciones, con el propósito de interpretar críticamente hechos o fenómenos de interés general.
Taller: Actividad grupal donde el Departamento mezcla teoría y práctica para adiestrar en temas relacionados con la Administración
Pública.
Conferencia: Exposición oral de temas en forma metódica y organizada donde el orador del departamento asume el control temático.
Foro: Disertación especializada con temas previamente seleccionados.
Teleconferencia: Actividad presencial en vivo y en directo de participación masiva a través de medio televisivo.
Mesa de Trabajo: Disertación y trabajo en equipo para lograr un objetivo común.
Eventos virtuales. Mecanismo de difusión apoyado en tecnologías e-learning.
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Construcción metodológica, temática, instrumental que permite formar, informar, y contribuir a la capacitación en instituciones del Estado. Se
debe realizar en forma didáctica, utilizando un lenguaje comprensible y teniendo en cuenta la normatividad vigente.
DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN
Se debe tener en cuenta el Cubrimiento de la Población por Entidades del orden nacional (se reportará entidad y sectores), territorial
(Departamento atendido y distrito capital) y servidores públicos o particulares atendidos.
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